Arbetsförmedlingens Återrapportering 2013

Transkript

1 Arbetsförmedlingens Återrapportering 2013 EN EFFEKTIV VERKSAMHET

2 Sida: 2 av 40

3 Sida: 3 av 40 Dnr: Af-2012/ Datum: Arbetsförmedlingen ska använda befintliga resurser på ett effektivt sätt. Arbetsgivare och arbetssökande ska få ändamålsenligt stöd utifrån vad som är arbetsmarknadspolitiskt motiverat. Arbetsförmedlingen ska redovisa resultat och genomförda insatser, inklusive genomförda och planerade effektiviseringsåtgärder, senast den 14 juni 2013 samt i årsredovisningen för Arbetsförmedlingens regleringsbrev Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Angeles Bermudez-Svankvist. Ärendet har föredragits av Mattias Westerlund. I den slutliga handläggningen har Håkan Martinsson deltagit. Angeles Bermudez-Svankvist Arbetsförmedlingens generaldirektör Mattias Westerlund

4 Sida: 4 av 40

5 Sida: 5 av 40 Innehållsförteckning Sammanfattning Arbetsförmedlingens utveckling Inledning Disposition Arbetsförmedlingens förutsättningar Arbetsförmedlingen i förändring Det nya arbetssättet Effektiv kundintegritet Digital målbild Effektivitet Arbetsförmedlingens matchningseffektivitet Arbetsförmedlingskontorens effektivitet Arbetsförmedlingens kostnadseffektivitet Arbetsförmedlingens effektivitet Insatser och effektiviseringsåtgärder Det nya arbetssättet Övrigt standardiseringsarbete Styrning och uppföljning Utveckling av informationssystem och digitala kanaler Struktureffektivisering Aktivitetsrapportering (ReA) Ökad tillgänglighet Insatser för funktionsnedsatta Insatser för nyanlända Kompletterande aktörer Systemutveckling Effektiv administration Arbetsförmedlingens resultatutveckling Antal personer som arbetsförmedlingen arbetat med Resultat av Arbetsförmedlingens prioritering av dem som står långt från arbetsmarknaden Kompletterande mått arbetssökande och arbetsgivare... 36

6 Sida: 6 av 40 Sammanfattning Arbetsförmedlingens utveckling Arbetsförmedlingen bedriver ett kontinuerligt anpassningsarbete, vilket medför utvecklingsarbete. Utvecklingsarbetet har ett tydligt syfte: att ge arbetsgivarna den arbetskraft de behöver, att möta de arbetssökandes behov, att rusta individer till arbete samt att möjliggöra egenförsörjning. Arbetsförmedlingens reformering har skett i tre etapper de senaste fem åren. Den första etappen påbörjades under 2007 och syftade till att avveckla den dåvarande organisationen med 21 länsarbetsnämnder och AMS, och den första januari 2008 inrättades den sammanhållande enmyndigheten. I den andra etappen anpassades organisationen ytterligare för att kunna möta myndighetens nya uppdrag. Organisationen anpassades ytterligare för att möta dessa nya uppdrag och förutsättningar. Tre stora reformer, sjukförsäkringsreformen, etableringsreformen och införandet av kompletterande aktörer innebar ett utökat uppdrag och fortsatta krav på förnyelse under 2010 och I slutet av 2011 påbörjades Struktureffektivisering 3.0, i syfte att öka effektivitet, rättssäkerhet och enhetlighet genom anpassning av olika inre förutsättningar. Arbetsförmedlingen gick under 2012 in i etapp tre av reformering, för att fortsätta och fördjupa tidigare insatser. Under 2012 påbörjades även arbetet med det nya arbetssättet för att reformera arbetsförmedlingarnas arbetssätt med syfte att öka effektivitet, rättssäkerhet och enhetlighet. Arbetsförmedlingen påbörjade ett arbete med stärka efterlevnaden av behandlingen av personuppgifter Sedan 2011 har Arbetsförmedlingen arbetat med ett reformeringsinitiativ, effektiv kundintegritet, för att stärka efterlevnaden i behandlingen av personuppgifter enligt gällande personuppgiftslagstiftning. Effektivitet Arbetsförmedlingen definierar effektivitet som myndighetens förmåga att nå målen i instruktion och regleringsbrev med god hushållning av statens medel. En viktig del i arbetet med att förbättra Arbetsförmedlingens effektivitet är att effektivisera stöd, ledning och uppföljning av den operativa verksamheten för att kunna lägga så stor del som möjligt av tillgängliga personalresurser på kundkontakter. Insatser och effektiviseringsåtgärder Arbetsförmedlingen införde under 2012 ett nytt arbetssätt med fokus på en standardiserad inskrivningsprocess, individuell handlingsplan, täta kontakter och tidiga insatser för de med störst behov som riskerar att hamna i utanförskap samt jobbförslag.

7 Sida: 7 av 40 Ett utvecklat sätt att arbeta med arbetsgivare, bl.a. genom nationella kunder, vilket innebär en nära relation till offentlig sektor, privat näringsliv, arbetsmarknadens parter och trygghetsorganisationer. Arbetet med det nya arbetssättet har fortsatt under En viktig del i Arbetsförmedlingens matchningsarbete är de nationella överenskommelser som innehåller arbeten och arbetsplatsförlagda aktiviteter. Ca platser inom offentlig sektor och privat näringsliv finns tillgängliga under Styrning och uppföljning En välfungerande styrning och ledning är en förutsättning för att nå resultat. En väsentlig del i arbetet med att utveckla verksamheten är att se till att styrning och uppföljning skapar incitament som gör att förändringsarbetet får effekt i organisationen som helhet. Ett arbete har genomförts inom Arbetsförmedlingen för att utveckla strukturen för styrning, ledning och uppföljning. Genom uppföljning åstadkoms resultat av de uppdrag myndigheten givits. Utveckling av informationssystem och digitala kanaler Arbetsförmedlingen bedriver ett kontinuerligt utvecklings- och verksamhetsinriktat arbete där våra informationssystem är och ska vara navet i vår service. I mars 2013 beslutades Arbetsförmedlingens målbild för våra digitala kanaler och verktyg. Under kommer nya digitala tjänster att utvecklas för våra kunder som möter deras behov på ett bättre anpassat sätt. Aktivitetsrapportering(ReA) Aktivitetsrapportering (ReA) innebär att den arbetssökande hanterar sin aktivitetsrapportering genom en webbapplikation som nås via Arbetsförmedlingens webbplats. I september 2013 sker förändringar i arbetslöshetsförsäkringen som kommer att förändra sättet som sökande rapporterar sitt arbetssökande. Genom en tydligare ansvarsfördelning mellan lokala arbetsförmedlingar och Af Kundtjänst ser vi möjligheter att förbättra uppföljning av korttidsarbetslösa och samtidigt säkra tillräckliga resurser på lokala arbetsförmedlingar för utökade arbetsgivarkontakter och fördjupat stöd till arbetssökande med långvarig arbetslöshet. En tydligare struktur på den service som ges via Af Kundtjänst p.g.a. reformen blir också ett led i vårt fortsatta utvecklingsarbete. Ökad tillgänglighet för alla En annan insats har varit att utveckla tillgänglighet till Arbetsförmedlingens tjänster och att erbjuda dem till alla kunder oavsett var de befinner sig geografiskt. Tillgängligheten har förbättrats genom ökat öppethållande vid ett antal större kontor samt införandet av distansservicekontor, där kunderna träffar arbetsförmedlare med hjälp av telebild. Arbetsförmedlingen ska i högre utsträckning vara lokaliserade nära arbetskraften. Arbetsförmedlingens strategi är att vi i större utsträckning ska finnas där behoven är som störst. Särskilt viktigt är att etablera arbetssätt för att de som mest behöver tillgång till

