Kvalitets- och personalbokslut för Folkhälsan 2012

Transkript

1 Kvalitets- och personalbokslut för 2012 Kvalitets- och personalbokslut

2 2013 Försprång i vårt arbete Inom ramen för vårt utvecklingsarbete har vi målmedvetet tagit tillvara möjligheter och åtgärdat problem innan de hunnit växa sig stora. Så också år 2012, då vi på grund av ekonomiska skäl lade ned vår rehabiliteringsverksamhet på Mjölbolsta och på Norrvalla. Men vi upplevde också glädjeämnen, vår idrottsutbildning gör nya landvinningar, vår forskningsenhet får internationellt erkännande, vår hälsofrämjande sektor är starkt närvarande i finlandssvenskarnas vardag och vi har skapat ett förtroendefullt kompanjonskap med samarbetsparter inom många sektorer. I en värld med ständigt växande krav på kvalitet och professionalitet lyckades vi tack vare vår systematiska verksamhetsutveckling och vårt strategiarbete också år 2012 skapa ett försprång i vårt arbete. s tre verksamhetsområden, forskningen, den hälsofrämjande verksamheten och serviceproduktionen, fördubblade sin verksamhet under det första decenniet på 2000-talet. Efter det har verksamheten stabiliserat sig till en nivå med totalt ca medarbetare. Flera utvecklingstrender pekar på att också i fortsättningen har en betydande roll inom alla tre områden. Vi gör kvalitets- och personalbokslut för att inte tappa bort oss i processerna utan målmedvetet gå framåt. Stefan Mutanen, vd vid Samfundet 2 Kvalitets- och personalbokslut 2012

3 Kvalitets- och personalbokslut 2012 Diamanten styr vår vardag... 6 Fem viktiga perspektiv ger oss riktningen... 6 Bilden utåt 7 Vi får hålla diamanten... 7 s webb... 7 Omvärldsanalys... 7 Medlemskartläggningen... 8 Webben når allt fler... 9 i sociala medier... 9 Vad skriver de i Tidningen?...10 Stor synlighet vid olika evenemang...11 Utmärkelser Verksamhetsplanen följdes ingen radiokoncession längre...12 Att överträffa målgruppernas förväntningar 13 Respons...13 RAI stöder oss i utvecklingsarbetet...15 Livskraftiga lokalföreningar...19 Fungerande hälsofrämjande processer 21 s policyer...22 Hälsofrämjande daghem och eftermiddagsverksamhet God praktik...27 Handböcker...28 Kvalitets- och personalbokslut...28 Årlig självutvärdering inom handboksområdet...29 Auditering/evaluering/årsredovisning på...30 Vi är PÅ VÄG framåt...31 Forskningens framsteg...32 Omfattande nätverk...33 Riskhantering...33 Ekonomi 34 Manual Intern kontroll...34 Mätare...34 Personalkostnader...35 Ekonomi...35 Kunnig och motiverad personal 37 Hälsa och välmående på En bra arbetsmiljö...39 Företagshälsovård...40 Arbetarskydd...40 Utvecklingssamtal...41 Kvalitets- och personalbokslut

4 i siffror 2012 Drygt barn fick vård vid s daghem, eftermiddagsklubbar och lekskolor i Nyland, Åboland, Österbotten och på Åland barn deltog i sommarsimskolor och sommarläger barn deltog i s babysim i Nyland, Österbotten och på Åland. Drygt 400 personer fick vård vid grupphem och vårdenheter för äldre i Nyland, Åboland och Österbotten. I husen fanns sammanlagt 380 bostäder (både hyres- och ägarbostäder) för personer över 55 år. 36 familjecaféer i hela Svenskfinland med barnbesök. Drygt 230 medfostrare i 94 skolor och 20 daghem mötte finlandssvenska barn. 97 lokalföreningar med sammanlagt medlemmar. Närmare besök hade den hälsofrämjande gruppverksamheten i husen personer deltog i Hälsostegen s motionskampanj år Över barn registrerade sig i s och Yles kompiskampanj Säg hej och lé. Närmare 600 pedagoger fick utbildning och handledning inom projektet Daghem utan mobbning barn nåddes av s motions- och trafikkampanjer i drygt 85 skolor. Drygt 200 forskare och assistenter är kopplade till s forskningscentrum, av dem är 85 direkt anställda av. 4 Kvalitets- och personalbokslut 2012

5 i korthet har arbetat för en bättre hälsa och livskvalitet i närmare ett sekel. År 2012 fyllde 91 år. I dag täcker s verksamhet ett brett fält inom hälsofrämjande, serviceproduktion, utbildning och forskning. har från början haft verksamhet i olika regioner i Svenskfinland, via lokal- och landskapsföreningar. I dag är landets största svenskspråkiga social- och hälsovårdsorganisation, med ca anställda och många olika uppgifter. producerar tjänster inom social- och hälsovård, såsom barnskydd, dagvård och äldreomsorg, bedriver hälsofrämjande medborgarverksamhet i 97 lokalföreningar med medlemmar och har ett forskningsinstitut som bedriver internationell spetsforskning. består i dag av: Samfundet, som ansvarar för helhetsutvecklingen samt förmögenhets - förvaltningen inom. Forskningsverksamheten bedrivs inom Samfundet. s förbund leder och utvecklar den hälsofrämjande medborgarverksamheten. De allmännyttiga aktiebolagen ansvarar för och utvecklar serviceproduktionen samt s yrkesutbildningsverksamhet. s verksamhetsidé Samfundet grundades 1921 med målsättningen att främja den finlandssvenska befolkningens hälsa och vår verksamhetsidé är den samma ännu i dag. Den finns formulerad i den s.k. ändamålsparagrafen från år 1921 ( 1 i Samfundet s stadgar): Samfundet i svenska Finland har till uppgift att verka för folkhälsans främjande i svenska Finland, dels genom allsidig vetenskaplig undersökning av befolkningens andliga och kroppsliga hälsa, dels genom praktiska åtgärder ägnade att gynnsamt inverka på denna. s värden s mångsidiga verksamhet förenas av följande gemensamma värden: Kompetens Vår kompetens inger förtroende. Vi visar vår kompetens genom att arbeta målmedvetet och kostnadseffektivt. Vi är nyskapande och empatiska i vår vardag. Engagemang Vårt engagemang påverkar samhället. Vi bidrar alla till att är en föregångare. Vi tar ansvar för människor och tror på framtiden. Omsorg Omsorg innebär att vi respekterar människovärdet. Vi ser människan som en helhet och bemöter alla individuellt. Vi samarbetar och uppmuntrar till aktiv växelverkan. s vision två steg före Visionen ger riktningen framåt och framhåller vikten av att är en föregångare. Visionen kan ses som stjärnan som leder organisationen på vägen, men också som ett mått på ambitionsnivån för s verksamhet. Kvalitets- och personalbokslut

6 Diamanten styr vår vardag Det är nu tre år sedan som beviljades det internationella certifieringspriset Palladium Scorecard Hall of Fame for Executive Strategy. Efter att priset tilldelades följde en period på två år, då professorerna Robert S. Kaplan och David P. Norton från Harvard Business School följde med resultaten av det fortsatta utvecklingsarbetet inom organisationen. Som en följd av detta har professorerna Robert S. Kaplan och David P. Norton beslutat att får behålla certifieringspriset. Fem viktiga perspektiv ger oss riktningen Ett viktigt hjälpmedel i utvecklingsarbetet är s karta och kompass. Den baserar sig på en internationell modell som kallas balanserat styrkort. s personal utvecklar sitt arbete och sin organisation utgående från gemensamma mål och fem viktiga perspektiv: Vision två steg före INTRESSENT Vad skall erbjuda för att kunna bidra till bättre livskvalitet och hälsa i vardagen? KUND Vilka prioriterade kundvärden och kvalitetskriterier behöver vi för att överträffa kundernas förväntningar? Vilka ekonomiska mål måste vi uppnå? Vilka är de nyckelfaktorer som driver ett kostnadseffektivt arbete? EKONOMI PROCESS PERSONAL Vilka interna processer måste vi prioritera utgående från en aktiv omvärldsanalys? Vad måste vi vara bra på för att skapa värde för kunder, medlemmar, donatorer och professionella världen? För att vara en attraktiv hälsofrämjande arbetsplats och kunna utföra det vi prioriterat måste vi ha: kunnig och kompetent personal, kultur som stöder ständig utveckling, tydligt och motiverande ledarskap, en arbetsmiljö och teknik som stöder arbetet. KOMPETENS ENGAGEMANG OMSORG Balanserat styrkort, Kaplan & Norton 6 Kvalitets- och personalbokslut 2012

