Botkyrka kommuns. arkivhandbok

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Botkyrka kommuns. arkivhandbok"

Transkript

1 Botkyrka kommuns arkivhandbok

2

3 Vi ska arbeta med dokument på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Vi ska följa lagar och regler och bidra till en god kvalitet i arbetet med vår dokumentation. Det är avgörande för rättssäkerheten och demokratin. Ett stöd i arbetet med dokumenthantering Arkivhandboken innehåller övergripande regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument i kommunen. Genom att följa reglerna i Arkivhandboken bidrar du till en hög kvalitet i arbetet med allmänna handlingar. Handboken riktar sig till alla kommunala förvaltningar och särskilt till dig som i ditt dagliga arbete hanterar uppgifter och information. Du kan vara registrator, handläggare eller assistent. Då och då undrar du säkert Vad ska jag göra med de här pärmarna? och Varför måste jag spara de här gamla handlingarna? Boken är uppdelad i olika områden som rör arkivfrågor och dokumenthantering. Om du har ett stort intresse för dokumenthantering kanske du läser alla kapitel. Annars kan du läsa de sidor som berör just det du behöver för ditt arbete. Arkivhandboken svarar inte på alla dina frågor. Men förhoppningsvis blir du som läser lite klokare och får en ökad förståelse för hanteringen av kommunens dokumentation. Arkivhandboken har utarbetats inom ramen för kommunens arbete med ärende- och dokumenthantering. Den finns i en tryckt upplaga, i vår e-support och på vårt intranät. Ett levande dokument Kommunledningsförvaltningen har utarbetat handboken tillsammans med kommunarkivarien och ansvarar för att den är aktuell. Om du vill föreslå ändringar eller kompletteringar ska du mejla dina förslag till kommunledningsförvaltningens registratorsbrevlåda Skriv Arkivhandbok i ämnesraden. Ansvar Förvaltningschefer och nämnder ansvarar för att arkivhandboken följs. Kommunstyrelsen fastställde arkivhandboken i juni

4 Innehåll Så här andvänder du handboken... 7 Definitioner och ordförklaringar Om arkiv och arkivredovisning Ordning och reda Redovisning av arkiv Arkivbeskrivning Allmän handling Vad är en allmän handling? Vem får ta del av allmänna handlingar? Lämna ut allmän handling När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Vad är inte allmänna handlingar? Utlån Sekretess Vad innebär sekretess? Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Vem får ta del av hemliga uppgifter? Tystnadsplikt Diarieföring Lagkrav Verksamhetens behov Handläggningens gång Postöppning Registrering Handläggning Rensning Avsluta ärenden Gallra information Så förvarar vi gallringsbara handlingar Rensa Gallringsfrist Utföra gallring Konvertering och komprimering

5 7. Leverera handlingar Förberedelser inför leverans Leverans till depå Munkhättan När får du leverera? Vad händer när en verksamhet upphör? Förvaring och arkivbeständighet Arkivbeständighet Lokaler Att tänka på vid arkivläggning Vad kan hända om vi inte vårdar handlingarna? Vanligt förekommande handlingsslag Personalhandlingar Upphandling Socialtjänstakter och patientjournaler Handlingar inom utbildningsverksamheten Kartor och ritningar Projekthandlingar Lagar och regler Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Personuppgiftslagen Arkivlagen Kommunallagen Förvaltningslagen Kommunens arkivreglemente Digitala handlingar Vid frågor Lästips Bilagor med exempel

6 6

7 Så här använder du handboken Först i handboken hittar du definitioner och ordförklaringar. I kapitel 1-8 hittar du regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument och hur vi förvarar dem för att uppfylla lagstadgade krav. Du kan läsa om allmänna handlingar, sekretess, postöppning, diarieföring, beredning, gallring och arkivering. I kapitel 9 får du exempel på vanligt förekommande handlingsslag. I kapitel 10 kan du läsa kort om de lagar och regelverk som styr området. I kapitel 11 får du kortfattad information om hur digitala handlingar kommer att hanteras på sikt. Sist i handboken hittar du information om till vem du kan vända dig med frågor. Där finns även lästips och bilagor med exempel. Registratorn och arkivredogöraren är oftast samma person. Fråga din förvaltning vad som gäller. Grafiska markeringar! Den här symbolen uppmärksammar dig på något som är särskilt viktigt att tänka på i sammanhanget. 7

