Nyhetsbrev till SP. 1. Kopia till Dokumenthanteringssystem Bidragsdokument exakta kopia till förvald adress (Interbook)

Transkript

1 Nyhetsbrev till SP 1. Kopia till Dokumenthanteringssystem Bidragsansökningar samt bifogade filer skickas till Admin-delen samt eventuellt till en förvald e-postadress som kan vara dokumenthanteringssystem eller en adress där ni vill att det alltid går en e-post kopia av alla ansökningar, ändringar samt bifogade filer som görs i Föreningens bidragsdel. Bidragsbesked exakta kopia till förvald adress (Booking) Vid utskrift av Bidragsbeskeden ska även ett mejlas skickas till ett dokumenthanteringssystem. Krav är att kunden har köpt tillägget mejlmodul i Booking I Profilregistret/ Lokalförvaltare finns ett nytt fält för e-post Dokument sys I detta fält kan man registrera mejladressen till ett ev. dokumenthanteringssystem. Bidragsdokument exakta kopia till förvald adress (Interbook) Vid bidragsansökan, komplettering samt utskrift av Bidragsbeskeden kan man välja att skicka ett e-post till dokumenthanteringssystem. I Admin-delen av Interbook samt menyvalet Inställningar och fliken Mailinställningar finns ett nytt fält för E-postadress till dokumenthanteringssystem i detta fält kan man registrera mejladressen till ett ev. dokumenthanteringssystem eller en adress där ni vill att det alltid går en e-post kopia av alla ansökning och ändringar som görs i Föreningens bidragsdel. 1

2 Om fält för E-postadress till dokumenthanteringssystem är ifylld försvinner valet med kryssruta för att kunna skicka in dokument via vanlig post på ansökningsbilden 2. Ny hantering vid bifoga dokument När föreningen gör en bidragsansökan i Interbook sparas bidragsansökan som en pdf-fil samt eventuella bifogade filer till bidragsansökan i databasen. Samma filer skickas även till dokumenthanteringssystemet som är angiven i Inställningar/ Mailinställningar. Inloggad gör sedan föreningen ändringar som handläggaren efterfrågat även då skickas bidragsansökan och bifogade filer till dokumentsystemet. Det är endast den senaste bidragsansökan som sparas i databasen, vill man se historik hur ändring har gjorts på en ansökan ser man detta i dokumenthanteringssystemet. Bifogade dokment via ansökan När föreningen söker ett bidrag kan föreningen bifoga dokument som efterfråga för att underlätta bidragshanteringen. När föreningen Spara sin ansökan med de bifogade filerna kan följande meddelande visas Du har inte skrivit något meddelande det innebär att ni valt en inställning i admin-delen/ Inställningar/ fliken Bidrag som gör att ni Kräver att meddelande skickas vid bidragsregistrering 2

3 När handläggaren godkänt ansökan och den registrerats och får automatiskt ett bidragsnummer kan föreningen logga in i Publikadelen och se bidragsbeskedet samt bidragsansökan och de bifogade filerna i bidragslistan (visas med ett +-tecken). Mottagna dokument vid handläggning Vid handläggning av bidragsansökan i den Admin-delen visas nu en ruta innehållande de bifogade dokumenten. Vid handlänning kan man klicka på dokumentet för att se innehållet 3

4 Om handläggaren vill att föreningen ska komplettera/ ändra bidragsansökan begär man de det som tidigare. När handläggaren godkänt bidragsansökan och den registrerats med ett bidragsnummer försvinner bidragsansökan från listan i admin-delen. Om handläggaren vill ha åtkomst till Bidragsbeskedet, bidragsansökningar samt de bifogade filerna får man logga in i den Publikadelen med tillgång till alla förningars bidragslistor. 3. Objekt med särskilda regler (ex. livräddningsintyg) Nu finns möjligheten att få en kontroll mot ett datumfält i kundregister om ett objekt ex. simhall har bestämmelsen att man måste ha certifikat (livräddningsintyg) för att hyra. Detta kallas för objekt med särskilda regler och har en koppling till kunden med ett Certifikat datum. När man väljer ett objekt som har funktionen särskilda regler under Sök ledig tid så visas det en text om det. Administratören av Interbook kan registrera denna text under fliken Inställningar/ Autosvar/ texter samt under valet Signaturer i autosvar. Här finns valet Infotext till objekt med särskilda regler Texten visas enbart om objektet har registretats med objekttyp= BEVIS i objektregistret Inställningar för objekt med särskilda regler (bokning) Objektregister I objektregistret på objektet med särskilda regler (ex simhall) ska objekttyp vara BEVIS. Man ska även sätta in antal dagar i fältet Bokas antal dagar före på objektet. Detta för att man inte ska kunna göra bokningsförfrågningar för nära i tid, kunden måste hinna skicka in ett giltigt livräddarintyg och handläggaren måste ha tid att behandla en sådan bokningsförfrågan 4

