GREAT WORKPLACE PRACTICES

Transkript

1 GREAT WORKPLACE PRACTICES Inspiration från Sveriges Bästa Arbetsplatser 2012 och 2013

2 INNEHÅLL INTRODUKTION 7 HUR ANVÄNDER JAG DENNA RAPPORT? 8 Inspiration 8 Använd era egna Trust Index -resultat 8 Vad ska vi tänka på? 8 VAD ÄR ETT GREAT PLACE TO WORK? 9 Det är inte slumpen som avgör om man lyckas 9 Arbete är inte är en plats man går till, utan något man gör 10 Vi kallar det Giftwork 10 Vad är Giftwork? 10 VILKEN INSATS FÖR DE BÄSTA ARBETSPLATSERNA? 11 GREAT WORKPLACE PRACTICES INSPIRERA 13 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 13 Alla kan bidra 13 Värderingsspelet 13 Ambassadörsprogram för goda förebilder 14 Värderingaresa genom organisationen 14 Artikelserie om medarbetare 14 Berömutmaningen 14 OK att göra ett misstag 14 YES-meddelanden 15 Forum för alla 15 Gemensamt visionsbygge 15 HBT-frågor 15 Vernissage 15 Målmedvetet samarbete 16 Turné 16

3 Energi och skratt 16 Mediauppmärksamhet 16 Kreativ dag 16 Feedback på allt 16 Enkla värderingsövningar 17 Medieutrymmet lyfts fram 17 Ta fram värderingarna ur väggen 17 Värderingstävling ger välgörenhet 17 Kulturbärarna 17 Årstidsstyling av kontoret 17 Feedbackfilm 17 Gemensam värdegrund 17 Personlig arbetsplats 17 INFORMERA 18 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 18 Alla kan kalla till möte 18 Ledningsgrupp på roadshow 18 Dagliga morgonmöten 18 Personligt från VD 18 Topp 5 svåraste frågorna 19 Bildning på köpet 19 VD kommenterar 19 Ledningsgruppen alltid nära 19 SMS för schysst info 19 Visste du att? 19 Culture Audit som trycksak 19 LYSSNA 20 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 20 Direktdemokrati 20 Spontan rotation 20 Rösta om lokaler 20 Feedback från valfri 21 Medbestämmande i ledningsgrupp 21 Etisk hotline 21

4 Tyck till på toa 21 Ett interaktivt intranät 21 Grupp för medarbetarinvolvering 21 Förmåner som medarbetarna vill ha 21 Lunch som pejlar läget 21 Akutanmälan direkt till koncernledning 21 En öppen och gemensam dialog 22 Oro vänt till framtidstro 22 Involvera genom personalråd 22 Draknästet 22 Intranät efter medarbetarinitiativ 22 Great Place to Work-turné 22 UPPSKATTA 23 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 23 Värderingspris en gång i kvartalet 23 Peppning även i motgångar 23 Vinstandelar åt alla 24 Poängsystem för snabb feedback 24 Gemensamt program för uppskattning 24 Uppskattande uppmärksamhet 24 Stöd när prestationen är för svag 24 OS-resa 25 Årets hälsoprofil 25 Gratifikation för insats såväl som utveckling 25 Bonus för arbetsinsats 25 Företaget matchar insats 25 UTVECKLA 26 5 saker de bästa arbetsplatserna gör 26 Personlighetstest och teamarbete 26 Luncha och lär 26 Använder sin kompetens 26 Karriärpyramiden där alla är med 27 Radardiagram för kompetensutveckling 27 Strategiskt erfarenhetsutbyte 27

5 En egen kompetensmodell 27 En tydlig avslutsprocess 27 Innovationsfond ger utveckling 27 Hacker s night 27 OMTANKE 28 5 saker de bästa arbetsplatserna gör 28 När dagarna blir långa 28 Stöd i livets alla lägen 28 Flexibla förmåner 29 Frisk från första början 29 Friskvårdsutmaningar 29 Europeiskt arbetspass 29 Hjärt-och lungräddning 29 Lekrum på kontoret 29 ANSTÄLLA & VÄLKOMNA 30 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 30 Involvering vid rekrytering 30 Filmisvägg med medarbetare 30 En annorlunda rekrytering 31 Culture Audit innan första arbetsdagen 31 En ständig sponsor 31 Hjälp på traven i det nya landet 31 Boot Camp för nyanställda 31 En offensiv rekryteringstrategi 32 Ett kreativt frågeformulär 32 Medarbetare som motor i rekryteringen 32 Rekryteringsprocess med mervärde 32 Prova på för att passa in 32 Personlig introduktion 32 Personlighetsformulär före djupintervju 33 Ett individuellt introduktionsprogram 33 Personlig rekrytering 33 Anställer rätt 33 Med nya ögon 33

6 Noggrann rekrytering 33 Innovativ rekrytering 33 FIRA 34 5 saker de bästa arbetsplatserna gör 34 Namntävling 34 Aktiviteter som passar kulturen 34 Firande en del av projektplanen 34 Fredagsyoga 34 Hackerkväll 35 FÖRDELA 36 5 saker de bästa arbetsplatserna gör 36 Ett transparent incitamentsprogram 36 Ekonomiska bidrag för samhällsengagemang 36 Månar om integriteten 36 Delägarskap för alla 36 Lönegrundande rankinglistor 37 CSR-medvetenhet redan från start 37 Specialistkunskap pro bono 37 Samma bonus 37 Strategiskt arbete med etisk standard 37 Miljöarbete kopplat till värderingar 37 Miljöpolicy genom hela verksamheten 38 Lika för alla 38 Kunskapsutbyte i Ghana 38 Stöd för individuella CSR-projekt 38 Rättvis bonus 38 Vinstdelningssystem för alla 38 Grön IT som gemensamt mål 39 Hjälpverksamhet på plats 39 CSR-arbete på fältet 39 ORGANISATIONSFÖRTECKNING 41 TACK! 43