7 Bilden År 2012 präglades för infon av Botnias satsningar på arbetsvälmåendeprojektet Friskt jobbat, en aktiv marknadsföring av s utbildningsenheter på Norrvalla och Solvalla, Genetiska institutets 50 årsjubileum, kompiskampanjen Säg hej och lé i samarbete med Yle, storkampanjen Med ålderns rätt tillsammans med åtta andra social- och hälsovårdsorganisationer, Luciakampanjens satsningar bland ensamma äldre, antirasistiskt utbildnings- och upplysningsmaterial samt kartläggningar och information kring antimobbningsarbete och amning. Under verksamhetsåret förverkligades också en enkät bland s medlemmar. Resultaten från enkäten där man frågar efter medlemmarnas åsikter om medlemskapet, deras syn på och det hälsofrämjande arbetet i samhället samt önskemål kring s informationskanaler som internet, sociala media, nyhetsbrev och Tidningen visade att s konkreta förankring i finlandssvensk vardag är mycket viktig. En liknande enkät gjordes senast för 12 år sedan. Under år 2012 hanterade informationsenheten imagemässigt flera förluster för ; s rehabiliteringsenheter vid Syd och Botnia lades ned och huset i Vasa kunde inte heller förverkligas enligt tidtabell. Vi får hålla diamanten En enhetlig bild utåt garanterades bland annat av att s helhetsmässiga verksamhetsutveckling hölls intakt under år 2012 och vi fick behålla symbolen för vår strategi; diamanten. Efter att ha följt med s fortsatta utvecklingsarbete har professorerna Robert S. Kaplan och David P. Norton från Harvard Business School beslutat att får hålla certifieringspriset Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy. Efter att priset tilldelades följde en period på två år, då professorerna bakom priset följt med resultaten av det fortsatta utvecklingsarbetet inom organisationen. lyckades bevisa att arbetet är välförankrat inom organisationen, vilket betyder att vi får behålla symbolen. s webb s webb utvecklades som informationskanal och marknadsföringsplats. Endast s utbildning har tillgång till eget domain, resten av organisationen samsas under en och samma portal. Här finns lokalföreningarna, ingång till läkarbokningen på Östanlid, rekryteringssidorna och linkar till sommarläger, anpassningskurser och forskningens aktuella kampanjer. Från s portal kan man också söka sig till s blogg Svett och morötter. Överlag har sociala media som Facebook blivit en allt attraktivare form av kommunikation för de olika enheterna på. Här kan man förstärka det som är på gång, uppmuntra till deltagande i kampanjer t.ex. motionskampanjen Hälsostegen och påminna om lediga arbetsplatser inom. Inom finns i dag drygt trettio öppna och slutna grupper på Facebook. De slutna grupperna har oftast en professionell agenda; simskolelärare, babysimhandledare eller sexsnackare där diskussionerna handlar om just en speciell profession. s lokalföreningar har också skapat egna facebooksidor med en lokal profil. Omvärldsanalys s informationsenhet följer också med vad som skrivs om både inom dagspressen, etermedia och i olika sociala medier. s roll i samhället avspeglas på olika sätt i medierna. Det är viktigt att notera negativa signaler för att så snabbt som möjligt kunna åtgärda dem. köper tjänster av M-brain och Meltwater för att ha full insyn i vad som skrivs i tryckta media, etermedia och inom sociala media. Kvalitets- och personalbokslut

8 Måltal för pressträffar 80 per månad De tryckta medierna och etermediainslagen gav drygt 900 träffar år 2012, i genomsnitt 80 träffar per månad, vilket är i enlighet med måltal. Här ingår nyheter om stort och smått där figurerar, dels i huvudrollen, dels som part i ett större sammanhang tillsammans med andra. 2012/Träffar på nätet&sociala media Negativa Positiva Neutrala Totalt Kommentar: Mätningarna kring aktiviteterna på nätet och inom sociala media gav 200 träffar varav en tredjedel var positiva, resten neutrala. Fjorton träffar var negativa; hit hörde rehabiliteringarnas nedläggning och medföljande samarbetsförhandlingar i Mjölbolsta i Raseborg och i Vörå på Norrvalla. Samarbetsförhandlingarna behandlades i medierna i maj, september, oktober och december. Glädjande var de närmare 80 positiva träffarna som bland annat handlade om s miljövänliga daghem i St.Karins, professorerna Keres och Lohis prisbelönta forskning vid s forskningscentrum, s genetiska instituts intressanta och djuplodande jubileumsseminarium, idrottscampus och barnsatsningarna på Norrvalla, s matsatsningar för att öka de äldres matlust. s resurspool, Luciakampanjen och luciainsamlingen till förmån för ensamma äldre, invandrarutbildning på Norrvalla och satsningarna på amning utan stress. Positivt gensvar i pressen fick också två stora samarbetskampanjer där var med; s antimobbningssatsning Säg hej och le med Yles barnprogram och kampanjen Med ålderns rätt där tillsammans med åtta andra organisationer talade för ett värdigt och positivt åldrande i Finland. Medlemskartläggningen gjorde senast en medlemskartläggning år I den undersökningen kunde vi se en tydlig målgrupp; unga (35 45-åringar) småbarnsfamiljer som vill engagera sig för att göra en insats för sina barn och hälsa överlag. En annan stor grupp var pensionärerna. Tolv år senare kan vi inte inom tala om en enhetlig medlemskår. När vi riktar oss till våra medlemmar jobbar vi med olika målgrupper i olika typers kanaler (Tidningen, webben, nyhetsbrev, annonsering...) Våra medlemmar känner till samma verksamhet inom som allmänheten (jfr. Imagekartläggningen som publicerades år 2010). De som deltagit i en verksamhet känner också till den; dagvård, simskolor, babysim. Bäst känner man till simskolor, Majblomman och Lucia. Man ser också att de som deltagit i verksamheten via sina barn eller som frivillig bäst känner till den. I synnerhet våra nya medlemmar har kommit med i organisationen via en konkret verksamhet. är för dem ett medel, inte ett mål, som det var för tidigare generationer. Då var det en ynnest kombinerat med status att vara med i. Läraren, läkaren, apotekaren, hälsovårdaren och kommundirektören satt med i s styrelse i lokalsamhället. Fortfarande är det lättare för en förening att skapa sig en profil och engagera folk på mindre orter. Tätorterna/storstäderna är inga land. I tätorterna har vi däremot vår serviceproduktion som gör oss kända och genom vilken vi kan profilera oss. De flesta medlemmar sade sig vara nöjda med att betala medlemsavgiften och få Tidningen. Intresse för kortare engagemang fanns bland drygt 20 procent av de tillfrågade. Intresset fanns i alla ålderskategorier. Därför är det viktigt att kunna svara på efterfrågan och ordna möjligheter att engagera sig. 8 Kvalitets- och personalbokslut 2012

9 Webben når allt fler Under verksamhetsåret 2012 fortsatte webben att locka allt fler besökare. Också webbens synlighet i sociala medier ökade. Webbplatsens informationsstruktur justerades och optimerades kontinuerligt under året, och anpassades bl.a. pågående strukturförändringar i verksamheterna. Utbildandet av uppdaterande personer kompletterades under året med allt fler fjärrmöten och skärmdelning, speciellt för arbetsgrupper, fortbildning och punktstöd. Speciell vikt lades vid att tipsa upp verksamheternas webbsidor till olika målgruppssidor på Facebook, vilket ökade synergin mellan webben och sociala media. Det ökade användandet av smarttelefoner och läsplattor har skapat ett behov att börja planera för en anpassning av webben till mobila enheter. Intranätet hade under året ca 800 användare. En utmaning under året var det strukturella bortfallet av uppdaterande nyckelpersoner i bolagen. Till årets större satsningar hörde motionskampanjen Hälsostegen 2 och Finlands Lucia. Kommentar: Under året ökade antalet besökare till i medeltal per månad, en ökning från året innan. Webb besökare/månad (år 2012: besökare per mån, år 2011: besökare/mån ) jan feb mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec i sociala medier Facebook öppnade en Facebook-sida i slutet av april Under år 2012 ökade aktiviteten på sidan märkbart och i slutet av år 2012 var det över personer som gillade s Facebook-sida. Största delen av dem som gillar s Facebook-sida är kvinnor (82,6 %) och åldersgruppen åringar utgör den största gruppen, nästan en fjärdedel av alla som gillar sidan. Den grundläggande tanken med s Facebook-sida är fungera som en samlande plats för information om. För att få en mångsidig sida med kontinuerliga uppdateringar har vi valt att ha många administratörer för sidan. I dag har ett 30-tal personer administratörsrättigheter till sidan och kan alltså göra inlägg som. Under 2012 började bland annat Habben och Tonårspoli marknadsföra sin verksamhet via sidan och Syd marknadsför alla sina lediga arbetsplatser via sidan. Från Syd uppger man att bolaget på det sättet får stor synlighet för sina lediga jobb. Populära inlägg på sidan är också uppdateringarna som kommer automatiskt från s blogg Svett och morötter och ungefär hälften av dem som går till bloggen kommer via Facebook. Kvalitets- och personalbokslut

