RIKTLINJE. Riktlinjer för sociala medier KS/2019:94. Beslutad av kommundirektören

Transkript

1 Riktlinjer för sociala medier KS/2019:94 Beslutad av kommundirektören

2 Innehållsförteckning Sociala medier... 2 Inledning... 3 Syftet med närvaron i sociala medier... 4 Mål med närvaron i sociala medier... 4 Aktuell lagstiftning... 4 Organisationens ansvar och resurser... 5 Frekvenser och svarstider... 5 Periodicitet... 5 Koppling till nykvarn.se... 5 Avtal och interna regler... 6 Att öppna och avsluta ett konto... 6 Avsändare... 7 Grafisk profil... 7 Kriskommunikation... 7 Foto och film... 8 Att dela andras material... 8 Intern samverkan... 8 Marknadsföring... 8 Gallra otillåtna inlägg/kommentarer... 8 Arkivering... 9 Diarieföring... 9 Medarbetare och förtroendevald Bilagor: Att skriva på kommunens sociala medier Tonalitet, tilltal och bemötande i sociala kanaler Inläggshantering och avpublicering Upphovsrätt Etik Checklista för att starta konto i sociala medier Checklista vid publicering Flödesschema för inkomna svar, kommentarer och synpunkter

3 Sociala medier Sociala medier är aktiviteter som kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat innehåll. Genom sociala medier kan Nykvarns kommun kommunicera, skapa relation, främja dialog och dela kunskap med olika målgrupper. Sociala medier är skapade för att vara sociala och att innehålla dialog. Därför ska dessa kanaler användas i verksamheter där dialog är central. Exempel på verktyg för sociala medier som kan vara aktuella för Nykvarns kommun: Blogg - en webbsida som innehåller periodiskt publicerade inlägg och/eller dagboksanteckningar där de senaste inläggen oftast är placerade högst upp. Facebook ett socialt nätverk med cirka 2,23 miljarder aktiva användare (juli 2018, Facebooks kvartalsrapport). Twitter - social nätverkstjänst och mikroblogg där användaren kan skicka och läsa meddelanden, så kallade tweets. Meddelandena är textbaserade, får vara högst 280 tecken långa och visas öppet på användarens profilsida. Youtube - en webbplats med videoklipp som har laddats upp av användarna. Instagram - en mobilapplikation för fotodelning och ett socialt nätverk. Användarna kan ta bilder, redigera dem och därefter dela med sig av bilderna till på Instagram och andra sociala medier. Linkedin - en social nätverksplats där användaren kan marknadsföra sig som arbetsgivare respektive medarbetare. Används främst för rekrytering. 2

4 Inledning När en verksamhet skapar ett konto i sociala medier ska det vara utifrån perspektivet att öka medborgardialogen. Det vill säga informera, inhämta synpunkter och öka verksamhetens transparens. Varje verksamhet ska vara klar över på vilket sätt en medverkan i sociala medier bidrar till kommunens uppdrag och mål. När en verksamhet har bestämt sig för att använda sociala medier ska det meddelas till kommunikationsavdelningen som håller en förteckning över de kanaler som används i officiellt syfte i Nykvarns kommun. Detta följer av dataskyddsförordningen (nedan kallad GDPR) och principerna om behandlingen av personuppgifter. Läs mer om hanteringen av personuppgifter i våra sociala medier på Det ska finnas ett uppdrag från kontorschefen för att en anställd ska använda sociala medier i tjänsten. Med ett sådant beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. Verksamheten ska utse personer som får skriva på sociala medier för kommunens räkning, på ungefär samma sätt som man utser redaktörer utses för hemsidor. Beroende på vilket syfte verksamheten har, bör krav ställas på funktioner, teknik och säkerhet i sociala medier. Mediet bör till exempel fungera oberoende av användarens tekniska plattform och vara tillgängligt för personer med funktionsnedsättningar. Bilder används frekvent i sociala medier. Det är viktigt att tänka på att en bild också kan vara en personuppgift. För att få använda en bild som klart och tydligt visar en individs ansikte eller om det på något sätt går att urskilja personen i fråga kan det krävas ett samtycke. Läs mer om detta i kommunens Riktlinjer för bilder, filmer och ljudupptagningar. Rekommenderat är att undvika bilder där människors ansikten kan urskiljas. Sociala medier är öppna forum vilket gör det extra viktigt att agera med varsamhet. Ansvaret ligger på kommunen att inte publicera, eller tillåta och att radera kränkande kommentarer eller bilder. I värsta fall kan bristande vaksamhet leda till skadestånd. Relaterade styrdokument för denna riktlinje Kommunikationspolicy för Nykvarns kommun 3

