Bilaga till Rekryteringspolicy

Transkript

1 Bilaga till Rekryteringspolicy Policy 1(20)

2 Innehållsförteckning Bilaga Rekryteringsprocessen Behovsanalys Kravspecifikation Hur ska rekryteringen genomföras Annonsutformning Val av media inför annonsering Mottagningsbrev till sökande Avvakta sista ansökningsdag Sammanställning av sökande Urval av sökande för intervju Inbjudan till intervju Genomförande av intervju Beslut om anställning och erbjudande av tjänst Återsända ansökningshandlingar Hur ska rekryteringen genomföras Annonsutformning Val av media inför annonseringen Mottagningsbrev till sökande Avvakta sista ansökningsdag Sammanställning av sökande Urval av sökande för intervju Inbjudan till intervju Genomförande av intervju Beslut om anställning och erbjudan av tjänst Återsända ansökningshandlingar... 7 Bilaga Intervjuguide Inledning Personens presentation Tidigare arbetslivserfarenhet Utbildning Sökt arbete Personliga egenskaper Familjesituation: Fritiden: Varför ska vi anställa just dig? Om personens anspråk: Tillträde: Referenser:... 9 Referensguide Vad är kompetens? Bilaga Fyra diskrimineringslagar Jämställdhetslagen Diskriminering på grund av etnisk bakgrund, funktionshinder och sexuell läggning Hemsidor: Straffsanktioner/vitesföreläggande Här är några exempel på ärenden när det gäller domslut från Arbetsdomstolen: Bilaga Kontroll av behörighet och identitet Bilaga Uppföljning på genomförd rekrytering Bilaga Information till varje registrerad/anställd enligt personuppgiftslagen (PuL) Policy 2(20)

3 Bilaga Information till nya medarbetare i Landstinget Blekinge som har/planerar att ha bisyssla Bilaga Samordnad annonsutformning av lediga anställning och rutiner kring detta Bilaga Beslut om anställningserbjudande Policy 3(20)

4 Bilaga 1 Rekryteringsprocessen 1. Behovsanalys Behovsanalysen utgör tillsammans med kravprofilen underlaget för en lyckad och hållbar rekrytering. Det innebär att bestämma sig för vad man letar efter innan man börjar leta. Oavsett orsaken till rekryteringsbehovet måste behovsanalysen fokusera på både ett nutids- och ett framtidsperspektiv. Exempel på frågor som bör ställas är: finns arbetsuppgifter som kan undvaras eller omfördelas? finns kända framtida förändringar i verksamheten som påverkar rekryteringsbehovet? hur ser mångfalden, ålders- och könsfördelningen ser ut inom arbetsplatsen? 2. Kravspecifikation Efter att beslut tagits om att en befattning ska tillsättas och att en rekrytering ska göras bör en kravspecifikation tas fram. Det gäller här att fundera över vilken kompetens som ska eftersökas. Vad som ska vara ett kompetenskrav, vad som kan vara önskemål i utbildning och meriterande som erfarenhet, vad vi menar med social kompetens osv. Se till att kraven på tjänsten kan gälla i dag såväl som i morgon, dvs att rätt person anställs. Det är den fastställda kravspecifikationen som ligger till grund för de krav som ska ställas oavsett om befattningen kommer att tillsättas internt genom omplacering eller genom en extern annonsering. Vid rekrytering av chefer gäller att efterfråga den kompetens som krävs för chefskapet. Chefskap är en profession och kvalifikationskraven vid tillsättandet av en chefsfunktion ska ställas utifrån detta. Den profil som ska eftersträvas finns angiven i landstingets Ledningsfilosofi och chefspolicy. I kravspecifikationen ska en tydlig kompetensprofil för ledarskapet tas fram, i förekommande fall även i kombination med annan kompetens. Anställningsförhållande för chefer ska följa landstingets beslut om tidsbegränsat chefskap. Även inför ett omförordnande kan på samma sätt som vid nytillsättning, en diskussion äga rum angående kompetensprofilen. Tänk på att processen vid ett omförordnande påbörjas i god tid. Medarbetarnas uppfattning, den lokala fackliga förankringen och överenskommelse mellan chef och arbetsgivare bör vara klart minst sex månader innan förordnandetidens utgång. Läs mera i Riktlinjer tidsbegränsat chefsförordnande dnr 197/01. Om tjänsten kan användas för omplacering (p.g.a. rehabilitering eller övertalighet) eller företrädesrätt (p.g.a. utökad sysselsättningsgrad eller till återanställning) så avslutas rekryteringsprocessen här och ärendet handläggs enl gällande arbetsrättsliga regler och riktlinjer för landstinget. OBS att det är LAS regler som styr ang. kompetensbegreppet vid företrädesrätt. Om tjänsten inte behöver tas i anspråk för omplacering eller företrädesrätt beslut tagits efter genomförd behovsanalys att tjänsten ska utannonseras då går ärendet vidare i rekryteringsprocessen enligt nedan. Bilaga till rekryteringspolicy 4(20)

5 3. Hur ska rekryteringen genomföras Ska vi själva genomföra hela rekryteringen eller ska rekryteringskonsult anlitas? Denna form av rekrytering kan framförallt bli aktuell vid chefstillsättningar. Ett dyrt alternativ som kan löna sig i längden. 4. Annonsutformning Om beslut tagits att annonsering ska genomföras så är det innehållet i kravspecifikationen som ligger till grund för annonsen. Förutom krav och önskemål om kompetens bör den även innehålla en beskrivning av verksamheten, arbetsplatsen, vem som lämnar upplysningar, fackliga företrädare mm. Beakta jämställdhetsaspekten och de diskrimineringslagar som finns. All annonsering ska ske utifrån landstingets grafiska profil. 5. Val av media inför annonsering Efter framtagen kravspecifikationen och valet att man själv ska genomföra rekryteringen ska beslut tas om var annonsering ska ske. Internt, lokalpress eller fackpress. Samordning sker via InfoMediegruppen till lokalpress. Se bilaga ang samannonsering. Internannonsering sker via landstingets kansli. Annonser till fackpress inom resp förvaltning. Obs att vid rekrytering av läkare ska annonsering även ske i Post och Inrikes. Alla externa annonser ska även publiceras på landstingets hemsida och på Arbetsförmedlingens platsbank. 6. Mottagningsbrev till sökande Bekräftelse skickas till de sökande att ansökningshandlingen är mottagen och kommer att handläggas. Gemensam mall för hela landstinget i form av ett vykort är framtaget. Se bilaga 7. Avvakta sista ansökningsdag Under annonseringstiden kan förfrågningar om tjänsten behöva besvaras. Tidspannet för annonsering är vanligt 2 3 veckor efter den media som har sista utgivningsdatumet. Ansökan kan komma in någon dag senare beroende på poststämpel. Ansökningstiden kan 3. Hur ska rekryteringen genomföras Ska vi själva genomföra hela rekryteringen eller ska rekryteringskonsult anlitas? 4. Annonsutformning Annonsutformning utifrån krav specifikationen 5. Val av media inför annonseringen Efter att kravspecifikationen är färdig ska beslut tas om var annonsering ska ske. Internt, lokalpress, fackpress eller Internet. 6. Mottagningsbrev till sökande Bekräftelse skickas till de sökande att ansökningshandlingen är mottagen. 7. Avvakta sista ansökningsdag Under annonseringstiden kan förfrågningar om tjänsten behöva besvaras. Bilaga till rekryteringspolicy 5(20)

6 förlängas om inga/få ansökningar inkommit som motsvarar kraven i annonsen. 8. Sammanställning av sökande En namnlista över de sökande skrivs samt kopia på ansökningshandlingarna skickas till berörd avdelningschef, verksamhetschef samt berörda fackliga representanter. Obs att inga manuella meritsammanställningar skrivs. 9. Urval av sökande för intervju Arbetsgivaren gör urval vilka som ska tas ut för intervju. Tänk på vilka kompetenskrav som ställdes i kravspecifikationen när urvalet görs. Namnen på valda kandidater meddelas berörda fackliga repr som kompletterar med sina önskemål. Vid urvalsförfarande ska hänsyn tas utifrån jämställdhetsaspekten och gällande diskrimineringslagar. Ta inte ut för många kandidater inför intervjun utan komplettera gärna om det skulle visa sig att inte personerna motsvarade förväntningarna/kraven. Tänk på att kontrollera legitimations- och identitetshandlingar. Föreligger någon som helst tveksamhet skall legitimationen kontrolleras hos Socialstyrelsen. Vid anställande av utländsk medicinalpersonal där vi genom Socialstyrelsens riktlinjer har bemyndigande att själva förordna är det än mer viktigt att kritiskt granska handlingarna och vid tveksamhet kontakta Socialstyrelsens nämnd för utländsk medicinalpersonal. Vid samtliga ovanstående anställningar skall även den anställde kunna identifiera sig med godkänd legitimation. Bilaga 10. Inbjudan till intervju När urvalet är gjort kallas till intervju inom rimlig tid. Tänk på att personen kanske måste begära ledigt från sitt nuvarande arbete, boka resa mm. Inbjudan görs via telefon med bekräftelse via brev om datum och tid. Se mall vykort om bekräftelse intervju. 11. Genomförande av intervju Tänk på att en proffsigt genomförd intervju ger ett positivt första intryck för den sökande. Välj en trevlig lokal att genomföra intervjun på. Var inte för många deltagare under intervjun. Vanligtvis arbetsgivarrepresentanter t. ex 8. Sammanställning av sökande En namnlista skrivs på sökande samt kopia på ansökningshandlingarna skickas till berörda. 9. Urval av sökande för intervju Urval görs för vilka som ska tas ut på intervju. 10. Inbjudan till intervju När urvalet är gjort kallas till intervju inom rimlig tid. 11. Genomförande av intervju Tänk på att en proffsigt genomförd intervju ger ett positivt intryck för den sökande. Bilaga till rekryteringspolicy 6(20)

7 verksamhetschefen, avd.chefen samt berörda fackliga repr. Skulle det visa sig att man blir många kan intervjun delas upp med t. ex arbetsgivare för sig och facket för sig. Tänk på att visa intresse för personen. Se mall intervjuguide som stöd. Senast efter genomförd intervju ska löneanspråk lämnas till arbetsgivaren. 12. Beslut om anställning och erbjudande av tjänst Efter genomförd intervju och referenstagning ska beslut tas om vem som ska erbjudas tjänsten. Efter samråd med berörda fackliga organisationer beslutar arbetsgivaren vem som ska erbjudas anställning. Var gärna överens, arbetsgivare och fack, om vem som ska förordas som nr 2 om första personen skulle tacka nej till erbjudandet. Protokoll ska skrivas på detta. Muntlig kontakt tas av tillsättande chef med den som förordats under förutsättning att lönenspråket ligger inom en rimlig nivå. OBS att tillsättningen inte är klar förrän löneförhandlingen är genomförd. Om personen accepterat erbjudandet kan skriftlig bekräftelse på tjänsten skickas för påskrift. Glöm ej att informera om PUL till den nyanställde samt att begära in information om ev. bisyssla. Tänk på att det finns möjlighet att provanställa. 13. Återsända ansökningshandlingar Till de sökande som inte erhållit tjänsten ska ansökningshandlingarna återsändas tillsammans med ett dokument som tackar för visat intresse mm. Se mall återsänd ansökningshandlingar. 12. Beslut om anställning och erbjudan av tjänst Efter genomförd intervju och referenstagning tas beslut om vem som ska erbjudas tjänst. 13. Återsända ansökningshandlingar Till de sökande som inte erhållit tjänst ska ansökningshandlingarna återsändas. Bilaga till rekryteringspolicy 7(20)

8 Bilaga 2 Intervjuguide Nedanstående intervjuguide kan vara ett hjälpmedel när Du ska genomföra en anställningsintervju! Tänk på att inte prata för mycket själv utan låt den som intervjuas få utrymme. En kort paus kan ge tillfälle till eftertanke. Lyssna mellan raderna. Det som inte sägs kan också ge vägledning och vara viktigt! Ställ gärna öppna följdfrågor dvs frågor som inte kan besvaras med ja eller nej. Be personen utveckla sina svar genom att t ex fråga. Vad menar Du med det, kan Du förklara..etc.. 1. Inledning Inled intervjun med att hälsa välkommen och presentera alla som är närvarande. Berätta kort om organisationen och den aktuella tjänsten. 2. Personens presentation Be personen berätta om sig själv. Vem vederbörande är och vad personen gjort. Man behöver inte vara alltför detaljerad - berättelsen behöver inte ta längre tid än fem minuter. 3. Tidigare arbetslivserfarenhet Be personen berätta om sin tidigare arbetslivserfarenhet: Tidigare arbeten. Vad som personen trivdes bäst med i dessa arbeten? Beskriv samarbetet med arbetskamraterna? Beskriv den förra chef? Fråga även om det fanns något som personen skulle ha ändrat på i dessa arbeten. 4. Utbildning Be personen berätta om valet av sin utbildningen? Vad som var mest intressant i utbildningen och varför! Har han/hon fått någon utbildning hos tidigare arbetsgivare? Vilket ytterligare utbildningsbehov känner personen att han/hon har för det här jobbet? 5. Sökt arbete Be vederbörande berätta varför hon/han har sökt det här jobbet. Intresset för just det här jobbet. Finns någon speciell inriktning eller särskild arbetslivserfarenhet som överensstämmer med jobbet tänk på att utveckla detta i så fall. 6. Personliga egenskaper Be personen berätta om sina positiva och negativa egenskaper både som person men även i jobbet. Ex. personens starka/svaga sidorna? Vad skulle vederbörande behöva bli bättre på? Hur skulle andra/vänner/ beskriva han/hon som person? Vad gör personen arg/ledsen/upprörd/irriterad/ stressad? Hur skulle personen beskriva dig själv med avseende på: energi/samarbetsförmåga/ stresstolerans/hälsa/initiativförmåga/ledarförmåga/humor? Be personen beskriva en situation i vilken han/hon varit utsatt för stress och hur han/hon klarade av den? Vad tycker personen om att arbeta ensam/i grupp? Hur klarar han/hon att arbeta under tidspress? Ange några bra kriterier på en bra arbetskamrat? Reaktionen på kritik? Kan han/hon ha många bollar i luften samtidigt. Bilaga till rekryteringspolicy 8(20)

9 Vid anställning av chefsfunktion behövs kanske svar på nedanstående: Kan personen beskriva en situation där ledarförmåga satts på prov? Vad personen tycker kännetecknar en bra ledare/chef? Vilka visioner personen har beträffande den organisation han/hon ska leda? Vilken människosyn personen har. 7. Familjesituation: Har personen familj/sambo? Barn? Barnomsorg? Beredd att flytta? 8. Fritiden: Vad sysslar han/hon med på fritiden? Aktiv i någon förening? Vad gjorde personen förutom studierna under utbildningen? Hur påverkar fritiden personens arbete? Vad gör personen på fritiden för att må bra? Hur viktiga är personens fritidsintressen för henne/honom? 9. Varför ska vi anställa just dig? Lyssna hur intervjupersonen motiverar sig; personligt och sakligt sätt? Bjuder ut sina tjänster alltför påfallande? Vilka erfarenheter, meriter och personlighetsdrag är av störst intresse för oss som arbetsgivare när det gäller just detta jobb. 10. Om personens anspråk: Vilken lön tycker personen vi ska ge honom/henne? Vilken lön vill personen ha? Annat som kan vara av vikt inför anställningen. Fråga om körkort finns om det krävs. 11. Tillträde: När kan personen börja hos oss? Hur lång uppsägningstid? Tänker personen ta tjänstledigt från sitt nuvarande arbete? 12. Referenser: Be om referenser om de inte redan finns angivna i ansökan. I vilket fall som helst tala om för vederbörande att Du kommer att kontakta referenterna. Fråga om det är ok att ta kontakt med nuvarande arbetsgivare. Bilaga till rekryteringspolicy 9(20)

10 Bilaga 3 Referensguide Syftet med referenstagningen är framförallt att få bekräftelse eller dementi på egna iakttagelser och att räta ut frågetecken och komplettera de uppgifter som kommit fram i intervjun för att få en totalbild av den sökandes kompetens och personlighet. Att ta referenser på ett bra sätt är liksom intervjun väldigt svårt och det krävs en lyhördhet för att upptäcka det som inte sägs. Liksom vid intervjun är det viktigt att även här lyssna mellan raderna. Vid intervjun ska namn på referenser tas om de inte redan finns angivna i ansökan. Tänk på att informera den sökande om att referenser kommer att tas. Respektera om personen inte vill att kontakt tas med nuvarande arbetsgivare. Ta inte kontakt med andra än de som namn som är angivna. Be gärna om namn från olika yrkesgrupper (ex chefer, medarbetare osv) från tidigare anställningar. Exempel på frågor vid referenstagning: Referensens relation till den sökande och sedan hur länge Den sökandes nuvarande arbetsuppgifter Styrka och svagheter hos den sökande, både i jobbet och personligt Hur fungerar den sökande i förhållande till arbetskamrater, både i jobbet men även socialt Hur fungerar den sökande som chef, lyssnar man på henne/honom (om det är chefsjobb som sökts) Skulle du anställa personen om det fanns en ledig befattning och varför i så fall. Avsluta referenstagningen med att sammanfatta givna omdömen så att de uppfattats rätt Tänk på att förhållandet mellan referenserna och den sökande kan ge olika bilder varför det är viktigt att utvärdera referenstagningen i förhållande till egna iakttagelser från intervjun. Bilaga till rekryteringspolicy 10(20)

11 Vad är kompetens? Kompetens kan definieras på många olika sätt. Gemensamt för alla definitioner är att det är summan av en rad olika komponenter som tillsammans bildar en helhet. Kompetens kan delas upp i formell och reell kompetens. Med formell kompetens menas den kompetens som förvärvats genom en formell utbildning och som dokumenterats med betyg, legitimation, intyg etc. Med reell kompetens menas den faktiska kompetens som en person besitter och kan nyttja för att lösa en viss uppgift. Bilaga 4 Kompetens är i många avseende en färskvara vilket innebär att den ständigt måste omvärderas, förnyas och kompletteras. T.ex. den personliga kompetensen som handlar om att utvärdera och utveckla sig själv i situationer tillsammans med andra människor så att den sociala samvaron främjas. Kompetens är något som visar sig i relation till något annat t.ex. uppsatta mål, ansvar eller akut omhändertagande etc. I praktiken visar sig kompetensen hur man löser en viss uppgift i en viss situation i en viss verksamhet. Vilken kompetens som ska väga tyngst vid en tjänstetillsättning styrs utifrån resultatet av den behovsanalys som ligger till grund för rekryteringen. Observera att begreppet kompetens i ett arbetsrättsligt perspektiv har en särskild innebörd som finns beskrivet under avsnittet som handlar om företrädesrätt. Förmågan att se behov av att initiera och genomdriva förändringar Förmåga att delta i konfliktlösning Förmåga att ha rätt förhållningssätt till uppsatta mål, kunna prioritera och handla i enlighet med målen Förmåga att samspela med andra människor, se andras behov Förmåga att tänka positivt och att inspirera andra Med mera Utbildning styrkt med betyg legitimation etc Förmåga att analysera och lösa problem i en praktisk situation Självkännedom och personlig mognad Förmåga till empati, kommunikation, öppenhet och prestigfrihet Förmågan att nyttja vardagskunskaper, samordna, påminna, vägleda Bilaga till rekryteringspolicy 11(20)

12 Fyra diskrimineringslagar För att skydda arbetstagare och arbetssökande mot diskriminering i arbetslivet finns olika lagar. Den äldsta av dem är Jämställdhetslagen, och på senare år har det tillkommit ytterligare tre diskrimineringslagar (etnisk bakgrund, funktionshinder och sexuell läggning) Jämställdhetslagen Kvinnor och män har lika rättigheter i arbetslivet. Lagen förbjuder diskriminering på grund av kön. Det betyder att Bilaga 5 Arbetsgivaren får inte anställa någon av motsatt kön om du har bättre kvalifikationer, såvida arbetsgivaren inte använder positiv särbehandling som en del i sitt jämställdhetsarbete. Om män och kvinnor har olika lön för lika eller likvärdiga arbeten kan det vara olagligt. Arbetsgivaren får inte ge alla kvalificerade arbetsuppgifter enbart till män eller enbart till kvinnor. Det är olagligt för en arbetsgivare att göra det svårt att ta föräldraledigt. Alla arbetsgivare ska arbeta för jämställdhet på arbetsplatsen. Diskriminering på grund av etnisk bakgrund, funktionshinder och sexuell läggning Förutom Jämställdhetslagen, som skyddar mot diskriminering på grund av kön, finns ytterligare tre diskrimineringslagar: lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning En arbetsgivare får inte diskriminera en arbetssökande eller arbetstagare på grund av etnisk bakgrund, funktionshinder eller sexuell läggning. Diskriminering betyder att någon blir negativt särbehandlad i jämförelse med någon som inte har den "grupptillhörigheten". Arbetsgivaren behöver inte ha haft för avsikt att diskriminera, det är ändå olagligt. Lagarna är tillämpliga när arbetsgivaren beslutar vem som ska anställas. Även beslut om uttagning till anställningsintervju omfattas av diskrimineringsförbuden. beslutar om befordran beslutar om lön och anställningsvillkor säger upp, avskedar eller permitterar en arbetstagare Bilaga till rekryteringspolicy 12(20)

13 Hemsidor: Jämställdhetsombudsmannen (JO) Ombudsmannen mot etnisk diskriminering (DO) Handikappombudsmannen (HO) Ombudsmannen mot diskriminering på grund av sexuell läggning (Homo) Straffsanktioner/vitesföreläggande Straffsanktioner/vitesföreläggande från JämO mot företagen som de ansett brutit mot lagstiftningen har i regel varit i storleksordningen kr kr. I de flesta fall så har vitesförläggande ej utdömts eftersom man åtgärdat föreläggandet inom den tid som företaget har haft på sig. Här är något exempel på ärende när det gäller straffsanktioner/ vitesföreläggande: Ej upprättat jämställdhetsplan, vitesföreläggande om kr. Ärende /96 JämO./. Ropack Material hantering AB. Vitet ej utdömt eftersom bolaget inkommit med jämställdhetsplan När det gäller domar/domslut i Arbetsdomstolen så finns det att läsa på Här är några exempel på ärenden när det gäller domslut från Arbetsdomstolen: AD-dom 13/01 Dom angående lönediskriminering av barnmorskor JämO/Örebro läns landsting AD-dom 45/02 Dom angående könsdiskriminering i samband med graviditet och tjänstetillsättning JämO/Landstinget Västmanland AD-dom 76/01 läns landsting Dom angående lönediskriminering av IVA-sjuksköterskor JämO/Stockholms AD-dom 55/03. Etnisk diskriminering DO./. Försäkringskassan DO yrkat ett allmänt skadestånd med kr jämte ränta Domslut: AD avslog Ombudsmannens mot etnisk diskriminering talan AD-dom 47/03 Förbud av diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder Svenska Metallindustriarbetarförbundet./. Skandinaviska Raffinaderi Aktiebolag Scanraff /kopperationens förhandlingsorganisation. Metallindustriarbetarförbundet yrkar ett allmänt skadestånd med kr jämte ränta. Domslut: AD beslutar att Skandinaviska Raffinaderi Aktiebolag Scanraff betalar ett allmänt skadestånd med kr jämte ränta Bilaga till rekryteringspolicy 13(20)

14 Bilaga 6 Kontroll av behörighet och identitet Vid anställning på tjänst där det finns legitimationskrav skall före anställning originallegitimationen visas upp alternativt kan vidimerad kopia lämnas in. Föreligger någon som helst tveksamhet skall legitimationen kontrolleras hos Socialstyrelsen. Det skall också kontrolleras att legitimationen inte är återkallad. Vid anställande av utländsk medicinalpersonal där landstinget genom Socialstyrelsens riktlinjer har bemyndigande att själva förordna är det än mer viktigt att kritiskt granska handlingarna och vid tveksamhet kontakta Socialstyrelsens nämnd för utländsk medicinalpersonal. Vid samtliga ovanstående anställningar skall även den anställde kunna identifiera sig med godkänd legitimation.. Sökandes namn och personnummer Sökt anställning som. Jag intygar härmed att legitimationshandlingar samt personidentitet är kontrollerat enligt ovan Namn:.. Befattning Ort och datum:. Gallringsfrist: Bevaras för all framtid Bilaga till rekryteringspolicy 14(20)

15 Bilaga 7 Uppföljning på genomförd rekrytering Tjänst som. Annonserad den. Media Blev vi nöjda med resultatet av den genomförda rekryteringen? Blev det rätt person på rätt plats? Vad kan vi ändra på till nästa gång? Här nedan är en checklista som hjälp för att följa upp genomförd rekrytering: Var Behovsanalysen väl genomtänkt? ja nej vad beror det i så fall på?.. Kravspecifikationen. Ställde vi rätt krav? ja nej vad beror det i så fall på?.. Fick vi tillräckligt med antal sökande som hade rätt kompetens? ja nej vad beror det i så fall på?.. Gick intervjun bra? ja nej vad beror det i så fall på?.. Fick vi bra och kompletterande information från referenserna? ja nej vad beror det på?.. Fick vi det stöd som behövdes från andra aktörer för att genomföra rekryteringen? (ex personalfunktion, annonsörer m fl.) ja nej vad beror det på?.. Hade vi tillräckligt med tid för att genomföra rekryteringsprocessen? ja nej vad beror det på?.. Fick vi den personen på tjänsten som vi ville ha? ja nej vad beror det på?.. Kändes det som en bra genomförd rekryteringsprocess i det stora hela? ja nej vad beror det på?.. I övrigt funderingar som kan vara till nytta inför kommande rekryteringar.... Uppföljning gjord av Bilaga till rekryteringspolicy 15(20)

16 . Information till varje registrerad/anställd enligt personuppgiftslagen (PuL) Den 1 oktober 2001 upphörde datalagen att gälla och personuppgiftslagen (PuL) reglerar de allra flesta behandlingar av personuppgifter. PuL ställer stora krav på information till de registrerade. Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet är personuppgiftsansvariga för personregister, vars ändamål är framställning av partsgemensam personalstatistik som används vid förhandlingsverksamhet. Uppgifterna används även som underlag för den officiella löne- och sysselsättningsstatistiken som produceras av Statistiska Centralbyrån samt för kommunernas, landstingens och regionernas statistik avseende lön, sysselsättning, personal- och kompetensförsörjning. Uppgifterna hämtas från respektive huvudmans lönesystem och kan kompletteras med uppgifter från SCB-register samt Socialstyrelsen. Uppgifterna från Socialstyrelsen avser legitimationsyrken. Syftet är att förbättra underlaget för bedömning av framtida personal- och utbildningsbehov även på specialitetsnivå. När det gäller facklig organisationstillhörighet inhämtas uppgifterna från respektive personalorganisation avseende dess medlemmar. I övrigt utlämnas endast avidentifierad statistik. Enligt PuL har varje registrerad rätt att en gång per år gratis, efter skriftlig ansökan, erhålla besked om personuppgifter som rör den sökande och om dessa behandlas eller ej. Om personuppgifter behandlas, ska skriftlig information också lämnas om a) vilka uppgifter om den sökande som behandlas, b) varifrån dessa uppgifter hämtats, c) ändamålen med behandlingen samt d) till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Bilaga 8 Den personuppgiftsansvarige är, enligt 28 PuL, skyldig att på begäran av den registrerade snarast rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med PuL eller föreskrifter som har utfärdats med stöd av lagen. Information om behandling av personuppgifter lämnas av Svenska Kommunförbundet resp Landstingsförbundet Ansökan enligt 26 PuL och begäran om rättelse av personuppgifter enligt 28 PuL tillställs respektive förbund. Reviderad febr Bilaga till rekryteringspolicy 16(20)

17 Bilaga 9 Information till nya medarbetare i Landstinget Blekinge som har/planerar att ha bisyssla Landstinget Blekinge har en policy för värderingar och riktlinjer som gäller för bedömning av medarbetares bisysslor. Som ny medarbetare uppmanas Du att omgående anmäla uppgifter om din bisyssla till arbetsgivaren. Nya medarbetare ska anmäla till arbetsgivaren om de har bisyssla. Arbetsgivaren prövar därefter bisysslan utifrån policyn. Anmälan av bisyssla skall lämnas och beslutas om innan anställningsbeslutet fattas. Utförligare skrivning om bisysslor kan läsas om i policyn. Där finns även den anmälningsblankett som ska användas. Informationen lämnad av Befattning:... Ort och datum Gallras i samband med att anställning i landstinget upphör Bilaga till rekryteringspolicy 17(20)

18 Landstingets kansli Dnr 324/02 Programområde Personal Agneta Thernström tel Bilaga 10 Samordnad annonsutformning av lediga anställning och rutiner kring detta I Landstingets Förvaltningsledningsgrupp har beslut tagits om samordnad annonsutformning i landstinget vid annonsering av lediga anställningar. Detta gäller annonsering i tidningarna Sydöstran och Blekinge Läns tidning. Från och med kommer InfoMedieGruppen att bearbeta förvaltningarnas annonser till en gemensam annons för landstinget samt ombesörja att annonsen förmedlas till respektive tidning. Personalsekreterare/motsvarande mailar annonsmanus som skall annonseras i ovan nämnda tidningar till InfoMedieGruppen. Förutom annonsmanus skall följande uppgifter ingå: Beställare av annonsen Tidpunkt för annonseringen Vem som ska korrekturläsa annonsen Basenhet som skall debiteras för kostnaden för annonsen Annonseringen kommer att ske varje lördag. Underlag för annonsen skall senast måndag morgon kl vara InfoMedieGruppen tillhanda. Korrekturläsning av annonsen skall vara utförd senast onsdag eftermiddag. Den interna Lediga anställningar utgives som tidigare varför sista ansökningsdag i annonsen skall vara anpassat till utgivningsdag för Lediga anställningar. Eftersom det i den samordnade annonsutformningen hänvisas till mer information på hemsidan skall en utförligare annons läggas in på Landstinget Blekinges hemsida. Denna kan mailas samtidigt som annonsmanuset sänds till InfoMedieGruppen. De tidigare rutinerna för anmälan till arbetsförmedlingen och Lediga anställningar kvarstår. Bilaga till rekryteringspolicy 18(20)

19 Bilaga 11 Handläggare Datum Namn Gatuadress Postnr Postadress Beslut om anställningserbjudande Du hälsas hjärtligt välkommen till anställning som med ssgr.. vid med f.n. placering Anställningen gäller tillsvidare Anställningen gäller under tiden.. Överenskommen lön:. Du ombeds att skriftligen senast den visa acceptans eller ej på erbjuden anställning, genom att återsända ett exemplar ikryssat på raden nedan. Svaret skickas i bifogat kuvert till.. Tillträdesdag enligt överenskommelse med... Ort och datum Namn och titel Jag accepterar Jag accepterar ej ovanstående anställning som vid med f.n. placering..... Datum. Underskrift Gallringsfrist: Bevaras för all framtid Bilaga till rekryteringspolicy 19(20)

20