Styrgruppen för SÖN föreslår att Kommunfullmäktige iberörda kommuner beslutar:

Transkript

1 ' SAMVERKAN 1,^ ÖSTRA NORRBOTTEN Beslutsunderlag för Kommunfullmäktige ihaparanda, Kalix, Överkalix och Övertorneå kommuner avseende gemensam administrativ lönehantering och ev andra gemensamma stödprocesser och specialistfunktioner Beskrivning Projektet, Samverkan i Östra Norrbotten (SÖN), har skapats av Haparanda, Kalix, Överkalix och Övertorneå kommuner för att pågå under perioden Syftet är att få till stånd en långsiktig samverkan mellan kommunerna inom specificerade områden för att gemensamt öka möjligheterna att trygga kompetensförsörjning och förutsättningar för framgångsrik regional hållbar utveckling i östra norrbotten. Projektet ägs och koordineras av Högskoleförbundet Östra Norrbotten och styrgruppen består av kommunalråd och kommunchefer för de fyra kommunerna. Kommunerna i östra Norrbotten står inför många utmaningar. Det innebär att tydliga prioriteringar av kommunernas resurser behöver göras. I en inte alltför avlägsen framtid är det troligt att många mindre kommuner i Sverige kommer att behöva formera större enheter för att kunna genomföra ålagda uppdrag med önskvärd kvalitet och med ökad kostnadseffektivitet, och för att vara attraktiva arbetsgivare för nya kompetenser med både kvalificerade och utvecklande arbetsuppgifter. I SÖN-projektet haren förstudie genomförts som avser en gemensam löneprocess, se bilaga "Förstudie avseende gemensam löneprocess i Östra Norrbotten". Förslag till beslut Styrgruppen för SÖN föreslår att Kommunfullmäktige iberörda kommuner beslutar: Att bilda ett gemensamt kommunalt bolag som ägs till lika delar av kommunerna Att bolagsordning, ägardirektiv och aktieägaravtal skall fastställas av respektive Kommunfullmäktige senast i:a kvartalet Att styrgruppen får i uppdrag att utforma en finansieringsmodell för de tjänster kommunerna köper av bolaget. Att styrgruppen får i uppdrag att påbörja rekrytering av en verkställande direktör till bolaget Att berörd personal inom löneadministration överförs till bolaget Att styrgruppen får i uppdrag att utreda om det finns andra administrativa stödtjänster och eller specialistfunktioner som också kan ingå i bolaget. 1

2 SAMVERKAN ÖSTRA NORRBOTTEN Tidsplan och bedömda kostnader Utformning av ägardirektiv, bolagsordning och aktieägaravtal. Klar december Bedömd kostnad 0 kr. Utformning av finansieringsmodell för bolaget. Klar december Bedömd kostnad 0 kr. Rekrytering av verkställande direktör. Klar senast i:a kvartalet Bedömd rekryteringskostnad 40 kkr, samt årlig lönekostnad för tjänsten ca 900 kkr Verksamhetsutveckling och standardisering av rutiner och processer för berörd personal inom löneadministrationen. Klar december Bedömd kostnad ca 125 kkr/kommun. I detta ingår nulägesanalyser av ingående kommuner, samt utveckling och effektivisering av IT-stöd. Migrering och driftsättning av gemensam server för löneadministration. Klar februari Bedömd kostnad ca kkr Utredning om andra administrativa stödtjänster och/eller specialistfunktioner kan ingå i bolaget. Klar juni Bedömd kostnad 0 kr. För kommunerna i Östra Norrbotten Haparanda kommun Kalix Kommun Gunnel Simu, Kommunalråd Ellinor Söderlund, Kommunalråd Nadja Lukin, Kommunchef Stig Strömbäck, Kommunchef Överkalix kommun Övertorneå kommun Birgitta Persson, Kommunalråd Roland Kemppainen, Kommunalråd Maria Henriksson, Kommunchef Rolf Kummu, Kommunchef 2

3 SAMVERKAN ÖSTRA NORRBOTTEN Förstudie avseende underlag för beslut om utveckling av en gemensam löneprocess i Östra Norrbotten För Kalix, Haparanda, Övertorneå och Överkalix kommuner

4 Innehåll Sida 1. In I ed n i ng Uppdragsbeskrivning Utvecklingsalternativ E-förvaltning Löneprocessen Volymer och nyckeltal IT-infrastruktur Kostnader IT-infrastruktur och personal Omvärldsbevakning Former för politisk styrning SWOT- analys med berörd personal i östra Norrbotten. 22 2

