Med rätt affärssystem får just ditt företag ett övertag gentemot konkurrenterna.

Transkript

1 AFFÄRSSYSTEM ETT KOMPENDIUM FRÅN CS SEP 2007 Med rätt affärssystem får just ditt företag ett övertag gentemot konkurrenterna. 1 MARKNADEN 2 DRIVKRAFTER 3 UPPHANDLING du onödigt merarbete. Företagen gör sig redo för stora inköp av affärssystem. Vi ger dig marknadsöversikten. Höga svenska lönekostnader skapar stort sug efter ännu effektivare affärssystem. Experternas råd: Köp färdiga och branschanpassade system så slipper 4 INFÖRANDE 5 VANLIGA 6 UTVÄRDERING Semper skippade specialanpassningar och överskred sin tidsplan med bara en vecka. FEL Tekniken blir bättre men dålig organisation sätter fortfarande käppar i hjulet. Affärsstudien är viktig, men glöm inte vilka effekter du vill uppnå med din investering. Sponsorer: Infocube och Jeeves

2 AFFÄRSSYSTEM MARKNADEN Allt hetare marknad för affärssystem 1x6-spalt 1 1x5-spalt 1x6-spalt Leverantörer av affärssystem förbereder sig för köpfest. Stora summor står på spel och för kunderna väntar livsavgörande beslut. Det är dags att skaffa sig en koll på marknaden. 1x5-spalt Marknaden blir riktigt het inom några år: det är snart dags för många företag att uppgradera 1x4-spalt Jobba med följande färger: Svart 100% Jobba med följande Svart 60% färger: Svart 100% Svart 30% Svart 60% CS rött Svart 30% CS rött Det gror ett missnöje hos företag. Missnöjet beror på att är snart dags för många företag riktigt het inom några 68,2år: det deras affärssystem inte fungerar som företagen förväntar De flesta skaffar ett nytt att uppgradera. 42, ,5 68,2 sig. 42,6 affärssystem ungefär vart 31, Och även om det inte alltid tolfte år och många sitter med Källa: Gartner beror på ett felaktigt system, system som de skaffade runt utan ofta ett dåligt utnyttjande , 2006 i god tid 2007 före 2008 millennieskiftet, IBM säger dominerar han. Källa: Gartner men tappar av det, så har många fått nog. De har bestämt sig för att det Världsmarknadsandelar it-tjänster är dags att skaffa något nytt. Marknaden är värd 2,3 miljarder kronor Siames men tappar IBM dominerar Det visar en rapport från för Övriga systemleverantörerna, enligt it-tjänster Radar Group. EDS 3,2% 79,7% Radar Group och det Världsmarknadsandelar 3,1% IBM 7,2% en Fujitsu2,7% anledning till att marknaden Siames Och Övriga det Labrador 79,7% är åtta leverantörer för affärssystem är ordentligt 3,1% som delar på IBM 92 7,2% 12,3% EDSprocent 3,2% av varm. den. Fujitsu2,7% Labrador 12,3% Henrik Frimodig, som arbetar med affärssystem inom KPMGs rådgivningsverksamhet, pekar på ytterligare en anledning som kommer att bidra till att göra marknaden Fler vill ha beslutsstöd Världsmarknaden för beslutsstöd fördubblas de kommande tre åren. Omsättning miljoner dollar Lita på att de rustar sig inför den kommande köpvågen. Jätten SAP dominerar Dell Unisys och 26,5% finns hos i runda tal 75 procent av Dell de riktigt Unisys 26,5% stora företagen globalt. Källa: Gartner SAP dominerar även i Sve- 280 Källa: Gartner 1x4-spalt Inköpskostnad Kostnaden per användare är en avgörande faktor när affärssystemet uppgraderas. kronor Uppgraderingskostnad Livslång uppgraderingskostnad. Inköpskostnad ingår inte. kronor x6-spalt x6-spalt TEXT: HENRIK RÅDMARK ILL: KJELL ERIKSSON Movex SAP R3 IFS IBS Jeeves ASW Källa: Executive Report och Radar Group International 42,3% ,3% Movex SAP IFS IBS Jeeves R3 ASW Källa: Executive Report och Radar Group International 2 2x5-spalt

