Granskning av ekonomihanteringen och affärsystemet UNIT4Agresso Gävle kommun

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Granskning av ekonomihanteringen och affärsystemet UNIT4Agresso Gävle kommun"

Transkript

1

2

3

4

5 Revisionsrapport Leif Karlsson Göran Persson- Lingman Jan Voss Cecilia Axelsson Katarina Lidblom Granskning av ekonomihanteringen och affärsystemet UNIT4Agresso Gävle kommun

6 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund, syfte, revisionsfråga och kontrollmål Metod Avgränsning Granskningsresultat Finns styrande och stödjande dokument och är dessa tillräckligt implementerade Finns dokumentation av redovisningssystem enligt kommunal redovisningslag? Olika rollers uppfattning kring utbildning, kunskap och information Analyseras och värderas olika typer av risker? Behörighetsadministration Utför Agresso och andra inblandade system tillfredsställande förebyggande och upptäckande kontroller? Översiktlig genomgång av utvalda områden/processer Extern/intern fakturering och kundreskontra Kravverksamhet Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra Löner, arvoden och ersättningar från Personec P Övriga utbetalningar Finansiella anläggningstillgångar Anläggningsregistret Investerings- och exploateringsredovisning Tid- & projektmodulen, tidsredovisning Budget- och prognosmodulen, för resultatuppföljning Hand- och försäljningskassor Fasta data och styrtabeller Omorganisationer Principer för stängning av perioder och systemtekniska lösningar Utförda kontroller avseende den generella hanteringen avseende IT Test av den interna kontrollen via registeranalys Bilaga 1 Tester via registeranalys Bilaga 2 Webbaserat frågeformulär Bilaga 3 Stickprovsmässiga kontroller Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 1 av 43

7 1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gävle kommun genomfört en översiktlig granskning avseende redovisningshanteringen och affärssystemet Agresso. Granskningen har syftat till besvara om den interna kontrollen inom området är tillfredställande. De kontroller vi utfört har varit dels generella kontroller samt mer specifika kontroller inom 16 olika områden/processer i redovisningshanteringen såsom hantering av leverantörsfakturor. De generella kontrollerna har bland annat varit om styrande och stödjande dokument finns och om dessa är tillräckligt kommunicerade, om olika roller i redovisningshanteringen anser sig ha kunskap och utbildning som är tillräcklig för att göra rätt samt om risker värderas på ett systematiskt sätt. Vår sammanfattande bedömning inom de kontroller vi utfört är att den interna kontrollen i ekonomihanteringen delvis är tillfredställande. Vi grundar bland annat vår bedömning på följande: Det finns en medvetenhet hos ekonomiansvariga m.fl. kring risker i ekonomihanteringen. Ansvar, rutiner och IT-tekniskt stöd har utformats utifrån detta. Den översiktliga genomgången av 16 valda områden/processer visar på att ett antal olika kontrollaktiviteter utförs för att säkerställa att redovisningen blir korrekt. Utförda stickprovskontroller och genomförd registeranalys visar inte på några stora avvikelser. Det pågår ett arbete med att tydliggöra ekonomihanteringens processer. Det pågår olika förbättringsaktiviteter avseende den generella hanteringen av IT. Det finns många dokument som stödjer ekonomihanteringen. I vår granskning har vi även noterat ett antal brister. Avseende vissa av dessa brister har vi konstaterat att det pågår olika förbättringsaktiviteter. I rapporten återfinns våra kommentarer, bedömningar och rekommendationer. Ett sammanfattande behov vi ser är att kommunstyrelsen bör stärka greppet 1 kring redovisningshanteringen, t ex att centralt fastställa hur olika aktiviteter ska utföras. I detta arbete bör det påbörjade arbetet med att tydliggöra ekonomihanteringens processer kunna ligga som grund. Se bifogad bild i slutet av rapporten. 1 Innefattar t ex förbättra de styrande och stödjande dokument som styrning och stöd (för att efterleva de fastställda arbetssätten). Säkerställa att rätt information och utbildning når de rätt roll. Regelbundet analysera risker, problem och förbättra vid behov. Följa upp att dokument är kända och tillämpas. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 2 av 43

8 Nedan sammanfattas våra kommentarer och de rekommendationer som vi bedömer vara de mest viktiga att prioritera: Styrande och stödjande dokument och är dessa kommunicerade Vi har konstaterat att det finns många dokument som stödjer ekonomihanteringen, dock bedömer vi inte att det är lätt att överskåda vilka dokument som finns upprättade och inom vilka nivåer det fastställts att de ska gälla. Vi ser därför ett behov av att se över dokumentens aktualitet, dokumentoch informationsstrukturen och på vilka nivåer olika dokument ska fastställas. Dokumentation av redovisningssystemet enligt kommunal redovisningslag Det finns underlag som till delar utgör dokumentation av redovisningssystemet i enlighet med lagkrav, dock är denna inte tillgänglig på det sätt som anges. Som en prioriterad förbättring föreslår vi att det upprättas beskrivningar kring vilken redovisningsinformation som hanteras av olika system 2 samt vilken redovisningsinformation som hanteras mellan systemen (informationsflöden). Vidare bör verifieringskedjor upprättas där det ska framgå vilka underlag som är de verifikat som styrker redovisningsposterna. Var och hur grundredovisningen hanteras inom kommunen bör också finnas beskriven. Därmed ges ett stöd kring förståelse av redovisningens uppbyggnad och organisation både för externa intressenter 3 och som stöd för den interna kontrollen. Dokumenthanteringsplanen avseende underlag som hanteras i redovisningsprocesserna behöver ses över. Det kan t.ex. vara underlag som utgör räkenskapsinformation eller underlag för att genomföra kontroller. Kunskap och utbildning Vi kan konstatera att det genomförts många olika utbildningar på olika sätt men även om svaren varierar uttrycker många kunskapsrelaterade brister och behov av utbildning. Enligt vår bedömning finns ett stort behov av att genomföra ytterligare utbildningsaktiviteter. Underlag från ärenden som inkommer då användare behöver hjälp med Agresso bör kunna vara ett stöd för att se olika rollers utbildningsbehov. Analyseras och värderas olika typer av risker Vi kan konstatera att det inte har skett någon systematisk riskbedömning avseende ekonomihanteringens processer. För att ytterligare säkra hanteringen inom ekonomiprocesserna föreslår vi att det sker riskvärdering regelbundet inom ekonomihanteringen. Behörighetsadministration Det finns en person som både har rollen levmax och som kan beslutsattestera leverantörsfakturor. Detta innebär att denna person kan göra hela kedjan från att 2 Inklusive moduler i Agresso 3 T ex den externa revisionen Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 3 av 43

9 lägga upp leverantör till att skicka betalningsfil. Detta är en risk avseende felaktigheter vid utbetalningar. Det är viktigt att det säkerställs att behörigheter tilldelas på ett sätt som begränsar denna risk. Vi har uppfattat att det pågår ett arbete med att säkerställa regler och rutiner avseende levmax efter vårt påpekande vid granskningstillfället. Genomföra riskanalys av behörigheter och administrationen av dessa. Riskanalysen och kontrollaktiviteter bör dokumenteras. Avseende manuella kontrollaktiviteter behöver det fastställas hur ofta dessa ska ske och vem som har ansvaret för utförandet. För att möjliggöra kontroller av behörigheter är det väsentligt att KLK Ekonomi tillser att attestloggbok för varje månad förs så att historiska data sparas på ett lättåtkomligt sätt. Systemens kontroller Se över vilka ytterligare kontroller som behöver göras och vilka av dessa som är möjliga att flytta från manuella till maskinella kontroller. Här har vi noterat att ett sådant arbete är påbörjat. Process/områdesspecifika kontroller Vid vår genomgång av 16 valda områden/processer har konstaterats att genomförda kontroller samt underlag till kontrollerna inte dokumenteras och sparas på ett systematiskt sätt. För att möjliggöra uppföljningar av utförda kontrollaktiviteter är det väsentligt att bestämma hur kontrollerna med tillhörande underlag ska sparas. Tillse att Agresso kan generera åldersanalyser som underlag för reservering av osäkra kundfordringar enligt kommunens gällande principer. Tydliggöra huruvida ansvaret för bevakning och uppföljning av obetalda kundfordringar ska ligga hos respektive förvaltning eller centralt hos KLK Ekonomi. Införa beloppsgränser vid attest av leverantörsfakturor för att skapa trygghet för personalen de gånger det kommer leverantörsfakturor med stora belopp. Uppdatera attestreglementet samt se över och förbättra rutinen avseende förändringar i attesträtten. Vi rekommenderar att det görs en riskbedömning för att säkerställa kontinuitet och kvalitetssäkring av nuvarande Prolån. Ett alternativ är att nyttja det system som Kommuninvest håller på att utveckla. Samordna och samarbeta kring anläggningsregistret inom kommunkoncernen tillsammans med Gavlefastigheter Gävle kommun AB och Gästrike Vatten AB. Detta skulle kunna ske genom att det etableras ett forum för användare av anläggningsregistret i Gävle kommunkoncern. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 4 av 43

10 Enligt kommunala redovisningslagen 8 ska kontanta inbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. För att säkerställa att lagen efterlevs är det väsentligt att det i dokumentation av redovisningssystemet framgår på vilket sätt redovisningen avseende hand- och växelkassorna sker. Upprätta en samlad dokumentation kring hur styrtabellerna i Agresso fungerar och hur de påverkar automatiska skapade transaktioner (fördelningar, kontering, relationer och behörigheter). Detta är en väsentlig del för att förstå helheten i redovisningens uppbyggnad och organisation samt hur de påverkar den externa och interna redovisningen. Vi har noterat att det i dagsläget inte går att skriva ut några rapporter ur Agresso från 2013 såsom organisationen såg ut per 31 december Det är väsentligt att detta förbättras. Det bör gå att erhålla rapporter under 10 års tid. Styrning och kontroll avseende IT-hanteringen Området har kontrollerats övergripande. Vi kan konstatera att det inom flera områden pågår olika förbättringsaktiviteter vilket är positivt. Det kan nämnas nedanstående: o o o o o Det pågår en översyn avseende rutiner och utrustning för att testa backuper. Förbättra processer och rutiner kring behörighetshanteringen Identifera risker och förbättra kontinuitetshanteringen Ett revideringsarbete avseende kommunens säkerhetshandbok för att bl.a. tydligöra olika rollers ansvar och uppgifter. Förbättra överenskommelser mellan IT-avdelningen och systemägare. (t ex vad ska utförs av IT-avdelningen och inom vilka servicenivåer) Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 5 av 43

11 2. Inledning 2.1. Bakgrund, syfte och revisionsfråga har på uppdrag av Gävle kommuns revisorer genomfört en granskning avseende ekonomihanteringen och affärssystemet UNIT4Agresso (Agresso). Bakgrunden till granskningen är att Gävle kommun bytte affärssystem 1 januari 2013 från Aditro till Agresso. Affärssystemet används förutom av Gävle kommun även av helägda Gävle Stadshus AB, Gavlefastigheter Gävle kommun AB, Markbyggarna AB samt av delägda Gästrike Vatten AB med dotterbolaget Gävle Vatten AB. Granskningen syftar till att ge kommunrevisionen underlag för bedömning av om affärssystemet och olika kontrollkomponenter ger förutsättningar för en tillförlitlig finansiell rapportering i kommunen och att lagar och regler efterlevs m.m. De revisionskriterier som legat till grund för granskningen är följande: - Kommunens attestreglemente och internkontrollreglemente samt beslutade attestordningar per förvaltning/nämnd - Kommunkoncernens IT-säkerhetshandbok - Lag om kommunal redovisning och bokföringslagen, t ex om dokumentation av redovisningssystem finns utifrån lagens krav Revisionsfråga Är den interna kontrollen tillräcklig inom redovisningsprocesserna? Kontroller som utförts är bl.a. Har riskanalyser genomförts? Finns dokumenterade nyckelkontroller som möter identifierade risker? Genomförs och dokumenteras nyckelkontrollerna? Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 6 av 43

12 2.2. Metod Vi har tagit del av olika stödjande och styrande dokument 4 samt årsredovisning 2013 och balans- och resultatrapporter per Intervjuer har skett med tillförordnad redovisningschef, systemförvaltare och ekonomipersonal på Kommunledningskontoret Ekonomi (KLK Ekonomi), arkivarie, en av kommunens förvaltningschefer, IT-chef, budgetchef, ekonomistrateg, ekonomichef på Gavlefastigheter Gävle kommun AB och ekonom hos Gävle Vatten AB. Personal som utifrån olika roller genomför aktiviteter inom kommunens redovisningshantering har getts möjlighet att besvara ett webbaserat frågeformulär. Frågeformuläret skickades ut till de anställda som fanns upplagda i behörighetsregistret. Totalt valde cirka 340 anställda att besvara frågeformuläret. I bilaga 2 återfinns sammanställning av genomfört frågeformulär. Som en del av granskningen har stickprovsmässiga analyser skett av identifierade kontroller inom ekonomihanteringen för att verifiera att kontrollerna fungerar. Genomförda stickprovskontroller och bedömning av kontrollerna åskådliggörs i bilaga 3. Som ett komplement för test av den interna kontrollen har även en registeranalys genomförts. Resultatet av utförd registeranalys återfinns i bilaga 1. Ramverket COSO 5 har varit vägledande i granskningen och de utförda kontrollerna. Rapporten har faktaavstämts med de som har intervjuats i granskningen Avgränsning Granskningsobjektet är kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Granskningen har omfattat en övergripande genomgång av 16 olika områden/processer inom ekonomihanteringen, vilka återfinns i avsnitt 3.7 i rapporten. Vissa processer inom ekonomihanteringen berörs djupare än andra. Den övergripande genomgången kring anläggningsregistret har även omfattat de kommunalägda bolagen Gavlefastigheter Gävle kommun AB och Gävle Vatten AB. De verifierade kontroller som genomförts omfattar tidsperioden Exempelvis arkivreglemente, attestreglemente, internkontrollreglemente samt två internkontrollplaner, budget 2014, organisationsschema 2013 och 2014, blanketter för upplägg av behörigheter i affärssystemet samt manualer och handböcker för användning av Agresso. 5 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission : Är ett ramverk avseende arbete med den interna styrningen och kontrollen i en organisation. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 7 av 43