5 När man söker en ledig tid på ett objekt med objekttyp=bevis görs kontroll om kunden har ett giltigt certifikat datum (livräddningsintygs datum), om kunden inte har giltigt intyg blir bokningen automatiskt en preliminärbokning och bevakningsdatum sätts till första bokningstillfällets datum minus det antal dagar som skrivits in på objektet( Kundregister I Kundregistret finns giltighetstiden för certifikatet. På bild 1 (grunduppgifter) finns fältet Certifikat datum. Det är mot detta datum man kontrollerar om certifikatet är giltigt under det valda bokningsdatumet Kundregister i Admin-delen Kundregistret i Interbook finns datumet giltighetsdatumet under fliken Grunduppgifter 5

6 Booking När en handläggare gör en bokning på ett objekt med objekttyp BEVIS görs en kontroll om kunden har ett giltigt datum för intyg för hela bokningen. Kontroll görs när man spara ned raden Det innebär om Certifikat datum på kunden sträcker sig över hela bokningen blir det en bokning om däremot Certifikat datum på kunden inte är giltigt blir det en bokning men en preliminärbokning och bevakningsdatum sätts till första bokningstillfällets datum minus det antal dagar som är registretar på objektet i fältet Bokas dagar före. Om fältet Bokas dagar före inte har något värde blir man intvingad att ange ett bevakningsdatum Bokas dagar före ska överensstämma med de antal dagar som är satt i Admin-delen/ Inställningar gällande Antal dagar före bokningstillfälle som reservation kan göras Publikadelen När en förening söker en ledig tid på en anläggning/objekt där objekttyp är BEVIS visas en text om detta (ex. För att boka detta objekt krävs giltigt livräddarintyg). När föreningen har valt datum och tid för sin bokningsförfrågan görs det en kontroll om kunden har ett giltigt intyg. Det innebär att fältet Certifikat datum på kunden innehåller ett datum som sträcker sig över hela bokningen annars blir det automatiskt en preliminärbokning och bevakningsdatum sätts till första bokningstillfällets datum minus det antal dagar som är registrerade i fältet för Antal dagar före bokningstillfälle som reservation kan göras Antal dagar före bokningstillfälle som reservation kan göras ska överensstämma med de antal dagar som är satt på objektet. Om Certifikat datum har gått ut eller saknas helt får kunden information om detta på skärmen. Administrativadelen När handläggaren tar upp bokningsförfrågan visas även fältet Certifikat datum och handläggaren kan välja att bocka ut preliminärbokning samt ändra på föreslaget bevakningsdatum innan man godkänner förfrågan Här kan man välja om man vill avboka eller göra preliminärbokningarna till vanliga bokningar Kryssrutor för att fastställa eller avboka bokningen. När bokningen fastställs eller avbokas skickas det e-post till kunden. 6

7 Ny hantering Preliminärbokningar Påminnelse av preliminära Booking När man går in på Bokning i Booking och det finns preliminärbokningar som bevakningsdatum har gått ut på visas en ruta. Rutan innehåller en text som talar om att det finns preliminära bokningar som gått ut I Utskrift av bokningslistor kompletteras listorna Bokningslista1 samt Bokningslista5 med det nya fältet Certifikat datum Här kan man sedan tidigare selektera enbart preliminärbokningar Påminnelse av preliminära Interbook Vid inloggning i Administrativadelen med behörighet till bokningsförfrågningar visas texten Det finns preliminärbokningar där bevakningsdatum har passerat samt en länk till dessa Visa/administrera preliminärbokningar (enbart på de anläggningar/objekt som användaren har rättighet till). Om man klickar på länken Visa/administrera preliminärbokningar visas en sida med alla preliminärbokningar där bevakningsdatum har gått ut 7

