NATIONELL PATIENTÖVERSIKT

Transkript

1 2014 Skoglind-Öhman Ingegerd Vackermo Marie NATIONELL PATIENTÖVERSIKT Uppföljning av införande och användande av NPÖ i Jämtlands län

2 Innehåll 1. Bakgrund Metod Metodologiska överväganden Etiska aspekter Resultat Statistik Intervjuer Önskade funktionaliteter Diskussion och slutsatser Referenslista... 8 Elektroniska referenser

3 1. Bakgrund Programmet al IT i samverkan i vård och omsorg syftar till att förstärka samverkan mellan erna, och mellan dessa och landstinget genom att införa NPÖ ett journalsystem för delning av vissa patientuppgifter. Målet är större inflytande för medborgaren, ökad patientsäkerhet, minskad administration och bättre underlag för ledning och styrning. Samtliga Sveriges landsting införde NPÖ under 2012, varvid frågeställningen om ernas behov kopplat till NPÖ blir starkt aktualiserad. NPÖ är ett informationsöverföringssystem där landstingens och ernas hälso- och sjukvårdspersonal kan få tillgång till enskilda personers (patienters) medicinska historik hos andra vårdgivare, dvs. legitimerad personal i erna kan få tillgång till personers medicinska historik hos landstinget. Landstinget i sin tur kan få tillgång till personers medicinska historik, samt pågående vård hos annat landsting. För att kunna läsa uppgifterna krävs att man har en pågående vårdrelation, och att personen har givit tillstånd, det vill säga medgivande för inhämtande av information. Om personen inte ger samtycke kan informationen spärras. NPÖ är en del av Nationell IT-strategi för vård och omsorg, och ska bidra till ökad patientsäkerhet. Syftet är att nå förbättrat kliniskt resultat (rätt diagnos och rätt behandling i tid, förutsättningar för förebyggande arbete), ökad säkerhet för patienten (rätt beslutsunderlag minskar risken för felbehandlingar), ökad effektivitet (delad information minskar dubbelarbete) och ökat inflytande (den enskilde får insyn och ökat inflytande över sin egen vård) Varje landsting bestämmer självt vilka funktioner/uppgifter som skall visas i NPÖ. I Jämtland visas: patientens namn och personnummer; journalinformation dvs. olika anteckningar och sammanfattning av vårdvistelser; diagnoser, läkemedel som patienten fått ordinerad och hämtat ut (signerade av vårdgivande läkare); patientens kontakter med vård- och omsorg dvs. vilken sorts kontakt, besök, telefonkontakt eller inläggning, resultat av undersökningar och provtagningar från klinisk kemi. Detta ser relativt likadant ut över hela landet, med några undantag där det finns någon färre eller någon ytterligare uppgift. Enbart behöriga kan få åtkomst till NPÖ. Detta sker genom att det krävs en sorts e-legitimation (SITHSkort) för att logga in i systemet. All inloggning registreras, och man kan därmed se hur ofta användaren har loggat in i NPÖ och vilken information hon/han har tagit del av. Under 2012 deltog Jämtland som ett av tre testlän i ett delprojekt via SKL. Delprojektet syftade till att utreda och analysera på vilket sätt införandet av NPÖ i landstingen kan påverka och förändra arbetssätten i erna (för mer information, se Vackermo & Skoglind-Öhman, 2013). De resultat som framkom i 2012 års kunskapsöversyn var att de flesta informanter var hoppfulla till införandet av NPÖ och man förväntade sig åtminstone i en ytter att komma igång relativt snabbt med användandet. I Östersunds upplevdes inte samma behov, även om man även där såg fördelarna med ett användande av NPÖ. Syftet med föreliggande översyn är att följa upp 2012 års resultat och utreda huruvida NPÖ används i landstinget och erna och om förväntningar och farhågor infriats eller inte. 2. Metod I och med att aktuellt uppdrag är en uppföljning av en tidigare kunskapsöversyn var avsikten att använda samma metod och samma urval som tidigare, det vill säga i huvudsak fokusgruppintervjuer, samt en individuell intervju med läkare på hälsocentral. Förutsättningarna i de olika erna/arbetslagen har dock förändrats och metoden har anpassats efter detta. En fokusgruppintervju med ett arbetslag 1 i en har därför bytts ut till att omfatta enbart två distriktssköterskor. Därutöver utökades uppföljningen med en fokusgruppintervju i en där användandet varit som högst. 1 Arbetslaget definieras här som en vardera av sjukgymnast, arbetsterapeut, biståndshandläggare och distriktssköterska. 2

