Rekrytering. Inriktning på konsultföretag inom byggbranschen. Chalmers tekniska högskola Beteendevetenskap ht-13

Transkript

1 Chalmers tekniska högskola Beteendevetenskap ht-13 Rekrytering Inriktning på konsultföretag inom byggbranschen. Per Almquist, Kenan Brkic, Amanda Hjelte, Sandra Klang, Melwin Lindell

2 Inledning För vägledning vid rekryteringsprocesser finns ett mångfald teorier och urvalsmodeller att ta hjälp av. Dessa är oftast skrivna och framtagna av utbildade psykologer och psykiater, men dock inte anpassade för gemene man. Dessvärre har vanligtvis inte de som anställer nytt folk på företagen kompetensen för att riktlinjerna ska ha en funktion. Det är här konsultföretag med inriktning på rekrytering kommer in i bilden och kan hjälpa till att agera matchmaker mellan företag och arbetssökande. Syfte Syftet med denna rapport var att undersöka hur teorier inom rekrytering används i praktiken, samt hur ett konsultföretag jobbar ut efter dessa. Sammandrag Rekrytering finns i många varianter med olika tillvägagångssätt, både med och utan urvalsmodeller framtagna för ändamålet. Baserade på framforskade teorier kan de hjälpa till i valet bland ansökande till den tjänst som ligger ute. Bristande kunskap i ämnet hos de som håller i anställningsintervjuer kan dock göra att funktionaliteten i dessa går förlorad. Specialister inom området kan då vara en lösning på problemet då de har större kunskap och erfarenhet inom ämnet. Det är inte ovanligt att rekryteringsföretag har tagit fram egna urvalsmodeller de jobbar efter som de funnit fungerande i praktiken. Företaget som blivit intervjuat till den här rapporten jobbar ut efter egna modeller som de finner mycket effektiva. Denna rekryteringskonsult som omnämns har även ett arbetssätt som motsätter sig många av de vanliga tillvägagångssätt som finns inom rekrytering. I stället för det traditionella sättet där man jobbar utifrån företagens kravprofil på de arbetssökande så har de vänt på konceptet. De jobbar utifrån ingenjören (den arbetssökande) och dennes önskemål på den nya arbetsgivaren. Resultatet av att jobba så här är det ömsesidiga intresset parterna i mellan som är en av styrkorna i denna egenframtagna rekryteringsmodell. 1

3 Teorier inom rekrytering James A. Breaugh har i sin rapport, Employee recruitment: Current knowledge and important areas for future research (2008), redogjort för hur rekrytering vanligtvis går till samt hur rekryteringsprocessen kan utvidgas och utvecklas. Rapporten behandlar rekrytering i det externa ledet; personer som inte redan är inom ett företag är ämnade att rekryteras. Breaugh påpekar dock att det finns liknande paralleller med att rekrytera internt inom ett företag. En vedertagen sanning enligt Breaugh (2008) är att jobbrelaterade variabler som lön, arbetstimmar och arbetsuppgifter är viktigare vid anställning än hur själva rekryteringen går till. Frågan blir då hur stor skillnad rekryterare, utformning av hemsida eller andra aspekter som ger en bild av den rekryterande organisationen verkligen har? Om de arbetsrelaterade aspekterna har en större betydelse kan det tyckas att hur rekryteringen går till inte har så stor betydelse. Men faktum är att om rekryteraren gör ett dåligt arbete med att annonsera och informera om den lediga tjänsten kommer det förmodligen att inbringa ett sämre resultat än om hen hade gjort ett bättre jobb. Breaugh exemplifierar detta med att illustrera att det inte går att nå ut till människor som inte själva aktivt söker jobb om rekryteraren i fråga bara använder exempelvis annonser i en tidning. Om intresset eller underhållet är för dåligt från rekryterarens sida kan det leda till att tänkbara kandidater drar sig ur processen redan innan jobbförslaget kommit fram. Hur ett företag väljer att gå till väga med rekrytering kan bland annat bero på företagets storlek. Ett stort företag kan troligtvis ha en egen HR-avdelning som tar hand om detta medan ett litet företag inte har kapacitet och resurser för att klara detta själva. När det gäller själva företaget kan även detta i sig vara en faktor som bidrar till hur attraktivt ett jobberbjudande är för den ansökande. 2

4 Modell och tillvägagångssätt Fig. 1 Figur av rekryteringsprocessen (Breaugh, 2008) Breaughs modell av rekryteringsprocessen utgår från att bestämma vilken typ av person som önskas att rekryteras. Ett rekryteringsobjekt sätts upp. Utbildning, erfarenhet och personlighet bör stämma överens med den önskvärda bilden hos den som är intresserad av jobbet. Målbilden bestäms och sedan så utvärderas hur denna person ska hittas, vilket Breugh kallar för att utveckla en strategi. Vem som ska rekryteras och var denna person finns, samt att göra detta inom rätt tidsintervall och se till så att det når ut till de som är önskvärda. Annonser eller liknande utformas sedan enligt den satta strategin. Nästa steg är att dra igång själva rekryteringsprocessen och hitta tänkbara kandidater, genom annonser, headhunters som söker upp personer direkt (Nationalencyklopedin, 2013) eller genom andra metoder. När processen gått så långt att några kandidater passar bra för jobbet läggs ett jobberbjudande fram och resultatet blir en ny tillsatt tjänst som sedan kan utvärderas angående om rätt person tillsattes eller om resultatet i slutändan inte blev så positivt. Att sätta upp mål och finna exakt det som efterfrågas är inte lätt (Breaugh, 2008). Erfarna, eftertraktade individer som redan är nöjda med sin nuvarande anställning och troligtvis inte kommer att söka sig till en ny tjänst via en annons är svåra att nå ut till. 3

5 Framställning av tjänsten Hur tjänsten framställs av rekryteraren har en stor inverkan på hur höga förväntningar den anställde har av tjänsten och företaget (Breaugh, 2008). Detta påverkar i sin tur hur pass nöjd den anställde kommer att bli med situationen. Om rekryteraren enbart har berättat gott om arbetsplatsen och givit högre förhoppningar än vad arbetsplatsen faktiskt motsvarar ger detta en större risk att medarbetaren sedan slutar. För att motverka detta har det föreslagits att arbetsgivaren ska ge en helhetsbild med både positiva och negativa aspekter av arbetsplatsen. Om arbetsgivaren är ärlig och ger en rättvis bild, bör detta leda till en högre tillfredsställelse hos arbetstagaren samt en känsla av att arbetsgivaren var ärlig. Sättet rekryteraren väljer att framställa arbetsplatsen, exempelvis genom en hemsida, kan ge olika föreställningar om den hos arbetstagaren. Breaugh (2008) föreslår att en rundvandring på arbetsplatsen vore en god idé, då arbetstagaren verkligen kan se hur arbetsplatsen ser ut. Rekryteringsmetoder Den metod som rekryteraren väljer att använda för att hitta tänkbara arbetstagare spelar stor roll (Breaugh, 2008). Att ta in kandidater via rekommendationer från kollegor, använda sig av annonser eller anställa en särskild rekryteringsfirma är alla olika former av metoder som kan ge olika resultat i slutändan. Studier har visat att individer som gått rakt in på en arbetsplats utan att ha till kännedom om det fanns något jobb tillgängligt samt de individer som blivit rekommenderade av en annan medarbetare på företaget, har störst chans att inte själv sluta efter att ha blivit anställda (Gannon, 1971) Rekryterarens egenskaper Enligt Breaugh kan rekryterarens personlighet och förhållningssätt spela stor roll under rekryteringsprocessen. En personlig, trovärdig, informativ och kompetent rekryterare bidrog till att den potentiella arbetsplatsen sågs på ett mer attraktivt och positivt sätt. Rekryteraren menades av många arbetssökande reflektera arbetsplatsen och rekryterarens beteende gentemot potentiella arbetare ansågs vara ett representativt beteende i organisationen. Det är betydelsefullt för företaget att rekryteraren inte förskönar arbetet eller förvränger sanningen 4

6 då den nyanställde ofta slutar på arbetsplatsen när denne inser att sanningen var en annan. Det ligger därför i organisationers intresse att använda sig av en högst kompetent rekryterare vilken framställer organisationen som en trevlig och framgångsrik arbetsplats men som inte förskönar arbetet utan säger som det är. Vem ska man rekrytera? En rekryterare har ibland svårt att välja mellan den äldre men mycket erfarne arbetaren eller den unga, nyutexaminerade arbetaren som har lätt att lära sig men ingen erfarenhet. Fördelen med äldre och erfarna arbetare är att de har bättre arbetsmoral, mer realistiska förväntningar gällande arbetet och uppgifterna, bättre kunskaper och en mindre benägenhet att byta jobb. Till deras nackdel är dock att de är närmare pensionen och att de är mindre villiga att lära sig nya saker. Nyutexaminerade arbetssökande har till sin favör deras unga ålder, deras kreativitet samt villigheten till att lära sig nya saker och fortsätta med att utbilda sig genom kurser och dylikt. Nackdelarna är emellertid att de saknar erfarenhet, de har mindre realistiska förväntningar gällande arbetet, de har en sämre arbetsmoral och de är mer benägna till att byta jobb relativt ofta. Det är således bäst att anställa en relativt ung men erfaren arbetare som innehar de olika fördelarna men som saknar nackdelarna, dock är sådana personer svåra att hitta vilket gör att rekryterare ibland blir tvungna att bredda sina urval. Huruvida rekryteraren sållar bort arbetssökande för att hitta den bästa eller utökar sitt urval för att hitta en lämplig arbetare beror på om det är brist eller ett överflöde av arbetare med den eftertraktade utbildningen. Reklam och publicitet Rekryterare använder sig ofta av reklam och utförandet av reklamen har stor påverkan. Reklamen ska vara riktad direkt till den eftertraktade målgruppen som befinner sig i det önskvärda geografiska läget, även tid är en viktig faktor och om företagen vill vara åtråvärda är det viktigt att börja göra reklam redan åt byggingenjörsstudenter. Det vill säga, ett byggföretag i Göteborg som söker byggingenjörer borde rikta reklamen till just byggingenjörer som bor i Göteborg eller inom ett rimligt pendelavstånd. Företaget borde även ge sig själva offentlig uppmärksamhet genom att besöka högskolor och universitet 5

7 regelbundet för att öka intresset hos blivande byggingenjörer. Ett sådant tillvägagångssätt har visat sig vara mest effektivt och lönsamt för företagen då man får genuint intresserade arbetssökande med rätt utbildning och kunskaper (Breaugh 2008). En reklamannons som innehåller mycket och mer precis information ses som trovärdig och därmed mer attraktiv medan en reklamannons med lite information ses som flummig och icke trovärdig vilket gör att arbetsplatsen inte blir åtråvärd. En till anledning för organisationer att skapa informativa och sanningsfulla reklamer är att undvika korta anställningstider. Det är viktigt att visa upp organisationens bästa sida utan att dölja de mer negativa aspekter och detta gäller även vid reklamskapandet. Som tidigare nämnt leder ofta felaktig eller förvrängd information om arbetsplatsen innan anställning till uppsägning när sanningen väl kommit ikapp. En arbetsplats har nästan alltid en nackdel och organisationen borde vara angelägen om att belysa även denna del för arbetssökanden för att undvika en kort anställning. En kort anställningen leder till en större personalomsättning vilket är kostsamt för organisationer i både tid och pengar. Breaugh (2008) påpekar även att för positiv företagspublicitet är det bra att alla anställda beter sig som kompetenta, professionella, trevliga och varma personer. Receptionistens otrevliga beteende mot arbetssökanden eller en kontorsarbetares vresiga uppsyn kan leda till att arbetssökande känner sig avskräckta även om just chefen eller rekryteraren har visat sin goda sida. Rynes (1991) utförde en underökning som visade att 30 procent av arbetssökande till en anställningsplats hos ett företag ändrade sin dessförinnan positiva ståndpunkt om företaget när de kände sig oprofessionellt behandlade av de människor de träffat på arbetsplatsen. 6

8 Metod Rapportens inriktning inom rekrytering föll på hur man jobbar med detta med externa hjälpmedel och hur en sådan process går till. För att få en grundläggande förståelse gjordes ett besök på ett rekryteringsföretag i centrala Göteborg som jobbar med rekrytering av ingenjörer inom byggbranschen. Personen som intervjun ägde rum med var grundaren av företaget och har befattningen verkställande direktör. I början av det knappt två timmar långa mötet erbjuder sig intervjupersonen själv att få berätta om sitt företag och arbetssätt med hjälp av två olika kompendier som används vid möten av företag respektive arbetssökande. Denna gedigna presentation ihop med svaren på de följdfrågor som dök upp gav svar på de frågor som var förberedda inför intervjun. Dessa handlade mestadels om hur en rekryteringsprocess går till, vad som efterfrågas vid anställning, om det finns några teorier/modeller som används, varför ett rekryteringsbolag behövs m.fl. Resultat Byggbranschen är speciell då de flesta ingenjörer som har anställning redan är bekväma och trygga i rollen som de besitter. Detta leder till att de flesta inom denna bransch sällan söker sig vidare till andra jobb som möjligtvis kan gynna karriären. Det intervjuade företaget är en rekryteringskonsult som urskiljer sig jämfört med många andra rekryteringsföretag genom specialisering mot bygg och anläggningsbranschen. Kundkretsen är stor och omfattar stora och välkända företag. På rekryteringsföretaget jobbar ingenjören som är arbetssökande genom avtal, som innebär att man lämnar över arbetssökandet helt till dem. De får exklusivitet att rekrytera dig och de sköter allt jobbsökande för dig därefter. Det finns en deposition i avtalet, denna fungerar som en säkerhet för att veta att det finns ett genuint intresse för att byta jobb. Avtalen brukar ligga på cirka tre månader men kan variera beroende på specifika önskemål som den arbetssökande har. Det är vanligt att ingenjörer gillar att ha kontakt med rekryteringsbolag för att hela tiden kunna hålla sig uppdaterade om vad de kan bli erbjudna på sitt nuvarande jobb. Många av de som söker jobb brukar därför kunna utnyttja detta och 7

9 därmed existerar avtalet som en säkerhet. Rekryteringskonsulten får då en säkerhet på att ingenjören i fråga verkligen är seriös med att vilja byta jobb och inte bara är intresserad av att se hur marknaden ser ut för honom för tillfället, detta för att de endast inte bara ska kunna jämföra sitt nuvarande jobb och lön till sin egen fördel. Rekryteringsföretaget utlovar dessutom full garanti på att en matchning kommer att finnas genom avtalet. De som söker jobb via rekryteringsföretaget har alltid ett jobb sen innan, men är redo att ta ett nytt steg i karriären. Processen sker alltid diskret så att individen som söker nytt jobb inte ska komma i dåligt dager på det nuvarande jobbet. Cv:t som man använder under rekryteringsprocessen är därför censurerade i de första stadierna och ges ut till fullo först då det finns ett intresse för anställning. Man frågar alltid efter kundens styrkor, och inte dess svagheter. Man vill på så sätt lyfta de sökande och se möjligheterna! Rekryteringsföretaget utgår alltid från ingenjörerna och man jobbar tvärt emot hur vanliga rekryteringsföretag vanligtvis jobbar. Dem söker jobb efter dina intressen och behov. Detta sker genom en kravprofil mot företaget. Man utgår alltså från ingenjören och hans behov. Nyexaminerade ingenjörer platsar sällan i de kravprofiler som företagen har, därav är erfarenhet en viktig del för att kunna få söka jobb via rekryteringsföretaget. Minst fem år ute i arbetslivet ses som en gräns för söka jobb via dem och detta medför att företagen vet att ingenjörerna som söker jobb är kvalificerade. Efter att man har fått en behovsanalys av ingenjören och vad individen är utefter, så börjar sökningen för den kravprofilen som ingenjören satt upp. När en matchning har funnits, kontaktas ingenjören i fråga och han får se vilka jobberbjudanden som existerar och vilka företag som är intresserade av att träffa honom. Är denna matchning intressant för ingenjören så arrangeras det ett möte mellan företaget och ingenjören. Detta är bland det sista stegen och om båda parter trivs med varandra så sköter även rekryteringsföretaget så att ingenjören får rätt anställnings erbjudande och ett avtal kan därefter skrivas. Kandidatmöte Behovsanalys Kundmöte Matchning Kandidat/kund möte Anställnings- erbjudande 8

10 Parallellt med rekryteringsuppdragen satsas även på att skaffa nya avtal mellan sig själva och aktuella företag i branschen. Den första kontakten sker oftast med ett telefonsamtal från någon av parterna och är intresset delat bokas ett första möte. Kommunikationen förs då i de flesta fallen med personen eller personerna i företagens ledningar. Fler företagsavtal både förenklar och förbättrar arbetet i rekryteringsprocessen. Med ett större kontaktnät kan fler potentiella arbetsgivare presenteras för den sökande ingenjören samt rekryteringsföretaget. Konsult kan enkelt sända över en presentation av ingenjören till flertalet företag vid samma tillfälle. Ett större antal jobbmöjligheter förekommer, vilket leder till att fler ingenjörer kan konsulteras. Företagsavtalen är med andra ord essentiella för konsultföretagets fortsatta utveckling och expansion. De första mötena med företagen kan liknas med de första mötena med ingenjörerna. De går till på ungefär samma sätt då huvudmålet är att sälja in en tjänst till den andra parten. På samma gång säljs även en framtidsvision in hos företagsledarna gällande hur bygg branschen ger många och goda chanser för företaget att växa och bli större. Däremot beskrivs samtidigt framtidens stora brist på ingenjörer. En artikel som behandlar nämnt ämne läggs fram i syfte att skaka om och förhoppningsvis öka förståelsen för hur relevant ingenjörsrekrytering är. I detta skede har företagsledarnas självsäkerhet pumpats upp angående företagets kommande tid i branschen. Dessutom har en färdig instruktion lagts fram på hur denna kommande tid ska bli möjlig. Vidare på mötet görs en presentation av rekryteringsföretaget och deras roll i framtidsvisionen. De berättar vad det är som särskiljer dem från andra rekryteringsföretag och vad som gör dem till de bästa för jobbet. Därefter beskrivs rekryteringsprocessen utifrån ingenjörernas sida. När all information är nämnd har mötet kommit fram till sitt slutskede då avtalet redogörs för företagsledarna. Avtalet går i stort sätt ut på en prenumeration av rekryteringskandidater och en betalning sker endast när man bestämt sig för att anställa någon av dessa. 9

11 Diskussion De urvalsmodeller som finns idag är tänkta att agera som ett hjälpmedel vid anställning. En förenkling av dessa kan dock vara till hjälp. Utan rätt kompetens och utbildning kan det snarare förvirra än klargöra vid ett försök att sätta sig in i ett psykologiskt forskningsperspektiv. En annan aspekt är att den som intervjuar den arbetssökande eventuellt inte har rätt intervjutekniker och kan då gå miste om relevant information. Det är då en rekryteringskonsult kan bidra med sina tjänster, de besitter rätt kompetens för anställningsprocessen. Ett bevis på detta framgår i rapporten där det rekryteringsbolag som intervjuats använder sig av en slags rekryteringsmodell som de själva har tagit fram och finner effektiv. Till skillnad mot modellen presenterad i teorin där utgångspunkten är en målbild från företagets sida, utgår rekryteringsbolaget från den arbetssökandes önskemål. Modellen är enkelt utformad och istället för att vara generell för alla sökande så är den anpassad individuellt efter personen och dennes behov och intressen. Detta, ihop med att kraven ligger på företaget istället för den arbetssökande, gynnar den arbetssökande då denne hamnar i fokus. Fortsättningsvis leder detta till ett ömsesidigt intresse mellan parterna vilket är en trygghet för dem båda. Parterna träffas först när företaget har ett intresse att anställa den arbetssökande, vilket ger en klar fördel jämfört med en generell metod där den sökande får konkurrera med andra sökande. Enligt teorier om hur jobb bör framställas inför de arbetssökande sägs det att det bästa resultatet ges via en rättvis bild av positionen som erbjuds. Det råds att inte bara lyfta fram det som är positivt utan även berätta en mer verklighetsförankrad bild så inte arbetet kan ses som negativt vid ett senare tillfälle. Annars kan det leda till missnöje eller att personen väljer att säga upp sig efter en kort anställningstid och processen måste börjas om igen. Företaget väljer att måla upp en objektiv rättvis bild av den plats som erbjuds men om vi tänker oss att denna teori om en individ istället, om hur denna framställs, så berättas enbart positiva egenskaper. Även om detta teoretiska sätt skulle kunna skapa missnöje, så utgår rekryteringsbolaget ifrån att detta är ytterst ovanligt och att så länge rätt erfarenhet och utbildning finns blir alla parter nöjda. Bristen på ingenjörer gör att många företag värdesätter rätt kompetens många gånger högre än andra egenskaper hos personen. Viktigt att nämna är att rekryteringskonsulten ska sälja in ingenjören till ett annat företag och det är en bidragande orsak till att inga negativa 10

12 sidor av ingenjören betonas. Ingenjören själv kan även tycka att det känns ofördelaktigt att nämna negativa egenskaper. De många teorier som finns gällande rekrytering kan vara svåra att arbeta utefter för en lekman. Förståelsen är därför hög för att externa hjälpmedel som rekryteringskonsulter anlitas. Även om det tillkommer en kostnad kan det ändå löna sig i och med att det anställande företaget inte behöver lägga någon tid eller ansträngning själva. It s a win-win-situation! Referenser Breaugh J.A et al., (2008) Employee recruitment: Current knowledge and important areas for future research. Nationalencyklopedin, headhunting. Hämtat från 11