EN TIDNING FRÅN GÖTEBORGS STAD UPPHANDLINGSBOLAGET # Ett uppdrag för FRAMTIDEN 114 AVTAL ger bra bredd. Vi satsar på KUNSKAP

Transkript

1 fördelen UPPHANDLINGSBOLAGET EN TIDNING FRÅN GÖTEBORGS STAD # Ett uppdrag för FRAMTIDEN 114 AVTAL ger bra bredd Vi satsar på KUNSKAP

2 Stora framsteg för offentlig upphandling arbetet med att utveckla offentlig upphandling pågår inom många olika områden. I detta nummer av Fördelen berättar vår jurist Fredrik Rogö till exempel om att vi lyckats övertyga domstolen om att ändra rättspraxis vad gäller möjligheterna att motverka orimligt låga anbud. En seger för Upphandlingsbolaget som fått följder över hela Sverige. Det känns som en ljusning inom upphandling och visar att vi är en aktör som leder framåt. Genom våra utbildningar vill vi hjälpa beställarna att göra rätt redan från början. att göra inköp är sannerligen inte lätt ur flera aspekter. Genom satsningarna på Winst försöker vi förbättra såväl kontroll som rutiner och genom våra utbildningar vill vi hjälpa beställarna att göra rätt redan från början. Där ger vi insikt i hur man kan utnyttja möjligheterna inom avtalen. Vi arrangerar allmänna gemensamma utbildningar, som är öppna för alla att kostnadsfritt deltaga på, men vi lämnar också gärna offert för verksamhetsanpassade utbildningar. vi berättar också om hur projektet för att få leverantörerna till Göteborgs Stad att ta social hänsyn utvecklas vidare. Genom att i upphandlingen ställa krav på etik, miljö och mänskliga rättigheter kan vi hitta sätt att bidra till samhällsutvecklingen på bred front. Att ställa krav på leverantörer som de måste leva upp till är ett sätt att ta ansvar och visa att det inte bara är pris som har betydelse. Men det viktigaste av allt för att göra goda avtal är att samarbeta med er beställare inom staden våra kunder. INLEDNINGSVIS Ett efterlängtat område DET HAR LÄNGE funnits ett behov av att göra ett ramavtalsområde för Miljökonsulter. Nu finns det äntligen. Det säger Claes Jansson, gruppchef på Upphandlingsbolaget och förklarar att det nya avtalsområdet för miljökonsulter innehåller sex kategorier: Energi, Kemikalier, Kommunikation, Klimat, Konsumtion och Transporter. Hittills verkar avtalen fungera bra och vi har vi har en beställarinstruktion som innehåller den information du behöver för att göra din beställning. Leverantörerna består av en blandning av små och stora företag med leverantörer inom varje kategori. En hel dag fylld av upphandling DEN 21 MAJ är det Västsveriges upphandlingsdag. Det är en dag med debatter, workshops och möjlighet att få information om nyheter och svar på frågor kring upphandling. Leverantörer har möjlighet att möta upphandlarna, få en ökad förståelse för upphandlingsprocessen och kunna bidra med sina åsikter i olika frågor. Självklart finns Upphandlingsbolaget på plats på Chalmers conference centre. foto: franz pfluegl/istockphoto INGER EK vd Upphandlingsbolaget fördelen OMSLAGSBILD Birgitta Hedén och Ing-Marie Tygg utbildar i avtalsfrågor. foto anders västlund Läs mer på sidorna 6 8. Fördelen ges ut av Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget AB UPPHANDLINGSBOLAGET Besöksadress: Kungsgatan 19 Postadress: Box 1111, Göteborg Telefon: ANSVARIG UTGIVARE: Inger Ek inger.ek@uhb.goteborg.se REDAKTÖR: Annelie Gärdmark annelie.gardmark@uhb.goteborg.se Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss! BESÖK OSS PÅ WEBBEN I Winst hittar du alla ramavtal i sin helhet, inklusive prislistor och annan viktig information. Vill du ha löpande information om nya avtal prenumerera på Upphandlingsbolagets nyhetsbrev. MER INFO på uhb.goteborg.se/for_inkopare PRODUKTION: Medialaget Väst AB TRYCK Lenanders grafiska Fördelen trycks på Svanenmärkt papper. 2

3 INLEDNINGSVIS Breddat avtal med ekologiskt innehåll DEN FÖRSTA FEBRUARI började det nya ramavtalet för Arbetskläder teknisk verksamhet och yttre miljö att gälla. Leverantören är även fortsättningsvis Sikab, men avtalet har breddats och skapat nya möjligheter för beställarna. I det nya avtalet finns ett stort sortiment som gör att fler grupper kan beställa arbetskläder efter sina behov, säger Matilda Olenmark, upphandlare. Hon berättar att leverantören ska se till att det finns ytterligare en butik för utprovning som ska öppnas senast den 1 augusti. Det har varit väldigt högt tryck i den butik som funnits tidigare samt stor geografisk spridning på beställarna, därför ställde vi det kravet. Leverantören kan nu också erbjuda utprovning på plats ute i verksamheterna. Ett produktråd, med representanter från Sikab och från verksamheterna, har ansvar för att gå igenom sortimentet ett par gånger per år och uppdatera vid behov. Fullt ös på sommarläger MOTOCROSSLÄGER, helgläger, sommar- och vinterläger. Från årsskiftet finns ett helt nytt avtalsområde, Lägerverksamhet, som är till för barn och ungdomar mellan 7 och 18 år som är i behov av socialt stöd. Det är ett komplement till social resursförvaltnings egen lägerverksamhet. Det känns jätteroligt. Två lägergårdar finns nu med ramavtal, vilket förhoppningsvis kommer ge fler barn och ungdomar möjlighet att åka på läger, säger upphandlingsledare Tina Jönfeldt. Lägergårdarna är Camp Anten och MX Farmen. Camp Anten fokuserar på upplevelser och social träning genom storfamiljboende och aktiviteter som vattenskidor, ridning och skidåkning. MX Farmen erbjuder motocross med miljövänliga elmotorcyklar, kanotpaddling och havsfiske. Den 11 april bytte avtalskategorin Köksutensilier namn till Husgeråd och köksutrustning. Det ska förenkla för dig som beställare, då Köksutensilier är en svårtolkad och gammalmodig benämning. Arkitekter nu med nytt avtal STADEN HAR varit avtalslösa på Arkitekter sedan 2008 på grund av en utdragen överprövningsprocess. Men från den 1 november 2013 finns det nya avtal. Nu har vi gjort om upphandlingen och vi har också hittat en beställarinstruktion som fungerar, säger Claes Jansson på Upphandlingsbolaget. De nya kategorierna är Arkitekter, Landskap, Plan, Skolor och Bostäder. Under våren kommer det också att komma avtal inom Kulturbyggnad, Kommersiella lokaler och Vårdbyggnader, Antikvariska konsulter för Byggnad respektive Bebyggelse, samt Besiktning Puts och Murning. Håll dig uppdaterad UPPHANDLINGSBOLAGETS nyhetsbrev skickas ut en gång per månad. Där berättar vi om avtalsnyheter och annat matnyttigt. MER INFO Felfakturering gav klirr till fond CANCERFONDEN FICK ett extra tillskott när en förvaltning med hjälp av Winst upptäckte felaktiga fakturor från i höstas. Felet upptäcktes inom avtalsområdet Skolmaterial, pyssel, bild och form. De felaktiga fakturorna fastnade vid den automatiska matchning som sker av order mot faktura i Winst. Upphandlingsbolaget och förvaltningen som upptäckte felet kom fram till att beloppen per faktura är för låga i jämförelse med kostnaden för kreditering, och beslutade därför att i stället skänka pengarna till välgörenhet. På sidorna kan du läsa mer om fakturahanteringen i Winst och projektet Beställning till Betalning, som införts i hela staden under våren. 3

