Botkyrka kommuns. arkivhandbok

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Botkyrka kommuns. arkivhandbok"

Transkript

1 Botkyrka kommuns arkivhandbok

2

3 Vi ska arbeta med dokument på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Vi ska följa lagar och regler och bidra till en god kvalitet i arbetet med vår dokumentation. Det är avgörande för rättssäkerheten och demokratin. Ett stöd i arbetet med dokumenthantering Arkivhandboken innehåller övergripande regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument i kommunen. Genom att följa reglerna i Arkivhandboken bidrar du till en hög kvalitet i arbetet med allmänna handlingar. Handboken riktar sig till alla kommunala förvaltningar och särskilt till dig som i ditt dagliga arbete hanterar uppgifter och information. Du kan vara registrator, handläggare eller assistent. Då och då undrar du säkert Vad ska jag göra med de här pärmarna? och Varför måste jag spara de här gamla handlingarna? Boken är uppdelad i olika områden som rör arkivfrågor och dokumenthantering. Om du har ett stort intresse för dokumenthantering kanske du läser alla kapitel. Annars kan du läsa de sidor som berör just det du behöver för ditt arbete. Arkivhandboken svarar inte på alla dina frågor. Men förhoppningsvis blir du som läser lite klokare och får en ökad förståelse för hanteringen av kommunens dokumentation. Arkivhandboken har utarbetats inom ramen för kommunens arbete med ärende- och dokumenthantering. Den finns i en tryckt upplaga, i vår e-support och på vårt intranät. Ett levande dokument Kommunledningsförvaltningen har utarbetat handboken tillsammans med kommunarkivarien och ansvarar för att den är aktuell. Om du vill föreslå ändringar eller kompletteringar ska du mejla dina förslag till kommunledningsförvaltningens registratorsbrevlåda Skriv Arkivhandbok i ämnesraden. Ansvar Förvaltningschefer och nämnder ansvarar för att arkivhandboken följs. Kommunstyrelsen fastställde arkivhandboken i juni

4 Innehåll Så här andvänder du handboken... 7 Definitioner och ordförklaringar Om arkiv och arkivredovisning Ordning och reda Redovisning av arkiv Arkivbeskrivning Allmän handling Vad är en allmän handling? Vem får ta del av allmänna handlingar? Lämna ut allmän handling När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Vad är inte allmänna handlingar? Utlån Sekretess Vad innebär sekretess? Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Vem får ta del av hemliga uppgifter? Tystnadsplikt Diarieföring Lagkrav Verksamhetens behov Handläggningens gång Postöppning Registrering Handläggning Rensning Avsluta ärenden Gallra information Så förvarar vi gallringsbara handlingar Rensa Gallringsfrist Utföra gallring Konvertering och komprimering

5 7. Leverera handlingar Förberedelser inför leverans Leverans till depå Munkhättan När får du leverera? Vad händer när en verksamhet upphör? Förvaring och arkivbeständighet Arkivbeständighet Lokaler Att tänka på vid arkivläggning Vad kan hända om vi inte vårdar handlingarna? Vanligt förekommande handlingsslag Personalhandlingar Upphandling Socialtjänstakter och patientjournaler Handlingar inom utbildningsverksamheten Kartor och ritningar Projekthandlingar Lagar och regler Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Personuppgiftslagen Arkivlagen Kommunallagen Förvaltningslagen Kommunens arkivreglemente Digitala handlingar Vid frågor Lästips Bilagor med exempel

6 6

7 Så här använder du handboken Först i handboken hittar du definitioner och ordförklaringar. I kapitel 1-8 hittar du regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument och hur vi förvarar dem för att uppfylla lagstadgade krav. Du kan läsa om allmänna handlingar, sekretess, postöppning, diarieföring, beredning, gallring och arkivering. I kapitel 9 får du exempel på vanligt förekommande handlingsslag. I kapitel 10 kan du läsa kort om de lagar och regelverk som styr området. I kapitel 11 får du kortfattad information om hur digitala handlingar kommer att hanteras på sikt. Sist i handboken hittar du information om till vem du kan vända dig med frågor. Där finns även lästips och bilagor med exempel. Registratorn och arkivredogöraren är oftast samma person. Fråga din förvaltning vad som gäller. Grafiska markeringar! Den här symbolen uppmärksammar dig på något som är särskilt viktigt att tänka på i sammanhanget. 7