5 Riktlinje dokument- och ärendehantering Grafisk manual Riktlinjer för bilder, filmer och ljudupptagningar Policy för tillgänglighet och bemötande i Nykvarns kommun Informationsplan vid krisledning Syftet med närvaron i sociala medier Genom att vara aktiv i sociala medier ska verksamheten bidra med följande: Bygga relationer Vara tillgänglig Vara lyhörd Vara korrekt och trovärdig Vara transparent Vara engagerad i sin egen verksamhet och i omvärlden Visa verksamhetens aktiviteter Nå nya grupper Arbeta med omvärldsbevakning Sprida och dela kunskap Mål med närvaron i sociala medier Verksamhetens varumärke ska bli tydligare och personligare genom dialog och genom att verksamheten delar med sig av den kompetens, identitet samt det engagemang som finns i verksamheten. Verksamheten ska lyssna på vad Nykvarnsborna tycker och ta till sig deras upplevelser. Den feedback som verksamheten får ska tas omhand och hanteras av verksamheten. Verksamheten ska föra en aktiv dialog med fler målgrupper som medborgare och anhöriga. Genom att verksamheten är aktiv i sociala medier ska antalet kontakter med Nykvarnsborna öka. Aktuell lagstiftning Det kan finnas andra bestämmelser (utöver dataskyddslagstiftningen), som har betydelse för vad som är tillåtet och inte, exempelvis bestämmelser i registerförfattningar, bestämmelser om allmänna handlingar, sekretess och arkivering samt lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor. 4

6 Organisationens ansvar och resurser Verksamhetschefen ansvarar för verksamhetens konton och har förankrat och fått klartecken för dessa hos kommunens kommunikationsavdelning. För att driva ett konto i sociala medier krävs det att organisationen är närvarande. Det krävs att verksamheten avsätter resurser för att bevaka, publicera, svara, granska och vara tillgänglig online. Att ensidigt föra ut budskap i en social kanal är inte lämpligt, syftet är även att ha en dialog och att lyssna på omvärlden. En operativt ansvarig person ska utses och en ställföreträdande måste alltid finnas. Kommunens kommunikationsavdelning kan hjälpa till att ta fram en kanalstrategi för verksamheten, stötta, vidareutveckla och hjälpa till med att följa upp verksamhetens närvaro i sociala medier. Den som är operativt ansvarig ska även samverka med andra verksamheter, till exempel kommunikationsavdelningen och Kundcenter som sköter kommunens centrala Facebook-sida. Detta för att vid vissa tillfällen kunna sampublicera material. Frekvenser och svarstider Sociala medier är snabba kanaler. Svar på inlägg och kommentarer bör lämnas snabbt och med ett personligt tilltal. Frågor bör besvaras direkt eller bemötas med besked om att svar lämnas så fort som möjligt. Svar på frågor bör ges inom en arbetsdag. Svar skrivs under med namn, titel och eventuellt kontor/avdelning. Politiska frågor hänvisas till partierna. Alla kommentarer behöver inte besvaras av kommunen. Ibland förs konversationer mellan personer utan några direkta frågor till kommunen. Precis som i alla annan kommunikation bör kommunens representanter bedöma relevans och situation och agera efter det. För att få hjälp och stöd med att svara kan kontots administratör rådgöra med närmaste chef eller kommunens kommunikatörer. Periodicitet Verksamheten ska sätta upp ett mål för periodicitet, antalet inlägg/vecka, och följa upp detta löpande. Detta mål kan variera beroende på verksamhet. En årsplan med förslag på lämpliga inlägg kan tas fram för att se till att kontot är aktivt. Koppling till nykvarn.se För att tydliggöra vilka sociala medier Nykvarns kommun närvarar i ska en länksamling finnas på kommunens hemsida. Kommunens webbadress ska vara synlig och länkad någonstans på sidan i det sociala mediet. 5

7 Avtal och interna regler När en verksamhet startar ett konto ska kanalens avtal läsas igenom och godkännas av verksamhetschefen eller av den som är utsedd som operativt ansvarig. Verksamhetschefen ansvarar för vad som läggs ut under respektive verksamhet samt vilka sociala medier som används. Det är viktigt att tydliggöra för användarna att allt som skrivs i kommunens sociala medier utgör en allmän handling. Verksamhetschefen ansvarar för att informera de personer som ska vara aktiva i kommunens sociala medier om förhållningssätt i sociala medier, se bilaga 1. Det ska även tas fram en plan för att kontot hålls aktivt. Verksamhetschefen ansvarar för att inkommande synpunkter som är riktade mot verksamheten besvaras eller vidarebefordras till rätt svarsperson. Vid semester eller annan frånvaro ska en ersättare utses. Att öppna och avsluta ett konto När ett konto ska öppnas i en social kanal ska detta förankras hos kommunikationsavdelningen som tillsammans med verksamheten tar fram en strategi för kontot. Länk till kontot ska publiceras på nykvarn.se och kontaktuppgifter till ansvarig person lämnas till kommunikationsavdelningen. Användaruppgifter och lösenord ska finnas tillgängligt för fler än en av verksamhetens medarbetare garantera säker tillgång till kontot. Lösenordet ska förvaras skyddat så att obehöriga inte kan komma åt kontot. Om verksamheten väljer att sluta arbeta med sociala medier och konton behöver avslutas ska detta förankras hos verksamhetens chef. Kommunikationsavdelningen ska också informeras. Följarna av kontot ska informeras i god tid innan kontot stängs ned. I informationen ska det finnas en förklaring till varför kontot stängs ned, och ett tack för mottagarens engagemang. Hänvisning bör göras till kommunens centrala konto. Budskapet bör upprepas. Konton som inte används regelbundet ska avslutas. Verksamheten ska meddela kommunikationsavdelningen så att hänvisningen till kontot kan tas bort från kommunens hemsida. 6

8 Avsändare Det ska tydligt framgå att det är Nykvarns kommuns verksamhet som är kontots avsändare. Detta genom att kommunens grafiska profil eller verksamhetens särprofilering används samt att kontorets/avdelningens namn framgår. Kommunikationen ska utgå från mottagarens perspektiv och inte organisationens interna perspektiv. Om det finns möjlighet att lägga in en allmän beskrivande text i kanalen, använd den för att förklara mer om avsändaren, om varför kanalen används, vilka uppföranderegler som gäller och information om GDPR-bestämmelser. Kontakta kommunikationsavdelningen för hjälp med informationen. Grafisk profil Samtliga externa och sociala webbplatser som ligger under kommunen ska följa Nykvarns kommuns grafiska profil. De ska ha en tydlig avsändare med Nykvarns officiella logotyp eller verksamhetens särprofil. Den grafiska profilen ska främst användas i profilbilden. Kommunen har avtal med bildbyråer, kontakta kommunikationsavdelningen vid önskad hjälp eller behov av byråbilder. Omvärldsbevakning Den digitala världen förändras ständigt vilket gör att verksamheten måste vara beredd på att följa utvecklingen och vidareutveckla sin närvaro i sociala medier. Detta sker med visst stöd från kommunikationsavdelningen. Omvärldsbevakning är också viktig för att följa vad som skrivs om Nykvarns kommun i sociala medier. Om det upptäcks felaktigheter eller om kritik riktas mot kommunen bör närmaste chef och i vissa fall kommunikationsavdelningen kontaktas för att diskutera vilka åtgärder som behöver vidtas eller hur kritiken ska bemötas. Kriskommunikation Sociala medier är snabba kanaler vid en olycka eller extraordinära händelser. Vid krissituationer ska kommunens kommunikation i sociala medier ske via kommunikationsavdelningen och främst via kommunens webbplats nykvarn.se. I sociala medier ska enbart Nykvarns kommuns kommunövergripande Facebook och i vissa fall Twitter användas. Dessa kanaler fungerar som komplement till andra kommunikationskanaler för att sprida korrekt och snabb information, för att lyssna och för att föra dialog med medborgarna. Vid kris måste omvärldsbevakningen av sociala kanaler skärpas för att fånga upp reaktioner och diskussioner. Genom att lyssna kan vi hjälpa medborgarna att få rätt information i rätt kanaler. 7

