Kommunalt konkurrensprogram för Filipstads Kommun. Antaget av Kommunfullmäktige 2015-xx-xx

Transkript

1 Kommunalt konkurrensprogram för Filipstads Kommun Antaget av Kommunfullmäktige 2015-xx-xx

2 Kommunalt konkurrensprogram för Filipstads Kommun Antaget av kommunfullmäktige 27 november 2003, Syfte Dessa bestämmelser syftar till att ge klara spelregler i de fall konkurrensutsättning bedöms vara ett rationellt sätt att uppnå hög effektivitet och god kvalitet på kommunens tjänster. På vilket sätt kommunens uppgifter ska organiseras och fördelas ska kontinuerligt utvärderas utifrån effektivitet och personalens och brukarnas intresse. 2. Verksamhetsområden som kan konkurrensutsättas/beslutsordning Konkurrensprogrammet möjliggör konkurrensutsättning inom en eller flera kommunala verksamhetsområden. Tidigare konkurrensutsatta verksamheter ska kunna konkurrensutsättas även fortsättningsvis. Omfattningen av ny konkurrensutsättning beslutas i varje enskilt fall av Kommunfullmäktige efter beredning och förslag från respektive nämnd. Egenregiverksamhet ska därvid beredas tillfälle att komma in med erbjudande att utföra den tjänst som blir föremål för konkurrensutsättning. Antagande av anbud beslutas av respektive nämnd. 3. Undantag Uppgifter som innefattar myndighetsutövning omfattas inte av bestämmelsen i punkt Förutsättningar för verksamhetsövergång/kalkyl för jämförelse av interna och externa anbud Vid konkurrensutsättning ska kommunen alltid beakta förutsättningarna för eventuell verksamhetsövergång. Då en nämnd infordrar anbud ska frågan om anbudsgivares övertagande av personal, lokaler, inventarier och dylikt beaktas. Vid upphandling i konkurrens ska en kalkyl upprättas för att möjliggöra en jämförelse mellan eventuella interna anbud och med externa anbud, inklusive avvecklingskostnader. Kalkylen ska redovisa samtliga relevanta kostnader. När en egenregienhet lämnar ett internt erbjudande ska detta behandlas under samma förutsättningar som ett anbud från en utomstående anbudsgivare. En nämnd får förkasta samtliga anbud när egenregienheten lämnat det förmånligaste erbjudandet eller det finns godtagbara skäl att inleda ett nytt upphandlingsförfarande. Upphandling sker enligt LOU (2007:1 091) lag om offentlig upphandling. Bilagor: Arbetsrätt-personalfrågor vid konkurrensutsättning. Kalkylmodell för Filipstads kommun/kalkylmetoder vid konkurrensutsättning.

3 5. Jävsregler Om jäv för förtroendevald eller anställd hos kommunen finns bestämmelser i 6 kap kommunallagen. Om jäv för personalföreträdare i ärenden som avser beställning eller upphandling av varor och tjänster finns bestämmelser i 7 kap. 10 p.6 Kommunallagen. Utöver vad som kan anses följa av dess bestämmelser bör den som medverkat vid utformningen av ett internt erbjudande eller som har anknytning till ett kommunalt företag som lämnar anbud i en upphandling inte delta i handläggningen av upphandlingsärendet. Den som deltar i beredningen av ett upphandlingsärende bör inte heller förfara så förtroendet till hans opartiskhet rubbas. 6. Kvalitets- och miljökrav Vid anbudsförfarandet ska kvalitets- och miljökrav enligt gällande miljöpolicy anges. 7. Samråd med arbetstagare och brukare Varje nämnd ska se till att samråd och uppföljning av konkurrensprogrammet sker med företrädare för berörda arbetstagarorganisationer samt där sådana organisationer finns även med brukarna. 8. Kompetensutveckling, information och stöd Kommunalt anställda som vid konkurrensutsättning vill bilda eget företag bör kunna ges kompetensutveckling, information och stöd i den omfattning som kommunstyrelsen bestämmer. 9. Tolkning och tillämpning av konkurrensprogrammet Frågor om tolkning och tillämpning av detta program avgörs av kommunstyrelsen.

4 Reviderad ARBETSRÄTT - PERSONALFRÅGOR VID KONKURRENSUTSÅTTNING 1. Inledning Vid upphandling av driftentreprenader kan arbetsrättsliga relationer komma att påverkas. Anställningsförhållanden kan förändras genom byte av arbetsgivare alternativt uppsägning på grund av arbetsbrist. Gamla kollektivavtalsrelationer kan också komma att upphöra genom uppsägning av avtal. Detta gör att de arbetsrättsliga frågorna inte får glömmas bort i sammanhanget. Med arbetsrätt avses de rättsregler som gäller mellan arbetsgivare och arbetstagare samt mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisation. Dessa regler finns i arbetsrättslig lagstiftning, kollektivavtal och enskilda anställningsavtal. Exempel på lagstiftning är Anställningsskyddslagen (LAS) och Medbestämmandelagen (MBL). Exempel på kollektivavtal är det lokala kollektivavtalet Allmänna bestämmelser (AB). Enskilda anställningsavtal innehåller överenskommelser mellan arbetsgivare och arbetstagare om anställning, lön arbetstid etc. Det arbetsrättsliga regelverket är omfattande och ibland så svårtillgängligt att arbetsrättslig expertis (exempelvis kommunens personalavdelning) måste kontaktas på ett tidigt stadium, då dessa frågor är av stor betydelse för att förändringsprocessen skall kunna genomföras. Ett framgångsrikt förändringsarbete förutsätter att anställda och fackliga organisationer är välinformerade om motiven för förändringsarbetet och att "spelreglerna" framstår som klara. Det är också viktigt att avsätta tillräckligt med tid för de fackliga förhandlingarna eftersom frågorna ofta är komplexa och kan ta tid att lösa. 2. Upphandlingens olika faser En upphandling kan förenklat indelas i följande faser: Beslut om att konkurrensutsätta egenregin -att upphandling skall ske. Förfrågningsunderlag med kravspecifikationer tas fram. Anbud inkommer och utvärderas. Visst anbud antas. Avtal tecknas med entreprenör (alternativt avbryts upphandlingen för det fall egenregianbud bedöms som mest förmånligt).

5 3. Arbetsrättsliga frågor 3.1 Förhandlingar och förhandlingsskyldighet Arbetstagarorganisation och arbetsgivare har en allmän förhandlingsrätt, d.v.s. en rätt att komma till förhandlingsbordet, i frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Förhandlingsrätten omfattning, förutom arbets- och anställningsvillkor även frågor som rör verksamheten och som hänför sig till arbetsgivar- /arbetstagarrelationen. Härutöver har arbetsgivaren i vissa fall en skyldighet att på eget initiativ påkalla förhandlingar Primär förhandlingsskyldighet 11 MBL. Ett beslut om ta in ett anbud på en viss verksamhet, lägga ut verksamheten på föreningsdrift, bolag, stiftelse eller på annat sätt genomföra en sådan verksamhetsförändring är utan tvekan en sådan fråga som faller under arbetsgivarens primära förhandlingsskyldighet. Den primära förhandlingsskyldigheten innebär att arbetsgivaren (kommunen), innan beslut fattas, skall förhandla med de fackliga organisationerna som man har kollektivavtal med och vars medlemmar påverkas av föreslagen förändring av verksamheten. Förhandlingen skall genomföras i så god tid och på så tidigt stadium i beslutsprocessen att arbetstagarorganisationerna har en reell möjlighet att påverka beslutsunderlaget. 14 MBL. De fackliga organisationerna har möjlighet att föra en lokal förhandling till central nivå. Reglerna om den primära förhandlingsskyldigheten är sanktionerade med skadeståndsskyldighet för arbetsgivaren om han försummar att tillämpa dem. Förhandlingsrätten inskränker dock inte arbetsgivarens rätt att besluta men kan som sagt rendera honom skadeståndsanspråk Lokalt samverkanssystem Det är naturligtvis möjligt och även önskvärt att hantera konkurrensutsättning och upphandling inom ramen för existerande lokala samverkanssystem. Särskild förhandling kan dock begäras av facklig organisation Fackligt veto 38 MBL, Arbetsgivaren har en särskild form av primär förhandlingsskyldighet innan beslut fattas om att anlita någon, som inte är anställd hos arbetsgivaren, som entreprenör. 39 MBL. Den fackliga organisationen har, efter det att en förhandling enl 38 MBL ägt rum, rätt att under vissa förutsättningar lägga in veto mot att arbetsgivaren anlitar den entreprenör som förhandlingen avsett. Detta under förutsättning att anlitandet av den externa entreprenören kan antas medföra att lag eller kollektivavtal åsidosätts. Bevisbördan ligger hos den fackliga organisationen. Det är viktigt att notera att vetot aldrig kan gälla beslut att lägga ut verksamhet på entreprenad utan bara beslut att anlita en viss entreprenör. Lag om offentlig upphandling (LOU). Vid upphandlingen enligt LOU är den fackliga vetorätten begränsad. Den fackliga vetorätten får inte grunda sig på andra omständigheter än som anges LOU I kap 17 eller 6 kap Vetorätt. Kan inte användas för att utestänga ett visst företag som arbetar under allmänt godtagbara former eller för beslutet att lägga ut verksamheten på entreprenad.

6 3.1.4 MBL-Information 19 MBL. Information enl 19 MBL behöver inte hållas i fråga som också är föremål för förhandlingar en\ MBL 11 (AD 1978 nr 166 Byråkratidomen). _ Informationen skall i stället lämnas fortlöpande, varmed avses att den ges med en viss, helst överenskommen periodicitet Övergångsförhandling Övergångsförhandlingar. Härmed avses förhandlingar mellan den fackliga organisationen vars medlemmar berörs och den tillträdande entreprenören om den praktiska hanteringen avseende de arbetstagare som skall övergå i anställning från kommunen till entreprenören. Praktiska skäl talar för att så kallade övergångsförhandlingar bör äga rum. Förhandlingarna kan påverka entreprenörens möjligheter att framgångsrikt utföra sitt åtagande gentemot kommunen, De affärsmässiga kalkylerna påverkas av anställningsvillkoren för de arbetstagare som han tar över. Om oenighet föreligger i vissa frågor (exempelvis brott mot LAS och MBL) kan tvisten föras till arbetsdomstolen (AD). Ofta kan det vara av värde att kommunen på något sätt deltar i övergångsförhandlingarna. Sådana trepartsförhandlingar kan i förlängningen påverka kommunens möjligheter att lösa den egna övertaligheten Tvisteförhandling Under upphandlings- och förändringsprocessen kan arbetsgivaren (kommunen) drabbas av "olycksfall" i den arbetsrättsliga hanteringen. Exempel på detta är om kommunen inte fullgjort sin förhandlingsskyldighet enl MBL 11. Den fackliga organisationen kan då påkalla förhandling i anledning av påstått brott mot MBL. En sådan förhandling kan via lokala och centrala förhandlingar drivas till arbetsdomstolen som sista instans Arbetstagarbegreppet Frågan om vem som faller in under arbetstagarbegreppet och skall anses som arbetstagare hos kommunen har stor betydelse både när arbetstagare hos kommunen startar eget och när entreprenörer anlitas. Är någon att betrakta som arbetstagare faller han inom den arbetsrättsliga lagstiftningens tillämpningsområde med medföljande rättigheter och motsvarande - i vissa fall - långtgående skyldigheter för arbetsgivaren. Om kommunen träffat avtal med ett större etablerat företag, som bedriver verksamhet även på annat håll och med andra uppdragsgivare, uppstår normalt inga tveksamheter. Då det är det företaget som är arbetsgivare. Men om kommunens motpart är en ensam person som bedriver verksamheten för kommunens räkning eller om ett personalkooperativ driver kommunal verksamhet på entreprenad kan det uppstå osäkerhet om vad som gäller. Följande omständigheter talar för att det föreligger en arbetsgivar-/arbetstagarrelation: "Entreprenören" utför arbetet personligen och är skyldig att göra det. Arbetet har inte utförts av en av "entreprenören" anlitad person. "Entreprenören" tilldelas fortlöpande arbete. Förhållandet mellan parterna är mer varaktig karaktär. Det är inte avgränsat i tid och rum. "Entreprenören" får/kan inte samtidigt utföra liknande arbete av någon betydelse åt någon annan. "Entreprenören" är beträffande arbetets utförande underkastad bestämda direktiv eller närmare kontroll. Det gäller sättet att utföra arbetet, arbetstiden eller arbetsplatsen, Kommunen äger lokaler, utrustning och verktyg. Ersättningen är garanterad (ungefär som lön). Ersättningen utges för direkta utlägg. "Entreprenören" är i ekonomisk och socialt hänseende jämställd med en arbetstagare.

7 "Entreprenören" eller, om det är fråga om något slags kooperativ, "entreprenörerna" har varit anställda i kommunen. "Entreprenören" har ett otillräckligt företagarkapital. Vid den rättsliga prövningen av om ett visst avtalsförhållande skall ses som en anställning eller ej, görs en helhetsbedömning av samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Om det därvid kvarstår en osäkerhet om vad som skall gälla brukar domstolarna finna att det föreligger ett anställningsförhållande Minst fyra förhandlingar Arbetsgivaren skall förhandla vid följande tillfällen; Inför beslut att konkurrensutsätta egenregin. (11 MBL). Inför antagande av anbud (38 MBL). Om övergång av verksamhet (38 MBL eller senare 11 MBL). Om organisatoriska konsekvenser i kommunen (omorganisation, övertalighet o.d) av driftentreprenaden (11 MBL). Information föregår alltid en förhandling enligt (19 MBL) Förfrågningsunderlag Huruvida arbetstagarorganisationerna bör aktivt delta i framtagandet av förfrågningsunderlaget och utvärderingen av anbuden råder det delande meningar om. Mot facklig inblandning talar att upphandlingsorganisationen bör vara självständig och agera strikt affärsmässigt enligt reglerna i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsorganisationen får inte misstänkas för att gynna den kommunala egenregin på externa anbudsgivares bekostnad. Verksamhetens omfattning, inriktning och kvalitet tillhör ju dessutom den politiska sfären. För facklig inblandning i upphandlingsprocessen talar att den fackliga sidan kan tillföra erfarenhet och kunskap om verksamheten och presumtiva entreprenörer. Dessutom kan konkurrensutsättningen och upphandlingen avdramatiseras och därmed underlättas om arbetstagarorganisationerna deltar. Det behöver naturligtvis inte vara antingen eller utan det är fullt möjligt att ha facklig medverkan i form av 11 MBL vid framtagandet av förfrågningsunderlag men exkludera dem vid utvärdering av anbuden. I praktiken torde samtliga alternativ förekomma inom den kommunala sektorn. 3.2 Uppsägning på grund av arbetsbrist Begreppet arbetsbrist Enligt Lagen om anställningsskydd (LAS) skall uppsägning från arbetsgivaren vara sakligt grundad. Uppsägning på grund av arbetsbrist innebär att skälen till uppsägningen är verksamhetsrelaterat och inte beror på arbetstagaren personligen. Arbetsbrist är saklig grund för uppsägning.

8 3.2.2 Varsel till Arbetsförmedlingen Lagen om vissa anställningsfrämjande åtgärder (Främjandelagen). En arbetsgivare som avser att genomföra driftsinskränkningar som berör minst fem arbetstagare är skyldig att skriftligen varsla arbetsförmedlingen i förväg. Beroende på hur många arbetstagare som berörs skall varslet lämnas två till sex månader före driftsinskränkningen. Med arbetsgivare avses i lagen kommunen och inte någon del av kommunen. Det innebär att kommunen måste ha en överblick över de övertaligheter som uppkommer i dess olika verksamheter för att kunna samla ihop den totala övertaligheten till ett sammanhållet varsel. Med driftsinskränkning avses i lagen den tidpunkt när anställningarna börjar upphöra. Det innebär att varseltiden i sin helhet behöver ligga före eller jämsides med uppsägningama. Varselförfarandet och uppsägningsförfarandet är olika processer men de kan försiggå parallellt Arbetsgivarens förhandlingsskyldighet Man kan generellt utgå från att ett beslut om varsel till arbetsförmedlingen är en sådan fråga som skall bli föremål för primär förhandlingsskyldighet enligt 11 MBL. Innan beslut fattas om organisationsförändring måste förhandlingar enligt 11 MBL genomföras. Innan själva uppsägningsbeslutet tas måste arbetsgivaren påkalla ytterligare förhandlingar enligt 29 LAS. Dessa förs som förhandlingar enligt 11 MBL Arbetsbrist - turordningskretsar - omplacering - företrädesrätt Om en kommun beslutat sig för att låta viss verksamhet bedrivas av en extern producent kan det leda till övertalighet på personal. Det finns därför anledning att i korthet redogöra för de regler som skall följas. Arbetsbrist. Uppsägning från arbetsgivarens sida skall ha saklig grund enl 7 LAS. Arbetsbrist som är en lagteknisk term, utgör saklig grund. Vilken verksamhet som skall förekomma och hur den skall bedrivas avgör arbetsgivaren. Det blir alltså arbetsgivarens beslut som avgör om det föreligger arbetsbrist. Turordningskretsar. Om arbetsgivaren finner att det blir aktuellt med uppsägningar skall turordningsreglerna i LAS tillämpas. I detta sammanhang talas det om: Avtals - respektive lagturlista Driftsenhet Ort Avtalsområde Anställningstid Styrelses eller nämnds verksamhetsområde Omplacering. Enl 7 LAS föreligger inte saklig grund för uppsägning om det är skäligt att kräva att arbetsgivaren bereder arbetstagaren annat arbete hos sig. Detta innebär att arbetsgivaren, d.v.s. kommunen som sådan - inte förvaltningen eller liknande - har en skyldighet att försöka omplacera arbetstagare som annars kommer att sägas upp. Företrädesrätt. En arbetstagare som har sagts upp från sin anställning har, enl 25 LAS angivna förutsättningar, företrädesrätt till ny anställning i den verksamhet där han/hon tidigare varit sysselsatt. Företrädesrätten gäller under uppsägningstiden och i 9 månader efter att anställningen upphörde under förutsättning att den uppsagde skriftligen anmält anspråk om att utnyttja rätten. I normala fall aktualiseras företrädesrätten mot den nya arbetsgivaren, men om verksamheten har gått över till en ny arbetsgivare genom en sådan övergång som omfattas av 6 b LAS (verksamhetsövergång), gäller företrädesrätten mot den nye arbetsgivaren. Företrädesrätten är dock ingen automatisk rättighet till ny anställning. Företrädesrätten

9 blir bara aktuell om arbetsgivaren behöver nyanställa 3.3 Arbetsgivaransvar vid verksamhetsövergångar Inledning 6 b LAS. I bestämmelsen finns särskilda skyddsregler för arbetstagarna vid övergång av ett företag, en verksamhet eller en del av verksamhet från en arbetsgivare till en annan. Bestämmelserna bygger på BO-direktivet 98/50/EG. I bestämmelsen föreskrivs att vid verksamhetsövergången övergår också de rättigheter och skyldigheter på grund av de anställningsavtal och de anställningsförhållande som gäller vid tidpunkten för övergången på den nya arbetsgivaren. Den tidigare arbetsgivaren är dock också ansvarig gentemot arbetstagaren för ekonomiska förpliktelser som hänför sig till tiden före övergången. Reglerna gäller för arbetstagare i såväl privat som allmän tjänst till exempel kommunalanställda. Reglerna skall dock inte tillämpas vid övergång i samband med konkurs. Ålders, invaliditets- eller efterlevandeförmåner påverkas inte. Rena aktieöverlåtelser anses inte utgöra verksamhetsövergång enligt LAS 6 b Begreppet verksamhetsövergång För att kunna avgöra om reglerna är tillämpliga måste man först ta ställning till om det är fråga om en verksamhetsövergång i lagens mening. För detta krävs en bedömning av om det föreligger identitet mellan den verksamhet som överlåtaren bedrivit och den verksamhet som förvärvaren övertagit. Något rättsligt samband mellan den som har bedrivit en verksamhet och en ny arbetsgivare som tagit över verksamheten behöver inte finnas. EG-domstolen har uppställt följande kriterier som skall tas med i bedömningen. 1. Arten av företag eller verksamhet. 2. Om företagets materiella tillgångar som byggnader och lösöre har övertagits eller inte. 3. Värdet av överlåtna immateriella tillgångar vid överlåtelsetidpunkten. 4. Om majoriteten av de anställda har övertagits eller inte. 5. Om kunderna har övertagits eller inte. 6. Graden av likhet mellan verksamheten filre och efter överlåtelsen. 7. I förekommande fall den tidsperiod som verksamheten legat nere. Omständigheterna skall inte betraktas isolerade var för sig. Det skall göras en samlad bedömning av alla förhållanden kring övergången. Det skall vara en stabilt organiserad ekonomisk enhet, "a going concern", som övergår till en ny arbetsgivare, En ekonomisk enhet, "a going concern", reduceras inte till att innebära enbart den verksamhet som bedrivs. Den ekonomiska enhetens identitet följer även av andra omständigheter såsom dess personal, arbetsledning, organisation av arbetet, driftmetoder och i förekommande fall, det driftkapital som enheten förfogar över. Enbart den omständigheten att arbetsuppgiften som sådan gått över föranleder inte att det är fråga om övergång av verksamhet Anställningsavtalen övergår automatiskt Om det är frågan om en verksamhetsövergång övergår anställningsavtalen automatiskt till förvärvaren. Eftersom anställningsavtalen övergår automatiskt till förvärvaren vid en verksamhetsövergång finns det inte några formella regler om hur detta skall gå till praktiskt. En arbetstagare har dock möjlighet att motsätta sig att anställningsförhållandet går över till den nya arbetsgivaren. Arbetstagaren skall inom skälig tid från det att han blivit underrättad om övergången uppge om han vill utnyttja sin rätt att stanna kvar. Om arbetstagaren får vetskap om den kommande övergången vid förhandlingar enl MBL torde tiden kunna räknas från dessa. Om en arbetstagare väljer att stanna kvar hos överlåtaren kan det uppstå arbetsbrist hos denne.

10 3.3.4 Förbud mot uppsägning på grund av överlåtelsen 7 LAS. Sådan verksamhetsövergång som avses i 6 b LAS utgör i sig inte saklig grund för uppsägning. Överlåtaren har dock rätt att säga upp arbetstagare på grund av arbetsbrist i den aktuella verksamheten så länge inget beslut om överlåtelsen har fattats. Förbudet hindrar heller inte uppsägningar som sker av ekonomiska, tekniska eller organisatoriska skäl. En övertalighet i den verksamhet som skall överlåtas kommer således att kunna lösas hos överlåtaren om övertaligheten inte har sin grund i ett beslut om övergång. Det blir då överlåtaren som har omplaceringsansvaret. Om uppsagda arbetstagares uppsägningstider fortfarande löper vid verksamhetsövergången, kommer även dessa att anställningsavtal att automatiskt övergå till förvärvaren. Deras företrädesrätt kommer då att gälla mot förvärvaren. Om övertalighet uppstår som direkt kan härledas till överlåtelsen, d.v.s. är en följd av övergången och förvärvarens önskemål, har överlåtaren enl 7 LAS inte möjlighet säga upp arbetstagare i sin verksamhet Företrädesrätten Det kan vid överlåtelsen finnas uppsagd personal vars uppsägningstider har löpt ut. Dessa personer omfattas inte av reglerna om automatisk övergång. De har dock företrädesrätt gentemot förvärvaren av verksamheten Tillämpning av kollektivavtal och anställningsvillkor 28 MBL. Ett kollektivavtal som binder överlåtaren skall även vara bindande för den som förvärvar verksamheten. Detta gäller inte om förvärvaren är bunden av kollektivavtal som kan tillämpas på de arbetstagare som går över till förvärvaren. Anställningsvillkor som följer av överlåtarens kollektivavtal är dock förvärvaren skyldig att tillämpa på samma sätt som gällde för överlåtaren. Exempel på sådana anställningsvillkor är lönevillkor, semesterförmåner eller liknande. Denna skyldighet gäller under högst ett år från övergången om inte kollektivavtalets giltighet går ut innan dess eller om ett nytt kollektivavtal börjat gälla för de övertagna arbetstagarna. Med ett "nytt" kollektivavtal avses kollektivavtal som tillkommit efter övergångsförhandlingar. Avtal som inte innehåller anställningsvillkor, exempelvis samverkans- och medbestämmande- avtal, gäller därmed inte hos en förvärvare om denne eller bunden av ett eget kollektivavtal. Anställningsavtal som inte ingår i kollektivavtal utan i enskilda anställningsavtal är förvärvaren skyldig att tillämpa, eftersom anställningsavtalen i sin helhet övergår automatiskt till förvärvaren enl 6 b LAS. Förändringar av anställningsvillkoren kan dock göras av den förvärvande arbetsgivaren inom samma ramar som överlåtaren hade möjlighet att ändra anställningsvillkoren Förmåner Ensidiga arbetsgivargåvor. Att fatta beslut om att avskaffa en ensidig arbetsgivargåva är en viktigare förändring som skall hanteras enligt MBL, Efter genomförda förhandlingar är arbetsgivaren fri att fatta sitt beslut, vilket kan resultera i att förmånen upphör. Exempel på sådana ensidiga arbetsgivarförmåner är tillgång till motionslokaler, motionsaktiviteter, fri frukt o.dyl. 3.3,8 Ansvar för ekonomiska förpliktelser Trots att anställningsavtalen övergår till förvärvaren av verksamheten, är den tidigare arbetsgivaren tillsammans med förvärvaren ansvarig gentemot arbetstagaren för ekonomiska förpliktelser som hänför sig till tiden före övergången. Som tidigare nämnts omfattas inte ålders-, invaliditets- och efterlevandeförmåner av de nya reglerna. Förvärvaren av verksamheten inträder alltså inte i den tidigare arbetsgivarens skyldigheter att betala sådana förmåner.

11 3.3.9 EG-dispositivitet I 2 LAS föreskrivs att ett avtal är ogiltigt i den mån det upphäver eller inskränker arbetstagarnas rättigheter enligt lagen. Motsvarande bestämmelse finn i 4 MBL. Genom ett kollektivavtal som har slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation får parterna dock komma överens om avvikelser från bl.a. 6 b LAS och 28 MBL, under förutsättning att avtalet inte innebär att mindre, förmånliga regler skall tillämpas för arbetstagarna än vad som följer av de EG-direktiv som ligger till grund för den svenska lagstiftningen. Kollektivavtalsbestämmelser som är mindre förmånliga än EG-direktiven är således inte giltiga Domstolsprövning Domstolsprövning av regler som har sin grund i EO-direktiv sker av svensk domstol med tillämpning av svenska rättsregler. Arbetsdomstolen är som högsta instans skyldig att i fall som rör tolkning av EO-rättens innebörd hänskjuta tolkningsfrågan till EGdomstolen. Efter ett besked av EO-domstolen om tolkningen av ett EG-direktiv återgår frågan till den svenska domstolen som är bunden av tolkningsbeskedet Vad skall stå i ett förfrågningsunderlag? I ett förfrågningsunderlag bör anbudsgivarna göras uppmärksamma på reglerna om verksamhetsövergångar. I förfrågningsunderlag och avtal skall följande villkor tas in: "Företaget får inte vidtaga åtgärd som kan antas åsidosätta lag eller kollektivavtal för arbetet eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom den bransch som entreprenaden avser. Detta gäller dock endast om åtgärden grundar sig på omständigheter som sägs i 6 kap Lagen om offentlig upphandling (LOV). Företaget skall kräva samma utfästelse av den som företaget kan komma att anlita som underentreprenör. Om företaget bryter mot vad som ovan anges får kommunen häva avtalet." När upphandlande enhet på den kommunala sektorn av verksamhetsskäl anser att personalkontinuitet är viktigt av kvalitetsskäl, exempelvis när verksamheten berör vård- och omsorgstagare, används följande villkor i förfrågningsunderlag och avtal: "Utföraren skall erbjuda de arbetstagare som berörs av entreprenaden anställning hos sig på oförändrade arbetsvillkor. Om företaget bryter mot vad som ovan anges får kommunen häva avtalet." 3.4 Avgångsförmåner - AGF-KL Villkor och förmåner Kortfattat gäller följande: Avgångsförmån kan utgå som engångsersättning eller periodisk ersättning. För att inte rätten till periodisk ersättning skall gå förlorad krävs att arbetstagaren står till arbetsmarknadens förfogande samt kunna godta ett skäligt anställningserbjudande. Den periodiska ersättningen från AGF-KL motsvarar tillsammans med ersättningen från arbetslöshetskassan en viss procentuell nivå av arbetstagarens månadsinkomst före