8 Sida: 8 av 40 arbetsförmedlingens tjänster får det. Detta görs bl.a. genom arbetet med Unga in och de s.k. NEETS och dropouts. Genom att förtydliga vår interna telefonpolicy och bl.a. införa telefontider till enskild arbetsförmedlare, har vi möjliggjort en ökad tillgänglighet via telefon för alla kunder som vill nå oss den vägen. Insatser för funktionsnedsatta Att tidigt identifiera funktionsnedsättning är ett viktigt utvecklingsområde. För att personer med funktionsnedsättning ska kunna ta del av de särskilda insatser som riktar sig till denna grupp behöver funktionsnedsättningen, tillsammans med den eventuella nedsättning av arbetsförmågan den medför, först vara identifierad och styrkt. Ett arbete pågår för att öka förutsättningarna till en mer effektiv matchning genom att utveckla och tydliggöra specialisternas roll i matchningen Arbetsförmedlingen planerar vidare att integrera uppföljningen av specialistinsatser i Förmedlingssystemet. Insatser för nyanlända Arbetsförmedlingen har intensifierat arbetet för att fler nyanlända ska komma i arbete eller påbörja en reguljär- eller kompletterande utbildning. Genom att utveckla samarbetet med kommuner och andra aktörer om, arbete, bosättning och samhällsintroduktion etc. kapas förutsättningar för etablering på arbetsmarknaden. Nyanlända ska erbjudas tidiga insatser med fokus på arbete. I och med etableringsreformen möter vi nyanlända flyktingar och deras anhöriga betydligt tidigare i etableringsprocessen än förut. Ett exempel är att Arbetsförmedlingen är på plats i Addis Abeba starta verksamhet riktad till somaliska anhöriginvandrare som sökt uppehållstillstånd i Sverige. Syftet med insatsen är att bättre ta tillvara på den väntetid som uppstår för de personer som söker uppehållstillstånd i Sverige. Kompletterande aktörer Ett ratingsystem för kompletterande aktörer infördes i april För att stärka uppföljningen genomför Arbetsförmedlingen en fördjupad granskning av ett urval av de kompletterande aktörerna under våren Systemutveckling En anpassning till modern teknik har genomförts för att modernisera plattformen för AIS förmedling och nya systemstöd för anskaffade av arbetsförmedlingstjänster, Systemstöd Anskaffande Arbetsförmedlingstjänster (SAA) håller på att tas fram. Effektiv administration Arbetsförmedlingen har fortsatt arbetet med att effektivisera det administrativa stödet. Insatser som medför bättre stöd till kärnverksamheten och/eller minskar myndighetens kostnader är elektroniska akter och arkiv (ELDA), resfria distansmöten, ny

9 Sida: 9 av 40 lokalvårdsupphandling, automatiserad lösenordshantering och självbokningssystem för tjänsteresor. Arbetsförmedlingens resultatutveckling Arbetsförmedlingens sökandesammansättning har förändrats under senare år då en allt större del av dem som är inskrivna vid Arbetsförmedlingen tillhör grupper som erfarenhetsmässigt generellt har svårare att få ett arbete. Antalet övergångar till arbete tertial har ökat jämfört med motsvarande period 2012 såväl totalt som för de prioriterade grupperna. Arbetsförmedlingen bedömer att arbetet med det nya arbetssättet har gett resultat. Resultaten för handlingsplaner och jobbförslag har förbättrats. Andelen arbetsgivare som fått tillräckligt med sökanden för att anställa och arbetsgivares nöjdhet med hanteringen av ärendet är på en fortsatt hög nivå och antalet order med överenskommelse har ökat avsevärt jämfört med motsvarande period Ett välfungerande matchningsarbete kräver att vi har bra relationer med såväl mindre lokala som stora nationella arbetsgivare. En viktig del i Arbetsförmedlingens matchningsarbete är de nationella överenskommelser Arbetsförmedlingen gör med offentliga och privata arbetsgivare. Ytterligare överenskommelser har ingåtts under 2013.

10 Sida: 10 av Arbetsförmedlingens utveckling 1.1 Inledning Sedan etableringen av Arbetsförmedlingen som en enmyndighet 2008 har myndigheten kontinuerligt arbetat med förnyelse och utveckling för att verksamheten ska präglas av ökad effektivitet, rättsäkerhet och enhetlighet. Arbetsförmedlingen är en myndighet som ständigt utvecklas, förändras och anpassas. Genom att anpassa och utveckla vår verksamhet använder vi våra resurser effektivt så att våra kunder får det stöd de behöver. Vi är en kundorienterad myndighet och det är i möten med våra kunder som vi levererar vårt uppdrag på bästa sätt. Den ekonomiska oron i omvärlden samt en försvagad arbetsmarknad har varit en utmaning för myndigheten. Arbetsförmedlingen ska främja social inkludering som i förlängningen leder till en samhällsekonomisk utveckling. Att tillgodose arbetsgivarnas behov av arbetskraft är viktigt för samhällets möjlighet till fortsatt utveckling och för att möta den demografiska utmaningen. Arbetsförmedlingen bär samhällsansvaret för att ge de mest utsatta på arbetsmarknaden förutsättningar att kunna bli egenförsörjande. 1.2 Disposition Rapporten inleds med en beskrivning av Arbetsförmedlingens förutsättningar samt en genomgång av vad som gjorts under de senaste åren för att använda våra resurser effektivt så att våra kunder får det stöd och resurser de behöver. Därefter redogörs för begreppet effektivitet. I efterföljande avsnitt beskrivs genomförda respektive pågående och planerade insatser och effektiviseringsåtgärder. Rapporten avslutas med en redovisning av övergripande resultat av arbetsförmedlingens arbete i form av utflöde till arbete och utbildning, volymer samt utfall för ett antal kompletterande mått kopplade till det nya arbetssättet. I Arbetsförmedlingens arbetsmarknadsrapport redovisas hur Arbetsförmedlingen påverkar arbetsmarknadens funktionssätt. I Arbetsförmedlingens övriga återrapporter som lämnas in samtidigt med denna rapport redogörs för resultat inom respektive aktuellt verksamhetsområde. En effektiv arbetsförmedling leder till nöjdare kunder och påverkar förtroendet hos kunder och allmänhet, vilket vi arbetat med under 5 års tid. Arbetsförmedlingens arbete i förtroendefrågan redogörs för i återrapporten om förtroende Arbetsförmedlingen återrapport 2013 Stärkt förtroende för Arbetsförmedlingen

11 Sida: 11 av Arbetsförmedlingens förutsättningar Sammansättningen av arbetslösa på Arbetsförmedlingen har förändrats under senare år. Det finns idag ett större inslag än tidigare av arbetslösa med kort utbildning, med funktionsnedsättning som medför nedsatt arbetsförmåga och nyanlända. Det innebär att arbetslösheten i större utsträckning än tidigare består av personer som har svårt att snabbt finna arbete och som är i behov av utökat stöd. För individer i dessa grupper finns det en risk att strukturarbetslösheten permanentas på en högre nivå vid en konjunkturnedgång. Det är därför viktigt att identifiera de som har svårt att få ett arbete och ge stöd för att förhindra och bryta långvarig arbetslöshet. Arbetsförmedlingens huvuduppdrag är att verka för att förbättra arbetsmarknadens funktionssätt genom att effektivt sammanföra arbetssökande och arbetsgivare samt prioritera arbetssökande som befinner sig långt från arbetsmarknaden. Vårt arbete med ungdomar syftar till att skapa ett närmande till arbetsmarknaden och därmed en ökad inkludering i samhället. Därför arbetar vi målmedvetet med att utöka och fördjupa samarbetet med alla kategorier av arbetsgivare. En viktig del i Arbetsförmedlingens matchningsarbete är de nationella överenskommelser Arbetsförmedlingen gör med arbetsgivare och ytterligare överenskommelser har ingåtts under Vidare bedrivs ett kontinuerligt arbete för att stärka kompetensen hos arbetsförmedlarna om nya arbetssätt, förhållanden på arbetsmarknaden samt inom branscher och yrken kompetensområden som är grundläggande för ett väl fungerande matchningsarbete, där kunder kan rustas för att kunna matchas in i arbetslivet. De förändringar som skett under senare år i sammansättningen av gruppen arbetslösa på Arbetsförmedlingen medför ett stort behov av att myndigheten anpassar verksamheten. Arbetsförmedlingens prognos för utbetalningar i januari pekade på ett betydande underskott på förvaltningsanslaget för I majprognosen 2 gjordes bedömningen att detta behov av förvaltningsmedel kvarstår för att kunna möta det ökade inflödet av arbetssökande på grund av den försämrade konjunkturen och det ökade inflödet av deltagare i etableringsuppdraget. Arbetsförmedlingen har kontinuerligt arbetat med förnyelse och utveckling för att effektivisera verksamheten. Vår utveckling, reformering och anpassning har skett i olika etapper, vilket beskrivs i följande avsnitt. 1.4 Arbetsförmedlingen i förändring Arbetsförmedlingens reformering har skett i tre etapper de senaste fem åren. Under dessa år har förutsättningarna för Arbetsförmedlingens verksamhet förändrats på olika sätt. 2 Arbetsförmedlingens prognos för utbetalningar ,

12 Sida: 12 av 40 Några huvuddelar i dessa förändrade förutsättningar är: bildandet av en enmyndighet, Arbetsmarknadens utveckling, samt successiv utvidgning av Arbetsförmedlingens uppdrag. Arbetsförmedlingen har sedan 2008 bedrivit en kontinuerlig utveckling - reformering - för att möta dessa förändrade förutsättningar, utveckla service och för att regelbundet förbättra möjligheterna att på bästa sätt utföra myndighetens uppdrag på ett effektivt, rättssäkert och enhetligt sätt som möjligt. Denna kontinuerliga utveckling reformeringen av Arbetsförmedlingen kan beskrivas i olika etapper. Den första etappen påbörjades under 2007 och syftade till att avveckla den dåvarande organisationen med 21 länsarbetsnämnder och AMS, och den första januari 2008 inrättades den sammanhållande enmyndigheten. Bakgrund till detta var att den tidigare myndighetsstrukturen försvårade styrningen och uppföljningen och minskade verksamhetens effektivitet. I den andra etappen anpassades organisationen ytterligare för att kunna möta myndighetens nya uppdrag. I december 2008 presenterade regeringen det så kallade arbetsmarknadspaketet, vilket genomfördes under I detta ingick bl.a. tidiga coachinginsatser, satsning på utökade praktikplatser och praktisk kompetensutveckling. Organisationen anpassades ytterligare för att möta dessa nya uppdrag och förutsättningar Under 2010 präglades verksamheten av fortsatt ansträngd arbetsmarknad, utökningen av kompletterande aktörer, rekrytering av medarbetare till myndigheten, och fler kundkontakter. I september 2010 tog Arbetsförmedlingen fram en sammanhållen strategi för hur utvecklingsarbetet skulle bedrivas under de närmaste åren. I målbilden, som sträcker sig fram till 2015, slogs det fast att Arbetsförmedlingen skulle vara det självklara valet för arbetsgivare och arbetssökande genom att erbjuda professionell kompetens, hög tillgänglighet och anpassade insatser utifrån varje kunds individuella behov. Arbetsförmedlingens service till arbetsgivare och arbetssökande skulle vara kundorienterad och kunskapsbaserad 3. Arbetsförmedlingen har på olika sätt arbetat med att utveckla organisationen och tjänsterna för att möta kundernas behov. Att vara kundorienterad innebär att servicen utgår ifrån att stödja kunden utifrån deras behov och leverera service på ett sätt som gör det lätt för kunden att få kontakt med Arbetsförmedlingen. En utgångspunkt är att vi ska erbjuda tydliga tjänster som för kundens process framåt och använda metoder som löpande följs upp och utvecklas. Arbetsförmedlingen ska kunna leverera tjänster med likvärdig kvalitet över hela landet och vi ska ha djupa kunskaper om olika branscher och yrken men också om arbetsmarknaden i sin helhet. Särskilt viktigt är att ha kunskaper om framtidsutsikterna inom olika yrken och branscher. Nya reformer så som sjukförsäkringsreformen, etablering för nyanlända, kompletterande aktörer samarbete med polis och kommun i de sociala insatsgrupperna, ett utökat 3 Arbetsförmedlingens utvecklingsstrategi

13 Sida: 13 av 40 uppdrag inom kriminalvården med fokus på kvinnoanstalter samt Försvarsmaktens frivillighetsrekrytering har möjliggjort för Arbetsförmedlingen kan ge människor fler möjligheter att inkluderas i samhället. Förnyelsearbetet har främst präglats av införlivandet av reformerna i kombination med förstärkt tydlighet vad gäller ansvar, befogenhet och styrning och uppföljning i organisationen. I slutet av 2011 påbörjades Struktureffektivisering 3.0, i syfte att öka effektivitet, rättssäkerhet och enhetlighet genom utveckling av olika inre förutsättningar. Arbetsförmedlingen gick under 2012 in i etapp tre av reformering, för att fortsätta och fördjupa tidigare insatser. Under året genomförde sett omfattande arbete för att med kunden i fokus utveckla verksamheten i riktning mot ökad effektivitet, rättsäkerhet och enhetlighet. Det tydliga syftet är att ännu bättre möta arbestgivares och arbetssökandes behov, för att förbättra leveransen i vårt uppdrag. Arbetet har omfattat tre huvudområden: organisatorisk översyn, övergripande styrnings- och ledningsprocesser samt chefsstruktur. Rollen som produktionsdirektör inrättades för att skapa förutsättningar för ökat fokus på produktion med ansvar för produktionen i marknadsorganisationen. En ny nationell enhet för Arbetsförmedlingens nationella kunder etablerades. Genom den nya enheten behöver arbetsgivare, som har behov av att rekrytera på flera orter eller leta efter personal i hela landet, inte längre ha kontakt med flera olika arbetsförmedlingskontor. Samordningen sköts numera istället internt inom Arbetsförmedlingen. Vidare inrättades en gemensam förvaltningsavdelning som samlar IT, infrastruktur, upphandling, juridik och säkerhet vid Arbetsförmedlingens huvudkontor, och konsoliderar verksamhetsområdena i syfte att öka effektiviteten Det nya arbetssättet Under 2012 påbörjades även arbetet med det nya arbetssättet för att reformera arbetsförmedlingarnas arbetssätt med syfte att öka effektivitet, rättssäkerhet och enhetlighet. En utgångspunkt är att leverera rätt tjänst i rätt tid på rätt sätt. För arbetssökande medförde det nya arbetssättet moment som enhetlig inskrivningsprocess, bedömningsstöd, handlingsplan inom 1-5 dagar, tidiga insatser, jobbförslag, förnyad handlingsplan inom fyra månader, tätare möten samt ökade platsförlagda aktiviteter i jobbgarantin för ungdomar och jobb- och utvecklingsgarantin. I myndighetens arbete med det nya arbetssättet ingår även arbetet med nolltolerans för ungdomar i sysselsättningsfasen samt förbättrat stöd till arbetsgivare. Dessa är erbjudanden om kontaktperson, arbete med nationella kunder samt att det när ett ledigt jobb anmälts ska finnas en överenskommelse med arbetsgivare inom fem dagar om vilka tjänster Arbetsförmedlingen ska erbjuda. En utförligare beskrivning av det nya arbetssättet återfinns under avsnittet genomförda insatser och effektiviseringsåtgärder.

14 Sida: 14 av Effektiv kundintegritet Arbetsförmedlingen påbörjade ett arbete med stärka efterlevnaden av behandlingen av personuppgifter Arbetsförmedlingen har sedan 2011 arbetat med ett reformeringsinitiativ, effektiv kundintegritet, för att stärka efterlevnaden i behandlingen av personuppgifter enligt gällande personuppgiftslagstiftning. Utbildning och förbättringar i metoder, rutiner och systemstöd har skapat förutsättningar för våra medarbetare att effektivt och ändamålsenligt skydda kundernas personliga integritet. Mer konkret har det inneburit att arbetsförmedlarnas åtkomst till kundernas personuppgifter i högre grad styrs av vilka personuppgifter det finns behov av att se för att utföra olika arbetsuppgifter. Befintliga processer, metoder och IT-stöd har anpassats och förändrats för att förbättra möjligheten för alla medarbetare att följa personuppgiftslagstiftningen. Varje enskild medarbetare ska enbart få åtkomst till den information som behövs för att lösa sina arbetsuppgifter. Arbetet innefattar även införandet av tydliga beskrivningar för arbetssätt/metoder/rutiner. Handläggare ska inte ofrivilligt riskera att ta del av skyddsvärd information. Nya systemstöd driftssattes i slutet av maj Digital målbild förutsätter att stödet via den lokala arbetsförmedlingen, vår kundtjänst och den lokala Arbetsförmedlingen används så att de kompletterar varandra. Arbetsförmedlingen har tagit fram en målbild för våra digitala kanaler och verktyg. Målbilden beslutades i mars Målbilden har sin utgångspunkt i den sammanhållna strategin för Arbetsförmedlingens utvecklingsarbete och ska fungera som ett styrmedel för många av våra digitala utvecklingsprojekt. Sammantaget innebär genomförande av digital målbild en förbättring av Arbetsförmedlingens digitala kanaler och verktyg. Ett väl sammanhållet, kundanpassat och modernt digitalt erbjudande har stor potential att effektivisera Arbetsförmedlingens verksamhet. Utvecklingen ska medföra att rätt hjälp ges till rätt personer på rätt sätt, förenkla för kunder och frigöra administrativ tid för arbetsförmedlare som istället kan läggas på kundkontakter. Arbetsförmedlingen bedriver en ständig utveckling av verksamheten och dess informationssystem. Stora satsningar på utökat IT stöd förutsätter en ökad låneram. 4 4 Arbetsförmedlingen hemställan om höjd låneram för 2013 dnr Af 2013/190918

15 Sida: 15 av Effektivitet De långsiktiga målen och uppgifterna för Arbetsförmedlingen finns i förordning (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen. Där anges att Arbetsförmedlingen ansvarar för den offentliga arbetsförmedlingen och dess arbetsmarknadspolitiska verksamhet. Den arbetsmarknadspolitiska verksamhetens huvuduppgifter enligt instruktionen är bl.a. att effektivt sammanföra dem som söker arbete med dem som söker arbetskraft, prioritera dem som befinner sig långt från arbetsmarknaden och att bidra till att stadigvarande öka sysselsättningen på lång sikt. Enligt Statskontoret (2011:13) handlar effektivitet i offentlig sektor om att skapa största möjliga nytta för befolkningen givet satsade resurser, om effekter i relation till resursinsatser. Det handlar om vilka effekter man vill uppnå med en viss verksamhet och hur det går att avgöra vad som är en effekt av en offentlig verksamhet och vad som är effekter som uppkommer av andra orsaker. Statskontoret konstaterar att det i nuläget saknas förutsättningar att besvara dessa frågor på ett samlat och systematiskt sätt, även om det på vissa delområden finns förutsättningar att följa upp effekter. Enligt den internationella standarden för volymmått på den offentliga sektorns produktion bör man sträva efter att mäta de prestationer som möter kunder. 5 Det är sällan möjligt att fånga hela verksamheten inom ett område i ett eller flera mått. Effektivitet handlar om att göra saker på rätt sätt men också göra rätt prioriteringar utifrån de mål som finns. Att koppla samman resurser och verksamhet med uppnådda mål och effekter. Effekter är det slutliga utfallet av verksamheten 6. Utfallet behöver värderas och sättas i relation till resursinsatserna för att göra en uppföljning av effektiviteten. Det är viktigt för Arbetsförmedlingen att kunna redovisa hur arbetstiden fördelas mellan olika arbetsuppgifter och olika kundgrupper. Arbetsförmedlingen har också ett eget intresse av att synliggöra hur arbetstiden används, både för att skapa en god arbetsmiljö utan onödig stress, och för att leda verksamheten effektivt. Under 2012 genomförde Arbetsförmedlingen en förstudie om förutsättningarna för att införa tidsredovisning på myndigheten. Arbetsförmedlingen planerar att genomföra ett pilotprojekt för att vidare undersöka möjligheterna till fullskalig tidsredovisning i myndigheten. 5 Statskontoret 2011:13 En samlad och systematisk uppföljning av produktivitet, effektivitet och kvalitet i offentlig sektor 6 Statskontoret 2011:13 En samlad och systematisk uppföljning av produktivitet, effektivitet och kvalitet i offentlig sektor

16 Sida: 16 av 40 Att begreppet effektivitet används olika inom de statliga myndigheterna kan även exemplifieras genom att Arbetsförmedlingens effektivitet har åskådliggjorts och använts ur tre olika perspektiv; Arbetsförmedlingens matchningseffektivitet, Arbetsförmedlingskontorens effektivitet och Arbetsförmedlingens kostnadseffektivitet, se nedan. 2.1 Arbetsförmedlingens matchningseffektivitet I Arbetsförmedlingens Arbetsmarknadsrapporter undersöks varje år resultatet av Arbetsförmedlingens verksamhet på matchningsutfallet. Arbetsförmedlingens primära uppgift är att underlätta och förbättra matchningen av arbetssökande med lediga platser på arbetsmarknaden. En förbättrad matchningseffektivitet utmärks av kortare arbetslöshets- och rekryteringstider. Utfallet av verksamheten är i betydande grad beroende av arbetsmarknadens utveckling och de direktiv som myndigheten får från regeringen. Under senare år har Arbetsförmedlingen tillförts en rad nya uppdrag som har medfört att personer som tidigare fanns under andra myndigheters ansvar nu skrivs in på Arbetsförmedlingen. De nya uppdragen samt situationen på arbetsmarknaden har påverkat sökandesammansättningen och idag tillhör en majoritet av de arbetssökande grupper som står långt från ifrån arbetsmarknaden. Detta har troligen påverkat utflödet av arbetssökande till arbete, vilket för närvarande ligger på en klart lägre nivå än före finanskrisen. Enligt Arbetsmarknadsrapporten för 2013 beror den lägre nivån delvis på svårigheter att korrekt mäta utflödet till arbete för dem som är i garantierna. Interna beräkningar visar att utflödet till arbete skulle varit mellan en halv till en procentenhet högre om statistiken korrekt fångat upp utflödet till arbete för dem som är i garantierna. Skattningar av matchningsfunktionen ger en sammanfattande bild av hur Arbetsförmedlingen påverkar arbetsmarknadens funktionssätt. Skattningar i Arbetsmarknadsrapporten visar att antalet matchningar de senaste två åren, bortsett från tre veckor under hösten 2011 när antalet matchningar var lägre än förväntat, ligger inom det förväntade intervallet. Utifrån en historisk jämförelse har således matchningen varit lika effektiv som tidigare Arbetsförmedlingskontorens effektivitet Riksrevisionen redovisade under 2012 arbetsförmedlingskontorens effektivitet under perioden Med hjälp av den så kallade DEA (Data Envelopment Analys) modellen mättes skillnader i effektivitet mellan olika kontor där de kontor som lyckats generera flest slutliga prestationer givet mängden resurser bildar en produktionsfront. 7 Arbetsförmedlingens Arbetsmarknadsrapport Riksrevisionen Effektivitetsmätning som metod för att jämföra arbetsförmedlingskontor (RiR 2012:9)

17 Sida: 17 av 40 Övriga kontor mättes i förhållande till dessa kontor. Riksrevisionens beräkningar visar att ett flertal av arbetsförmedlingskontoren bedriver sin verksamhet resurseffektivt. Detta innebär att de inte kan öka mängden prestationer, exempelvis övergångar till arbete eller studier, utan att ytterligare resurser tillförs. Medeltalet för förbättringspotentialen är drygt 8 procent för varje enskilt år under den studerade perioden. Detta innebär att de slutliga prestationerna skulle kunna öka med i genomsnitt 8 procent utan att mängden resurser förändras. Denna genomsnittliga förbättringspotential är bättre än de från internationella studier som ofta visar på en förbättringspotential på procent. Den skiljer sig åtskilligt från Riksrevisionens studie från 2006, där förbättringspotentialen låg på omkring 100 procent. De stora skillnaderna i effektivitetstalen i studierna från Riksrevisionen under 2006 och 2012 kan bero på att den andra studien tog hänsyn till intermediära prestationer och att effekterna mättes över för stora tidsspann i den tidigare analysen. Olika konjunkturfaser i olika delar av landet kan då ha fått genomslag i resultaten. Arbetsförmedlingen arbetar nu, enligt förslag från Riksrevisionen, med att undersöka i vilken grad olika organisatoriska faktorer som kontorens arbetssätt, organisation, ledning, styrning och uppföljning kan tänkas bidra till skillnader i effektivitet bland olika arbetsförmedlingskontor. 2.3 Arbetsförmedlingens kostnadseffektivitet I regleringsbrevet för 2012 angavs att Arbetsförmedlingen särskilt skulle redovisa en beskrivning och analys av verksamhetens kostnadseffektivitet. Bedömningen av Arbetsförmedlingens kostnadseffektivitet utgick från det nya arbetssättet som ska rikta insatser för att bryta och förhindra långvarig arbetslöshet, arbeta för fler personliga möten, utveckla arbetsgivarkontakter för att stödja personer med en svag förankring på arbetsmarknaden och underlätta för arbetsgivare som har svårt att rekrytera. Årsredovisningen för 2012 visade att andelen tid som ägnats åt arbetssökande ökade jämfört med 2011, samtidigt som tiden för administration, ledning och styrning minskade Arbetsförmedlingens effektivitet Arbetsförmedlingen definierar effektivitet som myndighetens förmåga att nå målen i instruktion och regleringsbrev med god hushållning av statens medel. Arbetsförmedlingen har sedan tidigare identifierat att myndighetens väsentliga prestation är kundkontakter. En viktig del i arbetet med att förbättra Arbetsförmedlingens effektivitet är att effektivisera uppföljning och ledning av den operativa verksamheten för att kunna lägga så stor del som möjligt av tillgängliga personalresurser på kundkontakter. 9 Arbetsförmedlingens Årsredovisning 2012

18 Sida: 18 av 40 I avsnittet nedan redovisas de insatser och effektiviseringsåtgärder som Arbetsförmedlingen genomfört, pågår eller planeras för att säkerställa effektiva arbetssätt i verksamheten så att ett ändamålsenligt stöd ges och att befintliga resurser används på ett effektivt sätt.

19 Sida: 19 av Insatser och effektiviseringsåtgärder Arbetsförmedlingen har under 2012 och 2013 inriktat sina insatser på att bryta och förhindra långvarig arbetslöshet samt att underlätta för de arbetsgivare som har svårt att rekrytera. Fler möten mellan den arbetssökande och arbetsförmedlaren är en viktig del i arbetet med att bryta och förhindra långvarig arbetslöshet och få till stånd en effektiv matchning. Vi har etablerat ett nytt enhetligt arbetssätt som beskrivs mer ingående nedan. 3.1 Det nya arbetssättet Det nya arbetssättet är ett standardiserat arbetssätt för att göra rätt saker på rätt sätt. Det som ingår i det nya arbetssättet är dels sådant som förekommit tidigare, men som nu har utvecklats och standardiserats, och dels nya inslag. Generellt handlar standardisering av arbetssätt om att identifiera och ta fram ett bästa arbetssätt som tillgodoser ställda krav och samtidigt säkrar krav på enhetlighet i tillämpningen. Genom att standardisera Arbetsförmedlingens arbetssätt ökar möjligheterna för att arbetssökande och arbetsgivare ska få rätt stöd. Detta arbete pågår kontinuerligt. Arbetsförmedlingen ska i ett tidigt skede, redan vid inskrivningen, identifiera de personer som löper störst risk att drabbas av långtidsarbetslöshet och anpassa insatserna därefter. I arbetet med detta infördes ett nytt arbetssätt under Arbetssättet ligger fast under Fokusområden som ingår i det nya arbetssättet är en standardiserad inskrivning, bedömningsstöd, tidiga insatser, fokus på individuell handlingsplan, täta möten arbetsplatsförlagda aktiviteter och ett utvecklat sätt att arbeta med arbetsgivare, bl.a. genom nationella kunder. En standardiserad inskrivningsprocess innebär att: meriter ska vara verifierade, matchningsyrke ska vara registrerat, kompetensord ska uppdateras, den arbetsmarknadspolitiska bedömningen ska vara aktuell, aktiviteterna i handlingsplanen ska innehålla vilka jobb som ska sökas och när dessa ska följas upp. Ett matchningsunderlag med god tillförlitlighet är en förutsättning för Arbetsförmedlingens uppdrag att sammanföra arbetssökande med de lediga platser som ska tillsättas. En väsentlig del i matchningsarbetet är att säkra kvaliteten i matchningsunderlaget. Som en del i det nya arbetssättet infördes under 2012 ett bedömningsstöd. Bedömningsstödet syftar till att ge ett mer enhetligt stöd för att identifiera vilka sökande

20 Sida: 20 av 40 som behöver tidiga insatser för att minska inskrivningstiden. Möjligheten att göra insatser som får en positiv effekt på matchningen till arbete är större ju tidigare man upptäcker att en sökande löper risk för långtidsarbetslöshet. Bedömningsstödet har bidragit till en effektivare och mer enhetlig inskrivningsprocess och har tydligare satt fokus på de arbetssökandes individuella behov. För att ytterligare förtydliga och effektivisera inskrivningsprocessen samt för att skapa förutsättningar för att fler med behov ska få ta del av tidiga insatser har en handlingsplan för leverans av tidiga insatser tagits fram i april Bedömningsstödet bidrar, tillsammans med arbetsförmedlarens professionalitet, till att identifiera arbetssökande som löper en hög risk för att hamna i långtidsarbetslöshet. Därmed kan också åtgärder genomföras som minskar den risken. Arbetsförmedlingen ska arbeta proaktivt och standardiserat med ungdomar redan från första dagen i arbetslöshet. Ungdomens individuella behov ska vara utgångspunkt i arbetet. Ett intensifierat arbete för att stärka relationerna med arbetsgivare ska resultera i ökade ingångar till arbete för ungdomar. Alla ungdomar kan ta del av förmedlingsinsatser från det att de skrivs in och insatserna skiftar beroende på ungdomens behov. Unga med behov av tidig insats kan dessutom få programinsatser under de tre första månaderna. Arbetsförmedlingen arbetar även med de ungdomar som ännu inte kommit i kontakt med myndigheten men som riskerar att hamna i ett varaktigt socialt utanförskap. Det görs bl.a. inom ramen för arbetet med Unga in som vänder sig till unga som saknar känd sysselsättning och som ännu inte är inskrivna hos Arbetsförmedlingen. Sammantaget strävar Arbetsförmedlingen efter att öka möjligheterna för ungdomar att genom arbete eller utbildning bli socialt inkluderade. Alla arbetssökande ska ha en handlingsplan vilken är en framåtsyftande planering som ska innehålla aktiviteter på vägen till arbete eller utbildning och baserat på den arbetsmarknadspolitiska bedömningen. För de arbetssökande som har behov av tidiga insatser upprättas en handlingsplan senast inom fem dagar från inskrivningstillfället. Att genom handlingsplanen tidigt lägga fast vad som ska göras ökar förutsättningarna för en hög sökaktivitet från början och i förlängningen minska såväl arbetslöshets- som vakanstider. I samband med handlingsplanen görs den arbetsmarknadspolitiska bedömningen och det fastställs vilka insatser den arbetssökande behöver på sin väg till arbete eller utbildning. Det personliga mötet mellan arbetsförmedlaren och den arbetssökande är en viktig del i matchningsprocessen. I det nya arbetssättet är tätare personliga kontakter med arbetsökande en viktig del. Tätare kontakter skapar goda förutsättningar för mer behovsanpassade aktiviteter och därmed bättre användning av de arbetsmarknadspolitiska programmen och insatserna. Arbetsförmedlingen har under 2012 fortsatt att utveckla och förbättra samarbetet med arbetsgivarna. Genom att ha aktiva arbetsgivarkontakter och vara väl insatt i såväl

21 Sida: 21 av 40 arbetsgivarnas behov som de arbetssökandes kompetens kan vi underlätta för de sökande som har ett sämre utgångsläge att få ett arbete. Ett exempel på det är arbetet med nationella kunder. En viktig del i Arbetsförmedlingens matchningsarbete är de nationella överenskommelser Arbetsförmedlingen gör med arbetsgivare och ytterligare överenskommelser har ingåtts under Övrigt standardiseringsarbete För att kvaliteten i det inledande mötet mellan den arbetssökande och Arbetsförmedlingen ska öka, pågår även ett utvecklingsarbete som syftar till att förenkla för de arbetssökande att skriva in sig via internet. En förbättrad inskrivning ska förenkla och öka arbetssökandes tillgänglighet till funktioner för inskrivning genom att den sökande bara behöva mata in sina uppgifter en gång vid inskrivning. Detta får följden att de administrativa inslagen under det första mötet minskas ner och att fokus på jobb, matchning och en tydlig överenskommelse/ handlingsplan ökas. Baserat på de uppgifter den arbetssökande registrerar kan förslag på lediga arbeten att söka presenteras redan i samband med första mötet. En allt större del av de arbetssökande står långt ifrån arbetsmarknaden och för många finns det behov av flera olika insatser i en sammanhållen kedja för att komma in på arbetsmarknaden. För att mer systematiskt skapa förutsättningar för att bygga en kedja av insatser har Arbetsförmedlingen utvecklat ett sammanhållet stödmaterial som benämns verktygslådan. Verktygslådan är ett stödmaterial för att Arbetsförmedlingens personal snabbt och lättöverskådligt ska få en bild över hur våra olika verktyg och metoder hänger ihop och hur de kan användas mer sammanhållet för en skapa en effektiv kedja av insatser. Genom införandet av en samlad verktygslåda ges Arbetsförmedlingens personal en samlad och strukturerad presentation av Arbetsförmedlingens tjänster, metoder, handläggarstöd, verktyg och arbetssätt. Den samlade bilden gör att det går snabbare att hitta stöd för att vad arbetssökande och arbetsgivare kan få för hjälp. Vi har även tagit fram ett stöd för beräkning av lönekostnad för anställningar med stöd av anställningsstöd nystartsjobb etc. Detta finns tillgängligt på arbetsförmedlingen.se fr.o.m. april Sammantaget har Arbetsförmedlingen under 2012 och 2013 etablerat ett nytt standardiserat arbetssätt. För att få största möjliga effekt av arbetet är det av stor vikt med en välfungerande styrning och uppföljning. I avsnittet nedan beskrivs Arbetsförmedlingens arbete med styrning och uppföljning. 3.3 Styrning och uppföljning En välfungerande styrning och uppföljning är en förutsättning för att nå resultat, att sagt blir gjort. Styrning utgår från uppdragsgivaren och formulering av mål och mått vi följer upp årsvis. Processen utgår från vilken inriktning som finns och vilka resultat

22 Sida: 22 av 40 eftersträvas, vilka ekonomiska och andra förutsättningar som vi har, vilka risker som kan identifieras, vilken förändring och utveckling som krävs och slutligen hur vi styr för att uppnå målen. Den sammantagna verksamhetsplaneringsprocessen omfattar processer som hanterar budget, riskhantering, utvecklingsinitiativ och förvaltningsobjekt. Strategisk kompetensplanering, miljöarbete, jämställdhet- och mångfald, arbetsmiljö samt säkerhet är ytterligare områden som ingår i den övergripande processen. Inom budgetprocessen är fördelningen av Arbetsförmedlingens anslag en viktig komponent i styrningen av verksamheten. Fördelningen baseras på modeller som är utformade för att understödja uppdraget från regeringen och leda till att arbetsförmedlingarna tilldelas resurser i förhållande till arbetsbelastning och kundbehov. Processen för riskhantering som identifierar, värderar och prioriterar våra risker har setts över och vissa förändringar har genomförts. Identifierade risker har ett tydligare fokus mot våra prioriteringar och riskanalysarbete är nu tydligare en integrerad del av verksamhetsplaneringsprocessen. Vad som följs upp fastställs dels via den årliga planeringen av kommande år, dels via behov som uppstår under pågående år. Vi planerar och beslutar, implementerar, följer upp och återrapporterar och agerar på uppföljningen för att nå resultat. Grunden för styrningen är vårt uppdrag som beskrivs i instruktion och regleringsbrev. En väsentlig del i arbetet med att utveckla verksamheten är att se till att styrning och uppföljning skapar incitament som gör att förändringsarbetet får effekt i organisationen som helhet. Resultatdialoger på alla nivåer är centrala för att säkra att verksamheten bedrivs på ett enhetligt, effektivt och rättsäkert sätt. Resultatdialog har en central funktion som styrinstrument för att följa upp och analysera verksamheten. I resultatdialogerna identifieras goda exempel som kan spridas till fler delar av verksamheten. Genom överenskommelser i resultatdialogerna tydliggörs vad som ska göras, på vilket sätt, vem som ska göra det, hur resultatet ska mätas och när det ska göras. Det är viktigt att alla som arbetar inom Arbetsförmedlingen kan ta del av och förstår våra mål, mått och resultat. Underlag som används i uppföljningen ska också ge medarbetarna verktyg för att de ska kunna utveckla arbetet. Styrkortet tydliggör de mål som satts upp och underlättar för verksamheten att bryta ner vårt övergripande uppdrag till enskilda aktiviteter och mått på ett strukturerat sätt. Styrkortet är ett verktyg för en styrning som är balanserad och ser till helheten. Som ett led i detta har ett arbete genomförts inom Arbetsförmedlingen för att utveckla strukturen för styrning och ledning. Som beskrivet ovan planeras och följs verksamhet upp i en sammanhållen process i syfte att garantera att resurser utnyttjas effektivt så att

23 Sida: 23 av 40 arbetsökande och arbetsgivare får ändamålsenligt stöd som är arbetsmarknadspolitiskt motiverat. I arbetet identifierades ett behov av ökat produktionsfokus. Områden som fokuseras i produktionsuppföljningen är exempelvis styrkortsmåtten, stickprovskontroller för matchning, besöks- och kontaktfrekvens, arbetslöshetsförsäkringen och arbetsgivarrelationer. För att öka möjligheten till önskade effekter i produktionen har vi intensifierat resultatuppföljningen. Vi arbetar mer aktivt med styrkortsmåtten som ett kontinuerligt inslag i resultatdialoger på alla nivåer, stickprovskontroller genomförs för att mäta kvalitet i matchningen, hur ofta vi träffar och har kontakt med arbetssökande följs upp systematiskt samt att vi har ökat fokus på att säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring. Vidare har vikten av förstärkta relationer med arbetsgivare ytterligare betonats. Arbetsförmedlingen beslutade under 2012 att 300 av våra anställda ska ha en roll som särskilda resurspersoner för att stödja kontorschefen och medarbetarna i det nya arbetssättet. Som ytterligare stör har ett produktionsverktyg tagits fram för att chefer på arbetsförmedlingskontoren bättre ska kunna följa arbetet och planera för insatser för att klara uppdragen. 3.4 Utveckling av informationssystem och digitala kanaler Arbetsförmedlingen bedriver en kontinuerlig utveckling av verksamheten och våra informationssystem. Sedan ett år tillbaka har en ny teknisk plattform etablerats vid sidan av den gamla, men fortsatt utvecklingsarbete återstår inom följande områden: Moderniserad arbetssökandedatabas Nytt behörighetssystem Digital dokumenthantering Förbättringar i databasen med lediga platser Digital beslutshantering (beslut om arbetsmarknadspolitiska program, etc.) Adekvat ärendehantering av arbetssökandeärenden Utvecklade digitala kanaler för möte med arbetsgivare och arbetssökande Arbetsförmedlingen arbetar även med att utveckla kommunikationen internt. En insats inom detta område är det Digitala chefsrummet. Insatsen ska bidra till att förtydliga kommunikationen av prioriteringar, beslut och budskap. Digitala chefsrummet innebär skapandet av en chefskanal på Arbetsförmedlingens intranät. Informationen ska vara lättillgänglig och målgruppsanpassad. Insatsen ska öka medvetenheten om aktuella prioriteringar. Under kommer nya digitala tjänster att utvecklas för våra kunder som möter deras behov på ett bättre sätt än idag. Med hjälp av nya digitala lösningar kommer våra kunder bl.a. att kunna: följa sitt ärende, planera sitt jobbsökande, aktivitetsrapportera, få individuella tips och råd, hitta och bevaka jobb, skriva in sig och presentera sig, ha en

24 Sida: 24 av 40 digital dialog med Arbetsförmedlingen, få vägledning och råd inför yrkesval, annonsera, söka och hantera kandidater, rekvirera arbetsgivarstöd med mera. Vi ser att ett väl sammanhållet, kundanpassat och modernt digitalt tjänsteutbud ökar förutsättningarna att använda våra resurser effektivt och ge ökad kundnytta. 3.5 Struktureffektivisering 3.0 Som redogjorts för ovan påbörjades under 2011 arbetet med Struktureffektivisering 3.0 med fokus på att utveckla organisation, styrnings- och ledningsprocesser och chefstruktur. Målet med de förändringar som genomförts har varit att: Möjliggöra ökad produktionsfokus Samla, samordna och effektivisera sakavdelningarna Förstärka fokus och konsolidera förvaltningsområden Öka standardiseringen i stödfunktionerna Renodla, förtydliga och förstärka ledningsstaben Utveckla strukturen för styrning och ledning Det arbete som bedrivits i projektet struktureffektivisering 3.0 har bidragit till att Arbetsförmedlingen leds och styrs i en tydligare, mer ändamålsenlig struktur med ökat fokus på produktion. Exempel på viktiga pågående insatser under 2013 är en ökning av standardiserade stöd i stödfunktionerna, etableringen av en samlad inköpsavdelning och samordning av stöd i lokalfrågor. Syftet med standardiseringen är att säkerställa att det stöd som kärnverksamheten erbjuds ska vara enhetligt över hela landet. Syftet är vidare att frigöra tid för cheferna i produktionen att ägna sig åt att styra produktionen av tjänster till arbetssökande och arbetsgivare, vilket i sin tur väntas ge en serviceförbättring för kund. En samlad inköpsavdelning ökar förutsättningarna för ett affärsmässigt och rättssäkert genomförande av myndighetens samtliga upphandlingar. Med samordnad upphandling och effektiv kategoristyrning har Arbetsförmedlingen goda möjligheter att utnyttja konkurrensfördelarna med stora volymer vid upphandling och få bra prisnivåer och långsiktiga avtal. Enhetlig och konsekvent leverantörskontroll ger förutsättningar för kontroll av avtalsefterlevnad. Det säkerställer kvalitet, att myndigheten får det man betalar för samt ger möjlighet till sanktioner. På sikt blir effekten en mer strategisk inköpsfunktion. Samordning av stöd i lokalfrågor ska bidra till en effektivare användning av medel för lokaler. Under 2013 kommer Inköpsavdelningen utformas så att den stödjer e-handel och utvidgning av den e-handel som redan sker. Genom e-handel minskar den manuella fakturahanteringen, ger myndigheten kontroll och samordning av upphandling samt kan minska spontana direkta inköp. Genom elektronisk signering av avtal rationaliseras och effektiviseras den administrativa hanteringen vid avtalsskrivande. Elektronisk signering ger ökad rättssäkerhet, förkortar ledtiden för avtalssignerande och minskar kostnaderna

25 Sida: 25 av 40 för personal och papper samt minskar miljöpåverkan. Insatsen förväntas vara genomförd under Aktivitetsrapportering (ReA) Aktivitetsrapportering (ReA) innebär att den arbetssökande hanterar sin aktivitetsrapportering genom en webbapplikation som nås via Arbetsförmedlingens webbplats. I september sker förändringar i arbetslöshetsförsäkringen som kommer att förändra sättet som sökande rapporterar sitt arbetssökande. I aktivitetsrapporten ska den arbetssökande redovisa sökta jobb, lämnade intresseanmälningar, intervjuer och andra aktiviteter som den arbetssökande har vidtagit för att lösa sin arbetslöshetssituation. Arbetsförmedlaren har information om den sökandes sökaktivitet dokumenterad innan sökande kommer för uppföljning. Baserat på de uppgifter den arbetssökande registrerar kan förslag på lediga arbeten att söka presenteras vid inskrivning. Detta gör att kvaliteteten i samtalet kan förbättras och bli mer framåtsyftande. Därigenom kan mer tid ägnas åt uppföljning och planering av det kommande arbetssökandet. Genom införandet av aktivitetsrapporter skapas bättre förutsättningar för regelbunden kontaktfrekvens med alla grupper sökande, en ökad omsättning till arbete under den första tiden i arbetslöshet, och därmed minskat inflöde i program. Detta förbättrar förutsättningarna för en fortsatt satsning på arbetsgivarkontakter för att hitta platser till sökande som befinner sig långt från arbetsmarknaden Genom att använda oss av AF Kundtjänst i uppföljningen av aktivitetsrapporter kan vi effektivare utnyttja våra samlade resurser. Genom en tydligare ansvarsfördelning mellan lokala arbetsförmedlingar och Af Kundtjänst ser vi möjligheter att förbättra uppföljning av korttidsarbetslösa och samtidigt säkra tillräckliga resurser på lokala arbetsförmedlingar för utökade arbetsgivarkontakter och fördjupat stöd till arbetssökande med långvarig arbetslöshet. En tydligare struktur på den service som ges via Af Kundtjänst p.g.a. reformen blir också ett led i vårt fortsatta utvecklingsarbete. Liksom andra myndigheter strävar Arbetsförmedlingen efter att modernisera verksamheten och anpassa den till medborgarnas förväntningar på en modern organisation, som i ökande utsträckning erbjuder sin service via webb och telefon. 3.7 Ökad tillgänglighet Arbetsförmedlingen ska i högre utsträckning vara lokaliserade nära arbetskraften. Arbetsförmedlingens strategi är att vi i större utsträckning ska finnas där behoven är som störst. Särskilt viktigt är att etablera arbetssätt för att de som mest behöver tillgång till arbetsförmedlingens tjänster får det. Detta görs bl.a. genom arbetet med Unga in. En annan insats har varit att skapa en hög tillgänglighet till Arbetsförmedlingens tjänster och att erbjuda dem till alla kunder oavsett var de befinner sig geografiskt. Vi har genomfört en förbättrad tillgänglighet med ökat öppethållande vid ett antal större kontor. I dag har ett 70-tal av våra större Arbetsförmedlingar öppet till kl Införandet av