PROJEKTDOKUMENTATION FÖR ERFARENHETSUTBYTE KRING DIGITALISERING AV PBL-PROCESSEN. Uppdaterad , efter styrgruppsmötet

Transkript

1 PROJEKTDOKUMENTATION FÖR ERFARENHETSUTBYTE KRING DIGITALISERING AV PBL-PROCESSEN Uppdaterad , efter styrgruppsmötet

2 FRÅN ANALOG TILL DIGITAL, EN KUNSKAPSRESA FRÅN TEORI TILL PRAKTIK Mycket är redan gjort inom digitalisering av PBL-processen. T.ex. Rigesprojektet. Målbild. Vad innebär total digitalisering av PBL-processen? Vart ska vi? Önskat läge. Kommunerna är fullständigt digitaliserade inom PBLprocessen. Implementeringsprojekt 2

3 PROJEKTDEFINITION S A M M A N H A N G SITUATION 12 kommuner och Länsstyrelsen i Skåne har sökt pengar för ett projekt om digitalisering av PBL-processen (PBL = Plan- och ByggLagen). PBL-processen är idag till stor del manuell/analog, och trots att Plan- och Bygglagen är gemensam för alla kommuner varierar det mellan kommuner hur processen utövas i praktiken. Boverket har en målbild där PBL-processen är digitaliserad. BEHOV AV FÖRÄNDRING Kommunerna befinner sig långt ifrån Boverkets målbild och behöver hjälp med att komma vidare. Kommunernas PBL-processer kan fungera mer effektivt. Målbilden från Boverket är inte förankrad hos de 12 kommunerna. De 12 kommunerna befinner sig i helt olika situationer när det gäller IT-mognad, både generellt och när det gäller grad av digitalisering av PBL. Det borde vara en fördel för kommunerna att skaffa sig gemensamma lösningar, utan att vara systemberoende, eller åtminstone att samarbeta för att få fram lösningar. ÖNSKAT RESULTAT Gemensam målbild. Kommunerna vet hur de ska prioritera när det gäller digitalisering av PBL-processen. Kommunerna får en vägledning i kostnadsberäkning av digitalisering av PBL-processen. Kommunerna har en ökad e-tjänstemognad*. NYCKELFRÅGA Hur kan de 12 kommunerna på ett kostnadseffektivt sätt digitalisera PBL-processen för att skapa mesta möjliga värde för medborgaren? K U N D S C O P E SPONSORER: Maria Koistinen Hellborg, avdelningschef Vellinge kommun Maria Rydqvist, Boverket NYCKELBESLUTSFATTARE: Styrgrupp: Maria Koistinen Hellborg (Vellinge), Maria Rydqvist (Boverket), Johan Lingebrant (Höganäs), Daniel Antonsson (SKL) INOM SCOPE: De 12 kommunernas PBL-processer, vid resursbrist: fokusera på Vellinge och Höganäs. Förankring av Boverkets målbild hos kommunerna. Kartläggning av kommunernas nuläge. Framtagande av olika lösningsförslag som kan förflytta kommunerna från nuläge till önskat läge. Roadmap för hur kommunerna ska digitalisera PBL-processen, prioritering av lösningsförslag. KVALITETSKRITERIA: Skapa roadmap för digitalisering snarare än att genomföra konkret digitalisering. Uppfinn inte hjulet! Ta vara på det som är gjort tidigare inom området. Nyttan för medborgaren i fokus! UTANFÖR SCOPE: Övriga 278 kommuner. Konkreta implementeringsprojekt. * Med e-tjänstemognad menas att man vet vad e-tjänster är för något och förstår vikten av att använda det. 3

4 LEVERABLER 1 Målbilden/definitionen av digitalisering av PBL-processen från Boverket förankrad hos kommunerna Kommunerna känner till vilka områden som ingår och vad ska uppnås inom respektive område. 2 Nulägesanalys genomförd i alla 12 kommunerna Lite noggrannare analys i 2 kommuner, mer ytlig analys i 10 kommuner Vi vet hur kommunernas nuläge förhåller sig till målbilden/definitionen Vi vet var kommunernas största utmaningar finns och har identifierat var de största vinsterna finns att göra samt vilka kostnadsdrivarna vid förändring är. 3 4 Roadmap Roadmap framtagen som visar hur kommunerna kan göra för att stänga gapet mellan sitt nuläge och målbilden Av roadmapen framgår hur kommunerna bör prioritera Slutrapport Enligt Boverkets krav 4

