Ebba Strandberg RAPPORT

Transkript

1 RAPPORT 8/

2 Innehållsförteckning Bakgrund... s. 3 Metod... s. 4 Verksamhetens historia... s. 6 Verksamheten i dag... s. 6 Min handledare...s.10 Mina uppgifter... s. 10 Kontakter... s. 10 Kunskaper från MDH... s. 10 Sammanfattning... s. 12 Källor... s. 16 Bilaga: Exempelintervju... s. 17 Arbetsgivaren och handledarens kontaktuppgifter... s. 20 2

3 ITE305 Mälardalens h gskola Bakgrund Jag valde att praktisera på Skepparbacken F rsäljning AB eftersom jag var bekant med några av de anställda sedan tidigare. Jag hade tidigare pratat med de anställda på Skepparbacken om att skriva informationsmaterial åt dem och tänkte därf r att det kunde gynna båda parter om jag gjorde min praktik där. Jag bes kte f retagets kontor och frågade VD:n om jag kunde praktisera hos dem, och det kunde jag. F retagets informationstexter skrivs f r närvarande av f retagets VD eftersom f retaget saknar en person som enbart arbetar med kommunikation. Jag tror att det är vanligt f rekommande bland både stora och små f retag att inte ha något upprättat system f r f retagets kommunikation och ville därf r utforska problemet närmare. Trots att jag f rstod att det var en annorlunda praktiksituation jag skulle ge mig in i ville jag ta mig an utmaningen. Ett f rtydligande Skepparbacken F rsäljning AB kallar sig även f r Skipperback. Båda dessa namn refererar alltså till samma f retag. Skrämmande mängder siffror på konferensrummets w hiteboard efter ett viktigt m te. 3

4 Metod Intervjuer Jag intervjuade några av de anställda på Skipperback samt två kunder för texterna jag skrev till hemsidan. Då bestämde vi en tid och så ställde jag mina frågor. När jag intervjuade Skipperbacks anställda skrev jag anteckningar på datorn eftersom vi befann oss på kontoret. När jag intervjuade kunderna spelade jag in intervjun med min mobil samtidigt som jag tog anteckningar med papper och penna. Jag hade även flera mindre formella intervjuer med min handledare. Dessa uppstod naturligt under arbetets gång när jag behövde mer information. Då ställde jag frågor och skrev ner enkla anteckningar för hand utifrån det min handledare sade. Litteratur Jag har grundat mycket av mitt arbete under praktiken på principerna för lättläst som presenteras i Lättläst - så funkar det (2007). Jag har även baserat mycket av mina beslut under praktiken och min rapport på Information Design Workbook (2009). Observationer Jag samlade in mycket information genom observationer. Jag hade med mig min kamera dagligen och dokumenterade det som hände. Jag skrev även ner anteckningar om jag upptäckte något som kunde vara användbart för min rapport eller för uppgifterna jag utförde för Skipperback. Genom att vara med de anställda dagligen fick jag även en inblick i hur arbetet går till på Skipperback. Analys av befintligt material Jag fick länken till Skipperbacks tidigare webbplats och kunde alltså analysera deras tidigare material. Deras gamla webbplats var väldigt texttung och informationstät. Jag hämtade en del information till mina uppgifter härifrån, men använde främst webbplatsen till att bekanta mig med Skipperback och deras produkter. 4

5 Skisser Jag fick skisser på hur företaget ville att webbplatsens layout skulle vara. Jag valde ett passande WordPress-tema utifrån dessa. Skisserna jag fick på w ebbplatsens tänkta layout. Omvärldsanalys Jag tittade runt på konkurrenternas webbplatser för att se hur de såg ut och för att se hur de andra företagen beskrev sina affärssystem. Min handledare var dock tydlig med att han inte ville att Skipperback skulle framställas på samma sätt. Tidigare kunskaper I somras arbetade jag som kommunikatör på Seco Tools. Min arbetsuppgift var att skriva texter till företagets webbplats. Denna erfarenhet var till stor nytta under min praktik, särskilt eftersom arbetsuppgifterna liknade varandra. Framför allt kände jag mig mer självsäker och bekväm med mina uppgifter. Tidsplan Min handledare gav mig inga deadlines, men eftersom min praktik var på ungefär fyra veckor blev detta automatiskt min deadline för mina uppgifter. Jag var på Skipperbacks kontor ungefär sex timmar dagligen. Rapporten skrev jag på varje dag efter praktiken. 5