8 Definitioner och ordförklaringar Ad acta Till handlingarna Används antingen när ett ärende lämnas utan åtgärd eller när ett ärende avslutas. Akt Alla handlingar i ett ärende. Aktomslag Skyddande omslag kring pappershandlingar. Består oftast av ett vikt A3-ark. Allmän handling Handling som inkommit till eller upprättats hos eller expedierats av och förvaras hos en myndighet. Allmänna arkivschemat En förteckningsstruktur för att visa vilka handlingar ett arkiv består av. Arkiv De handlingar som har uppkommit i en myndighets verksamhet. Arkivalie Arkivhandling. Arkivansvarig En tjänsteman som har det formella ansvaret för myndighetens arkiv. Arkivbeskrivning En kort översikt över en myndighets verksamhet och vilka handlingar man kan tänkas hitta där. Arkivbeständigt papper Papper som står emot nötning och ålder. Arkivbildare Myndighet, företag, förening eller enskild person som skapar arkiv. Arkivbildningsplan Ett annat ord för dokumenthanteringsplan. Arkivera Lägga handlingar eller uppgifter till arkivet. Arkivexemplar Det exemplar av en handling som bevaras i arkivet, till exempel trycksaker. Arkivförteckning Systematisk förteckning över arkivets innehåll med indelning i serier och volymer. Arkivinstruktion Ett dokument där hanteringen av allmänna handlingar beskrivs. Arkivlokal Lokal som är anpassad för att förvara arkiv och som ska stå emot brand, vätska och annan skadlig åtkomst. Arkivläggning Att lägga handlingarna i en förutbestämd ordning efter handläggning. Arkivmyndighet Myndighet som har ansvar för tillsyn över andra myndigheters arkivverksamhet och som också har rätt att ta över arkiv. Arkivredogörare/arkivombud Tjänsteman som har till uppgift att praktiskt ansvara för arkivet. Arkivredovisning Hjälpmedel för att kunna söka efter handlingar i ett arkiv, till exempel arkivförteckning, arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Arkivreglemente Ett dokument som fastställer ansvar och hantering av allmänna handlingar. Arkivverksamhet Exempelvis ordna och förteckna arkiv, tillhandahålla uppgifter ur arkiv eller gallra handlingar. Arkivvård Åtgärder för att skydda och bevara arkivhandlingar. Avställa Ta handlingar som har en viss ordning och ge dem en annan ordning inför långtidsbevarande. Databärare Fysiskt underlag för information, exempelvis papper, dvd-skiva eller mikrofilm. Diarie/dossierplan Plan för klassificering av ärenden och handlingar inom diarium eller ärendehanteringssystem. Dokument Skriftlig handling. Dokumenthantering Begrepp som innefattar ett dokument eller en uppgifts livscykel från postöppning till arkivläggning. Dokumenthanteringsplan Plan som beskriver hur handlingar och uppgifter ska hanteras utifrån diarieföring, bevarande, gallring och arkivläggning. Dossier Handlingar eller akter inom ett ämnesområde till exempel akter inom ett diarieplansområde. Förteckna Redovisa handlingar i en arkivförteckning. 8

9 Förteckningsplan Plan för att förteckna arkiv. Se Allmänna arkivschemat. Förvaringsmedel Hjälpmedel vid lagring och fysiskt skydd för handlingarna, till exempel arkivkartonger. Gallra Förstöra information i allmänna handlingar. Även överföring till annat medium kan vara gallring om det innebär betydande informationsförlust. Gallringsbeslut Formellt fattat beslut om att handlingar får förstöras. Gallringsfrist Tid som måste gå innan gallringen verkställs. Gallringsprotokoll Dokumentation av gallring. Handling Framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel. Huvudavdelning Den högsta nivån i en förteckningsplan, till exempel protokoll eller diarier. Koncept Myndighetens exemplar av en utgående handling. Leveransreversal Följesedel med information om vad som levererats till arkivmyndigheten. Långtidslagra Lagring av handlingar eller uppgifter en lång tid. Medium Medel för överföring av information. Mellanexemplar Exemplar som endast används för framställning av bruksexemplar av exempelvis mikrofilm. Myndighet Ett verk inom statlig eller kommunal organisation som inrättats för att utföra arbetsuppgifter som åligger stat eller kommun. Varje nämnd är en myndighet. (I en kommun omfattas även kommunala bolag och stiftelser av arkivreglerna.) Ordna Avgränsa och systematisera arkiv, till exempel att rensa, gallra och lägga handlingar i arkivkartong. Plockgallra Gallra enstaka handlingar i ett bestånd eller i en akt. Proveniens Handlingars ursprung. Proveniensprincipen har stor betydelse för avgränsningen av arkiv. Rensa Plocka bort uppgifter eller handlingar som inte är allmänna. Serie Handlingar som hör till en typ av aktivitet till exempel en viss typ av protokoll, en viss typ av räkenskaper. Serierubrik Beteckning på serie. Seriesignum Kodbeteckning för serie som det beskrivs i förteckningsplan. Säkerhetsexemplar Exemplar av till exempel mikrofilm som bara ska användas för att framställa nya säkerhetsexemplar eller mellanexemplar. Typarkiv Ett arkiv som undantas från gallring för att visas som exempel. Typexemplar Bevarande av vissa handlingar, som normalt gallras, för att visas som exempel. Underavdelning En nivå under huvudavdelningen i förteckningsplanen. Upptagning Handlingar som bara kan uppfattas med någon form av tekniskt hjälpmedel. Volym Fysisk enhet som innehåller handlingar, till exempel arkivkartong, kortlåda, inbunden volym eller pärm. Volymsignum Kodbeteckning som består av seriesignum plus ett löpnummer. Åldringsbeständigt papper Papper som står emot åldrande. Överlämna Överföra ansvar för arkiv till exempel till en arkivinstitution. 9