7 INTRODUKTION Under förra året utvärderade Great Place to Work mer än 6,000 organisationer i 46 olika länder världen över. Drygt 150 av dessa verkar i Sverige och 122 av dem valde att delta i rankningsprocessen som vi kallar Sveriges Bästa Arbetsplatser. Vår studie, som i dagsläget är världens största arbetsplatsstudie av sitt slag, samlar både kvantitativ och kvalitativ data och är därför unik i sitt utförande. Med användning av den information som vi samlar in producerar Great Place to Work i 38 länder en serie listor över de bästa arbetsplatserna, däribland Fortune 100 Best i USA och Sveriges Bästa Arbetsplatser som de senaste åren publicerats i Dagens Nyheter. Det centrala temat i Great Place to Work s mission är att bidra till en utveckling av samhället genom att hjälpa organisationer att skapa riktigt utmärkta arbetsplatser. Vårt arbete innebär att vi utvärderar arbetsplatser utifrån två perspektiv, dels medarbetarnas och dels ledningens perspektiv. Utvärderingen har sin grund i vår egen teori, som vi utvecklat sedan tidigt 80-tal. Denna visar att nyckeln till att skapa en utmärkt arbetsplats är att bygga och underhålla tillitsfulla relationer. Great Place to Work s metodik ser därför likadan ut i alla länder där vi är verksamma, och vi identifierar således också Great Workplace Practices enligt samma kriterier. Great Workplace Practices är internorganisatoriska processer, arbetssätt, handlingsprogram, vanor och normer, som gynnar en hälsosam arbetsplatskultur i en specifik miljö. De kan och bör se olika ut beroende på i vilket kulturellt sammanhang vi finner dem och då åsyftar vi både kulturskillnader i runt om i världen och skillnader i arbetsplatskultur, organisationer emellan. Great Place to Work är ett globalt forsknings- och managementkonsultföretag med huvudkontor i San Francisco, USA. I Sverige hittar du oss på adress nedan: Great Place to Work Sverige AB Munkbrogatan Stockholm Great Place to Work,Inc. Med ensamrätt 7

8 HUR ANVÄNDER JAG DENNA RAPPORT? I den här rapporten presenterar vi en samling Great Workplace Practices från de organisationer som fått utmärkelsen Sveriges Bästa Arbetsplats 2012 och De har hjälpt organisationerna att skapa riktigt utmärkta arbetsplatser; och de förkroppsligar det som gjort Sveriges Bästa Arbetsplatser förtjänta av vår kvalitetsutmärkelse. Syftet med rapporten är främst att fungera som inspiration i arbetet med att bygga en arbetsplatskultur baserad på tillit och en organisation som är framgångsrik och lönsam. Inspiration. Det här är ingen steg-för-steg-manual i hur man skapar en utmärkt arbetsplats. Varje organisation måste hitta ett eget tillvägagångssätt, en egen stil och egna värderingar som motor för arbetet att skapa en arbetsplatskultur som är unik för den egna organisationen. Se dessa Great Workplace Practices som en inblick i vad andra organisationer gör, för att få idéer och inspiration i det egna arbetet. Vissa av dessa exempel kan vid första anblick verka enkla och självklara, men om ni studerar dem närmare kommer de att avslöja intressanta sätt att tänka och arbeta på. Great Workplace Practices kan med fördel användas som en språngbräda för djupare analys av den egna organisationen, och som ett underlag för diskussion och brainstorming. Använd era egna Trust Index -resultat Om ni är kund hos oss så har ni kanske redan genomfört en Trust Index - undersökning bland era medarbetare. Det är förstås mycket viktigt att ni använder er av era senaste Trust Index-resultat för att förstå var er organisations utvecklingsmöjligheter och behov ligger. När ni bättre förstår ert utgångsläge och er speciella arbetsplatskultur kan ni också bättre förstå hur era egna Great Workplace Practices skulle kunna se ut. Vad ska vi tänka på? När ni läser igenom rapporten kan det vara bra att fundera över följande: Vad är syftet med respektive initiativ? Hur bygger det förtroende och tillit för organisationen, och hur skulle ett liknande initiativ kunna se ut hos oss? Hur bidrar initiativet till organisationens företagskultur? På vilka sätt stödjer det organisationens mission, vision eller värdegrunder? Vilka resurser eller stödsystem är nödvändiga för att initiativet skall kunna genomföras framgångsrikt? Vilka utmaningar skulle vi möta ifall vi introducerar detta initiativ hos oss, eller försöker oss på något liknande? Hur är ledarna inom organisationen involverade i initiativet; vem bär ansvaret för att det hanteras på ett effektivt sätt? 8

9 VAD ÄR ETT GREAT PLACE TO WORK? Om ni ställer den här frågan till era medarbetare så får ni säkert hundra olika svar. Skillnaderna i svaren skulle spegla vad varje individ värdesätter mest på en riktigt bra arbetsplats, vad de ser som nödvändigt för att arbetsplatsen alls ska fungera och vad de ser som något alldeles extra. Skulle vi hitta likheter i svaren? Ja, vår forskning visar att hos medarbetare som arbetar på redan utmärkta arbetsplatser så gör man det - över de senaste 25 åren har vi på Great Place to Work arbetat med tusentals organisationer världen över och vi kan tydligt se att de bästa arbetsplatserna har många likheter: Den främsta gemensamma nämnaren hos de allra bästa arbetsplatserna är tillit. Tillit beskrivs och illusterars på olika sätt av olika individer; vissa pratar om högt i tak, andra nämner frihet under ansvar, och andra den trygghet som ligger i att kunna ge förbättringsförslag som tas emot på ett bra sätt - eller att involveras i organisationens beslutsprocesser. Great Place to Work sammanfattar det vi lärt oss om utmärkta arbetsplatser med en mening: en utmärkt arbetsplats är en arbetsplats där jag litar på människorna jag arbetar för, är stolt över vad jag gör och trivs med människorna jag arbetar ihop med. För utmärkta arbetsplatser byggs runt goda relationer, mellan medarbetare och ledare. Det är inte slumpen som avgör om man lyckas Vår modell återspeglar arbetsplatsens viktiga relationer och illustrerar ytterligare hur dessa kommer till uttryck på arbetsplatsen, detta genom de fem dimensioner ni känner igen ifrån vår Trust Index -undersökning: trovärdighet, respekt, rättvisa, stolthet och kamratskap. Vi har upptäckt att ledare och chefer på utmärkta arbetsplatser strävar efter att skapa en kultur som genomsyras av tillit. Men erkänner kvaliteten på arbetsplatskulturen som central för att organisationens verksamhet ska kunna fungera framgångsrikt. Följaktigen baserar riktigt bra chefer både ledarstil, praxis och initiativ på principer som främjar tillit i relationen till medarbetaren. Och det sträcker sig längre än så: vår erfarenhet är att man behöver börja med att se på vilken inställning som råder till arbetet i sig; för ledare på de bästa arbetsplatserna är arbetet mer än bara ett jobb. Great Place to Work,Inc. Med ensamrätt 9