8 Definitioner och ordförklaringar Ad acta Till handlingarna Används antingen när ett ärende lämnas utan åtgärd eller när ett ärende avslutas. Akt Alla handlingar i ett ärende. Aktomslag Skyddande omslag kring pappershandlingar. Består oftast av ett vikt A3-ark. Allmän handling Handling som inkommit till eller upprättats hos eller expedierats av och förvaras hos en myndighet. Allmänna arkivschemat En förteckningsstruktur för att visa vilka handlingar ett arkiv består av. Arkiv De handlingar som har uppkommit i en myndighets verksamhet. Arkivalie Arkivhandling. Arkivansvarig En tjänsteman som har det formella ansvaret för myndighetens arkiv. Arkivbeskrivning En kort översikt över en myndighets verksamhet och vilka handlingar man kan tänkas hitta där. Arkivbeständigt papper Papper som står emot nötning och ålder. Arkivbildare Myndighet, företag, förening eller enskild person som skapar arkiv. Arkivbildningsplan Ett annat ord för dokumenthanteringsplan. Arkivera Lägga handlingar eller uppgifter till arkivet. Arkivexemplar Det exemplar av en handling som bevaras i arkivet, till exempel trycksaker. Arkivförteckning Systematisk förteckning över arkivets innehåll med indelning i serier och volymer. Arkivinstruktion Ett dokument där hanteringen av allmänna handlingar beskrivs. Arkivlokal Lokal som är anpassad för att förvara arkiv och som ska stå emot brand, vätska och annan skadlig åtkomst. Arkivläggning Att lägga handlingarna i en förutbestämd ordning efter handläggning. Arkivmyndighet Myndighet som har ansvar för tillsyn över andra myndigheters arkivverksamhet och som också har rätt att ta över arkiv. Arkivredogörare/arkivombud Tjänsteman som har till uppgift att praktiskt ansvara för arkivet. Arkivredovisning Hjälpmedel för att kunna söka efter handlingar i ett arkiv, till exempel arkivförteckning, arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Arkivreglemente Ett dokument som fastställer ansvar och hantering av allmänna handlingar. Arkivverksamhet Exempelvis ordna och förteckna arkiv, tillhandahålla uppgifter ur arkiv eller gallra handlingar. Arkivvård Åtgärder för att skydda och bevara arkivhandlingar. Avställa Ta handlingar som har en viss ordning och ge dem en annan ordning inför långtidsbevarande. Databärare Fysiskt underlag för information, exempelvis papper, dvd-skiva eller mikrofilm. Diarie/dossierplan Plan för klassificering av ärenden och handlingar inom diarium eller ärendehanteringssystem. Dokument Skriftlig handling. Dokumenthantering Begrepp som innefattar ett dokument eller en uppgifts livscykel från postöppning till arkivläggning. Dokumenthanteringsplan Plan som beskriver hur handlingar och uppgifter ska hanteras utifrån diarieföring, bevarande, gallring och arkivläggning. Dossier Handlingar eller akter inom ett ämnesområde till exempel akter inom ett diarieplansområde. Förteckna Redovisa handlingar i en arkivförteckning. 8

9 Förteckningsplan Plan för att förteckna arkiv. Se Allmänna arkivschemat. Förvaringsmedel Hjälpmedel vid lagring och fysiskt skydd för handlingarna, till exempel arkivkartonger. Gallra Förstöra information i allmänna handlingar. Även överföring till annat medium kan vara gallring om det innebär betydande informationsförlust. Gallringsbeslut Formellt fattat beslut om att handlingar får förstöras. Gallringsfrist Tid som måste gå innan gallringen verkställs. Gallringsprotokoll Dokumentation av gallring. Handling Framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel. Huvudavdelning Den högsta nivån i en förteckningsplan, till exempel protokoll eller diarier. Koncept Myndighetens exemplar av en utgående handling. Leveransreversal Följesedel med information om vad som levererats till arkivmyndigheten. Långtidslagra Lagring av handlingar eller uppgifter en lång tid. Medium Medel för överföring av information. Mellanexemplar Exemplar som endast används för framställning av bruksexemplar av exempelvis mikrofilm. Myndighet Ett verk inom statlig eller kommunal organisation som inrättats för att utföra arbetsuppgifter som åligger stat eller kommun. Varje nämnd är en myndighet. (I en kommun omfattas även kommunala bolag och stiftelser av arkivreglerna.) Ordna Avgränsa och systematisera arkiv, till exempel att rensa, gallra och lägga handlingar i arkivkartong. Plockgallra Gallra enstaka handlingar i ett bestånd eller i en akt. Proveniens Handlingars ursprung. Proveniensprincipen har stor betydelse för avgränsningen av arkiv. Rensa Plocka bort uppgifter eller handlingar som inte är allmänna. Serie Handlingar som hör till en typ av aktivitet till exempel en viss typ av protokoll, en viss typ av räkenskaper. Serierubrik Beteckning på serie. Seriesignum Kodbeteckning för serie som det beskrivs i förteckningsplan. Säkerhetsexemplar Exemplar av till exempel mikrofilm som bara ska användas för att framställa nya säkerhetsexemplar eller mellanexemplar. Typarkiv Ett arkiv som undantas från gallring för att visas som exempel. Typexemplar Bevarande av vissa handlingar, som normalt gallras, för att visas som exempel. Underavdelning En nivå under huvudavdelningen i förteckningsplanen. Upptagning Handlingar som bara kan uppfattas med någon form av tekniskt hjälpmedel. Volym Fysisk enhet som innehåller handlingar, till exempel arkivkartong, kortlåda, inbunden volym eller pärm. Volymsignum Kodbeteckning som består av seriesignum plus ett löpnummer. Åldringsbeständigt papper Papper som står emot åldrande. Överlämna Överföra ansvar för arkiv till exempel till en arkivinstitution. 9