12 arbetslösheten Kollektivavtal om AGF-KL och verksam hetsövergång Kollektivavtalet om AGF-KL omfattas inte av reglerna om "automatisk" verksamhetsövergång. För en arbetstagare, som övergår till en ny arbetsgivare vid verksamhetsövergången och hos denne inte omfattas av en rätt till avgångsförmån, gäller ett förstärkt efterskydd hos den tidigare arbetsgivaren. En arbetstagare har rätt enl lag att välja att stanna kvar hos sin tidigare arbetsgivare (överlåtaren). För en arbetstagare som väljer att stanna kvar hos den överlåtande arbetsgivaren gäller däremot i stället en särskild bestämmelse som innebär att en sådan arbetstagare inte skall ha rätt till avgångsförmån enl AGF-KL till följd av en uppsägning från överlåtarens sida som sker inom ett år från verksamhetsövergången enl 6 b LAS. Denna bestämmelse gäller endast den arbetstagare som har fått besked om vad det innebär för rätten till förmån enligt AGF-KL, om arbetstagaren motsätter sig ett sådant byte av anställning och i stället väljer att stanna kvar i sin anställning hos arbetsgivaren (överlåtaren). Ur bevissynpunkt bör ett sådant besked lämnas skriftligen. 3.5 Avvecklingskostnader Avvecklingskostnaderna kan indelas i lön, uppsägningslön, avgångförmån, pensionsskuld och övriga lokalt fastställda avvecklingskostnader. Lön utgår intill dess arbetstagare sagts upp varefter uppsägningslön utgår. Eventuella störningar i avvecklingsprocessen, till exempel tidsförskjutningar på grund av förhandlingar, förnyade beslutsgångar, kostar i form av lön till berörda arbetstagare. Uppsägningslön utgår under uppsägningstid - maximalt 12 månader. Avgångsförmåner enligt AGF-KL måste uträknas individuellt. I samband med lokala förhandlingar kan andra avvecklingsanordningar - s.k. trygghetsavtalsförmåner -förekomma. 3.6 Facklig struktur - gränsdragningsproblem Om upphandling i konkurrens resulterar i att en extern privat entreprenör anlitas och denne skall överta hela eller delar av berörd kommunal personal, kan kollektivavtalsrelationen för entreprenören påverkas genom att de fackliga organisationerna begär att entreprenören skall teckna deras kollektivavtal. Vad som kan inträffa är att en facklig gränsdragningskonflikt ställer till besvär i övergångssituationerna innebärande ett avgörande om vilken arbetstagarorganisation det är som har organisations- och kollektivavtalsrätten för de berörda arbetstagarna. Situationen blir komplicerad om den privata entreprenören redan är bunden av kollektivavtal med facklig organisation på den privata sektorn och vill tillämpa detta även på den kommunala entreprenaden, medan den fackliga organisationen på den kommunala sidan hävdar att det är de som har avtalsrätten, att de avser att behålla berörda arbetstagare som sina medlemmar och att de kommer att kräva att deras avtal skall gälla. Numera löser vanligtvis de tvistande arbetstagarorganisationerna själva gränsdragningsproblemen, antingen genom direkta gränsdragningsförhandlingar eller genom att lyfta tvisten till sina respektive huvudorganisationer. Även om det här slaget av tvister löses får man vara beredd på att det kan ta ansenlig tid under vilken entreprenörens verksamhet kan utsättas för störningar - i extrema fall stridsåtgärder i form av strejk och blockad.

13 3.7 Avtalspensioner Inledning För kommunalt anställda gäller från och med den 1 januari 1998 Pensions- och försäkringsavtalet (PFA 98). För arbetstagare födda 1937 eller tidigare samt i vissa övergångsfall gäller alltjämt tidigare Pensionsavtal för arbetstagare i kommuner och landsting (PA-KL). För anställda inom andra arbetsmarknadssektorer gäller andra pensionsavtal. För anställda hos kommunala företag tecknas normalt hängavtal till PA- KL/PFA eller liknande pensionsavtal beroende på bl.a. vilken arbetsgivarorganisation företaget tillhör och vilka arbetstagarorganisationer som berörs. Pensionsfrågorna är tekniskt svåra och representerar stora ekonomiska värden. Därför är det viktigt att på ett tidigt stadium kontakta expertis på området LAS om intjänad pensionsrätt I avsnitt 3.3 behandlas reglerna om arbetsgivaransvar vid verksamhetsövergångar. Av LAS 6 b andra stycket framgår att ålders- invaliditets- och efterlevandeförmåner inte innefattas i de anställningsvillkor som förvärvaren är skyldig att tillämpa. Av förarbetena framgår att det har varit lagstiftarens avsikt att överlåtaren skall svara för den intill övergången intjänade pensionsrätten. Det finns dock inga hinder mot att överlåtaren och förvärvaren kommer överens om andra regler så länge det inte innebär sämre förmåner för arbetstagaren Övergång från kommun till privat arbetsgivare Beroende på vilket pensionssystem som skall gälla hos förvärvaren, finns vissa olikheter i pensionssystemen som kan uppfattas som problem vid övergångar. Beträffande PFA 98 gäller fo1tsättningsvis att varje arbetsgivare svarar för sin del. 3.8 Övrigt Tjänstledighet I syfte att stimulera anställda att övergå till anställning hos en entreprenör kan berörd personal erbjudas tjänstledighet upp till ett år. Erbjudandet gäller inte anställda som har för avsikt att som entreprenör driva egen verksamhet åt kommunen. Detta innebär att även anställda som vill driva en verksamhet som personalkooperativ inte kommer att omfattas av erbjudandet om tjänstledighet. Dessa båda kategorier omfattas i stället av "Lag om rätt till ledighet för att bedriva näringsverksamhet". Enligt denna lag har en arbetstagare rätt till hel ledighet i 6 månader. Syftet med att bevilja tjänstledighet skall medverka till att minska övertaligheten på grund av konkurrensprövningen och därmed minska behovet av omplaceringar inom kommunen.

14

15

16

17

18

19

20 FILIPSTADS KOMMAN KOMMANREWSORERNA Till Kommunfullmäktige Revisionsberättelse för är 2014 Vi har granskat kommunens styrelse och nämnders verksamhet och genom utsedda lekmannarevisorer och föftroendevalda revisorer även verksamheten i koncemen Filipstads stadshus AB samt Stiftelsen Filipstadsbostäder under år Granskningen har utför1s enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. Vi har löpande tagit del av styrelsens och nämndernas verksamhet via protokoll och andra beslutsunderlag, samt genom samtal med ftiftroendevalda och tjänstemän. Vi har även haft dialog med kommunfullmäktiges presidium om kommunens forutsättningar. Fördjupade granskningar har genomforts inom ett antal verksamhetsområden. Vidare har räkenskapema samt den interna kontrollen granskats. KPMG har biträtt oss vid revisionen. Resultatet och omfattningen av genomförd granskning framgår nedan och i bilaga 1 Revisorernas redogörelse, bilaga 2 Lekmannarevisorernas granskningsrapporter samt bilaga 3 Revisionsberättelser från de kommunala företagen. Vi har inte erhållit revisionsberättelse från Kommunalf<jrbundet Region Värmland som underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning. Overgripande inriktning och resultat Kommunen redovisar ett sammantaget resultat pä2,i Mkr for 2014,vilket i stort är i paritet med budget. Resultatet har under 2014 belastats med 2,3 Mkr for avsättningar till omstruktureringsåtgärder liksom 1,2 Mkr har avsatts för byggande av återvinningscentral. Resultatet för 2014 har dock även påverkats positivt av att kommunen utnl.ttjat 1,1 Mkr av tidigare avsatta medel till så kallad social investeringsfond. Under 2014 görs ingen återbetalning av försäkringspremier från AFA Försäkring, vilken år 2013 uppgick till 11,6 Mkr. Av årsredovisningen kan utläsas att kommunens nettokostnader för 2014, borträknat återbetalning från AFA, ökar med2,6 Yo medan skatteintäkter och statsbidrag ökar med 3,5 Yo. Jämfört med foregående år redovisar Socialnämnden ett betydligt bättre utfall i forhållande till ursprunglig årsbudget. Efter ett tilläggsanslag på 2,2 Mkr är utfallet en försumbar awikelse. Föregående år erhölls tilläggsanslag på 15,3 Mkr. Barn- och utbildningsnämnden redovisar under 2014 en negativ awikelse mot budget pä2,9 Mkr, trots tilläggsanslagpä2,7 Mkr, d v s en negativ resultatavvikelse på 5,6 Mkr i förhållande till den ursprungliga budgeten. Sammantaget gör detta att vi ser ett fortsatt behov av grundläggande analyser av verksamheternas iörutsättningar som underlag för beslut om eventuella omstruktureringar och kostnadssänkande åtgärder. Detta flor att klara lagstiftningens ambitioner och på sikt säkerställa kommunens kärnverksamheter. Med anledning av att2ll4varit mandatperiodens sista år har revisorernas inriktning av den årliga övergripande granskningen fokuserats mot att följa upp utvecklingen av nämndernas arbete på ett övergripande plan. Särskilt fokus har lagts vid säkerställande av beslutade

21 FILIPSTADS KOMMUN KOMMUNREWSORERNA system och rutiner för grundläggande frågor inom nämndernas ansvar som ekonomi, verksamhet och intern kontroll. Nedan redogörs närmare för revis or ernas synpunkter och iakttagels er inom respektiv e ncimnd och sqrelse. Kommunstyrelsen Vår övergripande bedömning är att styrelsen har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och tillfredsställande sätt. Mot bakgrund av våra bedömningar kring kommunens ekonomiska ftrutsättningar anser vi det som väsentligt att styrelsen fortsätter attta etttydligt ledningsansvar för dessa frågor. Vår bedömning är att styrelsen särskilt bör ftlja de analyser och åtgärder som genomförs inom såväl Socialnämndens som Barn- och utbildningsnämndens verksamheter. Vi tillstyrker att kommunsfitrelsen och dess förtroendevalda beviljas ansvursfrihet. Socialnämnden Socialnämndens har under de senaste åren regelmässigt redovisat underskott mot kommunfullmäktiges ursprungliga budgetramar. Under 2014 är underskottet begränsat till2,2 Mkr vilket är en avsevärd forbättring jämftirt med tidigare år. Trots detta anser vi att nämnden även fortsättningsvis nogsamt måste bedöma vilka åtgärder som kan vidtas inom de olika verksamheterna och tydligt kommunicera detta med kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Ett arbete som fortsatt ställer stora krav på nämndens styrning, ledning och kontroll. Nämndens räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Vi tillstyrker att socialniimnden och dess förtroendevuldo beviljas ansvarsfrihet. Barn- och utbildningsnämnden Avseende Barn- och utbildningsnämnden innebär årets verksamhet, i ekonomiskt hänseende, att nämndens ursprungliga budget överskrids med 5,6 Mkr. Vi är medvetna om att befolkningsutvecklingen i kommunen under senare år, ställer ökade krav på verksamheten såväl volym- som innehållsmässigt vilket kräver anpassningar och prioriteringar. Det är därftr mycket väsentligt att nämnden nogsamt överväger och bedömer vilka åtgärder som på kort och långsikt kan vidtas inom de olika verksamhetema och tydligt kommunicerar detta med kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Detta arbete ställer stora krav på nämndens styrning, ledning och kontroll. Nämndens räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Vi tillstyrker att Barn- och utbildningsniimnden och dess fi)rtroendevulda beviljus ansvarsfrihet.

22 FILIPSTADS KOMMAN KOMMUNREWSORERNA Miljö- och byggnadsnämnden Vår samlade bedömning är att nämnden bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och til lfredsställande sätt. Nämndens räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Vi tillstyrker utt miljö- och byggnadsniimnden och dess förtroenclevalds beviljas ansvarsfrihet. Valnämnden Vi har övergripande granskat nämnden och dess förutsättningar. Vi anser att nämnden har bedrivit sin verksamhet på eff ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Nämndens räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Vi tillstyrker att vulncimnden och dess förtroendevaldu beviljas ansvarsfriltet. IIjälpmedelsnämnden Vi har med stöd av landstingets revisionskontor övergripande granskat den gemensamma nämnden for hjälpmedel. Vi anser att nämnden har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Nämndens räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvi sande. Vi tillstyrker att hjtilpmedelsntimnden och dess fiirtroendevaldu beviljns unsvursfrihet. Drifts- och servicenämnden Vi har med stöd av Karlstads kommuns revisorer övergripande granskat den gemensamma Drifts- och servicenämnden ibr IT. Vi anser att nämnden har bedrivit sin verksamhet på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Nämndens räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande. Vi tillstyrker att drifts- och servicentimnden och dess förtroendevulclu beviljas ansvarsfrihet. Gemensam administrativ nämnd Vi har med stöd av Kristinehamns kommuns revisorer övergripande granskat den gemensamma nämnden. Vi tillstyrker att niimnden och dess förtroendevalds beviljas ansvursfrihet Östra Värmlands överftirmyndarnämnd Vi har med stöd av Kristinehamns kommuns revisorer övergripande granskat den gemensamma nämnden. Vi tillstyrker utt niimnden och dess förtroendevalda beviljas ansvarsfrihet

23 FILIPSTADS KOMMAN KOMMANREWSORERNA Gjorda iakttagelser och synpunkter har redovisats för ansvarig styrelse, nrimnd och förvaltning genom skriftliga rapporter och muntliga redogörelser vid sammantrciden. Revisionsrapporter har lapande överkimnats tiii kommunfullmdktige för krinnedom. Bedömning av årsbokslut utifrån lagstiftning om god ekonomisk hushållning Revisorerna har till uppgift, enligt kommunallagen 9 kap 9 $, att bedöma om årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Bedömningen gäller både de finansiella målen och målen och riktlinjerna för verksamheten. Kommunfullmäktige har for är 2014 anvisat ett finansiellt måi, som ansetts ge kommunen forutsättningar att uppnå en god ekonomisk hushållning. Vi anser att årsredovisningen inte ger oss tillräckliga underlag för att uttala oss om det finansiella effektivitetsmålet. Avseende det finansiella resultatmålet har kommunfullmäktige beslutat att detta undantagsvis inte skall gällaunder Några, av fullmäktige fastställda, verksamhetsmässiga målsättningar som är mätbara och har en entydlig koppling till god ekonomisk hushållning, anser vi att det inte finns för Revisorernas bedömning har därmed begränsats till det finansiella resultatmålet. Vi lömnar ingen bedömning om resultutet i årsbokslutet örförenligt med detjinansiellu res ultutmål som fullmiiktige beslutut Vår sammanfattande syn är att redovisningen av såväl det finansiella effektivitetsmålet som mål och riktlinjer för verksamheten kan utvecklas och tydliggöras ftir att kommunen ska uppfizlla intentionerna i den forstärkta lagstiftningen om god ekonomisk hushållning. Vi har som en del i ovanstående granskat kommunens årsbokslut, årsredovisning, koncernredovisning och delårsrapport.

