Slutrapport avseende införande av ett nytt tandvårdsstöd

Transkript

1 SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 1 (7) Socialdepartementet Stockholm Slutrapport avseende införande av ett nytt tandvårdsstöd Regeringen har i beslut den 30 november 2006 uppdragit åt Försäkringskassan att vidta de förberedelser som krävs för att administrera tandvårdsstödet efter genomförandet av tandvårdsreformen. I uppdraget ingår bl.a. att ta fram underlag och förbereda för ett nytt IT-stöd. I denna slutrapport lämnar Försäkringskassan en redogörelse för hur tandvårdsstödet ska administreras och hur statistik om tandvårdskonsumtion, tandvårdskostnader och tandhälsa kan tas fram samt Försäkringskassans bedömning av de framtida administrationskostnaderna. Försäkringskassan har av Regeringen den 18 juni 2008 fått i uppdrag att lämna denna slutrapport den 1 september Delrapporter på ursprungsuppdraget av den 30 november 2006 har avlämnats vid två tidigare tillfällen. I oktober/november 2007 beslöt Försäkringskassan att lägga in Tandvårdsprojektet i det s.k. programmet för Försäkringskassans förändringsarbete för att ta till vara det arbete som utförs i programmet inom områdena organisation, bemanning, kompetensutveckling, produktionsstyrning, information mm. I samband med detta beslöts också, som tidigare rapporterats, att gå från egen IT-utveckling till en utveckling baserad på ett standardprogram SAP CRM och att involvera en extern konsult i utvecklingsarbetet. Det är Försäkringskassans bedömning att denna förändring har medfört att tandvårdsstödet, trots kort tid för genomförandet, fanns på plats den 1 juli. Ikraftträdandet Den 1 juli trädde det nya tandvårdsstödet i kraft. Det nya IT-stödet tog emot det första anropet från Landstinget i Sörmland var det första tandvårdsbesöket avslutat och en bekräftelse hade gått från Försäkringskassans system till vårdgivaren. Därmed hade införandefasen av det nya statliga tandvårdsstödet avslutats och administrationen av den nya försäkringen inletts. Under hela införandet har Försäkringskassan haft nära och täta kontakter med den s.k. Genomförandeorganisationen på Socialdepartementet och företrädare på olika nivåer för professionen (Folktandvårdsföreningen, Privattandläkarna, Sveriges tandhygienistförening, Sveriges tandläkarförbund, Tjänstetandläkar-

2 SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 2 (7) na), samt med berörda myndigheter på området (Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket, Socialstyrelsen). Detta breda och till viss del gränsöverskridande arbetssätt har varit en framgångsfaktor för Försäkringskassans arbete, i vissa delar helt avgörande, för ett lyckat resultat sett i ljuset av den korta tid myndigheten har haft till sitt förfogande. Sedan ikraftträdandet har möten hållits varje måndag med representanter för Genomförandeorganisationen på Socialdepartementet, Läkemedelsförmånsnämnden och Socialstyrelsen för att följa införandet av det nya tandvårdsstödet. IT-stödet och statistikinsamling m.m. Det IT-stöd som togs i drift den 1 juli för att stödja administrationen kring det nya tandvårdsstödet har beskrivits mer i detalj i tidigare rapporter till regeringen. Ikraftträdandet gick som planerat och det IT-stöd som nu är i drift är det som planerats under genomförandearbetet på Försäkringskassan. I korthet är det ett IT-system baserat på självbetjäning från vårdgivarna som rapporterar in underlag från besök, tecknande av abonnemang och begär utbetalning av statligt tandvårdsstöd. Informationen som levereras i IT-stödet är huvudsakligen sådan information som behövs för att beräkna, betala ut och kontrollera statligt tandvårdsstöd, men även tandhälsouppgifter som Försäkringskassan hämtar in på uppdrag av Socialstyrelsen till det nya tandhälsoregistret. Förutom att tjäna som vårdgivarnas redskap för självbetjäning tjänar IT-stödet också som verktyg åt Försäkringskassans personal för handläggning av tandvårdsärenden. För en vårdgivare finns två möjligheter att arbeta med IT-stödet, dels genom den webbaserade tandvårdsportal som nås från Försäkringskassans hemsida, dels genom vårdgivarens eget IT-system som anpassats för att kommunicera med Försäkringskassans system. IT-stödet är, i enlighet med myndighetens IT-strategi, byggt på ett standardsystem, SAP. Sju olika externa tandvårdssystem har deltagit i utvecklingen och efter genomförda tester kvalitetsgodkänts av Försäkringskassan. Tre av leverantörerna av dessa system har godkänts med vissa begränsningar i systemens funktionalitet. Av de cirka 2000 vårdgivare som anslutits till det nya tandvårdstödet kommer cirka 26 % att använda tandvårdsportalen och resterande (bland annat samtliga landsting) kommer att använda något av de externa systemen. IT-stödet utvecklades fram till den 6 april och testades därefter i Försäkringskassans övriga IT-miljö. Defekter som före ikraftträdandet upptäcktes åtgärda-