10 Arbete är inte är en plats man går till, utan något man gör Även om vi i vårt arbete i stor utsträckning kommer i kontakt med riktigt bra organisationer och goda arbetsgivare så stöter vi förstås även på organisationer där man tar man sina medarbetare för givet. Här behandlar man medarbetarna som en resurs eller råvara, och uppvisar vad vi brukar kalla för ett transaktionsinriktat beteende, vilket medför en risk för att medarbetarna känner sig utbytbara, som delar av en maskin. Visst är vissa aspekter av alla jobb naturligt transaktionsbetonade som den lön och de förmåner som man direkt erbjuder i utbyte mot tid och ansträngning. Men de bästa arbetsplatserna gör något annorlunda; de lägger till ytterligare en dimension genom att behandla varje enskild medarbetares ansträngningar och prestationer som en gåva, som något unikt som personen kan erbjuda organisationen. De erkänner också att varje medarbetares arbete är en del av den personliga identiteten, och därför även viktigt för medarbetarens välmående. De bästa organisationerna besvarar därför sina medarbetares ansträngningar och prestationer med generositet och genom att skapa unika och personliga lösningar, ofta väl integrerade med organisationens kultur och värderingar. De inför nya arbetssätt såväl som förhållningssätt till arbetet och hur man bedriver verksamheten. De arbetar strukturerat med att skapa en tydlig arbetsplatskultur med tydliga värderingar, och utvecklar medarbetarna i linje med dessas personliga behov såväl som organisationens. Genom detta upphör arbetet att vara något som man går till, och blir till något som man gör. Vi kallar det Giftwork Det vi har beskrivit ovan är ett förhållningssätt som förstås redan existerar inom riktigt bra organisationer utan inblandning av oss på Great Place to Work, men vi har gett beteendet ett namn vi kallar det Giftwork. Vad är Giftwork? Giftwork är när någon investerar extra tid, ansträngning, energi, omtanke eller omsorg i en annan person; det kan komma från såväl medarbetaren som från ledaren Giftwork är att ge något av sig själv Syftet med Giftwork är att bygga en relation, inte att uppnå ett specifikt resultat Giftwork kan alltid bli motarbetat eller avvisat av medarbetaren Varje organisations Giftwork -beteenden måste skapas utifrån organisationens specifika förutsättningar och är därför färgade av dess kultur och sammanhang För att tydligare illustrera vad som utmärker Giftwork jämför vi nedan vad vi kallar transaktionsinriktat beteende med Giftwork -beteende: TRANSAKTIONSINRIKTAT TILLITSFRÄMJANDE (GIFTWORK ) Målet är individuell vinning Låg risk Begränsad information Agerande bygger på tvång Samma för alla Pengar är valutan Målet är ömsesidig framgång Hög risk pga. sårbarhet Transparenta motiv Bygger på öppen ömsesidig relation Personligt Tillit är valutan 10

11 VILKEN INSATS FÖR DE BÄSTA ARBETSPLATSERNA? Vi som arbetar för Great Place to Work Institute får ofta frågorna: hur arbetar de bästa arbetsplatserna och hur skapar man en arbetsplatskulltur som främjar tillitsfulla relationer? Det enklaste sättet att besvara frågor av den här typen är genom att exemplifiera med de typer av strategier och metoder som de bästa arbetsplatserna använder sig av för att bygga sina arbetsplatskulturer. Vi har tidigare definierat ett great place to work utifrån medarbetarens perspektiv, men bland våra modeller hittar man även en definition av ett great place to work utifrån ledarens och organisationens perspektiv. Ett great place to work är även en organisation som når sina organisatoriska mål, som har medarbetare som kan ge sitt bästa och där man arbetar tillsammans som ett team, i en anda av tillit. Great Place to Work,Inc. Med ensamrätt 11

12 Med utgång i denna modell och med stöd av våra upptäckter under 25 års forskningsarbete, har vi identifierat nio verksamhetsområden där de bästa arbetsplatserna är särskilt vassa med unika och genomtänkta handlingsprogram, riktlinjer och praxis. VI UPPNÅR VÅRA ORGANISATORISKA MÅL Verksamhetsområde Definition 1. Inspirera Vad ledare gör för att förmedla och engagera medarbetare i organisationens uppdrag, syfte och mål. 2. Informera Hur ledare gör för att dela med sig av information som är relevant för organisationen vid tillfället. 3. Lyssna Vad ledare gör för att uppmuntra medarbetare till att bidra och ge input i arbetet. ALLA KAN GÖRA SITT BÄSTA 4. Uppskatta Vad ledare gör för att visa uppskattning för bra utfört arbete och extra ansträngning. 5. Utveckla Vad ledare gör för att hjälpa medarbetare att utveckla sina talanger. 6. Omtanke Vad ledare gör för att visa omsorg för de anställdas personliga behov. VI ARBETAR TILLSAMMANS SOM ETT TEAM 7. Anställa & Välkomna Vad ledare gör för att rekrytera och välkomna nya medarbetare. 8. Fira Vad ledare gör för att lyfta fram framgångar -enskilda och i gruppen - och för att stärka kamratskap. 9. Fördela Vad ledare gör för att fördela vinster samt för att ge tillbaka till samhället. De Great Workplace Practices som ni kommer att få ta del av på följande sidor är uppdelade enligt de nio verksamhetsområdena nedan: 12

13 GREAT WORKPLACE PRACTICES Alla kan bidra INSPIRERA För att en verksamhet ska kunna nå sina organisatoriska mål behöver man kunna inspirera, samla medarbetarna runt organisationens vision och härleda denna till medarbetarnas egen insats samtidigt som man riktar den gemensamma insatsen mot de målsättningar organisationen har. Speciellt kritiskt är det att kunna inspirera sina medarbetare i det dagliga arbetet så att deras arbetsuppgifter känns meningsfulla och givande och så att alla känner att deras bidrag räknas och betyder något för organisation såväl som omgivning. 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 1. Man arbetar med en gemensam vision och tydliga värderingar för att skapa en tydlig röd tråd som sammankopplar arbetsplatskulturen, verksamhetens varumärke hos kund och arbetsgivarvarumärket internt/ externt. 2. Man kommunicerar så att medarbetare ska förstå hur deras arbete har betydelse för organisationen och samhället, vid sidan av att tjäna sina egna och företagets finansiella framgångar. 3. Man lever som man lär. Ledare tydliggör i sitt agerande, genom exempel i vardagen, vad organisationens värderingar innebär genom praktisk handling. På så sätt görs kulturen levande och något som varje medarbetare tar ansvar för. Under en kick-off valde man på Microsoft att ha temat Mitt Microsoft. Syftet var att belysa företaget ur olika vinklar, vad Microsoft erbjuder sina medarbetare, och att ge alla en möjlighet att uttrycka sina tankar om vad som gör Microsoft unikt för dem. Detta för att bygga engagemang och stolthet över företaget och kollegorna. Under kick-offen berättade varje person i ledningsgruppen om vad Microsoft betyder för dem, och varför de är stolta över att arbeta inom organisationen. Som ett annat inslag fick medarbetare skriva ner in sina egna tankar kring vad Microsoft är för dem på post-it-lappar och man lät alla skicka sms med frågor som de ville ha svar på. För varje sms man fick in betalade Microsoft sedan en summa till Röda Korset och Läkare utan Gränser. 4. Man lyfter fram kulturbärare och föredömen inom organisationen, visar på den enskilda individens eller gruppens arbete och insats och hur detta bidragit till verksamhetens innovation, effektivitet, lönsamhet eller vad som ligger i fokus och prioriteras. 5. Man vågar involvera medarbetare i arbetet att ta fram värderingar och att arbeta med organisationens strategi. Värderingsspelet Under en tolvmånadersperiod spelade alla inom organisationen Cramopol, ett spel som skapats för att jobba med Cramo Instants värderingar och på ett mer pedagogiskt sätt föra ut dem i organisationen. Spelarna ställdes inför en rad olika situationer och utifrån ett antal givna svarsalternativ fick de sedan i grupp enas om ett svar på hur situationen borde hanteras. Spelet inkluderade även frågor om företaget. Aktiviteten genomfördes i samband med en kick-off, var mycket uppskattad och bidrog till flera intressanta diskussioner. I spelet fanns även steg där medarbetarna fick möjlighet att komma med idéer och förbättringsmöjligheter av olika slag. Flera av dessa initiativ har sedan blivit genomförda, man har t.ex. på förslag av medarbetare utvecklat boendemoduler av en äldre modulserie. Great Place to Work,Inc. Med ensamrätt 13

14 Berömutmaningen En stor del av Adeccos friskvårdsarbete handlar om att sätta i fokus att bli bättre på att ge varandra beröm och feedback. Som ett led i detta arbete lanserade Adecco en egenutvecklad mobil-app. för sina medarbetare; berömutmaningen. Genom appen får medarbetaren dagligen under tio dagar en övning eller utmaning på temat beröm, t.ex. beröm någon i din vardag som du inte känner sedan tidigare. Efter varje övning ges man tillfälle till utvärdering och tävlandet sker enbart mot dig själv. OK att göra ett misstag Centiro är en organisation där man verkligen har lyckats skapa en förstående kultur, där det är OK att göra misstag. Ett exempel på detta är den informella klubb som etablerats av medarbetarna och som är till för alla som någon gång gjort ett misstag (det krävs dock riktigt ordentliga fadäser för att bli medlem). Under humoristiska former avdramatiserar man misstagen och belyser att alla får göra misstag, bara inte samma misstag görs två gånger. Man för också en konstruktiv diskussion om hur man bygger bort misstag i längden. Det centrala är att undvika skuld- eller ångestberg för den enskilde att bära om misstag begås. Humor är bättre. Klubben, som inledningsvis var ganska informell, har nu spridit sig över hela organisationen och accepteras som en del av kulturen. Värderingaresa genom organisationen Ambassadörsprogram för goda förebilder IFS har lanserat ett ambassadörsprogram som en del av sin employer branding-strategi. Årligen väljs medarbetare ut till IFS-ambassadörer ifrån olika delar av organisationen, detta som en särskild uppskattning för väl utfört arbete. Chefer ombeds att nominera lämpliga kandidater som lever i enlighet med IFS kultur och värderingar. Ambassadörerna har förtur till vissa av organisationens medarbetarevent och mottar viktig information samtidigt som officiella ledare. Syftet med programmet är delvis att belöna medarbetarna men även att lyfta fram goda förebilder, och härigenom stärka organisationen som helhet. Ambassadörerna agerar även ansikte utåt som förespråkare för hur det är att jobba för IFS och har en aktiv roll i sociala media, där de delar med sig av sina upplevelser ifrån det dagliga livet som IFS-medarbetare. Under en tolvmånadersperiod genomförde Kungsleden en slags resa runt sina kontor i Sverige. Initiativet kallades för Guldkorn längs Leden, och syftet var att lyfta fram medarbetares historier om hur man lever organisationens värderingar: närvarande, nyskapande och förenklande i vardagen, samt på olika sätt visa hur organisationens medarbetare skapar värde för kunderna, i samhället och internt. En guldvaskningspanna skickades mellan kontoren och på intranätet kunde man följa resan och läsa och kommentera medarbetarnas historier. Som ett nästa steg valde man ut några historier och lät en illustratör rita seriestrippar som beskrev dessa. Serierna publicerades på organisationens intranät Leden, på årsstämman och i årsredovisningen, på digitala tavlor i kontorens receptioner och som tavlor att hänga på kontoren. När Kungsleden hade sin inflyttningsfest för det nya huvudkontoret var illustratören med och ritade en seriestripp av en ny historia som på plats kunde följas av alla gästerna. Guldkorn längs Leden blev ett lyckat sätt att skapa engagemang internt och även ett bra medel för att externt beskriva Kungsleden som möjligheternas fastighetsbolag. Artikelserie om medarbetare Microsoft har lanserat en artikelserie med syfte att medvetandegöra alla om de olika utvecklingsmöjligheter som finns inom organisationen och att presentera olika funktioner och medarbetare för varandra. Serien innehåller bl. a. intervjuer med ett antal medarbetare om vad Microsofts värderingar innebär för dem, samt intervjuer med svenskar som via Microsoft har fått jobb i ett annat land. Exempel på intervjufrågor: Varför gillar du att jobba för Microsoft? Vad betyder passion för dig? Vad betyder öppenhet och respekt för dig? 14

15 Forum för alla YES-meddelanden HBT-frågor McDonald s Our Lounge är en digital och interaktiv kommunikationsplattform för samtliga medarbetare som talar direkt till dem och uppmuntrar till dialog dem emellan. Här kan medarbetarna ta del av information som läggs ut i systemet, men även själva dela med sig av info, tips och tankar. Plattformen syftar till att skapa yrkesstolthet och gemenskap men också till att uppmuntra till öppen dialog och transparens. Här bloggar flera medarbetare om sina McDonald s-erfarenheter och om den gemenskap de upplever på arbetsplatsen. Alla kan delta i bloggen, vilket även gör det möjligt för medarbetarna att ta del av vardagen på andra restauranger än den egna. Vernissage Som ett sätt att implementera och förankra företagets verksamhetsplan arrangerade Tenant & Partner en vernissage på kontoret med tillhörande tilltugg och bubbel. Medarbetarna delades in i mindre grupper och fick sedan gå runt till fyra olika stationer som alla beskrev hur arbetet med verksamhetsplanen sett ut. Hos Tenant & Partner används intranätet flitigt; det har blivit den självklara informations-kanalen för nyhetsspridning och kunskapsöverföring och något av ett internt Facebook. Intranätet används bl. a. till så kallade YESmeddelanden, vilka fungerar som ett snabbt och enkelt sätt att sprida positiv information internt. Ett YES-meddelande kan innehålla uppgifter om lyckade affärer, nya uppdrag, rekryteringar, verksamhetsförbättringar och dylikt, och levereras på så gott som daglig basis spontant av såväl ledning som medarbetare efter eget tycke. Gemensamt visionsbygge Hos Aleris Geriatrik Nacka är det viktigt att alla som kommer i kontakt med organisationen bemöts med respekt och kompetens - oavsett deras sexuella läggning och könsidentitet/- uttryck. För att kunna arbeta med detta tema metodiskt och målinriktat, och för att det dessutom ska synas utåt att organisationen bemöter alla med respekt, har hela ledningsgruppen och fackliga representanter på Aleris Geriatrik Nacka genomgått en mycket uppskattad utbildning i HBT-frågor. Efter utbildningen diskuterades HBT-frågor på alla arbetsplatser inom kliniken. Under en höst åkte Elicit till Brighton för att varva konferenspass med cykling på den engelska landsbygden och visionerande på stranden. Årets huvudteman var vision och kommunikation där delaktighet var ledordet. Sex personer ombads att i förväg förbereda en dragning om deras egen, personliga vision gällande hur Elicit ser ut år Dessa presenterades under ett pass. Visionerna kopplades sedan till Elicits HR-process Medarbetardriven affärsutveckling, med målbilden att personlig utveckling och att utveckla Elicit går hand i hand. Grupparbete gällande presentationsteknik genomfördes där samtliga medarbetare i grupper presenterade olika uppdrag. Grupparbete hölls, där gruppen skulle måla en gemensam vision av Elicit De medarbetare som inte tidigare under året haft någon dragning ombads hålla en på ämnet Hur ser en dag på jobbet ut för dig?. Great Place to Work,Inc. Med ensamrätt 15

16 Gemensamt visionsbygge Under en höst åkte Elicit till Brighton för att varva konferenspass med cykling på den engelska landsbygden och visionerande på stranden. Årets huvudteman var vision och kommunikation där delaktighet var ledordet. Sex personer ombads att i förväg förbereda en dragning om deras egen, personliga vision gällande hur Elicit ser ut år Dessa presenterades under ett pass. Visionerna kopplades sedan till Elicits HR-process Medarbetardriven affärsutveckling, med målbilden att personlig utveckling och att utveckla Elicit går hand i hand. Grupparbete gällande presentationsteknik genomfördes där samtliga medarbetare i grupper presenterade olika uppdrag. Grupparbete hölls, där gruppen skulle måla en gemensam vision av Elicit De medarbetare som inte tidigare under året haft någon dragning ombads hålla en på ämnet Hur ser en dag på jobbet ut för dig?. Målmedvetet samarbete JSC it-partner bedrev under det första året de var med i Great Place to Works ranking projektet JSC - Mot Sveriges Bästa Arbetsplats. Projektet innebar att man har avsatt kr i en pott som medarbetarna själva bestämmer över samt satt upp en portal på intranätet för förbättringsförslag. Dessa jobbas sedan igenom i en personalgrupp och läggs upp som arbetsuppgifter för att personalen skall kunna följa sina förslag, vad som görs med dem och vilka som genomförts. Turné Nordic Choice har sina medarbetare spridda över många hotell runt om i Norden. Som ett sätt att inspirera och informera medarbetarna åkte två personer från ledningsgruppen ut och besökte tio destinationer i Sverige och Norge under en 14 dagar lång turné. Under denna Nordic Choice Tour mötte de över medarbetare som fick lyssna till motiverande föreläsningar, vara med om prisutdelningar samt delta i de festligheter som arrangerades om kvällarna. Energi och skratt En viktig del i arbetet som säljare på Key Solutions är att upprätthålla ett gott humör och en positiv inställning. För att inspirera och hjälpa sina medarbetare med detta så ser Key Solutions till att ge dem en bra start på varje arbetsdag genom att välkomna alla till kontoren med glad och energigivande musik på högsta volym. Inslaget är mycket uppskattat bland medarbetarna, som gillar att tjoa och sjunga; tyvärr har ljudnivån dock ibland lett till klagomål från grannarna i kontorshuset. Men istället för att säga åt medarbetarna att hålla ljudvolymen nere så valde man att ljudisolera lokalerna så alla ska kunna leva ut så mycket de vill. Mediauppmärksamhet För att skapa intern stolthet och inspiration hos medarbetarna skickar EMCs marknadschef ut ett mail till samtliga anställda så fort företaget omnämns i media. Feedbackfilm Vid en sommarkonferens hos rekrytering- och ledarskapsutvecklingsföretaget Navigio presenterade man filmen Projekt vi minns från året för samtliga medarbetare. Filmen bestod av intervjuer med kunder och tidigare kandidater som gav feedback och berättade om hur de upplevt företagets process och bemötande. Feedback på allt Cygni vill aktivt söka och uppmuntra engagerade medarbetare, alla medarbetare ska känna att det går att komma med förslag till förbättringar och att dessa tas på allvar. Därför ser företaget till att alltid återkoppla på alla idéer. Ett exempel: en medarbetare föreslog att Cygni skulle täcka upp föräldrapenningen; detta då han verkligen ville vara pappaledig men inte skulle få det att fungera ekonomiskt då hans fru hade betydligt lägre lön. Förslaget är idag verklighet och varje föräldraledig Cygni-medarbetare får kr i föräldrapeng. Kreativ dag För att skapa inspiration och kreativitet i medarbetargruppen arrangerar bybrick varje månad en kreativ dag. Under en heldag arbetar alla tillsammans med olika aktiviteter med syfte att utveckla verksamhet och medarbetare. Man har för att nämna ett par exempel under dessa dagar arbetat med att utveckla kunderbjudandet och låtit medarbetare dela med sig av erfarenheter ifrån genomförda projekt. 16

17 Medieutrymmet lyfts fram Navigio Rekrytering och Ledarskap har på senare tid figurerat allt mer i media och passar på att lyfta fram detta internt. På väggen i personalrummet har man låtit hänga upp en guldram med rubriken Navigio i Media, där man sätter upp artiklar och intervjuer där Navigio har medverkat. Man skickar dessutom kontinuerligt ut mail med titeln Navigio i Media, med länkar till artiklar eller radio-/tv-klipp med Navigio-medarbetare. Detta för att alla medarbetare ska kunna följa Navigios närvaro i media, och för att skapa en stolthet i hela organisationen. Värderingstävling ger välgörenhet Under en vår lanserade 3 step IT en tävling bland alla anställda för att förankra företagets värderingar Positive and Passionate. Alla fick bära orange armband, och om någon var negativ flyttades armbandet från den ena armen till den andra. Lyckades man ha armbandet på samma arm i 21 dagar avsatte företaget 33 euro per anställd. Totalsumman skänktes sedan, vid slutet av året, till ett välgörande ändamål som gemensamt röstats fram av medarbetarna. Ta fram värderingarna ur väggen Blocket har vuxit kraftigt de senaste åren och man märkte att det fanns ett behov att genomarbeta värderingarna som tidigare suttit i väggarna på det lilla bolaget. Samtliga medarbetare blev delaktiga i framtagandet av värderingarna genom ett antal workshops som hölls spritt under ett år. Efter noggrant arbete kom man tillsammans fram till de 4 grundvärderingar som Blocket idag står för. Gemensam värdegrund Genom det dagliga arbetet upplever många medarbetare på Trygghetsstiftelsen en stolthet över uppdraget, men för att ytterligare inspirera medarbetarna valde man att på en konferens gemensamt arbeta fram en värdegrund. Medarbetarna fick tillsammans gå igenom vad de själva ansåg vara de viktigaste värderingarna och efter en lång sittning lyckades man tillsammans formulera en värdegrund som alla kunde ställa sig bakom och känna sig delaktiga i. Personlig arbetsplats En viktig del i Blockets medarbetarkultur är att man får vara sig själv. Istället för en ha en klädkod uppmuntrar Blocket medarbetarna att klä sig efter eget tycke, det viktiga är att de känner sig bekväma och får utlopp för sin individualitet. Många medarbetare på företaget tar med sig personliga föremål att ha på sina skrivbord, detta skapar en trevlig atmosfär där varje individ kan känna sig hemma. Kulturbärarna När Decerno firade 25 år ville man utnyttja detta som ett sätt att inspirera medarbetarna och bygga på företagskulturen. Man publicerade en fotobok med mängder av bilder och korta berättelser om de viktigaste händelserna under företagets historia. Fotoboken delas idag ut till nya medarbetare för att skapa sammanhang och fungera som kulturbärare. Årstidsstyling av kontoret Cinnober vill skapa en kontorsmiljö som tydligt avspeglar att man arbetar i Sverige. Därför förnyar man kontorets inredning fyra gånger per år efter de fyra olika årstiderna. Denna årstidsstyling syftar på att skapa en hemtrevlig och trivsam känsla på kontoret. Enkla värderingsövningar Med syfte att konkretisera bolagets värderingar simpler, safer and more fun - och låta medarbetarna inspirera varandra till nya sätt att använda dem, höll man hos Klarna en värderingsdag där medarbetarna i workshopform fick diskutera vad värdeorden betyder för dem och deras dagliga arbete. Dagen resulterade i en video som nu används i introduktionsprogrammet och ett flertal tankekartor som man har låtit rama in och hängas upp på spridda platser över hela kontoret. Great Place to Work,Inc. Med ensamrätt 17

18 Personligt från VD Hos IFS använder man sig aktivt av sitt intranät för att sprida information inom organisationen. En populär del är Glenn s Corner där IFS Scandinavias VD Glenn Arnesen regelbundet skriver korta och personliga reflektioner. Han skriver här om det som är aktuellt inom organisationen, som t.ex. den senaste säljrapporten, men lyfter ofta även fram medarbetares goda insatser som inspirerande exempel och för att skapa medvetenhet och stolthet över vad IFS verkligen gör för att leverera till sina kunder. Dagliga morgonmöten Blocket anordnar morgon möten varje dag. Klockan samlas hela organisationen inklusive VD för att gå igenom vad som skett under gårdagen och vad som ska göras under dagen. Vid detta möte informeras även alla om det är någon större aktuell händelse, positiv eller negativ, som kommer att ske, och chans ges att ställa frågor och få svar. Detta innebär att alla vet vad som är på gång och vad som har skett som kan påverka deras arbete. Genom att låta alla ta del av mötet känner sig ingen utanför eller exkluderad. INFORMER@ En viktig del i att bygga ett trovärdigt ledarskap är att hålla medarbetargruppen informerad om vad som sker i organisationen, vilket innebär att ledare bör göra allt för att vara öppna och transparenta. Detta innebär att ge medarbetare på alla organisatoriska nivåer tillgång till information, att skapa förståelse för såväl vart organisationen är på väg som var den i nuläget befinner sig, och att samtidigt uppmuntra medarbetarena att bidra genom att dela med sig av relevant information. De bästa arbetsplatserna lägger ner mycket tid och energi på att skapa en transparant arbetsplatskultur. 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 1. Man ser till att medarbetare får en känsla av närhet till organisationens ledning så att alla får en relation med seniora ledare, detta sker genom personliga möten och samtal med såväl nya medarbetare som gamla. 2. Man använder en mängd olika kommunikationsmedier och metoder på ett originellt sätt som speglar organisationens identitet, man är transparent och ärlig. 3. Man kommunicerar horisontellt och vertikalt inom organisationen och inkluderar alla anställda på alla nivåer för att skapa relevant innehåll, och man kommunicerar samma budskap till alla oavsett nivå. 4. Kommunikationen är pragmatisk, vänlig och förmedlar en känsla av omsorg gentemot medarbetare, kunder och omvärlden. 5. Man gör information som medarbetare behöver i sin vardag lättillgänglig och lättförståelig. Alla kan kalla till möte Ledningsgrupp på roadshow Hos Enfo Sweden genomför man regelbundet roadshows med högsta ledningen. Samtliga arbetsplatser besöks för att man på så sätt ska kunna kommunicera strategi, vision och mål samt dela med sig av goda och sämre nyheter. Aktiviteten är mycket uppskattad i medarbetargruppen och anslutningen är hög. Eftersom man ständigt arbetar mot att ha högt i tak och en öppen dialog med medarbetarna brukar de flesta frågor utan problem kunna lyftas fram vid dessa tillfällen. Delaktigheten betonas genom regelbunden uppföljning och rapportering efter respektive möte. Här fyller mellanchefer en stor funktion då det är de som förmedlar beslut och håller den dagliga dialogen med medarbetarna. På Centiro är featurefika en av flera uppskattade informationskanaler. Alla medarbetare som anser sig ha ett viktigt budskap som berör resten av organisationen kan helt enkelt boka in en featurefika via en Outlook-inbjudan till hela företaget. Man träffas sedan i den gemensamma samlingssalen med en kopp kaffe i handen. Vanligtvis ser man till att filma träffen så att de som inte kunnat närvara har möjlighet att gå in och titta vid ett senare tillfälle. Filmen finns tillgänglig för alla via intranätet. 18

19 Topp 5 svåraste frågorna Varje kvartal har Affecto regionmöten där regioncheferna summerar de operativa regionala framgångar och bakslag som skett inom regionen. VD deltar i regel på dessa möten och har ett kort inlägg samt finns tillgänglig för frågor och diskussion. Presentationerna är i många fall utformade så att VD börjar med de Topp 5 svåraste frågorna han fått under det senaste kvartalet. På så vis vill man att medarbetarna alltid ska känna att ledningen är öppen att hantera även kritiska och svåra frågor. Region-mötena brukar normalt följas av en gemensam middag eller annan aktivitet där såväl regionchef som VD deltar enligt devisen det är vid kaffeapparaten som tvivlen tas upp. Bildning på köpet Transcendent Group håller månadsvisa kontorsmöten för alla medarbetare där information presenteras av ansvariga chefer enligt en standardagenda. Men vid varje kontorsmöte försöker man också lägga till en punkt som ligger lite utanför den fasta agendan. Det kan vara presentation av nyheter inom bolagets område, t.ex. nya regelverk eller arbetssätt, presentation av ett pågående kundprojekt eller dylikt. Informationen är tänkt att ge medarbetarna en liten dos av utbildning, utan att den blir för pretentiös eller tidskrävande. Det är övervägande medarbetare utan chefsansvar som står för den extra informationen. Culture Audit som trycksak Enfo Sweden har tagit chansen att sätta sin Culture Audit i användning och har låtit trycka upp snygga foldrar av materialet. Foldrarna används internt för att skapa stolthet över Enfos fina arbetsgivarerbjudande och över den goda kultur som återfinns i organisationen Externt använder man materialet för att attrahera möjliga framtida medarbetare och samarbetspartners. Genom att lyfta fram Culture Audit-svaren för medarbetargruppen visar man en vilja att skapa transparens, och ger medarbetarna en möjlighet att protestera om de mot förmodan inte skulle känna igen det som beskrivs i materialet. Visste du att? Ledningsgruppen alltid nära På Concrete IT är det viktigt att alla känner en närhet till ledningsgruppen. Därför ser man till att en eller flera representanter från ledningsgruppen befinner sig på kontoret varje dag. De sitter då i ett rum utan dörrar där man kan gå in för att samtala och ta upp frågor som berör individen. Eftersom att många av Concrete IT:s medarbetare sitter ute hos kunder på uppdrag använder man sig även av telefon, ICQ eller e-post för att hålla kontakten. Man ser dessutom till att en representant för ledningsgruppen åker ut till de medarbetare som sitter i längre uppdrag hos kunder minst en gång per kvartal, för att fånga upp problem, möjligheter, önskemål och säkerställa allmän trivsel. SMS för schysst info Kungsleden är i likhet många andra organisationer ett noterat bolag och kan därför inte kommunicera större nyheter oavsett negativa eller positiva internt innan de kommunicerats ut till marknaden. Inför en stor förändring vid juletid skickade man därför ut sms till samtliga medarbetare i samband med att ett pressmeddelande släpptes. I sms:et informerade man om att ett informationsmöte skulle hållas på huvudkontoret. Även de föräldralediga fick meddelande via telefon. I direkt anslutning med informationsmötet arrangerade video- och telefonmöten med samtliga övriga kontor. Dagen efter fick samtliga medarbetare även ett brev hem med information från VD. Hos W.L. Gore & Associates Scandinavia vet man bättre än att dränka medarbetaren i en daglig uppsjö av informationsflöde, samtidigt som man utarbetat ett sätt att göra informationen rolig och lättillgänglig för alla. Varje månad går det ut ett mail till alla medarbetare, med information på temat Visste du att? korta rubriker där man enskilt kan söka vidare på det som är mest intressant för var och en. Formatet är ett sätt att lyfta den nya information som ständigt uppdateras på de olika webplatserna. VD kommenterar Kungsleden har låtit filma VD:s kommentarer vid kvartalsrapporter för att göra informationen till medarbetare och externa målgrupper än mer transparent. Filmen kan ses direkt av medarbetare, och informationsmöten för hela bolaget ligger i direkt anslutning till rapportsläppet. Great Place to Work,Inc. Med ensamrätt 19

20 LYSSNA Det är viktigt för medarbetargruppen att kunna uppleva organisationens ledare som lättillgängliga och nåbara. De bästa arbetsplatserna arbetar aktivt med att med olika medel för att samla frågor och förslag ifrån medarbetargruppen. Man ger alla möjlighet att komma i kontakt med övre chefer/ ledningsgrupp för att ställa frågor, ge feedback men även med syfte att upprätthålla en relation chefer och medarbetare emellan. Samverkan är mycket viktigt och här kan man inte vänta på att medarbetargruppen ska ta det första steget. Hos de bästa arbetsplatserna agerar ledarna föredömen, och man säkerställer att medarbetare kan vara med och påverka beslut som rör deras arbetsroll, -sysslor och -miljö. Satsa på initiativ och riktlinjer som uppmuntrar medarbetarna att delge idéer och ge samtidigt gruppen frihet att uttrycka oro och missnöje och hjälp att hantera problemen. 5 saker som de bästa arbetsplatserna gör 1. Man använder sig av direktkommunikation och arbetar för att skapa sätt för medarbetare att komma i kontakt med seniora ledare och ledningsgruppen för att ställa frågor, ge feedback eller upprätthålla en relation. Ibland är dessa sätt relativt informella, man möts kanske över kaffe i fikarummet, men för större organisationer arbetar man strategiskt för att se till att både nya och gamla medarbetare kan upprätthålla en relation till t.ex. sin vd. 2. Man tillhandahåller flera olika medel genom vilka medarbetarna kan kommunicera mot ledare/chefer och har förståelse för att olika kommunikationsvägar lämpar sig olika bra beroende på såväl medarbetarens som sakens karaktär; ibland behövs den anonyma enkäten, medan andra frågor kan lyftas ansikte mot ansikte med närmsta chef. 3. Man ger medarbetare möjligheter att påverka beslut som rör deras arbetsroll, -sysslor och -miljö. De bästa arbetsplatserna bjuder även in medarbetarna att påverka organisationen som helhet: visioner, mål och daglig verksamhet. 4. Man har strukturer och vägar att hjälpa medarbetare som hamnat i konflikt med sin chef eller kollega samt processer för medarbetare som hamnat i kläm på något sätt. Dessa kan vara informella eller formella, med fokus på att lösa problemet så nära källan som möjligt. 5. Man låter organisationens chefer förstå att det är deras ansvar att aktivt söka medarbetares input, att uppmuntra till och efterfråga feedback och funderingar. För större organisationer innebär detta att skapar ett gemensamt arbetssätt rakt igenom hela organisationen med både struktur i form av riktlinjer/policy och utveckling av kompetensen hos ledarna att hantera dessa. Direktdemokrati För att öka transparensen och sätta den individuella friheten i fokus har Ecru valt att fatta de flesta beslut inom företaget genom allmän röstning. Metodiken ser ut som följer: Först sker en diskussion i bikupor för att garantera att alla blir hörda. Sedan tar de interna verksamhetsområdena över för att ta fram förslag utifrån underlaget från bikuporna. Dessa förslag presenteras för företaget och beslut fattas sedan genom allmän röstning. Spontan rotation För att hålla en hög kvalitet i projekten och för att löpande kunna arbeta med förbättringsåtgärder i den dagliga produktionen har Tenant & Partner valt att arbeta i ett öppet kontorslandskap. Samtliga medarbetare inklusive ledningen verkar i den öppna miljön, vilket innebär att ledningen ständigt finns tillgänglig för stöd och snabba beslut. Arbetsplatserna är icke namngivna. Detta innebär att ingen har en egen arbetsplats utan att var och en väljer arbetsplats utifrån de arbetsuppgifter och behov som du har för dagen. Arbetssättet medför en ständig rotation av medarbetare vilket ger möjligheter till informell och spontan coachning. Rösta om lokaler När EMC skulle flytta till nya kontorslokaler fick alla medarbetare möjlighet att vara med och rösta om var de nya lokalerna skulle ligga. När man sedan bestämt sig för platsen för de nya lokalerna sattes en projektgrupp samman med syfte att komma med idéer kring utformning av lokalerna. Exempelvis fanns det ett starkt önskemål om höjoch sänkbara skrivbord, vilket också uppfylldes. 20