8 Kommunikation centralen I kommunikationscentralen under fliken Bokning söker man fram gjorda bokningar enligt olika sökvillkor som även kan kombineras. Nu finns även preliminärbokningarna att tillgå. Finns e-postadress och/eller mobilnummer registrerad på bokningen kan information skickas till kunderna med preliminärbokningarna via någon av dessa sändningsmetoder.. 4. Gruppbokning i Booking Gruppbokning i Booking innebär att man kan bokar förs en rad på en ny bokning och sedan enkelt kan välja från en lista vilka ytterligare objekt på denna anläggning som skall bokas samma datum och samma tid och sedan boka dessa. Förutsättningar för gruppbokning: Enbart enstaka bokningar. Det går inte att gruppboka lagerobjekt. Det går inte att gruppboka scheman. Objekt/delobjekt som är ej kombinerbara objekt/delobjekt kan inte gruppbokas. Man kan inte avboka på gruppbokningsbilden. Däremot på vanliga avbokningen Om den aktuella objektidentiteten är kopplad till ett passage system så väljs alla kort på kunden på alla bokningsrader. Finns mer än 200 kort så väljs de 200 första korten. Funktionen Gruppbokning (enbart Booking) Man börjar med att lägga upp en bokningsrad i Booking (mallen) och kopierar därefter ner bokningsraden men sparar inte själva bokningen.nu finns möjligheten att koppla ytterligare objekt från den aktuella anläggningen på samma bokning objekten ska bokas samma datum och tid. Klickar på knappen för Gruppbokning som nu har tänds. 8

9 Gruppboknings bilden Fälten datum, tid, nyttjare, taxeklass och verksamhet är informationsfält som visar vad som är valt på bokningen och som ligger tillgrund för gruppbokningen. Den vänstra listboxen innehåller valda objekt/ delobjekt som ska bokas. Den högra listboxen innehåller tillgängliga objekt och delobjekt på vald anläggning. I den högra listboken kan man markera flera objekt/ delobjekt. Tryck på så flyttas de objekt/ delobjekt som är markerade i den högra rutan till den vänstra och bokas när man klickar på Spara När man klickar på spara knappen på ovanstånde bild så utförs föjande: Kontroll görs så att inte valda objekt kolliderar med varandra. Om valda objekt kolliderar med varandra så måste detta lösas innan man kan spara bokningen Detta görs enklast genom att trycka på och flytta tillbaka de kolliderande objektet till höger ruta igen. Ex. på konflikt kan vara att man väljer objekt och delobjekt på samma objekt i den högra rutan. Om det finns någon stängd objektidentitet så erhålles en varning att det är stängt. Om det finns någon text inskriven i anmärkningsfältet visas den Kontroll görs om det finns kolliderade bokningar. Om det finns kolliderande bokningar på de valda objektidentiteterna så erhålles nedanstånde bild. 9

10 Om man klickar i valet titta på kolliderande så visas en bild som på vilka bokningar som kolliderar När man klickar på avbryt kommer man tillbaka till denna bild och kan välja hur man vill hantera de kolliderande bokningarna. När kontrollerna är utförda sparas bokningarna på samma bokningsnummer, max 20 rader. Avbokning av helbokning (Booking) Om man ska avoka en bokning hel och bokningen har flera rader måste man inte ta varje rad för sig utan kan använda sig av knappen Avboka alla rader i avbokningsbilden Den nya knappen Avboka alla rader på på ovanstående bild, avbokar samtliga bokningsrader på vald bokningsnummer. Varje bokningsrad blir helt avbokad. Bokningsöversikt Under avboknings-knappen samt valet Avboka rad finns en ny knapp. Den nya knappen Avboka alla rader på nedanstående bild, avbokar samtliga bokningsrader på vald bokningsnummer. Varje bokningsrad blir helt avbokad. 10

11 5. Släcka menyvalet Föreningsregister I Interbook Admin-delen under Inställning/ fliken Övrigt finnas möjlighet att släcka menyvalet Föreningsregister. En liknad inställning som idag görs för Blanketter, Maillistor och Startsida 6. Enbart total summa för Medlemmar och Aktiviteter Fliken Bidrag/ Medlemmar på den Publikadelen Inloggad förening med menyvalet Bidrag/ medlemmar Den särskilda summa raden för bidragsberättigade visas inte samt * för bidragsberättigade åldersgrupper visas inte för föreningen. Enbart total summa för Medlemmar 11

12 Fliken Bidrag/ Aktiviteter på den Publikadelen Inloggad förening med menyvalet Bidrag/ aktiviteter (deltagare) Den särskilda summa raden för bidragsberättigade visas inte samt * för bidragsberättigade åldersgrupper visas inte för föreningen. Enbart total summa för Aktiviteter (deltagare) 7. Enbart e-post på bidragsdelen Inloggad förening med menyvalet Bidrag/ e-post (handlingar) På denna flik E-post (handlingar) kan man skicka in dokument utan att det härrör till en unik ansökan Meddelande till dokumenten denna text skrivs in av föreningen Ärendemeningen i e-posten som skapas till handläggarna innehåller föreningens Namn och Kundid Den inledande texten på sidan skriv i via Admin/ Inställningar/ Bidrag o Info texter till Skicka e-post 12

13 8. Inget Bidragsbesked automatiskt När man godkänner ett bidrag går det INTE med automatik ett bidragsbesked till föreningen utan man måste klicka Visa bidragsbesked för att bidragsbesked ska skickas. 9. Ändra pris i Publikadelen Man kan idag ändra priset på en inkommen förfrågan i den Administrativadelen om med denna förändring kommer man även att kunna förändra priset på den Publikadeln Förutsättningar för ändra pris Grupper Om användaren tillhör en grupp som på Administratör fliken har funktionen för Ändra pris vid godkännande av bokningsförfrågan ger det behörigheten att även ändra priset på den Publika delen 13

14 Inloggad handläggare med direktboknings behörighet När handläggaren kommer till själva bokningsbilden kan man klicka på att beräkna pris Interbook föreslår då ett pris utefter alla inställningar. Om handläggaren har behörighet att ändra pris öppnas fältet Pris anläggning och handläggaren kan skriva annat pris och sedan spara bokningen 10. Hantera två år vid bidragsansökan Hantering av två år gäller enbart vilken kontosammanställning (budget) som bidraget ska belasta. När man gör en bidragsansökan och den skapar bidrag i Booking ska budgetår vara förvalt för vilken kontosammanställning (budget) som ska belastas Detta ska man kunna välja direkt på bidragsarten i menyvalet Underhåll bidragsarter i Booking Underhåll bidragsart I Booking Underhåll bidragsart ska det vara möjligt att på ett visst bidrag ha ett bidragsår (ansöknings år) samt ett helt annat budgetår (kontosammanställning). Om man inte har valt något budgetsår på bidragsarten bli det samma som bidragssår 14

15 Kontosammanställning För kunna använda sig av flera budgetår måste man ha lagt upp Kontosammanställningen för de aktuella åren samt att bidragets konto finns med i sammanställningen Detta görs enklas via System adm/ Års program/ Byte av år och flyttar (kopierar) kontosammanställningen till valt budgetår Ansökan bidrag/ Publikadelen När föreningen loggar in i Interbook och väljer Bidrag/ Ansökan visas i rullisten för Välj bidragsansökan enbart bidrag med samma bidragsår som är angivet som Aktuellt år i Booking Aktuellt år anges i System adm/ Konstantregister/ System parametrar fältet Aktuellt år 15

16 Bidragsansökan/ Administrativadelen När administratören loggar in i Admin-delen och väljer Bidragsansökan är det inge förändring här visas inga år alls (enbart registreringsdatum) Administratören kontrollerar uppgifterna och klickar på Godkänn ansökan. Då blir det ett bidrag i Booking med ett bidrags nummer Bidragsregistreringen i Booking När bidragsansökan kommer in i Booking visas både bidragsår och budgetår på registreringsbilden efter vad som var registrerat på bidragsarten när man gjorde godkännandet. Dessa fält går att ändra Bidragsår är förvalt efter bidragsartens inställning i Underhåll bidragsart. Budgetår är förvalt efter bidragsartens inställning i Underhåll bidragsart. 11. Administratornummer/ fakturering Booking konstantregister automatiska löpnummer Nytt fält på nedanstående bild i BBE där man anger startvärde avseende Administratornummer. Om man inte anger något startvärde så börjar numret på 1. 16

17 Booking kundregister bild Nytt fält på ovanstående bild i BBE som heter Administratornummer. I databasen heter fältet LF1PKU.EKKUNDNR Numeriskt 10 tecken. Administratornummer position 1-9 = Löpnummer 10-10= Kontrollsiffra (checksiffra). Fält kan inte förändras av handläggare i BBE. 12. Admin-delen kundregister Fältet administratornummer finns under fliken Ekonomiska uppgifter se ovanstående bild Fältinnehåll kan inte förändras av handläggare Ny kund När man sparar en kund/förening vid nyupplägg och administratornummer inte innehåller något värde så utför följande: (både i BBE och Interbook) 17

18 Läser av administratornummer från konstantregistret automatiska löpnummer. Värdet räknas upp med 1. Uppdaterar administratornummer i konstantregistret automatiska löpnummer. Modul-11 kontroll utförs för att erhålla checksiffra därefter registreras värdet i fältet Administratornummer på ovanstående bild. Kunder/Föreningar som redan finns upplagda i kundregistret tilldelas Administratornummer genom ett specialprogram i BBE. (se specialprogram nedan). Booking definitiv fakturering Vid start av definitv faktureing i BBE och integrationsprogram är LF1SO13Z kontrolleras det Om specialprogrammet som tilldelar kunder/föreningar administratornummer har körts. Om programmet inte har körts erhålles följande felmeddelande och fakturering kan inte startas specialprogrammet tilldele administratonummer måste köras. Om annat integrationsprogram används i BBE görs ingen kontroll att specialporgrammet har körts. Integrationsprogram Booking fakturering LF1SO13Z Transaktionstype 24 fält 38 ändras till värde 999. Transaktionstype 26 fält 38 ändras till värde 999. Transaktionstype 50 plockas bort. Transaktionstype 61 ny fältinnehåll enligt erhållen postbeskrivning. (ersätter transaktionstyp 50) Transaktionstyp 01 felt 157 Fel har åtgärdats. Transaktionstyp 25 felt 40 Fel har åtgärdats. Booking specialprogram I BBE under menyval Sysadm / Specialprogram här finns nytt val som heter Tilldela administratornummer. Tilldela administratornummer är ett tillfälligt val som används till att tilldela redan upplagda kunder föreningar adminstratornummer. 18

19 Valet tilldela administratornummer kommer att tas bort i nästa version av BBE Specialprogrammet i BBE utför följande för varje kund/förening där man inte har angett något värde i fältet administratornummer. Läser av administratornummer från konstantregistret automatiska löpnummer. Värdet räknas upp med 1. Uppdaterar administratornummer i konstantregistret automatiska löpnummer. Modul-11 kontroll utförs för att erhålla checksiffra därefter lägges värdet i fältet Administratornummer på kunden/föreningen i kundregistret. 13. Utökat antal registreringsfält mot Interbook Denna nya funktion är till för att kunna ha mer än tio inmatning fält (numeriska) vid en och samma bidragsansökan. Denna funktion gör det möjligt att ha upp till 60 inmatningsfält på en och samma bidragsart. Inregistreringen till en bidragsart med mer än 10 fält men max 60 kan enbart göras i Interbook All inmatningsfälten är numeriska. Detta val att en bidragsart ska innehålla mer är 10 inmatningsfält (max 60) gör man i BBE och menyval Underhåll bidragsart I BBE kan man se vad som är in registrerat men det går inte att förändra. Det finns en bläddrings funktion som läser fram åt eller bakåt i bidragsartens inmatningsfält (max 60) Inmatningsfälten är numeriska En bidragsart som har möjligheten att registrera upp till 60 numeriska inmatningsfält måste bidragsberäknas genom Excel 19

20 14. Förändringar i utskriftsdatabasen (lf1.mdb) Frågor ====== Bokningslista_FR1 Boklista5_FR1 Bidragsbesked_val_ _grupperat Bidragsart_FR1 Formulär ======= frmsettings Rapporter ======== Bidragsart Bidragsbesked Bokningslista1 Bokningslista5 Makron ====== Inga förändringar Moduler ====== Fax 20