10 Dessutom har flera -verksamheter sina egna Facebook-sidor som fokuserar särskilt på verksamheten i fråga (se tabellen nedan): Sida Antal som gillar på Åland i Österbotten i Nyland...85 Lucia Hälsostegen Gimme Sexsnack Norrvalla Solvalla Östanlid Facebook-sidorna fyller något olika funktioner. De som är kopplade till en viss plats (de regionala sidorna samt Norrvalla, Solvalla och Östanlid) informerar om det som händer lokalt. En del av sidorna är kopplade till kampanjer (Lucia och Hälsostegen) och lever upp när kampanjen pågår. Det finns också sidor som är mer målgruppsinriktade, till exempel Gimme5:s Facebooksida fungerar som ett forum för lärare och föräldrar i de skolor som deltar i projektet Gimme5. Också flera lokalföreningar har antingen Facebook-sidor eller Facebook-grupper. Det samma gäller flera professionella aktörer inom t.ex. s simlärare, babysiminstruktörer i södra Finland, doulor, vattengympaledare i Österbotten och simombuden i Åboland. Flera av grupperna har skapats för att ha en informationskanal som enkelt når ut till en specifik målgrupp, men till exempel gruppen för s specialsimlärare skapades på lärarnas initiativ för att ge specialsimlärarna möjlighet att hålla kontakt med varandra. Bloggen Svett och morötter finns det mer? Våren 2012 startades s blogg Svett och morötter finns det mer? Bloggen är en s.k. gruppblogg och har just nu 10 bloggare. Sedan starten har ett 80-tal inlägg publicerats på bloggen. Sedan början av maj har bloggen haft ungefär besök. Inläggen postas automatiskt till s Facebook-sida där de får stor synlighet och många gillar och till och med kommenterar dem. Det verkar vara lättare att skapa en dialog på Facebook än på själva bloggen. Bilder och videor s informationsavdelning använder tjänsten Flickr för att dela bilder och Vimeo och YouTube för videofilmer. Vimeo används i första hand för sådana filmer som visas på vår webbplats eller på annan plats som vi själva definierat. På YouTube publiceras filmer för större spridning. Webbvideo kommer att vara ett av informationsenhetens fokusområden Vad skriver de i Tidningen? Tidningen har sedan år 1977 varit en av s viktigaste kanaler för att nå ut till medlemmar och andra hälsointresserade människor. Upplagan är idag drygt ex. och materialet består till en tredjedel av information som riktar sig till medlemmar, en tredjedel av marknadsföring av s tjänster och en tredjedel av allmän information om hälsa och välbefinnande. Även om Tidningen är en medlemstidning vänder den också sig till beslutsfattare och personer som har ett intresse för ett samhälle där människans välbefinnande sätts i centrum och där man kan läsa om individer som på ett positivt sätt påverkat sin egen och andras livssituation. Läsarundersökningen som förverkligades i samband med medlemsundersökningen senhösten 2012 visar att 80 procent av läsarna läser Tidningen från sida till sida eller valda artiklar. Man läser för att få information om vad som händer på och få kunskap om hälsofrågor. Skolvitsordet är 8,5. 10 Kvalitets- och personalbokslut 2012

11 Stor synlighet vid olika evenemang Informationsenheten hjälpte att vara synlig vid otaliga evenemang, bland annat vid Stafettkarnevalen och Bokmässan i Helsingfors. Följande 17 pressmeddelanden gick koordinerat ut till pressen år 2012: Kompiskampanjen Säg hej och le/yle Fem och s förbund 6.2 Orsaken till sällsynta muskelsjukdomar uppdagats, 26.2 Ny bok om doula, 28.2 s antirasistiska satsning i skolorna, 13.3 Majblomman 2012, 3.4 Vi mobbar int, s satsning mot mobbning, 17.4 Botnia samarbetsförhandlar, 15.5 s genetiska institut fyller 50, 14.6 Syd samarbetsförhandlar, 14.6 Med ålderns rätt, 3.9 Antimobbningsarbete ger resultat, 11.9 Med ålderns rätt, 15.9 Skolfred, 28.9 Botnia rehabilitering på Norrvalla flyttar till Härmä, Blomsterfonden, Brummerska och samarbetar, Finlands Lucia 2012, fakta,29.11 s Utbildning satsar på Norrvalla, Pressmeddelanden År 2011: 25 År 2012: 17 Kampanjer på nätet Hälsostegen, s nya motionskampanj bland medlemmar och andra medarbetare förverkligades som en renodlad webb-kampanj där deltagarna registrerade sina resultat via internet. Infoenheten utvecklade konceptet samt den grafiska formen i samarbete med s enhet för livsstil vid s förbund. Kampanjen väckte stort intresse, med registrerade deltagare. 76 % var föreningsmedlemmar (86 av totalt 97 föreningar) och 24 % anställda. Hälsostegens facebook-sida fick bra respons. Tillsammans med s familje- och mobbningsförebyggande enhet och Yles barnprogram utvecklade Infon en mobbningsförebyggande kampanj för barn i daghemsåldern. Kampanjen Säg hej och le där bland annat stod för en video, kompis-symboler åt barnen samt kontakter till daghem i hela Svenskfinland förverkligades år Under verksamhetsåret samarbetade Infon och familjeenheten också kring ett material mot rasism under rubriken Vem är rädd? Materialet bestod av en video och ett arbetsmaterial som i första hand riktar sig till skolorna. Finlands Lucia Finlands Lucia väckte igen stort intresse. Insamlingsändamålet till förmån för ofrivilligt ensamma äldre fortsatte år För att stärka ändamålet gjordes också en video, som bland annat visades på FST och på s webbsidor. Kvalitets- och personalbokslut

12 s kanaler Webb och intranet Sociala medier Tidningen Tjocka Folket, Tunna Folket Press Regionala nyhetsbrev (org.sekr. koordinerar) Innehållsstyrda nyhetsbrev (Hälsoverkstaden, Hälsofrämjande daghem etc.) Broschyrer, handböcker, rapporter Videon (bland annat Vem är rädd? material mot rasism för skolelever och Videon Säg hej och le, kompiskampanj för småbarn) 2012 Utmärkelser 2012 Hannes Lohi och Juha Kere beviljades ett forskningsstipendium på 1,2 miljoner euro av Jane och Aatos Erkkos stiftelse för ett projekt som kombinerar hund- och humangenforskning kring neurologiska och neuropsykiatriska sjukdomar. Vineta Fellman tilldelades Arvo Ylppös medalj, det internationellt mest ansedda priset som delas ut för insatser inom vården av nyfödda. Priset delas ut vart femte år. År 2012 fick förutom Vineta Fellman en annan finländsk och en utländsk forskare Arvo Ylppö-medaljen. Professor Hannes Lohi har tilldelats Saki Paatsama-diplomet för sina vetenskapliga insatser inom veterinärmedicin. Per-Henrik Groop tilldelades Novo Nordisk Föreläsnings Pris, som delas ut för en nordisk forskare med betydande insatser inom diabetesforskning. Verksamhetsplanen följdes ingen radiokoncession längre För övrigt följde informationsenheten bra sin plan för år Under året gavs ut sex nummer av Tidningen, två Tjocka Folket, tio lilla Folket, s kalender, PR-skriften, forskningens årsberättelse. Våren 2012 beslöt upphöra med sin radiokoncession för Helsingfors närradio för att i stället satsa på ljudfiler och videoinslag på nätet. En omfattande utbildning av redaktörerna på informationsavdelningen inleddes för att kunna producera videoinslag på nätet. Statistik om material år 2012 Tidningen Fh 6 nummer Folket, 8 tunna, 2 tjocka. Tunna Folket övergick till färgtryck i juni Kalendern 2013 Verksamhetsberättelsen PR-skriften Forskningens Annual Report Personalbokslut svenska och engelska Pressmeddelanden 16 st Annonser 220 st (152 st år 2011) visitkort 35 st Infoavdelningens arbetshantering sker via webb-verktyget Sharepoint. Här fanns 192 jobb fördelade enligt följande: Nyhetsbrev, 5 Broschyrer, 25 (15 st år 2011) flygblad/programblad/brev, 57 affischer/planscher, 8 dekaler, 3 pp/wordbotten/kursintyg/diplom, 14 nytryck/uppdateringar, 39 tidsbeställnings-, inbjudnings- och andra kort, 18 blanketter, 5 rapporter/skrifter/mapphelheter, 7 dvd/cd, 2 tavlor/skyltar/skyltning/prylar/vapor, 9 Arbetsuppdrag År 2011: 167 År 2012: Kvalitets- och personalbokslut 2012

