De här nio är bättre än du

Transkript

1 en tidning om produktutveckling & teknikinformation # De här nio är bättre än du Fokusera på det du gör bäst och låt någon annan sköta resten 1 Grönt med ekodesign 1 Flyt för C.M. Hammars livräddare 1 Bilfokus för Jaguar Land Rover 1 MAN lyckas på tuff väg

2 innehåll # artiklar i detta nummer av future by semcon 2 future by semcon

3 Webbadress: Brev: Future by Semcon, Semcon AB, Göteborg, Sverige. Adressändring: Ansvarig utgivare: Björn Strömberg. Projektledare Semcon: Anders Atterling. Telefon: , e-post: Redaktionell produktion: Tidningskompaniet, Göteborg. Projektledare: Peter Mohlin. Redaktör: Suzanne Kordon. Formgivare: Charlotte Sundberg. Webbadress: Repro: Tidningskompaniet, Göteborg. Tryck: Trydells Tryckeri, Laholm. ISSN: Översättning: Cannon Språkkonsult, Halmstad. 6 Låt någon annan göra jobbet Produktutveckling och innovation blir allt vanligare för företag att lägga ut på entreprenad. Att outsourca är ett strategiskt beslut som kräver mer än att inse företagets egna begränsningar och andras kompetenser. Future by Semcon reder ut begreppen. 30 Ekodesign en utmaning för produktutvecklare För att en produkt ska bli så miljövänlig som möjligt måste ekotänkande vara med när produkten utvecklas. Tim McAloone är mannen som skrivit en ekodesignguide för produktutvecklare. 16 två parter, ett samarbete Jaguar Land Rover har lagt ut ut all produktion och leverans av information till återförsäljare och bilägare på Semcon. Ett beslut som visade sig vara fördelaktigt för båda parter. Semcon tar hand om informationen medan Jaguar Land Rover kan koncentrera sig på det de gör bäst utveckla och tillverka bilar. 34 Möt Semcons skarpaste hjärnor I Semcon Brains möter du personer med spännande kompetenser och uppdrag. Mats Gustavsson, Peter Mohlin och Peter Nagy skapar goda ljudmiljöer, Katalin Tisoczki skriver och koordinerar teknisk information och Nayyar Rahman designar tekniken i instrumentbrädor. ledaren Mot ljusare tider Efter en tung start på året börjar positiva vindar sakta svepa in på marknaden igen. Inom Semcons verksamhetsområden är hög ingenjörskompetens och projektbaserade leveranser det som framförallt efterfrågas. Här har Semcon en bra utgångspunkt med vår kompetens och erfarenhet inom ledande industrigrenar. Vi har också storleken och styrkan som krävs för att säkerställa att våra erbjudanden håller en internationellt ledande klass även i framtiden. Specialistkompetens är ett av de ben som begreppet outsourcing står på, och det begreppet tittar vi närmare på här i Future by Semcon. Vi hälsar på hos Jaguar Land Rover i England som koncentrerar sig på biltillverkning efter att Semcon tagit över produktionen och leveransen av information till återförsäljare och bilägare. Att företagen koncentrerar sig på sin kärnverksamhet och låter annan expertis ta hand om övriga delar kan bli ett lyckat gemensamt samarbete. Det handlar om att tillsammans nå ett gemensamt mål vilket är grunden till framgångsrik outsourcing. I detta nummer kan du även läsa om hur Semcon i Brasilien har blivit en av lastbilstillverkaren MAN Latinamerikas främsta leverantörer av ingenjörstjänster samt hur sjösäkerhetsföretaget C.M. Hammar byggde en ny produktionslinje för sin huvudprodukt med hjälp från Semcon. Kjell Nilsson vd Semcon future by semcon

4 folk # personer i detta nummer av future by semcon Outsourcing har skapat möjligheter för människor i hela världen att med vässad kompetens göra det de är bäst på. Möt några personer i Future by Semcon som pratar kring temat outsourcing. 34 sidan peter mohlin, seniorkonsult akustik, semcon göteborg Var i världen har man kommit särskilt långt när det gäller akustik? Det varierar med olika branscher. Bilindustrin går bra i till exempel Tyskland och där finns det stora resurser inom ljud och vibrationer. Handlar det om mobiltelefoni ligger man långt framme i till exempel Finland och USA. sidan 13 ingvar gillgren, chef eftermarknadsinformation, semcon trollhättan Vad är den absolut största fördelen med outsourcing? Man kan verka mycket snabbare än vad som är möjligt i en större organisation. Dels är det mer kostnadseffektivt, dels krävs inte ett godkännande av material på så många nivåer som är vanligt i större organisationer. Fördelarna med outsourcing kan sammanfattas med att det är högre hastighet i process och beslutsfattande. nayyar rahman, produktdesigningenjör, semcon indien Vad kan Indien erbjuda när det gäller outsourcing av uppdrag från olika delar av världen? Det kan sammanfattas i följande: hög kvalitet med felfria leveranser och låga driftskostnader som ger kostnadseffektivitet. sidan 37 4 future by semcon

5 sidan 30 mats gustavsson, akustikspecialist, semcon lund Finns det något land som särskilt utmärker sig när det gäller akustik? Belgien. De har företag som gör de kanske mest kända mätsystemen i världen för ljud och vibrationer. Sedan har de det berömda universitet i Leuven, liksom många välrenommerade företag som gör beräkningsprogram för ljud och vibrationer. 34 sidan tim mcaloone, lektor i produktutveckling, danmarks tekniska universitet, köpenhamn Hur påverkar outsourcing av produktutveckling möjligheten till ekodesign? Om produktutvecklingen flyttas till rätt partner kan outsourcing ge möjligheter till bättre och mer specialiserade lösningar. Men det är naturligtvis viktigt att komma ihåg att vara mycket noga med att ge exakta specifikationer för den önskade produkten, även när det gäller miljöförbättringar. katalin tisoczki, teknisk skribent och koordinator, semcon ungern Vilka fördelar är det för ett företag att outsourca sin produktion av teknisk information? Förutom den höga nivån på språkkunskaperna och stor förståelse för produkten är det värt att lägga ut detta, eftersom specialverktyg och mer teknik används. Olika mängder av uppgifter måste ske inom ett projekt, då kan ett mindre men mer flexibelt företag hantera arbetsbelastningen bättre. 36 sidan future by semcon

6 fokus: outsourcing sluta gör det du gör, och låt någon annan göra det bättre och billigare text johan andreasson och suzanne kordon bild/illustration James Montgomery Flagg, charlotte sundberg 6 future by semcon

7 future by semcon

8 fokus: outsourcing Låt någon annan göra jobbet - det kan vara receptet för en framgångsrik verksamhet. Det gäller inte minst produktutveckling och innovation, som blir allt vanligare att lägga ut på extern part, så kallad outsourcing. Men det räcker inte med att inse sina egna begränsningar och andras kompetenser för att lyckas. Future undersöker begreppet outsourcing och vad det kan innebära om alla gör det de kan bäst. ret är Den indiske affärsmannen Sunil Mittal, vd och grundare till Indiens ledande mobiltelefoniföretag, grubblar över hur han ska hålla jämna steg med den glödheta mobiltelefonmarknaden. Antalet abonnenter dubbleras varje år och för att behålla sin ledande position behöver företaget öka sin kostym kraftigt, från att hantera 3 miljoner abonnenter till cirka 25 miljoner under bara ett par år. Jag satt i möte med folk från Vodafone, Orange och T-mobile och insåg att detta var stora företag med enorma resurser. Det slog mig: vi behöver bli som dem. Men skulle vi ha råd att bli som dem? Vi skulle behöva rekrytera människor, kanske , inom två år. Hade vi resurserna? Och var vi rätt företag för att kunna locka till oss kompetensen? Svaret var naturligtvis nej, säger Sunil Mittal i en intervju till tidningen Fortune. Tre år senare har Bharti Airtel, som företaget numera heter, över 30 miljoner abonnenter har företaget etablerat sig i 19 länder, har över 100 miljoner abonnenter och rankas nu som världens femte bästa teknikföretag av Business Week, och Sunil Mittal är en av Indiens rikaste personer. Hur gick detta till? Jo, vägen mot en sanslös tillväxt blev möjlig genom att man slog in på en typisk väg för Indien: outsourcing att lägga ut delar av sin verksamhet på en annan aktör. I dag outsourcar Bharti Airtel många av sina mest kritiska processer och funktioner till externa företag. IT-driften har lagts ut till IBM, Nortel och Wipro, telefonnätet till Ericsson och Nokia Siemens Networks och system för kundhantering till Nortel och Wipro. I stället kan Sunil Mittal nu fokusera på det som företaget behärskar allra bäst: marknadsföring och affärsutveckling. Resurser har frigjorts för att på bara ett år, under 2008, kunna ta emot cirka 32 miljoner nya kunder. Företaget uppger att de har förmågan att växa med 100 miljoner kunder inom några år. Och Bharti Airtel är inte ensamma om att välja outsourcing som ett strategiskt verktyg för att nå sina visioner. Outsourcing växer och allt fler företag lägger ut mer av sin verksamhet på underleverantörer och konsultföretag. Arie Lewin är professor i företagsekonomi och sociologi på Fuqua School of Business vid 8 future by semcon

9 Sunil Bharti Mittal var en förhållandevis liten aktör som tog hjälp av specialexpertis från betydligt större företag. Det fick hans bolag att nå oanade höjder och honom själv att bli en av Indiens rikaste personer. Duke University, USA. Han leder forskningsprojektet International Offshoring Network (ORN), som samlar in data om outsourcing och offshoring från företag över hela världen. Data visar att offshoring, alltså att företag överlåter en del av sin verksamhet till en extern part i ett annat land, är vanligt inom i princip alla sektorer. ORN-data tyder på en kraftig ökning när det gäller offshoring inom innovationsområdet, säger Arie Lewin. Det började på 1960 och 1970-talen med att företagens mer enkla stödfunktioner som exempelvis städning och reception lades ut på fristående bolag. Numera är det vanligt att även strategiskt viktiga funktioner läggs ut på externa partner. Inköp, logistik, information, all möjlig administration, finans- och personalavdelningar, kundtjänst, bokföring, marknadsföring och intern revision är några exempel. Internets genomslag under 1990-talet och utvecklingen av distansöverbryggande teknik har banat väg för att även avancerade funktioner som exempelvis produktutveckling och innovation med fördel kan outsourcas. Videokonferenser och raffinerade lösningar för att hantera gemensamma presentationer och arbetsdokument gör att viktiga möten kan genomföras utan tidsödande och dyra flygresor. IT-sektorn var först ut. Arbetet med kravställning, projektledning och specifikationer behölls medan programmering och systemering lades ut till företag i andra länder. Indien dominerar alltjämt, men Kina och länder i östra Europa tar marknadsandelar inom offshoring av IT-tjänster. Outsourcing är sedan en tid tillbaka en av de stora globala trenderna inom produktutveckling. Det hävdar Stephen Eppinger, professor vid Massachusetts Institute of Technology, MIT, USA, i boken Product Design and Development. Det som jag funnit är att ibland minskar kostnaderna, kanske inte så väldigt stora kostnader, men mer viktigt är att företagen drar nytta av globala produktutvecklingsnätverk, framför allt för att kunna få tillgång till nya marknader på ställen i världen där de vill vara verksamma och sälja sina produkter, men också för att kunna få tillgång till unik kompetens som finns på olika ställen i världen, skriver Stephen Eppinger. Många företag inser att det inte går att vara bäst på allt. När ledtider kortas och innovationsförmågan ska öka läggs inte sällan även strategiskt viktig innovation och produktutveckling ut på fristående bolag. Läkemedelsbolaget Eli Lilly & Co låter leverantörer i Kina göra en del av utvecklingen av nya produkter, skriver Veckans Affärer. Och Cisco, som i början av 1990-talet insåg att de inte kunde förlita sig på interna resurser för att infria sina tillväxtplaner, bygger lång- future by semcon

10 fokus: outsourcing 5 Fördelar och möjligheter med outsourcing: 1 Att lägga 2 Det gör det 3 Specialistkunskapen flexibilitet risken att 4 Kan ge mer 5 Motverkar ut på entreprenad kan öka koncen- kan utnyttjas att bara be- fastna i egna möjligt att ge lägre kostnad och spara egna kärnra kvaliteten för det som missa nya trationen mot för att förbätthöva betala rutiner och tid. kompetenser. på service och behövs just för möjligheter. produkter. tillfället. siktiga relationer med ett fåtal tillverkare och öppnar upp sina system och processer. I dag är det Ciscos partner som står för mycket av innovationerna i komponenter, mjukvara och hårdvara. Biltillverkaren Toyota hävdar att priset blivit mindre viktigt när partner och leverantörer ska väljas ut. I stället tittar den japanska fordonstillverkaren på leverantörens förmåga att skapa innovationer. Många förknippar outsourcing med att företag lägger ut ett mindre enskilt projekt, som har en start och ett slut. Dock innebär det oftast att företagen lägger ut hela delar eller funktioner i produktutvecklingskedjan, som exempelvis all testverksamhet, eller framtagande av produktinformation eller kanske all metodutveckling. Inom området produktinformation blir det allt vanligare att outsourca, inte minst bland fordons- och telekomindustrin som väljer att låta experter ta ansvaret för att utveckla och översätta allt ifrån utveckling av serviceoch diagnosinformation till installation- och konfigurationsinstruktioner, liksom framtagning av utbildningsmaterial till serviceorganisationer. Det är inom funktioner som ett företag inte definierar som sin kärnverksamhet och där man heller inte valt att ha bygga upp egen spetskompetens som man väljer externa partners. Ett exempel är inom produktinformationområdet där exempelvis bolag inom fordon, telekom och medicinteknik har outscourcat hela eller delar av sin verksamhet för utveckling av produktinformation till Semcon. Men i sin extrema form skulle det naturligtvis kunna vara hela produktutvecklingen i ett företag, om företagets kärnverksamhet i stället ligger i kunskap om marknaden, distribution och försäljning. Att outsourcing blir ett allt viktigare verktyg för företagen blir tydligt i den återkommande undersökningen som görs av IAOP, en internationell intresseförening med tals yrkesverksamma experter inom outsourcing. Undersökningen presenterades i våras och visar att antalet företag som planerar att öka omfattningen eller att lägga ut mer verksamhet på externa parter ökar. Inställningen till outsourcing håller på att förändras. Tidigare fanns det en bild av att outsourcing enbart handlade om en ensidig kostnadsjakt där företag drar från land till land beroende på hur kostnaden för arbetskraft utvecklas. I dag är outsourcing allt mer strategisk och omfattar även komplexa och kritiska delar av ett företag. Outsourcingprogram expanderar inte bara utan blir även mer strategiska. Denna ökning av den strategiska betydelsen av outsourcing återfinns i både en förskjutning av anledningarna till att företag använder outsourcing och i nivån på ledande befattningshavares engagemang, skriver IAOP i sin rapport. Visserligen är kortsiktiga kostnadsbesparingar alltid en viktig faktor, men inte ens under en kraftig lågkonjunktur, är det kronor och ören som är det viktigaste i en beslutsprocess. Även om företag ökar sina outsourcingprogram över hela linjen - som diskuterats tidigare är trenden att det som läggs ut på entreprenad är mot mer högutbildad, kunskapsbaserad verksamhet, rapporterar IAOP. Dagens slimmade organisationer använder ofta outsourcing som ett verktyg för att kapa toppar. Kostnadsaspekterna är viktiga men 10 future by semcon