9 Foto och film Vi jobbar med bildsättning och rörliga bilder i flera sociala kanaler. Följ kommunens Riktlinjer för bilder, filmer och ljudupptagningar Viktig att ta med sig från bildhantering är att bilder kan vara en personuppgift och bör hanteras med försiktighet. Går det att urskilja en individ så ska samtycke i vissa fall inhämtas. Individen har rätt att återkalla sitt samtycke och vissa fall ska bilden då raderas. Det är av stor vikt att tänka på individens personliga integritet. Vår rekommendation är att anonymisera bilder, det vill säga nyttja bilder där individer inte kan urskiljas. Personer i tjänsteställning kan förekomma på bild när samtycke finns. Alla kommunens egenproducerade filmer som delas ska först läggas upp på kommunens Youtube-sida. Därifrån kan sedan materialet delas i andra kanaler. Kontakta kommunikationsavdelningen så hjälper de till med detta. Att dela andras material Verksamheten ska främst dela sitt eget material men även andras material kan delas. När detta sker ska det finnas ett tydligt samband mellan det delade materialet och verksamheten. Intern samverkan Sociala medier bygger på dialog, såväl med medarbetare som med medborgare. Genom att hjälpas åt och vid relevanta tillfällen dela varandras inlägg hjälper vi våra mottagare att hitta oss och bidrar också till att stärka bilden av Nykvarns kommun som helhet. Marknadsföring Vår närvaro och våra resultat i sociala medier kan vara av nyhetsvärde. Vi välkomnar mediebevakning eftersom den kan leda till att fler upptäcker vår närvaro online och bygger nya relationer. Gallra otillåtna inlägg/kommentarer Alla inlägg/kommentarer som strider mot gällande lagstiftning, till exempel är kränkande, eller strider mot kommunens riktlinjer ska omgående tas bort. Inlägget/kommentaren ska sparas, se Diarieföring, och all information om det/den - 8

10 till exempel avsändare och tidpunkt och sammanhang innan inlägget/kommentaren avpubliceras. Om ett inlägg på ett socialt medium innehåller sekretessbelagda uppgifter ska det efter att det har kopierats och avpublicerats överföras till dokument- och ärendehanteringssystemet för vidare behandling. Det är verksamheten som ansvarar för det sociala mediet som ansvarar för registreringen. Det finns ingen tradition av gallring inom sociala medier. Men om du vill och tycker det är lämpligt så får du gallra information på sociala medier efter det att du utfört arkivering. Arkivering För att arkivera det sociala mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora förändringar spara skärmdumpar eller utskrifter från de sidor man är aktiv på. Detta ansvar ligger på respektive verksamhet. Uttaget ska visa både sidans layout och dess innehåll. Skapa en gemensam mapp för ditt kontor. Ta skärmdumpar minst två gånger om året på layout och innehåll och bevara som PDF/A i den gemensamma mappen. Spara filerna med ett filnamn som innehåller: namnet på det sociala mediet, verksamheten, datum, sammanhanget Exempelvis: Facebook Fritidsfabriken periodiskt uttag Diarieföring Alla inlägg och kommentarer på kommunens sociala medier behöver inte diarieföras eftersom de ligger i en kronologisk ordning på det sociala mediet. Kommunikation av enkel karaktär, såsom en fråga som direkt får ett svar och liknande inlägg behöver inte arkiveras. Det är alltid inläggets karaktär om avgör om det ska diarieföras. Följande ska diarieföras: Inlägg och kommentarer som leder till åtgärd från kommunen, något vi måste handlägga och ta ställning till, behandla eller besluta. I vissa fall rör det politiska frågor och då bör de inte hanteras på det sociala mediet utan bör hänvisas till och hanteras i den ordinarie ärendehanteringen. 9

11 Inlägg och kommentarer som bedöms bli ett ärende. Inlägg och kommentarer som kan ha relevans för existerande ärende i diariet. Inlägg och kommentarer som anses vara av särskilt intresse. Inlägg och kommentarer som innehåller sekretess. Följande ska inte diarieföras: Inlägg och kommentarer av ringa eller tillfällig betydelse, t.ex. en enkel fråga som får ett svar eller inlägg och kommentarer som ligger utanför kommunens ansvar. Medarbetare och förtroendevald Privata konton ska inte användas för kommunikation i tjänsten. Det är inte heller tillåtet att skapa privata konton på sociala medier med hjälp av e-postadresser som tillhör Nykvarns kommun. Sekretessbelagda uppgifter får absolut inte publiceras. För alla kommunens medarbetare och förtroendevalda som använder sociala medier på sin fritid gäller yttrandefrihet och meddelarfrihet. Som anställd har du lojalitetsplikt gentemot arbetsgivaren vilket begränsar dig i vad och på vilket sätt du får uttrycka dig på sociala medier även privat. Lojalitetsplikten som ingår inom ramen för anställningen är en rättsprincip som gäller samtliga anställda. Lojalitetsplikten innebär att du som anställd inte får skada arbetsgivaren. Kravet på lojalitet är även kopplat till din befattning, vilket betyder att chefer har högre lojalitetskrav. Om förtroendevalda i Nykvarns kommun vill länka från kommunens webbplats till exempelvis sin privata blogg eller sitt partis webbplats går det bra. Det bör tydligt framgå att åsikterna som framförs på till exempel bloggen inte är kommunens egna utan den enskilde politikerns. Kommunens sociala medier ska vara opartiska och några partipolitiska budskap, arrangemang och dylikt får inte spridas via dessa kanaler. Detta får partierna arbeta med i sina egna kanaler. Bilagor: 1. Att skriva på kommunens sociala medier 2. Checklista för att starta konto i sociala medier 3. Checklista vid publicering 4. Flödesschema för inkomna svar, kommentarer och synpunkter 10

12 Bilaga 1 Att skriva på kommunens sociala medier Besökare på sociala medier ska kunna lita på att det är Nykvarns kommun som uttalar sig. Det är alltså inte tillåtet att uttala sig privat på något av kommunens sociala medier. Anställda ska inte heller svara för kommunens räkning via sina privata konton eftersom det kan försvåra kommunens skyldigheter att till exempel hantera allmänna handlingar och iaktta spårbarhetskrav. Svar på sociala medier ska lämnas snabbt och gärna med ett personligt tilltal, det är alltså bra att svara med namn, titel och den verksamhet man representerar, i den mån det är möjligt. Det är viktigt att uppträda som ambassadör för sin verksamhet och Nykvarns kommun, att på ett professionellt sätt representera kommunen, det vill säga sakligt, sanningsenligt och engagerat. Uppträd alltså på samma professionella sätt i sociala media som vid annan kommunikation. Tonalitet, tilltal och bemötande i sociala kanaler Varje kanal har sin egen stil och sina egna mottagare. För att hitta kanalens stil och tonalitet måste vi våga prova oss fram. Tonalitet handlar inte om vad vi säger utan om hur vi säger det. I sociala medier använder vi oss av ett personligt men ej privat tilltal. Skriv personligt, undvik byråkratiskt formell ton. Tilltala läsaren med du. Använd ett begripligt språk och undvik svåra förkortningar. Var trevlig även om du svarar på ett inlägg som är anklagande, argt eller på annat vis negativt. Svara inte på påhopp eller personangrepp. Avpublicera istället om inlägget bryter mot reglerna. Var tydlig, mottagaren ska förstå budskapet. Var försiktig med emojis. Dessa kan tolkas på många olika sätt och se olika ut beroende på mottagarens mobil/dator/platta. Beakta sammanhang, kanal och målgrupp. Undvik subjektiva kommentarer om enskilda personer, speciellt personer i beroendeställning. Till exempel vilken härlig kollega Oskar är, Sara är tjusig i sin hatt. 11

13 Inläggshantering och avpublicering De medarbetare som jobbar med verksamhetens sociala medier ska hantera synpunkter, svar och kommentarer. Detta innebär bland annat följande: Besvara inkomna synpunkter som inkommit till verksamheten. Vidarebefordra vissa frågor till befattningshavare som kan besvara dem. Avpublicera inlägg som strider mot sidans regler. Se bilaga: Flödesschema för svar i sociala kanaler. Följande typer av inlägg får inte publiceras på kommunens sociala medier och måste avpubliceras omgående: Kränkande uppgifter, förtal, personliga angrepp Uppvigling, hets mot folkgrupp Pornografi Våldsskildringar Upphovsrättsintrång eller intrång i andra rättigheter som skyddas i 5 kap. upphovsrättslagen (1960:729) Sekretessbelagda uppgifter (2009:400) Reklam eller kommersiella budskap (tas bort med behöver ej bevaras) Politisk information Uppgifter av diskriminerande karaktär utifrån diskrimineringslagen (2008:567) Upphovsrätt Kontrollera alltid upphovsrätten till text och bild som publiceras. Kontrollera materialets äkthet och be om upphovsrättsinnehavarens tillstånd innan du återpublicerar. Etik Patientsäkerhetslagen (2010:659) bör tas i beaktande av sjukvårdspersonal när de till exempel använder sociala medier och delar information och bilder om arbetsplatsen. 12