10 1. Om arkiv och arkivredovisning En myndighet behöver dokumentera sin verksamhet av flera skäl. Den dokumentationen som skapas bildar myndighetens arkiv. Det är inte bara informationen som förvaras i närarkiv och aktskåp som utgör arkivet, utan även information som förvaras på tjänsterum och hemarbetsplatser. Även den digitala informationen är en del av myndighetens arkiv. Arkivlagen (1990:782) reglerar myndigheternas ansvar i arkivfrågor. Lagen beskriver att myndigheten ansvarar för sina handlingar och att de ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta dem. Ordningen behövs inte bara för det aktuella arbetet utan även för framtiden. Lagstiftningen ger tre skäl till varför man ska hålla god ordning i arkiven: rätten att ta del av allmänna handlingar juridiska och förvaltningsmässiga skäl forskningens behov. Ordning och reda Att följa lagar och förordningar om arkivfrågor kallas för att ha en god offentlighetsstruktur. För att kunna upprätthålla en struktur i arkivet finns standardiserade verktyg. På slutet av 1800-talet började man använda sig av ett sätt att redovisa handlingar som kallas allmänna arkivschemat. Det byggde på hur organisationen vid myndigheter och företag såg ut vid den tiden. A. Protokoll B. Utgående handlingar C. Diarier D. Register E. Inkommande handlingar F. Ämnesordnade handlingar G. Ekonomiska handlingar Senare lade man till ytterligare några huvudområden: H. Statistik J. Fotografier K. Kartor och ritningar Ö. Övriga handlingar Så här har man gjort förteckningar över arkivhandlingar sedan dess. Med tiden har den här metoden blivit alltmer omodern, även om den i princip ger möjlighet att förteckna alla sorters handlingar. Moderna arkiv får till exempel en överrepresentation under rubriken Ämnesordnade handlingar. Därför har Riksarkivet utarbetat nya principer för en redovisning som i stället utgår från myndighetens processer. Botkyrka kommun kommer successivt att gå över till den formen av redovisning. 10