3 1 AFFÄRSSYSTEM MARKNADEN SAP dominerar affärssystemsmarknaden i Sverige Affärssystem på den svenska marknaden, marknadsandelar räknat på licensvärdet. Övriga 8% Microsoft 7% Oracle 8% Visma 6% Jeeves 6% IFS 11% rige där företagets marknadsandel är 24 procent. SAP var tidigt ute med att inte bara prata om system, utan även om att förändra processer. Det tror jag har bidragit till dess starka ställning hos stora företag, säger Henrik Frimodig. Agresso 13% 42,3% SAP 24% Lawson 17% Källa: Executive Report och Radar Group International Den andra jätten, Oracle, är inte lika synlig i Sverige, men en gigant globalt sett. Oracle är för övrigt ett prima exempel på en tydlig trend hos de större leverantörerna, nämligen att växa till mjukvaruhus med ett brett utbud. Såväl SAP och Oracle som Microsoft har mer än bara affärssystem på sina menyer. Där finns integrationsplattformar, crm-system och inte minst analysverktyg för business intelligence. En trend som genomsyrar hela marknaden är aktörernas strävan att nå en ny målgrupp: de mellanstora företagen. SAP och Oracle som traditionellt levererar till de allra största gör sitt bästa för att anpassa sina erbjudanden för att lite mindre företag ska lockas. De minsta försöker växa upp i det mellanstora segmentet genom att nischa sina produkter. De lite mindre spelarna, Lawson, Agresso och IFS, dominerar hos mellanstora företag i Sverige. Gemensamt för dem, liksom för allt fler aktörer, är att de satsar på nischer. IFS system är särskilt väl lämpade för verksamheter med stora och komplicerade anläggningar. Agresso är nästan ett rent ekonomisystem och Lawson, som köpte Intentia, är med Movexsystemet tydligt logistikinriktat med fokus på att stödja en supply-chain, säger Henrik Frimodig. Det tre står tillsammans Henrik Frimodig. för 41 procent av marknaden i Sverige. Storheter som Oracle och Microsoft kommer längre ner på listan. Att Microsoft inte har en större marknadsandel är kanske inte så svårt att begripa. Det har helt enkelt inte hunnit längre, eftersom det köpte in sig på affärsmarknadsscenen genom förvärvet av Navision med systemet Axapta år Utifrån det har Microsoft byggt upp de två produkterna LOGISTICS Advanced Wholesale Det är inte du som måste bli effektivare. Det är affärssystemet. LOGISTICS är en lösning för logistikintensiva företag. Man skulle kunna säga att den flyttar informationen från medarbetarnas huvuden till systemet. Inget ont om dina medarbetare, men Sveriges mest köpta och kompletta affärssystem Jeeves är suveränt på att hålla reda på allt som händer i ert företag. I stället för att på manuell väg försöka ha koll på inköp, avrop, prognoser, behovsberäkningar, avvikelser och marginaler kan Jeeves göra jobbet. Med funktioner som Prognosassistenten, Inköpsassistenten, Warehouse Management, Workflow, E-handel, EDI och full spårbarhet kan vi på InfoCube hjälpa er att förbättra lönsamheten både på kostnads- och intäktssidan. Läs mer om hur du eliminerar dolda kostnader och andra irritationsmoment på InfoCube finns i Göteborg, Stockholm, Malmö och Jönköping. InfoCube AB, Första Långgatan 26, Göteborg Tel: , Fax: , Epost: info@infocube.se, 3

4 1 AFFÄRSSYSTEM MARKNADEN Dynamics AX och Dynamics NAV som riktar sig till större respektive mindre företag. Även om Microsoft inte säger det eller ens skulle ha tänkt det är timingen rätt bra, enligt Henrik Frimodig. De har haft tid på sig att utveckla de här systemen utan att ha behövt sälja dem särskilt hårt. Nu när köpvågen närmar sig har de ett färdigt erbjudande, säger han och tillägger att Microsoft säkert kommer att ta en betydligt större marknadsandel framöver, säger han. Inom segmentet små och medelstora företag finns det ett stort antal leverantörer där Microsoft, Visma, Epicor och Jeeves hör till de vanligaste. Visma är populärt hos små företag medan Jeeves och Epicor riktar sig till medelstora företag inom främst tillverkning och logistik. IBS hamnar marknadsandelsmässigt långt ner på listan i Radar Groups undersökning. En anledning till det tror Henrik Frimodig kan vara att företaget inte har satsat lika mycket på utveckling som de närmaste konkurrenterna, IFS och Lawson, och därför ligger lite efter när det gäller systemets mognad. DISCRETE Manufacturing Det är inte du som måste hålla ihop allting bättre. Det är affärssystemet. DISCRETE är en lösning för företag med orderunik tillverkning. Man skulle kunna säga att den inordnar öarna i företaget i helheten och eliminerar alla orsaker till irritation mellan konstruktionsavdelningen, produktionen och ekonomiavdelningen. Sveriges mest köpta och kompletta affärssystem Jeeves är suveränt på att hålla reda på allt som händer i ert företag, från första kundkontakt över konstruktion och produktberedning till offert, order, produktion och aftersales. Med Jeeves proffskonfigurator, CAD-integration, dokumentstyrning, workflow, spårbarhet och projektuppföljning kan vi på InfoCube hjälpa er att förbättra lönsamheten både på kostnads- och intäktssidan. Läs mer på InfoCube finns i Göteborg, Stockholm, Malmö och Jönköping. InfoCube AB, Första Långgatan 26, Göteborg Tel: , Fax: , Epost: info@infocube.se, 4

