Ärenden Handlingar Föredragande

Transkript

1 Myndighetsnämnden 17 december 2015

2 Kallelse/Föredragningslista 1 (2) Myndighetsnämnden sammanträder Tid: Torsdagen den 17 december 2015, klockan Plats: Bofors hotell, Hyttåsvägen 12 Ersättarna underrättas om sammanträdet. Handlingarna publiceras också på webbplatsen: under Kommun & politik/ Demokrati Fastställande av dagordning Val av justerare Förslag: Erika Eriksson (S), ersättare Lars- Erik Carlsson (V) Justeringsdatum: Tisdagen den 22 december 2015, klockan Ärenden Handlingar Föredragande Beslutsärenden 1. Verksamhetsrapport X Ulla Lindqvist 2. Attestförteckning 2016 X Ulla Lindqvist 3. Återrapportering av internkontroll 2015 X Izabel Majoros Pernilla Andersson Wiss 4. Internkontroll 2016 X Martin Lindström 5. Karlskoga. Ansökan om bygglov för ändrad användning av enbostadshus. 6. Storfors. Föreläggande med vite om att återställa byggnaden till gällande bygglov 7. Tillfällig ändring av stadigvarande serveringstillstånd, La Vita Pub & Pizzeria X X På sammanträdet Håkan Blomquist Håkan Blomquist Malin Kvarth Anmälningsärenden 8. Delegationsärenden X 9. Inkomna handlingar X

3 Kallelse/Föredragningslista 2 (2) Ärenden Handlingar Föredragande 10. Avslutade lantmäteriförrättningar X Informationsärenden 11. Samhällsbyggnadsinformation Överklagade beslut - Strandskyddet Noren Kärmsön 1:9 Skrymmande växtlighet Krishanteringsplan livsmedel Tillsynsprojekt ovårdad tomt Avlopp asylboende Storfors Tillsynsprojekt Tatuerare Skolor Receptfria läkemedel Information från kommunala nätverk/råd Personal och övriga frågor På sammanträdet Agnetha Köhler Pernilla Andersson Wiss Stina Vendel Miljökontoret Ordförande Martin Lindström Karlskoga den 2 december 2015 Göran Pettersson (S) Ordförande Presskonferens den 18 december 2015 klockan 8:00, Skrantahöjdsvägen 35

4 Ärende 1 Verksamhetsrapport

5 Verksamhetsrapport för Myndighetsnämnden Ekonomisk rapport för MYN efter november månad RIKTPUNKT ÅRSBUDGET BUDGET 11 mån UTFALL PROCENT % % 92 % INTÄKTER KOSTNADER ÅRSPROGNOS Bygglovssektionen: Andelen ansökningar angående installation av braskamin har ökat denna månad, i övrigt är inflödet av ansökningar på liknande nivå som tidigare år. Bygglovssektionen är i fas med registrering och förgranskning av inkommande ärenden. Ökat antal förfrågningar inför bygglovansökningar gällande boenden med anledning av den aktuella flyktingsituationen där utredningen ibland kan bli omfattande. Arbete pågår med att ta fram förslag på ny bygglovstaxa. Kvalitetsutveckling pågår i olika projekt inom vårt ansvarsområde. Bostadsanpassningsbidrag: Under november månad har 23 nya ärenden inkommit. Jag har deltagit i en utbildning/föreläsning av projektet Mamma, pappa lam i Örebro där det förevisades förskrivningsbara hjälpmedel och vilka bostadsanpassningar som kan vara aktuella för att lösa problem som uppstår för funktionshindrade föräldrar. Vi kunde konstatera att många frågor faller lagmässigt mellan stolarna och att mycket arbete återstår. Ett bifallet ärende har överklagats till Förvaltningsrätten. En sökande är inte nöjd med föreslagen lösning utan vill ha en dyrare lösning. Miljötillsyn: Under november månad har miljöskyddssektionen jobbat mycket med planering inför kommande år. Mycket tid har även gått till utbildningar inom tillsyn, bland annat på kemikalier och förorenade områden, samt utbildning i Sitevision (program för redigering av webbsidor). De sista tillsynsprojekten för året har startats upp för att verksamheterna ska få den tillsyn som de betalar för. Arbetsbelastningen har under den senare delen av året varit hög, delvis på grund av den omorganisation som gjordes på förvaltningen under maj och delvis på grund av att årets avloppsinventering blev mer omfattande än planerat. På grund av det blir vi tvungna att flytta över en del planerade projekt till Inget av dessa projekt rör verksamheter som betalar fast årlig avgift och som skulle ha tillsynsbesök under Hälsoskydd, Alkohol, Livsmedel, Tobak: Under november månad har fokus legat på verksamhetsplanering inför Kontroll av kosttillskott har genomförts på fyra verksamheter. I kontrollen har innehåll i slumpmässigt utvalda produkter granskats med hänsyn till Livsmedelsverkets varning för DMBA/AMP-citrat i prestationshöjande produkter. Livsmedelstillsyn har gjorts på storkök och butiker, och häsloskyddstillsyn har gjorts på skolor samt tatuerare.