5 1. Inledning Projektet, Samverkan i Östra Norrbotten (SÖN), har skapats av Haparanda, Kalix, Överkalix och Övertorneå kommuner för att pågå under perioden Syftet är att få till stånd en långsiktig samverkan mellan kommunerna inom specificerade områden för att gemensamt öka möjligheterna att trygga kompetensförsörjning och förutsättningar för framgångsrik regional hållbar utveckling i östra norrbotten. Projektets styrgrupp består av kommunalråd och kommunchefer för dessa kommuner. Länsstyrelsen medfinansierar projektet tillsammans med kommunerna. Kommunerna i östra norrbotten står inför många utmaningar. Det innebär att tydliga prioriteringar av kommunernas resurser behöver göras. I en inte alltför avlägsen framtid är det troligt att många små kommuner kommer att behöva formera större enheter för att kunna genomföra ålagda uppdrag med önskvärd kvalitet och med ökad kostnadseffektivitet, och för att vara attraktiva arbetsgivare för nyckelkompetenser med både tillräckligt utmanande arbetsuppgifter och löner. Många av landets 290 kommuner utvecklar idag fortlöpande olika former för samverkan och utveckling mellan närliggande kommuner, både det som avser kommunala verksamheter som politisk styrning av dessa. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) påpekar behovet av samverkan mellan kommuner i sin "Strategi för esamhället" "Utifrån de utmaningar som offentlig sektor står inför är det hög tid att kraftsam/a kring e-förva/tning och ta till vara dess potential. De grundläggande förutsättningarna för e-förva/tning skapas genom lagar och regler, processer och arbetssätt, informationsstruktur och begrepp samt genom IT-infrastruktur. Det är få kommuner, landsting och regioner som själva har kompetens eller resurser att driva den angelägna verksamhetsutveckling som e-förva/tning innebär. Skillnaderna i olika förutsättningar kan överbryggas med gemensam kraftsamling och ökad kommunal samverkan. " 3

6 4. E-förvaltning E-förvaltning är verksamhetsutveckling drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar, nya kompetenser och utvecklade processer. Mycket har hänt sedan den offentliga sektorn började använda informations- och kommunikationsteknik för att förbättra sina egna rutiner och service till medborgarna. I dag står vi mitt i ett paradigmskifte till den tredje generationens e-förvaltning. Den innebären ny syn på förvaltningsutvecklingen där målet är en behovsstyrd och mer flexibel förvaltning som genom öppenhet och tillgänglighet maximerar nyttan för hela samhället. För att kunna införa e-förvaltning finns ett antal nyckelparametrar att ta hänsyn till: Vision -Det krävs att politiker är med på tåget. Det behövs en vision som enar och visar vägen för utvecklingen. Den kan vara enkel eller omfattande, men det viktiga är att den finns och ger trygghet i organisationen. Ledning och styrning -Högsta ledningen har bestämt sig och tar ansvar för att fatta nödvändiga beslut som behövs i e-förvaltningsutvecklingen. En motiverad och engagerad ledning ger mod att hitta nya arbetssätt. Balans mellan verksamhet och IT - E-förvaltning kräver intern samordning. Ta fram former för beslut, prioriteringar där det finns en balans mellan teknikens möjligheter och verksamhetens behov. Fungerande former kan skapa ett nytt driv för utveckling i mötet mellan verksamhet och teknik. Enklare och smartare interna processer -Innan investeringen görs fundera över hur de interna arbetssätten kan bli enklare så man inte tar gamla invanda mönster och bygger in dem i modern avancerad teknik. Förändringsresa - Se till att hela organisationen går från att vara förändringsrädd till förändringsberedd. Fundera över när ni behöver aktualisera er värdegrund. Du kan vara säker på att e-förvaltningsutveckling förändrar organisationen. Dela upp utvecklingen - Du behöver få en överblick över helheten. Men se till att dela upp utvecklingen så att du bygger in flexibilitet. Du får snabbare resultat, men kan också ändra inriktning om det visar sig vara fel. "Good enough" är en bra princip. Lär och låna av andra -Dra nytta av vad andra har gjort och se hur du kan använda det i din organisation. Du kan spara både tid och pengar. Var noga med vilket värde du vill uppnå om du ska utveckla tillsammans med andra. Vilken är organisationens vanligaste fråga? -Kunskapen finns i organisationen om varde stora volymerna och kostnaderna finns. Börja där eftersom då ger e-förvaltningen nytta både för din verksamhet och också för medborgarna. 5

