Tid och plats: den 18juni 2014, kl , i f.d. Jordbromalmsskolans aula.

Transkript

1 Protokoll från extra stämma för Samfälligheten Tallkobben Tid och plats: den 18juni 214, kl. 19., i f.d. Jordbromalmsskolans aula. Närvarande: 6$ medlemmar varav 19 representerades genom fullmakt 1. Mötet öppnas Samfhllighetsföreningens ordfbrande Karin Olanshed öppnade stämman ca kl och hälsade alla välkomna 2. Val av ordförande till stämman Blanka Kruljac Rolén valdes till ordfbrande för stämman. 3. Val av sekreterare för stämman Denise Niia utsågs av ordföranden till sekreterare. 4. Val av två (2) justeringsmän, tillika rösträknare Simone Häusler och Anna Österberg valdes att jämte ordföranden justera stämmans protokoll saint att ansvara för rösträkningen under stämman. 5. Stämmans behöriga utlysande Stämman förklarades utlyst i behörig ordning. Medlem begärde att det skulle noteras i protokollet att styrelsen inte iakttagit den tidsfrist som anges i 47 lagen om fbrvaltning av samfälligheter vid utskicket av kallelsen. Något hinder rör att hålla stämman ansågs inte föreligga 6. Fasistäliande av dagordning Ordfiiranden f&eslog att punkten 15 1 dagordningen, Övrigt, skulle strykas. Stämman beslutade att fastställa dagordningen med justerrngen att punkten 15 utgick. 7. Fastställandc av röstlängd Enligt röstläiigden var 68 röstberättigade medlemmar närvarande varav 19 medlemmar representerades genom fullmakt. Röstlängden tbrdelades enligt följande: kul

2 Sektion 1 49 närvarande medlemmar 19 fullmakter Totalt: 68 röstberättigade medlemmar inom sektion 1 Sektion 2 25 närvarande medlemmar 12 fullmakter Totalt: 37 röstberättigade medlemmar inom sektion 2 Protokollförande av beslut för godkännande av utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd för år 213 Stämman biföll styrelsens förslag om att godkänna och prorokollföra föreslagen utgifis- och inkomststat samt debiteringsunderlaget som framlades vid ordinarie stämma , bilapa 1. Information och beslut om balansering av resultatet, resultat- och balansräkning för 213 Karin Olanshed redogjorde för det arbete som styrelsen gjort efter ordinarie stämma den 31 mars 214, avseende fördelning av kostnaderna mellan sektion 1 och 2 för arbete med dränering mm. Stämman, sektion 2, beslutade enlighet med styrelsens förslag 1, med 23 röster för och 14 röster emot, att balansera redovisat underskott i sektion 2 för år 213 mot garagefonden. Resultat- och balansräkningerl för 213 lades fram ror stämman, hik~a2. Ersättning till styrelsen och intern revisor Ordföranden föreslog stämman att dela upp arvodet med angivande av ett arvode för styrelsen och ett separat arvode för den interna revisorn. Stämman fastställde ersättningen till styrelsen till ett belopp om kr för år 214 att fördelas inom styrelsen. Stämman fastställde ersättningen till den interna revisorn till ett belopp oni 5 kr Stämman beslutade i enlighet med styrelsens förslag att ersättning till extern revisor utgår på löpande räkning.

3 Styrelsens förslag till utgifts- och lnkomststat samt dcbiteringslängd 214 för Styrelsen noterade att det i sid 13 till kallelsen Förtydligande av föreslagen utgifts- och inkomststat (budgetunderlage~ fanns ett skrivfel avseende styrelsens förslag om fondering för sektion 2. Korrekt skrivning är följande: Till fondering för sektion 2 föreslår styrelsen att sätta av 1 2 kronor/år/medlem (samma som år 213). Styrelsen framlade utgifts- och inkomststat för sektion 1, 2 och 3, bilagti. Stämman beslutade att fastställa utgifts- och inlcomststat för sektion 1. Avseende utgifis- och inkomststat för sektion 2 fattade stämman beslut med 28 röster rör och inga röster emot att fastställa av styrelsen framlagd utgifts och inkomststat för sektion 2. Stämman beslutade vidare fastställa styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat för sektion 3 (värmeväxlaren). Medicin begärde att det skulle noteras i protokollet att sista betalningsdag för lån föt värmeväxlaren är november år 216. Stämman beslutade att i protokollet redovisa debitenngsläilgdefl enligt följande: Debiteringslängd för 214, Talllcobbens 5amf~l1ighetsförening o På grund av variation i värme- och vattenttlrbrukniflg, särkostnader för fastigheter med garage i länga samt ev. lån för värmeväxlare är debiteringen individuell per fastighet. o Debitering sker varje kvartal enligt tabell. Beloppen anges i SEK. o Förfailodagar är , , , och o Avgiften som förfaller är preliminär och kommer justeras enligt beslutad budget för 215. o Vid förfallodagen i maj 215 justeras även individuell värme- och vattenförbrukning för året innan dvs Val av revisorer samt suppleanter till dessa Vaiberednirigen, genom Lars-Go~~rai~ Persson, redogjorde för valberedningens arbete och överväganden samt presenterade förslag till revisorer. Stämman valde Parameter Revision AB som extern revisor på ett år. Stämman valde Mi Alforsen som intern revisor för ett år. Stämman noterade att några suppleanter inte fanns föreslagna och att något val av suppleant inte kunde f örrättas