5 BUSINESS CASE ANLEDNING TILL ATT PROJEKTET BEHÖVER GENOMFÖRAS Kommunerna behöver bli bättre på att möta medborgares och företagares behov, vilket kräver digitalisering och effektivisering av PBL-processerna. Kommunerna saknar resurser för att själva avgöra vad som är bäst att satsa på. ALTERNATIV TILL ATT GENOMFÖRA DET HÄR PROJEKTET Kommunerna gör själva förstudien, vilket Kommunerna ger sig in i digitaliseringsprojekt riskerar att bli ineffektivt och ta tid från utan förstudie. Detta kan medföra onödiga linjeverksamheten; tid som inte finns kostnader. tillgänglig p.g.a. hög arbetsbelastning. Kommunerna digitaliserar inte, utan fortsätter analogt. Detta funkar inte i längden, eftersom e-tjänster då inte kan utvecklas som svarar mot medborgarnas och företagens krav. FÖRVÄNTAD NYTTA Kortare startsträcka till digitaliseringsprojekt, ökad e-tjänstmognad i kommunerna, bättre beslutsunderlag för investering, mindre risk att kommunerna satsar på fel saker. NEGATIVA BIEFFEKTER Ej i detta skede, men när digitaliseringsprojekt senare genomförs är tillfällig produktivitetsminskning att vänta. KOSTNADER 1,78 MSEK (totalt) TIDSPERSPEKTIV Projektet pågår maj 2015-februari 2016, under denna period kommer kostnaderna. Nyttan väntas när kommunerna går in i digitaliseringsprojekt, troligen under STÖRRE RISKER Att Boverkets definition inte är tydlig nog Att vi inte får loss projektledare Att vi inte får ut den info vi behöver från kommunerna 5

6 PROJEKTETS TRE HUVUDBLOCK Förankra målbild Förstå nuläge Skapa roadmap 6

7 PROJEKTLEDNINGSSTRUKTUR Styrgrupp Maria Koistinen Hellborg, Vellinge Maria Rydqvist, Boverket Daniel Antonsson, SKL Johan Lingebrant, Höganäs Projektledare Sara Lindström Datainsamling och analys Johan Lingebrant Patrik Grahn Sara Lindström Workshop & kommunikation Per Ahlstedt Projektdeltagare från 12 kommuner samt Länsstyrelsen i Skåne 7

8 DELTAGANDE ORGANISATIONER 8

9 STRATEGI FÖR AVVIKELSEHANTERING OCH RISKHANTERING AVVIKELSEHANTERING Hur hanterar vi om kommuner vill att vi tittar djupare på något eller att vi tittar på ett extra område? Svar: Vi estimerar vad det skulle få för betydelse för projektet, och låter styrgruppen avgöra om det går att få in i projektet. Hur hanterar vi om någon kommun vill hoppa av? Svar: Frågan eskaleras till styrgruppen. Styrgruppen överväger om det är möjligt att ta in en annan kommun som ersättare. Hur hanterar vi om någon kommun vill hoppa på projektet? Svar: Detta är en fråga för styrgruppen. RISKHANTERING Hur hanterar vi risker? Svar: Styrgruppen gör en riskanalys på styrgruppsmöte nr 2. Maria Rydqvist har en mall som är lämplig att använda för detta. Av riskanalysen framgår hur varje identifierad risk ska hanteras. 9

10 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI Nyhetsbrev. Går ut till alla efter varje styrgruppsmöte och efter roadmapworkshoppen. Beskriver projektet kortfattat och passar bra att vidarebefordra och lägga upp på dpbl-wikin. Workshops. För att förankra projektet och få in värdefulla synpunkter ordnar vi ett antal workshops där alla projektdeltagare är välkomna att delta. Slutseminarium. För att dela med oss av projektets resultat och samtidigt marknadsföra det bjuder vi in till ett större slutseminarium i projektets slutfas. Hit är alla välkomna, även folk som inte ingår i någon av de projektdeltagande organiationerna. Varje projektdeltagare är en ambassadör för projektet! Om du som projektdeltagare vill ha stöd i detta, ta gärna kontakt med styrgruppen eller projektledaren. 10

11 PLAN FÖR HELA PROJEKTET July September November January Initieringsfas Definitio nsfas Nulägesanalysfas Roadmapfas Slutfas Workshop Styrgruppsmöte Online workshop definition Start nulägesanalys mitten av september Styrgruppsmöte 3 slutet av oktober Roadmap Workshop slutet av november Slutseminarium början av februari Styrgruppsmöte Online nuläges- och roadmap workshop början av november Styrgruppsmöte 4 slutet av januari Styrgruppsmöte 5 början av februari 11

12 STYRGRUPPSMÖTEN, DATUMEN ÄR PRELIMINÄRA! Initieringsfas Definitionsfas Nulägesanalys Roadmap Slutfas 10/6 2/9 26/10 25/1 8/2 STYRGRUPPSMÖTE 1 STYRGRUPPSMÖTE 2 STYRGRUPPSMÖTE 3 STYRGRUPPSMÖTE 4 STYRGRUPPSMÖTE 5 Godkänna projektstart och plan för definitionsfasen Projektdefinition och scope Organisation Styrning Övergripande plan Planen för definitionsfasen Godkänna planen för nulägesfasen. Resultatet från definitionsfasen Planen för nulägesanslysen Riskanalys Godkänna planen för roadmapfasen. Resultatet från nulägesanalysen Överens om nuläget Planen för roadmapfasen inkl. roadmap workshop Godkänna planen för slutfasen. Presentation av roadmap Planen för slutfasen inkl. slutseminarium och slutrapport Besluta att stänga projektet. Slutpresentation av projektet och slutrapporten Projektet avslutas 12

13 13