13 Att överträffa målgruppernas förväntningar Vi vill att våra målgrupper ska se oss som föregångare i all vår verksamhet. Med målgrupp avser vi olika grupper beroende på verksamhetens art. Målgruppen kan vara medlemmar, barn, ungdomar, äldre, kursdeltagare, professionella nätverk, beställare eller betalare, till exempel kommunerna. Målgruppens åsikter om vår service följs upp genom riktad respons. Inom serviceproduktionen och idrottsverksamheten görs riktade kundenkäter och inom forskningen mäts bland annat den utomstående finansieringens andel och antalet publikationer. Respons har ett system för att dokumentera och samla in respons från kunder, anhöriga och samarbetsparter. Responsen omfattar: spontan respons riktad respons (enkäter) Respons och avvikelser rapporteras och samlas in för att systematiskt upptäcka, dokumentera och åtgärda händelser och förhållanden som avviker från kvalitativt god verksamhet och därmed kunna utveckla och förbättra verksamheten och bibehålla goda relationer till kunder. Exempel på vad responsen lett till Enheterna har gett exempel på vad responsen lett till: Konstruktiv respons har åtgärdats t.ex. genom samtal med föräldern som gett responsen och genom att ändra och utveckla verksamheten enligt responsen. I föräldraenkäterna till daghemmen, har det kommit fram önskemål på att dagiset skulle arrangera föräldrakvällar med föreläsningar och/eller temakvällar, vilket man kommer att göra på flera enheter. Vi har strävat till att hålla kunderna nöjda och enligt vår kundförfrågan tycks vi ha lyckats fint med det. Detta är speciellt viktigt med tanke på marknadsföringen, eftersom ryktet sprids snabbast genom djungeltelegrafen. Nöjda föräldrar som rekommenderar vår verksamhet till vänner och bekanta. Kvalitets- och personalbokslut

14 Alla husen har tagit i bruk den goda praktiken med månadsbrev för invånarna i huset, för att förbättra informationsspridningen. Åtgärd från en kundenkät är att möbleringen har setts över på enheten, eftersom sofforna varit så obekväma för äldre att ta sig upp ur. Inom äldreomsorgen har man upplevt anhörigträffarna som positiva. Deltagare har varit nöjda att få diskutera aktuella frågor med sakkunniga. Klagomål på mellanmål i ett eftis har lett till att vi gjort ett nytt avtal om att köpa in ett bättre mellanmål till eftiset. Mottagningstiderna har blivit längre som åtgärd på spontan respons. Utvecklat flexibla och snabb tilläggsprodukter på basis av respons. Måltal: All negativ spontan respons åtgärdas Spontan respons BOTNIA SYD positiv spontan respons negativ spontan respons åtgärdad respons Riktad respons innebär att man mäter hur nöjd en viss målgrupp är. På görs riktade enkäter inom alla enheter inom serviceproduktionen. Samtliga enkäter ska innehålla två fastställda frågor. Måltal: Kunderna/anhöriga ska på en skala mellan 1 (dålig) och 5 (utmärkt) ge oss ett värde på minst 4 (mycket bra) inom alla verksamheter. Riktad respons (TAK) 2011 och 2012 Måltal: 4 Vilken är din uppfattning om personalens serviceattityd, bemötande, vänlighet? Syd Botnia Vilken är din helhetsbedömning av servicen/vården? Syd Botnia Kvalitets- och personalbokslut 2012

15 RAI stöder oss i utvecklingsarbetet RAI, Resident Assessment Instrument, ett internationellt standardiserat kvalitetsinstrument som används inom den finländska äldreomsorgen, och används också på sedan år RAI stöder oss i utvecklingen av vårdkvaliteten och används på alla s äldreomsorgsenheter. RAI resultaten tydliggör våra styrkor och svagheter, visar klientstrukturen samtidigt som den gör det möjligt för personalen att konkret se resultat av det utvecklingsarbete som gjorts. Egenvårdaren ansvarar för att en RAI-bedömning utförs minst 2 ggr/år, samt alltid då det sker en väsentlig förändring i hälsotillståndet. Resultaten matas in i den databas som Institutet för hälsa och välfärd THL upprätthåller. THL:s databas möjliggör benchmarking, alla enheter som är med i RAI kan jämföras sinsemellan och man kan lära sig av god praktik. Monica Niemi Eva-Maria Emet Kira Exell-Paakki RAI-benchmarking Verktyg för ledarskap och utveckling Best Practice på Monica Niemi Eva-Maria Emet Kira Exell-Paakki RAI-benchmarking Verktyg för ledarskap och utveckling Best Practice på RAPPORT Arbetet med RAI-benchmarking på har varit en process som leder till nya innovationer samt har tydliggjort nyttan av samarbetet med THL, men också nyttan av det gemensamma utvecklingsarbetet inom. Vinnaren har varit den nöjda kunden. Den aktuella debatten i samhället om vårdkvaliteten har lett till ett behov av att objektivt mäta vårdkvalitet. Några specifika områden som framstigit i samhällsdebatten är näringstillståndet, läkemedelshanteringen och begränsningen av rörelsefriheten. En nationell uppföljning av dessa nyckeltal tjänar såväl den enskilda åldringen som serviceproducenten, såväl de kommunala som privata. Vårdkvaliteten är mycket mera än bra vård. Det gäller etiska principer och stenhård systematik vilka har adopterat inom vården och tränger sig genom alla ledningsstrukturer. Temat från Best Practice till Next Practice leder vägen mot femstjärniga åldringshem och äldrevård. E! Publikationsförsäljning 1 Telefon: Fax: s sätt att använda RAI finns dokumenterat i en rapport publicerad har tagit ett stort steg framåt genom att utveckla ett genomskinligt ledningssystem som stöder vårdarbetet och på så sätt uppmuntrar personalen att arbeta för klienternas bästa. Steget är stort även på informationspolitikens fält där organisationen frivilligt och öppet visar sina resultat och visar läsaren hur organisationen förverkligar sina mål, hur vackra och välmenande ord transformeras till en sann praktisk vardag. Enheten för äldreservice, THL, strävar att med praktiska verktyg och benchmarking stöda alla de organisationer som målmedvetet vill förbättra sin vårdkvalitet och rapportera sina resultat. Må denna rapport leda andra på samma väg. Harriet Finne-Soveri, THL Enheten för äldreservice, chef för enheten 28. Kvalitets- och personalbokslut

