CODE OF CONDUCT MUNKSJÖ AB (REG. NR ) Uppförandekod. Antagen vid styrelsesammanträde den 1 juni 2011

Transkript

1 CODE OF CONDUCT Uppförandekod MUNKSJÖ AB (REG. NR ) Antagen vid styrelsesammanträde den 1 juni 2011 Adopted at a the Board meeting on June 1, 2011 Author: Åsa Fredriksson Created: 10/11/2010 Revised: 23/05/2011 Version no: 1.2

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING TABLE OF CONTENTS 1 Inledning / Introduction Tillämpning / Scope of application Våra medarbetare / Our employees Vårt förhållande till affärspartners och konkurrenter / Our relationship with business partners and competitors Hälsa och säkerhet / Health and safety Respekt för mänskliga rättigheter / Respect for human rights Kommunikation och integritet / Communications and privacy Aktualitet och revidering / Timeliness and revision (8)

3 1 Inledning / Introduction Munksjös marknad är global och företaget har produktionsanläggningar i Skandinavien, Europa och Kina. På samtliga platser där företaget verkar ställs krav på företaget som vi måste leva upp till. Målsättningen är att Munksjö skall uppfattas som en trovärdig och tillförlitlig partner som bedriver affärer med integritet och följer de lagar och regler som reglerar vår verksamhet. Munksjö strävar efter att skapa mervärde för sina aktieägare och andra intressenter samt att bygga relationer baserade på öppenhet, tillit och respekt med medarbetare, affärspartners, aktieägare och andra intressenter och att göra det på ett socialt och miljömässigt ansvarsfullt sätt. För att uppnå detta krävs starka ekonomiska resultat, hänsynstagande till miljön och socialt engagemang. Munksjö s market is global and the company has production facilities in Scandinavia, Europe and China. Wherever the company is active, the company faces demands which we must live up to. The goal is that Munksjö will be perceived as a trustworthy and reliable partner which conducts its business with integrity and in compliance with laws and regulations governing its operations. Munksjö is committed to creating value for its shareholders and other stakeholders and to building relationships based upon openness, trust and respect with its employees, business partners, shareholders and other stakeholders and to do so in a socially and environmentally responsible manner. Achieving this requires strong financial performance, environmental stewardship and social commitment. 2 Tillämpning / Scope of application Munksjös uppförandekod har antagits för att understryka de principer som skall gälla i företagets kontakter med medarbetare, affärspartners och andra intressenter. Den gäller för samtliga styrelseledamöter, chefer och medarbetare i Munksjö. Det åligger alla chefer att verka i enlighet med och förmedla innehållet och andan i detta dokument inom sina organisationer och att uppmuntra anställda att avslöja beteenden som är oförenliga med dessa principer. Uttryckligt eller underförstått godkännande av tvivelaktiga åtgärder kommer inte att tolereras. Styrelseledamöter och Munksjömedarbetare i samägda företag ska verka för att koden följs och rapportera avvikelser till Munksjö. Munksjö uppmuntrar leverantörer, återförsäljare, konsulter och andra affärskontakter inom sin inflytandesfär att följa dessa principer. Principerna i detta dokument beaktas när Munksjö utvärderar potentiella och nuvarande leverantörer. 3 (8)

4 Överträdelser av denna kod ska rapporteras till närmaste chef eller, om denne är inblandad eller på annat sätt jävig, till dennes närmaste chef. Rapporter om överträdelser kan även ske anonymt och konfidentiellt till ordföranden i revisionsutskottet. Personer som rapporterar överträdelser i god tro kommer inte att bli föremål för repressalier. Denna uppförandekod har antagits av styrelsen för Munksjö och kan endast ändras eller upphävas av styrelsen. Alla ändringar av eller undantag från koden skall kommuniceras inom företaget. Utöver denna uppförandekod har Munksjö riktlinjer och policyer för många situationer som kan uppstå. Vid tveksamhet är det viktigt att söka vägledning i dessa dokument och tala med sin närmaste chef. Munksjö s code of conduct has been adopted to underscore the principles by which the company conducts its relations with employees, business partners and other stakeholders. It applies to all Board members, managers and employees of Munksjö. It is the responsibility of all managers to communicate and demonstrate the content as well as the spirit of this document within their organizations, and to encourage employees to reveal behavior that may be non-compliant with these principles. Explicit or implicit approval of questionable actions will not be tolerated. Board members and Munksjö employees in partner companies and joint ventures shall work for code compliance and report non-compliance to Munksjö. Munksjö encourages suppliers, dealers, consultants and other business partners within its sphere of influence to adopt these principles. In the assessment of potential and current suppliers, the principles described in this document shall be applied. Violations of this code should be reported to the immediate supervisor or, if he or she is involved or otherwise conflicted, to his or her immediate supervisor. Reports of violations may also be done anonymously and confidentially to the chairman of the audit committee. Persons reporting violations in good faith will not be subject to retaliation. This code of conduct has been adopted by the Board of Directors of Munksjö and can only be amended or waived by the Board. Any amendments or waivers of the code shall be disclosed. In addition to the code of conduct, Munksjö has guidelines and policies for a number of situations that may arise. If in doubt, it is important to seek guidance in these documents and to talk with the immediate supervisor. 4 (8)

5 3 Våra medarbetare / Our employees Munksjö strävar efter en icke diskriminerande företagskultur baserad på öppenhet, tillit och respekt. Munksjö arbetar engagerat för att eliminera alla former av diskriminerande behandling av medarbetare. Alla nuvarande och potentiella medarbetare skall behandlas rättvist och fördomsfritt. Alla medarbetare skall ges möjlighet att utvecklas inom Munksjö, oavsett kön, civilstånd, etnisk eller nationell tillhörighet, sexuell läggning, religion, politisk åskådning, ålder (beroende på lagstadgad eller avtalad pensionsålder) eller handikapp. Munksjö åtar sig att betala rättvisa löner och förmåner i enlighet med relevanta normer på de platser där koncernen är verksam. Munksjö skall visa förtroende och respekt för medarbetare och deras representanter på arbetsplatsen. Munksjö erkänner medarbetarnas grundläggande rättighet att välja om de vill representeras av erkända fackföreningar eller inte samt respektera de anställdas och deras fackföreningars rätt att förhandla om kollektivavtal. Munksjös praxis kommer att baseras på internationellt erkända arbetsrättsliga riktlinjer och ta hänsyn till de seder och regler som tillämpas i de olika länder där Munksjö bedriver verksamhet. Munksjö strives towards a non-discriminatory company culture based upon openness, trust and respect. Munksjö is committed to eradicating any unfair or discriminatory practices should they occur. All current or potential employees shall be treated fairly and without prejudice. All employees will be given the opportunity to progress within Munksjö without regard to their gender, marital or parental status, ethnic or national origin, sexual orientation, religious belief, political affiliation, age (subject to legal or contractual retirement age), or disability. Munksjö is committed to paying fair wages and benefits according to relevant standards wherever we operate. Munksjö will demonstrate good faith and respect in dealings with employees and their representatives in the workplace. We recognize the fundamental right of employees to decide on whether to be represented by recognized unions of their choice, and we will provide the right for our employees and their trade unions to engage in collective bargaining. Our practices will be based upon internationally recognized labor standards and will take into account the customs and regulations of the various countries in which we operate. 5 (8)

6 4 Vårt förhållande till affärspartners och konkurrenter / Our relationship with business partners and competitors Munksjös policy är att behandla alla nuvarande och potentiella affärspartners rättvist och fördomsfritt. Munksjö kräver att samtliga medarbetare, oavsett funktion, position eller befattning, iakttar följande etiska normer när de utför sina arbeten: Munksjös medarbetare måste visa ärlighet och integritet i kontakter med andra medarbetare, kunder, leverantörer, affärspartners, myndigheter och det omgivande samhället. Varken Munksjö eller någon av våra medarbetare får ta emot mutor, tillämpa bestickning eller delta i någon form av korrupt affärsverksamhet. Munksjö och våra medarbetare avstår också från att ge och ta emot gåvor över ett symboliskt värde och att delta i aktiviteter som kan påverka vår objektivitet vid affärsbeslut. Som globalt företag omfattas Munksjö av lagar och regler som tillkommit för att främja rättvis konkurrens och uppmuntra etiskt och laglydigt beteende. Konkurrenslagstiftning förbjuder vanligen åtgärder som hindrar den fria handeln eller begränsar konkurrensen. Munksjö skall bedriva sin affärsverksamhet i full överensstämmelse med sådan lagstiftning. Se Munksjös Competition compliance manual. Munksjös medarbetare skall undvika att hamna i situationer där deras personliga eller ekonomiska intressen kan hamna i konflikt med Munksjös. I de fall då det finns risk för sådan intressekonflikt skall medarbetaren rapportera detta till närmaste chef. It is the policy of Munksjö to treat all current or potential business partners fairly and without prejudice. Munksjö requires that all employees, irrespective of their function, grade or standing, observe the following standards of ethics when conducting their work: Munksjö employees must practice honesty and integrity in every aspect of dealing with other employees, customers, suppliers, other business partners, communities and government authorities. Neither Munksjö nor any of our employees may accept bribes, engage in bribery or participate in any form of corrupt business activity. Munksjö and our employees also do not give or accept gifts with more than a symbolic value or participate in activities that could affect our objectivity in business decisions. As a global business, Munksjö is subject to laws and regulations designed to promote fair competition and encourage ethical and legal behaviour. Antitrust and fair competition legislation generally prohibits activities that restrain free trade or limit competition. Munksjö shall conduct its business in full compliance with such legislation. See Munksjö Competition Compliance Manual. 6 (8)

7 Munksjö employees should avoid entering into situations where their personal, family or financial interests may be in conflict with that of Munksjö. Where any such potential conflict of interest arises, the employee should disclose this to the immediate supervisor. 5 Hälsa och säkerhet / Health and safety Munksjö strävar aktivt efter att ständigt förbättra hälsa och säkerhet på arbetsplatsen samt arbetar för att erbjuda sina medarbetare en säker arbetsmiljö. Samtliga Munksjöenheter ska som ett minimum strikt följa nationella lagar och/eller kollektivavtal. Munksjö actively strives for the continuous improvement of health and safety in the workplace. Munksjö aims to provide a safe working environment for its employees. All Munksjö units will, as a minimum, strictly abide by national laws and/or collective agreements. 6 Respekt för mänskliga rättigheter / Respect for human rights Munksjö stöder och respekterar grundläggande mänskliga rättigheter och vägleds i sitt agerande av föreskrifterna i FN:s deklaration om mänskliga rättigheter. Munksjö stöder och respekterar grundläggande mänskliga rättigheter i synnerhet i fråga om avskaffande av tvångsarbete och barnarbete, och beaktar detta vid val av och i företagets relationer med leverantörer och underleverantörer. Munksjö supports and respects fundamental human rights and will be guided in its operations by the provisions of the United Nations Universal Declaration of Human Rights. Munksjö supports and respects the protection of human rights in particular with respect to the effective elimination of compulsory labor and child labor, and will consider this in the choice and management of its relationships with suppliers and sub-contractors. 7 Kommunikation och integritet / Communications and privacy Munksjö arbetar för en öppen kommunikation inom ramarna för bevarandet av affärshemligheter. Munksjö skyddar personuppgifter (oavsett om de gäller medarbetare eller tredje part), som företaget kan komma att ta del av eller använda i sin informationshantering. Medarbetare inom Munksjö får inte utan behörighet få tillgång till, modifiera, offentliggöra eller på annat sätt använda konfidentiell information om någon grupp eller person i otillåtet syfte. 7 (8)

8 Munksjö is committed to open and transparent communications within the bounds of commercial confidentiality. Munksjö will respect the privacy of data relating to individual (whether employees or third parties), which it may hold or handle as part of its information processing activities. No Munksjö employee shall without proper authority access, modify, disclose or make use of any confidential information concerning groups or individuals for any illegitimate purpose. 8 Aktualitet och revidering / Timeliness and revision Policyn är föremål för årlig översyn och godkändes första gången av styrelsen för Munksjö AB den 10 november This policy is subject to annual review and has first been approved by the Board of Directors of Munksjö AB on 10 November, Referenslista Reference list FN:s deklaration om mänskliga rättigheter UN s Universal Declaration of Human Rights 8 (8)