Botkyrka kommuns. arkivhandbok
|
|
- Lars-Göran Jonsson
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Botkyrka kommuns arkivhandbok
2
3 Vi ska arbeta med dokument på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Vi ska följa lagar och regler och bidra till en god kvalitet i arbetet med vår dokumentation. Det är avgörande för rättssäkerheten och demokratin. Ett stöd i arbetet med dokumenthantering Arkivhandboken innehåller övergripande regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument i kommunen. Genom att följa reglerna i Arkivhandboken bidrar du till en hög kvalitet i arbetet med allmänna handlingar. Handboken riktar sig till alla kommunala förvaltningar och särskilt till dig som i ditt dagliga arbete hanterar uppgifter och information. Du kan vara registrator, handläggare eller assistent. Då och då undrar du säkert Vad ska jag göra med de här pärmarna? och Varför måste jag spara de här gamla handlingarna? Boken är uppdelad i olika områden som rör arkivfrågor och dokumenthantering. Om du har ett stort intresse för dokumenthantering kanske du läser alla kapitel. Annars kan du läsa de sidor som berör just det du behöver för ditt arbete. Arkivhandboken svarar inte på alla dina frågor. Men förhoppningsvis blir du som läser lite klokare och får en ökad förståelse för hanteringen av kommunens dokumentation. Arkivhandboken har utarbetats inom ramen för kommunens arbete med ärende- och dokumenthantering. Den finns i en tryckt upplaga, i vår e-support och på vårt intranät. Ett levande dokument Kommunledningsförvaltningen har utarbetat handboken tillsammans med kommunarkivarien och ansvarar för att den är aktuell. Om du vill föreslå ändringar eller kompletteringar ska du mejla dina förslag till kommunledningsförvaltningens registratorsbrevlåda klf@botkyrka.se. Skriv Arkivhandbok i ämnesraden. Ansvar Förvaltningschefer och nämnder ansvarar för att arkivhandboken följs. Kommunstyrelsen fastställde arkivhandboken i juni
4 Innehåll Så här andvänder du handboken... 7 Definitioner och ordförklaringar Om arkiv och arkivredovisning Ordning och reda Redovisning av arkiv Arkivbeskrivning Allmän handling Vad är en allmän handling? Vem får ta del av allmänna handlingar? Lämna ut allmän handling När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Vad är inte allmänna handlingar? Utlån Sekretess Vad innebär sekretess? Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Vem får ta del av hemliga uppgifter? Tystnadsplikt Diarieföring Lagkrav Verksamhetens behov Handläggningens gång Postöppning Registrering Handläggning Rensning Avsluta ärenden Gallra information Så förvarar vi gallringsbara handlingar Rensa Gallringsfrist Utföra gallring Konvertering och komprimering
5 7. Leverera handlingar Förberedelser inför leverans Leverans till depå Munkhättan När får du leverera? Vad händer när en verksamhet upphör? Förvaring och arkivbeständighet Arkivbeständighet Lokaler Att tänka på vid arkivläggning Vad kan hända om vi inte vårdar handlingarna? Vanligt förekommande handlingsslag Personalhandlingar Upphandling Socialtjänstakter och patientjournaler Handlingar inom utbildningsverksamheten Kartor och ritningar Projekthandlingar Lagar och regler Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Personuppgiftslagen Arkivlagen Kommunallagen Förvaltningslagen Kommunens arkivreglemente Digitala handlingar Vid frågor Lästips Bilagor med exempel
6 6
7 Så här använder du handboken Först i handboken hittar du definitioner och ordförklaringar. I kapitel 1-8 hittar du regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument och hur vi förvarar dem för att uppfylla lagstadgade krav. Du kan läsa om allmänna handlingar, sekretess, postöppning, diarieföring, beredning, gallring och arkivering. I kapitel 9 får du exempel på vanligt förekommande handlingsslag. I kapitel 10 kan du läsa kort om de lagar och regelverk som styr området. I kapitel 11 får du kortfattad information om hur digitala handlingar kommer att hanteras på sikt. Sist i handboken hittar du information om till vem du kan vända dig med frågor. Där finns även lästips och bilagor med exempel. Registratorn och arkivredogöraren är oftast samma person. Fråga din förvaltning vad som gäller. Grafiska markeringar! Den här symbolen uppmärksammar dig på något som är särskilt viktigt att tänka på i sammanhanget. 7