7 5. Löneprocessen Löneprocessen i kommuner är påfallande lika, och kan delas upp i fem delprocesser. Adrrtiristrera löner Övrigt -: Han'te^a^ ^nstallnrgår Stöd och su'ppö'rt Systemförvaltning Del olika delprocesserna kan innehållsmässigt beskrivas enligt följande. Anställningsbevis Nyanställning Systemhantering PersonecP Förändrad anställning WinLAS Avslut Pension Behörighet, lösenord Skattetabeller Timrapportering Inskickade rapporter Jämkningar Schema Lägga in Uppdateringar Arvoden Förtroendevalda Ekonomisystem Kontaktpersoner Kontroller Signallistor Uppdragstagare Bevakningslistor Tillägg/avdrag Rese-ersättning, traktamente Semester OB, jour och beredskap Retroberäkningar Utmätningar Beredskap Kostavdrag Sparade semesterdagar Dagbarnvårdare Bokföring och avstämning Semesterdagar i pengar Bokföring Arbetsgivaravgifter Frånvaro Hel/partiell underlag Skattedeklaration Utbildning och Chefer och medarbetare AFA information Kronofogden Felrapportering, Frånvaro Arkivering Tjänstgöringsrapporter rättningar Retrokörning Personalakter Extrautbetalningar Lönelistor Skuldhantering Kontrolluppgifter Omkonteringar Möte, utbildning APT 6

8 Fel tillägg, avdrag Samverkan Fel frånvaro Utbildningar Lag och avtal, LAS Förändringar i lag och avtal tillämpning AB Övriga uppgifter Fakturor Sjuklön Postsortering Föräldraledighet Måltidskuponger Support, system och avtal Telefon, mail och Friskvårdskort chefer och anställda besök Miljöbilar Intyg och rapporter Arbetsgivarintyg 25-årsuppvaktning Tjänstgöringsintyg Pensionsadministration Ansvara för anst uppgifter Försäkringskassan Statistik AMOS Årsredovisningsuppgifter Avstämning AFA Kronofogden KPA och Skandia (lön och anställningstid) Redovisa till KPA och Skandia Ansökan och beslut om pension Beställa förhandsberäkning Administrera löner: Avvikelserapportering, löneskulder, skatt & kronofogdeärenden, tjänstgöringsuppgifter, lönekonton i huvudbok, hantering av timrapporter, reseräkningar, utlägg, förmåner, avdrag, lönebidrag, utbetalning, skattedeklaration, intresseavgifter Hantera anstä//vingar: Nyregistrering och underhåll av anställningar i personalregistret, bevakning tidsbegränsade anställningar Systemförvaitnina: registervård, versionshantering, upplägg av lönearter vid avtalsförändringar, ändring av styrtabeller i lönesystem och egenrapporteringssystem, årsrutiner i lönesystem och egenrapporteringsystem, schemahantering ilönesystem och egenrapporteringssystem, behörigheter i tidredovisningssystem och lönesystem, tester inför versionsbyten, utbildning av lönehandläggare vid nyheter, uppdatering av löneartskatalog, attesthantering Stöd och sugport: Stöd och support till chefer och anställda i anslutning till löne-och personalrapportering, Handläggning av pensionsärenden, avtalstolkning, stöd och support i pensionsfrågor Övrigt: hantering av ersättning till gode män och fackliga representanter kontakter/rapportering till externa som Försäkringskassan och Kronofogden, konteringar, avstämningar av konton på månads- och årsbasis personaladministrativa arbetsuppgifter som t ex administration av arbetsskador, AFA, LAS, annonsering av lediga tjänster och statistik/utdata, hantering av närarkiv, uppdatering av extern information hantering av registerutdrag, intyg, bensinkort, 25 årsjubilarer, minnesgåvor, friskvårdskuponger, kontorsmaterial 7

9 6. Volymer och Nyckeltal Sammanställningen av kommunernas volymer/processdel ser ut på detta sätt: Löneprocess volymer Antal ÅA Ha aranda 1 20 Kalix 2,09 Överkalix 1 75 Övertorneå 1 30 Totalt % Ha aranda 0 90 Kalix 1 22 Överkalix 0 25 Övertorneå 0,20 Totalt 2,57 17% Ha aranda 0 30 Kalix 0,87 Överkalix 0,75 Övertorneå 0,35 Totalt 2, Ha aranda 0 30 Kalix 0 52 Överkalix 0 25 Övertorneå 0,20 Totalt 1,27 8% Ha aranda 0 30 Kalix 0 87 Överkalix 0,25 Övertorneå 0 25 Totalt % Ha aranda Kalix 0 18 Överkalix 0 25 Övertorneå 0 50 Totalt 0,93 6% Sammanlagt kommuner ^ 15,05 ^ 100% 8