4 Beslut om hantering av debitering av kostnader rör sektion 2, år 27 år 212 Karin Glanshed redogjorde för det underlag som delats ut inför stämma, sid i handlingarna till kallelsen och de överväganden som styrelsen gjort. 1 enlighet med ordförandens förslag enades stämman om att enbart rösta om ett fo rslag. Utifrån de Pörslag som diskuterats föreslog ordföranden stämman att besluta att föra över ett belopp om kr från underhåll- och förnyelsefonden i seiction 1 till garagefonden i sektion 2. Beloppet är en kompensation för den merkostnad som medlemmar i sektion 2 tidigare betalat p.g.a. felaktiga fördelningar av kostnaderna mellan sektion 1 och 2. Stämman beslutade i enlighet med förslaget att föra över ett belopp oni kr från underhåll- och lbrnyelsefond för sektion 1 till garagefonden för sektion 2 Information kring projektet om fjårrvärmen Lars Erkstam informerar om qärrvärmeprojektet.?rojektgruppen fick i uppdrag vid ordinarie stämma den 31 mars 214 att fortsätta upphandlingen med Vattenfall och att se över finansieringsförslaget Projektgruppen består av följande personer: Kenneth Lindwall Olle-Johnny Hedström Christer Drost Aatos Pääkkö Håkan Svärdström Al Aladellte Lars Erkstain Lars Erkstam redogjorde för projektgruppens arbete och medlemmarna fick möjlighet att ställa frågor. Det fanns många frågor och synpunkter från medlemmarna och projektgrttppen tar tacksamt emot medlemmars synpunkter och konstruktiva förslag. Projektgruppen avser att ta fram ett tekniskt förslag. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt Protokollet delas ut i respektive medlenis brevlåda och kommer att finnas tillgänglig i undercentralen inom 14 dagar från dagen för extra stämman

5 Stämman avlutas Stämman avslutades ca kl Vid protol Ordförande: Den il Blanka Kruljac Rolén Justeras: Sib~~ie Häusler\,j! v ~nna Österberg - (1~

6 BiJaga Tallkobbens samfällighetsförening SEKTION 1 - Styrelsen roreslår ffiljande BUDGET ffi år 213 Inkomster Uttaxering från medlemmar Ersättning från kommunen Ränteintäkter Utlag från reparationsfond Budget år ( Bri (Iget år Fjärrvärme Vatten El Vinterväghållning OmrMesskötsel Försäkring Styrelsearvoden Entreprenad, ekonomi Adm. & diverse Värmekulv. pumpar, UC Upprustning gårdar Kabel J V Fondering * * Styrelsen föreslår att fondmedel används för normala reparationer (understigande 25.) samt för armaturer, rep. av TV-anslutningar och asfaltreparationer. Styrelsen föreslår att debitering sker enligt följande under 213 och kvartal 1/214: Debitering per medlem: 322 :-/år 756 :-/ kvartal Av detta utgör: Värme Vatten Samf. avgift Fond KabelTV får 2795 :-/år 9853 :-/åi 88 :- / åi~ 921 :-/år :- / kvartal 699 :- / kvartal 2463 :-/kvartal 22 :- / kvartal 23 :- / kvartal Kvaitalsavgiften för kv, 113 har debiterats med kr Kvartalsavgiften för kv. 2/13 blir ( ) Kvartalsavgiften för kv. 3 och 4 13 saint kv. 1/14 blir 7 56 kr 8113kr Kvartalsavgifici betalas i efterskott med följande förfflllodagar: 28 februari, 31 n aj, 31 augusti, 3 november 213 samt 28 februari 214.