5 AFFÄRSSYSTEM DRIVKRAFTER Flexibilitet driver investeringar 2 Med förhållandevis kort arbetstid och hög lönekostnad är svenska företag särskilt intresserade av att ständigt effektivisera. Det är därför de investerar i affärssystem. Företag behöver system som är tillräckligt flexibla för att kunna följa med i alla förändringar TEXT: HENRIK RÅDMARK ILL: Infocube_185x60_vFINAL.qxd 12/9/07 16:51 Page 2 KJELL ERIKSSON En ständig utmaning för alla företag är att öka effektiviteten och produktiviteten. Inga nyheter så långt. Själva poängen med ett affärssystem är att stödja just detta. Eftersom det är en pågående process växer förväntningarna och kraven på ett sådant system hela tiden. En rapport från Radar Group kring hur affärssystem hanteras i företag pekar på faktorer som gör effektivisering särskilt trängande hos svenska företag. Det handlar om lönekostnader som ökar mer än i exempelvis USA och om att en svensk arbetar färre timmar än människor i många andra delar av världen. I snitt måste ett svenskt företag vara 13 procent effektivare än ett amerikanskt, enligt rapporten. Staffan Movin, senioranalytiker på Exido, säger att det sker en förändring hos många företag i dag när det gäller förväntningarna på ett affärssystem. Från att ha varit en kostnadssänkare vill nu många företag att det ska hjälpa till att skapa nya intäkter. Mer specifikt ser han tre tydliga drivkrafter bakom företags investeringar i affärssystem. Det handlar om flexibilitet, integration med kunder och leverantörer, och analysmöjligheter, säger han. Flexibilitet är inte bara en bra grej, det är en förutsättning för lyckade affärer, påpekar Staffan Movin. Företagen lever i en ständigt föränderlig värld där inte bara kundernas och leverantörernas förutsättningar och önskemål förändras, utan där uppköp och sammanslagningar är vardagsmat. Företag behöver system som är tillräckligt flexibla för att kunna följa med i alla förändringar. Tillsammans med den andra starka drivkraften, integration med omvärlden, skapar det en utmaning för leverantörerna. I och med att systemen ska runs 5

6 2 AFFÄRSSYSTEM DRIVKRAFTER täcka en allt större del av företagets processer och också sammankopplas med externa system växer de i omfattning och komplexitet, vilket knappast gynnar flexibiliteten. Leverantörerna tror och hoppas att de löser detta genom att soa-anpassa sina lösningar, det vill säga bygga om dem så att de blir modulbaserade och använder standardiserade sätt att kommunicera med omvärlden. Analys hör till de nya drivkrafterna för företag att investera i affärssystem. Men Staffan Movin menar att analysbehovet ännu inte kan tillgodoses av affärsystemen och att det därför är en felaktig drivkraft i sammanhanget. För kraftfulla analysverktyg är det fortfarande en bra idé att satsa på ett fristående system, säger han. Ett fjärde område som är viktigt för företag är användbarheten. Ett verktyg som ska öka effektiviteten borde rimligen inte krångla till det för användarna. Ändå är det inte ovanligt att det blir så. Henrik Frimodig, rådgivare på KPMG, menar att en orsak till det faktiskt kan vara trenden att leverantörerna lägger allt i ett webbgränssnitt. Det blir ju ofta enklare för sällananvändare, men för någon som använder det ofta minskar möjligheten till en effektiv användning på grund av begränsningarna som ett webbgränssnitt sätter. En annan orsak menar han ligger i själva införandet av ett affärssystem. För även om leverantören har pratat om processer och hur systemet ska användas under själva upphandlingen och inför implementationen, är risken stor att konsulterna som ska få det på plats inte riktigt följer den utstakade linjen. Förändringsvilja bakom IVTs investeringar Precis som hos andra företag ska affärssystemet hos IVT höja effektiviteten och ge nöjdare kunder. För att nå dit krävs en förmåga att hänga med i kundernas och IVTs föränderliga verklighet. HENRIK RÅDMARK Värmepumpstillverkaren IVT växer så det knakar. Affärssystemet, som kommer från Jeeves och som installerades för åtta år sedan, hänger fortfarande med. För oss är det avgörande att systemet kan följa med i de förändringar vi genomgår, berättar Mathias Ristl som är it-chef på IVT. Bolagets omsättning har ökat med drygt en miljard kronor de senaste sju åtta åren och ligger i dag på närmare 1,4 miljarder kronor. För tre år sedan köptes det dessutom av tyska Bosch. Bosch koncerngemensamma system är SAP och det är inget vi i dagsläget vill ha, säger Mathias Ristl. Kostnaden var främsta orsak till varför IVT inte ville byta. Att bara uppgradera ett SAP-system till en ny version kostar ofantliga summor, i storleksordningen 20 gånger mer jämfört med vårt nuvarande system. Den underliggande drivkraften bakom varje investering i affärssystemet är effektivisering och rationalisering. Där är flexibilitet och en rimlig kostnadsnivå avgörande. I och med att bolaget växer så snabbt behöver processerna i verksamheten hela tiden justeras och då måste affärssystemet kunna hänga med utan att det kostar för mycket. Anpassningsbarheten tycks vara nyckeln för IVT. Och den når faktiskt ända ut till användarna. Gränssnittet hos systemet kan anpassas på individbasis så att varje medarbetare får ett utseende som passar honom eller henne. Men vi har valt att styra det centralt, så att gränssnittet är anpassat efter varje funktion i stället för individ, säger Mathias Ristl. En brist är behörighetshanteringen. Det har varit svårt att begränsa delar av systemet för användare. Enligt Mathias Ristl är det åtgärdat i den senaste versionen av affärssystemet. Gör värmepumpar Bolag: IVT Industrier. Verksamhet: tillverkning av värmepumpar, två fabriker i Sverige. Antal anställda: ca 470. Omsättning: 1,33 miljarder kronor (2006). Affärssystem: Jeeves. Utmaning: att hantera den kraftigt växande verksamheten. Produktivitetsvinst per år Trots hög mognadsgrad skiljer det mellan de olika systemens produktivitetsförbättringar. procent Jeeves SAP R IFS 101 IBS ASW 100 Movex Källa: Executive Report och Radar Group International 6