4 NYTT RAMAVTALSOMRÅDE Boendets inriktning Ökade möjligheter att få bo i Göte borg och fler leverantörer. Det är några av vinsterna med det nya ramavtalsområdet Bostad med särskild service. Bristen på anpassade bostäder är fortsatt stor, men fler leverantörer är på väg in. Det nya avtalsområdet trädde i kraft den 1 januari och gäller permanent boende för personer med fysiska och/eller psykiska funktionsnedsättningar enligt Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (för barn och vuxna), och Socialtjänstlagen (enbart vuxna). Det här är ett område där det råder brist på leverantörer, men i och med upphandlingen har vi fått in flera nya. Målet är att kunna erbjuda ett boende i hemkommunen och att de som i dag bor utanför Göteborg ska ha möjlighet att flytta tillbaka om de vill, säger upphandlare Lina Bryngelsson. upphandlingsbolaget har tecknat avtal med alla leverantörer som uppfyllde samtliga krav i upphandlingen. Sedan har vi några leverantörer där vi kommer att teckna ramavtal under förutsättning att de uppfyller de krav vi ställt i upphandlingen och att de beviljas tillstånd av Inspektionen för vård och omsorg senast 18 månader efter avtalsstart. När det gäller Bostad med särskild service valde Upphandlingsbolaget att inte låta leverantörerna ange pris i upphandlingen, det bestäms i stället utifrån den enskildes behov och enligt Göteborgs behovsbedömningsmodell. Man tillämpar inte heller rangordning, utan det är den enskildes behov som styr valet av leverantör. Blir det ett boende ledigt tittar man på vilken person som är lämplig för just det boendet. Behöver den enskilde exempelvis vaken nattpersonal och det inte finns på just det boendet erbjuds någon annan det boendet i stället. Ramavtalen avser permanentboende där den enskilde har ett eget hyreskontrakt. De som har en fungerande bostad i dag och som bor hos en leverantör som inte har ramavtal kan naturligtvis bo kvar. FAKTA Leverantörer Astagården Bikärr Föreningen Betaniahemmet Göteborgs kyrkliga stadsmission Göteborgs Räddningsmission Hultagården Mellbygård Vård och gruppboende Solhaga By Stiftelsen Bräcke Diakoni, Barn och ungdomsboendet Östergård Stiftelsen Bräcke Diakoni, Södergården Ängslyckans Permanentboende (Hultagården) just vikten av ett långsiktigt boende är en av de saker enhetschef Monica Johansson på barn- och ungdomsboendet Östergården betonar. Verksamheten vänder sig till barn och ungdomar med flerfunktionshinder, samt inom autismspektrat, och är en av de nya leverantörerna. Här bor för närvarande tolv unga mellan 12 och 20 år, fördelat på tre enheter. För de här barnen och ungdomarna 4

5 avgör 114 underavtal ger området bredd 114 ramavtal uppdelade på 80 leverantörer. För att täcka in alla behov är de nya ramavtalen om Behandlingsinsatser för vuxna missbrukare uppdelat på ovanligt många underavtal. Behovet är stort. Vi ville öka bredden bland leverantörerna samtidigt som vi ville minska behovet av att gå utanför ramavtalen och använda direktupphandling, säger upphandlare Lina Bryngelsson. De nya ramavtalen trädde i kraft den 1 januari och för att få en bättre överblick över de behov som finns har man för första gången delat in de behandlingsinsatser som efterfrågas i tolv olika avtalsområden. Bland dem finns bland annat behandlingsprogram enligt tolvstegsmodellen och behandlingsprogram för samsjuklighet. Några få leverantörer har inte längre avtal, men det är viktigt att understryka att alla påbörjade behandlingar avslutas även om leverantören inte längre har ramavtal. Göteborgs Stad köper årligen in behandlingar för cirka 50 miljoner kronor. ANNA RIKNER betyder det oerhört mycket att ha ett fast boende med professionell och stabil personal som i många fall blir som ställföreträdande föräldrar. även den kringliggande miljön anpassas ofta till det aktuella boendet, för Östergårdens del innebär det exempelvis att man har en egen habilitering. De flesta flyttar in i tonåren när det börjar bli tufft att bo hemma och sedan bor de här tills de går ut gymnasiet, vilket många gör när de är 23 år. Så hur boendet är utformat har stor betydelse. För de allra flesta är det sedan aktuellt med ett eget vuxenboende, vilket då förhoppningsvis finns ledigt hos någon av de andra ramavtalsleverantörerna. ANNA RIKNER foto: apelöga FAKTA Avtalen i Winst I WINST FINNS en sammanställning av samtliga leverantörer, uppdelade per kategori. Där står bland annat pris (uppdelat på dygn eller timme), besöks adress och om leverantören bedriver en verksamhet som är tillståndspliktig eller ej. Om verksamheten är tillståndspliktig står också den målgrupp som finns angiven i tillståndet angiven. I Winst finns även placeringsavtal. FAKTA Kategorier FÖR ATT TÄCKA IN alla behov när det gäller Behandlingsinsatser för vuxna missbrukare har ramavtals kategorin delats in i tolv områden, där leverantörer upphandlats inom varje område (en leverantör kan ha ramavtal inom flera olika). Områdena är: 1) Behandlingshem institution ej tolvstegsmodellen eller samsjuklighet. 2) Behandlingshem institution tolvstegsmodellen. 3) Behandlingshem institution samsjuklighet. 4) Behandlingshem institution enbart kvinnor, ej tolvstegsmodellen eller samsjuklighet. 5) Behandlingshem institution enbart kvinnor, tolvstegsmodellen. 6) Behandlingshem institution enbart kvinnor, samsjuklighet. 7) Öppenvård ej tolvstegsmodellen. 8) Öppenvård tolvstegsmodellen. 9) Utslussning och eftervård. 10) Motivations- och utredningshem. 11) Familjehem. 12) Halvvägshus. 5