7 SEKTION 2- Styrelsen föreslår följande BUDGET rör år 213 Inkomster Uttaxering från medlemmar El Garagefond Styrelsen föreslår att debitering slcor enligt följande under 213 och kvartal 1/214: Debitering pei medlem (129 st.): :- / år 362 :- / lcvartal Kvartalsavgiften för kv.l/13 har debiterats med 551 kr Kvartalsavgiften för kv.2/13 blir ( ) kr Kvartalsavgiften ffir kv. 3 och 4/13 samt kv. 114 blir 362 kr Kvartalsavgiften betalas i efterskott med ft5rfallodagar enligt Sektion 1. Gällande lån värmeväxlare 213 Lånet sträcker sig över en 1 -årsperiod och den sista debiteringen kommer att ske i november år 216 Uttaxering från berörda medlemmar Återbetalning sektion Amorteringar 42 Räntor Kvartalsavgiften för kv.1/l3har debiterats mcd 864 kr KvartalsaVgiften rör kv. 2, tv. 3 och 4/13 samt tv. 1/14 blir 864 kr 1)ebitering per medlem (149 st): :- / år Uttaxeringen sker 1 efterskott med förfallodagar enligt Sektion 1.

8 redovisade per hushåll och månad Sektian 1 - gemensamma kostnader Värme kr kr Vatten 233 kr 231 kr El 6kr 82 kr Vinterväghållning 164 kr 164 kr Områdesskötsel 21 kr 137 kr Försäkring 8 kr 12 kr Styrelsearvoden 65 ki 56 kr Entreprenad, ekonomi 29 kr 29 kr Adm. & diverse 26 kr 26 kr Värmekulv. pumpar, IJC 274 kr 11 kr Upprustning gårdar II kr il kr Fondering 73 kr 73 kr KabelTV 77kr 123kr Summa cr cr on 2 - garage i länga El 21kr 39kr Garagefond 1 kr 121 kr 1 kr 184 kr Avbetalningslån för värmeväxlare Avbetalning värmeväxinre Totalt Hushåll med garage i länga, med avbetalningslån: 2928 kr 2789kr Hushåll med eget garage, med avbetalningslån: cr 265 kr Flushåll med garage i länga, utan avbetalningslån: 2 64 kr 251 kr Hushåll med eget garage, utan avbetalningslån: 2519kr 2317 kr

9 Debiteringslängd för 213, Tallkobbens samfällighetsförening o o På grund av variation i värme- och vattenförbrukning, särkostnader för fastigheter med garage i länga samt ev. lån rör värmeväxlare är debiteringen individuell per fastighet. Debitering sker vaije kvartal enligt tabell på omstående sidor. Beloppen anges i SEK. o Förfallodagar är , , och o o Avgiften som förfaller är preliminär och kommer att justeras enligt beslutad budget för 214. Vid förfallodagen i maj 214 justeras även individuell värme- och vattenförbrukning rör året innan dvs Ovan text återfinns på framsidan av bebiteringslöngdefl som i helhet framläggs vid &rsstämman. sin

10 Bilaga TALLKOBBENS SAMFÄLUOHFrSFÖRENINO RESULTATRÄKMNG 213 Intlikter Sektion 1 Sekr Sektion 2 Sekr.? -12 Sektion 3 Sekr 3-12 Medlemmar Medlemmar extra debitering Periodiserad avläsnin2s fakrnra värme/vatten BLdran från k-onununen Oviua intäkter Kostnader \ anne Va ~en El Vmtervä~liMIning Omradessko ts el rörsälauia UnderliaLl ~aiageidngor Styrelsearvode inki a,t givara g Adni. & diverse Reparation Iculveri Belysning. annaturer Uppnistfing gårdar Mänitnistning. fast. ExpansionSUirI ön. UC Driftskostnader Kabel-TV Uppnistinlig Kabel-fl Alnorternigar $ ~ 481 $ Resultat före finansiella lut kostn. Ränteuttäklel Ränlekosuladel Resultat före dispositioner Avsättiil1i~ 2å1 Ispengaf il Avsättning till garagefond Uttag kabel-fl fond Avsättning rep fond ÅRETS RESULTAT Redovisning in budet ade medel Disponertat RepaIaIIQnStOV4 lag. balans Avsättning 2 64 Utg Balans 1 94 $ Daspontrug av KabeirV-fond ing. balans Dssponcnfl$ 5 Gårdapengatand Ingbalans o Lelmausni. A säilning Avsinning lii Balans Uig. Balans Dispoiserins av Gatagefond Ingbalans $ o Reparation Avsänning 1548 tjtg. Balans $