10 Nyckeltal används i många sammanhang för att kunna belysa komplexa samband, det ger inte ett exakt värde men gör att man på ett bra sätt kan förstå, jämföra och analysera förhållanden inom olika områden. Det vanligaste när det gäller lönehantering är att göra ett nyckeltal där man summerar de olika delmomenten och delar det med antalet årsarbetare (åa) inom löneadministrationen. Antal anställda innefattar även tidbegräsade anställningar. Nedan så ser vi nuvarande nyckeltal för respektive kommun. Haparanda Kalix Överkalix Övertorneå Totalt Antal anställda Antal u dra sta are Antal olitiker Antal timanställda Summa vol mer Antal årsarbetare N ckeltal vol mer/ A Av detta kan vi se att Haparanda har det högsta nyckeltalet (473) av kommunerna i östra norrbotten. Det är naturligt att små kommuner får låga nyckeltal då det har betydlig färre anställda, men måste likafullt ha tillräckligt med personal för att hantera löneprocesserna på ett kvalitativt och säkert sätt. Sammanräknat så får vi ett genomsnitt på 352 för kommunerna i östra norrbotten. I antal årsarbetare ingår ej chef. Särskilt att notera är att arbetsmängden inom löneadministrationen för timanställda är betydande, än med motsvarande för månadsanställda. Anledningen är i huvudsak att denna del fortfarande hanteras manuellt med arbets/tidrapporter på papper. Sju kommuner på västkusten, Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale, Kungälv och Öckerö, har bildat ett gemensamt kommunalt bolag som ska leverera olika stödtjänster till kommunerna, exempelvis löneadministration. Detta bolag är under införande I jämförelse med kommunerna i östra norrbotten så ser vi detta utfall av nyckeltal för bolaget SOLTAK AB. Antal anställda Antal u dra sta are 1278 Antal olitiker 1035 Antal timanställda 3552 Antal årsarbetare 40 5 Summa vol mer N ckeltal vol mer/årsarbetare 450 9

11 Övriga jämförelser med kommuner som samverkar och enskilda kommuner ger denna bild. Följande uppgifter är från motsvarande utredning som gjordes av Tanums kommun år 2012: Lönekontor St rnin N ckeltal/ A Mariestad-Töreboda- tulls ån Nämnd 418 S dnärkes lönenämnd Nämnd 400 Kö in -Arbo a-kun sör Förbund 281 Västmanland-Dalarna Nämnd 486 Tanum E' samverkan 485 Sydnärkes lönenämnd hanterar löneadministration för Kumla, Askersund och Lekebergs kommuner. Nedanstående kommuner har beslutat att from påbörja arbetet med att samverka kring löneadministration genom en gemensam nämnd. Antal löner åa Löner/ A Sotenäs ,5 479 Munkedal L sekil Tota It ,1 Snitt SML 444 Västmanland-Dalarna benämns även FANNS-kommunerna och består av Fagersta, Avesta, Hedemora, Norberg och Skinnskatteberg. Sammanslagning av lönefunktionen för dessa kommuner genomfördes Syftet var att minska sårbarheten i kompetens och utveckla arbetsinnehållet. Kommunerna FANNS utbetalar 8756 löner i snitt per månad (130101). Samverkan FANNS har pågått i drygt 6 år och personalstyrkan har minskat från 24,8 till 19,0 årsarbetare. Av dessa 19 finns 1 lönechef, 3 systemförvaltare och 15 löneassistenter. Om vi gör en omräkning av antal ÅA för FANNS till den totala volym som hanteras i östra norrbetten så blir den 10,8 årsarbetare, för systemförvaltning och lönehandläggning. 7. IT-infrastruktur Löneprocessen har med tiden förändrats mycket i samband med införande av IT-stöd, framförallt sedan chefer och medarbetare kan göra en stor del av momenten via funktionen självservice, som inneburit att många tidsödande manuella rutiner har kunnat automatiseras. Idag har de fyra kommunerna samma IT-stöd från en gemensam leverantör, Aditro AB, dvs samma IT-stöd är installerat i varje kommun, och där respektive kommuns IT-avdelning sköter den tekniska driften av dessa system. Utvecklingen av datakommunikation har också inneburit att vi numera har "digitala motorvägar" mellan våra kommuner. 10