16 29 kvalitetsindikatorer i RAI Dessa är: 1. Frakturer och övriga skador 2. Nya frakturer 3. Fall 4. Beteendesymptom, påverkar andra 5. Diagnos eller symptom på depression 6. Depression utan vård 7. Minst nio läkemedel 8. Hjärninsufficiens 9. Urin/avföringsinkontinens 10. Inkontinens ej träningsplan 11. Kateter 12. Avföringsförstoppning 13. Urinvägsinfektion 14. Viktminskning 15. Sondmatning 16. Uttorkning 17. Vårdas i sängen 18. Nedsatt funktionsförmåga i färdigheter som bibehålls länge 19. Förlust av rörelsevidd 20. Ej träning av rörelsevidden 21. Antipsykotisk medicinering utan psykotiska symptom Antipsykotisk medicinering utan psykotiska symptom Lugnande och sömnmediciner Lugnande och sömnmediciner Sömnmediciner minst 3 ggr per vecka 26. Daglig användning av redskap som hindrar rörelsevidden 27. Litet deltagande i aktiviteter graders trycksår 29. Nya trycksår RAI som en del av ledningssystemet RAI-kvalitetsindikatorerna är totalt 29 till antalet och fokuserar på förekomsten av icke önskade fenomen inom vården. Kvalitetsindikatorerna beskriver fenomen som berör olyckor, beteende och känsloliv, klinisk vård, kognition, kontinens, infektioner, näringstillstånd, användning av psykofarmaka, livskvalitet och hudvård. följer på organisations- och bolagsnivå upp alla RAI-kvalitetsindikatorer som är 29 till antalet. Dessa kvalitetsindikatorer jämförs med medeltalet för alla enheter som deltar i RAIbenchmarking i hela Finland samt det internationella högre gränsvärdet för indikatorn. Enheterna arbetar systematiskt för att utveckla och förbättra kvaliteten. Resultaten i benchmarking rapporten analyseras i teamet och utvärderas i förhållande till uppställda måltal och övriga mätare (riktad och spontan respons, avvikelser, självutvärdering). Enheterna väljer minst 2 kvalitetsindikatorer för utvecklingsarbete där konkreta mål, RAI- mätetal, tidtabeller och ansvar definieras i verksamhetsplanen. Målsättningen är att varje enhet lyfter fram en kvalitetsindikator där man lyckats väl i utvecklingsarbetet. Genom att beskriva hur enheten gjort det goda arbetet kan andra enheter få modeller för implementering av god praktik. 16 Kvalitets- och personalbokslut 2012 För att vi skall utvecklas behöver vi ändamålsenliga uppföljningssystem, ständiga och varaktiga förbättringar kräver målmedvetenhet och långsiktighet. Återkopplingen på vårdresultat motiverar och sporrar oss i vårt dagliga utvecklingsarbete, återkopplingen visar huruvida vi nått våra uppställda mål eller uttryckt på ett annat sätt; huruvida vi gör de rätta sakerna.

17 RAI rapportering på Bolagets kontaktperson sammanställer rapporter över sina enheter till sin egen ledningsgrupp två gånger per år som en del av den strategiska uppföljningen på bolagsnivå. Utvecklingschefen sammanställer å sin sida en rapport till s ledningsgrupp två gånger per år som en del av den strategiska uppföljningen på organisationsnivå. De analyserade RAI-resultaten med förslag och handlingsplaner läggs in i ledningens uppföljningssystem. har utarbetat en årsklocka för att underlätta RAI-arbetet. I klockan fastställs årets tidtabeller samt ansvarsfördelningen. Detta underlättar säkerställandet av att data bearbetas i enlighet med den fastställda tidtabellen och riskerna med att bedömningarna blir bortglömda eller kommer in i fel datamaterial minimeras. Årsklockan är användbar för planering, rapportering, uppföljning samt fastställandet av gemensamma utbildningsdagar. Årsklockan är ett bra hjälpmedel för att koordinera RAI-arbetet mellan olika nivåer inom organisationen. Mätare: I hur många indikatorer av 29 är vi bättre än alla som är med i RAI i Finland. Måltal: s äldreomsorg skall vara bättre än alla som är med i RAI i Finland. Kommentar: mäter också var vi står i förhållande till internationella gränsvärden. Med hjälp av RAI kan vi också mäta förhållandet kvalitet/produktivitet. Botnia Bättre än medeltalet Samma som medeltalet Sämre än medeltalet Ett exempel på GOD PRAKTIK i Botnia 2012 VAD vi strävat till Vi har arbetat långsiktigt och målmedvetet med att våra boenden enligt RAI- mätningen skall ha smärta mera sällan än dagligen (1). HUR vi konkret jobbat Konkret har vi jobbat med att ta ut rapporter över våra boendes smärtskalor från RAI- mätningarna. Alla boendes medicinlistor har gåtts igenom. Läkaren har aktivt deltagit i processen. Personalen har varit observant på de boendes smärtupplevelse, dokumenterat sina iakttagelser samt vid behov gett mediciner. Onödiga mediciner har tagits bort utan att smärtupplevelsen ökat. En balans mellan smärtupplevelse och medicinanvändning har uppnåtts. FAKTORER som påverkat Personalens ökade medvetenhet och intresse för att observera och dokumentera och noggrant tolka våra boendes signaler på smärta. MÄTARE som använts RAI bedömningar samt personalens iakttagelser hos våra boende. RESULTAT Smärta mera sällan än dagligen, höjt välmående samt större rehabiliteringspotential hos våra boende. Nöjda anhöriga, nöjd personal som sett resultat av sitt arbete så att de kunnat medverka till en meningsfull och bättre vardag för våra boende. Kvalitets- och personalbokslut

18 Syd Bättre än medeltalet Samma som medeltalet Sämre än medeltalet Ett exempel på GOD PRAKTIK i Syd 2012 Vi har arbetat målmedvetet för att erbjuda de äldre en god vardag där en meningsfull sysselsättning är en väsentlig del. De individuella önskemålen hittas i dialogen mellan den äldre och egenvårdaren, i levnadsberättelsen samt RAI-bedömningen och konkretiseras i vårdplanen. Resultatet av detta arbete kan ses i kvalitetsindikatorn Litet deltagande i aktiviteter. Medelvärdet för alla enheter som deltar i RAI-benchmarking är 55%, vilket innebär att 55% av alla äldre på dessa enheter har ett litet deltagande i aktiviteter, medan s Syds motsvarande resultat är 14%. Det goda resultatet bygger på ett samarbete mellan pensionären och personalen där de äldre involveras i diskussionen om vad en god vardag är just för dig. Anna var en dam som mest av allt ville ligga inne på sitt rum med gardinerna fördragna, lampan släckt och dörren stängd. Hon sade inte många ord och de flesta av dem hade en negativ klang. Hon kom ut från sitt rum endast då det bjöds på mat eller kaffe och ville genast tillbaka till sitt mörka rum. Vi bestämde oss för att försöka göra allt för att Anna skulle känna mera gemenskap hos oss. Genom att vi satt och diskuterade med henne kunde hon sitta en längre stund kvar vid bordet. Vi prövade även med att Anna vilade i en fåtölj i dagsalen istället för på rummet vilket hon var riktigt nöjd med. Åland Bättre än medeltalet Samma som medeltalet Sämre än medeltalet Kvalitets- och personalbokslut 2012 Ett exempel på GOD PRAKTIK i Åland 2012 VAD: Vi har arbetat långsiktigt och målmedvetet med att boenden inte skall minska i vikt. HUR: Konkret har vi arbetat med att dokumentera målet till vårdplan. Vi kontrollerar vikten regelbundet, en gång per månad. Personalen har fått utbildning om näringsrik mat till boenden och vi har utsett kostansvarig i boendes personal för att bättra samarbetet med köket. Personalen observerar boendes näringsintag för att vara två steg före. Vi ser till att närings och energipulver finns på avdelningen för att använda vid behov. Vi ser till att det finns t.ex. smör och grädde alltid i kylskåpet att använda vid behov. Uppmuntrar både personal och boende till motion och vara medveten om att frisk luft ökar aptiten.. MÄTARE: För att mäta resultat använder vi RAI och tar upp frågan om kost, vikt och motion i personalmöte. RESULTAT: Boenden håller sitt BMI inom gränsvärdena.