6 Verksamhetens historia Magnus Hult arbetade tidigare med affärssystem men tröttnade på att de var krångliga, oanvändbara och krävde mycket IT-kunskaper. Magnus pratade därför med Erik Trangärd och tillsammans bestämde de sig för att bygga ett enklare, billigare och helt enkelt bättre system. Januari 2010 slutade företagets anställda med sina andra jobb för att satsa allt på Skipperback. Våren 2011 fick de första kunderna tillgång till Agimo. Verksamheten i dag Verksamhetsområde och kunder Skipperback bygger och säljer applikationer som ska fungera som verksamhetsstöd, alltså affärssystem. Deras målgrupp är handelsföretag som säljer till andra företag, exempelvis grossister. Ekonomi Eftersom företaget är ungt är dess ekonomiska situation något instabil. De anställda och deras yrkeskategorier På Skipperback är fyra personer anställda: Magnus Hult - VD och systemarkitekt Erik Trangärd - Programmerar användargränssnitt för persondatorer Kim Eriksson - Programmerar gränssnitt för surfplattor och smartphones Oscar Linderholm - Ansvarig för databas och funktionalitet Säljarna Stefan Hult och Håkan Hult arbetar också på företaget vid behov. Företagets organisation Magnus Hult är den som bestämmer inom Skipperback, både formellt och informellt (bland annat har han ett eget kontor och får sista ordet i de flesta beslut som rör företaget). Skipperbacks anställda diskuterar dock fram gemensamma lösningar för affärssystemet utifrån Magnus krav, kundernas behov och vad som är möjligt att förverkliga rent tekniskt. Målet är att deras 6

7 produkter ska vara så enkla att använda som möjligt. Eftersom Erik Trangärd äger 10% av företaget har han också mer att säga till om än Skipperbacks övriga anställda, vilket bland annat märks vid beslutfattning inom företaget. Anställningssituation Företaget arbetar mycket genom informella kanaler och annonserar inte ut lediga tjänster. För tillfället tillåter deras ekonomi inte nyanställningar. Företagets kärnvärden Allt vi gör ska vara enkelt för användaren. Det ska vara enkelt och bekymmerslöst att vara kund hos oss. Det ska vara roligt att jobba hos oss. Utrustning och programvaror På Skipperback använder de sig bara av webbaserade produkter eller open source-programvaror. Företagets VD anser att dessa är stabila och säkra lösningar och att webbaserade programvaror är bekymmersfria och tillåter samarbete över geografiska gränser. Skipperback använder sig uteslutande av Apples produkter. Alla har en varsin iphone4 och MacBook Air. På Skipperback föredrar man Apples produkter och w ebbaserade programvaror. 7

8 Företagets externa kommunikation Företagets kommunikation med omvärlden fungerar i dagsläget ganska dåligt. Företaget kommunicerar främst med sina kunder genom direkta kontakter så som kundbesök eller per telefon. Företagets texter skrivs av Skipperbacks VD, men någon hemsida finns inte. Företaget skickar inte heller utskick till sina kunder eller intressenter. De texter som skrivs har alltså ingen kanal och når därför inte ut till mottagaren. Företagets interna kommunikation Företagets interna kommunikation fungerar genom samtal, antingen ansikte mot ansikte eller via telefon eller Skype. Skipperbacks anställda använder även samarbetsverktyg så som Google documents där de skriver och delar diverse anteckningar. Företagets VD beskriver deras kommunikation som ad hoc. Skipperback har även fredagsmöten och morgonmöten, men på de sistnämnda närvarar inte VD:n utan bara programmerarna. Hur Skipperback får in uppdrag Företaget får in uppdrag genom att ringa och kontakta företag. De hör även via kontakter om olika företag behöver ett nytt affärssystem. Då åker de och besöker dem för att sälja in sitt system. Hur Skipperback tar fram projektidéer Företaget jämför systemets funktioner med målgruppens behov. Utifrån detta tar de fram det som saknas. Företagets VD ger förslag på vad som behöver göras och hur det ska funka, sedan byggs detta när tid finns. Kontoret Skipperbacks kontor ligger i centrala Västerås i Melkerhuset. Skipperback delar lokal med ett litet arkitektkontor vid namn Eva Trangärd Arkitektkontor AB. Skipperbacks del av kontoret är belägen längst ner i lokalen intill lunch- och fikautrymmet. VD:n håller till i en inglasad del av kontoret. Dels kanske för att han ska kunna tala ostört i telefon, men jag tror även att han sitter isolerad för att hierarkin inom företaget ska vara tydligare. Arkitektkontoret är betydligt mer städat och enhetligt inrett än 8