12 Med Informationsteknik skapas möjligheter till utveckling och ett nytt sätt att tänka, samt att vi därigenom kan förändra geografiska och organisatoriska gränser. Möjligheterna finns således att de fyra kommunerna har ett gemensamt system, som är installerat i någon av de fyra kommunerna, och att den kommunen sköter den tekniska driften av det gemensamma systemet eller, att hela systemet köps som en tjänst och driften skötas av leverantören. Löneprocessen, vilken beskrivs under punkt 5. och som varje kommun sköter själv, kan med stöd av IT göras på flera olika sätt, att de olika kommunerna har ett gemensamt IT-system men där de olika delprocesserna fördelas mellan kommunerna, likaså att man kan överlåta en del av stödprocesserna till en extern aktör, det gäller framförallt systemförvaltning, stöd och support, samt IT-drift. Kommuner som överlåtit nämnda delar till sin systemleverantör (Aditro) är: Flen, Grums, Hjo, Härjedalen, Lomma, Malung-Sälen, Mjölby, Munkfors, Smedjebacken, Vadstena, Vingåker, Årjäng, Öckerö, Skurup, Mullsjö, Hallstahammar. Läge NU: Alla kommuner genomför löneprocessen själva i egna system Oveikalix kommun ÖverlameA kommun Chef/arbefsletlare ^ ^ -. Medarbetare ^^ ^ z Chellarbeleledare -^ ^1 Metlarbefare Kalix kommun Haparanda kommun Cherlaibefsledare Loneadm. 11

13 Läge A; Kommuner genomför löneprocessen i ett gemensamt system, och fördelar delprocesserna mellan sig. q q q q q q q q Läge B: Kommuner genomför löneprocessen i ett gemensamt system, och fördelar delprocesserna mellan sig och en extern aktör q q q q q q q q 12

14 Många myndigheter och företag använder idag distansöverbryggande teknik för sina möten, arbetsplatsträffar och ersätter även vanliga telefonsamtal på detta sätt. Tekniken används också vid utbildningar och föreläsningar på distans. Oavsett om man väljer att införa läge A eller B så är denna teknik ett bra sätt för att få en fungerande och sammanhållen process där geografiska avstånd inte är en avgörande faktor för att uppnå en bra kvalitet och funktionssäkrade arbetsrutiner. Till detta ska man naturligtvis också ha återkommande fysiska utvecklingsmöten där medarbetare, chef och systemleverantören deltar. 4^ JasoniB^i'stow Jason Bristow - Video - Share - Calling Lync.,.l ^il Telepresents - Maln OMq Ryan J. HamIKOn Aiostaid^ril- OHke ^: WIII Von Slleglitz roi Hong Konp = Orflq laaresa Erday Boston = OH1es 13

15 8. Kostnader IT-infrastruktur och personal Avtalstid (t.o.m] Årskostn. (system) Support fr. Aditro. Årsskiftes utb, Arbetsgivarintyg Pensionshantering Databas, MS SQL - 2 core Databas. MS SQL - 2 core Databas. Oracel CAL (clientaccess) Supp. avtal Tieto (TSG) Konsultkostn. (TSG] Hauaranda ävertarneå Överkalix Summa Tok ODO D II DD D DD in örlpersp [n år i avtal med SPP A Skandier D D 5D 8DD DDD DD I0 91 P e Personec Förhandling Utdotafil 5 ODO D D 789 Neptun (tehör. Pgm) Webseruerlic, (ca.) D ooa ood 2D DDD Webgrdnssni ti ti 1! Neptun, ADITRO (ex. intoggning sji<ivsen =ice) Ovanstående är de kostnader kommunerna har idag. Till dessa kostnader tillkommer personalens arbetstid på IT- avdelningarna för den tekniska driften i respektive kommun. En övergång till ett gemensamt IT-system och där den tekniska driften hanteras av någon av de fyra kommunerna innebär ingen större skillnad kostnadsmässigt, eftersom det baseras på antalet anställda som hanteras i det gemensamma systemet. Vi får däremot räkna med en instegskostnad på ca kkr för nya servrar, samt en instegskostnad för driftsättning av databaser och datakommunikation på ca 100 kkr kkr. Alternativet att överlåta den tekniska driften till systemleverantören är möjlig, det förutsätter att goda datakommunikationer kan upprätthållas. Det finns många kommuner som överlåtit teknisk drift samt vissa delprocesser till systemleverantören, och där flera kommuner påpekar problem med datakommunikationen till systemet. En överlåtelse av de tekniska driften till systemleverantören skulle innebära en kostnad för de fyra kommunerna på ca kr/år. Många kommuner har överlåtit delprocesserna systemförvaltning samt stöd och support till systemleverantören. Huvudsakligen för att var mindre personberoende/sårbar, samt att man ser större möjligheter till utveckling då stödet av dessa delprocesser hanteras av systemleverantören. En beräkning visar att kommunerna i östra norrbotten kan bli mer kostnadseffektiva om man överlåter delprocesserna systemförvaltning samt stöd och support till systemleverantören. Den beräknade årliga kostnaden skulle bli ca kr 14

16 För kostnader för lönepersonal kan vi använda sammanställningen om volymer och delprocesser. Antagandet är en kostnad på kr/årsarbetare och månad, % i PO. Vilket ger följande årskostnader. Löneprocess volymer Administrera löner Antal ÅA % Kronor Ha aranda 1 20 Kalix 2 09 Överkalix 1,75 Övertorneå 1 30 Totalt 6,34 42 /0 Hantera anställnin4ar Ha aranda 0 90 Kalix 1 22 Överkalix 0 25 Övertorneå 0 20 Totalt % Ha aranda 0,30 Kalix 0,87 Överkalix 0,75 Övertorneå 0,35 Totalt 2,27 15% Ha aranda 0 30 Kalix 0 52 Överkalix 0 25 Övertorneå 0 20 Totalt. 1^2i 5 io Ha aranda 0 30 Kalix 0 87 Överkalix 0,25 Övertorneå 0,25 Totalt 1,67 11 / Övrigt Ha aranda Kalix 0,18 Överkalix 0,25 Övertorneå 0,50 Totalt 0,93 6% Sammanlagt kommuner 15, %

17 9. Omvärldsbevakning Sju kommuner på västkusten (SOKLTAK) genomförde under senhösten 2013 en utredning avseende ett antal olika samverkansområden, varav löneprocessen var en av dem. Nedan följer ett utdrag från denna utredning. "Omvärldsanalysen syftar till att belysa hur andra aktörer inom offentlig verksamhet har valt att lägga delar av eller hela sin serviceverksamhet i någon form av gemensam servicefunktion. Analysen presenterar inte några egna subjektiva resultat eller synpunkter på de olika uppläggen utan speglar enbart den information som har inhämtats. Informationskällor är i en majoritet av fallen offentliga dokument, årsredovisningar, verksamhetsberättelser, revisioner, samarbetsavtal, politiska beslut eller nyheter, kompletterade i vissa fall av information från samtal med berörda parter." Löne " adminisvåtion' VGR, Regionservice -Administrativt Centrum Göteborg Stad, Intraservice Statens Servicecenter x Upphandlingx x x x x Stockholms Stad -Serviceförvaltningen, Ekonomi x Region Skåne, Regionservice Gemensam servicefunktion x x Kommunalförbundet Fjärde storstadsregionen - Upphandling Inköp Gävleborg Upphandlingscenter Falun-Bor ängeregionen x x x Töreboda och tullspång gemensam x ekonomiadministration Töreboda, Mariestad och tullspångs gemensam x lönecenter Tranemo-och-Svenljunga gemensam personalenhet x Kommunalförbundet Fjärde storstadsregionen - x Lönecenter Västerås Konsult och Service (Samstöd) x x Sölvesborg-Bromölla kommunalförbund x "Västra Götalandsregionen - Regionservice Administrativt Centrum 2005 skapades den nya förvaltningen Administrativt Centrum (idag under Regionservice) under servicenämnden med bakgrunden att man inom Västra Götalandsregionen såg förbättringar av den inre effektiviteten som ett prioriterat område. Man såg vid den tiden att det var en viktig uppgift att verka för effektivisering av processer i regionens kärn- och stödverksamheter vad gäller produktion, tjänster och service. Ett led i detta arbete var att effektivisera regionens administrativa stöd- och servicefunktioner, dess roll, uppgifter och förhållningssätt till regionens kärnverksamheter som till helt övervägande delen handlar om hälso- och sjukvård. 16

18 Syftet med ett administrativt centrum är en professionell förvaltning med huvuduppgift att lämna stöd och service till regionens kärnverksamheter och regionkansliet. De uppnådda effektiviseringar som är relaterade till administrativa verksamheter uppgår under perioden till knappt 10 MSEK eller motsvarande 27 årsarbetare. Effektiviseringarna fördelar sig enligt: Löneservice - 6 MSEK eller ca 17 årsarbetare Ekonomiservice (faktura) - 0,6 MSEK eller ca 1,7 årsarbetare Göteborg Stad - Intraservice Bakgrunden till samarbetet med kommungemensamma IT-stöd och administrativa tjänster var att skapa effektiva stödprocesser för att maximera verksamhetsnyttan med en kontrollerad kostnadsutveckling inom Göteborgs Stad, öka kvaliteten i verksamheterna samt säkra en enhetlig, tillgänglig och säker IT-infrastruktur inom Göteborgs Stad. Intraservice grundades då genom ett politiskt beslut och det bildades en helt ny förvaltning. Målet med den gemensamma modellen var att tydliggöra ledning- och styrningsprinciper samt säkerställa att verksamhetsutvecklingen styr utvecklingen av kommungemensamma IT-stöd och administrativa tjänster så att god verksamhetsnytta uppnås. I kostnadsjämförelser med konkurrenter på marknaden under 2010 och 2011 sparar Göteborgs Stad minst 45 MSEK per år genom att anlita Intraservice. Det har gjorts en utredning för att se om Intraservice innebar kostnadsbesparingar. Initialt var det ca 100 löneadministratörer iden nya förvaltningen något som sedan effektiviserades till att nu vara 34. Intraservice hanterar: Ca lönespecifikationer per år Kundreskontra och leverantörsreskontra: ca vardera Ca fakturor, varav 49 % = e-fakturor Statens servicecenter Statens Servicecenter är en nyinrättad myndighet med syftet att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna istatsförvaltningen och har som målsättning att verka för att 25 procent av staten mätt i antalet anställda är anslutna till myndighetens tjänster vid utgången av år Regeringen har i olika beslut, bl.a. i budgetpropositionen för 2013 (prop. 2012/13:1), uttalat att det i första hand ska vara frivilligt för myndigheterna att ansluta sig till Statens servicecenter. Om det skulle dröja med en bred anslutning på frivillig basis samtidigt som resultatet från servicecentrets verksamhet och lönsamhetskalkyler för anslutande myndigheter visar på tydliga effektivitetsvinster avser dock regeringen att skärpa det generella trycket. En utgångspunkt kommer då att vara att myndigheter som inte vill ansluta sig ska kunna visa att den aktuella verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller på annat sätt. Vid bildandet av Statens servicecenter fanns visat intresse från 26 av statens myndigheter att ansluta sig till servicecentret och personalmässigt utgör de anställda i dessa intresserade myndigheter ungefär 25 procent av alla statligt anställda. Det är denna volym som de uppskattade effektiviseringseffektrena baseras på. Förutsatt att anslutningsgraden motsvarar denna personalvolym har besparingen beräknats till 55 MSEK årligen. 17

19 Region Skåne, Regionservice Gemensam servicefunktion Den administrativa verksamheten i Region Skåne har tidigare präglats av en decentralisering med stor frihet att finna lokala lösningar för såväl organisation som rutiner. Samtidigt har det på andra håll i samhället visat sig att ett flertal större organisationer under det senaste decenniet har genomfört förändringar inom administrativa funktioner genom att samordna de administrativa serviceverksamheterna till en organisation (gemensamt servicecenter) och resultaten av detta har i många fall visat sig innebära positiva effekter såväl kvalitativt som kostnadsmässigt. Region Skåne genomförde därför en förstudie under 2009 med målet att påvisa att den administrativa stödprocessen kan skapa värde för kärnverksamheten genom effektiv och gemensam servicefunktion. I samband med design och implementering av gemensam servicefunktion inom Region Skåne har en uppskattning av effekterna beräknats. Uppskattningen visade att GSF redan under det första året i full drift, år 2011, hade potential att leverera en nettobesparing på drygt 10 MSEK och att denna besparing redan år 2 skulle komma att öka till drygt 18 MSEK. Under etableringsåret 2010 förväntades engångskostnader iform av projektkostnader, personalomställningskostnader och anpassning av IT-stöd, etc. vilket innebar en ökad nettokostnad på ca 14 miljoner under införandeåret. Gullspång, Mariestad och Töreboda gemensamt lönecenter Gullspång, Mariestad, Töreboda har ett gemensamt lönecenter som sköter löneadministration och pension för de tre kommunernas medarbetare. Samarbetet bygger på ett gemensamt personalsystem som upphandlades i samband med att samarbetet skapades, något som också ansågs vara en viktig förutsättning för att lyckas. Genom samarbetet har man lyckats åstadkomma minskad sårbarhet, kvalitets höjning och ca 20 % reducering i bemanning utöver besparingar i systemkostnader. Idag består löneadministrationen av 15 personer och hanterar ca 7000 löner per månad. Kommunerna betalaren fast avgift till lönecentret baserat på en nyckel (invånare). Lönecentrets styrs genom en gemensam nämnd. Tranemo- och-svenljunga gemensam personalenhet Tranemo och Svenljunga etablerade en gemensam personalenhet bestående av 13 personer (1 personalchef, 4 personer som arbetar med personalfrågor, 2 samordnare - en mot varje kommun kring löneadministration och 6 löneadministratörer) med start Enheten hanterar ca 2500 löner per månad (inklusive timavlönande) Innan samarbetet bestod personalstyrkan av 16 personer, reduceringen genomfördes med naturliga avgångar. Personalen sitter samlande på en central placering i Tranemo. Styrningen sker genom en gemensam nämnd. Kommunalförbundet Fjärde Storstadsregionen - Lönecenter Under 2008 bildades Kommunalförbundet Fjärde storstadsregionen isyfte att där bedriva för kommunerna gemensam stödverksamhet. Först ut var kommunernas Löneadministration som slogs samman under hösten 2008 och samlokaliserades inorrköping. Ekonomiskt beräknas bildandet av förbundet medföra minskade kostnader för löneadministrationen med cirka 2,5 MSEK under en treårsperiod. Lönecenter hanterar omkring löner varje månad till alla anställda i Linköpings och Norrköpings kommuner samt kommunala bolag. De hanterar 18