19 När man har tillgång till tidsserier av mätningar av vårdens processer och resultat kan man konstatera att det viktiga handlar om vad personalen GÖR och HUR. Det i sin tur är beroende av att personalen har rätt kompetens, attityden och viljan att göra det bästa för de boende, att samverkan med medarbetare och boende fungerar, att respekt och värdighet präglar arbetsmiljön och att alla kan vara motiverade och känna stolthet över sin arbetsplats. Som erfarenheterna från visar blir detta en realitet då RAI är en del av ledningssystemet och verksamheten styrs av gemensamma värderingar. Kompetens och engagemang ger god omsorg. Mats Brommels ( tidningen 4/2012) Livskraftiga lokalföreningar I s medborgararbete är det viktigt att medlemmarna är tillfreds med verksamheten. Ett mått på att upplevs som en attraktiv organisation är antalet nya medlemmar. Medlemsutvecklingen har varit positiv de senaste åren. I december i år 2012 hade medlemmar. Engagerade medlemmar Dec 2009 Dec 2010 Dec 2011 Dec 2012 Nyland Åboland Österbotten Åland Kvalitets- och personalbokslut

20 20 Kvalitets- och personalbokslut 2012

21 Fungerande hälsofrämjande processer Processerna, det sätt på vilket vi gör vårt arbete är avgörande för hur konkurrenskraftiga vi är i framtiden. Kraven på kvalitet, resultat och uppföljning blir allt tuffare inom all verksamhet i framtiden. Att arbeta med en strategisk verksamhetsutveckling är helt nödvändig för att säkerställa en livskraftig framtida verksamhet som skall överträffa kundernas och intressenters förväntningar. Genom en tydlig vision, en bas av värderingar och strategiska mål blir det tydligt för alla i verksamheterna vart vi vill komma och hur vi prioriterar. s högsta ledning har beslutat om vissa gemensamma mål i en långsiktig plan för hela organisationen. Ledningens uppgift är att förmedla målen vidare till alla anställda, föregå med gott exempel och engagera dem i arbetet för att uppnå de gemensamma målen. Ett viktigt hjälpmedel i strategiarbetet är s Karta och Kompass. Den är baserad på en modell som kallas balanserat styrkort, balanced scorecard (The Execution Premium Kaplan&Norton). Det finns en övergripande karta för hela och utgående från den gör stödfunktionerna, bolagen, förbundet, forskningen och utbildningen sina egna kartor och kompasser. I sin tur görs alla verksamhetsplaner inom på basis av det egna bolagets/verksamhetens karta med koppling till budgeten. De strategiska målsättningarna följs upp enligt en enhetlig ledningsprocess månatligen och kvartalvis med hjälp av det webbaserade IT-verktyget Executive Strategy Manager (ESM) som togs i bruk i början av år I uppföljningen och utvecklandet av processerna används självutvärdering, auditering och certifiering. 21

22 s ledarskaps POlicy s ledare utvecklar s verksamhetsidé, värden och vision och representerar en organisationskultur som är mål- och resultatinriktad och tar aktivt del av all intern och extern information som gäller och den egna verksamheten. s ledare använder och utvecklar sitt professionella kunnande och involverar sig personligen för att säkerställa att organisationens ledningssystem utvecklas, tillämpas och kontinuerligt förbättras, ser till att de anställda inser värdet av och möjligheterna att utveckla och upprätthålla kunskap och kompetens erbjuder aktivt kompetensplanering i enlighet med s aktuella behov. s ledare anger riktning, beskriver verktyg och är tydlig i sitt beslutsfattande. s riskhanteringspolicy En risk är vilken händelse, avvikelse eller ogjord åtgärd som helst, intern eller extern, som hindrar från att uppnå uppsatta mål. Genom en välfungerande riskhantering kan konsekvenserna av oönskade risker undvikas eller minimeras. Eftersom många risker inom vården drabbar tredje part, dvs. klienterna, är det inom vården extra viktigt att kunna undvika eller minimera risker. Genom en systematisk riskhantering blir personalen medveten om vilka risker som finns i s verksamhet, bättre på att bedöma hur stora och allvarliga riskerna är, att fatta rätt beslut om hur riskerna skall hanteras och att lära av varandra inom hela organisationen. 22 Kvalitets- och personalbokslut 2012 s personalpolicy Alla anställda har en viktig betydelse för organisationens utveckling. För att kunna utveckla s verksamheter och bidra till ett samhälle som främjar hälsa och livskvalitet behöver organisationen kompetenta, motiverade, engagerade och utvecklingsinriktade medarbetare. s chefer har ett personligt, aktivt mål- och resultatinriktat ledarskap som uppmuntrar till delaktighet och aktiv medverkan. Möjligheterna till utveckling och karriär uppmärksammas. Vi ger nyanställda tillräcklig introduktion och behövlig utbildning. Vi förutsätter att var och en upprätthåller och utvecklar sin kunskap och kompetens.

23 s informationspolicy skall upplevas som en trovärdig och långsiktig samhällsaktör inom social- och hälsovården, medborgar verksamheten och forskningen. Informationen ska ge en riktig bild av verksamheten, bidra till en god sammanhållning inom organisationen och fungera som ett styrinstrument för s ledning. De egna medarbetarna skall först informeras om förändringar och större frågor. har en enhetlig visuell image som genomsyrar allt informationsmaterial. Imagen signalerar utåt att är oavsett vilken del av organisationen det handlar om. I samband med eventuella kriser och negativ publicitet är det respektive ledning som tillsammans med infochefen sköter om informationen. s miljöpolicy s miljöpolicy uttrycker vårt förhållningssätt till miljöfrågor inom s alla verksamheter. Varje anställd tillämpar dessa principer i sitt dagliga arbete. Tyngdpunktsområdena för vårt miljöarbete är: Fastighetsunderhåll omfattande återvinning och sortering av avfall, hushållandet med energi och vatten samt övriga naturresurser. Resandets miljöbelastning minimeras genom att bl.a. utnyttja olika tekniska lösningar för kommunikation på distans samt genom att beakta olika fortskaffningsmedels miljöpåverkan. Inom kosthållen använder vi oss, i mån av möjlighet, av närproducerade och säsongbundna råvaror, minimerar svinnet och främjar användningen av livsmedel som kan produceras resurssnålt. Vid beställning av varor ger vi stor vikt åt logistiken och optimerar varuleveransernas storlek och frekvens. s responspolicy Målsättningen med att samla in respons är att få en uppfattning om hur vi lyckas med vår verksamhet. samlar in, åtgärdar, besvarar och rapporterar riktad och spontan respons i syfte att förbättra verksamheten och upprätthålla goda relationer till kunder och samarbets partner. Responsen hanteras på ett positivt och konstruktivt sätt så att en positiv bild av upprätthålls. s språkpolicy s officiella och interna språk är svenska. betonar vars och ens rätt att få service på sitt eget modersmål och inom en del av tjänsteproduktionen bedrivs verksamheten även på andra språk än svenska. Personalen bör ha goda kunskaper i svenska. Organisationens officiella information ges på svenska. Svenska språket är en del av en större helhet den finlandssvenska kulturen. husen utgör viktiga samlingsplatser för personer som vill verka och vistas i en svenskspråkig miljö. arbetar aktivt för att den svenska servicen tryggas i Finland. Kvalitets- och personalbokslut

24 Målen i kartan skall ligga som grund för allas arbete. Var och en måste ställa sig frågan: Hur kan JAG/VI/TEAMET bidra för att nå dessa mål. Det handlar om att ta fram handlingsplaner/åtgärdsplaner för att dra sitt strå till stacken. Vad innebär det t.ex. att vara en attraktiv hälsofrämjande arbetsplats? Varför är det viktigt? Vad kan vi göra i praktiken? Svaren på frågorna ska leda till konkreta åtgärder/handlingsplaner med tydlig ansvarsfördelning och tidtabeller som gör att ambitionerna blir verklighet. Långsiktig planering med karta och kompass Verksamhetsplan & budget Q4 Uppgörande av verksamhetsberättelse - Utvärdering av målsättningar, verksamhetsplan och budget Q1 Strategirevidering & uppdatering av målsättningar på organisationsnivå Verksamhetsberättelse s målsättningar definierade i Karta & kompass Definiera målsättningar för respektive kostnadsställe Q3 Uppgörande av verksamhetsplan & budget - I enlighet med övergripande strategiska målsättningar - I enlighet med fastställda sektorvisa målsättningar & prioriteringar Q2 Strategirevidering & uppdatering av målsättningar i Forskning/Förbundet/ Bolag/Utbildning Workshops för verksamhetsplanering på enheterna Workshops inför budgetarbetet Kommunikationskanaler Nätverk god praktik Uppföljning/utvärdering Process för arbetssätt att få ihop helheten 24 Kvalitets- och personalbokslut 2012 På blir det verksamhet och goda resultat av målen För att nå full effekt behöver det vi gör mätas, leder det som vi gör till goda resultat, om inte måste vi göra något åt det. Här kommer kompassen in. Till vart och ett av målen finns ett antal mått som man stämmer av månatligen/kvartalvis. Kompassen skall visa att vi håller kursen, ger en snabb överblick över hur verksamheten mår, men den kan endast göra det om vi använder den. Ekonomi i balans är en viktig förutsättning i alla verksamheter. Det vi prioriterar måste vi också beakta i budgeten, det måste finnas en tydlig koppling mellan förbättringsarbete och budget. Om vi följer mätarna på rätt sätt blir vi varnade i tid och det leder till bättre ekonomi. Vi måste kunna beskriva vår verksamhet. Vår verksamhet skall vara professionell och vi skall ha genomtänkta processer vår verksamhetsutveckling är vår ryggrad m.a.o. vårt arbetssätt att få ihop HELHETEN.