9 ITE305 Mälardalens h gskola Skipperbacks del av kontoret. Skipperbacks anställda har exempelvis olika kontorsstolar, mycket saker på sina arbetsbord samt en gammal svart skinnsoffa i den inglasade delen av kontoret. Ett typiskt skrivbord på Skipperback. VD:ns hund Jaga brukar också vara med på kontoret dagligen. Social sam aro De anställda på Skipperback har en mycket stark sammanhållning; de äter gemensamma luncher nästan varje dag, spelar Fifa på sina raster och avnjuter fredags l tillsammans då och då. Jag tror att den starka sociala samvaron beror på att de 9

10 anställda är så få och att de är så likasinnade. Min handledare Min handledare var Magnus Hult, företagets VD (för kontaktuppgifter se s. 20). Mina uppgifter Jag fick i uppgift att upprätta en hemsida åt företaget. Hemsidan skulle innehålla information om företaget, företagets referenser, produktinformation, en roadmap samt företagets kontaktuppgifter. Jag fick även i mån av tid i uppgift att skriva produktblad åt företaget och texter till utskick. Kontakter På arbetsplatsen Magnus Hult - VD och systemarkitekt Erik Trangärd - Programmerar användargränssnitt för persondatorer Kim Eriksson - Programmerar gränssnitt för surfplattor och smartphones Oscar Linderholm - Ansvarig för databas och funktionalitet Stefan Hult - Säljare, arbetar deltid Håkan Hult - Säljare, arbetar deltid Utanför arbetsplatsen Anders Carlzon - Konsult Karl Trangärd - Illustratör Eva Trangärd - Arkitekt Charlotta Johansson - Arkitekt Jinny Huldt Löfgren - Inredningsarkitekt Hans Eskilsson - Kund, VD för Vänern Potatis & Grönsaker AB Simon Nilsson - Kund, anställd på Vänern Potatis & Grönsaker AB Stefan - Revisor på Vänern Potatis & Grönsaker AB Kunskaper från MDH Erfarenhet av skarpa projekt Under min utbildning har vi flera gånger haft skarpa projekt. Det är bra att tidigare ha haft en uppdragsgivare eftersom man då 10

11 varit tvungen att balansera deras krav mot de informationsdesignprinciper vi lärt oss. Men det är en utmaning att försöka tillfredsställa såväl uppdragsgivaren, målgruppen och den plikttrogna informationsdesignern inom sig. Ofta får man kompromissa långt bortom det man egentligen är villig att göra ur ett informationsdesignperspektiv. Exempelvis hade Skipperback en bestämd uppfattning om hur webbplatsen skulle se ut och vad den skulle innehålla. Dessa saker tror jag inte de bestämt utifrån målgruppens önskemål och behov, vilket förmodligen varit bättre eftersom webbplatsen är till för dem. Kunskaper om designprocessen Under min utbildning har vi flera gånger diskuterat och praktiserat designprocessen, och under min praktik har dessa kunskaper varit användbara. Jag börjar bli allt mer rutinerad på att avgränsa målgruppen och ha den i åtanke, att samla in lämplig information, analysera denna, att göra ständiga urval och att försöka anpassa materialet till målgruppen. Dock kan det vara svårt att arbeta enligt denna modell när uppdragsgivaren har sina önskemål. Kurserna Lättläst och Webbpublicering Min handledare efterfrågade enkla beskrivningar och lättförståeliga texter. Därför kom de kunskaper jag fått under kursen Lättläst till stor nytta. Jag försökte skriva i aktiv form, undvika vänstertunga meningar, använda vardagliga och enkla uttryck samt skriva både korta meningar och texter i allmänhet. Jag presenterade även mycket av informationen i punktlistor för att den skulle vara mer överskådlig (Sundin 2007 s ). I kursen Webbpublicering byggde vi en hemsida åt ett företag. Denna erfarenhet visade sig vara av stor nytta eftersom jag visste vilka problem vi stött på under den kursen och vilka lösningar vi hittat. De kunskaper jag fått i WordPress hade jag stor användning av eftersom de gjorde att jag kunde arbeta mer självständigt med webbplatsens uppbyggnad. Intervjuteknik Vi har flera gånger under utbildningen berört intervjuteknik, senast under introduktionen till denna kurs. Därför börjar jag 11