10 1. Om arkiv och arkivredovisning En myndighet behöver dokumentera sin verksamhet av flera skäl. Den dokumentationen som skapas bildar myndighetens arkiv. Det är inte bara informationen som förvaras i närarkiv och aktskåp som utgör arkivet, utan även information som förvaras på tjänsterum och hemarbetsplatser. Även den digitala informationen är en del av myndighetens arkiv. Arkivlagen (1990:782) reglerar myndigheternas ansvar i arkivfrågor. Lagen beskriver att myndigheten ansvarar för sina handlingar och att de ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta dem. Ordningen behövs inte bara för det aktuella arbetet utan även för framtiden. Lagstiftningen ger tre skäl till varför man ska hålla god ordning i arkiven: rätten att ta del av allmänna handlingar juridiska och förvaltningsmässiga skäl forskningens behov. Ordning och reda Att följa lagar och förordningar om arkivfrågor kallas för att ha en god offentlighetsstruktur. För att kunna upprätthålla en struktur i arkivet finns standardiserade verktyg. På slutet av 1800-talet började man använda sig av ett sätt att redovisa handlingar som kallas allmänna arkivschemat. Det byggde på hur organisationen vid myndigheter och företag såg ut vid den tiden. A. Protokoll B. Utgående handlingar C. Diarier D. Register E. Inkommande handlingar F. Ämnesordnade handlingar G. Ekonomiska handlingar Senare lade man till ytterligare några huvudområden: H. Statistik J. Fotografier K. Kartor och ritningar Ö. Övriga handlingar Så här har man gjort förteckningar över arkivhandlingar sedan dess. Med tiden har den här metoden blivit alltmer omodern, även om den i princip ger möjlighet att förteckna alla sorters handlingar. Moderna arkiv får till exempel en överrepresentation under rubriken Ämnesordnade handlingar. Därför har Riksarkivet utarbetat nya principer för en redovisning som i stället utgår från myndighetens processer. Botkyrka kommun kommer successivt att gå över till den formen av redovisning. 10

11 Redovisning av arkiv En bevarandeförteckning ska tala om vad det finns för handlingar i arkivet. Inom varje huvudområde finns underavdelningar; serier. Varje serie förtecknas för sig på en blankett med uppgift om hur handlingarna är ordnade (till exempel alfabetiskt eller kronologiskt), vilken förvaringsform som gäller (till exempel arkivkartong, databas eller inbundna) och vilka år handlingarna kommer från. Varje fysisk enhet kallas för volym och får ett löpnummer. Tillsammans med seriebeteckningen får varje volym en unik beteckning som kallas signum. Till exempel A1a:1. Ibland består en serie bara av ett fåtal handlingar som gör att den inte fyller upp en arkivkartong. Då kan du lägga samman flera serier i en kartong. Skriv med blyerts på kartongen vilka serier som du tar upp i kartongen. Här är ett exempel: Protokoll från föräldraråd Minnesanteckningar från enhetsmöten Kvalitetsarbete 2005 Du måste ändå redovisa serierna separat, men du behöver inte ange ett volymnummer. Så här ser det då ut för serien Protokoll från föräldraråd: Volymnr Årtal Anmärkning Handlingarna förvaras i A5:1 Redovisa informationen i blanketten för serien Minnesanteckningar från enhetsmöten så här: Volymnr Årtal Anmärkning Häri även A6 och F7 I bilaga 1 finns ett exempel på ett förteckningsblad. En bevarandeförteckning tar oftast bara upp de handlingar som har arkiverats och som ska bevaras för all framtid. I Botkyrka förtecknar kommunarkivarien myndigheternas arkiv när de levereras till kommunarkivet. Alla handlingar som uppkommer i en myndighets verksamhet redovisas i en dokumenthanteringsplan. Det är en plan som beskriver vad alla handlingstyper heter, hur de ska förvaras, om de ska bevaras eller gallras, när de ska skickas till kommunarkivet och annan information som kan vara väsentlig. En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument som ska ses över varje år för att man ska upptäcka nya handlingstyper eller ändra hanteringsanvisningar för äldre handlingar. Aktuella dokumenthanteringsplaner publiceras på kommunens intranät. I Botkyrka kommun beslutar respektive nämnd om dokumenthanteringsplanerna. Nämnden beslutar samtidigt om gallringsfrister. Läs mer i kapitlet Gallra information. 11

12 Arkivbeskrivning Myndigheten ska också upprätta en arkivbeskrivning. Det är ett kortfattat dokument över myndighetens verksamhet och åtaganden som kan resultera i olika handlingstyper. Man brukar beskriva myndighetens historia och organisation, vilka handlingstyper som förekommer i verksamheten och uppgifter om gallringsbeslut och sekretess. Följande uppgifter bör finnas med i en arkivbeskrivning för att den ska vara användbar: myndighetens namn och hur länge den har funnits organisation och verksamhetsområde samband mellan arbetsuppgifterna och skapade handlingar sökvägar till arkivet vilka arkiv myndigheten förvarar gallringsregler arkivansvar. Bilaga 2 är ett exempel på en arkivbeskrivning. 12

13 2. Allmän handling Vad är en allmän handling? Begreppet handling förklaras i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Handlingar Handlingar är en upptagning i någon form. Det kan vara i pappersform (skrivelser, fax, utskrifter), datafiler och register, meddelande på telefonsvarare, sms-meddelande, fotografier, kartor, ritningar, dvd-skivor, magnetband och webbplatser. Information som inte finns i någon form av medium är alltså inte en handling. Allmänna handlingar Allmänna handlingar är handlingar som förvaras hos myndigheten och som inkommit till, upprättats eller expedierats av myndigheten. Inkomna handlingar Inkomna handlingar har kommit in till myndigheten via till exempel post, e-post eller blivit överlämnade personligen. Det innebär att om du som tjänsteman tar emot handlingar vid ett externt möte så betraktas handlingen som inkommen till myndigheten om innehållet berör myndighetens verksamhet. Detsamma gäller om du arbetar hemifrån och får ett e-postmeddelande till din hemarbetsplats. En handling är inkommen även när posten eller e-posten inte har öppnats. Upprättade handlingar Upprättade handlingar är handlingar som har justerats, skrivits under eller fått sin slutgiltiga form. Så länge handläggaren bearbetar en text är den ett arbetsmaterial och behöver inte lämnas ut som allmän handling. Expedierade handlingar Expedierade handlingar har skickats utanför myndighetsgränsen, och blir också allmänna. Det blir de också om de publiceras på myndighetens webbplats. Förvarade handlingar Förvarade handlingar är handlingar som tas om hand för arkivering. Om en myndighet förvarar sina handlingar hos en annan myndighet vid exempelvis en ombyggnation, så betraktas inte handlingarna som förvarade hos den andra myndigheten. Handlingar som finns tillgängliga hos en myndighet genom exempelvis ett register som är gemensamt med en annan myndighet är allmänna handlingar hos båda myndigheterna, men behöver bara arkiveras hos en. Ett exempel på detta är fastighetsregister. Vem får ta del av allmänna handlingar? Vem som helst har rätt att begära ut en allmän handling.! Som myndighet får vi inte fråga efter namn på den som begär ut handlingen eller orsaken till att personen vill ta del av handlingen. Undantag är då informationen i handlingen omfattas av sekretess. Då måste vi veta vem som begär ut handlingen för att vi ska kunna bedöma om personen har rätt att få del av den. 13