11 Redovisning av arkiv En bevarandeförteckning ska tala om vad det finns för handlingar i arkivet. Inom varje huvudområde finns underavdelningar; serier. Varje serie förtecknas för sig på en blankett med uppgift om hur handlingarna är ordnade (till exempel alfabetiskt eller kronologiskt), vilken förvaringsform som gäller (till exempel arkivkartong, databas eller inbundna) och vilka år handlingarna kommer från. Varje fysisk enhet kallas för volym och får ett löpnummer. Tillsammans med seriebeteckningen får varje volym en unik beteckning som kallas signum. Till exempel A1a:1. Ibland består en serie bara av ett fåtal handlingar som gör att den inte fyller upp en arkivkartong. Då kan du lägga samman flera serier i en kartong. Skriv med blyerts på kartongen vilka serier som du tar upp i kartongen. Här är ett exempel: Protokoll från föräldraråd Minnesanteckningar från enhetsmöten Kvalitetsarbete 2005 Du måste ändå redovisa serierna separat, men du behöver inte ange ett volymnummer. Så här ser det då ut för serien Protokoll från föräldraråd: Volymnr Årtal Anmärkning Handlingarna förvaras i A5:1 Redovisa informationen i blanketten för serien Minnesanteckningar från enhetsmöten så här: Volymnr Årtal Anmärkning Häri även A6 och F7 I bilaga 1 finns ett exempel på ett förteckningsblad. En bevarandeförteckning tar oftast bara upp de handlingar som har arkiverats och som ska bevaras för all framtid. I Botkyrka förtecknar kommunarkivarien myndigheternas arkiv när de levereras till kommunarkivet. Alla handlingar som uppkommer i en myndighets verksamhet redovisas i en dokumenthanteringsplan. Det är en plan som beskriver vad alla handlingstyper heter, hur de ska förvaras, om de ska bevaras eller gallras, när de ska skickas till kommunarkivet och annan information som kan vara väsentlig. En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument som ska ses över varje år för att man ska upptäcka nya handlingstyper eller ändra hanteringsanvisningar för äldre handlingar. Aktuella dokumenthanteringsplaner publiceras på kommunens intranät. I Botkyrka kommun beslutar respektive nämnd om dokumenthanteringsplanerna. Nämnden beslutar samtidigt om gallringsfrister. Läs mer i kapitlet Gallra information. 11

12 Arkivbeskrivning Myndigheten ska också upprätta en arkivbeskrivning. Det är ett kortfattat dokument över myndighetens verksamhet och åtaganden som kan resultera i olika handlingstyper. Man brukar beskriva myndighetens historia och organisation, vilka handlingstyper som förekommer i verksamheten och uppgifter om gallringsbeslut och sekretess. Följande uppgifter bör finnas med i en arkivbeskrivning för att den ska vara användbar: myndighetens namn och hur länge den har funnits organisation och verksamhetsområde samband mellan arbetsuppgifterna och skapade handlingar sökvägar till arkivet vilka arkiv myndigheten förvarar gallringsregler arkivansvar. Bilaga 2 är ett exempel på en arkivbeskrivning. 12

13 2. Allmän handling Vad är en allmän handling? Begreppet handling förklaras i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Handlingar Handlingar är en upptagning i någon form. Det kan vara i pappersform (skrivelser, fax, utskrifter), datafiler och register, meddelande på telefonsvarare, sms-meddelande, fotografier, kartor, ritningar, dvd-skivor, magnetband och webbplatser. Information som inte finns i någon form av medium är alltså inte en handling. Allmänna handlingar Allmänna handlingar är handlingar som förvaras hos myndigheten och som inkommit till, upprättats eller expedierats av myndigheten. Inkomna handlingar Inkomna handlingar har kommit in till myndigheten via till exempel post, e-post eller blivit överlämnade personligen. Det innebär att om du som tjänsteman tar emot handlingar vid ett externt möte så betraktas handlingen som inkommen till myndigheten om innehållet berör myndighetens verksamhet. Detsamma gäller om du arbetar hemifrån och får ett e-postmeddelande till din hemarbetsplats. En handling är inkommen även när posten eller e-posten inte har öppnats. Upprättade handlingar Upprättade handlingar är handlingar som har justerats, skrivits under eller fått sin slutgiltiga form. Så länge handläggaren bearbetar en text är den ett arbetsmaterial och behöver inte lämnas ut som allmän handling. Expedierade handlingar Expedierade handlingar har skickats utanför myndighetsgränsen, och blir också allmänna. Det blir de också om de publiceras på myndighetens webbplats. Förvarade handlingar Förvarade handlingar är handlingar som tas om hand för arkivering. Om en myndighet förvarar sina handlingar hos en annan myndighet vid exempelvis en ombyggnation, så betraktas inte handlingarna som förvarade hos den andra myndigheten. Handlingar som finns tillgängliga hos en myndighet genom exempelvis ett register som är gemensamt med en annan myndighet är allmänna handlingar hos båda myndigheterna, men behöver bara arkiveras hos en. Ett exempel på detta är fastighetsregister. Vem får ta del av allmänna handlingar? Vem som helst har rätt att begära ut en allmän handling.! Som myndighet får vi inte fråga efter namn på den som begär ut handlingen eller orsaken till att personen vill ta del av handlingen. Undantag är då informationen i handlingen omfattas av sekretess. Då måste vi veta vem som begär ut handlingen för att vi ska kunna bedöma om personen har rätt att få del av den. 13

