KTH:s Finanssällskap Dagordning för årsmöte gällande perioden 2010 Tid: Onsdagen den 27 April klockan Plats: Sing-Sing, Seminarierum 443.

Transkript

1 KTH:s Finanssällskap Dagordning för årsmöte gällande perioden 2010 Tid: Onsdagen den 27 April klockan Plats: Sing-Sing, Seminarierum Mötets öppnande Ordförande Nikos Georgelis förklarar mötet öppnat. 2. Fråga om årsmötets behöriga utlysande Kallelseprocessen godkändes. 3. Fråga om dagordningen kan godkännas Dagordningen kan godkännas enligt samtliga på mötet. 4. Val av mötesordförande Ordförande Nikos Georgelis väljs till styrelseordförande. 5. Val av mötessekreterare Styrelseledamot Ali Sangari väljs till sekreterare. 6. Val av två justeringsmän, tillika vid val fungerande som rösträknare Styrelseledamot Erik Wetter och vice Ordförande Kristoffer Straume väljs till justeringsmän. 7. Upprättande av röstlängd Erik Wetter Ali Sangari Camilla Blom Anna Olsson Henrik Wikerman Josefin Lindblom Marcus Kohlberg Philip Löchen Mikael Nyberg Olof Rustner Jack Ha Marcus Nyström Carl Sahlin Margareta Petre Kristoffer Straume Nikos Georgelis 8. Styrelsens förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2010 (Bilaga 1) Se bilaga 1 9. Presentation från ekonomiansvarige för verksamhetsåret 2010 (Bilaga 2) Se bilaga Revisionsberättelse för verksamhetsåret 2010 (Bilaga 3) Se bilaga Fråga om fastställande av resultat- och balansräkningar samt disposition av tillgängliga vinstmedel. Beslutet röstades igenom med enhällighet. 12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens förvaltning Beslutet röstades igenom med enhällighet.

2 13. Röstning gällande införandet av nya föreningsstadgar (Bilaga 4) Beslutet röstades igenom. 14. Val av styrelse (Bilaga 5) (Vid införandet av nya stadgar blir mandatperioden April December 2011 enligt Bilaga 4) Beslutet röstades igenom med enhällighet. 15. Val av revisor Ordförande Nikos Georgelis föreslår att val av revisor skjuts upp 3 veckor och presenteras på formellt sammanträde för styrelsen. 16. Val av suppleant för revisor Ordförande Nikos Georgelis föreslår att val av suppleant för revisor skjuts upp 3 veckor och presenteras på formellt sammanträde för styrelsen. 17. Val av två ledamöter till valberedningen Enligt de nya stadgarna så har KTHFS valprocess beträffande styrelsen och andra relevanta poster ändrats, varpå en formell valberedning inte längre existerar. Därmed ströks denna punkt. Se Bilaga 4 för mer information. 18. Beslut om nya firmatecknare Ordförande Nikos Georgelis och ekonomiansvarig Camilla Blom väljs till firmaantecknare. 19. Motioner Inga motioner har skickats in. 20. Förslag från styrelsen Inga förslag från styrelsen har mottagits. 21. Övriga frågor Inga övriga frågor togs upp. 22. Tid och plats för justering och delgivning av årsmötesprotokoll 28e April 2011 klockan 17: Mötet avslutas Mötet förklaras avslutat av Ordförande Nikos Georgelis.

3 Bilaga 1 Förvaltningsberättelse 2010 Jag är mycket stolt över att KTHFS idag kan vända sig om och blicka tillbaka på det mest framgångsrika året i föreningens historia, oavsett om det handlar om antalet aktiviteter, intäkter eller medlemsantal ser vi rekordsiffror. Vidare har inledningen på 2011 börjat mycket starkt varpå förväntningarna för helåret satts enormt högt. Aktiviteter och utveckling Målsättningen för 2010 var först och främst att förankra och institutionalisera de många framsteg föreningen genomgått under de senaste åren samtidigt som vi aktivt arbetade för att förbättra oss på alla plan. KTHFS har gått från att vara en mindre förening, med syfte att fungera som forum åt värdepappersintresserade, till att bli en förening med ett imponerande näringslivskontakter, intima samarbeten med diverse intresseorganisationer likväl som ledningen för KTH samt utan tvekan det idag största medlemsantalet av alla KTHs föreningar. Utvecklingen har gått mycket snabbt och för att inte riskera att drabbas av en rekyl har stor vikt lagts på interna strukturförbättringar. Som nämnts var KTHFS tidigare en förening för studenter med intresse för värdepapper och det här arvet var viktigt för oss att förvalta. Stort arbete har därför lagts ned på att finna bättre lämpade och ändamålsenliga lokaler. I januari lyckade vi efter hårda förhandlingar nå ett avtal med INDEK vilket ger föreningen rätten att bedriva verksamhet i seminarierum Nordstjärnan i SING SING var som redan nämnts ett fantastiskt år i föreningens historia och där nedanstående punkter sticker ut litet extra: Ny Lokal Det är med inte en liten känsla av stolthet vi har haft äran att inviga vår nya föreningslokal i Sing Sing-huset. Det nya Trading Lab med nya fräscha datorer, gemytlig soffgrupp med tillgång till internationella affärstidningar så som The Economist och The Wall Street Journal Europé samt möjlighet att med de senaste tekniska verktygen hålla mycket avancerade presentationer för en publik om ett trettiotal personer representerar i allra högsta grad den utveckling KTHFS har genomgått de senaste åren. Vidare har en upprustning av Trading Lab varit en återkommande punkt för flertalet styrelser de senaste verksamhetsåren och vi är mycket glada över att i januari 2011 äntligen ha kunnat infria den ambitionen. Omsättningsrekord tack vare samarbetet med SEB, Finansdagen samt Londonresan i kombination med enskilda event och annonsintäkter har KTHFS haft en mycket hög omsättning och en mycket god ekonomi under året. Detta ger föreningen god möjlighet att förbättra och förstärka sina aktiviteter och utveckla föreningen ytterligare. Utvecklandet av en omfattande aktieutbildningsserie Under våren 2011 arrangerades i samarbete med Unga Aktiesparare och Nordnet en utbildningsserie i värdepappershandel. Vi hade även äran att välkomna Klaus Bertrandt från Von Mises institutet som höll en utbildningsserie i verklighetsekonomi med den österrikiska ekonomiska läran i fokus. Förstärkta internationella relationer - arbetet med att ytterligare stärka våra internationella relationer har fortsatt och främst är Londonresan 2010 ett tydligt resultat på detta då rekord slogs med marginal gällande antal företagsbesök. Vidare kunde vi även presentera företag så som Oliver Wyman och Credit Suisse för en bredare skara medlemmar genom att arrangera campus event med dessa företag. Finansdagen - Ett av årets mest efterfrågade event var finansdagen och det nya koncept för dagen som presenterades i år, med ökat fokus på kontakt mellan studenter och företag, togs emot väl av alla inblandade. Sponsorer - SEB var mycket nöjda med sitt sponsoravtal vilket inför 2011 omförhandlats till att endast inkludera exklusivitet bland svenska banker. KTHFS har således fått nya möjligheter att leta ytterligare sponsorer och kontakt har initierats med Credit Suisse samt så har, efter utgången av 2010, ett sponsoravtal om tre år slutits med Nordnet gällande sponsring av Trading Lab. Lansering av - Under hösten lanserades finansjobben framgångsrikt och har kunnat presentera flertalet karriärmöjligheter för föreningens medlemmar. IT projekt - Ett mycket omfattande IT projekt har påbörjats där tre olika hemsidor ska färdigställas någon gång under Q Sidorna i fråga är uppgraderingar av kthfs.se, finansjobben.se samt hemsida för vår arbetsmarknadsdag. Projektet ses som vitalt i föreningens fortsatta utveckling, inte minst sedan vi sett en nära 400 % ökning av besöksantalet på våra hemsidor sedan augusti 2010.

4 Medlemsutveckling Vi har under året sett en rekordstor medlemsutveckling där vi under 2011 nådde 238 betalande medlemmar. Att siffran inte är högre beror på att man för ett antal år sedan blev medlem på livstid när man betalade medlemsavgift en gång. Medlemshanteringen bör revideras enligt förslag från sittande styrelse och kommer, vid införandet av de av styrelsen föreslagna stadgarna (Bilaga 4), att förändras. Medlemsintäkterna var kr. Övriga intäkter och sponsring Tack vare ett kontinuerligt flöde av olika event och därmed sponsring under verksamhetsåret har vi haft en god ekonomi i föreningen. Sponsring, Londonresan samt Finansdagen resulterade i de enskilt största inkomstposterna. Investeringar Smärre investeringar har gjorts i marknadsföringsmaterial riktat mot KTHs studenter under verksamhetsåret. Dessa har återbetalats av de event marknadsföringsmaterialen använts till, t.ex. Finansdagen. Efter utgången av 2011 har lokalflytten inneburit större investeringar i form av möblemang, datorer och inflyttningsfest. Med tanke på dessa tillgångars levnadslängd och effekt är dock dessa att betrakta som mycket väl grundade investeringar. Årets resultat Årets resultat var kr. Detta kan härledas till löpande event under verksamhetsåret. Minusposter har utgjorts av marknadsföringsmaterial samt de stående medlemsaktiviteterna. Framtiden Vi har under första delen av 2011 lagt grunden för vad som ser ut att bli det, med marginal, mest framgångsrika året i föreningens historia. Året började i högt tempo med upprustning av våra nya lokaler och en stor inflyttningsfest där kända ansikten från den svenska finanssektorn så som Börje Ekholm och Mats Thorstendahl deltog i firandet. Aldrig tidigare har en förening vid KTH haft ett sådant generöst öppet hus och responsen från studenter så väl som skolan har varit mycket goda. Nya Trading Lab ger oss möjligheter att förverkliga en stor ambition. Att KTHFS ska vara något mer än bara en förening man är medlem i för dess intressanta event. Vi vill att KTHFS ska bli ett forum där medlemmar får ut stor kunskap även genom socialt utbyte och där medlemmar ska känna en gemenskap och deltagande i föreningen. Det kommer under resterande del av 2011 läggas stor vikt på att öka kontakten mellan föreningens medlemmar samt informera medlemmarna om möjligheterna de erbjuds med nya lokaler. Även fortsatt kommer kraft läggas på att informera och sprida kunskap om de finansiella marknaderna genom diverse utbildningar med olika fokus. KTHFS kommer fortsatt sträva efter att leva upp till målet om att alla på KTH, oavsett intresse eller position, ska veta vad KTHFS står för och vad verksamheten består av. För att uppfylla det har det röstats om att skapa en ny roll i styrelsen kallad medlemsansvarig. Posten kommer i grova drag gå ut på att vara bryggan mellan styrelsen och föreningens medlemmar, öka transparensen utåt i vårt arbete samt stärka utbytet mellan styrelse och medlemmar. Medlemsansvarig kommer även arbeta för att KTHFS deltar och marknadsförs i sammanhang som kan gynna verksamheten och dess medlemmar. Lejonparten av vår verksamhet grundar sig i att skapa utbyte mellan studenter och företag. Aldrig tidigare har föreningen kunnat erbjuda studenter vid KTH så många möjligheter som det gjordes under 2010 men jag anser fortfarande att det är här föreningen har störst möjligheter till förbättringar. Till min glädje ser jag att vi under inledningen av 2011 lagt grunden för att under året kunna presentera något alldeles enormt och ur ett historiskt perspektiv, för KTHFS, ojämförligt resultat. Till Londonresan 2011 har vi i dagsläget redan dubblat sponsringen från 2010 och arbetet fortlöper. Vi har även färdiga avtal med flera internationella företag om att under året besöka KTH campus och således erbjuda dessa möjligheter till en mycket större skara av våra medlemmar. Vidare har ett intensivt arbete inletts mot de inhemska finansföretagen. Finansdagen ser ut att kunna bli den stora höjdpunkten för alla med finansintresse på KTH och redan idag har vi fler företag bokade än vad som fanns representerade Styrelsen ambition är en 400 % ökning av omsättningen från 2010 och med de grundstenar som nu ligger på plats, och med införandet av nya stadgar bör detta uppnås. KTHFS är i en positiv trend. Styrelsen har gjort en strukturell omvandling och organisationen är redo för nästa kliv. Vid utgången av 2011 kommer KTHFS, med hjälp av hårt arbete från styrelsen och engagemang från dess medlemmar, vara ett stort steg närmare att bli Sveriges mest välskötta studentförening.

5 Stockholm, april 2011 Nikos Georgelis Ordförande

6 Bilaga2 Resultat och balansräkning 2010 för Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap Resultaträkning Kostnader Intäkter Dator och Internet ,00 Medlemsavgifter ,78 Utskick/kontor ,30 Sponsring ,00 Finansiella kostnader ,00 Londonresa ,00 Representation ,00 Medlemskostnader ,44 Finansdagen ,75 Trading Lab 0,00 Londonresa ,00 Medlemsavgift -24,00 Årets Resultat ,29 Totalt ,78 Totalt ,78 Balansräkning Ingående Balansräkning Tillgångar Skulder SEB ,51 Interimsfodringar 9 987,00 Eget Kapital ,51 Totalt ,51 Totalt ,51 Utgående Balansräkning Tillgångar Skulder SEB ,80 Interimsfordringar 9 987,00 Eget Kapital Eget Kapital ,51 Årets Resultat ,29 Totalt ,80 Totalt ,80

7 Bilaga 3 Revisionsberättelse Till Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap (KTHFS) Jag har granskat KTHFS balansräkning, resultaträkning samt räkenskaper för år Granskningen är utförd i syfte att försäkra att årsredovisningen ej innehåller väsentliga fel. I min granskning har jag ej uppmärksammat några oklarheter eller felaktigheter och årsredovisningen har upprättats i enlighet med god redovisningssed, varför jag tillstyrker; att resultaträkningen och balansräkningen för 2010 fastställts att styrelsen och ordföranden beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Stockholm den 25 april

8 Bilaga 4 Stadgar KTHFS Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap STADGAR Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap Lindstedtsvägen Stockholm SWEDEN Stadgar antagna vid årsmötet onsdagen den 27 april 2011

9 [This page is intentionally left blank]

10 FÖRSTA AVSNITTET Sällskapets grundvalar 1 Studentföreningens namn är Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap ( KTHFS ). KTHFS är en politiskt och religiöst obunden studentförening vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. 2 KTHFS ändamål är att minska gapet mellan studenter och aktörer inom den finansiella sektorn genom att ha mycket välunderbyggda relationer med finansbranschens främsta företag; kontinuerligt arrangera företagspresentationer och allmänt karriärstödjande evenemang; samt övergripande verka för att stärka och underhålla det generella finansiella intresset inom Kungliga Tekniska Högskolans väggar. KTHFS långsiktiga vision är att etablera Kungliga Tekniska Högskolan som det mest attraktiva lärosätet för nationella och internationella finansiella institutioner som efterfrågar kandidater med överlägsna numeriska och analytiska kunskaper. 3 KTHFS är en sammanslutning av dess betalande medlemmar. Verksamheten leds operativt av en styrelse vars främsta syfte är att aktivt verka för att KTHFS ändamål och långsiktiga vision realiseras. Att vara medlem i KTHFS kostar 50 kr per år. Avgiften syftar till att säkerhetsställa att KTHFS medlemmar är aktiva och innehar ett genuint intresse för KTHFS och föreningens verksamhetsområden. 4 Tidigare medlemmar i KTHFS kan vid förfrågan eller specifik inbjudan från nuvarande styrelse ingå i KTHFS alumni-nätverk. Nuvarande styrelse kan avslå tidigare medlems ansökan om att få ingå i Alumninätverket men ska i så fall bifoga ett skriftligt utlåtande om bakgrunden till beslutet.

11 Alumni-nätverket ska regelbundet informeras om KTHFS pågående verksamhet och bjudas in till evenemang som kan vara dem av intresse. Att ingå i Alumni-nätverket är kostnadsfritt. Medlemsansvarig ansvarar för underhållet av detta nätverk. 5 KTHFS har en demokratisk grundsyn och är religiöst och partipolitiskt obundet. KTHFS binder sig till att i alla avseenden verka mot all sorts diskriminering och att alla medlemmar ges lika rättigheter, skyldigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, funktionshinder, utbildningsprogram, sexuell läggning och ålder. 6 KTHFS har sitt säte vid Kungliga Tekniska Högskolans Campus Valhallavägen i Stockholm. KTHFS föreningslokal går under beteckningen Trading Lab och är beläget vid Kungliga Tekniska Högskolans Campus Valhallavägen i Stockholm. 7 KTHFS verksamhetsår löper från den 1 januari till den 31 december. Studenter kan bli medlemmar närsomhelst under verksamhetsåret. Ett medlemskap sträcker sig alltid precis ett år och kan därför infalla under två olika verksamhetsår. 8 KTHFS tillämpar vid röstning enkel majoritet, kvalificerad majoritet och enhällighet. Med enkel majoritet avses flest röster. Ordförande har utslagsröst vid lika utfall. Med kvalificerad majoritet avses minst tre fjärdedelar av rösterna. Med enhällighet avses samtliga röster. KTHFS begagnar sig vanligtvis av röstning med enkel majoritet om inte annat explicit detaljeras i stadgarna. 9 Stadgeändring är giltig om den beslutats med kvalificerad majoritet på ordinarie årsmöte.

12 Förslag till stadgeändring kan enbart väckas av styrelseledamöter och måste informeras om på ordinarie formellt sammanträde tidigast tio och senast sex veckor före det att årsmötet äger rum. Ett förslag till stadgeändring måste inkludera en detaljerad bakgrundsinformation om varför en förändring i stadgarna avses, förändringens art samt, slutligen, ett noga redogörande för förändringens effekter för KTHFS verksamhet på både kort och lång sikt. 10 Vid upplösning av KTHFS tillfaller all egendom och kapital en stiftelse med avsikt att stödja studenter vid Kungliga Tekniska Högskolan. Frågan om upplösning av KTHFS kan enbart väckas av Ordförande och måste äga rum på ordinarie årsmöte. Den avgående styrelsen röstar med kvalificerad majoritet. Om frågan bifalles ska den nyvalda styrelsen hålla ett extrainsatt formellt sammanträde tidigast två och senast fyra veckor efter årsmötet ägt rum där frågan väcks på nytt. Den nyvalda styrelsen röstar med kvalificerad majoritet. Bifalles frågan även här är KTHFS att betrakta som upplöst. Ordförande ansvarar för att upplösningen av föreningen sker på ett professionellt och värdigt sätt. 11 Kallelser till formella sammanträden som berör KTHFS medlemmar ska annonseras via KTHFS hemsida, personligt utskick till alla medlemmar via mejl samt med ett tydligt uppsatt anslag i Trading Lab tidigast sex veckor och senast två veckor innan mötet äger rum. Beslut som i hög grad påverkar KTHFS fortsatta verksamhet ska informeras till KTHFS medlemmar via KTHFS hemsida, personligt utskick till alla medlemmar via mejl samt med ett tydligt uppsatt anslag i Trading Lab senast en vecka efter det att beslutet fattats och under en tidsperiod om minst tre och högst fem veckor. 12

13 Varje student vid Kungliga Tekniska Högskolan har möjlighet att ansöka om medlemskap i KTHFS. Som student betecknas alla de som läser på heltid ett utbildningsprogram vid Kungliga Tekniska Högskolan alternativt fristående kurser som motsvarar heltidsstudier om minst 60 högskolepoäng per akademiskt läsår. Studenter verkande i doktorala och andra liknande studier kan även dem bli medlemmar. Endast studenter vid Kungliga Tekniska Högskolan kan vara medlemmar i KTHFS. Lärare, professorer och annan personal knuten till Kungliga Tekniska Högskolan kan således inte bli medlemmar. De, och andra icke-medlemmar som inte tillhör alumninätverket, har dock möjlighet att delta på evenemang som KTHFS anordnar, förutsatt att de erhållit en personlig inbjudan från styrelsen. Endast styrelseledamöter har rätt att bjuda in utomstående till KTHFS evenemang och ska enbart äga rum under exceptionella omständigheter. Ordförande ska godkänna alla utomstående gäster och innehar vetorätt. Styrelsen har rätt att avslå ansökan om medlemskap men ska vid ett sådant beslut bifoga skriftlig motivation till vederbörande. Medlem kan av KTHFS styrelse uteslutas om medlem misskött sig mycket grovt. Styrelsen röstar om detta med enkel majoritet på ordinarie styrelsemöte. Medlem ska meddelas skriftligen om detta. Medlem av KTHFS är skyldig att rätta sig efter KTHFS stadgar, övriga föreskrifter och av styrelsen fattat beslut. 13 KTHFS verkar för att arrangera evenemang öppna för alla medlemmar. Beroende på evenemangets art har dock KTHFS rätt att begränsa antalet deltagare och välja ut deltagare genom att exempelvis kräva formell ansökan via CV och andra relevanta dokument. KTHFS ska sträva efter att de medlemmar som ges tillträde till olika evenemang innehar de egenskaper och förmågor som speglar evenemangets beskaffenhet.

14 Styrelsens beslut beträffande detta är enhälligt medlem har dock rätt, om denne ej blivit utvald till ett särskilt evenemang, att kräva ett skriftligt utlåtande om varför vederbörande inte blev utvald. 14 För beslut fattat vid formellt sammanträde är närvarande styrelseledamot ansvarig om han eller hon inte explicit reserverat sig. Styrelseledamot är dock inte personligen ekonomiskt ersättningsskyldig såvida han eller hon inte gjort sig skyldig till brott, grov oaktsamhet eller uppsåt.

15 [This page is intentionally left blank]

16 ANDRA AVSNITTET Sällskapets organisation 1 Styrelsen är KTHFS högsta beslutande instans. 2 Styrelsen leder den operativa verksamheten inom KTHFS. Styrelsen leds av en Ordförande respektive Vice ordförande. Styrelsen, inklusive Ordförande och Vice ordförande, väljs vid årsmötet. Ordförande kan enbart sitta en mandatperiod och måste därefter avgå från sin post och styrelsen men kan förbli ordinarie medlem förutsatt att han eller hon uppfyller villkoren för att bli medlem enligt Stadgarnas Första Avsnitt. Det rekommenderas, om inget oförutsett äger rum under verksamhetsåret, att Vice ordförande väljs till Ordförande för nästföljande mandatperiod. Enbart medlemmar i KTHFS kan väljas till styrelseledamöter. Alla styrelseledamöter måste vara medlemmar i KTHFS under den förekommande mandatperioden. Styrelsens mandatperiod sammanfaller med verksamhetsåret. 3 Styrelsens uppgift är att: o verka för att KTHFS ändamål och långsiktiga vision realiseras o tillse att KTHFS verksamhet på både kort och lång sikt överensstämmer med medlemmarnas intressen o leda den operativa verksamheten inom KTHFS o verkställa de beslut som fattas vid formella sammanträden 4 Styrelsens precisa sammansättning kan anpassas efter rådande verksamhets krav och möjligheter. Styrelsens antal kan inte understiga nio personer och inte heller överstiga 14 personer. Poster som måste ingå i styrelsen är, utöver Ordförande och Vice ordförande:

17 o Ekonomiansvarig o Näringslivsansvarig o IT-ansvarig o Eventansvarig o Internationellt ansvarig o Trading Lab-ansvarig o Medlemsansvarig Den styrelseledamot som varit en del av KTHFS styrelse kortast tid innehar per automatik rollen som sekreterare vid alla formella sammanträden. Har flera styrelseledamöter blivit invalda samtidigt tillfaller denna uppgift den styrelseledamot som är yngst. Denna post inkluderar författandet av protokoll som måste sändas ut till alla styrelseledamöter och anslås i Trading Lab senast 72 timmar efter det att det formella sammanträdet ägt rum. 5 Det är inte förenligt med de krav och det ansvar en roll som styrelseledamot innebär att under en längre tid vara frånvarande på campus på grund av utbytesstudier. Medlemmar som avser åka på utbytesstudier under verksamhetsåret kan därför inte väljas till styrelseledamöter. Kortare avbrott som är direkt karriärrelaterade, så som exempelvis praktik eller internships, accepteras om de har en längd om maximalt tre månader. 6 Det är under alla omständigheter den enskilde styrelseledamotens ansvar och skyldighet att på ett beundransvärt sätt axla de krav ens specifika post medför och att med värdighet och ödmjukhet närma sig de plikter ens specifika post kräver. 7 Varje styrelseledamot är under hela mandatperioden ständigt att betrakta som representant för KTHFS och bör således ständigt agera professionellt, representativt och värdigt i alla möjliga sammanhang, även de som sträcker sig bortom KTHFS direkta ramverk. 8

18 I början av varje verksamhetsår ska en explicit målsättning för verksamhetsåret i stort samt en individuell målsättning för varje enskild styrelseledamot formuleras av Ordförande i samråd med Vice ordförande och resten av styrelsen. 9 Ordförande ska i samråd med Vice ordförande arrangera två individuella utvärderingssamtal med varje enskild styrelseledamot under verksamhetsårets lopp. Dessa äger med fördel rum under mitten av april samt under mitten av oktober. Under dessa ska styrelseledamotens prestation skärskådas. Om Ordförande har synnerligen starka skäl för att anse att styrelseledamoten i något avseende misskött sig eller underpresterat är detta rätt forum att behandla sådana frågeställningar. 10 Har en styrelseledamot misskött sig grovt och ej kan presentera en försvarbar och rimlig förklaring till detta, uppvisar ett mycket klent intresse till förbättring alternativt om vederbörande efter utvärderingssamtalet inte uppvisar någon som helst förbättring bör Ordförande i enskilt samtala starkt yrka på att styrelseledamoten självmant avgår. Med misskötsel avses grov oaktsamhet, kontinuerlig frånvaro på formella sammanträden, likgiltigt intresse för de krav och det ansvar posten som styrelseledamot medför, klena prestationer i relation till de explicita målsättningar för verksamhetsåret i stort samt den individuella målsättningen gällande för den berörda styrelseledamoten samt i något avseenden agerat som en dålig representant för KTHFS och medvetet eller omedvetet försämrat KTHFS rykte och anseende bland Kungliga Tekniska Högskolans studenter och personal samt de företag och institutioner KTHFS för en tät och nära dialog och samarbete med. Skulle styrelseledamoten ifråga vägra att självmant avgå och agera mycket osamarbetsvilligt måste Ordförande under nästföljande formellt sammanträde väcka frågan om förtroendemissförklaring mot styrelseledamoten ifråga och i detalj informera resterande styrelse om bakgrunden till förtroendemissförklaringen. Styrelsen röstar därefter om styrelseledamoten ifråga ska avgå eller ej med kvalificerad majoritet. Bifalles frågan måste styrelseledamoten avgå. Förkastas frågan har styrelseledamoten ifråga rätt

19 att fortsätta som styrelseledamot. Ordförande har dock rätt att på nytt väcka frågan om förtroendemissförklaring, dock tidigast sex veckor efter det att det formella sammanträdet som senast behandlade denna frågeställning ägde rum. Styrelseledamöter kan inte själva väcka frågan om missförtroendeförklaring mot annan styrelseledamot. Önskas så göra bör Ordförande informeras i enskilt samtal. Finner Ordförande bakgrunden till den önskade missförtroendeförklaringen som ej tillräcklig kan inte en missförtroendeförklaring väckas. Kvarstår styrelseledamöternas önskan om att väcka missförtroendeförklaring kan de på nytt föra upp frågan i ett enskilt samtal med Ordförande, dock tidigast fyra veckor efter det att föregående samtal hölls. Finner Ordförande bakgrunden till den önskade missförtroendeförklaringen som ej tillräcklig kan inte en missförtroendeförklaring väckas. Har dock sammantaget tre påföljande enskilda samtal hållits måste Ordförande väcka frågan om missförtroendeförklaring på närmast följande formella sammanträde. Denne bör dock klargöra att han eller hon själv inte står bakom missförtroendeförklaringen. Styrelsen röstar därefter om styrelseledamoten ifråga ska avgå eller ej med kvalificerad majoritet. Bifalles frågan måste styrelseledamoten avgå. Förkastas frågan har styrelseledamoten ifråga rätt att fortsätta som styrelseledamot. Kvarstår styrelseledamöternas önskan om att väcka missförtroendeförklaring kan de på nytt föra upp frågan i ett enskilt samtal med Ordförande, dock tidigast sex veckor efter det att det formella sammanträdet som senast behandlade denna frågeställning ägde rum. Finner ordförande bakgrunden till den önskade missförtroendeförklaringen som ej tillräcklig kan inte en missförtroendeförklaring väckas. Kvarstår styrelseledamöternas önskan om att väcka missförtroendeförklaring kan de på nytt föra upp frågan i ett enskilt samtal med Ordförande, dock tidigast fyra veckor efter det att föregående samtal hölls. Finner ordförande bakgrunden till den önskade missförtroendeförklaringen som ej tillräcklig kan inte en missförtroendeförklaring väckas. Har dock sammantaget tre påföljande enskilda samtal hållits måste Ordförande väcka frågan om missförtroendeförklaring på närmast följande formellt sammanträde.

20 Missförtroendeförklaring kan väckas mot Ordförande och Vice ordförande. Minst tre styrelseledamöter måste stå bakom denna fråga. Frågan ska väckas på formellt sammanträde och Ordförande och Vice ordförande ska informeras om detta senast två veckor innan mötet äger rum. Styrelsen röstar enhälligt om Ordförande och Vice ordförande ska avgå. Ordförande och Vice ordförande saknar naturligtvis rösträtt i denna specifika frågeställning. Bifalles frågan måste Ordförande och Vice ordförande avgå och extra årsmöte sammankallas, tidigast en vecka och senast tre veckor efter mötet. Styrelsen ska på ett extrainsatt formellt sammanträde dessförinnan presentera ny kandidat för Ordförande- respektive Vice ordförande-posten. Tidigare Ordförande och Vice ordförande kan inte kandidera och inte heller väljas in till styrelsen. De kan dock förbli medlemmar, förutsatt att de uppfyller villkoren för detta enligt Stadgarnas Första Avsnitt. Nyvald Ordförande och Vice ordförande sitter kvar återstående tid av mandatperioden. Dessa kan kandidera till nästkommande års styrelse och Ordföranderespektive Vice ordförande-post. Det bör poängteras att frågan om missförtroendeförklaring mot styrelseledamot som Ordförande och/eller Vice ordförande enbart bör väckas under mycket exceptionella omständigheter. Det bör understrykas att styrelsen förutsätts verka aktivt för att ha en mycket god sammanhållning karaktäriserad av hög tillit och gott flit. Det anses som ett mycket stort misslyckande om missförtroendeförklaring väcks mot Ordförande och Vice ordförande. 11 Ordförande är ytterst ansvarig för KTHFS verksamhet. 12 Kraven på Ordförande är mycket höga. Denne ska ha mycket god insyn i alla delar av KTHFS verksamhet, kontinuerligt sträva efter att stärka KTHFS position samt fungera som både formell och informell ledare och coach för resten av styrelsen. 14

21 Vice ordförande är att betrakta som Ordförandes högra hand och länken till resten av styrelsen. Vice ordförande har ett stort ansvar i att aktivt stödja och stärka Ordförandes roll. 15 Ordförande kan närsomhelst under verksamhetsåret avgå. Om så är fallet träder han eller hon ur styrelsen och kan, om han eller hon så önskar, förbli ordinarie medlem förutsatt att villkoren för medlemskap enligt Stadgarnas Första Avsnitt är uppfyllda. Om inte styrelsen enhälligt röstar emot antar Vice ordförande rollen som Ordförande resten av mandatperioden. Denne kan då också väljas till Ordförande alternativt väljas till ordinarie styrelseledamot för nästa års mandatperiod. 16 Vice ordförande kan närsomhelst under verksamhetsåret avgå. Om så är fallet träder han eller hon ur styrelsen och kan, om han eller hon så önskar, förbli ordinarie medlem förutsatt att villkoren för medlemskap enligt Stadgarnas Första Avsnitt är uppfyllda. Alla styrelseledamöter ges därefter en tidsperiod om tre veckor att formellt kandidera till denna vakanta post. Det finns ingen gräns för antalet kandidater. Dessa ska på ett extrainsatt formellt sammanträde senast fyra veckor efter det att Vice ordförande avgått hålla en 5 minuter lång pitch inför resterande styrelsen. Därefter röstar styrelsen med enkel majoritet. Nyvald Vice ordförande sitter resten av mandatperioden. Denne kan då också väljas till Vice Ordförande, Ordförande alternativt väljas till ordinarie styrelseledamot för nästa års mandatperiod. 17 Övriga styrelseledamöter kan närsomhelst under verksamhetsåret avgå. Om så är fallet träder han eller hon ur styrelsen och kan, om han eller hon så önskar, förbli ordinarie medlem förutsatt att villkoren för medlemskap enligt Stadgarnas Första Avsnitt är uppfyllda. Styrelseledamot som ämnar avgå ska i ett enskilt samtal med Ordförande delge denne sina funderingar och tillåta Ordförande argumentera för varför styrelseledamoten bör ifrågasätta sina funderingar.

22 Om avgående styrelseledamot innehar en för KTHFS kritisk roll ska Ordförande se till att den vakanta posten tillsätts snarast. Senast en vecka efter det att den avgående styrelseledamoten formellt har avgått ska den vakanta posten utlysas genom anslag i Trading Lab, information på KTHFS hemsida samt genom mail till alla medlemmar i föreningen. Ordförande ska senast tre veckor efter det att den avgående styrelseledamoten formellt har avgått presentera inför styrelsen på ett formellt sammanträde förslag på ersättare. Styrelsen röstar med enkel majoritet. Bifalles förslaget är ersättaren att betrakta som ordinarie styrelseledamot av KTHFS med alla de rättigheter och skyldigheter detta medför. Om förslaget förkastas ska Ordförande senast en vecka efteråt på ett nytt extrainsatt formellt sammanträde presentera en ny kandidat. Styrelsen röstar med enkel majoritet. Med för KTHFS kritisk roll menas de poster som står uppräknade i Stadgarnas Andra Avsnitt, 4. Om den avgående styrelseledamoten innehaft en annan roll är det Ordförandes sak att bestämma om ersättare bör rekryteras. De formella kraven på styrelsens storlek kvarstår dock. Ordförande är ansvarig att invald ersättare erhåller tillräckligt med information och uppbackning för att på ett tillfredsställande sätt axla det specifika ansvaret sin post medför. 18 För att uppnå den explicita målsättningen för verksamhetsåret i stort samt den individuella målsättningen för varje enskild styrelseledamot uppmanas varje styrelseledamot att inom sitt respektive ansvarsområde rekrytera och leda ett antal projektmedlemmar. Projektmedlemmar rekryteras genom att ansöka med formellt CV samt genomgå formell intervju. Det rekommenderas att Ordförande närvarar under dessa. En bakomliggande tanke är att projektmedlemmar på sikt kan komma att väljas in till styrelsen i form av ordinarie styrelseledamöter. Projektmedlemsrollen är därmed ett utmärkt sätt att skolas in i KTHFS verksamhet. Projektmedlemmarna har dock inga särskilda rättigheter utöver de som tillkommer i egenskap av ordinarie medlemmar.

23 Styrelsen ska aktivt verka för och uppmuntra medlemmarna att intressera sig för och engagera sig inom KTHFS olika verksamhetsområden. Ordförande måste godkänna varje ny projektmedlem och har vetorätt. Alla projektmedlemmar måste vara medlemmar i föreningen. 19 Styrelsen ska träffas regelbundet under formella sammanträden. Med regelbundet avses var tredje till femte vecka även om styrelsen med fördel kan träffas oftare än så. Kallelse till formellt sammanträde ska av Ordförande ske senast två veckor före det att mötet äger rum om inte mötets tidpunkt bestämts på föregående formellt sammanträde. Ordförande leder formella sammanträden. KTHFS styrelseledamöter har rätt att inlämna motion eller interpellation till Ordförande senast sju dagar innan det formella sammanträdet äger rum. Övrigt ärende som avses behandlas ska sändas till Ordförande senast 72 timmar före det att det formella sammanträdet äger rum. Dagordning ska gå ut till styrelsen per mejl av Ordförande senast 48 timmar före det att det formella sammanträdet äger rum. Det formella sammanträdet ska ledas enligt gängse föreningspraxis. Alla styrelseledamöter har närvaro-, yttrande-, röst- och förslagsrätt. Alla styrelseledamöter ska klä sig representativt. Styrelseledamöter ska ha rätt att väcka frågor under punkten Övriga Frågor. Röstning via ombud är inte tillåtet. 20 Det rekommenderas att styrelsen utöver de formella sammanträdena har en mycket tät intern dialog. Varje styrelseledamot ska ges tillträde till en gemensam plattform för kommunikation, förslagsvis den exklusiva Facebook-grupp som föreningen driver, där alla styrelseledamöter kontinuerligt uppmanas posta aktuella händelser och ge resten av styrelsen allmän information om respektive styrelseledamots löpande arbete.

24 Det är varje styrelseledamots ansvar att aktivt ta del av den infomration som ges där samt att själv aktivt anslå information när så är relevant. IT-ansvarig har ansvaret för den administrativa skötseln av sidan. 21 Allt material som produceras av styrelsen ska anslås i KTHFS styrelses egna datalagringssystem, förslagsvis en Dropbox-mapp. Alla styrelseledamöter ska ges tillträde till denna mapp. Det är varje styrelseledamots ansvar att aktivt ta del av det material som finns där samt att själv aktivt anslå material där när så är relevant. IT-ansvarig har ansvaret för den administrativa skötseln av mappen. 22 Nuvarande Ordförande och Vice ordförande ska i god tid och senast tre månader före nytt verksamhetsår närma sig lämplig kandidat för Ordförande-posten. Denne måste vara styrelseledamot, bör i de flesta fall inneha rollen som Vice ordförande och ska inför övriga i styrelsen presenteras som formell kandidat på extrainsatt formellt sammanträde senast två månader före årsmötet. Denne ska också förbereda ett 10 minuter långt föredrag om varför denne bör väljas till Ordförande. På så sätt kan man anta att den ordinarie karriärstegen för Ordförande är så som följer: Medlem Projektmedlem Styrelseledamot Vice ordförande Ordförande. Efter detta röster styrelsen med enkel majoritet. Skulle denna kandidat inte erhålla tillräckligt med röster är det styrelsens plikt att presentera en ny kandidat. Dessa två kandidater ska sedan under ett nytt formellt sammanträde senast 48 timmar senare pitcha sig själva under 10 minuter för att styrelsen på nytt ska rösta om respektive kandidat i enkel majoritet. Ordförande har här utslagsrätt. Kan inte styrelsen presentera en ny kandidat väljs ny Ordförande av nuvarande Ordförande och Vice ordförande. Övriga styrelseledamöter har sedan möjlighet att kandidera till Vice ordförande-posten. Det finns ingen begränsning av antal kandidater. Dessa ska förbereda en 5 minuter lång pitch varför någon av dessa ska väljas till Vice ordförande. Styrelsen röstar om detta på

25 nästkommande ordinarie formella sammanträde efter det att ny Ordförande accepterats av styrelsen, dock senast två veckor innan rekryteringsmiddagen äger rum. 23 Tidigast åtta veckor och senast sex veckor innan årsmötet äger rum ska en rekryteringsmiddag arrangeras där intresserade medlemmar har möjlighet att få delta genom ansökan med CV och kortare personligt brev. Under denna sammankomst presenteras KTHFS verksamhet och de olika styrelseposterna under informella förhållanden. Därefter har alla medlemmar rätt att söka de olika styrelseposterna. Duktiga kandidater kallas sedan till intervju av tidigare Ordförande och vice Ordförande samt av nuvarande styrelse föreslagen ny Ordförande och vice Ordförande. Om nuvarande vice Ordförande har föreslagits till ny Ordförande intervjuas kandidaterna av enbart dessa tre personer. Tidigare styrelseledamöter kan väljas om men måste kandidera och genomgå samma rekryteringsprocess som övriga kandidater. Det behöver inte vara en direkt fördel att redan inneha en post som styrelseledamot. Den slutgiltiga styrelsesammansättningen bör vara klar senast tio dagar före det att årsmötet äger rum. 24 Årsmötet äger rum tidigast fyra veckor och senast två veckor innan avslutat verksamhetsår. Kallelse till årsmötet ska annonseras via KTHFS hemsida, personligt utskick till alla medlemmar via mejl samt med ett tydligt uppsatt dokument i Trading Lab tidigast sex veckor innan och senast två veckor innan mötet äger rum. Årsmötet fattar övergripande beslut berörande KTHFS organisation samt fastställer övergripande riktlinjer och den ekonomiska ramen för KTHFS verksamhet. Vid årsmötet ska nuvarande styrelsens arbete granskas. Ordförande leder årsmötet. Deltagande vid årsmötet är obligatoriskt för alla styrelseledamöter och det ska till synnerligen starka skäl för att frånvaro ska accepteras.

26 Alla medlemmar i KTHFS har rätt att delta vid årsmötet. Formell anmälan krävs. Hur anmälan går till ska klargå av kallelsen. Ordförande och Vice ordförande bereder en genomgripande revisionsberättelse. Berättelsen ska innefatta yttranden berörande ansvarsfrihet för förvaltningens berörda organ och befattningshavare samt särskilt yttrande över verksamheten. Utöver detta ska en förvaltningsberättelse presenteras. Vid årsmötet väljs nästa verksamhetsårs styrelse. Denna presenteras av nuvarande styrelses förslag till Ordförande. Detta förslag accepteras om inte närvarande vid årsmötet enhälligt röstar nej. Nya styrelsen ska hålla en kortare presentation om riktlinjerna för det nya verksamhetsåret samt öppna upp för frågestund. 25 Nyvald styrelse ska innan sitt verksamhetsår påbörjas arrangera en överlämningsmiddag för den avgående styrelsen. Med bakgrund i att överlämningsperioden äger rum i december rekommenderas julbord på av allmänheten ansedd flådig restaurang. Detta evenemang tillåts belasta KTHFS kassa. Vanliga aspekter beträffande förvaltandet av KTHFS medel ska dock beaktas. 26 Finner Ordförande det lämpligt kan styrelsens sammansättning förändras och utökas under verksamhetsårets lopp. Önskar Ordförande utöka styrelsen ska han väcka detta ärende på ett formellt sammanträde där han noggrant redogör för bakgrunden till denna önskan, vad den nya styrelseledamoten är tänkt att åstadkomma samt en gedigen presentation om denna. Styrelsen röstar sedan med kvalificerad majoritet. Tidigare krav på minst/max antal medlemmar föreligger. Detta beslut är att betrakta som i hög grad påverkar KTHFS verksamhet och ska som sådant särskilt informeras till medlemmarna genom personligt mejl, på hemsidan samt anslås i Trading Lab. Om förslaget förkastas kan inte denna kandidat antas till styrelsen. Personen får dock kandidera till nästa års styrelse enligt den sedvanliga rekryteringsprocessen. Ordförande

27 har rätt att föreslå ny kandidat till styrelsen, men först på efterföljande formellt sammanträde tidigast fyra veckor efter det formella sammanträdet som behandlade denna frågeställning ägde rum.

28 [This page is intentionally left blank]

29 TREDJE AVSNITTET Sällskapets Insigna 1 KTHFS färger är blått och vitt enligt emblemet på dessa stadgars försättsblad. 2 KTHFS emblem består av sju länkade ringar placerade i en cirkel med två ringar överst och KTHFS skrivet i mitten i vit text med blå bakgrund. KTHFS emblem ska finnas med i allt material som producerats av KTFHS. Det är mycket viktigt att styrelsen enhälligt arbetar efter en professionell mall. Dessa ska finnas tillgängliga i styrelsens gemensamma databas, förslagsvis på Dropbox. Det är styrelseledamotens plikt att rådfråga Ordförande om denne är osäker på hur dessa ska begagnas.

30 [This page is intentionally left blank]

31 FJÄRDE AVSNITTET Sällskapets föreningslokal 1 Trading Lab är KTHFS föreningslokal. Denna lokal ska vara en naturlig samlingspunkt för alla KTHFS medlemmar att umgås med varandra under informella former. Det är också naturligt att företagspresentationer, utbildningsserier och andra evenemang arrangeras här, förutsatt att lokalen anses ändamålsenlig för detta. 2 Styrelsen ska verka för att alla medlemmar känner till Trading Lab och känner sig välkomna dit och frekvent besöker och vistas i lokalen. Detta i enlighet med målsättningen att styrelsen ska ha en mycket nära relation och tät dialog med sina medlemmar. 3 För att erhålla tillgång till Trading Lab måste varje medlem signera ett avtal där man förbinder sig att lyda de trivselregler för Trading Lab som styrelsen tagit fram under ledning av Trading Lab-ansvarig. Dessa regler ska under varje årsmöte röstas igenom och accepteras så till vida inte en kvalificerad majoritet röstar mot dessa. Dessa ska då revideras och presenteras på nytt på följande formellt sammanträde. De medlemmar som närvarade på årsmötet ska bjudas in för att få rösta på denna punkt igen. 4 Det är av yttersta vikt att alla KTHFS medlemmar där också styrelsen agerar hänsynsfullt och respektfullt när man vistas i Trading Lab. Det förutsätts att man gör rent och snyggt efter sig. 5 Skulle en medlem missköta sig och bryta mot Trading Labs trivselregler kan Trading Labansvarig förbjuda medlemmen att vistas i Trading Lab. Denne måste informera resten av styrelsen på nästkommande formellt sammanträde.

32 Medlemmen ifråga har rätt att överklaga till Ordförande som då måste ta upp denna frågeställning på nästkommande formellt sammanträde efter det att överklagan mottogs. Styrelsen röstar därefter med enkel majoritet. Att utestänga medlemmar ur Trading Lab ska enbart göras under mycket exceptionella omständigheter.

33 [This page is intentionally left blank]

34 FEMTE AVSNITTET Sällskapets ekonomi 1 KTHFS tillgångar ägs gemensamt av medlemmarna och förvaltas av styrelsen. 2 Styrelsen ska i alla avseenden vara mycket aktsamma i hur dessa medel förvaltas. Enbart investeringar, förvärv och andra negativa kassaflöden som har en mycket tydlig, märkbar och positiv genomslagskraft i styrelsens förmåga att verka för att KTHFS ändamål och långsiktiga vision realiseras ska beaktas, eftersökas och, möjligen, genomföras. 3 KTHFS ska verka för att ha en mycket god ekonomi och en synnerligen mycket god likvididet löpande under verksamhetsåret. 4 Det är ekonomiansvarigs plikt att verka för att styrelsen agerar återhållsamt med KTHFS medel. Ekonomiansvarig har inom KTHFS en särskild viktig roll. Denna ska: övervaka KTHFS ekonomi. Detta genom att kontinuerligt bokföra och budgetuppfölja KTHFS löpande verksamhet. regelbundet rapportera om KTHFS ekonomi under formella sammanträden. aktivt bidra till att KTHFS har en mycket stark ekonomi med en mycket god likvididet. verka starkt för att styrelsen agerar måttfullt och med medlemmarnas bästa för ögonen vid beslut som innebär negativa kassaflöden. 5 Det föreligger alla styrelsemedlemmar att löpande informera ekonomiansvarig om respektive verksamhets kassaflöde. I början av mandatperioden ska respektive verksamhetsområde presentera en prognostiserad årsbudget vilka sedan sammanställs av Ordförande och Vice ordförande och överlämnas till ekonomiansvarig. Ekonomiansvarig presenterar KTHFS prognostiserade budget för resten av styrelsen på ett formellt sammanträde senast 8 veckor in på verksamhetsåret.

35

36 Bilaga 5 Valberedningens förslag till Årsmötet 2010 Titel Ordförande Vice ordförande Ekonomiansvarig Sekreterare Medlemsansvarig Näringslivsansvarig Eventansvarig Trading Lab ansvarig IT ansvarig Internationellt ansvarig Ledamot Ledamot Namn Nikos Georgelis Kristoffer Straume Camilla Blom Henrik Wikerman Erik Wetter Anna Olsson Josefin Lindblom Philip Löchen Marcus Kohlberg Ali Sangari Mikael Nyberg Carl Sahlin