4 Tre fokusgruppintervjuer genomfördes; i Krokoms, i Strömsunds, samt inom en av klinikerna vid Jämtlands läns landsting. Intervjuerna hölls på respektive arbetsplats. Därutöver gjordes nämnda intervju med två distriktssköterskor i Östersunds, samt en individuell intervju med distriktsläkare vid hälsocentral, även här vid respektive arbetsplats. Intervjuerna gjordes under oktober och november månad 2013, samt i februari Precis som vid tidigare studie användes ett underlag i form av tänkt flödesschema med tre scenarier i samtliga intervjuer, för att underlätta och ge en gemensam grund för dessa (bilaga två). Fokusgruppintervjuerna hölls av två moderatorer (forskningsledarna vid FoU Jämt), medan intervjuerna med de två distriktssköterskorna och distriktsläkaren gjordes av respektive forskningsledare. De semistrukturerade intervjuerna spelades in på digitalt fickminne. En intervjuguide fokuserande på frågorna: hur arbetar ni med NPÖ idag?; vad är bra, respektive mindre bra?; vad saknas?; funktionaliteter?; samtycke?; användes som stöd i diskussionen. Klarläggande följdfrågor ställdes vid behov. Samtliga intervjuer resulterade i engagerade diskussioner. Det inspelade materialet transkriberades, och lästes igenom av moderatorerna. Intervjuerna analyserades med kvalitativ metod inspirerad av innehållsanalys (Graneheim & Lundman, 2004). Nedtecknade innehållsenheter, kategoriserades avseende likheter och skillnader med utgångspunkt från de formulerade frågeställningarna. Ytterligare avlyssning av inspelningarna gjordes för kontroll av innehåll och genomgång av tolkningar, vilket utfördes tills konsensus uppnåddes. Statistiska uppgifter gällande graden av användning hos verksamheterna har inhämtats via Inera, som tillhandahåller NPÖ och uppgifter för Jämtland har manuellt tagits ut per månad, under perioden till och med Metodologiska överväganden Intervju i fokusgrupp är en metod för att samla in deltagarnas synpunkter och erfarenheter i en viss fråga eller ett visst ämne. I gruppintervjuer sker en interaktion, vilken medför ett givande och tagande i en fruktbar dialog. Diskussionen leds av en eller två moderator(-er), som har rollen som gruppledare och guide för resonemanget (Wibeck, 2000; Dahlin-Ivanoff & Hultberg, 2004). I föreliggande uppföljning gjordes valet att istället för fokusgrupp i ett av arbetslagen genomföra en par-intervju. Här förlorades naturligtvis den fruktbara dialog mellan flera professioner som kunde tas tillvara under förra årets fokusgruppintervju i just den en. Intervjun gav emellertid en fördjupad beskrivning av hur två distriktssjuksköterskor erfar ikationen mellan primärvård och och vice versa. Fortfarande fanns också en begränsning utifrån att primärvården inte heller nu representeras av deltagare i fokusgrupp. Kontakter har dock tagits utifrån användarstatistik som visar att primärvården har ett väldigt lågt användande av NPÖ och att behovet av NPÖ är litet inom hälsocentralerna. Förklaringen kan vara att man här redan har tillgång till landstingets journaler, vilka är de journaler som bedöms vara de viktiga att kunna hämta information från. I och med att underlaget för föreliggande rapport är relativt litet, samt med tanke på metodvalet för undersökningen, är generaliserbarhet svår att uppnå. Med andra ord är det svårt att säga att det som framkommer i respektive /landstingsområde gäller för hela nämnda / verksamhetsområde och/eller för länet som helhet. Däremot kan vi jämföra intervjumaterialet med den statistik som finns och där finna såväl skillnader som beröringspunkter i länet. Utifrån uppdragets karaktär och tidsplan, har målsättningen med föreliggande rapport varit att ge en deskriptiv redovisning vilket också varit vad som efterfrågats av uppdragsgivaren. 3