12 känna mig allt bekvämare med att intervjua folk. Det är tacksamt eftersom jag under min praktik gjorde flera intervjuer. Sammanfattning Vad jag gjorde under min praktik Jag valde ett passande WordPress-tema utifrån skisserna jag fått. Företaget hade en tydlig bild av vilken information som skulle finnas på webbplatsen och vilken tonen skulle vara. Eftersom webbplatsens innehåll var bestämt började vi genast med skrivandet av texterna. Jag och min handledare skrev texterna tillsammans. Det fungerade oväntat bra, eftersom han har goda kunskaper i systemet och jag i själva skrivandet. Jag och min handledare skrev även texter till utskick tillsammans. Med hjälp av verktyget MailChimp skapade jag en kampanj där vi presenterade systemet och hänvisade till den nya hemsidan. Eftersom Skipperback saknade logotyp fick jag kontakta det intilliggande arkitektkontorets illustratör. Jag lyssnade till Skipperbacks önskemål, letade fram några logotyper på som liknade det de efterfrågat och skickade dessa till illustratören. Utifrån våra förslag skapade han en logotyp till företaget som används på deras webbplats och i deras utskick. Två glada kunder på Vänern Potatis & Grönsaker AB som jag fotograferade och intervjuade till w ebbplatsen. 12

13 Jag fick även ansvara för bilder till hemsidan. Vi åkte bland annat till Lidköping för att träffa några kunder på Vänern Potatis & Grönsaker AB som jag intervjuade och fotograferade till webbplatsen. Skipperbacks kontaktuppgifter skrev jag på ett vykort för att få in mer bilder på webbplatsen och göra den mer lekfull, vilket min handledare efterfrågat. Jag bad även illustratören på arkitektkontoret att göra porträtt på Skipperbacks anställda (se bild på försättsbladet). Webbplatsen finns att skåda i sin helhet på: Skipperbacks kontaktuppgifter. Bilden är skapad av mig för w ebbplatsen. Problem jag stötte på Jag tycker att det både var ett problem och en fördel att jag inte visste någonting om affärssystem när jag började min praktik. Det var väldigt jobbigt när jag skulle börja skriva eftersom jag först var tvungen att sätta mig in i allt och lära mig en massa termer. Men samtidigt var det fördelaktigt att inte vara insatt, för jag kunde granska både mitt och andras material mer kritiskt och formulerade mig inte på samma invanda och tekniska sätt som de andra inom branschen. Ett annat problem jag stötte på var att mitt och min handledares arbetssätt skilde sig åt. Jag tycker om att få tydliga instruktioner så att jag kan planera mitt arbete. Min handledare är mer quick and dirty i sitt arbetssätt. Han planerar ingenting och gav mig väldigt vaga uppgiftsbeskrivningar. Min handledare kunde även ändra sig angående texterna han ville ha och webbplatsens 13

14 innehåll överhuvudtaget. Men jag insåg snabbt att jag gjorde bäst i att finna mig i situationen, ta eget ansvar och göra mitt bästa. Återigen stötte jag på det problem som jag ofta stött på i min roll som informationsdesigner; uppdraget man får är inte lösningen på uppdragsgivarens egentliga problem. Skipperback efterfrågade en webbplats och texter för företagets externa kommunikation. Men egentligen tror jag företaget i första hand är i stort behov av en tydlig intern kommunikation. I mitt arbete med att skriva texter till hemsidan upptäckte jag att de anställda på Skipperback inte tänkt igenom vissa saker: Vilka är egentligen företagets kärnvärden? Vad vill företaget uppnå? Hur ska de göra det? Jag tror inte att de anställda på Skipperback tänkt igenom dessa saker. Detta försvårade mitt uppdrag avsevärt. Trots att vi otaliga gånger under min utbildning behandlat designprocessen och dessutom haft många skarpa projekt är det alltid en utmaning att applicera sina kunskaper på en reell situation. Ofta får informationsdesignperspektivet ge vika för uppdragsgivarens egna önskemål. När jag gjorde webbplatsen hade exempelvis företaget en mycket bestämd uppfattning om hur den skulle se ut och vara strukturerad. Denna föreställning var svår att påverka trots att den kanske inte var optimal informationsdesingmässigt sett. I Information Design Workbook betonas att bra informationsdesign är målgruppsanpassad och inte baserad på uppdragsgivarens föreställning om vad målgruppen vill ha och behöver (Baer 2009 s ). Jag kan inte påstå att webbplatsen jag gjort under min praktik lever upp till dessa krav. Sedan uppstod så klart flera tekniska problem. Bland annat råkade min handledare ödelägga hela webbplatsen under min sista vecka på praktiken. Som tur är hade jag sparat allt material separat, så återuppbyggnaden av webbplatsen tog inte så lång tid. Lärdomar Man lär sig faktiskt oväntat mycket av att vara ute i arbetslivet. Många av insikterna från arbetslivet är svåra att sätta fingret på, men de kunskaper jag är medveten om att jag tar med mig 14

15 tänkte jag beskriva här. Den främsta lärdomen (och chocken) är hur saker och ting fungerar på riktigt, vilket skiljer sig mycket från hur det fungerar inom utbildningsväsendets trygga bubbla. Man får försöka anpassa kunskaperna man har från utbildningen på den emellanåt kaotiska tillvaron på en arbetsplats. Exempelvis kan man ha en arbetsgivare med bestämda uppfattningar om hur saker ska fungera, trots att lösningarna inte är optimala informationsdesignmässigt sett. Då får man kompromissa, och resultatet blir inte alltid perfekt. Jag fick nys om webbtjänsten som man kan skapa e-postlistor i och skicka ut kampanjer via. Verktyget är kostnadseffektivt (Standardfunktionerna är gratis upp till 2000 prenumeranter, därefter rör det sig om några hundralappar och uppåt) och jag tror att det kan vara mycket användbart för en informatör. Hur bra utbildning man än har i ryggen är det ytterst svårt att vara väl förberedd på att komma ut i arbetslivet. Men det jag tycker att jag haft mest nytta av i min utbildning är att den är så praktisk och att vi ofta haft skarpa projekt. Kopplingen mellan teori och praktik är inte ett mysterium man behöver klura ut på egen hand under praktiken. Det vore nog bra att ha praktik fler gånger än en, eller under en längre period. Då kunde man praktisera på flera ställen, kanske testa på olika yrken och få insikt i hur saker och ting fungerar på andra arbetsplatser. En annan lärdom jag fått under min praktik är bekräftelsen på att jag är inne på rätt väg. Trots att min praktik varit ganska kaotisk emellanåt känner jag verkligen att jag vill arbeta med kommunikation och formgivning i framtiden också. Däremot är jag inte säker på om jag i framtiden vill jobba inom ett IT-företag med bara manliga anställda. Men jag har verkligen fått smak på arbetslivet som väntar mig efter min utbildning. 15

16 Källor Litteratur Baer, Kim (2009) Information Design Workbook. Graphic approaches, solutions, and inspiration + 30 case studies. Rockport Publishers. Sundin, Maria (2007) Lättläst - så funkar det. Jure Förlag. Elektroniska källor Dribbble, en bildbank där designers delar med sig av skärmdumpar på designen de arbetar med (www). Hämtat från Hämtat 28 november Skipperbacks gamla webbplats (www). Hämtat från Hämtat 14 november MailChimp, verktyg för kampanjer via e-post (www). Hämtat från Hämtat 24 november

17 Bilaga Exempelintervju Intervju med Magnus Hult om företaget Hur bildades företaget? - Jag arbetade som konsult på ett företag med att införa ett system. Jag insåg att alla affärssystem var krångliga, oanvändbara och krävde mycket IT-kunskaper. Eftersom alla inom branschen gör på samma sätt tyckte jag att det var onödigt att systemen var olika. Allt klassades som kundanpassningar. Jag ville göra det enklare, bättre och billigare. Jag pratade därför med Erik Trangärd och vi bestämde oss för att bygga ett bättre system. Det var svårare än vi trodde och tog längre tid än vi tänkt oss, men i dag finns Agimo. Vi bestämde snabbt att satsa på en specifik bransch och valde handelsföretag. Vi bestämde också att systemet skulle vara webbaserat. Det är framtiden och gör allt mycket enklare. Vi försöker förenkla systemet hela tiden. Sensommaren 2009 började företaget arta sig. Januari 2010 slutade vi med våra andra jobb och satsade allt på Skipperback. Våren 2011 fick de första kunderna tillgång till Agimo. Hur många anställda har Skipperback? Vilka yrkeskategorier har ni? - Fyra stycken; Magnus Hult - VD och systemarkitekt Erik Trangärd - Programmerar användargränssnitt för persondatorer Kim Eriksson - Programmerar gränssnitt för surfplattor och smartphones Oscar Linderholm - Ansvarig för databas och funktionalitet Hur fungerar företagets organisation? - Jag styr och bestämmer. Men gällande systemet har vi diskussioner och kommer fram till gemensamma lösningar utifrån kundens behov, mina krav och vad som är möjligt rent tekniskt. Och vad som blir enkelt. 17

18 Vad har ert företag för inriktning och hur ser organisationen ut? - Vi bygger applikationer som ska fungera som verksamhetsstöd. Vår målgrupp är handelsföretag som säljer till andra företag, alltså typ grossister. Är ert företag lokalt, nationellt eller internationellt? - Nationellt. Har företaget några kärnvärden? Vilka är de? - Allt vi gör ska vara enkelt för kunden och för användaren. Det ska vara trevligt och bekymmerslöst att vara kund hos oss. Det ska vara roligt att jobba här. Varför heter systemet Agimo? - Det skulle heta Amigo the friendly system, men det fanns för många saker som hette Amigo, så vi bytte plats på två bokstäver. Hur ser företagets ekonomi ut? - Den ser ut som alla andra produktutvecklingsföretags ekonomi ser ut i början av en livscykel; jävligt skruttig. Vi löser detta genom att försöka sälja systemet, kapitalisera det vi byggt. Vilken är anställningssituationen? - Vi arbetar genom informella kanaler och skulle aldrig annonsera ut lediga tjänster. Om vi hade råd skulle vi anställa folk. Framför allt en säljare vore bra, samt någon som sysslar med marknadsföring. Vi börjar övergå från utvecklingsföretag till produktföretag. Hur fungerar företagets (text)kommunikation i dag? - Sinnessjukt dåligt. Den är mer eller mindre obefintlig. Texterna skrivs av mig. Kommunikationen består främst av mänskliga relationer och direkta kontakter. Vad använder ni för utrustning och program? Vilken är tekniknivån och varför? - Vi använder bara webbaserade produkter eller open source-programvaror. Det är stabila och säkra lösningar. 18

19 Webbaserade programvaror är bekymmersfria och tillåter samarbete över geografiska begränsningar. Umgås ni som jobbar på Skipperback mycket? - Vi fikar, äter gemensamma luncher och dricker så mycket öl vi bara kan. 19

20 Arbetsgivaren och handledarens kontaktuppgifter Skepparbacken Försäljning AB Kopparbergsvägen Västerås Min handledare: Magnus Hult Telefonnummer: E-postadress: magnus.hult@skepparbacken.com 20