24 FILIPSTADS KOMMUN KOMMUNREWSORERNA Vår bedömning är att årsredovisningen och koncernredovisningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild av kommunens och koncernens finansiella resultat och ekonomiska ställning samt i allt väsentligt har upprättats enligt god redovisningssed. Vi tillstyrker att kommunens årsredovisning godkdnns. Revisionsberättelsen är upprättad av de av kommunfullmäktige valda revisorerna i Filipstads kommun: Mil: hhff*rk:*tu'm-t C,ry*fuyWW{AM Monica Iversen t'qo**1$-*'ril Sigvård Siöstedt / Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Revi s or ernas redogör el s e 2 0 I I Gr an s lm in gs r app or t e r I e hnann ar ev i s o r e r 2 0 I 4 Rev i s i ons b er dtte ls er fr ån de kommunal a för e tagen 2 0 I 4

25 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Revisorernas redogörelse 2014 Revisorernas uppdrag följer av kommunallag, revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisionen syftar ytterst till att ge kommunfullmäktige underlag till ansvarsprövning av nämnder, styrelser och enskilda politiker. För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning har vi granskat all verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden och då prövat om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig För att kunna ge detta underlag granskar revisorerna årligen all verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Revisorerna granskar även kommunens samlade verksamhet i förvaltning och företag ur ett övergripande ägar-/styrningsperspektiv. Det samlade resultatet redovisas i revisionsberättelsen. Revisionens mål, åtaganden och arbetssätt Inriktningsmål Revisionens inriktningsmål är att verka för att: fullmäktiges mål och uppdrag fullföljs fullmäktige får en rättvisande redovisning av ekonomi och verksamhet från nämnder och styrelser nämnder och styrelser tar ett aktivt ansvar för styrning, uppföljning och kontroll av ekonomi, verksamhet och kvalitet. Generella åtaganden Revisionen ska kännetecknas av oberoende, saklighet, hög kompetens och integritet. Revisionen ska utgå från en koncernsyn. Revisionen ska granska om redovisningen har utförts enligt god redovisningssed. Revisionen ska granska om verksamheten bedrivs enligt lag samt kommunfullmäktiges mål och direktiv. Revisionen ska vara stödjande och förebyggande. Arbetssätt Revisionens inriktning och omfattning ska grundas på en bedömning av risk och väsentlighet. En viktig del i revisionens arbete är dialogen mellan revisorerna och kommunens nämnder och styrelse. Revisionen ska på ett systematiskt sätt kvalitetssäkra revisionsprocessen och kontinuerligt utvärdera revisionens insatser mot fastställda mål, planer och generella åtaganden. 1

26 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Följande sammanfattande iakttagelser har vi gjort under De sakkunnigas rapporter har löpande överlämnats till kommunfullmäktige för kännedom: Revisionsrapport avseende granskning av insatser för elever med behov av särskilt stöd Vi har granskat hur kommunen arbetar med elever som är i behov av särskilt stöd, vilka insatser som erbjuds och vilken samverkan som sker kring dessa barn. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma hur Barn- och utbildningsnämnden genom sin styrning och uppföljning säkerställer att arbetet med elever i behov av särskilt stöd sker enligt skollagens krav och beslutade interna riktlinjer. I granskningen konstaterar vi att det finns tydliga skriftliga rutiner för upprättande av åtgärdsprogram i Filipstads kommun. Rutinerna för upprättande av åtgärdsprogram är kända i organisationen och generellt sett efterlevs de av personalen. Insatserna som görs för elever i behov av särskilt stöd ser mycket olika ut beroende på de svårigheter som eleverna uppvisar. Utgångspunkten i Filipstads kommun är emellertid att elever i behov av särskilt stöd ska få det inom sin undervisningsgrupp. Vi konstaterar att kunskapen om elevernas rätt till studiehandledning på modersmålet skulle behöva förbättras. Huvudmannen måste tillse att personalen känner till skolförordningens regler om studiehandledning och att elever som behöver studiehandledning på modersmålet får det. Alla skolor använder samma mall för åtgärdsprogrammen vilket skapar en tydlighet för elev och vårdnadshavare till exempel vid byte av skola. Det skolenhetsövergripande arbetet bedrivs enligt vår bedömning mycket seriöst och skapar en god grund för likvärdighet. De åtgärdsprogram vi tagit del av innehåller generellt all nödvändig information i enlighet med skolverkets allmänna råd. Det förekommer dock åtgärdsprogram vars mål inte tar sin utgångspunkt i de behov som eleven har på ett tydligt sätt. Enligt vår bedömning bedrivs ett aktivt arbete för att främja likabehandling och motverka kränkande särbehandling. Vi anser dock att rutinen för arbetet med kränkande behandling bör kompletteras med information om rapportering till nämnd. Vidare anser vi att nämnden bör ta del av den analys som görs av de anmälningar om kränkande behandling som inkommer från rektorerna. Utifrån analysen får nämnden en bild av läget i Filipstads kommun och kan tillse att lämpliga åtgärder vidtas för att motverka att kränkande behandling och diskriminering/trakasserier förekommer. Revisionsrapport avseende granskning av styrning och uppföljning av personalfrågor Vi har granskat hur kommunstyrelsen styr och följer upp arbetsmiljöfrågorna samt vilket stöd de olika nämnderna erhåller i denna fråga. 2

27 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Varje kommun ska arbeta för att det råder en god och säker arbetsmiljö inom kommunens verksamheter. Arbetsmiljön har betydelse för hälsa, trivsel och hur arbetet kan utföras, men också för hur man uppfattas som arbetsgivare genom t.ex. anställningsvillkor. Därutöver är arbetsmiljön en betydelsefull faktor för hur kommunen ska lyckas att rekrytera och behålla personal med rätt kompetens. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma hur kommunstyrelsen genom sin styrning och uppföljning säkerställer att verksamheterna drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. Vår uppfattning är att kommunstyrelsen genom sin styrning och uppföljning i allt väsentligt säkerställer att verksamheterna drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön. Vi grundar vår bedömning på att det finns utarbetade policys för arbetsmiljöarbetet och rutiner för hur arbetet ska bedrivas. Vi anser dock att det kan finnas ett behov av översyn av arbetssätt och av gällande styrdokument på personal- och arbetsmiljöområdet. I projektet har vi riktat särskild uppmärksamhet mot: Hur kommunstyrelsen arbetar för att säkerställa att kommunstyrelsen och nämnderna drivs i enlighet med arbetsmiljölagen Kommunövergripande policys beslutas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen ansvarar för personalfrågor och att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagstiftningen. Kommunstyrelsens arbete med personalfrågor bedrivs främst i arbetsutskottet. Arbetsutskottet sammanträder 9-10 ggr/ år. Det finns fastställda arbetsmiljömål för verksamheten. Uppföljning av övergripande ekonomi och sjukskrivningstal sker i arbetsutskottet och i respektive nämnd. Mycket av arbetsmiljöarbetet är överflyttat till nämnderna och det är nämnderna som utarbetar sina egna riktlinjer och rutiner för arbetsmiljöarbetet. Vår bedömning är att arbetsmiljöarbetet riskerar att bedrivas med ojämn kvalitet då det inte finns övergripande rekommendationer för nämnderna att följa. Om det finns ändamålsenliga rutiner och policys som säkerställer att lagstiftning och övrig tillämplig reglering följs Det finns av kommunfullmäktige fastställd policy för arbetsmiljöarbetet, samverkansavtal, m.m. Vi anser dock att det finns ett behov av översyn av avtal och policys då det finns dokument som inte har reviderats på lång tid. Hur uppföljning av arbetsmiljöarbete utifrån sjukfrånvaro, rehabilitering osv. bedrivs Uppföljning av den enskilde medarbetarens sjukfrånvaro görs av den närmaste chefen med stöd av personalenheten. Därutöver följs arbetsmiljöarbetet och sjukfrånvaro upp i respektive nämnd. Det finns företagshälsovård och ett väl utbyggt rehabiliteringsprogram att tillgå. Statistikuppföljning av sjukfrånvaro mm sker via personalenheten. Statistiken ligger sedan till grund för vidare beslut. Övergripande uppföljning sker i kommunstyrelsens arbetsutskott. 3

28 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Om det finns strategier och handlingsprogram för medarbetarutveckling, kompetensutveckling och lönesättning. Det framgår av samverkansavtalet att medarbetarsamtal ska hållas minst en gång/år. Rutiner för hur medarbetarsamtal ska genomföras och dokumenteras tas fram i respektive förvaltning. Förvaltningarna ska själva utarbeta rutiner för medarbetarutveckling och kompetensutveckling. Kommunen har fastställd lönepolicy. Statistik och analys från tidigare löneförhandlingsutfall används som underlag inför nästkommande löneförhandling. Vi tror att tydligare rutiner för hur medarbetarsamtal och hur dokumentation runt medarbetarsamtal kan bidra till att systematisera medarbetarutvecklingen. Om det finns strategier och handlingsprogram för personalförsörjning på kort och lång sikt Det saknas strategier och handlingsprogram för personalförsörjning på central nivå. Vår bedömning är att verksamheten bör utveckla strategier för personalförsörjning då det framkommit i våra intervjuer att det inom de närmaste åren och framöver blir ett stort behov av att rekrytera. Revisionsrapport avseende granskning av biståndsbedömning inom äldreomsorgen Vi har granskat biståndsbedömningen inom äldreomsorgen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen säkerställer att biståndsbedömningen inom äldreomsorgen genomförs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt utifrån gällande lagstiftning. Vår övergripande bedömning är att socialnämnden i huvudsak bör stärka sin uppföljning av beslutade insatser. Nämnden följer upp verksamheter och beslutade insatser i ett ekonomiskt perspektiv regelbundet. Däremot saknas strukturerad uppföljning av beslutade insatser på gruppnivå. Vi finner det också anmärkningsvärt att nämnden inte inrättat ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt gällande författning. Förvaltningen har upphandlat ett datastöd för ledningssystemet. Vi välkomnar att nämnden och dess förvaltning prioriterar arbetet med att inrätta ett ledningssystem enligt gällande författning. Följande frågor har särskilt besvarats i granskningen: Om kommunstyrelsens styrning, ledning och uppföljning av beslutade och beviljade insatser i förhållande till utförda är tillräcklig Av granskningen framgår att kommunen inte följer upp beslutade och beviljade insatser i förhållande till utförda i tillräcklig omfattning. Framförallt saknas en systematisk uppföljning på 4

29 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna gruppnivå. Antalet timmar hemtjänst som beviljas och hur effektivt hemtjänsten planeras och utförs påverkar kostnaden för hemtjänsten. För att kunna följa kostnadsutvecklingen och upptäcka kvalitetsbrister bedömer vi att det är av vikt att verksamheten systematiskt analyserar varför man har de kostnader man har. Vi rekommenderar därför att socialnämnden och verksamheten utvecklar system för att följa upp beslutad och utförd tid på samma sätt som de ekonomiska resultaten följs upp. Om kommunstyrelsen har säkerställt att det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för biståndsbedömning och handläggning av biståndsärenden Granskningen visar att verksamheten i dagsläget inte har ett fungerande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Riktlinjer och skriftliga rutiner för biståndsbedömningen och verkställighet av beslut är uppdaterade och beslutade av nämnden i april Det framgår inte i riktlinjerna när de är antagna/uppdaterade av socialnämnden Vi anser att det är anmärkningsvärt att nämnden mer än två år efter att föreskriften om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft inte har ett fungerande ledningssystem på plats. Vi välkomnar att detta arbete numera prioriteras. Om kommunstyrelsen har säkerställt att handläggningsprocessen uppfyller kraven på en rättsenlig och likvärdig biståndsbedömning Granskningen har visat att det finns framtagna riktlinjer för handläggning och dokumentation av biståndsbedömningen. Vår övergripande bedömning är att handläggningsprocessen sker i överensstämmelse med lagar och föreskrifter på området. Om roller och ansvar mellan biståndsbedömare och ansvariga för verkställigheten är uttalad, tydlig och dokumenterad. Granskningen visar att det i riktlinjerna tydliggörs hur beslut överförs till verkställighet och hur kvittens av biståndsbedömarnas skall gå till. Däremot kan vi inte uttala oss om följsamheten till riktlinjerna. Vår uppfattning är nämnden bör följa upp följsamheten till de antagna riktlinjerna på gruppnivå. 5

30 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Revisionsrapport avseende granskning av bisysslor KPMG har av revisorerna i Filipstads kommun fått i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagaren att utöva sådan bisyssla. Revisionen bedömer att det finns risk att det föreligger brister i den interna kontrollen och att det är väsentligt att klarlägga om verksamhetsansvariga i kommunen har vetskap om eventuella bisysslor. Iakttagelser Det förekommer bisysslor i Filipstad kommuns förvaltningar. 157 anställda av de som granskats har under perioden till haft en eller flera mer eller mindre aktiva bisysslor i 177 olika näringsdrivande företag eller föreningar. Att anställda har bisysslor känner få av kommunens förvaltningschefer inte till. Ingen är kunnig om antalet. Frågor ställs enligt uppgift vid nyrekrytering och medarbetarsamtal. Det förekommer på sina håll en missuppfattning om att arbetstagaren själv och på eget initiativ är skyldig att anmäla bisyssla. Av kommunens egen kortfattade riktlinje framgår helt korrekt att så inte är fallet. Våra iakttagelser gör att vi inte kan utesluta att kunskapen om AB (Kollektivavtalets allmänna bestämmelser) och LOA (Lagen om offentlig anställning) i bisysslefrågor generellt sett är svag eller inte finns. Kommunens har vid granskningstillfället heller ingen formellt beslutad policy med därtill hörande tillämpningsföreskrifter för att hantera bisysslor. 37 av de 177 (20,9 %) företagen där anställda i kommunen har en funktionärspost återfinns i kommunens leverantörsregister. Detta innebär 38 stycken involverade funktionärer likaledes anställda i kommunen. Av de 37 företagen/föreningarna har 13 fått sammanlagt 498 fakturor betalade av kommunen under perioden till Kommunen har med andra ord under 10 månader gjort inköp från, eller överfört medel till, företag eller föreningar där en anställd innehar en funktionärspost. Tjugo (20) fakturor med ett sammanlagt fakturabelopp om kronor har tagits ut för en översiktlig granskning i syfte att undersöka om det framgår av dessa hur inköpen hanterats när det gäller attestantens förvaltningstillhörighet i förhållande till den person som innehar bisyssla och därmed har anknytning till den association som fakturerat och/eller erhållit medel från kommunen. Granskningen visar att åtta (8)fakturor till ett sammanlagt fakturabelopp om kronor är mottagnings- och betalningsattesterade av personer som är placerade inom samma förvaltning där en anställd har en funktionärspost i det företag som ställt ut fakturan/erhållit utbetalningen. Kommentarer Det råder ingen tvekan om att det förekommer bisysslor i Filipstads kommun, att var elfte anställd är registrerade som funktionär i ett företag eller i en förening. Generellt sett har kommunen vad vi bedömer intagit en allt för avvaktande förhållningssätt till sina anställdas bisysslor. 6