14 Tänk också på bestämmelserna i Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400). Ur ett juridiskt och etiskt perspektiv är den grundläggande principen att tänka på att det som delas inte får innebära en exponering av patienterna. Som kommunanställd ska vi alltid respektera medborgarnas säkerhet och sårbarhet. Vi ska ta särskild hänsyn till exempelvis brukares beroende och utsatta situation. Etiska rådet inom Svensk sjuksköterskeförenings rekommendationer Vård- och omsorgspersonal behöver vara särskilt försiktig i sociala medier. Den professionella rollen ska tydligt skiljas från den privata. Här utgår våra riktlinjer från En etisk kompass för sjuksköterskor i sociala medier, 2017, Etiska rådet inom Svensk sjuksköterskeförening. Gränsen mellan arbetsliv och privatliv behöver medvetandegöras så att sjuksköterskor handlar utifrån etisk reflektion och medvetenhet. Det innebär bland annat att sjuksköterskor alltid behöver vara vaksamma på att inte avsiktligt eller oavsiktligt lämna ut uppgifter i sociala medier som kan skada eller röja identiteten hos en enskild patient eller närstående. 13

15 Bilaga 2 Checklista för att starta konto i sociala medier Nedanstående punkter ska dokumenteras: Meddela kommunikationsavdelningen när ni planerar att skapa/ avsluta ett konto Syfte - varför ska kanalen användas? Mål - vad vill ni uppnå med kommunikationen? Budskap - vilka frågor ska kommuniceras, hur hänger de ihop med budskap i kommunens i andra kanaler? Finns det risk att budskap spretar åt olika håll? Målgrupp- vilka vänder vi oss till? Kanal - vilken kanal ska användas? Typ av konto skapar verksamheten en företagssida/-konto, ej personkonto? Avtal - har verksamheten gått igenom det sociala mediets avtalsvillkor? Funktion och teknik - krävs det insatser från IT-avdelningen? Resurser - har ni uppskattat vilka resurser som behövs för att bevaka kontot och att uppdatera det kontinuerligt? Bevakning - vilka sköter bevakning och uppdateringar på kontot? Vem kan hoppa in i semestertider? Avsändare - framgår det tydligt att kontot är en del av Nykvarns kommun? Risker - riskerar sekretess att röjas? Hur tar vi hänsyn till GDPR, andra lagar och regler? Diarieföring, gallring och arkivering - hur ser verksamhetens rutiner ut? Kriskommunikation - Hur kan sociala medier användas vid en kris? Hur hänger de ihop med andra kanaler? Finns det backup för bemanning och hantering? Marknadsföring - hur hittar besökarna till era sociala medier? Informationskrav övergripande information som ska finnas enligt e-delegationens checklista för sociala medier ur ett juridiskt perspektiv: Vilken sorts inlägg som inte får förekomma (stäm av mot checklista och riktlinjer) Vad händer om någon gör inlägg och kommentarer som bryter mot reglerna Information om myndighetens identitet Syftet med att använda mediet Att inläggen blir tillgängliga för andra och kan bli allmän handling 14

16 Bilaga 3 Checklista vid publicering Är inlägget relevant för verksamheten och målgruppen? Är inlägget rättstavat? Är det rätt tidpunkt att publicera? Är tonaliteten rätt utifrån verksamhet och målgrupp? Är inlägget anpassat utifrån kanalen? Ska inlägget styras mot en viss målgrupp? Går inlägget att korta ner? Ska hashtags användas och vilka i så fall? Ryms budskapet i kanalen utan att användare behöver trycka på läs mer? Är webbadressen rätt och fungerar? Är inlägget bildsatt? Är bild och film lämplig utifrån målet att skapa engagemang? Har kommunen upphovsrätten till materialet? Är inlägget anonymiserat? Om inte, behövs samtycke och har det inhämtats? Är det en egenproducerad film? Då ska den publiceras på Nykvarns kommuns Youtubekanal innan den publiceras. Kontakta kommunikationsavdelningen om detta. Är det ett känsligt inlägg, har minst två personer, varav en ansvarig, läst igenom? Är detta ett inlägg som kan vara lämpligt att dela på kommunens centrala Facebooksida? Är det en nyhet eller information som kanske ska läggas ut på kommunens hemsida eller Facebook? Kontakta i så fall kommunikationsavdelningen i god tid för att planera detta. 15

17 Bilaga 4 Flödesschema för inkomna svar, kommentarer och synpunkter 16