14 Lämna ut allmän handling En grundpelare i rättssystemet är att kunna ta del av myndigheters verksamhet. Detta kallas offentlighetsprincipen och flera av våra lagar stöder den principen, till exempel tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och yttrandefrihetsgrundlagen. Läs mer i kapitlet Lagar och regler. Var och en har rätt att begära ut en handling. Lagen säger att handlingen ska lämnas ut skyndsamt, vilket brukar betyda samma dag eller senast dagen efter att begäran gjordes. Omfattas handlingen av sekretess så kan handläggningen få ta längre tid (det förekommer att exempelvis socialtjänstakter består av stora mängder handlingar), men ambitionen måste vara att handläggningen inte får dröja.! Handläggningen får inte fördröjas på grund av frånvaro. Ingen tjänsteman får vara så oumbärlig att ingen annan kan göra en bedömning om att lämna ut handlingar. Registratorn brukar ansvara för detta, men var och en som är ansvarig handläggare för ett ärende måste kunna bedöma om handlingarna i det ärendet är allmänna eller inte och om de är offentliga eller hemliga.! Alla i organisationen ska känna till att detta är en prioriterad arbetsuppgift! Som myndighet är vi inte skyldiga att sammanställa uppgifter om det innebär ett orimligt stort arbete. Inget hindrar dock att den som vill ha uppgifterna själv tar del av dem och sammanställer dem. Däremot kan vi inte låta bli att lämna ut handlingar bara för att de är oordnade eller svåra att hitta. Det har Justitieombudsmannen uttalat sig om. När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Omfattas handlingen av någon sekretessregel kan du inte lämna ut den utan förbehåll. Ibland kan du inte lämna ut den alls på grund av att informationen är känslig. Det är den tjänsteman som handlägger ett ärende som i första hand ska bedöma om sekretess gäller eller inte. Ibland kan bedömningen vara svår rådgör då med kommunarkivarien eller kommunjuristen. Du kan också vända dig till din närmaste chef för hjälp. Men det får inte innebära att handläggningen fördröjs alltför mycket. Om chefen är på semester och inte kommer tillbaka förrän om några dagar måste du be någon annan om hjälp. Om du beslutar att inte lämna ut hela eller delar av en handling ska den som begärt handlingen få information om att han eller hon har rätt till ett skriftligt beslut. Sådana beslut ska innehålla en motivering och hänvisning till den lagparagraf som är tillämplig. Beslutet ska fattas av behörig tjänsteman eller nämnd. Det ska framgå av myndighetens delegationsordning vem som är behörig att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Beslutet ska också innehålla information om hur man överklagar. I komplicerade fall kan kommunstyrelsen fatta beslut. Läs mer i kapitlet Sekretess. 14

15 Vad är inte allmänna handlingar? Följande handlingar är inte allmänna: handlingar som ännu inte är färdigställda hos myndigheten, referenslitteratur och liknande böcker, handlingar som förtroendevalda och fackliga förtroendemän får skickade till sig i den rollen (för förtroendevalda gäller detta bara partipolitik, inte för uppdraget som till exempel kommunalråd), en tjänstemans handlingar som hon eller han får i egenskap av medlem i någon förening (till exempel personalförening), en tjänstemans eller förtroendevalds privata handlingar, uppgifter av tillfällig karaktär som inte har betydelse för ärendets förståelse. Vi behöver inte lämna ut handlingar som inte är allmänna. Men det finns inget som hindrar att du lämnar ut utkast eller minnesanteckningar om de inte omfattas av sekretess. Tänk på att om du arkiverar icke allmänna handlingar blir de automatiskt allmänna. Därför är det viktigt att rensa ut dem före arkivläggningen. Observera att rensningen bara får omfatta handlingar av ringa betydelse. Om handlingen behövs för förståelsen av ett ärende får den inte tas bort. Det gäller även i kommunens verksamhetssystem. Handläggaren ska själv ta bort utkast och arbetsmaterial. Utlån Allmänna handlingar får inte lånas hem av privatpersoner. Tjänstemän i kommunen får inte låna hem allmänna handlingar i original. Om en myndighet får förändrad driftsform (säljs till privat företag, ansluts till ett kommunförbund eller slås ihop med en annan myndighet) kan verksamheten behöva tillgång till allmänna handlingar under en övergångsperiod. Om den nya förvaltaren vill låna handlingarna krävs ett beslut i kommunfullmäktige. Kommunen ställer också bestämda krav på förvaring och hantering av de allmänna handlingarna. Ett säkrare alternativ än utlån är att kopiera de handlingar som behövs i den nya verksamheten. 15