6 Trafikenheten: Vi har besökt Storfors och stämt av vårt arbete tillsammans gällande trafiken. Lite förbättringar omkring information för medborgarna återstår innan Annika Nilsson går i pension. Personal: Sjukfrånaron efter elva månader ligger på 4,1 %. Ekonomi: Med en månad kvar på året ser ekonomin bra ut. Nämnden ligger ca 500 tkr bättre än budget med bara en månad kvar. Prognosen stannar därför på ett positivt resultat med ca 500 tkr i överskott för året. Allmän förvaltningsinformation: Intervjuer med fyra personer för rekrytering av två nya avdelningschefer till mark- och planering samt bygg- och miljö har genomförts. Annonsering för rekrytering av en ny förrättningslantmätare har också gått ut. En stor mängd ärenden har hanteras inför nämnderna i november vilket resulterat en högre arbetsbelastning.

7 Ärende 2 Attestförteckning 2016

8 Tjänsteskrivelse 1 (2) MYN Handläggare Ulla Lindqvist Attestförteckning 2016 Attesträtt inom Myndighetsnämnden Kommunfullmäktige har antagit reglemente för attest, utanordning och utbetalning i Karlskoga kommun. Reglementet omfattar samtliga externa och interna transaktioner inklusive omföringar och rättelser av felaktigt bokförda transaktioner. Reglementet omfattar även medel som kommunen åtagit sig att förvalta eller förmedla. Varje nämnd skall inom sitt ansvarsområde utse granskningsattestanter, beslutsattestanter och ersättare till dessa. Beslut avseende förändringar under löpande år kan delegeras. Beslutet gäller även godkännande av elektroniska attestanter. Det åligger varje attestant att ha god kännedom om reglementets innehåll. Attest Attest är den namnteckning med vilken därtill, av nämnd utsedd person, bekräftar att en ekonomisk transaktion är sakligt motiverad och att erforderliga kontroll moment utförts. Elektronisk attest Vid hantering av fakturor i ekonomisystemet IOF sker attestering genom elektronisk attest. I samband med attestanter registreras för elektronisk bearbetning erhålls en kvittenslista över vilka verksamhetskonton de kan attestera. Attestanter och utbetalningsansvariga personer - Förslag framgår av detaljerad attestlista. - Myndighetsnämndens ordförande och förvaltningschef föreslås ha generell attesträtt på samtliga ansvarskoder. - Förvaltningschefens personliga utlägg föreslås attesteras av kommundirektören. - Vid förvaltningschefens frånvaro föreslås att ställföreträdande förvaltningschef har generell attesträtt på samtliga ansvarskoder. - Ekonomen föreslås ha generell attesträtt i samband med rättelser vid ekonomiska uppföljningar internt i förvaltningen. Omfattning av attesträtten Omfattningen till rätten att attestera bygger på internbudgeten för Rätten innebär inte att avtal kan träffas för nämnden eller kommunens räkning.

9 Tjänsteskrivelse 2 (2) MYN Attestberättigade skyldigheter I samband med erhållande av attesträtt skall reglementet genomgås och överlämnas. Det åligger varje attestberättigad till att ha god kännedom om reglementets innehåll. Granskningsattestant Under 2009 införde Karlskoga kommun dubbel attest på alla externa ekonomiska transaktioner. Det innebär att alla som har tillgång och behörighet till ekonomisystemet IOF kan vara granskningsattestant. Attestlista för MHN 2016 Ansvar Beslutsattestant Ersättare 7 Stig Rengman Ordförande 700 A-K Davisson Martin Lindström 702 Martin Lindström Stig Rengman 710 Martin Lindström Izabel Majoros 720 Martin Lindström Izabel Majoros 730 Martin Lindström Terese Riddersand 7515 Agnetha Köhler Stig Rengman Förslag till beslut Myndighetsnämnden 1. Fastställer attestlista för myndighetsnämndens ansvarsområde enligt samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad Beslutar att ge ordförande och förvaltningschef Stig Rengman generell attesträtt för samhällsbyggnadsförvaltningens samtliga ansvarskoder. 3. Beslutar att vid förvaltningschefens frånvaro ge ställföreträdande förvaltningschefen Martin Lindström generell attesträtt för myndighetsnämndens samtliga kontoslag. Stig Rengman Förvaltningschef Ulla Lindqvist Förvaltningsekonom