6 UTBILDNING Ing-Marie Trygg och Birgitta Hedén gillar den kontakt de får med deltagarna på Upphandlingsbolagets olika kurser. 6 foto: anders västlund

7 Sugen på att gå kurs? Öppna utbildningar ges kontinuerligt. Mer information finns på SATSNING på utbildning Uppdrag: kanske omöjligt. Men inte för Birgitta Hedén och Ing- Marie Trygg. De lär oss hur och varför ramavtal ska användas. Ing-Marie och Birgitta står framför en stor whiteboard och bollar en fråga från publiken på Burgårdens konferenscenter mellan sig. De landar i samma svar och Ing-Marie lägger armen om Birgitta och säger: Vi är alltid överens. Oftast. När åhörarnas skratt lagt sig fortsätter de med instruktioner i hur beställningar ska göras. Dagens kurs i att använda ramavtal vänder sig till ett 50-tal anställda inom Utbildningsförvaltningen. Den är en av Upphandlingsbolagets många kurser som alla hålls av Ing-Marie och Birgitta. De har lärt leverantörer och beställare hur man ska använda ramavtal i många år och nu gör bolaget en satsning på utbildning. Vi har satt samman en kurskatalog med olika utbildningar och det finns möjlighet att anpassa dem efter olika behov, säger Birgitta. även framöver kommer det att finnas möjlighet att gå på öppna utbildningar. Det är utbildningar som är kostnadsfria och hålls i Upphandlingsbolagets lokaler. De återkommer med kontinuitet och inbjudan och anmälan görs via bolagets hemsida. Numer kan Upphandlingsbolaget även göra uppdragsutbildningar, det vill säga att FAKTA Vill du lära mer? Uppdragsutbildningar skräddarsys utifrån verksamheternas specifika behov och förutsättningar. Saknas någon utbildning? Berätta vad du behöver: Kundservice, utbildningar med skräddarsytt innehåll. Dessa hålls på plats ute i organisationerna, men det utgår en kostnad för uppdraget. Vi kommer då ut till era arbetsplatser och kan träffa fler människor varje gång, säger Birgitta. Hon och Ing-Marie har under åren sett Vad tycker du om kursen? OLA ERIKSSON Arbetar med schema och praktikplatser på Bräckegymnasiet Mycket kan jag sedan tidigare eftersom jag gått några utbildningar tidigare. Framför allt tycker jag att kursen ger en bra förståelse för varför man inte kan gå och köpa det vi behöver på Claes Olsson. BARBRO ECKERSTRÖM TEDEBORG Enhetschef, gymnasieområdet Skånegatan Den är jättebra. Jag har jobbat i Alingsås förut och är ny i stan. Det är en liten skillnad mellan städerna och kursen ger inblick i hur det fungerar i Göteborg. Dessutom kan vi som jobbar med administration lätt bli lite poliser och det kan vara svårt att förmedla till personalen varför vi måste göra på ett visst sätt. Här känner jag att jag får nya bra argument. AMARECH SOLOMON Kock på Burgårdens gymnasium Det är första gången jag går en av Upphandlingsbolagets kurser och jag tycker den är bra. Jag visste lite innan genom den information jag fått på min arbetsplats, men här lär jag mig mer om hela processen med upphandlingar. 7

8 UTBILDNING hur behovet av beställarkompetens har ökat i takt med att lagstiftningen blivit vassare och svårare. Det kan dock innebära att det kan bli dyrt att göra fel vid inköp. Det ställer högre krav på att beställarna gör rätt och det oroar många, säger Ing-Marie. på sina kurser möter de ofta detaljfrågor om vad man får göra och inte och många är glada att få reda på vad som gäller. Men Birgittas och Ing-Maries kurser handlar även om att informera om ramavtalens syfte. Att förmedla ett Hela staden-perspektiv. Göteborg lägger 20 miljarder varje år på tjänster och produkter. Upphandlingsbolagets jobb är att se till att alla leverantörer får en chans att göra goda affärer med staden. Staden vill ha en sund marknad där alla ges möjlighet att göra affärer med skattemedel. Det är viktigare än att du ska få köpa en specifik penna från en leverantör du gillar, säger Ing-Marie. I slutet av hennes och Birgittas kurser har inställningen till ramavtal ofta förändrats hos deltagarna. De har fått en beställarkompetens och en ökad förståelse för att ramavtalen inte handlar om det egna intresset utan om stadens bästa, säger Birgitta. ÅSA REHNSTRÖM FAKTA Ny utbildning NU FINNS TVÅ helt nya kurser i Upphandlingsbolagets kurskatalog. Den ena riktar sig till beställare och leverantörer av hantverkstjänster. Kursen ger kunskap om inköpoch upphandlingsprocessen inom detta omfattande avtals område och bidrar till att göra inköpen mer resurseffektiva. Den andra utbildningen reder ut begreppen kring förnyad konkurrensutsättning. En efterfrågad utbildning av många beställare där man lär sig att genomföra en förnyad konkurrensutsättning, vilket är ett sätt att använda ramavtalen. Hantverkstjänster nu med nya avtal ARBETET MED nya upphandlingar för hela Hantverkstjänsteområdet är så gott som klart. Området innefattar både ramavtal för löpande räkning och ramavtal för förnyad konkurrensutsättning. Det berättar Susanne Hedberg, ansvarig upphandlare. Hon puffar också för Upphandlingsbolagets satsning på utbildning just för avtalen inom Hantverkstjänster. Vi erbjuder bland annat en halvdagskurs om avtalen på löpande räkning och förnyad konkurrensutsättning. Där kan du som beställare lära dig mer om avtalen och hur du använder dessa. I höst ordnas fler kurstillfällen, information kommer att finnas på hemsidan. MER INFORMATION om hantverksavtalen finns på och i Winst. Hej Ing-Marie och Birgitta vilka är ni? problem och frågeställningar de ställs inför och försöker vara lyhörd på vad de vill veta mer om. Sen tror jag att det är bra att bjuda lite på sig själv och sina erfarenheter. Viktigt att man i utbildningen kan lämna utrymme för lite skratt! Vad gör du helst när du inte jobbar? Jag tränar, både spinning och kundaliniyoga. En god bok i soffan är också något som jag kopplar av med. Just nu håller jag på att renovera mitt lilla radhus så det blir mycket ihopskruvning och målning. ING-MARIE TRYGG När trivs du som bäst under ett utbildningstillfälle? Det är när jag ser att jag får bra kontakt med intresserade deltagare och det blir en bra diskussion om olika frågor. Vad är din starkaste sida som föreläsare? Jag försöker sätta mig in i deltagarnas situation i vardagen, vilka BIRGITTA HEDÉN När trivs du som bäst under ett utbildningstillfälle? När man får mycket respons, frågor och synpunkter för då vet man att de som är där är intresserade och engagerade. Vad är din starkaste sida som föreläsare? Att jag är rak och tydlig i min kommunikation. Vad gör du helst när du inte jobbar? Jag tränar spinning och går på gym, cyklar gärna en del på min racer cykel när det är säsong. En del kultur blir det också på bland annat Göteborgsoperan. Jag lagar och äter också gärna god mat på helgerna med lämplig dryck (läs vin) därtill. 8

9 Staden lägger grunden FAKTA Piloten JUST NU PÅGÅR ett tvåårigt pilotprojekt med syfte att skapa arbete och sysselsättning för tre prioriterade grupper: Ungdomar, personer med funktionsnedsättning och utrikes födda. LÄS MER: Med förenade krafter läggs nu grunden för att staden ska kunna ställa krav på social hänsyn i upphandling. Nu gäller det att hitta en form som fungerar. Inom ett pilotprojekt har det nu ställts skarpa krav och en grupp personer från Upphandlingsbolaget och de inblandade förvaltningarna och bolagen har börjat ta fram rutiner för hur staden ska leva upp till målet om krav på social hänsyn i hälften av alla tjänsteupphandlingar. Vårt arbete med social hänsyn handlar om att ge upphandlande förvaltningar och bolag verktyg för att bidra till att ge personer inom staden som står utan arbete, hjälp att komma in på arbetsmarknaden, säger Maja Ohlsson på Upphandlingbolaget. i pilotprojektet arbetar man tillsammans med bland andra arbetsförmedlingen, vuxenutbildningsnämnden och försäkringskassan för att skapa en bra ansvarsfördelning. Man vill också hitta en gemensam rekryteringsyta där leverantörerna kan få hjälp att hitta den kompetens och de personer de behöver för att leva upp till de krav på social hänsyn som ställts i upphandlingen. Det är viktigt att vi inom Göteborgs Stad tar ett socialt ansvar. Tillsammans kan vi lägga en grund som skapar förutsättningar och rutiner så att det får effekt när den här typen av krav ställs på leverantörerna, säger Claes Premmert på Älvstranden Utveckling, ett av de bolag inom staden som är med i pilotprojektet. Upphandlingens storlek kan spela roll för om det är rimligt att ställa krav på social hänsyn, och Jörgen Larzon förklarar att man också bör anpassa kraven efter upphandlingens karaktär. vi har en bra dialog med LO och branschorganisationer och vi får positiva signaler från byggsidan. Där vill man ta social hänsyn och ser det som en möjlighet att stärka den framtida kompetensförsörjningen. Vi står inför stora pensionsavgångar samtidigt som det finns massor av kompetens utanför arbetsmarknaden. Det är ingen bra affär för Göteborg. Att ställa krav på social hänsyn är vårt sätt att bidra. MARIA LAGERGRÉEN foto: istockphoto Sätter fokus på etiska frågor FRÅN GÖTEBORGS STADS håll finns en önskan om att Upphandlingsbolaget ska lägga mer fokus på frågor som har med etik och social hänsyn att göra. Därför har man inrättat en tjänst där uppdraget är just det. Jag ska fokusera på etik och social hänsyn och vara delaktig i de upphandlingar där det kan vara lämpligt att ställa sociala eller etiska krav. Jag ska också bedöma om det är lämpligt att ställa krav eller inte och hur de i så fall ska formuleras, säger Helena Sagvall, som har fått den nyinrättade tjänsten som CSR-samordnare. 9

10 RAMAVTAL Ibland blir ett ramavtal inte så tillämpbart för beställarna som man hoppats. Då är det viktigt att återkoppla med sina synpunkter. Vi lyssnar på kritiken och tar till oss de funderingar som beställarna har, säger Annelie Gärdmark, chef för Kommunikation & kund. Vi lyssnar på dig Ge din syn på avtalen Om du har synpunkter på ett ramavtals beställningssätt kan du: Kontakta Kundservice, eller Lämna en kommentar i Winst N är en upphandling utformas är det många olika saker som spelar in. Hur många områden ramavtalet ska innehålla, hur många leverantörer man vill ha inom varje område, hur beställaren ska välja leverantör och hur man ska utforma en upphandling så att den ger utrymme för en sund konkurrens med möjligheter för såväl små som stora leverantörer. Allt behöver ju också värderas utifrån hur branscher fungerar och hur beställaren vill ha avtalet för att det ska vara lätt att använda. Det är inte alltid det går att kombinera fullt ut på ett bra sätt för alla stadens beställare, säger Annelie Gärdmark. att satsa på många leverantörer kan vara ett sätt att ge beställarna större möjlighet att få det som de vill ha. I vissa fall är det också nödvändigt med många leverantörer för att det ska finnas tillräckligt med kapacitet för att tillmötesgå hela stadens behov. Men detta medför också utmaningar för hur beställaren ska välja leverantör. Vad är det egentligen som styr hur avtalet utformas och vem värderar vad som är viktigast? Varje upphandling har en avtalsgrupp med representanter från stadens organisationer. De är beställare av den vara eller tjänst som upphandlas. I avtalsgruppen tas alla dessa frågor upp och tillsammans utformar vi ramavtalen, förklarar Annelie Gärdmark. men även om både beställare och Upphandlingsbolaget är medvetna om problemen som kan uppstå i ett ramavtals utformning är det inte alltid lätt att hitta en bra och fungerande lösning. Vi ska ha användbara ramavtal i staden och det är vårt mål att tillsammans med beställarna hitta de bästa lösningarna i varje upphandling. Därför är det oerhört viktigt att Upphandlingsbolaget får respons från beställarna även under löpande avtalsperioder. Alla synpunkter samlas in och ligger till grund för kommande upphandlingar. Oavsett vem du är eller var du jobbar, vill vi gärna veta vad du tycker om avtalen. Men det är viktigt att du beskriver problematiken med varför du tycker att ett avtal inte fungerar. MARIA LAGERGRÉEN 10

11 Särskild utredare ser över lagstiftning foto: cecilia wannebo EN DOM I HÖGSTA INSTANS har gett en leverantör som vunnit en överprövning rätt till skadestånd för sina omkostnader i processen, vilket är helt nytt. För att reda ut vad som gäller har riksdagen utsett en särskild utredare som ser över upphandlingslagstiftningen och de möjligheter som finns att överpröva. Det är en självklar rättighet att få sin sak prövad, men jag tycker det finns en form av överprövningskultur i Sverige som avviker från övriga EU. Det skapar problem eftersom man inte får teckna avtal under tiden, även om effekterna går att lindra genom exempelvis direktupphandling, säger upphandlingsjurist Fredrik Rogö. När det gäller möjligheten för ersättning för ombudskostnader kan i dagsläget endast leverantörer tilldömas ersättning. Det blir en märklig obalans i detta, ska man kunna få sina rättegångskostnader betalda av motparten tycker jag att det ska gälla båda parter. Utredningen tittar också på möjligheten att införa en så kallad preklusionsfrist. Det innebär att man är skyldig att ifrågasätta brister i förfrågningssystemet på ett tidigt stadium, man kan inte vänta tills anbudstiden gått ut och sedan använda det som ett skäl att överklaga om man förlorar upphandlingen. Utredningens resultat redovisas för riksdagen senast den 15 juni. I avtalsgruppen tas alla dessa frågor upp och tillsammans utformar vi ramavtalen. Annelie Gärdmark, chef Kommunikation & kund FAKTA Omtag på avtal JUST SVÅRIGHETEN med att hitta en fungerande balans mellan beställarnas behov, ramavtalets utformning och branschen blev ett problem för beställarna av tjänster inom avtalet för Managementkonsulter. Efter kritik väljer därför Upphandlingsbolaget att tidigarelägga en ny upphandling av denna ramavtalskategori. All elenergi ur förnybara källor FÖRNYBAR EL I HELA GÖTEBORGS STAD, med Göteborg Energi Din El som ensam leverantör. Det är resultatet sedan ett nytt ramavtal skrivits som garanterar att all elenergi som hädanefter används utvinns ur förnybara energikällor som exempelvis vatten- och vindkraft. Från och med 2014 är all el som köps in av staden hundra procent förnybar, säger upphandlingsledare Homer Taghizadeh. Kraven i upphandlingen bygger på ett EU-direktiv och avtalet har ingåtts med Göteborgs kyrkogårdsförvaltning, Göteborgsregionens Kommunalförbund, Räddningstjänsten Storgöteborg, Partille kommun, Stenungsunds kommun, Tjörns kommun inklusive bolagen och Öckerö kommun. När Göteborgs Stad tog beslut om sitt miljöprogram fick Upphandlingsbolaget åtta åtgärder av 212 att genomföra före När det gällde att köpa el från förnybara energikällor hade vi redan en upphandling på gång, så det målet är därför redan uppfyllt och klart, säger miljösamordnare Maria Berglund. 11

12 STATISTIK Målet är helt ekologiskt ANDEL EKOLOGISKA INKÖP 18,3 % av alla ägg 38,4 % av linser och bönor 13,7 % av allt knäckebröd 27,3 % av all vitkål 30,1 % av alla morötter I GÖTEBORGS STADS miljöprogram finns åtta åtgärder där Upphandlingsbolaget har ansvar för att nå målen. Ett av dem är att staden ska upphandla fler ekologiska livsmedel. Inom vissa områden ser utvecklingen bra ut. Bara 17 procent av inköpen av bananer är konventionella, det vill säga varken etiskt eller ekologiskt märkta. Vad gäller kaffe är samma siffra 19 procent. Allt kött som upphandlas och serveras i Göteborgs Stad ska vara ekologiskt. I det nu gällande avtalet för Livsmedel varugrupper är det krav på ekologiska kött- och charkprodukter inklusive kyckling. Ramavtalet för Livsmedel grossist utökas kontinuerligt med ekologiska varor för att ge verksamheterna inom Göteborgs Stad så goda förutsättningar som möjligt att leva upp till budgetmålet. 73 % av allt te som dricks inom Göteborgs Stad var ekologiskt och etiskt märkt foto: istockphoto Tips & trix PÅ UPPHANDLINGSBOLAGETS hemsida finns i olika foldrar tips och råd på hur en beställare kan tänka kring val av klimatsmarta och ekologiska val. Klimatgasutsläppen från livsmedelssektorn har beräknats stå för cirka 25 procent av de totala klimatgasutsläppen i Sverige. Det gör livsmedelsförsörjningen till ett viktigt förbättringsområde. En av foldrarna berättar om en studie där man undersökt vilken klimatpåverkan åtta typiska skolmåltider har. Varje måltid har jämförts med en alternativ rätt där råvaror bytts ut just för att visa förändringen. På hemsidan finns också en folder med tips på när det gör mest nytta att välja ekologiska livsmedel. Den är baserad på en sammanvägd prioritering utifrån miljönytta, volym, pris och tillgång. 12

13 JURIDIK Vi vill ha seriösa anbud Det är rätt att förkasta ett onormalt lågt anbud om anbudsgivaren inte kan motivera det. Det har kammarrätten slagit fast i en banbrytande dom till Upphandlingsbolagets fördel, vilket fått genomslag över hela landet. Domen innebär att det nu är anbudsgivaren som har skyldighet att förklara att det anbud man lagt är seriöst. Tidigare har det varit vi som ska bevisa att ett anbud är oseriöst, vilket har varit nästan omöjligt även med anbud där vi vet att det inte går att leverera till det priset. I praktiken har alltså bestämmelsen om onormalt låga anbud inte gått att tillämpa, säger upphandlingsjurist Fredrik Rogö. Domen är inte ett prejudikat eftersom den inte tagits i högsta instans, men trots det har den fått stor genomslagskraft. Man har sedan dess hänvisat till domen i alla liknande mål och det har varit upp till leverantörerna att bevisa att deras lågt satta priser är seriösa. Vad det handlar om är att vi vill ha in seriösa anbud och slippa hantera de oseriösa som kan innebära problem under avtalstiden. domen rör fyra byggföretag som lagt sig under en nivå på 300 kronor i timmen, vilket Upphandlingsbolaget bedömde som en orimligt låg nivå när leverantörerna inte kunde lämna en godtagbar förklaring till prissättningen. Vi tyckte inte att den motivering de lämnade var tillräcklig för att motivera ett lägre pris i något av fallen. leverantörerna överklagade och i april 2013 dömde förvaltningsrätten till deras fördel. Upphandlingsbolaget valde då att överklaga domen till kammarrätten. Vi tyckte vi hade ett tillräckligt tydligt fall för att gå vidare och ville visa att lagen tillämpades fel i Sverige. Den baseras på EU-rätten och där är bedömningen att den som lägger anbudet har bevisbördan. Under processen gick även ett av företagen i konkurs, vilket visade på att vi gjort rätt bedömning. Parallellt med rättsprocessen kom Konkurrensverket med en rapport som stödde Upphandlingsbolagets bedömning att det är leverantören som ska bevisa att det går att leverera enligt det pris som lagts och att myndigheten har en stor frihet i hur man bedömer förklaringarna, något som hade stor betydelse för den vinnande domen. Vi tyckte att vi hade ett tillräckligt tydligt fall för att gå vidare och ville visa att lagen tillämpades fel i Sverige. Fredrik Rogö, upphandlingsjurist Sedan är det viktigt att poängtera att ett oseriöst anbud kan läggas av en seriös leverantör. Det är inte formellt fel att lägga ett för lågt bud, men problemet är att det finns risk att underprissättningen tas igen på andra sätt, vilket kan få svåra konsekvenser. I princip kräver det att man kan leverera med förlust i fyra års tid och det krävs rätt mycket för att klara det. den största risken är att en leverantör som angett ett pris som är lägre än vad det faktiskt kostar går i konkurs. Låga anbud i offentlig upphandling har länge varit ett generellt problem. Det finns extrema exempel på andra håll i Sverige där en leverantör har lagt ett konsultarvode på minuspris, de ska alltså betala för att få leverera. Vår förhoppning är att det här kommer innebära att man inte lämnar in oseriösa anbud, nu när man vet att det innebär en risk att göra det. ANNA RIKNER 13

14 E-handel Nu använder alla förvaltningar Winst för beställning och fakturahantering. Men arbetet med e-handel slutar inte här. Detta är en bra början, nu har grunden lagts för att med målmedvetet arbete nå ytterligare effekter, säger Inger Ek, vd på Upphandlingsbolaget. WINST TEXT: MARIA LAGERGRÉEN ILLUSTRATION: HELENA BERGENDAHL

15 FAKTA Winst WINST INNEHÅLLER allt man som beställare i staden behöver för att kunna göra ett korrekt inköp och få det godkänt av sin chef. Winst innehåller de kommungemensamma ramavtalen vilka nästan alla är elektroniskt beställningsbara. Förvaltningarna kan även lägga in sina lokala avtal och göra dessa beställningsbara så att man kan täcka förvaltningens hela inköpsbehov. Det är numer beställningen (inte fakturan) som attesteras. Systemet kontrollerar att beställningen attesteras av rätt person. När fakturan kommer sker automatiska kontroller av fakturainnehållet mot den attesterade ordern. Förvaltningen behöver då endast hantera de fakturor som avviker mot ordern. ger nytta för hela staden U pphandlingsbolaget blir nu processägare för stadens inköpsprocess. De får i uppdrag att driva e-handelsfrågorna inom staden. Det är ett stort och viktigt ansvar som i förlängningen går ut på att se till att staden som helhet blir mer effektiv i sina inköp och att vi har så goda rutiner som möjligt för att verkligen minska risken för fel, säger Inger Ek. När Upphandlingsbolaget nu får det uttalade uppdraget att driva frågan finns också möjlighet att fortsätta utveckla arbetssätt och förbättra kontrollen av inköpen som görs i staden. Det ger förutsättningar för att jobba mer strategiskt och strukturerat med hela inköpsprocessen. att uppdraget för att driva utvecklingen av inköpsprocessen vidare hamnar just hos Upphandlingsbolaget beror på att de har en bred erfarenhet av upphandling och kommungemensamma avtal, vilket ligger till grund för många av inköpen i staden. Fokus för det fortsatta arbetet handlar om att se till att stadens inköp hanteras effektivt och att vi lägger fokus på att göra rätt vid källan det vill säga att alla har en effektiv administrativ process och att det finns bra ramavtal som används korrekt, säger Inger Ek. genom att samla inköp och fakturahantering i samma system får man en bättre överblick över stadens totala inköp. Dessutom kan vi på helt nya sätt följa utvecklingen inom olika ramavtalsområden. Det blir till gagn för hela staden. Nu under våren är alla förvaltningar igång med det nya arbetssättet för beställning och fakturahantering. Men det finns ytterligare möjligheter. Nästa steg är att koppla in de kommunala bolagen. Jag vet att det är många av dem som är intresserade, säger Jeanette Löfgren, e-handelsansvarig på Upphandlingsbolaget. Det som har gjorts fram till nu har handlat om den centrala inköpsprocessen. Men det finns också möjlighet att göra lokala avtal beställningsbara i Winst. Det är viktigt för alla förvaltningar och bolag att tänka e-handel redan i upphandlingen. Om man har det med sig från början är det lättare att få avtal som går att göra beställningsbara i Winst. Det gör verkligen nytta i hela arbetsprocessen, säger Inger Ek. när de sista av stadens förvaltningar ansluts i maj kommer projektet med införandet att avslutas. Upphandlingsbolaget kommer då att vara system- och processägare och Intraservice kommer att sköta den löpande driften. Tillsammans jobbar vi för att stadens förvaltningar ska få det bästa av Winst, med bra ramavtal och en effektiv administration, säger Inger Ek. 15

16 WINST Sparar tid och resurser!! Genom att tänka om och ändra på rutiner kan förvaltningarna spara både tid och resurser. Det nya arbetssättet handlar om att fokusera på det som avviker och inte på det som är normalt. Jeanette Löfgren, e-handelsansvarig på Upphandlingsbolaget, berättar att det nya är att systemet reagerar om det är skillnad mellan order och faktura. När fakturan kommer kontrolleras den automatiskt mot ordern. Om allt stämmer går den direkt till betalning, men annars hamnar den hos beställaren för manuell hantering. Det kan till exempel vara om leverantören har lagt på frakt eller om något man inte fått levererat är med på fakturan, säger Jeanette Löfgren i winst finns också möjligheten att sätta upp abonnemang för så kallade abonnemangsfakturor (exempelvis för telefoni, hyra och el). Fakturor som avviker från de uppsatta reglerna för abonnemanget kommer att kräva granskning och attest, men fakturor som stämmer överens hanteras med automatik. Det finns stora möjligheter för förvaltningarna att få en effektiv fakturahantering med en hög automatiserad kontroll på fakturor genom att använda abonnemang. Exempelvis skickar Telia drygt fakturor till stadens förvaltningar årligen. De kan hanteras automatiskt, säger Fredric Holm, delprojektledare för Beställning till Betalning. 16

17 Har du frågor? INOM VARJE förvaltning finns lokala systemadministratörer. De har ansvar för att lära upp slutanvändarna och det är i första hand de lokala systemadministratörerna som ska hjälpa till vid problem. Frågor som rör ramavtal ställs som vanligt till Upphandlingsbolagets kundservice.! medarbetare berörs BESTÄLLNING TILL BETALNING är ett delprojekt inom NEKKprojektet (Nytt ekonomikoncept i staden). Delprojektet inför Winst för både beställning och fakturahantering till stadens förvaltningar. Det berör cirka medarbetare. Winst är det kommungemensamma systemet för publicering av ramavtal, elektronisk beställning och fakturahantering. Systemet stödjer förvaltningarna i inköpet, så att medarbetarna handlar på rätt avtal och att beställningen attesteras av rätt person innan den går vidare till leverantören. Ett annat delprojekt i Nekk handlar om att byta ut Horisonten som ekonomisystem för stadens förvaltningar. Piloten påbörjas under hösten 2014 och samtliga förvaltningar kommer att ha bytt ekonomisystem under våren HALLÅ DÄR Ken Gunnesson, ekonomichef på SDF Norra Hisingen hur har övergången in i det nya systemet gått? Min bild så här inledningsvis är att vissa delar fungerar bra, men att det finns andra delar där det kräver att vi ställer om lite i vårt arbetssätt. Kan du ge något exempel på det? I systemet finns det en del nya rutiner för avstämning som vi måste hitta rätt i och en ny stor del handlar om beställning och ordermatchning. Där måste vi hitta nya rutiner. Men det finns också många bra saker, man kan till exempel attestera via mobilen och så finns det en hel del funktioner som gör att man lättare kan få ut statistik på ett bra sätt. Nyckeltal hjälper till med kollen INOM DELPROJEKTET beställning till betalning, BtB, finns en modell med mål och nyckeltal. Syftet är att skapa drivkrafter för förändring och bidra till att uppnå stadens mål vad gäller inköp, administrativ effektivitet och affärsmässighet. Projektet har sett hur förvaltningarna löpande arbetar med förbättringar i fakturahanteringen och hur antalet order som läggs i Winst ökar. Vi hoppas att modellen ska vara till nytta för förvaltningarna när de jobbar vidare med inköpsprocessen och ser över sina inköp, säger Fredric Holm och konstaterar att det är den lokala drivkraften och engagemanget som gör att staden som helhet blir bättre och uppnår uppsatta mål. När hela processen sköts i samma system kan vi få nyckeltal och insikt om hur olika avtal fungerar. Vi kan se hur många tummen-upp-köp som görs, hur många elektroniska ordrar som görs och andra u ppgifter som kan ligga till grund för kommande upphandlingar, säger Jeanette Löfgren, e-handelsansvarig. Tanken är att systemet ska ge större trygghet för beställarna blir det så? Ja, det är mer uppstyrt med detta system och det är kopplingen till beställningen som är det nya. Nu när vi har ett nytt system kan vi också passa på att öka kompetensen hos de som gör beställningar inom stads delen. 17

18 MILJÖHÄNSYN Nya direktiv öppnar möjligheter Miljöhänsyn och sociala aspekter blir ännu viktigare när EU:s nya upphandlingsdirektiv får genomslag i Sverige. Det blir också lättare för små och medelstora företag att få avtal. De nya direktiven öppnar upp en hel del möjligheter, men är även mer detaljrika. Men en utredning pågår fortfarande, så vi vet inte riktigt än vad det kommer att innebära för oss, säger upphandlingsjurist Fredrik Rogö. De nya direktiven handlar bland annat om den så kallade Europa 2020-strategin, som innebär att man betonar fler aspekter av upphandlingen än den rent ekonomiska. Här lyfts till exempel miljöfrågor, social hänsyn och innovativa verksamheter fram. Det är tydligt att kvalitetsaspekterna kommer väga tyngre framöver och att man inte enbart får sätta fokus på priset. Det handlar om att väga kostnad mot kvalitet, men kostnaden är fortfarande viktig. För vissa varor är den avgörande. en annan nyhet är att leverantörer som visat återkommande och allvarliga brister under en tidigare avtalsperiod kan nekas ett nytt avtal. Detsamma gäller om en leverantör inte betalt skatter eller socialförsäkringsavgifter, eller bevisat använder sig av barnarbete eller arbete kopplat till människohandel. Det kommer ge oss bättre möjligheter att utesluta ett anbud från en leverantör som haft allvarliga brister i en tidigare avtalsrelation. upphandlingsbolaget satsar också på att ge fler små och medel stora företag avtal. Ett sätt att nå dit är att dela upp ett avtalsområde i flera delar, där ett och samma företag enbart kan vinna en eller två delar av upphandlingen. Man får heller inte begära att man ska ha högre omsättning än två gånger vad kontraktet är värt. Uppdelningen på flera kontrakt och lägre krav på omsättningen gör det lättare för småföretag att delta i upphandlingen. Genom ökad dialog och förhandling ska det också bli lättare att anpassa ett anbud så att det man erbjuder passar bättre med myndighetens behov. En annan aspekt som diskuterats flitigt i media den senaste tiden är om företag utan kollektivavtal framöver kommer att nekas avtal. Det är en komplicerad fråga som bland annat handlar om hur våra kollektivavtal är utformade och vad som egentligen gäller enligt EU-rätt. Svaret är att det är en öppen fråga som fortfarande utreds, så vi vet helt enkelt inte hur det kommer att gå. ANNA RIKNER 80 % Stor andel mindre volym 48 % EN ANALYS gjord av Upphandlingsbolaget för år 2013 visar att små och medelstora företag tar hem 80 procent av upphandlingarna. Trots det står de bara för cirka 48 procent av volymen. Båda siffrorna visar på viss tillbakagång jämfört med den förra undersökningen som gjordes år Nya på Upphandlingsbolaget ANNA BRANDT Analytiker Vad gjorde du innan du hamnade på Upphandlingsbolaget? Närmast kommer jag från upphandlingsenheten på lokalförvaltningen där jag var i 2,5 år. Innan dess har jag arbetat i många år med logistikfrågor och som strategisk inköpare inom privat sektor, på bland annat Ericsson och Cochlear BAS. Vad är det bästa med ditt jobb? Tjänsten som analytiker är helt ny vilket innebär att jag kan vara med och påverka utformningen. Nu kommer jag ha möjlighet att fokusera på uppföljningsfrågor, som exempelvis spendanalys vilket jag jobbat en hel del med tidigare. Jag kommer också ha mycket kontakt med förvaltningar och bolag i hela Göteborgs Stad vilket jag ser fram emot. Anna Catrin CATRIN BENGTSSON Kundrådgivare Vad gör du på jobbet hos Upphandlingsbolaget? Jag assisterar kommunens inköpare via telefon och e-post, i olika frågor om till exempel avtal och inköp. Om det behövs lotsar jag dem vidare till rätt avdelning hos oss. Vad gör du när du inte jobbar? Då träffar jag mycket folk. Jag är en väldigt social person som tränar, lagar mat och reser. Jag skulle kunna göra en lång lista, men det handlar om att jag njuter av livet. 18

19 NYA AVTAL LEVERANTÖRER Christian Jonsson hämtar varm mat i ett storkök. Maten ska levereras till en förskola. foto: maria lagergréen Bring Express Sverige AB Göteborgs Buss AB Göteborgs Gatu AB Transport varje dag året om Helt och rent med sparsam körning. För de chaufförer som åker runt i Göte borg med varm mat ska foten vila lätt på gasen. Från den 1 april börjar nya ramavtal för Transport av varm mat gälla. Men för beställarna är det inte så stor skillnad från tidigare, berättar upphandlare Anna Övergaard. Inför upphandlingen hade vi en avtalsgrupp med representanter från alla stadsdelar och det är deras önskemål och behov som har styrt.vi ut gick från den förra upphandlingen eftersom den på det stora hela har fungerat bra. handlar om transport av livs medel ställs hårda krav på leverantörerna. Och det gäller inte minst för själva fordonen. eftersom tjänsten Fordonen måste hållas hela och rena och maten levereras på samma sätt som den lämnades. Eftersom transport av varm mat sker i stads miljö varje dag året runt har det varit viktigt att i upphandlingen ställa hårda miljökrav. I det ingår att chaufförerna måste tillämpa sparsam körning. Det handlar om att köra på rätt växel, gasa lugnt, bromsa i god tid och planera sin kör ning. Om schemat håller och allt rullar på i trafi ken är det inget problem att köra sparsamt. Men om det kör ihop sig eller något händer så att man fastnar i trafik är det lättare att bli stressad. Då gäl ler det att körtekniken sitter i ryggmärgen, säger Christian Jonsson, en av de chaufförer som är ute och levererar varm mat i Göteborg. MARIA LAGERGRÉEN 19

20 RETURADRESS Göteborgs Stads Upphandlings AB Box Göteborg SVERIGE PORTO BETALT PORT PAYÉ NYA RAMAVTAL JANUARI Annonser, Medieutrymme Behandlingsinsatser för vuxna missbrukare Bostad med särskild service Elenergi inklusive elcertifikat Företagshälsovård Lekplats- och parkutrustning Lägerverksamhet Tekniska konsulter Miljökonsulter Trygghetslarm FEBRUARI Arbetskläder för teknisk verksamhet och yttre miljö Data IBM-produkter Klottersanering Område Hisingen Hyra av entreprenadmaskiner med förare MARS Distributör av utländska tidningar och tidskrifter Elmateriel APRIL Husgeråd och köksutrustning Transport av varm mat Växtarrangemang och skötselservice MAJ Asfaltsmassor* Betongprodukter* Bygg- och anläggningsmaskiner/bodar* Service av arbetstekniska hjälpmedel * Avtalen är inte klara när denna tidning trycks men beräknas starta i maj. Se Winst för mer information. Krav på social hänsyn gav resultat Avtalet för Växtarrangemang och skötselservice är ett avtal där det både ställts miljökrav på de fordon som används och krav på social hänsyn. Det har lett till att fyra personer som står långt från arbetsmarknaden har fått möjlighet till arbetsträning.