3 SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 3 (7) des eller registrerades (beroende på allvarlighetsgrad och konsekvens) för eventuella framtida åtgärder. Information som samlas in via IT-stödet kommer att utgöra en omfattande statistikkälla både vad avser tandvårdskonsumtion, tandhälsa och tandvårdspriser. Information om tandhälsa lämnas vidare till Socialstyrelsen inom ramen för det personuppgiftsbiträdesavtal som upprättats mellan myndigheterna. Även övrig information enligt förordningen om tandhälsoregister förs över till Socialstyrelsen. Statistik som samlas in av Försäkringskassan förs över till ett särskilt datalager. Rapporter kan därifrån hämtas för statistiksammanställningar, analyser, prognoser mm. Löpande överföring av statistik till Statistiska Centralbyrån kommer också att ske. Efter ikraftträdandet har det tekniska IT-stödet fungerat i stort sett mycket bra. Defekter i systemet som upptäcks tas om hand, analyseras och åtgärdas löpande. För detta ändamål har inom tandvårdsprojektet ett applikationsunderhållsteam tillsatts. Information om driftsstörningar och defekter lämnas genom kundtjänsten för partners och på Försäkringskassans hemsida. De mer betydande defekter som upptäckts i systemet och påverkat vårdgivarna sedan ikraftträdandet är följande: 1. Det allmänna tandvårdsbidraget (ATB) gick inte att utnyttja den 1 juli. Detta korrigerades samma eftermiddag. 2. Av de 2000 vårdgivare och 5000 mottagningar som är anslutna till försäkringen försenades beslutet om anslutning för cirka 100 vårdgivare eller mottagningar. 3. Personer födda under andra halvåret 1988 hanterades av systemet som inte berättigade till statligt tandvårdsstöd. För dessa kunde därför inte patientbesök rapporteras in. Detta korrigerades den 8 juli. 4. Personer födda under andra halvåret 1989 har fått allmänt tandvårdsbidrag trots att de inte har rätt till det. Detta korrigerades den 10 juli. 5. Under tre dagar vecka 33 fanns prestandaproblem i Försäkringskassans ITsystem, det upplevdes som trögt, med svarstider uppemot en halv minut. Detta rättades till i fyra steg. Vid dessa fyra tillfällen behövde systemet startas om vilket gjorde att det inte kunde nås under några minuter: 11 augusti: 3 min dagtid 12 augusti: 5 min nattetid 12 augusti: 7 min dagtid 12 augusti: 7 min dagtid 6. Vissa kombinationer av diagnos och åtgärder har inte gått att genomföra. Vårdgivaren har kunnat undvika problemet genom att dela upp åtgärderna på

4 SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 4 (7) flera besök under samma dag vilket framgått av information på hemsida. Problemet korrigerades den 21 augusti. 7. För patienter som gjort mer än ett besök kan, om vårdgivaren rapporterat in besöket via ett externt journalsystem, mer än ett allmänt tandvårdsbidrag felaktigt ha betalats ut. Felet korrigerades den 20 augusti. Tandvårdsförsäkringens administration Tandvårdsförsäkringen administreras från och med den 1 juli 2008 inom fyra nationella försäkringscenter (NFC); Lund, Göteborg, Skellefteå/Umeå och Visby (endast EU ärenden) samt Kundcenter för Partners (KCP). Parallellt med det nya tandvårdsstödet ska även det gamla tandvårdsstödet handläggas de närmaste åren. Försäkringskassan har resursplanerat för handläggning och förvaltning av bägge. En del i handläggningen är medverkan av de försäkringsodontologiska rådgivarna (f.d. försäkringstandläkare) som bistår Försäkringskassans handläggare med odontologiska bedömningar vid behov. Dessa bedömningar är en del av de underlag som krävs för att ta de försäkringsmässiga beslut som behövs främst gällande efterhandskontroller. Dessa bedömningar kvalitetssäkras via en försäkringsodontologisk koordinator. Rollen som Försäkringsodontologisk rådgivare är liksom handläggarrollen förändrad i det nya tandvårdsstödet. Försäkringsodontologisk rådgivare går från att ha varit en rådgivande funktion för vårdgivare till att bli en rådgivare till handläggaren. Detta betyder att det har skett en viss förskjutning av arbetsuppgifter mellan yrkesrollerna. Den odontologiska bedömning som krävs inom andra förmånsslag såsom arbetsskador, omprövningar, överklaganden och misstanke om brott kommer att hämtas från de NFC som handlägger tandvårdsförsäkringen. Bemanning/rekrytering När reformen trädde i kraft den 1 juli 2008 fanns drygt 200 medarbetare på plats för att arbeta med handläggning av tandvård i de båda tandvårdsstöden. Vid årsskiftet 2008/2009 beräknas det totala antalet medarbetare vara drygt 300. Under första halvåret 2009 beräknas bemanningen minska i takt med att den gamla försäkringen fasas ut och de mest intensiva utbildningsinsatserna har genomförts. Under hösten kommer en viss nyrekrytering att ske för att möta framtida behov som inte kan tillfredställas med intern överflyttning av personal.

5 SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 5 (7) Processkartläggning/arbetsmetod Processkartläggningen av Försäkringskassans hantering av tandvårdsstödet har genomförts och alla processer i anslutning till det nya stödet har identifierats. Under september/oktober kommer denna processkartläggning att revideras utifrån de erfarenheter som arbetet med det nya tandvårdsstödet då har visat. Under hösten 2008 kommer ett arbete att pågå för att utarbeta metoder för att mäta kvalitén i process och beslut samt produktionsstyrning. Supportprocess Supportprocessen är komplex på grund av samtidig administration av resterna av det gamla stödet och det nya med övergångsregler, en ny IT-plattform, nytt IT-stöd, en grupp av vårdgivare med olika nivå på sitt IT-kunnande samt externa systemleverantörer. I Försäkringskassans förändringsarbete finns en princip som genomförts avseende tandvårdsstödet som innebär En kanal in. För tandvårdsstödet är Kundcenter för partners (KCP) vårdgivarnas kanal in och Kundcenter för privatpersoner kanalen för allmänheten. Under augusti uppstod långa svarstider varför olika åtgärder/aktiviteter igångsattes. Då behoven var delvis olika för offentlig- och privattandvård, beslöts att bilda två åtgärdsgrupper med företrädare för Privattandläkarna i den ena och Tjänstetandläkarna och Folktandvårdsföreningen i den andra. Åtgärdsgruppen med Privattandläkarna träffas varje vecka och den andra gruppen mindre regelbundet. Kommunikation Försäkringskassan prioriterade vårdgivarna i den externa kommunikationen. För att nå majoriteten av vårdgivarna har Försäkringskassan under hela projekttiden samverkat med bl.a. systemleverantörer, Sveriges tandläkarförbund, Privattandläkarna, Tjänstetandläkarna, Sveriges tandhygienistförening, Folktandvårdsföreningen och nyckelintressenter som SKL, Praktikertjänst och landstingsrepresentanter. För vårdgivarna fanns fr.o.m. mitten av maj ett elektroniskt utbildningsmaterial med information om den nya försäkringen. Materialet gjordes tillgängligt via Försäkringskassans webbplats och till tandläkare och tandhygienister skickades dessutom ett usb-minne som innehöll länkar till det elektroniska utbildningsmaterialet och till Försäkringskassans övriga information. Under slutet av maj/början juni ordnade Tandhygienistföreningen informationsmöten för tandhygienister i Stockholm, Malmö och Göteborg. Vid dessa möten bidrog Försäkringskassan med talare. För tandläkarna ordnade Försäkringskassan i samverkan med Privattandläkarna, Tjänstetandläkarna och Folktandvårdsföreningen informationsmöten i Lu-

6 SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 6 (7) leå, Stockholm, Örebro, Malmö och Göteborg. Över 3000 tandläkare deltog i dessa heldagsmöten och de fick ta del av intentionerna med reformen och information om tandläkarnas förändrade administration i förhållande till Försäkringskassan. Allmänheten informerades om den nya försäkringen främst genom Försäkringskassans broschyr- och webbmaterial. Utbildning Totalt har över personer loggat in i den externa elektroniska utbildningen och av dessa har cirka 70 % angett att de är tandläkare eller tandhygienist, dvs. att de tillhör den primära målgruppen för utbildningen. 69 % av deltagarna har uppgett att målet med utbildningen helt och hållet eller till stor del har uppnåtts Majoriteten anser även att e-learning har passat dem som utbildningsform, att utbildningen varit lagom lång och på rätt nivå För handläggare, specialister, försäkringsodontologiska rådgivare och personal i telefonikundtjänsterna har både elektroniska utbildningar och lärarledda klassrumsutbildningar på olika nivåer genomförts. Den stora majoriteten har deltagit i planerade utbildningar och för en minoritet av personalen fortsätter utbildningstillfällena även efter den 1 september. Lärare på utbildningarna har till stor del bestått av dem som ska arbeta som specialister i den nya försäkringen. Ekonomi Projektet nytt tandvårdsstöd Projektet beräknas för hela perioden omsluta 249,9 miljoner kronor (31, ,3) varav 231,8 miljoner kronor lånefinansieras och 18,1 miljoner kronor anslagsfinansieras. IT-utvecklingen av projektet belöper sig på 228,6 miljoner kronor och övriga projektkostnader på 21,3 miljoner kronor. IT-stödet utvecklas i två releaser, en som togs i drift den 1 juli 2008 och en som tas i drift i november IT-stödet behöver därefter vidareutvecklas och förfinas under de närmaste åren. Utgifterna för detta kan i nuläget inte uppskattas varför Försäkringskassan får återkomma i denna del. Tandvårdsadministrationen Försäkringskassan har i budgetunderlaget för åren angivit de ökade kostnaderna för tandvårdsadministrationen, vad avser ökade handläggningskostnader och kostnader för IT-stödet, till 88 miljoner kronor för 2009, 76 miljoner kronor för 2010 och 70 miljoner kronor för 2011.

7 SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 7 (7) Försäkringskassan hemställer om utökat anslag enligt budgetunderlag Beslut i detta ärende har fattats av ställföreträdande generaldirektör Maivor Isaksson i närvaro av programchef Charlotte Ahlström, den senare som föredragande. Maivor Isaksson Charlotte Ahlström Wimi 2005 FK90010_003_G