25 I förtydligandet av våra processer skall vi hushålla med resurser och eliminera slöseri och dubbelarbete, arbeta aktivt med att ifrågasätta och förbättra arbetsskeden: Vi fokuserar på helheten Vi fokuserar på rätt kompetens på rätt plats Vi tar vara på styrkor och resurser Vi fokuserar på verksamheter och aktiviteter som skapar värde för alla intressenter och medarbetare Vi lyfter fram och dokumenterar god praktik med nästa steg i sikte Vi utvecklar vår förmåga att vara tidigt ute och våga ifrågasätta det vi gör idag Exempel på hur Syd arbetar för att få sina huvudprocesser beskrivna: Syd har en utnämnd person som stöder enheterna i processarbetet. Så här gör vi: Arbetet med att beskriva en huvudprocess börjar med att den som är ansvarig för målsättningen strukturerad riskhantering i Syds karta berättar om enheten och verksamheten för att jag som stödperson ska få lite bakgrund. Därefter tar jag kontakt med antingen den områdesansvarige eller den enhetsansvarige och beroende på processens omfattning bestämmer vi träff eller telefontid. Vid träffen berättar den enhetsansvarige om verksamheten och går igenom den aktuella arbetsprocessen. Processbeskrivningen renskrivs och skickas ut till enheten för genomgång. Efter detta har jag på nytt en diskussion med den målsättningsansvarige. Ofta uppstår det i detta skede nya frågor som sedan bollas tillbaka till enheten. Därefter renskrivs processbeskrivningen och gås igenom en sista gång. Då processen känns färdig för alla parter läggs den in i en gemensam elektronisk mapp där den kommer att finnas tillgänglig. Processbeskrivningen är underställd en ständigt pågående utvärdering under implementeringsfasen. Efter implementeringen utvärderas processen regelbundet i samband med den årliga verksamhetsplaneringen samt med hjälp av olika mätare, självutvärdering och auditeringar. Exempel på en process: I samband med att Enhetsansvarige (EA) och arbetstagaren skriver ett arbetsavtal presenteras dokumentet Allmänna användarvillkor för s IT-resurser varefter arbetstagaren undertecknar: AVTAL gällande användningen av s IT-resurser (IT-avtal). EA beställer utrustning och rättigheter - EA skickar Avtalet till IT-avdelningen - Programrättigheter samt eventuell annan utrustning Vid förändring i rättigheter eller programvarubehov är det EA som meddelar detta till IT, som verkställer förändringarna. När IT-avdelningen har avtalet öppnar IT ett konto samt epost-adress åt den anställda i AD (active directory). IT meddelar huvudanvändaren av verksamhetsspecifika programvaror. Användarnamnen skall vara de samma som i AD-kontot. Eventuella anskaffningar och installationer verkställs. Arbetsförhållandet inleds. Huvudanvändarna meddelar de specifika inloggningsuppgifterna. Eventuell utrustning kvitteras ut samt inloggningsuppgifter ges av IT. Kvalitets- och personalbokslut

26 Hälsofrämjande daghem och eftermiddagsverksamhet s förbund och dagvårdsenheten vid Syd har utvecklat en modell för systematisk innehållsutveckling vid de egna daghemmen och eftermiddagsklubbarna. Certifieringen förutsätter ett års systematiskt arbete kring en till tre hälsofrämjande tyngdpunktsområden. Certifierade enheter 2011: Vasa daghem (lokalf.) Skogsgläntans daghem i Östersundom (lokalf.) Daghemmet Björnen (Syd) Certifierade enheter 2012: Hyvinge daghem (Syd) Trollebo daghem i Kervo (Syd) Lyckoslantens daghem i Vanda (Syd) Botby kompletterande dagvård (Syd) (hör ej längre till ) Grankulla eftis (Syd) Nordsjö eftis (Syd) Åshöjdens eftis (Syd) Under år 2013 är processen på gång på följande enheter: Eftisar: Korsholms eftisar 4 av 5 (certifierade ) Fritids på Östanlid (certifierade ) Minerva eftis (Syd) Esbovikens eftis (Syd) Hyvinge eftis (Syd) Lagstads eftis (Syd) St. Karins eftis (Syd) Sirkkala eftis (Syd) Cygnaeus eftis (Syd) Pargas eftis (lokalf.) Daghem: Lahtis daghem (Syd) (Certifierades i januari 2013) Bantis daghem (lokalf.) Fyrklövern i Pargas (Syd) Kastanjen i Åbo (Syd) Gunghästen i Åbo (Syd) Solstrålen i Lundo (Syd) Skogsgläntan i St. Karins (Syd) Antal enheter som inte än är med i processen: - 6 st. av totalt 18 daghem - 25 st. av totalt 41 eftisar Målsättningen med certifieringsprocessen är: Att förankra det hälsofrämjande arbetet och få till stånd en diskussion om hur vi vill att våra hälsofrämjande daghem & eftisar ska se ut. Stärka vår profilering och ställning framhäva för kunderna att vi värnar om barnens och personalens hälsa. Att sprida det hälsofrämjande kunnandet och idéerna inom våra enheter. 26 Kvalitets- och personalbokslut 2012 Kommentar: Certifieringsprocessen har av personalen upplevts både som utmanande och rolig men också som tidskrävande. Många uppger att det stärkt arbetsgemenskapen, barn och föräldrar är mer delaktiga i enhetens vardag och man känner en större gemenskap med övriga daghem/eftisar.

27 God praktik Under läsåret valde s daghem i Hyvinge i sitt hälsofrämjande arbete att jobba kring följande två teman: Natur & Miljö samt Hygien. Det gjordes en handlingsplan för hur daghemmet konkret skall arbeta kring dessa teman och ansvarspersoner utsågs för olika områden. Exempel från rapporten: Ett av våra tyngdpunktsområden detta läsår har varit handtvätten. Barnen har tvättat händerna på morgonen då de kommit till dagis, efter varje utevistelse, efter varje toalettbesök och före alla måltider. Förutom att detta är en självklar del av hygienfostran har vi också implementerat ett miljötänkande vid dessa situationer: Personalen har mera aktivt övervakat och hjälpt till vid handtvätten och pratat med barnen om att spara vatten (inte ha kranen på full fräs då man tvättar händerna) och inte slösa med pappershanddukar. Vi har uppmanat barnen att använda endast en pappershandduk per handtvätt då de torkat händerna och detta har gett resultat i form av minskad pappersförbrukning. Vi har också visat barnen hur man tvättar alla delar av händerna (handflatorna, handryggen, alla fingrar, mellan fingrarna...) och repeterat vid behov. Många barn har stolt visat hur duktigt de kan tvätta händerna och vi har sett att de använt sig av bildinstruktionerna som hängt på väggen till hjälp. Vi har även uppmanat barnen att använda den lilla knappen då de spolar, för att spara vatten. På s daghem i Vanda har vi valt att arbeta kring språket. Gällande språket har vi som heltäckande mål att stärka det svenska språket. Vi har jobbat med språket på samma sätt som tidigare, men nu har vi mer systematiskt tänkt på det. Personalen tänker efter hur vi pratar med barnen och andra vuxna. Vi uppmuntrar barnen till diskussioner och lyssnar på barnen. Vi läser sagor dagligen. De större barnen är delaktiga i valet av sagor. Antingen får någon välja bok eller så röstar gruppen bland några alternativ. Vi sjunger, använder oss av rim och ramsor, språklekar, ritsagor mm. Bordsteater använder vi både som en saga eller som språkstund och då får barnen återberätta sagan vilket är mycket populärt och motiverar till berättande. Vårt daghem är i samma byggnad som s servicehus och vi har gemensamma sångoch sagostunder med de äldre. Vi går även i små grupper till vårdavdelningarna och sjunger, målar, bakar eller spelar med de äldre. Då vi i personalen mer har satt oss ner för att fundera och diskutera hur vi jobbat och hur det gått med denna process, har vi märkt att språket har stärkts, barnen talar mer svenska i leken. Vi har själva blivit mer medvetna om hur vi använder språket och metoderna för språkinlärning har utvidgats.barnen förstår, talar och använder det svenska språket. Barnen talar svenska även i den fria leken och hemma med den svenskspråkiga föräldern. Kvalitets- och personalbokslut

28 Samarbetsnätverk inom hälsofrämjande år 2012 Penningautomatföreningen RAY - styrelsen... Viveca Hagmark SOSTE Finlands social och hälsa rf - Fullmäktige suppleant... Viveca Hagmark - Delegationen för barn och familjer... Gun Andersson - Delegationen för äldrearbete... Viveca Hagmark - Delegationen för EU-frågor... Viveca Hagmark - Forum för barns hälsa (LTF)... Gun Andersson A-P Toivari Justitieministeriet - Brottsförebyggande rådet... Gun Andersson Institutet för hälsa och välfärd Resursgrupp mot våld i nära relationer... Gun Andersson Delegationen för medling... Gun Andersson Delegationen för Jämställdhetsärenden (TANE) - Arbetsgrupp om utbildning och... Sara Sundell småbarnsfostran Finlandssvenska kompetenscentret inom det sociala området -styrelsen... Viveca Hagmark Finlands simundervisnings- och livräddningsförbund - styrelsen... Per Lindroos - arbetsgruppen för babysim... Nina Renlund Svenska studieförbundet rf - styrelsen... Gun Andersson Svenska semesterförbundet - styrelse... Regina Strandberg - suppleant... Samuel Reuter Föreningen Luckan i Helsingfors - styrelsen... Samuel Reuter - nätverk för ungdomsarbete... Tove Ajalin Närstående vårdare och vänner rf - nätverket för närstående vård i Finland... Jonna Skand Handböcker har en omfattande och mångsidig verksamhet som når till en stor del av den svenskspråkiga befolkningen och även tvåspråkiga och finskspråkiga kunder. Ett av våra centrala mål är att erbjuda högklassiga social- och hälsovårdstjänster. Vi har därför gått in för att systematiskt utveckla vår verksamhet och kvaliteten på verksamheten. Handböcker för olika verksamhetsformer är ett hjälpmedel i detta utvecklingsarbete. s handböcker fungerar som referensram för det långsiktiga strategiska och praktiska arbetet på enheterna. Handböckerna är avsedda för personalen, för våra kunder och deras familjer, för de kommuner och andra instanser som köper tjänster av samt andra samarbetsparter. Handböckerna utarbetas av arbetsgrupper som representerar de bolag och enheter inom som producerar service. Självutvärderingen görs utgående från de frågeställningar som tas upp i handböckerna. Handböckerna är uppställda enligt en europeisk kvalitetsmodell som använder inom verksamhetsutveckling, den s.k. EFQM-modellen (European Foundation of Quality Management). I dag finns handböcker inom följande områden: Äldreomsorg (2005, uppdateras 2013) Eftermiddagsvård (2005) Dagvård (2008) Barnskydd (2008) Vård av personer med speciella behov (2009) Forskning (2013) Kosthåll (2013) Skolfreden - organisationskommittén... Gun Andersson Nordiska folkhälsokongressen i Åbo organisations- och programkommittén... MargarethaWildtgrube Viveca Hagmark Alzheimer centralförbundet - styrelsemedlem... Helena Ahlers Finlands Minnesspecialister - styrelsemedlem... Helena Ahlers Äldreinstitutet - medlem i arbetsgruppen för projektet Vanhuuden mieli... Helena Ahlers Finska 4H - styrgruppsmedlem i projektet Matskolan-Ruokakoulu... Per Lindroos Nationellt nätverk för äventyrspedagogik i Finland... Patrik Berghäll Kvalitets- och personalbokslut Kvalitets- och personalboksluten som getts ut sedan 2007 fungerar som stöd och referensram för arbetet på enheterna. Uppgifterna i dem ger en bas för ytterligare förbättringar inom organisationen. FDUV - Styrka genom närverk-familjestödsprojekt... Gun Andersson Kvinnosaksförbundet Unionen rf - Styrgruppsmedlem i projektet Sukupuolisensitiivisyys Varhaiskasvatuksessa tasa-arvoinen kohtaaminen Päiväkodissa... Sara Sundell Personal- och kvalitetsbokslut för Botnia 2007 Kvalitets- och personalbokslut för 2008 Kvalitets- och personalbokslut för 2009 Kvalitets- och personalbokslut för 2010 Kvalitets- och personalbokslut för Kvalitets- och personalbokslut 2012 Botnia Personal- och kvalitetsbokslut Kvalitets- och personalbokslut Kvalitets- och personalbokslut Kvalitets- och personalbokslut Kvalitets- och personalbokslut

29 Årlig självutvärdering inom handboksområdet Självutvärdering är en viktig del av arbetsprocessen. Målsättningen är att identifiera både svaga och starka punkter i arbetsprocessen, samt att på basen av analysen göra upp ett handlingsprogram. Självutvärderingen görs årligen inom de sektorer som har en handbok. Handboken utgör en del av arbetsmetoden och fungerar som en referensram för självutvärderingen. Varje avsnitt i handboken ägnas uppmärksamhet och vid enheten ger medarbetarna sin syn på hur man lyckats förverkliga målsättningarna på en skala från 1 till 5. Självutvärderingen har utvecklats som enheternas eget hjälpmedel i verksamhetsutvecklingen. Självutvärdering, kundenkäter och extern auditering kanaliseras i framtiden som en helhet. Process för självutvärdering För de verksamheter som redan har handböcker används EFQM standarden som grund för självutvärderingen som görs en gång per år på varje enhet. Enheterna jämför och diskuterar sina resultat vid gemensamma möten och från resultaten lyfter man fram något utvecklingsområde för varje år i samband med verksamhetsplaneringen. 1 Beskriva metoden 2 Planera, hur ska detta genomföras 7 Genomföra handlingsplan Stöd i verksamhetsplaneringen 3 Genomföra självutvärdering, instruktioner, frågeformulär 6 Göra upp handlingsplan på basen av resultat 5 Genomgång av resultat med personalen 4 Ansvarig person gör sammanställning Kvalitets- och personalbokslut

30 Auditering/evaluering/årsredovisning på Med auditering avses en granskning av s system för att säkra och utveckla verksamhetens kvalitet. En auditering kan basera sig på skriftligt material, intervjuer och besök på av t.ex. en eller flera för uppgiften utbildade personer från olika instanser. Resultatet av en auditering utmynnar vanligtvis i någon form av rapport som redogör för processen, den auditerade enhetens styrkor och svagheter samt ett helhetsutlåtande om enheten. I utlåtandet ges rekommendationer om hur kvalitetshanteringssystemet borde utvecklas. Avslutningsvis meddelas om enheten godkänns eller inte. Ett godkänt resultat kan utmynna i ett certifikat som är i kraft en viss tid eller endast godkänts för att fortsätta verksamheten. s interna sätt att arbeta med verksamhetsutveckling inom hela organisationen skall hjälpa oss att vara förberedda på att överträffa våra målgruppers förväntningar. Syds enheter är redo för en auditering när som helst. Vi har alla papper i skick. Nytt för år 2012 är att en av de kommuner som köper tjänster av oss har bett komma med i sin egen kommunala auditering; det här om något är ett bra tecken på kompanjonskap. Det finns också kommuner som auditerar oss fast de ännu inte köper tjänster av. Auditering ger alltså en utmärkt möjlighet till marknadsföring av våra tjänster. Auditeringen omfattar överlag processdokument, brandtrygghetsbeskrivningar, beskrivning av lokaliteterna, arbetslistor där det skall framgå personalens behörighet och mängd. Bland annat dessa auditerar: Kommuner och städer Regionförvaltningsverket Valvira Folkpensionsanstalten Statskontoret Brand- och räddningsverk Miljömyndigheter Hälsovårdsinspektionen Forskningscentralen för tävlings- och elitidrott Humu, elit-idrottens utvecklingsgrupp Penningautomatföreningen RAY 30 Kvalitets- och personalbokslut 2012

31 Vi är PÅ VÄG framåt Alla som jobbar på påverkar hur vi mår på arbetsplatsen genom att vara engagerad och ha lusten att påverka och se vad man kan bidra med till den egna verksamhetens utveckling. UPPDRAG LEDARSKAP Arbetet känns BEGRIPLIGT, MENINGSFULLT och HANTERBART. Vi utmanar ständigt oss själva. Vi ser framåt. Verksamhetsutveckling är som en cirkel, där beslut, processer och förbättringar avlöser varandra i en oändlig rörelse. MEDARBETARSKAP HÄLSOFRÄMJANDE ARBETSPLATS Kvalitets- och personalbokslut