14 Lämna ut allmän handling En grundpelare i rättssystemet är att kunna ta del av myndigheters verksamhet. Detta kallas offentlighetsprincipen och flera av våra lagar stöder den principen, till exempel tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och yttrandefrihetsgrundlagen. Läs mer i kapitlet Lagar och regler. Var och en har rätt att begära ut en handling. Lagen säger att handlingen ska lämnas ut skyndsamt, vilket brukar betyda samma dag eller senast dagen efter att begäran gjordes. Omfattas handlingen av sekretess så kan handläggningen få ta längre tid (det förekommer att exempelvis socialtjänstakter består av stora mängder handlingar), men ambitionen måste vara att handläggningen inte får dröja.! Handläggningen får inte fördröjas på grund av frånvaro. Ingen tjänsteman får vara så oumbärlig att ingen annan kan göra en bedömning om att lämna ut handlingar. Registratorn brukar ansvara för detta, men var och en som är ansvarig handläggare för ett ärende måste kunna bedöma om handlingarna i det ärendet är allmänna eller inte och om de är offentliga eller hemliga.! Alla i organisationen ska känna till att detta är en prioriterad arbetsuppgift! Som myndighet är vi inte skyldiga att sammanställa uppgifter om det innebär ett orimligt stort arbete. Inget hindrar dock att den som vill ha uppgifterna själv tar del av dem och sammanställer dem. Däremot kan vi inte låta bli att lämna ut handlingar bara för att de är oordnade eller svåra att hitta. Det har Justitieombudsmannen uttalat sig om. När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Omfattas handlingen av någon sekretessregel kan du inte lämna ut den utan förbehåll. Ibland kan du inte lämna ut den alls på grund av att informationen är känslig. Det är den tjänsteman som handlägger ett ärende som i första hand ska bedöma om sekretess gäller eller inte. Ibland kan bedömningen vara svår rådgör då med kommunarkivarien eller kommunjuristen. Du kan också vända dig till din närmaste chef för hjälp. Men det får inte innebära att handläggningen fördröjs alltför mycket. Om chefen är på semester och inte kommer tillbaka förrän om några dagar måste du be någon annan om hjälp. Om du beslutar att inte lämna ut hela eller delar av en handling ska den som begärt handlingen få information om att han eller hon har rätt till ett skriftligt beslut. Sådana beslut ska innehålla en motivering och hänvisning till den lagparagraf som är tillämplig. Beslutet ska fattas av behörig tjänsteman eller nämnd. Det ska framgå av myndighetens delegationsordning vem som är behörig att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Beslutet ska också innehålla information om hur man överklagar. I komplicerade fall kan kommunstyrelsen fatta beslut. Läs mer i kapitlet Sekretess. 14

15 Vad är inte allmänna handlingar? Följande handlingar är inte allmänna: handlingar som ännu inte är färdigställda hos myndigheten, referenslitteratur och liknande böcker, handlingar som förtroendevalda och fackliga förtroendemän får skickade till sig i den rollen (för förtroendevalda gäller detta bara partipolitik, inte för uppdraget som till exempel kommunalråd), en tjänstemans handlingar som hon eller han får i egenskap av medlem i någon förening (till exempel personalförening), en tjänstemans eller förtroendevalds privata handlingar, uppgifter av tillfällig karaktär som inte har betydelse för ärendets förståelse. Vi behöver inte lämna ut handlingar som inte är allmänna. Men det finns inget som hindrar att du lämnar ut utkast eller minnesanteckningar om de inte omfattas av sekretess. Tänk på att om du arkiverar icke allmänna handlingar blir de automatiskt allmänna. Därför är det viktigt att rensa ut dem före arkivläggningen. Observera att rensningen bara får omfatta handlingar av ringa betydelse. Om handlingen behövs för förståelsen av ett ärende får den inte tas bort. Det gäller även i kommunens verksamhetssystem. Handläggaren ska själv ta bort utkast och arbetsmaterial. Utlån Allmänna handlingar får inte lånas hem av privatpersoner. Tjänstemän i kommunen får inte låna hem allmänna handlingar i original. Om en myndighet får förändrad driftsform (säljs till privat företag, ansluts till ett kommunförbund eller slås ihop med en annan myndighet) kan verksamheten behöva tillgång till allmänna handlingar under en övergångsperiod. Om den nya förvaltaren vill låna handlingarna krävs ett beslut i kommunfullmäktige. Kommunen ställer också bestämda krav på förvaring och hantering av de allmänna handlingarna. Ett säkrare alternativ än utlån är att kopiera de handlingar som behövs i den nya verksamheten. 15

16 3. Sekretess Vad innebär sekretess? Sekretess innebär att handlingar innehåller uppgifter som är känsliga av olika skäl och därför inte kan lämnas ut till vem som helst. Graden av sekretess kan variera och kallas skaderekvisit. Ett rakt skaderekvisit innebär att uppgifterna är offentliga, men det kan finnas undantag. Ett omvänt skaderekvisit innebär att uppgifter oftast är hemliga, men kan vara offentliga ibland. Saknas skaderekvisit är det hemligt om inte sekretessbrytande regler kan tillämpas. Den starkare sekretessen gäller för enskildas personliga förhållanden, till exempel inom socialtjänsten och sjukvården. Den svagare sekretessen gäller till exempel folkbokföringsuppgifter. Sekretess kan gälla både uppgifter om en enskild person och om offentlig verksamhet. Det går inte att begära att sekretess ska gälla. Istället måste vi göra en bedömning, en sekretessprövning, varje gång någon begär ut en handling. Det förekommer till exempel vid rekryteringsärenden att sökanden vill att deras ansökningar ska behandlas konfidentiellt, men det finns i dag inget lagligt stöd för det. Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Skilj på uppgifter som innehåller sekretess så långt det går från handlingar som är offentliga. Förvara till exempel inte läkarintyg med uppgifter om en anställds sjukdom i personalakten eller tillsammans med andra frånvarounderlag.! Förvara alltid handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter inlåsta så att de är skyddade från brand, stöld och för obehörig åtkomst när de inte används av handläggare. Om handlingarna av något skäl inte kan hållas åtskilda från andra handlingar ska du förvara handlingarna i ett särskilt aktomslag. På aktomslaget skriver du hemlig. Det betyder inte att du i framtiden kan nöja dig med det du måste göra en sekretessprövning varje gång någon begär att få ta del av handlingen. I ärendehanteringssystemet måste du låsa de dokument som berörs av sekretess. Tänk på att samma sak gäller här som för pappershandlingar. En förhandsbedömning är inte giltig, utan du måste göra en så kallad menprövning varje gång en handling begärs ut. Om du behöver skicka sekretessbelagda uppgifter med posten ska du skicka försändelsen rekommenderat med mottagningsbevis.! Skicka inte sekretessbelagda uppgifter med e-post eller fax. 16

17 Vem får ta del av hemliga uppgifter? Ibland kan sekretessen brytas om det krävs för att en annan myndighet ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Här är några exempel: Polismyndigheten kan behöva ta del av hemliga handlingar för att kunna utföra sitt arbete. Smittskyddslagen kan upphäva sekretess. Ibland kan forskare få ta del av hemliga uppgifter mot ett förbehåll. Det kan vara att forskningsresultatet inte får röja enskildas identitet och att man inte får föra vidare uppgifter om enskilda. Ett beslut om ett sådant förbehåll ska fattas av behörig tjänsteman och undertecknas av båda parter. Uppgifter om sig själv får man alltid ta del av om man är part i ett ärende. Utomstående kan få ta del av sekretessbelagda uppgifter om personen det berör har lämnat sitt medgivande. Medgivandet ska vara skriftligt. När du lämnar ut sekretessbelagda uppgifter gäller inte regeln i tryckfrihetsförordningen att den som vill ta del av uppgifterna får vara anonym. Då kan du både behöva fråga om skälet till att uppgifterna efterfrågas och begära legitimation. Läs mer i kapitlet Allmän handling. I bilaga 3 kan du se exempel på en mall för beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar. Tystnadsplikt Anställda vid offentliga myndigheter har tystnadsplikt om uppgifter som kan vara känsliga om de kommer ut. Det gäller även tillfälligt anställda och praktikanter. Tystnadsplikten gäller även om man inte har skrivit på en sekretessförbindelse. Vi måste också beakta frågan om tystnadsplikt när vi skriver avtal med privata entreprenörer som kan tänkas se information som omfattas av sekretess.! Att bryta tystnadsplikten är straffbart och kan leda till åtal. I ringa fall råder straffrihet. 17