16 3. Sekretess Vad innebär sekretess? Sekretess innebär att handlingar innehåller uppgifter som är känsliga av olika skäl och därför inte kan lämnas ut till vem som helst. Graden av sekretess kan variera och kallas skaderekvisit. Ett rakt skaderekvisit innebär att uppgifterna är offentliga, men det kan finnas undantag. Ett omvänt skaderekvisit innebär att uppgifter oftast är hemliga, men kan vara offentliga ibland. Saknas skaderekvisit är det hemligt om inte sekretessbrytande regler kan tillämpas. Den starkare sekretessen gäller för enskildas personliga förhållanden, till exempel inom socialtjänsten och sjukvården. Den svagare sekretessen gäller till exempel folkbokföringsuppgifter. Sekretess kan gälla både uppgifter om en enskild person och om offentlig verksamhet. Det går inte att begära att sekretess ska gälla. Istället måste vi göra en bedömning, en sekretessprövning, varje gång någon begär ut en handling. Det förekommer till exempel vid rekryteringsärenden att sökanden vill att deras ansökningar ska behandlas konfidentiellt, men det finns i dag inget lagligt stöd för det. Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Skilj på uppgifter som innehåller sekretess så långt det går från handlingar som är offentliga. Förvara till exempel inte läkarintyg med uppgifter om en anställds sjukdom i personalakten eller tillsammans med andra frånvarounderlag.! Förvara alltid handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter inlåsta så att de är skyddade från brand, stöld och för obehörig åtkomst när de inte används av handläggare. Om handlingarna av något skäl inte kan hållas åtskilda från andra handlingar ska du förvara handlingarna i ett särskilt aktomslag. På aktomslaget skriver du hemlig. Det betyder inte att du i framtiden kan nöja dig med det du måste göra en sekretessprövning varje gång någon begär att få ta del av handlingen. I ärendehanteringssystemet måste du låsa de dokument som berörs av sekretess. Tänk på att samma sak gäller här som för pappershandlingar. En förhandsbedömning är inte giltig, utan du måste göra en så kallad menprövning varje gång en handling begärs ut. Om du behöver skicka sekretessbelagda uppgifter med posten ska du skicka försändelsen rekommenderat med mottagningsbevis.! Skicka inte sekretessbelagda uppgifter med e-post eller fax. 16

17 Vem får ta del av hemliga uppgifter? Ibland kan sekretessen brytas om det krävs för att en annan myndighet ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Här är några exempel: Polismyndigheten kan behöva ta del av hemliga handlingar för att kunna utföra sitt arbete. Smittskyddslagen kan upphäva sekretess. Ibland kan forskare få ta del av hemliga uppgifter mot ett förbehåll. Det kan vara att forskningsresultatet inte får röja enskildas identitet och att man inte får föra vidare uppgifter om enskilda. Ett beslut om ett sådant förbehåll ska fattas av behörig tjänsteman och undertecknas av båda parter. Uppgifter om sig själv får man alltid ta del av om man är part i ett ärende. Utomstående kan få ta del av sekretessbelagda uppgifter om personen det berör har lämnat sitt medgivande. Medgivandet ska vara skriftligt. När du lämnar ut sekretessbelagda uppgifter gäller inte regeln i tryckfrihetsförordningen att den som vill ta del av uppgifterna får vara anonym. Då kan du både behöva fråga om skälet till att uppgifterna efterfrågas och begära legitimation. Läs mer i kapitlet Allmän handling. I bilaga 3 kan du se exempel på en mall för beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar. Tystnadsplikt Anställda vid offentliga myndigheter har tystnadsplikt om uppgifter som kan vara känsliga om de kommer ut. Det gäller även tillfälligt anställda och praktikanter. Tystnadsplikten gäller även om man inte har skrivit på en sekretessförbindelse. Vi måste också beakta frågan om tystnadsplikt när vi skriver avtal med privata entreprenörer som kan tänkas se information som omfattas av sekretess.! Att bryta tystnadsplikten är straffbart och kan leda till åtal. I ringa fall råder straffrihet. 17

18 4. Diarieföring Diarieföring är ett sätt att hålla myndighetens handlingar ordnade utifrån offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av allmänna handlingar. Samtidigt underlättar den för oss att göra sammanställningar och hitta dokument. Lagkrav Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska vi registrera allmänna handlingar om vi inte kan ge dem en sökbar ordning. Exempel på handlingar som vi kan ge en sökbar ordning är fakturor (verifikationsnummerordning), personalhandlingar (personnummerordning) och protokoll (kronologisk ordning). Vi behöver inte registrera handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, till exempel reklam och inbjudningar. Vi behöver inte heller registrera handlingar som kommit in för kännedom och som inte ingår i ett ärende, intresseanmälningar för tjänst som inte har utlysts, rutinmässiga förfrågningar och utskick av rutinmässig karaktär. Om handlingar omfattas av sekretess måste vi registrera dem. Undantag gäller verksamheter som producerar stora mängder av sekretessbelagda handlingar. Det är orsaken till att vi inte behöver registrera patientjournaler eller socialvårdsakter. Övriga handlingar som omfattas av sekretess måste vi registrera. Vi ska också registrera alla ärenden som ska behandlas av nämnd och beslut som fattas med stöd av delegation. Vi ska också registrera projekthandlingar, synpunkter och klagomål. Vad krävs då av registret? Offentlighets- och sekretesslagen säger att de uppgifter som ska förekomma i registret är: datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och i korthet vad handlingen rör (ärendemening). Du kan avstå från att registrera namn och ärendemening om det krävs för att du ska kunna visa diariet för allmänheten. 18

19 Verksamhetens behov Det finns fler skäl till att vi behöver ha en fungerande diarieföring. Anställda i kommunen kan behöva söka information i ett ärende flera år efter att ärendet har avslutats. Om en handlingstyp förekommer sällan i verksamheten är det ofta svårt att hitta en naturlig sorteringsordning utanför diariet. Transparensen och tillgänligheten ökar vilket gynnar både kommuninvånare och kommunen. Det brukar gå bra att hitta handlingar så länge handläggare och nyckelpersoner finns kvar i organisationen, men när det blir omsättning på personal så förlorar man lätt kunskapen om hur man hittar i pärmar och i kataloger. Alla gör på sitt sätt och rutiner förändras med personalen. Diarieföring är därför ett verktyg för att kunna hålla ordning på handlingar. Det kräver förstås att den som handlägger eller registrerar ett ärende skriver ärendemeningar och döper dokument på ett sätt som är lätt att förstå och gör det lätt att söka efter dem. I ett diarium kan det finnas uppgifter som går lätt att ta fram för uppföljning och redovisning. Hur många och vilka avtal har kommunen tecknat under en period? Hur många synpunktsärenden har vi behandlat? Vilka typer av remisser har vi besvarat? Hur många ärenden ligger öppna och har inte avslutats? Det senare är särskilt viktigt eftersom ärenden som ligger länge för handläggning löper större risk att komma bort. En av fördelarna med ett elektroniskt ärendehanteringssystem är att om du har registrerat handlingarna som du ska, så finns de alltid tillgängliga för registratorn även om pappersakten finns hos en handläggare. Om det inte föreligger någon sekretess har dessutom samtliga handläggare, utöver registrator tillgång till handlingarna. 19

20 5. Handläggningens gång Ett ärende består i princip av tre faser: beredning beslut verkställighet. Ett ärende börjar med en skrivelse i någon form. Det kan vara en skrivelse som kommer in till kommunen eller en skrivelse som en tjänsteman upprättar. Det här faserna kan ingå i handläggningen av ett ärende: postöppning, registrering, handläggning inklusive beslut samt rensning och avslut. 1. Postöppning Samtliga enheter bör ha central postöppning. Alla handläggare ska veta att de ska registrera och handlägga skrivelser som kommer in till kommunen skyndsamt. Om en tjänsteman tar emot en skrivelse i ett tjänsteärende räknas den som inkommen. Tjänstemän och ledande förtroendevalda bör lämna fullmakter som innebär att registratorn får öppna personadresserad post. Den som inte lämnar en sådan fullmakt är skyldig att dagligen öppna sin post så att handlingar som ska diarieföras kan diarieföras. Det gäller all post, e-post, fax med mera. Medarbetare ska få information om fullmakt i samband med att de anställs. Förtroendevalda, i första hand ledamöter av presidier, ska få informationen när de tillträder sina uppdrag. Registratorn på berörd förvaltning ansvarar för att informera om och samla in fullmakter. Hantering av e-post vid frånvaro Om du är frånvarande och inte själv vill eller kan kontrollera din e-post, måste du dela ut din inkorg till en vidtalad kollega som ansvarar för att se till att e-post som ska registreras också blir registrerad. Felsänd post Det förekommer att en myndighet får post som skickats fel. Registratorn stämplar posten och skickar den vidare till rätt instans. För att hålla reda på att posten vidarebefordrats kan du antingen registrera försändelsen på en postlista (inte det vanliga diariet) eller ta en kopia av brevet och spara en kortare tid (max 1 år) om avsändaren hör av sig. 2. Registrering Eftersom en handling blir allmän när den passerar myndighetens gräns, oavsett vilket medium den kommit in på, ska du registrera handlingen skyndsamt. Det är en syssla som du ska sköta dagligen. När registratorn är frånvarande på grund av sjukdom eller semester ska det finnas en ersättare. Registratorn ansvarar för att registrera nya ärenden och diarieföra handlingar som kommer in till kommunen. Handläggare ansvarar för att registrera handlingar som han/hon upprättar, inkommande e-post och annan post som kommer direkt till handläggaren. Så registrerar du uppgifter från sms och telefonsvarare I dag finns inget bra sätt att föra över meddelanden från telefonsvarare eller sms. Tekniken finns men handläggningen blir förmodligen onödigt kostsam. Om du får ett sms eller ett 20

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting

Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Landstingsarkivet Föreskrift nr. 5 2010-06-01 LA 2010-3058 Version 2.0 Föreskrift för hantering av allmänna handlingar i projekt inom Stockholms läns landsting Ordförklaringar 2 Bakgrund 3 Projekthandlingar

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Vårt gemensamma kulturarv Arkiven är en del av vårt kulturarv och för att bevara vårt lokala kulturarv

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem...

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet

ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD. en praktisk. handledning. från. Stadsarkivet ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS STAD en praktisk handledning från Stadsarkivet Stockholms stadsarkiv K UNGSKLIPPAN 6, BOX 22063, 104 22 STOCKHOLM www.ssa.stockholm.se ATT FÖRTECKNA ARKIV I STOCKHOLMS

Läs mer

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivering av webbplatser några anvisningar Arkivering av webbplatser några anvisningar Sammanfattning Webbplatsen för en organisation är ett fönster ut mot både medlemmar och allmänhet, ett sätt på vilket organisationen presenterar sig för omvärlden,

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7) Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7) Några handfasta tips vad du ska tänka på när du ska leverera personalakter till Linköpings stadsarkiv. Version 2014-06-23 Överflyttning av handlingar till

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Anställd Befattning:. Tjänsteställe:.. Personnummer: Namn:...

Anställd Befattning:. Tjänsteställe:.. Personnummer: Namn:... SEKRETESSFÖRBINDELSE I och med att man är verksam inom Gymnasie- och Vuxenutbildnings verksamhetsområde måste man följa sekretessbestämmelserna. De bestämmelser som gäller finns i informationsskriften

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 2014-01-20 BUN 2013.0501 Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Diarienummer 11-124-000 Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Beslutad i skolnämnden den 24 augusti 2011, 101 Hantering av skolhälsovårdsjournaler för skolhälsovården i Skövde

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV 1 SVENSKT FÖRENINGSLIV ÄR UNIKT! Sverige är det föreningsrikaste

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost

2013-05-15. Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost 2013-05-15 Arkivbeskrivning för Samordningsförbundet Göteborg Nordost Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen (SFS 1990:782) och 7 arkivreglemente för Göteborgs Stad. Den har till uppgift

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Handbok för dokument- och ärendehantering inom

Handbok för dokument- och ärendehantering inom Handbok för dokument- och ärendehantering inom Antagen av kommunstyrelsen 2014-04-09, 48. Inledning I den här handboken finns anvisningar om hur Mellerud kommun och dess bolag ska hantera och registrera

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern

Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern 1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige 2008-05-26. Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls

Läs mer

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen

Läs mer

Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia?

Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia? Har du varit på barnhem eller i fosterhem och söker din historia? Socialstyrelsen fick i december 2005 regeringens uppdrag att bedöma omfattningen av regelbundna eller systematiska kränkningar, övergrepp

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkiveringens två hörnstenar 1. Historia Det är vi idag, nu, som

Läs mer

Dnr. 24/09 67 2009-05-28

Dnr. 24/09 67 2009-05-28 2009-05-28 Dnr. 24/09 67 Bilaga till dokumenthanteringsplan - Tillämpningsanvisningar för gemensam dokumenthanteringsplan för upphandlingsområdet inom Västra Götalandsregionen Bakgrund Upphandlingslagstiftningen,

Läs mer

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för folkrörelsearkivet Folkrörelsearkivet är en fristående del av kommunarkivet, som är utformad speciellt för föreningar och folkrörelser. Här

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar

Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar Fastställt av: Kommunfullmäktige : 2014-12-17 Dnr: ATVKS 2014-00471 064 För revidering ansvarar: Kommunledningsförvaltningen Dokumentet gäller

Läs mer