7 Jeeves_CS_185x260_advert.qxd 12/9/07 16:42 Page 2

8 AFFÄRSSYSTEM UPPHANDLING Köp så färdig lösning som möjligt 3 Bästa sättet för en lyckad upphandling är att köpa ett affärssystem som redan är så branschanpassat som möjligt. Det bästa sättet att kontrollera om ett system verkligen är anpassat för en bransch är att hämta in referenser av liknande installationer TEXT: LARS DANIELSSON ILL: Infocube_185x60_vFINAL.qxd 12/9/07 16:51 Page 1 KJELL ERIKSSON För några år sedan började den äldre version av Lawsons, då Intentias, affärssystem Movex som användes på Semper, att bli gammal. Underhållsansvaret från leverantören närmade sig slutdatum. När Semper köptes av schweiziska Hero i februari förra året fick it-chefen Anders Wickbom klartecken att börja titta på nya affärssystem. Vi kom snabbt fram till att Lawson, Microsoft och SAP var de leverantörer som var mest intressanta. Vi var RÅD INFÖR upphandlingar Ett vanligt fel är att företag för tidigt tittar på den ekonomiska sidan av upphandlingen. Fokus bör ligga på stödet till verksamheten. Här är Exidos råd: Förberedelse. Många verksamheter försöker hitta det som är unikt för dem och det bör vara utgångspunkten när man ska upphandla ett affärssystem. ute efter en mogen leverantör med färdiga lösningar. Vi hade olika förväntningar på de tre alternativen, säger han. En förhoppning var att Microsoft skulle vara billiga, säger Anders Wickbom. Låg det inte nära till hands att välja Lawson, som köpt Intentia, eftersom Semper använde Intentias system Movex? Det kändes osäkert vad det skulle bli av Intentia. Vi hade jättebra kontakt med personalen på Intentia och kände att vi tappade närhet efter förvärvet. Gallring. Det är viktigt att inte låsa sig vid för få leverantörer. Man kan få bra idéer från företag som inte kommer med. Utvärdering. Man bör ha med sig tre till fyra leverantörer när man går in i utvärderingsfasen. Avtalsskrivning. Avtalsmodellen ska fastställas tidigt i upphandlingsprocessen. runs 8