18 4. Diarieföring Diarieföring är ett sätt att hålla myndighetens handlingar ordnade utifrån offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av allmänna handlingar. Samtidigt underlättar den för oss att göra sammanställningar och hitta dokument. Lagkrav Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska vi registrera allmänna handlingar om vi inte kan ge dem en sökbar ordning. Exempel på handlingar som vi kan ge en sökbar ordning är fakturor (verifikationsnummerordning), personalhandlingar (personnummerordning) och protokoll (kronologisk ordning). Vi behöver inte registrera handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, till exempel reklam och inbjudningar. Vi behöver inte heller registrera handlingar som kommit in för kännedom och som inte ingår i ett ärende, intresseanmälningar för tjänst som inte har utlysts, rutinmässiga förfrågningar och utskick av rutinmässig karaktär. Om handlingar omfattas av sekretess måste vi registrera dem. Undantag gäller verksamheter som producerar stora mängder av sekretessbelagda handlingar. Det är orsaken till att vi inte behöver registrera patientjournaler eller socialvårdsakter. Övriga handlingar som omfattas av sekretess måste vi registrera. Vi ska också registrera alla ärenden som ska behandlas av nämnd och beslut som fattas med stöd av delegation. Vi ska också registrera projekthandlingar, synpunkter och klagomål. Vad krävs då av registret? Offentlighets- och sekretesslagen säger att de uppgifter som ska förekomma i registret är: datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och i korthet vad handlingen rör (ärendemening). Du kan avstå från att registrera namn och ärendemening om det krävs för att du ska kunna visa diariet för allmänheten. 18

19 Verksamhetens behov Det finns fler skäl till att vi behöver ha en fungerande diarieföring. Anställda i kommunen kan behöva söka information i ett ärende flera år efter att ärendet har avslutats. Om en handlingstyp förekommer sällan i verksamheten är det ofta svårt att hitta en naturlig sorteringsordning utanför diariet. Transparensen och tillgänligheten ökar vilket gynnar både kommuninvånare och kommunen. Det brukar gå bra att hitta handlingar så länge handläggare och nyckelpersoner finns kvar i organisationen, men när det blir omsättning på personal så förlorar man lätt kunskapen om hur man hittar i pärmar och i kataloger. Alla gör på sitt sätt och rutiner förändras med personalen. Diarieföring är därför ett verktyg för att kunna hålla ordning på handlingar. Det kräver förstås att den som handlägger eller registrerar ett ärende skriver ärendemeningar och döper dokument på ett sätt som är lätt att förstå och gör det lätt att söka efter dem. I ett diarium kan det finnas uppgifter som går lätt att ta fram för uppföljning och redovisning. Hur många och vilka avtal har kommunen tecknat under en period? Hur många synpunktsärenden har vi behandlat? Vilka typer av remisser har vi besvarat? Hur många ärenden ligger öppna och har inte avslutats? Det senare är särskilt viktigt eftersom ärenden som ligger länge för handläggning löper större risk att komma bort. En av fördelarna med ett elektroniskt ärendehanteringssystem är att om du har registrerat handlingarna som du ska, så finns de alltid tillgängliga för registratorn även om pappersakten finns hos en handläggare. Om det inte föreligger någon sekretess har dessutom samtliga handläggare, utöver registrator tillgång till handlingarna. 19

20 5. Handläggningens gång Ett ärende består i princip av tre faser: beredning beslut verkställighet. Ett ärende börjar med en skrivelse i någon form. Det kan vara en skrivelse som kommer in till kommunen eller en skrivelse som en tjänsteman upprättar. Det här faserna kan ingå i handläggningen av ett ärende: postöppning, registrering, handläggning inklusive beslut samt rensning och avslut. 1. Postöppning Samtliga enheter bör ha central postöppning. Alla handläggare ska veta att de ska registrera och handlägga skrivelser som kommer in till kommunen skyndsamt. Om en tjänsteman tar emot en skrivelse i ett tjänsteärende räknas den som inkommen. Tjänstemän och ledande förtroendevalda bör lämna fullmakter som innebär att registratorn får öppna personadresserad post. Den som inte lämnar en sådan fullmakt är skyldig att dagligen öppna sin post så att handlingar som ska diarieföras kan diarieföras. Det gäller all post, e-post, fax med mera. Medarbetare ska få information om fullmakt i samband med att de anställs. Förtroendevalda, i första hand ledamöter av presidier, ska få informationen när de tillträder sina uppdrag. Registratorn på berörd förvaltning ansvarar för att informera om och samla in fullmakter. Hantering av e-post vid frånvaro Om du är frånvarande och inte själv vill eller kan kontrollera din e-post, måste du dela ut din inkorg till en vidtalad kollega som ansvarar för att se till att e-post som ska registreras också blir registrerad. Felsänd post Det förekommer att en myndighet får post som skickats fel. Registratorn stämplar posten och skickar den vidare till rätt instans. För att hålla reda på att posten vidarebefordrats kan du antingen registrera försändelsen på en postlista (inte det vanliga diariet) eller ta en kopia av brevet och spara en kortare tid (max 1 år) om avsändaren hör av sig. 2. Registrering Eftersom en handling blir allmän när den passerar myndighetens gräns, oavsett vilket medium den kommit in på, ska du registrera handlingen skyndsamt. Det är en syssla som du ska sköta dagligen. När registratorn är frånvarande på grund av sjukdom eller semester ska det finnas en ersättare. Registratorn ansvarar för att registrera nya ärenden och diarieföra handlingar som kommer in till kommunen. Handläggare ansvarar för att registrera handlingar som han/hon upprättar, inkommande e-post och annan post som kommer direkt till handläggaren. Så registrerar du uppgifter från sms och telefonsvarare I dag finns inget bra sätt att föra över meddelanden från telefonsvarare eller sms. Tekniken finns men handläggningen blir förmodligen onödigt kostsam. Om du får ett sms eller ett 20