31 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Såvitt granskningen kan visa har kommunen heller inte i ändamålsenlig grad agerat för att skaffa sig kunskap om den totala omfattningen av bisysslor och hur dessa skulle kunna påverka en anställning. Kunskapen om bisysslor hos ledande företrädare i kommunen får med ledning av lämnade enkätsvar bedömas som nödvändig att utveckla och fördjupa. På grund av detta bedömer vi att kommunen inte med säkerhet kan avgöra huruvida förekommande bisysslor: Påverkar de arbetsuppgifter de anställda har att utföra (vilket kan innebära risk för förtroendeskada för berörd person och kommun). Inverkar hindrande på de anställdas arbetsuppgifter. Innebär att de anställda konkurrerar med kommunen. Rekommendation Med tanke på omfattningen och potentiella effekter, inte minst förtroendeskadliga och ekonomiska, av befintliga bisysslor som granskningen påvisat, bör ansvariga säkerställa att en policy upprättas och formellt antas. Till den skall det finnas tillämpningsföreskrifter som minst årligen möjliggör en fullständigt och detaljerad överblick av de anställdas bisysslor. Som ett stöd för att möjliggöra en effektiv bedömningsgrund för beslutsfattare i bisysslefrågor har vi under punkt 5.5 i rapporten lämnat ett förslag på hur bisysslor kan hanteras. Ändamålsenliga och efterlevda rutiner för att hantera bisysslor är en väsentlig del i arbetet med att uppnå god internkontroll i alla de verksamheter som bedrivs i kommunens regi. Årlig övergripande granskning Revisorerna genomför som en del i sin revisionsprocess årligen den så kallade övergripande granskningen. Inriktningen och syftet med den årliga övergripande granskningen är att revisorerna utifrån en strukturerad dialog med nämnderna och kommunstyrelse skall inhämta dels kunskap och förståelse för nämnder och styrelsens uppdrag och dels bedöma nämndernas och styrelsen egen bedömning av verksamhetsstyrning och uppföljning inom sitt område. Detta ligger sedan till grund för såväl revisorernas uttalande i ansvarsfrågan som revisorernas riskoch väsentlighetsbedömning, dvs. prioritering av övriga revisionsinsatser. Med anledning av att 2014 är mandatperiodens sista år har revisorernas inriktning av den årliga övergripande granskningen fokuserats mot att följa upp utvecklingen av nämndernas arbete på ett övergripande plan. Särskilt fokus läggs vid säkerställande av beslutade system och rutiner för grundläggande frågor inom nämndernas ansvar som ekonomi, verksamhet och intern kontroll. Även om nämnden har vissa utvecklingsområden anser revisorerna att Barn- och utbildningsnämnden bedriver en väl fungerande verksamhet, vilken har utvecklats positivt under mandatperioden. Detta samtidigt som kommunens betydande åtaganden inom asyl- och flyktingområdet har ställt och ställer stora krav på utveckling och effektiv verksamhet i barn- och utbildningsverksamheten i kommunen. Revisorerna bedömer vidare att Socialnämndens styrning och kontroll har utvecklats positivt under de senaste åren. Nämnden har analyserat delar av verksamheten vilket bl a resulterat i organisationsförändringar i syfte att effektivisera verksamheten. Uppföljningen av vidtagna åtgärder har utvecklats och arbetsklimatet i nämnden bedöms ha blivit bättre under innevarande år. Revisorerna noterar dock samtidigt att delar av verksamheten har betydande underskott även 7

32 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna under 2014 och att det viktigt att nämnden fortsatt arbetar med verksamhetsuppföljning och utveckling, liksom omfördelning av medel inom nämndens befintliga ekonomiska ramar. Avseende Miljö- och byggnadsnämnden anser revisorerna att det har skett en positiv utveckling i nämndens styrning, ledning och interna kontroll inom så gott som samtliga områden under mandatperioden. Revisorerna bedömer slutligen att kommunstyrelsen arbetar aktivt med såväl sin uppsiktsplikt som samordningsplikt. Vidare delar revisorerna kommunstyrelsens uppfattning att arbetet med styrning, ledning, uppföljning och kontroll har gett resultat i förbättringar inom flera områden under mandatperioden. Revisorerna ser positivt på kommunstyrelsens aktiva arbete med kommunens totala ekonomiska situation. Granskning av gemensamma nämnder där Kristinehamn är värdkommun Östra Värmlands Överförmyndarnämnd och Administrativa nämnden. Kommunallagen (KL 9 kap 9 ) ger uttryck för att revisorerna årligen ska granska all verksamhet. För att klara detta uppdrag arbetar revisorerna med en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om nämnder och styrelser har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Enligt god sed delas den årliga granskningen in i framförallt två huvuddelar; grundläggande granskning och fördjupad granskning. Huvudinriktningen för årets granskning har varit att utifrån en elektronisk enkät, ställd till varje enskild ordinarie ledamot, följa upp och jämföra årets resultat på nämndnivå med den enkät som genomfördes inom ramen för den årliga övergripande granskningen år Då administrativa nämnden inte bildats 2010 finns inga jämförelsesiffror från denna period. Efter att enkäten genomförts kan vi konstatera att samtliga frågor inte är tillämpbara för de gemensamma nämnderna, vilket även framkommit via synpunkter på enkäten som vi tagit till oss av. Meningen är att en motsvarande enkät ska skickas ut redan under 2015 och då även inkludera suppleanterna. Svaren från 2014 års enkät ska jämföras med det kommande resultatet under 2015 då ett antal ledamöter och suppleanter är nytillträdda. På så vis kan ett potentiellt utbildningsbehov inom vissa specifika områden identifieras tidigt under mandatperioden. Administrativa nämndens svarsfrekvens i enkäten uppgår till 100 %. Kommunövergripande mål beaktas inte i nämndens verksamhet. De olika kommunernas kommunövergripande mål kan dessutom stå i konflikt till varandra. Ett exempel kan vara att öka invånarantalet i den aktuella kommunen, vilket skulle kunna ske på bekostnad av någon av de andra medlemskommunerna. Nämndens ansvarsområde är tämligen konkret och kvalitativa mått blir inte tillämpligt på riktigt samma sätt som i andra nämnder. Redovisning är dock ett sätt som nämndens verksamhet låter sig mätas på. Det finns ett arbete som startats med att ta fram nyckeltal för att kunna göra verksamheten mer mätbar. Ett sådant projekt om nyckeltal bedrivs i regi av Region Värmland. Nämndens primära syfte är att bedriva den tidigare verksamheten som sköttes av respektive kommun på ett effektivare sätt än tidigare men framförallt var det att säkra vissa nyckelfunktioner i processerna och göra varje enskild kommun mindre sårbar i händelse av personals från- 8

33 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna varo. Innan omorganisationen till en gemensam nämnd genomfördes en större besparingsåtgärd med totalt fem tjänster. För närvarande omfattar nämndens verksamhet ca 20 tjänster. Verksamheten utför själva egna stickprov och interna kontroller. Nämnden har en egen internkontrollplan som bygger på deras egen riskanalys. Intern kontroll följs upp två gånger per år och presentationen protokollförs. Nämnden vill avsätta mer resurser för systemförvaltare och utredning och automatisera fler processer och därigenom söka höja kvaliteten. Varje enskild kommun som ingår i den gemensamma nämnden har sin egen kultur och sina egna unika förutsättningar, men det är viktigt att arbetet fortsätter med att utforma processer mot ett gemensamt mål. Överförmyndarnämndens svarsfrekvens i enkäten uppgår till 80 %. Avseende kommunövergripande mål finns olika policys för olika kommuner. Avseende budget bestämmer varje enskildkommun över arvoden till funktionärerna. Övrig budget är i stort sett en uppräkning av personalkostnaderna från föregående år. Överförmyndarverksamheterna var tidigare i vissa lägen små och syftet med en gemensam nämnd har varit att få större trygghet och säkerhet vilket också anses ha uppnåtts. Verksamheten står under tillsyn av länsstyrelsen och nämnden har fått bra återkoppling på sin verksamhet vid de senaste granskningarna. Hittills har det inte funnits så mycket statistik för jämförelser, men enligt ett nytt lagförslag kommer krav på att vissa statistikuppgifter ska rapporteras. Däribland ärendeantal och könsfördelning. Personalstyrkan består av 6,75 heltidstjänster och personaltätheten är god. Antalet ensamkommande flyktingbarn innebär ökade krav på verksamheten inför God man ska kunna utses inom två dagar. Förhållandet till socialförvaltningen uppges inte fungera särskilt väl. Nämndens mål följs upp i delårsrapport och årsredovisning. Ekonomiska genomgångar görs inte vid varje möte, utan ungefär vartannat möte. När det gäller kvalitet presenteras olika områden muntligt för nämnden. Uppföljningar görs av handläggningstider, årsavräkningar etc. Det finns en särskild rutin avseende årsavräkningar bl. a. hantering av påminnelser och liknande. De flesta årsavräkningar lämnas in i tid och några viten för försent inlämnade årsräkningar har inte förkommit under året. Internkontrollplanen tas fram av nämnden och följs upp i juni och december. Nämnden genomför själva stickprov på ett antal av alla årsredovisningar som skickas in. Nämnden skulle samtidigt gärna se tätare granskningar av Länsstyrelsen. Nämnden anser att de fungerar bra tillsammans och att det finns en bra förståelse för verksamheten. Målen anses dock behöva anpassas mer utifrån att det handlar om samverkan mellan kommunerna. Detta är en viktig fråga eftersom framtiden väntar leda till mer samverkan mellan kommuner. 9

34 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Granskning av vårdkedjor och läkemedel för äldre KPMG har på uppdrag de förtroendevalda revisorerna i Landstinget och 15 Värmländska kommuner genomfört en gemensam granskning av vårdkedjor och läkemedel för äldre. Viktiga beröringspunkter mellan kommunernas och landstingets verksamheter rör vårdkedjor och läkemedel. I gränssnittet mellan kommunernas och landstingets verksamheter finns risk för brister i kommunikationen som kan påverka patientsäkerheten negativt. Det kan resultera i att patienterna inte får den vård och omsorg som de behöver. Granskningen som nu genomförts är i huvudsak en uppföljning av två tidigare revisionsgranskningar. Dessa två granskningar är äldres läkemedelsanvändning och avvikelserapportering vid kommunens äldreboende som genomfördes år 2010 och den granskning som genomfördes år 2011 om vårdkedjan för äldre. Syftet med granskningen är att bedöma om Landstinget i Värmland och kommunerna har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring, i syfte att tillgodose behov av vård och omsorg för äldre. Granskningen ska utgå från huvudmännens respektive uppdrag och ansvar samt styrning, uppföljning och samverkan. Sedan de tidigare granskningarna genomfördes kan vi konstatera att mycket är sig likt samtidigt som mycket hänt. Det finns rutiner och riktlinjer som följer nationella riktlinjer. Vår bedömning är också att riktlinjer och rutiner är väl kända. Det har också genomförts nationella projekt och utvecklingsarbeten för att förbättra vårdkedjan och läkemedelshantering för äldre, både nationellt och i Värmland. Genom Nya Perspektiv och den nationella satsningen på äldre har det etablerats samverkansarenor som ger goda förutsättningar för en ändmålsenslig samverkan och gemensam kunskapsbas inom äldreområdet. Sedan den tidigare granskning genomfördes har utvecklingsarbetet i Nya Perspektiv förstärkts och fungerat som samordningsfunktion för den nationella äldresatsningen. Granskningens bedömning är att det finns en tydlig struktur både för samverkan i vårdkedjan för äldre och för läkemedelshantering. Den tydliga strukturen består av riktlinjer utifrån gällande regelverk och samverkansgrupper. Det finns också en infrastruktur som stödjer tillämpning av dessa riktlinjer och rutiner. Som vid tidigare granskning kan konstateras att det finns en etablerad organisation för samverkan genom Beredningsgruppen. Gruppen har funnits en längre tid tillbaka och bland annat arbetat med att utveckla riktlinjer och rutiner för samverkan i vårdkedjan. På samma sätt som tidigare anser vi dock att den politiska styrningen av samverkansarbetet är svag. Som vi tolkar det är den politiska styrgruppen för Nya Perspektiv i formell mening inte styrgrupp för Beredningsgruppen. Detta är ingen förändring sedan tidigare granskning. Vår uppfattning är att det ska finnas en tydlig politisk styrning av samverkansarbetet och att det därför bör finnas en formell politisk styrgrupp för samverkansarbetet mellan kommunerna och landstinget. Ett fungerande avvikelsesystem är grunden för uppföljning av om beslutade rutiner och riktlinjer följs. Det saknas idag en systematisk uppföljning av avvikelser mellan landstinget och länets kommuner. Däremot följs avvikelserna upp i de nätverksträffar som finns mellan sjukhusen och kommunerna. Avvikelserna bör i uppföljningar klassas utifrån allvarlighetsgrad. Det har inte skett någon övergripande uppföljning om hur gemensamma rutiner och riktlinjer följs. Uppfölj- 10

35 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna ning sker framförallt genom avvikelsehantering och i den årliga patientsäkerhetsberättelsen som fastställs av ansvarig nämnd i kommunerna och landstinget. På samma sätt som vid den tidigare granskningen deltar primärvården i liten utsträckning i den vårdplanering som sker i samband med att en patient skrivs ut från sjukhus. I den tidigare granskningen konstaterades att vårdplaneringen vid sjukhus i huvudsak är en vård- och omsorgsplanering för kommunens insatser. Det är anmärkningsvärt att det i många sammanhang nämns att läkemedelslistor inte är aktuella och korrekta och att andelen personer med dosdispenserade läkemedel skiljer sig i länets olika de-lar. Vi välkomnar därför den utbildningssatsning som genomförs under år 2015 Sammanfattningsvis är granskningens övergripande bedömning att Landstinget i Värmland och kommunerna har inrättat ändamålsenliga arbets- och samverkansformer samt rutiner för informationsöverföring, i syfte att tillgodose behov av vård och omsorg för äldre. I nedanstående punkter sammanfattas granskningens rekommendationer: Kommuner och landstinget bör ta fram en ny överenskommelse för att tydliggöra samverkansarbetet mellan kommunerna och landstinget ur ett politiskt- och tjänstemannaperspek-tiv. Kommunerna och landstinget bör ta fram ett gemensamt system för systematisk uppfölj-ning av avvikelser mellan landstinget och länets kommuner för att säkerställa en god intern kontroll och följsamhet till riktlinjer och rutiner. Kommunerna och landstingen bör mer systematiskt följa upp om ingångna överenskommelser och gemensamma rutiner följs. Samverkan mellan primärvård1 och sjukhusvård behöver förstärkas. Landstinget bör ta fram rutiner och metoder så att primärvården utvecklas till en tydligare aktör i vårdkedjan. Kommunerna bör i större utsträckning säkerställa att dokumentation innehåller väsentlig information om resultatet av läkemedelsgenomgångar. Det politiska ansvaret för kommunens äldreomsorg och hälso- och sjukvård åligger i Filipstad socialnämnden. Socialnämndens förvaltningsorganisation leds av socialchefen. I linjeorganisationen finns det tre verksamhetschefer ansvariga för: Äldreomsorg. Hälso- och sjukvård. Individ- och familjeomsorg inklusive biståndsbedömning för äldre och LSS. Det finns dessutom en stab bestående av en utvecklingsledare, en förvaltningsekonomi och en medicinskt ansvarig sjuksköterska/controller. Det dagliga arbetet leds av gruppledare inom hemtjänst, särskilt boende och hälso- och sjukvård. Det finns131 lägenheter inom särskilt boende och 14 korttids/rehabiliteringsplatser. Det 11

