Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA vid UU

Transkript

1 Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA vid UU Målet för implementering av en förvaltningsmodell för drift av DiVA är att uppnå en fungerande organisation för UU:s digitala vetenskapliga arkiv. Modellen beskriver Roller Rutiner Processer Roller Systemägare Systemägare är Uppsala universitetsbibliotek representerad av överbibliotekarien Systemägare Har ett övergripande ansvar för förvaltning och drift Beslutar om mål och budget Beslutar om vidareutvecklingsprojekt Ansvarar för att systemen följer lagar och förordningar Ansvarar för att systemen stöder verksamheten Följer upp kostnaderna Tecknar förvaltningsavtal/uppdrag Ställer krav på datasäkerhet/tillgänglighet/tillförlitlighet Systemförvaltare Systemförvaltare är Enheten för digital publicering representerad av chefen för enheten. Systemförvaltare Samordnar och prioriterar förslag på förbättringar och vidareutveckling av systemet Utvärderar och föreslår vidareutveckling till systemägaren Utarbetar budgetförslag och redovisar utfall till systemägaren Ansvarar för övergripande planering av kompetensutveckling hos berörd personal Deltar i möten med områdesansvariga Planerar och följer upp teknisk systemförvaltning och systemdrift och därvid särskilt beaktar krav på datasäkerhet/tillgänglighet/tillförlitlighet Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

2 Innehållsmässig förvaltning Områdesansvarig (Produktionsansvarig vid Enheten för digital publicering) Informerar om genomförda ändringar Testar nya funktioner innan de driftsätts Utbildar användarna och framställer användardokumentation (helpdesk) Ansvarar för kompetensutveckling hos berörd personal Administrerar och genomför utbildning Administrerar användarbehörighet Ansvarar för uppdatering av systemrelaterad data (t. ex. information i uppslags menyer) Har övergripande ansvar för produktionen Deltar i möten med systemförvaltare och områdesansvariga Innehållsmässig drift Områdesansvarig(a) Ansvarar för inläggning och uppdatering av information i systemet Har kontakt med författare 1 i samband med publiceringen Har kontakt i konkreta frågor med närliggande enheter som till exempel informationsavdelningen och kanslierna Assisterar författarna i den omfattning som fastställs av ett avtalsdokument 2 Rapporterar fel och brister till områdesansvarig för den innehållsmässiga förvaltningen Hänvisar slutanvändarna 3 till användardokumentation och lämpligt utbildning Deltar i möten med Systemförvaltare och områdesansvariga Ansvarar för kompetensutveckling hos berörd personal 1 Doktorand (avhandlingar), student (examensarbeten, uppsatser), forskare (rapporter och andra texter) 2 Avtal mellan författare och Enheten för digital publicering 3 se under fotnot nr. 1 Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

3 Teknisk förvaltning Områdesansvarig Driver och underhåller de programvaror som utnyttjas för tjänsten Tillsammans med systemförvaltare planerar ändringar och förbättringar inom fastställda ramar Förvissar sig om att ändringar är acceptanstestade och godkända av systemförvaltare innan de sätts i produktion Tillsammans med systemförvaltare planerar produktionssättning av nya versioner Ansvarar för att ändringar genomförs och nya versioner tas i drift Ansvarar för drift- och produktionsdokumentation Deltar i möten med systemförvaltare och områdesansvariga Deltar i lokal utveckling och därvid särskilt bevaka att grundläggande mål för systemet inte äventyras samt att drift- och datasäkerhetsaspekter tillvaratas Ansvarar för kompetensutveckling hos berörd personal Ansvarar för datasäkerheten Teknisk drift och underhåll av mjukvara och hårdvara på plattformen Områdesansvarig Planerar och följer upp den dagliga driften Följer upp avbrott i systemet och rapporterar dessa till systemförvaltare Tar fram och underhåller driftdokumentation Utvärderar och bereder åtgärdsförslag och krav som berör driften Är rådgivare ang. åtgärder som rör datordriften och ansvarar för att beslutade åtgärder genomförs Ombesörjer att hårdvaruservice tillkallas vid behov Genomför daglig backup av systemen och databaserna Förvarar backup-band med god säkerhet Övervakar diskutrymmen Övervakar processer på systemet Ansvarar för driftsäkerheten Ansvarar för kompetensutveckling hos berörd personal Deltar i möten med systemförvaltare och områdesansvariga Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

4 Slutanvändare (författare) Levererar information enligt anvisningar Levererar information inom fastställda tidsramar Är tillgänglig för kontakter under tiden som publiceringen förbereds Ansvarar för kontroll av innehållet innan publiceringen Ansvarar för innehållet i publikationen Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

5 Bilaga 1 Roller: Systemägare: Systemförvaltare: Överbibliotekarie Ulf Göranson (ulf.goranson@ub.uu.se) Chef för EPC Eva Müller (eva.müller@ub.uu.se) Områdesansvarig för innehållsmässig förvaltning Områdesansvariga för innehållsmässig drift Områdesansvarig för teknisk förvaltning Produktionsansvarig Erik Siira (erik.siira@ub.uu.se) Erik Siira (erik.siira@ub.uu.se) + ytterliggare personal från enheten Områdesansvarig Peter Hansson (peter.hansson@ub.uu.se) Områdesansvarig för teknisk drift Peter Hansson (peter.hansson@ub.uu.se) Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

6 Bilaga 2 STYRRUTIN FÖR DIVA Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

7 Bil 3 Styrrutin för förvaltning a DiVA Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

8 Bilaga 4 Avtal om elektronisk publicering mellan Enheten för digital publicering (Electronic Publishing Centre vidare EPC) Del 1 Avtal om tjänster Spikning av abstrakt Grundavtal Alternativ 1 Doktoranden levererar spikningsinformation i spikningsmallen med rätt formatering i god tid före spikningen Alternativ 2 Doktoranden spikar genom att fylla i en elektronisk formulär tillgänglig på flera spikningsplatser vid UUB (en lista med spikningsplatser och instruktioner finns på adressen: Pris ( 2003) 250:- Tilläggstjänster Följande tilläggstjänster är möjliga att beställa. I samtliga fall debiteras en timkostnad på 600 SEK (2003). Doktoranden använder inte mallen, men skickar en fil/e-post med all nödvändig information Doktoranden använder inte mallen, skickar e-post med all nödvändig information, abstrakt måste inscannas från ett pappersunderlag. Pris ( 2003) 250;- + timkostnad för bearbetning, dock minst en halvtimme Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

9 Elektronisk publicering av ramberättelse(sammanfattning) i sammanläggningsavhandling Grundavtal Doktoranden levererar sin ramberättelse i för detta avsedd mall med korrekt formatering eller som en pdf-fil (identisk med den fil som används för tryckningen av den fullständiga avhandlingen). Närmare instruktioner finns på:.. EPC tar fram ett tryckningsunderlag från filen som har levererats enligt ovan. EPC tar fram en pdf-fil för elektronisk publicering. En korrekturomgång ingår Pris, inkluderar långtidslagring (2003) 4 000:- Tilläggstjänster: Följande tilläggstjänster är möjliga att beställa. I samtliga fall debiteras en timkostnad på 600 SEK (2003). Korrigering av fel vid leverans av en fil i avhandlingsmallen. Underlaget levereras i mallen, av någon anledning följs inte mallen och fel uppstår. Doktoranden ges en möjlighet att korrigera fel och återkomma med en ny fil eller att välja denna tilläggstjänst Timkostnad debiteras Överflyttning av ramberättelse till avhandlingsmallen Underlaget levereras inte i för detta avsedd mall och enligt instruktioner från EPC ( Timkostnad debiteras Bildbearbetning Inscanning/ bearbetning av bilder för tryckning/nätpublicering Timkostnad debiteras Inscanning av delarbeten till tryckningsunderlag för den fullständiga avhandlingen. Timkostnad debiteras Design av omslaget / framtagning av tryckningsunderlaget för den fullständiga avhandlingen Timkostnad debiteras Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

10 Del 2 Upphovsrättsliga frågor 1 EPCs åtaganden EPC åtar sig att publicera och långsiktigt lagra Författarens Arbete i digital form på Uppsala universitets webbplats. Författaren skall ha möjlighet att godkänna utförandet innan publicering sker. EPC skall med tillgängliga medel skydda det sålunda publicerade Arbetet från ändringar av obehöriga. 2 EPCs rättigheter EPC äger rätt att, helt eller delvis, överlåta sina rättigheter och/eller skyldigheter enligt detta avtal till tredje part. Om Arbetet ingår i en serie inom Acta Universitatis Upsaliensis (AUU) skall medgivanden, som krävs enligt 4 nedan, lämnas av AUUs redaktionskommitté. 3 Författarens åtaganden mm Författaren åtar sig att lämna Arbetet i elektronisk form i enlighet med de instruktioner som EPC lämnar. Författaren ansvarar för att han/hon är upphovsman till Arbetet och har erforderliga upphovsrättsliga medgivanden vad gäller i Arbetet eventuellt ingående bilder mm som har annan upphovsman samt att han/hon har rätt att disponera över Arbetet för publicering i digital form. Publiceringen ger inte författaren rätt till ersättning. Författaren får inte själv publicera Arbetet på egen hemsida eller eljest. Länkar får dock etableras till på Universitetets webbplats publicerade dokument. 4 Författarens överlåtelse Överlåtelse av upphovsrätten till Arbetet skall inte inverka på EPCs rätt enligt detta avtal. Författaren är oförhindrad att efter utgången av tredje året efter publiceringen träffa avtal med annan om utgivande av Arbetet i reviderad form. Publicering i tryckt form inom treårsperioden fordrar också särskilt tillstånd av EPC. 5 Avtalets giltighet Detta avtal gäller till dess uppsägning sker. Ändringar och tillägg till detta avtal skall avfattas skriftligen och undertecknas av parterna. EPC har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att Författaren inte är upphovsman till Arbetet eller saknar erforderliga medgivanden enligt 3. 6 Force majeure Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet som ligger utanför parts kontroll och som han inte kunnat förutse och vars menliga inverkan han inte rimligen kunnat undanröja. Så snart hindret upphört skall förpliktelsen fullföljas på avtalat sätt. Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version

11 7 Ev. övriga överenskommelser 8 Tvist Tvist i anledning av detta avtal skall i första hand avgöras genom förhandlingar mellan parterna. Om parterna ej kan komma överens får endera parten hänskjuta tvisten till allmän domstol. Detta avtal upprättas i två exemplar varav parterna tager var sitt. Systemförvaltningsmodell för drift av DiVA, version