9 3 AFFÄRSSYSTEM UPPHANDLING Det första kravet som ska uppfyllas för en lyckad upphandling är, enligt Anders Wickbom, att hitta en så färdig systemlösning som möjligt. Detta görs genom att välja en branschanpassad version av ett affärssystem. Men blir det inte en massa anpassningar av systemet då? Vi är systemmässigt inte unika som företag som leverantör av livsmedel till dagligvarubranschen. Såväl lag- som kundkrav är gemensamma för alla leverantörsföretag. Det bästa sättet att kontrollera om ett system verkligen är anpassat för en bransch är att hämta in referenser av liknande installationer, vilket Semperfolket gjorde. UNDVIK FÄLLORNA Presentera aldrig ett nytt projekt som ett it-initiativ utan som ett affärsprojekt. Glöm aldrig att ha koll på teknikens brister. Tala aldrig i teknikspråk utan använd affärstermer när det gäller nya projekt. Presentera inte bara de bästa Näst efter att välja ett standardsystem framhåller Anders Wickbom magkänslan, vilket inte minst inbegriper att jobba nära de konsulter som ska införa systemet. Man måste känna att det fungerar i kommunikationen med konsulterna. Vi kände inte till Implema, det konsultföretag som SAP utsåg. Men konsulterna där är väldigt duktiga. Dessutom visade det sig att deras kontor finns tvärs över gatan från vårt. Och det var ju ingen nackdel, säger han. möjliga utfallen, utan även de sämsta tänkbara. Glöm inte kostnader, exempelvis utbildning och support. Missa inte att klargöra vad som kommer att ske i organisationen om projektet upphör. Glöm inte att noga lista de finansiella fördelarna. Infocube_185x60_vbewator.qxd 18/9/07 20:32 Page 1 En tredje punkt är att kontrollera systemleverantörens uthållighet, att denna finns kvar under överskådlig framtid. Slutligen nämner Anders Wickbom låg totalkostnad, så kallad tco. Kostnaden för en SAPlösning visade sig vara mycket Arbeta aldrig ensam. Se till att både chefer och affärsfolk tar fram underlag till projektet. Analysera inte i överkant. Allt kan inte förutsägas. Det gäller att ha en bra grund att stå på som kan vidareutvecklas. Glöm inte skapa entusiasm hos alla inblandade för ett projekt. VÄG MOT FRamgång Välj ett standardsystem som är anpassat till verksamheten. Gå på magkänslan, till exempel vad gäller bedömningen av konsulter. Kontrollera systemleverantörens uthållighet. Kommer den att finnas kvar om några år? Lågt pris är alltid en fördel. Sist, men inte minst, behövs en förteckning med funktioner att bocka av. Här bör även områden som support och utvecklingsmöjligheter tas upp. konkurrenskraftig, säger han. Förstudien tog ordentlig fart i mars 2006 och de slutliga förhandlingarna inleddes i september. Totalt var tio personer på Semper inblandade, två från itavdelningen och åtta funktionsansvariga. Den sammanlagda arbetsinsatsen för upphandlingen uppskattas till tre, fyra personer på heltid i ungefär tre månader. Vid utvärdering av leverantörerna var funktionalitetskravet ett av de tyngsta urvalskriterierna. Även mjukare faktorer som support och utvecklingsmöjligheter bedömdes. Det visade sig att SAP och Lawson var jämbördiga vad gällde funktionalitet för vår bransch. Lawson hade en besvärlig avtalsmodell i vilken många sidoavtal krävdes. Valet föll till slut på SAPs All-in-one med Implemas Food provider som var förkonfigurerad för livsmedelsbranschen. runs 9

10 AFFÄRSSYSTEM INFÖRANDE Så höll Semper tidsplanen 4 Semper höll anpassningarna till ett minimum. Tidsplanen överskreds därmed med bara en vecka. En bra utförd upphandling är en grundförutsättning för att lyckas med införandet TEXT: LARS DANIELSSON ILL: Infocube_185x60_vFINAL.qxd 12/9/07 16:51 Page 6 KJELL ERIKSSON Ursprungligen skulle det enligt planen ta 16 veckor att införa SAPs system på Semper. Det tog 17. Det är ett utfall som många it-chefer skulle vara beredda att offra åtminstone ett lillfinger för att uppnå. Hur ska man göra för att lyckas så väl med ett införande av ett affärssystem? Vi har varit försiktiga med anpassningar av systemet, frågat oss om de verkligen behövs, säger Anders Wickbom, it-chef på Semper. Detta ledde till en början till ett visst motstånd bland funktionsspecialister inom Semper. Man vill göra saker på det sätt som man har gjort förut. Det nya systemets lösningar kändes till en början abstrakta, säger Anders Wickbom. Ett sätt att hantera detta motstånd är att försöka övertala de inblandade att det faktiskt kommer att fungera. Att det vore konstigt om det inte skulle fungera, även om det fungerar annorlunda i ett system än i ett annat. För att kunna minimera antalet anpassningar säger Anders Wickbom att det är viktigt att välja ett system som passar för den bransch det ska användas i (se artikeln om upphandling på sid 8). Anders Wickbom anser att en bra utförd upphandling är en grundförutsättning för att lyckas med införandet. Den 4 juli var införandet klart och i skrivande stund har SAPsystemet varit i drift i tre månader utan några större problem. Elva konsulter och nästan lika många funktionsspecialister på Semper har varit inblandade med att införa de olika modulerna i systemet. Konsulterna har varit i gång tre till fyra dagar i veckan. De funktionsansvariga har deltagit i projektet utöver sina vanliga arbetsuppgifter, vilket varit betungande för dem. Dessutom har en projekt- runs 10

11 4 AFFÄRSSYSTEM ledare för konsulterna och en ansvarig på Semper varit med. Införandemodellen går ut på att flera parallella spår löper samtidigt. Man såg inte några påtagliga resultat under de första sex veckorna. Vi var lite i händerna på konsulterna. Semperfolket är naturligtvis nöjda med det snabba införandet. Men det finns även nackdelar med att det går undan. En nackdel med att det går snabbt är att man inte hinner vänja sig och lära sig nytt. Man ersätter inte 15 års erfarenhet på 17 veckor. Förankring och kunskapsspridning blir lidande. Skulle ni göra något annorlunda om ni fick chansen att göra om upphandlingen och införandet? Vi borde ha tagit ytterligare referenser. Vi skärskådade inte införandemodellen tillräckligt i förväg. Men det gick ju bra ändå. Man måste ha lite tur också, säger Anders Wickbom. INFÖRANDE TRACE Medical & Life Science Det är inte du som måste klara fler och fler regler. Det är affärssystemet. TRACE är en lösning som gör företag inom Life Science effektivare. Den bygger på Sveriges mest köpta och kompletta affärssystem Jeeves och på de kunskaper vi på InfoCube har efter att i många år ha arbetat med med läkemedels- och bioteknikindustrin. Utmaningen är att inte låta kostnaderna för administration växa i samma takt som kraven på regelefterlevnad, dokumentation, spårbarhet, korrekta attestflöden och riskeliminering. Det där kan vi. Vi vet hur man får ner kostnaderna både på intäktssidan och kostnadssidan med hjälp av bland annat RFID och streckkoder, modeller för uppföljning och analys, workflow, elektronisk signatur och FDA Part 11 Complience. Läs mer om full spårbarhet hela vägen från leverantör till slutkund på InfoCube finns i Göteborg, Stockholm, Malmö och Jönköping. InfoCube AB, Första Långgatan 26, Göteborg Tel: , Fax: , Epost: info@infocube.se, 11

12 AFFÄRSSYSTEM VANLIGA FEL Undvik fallgropar vid införandet 5 TEXT: MARTIN WALLSTRÖM ILL: KJELL ERIKSSON Tekniken blir allt bättre. Det som allt oftare fallerar är bristande organisation av installationerna av affärssystem, säger flera bedömare. Projektledningen, både hos leverantör och kund, håller inte håller måttet fem skäl till missnöje Det finns flera orsaker till missnöje. Här är de fem vanligaste: Funktioner som inte används och blir till ingen nytta. Det skapar irritation över onödiga kostnader. Krångliga uppgraderingar. De leder ofta till systemkaos. Allmän komplexitet som gör att systemet inte fungerar som det ska. Leverantören håller inte måttet utan levererar för dålig support, får ekonomiska problem eller blir uppköpt. Allt för långtgående anpassning eller att systemet inte anpassas alls efter speciella krav. Infocube_185x60_vFINAL.qxd 12/9/07 16:51 Page 3 Få system gör användarna så missnöjda som nya affärssystem. Till detta finns flera förklaringar. Främsta orsakerna är organisatoriska, inte tekniska, säger affärsystemexperten Sören Janstål. Det uppstår sällan tekniska problem med själva programmen. Oftast är det mänskliga faktorn som fallerar, säger Sören Janstål. Systemen levererar fel Sören Janståhl. saker, för sent eller till för hög kostnad. Vid installationer av affärssystem ligger den genomsnittliga kundnöjdheten på 0,3 på en skala på mellan -1 och 1. Det berättar Hans Werner, vd för Radar Group. Vid investeringar i infrastruktur ligger siffran betydligt högre, mellan 0,6 och 0,7. Men samtidigt blir affärssystemskunderna efter hand något mindre missnöjda. Ofta beror det på en ökad mognad hos kunderna, att de ser affärsystemsprojektet som ett förändringsarbete där ledningen är involverad, säger Hans Werner. Enligt Sören Janstål är det ofta projektledningen, både hos leverantör och hos kund, som inte håller måttet. Företagen ger sig inte den tid som behövs för kompetensutveckling och utbildning. Följden blir att kravspecifikationerna är för dåliga. De är bra rent tekniskt, men de talar inte om vad systemen ska bidra med till verksamheten, säger Sören Janstål. Thomas Andersson, konsult på Grandezza, håller med: Kunderna gör många onödiga misstag när affärssystemen installeras. Det gäller oavsett om det handlar om standardsystem från Oracle runs 12

13 5 AFFÄRSSYSTEM VANLIGA FEL och SAP eller specialutvecklade system, säger han. Målet är ofta detsamma: att säkerställa att företaget får vad det behöver. I de flesta fall handlar det om ökade intäkter, sänkta kostnader eller bättre kundvård. Allt för ofta finns en grundläggande oklarhet om vad man vill åstadkomma med installationen. Tekniska specifikationer och affärskrav måste gå hand i hand, men gör det tyvärr ganska sällan, säger Thomas Andersson. Problemet är inte att förväntningarna är orealistiska utan att de överhuvudtaget inte finns. Företagen vet helt enklet inte vad de vill uppnå. Däremot är företagen bra på att beskriva vad systemen ska göra. Men kravspecen avser sällan vilka affärseffekter man vill uppnå. Enligt Thomas Andersson krävs att företaget tillsätter projektgrupper som har ett gemensamt it- och verksamhetsansvar. Teknikavdelningen måste även kunna tala om vilka möjligheter som finns. Enligt Christer Hellström, ansvarig för systemintegration och teknik på konsultföretaget Accenture i Sverige, når procent av installationerna inte förväntningarna på kvalitet, tidsramar eller budgetar. Ett av de största felen är att ställa samma krav på systemet som om det vore egenutvecklat. Ofta tror företagen att de tappar konkurrensfördelar om de låter bli att anpassa, säger han. Inget bolag är så annorlunda eller unikt att det inte kan använda SAP eller Oracle, säger Christer Hellström. Anpassningarna leder till enorma kostnadsökningar och onödigt komplexa system, enligt Thomas Andersson. En stor svårighet är att hitta en balans mellan att köra standard där det behövs, vilket är på de flesta ställen, och att anpassa på de få ställen där det faktiskt är affärsunikt. TRACE Food & Beverage Det är inte du som måste se till att alla märkningar hamnar rätt. Det är affärssystemet. TRACE är en lösning som underlättar vardagen för företag inom livsmedelsindustrin. Den bygger på Sveriges mest köpta och kompletta affärssystem Jeeves Enterprise och på de kunskaper vi på InfoCube har efter att i många år ha arbetat med företag som verkar inom livsmedelsindustrin. Utmaningen är att inte låta kostnaderna för administration växa i samma takt som kraven på regelefterlevnad, dokumentation, spårbarhet, korrekta attestflöden och riskeliminering. Det där kan vi. Vi vet hur man får kontroll på Intäkter och Kostnader genom Partihantering, vi kan de nya reglerna för Repa, Glasåtervinning, Kravavgifter och Rättvisemärkning. Spårbarheten ligger som den röda tråden genom affärssystemet för uppföljning. Läs mer om full spårbarhet hela vägen från leverantör. InfoCube finns i Göteborg, Stockholm, Malmö och Jönköping. InfoCube AB, Första Långgatan 26, Göteborg Tel: , Fax: , Epost: info@infocube.se, 13

14 AFFÄRSSYSTEM UTVÄRDERING Affärsstudien avgör resultatet 6 Affärsstudien är ett viktigt instrument när ett företag ska utvärdera ett nytt affärssystem. Men ofta glöms de mjuka drivkrafterna bort. Att göra en affärsstudie på ett affärsystem är väldigt svårt, eftersom kostnaderna är höga och de potentiella intäkterna ofta är snåriga att räkna hem, men det finns inga alternativ När ett företag planerar att investera i ett nytt affärssystem, brukar man ofta ta fram en affärstudie. Det är en analys av varför ett nytt system införs och vilka effekter som ska uppnås. Grunden är en kalkyl, av exempelvis roi, return on investment, internränta eller återbetalningstid. Affärsstudien bör innehålla positiva effekter som ökade intäkter och sänkta kostnader. Den bör även innehålla uppgifter om resursåtgång som investeringar och löpande kostnader. Magnus Penker, koncernchef på Cordovan Group, anser att många företag är för avgränsade när de ska göra affärsstudien. Alltför ofta är enbart kalkylerna i centrum. Visst är det viktigt att ha fokus på roi och andra nyckeltal. Men ofta glöms mjuka värden och effekter bort. De kan vara den verkliga drivkraften, säger han. Alltför sällan ser han resonemang kring hur företagets marknad utvecklas, framtida produktutveckling, nya lanseringar och framtida förvärv. Allt är faktorer som påverkar. Ofta lägger företagen fokus på interna affärprocesser och system. De tittar utifrån det på om det går att räkna hem investeringen. Däremot glöms lätt vilka effekter som investeringen ska leda fram till, säger Magnus Penker. Enligt affärssystemsexperten Sören Janstål är affärsstudierna välgjorda, men ofta saknas en koppling till företagets verksamhet. Ekonomichefen får rollen att se till att systemet betalar sig. Men om ett system ska underlätta affärer, kundvård, e-handel och annat gäller det att förstå hela affären, säger Sören Janstål. Exempel på detta är ökade intäkter, sänkta kostnader, konkurrensfördelar och nöjdare kunder. Sådana faktorer hade man bra grepp om när man inves- TIPS inför analysen TEXT: MARTIN WALLSTRÖM ILL: KJELL ERIKSSON 1. Förstå affärsmålen. Det handlar om att öka intäkter eller spara kostnader. Arbetet måste ses som ett projekt för att stärka verksamheten inte som ett teknikprojekt. 2. Använda siffror. Inkludera alltid de totala projektkostnaderna, underhåll och återbäring på investeringarna, säger Rebecca Wettemann, analytiker på Nucleus Research. 3. Skapa olika scenarier för intäkter och kostnader. Försök få tillgång till bästa tänkbara data, avseende kostnader och fördelar. Många projekt har fördelar som inte går att kvantifiera. Då får man framhålla dem utan sifferstöd. 4. Ta hänsyn till kulturen. Affärskulturen avgör vilka underlag som prioriteras. Det gäller att veta hur många detaljer som ska vara med, hur underlaget ser ut och vem som presenterar det. I vissa fall handlar det om ett fåtal sidor, i andra långa rapporter. 5. Ta hänsyn till icke-finansiella faktorer. Det finns många exempel på viktiga projekt som inte går att räkna hem som program som hjälper företagen att klara lagkrav. Försök skapa en helhetsbild. 6. Inkludera externa kostnader. Titta inte bara på projektet, utan även på dess omgivning. Aspekter som utbildning och externa kontakter måste räknas in i kostnaden liksom fördelar. 7. Utnyttja konsulter. De är inget självändamål, men kan bidra med nya perspektiv. Detta gäller både tekniska aspekter och affärsmässiga. Det är lätt att bli hemmablind. 14

15 6 AFFÄRSSYSTEM UTVÄRDERING AFFÄRSSTUDIE STEGvis Enligt Magnus Penker, koncernchef på Cordovan Group, bör minst fem steg ingå för att ta fram en affärstudie. terade på 80- och 90-talet. Men affärssystem och hur väl företagen här har det faktiskt gått bakåt. utnyttjar funktionerna. Efter 2000 och internetskiftet Slutsatsen var att alltför få funktioner har många företag blivit sämre används. på att förankra it-investeringarna Företagen är för dåliga på att i affärsverksamheten, säger följa upp användningen, vilket är Sören Janstål. ett problem. Att göra en affärsstudie på ett affärsystem är väldigt Jonas Hedman är forskare vid svårt, eftersom kostnaderna Infocube_185x60_vFINAL.qxd Högskolan i Borås. Han har tidigare 12/9/07 är höga och 16:51 de potentiella Page intäk- 4 studerat användningen av terna ofta är snåriga att räkna hem, men det finns inga alternativ. Utan siffror blir det ingen investering, säger han. Sedan är det lika viktigt att affärsstudien används för uppföljning, att den används som styrinstrument. Helst ska dokumentet följa med projektet, från början till slut. Första steget handlar om att ta reda på förutsättningar, ekonomiskt sett, inte bara organisatoriska och tekniska, utan även kunskaper, vilja och attityd, vad företaget förmår och hur mycket resurser som finns. Andra steget är att ta fram ett hypotetiskt business case, en skiss för ungefär vad man vill uppnå med systemet och vad det får kosta. Tredje steget är att koppla det till dagens ekonomiska förutsättningar, intervjuer med involverad personal från verksamheten, ledningen och it-avdelningen och attitydundersökningar. Fjärde steget är att ta fram en analys av vilka vägval som finns. Här bör man, utifrån en central hypotes om vad man vill uppnå, titta på olika vägval även när det gäller marknadens utveckling. Det gäller också att göra analyser över konsekvenser och investeringens känslighet. Femte steget är att koppla investeringen till affärsstrategin, alltså vilken väg vill företaget gå och vilka verksamhetseffekter som ska uppnås. Här utarbetas en implementationsplan, som utgår från vad som händer ute hos kunder ochleverantörer. Där räknas även projektets alla ekonomiska konsekvenser fram. runs 15

16 Berätta om dina utmaningar Visst bryr vi oss om tekniken. Vi har valt att uteslutande arbeta med Jeeves affärssystem därför att det är ett av de mest moderna och kompletta som finns. Men framför allt bryr vi oss om dina utmaningar. När vi startade InfoCube valde vi att fokusera på de branschsegment och de problem vi redan var bra på. Men vi vill alltid lära mer, alltid höra om fler av dina utmaningar. Av bara farten har vi blivit Jeeves största enskilda partner med 300 kunder i 20 länder. Läs mer på infocube finns i göteborg, Stockholm, malmö och Jönköping. InfoCube AB, Första Långgatan 26, Göteborg Tel: , Fax: , Epost: info@infocube.se,