36 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna finns dess-utom ett serviceboende i Lesjöfors med 22 lägenheter där vård och omsorg förmedlas genom hem-tjänst och hemsjukvård. Under år 2014 har ett stort fokus har i kommunens hälso- och sjukvård varit bristen på sjuksköterskor. Det uppges ha tagit mycket energi och arbete för förvaltningen. Enligt uppgift i januari 2015 är samtliga sjukskötersketjänster tillsatta. Avtal överenskommelser- rutiner Socialnämnden beslutade år 2012 om ett ramverk för socialnämndens ledningssystem enligt gällande regelverk skull upprättas vilket förvaltningen i uppdrag att genomföra. Socialnämnden har sedan dess arbetat med att ta fram ett sådant system. För att underlätta arbetet och göra systemet mer användbart i verksamheterna har ett datastöd upphandlats. Det finns i dagsläget inget formellt antaget ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för verksamheten. Socialförvaltningen anger att de rutiner som skall ingå i ledningssystemet finns men att det skall vara på plats i början av år Filipstads kommun har som övriga värmländska kommuner överenskommelser/avtal/rutiner om vårdplanering och informationsöverföring mellan vårdgivare. Även arbetet i Nya Perspektiven kan sägas innebära att man arbetar på ett likartat sätt med kvalitetsregister och gemensamma mål. Det finns avtal med de två vårdcentralerna i kommunen, Filipstads vårdcentral och Filipstads nya vårdcentral. Avtalen följer den länsgemensamma mallen som finns för sådana avtal. Målet är att finna personer med demenssjukdom tidigt och därefter erbjuda relevanta stödåtgärder. Avtalet är undertecknat av verksamhetschefen för kommunens hälso- och sjukvård och vårdcentralernas verk-samhetschefer. Det finns en samverkansrutin mellan ambulanssjukvården och kommunens hemsjukvård i östra länsdelen för att tydliggöra ansvarsfördelningen. Rutinen förtydligar att kommunen endast har an-svar för de personer som är inskrivna i kommunal hemsjukvård. Politik Hälso- och sjukvård och vård och omsorg är aktuella frågor vid nämndens sammanträden. Framförallt är det bemanningsfrågan och kvalitetsfrågor som diskuteras. Äldreomsorgen och hälso- och hälsosjukvårdens ekonomiska resultat är inom givna ramar (verksamhetsuppföljning t.o.m. oktober 2014). Samverkan sjukhus-primärvård-kommun Samverkan med vårdcentralerna uppges fungera väl utifrån samverkansvaret och utifrån givna förutsättningar. Däremot beskrivs att det har varit svårt att få till komplettering av samverkansavtalet avseende demensvård. I avtalet stipuleras hur det praktiska arbetet avseende läkarmedverkan för personer i särskilda boende eller för personer som har insatser inom kommunens hemsjukvård. I avtalet beskrivs dessutom att verksamhetscheferna inom kommunens hälso- och sjukvård och vårdcentralerna samt kommunens MAS ska mötas minst två gånger per år. 12

37 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Det äger rum fyra samverkansträffar årligen med landstingets palliativa team i östra distriktet (Kristinehamn, Storfors och Filipstad). Samverkansträffarna är till för att följa upp samverkan, kunskapsöverföring och eventuella avvikelser. Samverkansträffars med CSK och kommunen äger rum cirka fyra gånger per år. Framför allt avser dessa träffar planering och uppföljning av vårdplanering och in- och utskrivning vid sjukhus i sam-band med sommarperioden och storhelger. MAS:arna i östra länsdelen har två samverkansträffar med Karlskoga lasarett per år. Syftet med samverkansträffarna är att diskutera förbättringsområden, framförallt utifrån avvikelseanmälningar. Vårdplanering Vårdplanering sker utifrån de länsövergripande rutinerna. Det finns ett vårdplaneringsteam som i huvudsak genomför vårdplanering på sjukhusen (Karlskoga och CSK). Alternativa metoder för vårdplanering har prövats via bildöverföring, dock i liten utsträckning. Primärvården deltar sällan i det fysiska vårdplaneringsmötet. Avvikelser Kommunens har rutiner för avvikelsehantering. Under år 2014 har ett datastöd för avvikelsehante-ring introducerats. Den vanligaste avvikelsetypen är fallolyckor och under år 2014 anmäldes 911 fall som omfattade 237 personer (år fall resp 259 personer). Därefter är läkemedels-hantering den vanligaste avvikelseanmälan. Av avvikelser inom läkemedelsområdet var den van-ligaste bortglömd dos 87 procent ( procent). Om avvikelsen bedöms som allvarlig kan Lex Maria-(sjukvård) eller Lex Sara- anmälningar (omsorg) göras. Kommunen gjorde 2 Lex Sahara anmälningar och 1 Lex Maria anmälningar under år Från kommunen skickades år avvikelser och från landstinget till kommunen skickades 4 (2013 två). 18 av dessa 24 handlade om informationsbrist eller kommunikationsbrist vid överföring från eller till kommunal vård. Det nämns att sjukhusvården ibland efterfrågar information från kommunen om personer som varken bor på SÄBO eller har kommunal hemsjukvård. Läkemedel Det finns tydliga riktlinjer för läkemedelshantering inom kommunerna genom bland annat samverkansavtalet med vårdcentralerna. Det som lyfts fram är problem med inaktuella och felaktiga läkemedelslistor i samband med att personer överförs från sjukhus till kommunal vård- och omsorg samt hälso- och sjukvård Dessa felaktiga läkemedelslistor innebär betydande merarbete för kommunens personal. Årligen genomförs en kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen hemsjukvården i korttidsboenden och särskilt boende. Granskningen genomförs av en extern farmaceut. Den länsövergripande rutinen för läkemedelsgenomgång är införd i Filipstads kommun. Andelen personer inom hemsjukvård och särskilt boende som får dosdispenserade läkemedel har minskat under senare år. Kommunens personal menar att det kan innebära ett arbetsmiljöproblem och att patientsäkerheten äventyras. 13

38 FILIPSTADS KOMMUN Bilaga 1 Revisorerna Revisorernas bedömning av kommunens delårsrapport I egenskap av revisorer i Filipstads kommun har vi granskat kommunens delårsrapport för perioden Granskningen har utförts enligt Kommunallagen och god revisionssed. Vid granskningen har vi biträtts av revisorer från KPMG. Vår uppgift är att bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt Kommunallagen 8 kap 20 skall behandlas av fullmäktige, är förenligt med de mål som beslutats. Bedömningen gäller både de finansiella målen och målen och riktlinjerna för verksamheten. Vår övergripande bedömning är att delårsrapporten upprättats enligt lagen om kommunal redovisning. Resultatutveckling Av delårsbokslutet per framgår att kommunen redovisar ett resultat på 11,2 Mkr och att prognosen för hela verksamhetsåret 2014 uppgår till 5,5 Mkr. Bedömning av måluppfyllelse I den ekonomiska planen för återfinns en övergripande finansiell målsättning för 2014, samtidigt som ett antal prioriterade verksamhetsområden, kopplade till god ekonomisk hushållning, också lyfts fram. Eftersom kommunstyrelsen, som avgivare av delårsbokslutet, avvaktar med att följa upp de finansiella målen till årsbokslutet och även valt inte heller göra någon samlad bedömning av verksamhetsmålen, har vi som revisorer beslutat oss för att inte uttala oss om resultatet i delårsbokslutet för Revisorernas granskning av kommunens bokslut och årsredovisning överlämnas till kommunfullmäktige i samband med ansvarsprövningen 14

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71 Revisionsrapport Granskning av den gemensamma driftsoch servicenämnden Karlstads kommun Maria Jäger Cert. kommunal revisor Remmi Gimborn Februari 2015

72 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning... 1 Inledning... 2 Syfte och metod... 2 Bakgrund... 2 Granskningsresultat... 3 Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer?... 3 Upplevs organisationen som ändamålsenlig?... 5 Information om utveckling av verksamhet och ekonomi?... 6 Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden?... 6 Februari 2015 Karlstads kommun PwC

73 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden Sammanfattande bedömning På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom PwC gjort en granskning av drifts- och servicenämndens verksamhet under Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Av verksamhetsplanen framgår ett antal aktiviteter som ska göras under 2014 eller som planeras under Den gemensamma driften innebär besparingar för samtliga deltagande kommuner. Vi gör bedömningen att drifts- och servicenämndens verksamhet bedrivs i enlighet med övergripande mål och riktlinjer. Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling vid varje sammanträde. Nämnden har fått information om den ekonomiska utvecklingen under fyra av fem sammanträden. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Torsby kommun, deltagit vid alla eller övervägande delen av nämndens sammanträden under Den samlade bedömningen är att det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Utifrån våra erfarenheter i granskningen lämnar vi följande rekommendationer: För att säkerställa nämndens styrning mot verksamhetens mål rekommenderar vi att nämnden följer upp verksamhetsplanen under året och utvärderar målen i samband med årsredovisningens upprättande. Revisorerna i Torsby kommun bör göra kommunstyrelsen och kommunfullmäktige uppmärksamma på att de inte är representerade på avsett sätt i den gemensamma nämnden. Februari 2015 Karlstads kommun 1 av 7 PwC

74 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden Inledning Samtliga kommuner i Värmland ingår fr o m 2010 i en gemensam drifts- och servicenämnd. Karlstads kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden. En gemensam nämnd ska enligt kommunallagen granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Eftersom Karlstads kommun är värdkommun gör Karlstads kommunrevisorer en granskning som delges revisorerna i övriga kommuner. Revisorerna i samtliga kommuner som ingår i den gemensamma nämnden ska uttala sig i frågan om de tillstyrker ansvarsfrihet för den gemensamma nämnden och för den ledamot som är utsedd från respektive kommun. På uppdrag av revisorerna i Karlstads kommun har Kommunal Sektor inom PwC gjort en granskning av drifts- och servicenämndens verksamhet under Granskningen är ett resultat av revisorernas riskanalys. Syfte och metod Granskningens syfte är att ge svar på revisionsfrågan om det bedrivs en ändamålsenlig och effektiv verksamhet inom drifts- och servicenämndens ansvarsområde. Granskningen genomförs genom intervju med IT-chefen i Karlstads kommun och genom dokumentstudier. Revisionskriterier Drifts- och servicenämndens reglemente, samverkansavtal, verksamhetsplan, årsredovisning och protokoll. Följande kontrollmål ska besvaras: Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställts för drifts- och servicenämnden? Finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet? Får drifts- och servicenämnden tillräcklig information om utvecklingen av verksamhet och ekonomi under pågående verksamhetsår? Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Bakgrund Syftet med den gemensamma drifts- och servicenämnden är att skapa nya möjligheter för samordning inom länet. Samverkan ska leda till att de ekonomiska resurserna används på ett mer effektivt sätt. Drifts- och servicenämndens vision och ledstjärnor är att skapa möjligheter till samordning inom länet. Erfarenheter från tidigare IT-samverkan i länet visar att det generellt sett innebär kostnadsbesparingar på både kort och lång sikt. Genom att samverka kan kommunerna använda befintliga resurser på ett mer Februari 2015 Karlstads kommun 2 av 7 PwC

75 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden kostnadseffektivt sätt samtidigt som kvaliteten i verksamheten och möjligheterna att följa utvecklingen inom IT-området kan förbättras. Granskningsresultat Bedrivs verksamhet i enlighet med mål och riktlinjer? Drifts- och servicenämndens verksamhet regleras i nämndens reglemente 1 och samverkansavtalet 2 mellan kommunerna i den gemensamma nämnden. I nämndens reglemente framgår följande: Nämndens uppdrag är att för sådana särskilda, specificerade uppdrag bestående i drift, service, support eller samordning av upphandling av egendom, innefattande programvarulicenser och andra rättigheter, vilka uppdrag lämnats till nämnden av två eller flera samverkande parter och som nämnden accepterat genom särskilt beslut. 3 Vid nämndens första sammanträde under 2014 godkändes en verksamhetsplan med de specifika områden som nämnden fokuserade på under året samt planerade aktiviteter för Nämndens övergripande mål är: Lägre kostnad för drift som kan ske gemensamt. Effektivare utnyttjande av resurser genom samverkan. Bidra till en bättre och snabbare utveckling genom samverkan. Genomföra gemensamma upphandlingar som resulterar i lägre kostnader även om inte drift sker gemensamt. Planerad verksamhet Av verksamhetsplanen framgår ett antal aktiviteter som ska göras under 2014 eller som planeras under Aktiviteterna rör bland annat att öka användningen av skolsystemen för säker åtkomst av omdömen m.m. och att erbjuda inloggning med eid för fler kommunala system. Vidare avser nämnden utreda möjligheterna för gemensam identitetshantering för att kommunerna ska kunna dela och köra samma verksamhetssystem. Nämnden planerar att utreda förutsättningarna för att avropa ett gemensamt e-arkiv för Värmlands kommuner. Man avser även fortsätta stötta kommunerna att genomföra och vara delaktig i utvecklingen eblomlådan 4 nationellt. Inom ramen för det gemensamma e-samhället i Värmland är målsättningen att Det ska bli bättre att vara medborgare i Värmland. Nämndens konkreta målsättning är att erbjuda 70 % av SKL:s rekommenderade e-tjänster. Nämnden vill utveckla e- tjänsteplattformen så att andra verksamhetsgrenar i den kommunala förvaltningen 1 Reglemente för drifts- och servicenämnden, Avtal om samverkan i Gemensam Drifts- och servicenämnd, Reglementet, 1. 4 eblomlådan är ett verktyg för självvärdering som utgör ett stöd för verksamhetsutveckling och digital medborgarservice. Februari 2015 Karlstads kommun 3 av 7 PwC