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Arkivhandbok för Karolinska Institutet Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. LIDNESBERGS KOMMUN Författningssamling KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m 2015-05-14 Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. Förutom de i

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

UPPRÄTTANDE AV ARKIVFÖRTECKNING ORDNA OCH FÖRTECKNA HANDLINGAR ENLIGT ALLMÄNNA ARKIVSCHEMAT

UPPRÄTTANDE AV ARKIVFÖRTECKNING ORDNA OCH FÖRTECKNA HANDLINGAR ENLIGT ALLMÄNNA ARKIVSCHEMAT Vägledning UPPRÄTTANDE AV ARKIVFÖRTECKNING ORDNA OCH FÖRTECKNA HANDLINGAR ENLIGT ALLMÄNNA ARKIVSCHEMAT Vägledning 1 (15) UPPRÄTTANDE AV ARKIVFÖRTECKNING ORDNA OCH FÖRTECKNA HANDLINGAR ENLIGT ALLMÄNNA ARKIVSCHEMAT

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun TJÄNSTESKRIVELSE Sida 1(3) Datum 2015-07-16 Kommunledningsförvaltningen Kerstin Gustafsson kerstin.gustafsson@kristinehamn.se Arkivreglemente för Kristinehamns kommun Förslag till beslut Kommunfullmäktige

Läs mer

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv Linköpings kommun linkoping.se Innehåll 1 Vad är en allmän handling? 1 2 Vad är det för skillnad mellan att gallra och

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Dokumenthantering på fastighetskontoret Christina Moberg Administrativa avdelningen 08-508 270 24 Dokumenthantering på fastighetskontoret På fastighetskontoret inkommer och upprättas hundratals handlingar varje dag i form av brev, mejl, protokoll

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet

Läs mer

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Enköping kommunarkiv Version 1, 20101230 Steg 1. Ska handlingarna bevaras? Kontrollera först att handlingarna verkligen ska bevaras hos kommunarkivet. Det

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige Dnr KS-2009/852 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2009-11-19 138 Rev. arkivreglemente för Knivsta kommun (Enligt kommunfullmäktiges beslut den 9 december 2002 och gällande från den 1 januari

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun Dnr KK15/773 Arkivreglemente för Nyköpings kommun Antagen 2016 Dnr KK15/773 2/5 Mål och syfte med arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN Lysekils kommun ARKIVREGLEMENTE Utfärdad av: Kommunarkivarien Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: 2007-11-22 ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN 1. Syfte... 2 2. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)...

Läs mer

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 1996-11-25 Reglemente för arkivvård Fullmäktiges beslut 114/96. 1 Tillämpningsområde Direkt tillämpning Detta reglemente gäller

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar

Läs mer

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-05-11 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.3 Leverera DIGITAL OCH

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden.

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden. Arkivreglemente 1 Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 31 mars 2008 72. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för

Läs mer

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län ÄRENDE 13 2012-03-07 Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län Handlingar i ärendet: Landstingsstyrelsens skrivelse till landstingsfullmäktige Arkivreglemente reviderat Arkivreglemente

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax: 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277 Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9442/14 Sida 1 (7) 2014-10-30 SSA 2014:13 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Catarina

Läs mer

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg 1 (1) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr RA 231-2013/1524 Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsmiljöverket, distriktet

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer