Svar på revisionsskrivelse angående granskning av bidrag till föreningar och organisationer

Transkript

1 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Produktionsstyrelsen Dnr PS Svar på revisionsskrivelse angående granskning av bidrag till föreningar och organisationer Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att meddela landstingets revisorer att styrelsen tagit del av rapporten Granskning av bidrag till föreningar och organisationer. Produktionsstyrelsen beslutar i och med detta lägga informationen till handlingarna. Ärende Landstingsrevisionen har genomfört en granskning av bidrag till förningar och organisationer. Genomförd granskning syftar till att bedöma om respektive styrelse/nämnd har ändamålsenliga rutiner vid beslut och utbetalning av bidrag samt om den interna kontrollen avseende bidrag till föreningar och organisationer är tillräcklig. I granskningsrapporten konstateras sammanfattningsvis att landstingsstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende bidrag till föreningar och organisationer i huvudsak är tillräcklig. I några fall finns det dock behov av att se över rutiner och hantering. Landstingsrevisionen rekommenderar utifrån genomförd granskning att regler och anvisningar tas fram för de bidragstyper om saknar handläggningsrutiner och att dokumentationen utvecklas, att uppföljningskrav ställs på alla som erhåller bidrag samt att inte utbetalning av bidrag sker innan beslut har fattats. I revisionsrapporten står att läsa att på Produktionsstyrelsen (förvaltningar underställda styrelsen) har totalt 1 mnkr utbetalats i bidrag till föreningar och organisationer. Produktionsstyrelsen har inga övergripande riktlinjer för bidragsgivning. Produktionsstyrelsen disponerar inte över medel för bidrag till föreningar och organisationer och har därför sedan styrelsen tillkom i början av 2011 inte fattat några beslut om bidragsgivning. Enligt arbetsordning för styrelsen återfinns inget uppdrag för styrelsen på detta område. Inte heller är beslut avseende bidragsgivning delegerat till förvaltningen, enligt gällande delegationsordning. I revisionsrapporten har en förvaltning underställd produktionsstyrelsen studerats mer ingående, nämligen Habilitering och hjälpmedel. Förvaltningen hade under 2010 en budget på 125 tkr för bidrag till föreningar och organisationer, exempelvis till föreningar som genomför aktiviteter för brukare med kroniska sjukdomar. Utifrån granskningsrapporten framgår att förvaltningen har bra löpande rutiner för hantering av bidragsansökningar, dock rekommenderas att både riktlinjer för bidragsansökningar och handläggningsrutiner dokumenteras samt att avvikelser mot gällande principer dokumenteras. Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

2 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Produktionsstyrelsen Även om rapportens fokusområde inte är en fråga som produktionsstyrelsen utifrån sitt uppdrag har direkt ansvar för, instämmer styrelsen i revisionens rekommendationer. Det är bra om handläggningsrutiner kring bidragsgivning dokumenteras och vill uppmuntra de förvaltningar som hanterar dessa frågor att göra detta, om så inte redan sker. Delges: Revisionen i Landstinget i Uppsala län Bilaga 32 Justerandes sign Sign Utdragsbestyrkande Utdrag till

3 Ärende Dnr PS Produktionsavdelningen Anna Sandström Tfn E-post Produktionsstyrelsen Svar på revisionsrapport angående granskning av bidrag till föreningar och organisationer Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att meddela landstingets revisorer att styrelsen tagit del av rapporten Granskning av bidrag till föreningar och organisationer. Produktionsstyrelsen beslutar i och med detta lägga informationen till handlingarna. Ärende Landstingsrevisionen har genomfört en granskning av bidrag till förningar och organisationer. Genomförd granskning syftar till att bedöma om respektive styrelse/nämnd har ändamålsenliga rutiner vid beslut och utbetalning av bidrag samt om den interna kontrollen avseende bidrag till föreningar och organisationer är tillräcklig. I granskningsrapporten konstateras sammanfattningsvis att landstingsstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende bidrag till föreningar och organisationer i huvudsak är tillräcklig. I några fall finns det dock behov av att se över rutiner och hantering. Landstingsrevisionen rekommenderar utifrån genomförd granskning att regler och anvisningar tas fram för de bidragstyper om saknar handläggningsrutiner och att dokumentationen utvecklas, att uppföljningskrav ställs på alla som erhåller bidrag samt att inte utbetalning av bidrag sker innan beslut har fattats. I revisionsrapporten står att läsa att på Produktionsstyrelsen (förvaltningar underställda styrelsen) har totalt 1 mnkr utbetalats i bidrag till föreningar och organisationer. Produktionsstyrelsen har inga övergripande riktlinjer för bidragsgivning. Produktionsstyrelsen disponerar inte över medel för bidrag till föreningar och organisationer och har därför sedan styrelsen tillkom i början av 2011 inte fattat några beslut om bidragsgivning. Enligt arbetsordning för styrelsen återfinns inget uppdrag för styrelsen på detta område. Inte heller är beslut avseende bidragsgivning delegerat till förvaltningen, enligt gällande delegationsordning. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax pg bg org nr

4 2 (2) I revisionsrapporten har en förvaltning underställd Produktionsstyrelsen studerats mer ingående, nämligen Habilitering och hjälpmedel. Förvaltningen hade under 2010 en budget på 125 tkr för bidrag till föreningar och organisationer, exempelvis till föreningar som genomför aktiviteter för brukare med kroniska sjukdomar. Utifrån granskningsrapporten framgår att förvaltningen har bra löpande rutiner för hantering av bidragsansökningar, dock rekommenderas att både riktlinjer för bidragsansökningar och handläggningsrutiner dokumenteras samt att avvikelser mot gällande principer dokumenteras. Även om rapportens fokusområde inte är en fråga som Produktionsstyrelsen utifrån sitt uppdrag har direkt ansvar för, instämmer styrelsen i revisionens rekommendationer. Det är bra om handläggningsrutiner kring bidragsgivning dokumenteras och vill uppmuntra de förvaltningar som hanterar dessa frågor att göra detta, om så inte redan sker. Delges: Revisionen i Landstinget i Uppsala län Bilaga Skrivelse från Landstingets revisorer samt revisionsrapport - Granskning av bidrag till föreningar och organisationer (Dnr PS ).

5

6 Revisionsrapport Granskning av bidrag till föreningar och organisationer Landstinget i Uppsala län Josefin Loqvist Åsa Sandgren December 2011

7 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och åtgärdsförslag 1 2 Inledning Revisionsfrågor Revisionsmetod 2 3 Granskningsresultat Landstingsstyrelsen Övergripande riktlinjer och anvisningar Bidrag till politiska partier 3 Verifieringar av bidrag Bedömning och förslag till åtgärder Hälso och sjukvårdsstyrelsen Riktade bidrag 4 Veriferingar av bidrag Pensionärsorganisationer 5 Veriferingar av bidrag Handikappföreningar 6 Veriferingar av bidrag Folkhälsoprojekt 7 Veriferingar av bidrag Bedömning och förslag till åtgärder Kulturnämnden 9 Verifieringar av bidrag Bedömning och förslag till åtgärder Produktionsstyrelsen Habilitering och hjälpmedel 13 Verifiering av bidrag Bedömning och förslag till åtgärder 14 Landstinget i Uppsala län

8 1 Sammanfattande bedömning och åtgärdsförslag Genomförd granskning syftar till att bedöma om respektive styrelse/nämnd har ändamålsenliga rutiner vid beslut och utbetalning av bidrag. Vår sammanfattande bedömning är att: Det finns tydliga och aktuella dokumenterade regler/anvisningar avseende hanteringen av bidrag till föreningar och organisationer för flertalet av bidragstyperna. Organisation och ansvarsfördelning avseende beslut och bidragsgivning fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Beslut tas av styrelse/nämnd eller på delegation enligt delegationsordning. Handläggningsrutinerna fungerar i huvudsak tillfredsställande men bör dokumenteras. Utbetalningsrutinerna uppfyller i huvudsak kravet på en god intern kontroll. För vissa bidrag saknas regler/anvisningar. För de bidrag där regler finns så bedömer vi att dessa regler fungerar på ett ändamålsenligt sätt. En systematisk uppföljning görs av bidragsanvändningen avseende flertalet bidragstyper. Vår bedömning är att Landstingsstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende bidrag till föreningar och organisationer i huvudsak är tillräcklig. Vi rekommenderar dock att: regler/anvisningar utarbetas för de bidragstyper som saknar sådana handläggningsrutinerna dokumenteras bl.a. genom beskrivning av handläggningen samt framtagande av checklista över krav på inkomna handlingar för respektive bidragstyp någon form av uppföljningskrav ställs på alla bidragstagare all bidragsdokumentation förvaras samlat i diariet per bidrag utbetalning av bidrag inte sker innan formellt beslut är fattat Landstinget i Uppsala län 1 av 1

9 2 Inledning Styrelse och nämnder inom Landstinget i Uppsala län betalade under 2010 ut 295 mnkr i bidrag till föreningar och organisationer (exkl. kommuner, landsting, statliga myndigheter och kommunalförbund) med olika bakgrund och mål. Av beloppet utgör 259 mnkr bidrag till landstingsägda företag. Lämnade bidrag exklusive bidraget till de landstingsägda företagen fördelas, utifrån redovisningen för år 2010 respektive 2011 (t.o.m. november), på följande nämnder och styrelser. HSS 11,1 mnkr 2010 respektive 15,7 mnkr 2011 Kulturnämnden 18 mnkr 2010 respektive 17,9 mnkr 2011 Landstingsstyrelsen 6,3 mnkr 2010 respektive 8,1 mnkr 2011 Produktionsstyrelsen (fr o m 2011) o Akademiska sjukhuset 0,9 mnkr 2010 respektive 0,1 mnkr 2011 o Habilitering och Hjälpmedel 0,1 mnkr 2010 respektive 0,1 mnkr 2011 Under 2011 har hittills totalt 284 mnkr utbetalats i bidrag varav 241 mnkr i bidrag till landstingägda företag samt trafiken. 2.1 Revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om respektive styrelse/nämnd har ändamålsenliga rutiner vid beslut och utbetalning av bidrag. Är Landstingsstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende bidrag till föreningar och organisationer tillräcklig? Vid granskningen tillämpas följande revisionskriterier: Det finns tydliga och aktuella dokumenterade regler/anvisningar avseende hanteringen av bidrag till föreningar och organisationer Organisationen och ansvarsfördelningen avseende beslut och bidragsgivning fungerar på ett ändamålsenligt sätt Handläggnings- och utbetalningsrutinerna uppfyller kravet på en god intern kontroll Bidragsreglerna fungerar på ett ändamålsenligt sätt En systematisk uppföljning görs av bidragsanvändningen 2.2 Revisionsmetod Intervjuer har genomförts med landstingets ekonomichef, finanschef och redovisningschef, förvaltningschef, ekonomichef och projektansvarig på Kulturnämnden, verksamhetschef och verksamhetssekreterare på Habilitering och hjälpmedel samt bidragshandläggarna på HSS. Skriftlig dokumentation i form av ansökningar och beslut samt regler för bidrag har granskats. Vidare har stickprov Landstinget i Uppsala län 2 av 2

10 3.1.1 Övergripande Bidrag Bedömning Granskning av bidragsgivning år 2011 genomförts på föreningsbidrag beslutade under 2010 eftersom bidragen 2011 inte är slutredovisade än. Uppgifter om 2011 års bidrag anges upplysningsvis. 3 Granskningsresultat I följande avsnitt redovisas respektive styrelse/ nämnds hantering av landstingets olika bidragstyper. Gemensamt för samtliga bidrag är att utbetalning sker via Resurscentrum utifrån underlag från respektive förvaltning. 3.1 Landstingsstyrelsen riktlinjer och anvisningar Det finns inga landstingsövergripande riktlinjer och anvisningar avseende hantering av bidrag. till politiska partier Bidrag till politiska partier (partistöd) och även till partiernas ungdomsorganisationer hanteras via landstingets ledningskontor och betalas ut en gång per år. Samtliga partier ska inkomma med ansökningar, antingen via mail eller i pappersform. I ansökan ska bankgiro eller postgiro-nummer anges. Det finns inga dokumenterade regler/anvisningar eller handläggningsrutiner avseende bidrag till politiska partier. Bidragen fördelas ut i förhållande till hur många mandat partiet har i fullmäktige. Enligt budget är det ekonomiska stödet till politiska partier 6 mnkr 2011 vilket var en ökning från 2010 med 1,9 mnkr. Det innebär kr per mandat. Ökningen 2011 beslutades efter att en jämförelse med andra landstings partistöd visade på att Landstinget i Uppsala län hade bland de lägsta bidragen i landet. Verifieringar av bidrag I budget redovisas tydligt hur mycket som utbetalas i bidrag till de politiska partierna samt till ungdomspartierna. Utbetalning sker efter begäran från respektive parti. Beslutet om höjt bidrag redovisas på egen rad i budgeten för Ytterligare underlag till detta beslut finns inte i handlingarna. och förslag till åtgärder Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende bidrag till politiska partier är i huvudsak tillräcklig. Vi rekommenderar dock att handläggningsrutinen dokumenteras. 3.2 Hälso och sjukvårdsstyrelsen Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) betalade totalt ut 11,1 mnkr under 2010 i bidrag till föreningar och organisationer. Motsvarande utbetalning t.o.m. november Landstinget i Uppsala län 3 av 3