13 3. Granskningsresultat Under denna rubrik återfinns granskningsresultatet från genomförda intervjuer och avstämningar, svar erhållna från det webbaserade frågeformuläret samt genomgång och analys av, för granskningen, aktuella dokument. De inledande avsnitten omfattar beskrivning och bedömning av kontrollmiljön, dokumentation av redovisningssystemet samt olika rollers uppfattning kring utbildning, kunskap och information avseende Agresso. Därefter återfinns en övergripande redogörelse kring arbetet med riskanalyser och riskvärderingar, behörighetsadministrationen avseende Agresso samt vilka förebyggande och upptäckande kontroller inblandade system i ekonomihanteringen utför. Därefter redogörs för vår översiktliga genomgång av 16 olika områden/processer inom ekonomihanteringen. Avslutningsvis återfinns en bedömning av utförd registeranalys. I vissa avsnitt i rapporten finns underlag från genomfört frågeformulär där resultatet illustreras med en graf. Grafen ska tolkas enligt följande: Värden till vänster innebär att respondenten besvarat frågan med instämmer inte alls eller till viss del. Värden till höger innebär att frågan besvarat med i instämmer huvudsak eller helt. Gråvit färg innebär att användare besvarat med vet ej. Siffror i liggande staplar visar antalet svarande Finns styrande och stödjande dokument och är dessa tillräckligt implementerade Detta avsnitt syftar till att ge en bild över vilka riktlinjer, process- och/eller rutinbeskrivningar som finns fastställda för att säkerställa en tillfredsställande hantering avseende redovisningen. Frågeställningen syftar även till att bedöma om dokumenten är kända och om det finns en tydlighet kring var de återfinns. Med dokument menar vi här även sidor med instruktioner och anvisningar som återfinns på kommunens intranät. Iakttagelser Det finns många dokument som på olika sätt stödjer en effektiv och säker hantering av redovisningen. Dokument som berör ekonomihanteringen upprättas både centralt och inom nämnderna. I samband med införande av Agresso informerades förvaltningarnas informatörer att förvaltningarna inte bör upprätta egna dokument 6 om dessa redan är upprättade av KLK Ekonomi. Den lösning som föreslogs var att förvaltningarna i stället skulle länka till de gemensamma dokumenten. Avseende olika dokument som återfinns på intranätet har det framkommit att instruktioner och anvisningar kan återfinnas på flera ställen. Det anges att det finns behov dels av att se över strukturen på intranätet, dels att revidera vissa av 6 Förvaltningarna bör länka till en källa på intranätet Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 8 av 43

14 dokumenten 7. Det finns en medvetenhet kring behovet och en översyn 8 är initierad från KLK Ekonomi. Det har även påbörjats ett arbete med att tydliggöra ekonomi- och redovisningshanteringen utifrån ett mer processorienterat perpektiv. I vårt webbaserade frågeformulär ställdes frågor om olika styrande dokument och riktlinjer var kända. I en av frågeställningarna specificerades olika dokument där de tillfrågade gavs möjlighet att ange vilka dokument 9 som de känner till. Vi ställde även frågor om det är känt var olika dokument återfinns och om det finns tillräckliga styrande och stödjande dokument. De svar vi fått varierar. Många anger att de känner till olika dokument, att det finns bra stöd och att de vet var dokumenten återfinns. Andra uttrycker att det finns ett förbättringsbehov exempelvis kring att tydliggöra vad som ska gälla, vad som finns upprättat och var upprättade dokument kan återfinnas. För ytterligare resultat av det webbaserade frågeformuläret se bilaga 2. Iakttagelser avseende styrande och stödjande dokument förekommer även inom andra avsnitt i rapporten, se exempelvis avsnitt Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra, avsnitt Finansiella anläggningstillgångar och avsnitt Hand- och försäljningskassor. Våra kommentarer Det finns många dokument 10 som stödjer ekonomihanteringen. Vi bedömer att det inte är lättöverskådligt vilka dokument som finns upprättade och inom vilka nivåer det fastställts att de ska gälla. Utifrån den bild vi fått ser vi ett behov av att se över dokumentens aktualitet och dokument- och informationsstrukturen. Med detta menar vi exempelvis vilka dokument som kräver revidering och vilka dokument som kan gallras utifrån att det kan finnas dubbletter 11. Vi kan samtidigt konstatera att det har påbörjats ett arbete kring detta. Vi ser det som viktigt att det säkerställs att detta arbete genomförs. Vi ser ett stort behov av att i ökad grad informera och tydliggöra vilka dokument som finns upprättade, vad de innehåller och var de återfinns. En notering vi gör är att det idag skulle kunna upprättas dokument inom respektive förvaltning som redan finns upprättade centralt. För att säkerställa att rätt information sprids är det viktigt att förvaltningarna arbetar med länkar till de gemensamma dokumenten. Det påbörjade arbetet med processkartläggningen kan sannolikt vara ett medel för att i ökad grad säkra att olika dokument och information når olika/rätt roller. Vi föreslår att översyn sker kring på vilka nivåer olika dokument ska fastställas. Genom att kommunstyrelsen fastställer de styrande dokument som ska vara gemensamma för alla förvaltningar ökar även förståelsen för att det är dessa dokument som är gällande. 7 Det kan vara så att ett av dokumenten inte är aktuella men ett annat som beskriver det samma kan vara aktuellt. 8 Vilka dokument som bör tas bort samt hur strukturen på intranätet kan förbättras. 9 De dokument som specificerades var anvisningar avseende tillämpning av attestreglementet, användarhandbok Agresso, attestreglemente, ekonomihandbok, baskontoplan och konteringsdimensioner. 10 Dokument innefattar även sidor på kommunens intranät. 11 Givetvis ska dokument/information kunna nås från olika ställen men detta bör då lösas via länkar till samma källa. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 9 av 43

15 3.2. Finns dokumentation av redovisningssystem enligt kommunal redovisningslag? Utifrån den kommunala redovisningslagens 2:1 och 2:7 omfattar ansvaret bland annat att översiktligt beskriva var och hur det sker redovisning inom kommunen samt hur olika IT-system används. Krav finns även att verifieringskedjor 12 och rättelsehantering ska finnas beskrivna. Vidare bör det exempelvis finnas beskrivningar kring vad som sker med automatik i systemen till exempel fördelningar och pålägg/påslag. Dokumentationen ska finnas samlad och/eller vara lättillgänglig i syfte att stödja den externa intressenten t ex revisionen. Givetvis stödjer dokumentationen den interna kontrollen på olika sätt. Inom detta avsnitt berör vi dokumenthanteringsplanen som stöd för kontroll av hur exempelvis räkenskapsinformation och andra underlag ska hanteras. Iakttagelser Vi har tagit del av olika dokument som beskriver de krav som ställs utifrån lagen. Bland annat finns det beskrivningar kring integrationer, dvs olika moduler eller system som finns inom Agresso. Vidare finns det en kodplan där det framgår hur olika koder används och hur de är relaterade till varandra. Av intervjuerna har framkommit att systemdokumentation och processkarta för leverantörsfakturahanteringen finns att tillgå i Agresso. Enligt de uppgifter vi fått är inte dokumenthanteringsplanen tillräckligt uppdaterad med underlag som hanteras inom redovisningsprocesserna, t ex underlag som ska hanteras som räkenskapsinformation och underlag som ska ligga till grund för olika kontroller. Inom de olika granskade processerna har noterats att underlag som verifierar att utförda kontroller har skett inte alltid sparas, se exempelvis avsnitt Extern/intern fakturering och kundreskontra samt avsnitt Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra. Våra kommentarer Det finns underlag som till delar utgör dokumentation av redovisningssystemet i enlighet med lagkrav, dock är denna inte tillgänglig 13 på det sätt som anges. Som en prioriterad förbättring föreslår vi att det upprättas beskrivningar kring vilken redovisningsinformation som hanteras av olika system 14 samt vilken redovisningsinformation som hanteras mellan systemen (informationsflöden). Vidare bör verifieringskedjor upprättas där det ska framgå vilka underlag som är de verifikat som styrker redovisningsposterna. Var och hur grundredovisningen hanteras inom kommunen bör finnas beskriven. För exempel på detta: se i avsnitt Hand- och försäljningskassor. I avsnitt Fasta data och styrtabeller har vi även föreslagit att dokumentationen avseende automatiskt skapade redovisningsposter behöver förbättras (behandlingsregler). 12 Beskrivning av verifieringskedja innebär att det ska gå att förstå hur man hittar från verifikatet till resultat och balansrapporter samt från balans och resultatrapport till verifikat. 13 Enkelt att ta del av för externa intressenter t ex revisorer. 14 Med system menas här även moduler i Agresso. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 10 av 43

16 Dokumenthanteringsplanen avseende underlag 15 som hanteras i redovisningsprocesserna behöver ses över. Beskrivningen av verifieringskedjor bör kunna utgöra ett bra stöd i detta arbete. Förslagsvis sker arbetet i samråd med kommunens arkivarie Olika rollers uppfattning kring utbildning, kunskap och information Avsnittet syftar till att bedöma om olika roller har tillräcklig kunskap för att utföra sina uppgifter. Vidare syftar avsnittet till att kontrollera att det sker och har skett utbildningar inom området, t ex i samband med införande av det nya affärssystemet. Avsnittet innefattar även att olika roller får bra information i rätt tid. Iakttagelser I samband med införande av Agresso har det skett många olika typer av utbildningar 16. Ekonomikontoret har även genomfört utbildningar vid förvaltningarna när detta har efterfrågats. Ansvariga vid ekonomikontoret ser ett behov av att på nytt genomföra utbildningsaktiviteter. Det anges att eftersom affärssystemet nu har varit i drift under 1,5 år finns en god bild kring vad som bör förbättras avseende rollers kunskap. Utbildningsbehov kommuniceras även vid de träffar som KLK Ekonomi har tillsammans med förvaltningarnas ekonomer. Nätverk, med representanter från förvaltningarna har byggts upp gällande processerna leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsreskontra samt budget och prognos. Nätverkens uppdrag är att utbyta information kring aktuellt läge mellan central nivå och förvaltning samt att bidra med input till kommande utveckling. Förutom dessa nätverk diskuteras ekonomihanteringen vid ekonomichefsträffarna. När en användare har problem med Agresso görs en anmälan till It-avdelningen som i sin tur kontaktar KLK Ekonomi. Enligt uppgift är det svårt att använda de underlag som registreras i ärendesystemet i förbättringsarbetet (t ex underlag för utbildningsbehov). Det anges att det finns behov av att se över ärendehanteringsprocessen. I vårt webbaserade frågeformulär ställde vi frågor kring utbildning av och information om Agresso. Majoriteten svarar att de har den kunskap som behövs för att ska utföra sina uppgifter inom ekonomihanteringen. Andra anger dock att det finns behov av mera utbildning. I kommentarerna anges att utbildningar genomfördes tidigt innan Agresso var helt uppsatt och lathundar mm var färdiga. Det anges att det skulle vara önskvärt med mer utbildning nu. 15 Med underlag menar vi räkenskapsinformation och andra underlag såsom utförda kontroller. Sådana andra underlag utgör ett stöd för att säkerställa en god intern kontroll. 16 Det har genomförts generella utbildningar t ex kring hur rapporter kan erhållas samt utbildningar som styrts utifrån vilka uppgifter olika roller har i systemet t ex de som använder leverantörsreskontra och kundreskontra. Över 800 av kommunens anställda har deltagit i de utbildningar som erbjudits. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 11 av 43

17 Grafen visar svar på påstående kring om de tillfrågade har fått tillräckligt med utbildning avseende Agresso. Kommentar: 42 personer svarar inte alls,109 personer svarar till viss del, 128 personer svarar i huvudsak, 26 personer svarar helt och 4 personer svarar vet ej. Grafen visar svar på påstående kring om de tillfrågade får tillräcklig information avseende Agresso. Kommentar: 22 personer svarar inte alls, 58 personer svarar till viss del, 128 personer svarar i huvudsak och 29 personer svarar helt. För ytterligare resultat och kommentarer avseende det webbaserade frågeformuläret, se bilaga 2. Våra kommentarer Vi kan konstatera att det genomförts många olika utbildningar på olika sätt men även om svaren varierar uttrycker många kunskapsrelaterade brister och behov av utbildning. Enligt vår bedömning finns ett stort behov 17 av att genomföra ytterligare utbildningsaktiviteter. Det förs diskussioner kring att genomföra ytterligare aktiviteter för att öka kunskapen. I detta arbete bör de etablerade nätverken kunna utgöra bra forum för att analysera olika rollers behov av utbildning. Underlag från ärenden som inkommer då användare behöver hjälp med Agresso bör kunna vara ett stöd för att se olika rollers utbildningsbehov Analyseras och värderas olika typer av risker? Avsnittet syftar till att svara på om riskanalyser sker inom 16 utvalda områdena/processerna. Det omfattar även om det skett riskvärdering avseende ITrelaterade risker 18. Iakttagelser De vi intervjuat anger att det finns en medvetenhet kring olika risker inom ekonomiområdet. Allvarliga incidenter har inträffat tidigare, vilket har förstärkt 19 medvetenheten avseende både brister och risker. Införskaffande av det nya affärssystemet och flera processer och rutiner i anslutning till detta har resulterat i förbättringar utifrån en riskmedvetenhet. Nämnas kan beaktande av dualitet, begränsningar i ansvar, förbättrad hantering av loggar 20, centraliserad utbetalningshantering, anskaffande av systemet Inynett 21 för kontroll av leverantörer i 17 T. ex kan det vara så att kontrollaktiviteter inte görs korrekt på grund av brister i kunskap. 18 IT-relaterade risker skyddas av en god informationssäkerhet och IT-säkerhet 19 Förbättringsförslag från externa rådgivare och från kommunens revisorer 20 För ytterligare beskrivning av hantering av loggar se avsnitt Fasta data och styrtabeller 21 För ytterligare beskrivning av systemet se avsnitt Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 12 av 43

18 samband med utbetalningar, ökad möjlighet för chefer att erhålla information m.m. Iakttagelser avseende medvetenhet kring risker och brister förekommer även inom andra avsnitt i rapporten, se exempelvis avsnitt 3.5 Behörighetsadministration, avsnitt Extern/intern fakturering och kundreskontra, avsnitt Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra och avsnitt Fasta data och styrtabeller. Att nämnder ska arbeta med värdering av risker anges i kommunens intern kontrollreglemente som är fastställt av kommunfullmäktige år Alla kommunens nämnder stödjer sig på ett ramverk för intern kontroll. Detta innefattar vikten av att kontinuerligt arbeta med att identifiera och värdera risker. Vi har tagit del av två internkontrollplaner där identifierade risker inom ekonomihanteringen beskrivs. Aktiviteter för att att följa upp och/eller andra aktiviteter för att reducera risken anges. I en av internkontrollplanerna 22 riktas stor uppmärksamhet mot att reducera risker och förbättra ekonomihanteringen och användning av det nya affärssystemet. Det sker inte några regelbundna kommunövergripande riskvärderingar som enbart fokuserar på krav, mål och processer inom ekonomihanteringen. Avseende IT-relaterade risker pågår ett förbättringsarbete. Det kommer att ske förbättringar av de styrande dokumenten (revidering av IT-säkerhetshandbok pågår). Förbättringsarbetet ska bland annat resultera i en bättre kontinuitetsplanering vilket omfattar olika system inom ekonomihanteringen. Se även avsnitt 3.5 Behörighetsadministration. I vårt webbaserade frågeformulär ställde vi frågan om det skett värdering av risker inom olika processer inom ekonomihanteringen. Svaren varierar där flera av de svarande anger att värdering av risker har skett. Dock anger de flesta att det inte skett några värderingar av risker. Grafen visar svar på påstående kring om det skett värdering av risker inom olika processer inom ekonomihanteingen. Kommentar: 96 personer svarar inte alls, 68 personer svarar till viss del, 57 personer svarar i huvudsak, 23 personer svarar helt och 57 personer svarar vet ej. För ytterligare resultat och kommentarer avseende det webbaserade frågeformuläret, se bilaga Socialnämnden Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 13 av 43

19 Våra kommentarer Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska varje nämnd identifera risker med regelbundenhet. Vi kan konstatera att det inte har skett någon systematisk riskbedömning avseende ekonomihanteringens processer. Dock finns en medvetenhet hos ekonomiansvariga m.fl. kring risker. Ansvar, rutiner och IT-tekniskt stöd har utformats utifrån detta vilket är positivt. För att ytterligare säkra hanteringen inom ekonomiprocesserna föreslår vi att det sker riskvärdering regelbundet inom ekonomihanteringen. Förslag till deltagare kan vara centralt placerade ekonomer, förvaltningsekonomer och ett urval av andra som på olika sätt gör aktiviteter inom ekonomihanteringen. Arbetet innefattar att förstå vad som reducerar risker och lämna förslag till vad som kan reducera riskerna 23. Risker som ansvariga inte kan råda över, reducera eller hantera själva bör rapporteras till rätt nivå 24 inom organisationen. Vår analys kring att det är så många som anger vet ej eller att det inte sker några riskvärderingar är att de sannolikt inte deltagit i detta arbete. I avsnitt 3.1 kring styrande och stödjande dokument har vi noterat att det sker ett arbete med att tydliggöra ekonomihanteringens processer. I avsnitt 3.2 kring dokumentation av redovisningssystem har vi föreslagit att det upprättas beskrivning kring informationsflöden och verifieringskedjor. Dessa underlag 25 bör kunna vara ett bra stöd vid arbetet med att identifera och värdera risker inom ekonomihanteringen Behörighetsadministration Iakttagelser I Agressos behörighetssystem finns olika roller upplagda. Beroende på behovet av tillgång och möjlighet att arbeta i Agresso erhåller varje användare en viss roll. En viktig prinicip har varit att samma person inte ska ha möjlighet att göra alla moment från att lägga upp en ny leverantör, beslutsattestera leverantörsfakturor och skicka betalningsfiler. Personalen på KLK Ekonomi anger att de finner ett bra stöd i Agresso för en bra behörighetshantering. Vid införande av Agresso fick, förutom systemförvaltarna, ett antal personer på KLK Ekonomi en systemroll 26 i Agresso. Anledningen till detta var att det vid övergången till Agresso inte var klart för hur behörigheterna och rollerna skulle vara. Det har varit prioriterat att få affärssystemet att fungera och möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter. Ansvaret för behörighetstilldelningen i Agresso ligger på de två systemförvaltarna och leverantörsreskontragruppen. Vid upplägg av användare i Agresso används ett antal blanketter: 23 Exempel på vad som kan reducera risker är förbättrade riktlinjer, bättre rutinbeskrivningar/anvisningar, utbildning, ökat stöd av systemen i för att t ex hindra från mänskliga misstag samt förbättrad hantering kring loggar. 24 Ekonomichef, förvaltningsledning/nämnd, kommunledning eller kommunstyrelse. 25 Processkarta och på sikt beskrivningar av processer, informationsflöden och verifieringskedjor 26 Innebär att dessa personer kan göra allting i Agresso. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 14 av 43

20 blankett för behörighet till affärssystemet, används för funktionerna titta, registrera och administrera i huvudbok, leverantörsreskontra, kundreskontra, planering, tid och budget blankett för anmälan av mottagningsattestant vilket innebär att man även får ett referensnummer blankett för konterare vilket innebär att man även får ett användarid blankett för anmälan beslutsattestant samt ersättare beslutattestant vilket innebär att man även får ett användarid I dagsläget finns ingen möjlighet till tidsbegränsning av mottagnings- och beslutsattestanter. Av uttagen förteckning över inlagda användare i Agresso per framkommer att de olika rollerna gäller till och med Enligt uppgift kan tidsbegränsning bli möjlig genom köp av tilläggslicens efter kommande uppgradering av Agresso. Vid intervjuerna har framkommit att genomgång och justering av behörigheter har skett till viss del sedan införandet av Agresso. Dock sker inte några regelbundna formaliserade kontroller av att inlagda behörigheter är korrekta. Vid intervjuerna framkom att senast ändrade behörigheter visas i användarregistret i Agresso. I Agresso går det att ta fram aktuell lista med inlagda behörigheter men det är inte lika enkelt att ta fram historiska behörigheter. Enligt uppgift upprättas inte någon attestloggbok för varje månad för att spara historiska data. Följande kontroller av inlagda behörigheter i Agresso har skett: Hur många personer som har rollen systemroll Hur många personer som har rollen levmax 27 samt huruvida dessa personer har behörighet att attestera leverantörsfakturor Kontrollerna visar på att det finns en person som har full behörighet till leverantörsreskontran och som samtidigt har rätt att beslutsattestera leverantörsfakturor. Ytterligare resultat av genomförda kontroller framgår av bilaga 3. I en granskning avseende kommunens behörighetshantering som utförts 2013 påtalades vissa brister inom den generella behörighetshanteringen. Det pågår ett arbete med att förbättra detta i enligt med de förslag som inkommit från granskningen. Våra kommentarer I huvudsak är vår att bedömning att det finns en tillfredställande behörighetshantering. Vi föreslår dock följande förbättringar: Överväga behov av att tidsbegränsa behörighet till mottagnings- och beslutsattester samt, om tidsbegränsning beslutas, genomföra uppgradering av Agresso för att möjliggöra tidsbegränsningar. 27 Innebär full behörighet till leverantörsreskontran. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 15 av 43

21 Rollen som levmax behöver ses över då det finns en person som har både full behörighet till leverantörsreskontran och behörighet att beslutsattestera leverantörsfakturor. Genomföra riskanalys av behörigheter och administrationen av dessa. Riskanalysen och kontrollaktiviteter bör dokumenteras. Avseende manuella kontrollaktiviteter behöver det fastställas hur ofta dessa ska ske och vem som har ansvaret för utförandet. För att möjliggöra kontroller av behörigheter är det väsentligt att KLK Ekonomi tillser att attestloggbok för varje månad förs så att historiska data sparas på ett lättåtkomligt sätt. Utifrån utförd registeranalys kan konstateras att det finns behov av att se över vilka personer som ska ha behörighet till att upprätta bokföringsordrar samt överväga om behov finns att upprättade bokföringsordrar i Agresso ska attesteras av budgetansvariga Utför Agresso och andra inblandade system tillfredsställande förebyggande och upptäckande kontroller? Kontrollfrågan syftar till att se om systemen utför kontroller (varnar eller stoppar) då det är rimligt att felaktigheter (risker) reduceras eller elimineras via förebyggande kontroller. Frågeställningen berör även systemstöd för att upptäcka felaktigheter. Inblandande system kan tolkas vidare än bara Agresso. Det finns många olika system inom ekonomihanteringen, till exempel lönesystemet Personec P. Iakttagelser I Agressos olika moduler finns ett flertal automatiska grundkontroller inlagda 28. Utöver automatiska grundkontroller finns det möjlighet att skapa ytterligare kontroller för att reducera risker för fel. I samband med införandet av Agresso bestämdes att affärssystemets grundkontroller skulle användas till en början. Ansvariga vid KLK Ekonomi har nu för avsikt att se över vilka ytterligare kontroller som eventuellt kan vara aktuella att lägga till. De intervjuade har bättre erfarenhet nu kring vilka behov som finns avseende ytterligare kontroller. Exempel på detta är utökade kontroller av samband 29 och att begränsa storlek på belopp för beslutsattestanter. Enligt uppgift kommer arbetet med fastställande av beloppsgränser att ske i samband med revidering av attestreglementet. I Agresso kontrolleras hanteringen av attestanter med mer automatik 30 än i tidigare affärssystem. Det produceras även olika bevakningslistor 31 i syfte att upptäcka 28 Exempel på grundkontroller är att obligatoriska fält är fyllda och att samband mellan fält är rimliga. 29 Kombinationen av olika delar i kodsträngen är rimliga, ex att ett ansvar inom skolan inte kan ha en verksamhet inom äldreomsorg. 30 I Agresso måste alla mottagningsattestanter vara definierade och upplagda. Upplägget i Agresso sker utifrån ett formellt beslut av ekonomichef vid respektive förvaltning. I tidigare system kunde vem som helst handla, uppge sitt användar-id och få fakturan till sin brevlåda och mottagningsattestera. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 16 av 43

22 felaktigheter. Ansvariga som intervjuats anger att det finns behov att se över 32 rutiner i anslutning till de bevakningslistor som erhålls. KLK Ekonomi använder även ett system, Inynett, som kontrollerar betalningsfiler mot plusgirot. Kontroller sker i syfte att stödja 33 att inga större felaktiga utbetalningar görs. Om fel upptäcks finns möjlighet att stoppa fakturan hos giroinstitutet. Enligt uppgift finns möjlighet att utöka antalet kontroller, såsom kontroll av orimligt höga belopp. För ytterligare beskrivning av systemet Inynett se avsnitt Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra. Med hjälp av registeranalys har vi utfört en del tester av samband, nämnas kan test av att obligatoriska fält är ifyllda på alla transaktioner under perioden januari-april Inga avvikelser har noterats. I vårt webbaserade frågeformulär ställdes frågor kring hur anställda som arbetar inom ekonomihanteringen uppfattar systemstödet i syfte att underlätta att göra rätt. Vi noterar att de allra flesta tillfrågade svarar vet ej. Flera användare svarar dock till viss del eller inte alls, dvs att de bedömer att systemen bör kunna ge ökat stöd för att göra rätt. Utifrån de anställdas kommentarer är det ändå svårt att se vad som borde kunna kontrolleras bättre. Grafen visar svar beträffande påståenden kring om de tillfrågade uppfattar att inblandade IT-system underlättar för att göra rätt. Kommentar: 10 personer svarar inte alls, 55 personer svarar till viss del, 86 personer svarar i huvudsak, 14 personer svarar helt och 132 personer svarar vet ej. För ytterligare resultat och kommentarer avseende det webbaserade frågeformuläret, se bilaga 2. Våra kommentarer Flera användare anger att systemen bör kunna utföra stödjande kontroller. Vi har samtidigt noterat att ansvariga inom KLK Ekonomi har för avsikt att se över vilka ytterligare kontroller som behöver göras och vilka av dessa som är möjliga att flytta 34 från manuella till maskinella kontroller. I avsnitt 3.4 (Analyseras och värderas olika typer av risker?) har vi föreslagit att risker inom ekonomihanteringen identifieras och 31 Givetvis krävs manuella insatser kring dessa resurser, rutiner och kunskap att kontrollera. De flesta bevakningslistor som används vid hantering av filer inom och till/från Agresso. Exempel är bokföringsorder via Excel, infiler från Treserva (omsorgssystem), inkasso och olika filer gentemot girosystem. 32 Se över vilka kontroller av stor dignitet som är väsentliga att de utförs och fungerar till hundra procent. Om det tex är fel i en Treservafil och det inte åtgärdas så skrivs den över nästa gång en Treservafil kommer. 33 Systemet signalerar om leverantören synes konstig, fakturor med höga belopp m.m. 34 Exempelvis från manuellt förebyggande eller upptäckande till maskinellt förebyggande. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 17 av 43

23 värderas regelbundet. Detta arbete kan sannolikt utgöra ett stöd avseende eventuella förbättringar avseende systemens kontroller 35. De upptäckande kontroller som sker i samband med utbetalning är positivt. Det finns behov av att se över rutiner kring hur olika bevakningslistor hanteras Översiktlig genomgång av utvalda områden/processer I avsnittet redogörs för vår översiktliga genomgång av 16 utvalda områden/processer. De frågeställningar som har berörts vid genomgången har varit kring risker och nyckelkontroller. Stickprovsmässiga analyser av att respektive kontroll fungerar har skett där så har varit möjligt Extern/intern fakturering och kundreskontra Extern och intern fakturering sker både manuellt och via verksamhetssystem såsom Treserva, Procapita och Vitec Nova. Iakttagelser Det finns en förteckning över samtliga uppsatta integrationer, dvs olika moduler eller system som finns inom Agresso. Vidare finns det två upprättade manualer; Skapa försäljningsorder för internfakturering och Skapa extern försäljningsorder. Dessa manualer beskriver vilka steg som behöver göras i Agresso i samband med fakturering. För övrigt finns inte någon dokumentation upprättad avseende hur intäktsredovisningen hanteras. Vid våra intervjuer har vi berört följande 3 bokföringstyper avseende verksamhetens intäkter: Kontantförsäljning, vilket sker hos alla förvaltningar i större eller mindre omfattning. Manuell fakturering, vilket sker dagligen i Agresso. Totalt har 142 användare behörighet att skapa en manuell faktura och dessa användare finns inom alla förvaltningar. Fakturering via verksamhetssystem, vilket sker genom uppsatta integrationer mellan systemen och Agresso. En gång i veckan gör systemförvaltarna inläsning av skapade faktureringsfiler från verksamhetssystem. Systemförvaltarna erhåller även mail från de personer som skickar filer för inläsning och i dessa mail brukar det framgå uppgift om totalt belopp enligt verksamhetssystem. De största intäkterna som faktureras via verksamhetssystem avser omvårdnads- och barnomsorgsavgifter och dessa intäkter faktureras en gång per månad genom inläsning av faktureringsfilen. 35 Detta gäller fler system än Agresso. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 18 av 43

24 Vid fakturering skickas filer med automatik dels till företaget som handhar utskrift och utskick av kundfakturor, dels till företaget som handhar utskick av e-fakturor. I samband med fakturering sker bokföring i huvudboken. Dagligen sker matchning av inbetalda kundfakturor på banken mot kundreskontran i Agresso och bokförs automatiskt i huvudboken. Insättningar från kontantförsäljning samt kortbetalningar hamnar på särskilt postgirokonto och huvudbokskonto. Postgirot töms månadsvis. De intervjuade anger att det finns möjlighet att upprätta kreditfakturor utan att de attesteras. Samtlig personal som har behörighet att i Agresso göra manuella fakturor kan även göra kreditfakturor. För att reducera risker har KLK Ekonomi uttalat att kreditfakturor endast ska upprättas centralt och inte ute på förvaltningarna. Detta har även påtalats för redovisningschefen och vid nästa uppgradering av Agresso kommer det finnas möjlighet att lägga in en funktion där kreditfakturor behöver attesteras. Några kontroller av antal kreditfakturor, omfattning och vem som utfört dessa har dock inte skett av KLK Ekonomi. Vi har utfört kontroll av antal kreditfakturor under perioden januari-april 2014 för få en bild hur vanligt förekommande det är med kreditfakturor och om det finns underlag till kreditfakturorna. Av bilaga 3 framgår att totalt fem kreditfakturor har upprättats under perioden. Underlag till dessa fanns i pärm som förvaras hos KLK Ekonomi. Det förekommer att kundfordringar makuleras. Möjlighet till makuleringar är begränsat till tre personer på KLK Ekonomi och sker utifrån underlag i form av blanketten Underlag till makulering av faktura. Denna blankett ska fyllas i och attesteras av behörig handläggare för att sedan skickas in till KLK Ekonomi för makulering i kundreskontran. Stickprovskontroll av makuleringar i bokföringen under perioden januari-april 2014 visar på att det finns attesterade underlag till makuleringarna, se vidare i bilaga 3. Återbetalning till kund, exempelvis om denne har gjort en dubbelbetalning av en faktura, sker genom utskick av en utbetalningsavi till kund. Återbetalning till kund sker centralt på KLK Ekonomi. Underlag ska upprättas till återbetalningen och attesteras innan utskick av utbetalningsavin. Utbetalning bokförs via dagbokföringen i samband med att kunden löser in avin. Vid intervjuerna framkommer att kundreskontran inte granskas med avseende på bland annat åldersfördelning, överskridna kreditvillkor och orimliga belopp. Det har framkommit att det inte är tydligt uttalat vem som har ansvaret kring bevakning av obetalda kundfordringar. Någon reservering av osäkra kundfordringar varken skett under 2013 eller under den granskade perioden I dagsläget finns ingen funktion i Agresso där åldersanalys kan genereras men enligt uppgift har arbetet med detta påbörjats under hösten Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 19 av 43

25 De kontroller som sker av personalen på KLK Ekonomi är följande: Vid inläsning av integrationsfilerna sker beloppskontroll av inlästa poster mot angivna uppgifter i de mail som systemansvariga erhållit. Enligt uppgift har det hänt att vid begäran av uppgifter om belopp från verksamhetssystem hade den ansvariga för verksamhetssystemet inte kunskap om hur dessa uppgifter kan hämtas från verksamhetssystemet. Daglig genomgång av lista över ej matchade inbetalningar för att säkerställa att matchning sker eller om det finns behov av exempelvis en återbetalning. En gång i veckan erhålls mail med de e-fakturor som inte gått iväg till kund, vilket ofta beror på att kunden har bytt bank. E-fakturatjänsten tas bort och fakturan skickas ut manuellt till kund. Avstämning av kundfordringar i huvudbok mot kundreskontra; konto 151 varje månad, konto 1511 och 1515 i samband med delåren. Ovanstående kontroller dokumenteras och sparas inte på ett systematiskt sätt. Därav har vår möjlighet till stickprovsmässiga kontroller av utförda kontroller varit begränsat. Av bilaga 3 framgår vilka av ovanstående kontroller som vi stickprovsmässigt kunnat kontrollera under perioden januari-april 2014 samt resultatet av dessa stickprovsmässiga kontroller. Våra kommentarer Vi kan konstatera att ett antal olika kontrollaktiviteter utförs, vilket vi ser som positivt. Någon uppföljning av kontrollaktiviteterna har däremot inte varit fullt möjlig eftersom kontrollerna inte alltid dokumenterats och sparats. Utifrån intervjuerna ser vi ett antal förbättringsområden som KLK Ekonomi behöver arbeta med för kunna stärka den interna kontrollen i processen kring extern/intern fakturering och hantering av kundreskontra. Dessa är följande: Tillse att Agresso kan generera åldersanalyser som underlag för reservering av osäkra kundfordringar enligt kommunens gällande principer. Tydliggöra huruvida ansvaret för bevakning och uppföljning av obetalda kundfordringar ska ligga hos respektive förvaltning eller centralt hos KLK Ekonomi. Detta är väsentligt då betalning från kunden är en förutsättning för utförd tjänst. Genomföra uppgradering av Agresso för att förstärka rutinerna kring attest av kreditfakturor. Utföra en fullständig riskanalys avseende hela processen kring fakturering och hantering av kundreskontra. Utifrån denna riskanalys kan sedan de kontrollaktiviteter som ska ske fastställas. Detta innefattar vem som har ansvaret för kontrollaktiviteterna och hur ofta de ska göras. En viktig del i detta är även att Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 20 av 43

26 bestämma hur kontrollerna ska dokumenteras för att möjliggöra uppföljningar av utförda kontrollaktiviteter Kravverksamhet Ansvaret för utskick av påminnelser och inkassokrav ligger centralt på KLK Ekonomi. Med undantag av Socialnämndens kundfordringar skickas en påminnelse till kund innan fordran sedan går vidare till inkasso. Socialnämnden skickar två påminnelser till vissa kundgrupper. Om ingen betalning har skett 8 dagar efter utskick av påminnelsen skickas alla, förutom Socialnämndens, obetalda kundfordringar till Intrum Justitia för bevakning och indrivning. Utskick av påminnelser och inkasso sker varje vecka men det finns möjlighet att ändra datum för utskick om förvaltningarna kommunicerar ett sådant behov. Iakttagelser Kommunens kravhantering sker enligt följande: Påminnelser skickas ut när det har gått 7 dagar efter förfallodatumet på fakturan. Utskick av påminnelser sker varje onsdag genom att en fil med de påminnelser som ska skickas går till fakturabolaget för utskick. Av kundreskontran kan utläsas om påminnelse har skickats ut till kund. När förfallodatum avseende påminnelsen har passerat skickas de obetalda kundfordringarna på fil till Intrum Justitia, vilka ansvarar för utskick av inkassokrav till kunderna. Kunden kan träffa överenskommelse med förvaltningen om delbetalning eller anstånd, vilket registreras i kundreskontran. Därmed registreras även det nya datumet, vilket blir styrande för utskick av påminnelser och inkasso. Inbetalningar av inkassokrav skickas per fil från Intrum Justitia och läses in i kundreskontra. Dagen efter inbetalning till Intrum Justitia sker utbetalning av pengarna till kommunen. Varje förvaltning har en utsedd person som har löpande kontakt med Intrum. Kunderna har möjlighet att upprätta avbetalningsplaner med Intrum. Förvaltningarna har tillgång till dessa avbetalningsplaner på Intrum Justitias hemsida. Nedskrivningar av kundfordringar kan endast utföras centralt av KLK Ekonomi. En blankett Kundförluster finns framtagen som ska fyllas i av förvaltningarna och överlämnas till KLK Ekonomi. Av kommentarerna till genomfört frågeformulär, se bilaga 2, framgår att många inte känner till denna blankett. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 21 av 43

27 Personalen på KLK Ekonomi anger att det finns risker med den manuella handpåläggningen innan filen med påminnelser och inkasso skickas iväg. Detta beror på följande: Obetalda kundfakturor hamnar på samma lista som de återbetalningar som behöver göras till kunder som har betalat för mycket. Denna lista behöver gås igenom för att säkerställa att utskick av påminnelser inte sker till företag/personer som betalat för mycket, men där dubbelbetalningen kan avse den obetalda fakturan. Enligt uppgift pågår arbetet med att försöka åtgärda detta problem. Om utskick av inkasso sker utan kontroll medför det även att fordringar på de kommunala bolagen skickas till Intrum Justitia. Någon formell riskanalys för identifiering och värdering av risker samt dokumentation av detta inte har skett avseende kravverksamheten. Våra kommentarer Vi bedömer att kravverksamheten fungerar i stort sett tillfredställande. KLK Ekonomi behöver dock se över möjligheten att anpassa rutiner för att minimera den manuella arbetsinsatsen i samband med utskick av påminnelser och inkasso Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra Totalt hanteras ca leverantörsfakturor per år. Leverantörsfakturor kan komma in i affärssystemet på fyra olika sätt: Faktura skannas av skanningsföretaget S4F Fagersta Elektroniska fakturor, som sköts av fakturaväxeln Pagero E-handel Egen skanning på ekonomikontoret Iakttagelser De flesta fakturorna skannas av S4F. Ett arbete pågår med att få fler företag att skicka e- fakturor, detta för att minska risken för fel som kan uppstå vid skanning samt för att effektivisera processen. I dagsläget handskannas enbart ett fåtal fakturor varje dag, enligt uppgift från intervju ca 10 stycken per dag. De fakturor som handskannas körs in i affärssystemet och går in i samma attestflöde som övriga leverantörsfakturor. Därmed kan handskannade fakturor ses elektroniskt i Agresso. Antalet fakturor som kommer via e-handel är för tillfället låg, då dessa fakturor avser främst specialiserade varor som levereras ofta till äldreomsorgen. Systemdokumentation och processkarta för leverantörsfakturahanteringen finns upprättad av systemleverantören och finns att hämta i Agresso. Däremot saknas rutinbeskrivning för leverantörsfakturahantering och hantering av leverantörsreskontra. Vid intervjutillfället pågick ett arbete att ta fram en sådan dokumentation. Nämnas kan även att Agresso har tagit fram en utbildningshandbok för hantering av leverantörsfakturor i affärssystemet. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 22 av 43

28 Vid intervjutillfället noterades att KLK Ekonomi har god uppfattning om vilka risker som finns vid hanteringen av leverantörsfakturor. Risker som identifierats är bland annat strul vid skanningen av fakturor så som att flera fakturor skannas tillsammans och blir en fil, att fakturor kommer bort och aldrig skannas samt att det blir fel i inläsningen av fakturor (exempelvis kreditfaktura blir debet). Det finns även en risk i att Agresso inte är uppdaterat till den senaste versionen, vilket kan leda till vissa störningar i leverantörsfakturaflödet, så som att fakturor hoppar ur det naturliga flödet och inte hamnar hos behörig person för attest. KLK Ekonomi arbetar aktivt med kontrolltåtgärder för att riskerna inte ska medföra felaktigheter. Bland annat kommunicerar de med S4F Fagersta och Pagero då fel uppstår för att avhjälpa fel i framtiden. En ny rutin från januari 2013 är att nya leverantörer enbart kan läggas upp av fyra behöriga personer på KLK Ekonomi. Leverantörsregistret är gemensamt för kommunen och kommunbolagen. Vid uppläggningen av nya leverantörer görs följande avstämningar: Avstämning mot Bolagsverkets Allabolag att leverantören inte är svartlistad. Kontroll att BG/PG stämmer överens med leverantören. Kontroll att momsregistreringsnumret stämmer överens med leverantören. Enligt uppgift har antalet leverantörer i leverantörsregistret ökat kraftigt sedan införandet av Agresso. En förklaring till ökningen av antal leverantörer är att anställda läggs upp i leverantörsregistret för att möjliggöra utbetalning av utlägg till anställda, vilket sker i samma flöde som leverantörsfakturor. Under den granskade perioden januari-april 2014 har totalt 1256 nya leverantörer lagts upp. Dessa leverantörer består av bolag och andra organisationer men även av privatpersoner. Det anges att fastställt attestreglemente, som upprättades 1999, ska ses över och uppdateras. En anledning är t ex att när kommunens attestreglemente upprättades så skannades inga leverantörsfakturor och attesterna skedde manuellt på fakturorna. Årligen upprättar respektive nämnd en aktuell attestförteckning som läggs in i Platina. Ansvarig person på KLK Ekonomi kan sedan plocka fram aktuella attestförteckningar som grund för registrering av behörigheter i Agresso. Kontroll av i Agresso inlagda beslutsattestanter mot fastställda attestförteckningar har skett. För resultat av kontrollen, se bilaga 1. Av intervjuerna noterades att det är viktigt för KLK Ekonomi att se till att arbetsledartabellen i Agresso hålls uppdaterad för att fakturor ska kunna vidarebefordras till rätt person. Om en faktura mottagsattesteras och beslutsattesteras av samma person vidarebefordras fakturan till överordnad chef. Det görs inte några regelbundna kontroller av att uppgifterna i personalsystemet och attestregistret stämmer överens. Av gällande attestreglemente framgår inte några fastställda beloppsgränser vid beslutsattest av leverantörsfakturor. Vid intervjun har det framkommit att fakturor kan Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 23 av 43

29 attesteras på flera miljoner kronor utan att överordnad chef eller ekonomidirektör attesterar. Då det saknas inlagda beloppsgränser vid attest av leverantörsfakturor ser KLK Ekonomi systemet Inyett som ett skydd mot felaktiga betalningar. Inyett gör kontroll av samtliga betalningsfiler och söker efter fel referensnummer samt fel leverantör. Samtliga leverantörsbetalningar går via Inyett. KLK Ekonomi erhåller statusrapporter efter varje körning, där de kan följa upp eventuella fel. Betalningar av leverantörsfakturor sker dagligen utifrån ett rullande schema av tre personer. Betalfil tas ut från Agresso för fakturor med förfallodatum tre dagar framåt. En specificerad rapport tas fram och gås igenom översiktligt. Leverantörsfakturorna markeras sedan som skickade till giro i Agresso. Betalfilerna går vidare till dagbokföringen där två personer har behörighet att signera betalfilen i girosystemet för att sedan skickas iväg för betalning. Betalfilen kan tas fram av tre personer på KLK Ekonomi. Enligt uppgift har varken personerna som sköter dagbokföringen eller de tre personerna som har behörighet att ta fram betalfiler möjlighet att lägga upp nya leverantörer i affärssystemet. Efter faktisk utbetalning skickas en återredovisningsfil till Agresso och därmed markeras posterna som betalda i Agresso. De kontroller som utförs av personalen på KLK Ekonomi är följande: 1. Kontroll av nya leverantörer mot Bolagsverkets Allabolag. 2. Uttag av lista på nya leverantörer där ansvarig för leverantörsreskontran tittar igenom och stämmer av eventuella dubbla organisationsnummer. Denna kontroll sker dock inte vid fastställda tidpunkter. 3. Avstämning av erhållen leveransrapport från S4F Fagersta mot inlästa filer i Agresso 4. Avstämning av leverantörsreskontra mot huvudbok sker kvartalsvis. Avstämningen sparas tillsammans med bokslutsdokumentationen. 5. Genomgång av statusrapport från Inyett. Av uppräknade kontroller enligt ovan dokumenteras och sparas enbart kontroll nummer 4, avstämning mellan huvudbok och reskontra. Ingen dokumentation av kontroll 1-3 samt 5 görs. Leveransrapporter i kontroll nummer 3 sparas enbart i 3 veckor. Detta har lett till att vår möjlighet att utföra stickprovsmässiga kontroller har begränsats. Av bilaga 3 framgår vilka av ovanstående kontroller som vi stickprovsmässigt kunnat kontrollera under perioden januari-april 2014 samt resultatet av dessa stickprovsmässiga kontroller. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 24 av 43

30 Våra kommentarer Vi kan konstatera att det skett flera förbättringar avseende leverantörsfaktura hanteringen. För att stärka kontrollen ytterligare föreslår vi följande: Rutinbeskrivningar behöver upprättas där det framgår vilka kontroller som ska göras, vem som har ansvar för genomförandet samt hur ofta kontrollerna ska utföras. Fastställa tidpunkter för kontroll av lista över nyupplagda leverantörer. Fastställa tidpunkter för kontroll av chefer ute i verksamheterna för att hålla behörighetsregistret uppdaterat och korrekt så att fakturor eskalerar till rätt personer. Fastställa tidpunkter för utskick av kontrollistor rörande attestanter, ersättare och arbetsledare, samt genomgång av personalsystemet mot attestregistret. Detta så att inte gamla behörigheter ligger kvar och risk då finns för att det kan användas av andra anställda. Dokumentera och spara kontroller för att i framtiden möjliggöra uppföljning av utförda kontroller. Införa beloppsgränser vid attest av leverantörsfakturor för att skapa trygghet för personalen de gånger det kommer leverantörsfakturor med stora belopp. Uppdatera attestreglemente samt se över och förbättra rutinen avseende förändringar i attesträtten. Upprätta konteringsregel med kontroller av kontering för konto 9999 för att undvika att transaktioner bokförs utan motpart eller ansvar. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 25 av 43