76 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden som bolag och förbund omfattas. Man har även målsättningen att förbättra tillgången till mobila e-tjänster. Inom rådet CeSam Värmland, som består av e-tjänsteansvariga från alla kommuner, är en målsättning att utreda och införa Mobilt bank-id för Värmlands e- tjänster. Andra målsättningar är att förbättra lavinmeddelandefunktionen 5, marknadsföra Värmlands e-tjänster för att öka användingen, utreda förutsättningarna för e-tjänst med integration till verksamhetssystemet och införliva Hagfors kommun i e-tjänsteplattformen. Andra målsättningar är att upphandla ett kommunsammanbindande nät med en kapacitet som kan möta framtidens behov och presentera ett förslag på upphandling av en gemensam internetförbindelse. Genomförd verksamhet enligt verksamhetsberättelsen I nämndens verksamhetsberättelse läggs en tyngdpunkt vid viktigare händelser under Det nämns bland annat att Hagfors kommun integrerats inom den gemensamma e-tjänstplattformen och att den gemensamma utvecklingen av e- tjänster har fortsatt. Under året driftsattes 54 e-tjänster inom den gemensamma plattformen. Mobilt Bank-ID har införts för tjänsterna inom e-plattformen och fungerar nu som komplement till e-legitimation. Införandet av en gemensam integrationsplattform har påbörjats vilket kommer möjliggöra integration mellan system till en lägre kostnad. E-dagen genomfördes i december som planerat. SKL uppmärksammade även Värmland som ett föredöme för e-tjänster i samband med en enkätundersökning i Sveriges kommuner. Tillsammans med Länsstyrelsen i Värmland och Region Värmland har drifts- och servicenämnden tagit fram en Regional digital agenda för Värmland. Syftet med handlingsplanen är att mellan tillvarata digitaliseringens möjligheter för människor och företag. Besparingar Drifts- och servicenämndens verksamhetsform har inneburit stora besparingar för medlemskommunerna. Den gemensamma driften av e-tjänster innebär att kommunerna i Värmland sammanlagt sparat ca 2 mnkr jämfört med om varje kommun hade stått för driften själva. Den gemensamma portalen för säker inloggning innebär att kostnaden totalt uppgår till 2/3-delar av vad den skulle ha varit om varje kommun stått för detta själva. Tjänsten Mobilt BankID innebär en kostnadsminskning på 204 tkr. Slutligen innebär den gemensamma integrationsplattformen besparingar på ca 1,3 mkr. Besparingar per år (tkr) Egen regi Nämndens regi Besparing Gemensam drift Portal för säker inloggning Mobilt BankID Gemensam integrationsplattform Totalt En funktion som gör det möjligt att snabbt nå ut med meddelanden Februari 2015 Karlstads kommun 4 av 7 PwC

77 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden Revisionell bedömning Vi gör bedömningen att drifts- och servicenämndens verksamhet bedrivs i enlighet med övergripande mål och riktlinjer. Vi noterar även att nämndens verksamhetsplan inte följs upp utöver verksamhetsberättelsen, där en översiktlig bild av viktigare händelser ges. Vi konstaterar att nämndens mål inte utvärderas i verksamhetsberättelsen. För att säkerställa nämndens styrning mot verksamhetens mål rekommenderar vi att nämnden följer upp verksamhetsplanen under året och utvärderar målen i samband med årsredovisningens upprättande. Upplevs organisationen som ändamålsenlig? Kärnan i drifts- och servicenämndens organisation utgörs av samverkan mellan medlemskommunerna togs en handlingsplan för Gemensamt e-samhälle Värmland fram. Sedan handlingsplanen togs fram har formerna för samverkan vidgats. Utöver den gemensamma nämnden träffas KSO/kommunchefer en gång i månaden genom Region Värmlands försorg där bl.a. IT-frågor lyfts. IT-cheferna i Värmland träffas en gång i månaden för att diskutera aktuella frågor och fungerar i praktiken som beredande organ inför nämndssammanträden. I Cesam Värmland är ett råd som består av alla e-tjänsteansvariga i Värmland och träffas även de månadsvis för att diskutera utveckling av e-tjänster. Karlstads kommun är nämndens värdkommun. Medlemskommunerna är med och finansierar administration, lokalkostnader samt en tjänst som IT-samordnare (55 tkr/kommun och år). Utöver grundbeloppet betalar kommunerna för de IT-tjänster som de väljer att samverka kring. Under 2014 har nämnden utökat sin verksamhet genom att nya tjänster lanserats till kommunerna, 54 nya e-tjänster har driftsatts och en Regional digital agenda för Värmland har tagits fram. Februari 2015 Karlstads kommun 5 av 7 PwC

78 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden Vid intervjun med IT-chefen för Karlstads kommun framkom det att nämnden arbetar mycket med utvecklingsfrågor ut mot kommunerna i Värmland. IT-chefen anser att nämnden har tillräckligt med resurser och en ändamålsenlig verksamhet utifrån uppdraget. De utmaningar som nämnden står inför är att införa en gemensam identitetshantering som möjliggör att kommunernas IT-system kan kommunicera med varandra och att införa automatiserade handläggningsprocesser. Det nämndes även att ett utökat samarbete med Landstinget i Värmland kan bli aktuellt under Revisionell bedömning Vi bedömer att det finns en ändamålsenlig organisation för nämndens verksamhet. Nämnden har under 2014 utökat sitt uppdrag i enlighet med nämndens syfte. Information om utveckling av verksamhet och ekonomi? Året inleddes med en statusrapport för nämndens verksamhet och information om e-kontorets verksamhet. Under året har nämnden löpande informerats om olika utvecklingsprojekt inom nämndens verksamhetsområde. Det har bl.a. rört sig om en om översyn av e-tjänster inom e-hälsa, gemensamt e-samhälle, konferenser, ett pilotprojekt för gemensam identitetshantering och Regional Digital Agenda. Nämndens intäkter uppgick till tkr under 2014 och kostnaderna uppgick till tkr. Nämnden gick därmed med ett underskott på 25 tkr, som balanseras av ett tidigare ackumulerat överskott på 157 tkr. Nämndens underskott beror på kostnader för en nätverksdag som anordnats under hösten och för att några kommuner valt att ännu inte delta i finansieringen av två nya IT-tjänster. Nämnden fick 1,9 mnkr lägre intäkter och kostnader än budgeterat vilket beror på att färre nya IT-tjänster än budgeterat har avropats. Utöver den information som nämnden får skickas beslut tagna av nämnden till samtliga kommuner i Värmland. Revisionell bedömning Nämnden får någon form av redovisning av verksamhetens utveckling vid varje sammanträde. Nämnden har fått information om den ekonomiska utvecklingen under fyra av fem sammanträden. Vi bedömer att nämnden får tillräcklig information under pågående verksamhetsår. Har representanter från samtliga kommuner deltagit vid nämndens sammanträden? Under 2014 hade nämnden fem sammanträden. Karlstads, Arvika, Eda, Filipstads, Forshaga, Munkfors och Hammarö kommuner har varit representerade vid samtliga sammanträden. Filipstads kommun har även representerats av en ersättare vid samtliga sammanträden. Grums, Hagfors, Kristinehamn, Kils, Sunne och Årjängs kommuner har deltagit vid fyra av fem sammanträden. Storfors och Säffle har deltagit vid tre sammanträden. Torsby kommun har representerats vid ett sammanträde. Februari 2015 Karlstads kommun 6 av 7 PwC

79 Granskning av den gemensamma drifts- och servicenämnden Revisionell bedömning Representanter för de kommuner som ingår i den gemensamma nämnden har, med undantag för Torsby kommun, deltagit vid en majoritet av nämndens sammanträden under Vi noterar att representanterna från Säffle kommun har deltagit i nämndens möten i högre grad än under föregående år. Vi konstaterar att Torsby kommun enbart representerats under ett sammanträde. Revisorerna i Torsby kommun bör göra kommunstyrelsen och kommunfullmäktige uppmärksamma på att de inte är representerade på avsett sätt i den gemensamma nämnden Remmi Gimborn Projektledare Maria Jäger Uppdragsledare Februari 2015 Karlstads kommun 7 av 7 PwC

80 LANDSTINGET I VÄRMLAND Revisionskontoret Anders Marmon Rev/15009 Granskning av hjälpmedelsnämndens verksamhet under 2014 Rapport 15-14

81 Granskning av Hjälpmedelsnämndens verksamhet 2014 Bakgrund Den 1 juli 2004 bildades en mellan kommunerna och landstinget gemensam nämnd, Hjälpmedelsnämnden, i syfte att samverka för att länets invånare skall erbjudas en god hjälpmedelsförsörjning på lika villkor. Hjälpmedelsnämnden är en gemensam nämnd för kommunerna i Värmlands län och Landstinget i Värmland. Nämnden ska enligt 9 kap. 2 i kommunallagen och 12 i reglementet för nämnden granskas av revisorerna hos respektive huvudman. Landstingets revisorer har sedan nämndens tillkomst granskat hjälpmedelsnämndens verksamhet. Granskningsresultatet har därefter delgivits kommunernas revisorer och deras sakkunniga. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhet och räkenskaper för verksamhetsåret 2013 och sammanfattar granskningen i föreliggande promemoria. Granskningen avseende verksamheten har främst rört avstämning mot gällande avtal. Granskningen av räkenskaperna har inriktats mot en avstämning mot budget och underliggande redovisning. Hjälpmedelsnämnden Uppdrag Hjälpmedelsnämnden har ansvar för att erbjuda hjälpmedel för funktionshindrade enligt 3 b hälso- och sjukvårdslagen (HSL), med undantag för syn-, hörsel-, och ortopedtekniska hjälpmedel. Den hjälpmedelsverksamhet som enligt 18 b HSL är en kommunal angelägenhet (i särskilda boenden och hemsjukvård) ska även i fortsättningen utföras av respektive kommun. Den gemensamma nämnden har dock ansvar för att fastställa policy, riktlinjer, kompetenskrav för förskrivning och upphandling av hjälpmedel. Genom gemensamma riktlinjer och samverkan avser hjälpmedelsnämnden att kostnadseffektivisera verksamheten inom sitt ansvarsområde. Hjälpmedelnämndens uppdrag kan sammanfattas i följande områden; samordningsuppgifter, kompetensuppgifter och stöduppgifter, drift av den gemensamma hjälpmedelsenheten.

82 Hjälpmedelsenheten ska verka som kompetenscentrum med stödfunktion och svara för samordning av de angivna uppgifterna. Verksamhet 2014 Under 2014 har hjälpmedelsnämnden som planerat haft fyra sammanträden. Nedan beskrivs de ärenden som behandlats, med undantag av vissa ärenden av formaliakaraktär års första möte ägde rum den 6 mars. Vid mötet deltog representanter från 13 kommuner (totalt deltog 13 ledamöter och ersättare). Representation saknades från Eda, Storfors och Årjängs kommuner samt från landstinget. Vid mötet avhandlades följande: - Årsredovisning för 2013 föredrogs av verksamhetschefen för Hjälpmedelsservice. Hjälpmedelsnämnden beslutade att godkänna årsredovisningen för verksamhetsåret 2013 samt att ingen ekonomisk reglering görs utan 2013 års utfall tas i beaktande samband med 2014 års redovisning. Nämnden beslutade också att rapporten ska skickas till respektive kommunfullmäktige för godkännande. - Nämnde beslutade att fastställa riktlinje Vridplattor enligt framtaget förslag. - Budget Nämnden beslutade att en formell skrivelse ska skickas till respektive kommunstyrelsen som en information angående landstingets uppräkning. Eventuella synpunkter från kommunerna ska redovisas av förvaltningen till nämnden. - Nämnden fick information från verksamhetschefen om ett nationellt projekt ned information om länets hjälpmedelsortiment på Nämnden godkände informationen och den lades till handlingarna. - Regeringsproposition om Mer inflytande av den enskilde gällande hjälpmedel. Nämnden fick en fördragning av verksamhetschefen. Nämnden godkände informationen och den lades till handlingarna. - Nämnden fick rapporter och information från verksamhetschefen om aktuella pågående frågor. Årets andra möte ägde rum den 16 april. Vid mötet deltog representanter från Landstinget i Värmland och 10 kommuner, totalt 12 ledamöter och ersättare. Representation saknades från Storfors, Arvika, Eda, Säffle, Sunne och Hammarö kommuner. Vid mötet avhandlades följande ärenden: - Nämnden behandlade revisionsrapporten avseende Hjälpmedelsnämndens verksamhet 2013 och beslutade att godkänna rapporten och lägga den till handlingarna.

83 - Nämnden beslutade att ge verksamhetschefen för Hjälpmedelservice i uppdrag att göra en översyn av gällande riktlinjer för hjälpmedel samt att ge löpande avrapportering till nämnden. - Nämnden behandlade ärendet budget 2015 och beslutade göra budgetuppräkning enligt gällande avtal, d.v.s. följa landstingets uppräkning. - Nämnden fick information om ett hjälpmedel utanför ordinarie sortiment. Efter informationen beslutade nämnden i enlighet med arbetsutskottets förslag att aktuellt hjälpmedel inte faller inom ramen för hjälpmedelsnämndens uppdrag. - Nämnden fick rapporter och information från verksamhetschefen om aktuella pågående frågor, bland annat hjälpmedelsdatabas och invånartjänst. Nämnden beslutade att godkänna rapportering och lägga den till handlingarna. Årets tredje möte ägde rum den 19 september. Vid mötet deltog representanter från Landstinget i Värmland och 14 kommuner, totalt 17 ledamöter och ersättare. Representation saknades från Karlstad och Kristinehamns kommuner. Vid mötet avhandlades följande ärenden: - Verksamhetschefen för Hjälpmedelsservice informerade om det aktuella ekonomiska läget för nämndens område, baserat på siffror t.o.m. augusti. Efter redovisningen diskuterade nämnden framtidens behov, inriktning och finansiering. Nämnden beslutade att ge verksamhetschefen i uppdrag att till nästa sammanträde utforma et förslag utifrån dagens diskussion. - Nämnden fick information om process och formalia i samband med val Nämnden fick rapporter och information från verksamhetschefen om aktuella pågående frågor, bland annat om översyn av riktlinjerna och rapport från landstingets revisorer. Nämnden beslutade att godkänna rapportering och lägga den till handlingarna. (Inget svar till revisorerna förbereddes) - Nämnden fick en lägesrapport angående inkontinenshjälpmedel och beslutade att godkänna rapporteringen och lägga den till handingarna. - Under övriga frågor fick nämnde information om en olycka med personlyft och utveckling av robotteknik. Årets fjärde möte ägde rum den 28 november. Vid mötet deltog representanter från Landstinget i Värmland och 13 kommuner, totalt 16 ledamöter och ersättare. Representation saknades från Filipstad, Hagfors och Årjängs kommun. Vid mötet avhandlades följande ärenden: - Hjälpmedelsnämnden beslutade vid mötet i april att budgeten för nämnden ska ha samma uppräkning som landstinget. Upp-