11 2011 är 15,7 mnkr. Inom HSS finns olika typer av bidrag som hanteras av flera olika handläggare. År 2005 antog HSS övergripande riktlinjer för bidragsgivning. Riktlinjerna omfattar bl.a. vägledning för bidragsgivning samt återrapportering av bidrag. Nedan redogörs för flertalet av de olika bidragstyperna samt hanteringen av dessa Riktade bidrag Riktade bidrag beslutas av HSS för en treårsperiod. Under 2010 fördelade HSS 6,1 mnkr till åtta olika organisationer och för 2011 har 6,5 mnkr utbetalats. Föreningarna ansöker om bidrag för hela perioden och efter beslut i styrelsen tecknas en överenskommelse mellan föreningens ordförande och HSS ordförande. Bidraget utbetalas årligen efter att organisationerna fakturerat landstinget. Beloppet som betalas ut motsvarar tidigare års bidrag uppräknat med en av landstinget fastställd uppräkningsfaktor. Det är i princip samma organisationer som får bidrag varje år. I överenskommelserna framgår vilka krav styrelsen ställer på organisationerna i den årliga återrapporteringen; verksamhetsplan, verksamhetsberättelse inklusive revisionsberättelse och medlemsstatistik ska skickas in. Om organisationen inte fullgör sitt åtagande, inte lämnar in efterfrågad redovisning och/eller inte lämnar korrekta uppgifter kan HSS återkräva bidraget. Varje ansökningshandling med tillhörande beslut och uppföljningsunderlag förvaras samlat i diariet. Fakturan dokumenteras ej med övriga handlingar till ansökan. Handläggningsrutinen avseende riktade bidrag finns inte dokumenterad. Veriferingar av bidrag Vi har detaljgranskat fyra bidragsansökning avseende perioden Avstämning har skett avseende ansökan, beslut om bidrag samt uppföljningen. Förening Beslutat och utbetalt belopp, tkr Ansökan (syfte, begärt bidrag) Beslut (protokoll samt överenskommelse undertecknade av ordföranden) Uppföljning (verksamhetsplan verksamhetsberättelse inkl revisionsberättelse och medelmsstatistik) Upplands Ok Ok Ok idrottsförbund Röda Korset, 685 Ok Ok Ok region mitt NTF Uppsala län 619 Ok Ok Ok SISU Idrottsutbildarna Uppland 375 Ansökan saknas i diariet. Ok Ok Landstinget i Uppsala län 4 av 4

12 3.2.2 Pensionärsorganisationer Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) avsätter varje år medel som ska tilldelas pensionärsorganisationer. Bidraget utgår till disktriktsorganisaioner som tillhör en riksorganisation vars verksamhet främjar pensionärers intressen och som är öppen för medlemskap för alla pensionärer. Distriktsorganisationen måste dessutom vara representerad i landstingsts pensionärsråd för att kunna söka bidrag. Under 2010 fördelades totalt 746 tkr i bidrag och under 2011 fördelades 776 tkr. Bidraget fördelas utifrån ett grundbidrag om kr ( kr 2011) per organisation. Organisationer som har minst 1000 medlemmar och lokalavdelningar i minst tre av länets kommuner erhåller även 411 kr (418 kr) per lokalavdelning samt 26,07 kr (26,53 kr) per medlem. Bidraget beslutas utifrån samma kriterier även om det tillkommer en organisation vilket gör att bidragets totala summa ökar i dessa fall. Beslut om bidrag fastställs av HSS i december. Bidragets totala storlek bestäms utifrån att förra årets bidrag räknas upp med av fullmäktige fastställd uppräkning av anslaget till HSS. För 2010 var uppräkningen 2,7 procent och 2011 var den 1,8 procent. Åren 2010 och 2011 erhöll sex pensionsärsorganisationer bidrag. Det är i princip samma föreningar som får bidrag varje år men 2010 tillkom en ny organisation. Regler för bidrag till pensionärsorganisationer finns fastställda av HSS per Reglerna anger att ansökan om bidrag ska åtföljas av verksamhetsberättelse och revisorsintyg över antal medlemmer, lokalavdelningar samt deras spridning i länet. Ansökan görs på särskild blankett framtagen av landstinget. Handläggningsrutinen avseende bidrag till pensionärsorganisationer finns inte dokumenterad. Dokumentering av ansökan, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse sker i diariet. Någon ytterligare uppföljning än genom verksamhetsberättelserna görs inte. Utbetalning av bidrag sker i början av året. Veriferingar av bidrag Vi har detaljgranskat pensionärsorganisationernas bidragsansökningar avseende Avstämning har skett avseende ansökan, beslut om bidrag samt uppföljningen. Landstinget i Uppsala län 5 av 5

13 Förening Pensionärernas Riksorganisation (PRO), Uppsala län Riksförbundet Pensionärs- Gemenskap, Norra Svealands distrikt Svenska Kommunalpensionärernas förbund, Uppsala län Sveriges Pensionärsförbund Uppsala län Sveriges Pensionärers Riksförbund SverigeFinska Pensionärer Stockholms distrikt Beslutat och utbetalt belopp, tkr Ansökan Beslut (protokoll HSS) Uppföljning (verksamhetsberättelse inkl revisionsberättelse) 414 Ok Ok Ok 15 Ok Ok Ok 15 Ok Ok Ok 270 Ok Ok Ok 15 Ok Ok Ok 15 Ok Ok Ok Handikappföreningar Hälso- och sjukvårdsstyrelsen avsätter varje år medel som ska tilldelas länets handikappföreningar. Under 2010 fördelades totalt 3,4 mnkr i bidrag varav 952 tkr tilldelas Handikappföreningarnas samarbetsorgan (HSO) för hyreskostnader och kostnader relaterade till samverkansavtalet med landstinget. Resterande 2,4 mnkr tilldelas länets handikappföreningar utifrån ett förslag som en arbetsgrupp bestående av representanter för olika handikapporganisationer lägger fram till HSS. Totalt har 40 föreningar ansökt och fått bidrag för År 2011 fördelades totalt 3,5 mnkr, varav 969 tkr till HSO, till 44 föreninger. Arbetsgruppen ska förhålla sig till ett antal fördelningsprinciper bl.a. - antal medlemmar, 23 kr/medlem - garantibelopp om 40 procent av föregående års bidrag - verksamhetsgrad - aktivitet i HSO:s samverkansarbete Beslut om bidrag fastställs i Hälso- och sjukvårdsstyrelsen i december året innan. Bidragets totala storlek bestäms utifrån att förra årets bidrag räknas upp med av Landstinget i Uppsala län 6 av 6

14 fullmäktige fastställd uppräkning av anslaget till HSS. För 2010 var uppräkningen 2,7 procent och 2011 var den 1,8 procent. På ansökningsblanketten anges vilka handlingar som ska bifogas ansökan. Där anges att verksamhetsplan, ekonomisk plan, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse och revisionsberättelse ska bifogas. Ansökan görs på särskild blankett framtagen av landstinget. Ansökningarna inkommer till landstingets ledningskontor. Handläggaren kontrollerar att ansökningarna är fullständiga och att erfoderliga handlingar har bifogats. Om ansökningarna inte är fullständiga och underlag saknas får föreningarna möjlighet att komplettera dessa. När ansökningstiden har gått ut lämnas ansökningarna och underlagen till HSO. HSO tar fram förslag på fördelning av bidrag som skickas till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen för beslut. Veriferingar av bidrag Avstämning har gjorts mellan utbetalda bidrag och beslut i Hälso- och sjukvårdsstyrelsen för samtliga utbetalda bidrag och inga avvikelser har noterats Folkhälsoprojekt Hälso- och sjukvårdsstyrelsen avsätter varje år medel som ska fördelas till projekt som främjar folkhälsan. Vissa beslut om fördelning av folkhälsomedel är delegerat till de tre länsdelsberedningarna som ansvarar för var sitt geografiskt område. Länsdels-beredningarna får fatta beslut om fördelning av tilldelade folkhälsomedel upp till 120 tkr per projekt. För 2010 respektive 2011 avsatte Hälso- och sjukvårdsstyrelsen totalt 984 tkr respektive tkr att fördela enligt följande: Uppsala-Knivsta 634 tkr 2010 respektive 645 tkr 2011 Heby-Tierp-Älvkarleby-Östhammar 166 tkr 2010 respektive 169 tkr 2011 Enköping-Håbo 184 tkr 2010 respektive 187 tkr 2011 Det finns fastställda rutiner och kriterer för fördelning av folkhälsomedel (HSS ). Utgångspunkten för bidragsgivningen är landstingets plan för hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbete. Enligt kriterierna ska insatsen exemeplvis ha formen av ett utvecklingsprojekt och syfta till att bli en del av ordinarie verksamhet samt vara prioriterad i landstingets folkhälsoplan. Vidare krävs att projektet har en samfinansiering. Fr.o.m har rutinerna/kriterierna reviderats. I de nya kriterierna anges att beslut om fördelning är delegerat till länsdelsberedningarna. Rutinerna/kriterierna har även förtydligats men är i innehållsmässigt i stort samma som tidigare. De föreningar och organisationer som söker bidrag inkommer med skriftliga ansökningar. Det finns ingen framtagen mall för ansökan men krav på vad som ska bifogas till ansökan framgår av den fastställda rutinen. En projektplan ska upprättas och förankras i organisationen. Om det finns brister i organisationernas ansökningar får de möjlighet att komplettera denna. Avrapportering/uppföljning ska ske årligen för fleråriga projekt och när ett projekt är slutfört ska det Landstinget i Uppsala län 7 av 7

15 slutredovisas. När slutredovisning ska ske anges inte i rutinen. Uppföljningarna rapporteras till beredningarna. Varje ansökningshandling och tillhörande beslut samt uppföljning sparas samlat i diariet. Handläggningsrutinen avseende bidrag för folkhälsomedel finns inte dokumenterad. Veriferingar av bidrag Vi har detaljgranskat fem bidragsansökning avseende Avstämning har skett avseende ansökan, beslut om bidrag samt uppföljningen. Förening Handikappföreningarnas samarbetsorgan Uppsala kommun OCD-föreningen Ananke i Uppsala län (ansökan om medel till Allmänna arvsfonden) Hittaut.nu Uppsala kommun Majblommeföreningen i Enköping Handikappföreningarnas samarbetsorgan Enköpings kommun Beslutat och utbetalt belopp, tkr Ansökan (projektplan med syfte, metod, ekonomi, tidsplan etc) Beslut (i länsdelsberedningens utskott) Uppföljning 50 Ok Ok Uppföljning saknas pga att projektet inte är avslutat 78 Ok Ok Landstinget deltog till viss del i projektet. Ytterliga uppföljning har inte skett. 100 Ok Ok Ok 25 Ok Ok Ok 100 Ok Ok Uppföljning saknas, enligt ansökan skulle projektet avslutas i september Bedömning och förslag till åtgärder Inom Hälso- och sjukvårdsstyrelsen finns många olika bidragstyper. Utifrån de veriferingar vi gjort till olika bidrag kan vi konstatera att hanteringen i de flesta fall har skett med tillräcklig intern kontroll. Vår bedömning är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig. Vi rekommenderar dock att handläggningsrutinerna dokumenteras. Landstinget i Uppsala län 8 av 8

16 3.3 Kulturnämnden Kulturnämnden ger stöd till olika länsinstitutioner och andra organisationer som verkar i hela länet. Vidare ges stöd till enskilda konstnärer eller kulturarbetare i form av stipendier samt ett tvåårigt konstnärligt utvecklingsstöd. Totalt utbetalade Kulturnämnden 18 mnkr i bidrag under 2010 respektive 17,9 mnkr Inom Kulturnämnden finns olika typer av bidrag som hanteras av olika handläggare. För merparten av bidragen finns regler/normer och blanketter framtagna som även finns tillgängliga på hemsidan. Handläggningsrutiner för bidragsgivning finns inte dokumenterade. Nedan redogörs för de olika bidragstyperna samt hanteringen av dessa. Konstnärligt utvecklingsstöd Årligen utdelas ett konstnärligt utvecklingsstöd om 100 tkr i upp till två år. Ansökan görs på angiven blankett. Stödet kan sökas av professionella kulturutövare med anknytning till Uppsala län. Syftet är att under en längre period ge yrkesverksamma konstnärer möjlighet till utveckling och förnyelse. Stödet beslutas av Kulturnämnden. Den som tilldelas konstnärligt utvecklingsstöd ska årligen till Kulturnämnden lämna skriftlig rapport över stödets användning föregående år. Rapporten ska också innefatta beskrivning av utvecklingsinsatser och uppnådda effekter. Årliga anslag Kulturnämnden fördelar inför varje nytt verksamhetsår anslag till institutioner och organisationer som arbetar länsövergripande inom kulturområdet. Verksamhetsplan och budget för det kommande året ska bifogas, liksom verksamhetsberättelse med resultaträkning från föregående år. Ytterligare uppföljningskrav saknas för dessa bidrag. Bidrag till ungdomsorganisationer Kulturnämnden ger årligen bidrag till distriksorganisationer som bedriver regional verksamhet för barn och ungdomar i Uppsala län. Syftet med bidraget är att främja demokratin genom att stimulera barns och ungdomars engagemang i föreningslivet. Bidraget skall ge distriktsorganisationerna i länet ekonomiskt stöd för den regionala verksamheten, ledarutbildning samt samordning av lokalföreningarnas verksamhet. För att få del av bidraget ska organisationen ha minst 200 inom länet bosatta och registrerade medlemmar i åldern 7-25 år. Det ska även finnas lokalavdelningar i minst tre av länets kommuner. Ansökan ska ske på särskild blankett. Bidrag utgår för regional verksamhet, i form av verksamhetsbidrag. Verksamhetsbidraget kan maximalt uppgå till 150 tkr per organisation. Verksamhetsbidraget fördelas i ett fast grundbidrag och ett rörligt medlemsbidrag. Ansökan ska innehålla verksamhetsberättelse och revisionsberättelse samt revisionsintyg om antalet medlemmar. Bidrag kan även sökas för utveckling av verksamheten, som utvecklingsbidrag. Ansökan om utvecklingsbidrag ska innehålla en plan innehållandes syfte, tidsplan och ekonomi. Enligt fastställd norm ska en stickprovsmässig granskning av distriktsorganisationernas verksamhet genomföras årligen. Organisationens ordförande eller revisor Landstinget i Uppsala län 9 av 9

17 ska närvara vid denna granskning. Enligt uppgift har denna rutin ändrats i och med att revisionsintyg avseende antal medlemmar är ett krav sedan Stickprovsgranskningar görs inte årligen och under 2010 och 2011 har ingen granskning skett. Nämnden beslutar om och när eventuella granskningar. Det regionala verksamhetsbidraget betalas ut senast i februari nästkommande år efter att revisions- och verksamhetsberättelse inkommit. Utbetalning av utvecklingsbidraget sker efter beslut, två gånger per år. Regionalt projektbidrag Enligt landstingets övergripande kulturpolitiska mål och strategier Konstpolitik, Kulturpolitik, Kulturplanering ska landstinget arbeta för ett rikt konstliv av hög kvalitet, kulturellt delaktiga invånare, samt en attraktiv livsmiljö i länet. Ett medel i detta arbete är bidrag till regionala kulturprojekt inom såväl olika konstformer som kultur i en vid mening. Projekt som är i linje med övergripande mål och strategier för landstingets kulturinsatser kan komma ifråga för regionalt projektbidrag. Ansökan om regionalt projektbidrag kan göras vid tre tillfällen per år. Ansökan om regionalt projektbidrag ska göras på särskild blankett och en utförlig projektbeskrivning kan lämnas som bilaga. Bidrag kan endast beviljas för ett år i taget, även för projekt som löper över flera år. En detaljerad redovisning av projektet ska lämnas på särskild blankett till Kulturnämnden senast tre månader efter avslutat projekt eller projektperiod. En utförligare redovisning kan bifogas som bilaga. Bidrag till studiecirklar i vården/kultur i vården Bidraget ges till studieförbund för cirklar som äger rum inom landstingets verksamhet, för patienter. Bidraget avser att ersätta deltagaravgifter och är för närvarande 160 kr per studietimme. För att kunna få bidrag måste studiecirklarna göra en preliminär ansökan senast den 1 november året före. Bidraget utbetalas sedan utifrån redovisade studietimmar i efterhand, dvs. utbetalning sker efter genomfört verksamhetsår. Fördelade bidrag redovisas i en sammanställning. Bidrag till studiedistrikt Landstingets bidrag till studieförbunden syftar till att stärka och utveckla demokratin. Landstinget vill också främja en god folkhälsa och god livskvalitet i länet, genom att medborgarna ges möjligheter till ett aktivt deltagande i såväl kulturella upplevelser som eget skapande. Kulturnämnden fördelar årligen bidrag till studieförbundens distriktsorganisationer. Stödet är uppdelat i två delar, ett generellt stöd som avser 65 procent av totalen och ett utvecklingsbidrag om 35 procent. Det generella stödet baseras på varje studieförbunds relativa andel av genomförda studietimmar i länet. Ansökan ska innehålla verksamhetsplan, verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning med revisionsberättelse. När det gäller ansökan om utvecklingsstöd sker det utifrån en särskild dialog mellan studieförbund och representanter från Kulturnämnden. Dialogerna ger nämnden ett underlag för beslut om bidragsstorlek. Landstinget i Uppsala län 10 av 10

18 Film i Uppland Film i Uppland har inget egentligt bidrag att fördela. Under särskilda omständigheter kan dock filmprojekt av regional karaktär stödjas ekonomiskt. Det finns ingen ansökningsblankett för denna bidragstyp. Enligt uppgift ska en redovisning av projektet lämnas in till Kulturnämnden senast tre månader efter avslutat projekt. Vid vår verifiering av projekt har noterats att efter förfrågan om bidrag har Kulturnämnden efterfrågat en formell ansökan via mail. Enligt mailkonversation ska ansökan innehålla projektbeskrivning, inspelningsplan och budget. Verifieringar av bidrag Vi har detaljgranskat bidragsansökning avseende Avstämning har skett avseende ansökan, beslut om bidrag samt uppföljningen. Bidragstyp Konstnärligt utvecklingsstöd Förening/ organisation/ privatperson Beslutat och utbetalt belopp, tkr Privatperson 100 i 3 år 1) Ansökan (uppfyller krav) Beslut (fastställt i nämnden eller enligt delegation) Uppföljning, (uppfyller krav) Ok Ok Ok Årliga anslag Biskops-Arnö 935 Ok Ok Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. Årliga anslag Riksteatern 940 Ok Ok Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. Årliga anslag Grönsöö Slott 200 Ok Ok Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. Bidrag till ungdomsorganisationer Bidrag till ungdomsorganisationer Regionala projektbidrag Bidrag till ungdomsorganisationer Upplandsslättens scoutdistrikt Sverok Svealand 109 Ok Ok Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. 150 Ok Ok Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. KFUK-KFUM 150 Ok Ok Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. Sveriges 50 Ok Ok Projekt ej slutfört spelmäns riksförbund Landstinget i Uppsala län 11 av 11

19 3.3.1 Bedömning Granskning av bidragsgivning år 2011 Regionala projektbidrag Bidrag till studiecirklar i vården/kultur i vården Bidrag till studiedistrikt Bidrag till studiedistrikt Bidrag till studiedistrikt Film i Uppland Konsthuset 45 Ok Ok Projekt ej slutfört NBV Uppsala 119 Ok Fördelade bidrag redovisas i en sammanställning. Formellt beslut saknas. ABF Uppsala län ABF Uppsala län Ok Avser grundbidrag 730 Ok Avser utvecklings bidrag 750 Ok Avser utvecklings bidrag 12 Ansökan saknas Studiefrämjandet Cinema Vision videoproduktion Ok Ok Ok Beslut saknas. Utbetalning av bidrag har skett utifrån faktura (avser hyra av kamera). 1) Tidigare riktlinjer för konstnärligt utvecklingsstöd tillät stöd i 3 år, numer kan stödet mottagas i maximailt 2 år. Utifrån genomförd verifiering av bidrag kan konstateras att bidragsdokumentationen inte förvaras samlat i en akt, per bidrag, i diariet. Viss information saknas i diariet och förvaras istället hos respektive handläggare. Dessutom saknas formellt beslut i två granskade fall och i ett fall är beslut taget utanför gällande riktlinjer. och förslag till åtgärder Inom Kulturnämnden finns många olika bidragstyper. Utifrån de veriferingar vi gjort till olika bidrag kan vi konstatera att hanteringen i de flesta fall har skett med tillräcklig intern kontroll. Vår bedömning är att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig. Dock rekommenderar vi följande för att ytterligare stärka den interna kontrollen: att handläggningsrutinerna dokumenteras att uppföljningskrav ställs på alla bidragstagare att all bidragsdokumentation förvaras samlat i diariet per bidrag Ok Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. Inga övriga uppföljningskrav än de som gäller ansökan. Ok (Inspelad film) Landstinget i Uppsala län 12 av 12

20 3.4.1 Habilitering Granskning av bidragsgivning år Produktionsstyrelsen På Produktionsstyrelsen har totalt 1 mnkr utbetalts i bidrag till föreningar och organisationer. Produktionsstyrelsen har inga övergripande riktlinjer för bidragsgivning. och hjälpmedel Habilitering och hjälpmedel hade under 2010 en budget på 125 tkr för bidrag till föreningar och organisationer. Totalt utbetalades 104,4 tkr under både 2010 och 2011 är 104,2 tkr utbetalt t o m oktober. Hittills har förvaltningens budget för bidrag inte behövt nyttjas fullt ut. Bidragen som beviljas avser stöd till föreningar som genomför aktiviteter för brukare med kroniska sjukdomar, t.ex. rehabiliteringsvecka för njursjuka barn. Enligt uppgift är det oftast samma föreningar som söker bidrag år från år. Förvaltningen informerar inte om möjligheten att söka bidrag på exempelvis hemsida eller infoblad. Ansökningarna sker löpande under hela året. De föreningar och organisationer som söker bidrag inkommer med skriftliga ansökning till förvaltningen. Habilitering och hjälpmedel har ingen framtagen mall för ansökan eller några standardiserade krav på vad en ansökan ska innehålla. Dock anges syfte, deltagare och kostnader i flertalet ansökningar. Verksamhetschefens beslut om bidrag grundas på syfte med aktiviteten och det mervärde det ger för brukaren och dess familj. Maximalt belopp som utbetalas är kr per familj alternativt 550 kr per person och dag. Dessa riktlinjer är inte dokumenterade. Utbetalning sker alltid till respektive förening och inte till enskild brukare. Utbetalning sker utifrån erhållen faktura efter utförd aktivitet. Uppföljning av bidraget sker genom informationen på fakturorna. Fakturorna innehåller oftast information om aktivitet och deltagare. Ingen annan återrapportering krävs. Varje ansökningshandling och tillhörande beslut förvaras samlat i diariet. Fakturan dokumenteras ej med övriga handlingar till ansökan. Förvaltningen har inga dokumentarade rutiner för hur bidragen hanteras och vilka belopp som ska betalas ut. Alla beslut tas av verksamhetschefen i samråd med verksamhetssekreterare. Verifiering av bidrag Vi har detaljgranskat fem bidragsansökning avseende Avstämning har skett avseende ansökan, beslut om bidrag samt uppföljningen. Förening Beslutat belopp, kr Utbetalt belopp, kr Ansökan (syfte, deltagare, begärt bidrag) Beslut (undertecknad av chef, belopp) Uppföljning (faktura med syfte och deltagare) Njurförbundet Ok Ok Ok Landstinget i Uppsala län 13 av 13

21 3.4.2 Bedömning Granskning av bidragsgivning år 2011 Svensk Ok Ok Ok Dysmeliförening Furuboda1) Ok Ok Ok. Ingen faktura har inkommit efter januari 2011 p.g.a. att bidragsökaren inte fortsatt utbildningen. Föreningen 22q Ok Beräkning av bidragets storlek framgår ej av beslutet. Följer ej riktlinjen. Faktura anger endast antal deltagare, ej vilka. Valjeviken Ansökan anger inget belopp endast antal dagar. 1) Avser 2010 och 2011 i samma ansökan. Ok, bygger på 500 kr/dag för två veckor. I de fall beslut har tagis utanför de riktlinjer som gäller för beviljat belopp saknas dokumentation om orsak till avvikelsen. och förslag till åtgärder Vår bedömning är att Habilitering och hjälpmedel har bra löpande rutiner för hantering av bidragsansökningar. Bidragen är en liten del av förvaltningens verksamhet. Alla bidrag beslutas och skrivs under av verksamhetschefen. Vi rekommenderar dock att både riktlinjer för bidragsansökan och handläggningsrutiner dokumenteras. Dessutom bör avvikelser mot gällande principer dokumenteras. Ok Åsa Sandgren Projektledare Viveca Karlsson Uppdragsledare Landstinget i Uppsala län 14 av 14