31 Löner, arvoden och ersättningar från Personec P Iakttagelser Vi har i huvudsak kontrollerat hanteringen avseende löner i vårt webbaserade frågeformulär. Grafen visar budgetansvarigas svar på påståenden inom lönehanteringen. Exempel på kommentarer från budgetansvariga "Vad innebär kontrollera mina medarbetares löner? Här litar jag på att systemet kontrollerar. Är inte det rimligt?? Borde jag följa upp löneutbetalningar? Vet ju inte att jag skall kolla upp detta, vet inte hur och vad jag skall kontrollera Min önskan är att jag i Agresso skulle kunna enklare klicka mig ner till varjer persons lönebesked månad för månad "Det finns en otydlighet i hur långt man som chef skall kolla löneutbetalningar. För ytterligare resultat och kommentarer avseende det webbaserade frågeformuläret, se bilaga 2. Våra kommentarer Svaren från det webbaserade frågeformuläret indikerar ett behov att ytterligare tydliggöra för chefer hur uppföljning och kontroller inom löneområdet ska utföras. Vi har även noterat att många av de svarande uttrycker en osäkerhet kring hur olika löneunderlag ska hanteras. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 26 av 43

32 Övriga utbetalningar Övriga utbetalningar avser främst utbetalning av utlägg. Iakttagelser Övriga utbetalningar kan ske på fyra olika sätt: 1. Manuell betalning direkt via internetbanken, exempelvis utlägg. Dessa betalningar kräver två underskrifter i pappersform och bokförs i en verifikationsnummerserie för dagbokföring. 2. Tiffar skanning sker på KLK Ekonomi och går in i Agresso, exempelvis utlägg och bidrag. Tiffar infördes för att öka säkerheten. Tiffar skannas och förs över till Agresso där de går in i leverantörsfakturaflödet och erhåller därmed samma verifikationsnummerserie som leverantörsfaktuor. Det krävs två attester innan filen läggs till betalning. 3. Utbetalningar som genereras av verksamhetssystem såsom APLersättningar och inackorderingsstöd från Pro Capita och försörjningstöd via Treserva. Dessa betalningar kräver attest från chef. Till denna typ av utbetalning behövs underlag för att kunna godkännas. 4. Girovision ersättningar såsom personlig assistans. Enligt uppgift vid intervjuerna har risker som finns med övriga utbetalningar identifierats och rutiner har lagts upp för att få en säkrare hantering. De risker som har identifierats är: Risk att fel person attesterar underlag för utbetalning. Det finns ingen upprättad signaturförteckning och därmed finns ingen möjlighet att kontrollera att rätt person attesterat underlaget. Då utanordningar kräver två attester litar KLK Ekonomi på att beslutsattestanten godkänner att den första attesten gått till rätt person. Utanordning går till fel person. Utbetalningarna via internetbanken utförs främst av två anställda på KLK Ekonomi, där den ena registrerar betalningen och den andra godkänner betalningen. De betalningar som är internetbetalningar och därmed inte går via fil kontrolleras inte av Inyett 36. Det finns ingen rutin- eller processbeskrivning för övriga utbetalningar. 36 För ytterligare beskrivning av Inynett se avsnitt Leverantörsfakturor och leverantörsreskontra. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 27 av 43

33 De kontroller som utförs av personer på KLK Ekonomi är följande: Erhåller ifylld och attesterad blankett vid APL-utbetalningar. Kontroll av att underlag till internetbetalningar har två handskrivna attester innan utbetalning. Avstämning att person som registrerar betalningen har gjort rätt gentemot underlag samt avslutar med att godkänna betalningen. Utbetalningarna som signeras varje dag läggs i samma pärm som övriga verifikationer i dagbokföringen, där en pärm innehåller två till tre dagars bokföring. Detta medför svårigheter att på ett enkelt sätt söka ut övriga utbetalningar för stickprovsmässig kontroll mot attesterade underlag, varvid någon stickprovskontroll av ovanstående kontroller inte skett. Våra kommentarer Vi bedömer att rutinerna kring övriga utbetalningar fungerar i allt väsentligt, vilket är tillfredställande. Det är dock väsentligt att det upprättas en rutinbeskrivning över vilka arbetsuppgifter som ska utföras, av vem och när. Vi har även noterat att utanordningar bokförs i samma serie som leverantörsfakturorna, vilket gör det svårt att söka ut dessa manuella utbetalningar. Vi rekommenderar även KLK Ekonomi att inhämta en signaturförteckning över behöriga attestanter för att kunna följa upp att underlagen till utbetalningarna attesteras av behörig person Finansiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar omfattar aktier och andelar samt långfristiga fordringar. I bokslut 2013 var totalt 8,3 mrd bokfört i kommunen. Kommunen har två typer av utlåningsformer, interna lån 1,7 mrd (reverser mellan Gävle Stadshus AB och bolagen, framförallt Gavlefastigheter Gävle kommun AB) samt förmedlade lån 5,3 mrd till sina bolag som ingår i kommunens koncernbank. Iakttagelser Det finns en finanspolicy i kommunkoncernen som löpande uppdateras. För det praktiska arbetet används en intern instruktion som används i lånehanteringen. Rutiner och handhavande av lånehanteringen utförs i ett verksamhetssystem som heter Prolån. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 28 av 43

34 När nyupplåningsbehov uppkommer i bolagen så följs nedanstående regler och rutiner: 1. Bolaget måste via en fördefinierad blankett inkomma med en låneförfrågan två veckor innan för att likvid ska kunna utbetalas i tid. Påskrift av behörig firmatecknare bifogas anmälan om nyupplåning. 2. KLK Ekonomi skickar sedan ut en kreditförfrågan till minst tre banker eller finansieringsinstitut. 3. Bolagen bestämmer själva över löptider och spridning av lånestock enligt gällande finanspolicy och placeringsreglemente. Prolån administrerar och hanterar lånereskontran avseende upplagda lån. Vid filöverföring från Prolån uppdateras Agresso en gång per vecka. Vi har under vår granskning uppmärksammat att det kan finnas risker kring hanteringen av verksamhetssystemet Prolån (personberoende). Nyupplåning tas in i Agresso en gång i månaden. Det finns fastställda kreditlimiter för varje bolag. Däremot finns det inte beloppsgränser som är godkända i respektive bolag. Upprättade lånehandlingar undertecknas av ekonomidirektör men det finns delegation till både redovisningschef och budgetchef. Enligt uppgift fungerar Prolån bra i samband med integrationer och filöverföringar till Agresso. Enligt intervju görs det ingen uppföljning kring hur rutiner, regelefterföljande och hantering av koncernens lånestock fungerar. Idag finns det endast ett lån som inte hanteras via koncernbank och det är AB Gavlegårdarna som har upptagit ett lån med pantbrev, 100 mkr med mycket goda villkor. Kommunen har idag 350 mkr i egna lån, förmedlade lån till bolagen är 5,3 mrd. Nordea är kommunens upphandlande husbank innefattande checkkreditlina om 300 mkr. Fördelning av lånestocken är hos Kommuninvest AB 60 % och övriga affärsbanker och kreditinstitut 40 %. Det framkommer vid intervju att det löpande arbetet men lånehanteringen i huvudsak fungerar bra. Det finns även en back up eftersom det är två personer som sköter lånehantering och bevakning när omsättning och lösen av lån ska göras. Finanspolicy och placeringsreglementet uppdateras löpande efter behov. Nyligen har det gjorts en ändring så att Gävle Stadhus AB får möjlighet att hantera derivat. Policyn medger att 45 % av upptagna lån ska vara med rörlig ränta och 55 % ska vara med bunden ränta. I dagsläget har ca 30 % av lånestocken rörlig ränta.genomsnittsräntan för upptagna lån totalt i internbanken var vid granskningstillfället ca 3,2 %. Enligt uppgift ska kommunen tillsammans med finansansvariga i dotterbolagen genomföra finansmöten regelbundet. Vid intervjuerna har det framkommit att det vid vissa tillfällen varit problem att genomföra dessa möten. Löpande kontakter och inbokade möten hålls med bankerna (minst två ggr per år med husbanken Nordea). Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 29 av 43

35 Våra kommentarer Vi bedömer att hanteringen avseende koncernbanken i huvudsak fungerar tillfredställande. Det finns däremot utvecklingsområden som vi anser kan stärka både kvalitet och säkerhet: Vi rekommenderar att det görs en riskbedömning för att säkerställa kontinuitet och kvalitetssäkring av nuvarande Prolån. Ett alternativ är att nyttja det system som Kommuninvest håller på att utveckla. Det är väsentligt att de planerade finansrådsmötena genomförs kontinuerligt med bolag och kommunen. Det är ett viktigt forum som måste prioriteras utifrån den stora lånestock som de facto i huvudsak består av förmedlade lån till de helägda dotterbolagen. En rekommendation är även att lånehanteringen följs upp regelbundet. För att säkerställa att uppföljning sker kan slumpmässiga utvalda kontrollområden läggs in i en internkontrollplan Anläggningsregistret Anläggningsregistret ligger som en egen modul i Agresso. Det är framförallt fastigheter, inventarier och andra anläggningstillgångar som hanteras i anläggningsregistret. Iakttagelser Enligt intervju finns ett behov av att utveckla anläggningsmodulen bl a på grund av att ändringar måste byggas upp från grunden. Enligt uppgift beror det på att modulen enbart har en basicfunktion. Som vi uppfattar beskrivningen vid intervju har modulen tekniska brister och ur användarsynpunkt förbättringspotential. Det omnämns att det har varit en del systemfel och handhavandeproblem sedan affärssystemet infördes. Det anges dock att leverantören löser olika förekommande tekniska problem efter hand. Tidigare fanns problem med att stämma av investeringredovisningen i modulen, men det har rättats till med en IT-lösning som fungerar vid sidan av modulen. Anläggningsregistret medger inte att kreditivränta kan bokföras direkt mot projektet under byggtid, istället påförs kreditivränta via en egen manuell hantering löpande på respektive byggprojekt. Sedan bokslut 2013 finns det en utredningsnettodifferens på 142 tkr. Idag har berörda projekt identifierats men arbetet är inte slutfört. Investeringsprojekten importeras till anläggningsregistret på två sätt: 1. Via den så kallade tratten som hanterar mindre projekt exempelvis inventarier (ser varje enskild faktura). 2. Projektimporten tar in exploatering- och större investeringsprojekt. Det görs en beställning med koppling till varje enskilt investeringsprojekt. En ny version av modulen är på gång men det finns ingen kommunicerad tidsplan. Enligt intervjun med KLK Ekonomi kommer den nya versionen att innehålla ett fåtal Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 30 av 43

36 förändringar men information och kommunikation från Agresso har varit sparsam och nästan avvaktande. Gavlefastigheter Gävle kommun AB och Gävle Vatten AB Fastigheterna i Gavlefastigheter Gävle kommun AB har ett bokfört värde på ca 2 mrd. En intervju har skett med Gavlefastigheter Gävle kommun AB kring deras bedömning av anläggningsregistret. Det som framkommer är att modulen fungerar i huvudsak bra och det görs månatliga avstämningar mot redovisningen. Under den tid som bolaget har använt anläggningsmodulen har det inte funnits några utredningsdifferenser. Bolaget har själv byggt upp ett nära samarbete med Agresso. Det finns enligt Gavlefastigheter Gävle kommun AB utvecklingsmöjligheter med ett koncernövergripande samarbete vad avser anläggningsregistret men även andra gemensamma system i Agresso. Gästrike Vatten AB med medlemskommunerna Gävle, Ockelbo, Hofors och Älvkarleby använder också anläggningsregistret i Agresso. Enligt uppgift fungerar anläggningsregistret relativt bra för respektive ägarbolag inom respektive medlemskommun. Det är framförallt ledningsnät och exploteringstillgångar, totalt ca 90 mkr, som anläggningsmodulen hanterar. Det har inte förekommit differenser under den tid bolaget har använt modulen. Deras syn är densamma som Gavlefastigheter Gävle kommun AB att det finns ett behov av att samarbeta inom koncernen för att utveckla och säkerställa god kvalitet i anläggningsredovisningen. Våra kommentarer Sammantaget är vår bedömning att anläggningsmodulen och hanteringen av denna har brister som påverkar kvalitet i kommunens redovisning. Vi har noterat att det finns differenser som är svåra att reda ut. Vi föreslår nedanstående förbättringsåtgärder: Samordna och samarbeta kring anläggningsregistret inom kommunkoncernen tillsammans med Gavlefastigheter Gävle kommun AB och Gästrike Vatten AB. På samma sätt som det finns ett finansråd föreslår vi att det etableras ett forum för användare av anläggningsregistret i Gävle kommunkoncernen. När nya uppdateringar är på gång är det viktigt att kommunen som kund ställer krav på leverantören beträffande planering och tidsplan/release av nya programversioner. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 31 av 43

37 Investerings- och exploateringsredovisning Verksamheten inbringar stora intäkter men även kostnader för kommunen enskilda år vilket ställer stora krav på kvalitet både avseende budget och redovisning. Iakttagelser Dokumentet Redovisning och budgetering av exploateringsverksamheten i Gävle kommun är faställd i kommunstyrelsen Den kalkylmodell som kommunen använder är komplex och omfattande med klassificering av vad som ska redovisas som omsättningstillgång respektive anläggningstillgång. Då det inte fanns en modul inom Agresso som kunde hantera exploateringsredovisning utvecklade kommunen en egen kalkylmodell. Kommunen följer rekommendationer och god redovisningssed beträffande både investerings- och exploateringsredovisning. Enligt uppgift är även andra kommuner intresserade av den modell som byggts och används inom Gävle kommun. Det görs löpande månadsuppföljning av exploateringsredovisningen med möjlighet att i kommentarsfält förklara avvikelser i exploateringsverksamheten. Uppföljningsnivån ligger på varje ansvarig projektledare inom enheten Mark och exploatering. Tekniska kontoret har ett nära samarbete med KLK Ekonomi avseende bedömning och förändringar avseende exploateringsredovisning. Enheten för Mark och exploatering arbetar praktiskt med budget och förädling av markområden i kommunen. Det är framförallt tomtförsäljning och planering av införskaffande av råmark från externa markägare som har varit frekvent. Det pågår även ett förbättringsarbete tillsammans med Tekniska kontoret. Framförallt handlar det om att utveckla och utbilda projektledare som är ansvariga för olika exploateringprojekt. Våra kommentarer Det finns ett stödsystem för att säkerställa att exploateringsverksamheten hanteras korrekt. Vidare anser vi att modellen är tydlig och logiskt uppbyggd. Vi noterade även att andra kommuner ute i landet var intresserade av hur Gävle kommun hade byggt upp sin explaoteringsredovisning. Vår samlade bedömning är att nuvarande sidoordnade redovisning i samarbete med Mark och exploateringsenheten fungerar i allt väsentligt tillfredsställande Tid- & projektmodulen, tidsredovisning Iakttagelser Tid- och projektmodulen i Agresso används inte av Gävle kommun. Däremot används modulen av helägda dotterbolagen Gavlefastigheter Gävle kommun AB och Markbyggarna AB samt delägda bolaget Gästrike Vatten AB. IT-avdelningen inom Gävle kommun har planer på att börja använda modulen men har inte kommit igång med detta ännu. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 32 av 43