5 2.2 Etiska aspekter Deltagarna fick redan vid första kartläggningen frågan om de skulle kunna tänka sig att delta i en uppföljning, vilken alla samtyckte till. Informerat samtycke underskrevs på samma sätt som vid första kartläggningen, vilket innebar att allt material behandlas konfidentiellt, att uppgifter som lämnas inte skall kunna härledas till enskild intervjuad person och att deltagandet är frivilligt. 3. Resultat Resultatsammanställningen inleds med statistikuppgifter om användningsgrad i de olika verksamheterna. Därefter följer synpunkter som har framkommit under intervjuerna. Dessa beskrivs kortfattat och illustreras genom belysande citat. 3.1 Statistik Statistik mellan maj 2013 och februari 2014 visar att NPÖ kanske inte används i så stor grad som var förväntat. Vi kan emellertid se av tabellen nedan att det finns vissa er som sticker ut härvidlag. Som vi kan utläsa av intervjuerna nedan har det funnits vissa problem med både införande och användande av systemet, samt med uppkopplingssystem, vilket skulle kunna vara en orsak till ett lågt användande. I de flesta er och landstinget har man någon gång varit inne i systemet, men flera av dem så få gånger att kanske inte handlar om användning, utan snarare om prova på eller en början till användning. Den som klart sticker ut gällande hög användning är Strömsund, kan förklaras med att man där använt sig av en riktad aktivitet till både anställda och omsorgstagare/anhöriga för att stimulera till användning i NPÖ. De andra erna och landstinget har inte tillnärmelsevis lika hög användning (detta oavsett om vi räknar på antal sessioner/månad, antal användare eller antal sessioner per tusen invånare). Den som har näst intill obefintlig användning under perioden är Härjedalen, där det ändå ser ut som att man kommit igång något efter årsskiftet Vad gäller landstingets användning är det under samma tidsperiod en relativt låg frekvens, utom Område Hud Infektion och Medicin, där den i sammanhanget är hög. Vi kan dock se att det är sjukhuset som står för den mesta användningen, då hälsocentralerna har i sammanhanget en låg till i princip obefintlig användning. Här finns det i och för sig redan tillgång till sjukhusets journaler inom landstingsnätet och det är nära till hands att tänka sig att de inte har patienter från andra landsting i särskilt hög utsträckning. Andel sessioner i NPÖ per tusen invånare och månad 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Bergs Bräcke Härjedalens Krokoms Ragunda Kommun Strömsunds Åre Östersunds Jämtlands läns landsting maj-13 jun-13 jul-13 aug-13 sep-13 okt-13 nov-13 dec-13 jan-14 feb-14 4

6 3.2 Intervjuer Krokoms I den här en var informanterna vid studien 2012 förväntansfulla och positiva till införandet av NPÖ. Det fanns i stort sett få farhågor inför uppstarten och man såg fram emot användande av systemet. Vid den uppföljande intervjun i denna var läget något annorlunda. Utifrån problem med det rent tekniska, har informanterna upplevt vissa problem som har med själva användandet att göra. Det handlar om journalinformation som ofta kommer sent i systemet, beroende på att en del läkare dröjer med att signera sina anteckningar. Det handlar också om att det fortfarandet finns vissa oklarheter kring samtycket från omsorgstagarna. Informanterna ser också ett problem i att rutiner ser olika ut mellan olika kliniker utifrån att till exempel epikriser från länssjukvården fortfarande kan skickas via fax, eller via brev som skickas per post eller genom att patienten får det med sig vid hemgång från sjukhuset. I dagsläget ser informanterna i denna intervju inget behov av att bli producenter, vilket skiljer sig från tidigare studie där detta snarare sågs som en fördel utifrån att man såg en vinst i att landstinget lättare kunde inhämta information om sina patienter. Östersunds Intervjun i den här en visar att det finns användare eller potentiella användare som saknar ett stöd i form av instruktion eller manual för användning av NPÖ och menar att detta också skulle vara bra även för att introducera nyanställda till NPÖ. I intervjun framkommer att NPÖ inte är användarvänligt och även här uttalas att det finns en del oklarheter kring samtycke; hur fungerar detta till exempel för LSSpatienter eller för god man? - Eller räcker det med anhörigas samtycke? Man menar att egentligen är det nyttan för patienten som ska vara styrande Sjukhuset Den intervjuade underläkaren använder inte NPÖ särskilt mycket, och har endast gjort det vid några enstaka tillfällen. Hon menar också att hon i princip aldrig hör någon kollega nämna att de tittat i översikten. Själva gränssnittet är inte bra, är inte användarvänligt, det är svårt att finna det man söker. Fokusgruppintervjun från sjukhuset är inne på samma sak att det finns vissa faktorer som inverkar negativt på användandet. Det handlar om att det tar lång tid att koppla upp sig och när man väl är inne i systemet kastas man ut av och till. Dessutom är det svårt att orientera sig i systemet och där det finns mycket journalanteckningar, dvs. från flera händelserika vårddygn eller upprepade sjukhusvistelser är det svårt att finna relevant information. Alla i gruppen har inte använt systemet frekvent och det användningsområde som finns handlar om att se hur vård förlöper/har förlöpt i andra landsting, alltså när man har gemensamma patienter med andra län. kommer inte åt omvårdnadsanteckningar på aktuell avdelning. Vad gäller nya rutiner, uppger man att man började med sådana i uppstarten av NPÖ, men att det lätt blivit så att man halkat tillbaka till gamla rutiner (och då bör vi komma ihåg att detta är den klinik på sjukhuset som har bäst användarfrekvens), dvs. fax som används i störst utsträckning, men även brevpost, där man säger att Det är bäst att veta vem man ska skicka till. Det är inte lätt. En farhåga som gruppen lyfte vid den tidigare intervjun, handlade om rädslan att översvämmas av information. Detta kan man nu konstatera var en överdriven farhåga. Istället uttrycks en besvikelse över att landstinget inte fått bli konsumenter av ernas journaler. Denna önskan uttrycks i förstone av rehabiliteringspersonal, men övriga professioner instämmer i motiveringen: Det kan vara av intresse att veta hur patienten haft det tidigare och att det skulle kunna finnas en vinst i vårddygn och resurser om det redan vid inskrivning går att ta lätt reda på hur det varit tidigare med patienten. det blir ju att man blir som en detektiv, man ska leta där och så kollar man där ja det blir många ställen. Och det kan bli fördröjt med vårdtid. då har jag slitit som ett djur för att få upp den här personen och hemma har den haft dubbelbemanning i två år man lägger ju tid på fel saker. Dessutom menar man i intervjun att det skulle innebära ett lärande att följa upp de patienter där insatser satts in. och vi i akutvården är ju de enda som inte följer upp, för vi får ju skicka över till någon annan. 5

