Frigör resurser lägg ut det andra gör bättre. Outsourcing spås ett lysande 2009 trots prispress och hård konkurrens >> sid 6. Tjäna på andras tjänster

Transkript

1 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Februari 2009 Frigör resurser lägg ut det andra gör bättre >> sid 4 Outsourcing spås ett lysande 2009 trots prispress och hård konkurrens >> sid 6 Tjäna på andras tjänster >> sid 9 Medföljer som bilaga i Dagens Industri

2 2 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS >>It takes two to tango Sourcing, outsourcing, offshoring kärt barn har många namn. Eller varför inte uttrycka det enkelt: Jag gör det jag är bäst på, min partner sköter resten. Och precis som i ett äktenskap är sourcing inte beroende av en hög- eller lågkonjunktur. När tycke uppstår finns all anledning att slå till! Sourcing är egentligen inget nytt redan 1990 outsourcade Kodak hela sin IT-avdelning. Idag är många inne på sin andra eller tredje sväng av outsourcing. Detta är en mogen marknad och det är vanligt att företag lägger ut IT, lönehantering, telefonitjänster, kontorsservice med mera. Som privatpersoner är vi också mer öppna för att låta någon annan ta hand om städning och trädgårdsarbete ja, till och med läxläsning kan vi outsourca. Sourcing ger dig möjlighet att fokusera på din egen kärnverksamhet. Du får en effektivare leverans till en lägre kostnad. Din partner som har området som sitt fokus, utvecklar och förbättrar den levererade tjänsten vilket även får bäring på din egen kärnverksamhet. Det kan låta för bra för att vara sant men man ska vara medveten om att det inte är självklart att det fungerar smärtfritt. Vad ska till för att sourcing ska bli en sann framgång? Jag vill lyfta fram fem framgångsfaktorer: 1. Beslutet att outsourca är ett viktigt strategiskt beslut som måste förankras och beslutas i ledningen. Ledningen måste också aktivt delta i genomförandet. 2. Lär känna din partner. Känner man varandra är det mycket lättare att lösa problem och utmaningar som kommer. Att outsourca för att göra sig av med ett problem leder sannolikt till ett ännu större problem. Till syvende och sist handlar det ju om människor som ska jobba ihop mot ett gemensamt mål och då måste vi känna varandra väl. 3. Fokusera på att kommunicera mycket och ofta. Se till att alla nivåer i din egen och sourcingpartnerns organisationer deltar. Handlar det om offshoring till exempelvis Indien, så ger besök i respektive land en mycket bättre förståelse för kulturskillnaderna och hur ni ska jobba med dessa. 4. Säkerställ att sourcingpartnern har en modell för hur tjänsterna ska levereras och se till att den används. 5. Skapa ett samarbete där båda parter gynnas av att ytterligare effektiviseringar och förbättringar görs. För en sak är ju helt säker världen förändras ständigt, samarbetet måste hänga med i detta. Kari Forsén VD Steria AB EN TIDNING FRÅN PROVISA INFORMATION AB Strandvägen 19, Stockholm Tel SÄLJANDE PROJEKTLEDARE: Nicklas Lövqvist RED. PROJEKTLEDARE: Cindy Ahrnewald FORMGIVNING: Patricia Zar, Nowa Kommunikation OMSLAGSBILD: 123RF TRYCK: BOLD/DNEX Tryckeri AB, Akalla V-TAB Aröd AB, Göteborg MittMedia Print, Örnsköldsvik Har du tips eller synpunkter? Skriv till synpunkter@provisa.se

3 Mats Frisk, Cybercom Jag kan bli din nye utrikesminister. Ena dagen är du leverantör, den andra är du beställare. När du väljer outsourcing byter du sida från leverantör till beställare. Det är ett identitetsbyte som kan förvandla proffs till amatörer fortare än någon hinner säga offshore. Efter åtta år som affärsområdeschef hos en global mobil - tele fon tillverkare har jag lärt mig att upphandla outsourcingtjänster så att det blir som det var tänkt: bättre kostnadseffektivitet, högre kvalitet och med kortare time-to-market. Det handlar sällan om personalstyrkan eller det geografiska avståndet, men så gott som alltid om kommunikationen. Framför allt om att göra klart vad det är man köper. Processen kan starta först när alla inblandade kan rabbla upp målsättningen med outsourcingen, om de så blir väckta mitt i natten. Ett råd innan du börjar, är att du talar med någon som gjort det många gånger förut, någon som kan bli din egen utrikesminister onshore, nearshore eller offshore. Mats Frisk, Affärsområdeschef Global Sourcing mats.frisk@cybercomgroup.com cybercomgroup.com