11 TALLKOBBENS SAMPÄLLIOHETSFORENING BALANSRkIc~TING 213 TILLGÅNGAR omsättningstilløiigai Kassa Bank Plusoiro 194 Bank-foudmedel Ackutnulerade fordiin~ar. värnieväxlare Upphtpna i-änteintäkter. sektion Fordiingar medlemillar övriga Osälaa fordiin2ar Upplupna intäktei & förutbetalda kostnader AulägglliflgStlllgäflgai SflE\L1 TILLGÅNGAR SKULDER (11 EGET KAPITAL Kot tfristiga skulder L~ngfristtga skulder Lan. SwedBank. ~-ämwväxlare Obeskattade resefler Reparatiolisfoild lo KabelTV-fofld Gårdspengafond Gara2efond Eget kapital Balanserat resultat Sekr $ 93 Balanserat tesultat Sekr Balanserat resultat Sekr. 3 ~ Redovisat resultat Sekr PØ457 Redovisat resultat Sekr Reclovtsat resultat Sekr SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL W2 REDOVISAT RESULTAT 213 Sektion 1 Sektion 2 Sektion 3 Värme Vatten Övrigt TOTALT Styrelsen föreslår att utfaller ttr kostnaden av värme och vatten regleras under kvartal 2 21$ samt att resultatet för sektion 2 re2leras mot garagefonci. Övriga resultat balanseras till 2 14.

12 Bilaga Tallkobbens samfällighetsförening Sektion 1 - Styrelsen föreslår följande BUDGET för år 214 Reviderad: Inkomster Utfall år 213 Budget år 214 Uttaxering från medlemmar Ersättning från kommunen 7675 Ränteintäkter Uttag från reparationsfond Fjärrvärme Vatten El Vinterväghållning Områdesskötsel Försäkring Styrelsearvode Utbildning 25 Entreprenad, ekonomi/revision/mötesordf/mötessekr AdminochiT Värmekulv. Pumpar, UC Upprustning gårdar Kabel-TV Räntekostnader 125 Fondering (4-12 kr/medlem) 2 64 *) *) Styrelsen föreslår att fondmedel används för normala reparationer (understigande 25. kr) Debitering per medlem Per år Per kvartal Av detta utgör: Värme Vatten Samf.avgift Kabel-TV Fond Kvartalsavgiften för kv. 1/14 har debiterats med 755 Kvartalsavift för kv. 2/14 har debiterats med 755 Kvartalsavgift för kv. 3/14 blir 7898 Kvartalsavgift för kv. 4/14 samt kv. 1/15 blir 7636 Kvartalsavgiften betalas i efterskott med följande förfallodagar: 28 februari, 31 maj, 31augusti, 3november214 samt 28 februari 215

13 Tallkobbens samfällighetsförening Sektion 2 - Styrelsen föreslår följande BUDGET för år 214 Reviderad: Inkomster Utfall år 213 Budgetår 214 Uttaxering, från medlemmar Uttag från reparationsfond El Underhåll och reparation Fondering (Garage) *) Styrelsen föreslår att fondmedel används för normala reparationer (understigande 15. kr) Debitering per medlem medlemmar Per år Per kvortal Kvartalsavgiften för kv. 1/14 har debiterats med 362 Kvartalsavift för kv. 2/14 har debiterats med 362 Kvartalsavgift för kv. 3/14 blir 428 Kvartalsavgift för kv. 4/14 samt kv. 1/15 blir 384 Kvartalsavgiften betalas i efterskott med följande förfallodagar: 28 februari, 31maj, 31 augusti, 3november214 samt 28 februari 215

14 Tallkobbens samfällighetsförening Lån för värmeväxlare 214 Reviderad: Inkomster Utfall år 213 Budget år 214 Utaxering från berörda medlemmar Ränteintäkter Amorteringar Återbetalning till sektion Räntor Debitering per medlem medlemmar Per år Per kvartal Kvartalsavgiften för kv. 1/14 har debiterats med 864 Kvartalsavift för kv. 2/14 har debiterats med 864 Kvartalsavgift för kv. 3/14 blir 864 Kvartalsavgift för kv. 4/14 samt kv. 1/15 blir 864 Kvartalsavgiften betalas i efterskott med följande förfallodagar: 28 februari, 31 maj, 31augusti, 3november214 samt 28 februari 215

15 Tallkobbens samfällighetsförenirig Total budget för hela föreningen - Reviderad: år 214 Budget år Inkomster Utfall år Uttaxering från medlemmar Ersättning från kommunen Ränteintäkter Uttag från reparationsfond Fjärrvärme Vatten El Vinterväghållning Områdesskötsel Försäkring styrelsearvode Utbildning 25 Entreprenad, ekonomi/revision/mötesordf/mötessekr AdminochlT Värmekulv. Pumpar, UC Upprustning gårdar Underhåll och reparation garage Kabel-TV Amorteringar lån värmevxl Räntekostnader Återbet proj värmevxl till sektion Fondering Förslag år Kostnad per fastighet och kvartal År Fastighet med eget garage utan lån för värmeväxlare Fastighet med eget garage och lån för värmeväxlare Fastighet med garage i länga utan lån för värmeväxlare Fastighet med garage i länga och lån för värmeväxlare