7 Strömsunds Samtliga deltagare i fokusgruppen (arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska och distriktssköterska) använder NPÖ i varierad omfattning. De menar att systemet är både arbets- och tidsbesparande och informativt. Möjligheten att själv inhämta information underlättar dagligt arbete, och behovet att uppsöka hälsocentral för journaluppgifter har minimerats. Följande citat beskriver åsikterna: Jag ser en stor fördel att kunna gå in själv och hämta information när jag behöver. Jag behöver inte störa någon annan och det blir färre inblandade, inte strul med faxande etcetera. blir samma information, det är bara det att man läser det istället för att någon ska läsa upp det. De faxar ibland, och ibland har jag sagt att: ni behöver inte faxa för jag kan gå in och läsa det själv. Gruppen är ense om att grunden för samtycke är att det finns en vårdrelation mellan den professionelle och patienten. Själva förfarandet kring förfrågan om samtycke skiljer sig en del. Distriktssköterskan frågar alltid nya vårdtagare vid första hembesöket, sjuksköterskan på särskilt boende frågar när ny boende flyttar in. Sjukgymnasten brukar inte fråga om samtycke på särskilda boenden, men brukar ringa och fråga om personen bor i ordinärt boende. Under intervjun klarläggs en gemensam hållning vad gäller inhämtande av samtycke: Du frågar nya vårdtagaren om den legitimerade personalen kan få gå in och läsa din journal, då behöver inte frågas nå mer och man kan gå in i lugn och ro och då är det gjort en gång för alla och infört i vårt dokumentationssystem, och du har fått tillåtelse. Strömsund menar i motsats till övriga er att de inte har haft behov av introduktion för att lära sig att komma in i NPÖ. Vi har inte behövt någon instruktion alls, vi har gått in det har vi lärt själva och testat oss fram, inga problem. är en generationsfråga, eller intresse, eller det är en fråga om attityd. Sjuksköterskan ser att det finns behov av förbättringar av systemet. Ett exempel på detta är att det finns en tidsaxel högst upp på skärmbilden, vilket naturligt tolkas som att där erbjuds möjlighet att klicka på år och månad för att komma åt information från just den tidsperioden.. Men det visar sig axeln inte kan användas på det sättet. för där ligger ju en tidsaxel och man tror att man kan gå in där och söka. Arbetsterapeut och sjuksköterska menar att det vore bra om länssjukvård och primärvård kunde gå in och läsa ens journaler. Detta för att ta del av nyligen gjorda status på aktivitetsförmågor med mera, vilket underlättar planerade åtgärder på sjukhuset. Detta överensstämmer med kollegorna på sjukhuset, som ser behov av ens information. Deltagarna pekar på att det är en fördel att nyttja de kunskaper och intresse som finns hos kollegorna. De har noterat att det alltid finns någon som är lite mer intresserad och duktig och som kan vara en resurs för att vägleda arbetskamraterna och visa dem att det går att komma över de hinder som finns om man inte vet hur systemet fungerar. De uttrycker även en öppenhet att stötta kollegor i andra er och ser snarare vinster i det än tvärtom. 3.3 Önskade funktionaliteter Provsvar lab; exempelvis klinisk mikrobiologi, urinodlingar Röntgensvar och röntgenbilder Information längre tillbaka än tre (eller är det fem?) år Sökfunktion för att kunna välja journalanteckningar för särskild yrkeskategori 6

8 4. Diskussion och slutsatser Användandet av NPÖ har inte helt och hållet kommit igång ännu i Jämtlands län. Det finns fortfarande en osäkerhet utifrån medgivandet, men också utifrån den säkra SITHS-inloggningen och att all trafik i NPÖ kan spåras rädsla. Även om det inte går att säga att denna osäkerhet finns i alla er eller alla arbetsgrupper, så har den framkommit i flera av intervjuerna. Detta bör tas på allvar, och mötas genom strategier som tryggar användarna i det faktum att informationshämtning vid behov är relevant i samband med vårdrelation. Strömsund kanske kan fungera som ambassadörer för systemet; besöka erna eller lämna information vid lämpliga mötesforum i länet? Där särskilda insatser gjorts (Strömsund) har användningen bevisligen blivit hög. Övriga er kommer sig sakta men säkert att öka användningen. Inspiration genom att redan aktiva användare berättar om sina erfarenheter kan ge ytterligare skjuts till att man på arbetsplatserna ska våga prova att hämta information via NPÖ. Det efterfrågas en lathund för nya (och mer osäkra) användare av NPÖ. En enkel och överskådlig sådan skulle underlätta ingången för att bli aktiv användare. Fortfarande efterfrågas också vissa funktioner; exempelvis lab.svar, röntgensvar. Kanske möjlighet till sådana funktionaliteter kan öka intresset för att använda NPÖ? Det kan behövas en specialist som medarbetare i varje organisation känner att de kan vända sig till någon som tycker att det är roligt med NPÖ och som kan förmedla kunskap till kollegor. En sådan uppgift kan betyda ett mervärde för såväl den coachande som den lärande, och i förlängningen ett mervärde för organisationen. Kommunen som producent: Det är värdefullt att, utifrån perspektivet kring evidensbaserad praktik beakta landstingspersonalens tankar om en som producent. Att denna personal inte kan följa upp de insatser de gör, innebär att de inte på samma sätt kan utföra förbättringsarbete som andra delar av landstinget samt erna kan göra. Vad gäller rutiner, har de olika verksamheterna ännu inte landat i nya, anpassade rutiner för NPÖ. I vissa delar har man till och med halkat tillbaka i gamla och inte helt enhetliga rutiner. Ett sätt att komma tillrätta med detta är att skapa nya rutiner för hur arbetet skall ske i er och landsting med just informationsöverföring utifrån vilka delar som skall beaktas vid in- och utskrivning av patienter. En sådan rutin handlar om läkarsignaturer av såväl epikriser som av läkemedelslistor. En annan sådan handlar om samtycke från patienter och omsorgstagare att gå in i respektive journal för att få kunskap om den enskildes vård-omsorgshistoria och förutsättningar. NPÖ är avsett att bidra till ökad patientsäkerhet genom att underlätta samordning av vårdinsatser; detta genom att helhetsbild av patienten ger ett bättre beslutsunderlag för diagnos, behandling och uppföljning. Ännu fungerar inte systemet och rutinerna tillfyllest för att detta skall kunna anses vara uppfyllt. Visst arbete återstår för att uppnå målen. 7

9 5. Referenslista Dahlin-Ivanoff, S. & & Hultberg, J Understanding the Multiple Realities of Everyday Life: Basic Assumption in Focus-group Methodology. Scandinavian Journal of Occupational Therapy 13(2): Graneheim, U-H. & Lundman, B. (2004) Qualitative content analysis in nursing research: Concepts, Procedures and Measures to Achieve Trustworthiness. Nurse Education Today 23: Vackermo, M & Skoglind-Öhman, I. (2013) Kunskapsöversyn Nationell Patientöversikt (NPÖ). Rapport från FoU Jämt 2013:1. Wibeck, V. (2000) Fokusgrupper. Om fokuserade gruppintervjuer som undersökningsmetod. Studentlitteratur: Lund. Elektroniska referenser 8