20 dessutom båda kommunernas pensionsadministration. Personalgruppen som helhet består av ca 30 personer som arbetar med lön, systemförvaltning, utbildning och pension. Västerås Konsult och Service Underår 2001 genomförde Västerås stad tillsammans med Ernst & Young en studie i syfte att kartlägga möjligheten till effektiviseringar och rationaliseringar av interna tjänsteköp inom staden. I resultatet av studien ansåg man att det fanns en stor potential i att samordna, renodla och effektivisera fler administrativa stödtjänster främst inom områdena ekonomi, personal och IS/IT. På lönesidan har det skett stora förändringar och genom att stora delar av lönefunktionen samordnats kan staden minska sina kostnader med cirka 7,5 MSEK per år. Sölvesborg - Bromölla kommunalförbund Under 2004 lät Bromölla och Sölvesborgs kommuner utreda vilka samarbetsmöjligheter det skulle kunna finnas kommunerna emellan och i samband med detta lyftes en gemensam lönehantering fram som exempel på samverkan där såväl ekonomiska som kvalitetsmässiga vinster skulle kunna ske. Frågan aktualiserades igen under hösten 2005 då en ny utredning visade på de fördelar en sådan gemensam hantering skulle medföra. I samband med denna utredning stod Bromölla kommun inför en förändring då det dåvarande löne- och personaladministrativa systemet var i behov av att bytas ut medan Sölvesborgs kommun hade ett uppdaterat system med utvecklingspotential. Verksamheten utgörs idag av personaladministrativa och löneadministrativa delar. Utvecklingen av personal- och lönesystem och framförallt övergången till självservice har frigjort resurser, och där handlar vinsten framförallt om övergången till just självservice från manuell hantering, vilket har inneburit att resurserna för lönehanteringen har minskat. Dock har man inte drivit vidare för att utveckla verksamheten ytterligare. Vinster som berörda bolag och förbund har gjort är att de avtal de slutit rörande system- och löneadministration ivissa fall har inneburit att de betalar mindre för dessa tjänster än vad de gjort tidigare. Slutsatser från omvärldsanalyser inom löneadministration Även i omvärldsanalysen inom området personaladministration ser vi att upplägg och omfattning skiljer sig åt mellan de olika servicefunktionerna. Vanligtvis inryms lönehantering, resor/utlägg, pension samt tidredovisning i de löneadministrativa funktioner som vi tittat på. Även systemförvaltning och utbildning i gemensamt HR-system finner vi vanligtvis inom gemensam löneadministration. Precis som för ekonomiadministration skiljer sig kraven på anslutningsgrad mellan olika servicecenter. Inom löneadministration har de organisationer vi tittat på alla redovisat besparingar i och med bildandet av gemensam servicefunktion. Framförallt inom just lönehanteringen verkar det finns en stor potential och som exempel har införandet av Regionservice inneburit besparingar på ca 17 ÅA, Intraservice Göteborg kunde gå från 100 löneadministratörer till 34 st., samt att tullspång, Mariestad och Törebodas gemensamma lönefunktion genom samarbetet har lyckats åstadkomma minskad sårbarhet, kvalitets höjning och ca 20 % reducering i bemanning utöver besparingar i systemkostnader." 19