10 Ärende 3 Återrapportering internkontroll 2015

11 Tjänsteskrivelse MHN Handläggare: Susanne Jarl Återrapportering internkontrollpunkter 2015 Sammanfattning Internkontroll har utförts på följande kontrollpunkter: - Att livsmedelsverksamheter får tillsyn i enlighet med beslutad tillsynstid. - Att rapporteringskedjan till myndighetsnämnden för anmälan om delegationsbeslut för bygglov följs. Internkontrollen visar att majoriteten av livsmedelsverksamheterna under innevarande år har fått kontroll i enlighet med beslutad tillsynstid. Kvarstående kontroller kommer att utföras under Internkontrollen visar att det finns system för att verksamheterna under en treårsperiod får kontroll i enlighet med beslutad tillsynstid. Internkontrollen visar att 5 av 36 kontrollerade delegationsbeslut inte återfinns i listan över rapporterade delegationsbeslut till nämnd. För att minska risker med manuell hantering kommer möjligheterna att ta ut listor direkt ur ByggR ses över. Beslutsunderlag Protokollsutdrag MHN Internkontroll 2015 Bakgrund Kommunfullmäktige har beslutat att tre kommunövergripande områden skall granskas årligen. Dessutom tillkommer ytterligare två specifika områden som respektive nämnd beslutar om. Syftet med internkontroll är att säkerställa att kommunfullmäktige och ansvarig nämnd har den insyn de behöver för att på ett fullgott sätt kunna leda och styra i olika frågor. Myndighetsnämnden har beslutat att för 2015 ska följande två områden vara nämndens internkontrollpunkter: - Att livsmedelsverksamheter får tillsyn i enlighet med beslutad tillsynstid. - Att rapporteringskedjan till myndighetsnämnden för anmälan om delegationsbeslut för bygglov följs. g:\stab\verksamhetsområden\sekreterare\aa-mhn\ \ärende 3 - återrapportering internkontroll 2015\tjänsteskrivelse interkontroll 2015.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering samhallsbyggnad@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

12 (4) Tillsyn av livsmedelsverksamheter Verksamheter där livsmedel säljs eller levereras direkt till slutkonsument, som butiker, catering, tillagningskök, caféer och restauranger, ska vara registrerade hos myndighetsnämnden. Nämnden ska utifrån Livsmedelsverkets vägledning riskklassa och fastställa kontrolltid och kontrollera verksamheterna i enlighet med fastställt kontrollbehov. I Karlskoga och Storfors finns 256 registrerade livsmedelsverksamheter som har en fastställd kontrolltid mellan 0,5 timme per år upp till 20 timmar per år. Utifrån kontrolltiden planeras kontrollbesök varje, vart annat eller vart tredje år. Syftet med kontrollen är att konsumenterna alltid ska ha tillgång till säkra livsmedel och ingen blir lurad av livsmedel. Offentlig kontroll ska vara effektiv och ändamålsenlig. Den ska också vara riskbaserad, regelbunden och hänsyn ska tas till tidigare kontrollresultat. Utförande av livsmedelskontroll I kontrolltiden ingår utöver kontroll på verksamheten även tid för planering, förberedelser inför kontrollbesök, skriva protokoll, diarieföring och arkivering. Kontrollen genomförs utifrån en fastställd kontrollplan där alla verksamheter i Karlskoga och Storfors kommuner är inplanerade i projekt utifrån verksamhetstyp och tillsynsbehov. Resultat Under 2015 planerades kontrollbesök på 199 verksamheter. På dessa planerades mellan 1-3 kontrollbesök beroende på verksamheternas riskklassning och årlig kontrolltid. Totalt planerades att på dessa 199 verksamheter genomföra 233 kontrollbesök. Under året hade ett projekt riktat mot Mobila verksamheter (t ex marknadsvagnar) planerats. I planering upptäcktes att alla verksamheter konstaterades ha upphört med sin verksamhet. Efter 2015 år utgång kvarstår 59 kontrollbesök. De verksamheter som har en kontrollskuld från 2015 finns inplanerade i 2016 års verksamhetsplanering och kommer att få den tillsyn som kvarstår Internkontrollen visar att det finns system för att verksamheterna under en treårsperiod får kontroll i enlighet med beslutad tillsynstid.

13 (4) Planerat Utfört Kontrollskuld Projekt Verksamheter Kontrollbesök Kontrollbesök Kontrollbesök Butiker Caféer Gatukök Pizzerior Restauranger Mottagningskök Förskolor Omsorg Skolor Övriga Storkök Lager Kosttillskott Tillfälligt boende Jordgubbar Inventering 0 Totalt Förslag till förbättring Inför 2016 har en ny förenklad kontrollplan för livsmedel tagits fram. Kontrollplanen används som grund för att säkerställa att verksamheterna får den tillsyn som de är riskklassade för. I kontrollplanen noteras hur många tillsynsbesök som verksamheten ska ha under året. Delegationsbeslut bygglov Enligt kommunallagen ska alla delegationsbeslut anmälas till nämnden. Anmälan av delegationsbeslut ska ske regelbundet och det ska gå att identifiera det beslutade ärendet, datum för beslut och vem som är beslutsfattare. I myndighetsnämnden presenteras delegationsbeslut månadsvis vid nästkommande sammanträde genom att fattade beslut presenteras i lista. Listan utformning har setts över under året och anspassats efter nämndens önskemål. Det finns en fastställd checklista på uppgifter som handläggaren följer i samband med delegationsbeslut, bland annat skriva in beslutet i delegationslistan. Handläggning av ärenden sker i verksamhetssystemet ByggR men listan för delegationsbeslut upprättas manuellt där varje beslut ska föras in separat Excel-fil.

14 (4) Genomförd kontroll Ett urval av delegationsbeslut från 2015 har plockats fram ur handläggningsprogrammet ByggR, Totalt har 36 beslut granskats (10 %). Detta urval har sedan kontrollerats gentemot de, till myndighetsnämnden, redovisade listor över delegationsbeslut. Resultat Kontrollen visar att 5 av 36 delegationsbeslut saknas i redovisningen till nämnden. Av de 5 som inte redovisats så handlar det om beslut i senare delen av byggprocessen; startbesked eller slutbesked. Den vanligaste typen av delegationsbeslut är beslut där bygglov och startbesked tas i samma ärende, inget sådant beslut finns bland de som inte redovisats. Förslag till förbättring Under 2016 kommer arbetet fortsätta med att effektivisera användningen av handläggningsprogrammet ByggR. Bland annat ska vi se över möjligheten att plocka ut rapporter/listor enligt programmets färdiga mallar, till exempel lista på delegationsbeslut. Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår myndighetsnämnden att godkänna samhällsbyggnadsförvaltningens rapport om genomförd internkontroll 2015 Susanne Jarl Bygg- och miljöchef

15 Ärende 4 Internkontroll 2016

16 Tjänsteskrivelse Dnr Handläggare: Susanne Jarl Myndighetsnämnden Internkontroll 2016 Sammanfattning Kommunfullmäktige har beslutat att tre kommunövergripande områden skall granskas årligen samt att respektive nämnd ska besluta om ytterligare områden som ska granskas. Syftet med internkontrollen är att säkerställa att kommunfullmäktige och ansvarig nämnd har den insyn de behöver för att på ett fullgott sätt kunna leda och styra i olika frågor. Internkontrollen ska vara en integrerad del av verksamhets- eller ekonomistyrningen. Granskade områden ska väljas där utsikter för betydelsefulla förbättringar är möjliga avseende effektivitet eller ekonomi. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att myndighetsnämndens internkontroll för 2016 består av tre förbättringsprojekt ur Bygg- och miljökontoret system för ständiga förbättringar Ständiga förbättringar På Bygg- och miljökontoret finns ett systematiskt och väl etablerat arbetssätt för att arbeta med ständiga förbättringar. Varje år initierats förbättringsprojekt (Kaizenprojekt) och årligen avslutas arbete i projekt som leder till förbättrade arbetssätt. Vilka förbättringsprojekt som genomförs beror på behov och potential till förbättring. Exempel på projekt där arbete pågår eller har genomförts är Arbetssätt för tillsyn av ovårdad tomt Utvärdering av risker med latrin och handläggningsrutin för latrindispenser Checklista för tillsyn på miljöfarliga verksamheter Visualisering och fördelning av inkommande klagomålsärenden Framtagande av mallar för bygglov Förvaltningen föreslår att nämndens internkontroll 2016 genomförs genom att resultat från tre förbättringsprojekt redovisas löpande under året. Redovisning av ett avslutat projekt per sammanträde sker i maj, september och december. Slutredovisning och sammanställning sker i samband med årsredovisning i början av 2017.

17 (2) Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 3 december Samhällsbyggnadsförvaltningens förslag till beslut 1. Myndighetsnämnden beslutar att internkontrollen 2016 genomförs genom att resultat från tre av Bygg- och miljökontorets förbättringsprojekt redovisas för nämnden. 2. Myndighetsnämnden beslutar att förbättringsprojekt ska redovisas löpande under året (maj, september och december) och slutredovisas i samband med årsredovisning. Martin Lindström Tf Avdelningschef Bygg- och miljökontoret Expedieras till Kommunstyrelsen Kommunrevisionen Samhällsbyggnadsförvaltningen