84 räkningsprocent för 2015 är 2,3 %. Nämnden beslutade att fastställa den uppräkningen. - Nämnden fick information om den nya patientlagen av utvecklingsledare Lars-Göran Boström. - Nämnden fick en lägesrapport från verksamhetchefen gällande den nya hjälpmedelsdatabasen. - Nämnden beslutade att gav verksamhetschefen i uppdrag att upprätta ett förslag angående kostnadsfördelning i nämnden till nästa sammanträde. - Nämnden fick också en lägesrapport från verksamhetschefen om arbetet med översyn av riktlinjer och styrande dokument. Verksamhetschefen fick med sig synpunkt från nämnden i det fortsatta arbetet. - Nämnden fick en lägesrapport om lagerhantering i länets hjälpmedelsverksamheter. Sammanfattningsvis kan konstateras att landstinget och länets kommuner varit representerade vid nämndens fyra möten under året enligt följande: Fem kommuner, Forshaga, Grums, Kil, Munkfors och Torsby har varit representerade vid samtliga nämndens möten. Åtta kommuner, Arvika, Filipstad, Hagfors, Hammarö, Karlstad, Kristinehamn, Sunne och Säffle har varit representerade vid tre möten, medan tre kommuner, Eda, Storfors och Årjäng har varit representerade vid två möten. Landstinget har varit representerat vid tre möten. Arbetsutskottet Arbetsutskottet har under 2014 haft fyra möten: 14 februari, 4 april, 29 augusti och 7 november. Administrativt stöd Enligt avtal ska division HHR genom hjälpmedelsenheten svara för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt planera och administrera den verksamhet nämnden ansvarar för. Representanter från division HHR och från landstingets kansli har administrativt bistått nämnden och dess arbetsutskott. Ekonomi Landstinget i Värmland ska fastställa budget för den gemensamma nämnden efter samråd med berörda kommuner. I avtalet regleras hur samrådet ska ske. Kommunerna och landstinget finansierar gemensamt de faktiska kostnaderna för nämndens arbete och administration. Kostnaderna fördelas med 21 % på kommunerna och 79 % på landstinget. Fördelningen mellan kommunerna sker efter andelen kommuninvånare i åldern 80 år och äldre. Därutöver ska huvudmännen dela på kostnaderna för sekretariatet. Kostnadsfördel-

85 ningen ska ske på basis av andelen ledamöter representerade i nämnden. Varje huvudman svarar själv för samtliga kostnader för sina förtroendevalda enligt respektive huvudmans arvodesregler. Dessa kostnader ingår således inte i hjälpmedelsnämndens budget och omfattas inte av denna granskning. Enligt avtalet ska kommunerna senast den 25 i varje månad förskottsbetala 1/12-del av sin andel. Uppkomna över- och underskott ska enligt avtalet regleras efter fastställd fördelningsnyckel. Budgeten för hjälpmedelsnämnden uppgick under år 2014 till kronor, fördelat på kommunerna med kronor och på landstinget med kronor. Det ekonomiska utfallet för 2014 uppgår till kronor, där kommunerna ska svara för kronor och landstinget svara för kronor, se tabell nedan. Häri ingår kostnaden för nämndens sekreterarstöd där kommunerna betalar 16/19-delar i enlighet med fördelningen kommuner - landsting i nämnden. Tabell 1. Hjälpmedelsnämndens budget och utfall 2014 ÅR 2014 Budget Utfall Differens Kommunerna Landstinget Summa Den genomgång som gjorts av Hjälpmedelsnämndens räkenskaper har inte föranlett några påpekanden, förutom att avräkningen av över- och underskott inte har genomförs. Vid mötet den 6 mars 2014 tog nämnden liksom föregående år beslut om att inte reglera över/underskott, utan att istället ta hänsyn till utfallet i 2014 års redovisning. Samma beslut tog nämnden avseende 2014 år ekonomiska utfall vid mötet den 13 mars Följsamhet till avtal och reglemente Ursprungligt avtal mellan kommunerna och landstinget hade en giltighetstid till och med Avtalet förlängs automatiskt med fyra år om det inte sägs upp tolv månader innan avtalstidens utgång. Kommentar: Avtalet har inte sagts upp av någon part. Det förlängdes därför automatiskt att gälla under mandatperioden Omförhandling av avtalet kan påkallas om förutsättningarna för avtalet väsentligen har förändrats. Kommentar: Inga framställningar om omförhandling har gjorts.

86 Tvister rörande tolkning och tillämpning av avtalet ska i första hand lösas genom förhandling mellan berörda huvudmän. Tvister kan hänskjutas till Sveriges kommuner och landsting. Kommentar: Inga tvister finns noterade. Division HHR ska ha ansvar för beredning och verkställighet av nämndens ärenden samt för att planera och administrera den verksamhet nämnden ansvarar för. Kommentar: Uppfyllt. För nämnden ska det finnas ett sekretariat bestående av en sekreterare och en föredragande. Kommentar: Uppfyllt. En av landstingets tjänstemän har svarat för sekreterarfunktionen i nämnd och arbetsutskott. Föredragande har varit verksamhetschefen för Hjälpmedelsservice. Avtalsparter skall vara de 16 kommunerna och landstinget. Kommentar: Uppfyllt. Uppgift att verka för att länets invånare erbjuds en god hjälpmedelsförsörjning på lika villkor. Kommentar: Vid årsskiftet började nya gemensamma riktlinjer för förskrivning av hjälpmedel att gälla. Under 2014 har nämnden gett verksamhetschefen för Hjälpmedelsservice i uppdrag att gör en översyn av riktlinjerna. Budgeten ska fastställas av landstinget efter samråd med kommunerna. Förslag till budget bör, enligt avtalet, tillställas kommunerna senast under april månad. Samråd skall därefter ske med styrelserna under maj månad. Kommentar: Förslag till 2014 års budget behandlades vid nämndens sammanträde den 7 mars Den ekonomiska ramen för Hjälpmedelsnämnden år 2014 föreslogs uppräknas enligt avtalet. Uppräkningen blev 2,5 % jämfört med 2013 års ram. Kommunerna ska bidra med ett belopp som motsvarar de faktiska kostnaderna för nämndens arbete och administration. Fördelas efter befolkningsunderlag i viss åldersgrupp. Kommentar: Inte uppfyllt års bokslut visar att utfallet har överstigit den preliminärt debiterade kostnaden. Enligt gällande avtal ska detta till del återbetalas/debiteras till kommunerna. Kommunerna ska enligt avtalet debiteras med kronor för Så har inte skett.

87 Respektive huvudman svarar för samtliga kostnader för sina förtroendevalda. Kommentar: Uppfyllt för landstingets förtroendevalda. Som framgår ovan har kostnader för kommunernas förtroendevalda inte ingått i granskningen. Förskottsbetalning ska göras med 1/12-del senast den 25 i varje månad. Kommentar: Uppfyllt. Debitering har skett med 1/12 i förskott varje månad. Uppkomna över- eller underskott ska regleras efter aktuell fördelningsnyckel (befolkningsunderlag i viss åldersgrupp). Kommentar: Inte uppfyllt. Nämnden har flera år tagit beslut om att avvakta med reglering. Besluten har tagits i samband med att årsredovisningen för närmast föregående år har behandlats av nämnden. Besluten avviker från det ursprungliga avtalet. Respektive huvudman ska svara för del av kostnad för nämndens sekreterare (25 % tjänst). Kostnaden ska fördelas utifrån andel ledamöter i nämnden. Kommentar: Uppfyllt. Kommunernas kostnadsandel för nämndens sekretariat har uppgått till kronor. Kommunerna debiteras månadsvis med 16/19 av den preliminära kostnaden. Kommunerna har rätt till insyn i förvaltning och redovisning. Nämnden ska halvårsvis rapportera till respektive huvudmans fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är. Kommentar: Uppfyllt. Insyn i förvaltning och redovisning har främst skett genom behandling av budget mm vid nämndens sammanträden. Nämnden ska vara sammansatt av 19 ledamöter och lika många ersättare, fördelat på en ordinarie och en ersättare från respektive kommun samt tre ordinarie och tre ersättare från landstinget. Kommentar: Uppfyllt. Parterna är i avtalet överens om att sammansättningen i nämnden så långt möjligt ska återspegla sammansättningen i landstingsfullmäktige. Kommentar: Mandatfördelning i landstingsfullmäktige respektive hjälpmedelsnämnden framgår av sammanställningen nedan. Vissa partier har endast har representation i form av ersättare. I tabellen nedan redovisas därför fördelningen i nämnden uppde-

88 lat på endast ordinarie ledamöter respektive ordinarie ledamöter och ersättare sammanräknat. Tabell 2. Partifördelning i fullmäktige resp. i hjälpmedelsnämnden Forum V S C FP KD M SIV Övr Landstingsfullmäktige 4 4,9 % 33 40,7 % 8 9,9 % 5 6,2 % 3 3,7 % 16 19,8 % 5 6,2 % 7 8,6 % HMN ordinarie ledamöter HMN ordinarie ledamöter och ersättare ,6 % 17 44,7 % 5 26,3% 8 21,1 % ,6 % 1 5,3 % 2 5,3 % 2 10,5 % 7 18,4 % ,6 % 1 5,3 % 2 5,3 % Majoritetsförhållandena är, liksom föregående mandatperiod, inte helt samstämmiga mellan landstingsfullmäktige och nämnden. Det gäller också partisammansättningen om man ser till nämndens ordinarie ledamöter. Sammanräknat ordinarie ledamöter och ersättare finns också diskrepans mellan sammansättningen i landstingsfullmäktige och hjälpmedelsnämnden. Vissa partier har en svagare representation i hjälpmedelnämnden än vad som skulle motsvara andelen ledamöter i fullmäktige medan andra har en starkare representation. Av hjälpmedelsnämndens protokoll framgår att partiernas representation skiftar något mellan nämndens möten eftersom ersättarna inte alltid tillhör samma parti som den ordinarie ledamoten. Ett parti, (V) representeras inte alls i nämnden och (SIV) och (FP) endast i form av ersättare, vilket skiljer sig från hur representationen ser ut i landstingsfullmäktige under mandatperioden Ordförande ska nomineras bland landstingets ledamöter och vice ordförande bland kommunernas ledamöter. Kommentar: Uppfyllt. Landstinget nominerade år 2010 Annétthe Zettergren (M) till ordförande och kommunerna nominerade Sten Fransson (S), Arvika kommun till vice ordförande. Landstinget valde under 2012 Göran Nilsson (M) till ny ordförande efter avsägelse av uppdraget från Zettergren. Inom nämnden ska finnas ett arbetsutskott bestående av sex ledamöter och sex ersättare. Tre ledamöter utses bland landstingets ledamöter och tre bland kommunernas ledamöter. Ordförande bör, enligt avtalet, nomineras ur gruppen landstingets ledamöter medan vice ordförande bör nomineras ur gruppen kommunernas ledamöter. Kommentar: Uppfyllt.

89 Slutsatser och kommentarer Efter granskning av 2014 års verksamhet kan revisionskontoret konstateras att sammansättningen av ledamöter i nämnden inte fullt ut har den följsamhet till landstingsfullmäktiges sammansättning under mandatperioden, som ska eftersträvas enligt avtalet. Detta gäller ju hela mandatperioden. Vid Hjälpmedelsnämndens fyra möten under året har kommunerna varit representerade i varierande grad. Revisionskontoret kan, liksom vid tidigare genomgångar, konstatera att representationen från några av kommunerna kan förbättras. Granskningen av 2014 års redovisning visar att det finns ett underlag för den sammanställda redovisningen för nämnden. Underlaget baseras på en sammanställning av uppgifter som hämtats ur landstingets redovisningssystem. Revisionskontoret kan konstatera att den reglering som enligt avtalet ska göras till kommunerna av över- resp. underskott hittills inte genomförts. Enligt nämndens årsredovisning pågår den översyn av modellen för uträkning och redovisning som påbörjades 2010 och som i form av uppdrag till verksamhetschefen för hjälpmedelservice, åter aktualiserades i november Av nämndens årsredovisning och protokoll för 2014 framgår att nämnden i allt väsentligt verkar enligt de intentioner och riktlinjer som fastställdes vid bildandet. Ansvarsprövning Den gemensamma nämnden ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna enligt 9 kap. 2 tredje stycket kommunallagen. Frågan om ansvarsfrihet för den gemensamma nämnden ska prövas av fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna enligt 5 kap. 25 andra stycket kommunallagen. Anders Marmon Certifierad kommunal revisor

90 FILIPSTADS KOMMLIN Datum Till: Kommunstyrelsen För kdnnedom: Kommunfullmaktige Revisionsrapport över årsredovisning 2014 Kommunrevisorerna i Filipstads kommun har granskat kommunens årsredovisning I granskningsarbetet har revisorerna biträtts av konsulter från KPMG. Utifrån granskningen kan vi konstatera att årsredovisningen och koncernredovisningen, i allt väsentligt bör ge en rätlvisande bild av kommunens och koncernens finansiella resultat och ekonomiska ställning. Vi anser att kommunens årsredovisning för fu 2014 i allt väsentligt uppffller de krav som den kommunala redovisningslagen ställer. Kommunen redovisar ett sammantaget resultat på 2,1 Mkr för 2014, vilket i stort är i paritet med budget. Resultatet har under 2014 belastats med 2,3 Mkr ftjr avsättningar till omstruktureringsåtgärder liksom 1,2 Mkr har avsatts for byggande av återvinningscentral. Resultatet för 2014 har dock även påverkats positir,t av att kommunen utnyttjat 1,1 Mkr av tidigare avsatta medel till social investeringsfond. Av årsredovisningen kan också utläsas att kommunens nettokostnader for 2014, exklusive foregående års återbetalning från AFA Försäkring, har ökar med 2,6 yo medan skatteintäkter och statsbidrag ökat med3,5 Yo. Jämfort med foregående år redovisar Socialnämnden ett betydligt bättre utfall i forhållande till ursprunglig årsbudget. Efter ett tilläggsanslagpä2,2 Mkr är utfallet en awikelse på endast 9 tkr. Under 2013 är erhölls tilläggsanslag på 15,3 Mkr. Budgetmässigt har dock utvecklingen hos Barn- och utbildningsnämnden varit negativ under Nämnden redovisar under året en negativ awikelse mot budget pä2,9 Mkr, trots tilläggsanslagpä2,7 Mkr, d v s en negativ resultatarryikelse på 5,6 Mkr i forhållande till den ursprungliga budgeten. Kommunen har klarat balanskravet. För ytterligare bakgrund till våra bedömningar hänvisar vi till den bilagda revisionsrapporten. Vi vill att kommunstyrelsen inkommer med kommentarer till den genomforda granskningen senast 15 juni. Ordförande FILIPSTADS KOMMUN Box FILIPSTAD Besök: Hantverksgatan 22 Tel vx: Fax: E-post: kommun@fi lipstad.se Org.nr: lnternet: lipstad.se