Komplettering till beslut om förstudie för nytt kommunhus samlokaliserat kulturhus

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen 16 december Paragraf Diarienummer KS-2011/ Komplettering till beslut om förstudie för nytt kommunhus samlokaliserat kulturhus Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut den 9 september 2013 om att inleda förstudie avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m. fl. i Huddinge centrum i samarbete med Huge Fastigheter AB, kompletteras så att även ett samlokaliserat kulturhus på ca kvm, i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 10 december 2013, omfattas. Sammanfattning Den 9 september 2013 beslutade kommunfullmäktige att förstudie avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m.fl. i Huddinge centrum ska inledas i samarbete med Huge Fastigheter AB. (Då kommunen håller på att anpassa sin terminologi till branschstandard kommer termen projektering att användas istället för förstudie fortsättningsvis). I frågan om lokaler för kulturell verksamhet valde förvaltningen i sitt beslutsunderlag att inte ta ställning men framhöll i slutsatserna att ett politiskt ställningstagande i frågan behövs inom en snar framtid, eftersom det är viktigt för att projekteringen ska kunna bedrivas effektivt. Skälet till detta är framför allt att Huge Fastigheter AB bedömer att en förutsättning för att komma framåt i detaljplanearbetet är att kommunen bestämmer huruvida ett kulturhus ska samlokaliseras med kommunhuset eller inte. Kommunstyrelsens förvaltning anser att kommunens beställning till Huge Fastigheter AB av en projektering rörande nytt kommunhus även bör omfatta ett samlokaliserat kulturhus på ca kvm. Ett argument för att samlokalisera kulturhus tillsammans med kommunhus är att vissa ytor kan samnyttjas och därmed göra det alternativet billigare än vad uppförandet av ett fristående kulturhus skulle vara. Samtidigt som det finns ekonomiska samordningsvinster med att bygga ett kulturhus tillsammans med ett kommunhus kan också den kulturella närvaron i byggnaden göra huset till något bredare och mer folkligare än ett administrativt centrum utformat enbart för tjänstemäns och politikers behov. Gränsen mellan kultur, bildning och offentlig service skulle bli mindre skarp. Förvaltningen vill avslutningsvis understryka att beslut om att bygga nytt kulturhus samlokaliserat med ett kommunhus först fattas efter att projekteringen har genomförts och med en hyresoffert från Huge Fastigheter AB som grund.

2 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG Överläggning I ärendet yttrar sig Birgitta Ljung (MP), Daniel Dronjak Nordqvist (M), Ann-Marie Högberg (S) och Britt Björneke (V). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Protokollsanteckningar Birgitta Ljung (MP) och Britt Björneke (V) anmäler protokollsanteckningar. Beslutet delges Samtliga nämnder Huge Fastigheter AB

3 Huddinge kommun Kommunstyrelsen PROTOKOLLSANTECKNING Ärende 28: Komplettering till beslut om förstudie för nytt kommunhus - samlokaliserat kulturhus (KF) Miljöpartiet har inte sett ett nytt kommunhus som ett av de mer prioriterade projekten, men förstår att frågan om nya lokaler måste ses i delvis nytt ljus eftersom Tekniska nämndhuset är i så dåligt skick. Miljöpartiet har också i tidigare yttranden föreslagit att man ska titta mer på hur området runt Sjödalsgymnasiet kan utvecklas, det gäller även Huddinge gymnasiet och de intilliggande kvarteren. Vi ser med oro på de ekonomiska kalkylerna och uppfattar dem som snäva. Vi ser er en risk i att de anställdas behov generaliseras och inte kalky leras korrekt i ett tidigt skede i en iver att få ned kostnaderna initialt. Vi vill ännu en gång också påpeka att vissa grupper av anställda och deras specifika behov måste beaktas. Vi är kritiska till att ett så här stort och omfattande ärende kommer sent i en tilläggskallelse, och anser att det är svårt att överblicka på kort tid. Vi förstår dock samtidigt att det finns faktorer som gör att processen måste komma vidare. Utifrån den information vi har tagit del av så välkomnar vi tanken om att ett kommunhus ska kunna användas för flera ändamål, och även vara öppet för kommunens invånare och erbjuda aktiviteter av olika slag. Den typen av mötesplatser välkomnas, men vi känner en oro för att det är svårt att få en helhetssyn av projektet och dess verkliga ekonomiska konsekvenser. ~ il~,icl e Gröna Birgi~ Ljun{/ 0

4 Huddinge kommun Kommunstyrelsen PROTOKOLLSANTECKNING Ärende 28: Komplettering till beslut om förstudie för nytt kommunhus -samlokaliserat kulturhus Vi tycker att det är bra det planerade kommunhuset kombineras med lokaler fur bibliotek och för andra kulturaktiviteter. Det kommer att medföra att huset blir mer tillgängligt för medborgarna och att det även rör sig folk i huset på andra tider än ordinarie arbetstid. Mycket mer behöver göras för att utöka kulturutbudet i kommunen. Det är också bra att ungdomarna kan få tillgång till en mötesplats centralt i det nuvarande Huvudbibliotekets lokaler om biblioteket flyttas. Vi hyser dock vissa farhågor för att en stor och dyrbar satsning på kulturlokaler i Huddinge Centrum medför att man inte anser sig ha resurser att satsa på kultur- och mötesplatser i andra kommundelar. Satsningar i dess kommundelar skulle kunna innebära stora lyft för de områdena. Vänsterpartiet har t.ex. lämnat in en motion om att det ska planeras för ett kultur- och aktivitetshus i Flemingsberg. Det är viktigt att kommunen kan satsa såväl i Huddinge Centrum som i de andra kommundelarna på kulturen. I planeringen ingår även en stor samlingssal istället fur aulan i Huddingegymnasiet. Det är säkert en bra och behövlig investering men det är också viktigt att man tänker på at! kommunen inte ska konkurrera ut de konferensanläggningar SOI11 redan finns i Huddinge centrum. Britt Björn För vänsterpartiet

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende 28 DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (5) HANDLÄGGARE Rosborg, Björn bjorn.rosborg@huddinge.se Kommunstyrelsen Komplettering till beslut om förstudie för nytt kommunhus samlokaliserat kulturhus Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut den 9 september 2013 om att inleda förstudie avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m. fl. i Huddinge centrum i samarbete med Huge Fastigheter AB, kompletteras så att även ett samlokaliserat kulturhus på ca kvm, i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 10 december 2013, omfattas. Sammanfattning Den 9 september 2013 beslutade kommunfullmäktige att förstudie avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m.fl. i Huddinge centrum ska inledas i samarbete med Huge Fastigheter AB. (Då kommunen håller på att anpassa sin terminologi till branschstandard kommer termen projektering att användas istället för förstudie fortsättningsvis). I frågan om lokaler för kulturell verksamhet valde förvaltningen i sitt beslutsunderlag att inte ta ställning men framhöll i slutsatserna att ett politiskt ställningstagande i frågan behövs inom en snar framtid, eftersom det är viktigt för att projekteringen ska kunna bedrivas effektivt. Skälet till detta är framför allt att Huge Fastigheter AB bedömer att en förutsättning för att komma framåt i detaljplanearbetet är att kommunen bestämmer huruvida ett kulturhus ska samlokaliseras med kommunhuset eller inte. Kommunstyrelsens förvaltning anser att kommunens beställning till Huge Fastigheter AB av en projektering rörande nytt kommunhus även bör omfatta ett samlokaliserat kulturhus på ca kvm. Ett argument för att samlokalisera kulturhus tillsammans med kommunhus är att vissa ytor kan samnyttjas och därmed göra det alternativet billigare än vad uppförandet av ett fristående kulturhus skulle vara. Samtidigt som det finns ekonomiska samordningsvinster med att bygga ett kulturhus tillsammans med ett kommunhus kan också den kulturella närvaron i byggnaden göra huset till något bredare och mer folkligare än ett POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli HUDDINGE BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

6 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (5) administrativt centrum utformat enbart för tjänstemäns och politikers behov. Gränsen mellan kultur, bildning och offentlig service skulle bli mindre skarp. Förvaltningen vill avslutningsvis understryka att beslut om att bygga nytt kulturhus samlokaliserat med ett kommunhus först fattas efter att projekteringen har genomförts och med en hyresoffert från Huge Fastigheter AB som grund. Bakgrund I sin verksamhetsplan för 2012 gav kommunstyrelsen förvaltningen i uppdrag att göra en fördjupad utredning som underlag för ett inriktningsbeslut rörande huruvida en projektering av ett nytt kommunhus ska inledas eller inte. Utredningen visade att kommunen står inför ökade lokalkostnader för sin administration oavsett om man sitter kvar eller bygger nytt då Tekniska Nämndhuset måste avvecklas och lokalerna i Kommunalhuset och vid Gymnasietorget har omfattande renoverings- och ombyggnadsbehov. Valet ansågs därför stå mellan att bygga ett nytt kommunhus och samla administrationen med de effektiviseringsvinster det medför, eller att till en nästan lika stor kostnad delvis bygga nytt och renovera övriga lokaler utan att kunna få de fördelar som en samlad lokalisering av administrationen innebär. Den 9 september 2013 beslutade kommunfullmäktige, med utredningen som underlag, att projektering avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m.fl. i Huddinge centrum ska inledas i samarbete med Huge Fastigheter AB. I frågan om lokaler för kulturell verksamhet valde förvaltningen i sitt beslutsunderlag att inte ta ställning men framhöll i slutsatserna att ett politiskt ställningstagande i frågan behövs inom en snar framtid, eftersom det är viktigt för att projekteringen ska kunna bedrivas effektivt. Detaljplan och samarbetsavtal Vikten av ett snabbt politiskt ställningstagande beror bland annat på de uppgifter som behövs för att en detaljplan för fastigheterna Forellen 11 m.fl. ska kunna utformas. Huge Fastigheter AB bedömer att en förutsättning för att komma framåt i detaljplanearbetet är att kommunen bestämmer huruvida ett kulturhus ska samlokaliseras med kommunhuset eller inte. I det avtal som kommundirektören fick i uppdrag av kommunstyrelsen den 26 augusti 2013 att ingå för kommunens räkning med Huge Fastigheter AB rörande projektering för nytt kommunhus, förbinder sig kommunen att senast den 18 januari 2014 komma med en formell beställning till fastighetsbolaget för att ett kulturhus/bibliotek ska kunna inkluderas i projekteringen.

7 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (5) Nuvarande ytor att beakta om nytt samlokaliserat kulturhus byggs Huvudbilioteket Nuvarande huvudbibliotek har en yta på kvm och en hyra på 2,2 milj. Om huvudbiblioteket samlokaliseras med ett nytt kommunhus ger det möjlighet att skapa ett Öppet hus för ungdomar i den utrymda lokalen. I det gamla biblioteket kan då Huset, kulturhuset för unga i Storängen som enligt den fördjupade översiktsplanen måste avvecklas i samband med att området exploateras, bedriva sin verksamhet tillsammans med kulturskolan. Då lokalernas användningsområde ändras krävs enligt kommunens fastighetsbolag investeringar på ca 13 milj. vilket ger en årshyra per kvm på ca kr och är en ökning jämfört med dagens 930 kr. I dagsläget betalar Huset 1,6 milj. i årshyra för kvm och Kulturskolan på Paradistorget knappa 1,1 milj. för 576 kvm. Frigörs dessa medel skulle de täcka hyreskostnaderna för ett renoverat tidigare bibliotek på kvm samtidigt som verksamheterna får större yta än tidigare. Aulan Aulan på gymnasietorget har ca 400 sittplatser, är rörelsehinderanpassad, har mörläggningsutrustning, 3 loger, och är tillgänglig ca 43 veckor om året måndag-söndag från klockan Statistik från kommunens fritidsbokning visar på en låg beläggning (27 procent av den teoretiskt möjliga uthyrningstiden). Aulan används under veckorna för vissa mer omfattande evenemang då de större förvaltningarna behöver dra samman personal för olika informationsträffar eller liknande, medan det under kvällarna och helgerna är Studieförbundet Vuxenskolan Stockholms län och Teaterföreningen Rampfeber som hyr. Även närpolisen, arbetstagarorganisationerna och en dansförening använder sig av lokalen. I den utredning som låg till grund för kommunfullmäktiges ställningstagande den 9 september 2013 att inleda en projektering rörande nytt kommunhus står under rubriken alternativ användning av befintliga lokaler: Innan man tar ställning till den föreslagna alternativa användningen av lokalerna på Gymnasietorget (företagshotell) bör en långsiktig omvandling av hela kvarteret övervägas. För att kunna möjliggöra en framtida exploatering på Gymnasietorget krävs att nuvarande lokaler, varav aulan är en, ska kunna avvecklas för att ge plats för nybyggnationer. Överlag är exploateringsmöjligheterna på tre fastigheter - Storängen, Kommunalvägen och Gymnasietorget då nuvarande förvaltningskontor flyttar samman - en betydande positiv sidoeffekt som är få kommuner förunnad då de bygger nytt kommunhus.

8 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (5) Omfattning, inriktning och kostnader för samlokaliserat kulturhus I utredningen finns tre olika nivåer och inriktningar på kulturhuset redovisade: 1. Kulturhus på kvm som omfattar ett nytt huvudbiliotek, en stor hörsal (500 personer) och en mindre hörsal (80 personer), loger, scenografiförråd, mingelyta samt teknikrum, kapprum etcetera. Förslaget finns redovisat i utredningens översiktliga lokalprogram. Merkostnad jämfört med idag ca 7,6 milj./år. 2. Ett något mindre kulturhus på ca kvm som omfattar ett bibliotek, en stor hörsal (400 personer), loger, scenografiförråd, mingelyta samt teknikrum, kapprum etcetera. Merkostnad jämfört med idag ca 6,8 milj./år. 3. Endast ett nytt huvudbibliotek med motsvarande yta som idag, kvm, byggs. Merkostnad jämfört med idag 3,5 milj./år. I de kalkyler som gjordes i utredningen bedömdes nyproduktionshyran till cirka kr/kvm per år. Merkostnaden för alternativen ovan erhölls genom att reducera den framräknade bruttohyran med den nuvarande hyran för huvudbilioteket på 2,2 milj. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen anser att ovanstående fakta talar för att kommunfullmäktiges beslut den 9 september 2013 om att inleda projektering avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m. fl. i Huddinge centrum i samarbete med Huge Fastigheter AB, bör kompletteras så att även ett samlokaliserat kulturhus på ca kvm omfattas av det. Förvaltningens förslag vilar på alternativ 2 ovan, men med skillnaden att hörsalen är något större och ska kunna rymma 500 personer. I det sammanhanget är det viktigt att poängtera att kulturytan måste utformas på ett sådant sätt att den möjliggör ett flexibelt användande. Samtidigt som det ska gå att ha olika evenemang för en publik på 500 personer, så måste ytan också kunna delas upp i flera mindre lokaler för att anpassas till föreningslivets olika behov och på så sätt stärka deras verksamhet och i förlängningen ge invånarna i en av landets snabbast växande kommuner en rikare fritid. Förespråkar man liksom förvaltningen att det finns kulturytor för en kommun av Huddinges storlek med kulturella ambitioner, är det också logiskt att förorda en samlokalisering av dessa med ett kommunhus eftersom det är den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen då vissa ytor kan samnyttjas.

9 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (5) Samtidigt som det finns ekonomiska samordningsvinster med att bygga ett kulturhus tillsammans med ett kommunhus kan också den kulturella närvaron bidra till att hela byggnaden känns lättillgänglig och får en atmosfär av öppenhet och myllrande folkliv. Det blir ett invånarnas hus. Kulturhuset föreslås bland annat inrymma ett nytt huvudbibliotek samt möjligheter för scenprogram och interna och externa möten. Det skulle innebära att kommunhuset är öppet kvällstid för olika kulturupplevelser, vilket ger invånarna flera anledningar att vistas i lokalerna och gör gränsen mellan kultur, bildning och offentlig service mindre skarp. Förvaltningen vill avslutningsvis understryka att beslut om att bygga nytt kulturhus samlokaliserat med ett kommunhus först fattas efter att projekteringen har genomförts och med en hyresoffert från Huge Fastigheter AB som grund. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Biträdande kommundirektör Björn Rosborg Utredare Bilaga Protokollsutdrag Nytt kommunhus inriktningsbeslut från kommunfullmäktiges sammanträde den 9 september 2013 Beslutet delges Samtliga nämnder Huge Fastigheter AB

10 KOMMUNFULLMÄKTIGE PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 9 september Paragraf Diarienummer KS-2011/ Nytt kommunhus - inriktningsbeslut Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunhusutredningens huvudrapport från augusti 2013 med bilagor, bifogade kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 augusti 2013, godkänns. 2. Förstudie avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m. fl. i Huddinge centrum inleds i samarbete med Huge Fastigheter AB i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 augusti Kommunstyrelsen ska skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning, aktivitetsbaserat eller kontorslandskap, med särskilt beaktande av dels konsekvenser för kommunen som attraktiv arbetsgivare, dels möjligheter till utveckling av verksamheten. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att fortsätta arbetet med att klarlägga behovet av sammanträdesytor, med hänsyn tagen till redan befintliga konferenslokaler i närområdet, samt undersöka olika alternativ för förläggningen av serverhallar för IT. 5. Kommunstyrelsen ska utreda vilka nya arbetssätt och organisatoriska förändringar som behövs för att uppnå avsedd effektivisering av de administrativa funktionerna. Sammanfattning I sin verksamhetsplan för 2012 gav kommunstyrelsen förvaltningen i uppdrag att göra en fördjupad utredning som underlag för ett inriktningsbeslut rörande huruvida en projektering av ett nytt kommunhus och anpassning av organisationen ska inledas eller inte. Utredningen delades in i fem delprojekt: Alternativ användning av befintliga lokaler, kulturhus samlokaliserat med ett nytt kommunhus, lokaliseringsutredning, effektivisering av administrativa funktioner och lokalprogram. Utredningen visar att kommunen står inför ökade lokalkostnader för sin administration oavsett om man sitter kvar eller bygger nytt då Tekniska Nämndhuset måste avvecklas och lokalerna i Kommunalhuset och vid Gymnasietorget har omfattande renoverings- och ombyggnadsbehov. Valet står därför mellan att bygga ett nytt kommunhus och samla administrationen med de effektiviseringsvinster det medför, eller att till en nästan lika stor kostnad delvis bygga nytt och renovera övriga lokaler utan att kunna få de fördelar som en samlad lokalisering av administrationen innebär. Ett nytt kommunhus, lokaliserat till Paradisgaraget i kvarteret Forellen i Huddinge centrum, kommer att generera en större lokalkostnad än dagens, men samtidigt innebär de administrativa effektiviseringarna att dessa uppvägs: - För ett aktivitetsbaserat kontor enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderad skulle årshyran öka med dryga 4 miljoner jämfört med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för ca 20 miljoner kan göras. - För ett kontorslandskap enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderade skulle årshyran öka med dryga 7 miljoner jämfört

11 KOMMUNSTYRELSEN PROTOKOLLSUTDRAG med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för ca 20 miljoner kan göras. Oavsett vilket alternativ som väljs är det ekonomiska utfallet positivt och då utredningen anser att kunskaperna om de olika alternativa kontorstypernas för- och nackdelar skulle behöva fördjupas innan ett ställningstagande görs, bör man i de ekonomiska överslagen utgå från den högre summan. Om valet faller på att bygga ett nytt kommunhus kan även en alternativ användning för Kommunalhuset och Tekniska Nämndhuset troligen genomföras med viss vinst. Innan man tar ställning till den föreslagna alternativa användningen av lokalerna på Gymnasietorget (företagshotell) bör en långsiktig omvandling av hela kvarteret övervägas. I frågan rörande huruvida ett kulturhus inklusive ett bibliotek, alternativt enbart ett bibliotek, ska samlokaliseras med ett nytt kommunhus eller inte redovisar utredningen kostnadsbilden men tar inte ställning. Ett politiskt ställningstagande i denna fråga behövs inom en snar framtid, eftersom det är viktigt för att förstudien ska kunna bedrivas effektivt.nu föreslås fortsatta utredningar och upprättande av en förstudie med inriktningen att ett nytt kommunhus ska byggas. Det slutliga beslutet fattas med en genomförd förstudie och hyresoffert som grund. En preliminär bedömning är att ett sådant underlag kan finnas framtaget runt halvårsskiftet Överläggning i kommunfullmäktige Marica Lindblad (MP) och Kennet Bergh (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Vidare yttrar sig Emil Högberg (S), Britt Björneke (V) och Marica Lindblad (MP). Härefter förklaras överläggningen avslutad. Protokollsanteckningar Protokollsanteckning anmäls dels av Emil Högberg (S) för Arbetarepartiet- Socialdemokraternas fullmäktigegrupp, dels av Britt Björneke (V) för Vänsterpartiets fullmäktigegrupp och dels av Marica Lindblad (MP) för Miljöpartiet de grönas fullmäktigegrupp; se bilagor till detta protokoll. Beslutet delges Samtliga nämnder Huge Fastigheter AB