11 5 Nackdelar och risker med outsourcing: 1 Kan leda 2 Beroende 3 Företaget 4 Kan leda 5 Brister i be- till förlust av andra kan tappa till badwill ställarorga- nisationen kan av kompetens kan leda till leveransförmåga när förlust om medföra leve- och ekonomisk som tar tid att mindre flexibilitet. kompetens kvaliteten blir ransproblem. få tillbaka. flyttas. undermålig. inte helt avgörande. Ett viktigt skäl till outsourcing av produktutveckling är ökad innovationskraft. Företag behöver tillgång till den kunskap som exempelvis komponentleverantörer, forskningsinstitutioner eller specialistkonsultföretag har. Men om syftet är att sänka kostnaderna får företagen störst utväxling på outsourcing om det sker av mer standardiserade produkter, kringutrustning och att det sker genom fördjupat samarbete med komponentleverantörer. En annan drivkraft kan vara att komma nära en försäljningsmarknad, att hitta leverantörer som har förmågan att anpassa produkterna för den aktuella marknaden. Icke genomtänkta outsourcingaffärer har stor risk att misslyckas. Dålig planering och kortsiktiga planer är inte sällan orsakerna. Men om företaget är noggrant och arbetar strukturerat och metodiskt överbryggas dessa risker. När det gäller offshoring, tillkommer andra utmaningar som språk och kulturella skillnader. Bjärn Dellås, utvecklingsansvarig, Electrolux Vitvarutillverkaren Electrolux har tillverkning och även produktutveckling över hela världen i olika former egen regi, outsourcingkontrakt, joint ventures och är naturligtvis också en köpare av konsulttjänster. Björn Dellås är utvecklingsansvarig för diskmaskiner på Electrolux. Visst förekommer det att han lägger ut uppdrag på externa parter när det gäller produktutveckling, i första hand när en speciell kompetens saknas på företaget eller när resurserna helt enkelt inte räcker till. Ofta handlar det om de lite mer udda projekten, där nya metoder eller tekniker tillåts att användas. Nyligen avslutades ett nyutvecklingsprojekt där ett externt företag i Indien fick ett långtgående ansvar för att ta fram en ny mekanik till diskmaskiner. Projektet har varit mycket lyckat. Kunden hade ett eget utvecklingsteam i sin egen miljö och ansvarade för att ta fram modellerna, säger Björn Dellås. Att valet föll på det aktuella företaget i Indien beror på en kombination av pris, kompetens och att företaget även har representation i Europa. När det gäller offshoring, som det kallas när utföraren befinner sig i ett annat land, tillkommer andra utmaningar som språk och kulturskillnader förutom det långa avståndet. future by semcon

12 fokus: outsourcing Min forskning visar att det handlar väldigt mycket om att företagen passar ihop. Mattias Johansson, doktorand vid Linköpings Universitet Men utvecklingsledningen behåller vi. Den lägger vi aldrig ut. Liksom verksamhet där vi har vår tekniska konkurrensfördel, säger Björn Dellås. Han påpekar att ett stort ansvar naturligtvis ligger på beställaren. Det är viktigt att alltid arbeta för att bli en bättre beställare. Att specificera en produkt är tekniker traditionellt bra på, men att beskriva en tjänst brukar vi inte alls vara lika bekväma med. Vad händer om det blir ändringar? Allt detta är viktigt för att samarbetet ska bli lyckat. Men ett seriöst konsultbolag hjälper oss naturligtvis med det och bör flagga om det finns en otydlig uppdragsbeskrivning, säger Björn Dellås. Mattias Johansson är doktorand vid Linköpings Universitet och har studerat lastbilstillverkaren Scanias leverantörssamarbete med amerikanska Cummins, som bland annat tillverkar bränsleinsprutningssystem till Scanias lastbilar. Samarbetet har pågått länge och anses som lyckat. En viktig förklaring är god kommunikation och förmågan att bry sig om sin partner. Det räcker inte med att man kan kommunicera och tala samma språk. Det handlar om olika kulturer, landets kultur och företagets kultur, säger han. Det låter kanske inte så svårt men många exempel visar att det är just bristen på förståelse för de kulturella skillnaderna som kan lägga krokben för samarbetet. Det bygger på förtroende och en respekt för varandra, båda måste naturligtvis tjäna på samarbetet, säger Mattias Johansson. Ömsesidig respekt, eller mutual respect, är en framgångsfaktor. I Scanias fall har det varit frekventa resor. Inte bara på ledningsnivå utan också på operativ nivå, det är viktigt, säger Mattias Johansson. Jonas Rundquist är forskare vid Högskolan i Halmstad och har studerat outsourcing och innovation. Hans fokus ligger på svenska små och medelstora företag. Studierna visar att när det gäller det lite mindre bolagen går det inte riktigt till enligt skolboken. I stället för att först identifiera vad som ska läggas ut på outsourcingkontrakt och sedan välja ut bästa lämpliga partner, gör många mindre bolag helt tvärtom. Först hittar företaget en partner som känns bekväm och sedan väljer de ut en verksamhet som passar partnern. Min forskning visar att det handlar väldigt mycket om att företagen passar ihop, säger Jonas Rundquist. Att kvaliteten håller världsklass är inte det viktigaste. Good enough räcker, visar Rundquists forskning, så länge uppdragstagaren har en kulturell, geografisk eller social närhet som möjliggör ett friktionsfritt och förutsägbart samarbete. För tio år sedan pratades det nästan bara om pris. Nu talas det om tillit och närhet, säger Jonas Rundquist. En annan risk med att lägga ut produktion eller produktutveckling på extern part är att företaget kan tappa i leveransförmåga. Det är naturligtvis mest märkbart när det gäller sådana saker som tidigare betraktats som kärnverksamhet. Den gängse bilden att outsourcing av produktion främst gäller enkel produktion stämmer inte. Data från det internationella forskningsprojektet ORN, visar att outsourcing och offshoring är vanligt i alla sektorer och att allt Outsourcing ökar i storlek och omfattning IAOP:s undersökning visar att företagen räknar med att outsourcing kommer att öka, både när det gäller storlek på outsourcingkontrakten och omfattningen. Undersökningen visar också att trots den ekonomiska nedgången har kostnadsaspekten inte blivit viktigare när det gäller anledningar till outsourcing. I stället visar undersökningen på en tydlig trend att outsourcing omfattar allt mer komplex verksamhet och att beslutet om att lägga ut outsourcing tas på allt högre nivåer i företagen. International Association of Outsourcing Professionals, IAOP, är en internationell förening med över medlemmar för yrkesverksamma personer inom outsourcing, köpare såväl som beställare och rådgivande konsulter. Föreningen gör återkommande undersökningar bland medlemmar för att identifiera trender i branschen. 12 future by semcon

13 Ingvar Gillgren Ålder: 45 år. Titel: Chef eftermarknadsinformation. Kontor: Semcon Trollhättan. Ingvar Gillgren följde med företaget han själv anlitade Ingvar Gillgren bytte sida. Från en dag till en annan gick han från att vara mottagare till att bli leverantör. Nu arbetar han på Semcon med eftermarknadsinformation. text marcus olsson foto nicke johansson ör F sju år sedan lämnade Ingvar Gillgren sitt jobb på Saab Automobiles avdelning för eftermarknadsinformation. I stället följde han med när Semcon, som han själv tidigare hade anlitat, tog över verksamheten. När jag tänker tillbaka på det känns det fortfarande spännande. Från en fredag till den efterföljande måndagen bytte jag sida. Jag gick från att vara mottagare till att bli leverantör. Arbetsuppgifterna var samma som hos Saab, men en ny organisation krävde nya arbetssätt. Det är klart att det tog ett tag innan allt satte sig, men till slut hittade man rätt. Eftersom det inte fanns ett gränssnitt att förhålla sig till så var vi tvungna att skapa ett helt nytt på egen hand. Det var en utmaning, inte minst eftersom det var mycket nytt och många intryck att ta in. Men det var också en process som lärde oss mycket. Det dagliga arbetet handlar om att ta hand om hela informationskedjan för kunden. Ofta tar Semcon helt över produktinformationen. Så var fallet i outsourcingaffärer med både Volvo PV och Jaguar Land Rover. Vi tar fram produkter som används framför allt i bilverkstäder. Det kan handla om manualer, instruktionsböcker, elscheman, diagnoser för bilarna och metoder för reparationer. Kort och gott all information som krävs för att man ska kunna reparera bilar. En stor del av Ingvars arbete bygger på ett förtroende från kunden. Något som Semcon lyckats ingjuta hos sina produktmottagare. Som kund är det viktigt att vara medveten om att outsourcing ibland kan vara skakig i början. Man måste känna sig fram när man ska göra produkter tillsammans. Jag brukar säga att det krävs mod och mognad för att hoppa på en outsourcingaffär. Som kund måste man våga släppa ansvar och man måste vara modig nog att släppa kontrollen. Flexibiliteten och de korta beslutsvägarna är den mindre organisationens fördelar jämfört med större företag. Saab är exempelvis en relativt stor organisation, och jag gick från att där vara i en situation och position där jag verkade mestadels på kostnadssidan i verksamheten. Nu sitter jag med helheten och har själv ansvaret för både kostnader och intäkter i projekten. Det är allt från att ta in konsulter till kostnader för översättning, säger Ingvar Gillgren. Man kan verka mycket snabbare än vad som är möjligt i en större organisation. Dels är det mer kostnadseffektivt, dels krävs inte ett godkännande på så många nivåer som är vanligt i större organisationer. Fördelarna med outsourcing kan sammanfattas med att det är högre hastighet i process och beslutsfattande.1 future by semcon

14 Med långsiktiga och väldefinierade mål skapas bra förutsättningar för lyckad outsourcing. Joakim Zetterlund Ålder: 45 år. Titel: Vice vd Semcon Informatic. Kontor: Semcon Göteborg. Framgångsrik outsourcing börjar med en enkel fråga Vilken är vår kärnverksamhet? Med den frågan börjar all framgångsrik outsourcing. Därefter är det viktigt att man tar fram en gemensam målbild över vad man vill uppnå, säger Joakim Zetterlund, vice vd för Semcon Informatic. text simon bynert foto NIcke johansson Det finns fallgropar. Risker som parterna i en outsourcingaffär måste ta hänsyn till. Framstressad kortsiktighet är ett exempel. Att outsourca är inget operativt beslut, utan ett strategiskt. Därför finns det ingen anledning att säga vi gör det här i sex månader och sedan byter vi igen. För det är inte strategiskt, säger Joakim Zetterlund. Att outsourca ska alltså aldrig vara en akutlösning. En annan viktig detalj är gemensamma mål. Det kan låta som en självklarhet, men halvvägs in i ett samarbete är det fullständigt avgörande att alla är överens om vartåt man faktiskt är på väg. Alla måste ha långsiktiga och väldefinierade mål att uppnå. För har man inte samma bild från början så kommer det att bli diskussion över tid. Det räcker inte att säga vi vill sänka kostnaderna och höja kvaliteten. Hur ska ni sänka kostnaderna? Och på vilket sätt behöver kvaliteten höjas? Vilka är de kortrespektive långsiktiga prioriteringarna? Mycket hänger uppenbarligen på ett till synes enkelt delmoment: långa initiala samtal. Det är där man hittar den gemensamma målbilden. Och det är där kund och partner letar sig fram till ett sätt att kombinera två företagskulturer. Mjuka frågor som är besvärliga att reglera i exakta kontrakt. Den biten är viktig, och svår att sätta på pränt. Det bygger mer på att parterna sätter sig ned och pratar ihop sig. Så att de har samma värderingsgrund att stå på när det gäller affärer. Man måste kunna lita på varandra, säger Joakim Zetterlund. Men innan dessa mer eller mindre formella samtal, som förhoppningsvis leder vidare till en fungerande beställarorganisation, tydliga kravlistor och varaktiga metoder för samarbete, så måste kunden fundera igenom och tydligt besvara vad som mycket väl kan vara den främsta nyckelfrågan: är det utvalda området en del av vår kärnverksamhet eller inte? Det är till stor del den frågan som avgör om det är realistiskt och effektivt att outsourca. Om svaret blir ja, om det man funderar på att lägga ut externt i själva verket är en kärnkompetens i det egna bolaget, då är det enligt Joakim Zetterlund förmodligen ingen bra idé att en partner tar över. Blir svaret nej, finns alla möjligheter. Det är egentligen där det börjar. Den frågan måste kunden ha tänkt igenom. Är det här en kärnkompetens eller inte? Har man inte gjort den hemläxan, då blir allting svårt, säger han. Kunden bör sedan alltid välja en partner som har stor erfarenhet av outsourcing och som därmed har en väl dokumenterad metodik för såväl genomförande som långsiktig utveckling future by semcon

15 fokus: outsourcing Offshoring får företagen att växa En av de starkaste trenderna inom offshoring är att anlita högutbildade ingenjörer som arbetar på kontor i exempelvis Indien och Kina. IBM är det multinationella företag som har flest anställda i Indien. Företaget öppnade filial där 1998 och i dag, tolv år senare, har IBM fler än anställda i Indien. I mars år 2010 meddelade IBM att de kommer öppna en ny filial i Brasilien. mer komplex produktion och produktutveckling läggs ut på fristående bolag. Jonas Rundquist hävdar att för att uppdraget inte främst ska gynna uppdragstagaren behöver företagen arbeta hårt med att utveckla metoder som främjar integration av kunskap, om exempelvis en särskild marknad, kunder, eller tillvägagångssätt, för att förbättra den egna innovationsprocessen. I takt med att outsourcing allt mer blir ett verktyg för företagsledningen i den strategiska planeringen, får beställarkompetens en allt högre prioritet i näringslivet. Statistik från IAOP visar på en kraftig ökning av företag som planerar, genom olika åtgärder, att öka sin kompetens inom just outsourcing. Men arbetet försvinner inte bara för att en viss funktion läggs ut. Företagen behöver bygga upp en annan sorts organisation, om än i mindre skala. Det är inte helt ovanligt att många företag baserar sina beslut på en kostnadsbild som inte är helt komplett, där företagen inte tagit med de nya kostnader som uppstår för att integrera leverantörernas arbete inom organisationen, säger Nicolette Lakemond, doktor inom outsourcing och produktutveckling vid Linköpings Universitet. Det måste finnas kvar människor i organisationen som löser problem som alltid uppstår, säger Nicolette Lakemond. Outsourcing ställer också nya krav på organisationen när en funktion lagts ut på ett annat företag. Vilken roll ska de anställda ha sedan? Ska de bli administratörer och sköta kontakten med det utkontrakterade företaget? Outsourcing ökar i storlek och omfattning Förändring av företagens framtidsplaner när det gäller outsourcing, Procent av företagen som planerar att öka omfattningen och storleken på sina outsourcingkontrakt. januari 2009 september 2009 januari 2010 Källa: International Associations of Outsourcing Professionals, IAOP 36 procent 47 procent 56 procent Det kan bli problem med roller. Något som företaget måste ta hänsyn till. De blir plötsligt samordnare, en roll som de kanske inte är vana vid, säger Nicolette Lakemond. Det indiska telekomföretaget Bharti Airtel är exempel på ett företag som dragit outsourcing till sin spets och byggt upp ett stort nätverk av partner som sköter allt från IT till driften av mobilnätet. När vd:n Sunil Mittal tog beslutet att till och med lämna över sitt telefonnät var det många som höjde på ögonbrynen. Men för vd:n var det ingen stor sak. Han hade ändå aldrig riktigt känt att han hade kontroll över telefonnätet. Om något hände eller gick fel i nätet var det ändå ingen från Bharti som kunde göra något åt det. Någon från Ericsson skulle komma för att fixa det. Jag byggde det inte, kunde inte sköta underhållet och jag kunde inte göra några uppgraderingar. Så jag tänkte att det inte tillhörde mig. Bättre att lämna över till någon annan, säger Sunil Mittal till Fortune. 1 future by semcon

16 fokus: outsourcing en relation baserad på information 16 future by semcon

17 Det visade sig vara gynnsamt för Jaguar Land Rover att lägga ut produktionen och leveransen av information till återförsäljare och bilägare på Semcon. Nu kan den brittiska biltillverkaren koncentrera sig på sin kärnverksamhet att utveckla och producera nya fordon, medan dess specialiserade partner tar hand om informationen. text gittan cedervall foto sam lee, jaguar land rover future by semcon

18 fokus: outsourcing Vår största utmaning under denna första fas var att skapa Internetanslutningar med rätt specifikationer och prestanda. Torsten Sundin, chef Semcon Informatic Production Ltd. Outsourcing kan vara besvärligt, och att hitta rätt partner är avgörande för att arbetsrelationen ska bli lyckad. Jaguar Land Rover (JLR) verkar dock ha funnit en perfekt partner när man vände sig till Semcon. Efter en upphandlingsprocess 2007 valdes Semcon till JLR:s partner för produktion och leverans av teknisk information till återförsäljare och bilägare. Under de tre år som gått har denna outsourcingrelation stärkts till ett framgångsrikt partnerskap som lovordas av alla inblandade. Innan JLR bestämde sig för att lägga ut produktionen och leveransen av information till återförsäljare och ägare på outsourcing, befann sig företaget i en situation där dess avdelning för serviceutveckling och kommunikation hade växt till en organisation som bestod av omkring 70 olika leverantörer och tjänsteföretag på flera olika platser. Att hantera alla dessa leverantörer var en stor uppgift och kommunikationskedjan bröts ofta. Att bara hålla alla kontrakt aktuella hade blivit en administrativ heltidssysselsättning. Företaget kände att alltför mycket tid, arbete och resurser lades ned på att hantera och leverera informationen. Arbetet behövde verkligen rationaliseras. Bilföretaget insåg också att fokus hade legat för lite på kunden den senaste tiden. Företagets tekniska information och ägarinformation behövde uppdateras och moderniseras för att bli mer användarvänlig. JLR drog slutsatsen att detta behövde övervakas kontinuerligt av specialister på området och som biltillverkare är JLR inte, och vill inte vara, någon informationsspecialist. Därför letade vi redan från början av anbudsprocessen efter någon att arbeta med, inte någon som kunde arbeta för oss, säger Chris Roberts, chef för teknisk kommunikation och diagnostik på JLR. Chris Roberts ingick i den ledningsgrupp på JLR som gav sig ut på jakt efter en lämplig outsourcingpartner, och det var hans ansvar att få igång partnerskapet. Han står nu i daglig kontakt med teamet från Semcon Informatic och tillbringar en och en halv dag per vecka i informationsspecialistens lokaler i Kineton, Warwickshire i Storbritannien, några kilometer från JLR:s huvudsakliga utvecklingscenter i Gaydon. Semcon stack ut bland de företag som vi I varje bil som levereras medföljer en omfattande manual där allt som föraren behöver veta om sin bil. Manualen bör alltid finnas i bilen och därför har JLR även lagt ut den på Internet för att bilägaren ska komma åt den även när de inte vistas i bilen. 18 future by semcon

19 förde diskussioner med under anbudsprocessen. De har en mycket förutseende strategi. De berättar för oss vad de erbjuder uttryckt i arbetsenheter, exempelvis en verkstadsmanual, i stället för att berätta hur många personer de avsätter för ett jobb. På så sätt vet vi exakt vad vi betalar för och vad vi får, fortsätter han. När Semcon tilldelades outsourcingkontraktet med JLR var deras första steg att inrätta ett kontor i närheten av sin nya partner. Under en hektisk period våren 2007 tog Semcon över produktionen av information samtidigt som de installerade sig i sina nya lokaler. I övergångsfasen tog företaget över en del personal från JLR samt underleverantörer och leverantörsavtal för att snabbt bilda en effektiv organisation. Vår största utmaning under denna första fas var att skapa internetanslutningar med rätt specifikationer och prestanda, säger Torsten Sundin, chef på Semcon Informatic Production Ltd., den nya grenen av Semcon som har inrättats för att betjäna JLR. Med bakgrund som chef för den svenska biltillverkaren Saab Automobiles tekniska kommunikations- och ägarinformation rekryterades Torsten Sundin genom headhunting till arbetet som chef för den nya enheten. Han bor fortfarande i Sverige och veckopendlar till arbetet i Storbritannien. Partnerskapet fungerade problemfritt redan från början. Vi hade inga meningsskiljaktigheter och de kulturella skillnaderna har inte påverkat oss alls, säger han. Hans nära arbetspartner på JLR, Chris Ro- berts, minns dock ett annat problem i början det var inte så många medarbetare som ledningen hade hoppats som gick över till Semcon. En del av vår personal tvekade att gå över till det nya och okända företaget, vilket är lätt att förstå. Det ledde till en kortvarig brist på personer som kunde hantera arbetet. Jag tror dock inte att någon som gick över då eller har gjort det sedan dess har ångrat sig, eftersom deras möjligheter att göra karriär inom teknisk information är bättre på Semcon än om de hade stannat hos JLR, förklarar han. Torsten Sundin ser outsourcing av eftermarknadstjänster som teknisk information Chris Roberts Ålder: 45 år. Titel: Chef teknisk kommunikation och diagnostik på JLR. Kontor: Jaguar Land Rover Technical Academy i Leamington Spa, Storbritannien. och ägarinformation som en naturlig utveckling av en process som bilindustrin inledde för flera decennier sedan. Under 1980-talet började biltillverkarna fokusera mer på en effektiv produktion och de började lägga ut utvecklingen av vissa delar på systemleverantörer, exempelvis Bosch. Nu har denna utveckling även nått eftermarknadssidan av bilindustrin, säger han. Med fem aktuella Land Rover-modeller och fyra Jaguar-modeller är det arbete som Semcon utför åt JLR:s vägnar omfattande. Utöver ägarhandböcker, inklusive manualer och information om tillbehör, framställer Semcon future by semcon

20 fokus: outsourcing Torsten Sundin Ålder: 54 år. Titel: Chef Semcon Informatic Production Ltd. Kontor: Kineton, Warwick, Storbritannien. Kevin Phelps Ålder: 50 år. Titel: Chef serviceverksamheten på JLR. Kontor: Jaguar Land Rover i Gaydon, Storbritannien. För att partnerskapet skulle fungera behövde alla inom JLR veta vilka Semcon var. Chris Roberts, chef teknisk kommunikation och diagnostik på JLR teknisk information för återförsäljare och tekniker, inklusive driftsbeskrivningar, reparationsmetoder, scheman, diagnostisk information och felsökningsprocesser, samt teknisk utbildningsinformation. Semcon hanterar även förfrågningar som rör reparationer. Här har flera mål ställts upp. Förfrågningar bör exempelvis besvaras inom 24 timmar, och antalet förfrågningar som hör samman med någon enskild reparationsmetod bör inte överstiga en viss gräns per månad. Månadsrapporter från Semcon ger JLR användbara kvalitetsmått, för att identifiera eventuella problem eller belysa ett behov av att förbättra eller uppdatera information. Medan JLR ansvarar för tekniken är det vår uppgift att göra den lätt att förstå, säger Torsten Sundin. Semcons arbetsbörda varierar kraftigt och kan bli särskilt intensiv under de sista skedena i utvecklingen av en ny fordonsmodell, när sena tekniska förändringar kan leda till ändringar i alla manualer och handböcker, vilka framställs på cirka 20 olika språk. Som specialiserat företag kan vi dock reagera och göra justeringar snabbare än ett stort företag vid sådana variationer i arbetsbördan, säger Torsten Sundin. Både Chris Roberts och Torsten Sundin är överens om att förtroende är nyckeln till ett framgångsrikt outsourcingpartnerskap. Som Chris Roberts betonar måste ett förtroende dock etableras i hela organisationen, inte bara i den högsta ledningen. För att partnerskapet skulle fungera behövde alla inom JLR veta vilka Semcon var och lära sig att lita på dem. Vår tekniska personal får exempelvis inte vara misstänksam och motvillig att besvara frågor från Semcons personal, säger han. Med förtroendet fast etablerat fungerar dock relationen utan problem. Den främsta anledningen till att det har 20 future by semcon