38 Budget- och prognosmodulen, för resultatuppföljning Modulen Agresso Planering är ett arbetsverktyg som stödjer kommunen både centralt och ute på förvaltningarna. Iakttagelser I Agresso finns budgetmodulen Agresso Planering som kommunen efter införandet av Agresso 1 januari 2013 valde att implementera under hösten Det var ett strategiskt medvetet beslut som låg bakom senareläggandet. Budgetarbetet sker på strategisk nivå på tjänstemannasidan med budgetchef och ekonomidirektör som ansvariga. Internbudgetar tas fram förvaltningsvis med stöd av budgetmodulen. Det finns en funktionsansvarig på KLK Ekonomi som har ansvar för internbudgetarbetet. I det löpande arbetet finns stöd i form av en arbetsgrupp med representanter från kommunens förvaltningar. Enligt uppgift är modulen uppskattad utifrån användarvänlighet och driftsäkerhet. Som back up under införandet hösten 2013 har en person från Utbildning Gävle varit anställd på 20 % hos KLK Ekonomi och kommer att vara det fram till november Alla förvaltningar inom kommunen använder Agresso Planering, månadsuppföljning med tillhörande prognoser görs i modulen. Flera andra kommuner som också använder Agresso har valt att behålla Aditros Budget och prognos. Enligt uppgift från intervjun framkom att det var ett klokt beslut att byta till en modul som finns direktintegrerad inom Agresso. Användargruppen med funktionsansvarig som sammankallande träffades i början en gång per vecka, idag träffas gruppen månadsvis. Modulen har enligt uppgift inte alla funktioner som den tidigare modulen Budget och prognos. Däremot så finns det andra delar som fungerar bättre som exempelvis direktintegration i realtid i affärssystemet. Användargruppen tillsammans med funktionsansvarig har varit betydelsefull under implementeringsfasen men även löpande under driftläge. Gruppen har en viktig funktion för utveckling och förbättringar av modulen. Det pågår ett utvecklingsarbete och användargruppen som har funnits sedan införandet är navet i framtida förbättringsarbete. Under 2014 kommer också månadsprognoser att utvecklas och förbättras i Agresso Planering. Dessutom finns stödsystemet InfoKey som ett komplement till budgetmodulen. InfoKey är specialanpassat för att ta fram övergripande och användarvänliga resultatrapporter med kommentarsmöjlighet och avvikelseanalyser. Våra kommentarer Vi gör bedömningen utifrån det som vi har noterat i vår granskning att budgetmodulen fungerar i allt väsentligt bra. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 33 av 43

39 Hand- och försäljningskassor Handkassor finns inom Omvårdnadsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden, Socialnämnden samt Utbildningsnämnden. Handkassorna används för utlägg och vartefter utläggen redovisas erhålls nya pengar till handkassorna. Växelkassor avser kassor som behövs för att bedriva försäljningsverksamhet och nivån på växelkassan är oförändrad så länge behovet är oförändrat. Utöver dessa hand- och växelkassor finns även ett antal avräkningskonton i bokföringen. När inbetalningar sker till ett särskilt postgirokonto 37, som används för insättning av dagskassor och kortbetalningar från kontantförsäljningen, bokförs det på ett avräkningskonto. Iakttagelser Ansvaret för bokföring av kontantförsäljning och avstämning av hand- och växelkassor samt avräkningskonton ligger på respektive förvaltning. Inga enhetligt upprättade rutinbeskrivningar för samtliga förvaltningar finns avseende bokföring av kontantförsäljning och avstämning av hand- och försäljningskassor. Däremot har noterats att bland annat Kultur- och fritidsnämnden har tagit fram en rutinbeskrivning kring hantering av dagskassor under våren Av intervjuerna har framkommit att kontanta inbetalningar tidigare år inte alltid bokfördes senast påföljande arbetsdag. Bokföring skedde i vissa fall endast en gång/månad. Diskussioner och utbildningar kring rutiner för bokföring samt hantering och avstämning av kassor har genomförts. Vidare använder numera Fjärran Höjder sig av ett certifierat kassaregister som dagligen generar en bokföringsfil som läses in i Agresso. Nämnas kan även att det i den av Kultur- och fritidsnämndens upprättade rutinbeskrivning kring hantering av dagskassor framgår att grundbokföring ska ske av försäljningen senast dagen efter försäljningstillfället i respektive försäljningsställes kassamall som finns på intranätet. Enligt uppgift har dock inga förändringar i rutiner och bokföring i övrigt skett. Ingen formell riskanalys för identifiering och värdering av risker samt dokumentation av detta har skett avseende rutinerna kring hantering av hand- och växelkassor. Inför upprättande av delår per augusti samt årsbokslut erhåller KLK Ekonomi underskrivna avstämningsunderlag vilka sammanställs till en förteckning för avstämning mot huvudbok. Då ingen sammanställning har skett per har ingen kontroll mot underlag kunnat ske under den granskade tidsperioden. Av intervjun framgår dessutom att sammanställningen sparas på servern, dock inte underlagen till sammanställningen. 37 För ytterligare beskrivning av postgirokontot se avsnitt Extern/intern fakturering och kundreskontra. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 34 av 43

40 Våra kommentarer Sammantaget är vår bedömning att rutinerna för bokföring av kontantförsäljning och avstämningar av hand- och växelkassor behöver ses över. Enhetliga dokumenterade rutinbeskrivningar för samtliga förvaltningar behöver upprättas. Beskrivningen bör innefatta vilka kontroller som ska göras t ex kontroll av Loomisinsättningar mot kvitton, att bokförda kassarapporter har en obruten nummerföljd, hur ofta avstämning av handkassa respektive växelkassa ska ske och hur kontroller och avstämningar ska dokumenteras. Enligt kommunala redovisningslagen 8 ska kontanta inbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. För att säkerställa att lagen följs är det väsentligt att det i dokumentation av redovisningssystemet framgår på vilket sätt redovisningen avseende hand- och växelkassorna sker Fasta data och styrtabeller Iakttagelser Inför uppbyggnaden och införandet av Agresso skapade systemförvaltare tillsammans med konsulter från Agresso styrtabellerna. Gävle kommun har ett förvaltningsavtal med Agresso som gäller fram till sommaren Enligt uppgift från de intervjuade kommer avtalet att förlängas. I Agresso finns en funktion som innebär att alla ändringar kan loggas. I samband med införandet av Agresso kopplades denna funktion på, vilket innebär att förteckningar över alla loggar kan tas ut från affärssystemet. Riskanalyser relaterat till olika loggar har skett Enligt uppgift skulle fortsatta möten kring detta ske men det har ännu inte blivit av. Några enstaka kontroller av loggar, såsom vem som gjort senaste ändringen har skett, men i övrigt sker inga löpande kontroller av loggarna. Enligt uppgift finns ingen samlad dokumentation kring styrtabellerna; hur de fungerar vid kontering, relationer och behörigheter. Det finns en lathund upprättad men mycket är beroende av personkompetens hos systemförvaltare samt hos Agressokonsulter. Fasta data finns bland annat i verksamhetssystem, exempelvis Treserva och Procapita, och i leverantörs- och kundregister. I Agresso använder sig Gävle kommun av triggrar, vilket är en funktion som används för automatkontering vid fördelning av gemensamma kostnader. Det finns ett flertal olika fördelningar och automatiska konteringar, t. ex vid expolateringsredovisning där en viss del av fakturorna ska redovisas på driften och viss del ska aktiveras som en tillgång. Ett annat exempel är Omvårdnadsnämnden, som fördelar semesterlöner för att få en rimlig fördelning av kostnader över året. Det finns inte någon dokumentation avseende det som sker med automatik i systemet (behandlingsregler). Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 35 av 43

41 Vidare använder Gävle kommun sig även av periodiska fakturor vid fördelning av hyreskostnader då det är samma belopp varje månad. Periodiska fakturor har en koppling till avtalsnummer som sedan styr kontering och automatisk attest. Våra kommentarer Utifrån vår genomgång av hantering av fasta data och styrtabeller föreslår vi följande förbättringar: Fortsätta arbetet med riskanalys av loggar för att identifiera vilka loggar som särskilt behöver kontrolleras löpande för att minimera risken för fel. Upprätta en samlad dokumentation kring hur styrtabellerna i Agresso fungerar och hur de påverkar automatiska skapade transaktioner (fördelningar, kontering, relationer och behörigheter). Detta är en väsentlig del för att förstå helheten i affärssystemets uppbyggnad och organisation samt hur de påverkar den externa och interna redovisningen Omorganisationer Iakttagelser Från 1 januari 2014 har en omorgansation skett inom Gävle kommun. Inför omorganisationen har respektive förvaltning varit ansvarig för framtagande av vilka uppgifter som ska gälla. Respektive förvaltning har upprättat excelfiler med uppgift över hur den nya organisationen ska se ut. Dessa filer finns tillgängliga på intranätet då de utgör ett stöd i samband med kontroll av löner. De kontroller som har skett för att verifiera att omorganisationen blev korrekt i Agresso har enligt uppgift varit följande: Slumpmässiga kontroller i affärssystemet mot upprättade excelfiler. Kontrollerna har inte dokumenterats. Indirekta kontroller i och med användare ute på förvaltningarna som snabbt upptäckt om det har blivit några felaktigheter. Utifrån de kontroller som har skett bedömer personalen på KLK Ekonomi att redovisningen är rätt styrd. Enligt uppgift har det förekommit en del problem i samband med upprättande av delårsbokslut per april Dessa problem berodde dock inte på uppsättningen i Agresso utan avsåg bristande kunskap ute på förvaltningarna kring regler för en proforma resultat- och balansräkning. I samband med omorganisationen har ingen förändring i styrtabellen varit aktuell. Det är ansvaret som är styrande. De ändringar som har skett i affärssystemet per 1 januari 2014 har varit att styra om relationerna mellan ansvar och enheter. Några anpassningar i verksamhetssystem och triggrar har inte varit aktuellt. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 36 av 43

42 Grunden för uttag av rapporter i Agresso är relationerna. I Agresso finns ingen tidssättning i relationer. Då de relationer som finns i Agresso är utifrån gällande organisation sker utskrift av resultatrapporter utifrån den nya organisationen. För att få utskrift av historiska rapporter, dvs som det såg ut med den gamla organisationen per 31 december 2013, måste rapportstrukturer byggas upp i Agresso. Uppbyggnad av rapportstrukturer behöver göras av konsult från Agresso och enligt uppgift pågår detta arbete. Vidare framkom vid intervjun att det efter nästa uppgradering av Agresso är möjligt att tidssätta relationerna genom att köpa till en licens. Som underlag för vår bedömning har vi även utförd kontroll mellan totala summeringar för kommunen på ansvars- och kontonivå mot resultat- och balansräkningsrapporter per 30 april Kontrollen visar inte på några avvikelser, se vidare i bilaga 1. Våra kommentarer Vår genomgång av arbetet vid omorganisationen och de ändringar som har skett i Agresso visar på tillfredsställande hantering. Vi har dock noterat att det i dagsläget inte går att skriva ut några rapporter ur Agresso från 2013 så som organisationen såg ut per 31 december Det är väsentligt att uttag av sådana rapporter är möjliga under 10 års tid och KLK Ekonomi behöver därför tillse att erforderliga rapportstrukturer byggs upp i affärssystemet. Inför kommande omorganisationer behöver KLK Ekonomi även fundera över behovet av att köpa tilläggslicensen som medför att tidssättning av relationerna är möjliga Principer för stängning av perioder och systemtekniska lösningar Iakttagelser För att stängning av en period ska vara möjlig krävs bland annat följande: Oattesterade leverantörsfakturor behandlas som preliminära poster under löpande månad. Vid månadsbryt skapas en definitivpost i Agresso, vilket innebär att leverantörsfakturorna bokförs på föreslagen kontering. Vid första dagen på nya månaden vänds konteringen tillbaka för att möjliggöra annan kontering i samband med slutregistrering. Inga problem gällande kundfordringar, perioden kan hållas öppen tills månaden stängs. I samband med stängning av delår, dvs april, augusti och december, sker paus av inläsningar av inbetalningar för att undvika att det blir inläst på fel period. Återredovisningsfiler för in- och utbetalningar går samma dag som det skedde. En förteckning över rapporter som behöver pausas i samband med delår finns framtagen. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 37 av 43

43 Tidplan och anvisningar upprättas i samband med delårs- och helårsbokslut. Enligt uppgift finns inga stora förändringar i tidplan mellan åren. Möte med ekonomer på KLK Ekonomi samt redovisningschef och ekonomer på samtliga förvaltningar hålls inför delårsbokslut augusti samt årsbokslut där muntlig genomgång sker. Vid intervjuerna framkom att det inte förekommer några systematiska systemfel avseende motparter. Rättning av motpart förekommer framför allt gällande bolag, vilket främst avser periodiseringar som görs av ena parten men inte av den andra parten. Det som brukar diskuteras mellan kommunen och bolagen är att inte skriva fakturor som behöver periodiseras. Arbete pågår även med att ta fram gemensamma periodiseringsunderlag samt försöka utläsa fakturanummer mm direkt i huvudboken, vilket förenklar avstämningar. I Agresso finns möjlighet att i samband med kontering och attest av leverantörsfakturor välja om leverantörsfakturan ska periodiseras. Våra kommentarer Utifrån de kontroller vi utfört avseende stängning av perioder samt systemtekniska lösningar i samband med stängningen fungerar i huvudsak tillfredställande. Vi kan även konstatera att ett arbete pågår med att stärka rutinerna för periodisering och förenkling i arbetet med koncernavstämningar för minimera avvikelser mellan motparter, vilket vi ser som positivt Utförda kontroller avseende den generella hanteringen avseende IT Iakttagelser Det pågår en revidering av kommunens IT-säkerhetshandbok (fastställd 2007), vilket kommer att göra att systemägarens och informationsägarens ansvar ytterligare tydliggörs. Som ett medel att erhålla en tydlig ansvarsfördelning mellan ansvariga av ekonomhanteringen och IT-ansvariga (IT-avdelningen) används även s.k servicenivåavtal (SLA 38 ), vilket saknas för Agresso. Det pågår ett förbättringsarbete för att införa sådana servicenivåavtal. Vi har tagit del av ett dokument som beskriver olika tjänster 39 som utförs av ITavdelningen. Dokumentet beskriver bland annat tider då IT-systemen övervakas, hur ärenden ska prioriteras och hur uppföljning ska hanteras mot systemägare. Genomföra förändringar i system och infrastruktur Vi har tagit del av en processbeskrivning kring hur ändringar av infrastrukturen/ett 38 Service-level- agreement. Dessa innefattar hur backuper ska tas, hur de ska lästestas, återstartstest tid för att få hjälp. Prioriteringar. 39 Syftet med är b.la att uppnå samsyn kring ansvarsfördelningen parterna emellan samt den service och support som krävs för att uppnå en kvalitet som svarar mot Kundens krav på tjänsten och som är möjlig för Leverantören att leverera. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 38 av 43

44 system ska hanteras 40 (från beslut avseende beställning till uppföljning). Beskrivningen innehåller även hur olika roller ska informeras. Det är fastställt när en förändring får genomföras (t ex inte vid semesterperioder). Innan det görs en förändring ska det säkerställas att det finns resurser på plats. Enligt de ansvariga vi intervjuat finns det idag en tillfredställande proccess för att genomföra ändringar. Förbättringar sker kontinuerligt. Hantering av backuper Vi har tagit del av en beskrivning avseende backuphanteringen. Det tas backuper på Agressos databaser minst var tredje timme enligt ett uppsatt backup schema. Avseende hela databasservern tas det backup en gång om dagen. Backuper förvaras i utrymmen väl avskiljda från driften. Det pågår ett arbete kring att förbättra backuphanteringen. Det sker återläsningar av information när kunder efterfrågar detta. I övrigt sker det inte några regelbundna återställningstester. Det pågår en översyn avseende rutiner och utrustning för att testa backuper. Kontinuitetsplanering Som omnämnds i avsnitt 3.3 kring risker pågår ett förbättringsarbete kring att säkerställa kontinuitet avseende kommunens system inklusive Agresso (identifiera risker, värdera och bedöma vilka risker som ska reduceras och hur). Underlaget kommer att ligga till grund för att bedöma IT-avdelningens förmåga att tillhandahålla drift av olika system såsom Agresso. Generell behörighetshantering Det pågår en översyn kring den generella behörighetshanteringen, vilket är omnämnt i avsnitt 3.5 Behörighetsadminstration. Våra kommentarer Området har kontrollerats övergripande. Vi kan konstatera att det inom flera områden pågår olika förbättringsaktiviteter vilket är positivt Test av den interna kontrollen via registeranalys Avseende utförda tester och skapade underlag se mer i bilaga 1. Våra kommentarer Registeranalysen har utförts utan några väsentliga avvikelser. Vid analys av avvikelserna har förklaringar till avvikelserna identifierats. Utifrån utförd analys har några förbättringsområden noterats för att ytterligare stärka den interna kontrollen. Dessa har införts under andra avsnitt i rapporten. 40 Ändringsprocessen ska säkerställa att alla ändringar som genomförs i IT-miljön är godkända och håller en hög kvalitet. Under processen granskas, prioriteras och godkänns eller avslås ändringsärenden. När en ändringsbegäran godkänns ingår det i processen att ändringen planeras, koordineras, schemaläggs, följs upp och utvärderas. När det gäller Agresso är det ekonomi avdelning som avgör vilken typ av ändring som vi ska utföra. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 39 av 43

45 Bilaga 1 Tester via registeranalys Iakttagelser Den granskade perioden omfattar om inget annat särskilt anges. Kontroll av resultat- och balansräkningsrapporter Kontrollen har syftat till att kontrollera om det finns överensstämmelse mellan totala summeringar för kommunen på ansvars- och kontonivå mot resultat- och balansräkningsrapporter per 30 april Utförd kontroll visar på en liten differens (11 tkr). Anledningen till differensen är känd och beaktad i de resultat som kommunicerats inom kommunen. Kontroll av attestanter i Agresso Kontrollen har syftat till att kontrollera om registrerade beslutsattestanter i Agresso överensstämmer med fastställda attestordningar för Underlag till kontrollen har varit utdrag ur Agresso avseende inlagda beslutsattestanter i Agresso per Av analysen kan konstateras att Kommunstyrelsen, Socialnämnden, Näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden samt Tekniska nämnden inte har några avvikelser mellan inlagda beslutattestanter i Agresso och fastställd attestlista för Däremot har följande avvikelser noterats för övriga nämnder: Kultur- och fritidsnämnden: 3 registrerade personer med beslutsattest i Agresso som inte finns i fastställd attestlista för Omvårdnadsnämnden: 4 registrerade personer med beslutsattest i Agresso som inte finns i fastställd attestlista för Byggnads- och miljönämnden: 4 registrerade personer med beslutsattest i Agresso som inte finns i fastställd attestlista för Ovanstående avvikelser förklaras av att förändringar i attesträtten har skett efter fastställande av attestlistorna. Enligt uppgift sparas underlag för nyupplägg, ändring och avslut av attestanter på Platina. Av totalt 11 ovanstående registrerade personer har vi erhållit underlag för ändring för 7 av dessa personer. Vi kan utifrån vår registeranalys och utredning av avvikelser konstatera att: Underlagen är inte alltid undertecknade och datum för förändringen finns inte alltid noterade. Kultur- och fritidsnämnden har efter vår förfrågan upprättat underlag och daterat dessa , vilket således skedde efter vår genomförda utredning. Byggnads- och miljönämnden hade underlag för endast 1 person sparat på Platina. Underlaget var undertecknat , dvs. innan attestförteckning för 2014 upprättades och fastställdes. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 40 av 43

46 Vid jämförelse av fastställd attestlista 2014 för Utbildningsnämnden mot inlagda beslutsattestanter i Agresso noterades en avvikelse på 70 personer i Agresso som inte fanns angivna i den fastställda attestlistan för Orsaken till detta beror främst på att det i attestlistan endast finns en angiven person per förskoleområde. Enligt uppgift från KLK Ekonomi finns det i Platina en förteckning över beslutattestanter på samtliga ansvar inom de olika geografiska områdena. Vi har tagit del av sådana förteckningar för Valbo, Norra och Sörby förskoleområde, jämfört dessa mot inlagda uppgifter i Agresso och kan konstatera att inga avvikelser förelåg. Det finns 3 ansvar i Utbildningsnämndens fastställda attestlista 2014 som inte var registrerade i Agresso. Detta beror på att ansvaren inte längre används och de kommer enligt uppgift förmodligen att stängas. I Agresso finns inlagda mottagnings- och beslutattestanter för Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden, vilken upphörde 1 januari Anledningen till att dessa fortfarande ligger kvar i Agresso är att det finns poster som ska utredas innan ansvaren kan stängas. Kontroll av ansvar och relationer Kontrollen har syftat till att kontrollera om det under den granskade perioden finns ansvar utan relationer eller med dubbla relationer. Inga felaktigheter påträffades i den genomförda kontrollen. Kontroll av motparter Kontrollen har syftat till att kontrollera om det under den granskade perioden finns transaktioner utan motpart, och i så fall i vilken omfattning och fördelning per förvaltning och bolag. Det är totalt 50 transaktioner under den granskade perioden som saknar motpart. Totalt uppgår dessa transaktioner till 164 tkr och vid analys av orsaker kan följande konstateras: En transaktion som har blivit felkonterad. 36 transaktioner som har konterats på konto Konto 9999 är ett felkonto som har en uppsatt konteringsregel utan någon kontroll av konteringen. Summan av dessa transaktioner uppgår till 0 tkr vilket visar att kontot används som ett mellankonto innan vändning eller rättning sker av transaktionen. 13 transaktioner som har konterats på konto 735 Kundförluster. Dessa transaktioner avser kundförluster från det tidigare ekonomisystemet Aditro. I Aditro användes inte begreppet motpart. De transaktioner som har konterats på konto 9999 har inte heller konterats på ansvar, varpå vi inte kan uttala oss om totala omfattningen per förvaltning. Däremot kan vi konstatera att 12 av resterande 14 transaktioner som saknar motpart avser Socialnämnden. Övriga 2 transaktioner avser dels Revisionskontoret, dels Omvårdnadsnämnden. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 41 av 43

47 Kontroll av bokföringsorder Antal bokföringsorder per förvaltning Urval är verifikationstyp avseende bokföringsorder Vidare har kontroll av hur många som har möjlighet att upprätta bokföringsorder skett och huruvida det krävs attest av bokföringsorder. Totalt finns det 86 personer inom Gävle kommun som har behörighet att registrera bokföringsorder. I dagsläget sker ingen attest av bokföringsorder i Agresso. Av genomfört frågeformulär framkommer brister i den interna kontrollen i och med att bokföringsordrar kan göras på ett ansvar utan attest av den som har budgetansvar, se vidare i bilaga 2. Andra kontroller Kontrollen har syftat till att kontrollera otillåtna poster och orimliga samband samt poster med orimligt höga eller låga värden. Vid kontroll av att olika obligatoriska fält finns ifyllda har inga noteringar avseende bristfälligheter noterats. Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 42 av 43

48 Granskning av ekonomihanteringen och affärssystemet Agresso Gävle kommun 43 av 43 Bild

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se

Läs mer

Granskning av leverantörsreskontran

Granskning av leverantörsreskontran www.pwc.se Revisionsrapport Linda Yacoub Granskning av leverantörsreskontran Botkyrka kommun 2013-12-04 Linda Yacoub Projektledare Janne Nilsson Uppdragsledare Botkyrka kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande

Läs mer

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda

Läs mer

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Vänersborgs kommun Revisionsrapport November 2010 Kerstin Rosendahl Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Revisionsfråga...

Läs mer

Debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter, uppföljande granskning

Debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter, uppföljande granskning Revisionsrapport Debiteringsrutiner för barnomsorgsavgifter, uppföljande granskning Vara kommun Charlotte Karlsson Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och förslag... 1 2. Inledning... 2 2.1

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Tekniska nämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se www.komrev.se Sammanfattning

Läs mer

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Katrineholms kommun 2009-06-11 Oscar Hjelte 2009- - Namnförtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 1.1

Läs mer

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Revisionsrapport Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Nynäshamns kommun December 2010 Jonas Eriksson Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Syfte och revisionsfråga... 1 1.2 Avgränsning

Läs mer

Intern kontroll avseende fakturahantering

Intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och syfte...3 1.2

Läs mer

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013 Växjö Kommun Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2013 Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 2 1.1 SYFTE OCH METOD... 2 2. ALLMÄNNA REVISIONSÅTGÄRDER...

Läs mer

System och rutiner 2009

System och rutiner 2009 Revisionsrapport System och rutiner 2009 Smedjebackens kommun April 2010 Robert Heed Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4 2.1 Revisionsfråga...4 2.2 Metod och avgränsning...4 3 Leverantörsfakturahantering...6

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering C4 Energi AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Granskning av rutiner för kravverksamheten

Granskning av rutiner för kravverksamheten Revisionsrapport Granskning av rutiner för kravverksamheten Eslövs kommun December 2008 Karin Andersson Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Inledning...2 2.1 Bakgrund och revisionsfråga...2 2.2

Läs mer

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av fakturahanteringen Emelie Lönnblad Revisionskonsult 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Trelleborg kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse

Läs mer

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013

Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Revisionsrapport Cecilia Axelsson Granskning av delårsrapport, redovisning och intern kontroll 2013 Gästrike Räddningstjänst Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Delårsrapport

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering AB Kristianstadsbyggen 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Granskning av fakturahantering

Granskning av fakturahantering www.pwc.se Revisionsrapport Malin Kronmar Revisionskonsult Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Granskning av fakturahantering Lessebo kommun April 2015 Innehållsförteckning 1. Inledning...

Läs mer

Rapport Granskning av försörjningsstöd.

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Rapport Granskning av försörjningsstöd. Härjedalens kommun Socialnämnden 13 November 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer...

Läs mer

System och rutiner 2008

System och rutiner 2008 Revisionsrapport System och rutiner 2008 Avesta kommun Mars 2009 Åke Andersson Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...2 2 Inledning...3 2.1 Uppdrag...3 2.2 Syfte...3 2.3 Metod...3 3 Fakturering och betalningsbevakning...4

Läs mer

Revisionsrapport Bokslutsprocessen

Revisionsrapport Bokslutsprocessen www.pwc.se Revisionsrapport Per Ståhlberg Cert. kommunal revisor Bokslutsprocessen Skellefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2

Läs mer

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system www.pwc.se Revisionsrapport Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Lotten Lasson, Revisionskonsult Henrik Friang, Risk manager Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Läs mer

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter 1 Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter Riksrevisionen har som ett led i den årliga revisionen av Statens Servicecenter granskat den interna styrning och kontroll i myndighetens

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering Kristianstads Renhållnings AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och

Läs mer

Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013

Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013 Uppsala kommun Fredrik Hellström Nicklas Samuelsson Klara Tengstrand Innehållsförteckning 1. Sammanfande revisionell bedömning...

Läs mer

Intern kontroll och attester

Intern kontroll och attester Revisionsrapport Intern kontroll och attester Strömsunds kommun Maj-Britt Åkerström Cert. kommunal revisor Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 Inledning 2.1 Bakgrund och revisionskriterier 2.2 Metod

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av lönerutinerna. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av lönerutinerna. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av lönerutinerna Härjedalens Kommun 3 September 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 3 2. Rutinbeskrivning... 4 3. Granskningsresultat... 6 Sammanfattning Uppdrag

Läs mer

Granskning av bokslutsprocessen

Granskning av bokslutsprocessen www.pwc.se Revisionsrapport Martin Westholm Granskning av bokslutsprocessen Motala kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2.

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av kravverksamhet kundfordringar. Botkyrka kommun. Anders Petersson och Josefin Loqvist

Revisionsrapport. Granskning av kravverksamhet kundfordringar. Botkyrka kommun. Anders Petersson och Josefin Loqvist Revisionsrapport Granskning av kravverksamhet kundfordringar Botkyrka kommun Anders Petersson och Josefin Loqvist Juni 2011 2011-06-07 Anders Petersson Projektledare Jan Nilsson Uppdragsledare Namnförtydligande

Läs mer

Uppföljning av tidigare granskningar

Uppföljning av tidigare granskningar www.pwc.se Revisionsrapport Sandra Volter Richard Vahul Uppföljning av tidigare granskningar Nynäshamns kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...

Läs mer

Granskning av kommunens kravrutiner

Granskning av kommunens kravrutiner Revisionsrapport* Granskning av kommunens kravrutiner Uppvidinge kommun Februari 2008 Eva Gustafsson *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...1 2 Tillvägagångssätt...1 3 Iakttagelser...1 3.1

Läs mer

Externt finansierade projekt

Externt finansierade projekt Revisionsrapport Externt finansierade projekt Gällivare kommun Mars 2010 Hans Forsström, certifierad kommunal revisor Rolf Särkimukka, revisionskonsult 2010-03-11 Hans Forsström Rolf Särkimukka Innehållsförteckning

Läs mer

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun Kommunal författningssamling för Östra Göinge kommun Nr 25 Dnr KS 2010/806.003 Antaget av KS 2010-09-08, 124 Reglemente för kontroll av verifikationer 1 Omfattning och målsättning Detta reglemente gäller

Läs mer

Granskning av bokslutsprocessen

Granskning av bokslutsprocessen www.pwc.se Revisionsrapport Martin Westholm Granskning av bokslutsprocessen Mjölby kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Uppdrag... 2 2.3. Metod och

Läs mer

PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS 2015-44

PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS 2015-44 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2015-05-26 163 PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS 2015-44 KS Beslut Arbetsutskottet

Läs mer

Granskning av. debiteringsrutiner inom vård och omsorg Katrineholms kommun

Granskning av. debiteringsrutiner inom vård och omsorg Katrineholms kommun www.pwc.se Revisionsrapport Annika Hansson, certifierad kommunal revisor, Himn Dagemir Granskning av den interna kontrollen avseende debiteringsrutiner inom vård och omsorg Katrineholms kommun Innehållsförteckning

Läs mer

Intern kontroll inom ekonomiadministrationen

Intern kontroll inom ekonomiadministrationen www.pwc.se Revisionsrapport Malin Liljeblad Emil Forsling Intern kontroll inom ekonomiadministrationen Landstinget Dalarna Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...

Läs mer

Revisionsrapport. Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Inger Hansén Viveca Karlsson

Revisionsrapport. Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Inger Hansén Viveca Karlsson Revisionsrapport Löpande granskning av den interna kontrollen i administrativa rutiner vid Kostnämnden Landstinget Västmanland Inger Hansén Viveca Karlsson 18 mars 2014 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande

Läs mer

Borgholms kommun 2013-11-05 Revisorerna

Borgholms kommun 2013-11-05 Revisorerna Borgholms kommun 2013-11-05 Revisorerna Till Socialnämnden Utbildningsnämnden För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av intern kontroll debiterade avgifter. Kommunens revisorer har gett

Läs mer

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER antaget av kommunfullmäktige den 31 maj 2007, 88. 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive

Läs mer

Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun mars 2015

Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun mars 2015 www.pwc.se Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun Annika Hansson, Velid Jahic Är kommunstyrelsens och nämndens interna kontroll tillräcklig för att säkerställa

Läs mer

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161. Riktlinje 2014-01-27 Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS 2013/0267-8 Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996,

Läs mer

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 9 Innehåll 1. Sammanfattning och kommentarer/rekommendationer 1 2. Uppdrag 2

Läs mer

Hallstahammars kommun

Hallstahammars kommun Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Debiteringsrutiner inom hemtjänsten Hallstahammars kommun Utarbetad av Kommunal sektor inom PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas

Läs mer

Ovanåkers kommun. Uppföljning av genomförda granskningar. Revisionsrapport. KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7

Ovanåkers kommun. Uppföljning av genomförda granskningar. Revisionsrapport. KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7 Uppföljning av genomförda granskningar KPMG AB 8 februari 2011 Antal sidor: 7 Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Bedömning 1 1.1.1 Bisysslor 1 1.1.2 Driftkostnader och investeringar 1 1.1.3 Moms 1 2. Uppdrag

Läs mer

Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden

Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden Revisionsrapport Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden Hallsbergs kommun 2010-04-08 Oscar Hjelte 2010-04-08 Lars Wigström Oscar Hjelte Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund...1 1.2 Revisionsfråga...1

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

Granskning av leverantörsfakturor

Granskning av leverantörsfakturor Revisionsrapport Granskning av leverantörsfakturor Ängelholms kommun December 2009 Anna Eriksson Karin Andersson Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte och genomförande... 3

Läs mer

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner 1 (6) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: 2014-11-18, KS 244 Uppdateras: 2017 Innehållsförteckning 1. Giltighet 2. Övergripande principer 3. Attestantens uppgift och ansvar

Läs mer

2012-12-04. Komrnunstyrelseri Nämnder och styrelser

2012-12-04. Komrnunstyrelseri Nämnder och styrelser Uppsala "KOMMUN Kommunrevisionen 2012-12-04 BUK aj>t4~cu~23 UPPSALA KOMMUN Komrnunstyrelseri Nämnder och styrelser U Dnr:, I R : IDDI Angående intern kontroll i redovisningsprocessen PwC har på uppdrag

Läs mer

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING Attestreglemente Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt

Läs mer

Trelleborgs kommun Revisorerna

Trelleborgs kommun Revisorerna Revisorerna 2013-09-10 Kommunstyrelsen Granskning av kommunens faktura hantering har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborg kommun genomfört en granskning av om styrelsens och nämndernas interna

Läs mer

Uppföljning av granskningen av kommu- nens kravrutiner

Uppföljning av granskningen av kommu- nens kravrutiner Uppföljning av granskningen av kommu- nens kravrutiner Uppvidinge kommun Revisionsrapport 2011-01-31 Eva Gustafsson Innehåll Bakgrund, syfte och revisionsfråga......3 Iakttagelser......3 Arbetsgången......3

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 ATTESTREGLEMENTE 1 Bakgrund och syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten

Läs mer

Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor

Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor www.pwc.se Revisionsrapport Cecilia Fehling Revisionskonsult Malin Kronmar Revisionskonsult Caroline Liljebjörn Cert. kommunal revisor 28 Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor Kalmar kommun

Läs mer

Revisionsnämnden beslutade den 8 april 2013 att överlämna granskningen av internkontrollplaner till kommunstyrelsen.

Revisionsnämnden beslutade den 8 april 2013 att överlämna granskningen av internkontrollplaner till kommunstyrelsen. Kommunens revisorer 2013-04-08 GRANSKNING AV INTERNKONTROLLPLANER I HÄRRYDA KOMMUN Revisionsnämnden beslutade den 8 april 2013 att överlämna granskningen av internkontrollplaner till kommunstyrelsen. Rapporten

Läs mer

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna Vänersborgs kommun Revisionsrapport Mars 2012 Henrik Bergh Uppdrag och genomförande... 3 Sammanfattning... 3 GRANSKNINGSIAKTTAGELSER... 4 Synpunkter i

Läs mer

Granskning av fakturahantering. 1. Sammanfattning

Granskning av fakturahantering. 1. Sammanfattning 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Hörby kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse och nämnders fakturahantering. Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrelsens och nämndernas

Läs mer

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Revisionsrapport* Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Februari 2007 Robert Heed Josefin Loqvist Göran Persson-Lingman *connectedthinking INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och revisionell

Läs mer

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63.

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras,

Läs mer

Granskning av Intern kontroll

Granskning av Intern kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3

Läs mer

Katrineholms kommuns författningssamling

Katrineholms kommuns författningssamling Kommunstyrelsens handling nr 38/2008 Katrineholms kommuns författningssamling Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige 1992-02-24, 86 Reviderat av kommunfullmäktige

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av stadens internkontrollplan samt nyckelkontroller inom ekonomiadministration och IT

Revisionsrapport Granskning av stadens internkontrollplan samt nyckelkontroller inom ekonomiadministration och IT Revisionsrapport 3/2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Revisionsrapport Granskning av stadens internkontrollplan samt nyckelkontroller inom ekonomiadministration och IT Nicklas Samuelsson Magnus Nilsson

Läs mer

Granskning av lönesystem

Granskning av lönesystem www.pwc.se Revisionsrapport Anna Gröndahl Granskning av lönesystem Vingåker kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Uppdrag...

Läs mer

Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010. Haninge kommun. Granskning av säkerhet i löneutbetalningar

Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010. Haninge kommun. Granskning av säkerhet i löneutbetalningar Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010 Haninge kommun Granskning av säkerhet i löneutbetalningar Innehåll 1. Sammanfattning och slutsatser...2 2. Inledning...2 2.1.

Läs mer

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter www.pwc.se Revisionsrapport Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Malin Kronmar Revisionskonsult Cecilia Fehling Revisionskonsult Granskning av intern kontroll till skydd för oegentligheter

Läs mer

Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT

Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT Revisionsrapport Granskning av styrsystemet MORA PLUS IT Mora kommun November 2009 Författare Robert Heed Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund och revisionsfråga... 3 1.2 Metod...

Läs mer

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING Utgåva november 1992 6:3 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner,

Läs mer

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun 2 December 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 8 Sammanfattning På

Läs mer

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner Revisionsrapport Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner Solna stad April 2010 Josefin Loqvist 2010-04 Namnförtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning

Läs mer

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013. Alingsås kommun. Löpande granskning 2013

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013. Alingsås kommun. Löpande granskning 2013 Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna december 2013 Alingsås kommun Löpande granskning 2013 Innehåll 1. Inledning...2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte... 2 2. Iakttagelser och förslag

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner 1 (5) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KF 2009-09-16, 64 Uppdateras: av ekonomiska transaktioner Paragrafen efter rubriken är hänvisning till reglementet för attest

Läs mer

Rutiner för utbetalningar samt attest och firmateckning

Rutiner för utbetalningar samt attest och firmateckning Intern kontroll Rutiner för utbetalningar samt attest och firmateckning Lysekil Revisionsrapport Juli 2013 Henrik Bergh Håkan Olsson Innehåll Uppdrag och genomförande...3 Sammanfattning...4 Synpunkter...4

Läs mer

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering 1(5) KS 2011/0014 Svar på revisionsrapport- Granskning av ekonomiadministrativa processer - Effektivitetsgranskning Bakgrund Danderyds förtroendevalda revisorer har uppdragit till PricewaterhouseCoopers

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun 2 November 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 5 Sammanfattning

Läs mer

Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014

Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014 Uppföljning av det interna kontrollarbetet 2014 Osby kommun 25 februari 2015 Anna Hammarsten Bakgrund, syfte och metod Bakgrund Kommunstyrelsen och nämnderna ska i enlighet med gällande kommunallag tillse

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc

Revisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc Revisionsrapport Granskning av leverantörsregister Sollentuna kommun pwc 2012-11-09 Anders Petersson Anders Haglund Projektledare Uppdragsledare Namn förtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning

Läs mer

Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Revisionsrapport

Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Revisionsrapport Revisionsrapport Löpande granskning av den interna kontrollen i administrativa rutiner vid Kostnämnden Landstinget Västmanland Charlotta Fardelius Bert Hedberg Viveca Karlsson 31 maj 2013 Innehållsförteckning

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Härnösand Kommun

Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Härnösand Kommun Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Härnösand Kommun 7 Juni 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 3 2. Rutinbeskrivning... 4 3. Granskningsresultat... 6 Sammanfattning

Läs mer

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare

Läs mer

Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6

Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6 Rapport avseende granskning av lönerutin Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal

www.pwc.se Revisionsrapport Kommunala kontokort Haparanda stad Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Martin Gandal www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Kommunala kontokort Haparanda stad Martin Gandal Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte

Läs mer

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder www.pwc.se Revisionsrapport Anna Carlénius Revisionskonsult Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder Kalix kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning...

Läs mer

Revisionsrapport Övergripande granskning av intern kontroll Tandvårdsnämnden 2015

Revisionsrapport Övergripande granskning av intern kontroll Tandvårdsnämnden 2015 Revisionsrapport Övergripande granskning av intern kontroll Tandvårdsnämnden 2015 Emil Forsling Auktoriserad revisor Fredrik Winter Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 3 1.1 Revisionsfråga... 3 1.2 Metod...

Läs mer

Verifikationsgranskning

Verifikationsgranskning Revisionsrapport Verifikationsgranskning Krokoms kommun 2009-12-17 Lisbet Östberg Revisionskonsult 17 december 2009 Uppdragsledare Revisionskonsult Erik Maj-Britt Åkerström Lisbet Östberg Uppdragsledare

Läs mer

Kalmar kommun. Granskning av intern kontroll debiterade avgifter

Kalmar kommun. Granskning av intern kontroll debiterade avgifter www.pwc.se Revisionsrapport Kalmar kommun Åsa Bejvall Certifierad kommunal revisor Kristina Lindhe Granskning av intern kontroll debiterade avgifter Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Revisionsfråga...

Läs mer

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem Karin Norrman Elgh Översiktlig revisionsrapport Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem Vara kommun Anställningar och avslut i lönesystemet

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente Sida 1/8 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente Ansvar Kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret för kommunen och fastställer attestreglementet. Kommunstyrelsens förvaltning ekonomichefen

Läs mer

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Elisabet Håkansson Januari 2006 Innehållsförteckning 1. Inledning sidan 2 2. Syfte/metod sidan 2 3. Rutin elektronisk hantering

Läs mer

Tillämpningsanvisning

Tillämpningsanvisning Tillämpningsanvisning Varbergs Kommuns attestreglemente Antagen av kommunstyrelsen 2014-10-28 215 Ägare, Kommunstyrelsen Förvaltarskap, Ekonomidirektör TILLÄMPNINGSANVISNING TILL ATTESTREGLEMENTE 1 Omfattning

Läs mer

Marks kommun Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen 2012 Appendix 1 (sidan 1)

Marks kommun Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen 2012 Appendix 1 (sidan 1) 3.2 (Från Roller och ansvarsfördelning Roll-/Ansvarsfördelning Ansvars- och rollbeskrivningar bör finnas för väsentliga roller relaterat till leverantörsreskontrahanteringen. Detta för att säkerställa

Läs mer

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(8) TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning Med ekonomiska händelser avses alla förändringar i storleken och sammansättningen av förmögenheten som beror på ekonomiska

Läs mer

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad HAPARANDA STAD 01-05-02 ATTESTREGLEMENTE Omfattning 1 Detta reglemente gäller för Haparanda stads samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som staden

Läs mer

Marks kommun - Granskning av intern kontroll i lönehanteringen

Marks kommun - Granskning av intern kontroll i lönehanteringen 3.2 Roller och ansvarsfördelning 3.4 Riktlinjer kring intern kontroll 4 Rimlighetsbedömning löneutbetalning Ansvarsfördelning Ansvars- och rollbeskrivningar bör finnas för väsentliga roller relaterat till

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(5) ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning För att upprätthålla en god intern kontroll krävs bl.a. ändamålsenliga regelverk och rutiner för kontroll av verifikationer. Kontroller i enlighet med

Läs mer

Granskning av Intern kontroll. Katrineholms kommun. Datum 2010-11-11. Författare. Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson

Granskning av Intern kontroll. Katrineholms kommun. Datum 2010-11-11. Författare. Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson Granskning av Intern kontroll Katrineholms kommun Datum 2010-11-11 Författare Karin Jäderbrink Certifierad kommunal revisor Annika Hansson Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning... 1 2 Bakgrund

Läs mer

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: ATTESTREGLEMENTE med tillämpningsanvisningar Omfattning Detta reglemente gäller för Ystads kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts

Läs mer

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten.

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten. MARIESTAD KOMMUN 2011-12-13 Revisorerna Till Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Teknisk nämnd Kulturnämnd För kännedom Kommunfullmäktige Kommunrevisorerna

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE FÖR FINSPÅNGS KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR FINSPÅNGS KOMMUN 2008-05-27 Antaget av kommunfullmäktige 2008-01-30, 18 FFS FB ATTESTREGLEMENTE FÖR FINSPÅNGS KOMMUN OMFATTNING 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna

Läs mer