4 4 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Foto: 123RF Lägg ut det andra gör bättre Det finns många fördelar med att låta specialister ta hand om allt som inte är företagets strategiska kärna. Outsourcing gällde tidigare främst it-drift, produktion och konstruktion. Idag är det vanligt att lägga ut i stort sett alla slags funktioner och affärsprocesser. Tänk bara på att få till ett bra samarbete och inte minst ett bra avtal. Fördelar med outsourcing är skalfördelar, effektivare verksamhet, kostnadsbesparingar, tillgång till specialkompetens och ett frigörande av resurser inom företaget för användning i kärnverksamheten. Nackdelar kan vara minskad kontroll och svårigheter att återta utlagda kompetenser. Tredje vågen med nischad outsourcing Vi är nu inne nu på tredje vågens outsourcing. I den första vågen la företag ut hela itavdelningen. Många har sedan dess tagit tillbaka vissa delar, som beställarkompetens och funktioner för strategiska beslut, säger Michael Linhart på Xerox Global Services. Nu i den tredje vågens outsourcing, multi-sourcing, handlar det mer om att anlita specialister för smalare områden. Det ställer krav på tydlig ansvarsfördelning och gränsdragning och att det köpande företaget har en väl definierad beställarorganisation, fortsätter Michael Linhart. Bygg inte avtal enbart på lojalitet Christina Ramberg är professor i handelsrätt och verksam på Vinge. Hon jobbar mycket med så kallad risk management och avtal. Ofta har hon sett att parter fokuserar helt på att få till ett bra samarbete, men ägnar väldigt lite intresse åt frågor om vad som ska gälla om man under avtalstiden skulle vilja omförhandla eller avveckla ett samarbete. En leverantör gör investeringar för ett långvarigt samarbete, Christina Ramberg Foto: Vinge Christina Ramberg, Vinge. Många gånger tror köparen att avtalet bygger på lojalitet. Men det händer ofta att leverantören under själva avtalsperioden börjar skruva lite här och där för att kapa kostnader. Om det då inte finns tydligt fast slaget i avtalet vad som ingår, så kan det snabbt leda till ett ökande misstroende i samarbetet, varnar Christina Ramberg. Det är därför viktigt att fundera på hur man vill hantera risker innan avtalet är skrivet. Den som lägger ut verksamhet blir beroende av leverantören. Vad gör man om man blir osams? En leverantör gör investeringar för ett långvarigt samarbete. Vilken ersättning har han då rätt till om samarbetet avbryts i förtid? En lösning är att ha en medlingsmekanism i avtalet, menar Christina Ramberg. Dokumenthantering växer snabbt Dokumenthantering har traditionellt sett inte associerats med outsourcing, men nu vänder sig många till specialister för att få Vi är nu inne på tredje vågens outsourcing, Michael Linhart kompetens och hjälp. Dokumenthantering skär ju rakt igenom hela företaget och omfattar processer som berör många avdelningar och personer. Idag är hanteringen rätt Michael Linhart, Xerox okoordinerad på många Global Services. företag, säger Michael Linhart. Han understryker att det finns stora besparingar att göra genom att se över den befintliga hanteringen av dokumentintensiva affärsprocesser. Det går också att mäta Foto: Xerox positiva effekter kort tid efter att man har lagt ut dokumenthanteringen. Hantering av dokument kan röra allt från att ta över en enskild process, såsom fakturahantering, till ett strategiskt samarbete kring grafisk design, frågor om branding och marknadskommunikation. Nyckeln till framgång ligger i att börja med en genomlysning av nuläget för att synliggöra hur den befintliga hanteringen påverkar de affärskritiska processerna. Många företag sitter fast i en kostsam och oflexibel hantering och behöver hjälp med en genomgripande förändring och effektivisering av dokumenthanteringen för att kunna möta både interna och omvärldens krav på snabb och relevant information, avslutar Michael Linhart. Text: Hans Hjelmstad I huvudet på en... inköpare Stordriftsfördelar motiverar en viss skala men många hävdar att fördelarna är överdrivna? Ineffektivitet kan gömma sig i allt för storskalig drift. Det viktiga är att ha tillräcklig storlek för att organisera verksamheten effektivt och kunna upphandla underleverantörer. Därefter ökar betydelsen av att vara starkt kopplad till verksamheten. Som kund bör du inte heller vara för liten i relation till leverantören. För att inte beställa gårdagens lösning för morgondagens behov så bör man fråga rätt saker? Det är en förutsättning att ha mycket god kompetens, annars bör du ta hjälp av en neutral, extern upphandlande part. Ett tips är att inte ha för långa avtalstider. Tydligt är också att outsourcing bryts upp i mindre delar för att kunna kombinera externa leverantörer med kompetens inhouse vilket ökar beställarkompetensen. Hur mycket flexibilitet ska leverantören ges utan att man riskerar att förlora kontrollen över den egna produkten? Standardtjänster kan specificeras hårt med begränsad flexibilitet. Där mer innovation krävs är det viktigt med en målstyrning i avtalet för stor flexibilitet i utförandet. Det bör också finnas en mycket tydlig ansvarsfördelning och mellan leverantör och kund samt god kommunikation i båda organisationerna. Vad fokuserar utvärderingen av en inköpsprocess på? Verkar leverantören på en konkurrensutsatt marknad har priset en dominerande roll. Är konkurrensen begränsad eller om innovation krävs från leverantören, läggs fokus på de resultatförbättringar leverantören uppnår. Även samarbetet, liksom den kontinuerliga utvecklingen, följs up. Berättat för Cindy Ahrnewald Foto: Susanne Kronholm Pontus Björnsson, Marknadschef IBX.

5 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 5 Kompetent support med ledningsfunktioner Att kombinera in- och outsourcing ställer höga krav på tjänste företagets flexibilitet, anpassningsförmåga och kostnadseffektivitet. För att kunna leverera ett komplett erbjudande av genomgående hög kvalitet krävs även bred kompetens och en förståelse för kundens kund. Elan Technical Services, Elan TS, ger svenska företag en mer flexibel och effektiv ITsupport genom att ansvara för befintlig ITinfrastruktur och leverera en kombinerad in- och outsourcingprodukt. Elan är etablerade i hela norden och deras tjänster stödjer hela IT-supportkedjan från Service desk till On-site support och IT Asset Management. Kostnadseffektivt Initialt så var Elans huvudsakliga affär ren IT-konsulting och bemanning inom främst infrastrukturområdet. Idag är vi också kvalitets- och leveransansvariga till våra partners. Ett helhets åtagande och en utveckling som våra kunder tagit emot mycket positivt, säger Lotta Ungerth affärsområdeschef på Elan Technical Services. Elan TS affärsidé är service inom IT och infrastruktur är deras kompetensområde. Bredden inom företaget ger en enorm flexibilitet när det kommer till parametrar som till exempel kontraktslängd, funktionslösningar, typ av partnerskap och riskdelning. Vi är en hybrid av bemanning, management och serviceansvar. Vi har inga driftcentraler, inga lokaler och en låg overheadkostnad vilket gör att vi är kostnadseffektiva i vårt partnerskap, berättar Lotta Ungerth. Kundens kund i fokus Möjligheten att kombinera in- och outsourcing är ett attraktivt sourcingalternativ för kunden eftersom tjänsten lättare kan överblickas när leverantören tar fullt ansvar för leveransservicen samtidigt som de sitter på plats i kundens egna lokaler. Elan har i sitt agerande mot oss visat på viljan att göra det lilla extra, Richard Nordström, HP Kundens support är en spännande miljö att vara i men kräver också mycket arbete och ständig förbättring. Vi möter ofta slutkunden i en väldigt frustrerad situation vilket i praktiken innebär att kunskapen ut till kund kommer från oss. Att avlasta våra partners i deras totala leverans ut till slutkund medför därför ett stort ansvar, det som kommer ut till deras slutkund är ju vår kunds fokus, förklarar Lotta Ungerth. Sedan drygt två år tillbaka levererar Elan personal till HP: s Servicedesk funktion och utför en stor del av tjänsteleveransen på deras kunders skrivbordsprodukter på plats hos kund. Vi har definierat vilka delar av tjänsteleveransen som är vår kärnverksamhet och vilka delar som inte är det. Inom några av de områden som inte är HP: s kärnverksamhet har vi valt Elan som partner då de har visat sig vara kostnadseffektiva, demonstrerat stor känsla för kundnöjdhet och kvalité och sist men inte minst har en vilja att jobba proaktivt för ytterligare förbättring i sin leverans mot oss, säger Richard Nordström, skandinavisk manager för outsourcingen på HP. Kontinuerlig uppföljning och effektivisering I en lågkonjunktur ökar efterfrågan på support tjänster med helhetsansvar eftersom företag måste fokusera allt mer på det som hör kärnverksamheten till. Det ställs också högre krav på en följsamhet och flexibilitet när det kommer till bemanning. Vår styrka ligger i att vi kan vara flexibla i vår leverans. Våra konsulter är fast anställda hos oss vilket gör att vi med mycket kort varsel, någon vecka eller två, kan minska eller öka personalen hos våra partners, berättar Lotta Ungerth. Elan TS mäter under hela avtalsperioden kontinuerligt nivåerna för att aktivt kunna genomföra förbättringsprogram och effektiviseringar av Elan TS leverans till kunden. Vårt förhållningssätt till att vara en aktiv partner är att bidra till effektivisering, besparing och kundservice för vår partner. Vi är inte passivt prishållna till en prislista och sen är vi nöjda med det. Vi vill utveckla oss själva för våra kunder, säger Lotta Ungerth. För oss på HP är det A och O med rätt karaktär hos medarbetare, vilja att lyckas och rätt inställning till sina kunder. Elan har i sitt agerande mot oss visat på just detta och viljan att göra det lilla extra. Det gör att vårt samarbete så här långt varit lyckat, säger Richard Nordström. Text: Cindy Ahrnewald Vårt förhållningssätt till att vara en aktiv partner är att bidra till effektivisering, besparing och kundservice för vår partner, Lotta Ungerth, Elan TS Kort om Elan Elan TS har idag över 350 tekniker som arbetar i uppdrag åt flera kunder över hela Sverige. Elan Technical Services erbjuder helhets åtaganden till sina kunder och partners inom IT-supportområdet. Elan TS är en dela av Elan, där arbetar över 1000 medarbetare i Stockholm, Göteborg, Malmö, Växjö, Linköping, Skövde och Sundsvall. Elan Globalt finns på 60 orter i 17 länder och har över konsulter. Vill du veta mer? Kontakt: Lotta Ungerth Telefon: Hemsida: E-post: info@elanit.se

6 6 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Klart skinande ljus i mörkret Outsourcing är en bransch som växer oavsett om det råder hög- eller lågkonjunktur. Under den senaste högkonjunkturen var tillväxten i snitt sex procent per år. Enligt IDC beräknas outsourcing växa med 6,8 procent under 2009 trots den globala recessionen. Vad är då f ramgångsformeln? Outsourcing växer hela tiden, i goda tider för att kunderna behöver få tag på folk och kompetens och i dåliga tider för att de vill kapa kostnader, säger Nils Molin på IDC. Nils Molin, IDC. I en IDC-studie tros marknaden för IT-tjänster i Västeuropa växa med 2,6 procent år 2009 och med i snitt 4,1 procent över fem år. Det är en reviderad prognos som är gjord efter att den globala fi nanskrisen drabbade världen. Foto: IDC Snabbast växer området Application Management med en tillväxt på tio procent om året, Nils Molin Ett område utmärker sig dock. Outsourcing förväntas växa med 6,8 procent under 2009 trots att IDC förutser en starkare prispress, ökad konkurrens, fler om förhandlingar av avtal och ökad flytt av viss arbetsintensiv outsourcing till låg kostnads länder. Vad kan göras effektivare externt? Vi ser mer affärer med outsourcing nu. I högkonjunktur handlade det mycket om att utveckla affärer och ta marknadsandelar. Nu frågar sig många företag vad som kan göras smartare och hur kostnader kan kapas, säger Tomas Permbäck på EDB, ett företag som tar över och sköter kunders IT-infastruktur och applikationer. Om man ska välja outsourcing måste man ha klart för sig vad man vill uppnå. Är det minskade kostnader, tillgång till spetskompetens eller drift och bevakning dygnet runt? Vad är vår kärnverksamhet och Outsourcing är ju inte bara teknik, servicenivåer och ett race om pengar, Tomas Permbäck vad kan drivas effektivare av någon annan? Parterna måste vara överens om varför man vill använda outsourcing. Här är personkemi viktig Foto: EDB Thomas Parmbäck, EDB. liksom kultur, närhet och lojalitet. Outsourcing är ju inte bara teknik, servicenivåer och ett race om pengar, säger Tomas Permbäck. Lägger ut hela affärsprocesser BPO, outsourcing av affärsprocesser, ökar snabbt. Förr var det små företag som köpte BPO i form av lön, bokföring och personaladministration. Nu är även större företag intresserade och BPO kan då gälla hela affärsprocesser, personal och effektivitetsförbättringar. Snabbast växer dock området Application Management med en tillväxt på 10 procent om året. På detta område är offshoring till låglöneländer populärt, då löner och timkostnad är en stor del av tjänsten, säger Nils Molin på IDC. 700 företag tycker till I ASP Sveriges årliga undersökning intervjuas vd och ledning på 700 företag. Undersökningen visar att outsourcing kommer att fortsätta växa starkt under 2009 och Den reella marknaden i Sverige för outsourcing av IT-tjänster har passerat 20 miljarder kronor. Samtidigt är den potentiella marknaden för outsourcing av affärsprocesser, BPO, omkring 40 miljarder kronor. Det pågår en mängd förstudier just nu, Krav på större fokus kopplat till företagets kärnverksamhet som kommer att leda fram till nya avtal om outsourcing. Outsourcing är dock ingen snabbkur för snabba resultat. En förstudie och kostnadsanalys tar minst några månader. En färdig outsourcing-process finns på plats och kan räknas hem först efter ett år eller mer, berättar Joel Rudh, vd på ASP Sverige. BPO kommer att stå för den riktigt stora tillväxten. Marknaden är dock ännu omogen för affärsprocesser som HR, löner, CRM och försäljning. Köparna är här helt enkelt inte vana att ställa krav om servicenivåer, ansvar och leveranser, fortsätter Joel Rudh. Undersökningen visar att företag som outsourcat till en leverantör är mest nöjda och de som anlitar många är minst nöjda. Anmärkningsvärt är att över 60 procent inte alls är intresserade av offshoring eller nearshoring. Det tycks som om de flesta svenska företag vill göra outsourcing-affärer med svenska leverantörer. Vilka tre förhållanden är mest utslagsgivande när verksamheten ska ta beslut om outsourcing? Krav på kostnadskontroll och förutsägbarhet Krav på reduktion av IT-kostnaderna Krav på bättre kvalitet på drift och användarsupport Krav på lexibilitet och möjlighet att genomföra ändringar Joel Rudh, ASP Sverige. Behov av större skalbarhet av driftslösningen Behov av stöd avseende mobila användare Behov av utvidgade drifttjänster Behov av ny funktionalitet/applikationer Ändrat fokus från operativt ansvar till strategiskt IT Foto: Alicia Swedenborg Annat 0 % 2 % 4 % 6 % 8 % 10 % 12 % 14 % 16 % 18 % 20 % Källa: ASP Sverige, Marknadsanalys IT drift/outsourcing, Sverige 2008/2009 Vill ha strategisk partner I vår undersökning ser vi en trend att behoven av outsourcing går från ren IT-drift och kostnadsjakt till ett mer strategiskt tänkande. Kunder vill hitta en leverantör av outsourcing som kan fungera som strategisk partner, säger Joel Rudh. Outsourcing är ingen snabbkur för snabba resultat, Joel Rudh Han menar att en leverantör inte bara ska leverera bastjänster, utan också kunna bidra med kompetens som utvecklar kundens verksamhet. Detta leder till att kunder nu är mer noggranna med sina förstudier om vad outsourcing ska åstadkomma. I ett strategiskt perspektiv ska outsourcing till exempel kunna hjälpa företag att agera snabbare, komma närmare sina kunder och inte minst knyta samarbeten med partners, kunder och leverantörer. Foto: Istockphoto Text: Hans Hjelmstad

7 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 7 Skulle era interna processer kunna bli mer effektiva? Vi på Matrisen tror att alla företag med en ekonomifunktion kan behöva se över sina arbetsmetoder och rutiner. Vi tror också att vi kan hjälpa er att sänka era kostnader med % på sikt, samtidigt som ni frigör resurser inom företaget. Att satsa på outsourcing har blivit allt vanligare och fördelarna är många. Genom att låta oss effektivisera och säkerställa företagets ekonomi öppnar ni också dörrarna till helt nya möjligheter. Vi ger er skräddarsydda IT-lösningar, sänkta personalkostnader och framförallt mer tid till er kärnverksamhet. Genom åren har vi tagit fram en mängd olika koncept där system och arbetsmetoder är anpassade för specifika branscher. På så sätt kan vi alltid hitta den bästa lösningen för varje enskild kund och förbättra rutinerna från dag ett. Vill du veta mer om våra tjänster? Kontakta Tor Holmgren, telefon eller info@matrisen.se så hjälper vi dig att skräddarsy en lösning. Du hittar också mer information på Matrisen är ett av Sveriges ledande företag inom redovisning, outsourcing, löneadministration och ekonomisk rådgivning. Vi är idag ca 200 anställda och finns i Stockholm, Göteborg, Malmö, Uppsala, Linköping och Västervik. Outsourcing ett strategiskt beslut I lågkonjunktur är det naturligt att lägga fokus på kostnadsbesparingar och effektiviseringar. Två goda argument för att sätta olika typer av outsourcing på agendan: onshore, offshore, nearshore. Outsourcing frigör också kapital och kräver en i sammanhanget liten investering. Samtidigt är det viktigt att lyfta fram att outsourcing handlar om mer än att spara pengar. Förankra de strategiska processerna och skapa ett långsiktigt fokus på hur mervärde kan framkallas med outsourcing. Då maximeras nyttan med affärsverksamheten i allmänhet och IT-verksamheten i synnerhet. Outsourcing handlar om mer än vem som ska administrera IT-miljön till bästa pris, säger Anders Fryxell, affärsområdeschef för Managed Services på Steria. Företag vill allt mer ha en leverantör som erbjuder strategiska partnerskap och innovativt tänkande, det stärker beslutsfattandet i alla delar av organisationen. Bred erfarenhet inom outsourcing Steria, som är ett av Europas tio största ITtjänsteföretag med nästan anställda, har lång erfarenhet av outsourcing. Företaget är en helhetsleverantör av IT-tjänster och har en bred expertis inom både applikationsförvalt ning och drift av hela IT-infrastrukturer. Sterias framgång bygger mycket på att erbjuda kunder möjligheten att knyta ihop stora som små komplexa leveranser på lokal nivå. Dessa kan sedan dra nytta av företagets globala spetsresurser inom respektive område. Utnyttja resurserna maximalt Outsourcing handlar som sagt om mer än att spara pengar. Därför är viktigt att outsourcingbeslut förankras i både ledning och företagsstrategi. Då kan organisationens fokus skärpas och de egna resurserna utnyttjas optimalt. När outsourcing förankras i organisationers övergripande strategi undviks fallgropar där till exempel outsourcing ses som extrapersonal som avlastar de interna resurser som är överbelastade för tillfället, säger Anders Fryxell. Den tiden då organisationer mest sökte stöd i dagliga prioriteringar är förbi. Nu är outsourcingpartners allt mer av bollplank för idéskapande och förändringsarbete. Outsourcinglösningar förväntas stödja hela verksamhetens affärsmål och bidra till att stärka konkurrenskraften. Allt fler företag och organisationer har en strategi som inbegriper IT-verksamheten och tydliggör den rådgivning, innovation och förändring som man vill frigöra resurser för genom outsourcing, säger Anders Fryxell. Multisourcing aktuellt Outsourcing av IT är ett omfattande område. Förutom systemdrift, kan det handla om systemutveckling, applikationshantering, backup, lagring, datakommunikation, helpdesk och support eller andra processer. Steria verkar över hela fältet. Multisourcing är ett aktuellt begrepp. Det innebär att företag lägger ut olika delar av IT på flera externa leverantörer. Det kan vara en bra lösning och vi jobbar så med flera kunder. En förutsättning för att lyckas är att kunden har en kompetent beställarorganisation. Leverantörerna å sin sida måste ha förmåga och vilja att samarbeta med andra leverantörer och förstå de bakomliggande affärsbehoven hos kunden, säger Anders Fryxell. Kontakt: Telefon: +46-(0) Hemsida: E-post: info@steria.se

8 8 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS >> Fokus 2009 En osäker världsekonomi ställer allt högre krav på cykliska rutiner när det kommer till planeringsrutiner, budgetering och analys. I lågkonjunktur växer marknaden för outsourcing samtidigt som konkurrensen ökar. IT-sajten CIO.com har listat outsourcingens topp tre initiativ för Enligt deras analys är ineffektiva och omoderna outsourcingavtal, baserade på statiskt arbetskraft, den vanligaste anledningen till att outsourcing misslyckas. Kan volymen istället regleras utifrån kundens behov, blir tjänsten genast mer effektiv. Dagens marknad är köparnas marknad. Alternativen är många och mellanhänder sållas ut allt fortare. En tydligare fokusering på kundens storlek i förhållande till den erbjudna tjänsten i kombination med vilken partnerstorlek kunden söker, ger större chans till en lyckad affär. Kostnadseffektivitet i alla led kan vara årets slogan. Vinnarna på en allt mer mogen outsourcingmarknad i hårda ekonomisk tider är leverantörerna med de mest uppfinningsrika sätten att kapa sina och kundens kostnader. Den svenska marknaden Vilka trender är då på frammarsch i Sverige? Lars Palmér, affärsenhetschef på Cybercom, berättar att de ser ett generellt ökat intresse för outsourcing. Mindre företag med färre än 500 ITanvändare intresserar sig allt mer för outsourcing liksom den offentliga sektorn. I takt med att marknaden mognar så ökar också incitamenten för de medelstora företagen. När det kommer till tekniken så läggs allt mer avancerade tjänster ut på offshore. Vi ser en trend där utvecklare inom offshore arbetar i high end projekt såsom webbapplikationer, XML, programdesign och arkitektur. Det finns även ett ökat krav på att arbeta agilt i projekten, säger Lars Palmér. Många företag är inne i sitt andra eller tredje outsourcing projekt vilket medför högre krav. Företagen har ökat sin beställarkompetens och förväntar sig proaktivitet, tillmötesgående och flexibilitet. Därför måste leverantörerna bli ännu bättre på att paketera sina lösningar, tycker Lars Palmér. Text: Cindy Ahrnewald Källa: CIO.com Foto: Istockphoto Outsourcing på ren svenska Nearshoring, offshoring, insourcing förgreningarna inom outsourcing är många och stundtals svåra att hålla isär. Vår guide hjälper dig att hitta rätt i begreppsdjungeln. Upphandling i lågkonjunktur Hur bör Inköp agera i en lågkonjunktur? För att ge svar på den frågan har IBX erfarna inköpskonsulter skapat konceptet Sourcing in a downturn. I ett unikt internationellt webinar går de igenom de olika upphandlingstaktiker och möjligheter som Inköp nu har för att göra ert bolag framgångsrikt i nuvarande konjunktur läge. Anmäl dig till vårt webinar på OBS, max 100 deltagare så det är först till kvarn som gäller... IBX är ett av Europas ledande företag som tillhandahåller kunskap, tjänster och tekniklösningar som effektiviserar inköpsprocessen. Outsourcing plötsligt fanns termen bara där, i morgontidningen, på nyheterna och på kontoret. Utan att någon riktigt förklara de vad det betydde. Outsourcing kan definieras som så att ett företag överlåter ägandet av en eller fler affärsprocesser på en extern part, säger Jan Kullman, försäljningschef på PBK Outsorcing. Olika begrepp för olika behov I dag finns det fler än ett begrepp att hålla koll på. Outsourcing har blivit en avgörande del av många Peter Johansson, företags affärsstrategi och IBM. en helt ny terminologi har utvecklats. Peter Johansson, försäljningschef inom strategisk outsourcing på IBM i Sverige, tror att de nya begreppen har uppkommit eftersom företag har olika outsourcingbehov beroende på vilken utvecklingsfas de befinner sig i, samt vilka affärsbehov som föreligger. Ett litet företag har andra förut sättningar än ett stort. Trots att outsourcing kanske passar dem båda, behövs en lösning anpassad till respektive företag. Foto: IBM Offshoring Ett av de nya begreppen är offshoring. Offshoring är ett vanligt drag för expanderande företag och innebär att man flyttar en affärsprocess till ett annat land. Offshoring kan beskrivas som att se hela världen som en gemensam resurspool, säger Peter Johansson. Termen indikerar inte i sig att affärsprocessen flyttas till ett låglöneland, men i praktiken är detta ett återkommande faktum. Då outsourcing ofta görs med syftet att sänka kostnader ligger det i sakens natur att hitta bättre prisvillkor, så länge leverantören har hyggliga arbetsvillkor, säger Jan Kullman. Offshoring kan beskrivas som att se hela världen som en gemensam resurspool, Peter Johansson Nearshoring Begreppet nearshoring är besläktat med offshoring, men fokuserar på marknader som ligger närmare hemmamarknaden. Nearshoring handlar om att utnyttja konkurrensfördelar som finns i närregionen. I Norden är Baltikum ett exempel på detta, säger Peter Johansson. Insourcing En annan vanlig term är insourcing, vilket betyder att ta emot den affärsprocess som ett annat företag lägger ut. Ett företags outsourcing är ett annats insourcing. Träffsäker terminologi Peter Johansson tycker att terminologin kring outsourcing är viktig, särskilt eftersom outsourcing till stor del bygger på internationellt samarbete. Dagens tjänsteutveckling är så snabb att det kan vara svårt att hänga med, och i internationella affärssituationer är en gemensam terminologi ofta nödvändig för att göra sig förstådd. Text: Nanna Brickman

9 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 9 Tjäna på andras tjänster På senare år har termen BPO eller Business Process Outsourcing fått en plats i allt fler företagares vokabulär. Men hur kan du som företagare tjäna på BPO, och hur skiljer det sig egentligen från traditionell outsourcing? Traditionell outsourcing handlar om att låta ett externt företag tillverka delar av din produkt. När vi pratar om BPO är det tjänster och inte produkter som outsourcas, säger Jon Rognes, doktor i ekonomi på Handelshögskolan i Stockholm. Gammal tanke, nytt begrepp Precis som outsourcing är BPO inte ett nytt fenomen att låta ett utomstående företag hantera vissa av ditt företags tjänster går tillbaka långt i tiden. Företagare har till exempel sökt extern hjälp med bokföringen i mer än hundra år, säger Jon Rognes. Trots detta har begreppet BPO börjat spridas med väldig fart de senaste åren, och Jon Rognes anser att det till stor del är ITboomen som ligger bakom utvecklingen. Den tekniska utvecklingen har förenklat situationen för dem som vill erbjuda BPOtjänster nuförtiden är det rätt enkelt att starta ett eget callcenter eller liknande. Ett Foto: David Bicho större utbud av tjänster leder till en mognare marknad, vilket i sin tur gör det enklare för de företag som vill ha hjälp att hitta leverantörer. Enligt Jon Rognes är det fortfarande ITrela terade tjänster som dominerar inom BPO, men även kundservice och logistik är områden där företagare gärna tar in Jon Rognes, Handels- hjälp utifrån. högskolan Stockholm. Pengar att spara Huvudidén inom BPO är densamma som inom traditionell outsourcing: Du tjänar på att någon annan kan göra det bättre. Genom att definiera ditt företags olika verksamheter och se var den interna expertisen finns eller inte finns kan du både effektivisera arbetet och spara pengar. Det finns flera orsaker till att företag använder sig av BPO, men kostnadsfrågan är Det finns flera orsaker till att företag använder sig av BPO, Jon Rognes den vanligaste. Utomstående leverantörer arbetar ofta i stor skala och kan därför ta lägre betalt. Att använda sig av offshoring, det vill säga att ta in tjänster från andra länder, kan också innebära lägre kostnader. Gör hemläxan Jon Rognes ser positivt på BPO, men han varnar företagare för att se det som ett alternativ till att lösa problem inom företaget. Företagare som lägger ut en tjänst bör veta precis vad de ska lägga ut. Har du problem med processerna, se då till att jobba med dem på hemmaplan innan du outsourcar dem annars flyttar du bara problemen längre bort. Foto: 123RF Text: Nanna Brickman Metoder för framgång Lyckad outsourcing är ofta ett resultat av god kommunikation och stor flexibilitet, men för att bli framgångsrik offshore krävs även en viss storlek för att få en prioriterad behandling. Astacus är ett konsultföretag som levererar ISO 9001-certifierade CAD och GIStjänster. Tillsammans med ett indiskt tjänsteföretag har de skapat en högkvalitativ produkt till en låg kostnad för den skandinaviska marknaden. Tjänster som erbjuds är bland andra 3D visualisering, vektorisering av ritningar och kartor samt scanning och inmatning av texter som till exempel enkäter. Det som skiljer oss från andra är att vi kan minimera de problem som ofta uppstår vid långväga outsourcing, Göran Hall, vd Astacus Minimerar problem Det som gör Astacus unikt är mer utförandet av uppdragen snarare än utformningen av själva produkten. Att distribuera över Internet är vi inte ensamma om. Det finns många företag vars affärsidé vid första ögonkastet kan liknas vår. Det som skiljer oss från andra är att vi kan minimera de problem som ofta uppstår vid långväga outsourcing, som till exempel sämre kvalitet till följd av för små volymer, kommunikationssvårigheter eller en ojämn beläggning, säger Göran Hall, vd på Astacus. Fokus på skalbarheten För att långväga outsourcing ska vara effektivt så krävs att kunden är tillräckligt stor eller har förmågan att samordna resurser för att nå en kritisk massa som även genererar skalfördelar. Vi erbjuder kunden en gränsöverskridande organisation med projektteam som skapar förutsättningar för tillväxt, förklarar Göran Hall. För att dessutom kunna bevara kompetensen över tid så krävs dokumentering av information och utbildning av personal. Genom vårt separata utbildningsbolag satsar vi mycket på våra medarbetare, fortsätter han. Flexibla långsiktiga lösningar Astacus svenska projektledare är kundens kontakt genom hela projektet. Projektledaren har till uppgift att förstå kundens specifika behov och förmedla informationen vidare till tjänsteföretaget. Sedan 2003 har Astacus levererat CADtjänster till Lindab Ventilation AB, ett företag som riktar sig mot ventilationsbranschen. Astacus tjänster gör det möjligt för oss att erbjuda våra kunder ett koncept som för dem innebär mer exakta offerter och en effektivare installationsprocess, säger Björn Broberg på Lindab Ventilation AB. Vi valde att anlita Astacus för att de var flexibla och anpassade sig efter våra krav till en billig penning. Avgörande för vårt samarbete i dag och anledningen till att vi fortsätter växa med dem är dock att de även i större projekt möjliggör en kvalitet som vi skulle ha svårt att upprätthålla själva, avslutar Björn Broberg. Kontakt: Göran Hall Telefon: +46 (0) Dir: +46 (0) Skype: astacus_goran Text: Cindy Ahrnewald

10 10 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Hög säkerhet, ständig förbättring Framgångsrik outsourcing bygger på ett samspel mellan teknik, processer och människor samt en kultur som främjar ständiga förbättringar. Själva grunden är dock tekniken där kunders IT-infrastruktur, webb och applikationer byggs, administreras och utvecklas i specialiserade datacenter. Foto: 123RF Vi befinner oss långt ner i värdekedjan, men utan vår insats faller allt samman. Kommunika tionen får inte gå ned och kunderna måste alltid kunna komma åt sin Niclas Sanfridsson, information och sina Telecity Group. applikationer, säger Niclas Sanfridsson, Telecity Group. Telecity Group har ett nätverk med datacenter runt om i världen. Uppgiften är tydlig: Se till att kunders IT-infrastruktur, webb och applikationer hela tiden fungerar optimalt och att säkerheten är hög. Tack vare att datacenter är packade med servrar, lagringsmedia och kommunka tions utrustning, är skalfördelarna stora när kunder outsourcar. Ett nytt datacenter byggs nu för 38 miljoner euro i Sköndal. Där kommer ny teknik att supporta energisnåla bladservrar upp till en effekt av 4000 watt per kvadratmeter jämfört med 1000 watt i gamla datacenter. Säkerheten är hög. Företaget är certifierat med ISO 9001 och 27001, som rör hur man skyddar och säkrar kunders data. Vi Foto: Telecity Group Kunderna måste alltid kunna komma åt sin information och sina applikationer, Niclas Sanfridsson måste hela tiden kunna garantera ett skalskydd mot att obehöriga kommer in, säker ström och säker kommunikation. I varje datacenter finns generatorer och batteribanker för driften. Data skyddas genom att dela med och spegla data till upp till 24 andra datacenter. Vi kopplar upp sju nätverk för att säkra tillgängligheten. Går ett nätverk ner, flyttar vi bara till ett annat. Vår viktigaste roll är dock att hela tiden hålla anläggningarna i topptrim med rätt processer och ständig testning, berättar Niclas Sanfridsson. Skapar värde direkt i varje kundkontakt Ett exempel på outsourcing är när företag lägger ut användarstöd eller kundservice på en extern partner. Fujitsu har med sin Service Desk och metoden Sense and Respond länge använt erfarenheter från industrin, bland annat lean production och Toyotas filosofi Kaizen, med ständiga förbättringar. Sense and Respond bygger bland annat på att kundögonblicket är det bästa tillfället att få idéer till nya tjänster och utveckling av affärsverksamheten. Genom att dessutom mäta kunders gensvar och kategorisera alla kundsamtal får man en statistik som grund för att optimera processer. Bland annat har en bank lagt ut användarstödet för alla sina kontor på Fujitsus Service Desk. Sense and Respond bygger på en rad grundpelare, varav den viktigaste är att personalen på Service Desk, som dagligen möter Foto: Alexander Ruas Andreas Bohlin, Lean Principal, Fujitsu. kunderna, engageras och får egen beslutskraft och bra verktyg. Personalen kan aktivt arbeta med att hitta bakomliggande grundorsaker till problem och frågor. När de vet vad som är viktigt för kunden, kan de med styrka ställa krav på vad den bakomliggande serviceorganisationen i företaget bör ändra i processer och utveckla i applikationer, berättar Andreas Bohlin på Fujitsu. Samtal som kommer in till en Service Desk kategoriseras i olika klasser, som till exempel rena felanmälningar, regler och processer som skapar problem eller önskemål om nya tjänster. Allt samlas i statistik och krav som bildar grund för förbättringar. Service Desk skapas som en tjänsteorganisation där processer, roller, ansvar och mätverktyg sammankopplas för att resultatet ska bli ständiga förbättringar. Bland annat används standarden ITIL, med best practices och standardiserade arbetssätt. Man kan säga att Service Desk är ett känselspröt som snabbt känner av kundernas verklighet och sedan driver på att informera bakomliggande serviceorganisation vilka problem som bör tas bort och hur affärsprocesser och applikationer bör utvecklas. Flödet mellan kunder, Service Desk och den bakomliggande serviceorganisationen är ett evigt kretslopp. Text: Hans Hjelmstad Den svenska IT-marknaden trendar negativt Enligt Radar groups kvartalsindex för Q så trendar alla IT-segment är negativt. Efterfrågan utvecklas svagare än vad tidigare prognoser indikerat och marknadstrenden är fallande inom alla segment. Den totala ökningen av efterfrågan på IT-tjänster beror enbart på den starka tillväxt som råder för outsourcing och alternativa affärsmodeller, där efterfrågan ökar med mellan 5 procent upp till femton procent. Källa: Radargroup.se...men svensk outsourcing ökar! Under 2008 omsatte marknaden för outsourcing 21,3 miljarder kronor vilket motsvarar en tillväxt med 7,1 procent från föregående år spås bli ännu bättre. Tillväxten har framförallt skett inom förvaltning av program, underhåll och uppgraderingar av affärssystem som till exempel SAP. Lågkonjunkturen medför att företagen letar kostnadsbesparingar och ser över sina IT-budgetar. Besparingar ses dock inte som den utlösande faktorn till outsourcing, utan att företaget vill uppnå en ökad effektivitet. Källa: IDC PUL hämmar offshoring När ett företag ska outsourca drift och applikationer eller hyra mjukvara som tjänst i länder utanför EU kan detta bli mycket problematiskt. Enligt lag får nämligen inga personuppgifter lämna EU och EES-länderna. Detta blir en komplicerad fråga vid outsourcing, framförallt när det kommer till offshoringaffärer. Det är framförallt personuppgiftslagen, PUL, som gör det svårt att skicka personuppgifter. För att kunna lämna ut personuppgifter så krävs komplicerade avtal där företaget själv får ta ansvar för att outsuorcingleverantören uppfyller alla krav på personuppgifter som EU ställer. Juridiken är dock komplicerad och att ta fram avtalen kan bli mycket kostsamt. I vilken utsträckning lagen följs vet inte Datainspektionen. Källa: Computersweden.com

11 Cost and added-value? Onshore and offshore? Now is the time to get the balance right with Capgemini s Rightshore. T O G E T H E R. F R E E Y O U R E N E R G I E S RIGHTSHORE: GLOBAL TALENT, ONE TEAM. In uncertain times businesses seek more than ever to reduce costs and enhance growth. Rightshore, Capgemini s global delivery model, helps you add value while managing resources more effectively. We bring together our best talent from the right balance of onshore, nearshore and offshore locations and work with you as a one unified team. This ensures we are always able to deliver optimum solutions that help you reduce costs and optimize growth and innovation for a sustainable competitive advantage. Visit us at

12 12 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Intelligenta servicelösningar som skapar affärsfördelar Coor levererar intelligenta servicelösningar som stöttar verksamheter i upp- och nedgång, ökar din lönsamhet och bidrar till framgång. Vi samarbetar med Nordens största företag och offentliga uppdragsgivare, men även med medelstora företag och organisationer. I en föränderlig värld erbjuder vi unika och flexibla lösningar som skapar affärsfördelar för dig. Vi kallar det Service med IQ. Med blended sourcing som affärsidé Samarbetet mellan två ofta helt olika kulturer är kärnan i offshoring. Företaget Indpro ämnar vara svenska bolags egna offshoreleverantör, med svenska och indiska medarbetare i samma team. Vi finns till för att svenska företag ska kunna bli bättre på det de gör, för att tillhanda hålla resurser så att deras innovationer kan bli förverkligade. Det säger Pavel Siddique, VD för Indpro Sverige. Det svenska IT-företaget med ett helägt dotterbolag i den indiska staden Bangalore har sedan 2005 arbetat med bolag som söker kvalitativa programmerare till konkurrenskraftiga priser. Idén är att Indpro ska fungera som en förlängd arm för sina svenska kunder. Vi vet hur den svenska kunden tänker, värderar, fokuserar och prioriterar. Vi ser till att produktägandet alltid är kvar hos kunden, medan den resurstunga programmeringen sker i Indien. Detta gör det möjligt att skala upp och ner i kundens organisation beroende på efterfrågan. Svenskar på plats Med en transparant organisation och egna modeller som delvis bygger på arbetsmetoden Scrum får Indpros kunder en direkt insyn i den dagliga verksamheten i Bangalore. Men det som verkligen gör Indpro unikt är att en svensk ledningsgrupp även finns på plats. Pavel Siddique ser det som att kunden har ett eget utvecklingscenter i Bangalore, styrt av svenska kollegor. Genom att ha ett svenskt team i Indien kan vår kund förankra både sitt företagstänk och den övergripande leveransplanen utan några mellanhänder och det finns alltid en kontakt på plats som talar svenska. Flera medarbetare från den svenska ledningen i Bangalore har själva rötter i Indien, något som ger affärsmässiga fördelar i åtskilliga lägen. Jag talar själv både bengali och hindi och självklart hjälper det i mitt dagliga arbete, fastän de andra medarbetarna är duktiga på engelska. Kulturell insikt Men det handlar inte bara om språket. Det indiska sättet att arbeta på skiljer sig från det svenska, och med insikt i de båda kulturerna blir det smidigare att bedriva affärer. Pavel Siddique säger att Indpro är uppbyggt just för att hantera de problem som svenska företag stöter på när de lägger ut affärsprocesser till Indien. Vi vet vad som kan och vad som har gått fel med outsourcing till Indien. Med svensk ledning på plats kan vi erbjuda både kostnadseffektivitet och bibehållen svensk kvalitet. Kontaktpersoner: Anders Ekelund eller Pavel Siddique Telefon: +46-(0) Hemsida: E-post: info@indpro.se

13 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS 13 Facility Management ren outsourcing Den vanligaste formen av outsourcing är enstaka städ och servicetjänster. Dock ökar intresset för de helhetslösningar som inkluderar planering och uppföljning i takt med att fastighetsmarknaden blir allt mer internationell. Foto: 123RF När ett företag lägger ut alla servicetjänster externt, inklusive planering och uppföljning, kallas detta Facility Management. Tjänsten kan beteckna olika typer av internservice inom företag, men oftast omfattar Facility Management fastighets- och arbetsplatsservice. Facility Management bedrivs i egen regi eller via en renodlad tjänsteleverantör. En renodlad leverantör inom städ- och servicebranschen kan bestå av tjänstespecifi ka leverantörer likväl som helhetsleverantörer. Kostnadseffektivitet har länge varit ett uttalat krav från den offentliga sektorn. Rådande lågkonjunktur har medfört att även privata företag i allt större utsträckning ser över sina kostnader för kringtjänster, så kallat Facility Services. Internationella aktörer främjar multiverksamhet Facility Management har växt kraftigt under de senaste åren till följd av en global fastighetsmarknad. De flesta fastighetsbestånd ägs av finansiella företag som till exempel försäkringsbolag, banker och andra investerare vilka har kapital att investera men saknar den tekniska kompetensen. Några vanliga anledningar till att man väljer att anlita ett Facility Management företag är avsaknad av tid att utveckla nya idéer och lösningar, samt en önskan om en flexibel leveransutveckling. Många företag anser även att det bestående värdet av en outsourcingaffär ligger i att alltid kunna anpassa leveransen så att den alltid stödjer kundens kärnverksamhet till fullo. Besparingar som ger bättre service Rena lokaler och ett välutvecklat nät av kringtjänster skapar trivsel för den egna personalen och kan spela stor roll när det kommer till vilket intryck ett företag gör på sina kunder. Städ- och servicebranschen har under de senaste åren kännetecknats av stora förvärv och många entreprenadföretag kan idag erbjuda centralavtal. Ett multiserviceföretag är ofta ett strategiskt kostnadseffektivt sätt att öka flexibiliteten och kontinuiteten. Synergieffekter, stordriftfördelar och arbetsplanering kan sänka kostnaderna för kringservicetjänster med närmare 30 procent och ger företagets egen personal större möjligheter att fokusera på kärnverksamheten. Text: Cindy Ahrnewald Stärk kassan snabbt med dina kundfordringar den mest kompletta lösningen för företag som vill växa och fokusera på sin kärnverksamhet. Utöver finansiering och bättre likviditet hjälper vi dig med allt från fakturering till inkasso. Vi gör det vi är bäst på och du får möjlighet att driva din verksamhet mer effektivt. I de allra flesta företag ligger stora belopp bundet i utestående kundfordringar. Med PayEx Fakturaservice TM kan du snabbt få bättre likviditet och samtidigt effektivisera dina ekonomirutiner. Fakturering, och inte minst uppföljning av inbetalningarna, tar mycket tid. Du har säkert upplevt att flera av dina kunder inte betalar när de ska. Med PayEx Fakturaservice TM är problemet ur världen. Vi tar oss an allt ifrån utskick till uppföljning av fakturorna och gör det på ett sådant sätt att dina kundrelationer inte blir lidande. VI ÄR EXPERTER PÅ BETALNINGAR. Mellan företag. Mellan människor. Mellan människor och företag. Besök

14 14 ANNONS Hela denna bilaga är annons från Provisa Information AB ANNONS Outsourcingsavtalets juridiska nycklar Foto: 123RF En lyckad outsourcing kräver ett väl genomtänkt avtal där båda parters åtaganden är noga beskrivna och som uppmärksammar arbetsmarknadens spelregler. Foto: Flood Advokatbyrå Dokumentera vad som ska levereras, på vilket sätt detta ska ske och ge utrymme för förändringar, Magnus Daar När ett företag outsourcar delar av sin verksamhet följer ofta en mängd tillgångar med för att tjänsten ska kunna levereras tillbaka. Detta kan ställa till med problem. Det är mycket viktigt att se över tidigare träffade licensavtal för till exempel datorprogram innan man genomför outsourcingen. Det sparar inte bara tid och ytterligare utvecklingskostnader, utan framförallt eliminerar det risken för att oförutsedda kostnader ska omintetgöra hela affären, säger Magnus Daar på Flood Advokatbyrå som är specialiserad på outsourcingjuridik. Dokumentera förväntningarna Den vanligaste anledningen till att outsourcing misslyckas är att förväntningarna på samarbetet skiljer sig åt mellan kund och leverantör. Ett avtal bör säkerställa att respektive parts förväntningar är i linje med varandra och vara så flexibelt att ytterligare investeringar och förändringar kan ske över tid. Dokumentera vad som ska levereras, på vilket sätt detta ska ske och ge utrymme för förändringar. Ingen vet vad som händer om ett eller två år, menar Magnus Daar. Ett vanligt misstag är att bortse från de problem som ofta infinner sig under outsourcingens transitionsperiod, det vill säga tidsperioden då tjänsten överflyttas till den externa leverantören och leveransen påbörjas. Här är det är viktigt att reglera vad som gäller, till skillnad från efteråt när det är så kallat skarpt läge. Ett outsourcingavtal bör reglera servicenivån och priset skall vara justerat därefter, både när det gäller transitionsperioden och den efterföljande skarpa perioden. Outsourca inte problem med förväntningen att den externa leverantören ska lösa problemen som inte kunden själv har löst. Reglera den förväntade kvaliteten på leveransen och allt vad den innebär. Incitamentet att leverera en viss kvalitet är direkt kopplat till priset som måste återspegla de förväntade servicenivåerna. Tjänar inte den externa leverantören pengar på affären så kommer inte kunden att bli nöjd med leveransen heller, säger Magnus Daar. Vikten av att veta vad man vill Bra avtalsstrukturer förbättrar företagens chanser till en lyckad outsourcing. Men enligt Magnus Daar är avtalet i sig inte avgörande och det finns inte en given avtalsmall för outsourcing. Det är vad parterna vill ha och vad de åtar sig som ska sättas på pränt, förklarar Magnus Daar. Med tanke på att behovet kan förändras över tiden så är det dock inte helt enkelt. Det gäller att även undvika fallgropar när det gäller de arbetsrättsliga delarna. Mitt råd är att planera väl och följ lagar, anställningsavtal och kollektivavtal. Förstå konsekvenserna av att tidigt knyta anställda nyckelpersoner till projektet och vad skillnaden blir när dessa arbetar för en extern part, att kompetens lättare går förlorad, rekommenderar Magnus Daar. Text: Cindy Ahrnewald Specialister på Outsourcing Agne Lindberg Advokat och delägare Outsourcing Licens- och systemavtal Integritetsfrågor Anti-piracy Telekom och regulatoriska frågor IT-relaterade tvister Johan Kahn Advokat och delägare Outsourcing Licens- och systemavtal Integritets- och säkerhetsjuridik Marknadsrätt Peter Nordbeck Advokat och delägare Outsourcing Systemleveranser e-handel och integritetsfrågor Med stor branschkännedom intar Delphi bland annat en ledande position inom IT-juridiken. Delphi arbetar med outsourcing av IT och av komplexa affärsprocesser, back office m.m. Vi rankas som en av Sveriges allra främsta byråer inom området. Vårt fokus ligger på affären och verksamheten. Hos Advokatfirman Delphi hittar du ca 120 duktiga jurister. Tillsammans erbjuder vi hela bredden av kvalificerad affärsjuridisk rådgivning från kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Linköping och Norrköping.

15 Dela kostnad och risk med oss! IT-drift är en ständig jämkning mellan kostnad och risk, men genom att dela kostnaden med andra kan du minska risktagandet. Behovet och kraven på IT-drift minskar inte på grund av en lågkonjunktur, däremot minskar ofta IT budgeten. I dessa lägen gäller det att prioritera bland investeringarna samtidigt som man bygger en verksamhet som är förändringsbar, som löpande klarar att skära kostnader samtidigt som företaget expanderar. Ett strategiskt vägval är att byta fasta kostnader mot rörliga där det är möjligt här lägger 24 Solutions sin satsning för framtiden med fokus på att hjälpa företag att modernisera IT och vara innovativa i lägen som ställer höga krav på flexibilitet. 24 Solutions har i många år byggt IT-system med hög tillgänglighet och säkerhet åt såväl stora som små företag som inte har råd att ta risker. Denna erfarenhet använder vi nu i våra drifttjänster. Vi har standardiserat hela vår drift på en modern och mycket säker plattform som återhämtar sig på minuter även då katastrofen inträffar och genom att ständigt utvärdera ny teknik säkerställer vi att vi ligger i framkant. Hos oss finns ingen annan nivå vilket gör att prioritering av system inte behöver göras och risken att missa något försvinner. Genom att vi tillsammans med våra kunder delar på investeringar och underhåll av driftplattformen skapas stordriftsfördelar vilket ger dig en kostnadseffektiv IT-drift och minskade risker. En IT-plattform alla vill ha men som få har ekonomi att investera i själv Joakim Öhman, affärsutvecklare på 24 Solutions Nu räcker det inte längre med att ha en säker IT-drift för att sova gott på natten. De förändringar av miljön som vi ser omkring oss gör att vi även vill arbeta med grön IT för att minimera miljöpåverkan och kunna gå och lägga sig med ett gott samvete på kvällen. Genom att använda modern teknik som virtualisering och erbjuda tjänster som arkivering av gammalt eller icke aktuellt data har vi lyckats minska energiförbrukning med ca 80% i våra drifttjänster. "Skillnaderna vi gör idag bestämmer framtiden" NÅGRA TIPS Bygg ett ledarskap som är förändringsbart, som klarar att skära kostnader samtidigt som företaget expanderar Optimera IT-budgeten genom att balansera kostnader, tillväxt och risker! Lägg alla investeringsprojekt på bordet och granska dem. Prioritera! Alla kan skära kostnader, men säkerställ att du kan mäta kostnadsbesparingarna Var innovativ och modernisera IT. Se till att byta till proportionellt rörliga kostnader där det är möjligt för att minska riskerna Planera för olika framtider - alla konjunkturer vänder. Planera redan nu för att ta dig ur situationen!

16 GÖR DET DU ÄR BRA PÅ Anlita NCA så behöver du inte ge dig på sysslor som ligger utanför din kärnverksamhet. Allt sånt tar vi hand om. Reception, vaktmästeri, kaffemaskiner, fruktkorgar, drycker, växter, lokalvård och konferensservice. En helhetsleverantör, med andra ord. För mer info: