Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 13

Transkript

1 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 13 Tid och plats tisdagen den 10 februari 2015 Dagen inleds med en workshop med tillhörande lunch i Norregårdsskolan kl Utskottet sammanträder sedan klockan i C-salen, Växjö kommun Kristoffer Bengtsson Förvaltningssekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C) Tony Lundstedt (S) Lars Edqvist (MP) Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S) Ersättare Camilla Albinsson (KD) Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Anna Gustbée (M) Martin Edberg Tjänstemän Kommunchefen Förvaltningssekreteraren Måltidschefen Personal- och förhandlingschefen Upphandlingschefen 1 (2)

2 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott Förteckning över kommunstyrelsens organisationsoch personalutskotts ärenden den 10 februari Justering av protokoll 2. Information om organisations- och personalsutskottets ansvarsområden - Måltidsorganisationen - Personalkontoret - Upphandlingsenheten 3. Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen 4. Information om utfall i genomförda upphandlingar av livsmedel 5. Redovisning av aktuella upphandlingar 6. Upphandling av kommunikationsbyråtjänster 7. Upphandling av telefoni - Telefonväxel 8. Upphandling av telefoni - Operatörstjänster för fast och mobil telefoni 9. Motion om att utveckla arbetet mot svartjobb och skatteflykt - Eva-Britt Svensson (V) 10. Redovisning av uppdrag om att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen 11. Redovisning av statistik över sjukfrånvaro 12. Revidering av personalpolicy 13. Övrigt 2 (2)

3 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av aktuella upphandlingar Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. Kristoffer Bengtsson Förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se

4 Upphandlingsplan Januari 2015 Upphandling Bemanningstjänster sjuksköterskor Brandbil Byggnation ledningsfordon Värends räddningstjänst Byggtjänst-Byggservice/snickeri Café biblioteket Drivmedel stationstankning Fastighetsmäklartjänster VKAB Fika avtal Fordon, Gas personbilar Guldur Hissbesiktning Hisservice Hjälpmedel, gånghjälpmedel Hygienhjälpmedel Inkasso IT system Livsmedel Kommunikationsbyråtjänster Kopieringspapper under 2015 Litteratur och media Livsmedel, färsk fisk Livsmedel, färsk frukt och grönsaker Livsmedel, färsk kyckling Livsmedel, färskt bröd Livsmedel, färskt kött och charkuteriprodukter Livsmedel, mejeriprodukter Livsmedel, vilt kött LOV Särbo Marknadsundersökningar Möbler Möbler Vuxnas lärande Revisionstjänster Ronderingstjänster Ansgarius Vöfab och Alvesta Samordnad varudistribution länet Skadedjurssanering Skyltar Tjänstekoncession sotning Värends Räddningstjänst Transporter av mat Utbildningstjänster, Gymnasiekurser i distansform Utbildningstjänster, Yrkesutbildning inom vård och omsorg Vacciner Vitvaror Växtskötsel Yrkeskläder Lokalvård sporthallar Konstpaviljong Larmtjänster omsorgen Medarbetarenkät

5 Restaurang bowlinghallen Sommarsimskola (KoF) Tekniska förvaltningen Upphandlingar Avstängningsmtrl tunga skydd Bilar - reservdelar, service Flisningsentreprenad Förorenad jord Anläggningstjänster- Maskin o Lastbil Snöröjning Liftar, bodar, små maskiner, tillf stängs. Maskiner - reservdelar, service Maskiner, park - nya, reservdel, service Matjord, barkmull Krossning; -Asfalt, -Skut Skrotavfall - omhändertagande Plockanalys Optimering trafiksignaler Transport brännbart avfall Traktorer Boende för esnamkommande flyktingbarn IT relaterade upphandlingar Pågående Personalsystem Ekonomisystem Växel och telefonisystem Servrar & lagringsutrymme PC, datorer, tjänster inkl plattor mm Att starta upp Service & supporttjänster, smartphones och surfplattor Internt & externt webbsystem inkl. underhåll o support Outsourcing IT-drift Skolverksamhetssystem Telefoner, kommunikationsutrustning, data & telefoni Programvaror, licenser utom Microsoft Programvaror, licenser - Microsoft Nät- och kommunikationstjänster, spetskompetens o hårdvara E-arkivsystem Kopiator/skrivare repro TendSign Kostdatasystem Infrastrukturtjänster (Wexnet)

6 ÄRENDE Dnr KS Maj Bjers Upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av kommunikationsbyråtjänster Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av kommunikationsbyråtjänster. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av kommunikationsbyråtjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post maj.bjers@vaxjo.se

7 Svar från verksamheten med anledning av återremissen av upphandlingen av kommunikationsbyråtjänster Referensgruppen lämnar följande argument för att inte ha förnyad konkurrensutsättning vid varje uppdrag. Kommunen betalar ca 1,3 miljoner kronor per år för inköp av kommunikationsbyråtjänster. Ca 80 % av uppdragen är av karaktären enklare trycksaksproduktion. Exempel på enklare trycksaker är inbjudningar i A4-format, flyers i vykortsformat, foldrar i A5-format 4 8 sidor, affischer i A3-format, blanketter, annonser och rollups. I kommunorganisationens olika verksamheter finns ca 65 beställare av tjänsterna. Många är ovana beställare och vet inte vad man ska fråga efter i ett offertunderlag och hur man ska bedöma och värdera ett sådant underlag. Om beställarna ska fråga tre byråer vid varje enskilt uppdrag kommer samtliga beställare och kommunikationsenheten att få lägga ned mycket tid och energi, som i sin tur kräver mycket resurser. Tänk bara den tid det tar att administrera processen kring handläggningen och behandlingen av offertförfrågningarna, samt annan dokumentation kring varje uppdrag. Varje uppdrag är unikt i sig när det gäller till vem och hur informationen ska kommuniceras ut beroende på syfte, budskap och målgrupp. Kommunens verksamhetsplan och budget säger spara pengar. Verksamheterna ska dessutom medverka till att skapa förutsättningar och rutiner för ett mer effektivt arbetssätt. Det är inte rätt eller försvarbart att lägga ned så oerhört många arbetstimmar som resultatet av detta blir räknat i antalet offertförfrågningar. Kommunens verksamheter ska också ha en kontinuitet och en enhetlighet i produktionerna i form av att språk, bildmanér och grafisk form, inte minst ur ett tillgänglighets- och medborgarperspektiv. Medborgarna ska känna igen sig. Det tar tid att skaffa sig både kunskap och förståelse för hur kommunen som offentlig myndighet fungerar. Genom att konsekvent följa kommunens grafiska profil, samt de riktlinjer som finns framtagna för webbplatsen och övriga digitala kanaler, skapar vi bilden av en tydlig, trovärdig och enhetlig avsändare, nämligen Växjö kommun. Detsamma gäller kvalitetssäkringen av alla uppdrag. Kunskaper om hur man bygger ett varumärke är mycket betydelsefullt och värdefulla. Likaså att skaffa sig kunskaper i att skriva lättlästa texter och behärskar att skriva komplexa dokument i klarspråk. Det tar tid att skaffa sig. På grund av kontakt med många olika kontaktpersoner och byråer, med mycket varierande inriktning och specialistkompetens minskar förutsättningarna för ett bättre och långsiktigt samarbete. Anbudsgivare kommer att ha svårt att lämna ett pris eftersom de inte vet hur många uppdrag de kommer att erhålla. De får helt enkelt svårt att planera sin verksamhet. Om de uppdrag som beräknas till över kronor ska utvärderas på byråns förslag till upplägg etcetera, ogillas det av byråerna eftersom alla får sätta sig i projektgruppen och arbeta fram ett förslag. Bara en byrå är då vinnare och övriga har arbetat utan att tjäna pengar på det.

8 Om man lägger en summa ex kr som gräns för en förnyad konkurrensutsättning kommer alla småjobb att gå till vinnaren av upphandlingen. Byrån tjänar pengar på de stora jobben och är egentligen inte intresserade av småuppdragen. Vilket troligen gör att de stora byråerna inte lämnar anbud. Enligt LOU kan beställare inte bara plocka ut en byrå där de tror att ett uppdrag passar någon byrå bättre än de andra. Ofta är det snabba ryck som gäller och därför står följande i kravspecifikationen: Avropsordning Avrop kommer att göras enligt nedan: Köparen kontaktar säljaren som är rangordnad som nummer ett och redogör för aktuellt uppdrag. Säljaren återkommer inom 24 timmar, från tidpunkt för beställning, med en tidplan.(alternativt kan köparen skicka tidplan). Köparen bedömer om tidplanen godkänns. (Alternativt, enligt ovan, säljaren bedömer om de kan utföra uppdraget inom tidplanen). Accepterar inte köparen/säljaren det återkommer köparen/säljaren till säljaren/köparen med det beskedet. Kan säljaren omprioritera och förbättra tidplanen? Kan säljaren inte detta går frågan vidare till säljaren som är rangordnad som nummer två och så vidare.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Dnr Upphandling av kommunikationsbyråtjänster Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet återremitterar ärendet för ett förtydligande kring delbara anbud. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av kommunikationsbyråtjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Yrkanden Lars Edqvist (MP): Organisations- och personalutskottet återremitterar ärendet för ett förtydligande kring delbara anbud. Beslutsordning Ordförande frågor om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar enligt Lars Edqvists (MP) yrkande. Beslutet skickas till Kommunchefen (Upphandlingschefen 9(17)

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott (17)

11 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av kommunikationsbyråtjänster. Avtalstid: Avtalet ska träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år i taget vid två (2) tillfällen med oförändrade villkor. Begäran om förlängning ska ske av köparen till säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca kronor Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Nuvarande avtal upphör Innehåll/omfattning: Upphandlande myndighet söker en fullservicebyrå för strategisk rådgivning och taktiskt stöd, utveckling och hantering av digital närvaro, samt kreativa kommunikationskoncept. I uppdraget ingår att kunna leverera helhetslösningar, men även delar av en kommunikationsinsats, från idé till färdig slutprodukt. Exempel på produktioner: Kataloger, broschyrer, foldrar, nyhetsbrev, affischer, annonser, powerpointpresentationer, produktioner för digital visning, tillgängliga word- och pdf-filer, utställnings- och mässmaterial, rollups, samt kampanjer. Bedömningsgrunder: Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga (LOU) i enlighet med de kriterier som uppställts i prioritetsordning nedan: Kvalitet 65 % Pris 35 %

12 Delbara anbud: Upphandlande myndighet avser att sluta ramavtal med tre kommunikationsbyråer, under förutsättning att tillräckligt antal kvalificerade anbud inkommer. Avropsordning kommer att fastställas efter principen att bästa anbud avropas först därefter näst bästa anbud o.s.v. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Ej tillämpligt i denna upphandling. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet.

13 Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

14 ÄRENDE Dnr KS Ellen Bringevik upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av telefoni - Telefonväxel Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av telefonväxel. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av växel och operatörstjänster för fast och mobil telefoni och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post ellen.bringevik@vaxjo.se

15 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av telefonväxel. Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år i taget till och med med oförändrade villkor. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Köparen senast nio månader före avtalets upphörande. Begäran om förlängning ska inom 30 dagar accepterats av mottagaren, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca SEK Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Kommunens nuvarande avtal för växel löper ut Innehåll/omfattning: Upphandlingen kommer att omfatta telefonväxel inklusive service och support. Syftet med upphandlingen är att teckna ett nyttjanderättsavtal. Bedömningsgrunder: Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga i enlighet med LOU. De kriterier som kommer att beaktas vid anbudsutvärderingen är pris och kvalitet. Utvärdering kommer att ske genom kvalitetsbristtillägg, vilket innebär att den summan anbuden jämförs på (jämförpriset) räknas fram genom att anbudspriset multipliceras med en kvalitetsfaktor. Denna kvalitetsfaktor utgörs av ett kvalitetsbristtillägg, dvs skillnaden mellan full kvalitetsuppfyllnad och uppnådd kvalitetsuppfyllnad, där varje procents skillnad belastar det verkliga anbudspriset. Delbara anbud: Upphandlingen är inte delbar. En leverantör kommer att antas. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning:

16 Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning kommer att beaktas i upphandlingen på så sätt att möjlighet kommer att ges till individanpassade lösningar vad gäller särskilda krav på utrustning för telefoni. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

17 ÄRENDE Dnr KS Ellen Bringevik upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av telefoni - Operatörstjänster för fast och mobil telefoni Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av operatörstjänster för fast och mobil telefoni. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av växel och operatörstjänster för fast och mobil telefoni och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post ellen.bringevik@vaxjo.se

18 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av operatörstjänster för fast och mobil telefoni Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år i taget till och med , med oförändrade villkor. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Köparen senast nio månader före avtalets upphörande. Begäran om förlängning ska inom 30 dagar accepterats av mottagaren, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca SEK Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Kommunens nuvarande avtal för fasta och mobila operatörstjänster löper ut Innehåll/omfattning: Upphandlingen kommer att omfatta operatörstjänster för såväl fast som mobil telefoni. Utöver de traditionella abonnemangsformerna (MEX, Roaming, Fasta abonnemang) och datapaket kommer även Flatrate att ingå i upphandlingen. Bedömningsgrunder: Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga i enlighet med LOU. De kriterier som kommer att beaktas vid anbudsutvärderingen är pris, täckning i det mobila nätet, samt kvalitet. Utvärdering kommer att ske genom kvalitetsbristtillägg, vilket innebär att den summan anbuden jämförs på (jämförpriset) räknas fram genom att anbudspriset multipliceras med en kvalitetsfaktor. Denna kvalitetsfaktor utgörs av ett kvalitetsbristtillägg, d.v.s. skillnaden mellan full kvalitetsuppfyllnad och uppnådd kvalitetsuppfyllnad, där varje procents skillnad belastar det verkliga anbudspriset. Delbara anbud: Upphandlingen är inte delbar. En leverantör kommer att antas. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Ej tillämpligt i denna upphandling.

19 Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltar löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

20 ÄRENDE Dnr KS Kommunfullmäktige Motion om att utveckla arbetet mot svartjobb och skatteflykt - Eva-Britt Svensson (V) Förslag till beslut Kommunfullmäktige besvarar motionen med att gällande lagstiftning och Växjö kommuns rutiner bedöms som tillräckliga för att motverka eventuell ekonomisk brottslighet vid offentliga upphandlingar. Bakgrund Eva- Britt Svensson (V) har inkommit med motion om att Växjö kommun ska anpassa, utveckla och implementera metoden Vita jobb. Metoden är ett samarbetsprojekt mellan olika fackliga organisationer. Motionären vill även att Växjö kommun utesluter företag med anknytning till off-shore ekonomier vid offentlig upphandling.

21 ÄRENDE Dnr KS David Braic Upphandlingschef Tel Kommunstyrelsen Motion om att utveckla arbetet mot svartjobb och skatteflykt - Eva-Britt Svensson (V) Bakgrund Eva- Britt Svensson (V) har inkommit med motion om att Växjö kommun ska anpassa, utveckla och implementera metoden Vita jobb. Metoden är ett samarbetsprojekt mellan olika fackliga organisationer. Motionären vill även att Växjö kommun utesluter företag med anknytning till off-shore ekonomier vid offentlig upphandling. Ärendet I alla upphandlingar som hanteras centralt av upphandlingsenheten utförs kontroll och kvalificering av samtliga anbudsgivare i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) 10 kap., främst via kreditupplysningsföretag. Av LOU 10 kapitlet 1-2 framgår under vilka omständigheter en myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i offentlig upphandling. Omständigheter såsom ekonomisk brottslighet och svartarbete innefattas av ovan nämnda paragrafer. Orimligt låga anbud ifrågasätts alltid och hanteras inom ramen för lagen om offentlig upphandling. Upphandlingsenheten har ingen kompetens eller resurser att genomföra djupgående utredningar kring eventuellt bokföringsfusk, pengatvätt eller skatteflykt vilket närmast är utredningar av polisiär karaktär. Frågan avseende företag med anknytning till offshore ekonomier, skatteparadis har tidigare behandlats av kommunfullmäktige och införts i upphandlings och inköpspolicyn i enlighet med beslut KF 68/2012. Sammantaget bedöms att gällande lagstiftning (LOU) och ovannämnda rutiner är tillräckliga för att motverka eventuell ekonomisk brottslighet vid offentliga upphandlingar. Ove Dahl kommunchef David Braic upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post david.braic@vaxjo.se

22

23

24 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsen Redovisning av uppdrag om att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner uppdragsredovisningen. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott har genom 228/2013 beslutat om att ge kommunchefen i uppdrag att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen. Ärendet Växjö kommuns juridiska enhet har nu tagit fram ett förslag till kommunövergruppande rutin för hantering av avtal. Av rutinen framgår bland annat att den stora variationen på kommunkoncernens avtal medför att det behövs olika modeller för att säkerställa uppföljning. Rutinen tydliggör organisationen för ansvar samt lämnar förslag till en checklista för avtalsuppföljning. Ove Dahl kommunchef Magnus Bengtsson chefsjurist Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se

25 Bilaga Checklista: Avtal om köp och hyra Parter: * Växjö kommun * Leverentören XX Vad ska kontrolleras? Rätt att anlägga nya allmänna ledningar Anläggande av ny parkering Reklamation och preskription Uppsägning Punkt När ska det vara i avtal genomfört? 2.2 Vid lantmäteriförrättning 3.5 Senast den 1 april Anspråk reklameras ett (1) år efter leverans, reklamation ska ske skyndsamt. 7.1 Ett (1) år före avtalstidens utgång, annars förlängt i fem (5) år. Vem ska genomföra det? Kommunen Leverantören Kommunen Kommunen Vem ansvarar för avstämning? (namn alt titel) (namn alt titel) (namn alt titel) (namn alt titel) Genomfört (datum + signatur)

26 Råd och riktlinjer för uppföljning av avtal SAMMANFATTNING Håll koll på vem som är behörig att ingå avtal och vem som kan säga upp; vid osäkerhet är det nämnden eller nämndens ordförande. För bolag gäller att det i huvudsak är VD eller firmatecknarna. Utse någon som ansvarig för avtalet, särskilt om det är nämndens eller bolagets eget avtal, och när det är avtal rörande stora värden. Vid koncernövergripande avtal har varje beställare ansvar för att kontrollera kvalité etc vid beställningar. Mottagna varor eller utförda tjänster ska granskas på sätt som följer av avtalet, står det inget om detta ska det ske skyndsamt från mottagandet eller efter utförandet. Om produkten eller tjänsten har brister eller inte levereras i tid reklamera omgående. Var noga med att kontrollera vad avtalet säger om uppsägningstid och formalia kring uppsägning, och tänk på att det i olika lagar kan finnas bestämmelser som gäller istället för vad som kan stå i avtalet. Det kan också vara en god idé att höra med jurist hur viss fråga bör hanteras. INLEDNING Inom kommunkoncernen finns en uppsjö av olika former av avtal: hyresoch arrendeavtal, andra nyttjanderättsavtal, avtal om köp av varor och tjänster, avtal enligt LOV, ramavtal, entreprenadavtal, anställningsavtal, uppdragsavtal, samarbetsavtal, exploateringsavtal skötselavtal, bidragsavtal/bidragsbeslut och så vidare. De flesta avtal är ingångna mellan en nämnd eller ett bolag och enskild fysisk eller juridisk person. Andra, särskilt olika former av ramavtal, omfattar hela, eller delar av, kommunkoncernen.

27 Upphandlingar som berör två eller flera förvaltningar eller kommunkoncern hanteras i regel via upphandlingsenheten i enlighet med gällande delegation emedan upphandlingar för enskilda förvaltningar, bolag i förekommande fall utförs av Upphandlingsenheten på uppdrag av berörd förvaltning, bolag. Det ligger i sakens natur att de flesta avtal efter genomförd upphandling hanteras av respektive förvaltning eller bolag, medan avtal som spänner över hela kommunkoncernen hanteras av Upphandlingsenheten. Den stora variationen på kommunkoncernens avtal gör också att det måste finnas olika modeller för att följa upp dem, en enhetlig lösning för alla avtal är inte möjlig att uppnå. Dessa riktlinjer gör inte anspråk på att vara heltäckande men de behandlar nedan under avsnittet Uppföljning av avtal sådant som ska bevakas och hur uppföljningen säkras upp. INGÅENDE OCH UPPSÄGNING AV AVTAL Nämnder och styrelse Kommunen är en juridisk person som sedan består av olika myndigheter. I den mån kommunen, till följd av lag eller beslut av fullmäktige, har inrättat en nämnd ansvarar den nämnden för de avtal som ingås inom nämndens verksamhetsområde. Vem eller vilka som kan teckna ett avtal för en nämnds räkning framgår av delegationsordningar eller av att nämnden uttryckligen har givit en eller flera i uppdrag att ingå visst avtal. Är det oklart om beslutanderätten för visst avtal eller viss avtalstyp har delegerats eller inte ska avtalet lyftas till nämnden eller, om nämndens beslut inte kan avvaktas, till nämndens ordförande. I vissa fall är själva ingåendet av avtal en ren verkställighet med anledning av nämndens tidigare beslut. Att betrakta ingående av avtal som en verkställighetsåtgärd ska emellertid göras med försiktighet. Inte minst då verkställighetsbeslut inte behöver rapporteras till nämnden och nämndens möjlighet att ta del av avtalen begränsas. Men om nämnden i en budget till exempel har gett förvaltningen i uppdrag att inom budgetram utföra viss uppgift så får det anses vara så att ingåendet av avtal är ren verkställighet. Detta innebär dock inte att vem som helst kan ingå avtalet utan personen som kan vidta verkställighetsåtgärd pekas i regel 2 (8)

28 ut i själva beslutet, i antagna arbetsformer eller alternativt i delegationsordningen. Vem som kan säga upp ett avtal är något mer komplicerat. Bara för ett avtal till exempel har viss löptid och vid utebliven uppsägning förlängs på visst sätt kan det inte anses vara verkställighet att säga upp avtalet. Innehåller delegationsordningen eller själva beslutet om att ingå avtalet inget om detta är det nämnden eller, vid brådska, nämndens ordförande. Bolag Ett bolags firma, det vill säga ingående av avtal, uppsägning av avtal och så vidare, tecknas alltid av styrelsen. Sedan brukar styrelsen i sin tur utse firmatecknare som tecknar firma å bolagets vägnar. Därtill har VD rätt att teckna firma beträffande den löpande förvaltningen. Firmateckningsrätten är obegränsad på så sätt att bolaget blir bundet av de avtal firmatecknare ingår oavsett om det finns interna instruktioner som på olika sätt beskär firmateckningsrätten. Emellertid bör alltid avtal som rör stora värden eller risktagande lyftas till styrelsen. En VD har således rätt att ingå och säga upp till exempel hyresavtal. Emellertid kan inte en VD säga upp väsentliga avtal som påverkar bolagets ekonomi i stor utsträckning, utan en sådan fråga måste hanteras av de utsedda firmatecknarna och ibland av styrelsen. Fullmakt Såväl en nämnd som ett bolag kan ge fullmakt till annan inom eller utanför kommunkoncernen att med bindande verkan ingå visst avtal för bolagets eller nämndens räkning. Ställningsfullmakt Av 2 kap 10 2 st avtalslagen framgår följande: Där någon såsom anställd i annans tjänst eller eljest i följd av avtal med annan intager en ställning, varmed enligt lag eller sedvänja följer viss behörighet att handla å dennes vägnar, anses han hava fullmakt att företaga rättshandlingar, som falla inom gränserna för denna behörighet. 3 (8)

29 Av detta följer att en medarbetare i kraft av sin tjänst kan ha en rätt att ingå avtal med bindande verkan alldeles oavsett delegationsordningar och firmateckningsrätt. Det ska dock vara fråga om avtal för mindre värden och utan längre löptider och som avser rutinmässiga inköp. Till exempel får en rektor med budgetansvar anses kunna med bindande verkan ingå avtal som binder kommunen för inköp av produkter som faller inom ramen för skolverksamheten; till exempel inköp av viss idrottsutrustning och kontorsmaterial etc. En helt annan sak är interna riktlinjer sannolikt inte tillåter detta då det sannolikt finns upphandlade ramavtal. Respektive nämnd och bolag bör dock motverka att avtal ingås ute i verksamheterna utan att produkter etc köps med stöd av ingångna ramavtal. Avrop från ramavtal Avrop från ramavtal av person som har budgetansvar och som faller inom ramen för verksamheten är många gånger att betrakta som verkställighet eller att det sker med stöd av ställningsfullmakt. Ofta regleras i delegationsordning eller motsvarande vad som gäller och upp till vilka belopp avrop får ske. UPPFÖLJNING AV AVTAL Vem har ansvar för ett visst avtal? När det gäller avtal som en nämnd eller ett bolag har ingått så ansvarar respektive förvaltningschef eller VD för att avtalet efterlevs och följs upp. Dock har nämnden eller styrelsen ett övergripande ansvar för att verksamheten är organiserad på ett sätt som möjliggör uppföljning. Då det finns mängder med avtal kan naturligen inte VD eller förvaltningschef överblicka alla dessa och se till att de efterlevs. Ansvaret kommer därför att behöva delegeras till andra. I vissa fall en avdelningschef eller enhetschef eller till medarbetare som de facto är den som jobbar med avtalet. Det är mycket angeläget att det alltid finns en person som har ansvar för visst avtal eller en viss typ av avtal, och som i huvudsak kan innehållet i avtalen. Det ska inte heller råda någon tvekan om vem den personen är. 4 (8)

30 Många avtal upphandlas med hjälp av Upphandlingsenheten, detta gör dock inte per automatik att de också ansvarar för uppföljning i alla delar. Respektive förvaltning och bolag måste därför även följa upp sådana avtal. När det gäller upphandlingar som om hela eller stora delar av kommunkoncernen så har Upphandlingsenheten ett ansvar för uppsägning och förlängning av avtalen, och i den mån beställningar gå genom deras inköpssystem (Ines) kan de också följa upp att prissättning sker i enlighet med avtalet. Vad ska följas upp? Nedan följer sådant som är särskilt angeläget att följa upp: Uppsägning Förlängning Reklamation Preskription Prissättning Kvalité Leveranstider Uppsägning Hur och när ett avtal kan sägas upp måste alltid bevakas. Utebliven uppsägning kan leda till allvarliga rättsförluster för kommunkoncernen. Vidare är det viktigt att uppsägningen sker i god tid och på rätt sätt. Ibland kan avtalen reglera hur uppsägning ska gå till och vem som är behörig att mottaga en uppsägning. I andra fall regleras uppsägning i lag, antingen helt eller genom att viss miniminivå har fastställts i lag. Det är särskilt viktigt att vara noggrann vid uppsägning av arrende- och hyresavtal eftersom uppsägning måste ske i viss form och på visst sätt. Utebliven uppsägning kan medföra förlängning av hyres- och arrendeavtal vilket kan medföra ökade kostnader och risk för att annan planerad verksamhet för avvakta till dess avtalet ånyo kan sägas upp. Om ett avtal löper tillsvidare utan angivande hur uppsägning ska gå till, och det inte finns lagregler som styr uppsägningen, gäller som tumregel att avtalet kan sägas upp med tre till sex månaders uppsägningstid. Allt beroende på hur länge avtalet har löpt och vilka värden som avtalet rör. 5 (8)

31 Det är viktigt att uppsägning sker till den som är behörig att mottaga uppsägningen och att uppsägningen dokumenteras skriftligen, och att, om möjligt, uppsägningen bekräftas av mottagaren. Förlängning Var särskilt uppmärksam på hur avtal kan förlängas. Det finns många varianter: avtalet upphör automatiskt (om inte lagregler stadgar annat) vid avtalstidens slut, avtalet förlängs viss tid eller tillsvidare om det inte sägs upp, avtalet kan förlängas om det begärs och så vidare. Reklamation Avtal och standardavtal innehåller ofta en reglering om när reklamation ska ske. Det vill säga när måste nämnden eller bolaget påpeka felaktigheter för att kunna göra dem gällande. Inte sällan ska detta ske skyndsamt och ibland redan inom 4-7 dagar från det att tjänsten utförts eller produkten mottagits. Det är därför mycket viktigt att verksamheten organiseras på så sätt att mottagna produkter omgående kan granskas. Om reglering saknas i avtal och ingen speciallagstiftning finns så kan köplagen tjäna som utfyllnad. Där anges att reklamation ska ske skyndsamt, och i praxis har detta uttolkats till ca 14 dagar från det att bristen upptäckts eller borde ha upptäckts. I reklamationen ska felet/bristen redovisas och vad som krävs: till exempel avhjälpande, omleverans, prisavdrag, skadestånd etc. Reklamation ska alltid ske skyndsamt och om det inte på ett tidigt stadium går att överblicka omfattning av bristen och vilka konsekvenser detta har så rekommenderas att det görs i vart fall en så kallad neutral reklamation: Vi har idag gått igenom leverans av produkten X och uppmärksammat följande brister: YYY. Vi ska undersöka produkten närmre men vi gör er redan nu uppmärksamma på att vi håller er ansvarig för de iakttagna bristerna och att vi kommer att kräva ersättning för samtliga kostnader vi förorsakas i anleding av bristerna. Att inte reklamera innebär att rätten att åberopa felet eller bristen går förlorad. 6 (8)

32 Preskription Den allmänna preskriptionstiden är 10 år. I flera andra lagar stadgas emellertid kortare preskriptionstid, oftast 2 eller 3 år. I den mån, vilket det ofta gör, råder avtalsfrihet sätts inte sällan preskriptionstiden till 1 år. Att preskriptionstiden är 10 år innebär inte att en nämnd eller bolag kan förhålla sig passivt till tiden nästan är till ända, utan som gåtts igenom ovan måste reklamation alltid ske skyndsamt Prissättning En viktig del i avtalsuppföljning är att tillse att säljaren eller leverantören inte tar mer betalt för viss produkt än vad avtalet medger. Om faktura betalas trots att priset inte var i enlighet med avtal så är huvudregeln att fakturan har godkänts och rätten att åberopa felaktigheten går förlorad. Om det misstänks att priset är felaktigt ska reklamation ske omgående och fakturan parkeras. Genom Ines finns särskilt goda möjligheter att uppmärksamma avvikelser avseende prissättning. Kvalité När till exempel en vara mottags så ska inte bara prissättning vara korrekt utan kvalitén ska vara i enlighet med avtalet. Precis som beskrivits ovan ska också avvikelser i kvalitén reklameras och fakturan parkeras. Leveranstider m.m. Leverans ska ske inom avtalad tid och till avtalad plats. Om en leverantör hamnar i dröjsmål ska detta reklameras, särskilt viktigt är detta om det har avtalats om dröjsmålsvite. Hur följs ett avtal upp? Samtliga avtal ska diarieföras/registreras. Med detta menas att avtalen ska hållas ordnade på ett sådant sätt att de är lätta att hitta. Någon person ska utses till ansvarig för avtalet. Är det omfattande avtal kan flera behöva utses som ansvarar för sin del. 7 (8)

33 Är det fråga om övergripande avtal som har tagits fram genom Upphandlingsenheten följer de upp avtalstider och uppsägningar. Däremot är det ju respektive nämnd och bolag som beställer från avtalen och därför har ett särskilt ansvar för att följa upp priser, kvalité, tidsfrister och så vidare. Det är lämpligt att för avtalsuppföljningen använda antingen ett verksamhetssystem, ärendehanteringssystem eller ett system särskilt anpassat för hantering av avtal. Detta gör avtalen sökbara och underlättar uppföljning. Att endast spara avtal i pappersform i t.ex. en pärm rekommenderas inte. Det är lämpligt att sådana uppgifter noteras i ovan nämnda avtalsliggare. I ett system med bevaknings-/påminnelse-funktion bör denna användas för hjälp med tidsfrister. När ett avtal har ingåtts ska det, åtminstone om avtalet har viss dignitet, göras en sammanfattning av vissa viktiga villkor: såsom tidsfrister för uppsägning, förlängning, reklamationstider och vid vilka tider olika delar av avtalet ska vara klara och om ytterligare beslut behövs för att driva avtalet vidare, se bilagt exempel på checklista. En checklista är av särskild vikt när medarbetare slutar och andra ska ansvara för avtal. Här måste verksamheten organiseras på sådant sätt att kunskapen om avtalen vidareförmedlas till den som blir ny ansvarig för avtalet. Observera att checklistan då är ett hjälpmedel men den kan ha brister så den nya ansvariga måste sätta sig in också i själva avtalet. Beroende på vilket verksamhetsstöd läggs checklistan digitalt samma system som avtalet. Är hanteringen mer analog sätts den på framsidan av avtalet. 8 (8)

34 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsen Information om överenskommelse mellan Växjö Energi AB (VEAB) och Den Norske Bank DNB om Sandvik 2 (KS/2013:453) Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen noterar information. 2. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen. Bakgrund Växjö Energi AB (VEAB) har i 16/2013 beslutat att godkänna avtal med Den Norske Bank (DNB) om avslutning av leasing av Sandvik 2. Ordförande och VD i VEAB redogör i en skrivelse, inkommen den 5 juni 2013 för ärendet. Bakgrunden är ett leasingavtal från 1997 för Sandvik 2. Efter en tvist kring hur avtalet skulle avslutas har VEAB i samråd med kommunledningen gjort en överenskommelse med motparten DNB. Överenskommelsen innebär att Sandvik 2 övergår i VEAB:s ägo från 1 juli 2013, ett år senare än vad som tidigare avtalats. Det innebär en extra utgift på 11,8 mkr för VEAB. Arbetsutskottet har i 326/2013 föreslagit att: 1. Kommunstyrelsen noterar information. 2. Kommunstyrelsen ger kommunchefen i uppdrag att säkerställa rutiner för uppföljning och uppsägning av avtal i kommunkoncernen. Beslutsexpediering Kommunchefen (kommunkansliet) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

35 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se

36 2,70 2,60 Sjukdagar/snittanställda 2,50 2,40 2,30 2,20 2,10 2,00 1,90 1,80 1,70 1,60 1,50 1,40 1,30 1,20 1,10 1,00 0,90 0,80 2,43 2,25 2,20 2,06 1,97 1,90 1,74 1,57 1,59 1,70 1,40 1,36 1,32 1,44 2,11 2,13 2,06 2,06 2,06 2,03 1,97 1,92 1,92 1,93 1,89 1,83 1,79 1,81 1,90 1,87 1,77 1,79 1,70 1,70 1,72 1,64 1,70 1,57 1,60 1,63 1,52 1,56 1,56 1,46 1,44 1,40 1,53 1,43 1,50 1,21 1,43 1,38 1,49 1,31 1,42 1,26 1,38 1,50 1,23 1,37 1,25 1,23 1,38 1,16 1,09 1,08 1,28 1,28 1,23 1,23 1,11 1,01 0,97 1,01 0, , ,

37 Sjukdagar/snittanställda 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 AoV Gym Klf KoF MoH Oms SoB Sbk Tek Utb Totalt LM 0,40 0,20 0,

38 Sjukdagar/snittanställda 2,32 1,55 1,68 1,61 1,61 1,49 1,51 1,67 1,68 1,77 0,95 1,13 1,10 1,09 0,91 0,88 1,26 0,78 1,11 1,32 0,75 0,77 1,09 1,26 1,20 Kvinnor Män 0,

39 ÄRENDE Dnr KS Maria Magnusson personalstrateg Tel Kommunstyrelsen Revidering av personalpolicyn Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta förslag till Personalpolicy för Växjö kommun. Kommunfullmäktige upphäver Arbetsmiljöpolicy för Växjö kommun, KS/2008:328. Bakgrund Personalpolicyn är det styrande dokumentet för personalpolitiken i Växjö kommun. Den gäller för Växjö kommuns förvaltningar och bolag, där den är ett av de policydokument som ska följas enligt Ägardirektiv för Växjö Kommunföretag AB, Uppdraget att förnya personalpolicyn kommer från kommunstyrelsens internbudget för Ärendet Förslaget till Personalpolicy för Växjö kommun är framtaget i samarbete med förvaltningar, bolag och fackliga representanter. Projektgrupp: Maria Magnusson, projektledare Personalkontoret Peter Bergehamn, Kommunledningsförvaltningen Jessica Johansson, Vöfab Erika Freij Ledel, Omsorgsförvaltningen Björn Molin, Lärarnas Riksförbund Lena Sjödahl, Kommunal Omsorg Växjö Sydost Jörgen Karlsson, Fastighetsanställdas förbund Styrgrupp: Ove Dahl, kommunchef Michael Färdigh, personal- och förhandlingschef Mia Granqvist/Camilla Holmqvist, förvaltningschef Anneli Ekstedt, förvaltningschef Maria Säterdal, VD Deltagare i styrgrupp och projektgrupp har utsetts med hänsyn till kompetens inom området och kunskap om kommunorganisationen. Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18, Tel E-post 1 (2)

40 ÄRENDE Dnr KS Projektgruppens förarbete Under februari till juni 2014 genomförde projektgruppen aktiviteter med syftet att få en bild av vad som är viktigt inom personalpolitiken nu och framöver. Detta omfattade omvärldsbevakning, analys av medarbetarenkätens resultat och två workshops som genomfördes med temat framtidens medarbetare och arbetsplats. Vid workshopstillfällena deltog studenter från Linnéuniversitetet och chefer från Växjö kommun. Projektgruppen tog också del av resultat från workshops som personalkontoret hade genomfört inom områdena hållbara chefer och attraktiv arbetsgivare. Detta var grunden för de ändringar som sedan genomfördes. Det som behövde ändras i personalpolicyn för att vara i takt med tiden var bland annat att tydligare koppla till kommunens mål och visioner inom personalområdet samt hur policyn ska följas upp. Ett annat förtydligande som behövde göras var vilka förväntningar som arbetsgivaren har på den anställda kontra vad den anställda kan förvänta sig av Växjö kommun som arbetsgivare. Tanken är fortsatt att personalpolicyn ska vara ett redskap att använda dels i verksamhetens dagliga arbete och dels i samband med rekrytering och marknadsföring av Växjö kommun som en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare. Personalpolicyns utformning Under augusti till oktober pågick arbetet med att ta fram det nya förslaget. Förslaget har en ny struktur som baseras på fyra teman; Vi skapar dialog, Ett arbetsliv för alla, Attraktiv arbetsplats samt Återkoppling och lön. För att tydliggöra roller och ansvar är varje tema indelat enligt rubrikerna arbetsgivare, medarbetare och chef. I projektuppdraget har ingått att bedöma om personalpolicyn och arbetsmiljöpolicyn kan samordnas. Enligt föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete ska en arbetsmiljöpolicy beskriva arbetsgivarens övergripande målsättning och viljeinriktning för det långsiktiga arbetet med verksamhetens arbetsmiljö. Mot den bakgrunden och kopplat till personalpolicyns innehåll är förslaget att nuvarande arbetsmiljöpolicy upphävs. Den reviderade personalpolicyn är fortsatt det styrande dokumentet för personalpolitiken i Växjö kommun och omfattar också det som enligt lagstiftning ska ingå i en arbetsmiljöpolicy. Ove Dahl Kommunchef Michael Färdigh Personal- och förhandlingschef 2 (2)