8 Definitioner och ordförklaringar Ad acta Till handlingarna Används antingen när ett ärende lämnas utan åtgärd eller när ett ärende avslutas. Akt Alla handlingar i ett ärende. Aktomslag Skyddande omslag kring pappershandlingar. Består oftast av ett vikt A3-ark. Allmän handling Handling som inkommit till eller upprättats hos eller expedierats av och förvaras hos en myndighet. Allmänna arkivschemat En förteckningsstruktur för att visa vilka handlingar ett arkiv består av. Arkiv De handlingar som har uppkommit i en myndighets verksamhet. Arkivalie Arkivhandling. Arkivansvarig En tjänsteman som har det formella ansvaret för myndighetens arkiv. Arkivbeskrivning En kort översikt över en myndighets verksamhet och vilka handlingar man kan tänkas hitta där. Arkivbeständigt papper Papper som står emot nötning och ålder. Arkivbildare Myndighet, företag, förening eller enskild person som skapar arkiv. Arkivbildningsplan Ett annat ord för dokumenthanteringsplan. Arkivera Lägga handlingar eller uppgifter till arkivet. Arkivexemplar Det exemplar av en handling som bevaras i arkivet, till exempel trycksaker. Arkivförteckning Systematisk förteckning över arkivets innehåll med indelning i serier och volymer. Arkivinstruktion Ett dokument där hanteringen av allmänna handlingar beskrivs. Arkivlokal Lokal som är anpassad för att förvara arkiv och som ska stå emot brand, vätska och annan skadlig åtkomst. Arkivläggning Att lägga handlingarna i en förutbestämd ordning efter handläggning. Arkivmyndighet Myndighet som har ansvar för tillsyn över andra myndigheters arkivverksamhet och som också har rätt att ta över arkiv. Arkivredogörare/arkivombud Tjänsteman som har till uppgift att praktiskt ansvara för arkivet. Arkivredovisning Hjälpmedel för att kunna söka efter handlingar i ett arkiv, till exempel arkivförteckning, arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Arkivreglemente Ett dokument som fastställer ansvar och hantering av allmänna handlingar. Arkivverksamhet Exempelvis ordna och förteckna arkiv, tillhandahålla uppgifter ur arkiv eller gallra handlingar. Arkivvård Åtgärder för att skydda och bevara arkivhandlingar. Avställa Ta handlingar som har en viss ordning och ge dem en annan ordning inför långtidsbevarande. Databärare Fysiskt underlag för information, exempelvis papper, dvd-skiva eller mikrofilm. Diarie/dossierplan Plan för klassificering av ärenden och handlingar inom diarium eller ärendehanteringssystem. Dokument Skriftlig handling. Dokumenthantering Begrepp som innefattar ett dokument eller en uppgifts livscykel från postöppning till arkivläggning. Dokumenthanteringsplan Plan som beskriver hur handlingar och uppgifter ska hanteras utifrån diarieföring, bevarande, gallring och arkivläggning. Dossier Handlingar eller akter inom ett ämnesområde till exempel akter inom ett diarieplansområde. Förteckna Redovisa handlingar i en arkivförteckning. 8
9 Förteckningsplan Plan för att förteckna arkiv. Se Allmänna arkivschemat. Förvaringsmedel Hjälpmedel vid lagring och fysiskt skydd för handlingarna, till exempel arkivkartonger. Gallra Förstöra information i allmänna handlingar. Även överföring till annat medium kan vara gallring om det innebär betydande informationsförlust. Gallringsbeslut Formellt fattat beslut om att handlingar får förstöras. Gallringsfrist Tid som måste gå innan gallringen verkställs. Gallringsprotokoll Dokumentation av gallring. Handling Framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel. Huvudavdelning Den högsta nivån i en förteckningsplan, till exempel protokoll eller diarier. Koncept Myndighetens exemplar av en utgående handling. Leveransreversal Följesedel med information om vad som levererats till arkivmyndigheten. Långtidslagra Lagring av handlingar eller uppgifter en lång tid. Medium Medel för överföring av information. Mellanexemplar Exemplar som endast används för framställning av bruksexemplar av exempelvis mikrofilm. Myndighet Ett verk inom statlig eller kommunal organisation som inrättats för att utföra arbetsuppgifter som åligger stat eller kommun. Varje nämnd är en myndighet. (I en kommun omfattas även kommunala bolag och stiftelser av arkivreglerna.) Ordna Avgränsa och systematisera arkiv, till exempel att rensa, gallra och lägga handlingar i arkivkartong. Plockgallra Gallra enstaka handlingar i ett bestånd eller i en akt. Proveniens Handlingars ursprung. Proveniensprincipen har stor betydelse för avgränsningen av arkiv. Rensa Plocka bort uppgifter eller handlingar som inte är allmänna. Serie Handlingar som hör till en typ av aktivitet till exempel en viss typ av protokoll, en viss typ av räkenskaper. Serierubrik Beteckning på serie. Seriesignum Kodbeteckning för serie som det beskrivs i förteckningsplan. Säkerhetsexemplar Exemplar av till exempel mikrofilm som bara ska användas för att framställa nya säkerhetsexemplar eller mellanexemplar. Typarkiv Ett arkiv som undantas från gallring för att visas som exempel. Typexemplar Bevarande av vissa handlingar, som normalt gallras, för att visas som exempel. Underavdelning En nivå under huvudavdelningen i förteckningsplanen. Upptagning Handlingar som bara kan uppfattas med någon form av tekniskt hjälpmedel. Volym Fysisk enhet som innehåller handlingar, till exempel arkivkartong, kortlåda, inbunden volym eller pärm. Volymsignum Kodbeteckning som består av seriesignum plus ett löpnummer. Åldringsbeständigt papper Papper som står emot åldrande. Överlämna Överföra ansvar för arkiv till exempel till en arkivinstitution. 9
10 1. Om arkiv och arkivredovisning En myndighet behöver dokumentera sin verksamhet av flera skäl. Den dokumentationen som skapas bildar myndighetens arkiv. Det är inte bara informationen som förvaras i närarkiv och aktskåp som utgör arkivet, utan även information som förvaras på tjänsterum och hemarbetsplatser. Även den digitala informationen är en del av myndighetens arkiv. Arkivlagen (1990:782) reglerar myndigheternas ansvar i arkivfrågor. Lagen beskriver att myndigheten ansvarar för sina handlingar och att de ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta dem. Ordningen behövs inte bara för det aktuella arbetet utan även för framtiden. Lagstiftningen ger tre skäl till varför man ska hålla god ordning i arkiven: rätten att ta del av allmänna handlingar juridiska och förvaltningsmässiga skäl forskningens behov. Ordning och reda Att följa lagar och förordningar om arkivfrågor kallas för att ha en god offentlighetsstruktur. För att kunna upprätthålla en struktur i arkivet finns standardiserade verktyg. På slutet av 1800-talet började man använda sig av ett sätt att redovisa handlingar som kallas allmänna arkivschemat. Det byggde på hur organisationen vid myndigheter och företag såg ut vid den tiden. A. Protokoll B. Utgående handlingar C. Diarier D. Register E. Inkommande handlingar F. Ämnesordnade handlingar G. Ekonomiska handlingar Senare lade man till ytterligare några huvudområden: H. Statistik J. Fotografier K. Kartor och ritningar Ö. Övriga handlingar Så här har man gjort förteckningar över arkivhandlingar sedan dess. Med tiden har den här metoden blivit alltmer omodern, även om den i princip ger möjlighet att förteckna alla sorters handlingar. Moderna arkiv får till exempel en överrepresentation under rubriken Ämnesordnade handlingar. Därför har Riksarkivet utarbetat nya principer för en redovisning som i stället utgår från myndighetens processer. Botkyrka kommun kommer successivt att gå över till den formen av redovisning. 10
11 Redovisning av arkiv En bevarandeförteckning ska tala om vad det finns för handlingar i arkivet. Inom varje huvudområde finns underavdelningar; serier. Varje serie förtecknas för sig på en blankett med uppgift om hur handlingarna är ordnade (till exempel alfabetiskt eller kronologiskt), vilken förvaringsform som gäller (till exempel arkivkartong, databas eller inbundna) och vilka år handlingarna kommer från. Varje fysisk enhet kallas för volym och får ett löpnummer. Tillsammans med seriebeteckningen får varje volym en unik beteckning som kallas signum. Till exempel A1a:1. Ibland består en serie bara av ett fåtal handlingar som gör att den inte fyller upp en arkivkartong. Då kan du lägga samman flera serier i en kartong. Skriv med blyerts på kartongen vilka serier som du tar upp i kartongen. Här är ett exempel: Protokoll från föräldraråd Minnesanteckningar från enhetsmöten Kvalitetsarbete 2005 Du måste ändå redovisa serierna separat, men du behöver inte ange ett volymnummer. Så här ser det då ut för serien Protokoll från föräldraråd: Volymnr Årtal Anmärkning Handlingarna förvaras i A5:1 Redovisa informationen i blanketten för serien Minnesanteckningar från enhetsmöten så här: Volymnr Årtal Anmärkning Häri även A6 och F7 I bilaga 1 finns ett exempel på ett förteckningsblad. En bevarandeförteckning tar oftast bara upp de handlingar som har arkiverats och som ska bevaras för all framtid. I Botkyrka förtecknar kommunarkivarien myndigheternas arkiv när de levereras till kommunarkivet. Alla handlingar som uppkommer i en myndighets verksamhet redovisas i en dokumenthanteringsplan. Det är en plan som beskriver vad alla handlingstyper heter, hur de ska förvaras, om de ska bevaras eller gallras, när de ska skickas till kommunarkivet och annan information som kan vara väsentlig. En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument som ska ses över varje år för att man ska upptäcka nya handlingstyper eller ändra hanteringsanvisningar för äldre handlingar. Aktuella dokumenthanteringsplaner publiceras på kommunens intranät. I Botkyrka kommun beslutar respektive nämnd om dokumenthanteringsplanerna. Nämnden beslutar samtidigt om gallringsfrister. Läs mer i kapitlet Gallra information. 11
12 Arkivbeskrivning Myndigheten ska också upprätta en arkivbeskrivning. Det är ett kortfattat dokument över myndighetens verksamhet och åtaganden som kan resultera i olika handlingstyper. Man brukar beskriva myndighetens historia och organisation, vilka handlingstyper som förekommer i verksamheten och uppgifter om gallringsbeslut och sekretess. Följande uppgifter bör finnas med i en arkivbeskrivning för att den ska vara användbar: myndighetens namn och hur länge den har funnits organisation och verksamhetsområde samband mellan arbetsuppgifterna och skapade handlingar sökvägar till arkivet vilka arkiv myndigheten förvarar gallringsregler arkivansvar. Bilaga 2 är ett exempel på en arkivbeskrivning. 12
13 2. Allmän handling Vad är en allmän handling? Begreppet handling förklaras i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Handlingar Handlingar är en upptagning i någon form. Det kan vara i pappersform (skrivelser, fax, utskrifter), datafiler och register, meddelande på telefonsvarare, sms-meddelande, fotografier, kartor, ritningar, dvd-skivor, magnetband och webbplatser. Information som inte finns i någon form av medium är alltså inte en handling. Allmänna handlingar Allmänna handlingar är handlingar som förvaras hos myndigheten och som inkommit till, upprättats eller expedierats av myndigheten. Inkomna handlingar Inkomna handlingar har kommit in till myndigheten via till exempel post, e-post eller blivit överlämnade personligen. Det innebär att om du som tjänsteman tar emot handlingar vid ett externt möte så betraktas handlingen som inkommen till myndigheten om innehållet berör myndighetens verksamhet. Detsamma gäller om du arbetar hemifrån och får ett e-postmeddelande till din hemarbetsplats. En handling är inkommen även när posten eller e-posten inte har öppnats. Upprättade handlingar Upprättade handlingar är handlingar som har justerats, skrivits under eller fått sin slutgiltiga form. Så länge handläggaren bearbetar en text är den ett arbetsmaterial och behöver inte lämnas ut som allmän handling. Expedierade handlingar Expedierade handlingar har skickats utanför myndighetsgränsen, och blir också allmänna. Det blir de också om de publiceras på myndighetens webbplats. Förvarade handlingar Förvarade handlingar är handlingar som tas om hand för arkivering. Om en myndighet förvarar sina handlingar hos en annan myndighet vid exempelvis en ombyggnation, så betraktas inte handlingarna som förvarade hos den andra myndigheten. Handlingar som finns tillgängliga hos en myndighet genom exempelvis ett register som är gemensamt med en annan myndighet är allmänna handlingar hos båda myndigheterna, men behöver bara arkiveras hos en. Ett exempel på detta är fastighetsregister. Vem får ta del av allmänna handlingar? Vem som helst har rätt att begära ut en allmän handling.! Som myndighet får vi inte fråga efter namn på den som begär ut handlingen eller orsaken till att personen vill ta del av handlingen. Undantag är då informationen i handlingen omfattas av sekretess. Då måste vi veta vem som begär ut handlingen för att vi ska kunna bedöma om personen har rätt att få del av den. 13
14 Lämna ut allmän handling En grundpelare i rättssystemet är att kunna ta del av myndigheters verksamhet. Detta kallas offentlighetsprincipen och flera av våra lagar stöder den principen, till exempel tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och yttrandefrihetsgrundlagen. Läs mer i kapitlet Lagar och regler. Var och en har rätt att begära ut en handling. Lagen säger att handlingen ska lämnas ut skyndsamt, vilket brukar betyda samma dag eller senast dagen efter att begäran gjordes. Omfattas handlingen av sekretess så kan handläggningen få ta längre tid (det förekommer att exempelvis socialtjänstakter består av stora mängder handlingar), men ambitionen måste vara att handläggningen inte får dröja.! Handläggningen får inte fördröjas på grund av frånvaro. Ingen tjänsteman får vara så oumbärlig att ingen annan kan göra en bedömning om att lämna ut handlingar. Registratorn brukar ansvara för detta, men var och en som är ansvarig handläggare för ett ärende måste kunna bedöma om handlingarna i det ärendet är allmänna eller inte och om de är offentliga eller hemliga.! Alla i organisationen ska känna till att detta är en prioriterad arbetsuppgift! Som myndighet är vi inte skyldiga att sammanställa uppgifter om det innebär ett orimligt stort arbete. Inget hindrar dock att den som vill ha uppgifterna själv tar del av dem och sammanställer dem. Däremot kan vi inte låta bli att lämna ut handlingar bara för att de är oordnade eller svåra att hitta. Det har Justitieombudsmannen uttalat sig om. När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Omfattas handlingen av någon sekretessregel kan du inte lämna ut den utan förbehåll. Ibland kan du inte lämna ut den alls på grund av att informationen är känslig. Det är den tjänsteman som handlägger ett ärende som i första hand ska bedöma om sekretess gäller eller inte. Ibland kan bedömningen vara svår rådgör då med kommunarkivarien eller kommunjuristen. Du kan också vända dig till din närmaste chef för hjälp. Men det får inte innebära att handläggningen fördröjs alltför mycket. Om chefen är på semester och inte kommer tillbaka förrän om några dagar måste du be någon annan om hjälp. Om du beslutar att inte lämna ut hela eller delar av en handling ska den som begärt handlingen få information om att han eller hon har rätt till ett skriftligt beslut. Sådana beslut ska innehålla en motivering och hänvisning till den lagparagraf som är tillämplig. Beslutet ska fattas av behörig tjänsteman eller nämnd. Det ska framgå av myndighetens delegationsordning vem som är behörig att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Beslutet ska också innehålla information om hur man överklagar. I komplicerade fall kan kommunstyrelsen fatta beslut. Läs mer i kapitlet Sekretess. 14
15 Vad är inte allmänna handlingar? Följande handlingar är inte allmänna: handlingar som ännu inte är färdigställda hos myndigheten, referenslitteratur och liknande böcker, handlingar som förtroendevalda och fackliga förtroendemän får skickade till sig i den rollen (för förtroendevalda gäller detta bara partipolitik, inte för uppdraget som till exempel kommunalråd), en tjänstemans handlingar som hon eller han får i egenskap av medlem i någon förening (till exempel personalförening), en tjänstemans eller förtroendevalds privata handlingar, uppgifter av tillfällig karaktär som inte har betydelse för ärendets förståelse. Vi behöver inte lämna ut handlingar som inte är allmänna. Men det finns inget som hindrar att du lämnar ut utkast eller minnesanteckningar om de inte omfattas av sekretess. Tänk på att om du arkiverar icke allmänna handlingar blir de automatiskt allmänna. Därför är det viktigt att rensa ut dem före arkivläggningen. Observera att rensningen bara får omfatta handlingar av ringa betydelse. Om handlingen behövs för förståelsen av ett ärende får den inte tas bort. Det gäller även i kommunens verksamhetssystem. Handläggaren ska själv ta bort utkast och arbetsmaterial. Utlån Allmänna handlingar får inte lånas hem av privatpersoner. Tjänstemän i kommunen får inte låna hem allmänna handlingar i original. Om en myndighet får förändrad driftsform (säljs till privat företag, ansluts till ett kommunförbund eller slås ihop med en annan myndighet) kan verksamheten behöva tillgång till allmänna handlingar under en övergångsperiod. Om den nya förvaltaren vill låna handlingarna krävs ett beslut i kommunfullmäktige. Kommunen ställer också bestämda krav på förvaring och hantering av de allmänna handlingarna. Ett säkrare alternativ än utlån är att kopiera de handlingar som behövs i den nya verksamheten. 15
16 3. Sekretess Vad innebär sekretess? Sekretess innebär att handlingar innehåller uppgifter som är känsliga av olika skäl och därför inte kan lämnas ut till vem som helst. Graden av sekretess kan variera och kallas skaderekvisit. Ett rakt skaderekvisit innebär att uppgifterna är offentliga, men det kan finnas undantag. Ett omvänt skaderekvisit innebär att uppgifter oftast är hemliga, men kan vara offentliga ibland. Saknas skaderekvisit är det hemligt om inte sekretessbrytande regler kan tillämpas. Den starkare sekretessen gäller för enskildas personliga förhållanden, till exempel inom socialtjänsten och sjukvården. Den svagare sekretessen gäller till exempel folkbokföringsuppgifter. Sekretess kan gälla både uppgifter om en enskild person och om offentlig verksamhet. Det går inte att begära att sekretess ska gälla. Istället måste vi göra en bedömning, en sekretessprövning, varje gång någon begär ut en handling. Det förekommer till exempel vid rekryteringsärenden att sökanden vill att deras ansökningar ska behandlas konfidentiellt, men det finns i dag inget lagligt stöd för det. Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Skilj på uppgifter som innehåller sekretess så långt det går från handlingar som är offentliga. Förvara till exempel inte läkarintyg med uppgifter om en anställds sjukdom i personalakten eller tillsammans med andra frånvarounderlag.! Förvara alltid handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter inlåsta så att de är skyddade från brand, stöld och för obehörig åtkomst när de inte används av handläggare. Om handlingarna av något skäl inte kan hållas åtskilda från andra handlingar ska du förvara handlingarna i ett särskilt aktomslag. På aktomslaget skriver du hemlig. Det betyder inte att du i framtiden kan nöja dig med det du måste göra en sekretessprövning varje gång någon begär att få ta del av handlingen. I ärendehanteringssystemet måste du låsa de dokument som berörs av sekretess. Tänk på att samma sak gäller här som för pappershandlingar. En förhandsbedömning är inte giltig, utan du måste göra en så kallad menprövning varje gång en handling begärs ut. Om du behöver skicka sekretessbelagda uppgifter med posten ska du skicka försändelsen rekommenderat med mottagningsbevis.! Skicka inte sekretessbelagda uppgifter med e-post eller fax. 16
17 Vem får ta del av hemliga uppgifter? Ibland kan sekretessen brytas om det krävs för att en annan myndighet ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Här är några exempel: Polismyndigheten kan behöva ta del av hemliga handlingar för att kunna utföra sitt arbete. Smittskyddslagen kan upphäva sekretess. Ibland kan forskare få ta del av hemliga uppgifter mot ett förbehåll. Det kan vara att forskningsresultatet inte får röja enskildas identitet och att man inte får föra vidare uppgifter om enskilda. Ett beslut om ett sådant förbehåll ska fattas av behörig tjänsteman och undertecknas av båda parter. Uppgifter om sig själv får man alltid ta del av om man är part i ett ärende. Utomstående kan få ta del av sekretessbelagda uppgifter om personen det berör har lämnat sitt medgivande. Medgivandet ska vara skriftligt. När du lämnar ut sekretessbelagda uppgifter gäller inte regeln i tryckfrihetsförordningen att den som vill ta del av uppgifterna får vara anonym. Då kan du både behöva fråga om skälet till att uppgifterna efterfrågas och begära legitimation. Läs mer i kapitlet Allmän handling. I bilaga 3 kan du se exempel på en mall för beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar. Tystnadsplikt Anställda vid offentliga myndigheter har tystnadsplikt om uppgifter som kan vara känsliga om de kommer ut. Det gäller även tillfälligt anställda och praktikanter. Tystnadsplikten gäller även om man inte har skrivit på en sekretessförbindelse. Vi måste också beakta frågan om tystnadsplikt när vi skriver avtal med privata entreprenörer som kan tänkas se information som omfattas av sekretess.! Att bryta tystnadsplikten är straffbart och kan leda till åtal. I ringa fall råder straffrihet. 17
18 4. Diarieföring Diarieföring är ett sätt att hålla myndighetens handlingar ordnade utifrån offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av allmänna handlingar. Samtidigt underlättar den för oss att göra sammanställningar och hitta dokument. Lagkrav Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska vi registrera allmänna handlingar om vi inte kan ge dem en sökbar ordning. Exempel på handlingar som vi kan ge en sökbar ordning är fakturor (verifikationsnummerordning), personalhandlingar (personnummerordning) och protokoll (kronologisk ordning). Vi behöver inte registrera handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, till exempel reklam och inbjudningar. Vi behöver inte heller registrera handlingar som kommit in för kännedom och som inte ingår i ett ärende, intresseanmälningar för tjänst som inte har utlysts, rutinmässiga förfrågningar och utskick av rutinmässig karaktär. Om handlingar omfattas av sekretess måste vi registrera dem. Undantag gäller verksamheter som producerar stora mängder av sekretessbelagda handlingar. Det är orsaken till att vi inte behöver registrera patientjournaler eller socialvårdsakter. Övriga handlingar som omfattas av sekretess måste vi registrera. Vi ska också registrera alla ärenden som ska behandlas av nämnd och beslut som fattas med stöd av delegation. Vi ska också registrera projekthandlingar, synpunkter och klagomål. Vad krävs då av registret? Offentlighets- och sekretesslagen säger att de uppgifter som ska förekomma i registret är: datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och i korthet vad handlingen rör (ärendemening). Du kan avstå från att registrera namn och ärendemening om det krävs för att du ska kunna visa diariet för allmänheten. 18
19 Verksamhetens behov Det finns fler skäl till att vi behöver ha en fungerande diarieföring. Anställda i kommunen kan behöva söka information i ett ärende flera år efter att ärendet har avslutats. Om en handlingstyp förekommer sällan i verksamheten är det ofta svårt att hitta en naturlig sorteringsordning utanför diariet. Transparensen och tillgänligheten ökar vilket gynnar både kommuninvånare och kommunen. Det brukar gå bra att hitta handlingar så länge handläggare och nyckelpersoner finns kvar i organisationen, men när det blir omsättning på personal så förlorar man lätt kunskapen om hur man hittar i pärmar och i kataloger. Alla gör på sitt sätt och rutiner förändras med personalen. Diarieföring är därför ett verktyg för att kunna hålla ordning på handlingar. Det kräver förstås att den som handlägger eller registrerar ett ärende skriver ärendemeningar och döper dokument på ett sätt som är lätt att förstå och gör det lätt att söka efter dem. I ett diarium kan det finnas uppgifter som går lätt att ta fram för uppföljning och redovisning. Hur många och vilka avtal har kommunen tecknat under en period? Hur många synpunktsärenden har vi behandlat? Vilka typer av remisser har vi besvarat? Hur många ärenden ligger öppna och har inte avslutats? Det senare är särskilt viktigt eftersom ärenden som ligger länge för handläggning löper större risk att komma bort. En av fördelarna med ett elektroniskt ärendehanteringssystem är att om du har registrerat handlingarna som du ska, så finns de alltid tillgängliga för registratorn även om pappersakten finns hos en handläggare. Om det inte föreligger någon sekretess har dessutom samtliga handläggare, utöver registrator tillgång till handlingarna. 19
20 5. Handläggningens gång Ett ärende består i princip av tre faser: beredning beslut verkställighet. Ett ärende börjar med en skrivelse i någon form. Det kan vara en skrivelse som kommer in till kommunen eller en skrivelse som en tjänsteman upprättar. Det här faserna kan ingå i handläggningen av ett ärende: postöppning, registrering, handläggning inklusive beslut samt rensning och avslut. 1. Postöppning Samtliga enheter bör ha central postöppning. Alla handläggare ska veta att de ska registrera och handlägga skrivelser som kommer in till kommunen skyndsamt. Om en tjänsteman tar emot en skrivelse i ett tjänsteärende räknas den som inkommen. Tjänstemän och ledande förtroendevalda bör lämna fullmakter som innebär att registratorn får öppna personadresserad post. Den som inte lämnar en sådan fullmakt är skyldig att dagligen öppna sin post så att handlingar som ska diarieföras kan diarieföras. Det gäller all post, e-post, fax med mera. Medarbetare ska få information om fullmakt i samband med att de anställs. Förtroendevalda, i första hand ledamöter av presidier, ska få informationen när de tillträder sina uppdrag. Registratorn på berörd förvaltning ansvarar för att informera om och samla in fullmakter. Hantering av e-post vid frånvaro Om du är frånvarande och inte själv vill eller kan kontrollera din e-post, måste du dela ut din inkorg till en vidtalad kollega som ansvarar för att se till att e-post som ska registreras också blir registrerad. Felsänd post Det förekommer att en myndighet får post som skickats fel. Registratorn stämplar posten och skickar den vidare till rätt instans. För att hålla reda på att posten vidarebefordrats kan du antingen registrera försändelsen på en postlista (inte det vanliga diariet) eller ta en kopia av brevet och spara en kortare tid (max 1 år) om avsändaren hör av sig. 2. Registrering Eftersom en handling blir allmän när den passerar myndighetens gräns, oavsett vilket medium den kommit in på, ska du registrera handlingen skyndsamt. Det är en syssla som du ska sköta dagligen. När registratorn är frånvarande på grund av sjukdom eller semester ska det finnas en ersättare. Registratorn ansvarar för att registrera nya ärenden och diarieföra handlingar som kommer in till kommunen. Handläggare ansvarar för att registrera handlingar som han/hon upprättar, inkommande e-post och annan post som kommer direkt till handläggaren. Så registrerar du uppgifter från sms och telefonsvarare I dag finns inget bra sätt att föra över meddelanden från telefonsvarare eller sms. Tekniken finns men handläggningen blir förmodligen onödigt kostsam. Om du får ett sms eller ett 20
ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merArkivreglemente. Styrdokument
Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...
Läs merArkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.
Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen
Läs merS Arkivreglemente för Hässleholms kommun
www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten
Läs merKommunens författningssamling
Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr
Läs merArkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Läs merArkivreglemente för Staffanstorps kommun
FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merArkivreglemente för Strängnäs kommun
Arkivreglemente för Förutom de i arkivlagen (SFS:1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom följande reglemente med stöd av
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2003-09-22, 64 Reviderat av kommunfullmäktige 2007-11-26, 74 Reviderat av kommunfullmäktige 2019-05-27, 30 Förutom bestämmelserna i arkivlagen
Läs merArkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn
Läs merSOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1
FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård
Läs merReglemente för arkiv
Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente
Läs merArkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 Arkivreglemente 2011-09-12 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses kommunstyrelsen
Läs merDokumenthantering i Trosa kommun
Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning
Läs merArkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/
Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.
Läs merRiktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården
1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.
ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna
Läs mer- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.
Utöver det som föreskrivs i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) gäller bestämmelserna i detta reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Arkivverksamhetens syfte (Arkivlagen
Läs merMålet för Trosa kommuns arkivverksamhet är
1 (5) Antaget av fullmäktige den 7 februari 2001 10 ARKIVREGLEMENTE MED TILLÄMPNINGSANVISNINGAR för TROSA KOMMUN Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Läs merforskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.
Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Läs merRiktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården
1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KS 2012-10-23, 266 Uppdateras: 2014 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård
Läs merArkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion
LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde
Läs merNYKVARNS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige den 23 september 2004 98 Ändringar införda till och med KF, 79/2011 Innehållsförteckning 1 Tillämpningsområde... 2 2 Myndighetens arkivansvar... 2 3 Arkivmyndigheten...
Läs merDokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.
Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas
Läs merArkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
Läs merRiktlinje för arkiv- och informationsförvaltning
Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Beslutsdatum 2018-12-13 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentägare Chef kommunkansli Diarienummer 2018/KS 0349 008 Giltighetstid
Läs merOffentlighetsprincipen och allmänna handlingar
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen
Läs merDokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen
1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen
Läs merSvedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)
Författningssamling 1(6) Arkivreglemente för Svedala kommun antaget av kommunfullmäktige 2017-03-15 38 Gäller från 2017-04-01 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)
Läs merSammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun.
Sid 1 (8) Rapport Dnr 17/KS504 2017-11-23 Lars Harbe Telefon 076 518 75 93 lars.harbe@gavle.se Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun. 1. Ansvar Nämnderna ska enligt kommunfullmäktiges
Läs merFöreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun
Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning
Läs merKOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)
Läs merArkivföreskrifter för Kils kommun
KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Läs merTjörns kommuns författningssamling
Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen
Läs merRegler för hantering av e-post
2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.
Läs merÖsteråkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1
Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1 Reglemente för hantering av arkiv i Österåkers kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-10-22, KF 7:20 Dnr: KS 2018/0114 Ersätter författningssamling
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN
Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun
STYRDOKUMENT RIKTLINJE 2018-05-14 DNR: 2017 000418 Antagen av KF den 24 april år 2018 44 Gäller från och med den 25 april år 2018 tillsvidare Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun 1 Nämndernas
Läs merArkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)
Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH
BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen
Läs merArkivreglemente för Köpings kommun
REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den
Läs merRegler för hantering av allmänna handlingar
Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merHärnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.
Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser
Läs merRiktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun
Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26
Läs merSammanhållna handlingar i ett ärende.
ARKIVTERMER Akt Allmän handling Allmänna arkivschemat Arkiv Arkivbeskrivning Arkivbildare Arkivbildning Sammanhållna handlingar i ett ärende. Begreppet allmän handling definieras i 2 kap Tryckfrihetsförordningen
Läs merAntagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31
REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen
Läs merRiktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun
2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN
Läs merRiktlinjer för informationshantering
Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt
Läs merArkivreglemente för Region Kronoberg
Arkivreglemente för Region Kronoberg Diarienr: 15RK78 Handläggare: Caroline Svensson, Datum: 2015-01-16 Arkivreglemente för Region Kronoberg Fastställt av regionfullmäktige 2015-02-25 Ett utskrivet dokuments
Läs merA R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer
Antagen av Kommunfullmäktige 1992-11-12/13 150 (KS/1992:140) Sid 1 (7) A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförteckningen (SFS
Läs merTyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post
1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,
Läs mer20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 35 (59) 2018-02-26 Kf Ks 26 20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/369-003 Västerviks kommuns arkivreglemente reviderades senast 1995.
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler
Läs merRegler för dokument- och ärendehantering
Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan
Läs merKommunal Författningssamling Taxa
Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132
Läs merHur gör jag med dokumenten?
Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-
Läs merArkivreglemente för Skara kommun
1(6) Beslutad av Skara kommun Kommunfullmäktige 151 2015-11-30 Arkivreglemente för Skara kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19
1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar
Läs merArkivreglemente för Arkivemölla kommun
1(6) 2018-01-01 Arkivreglemente för Arkivemölla kommun Utöver bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) gäller inom Arkivemölla kommun följande regler meddelade med stöd av 16 arkivlagen; 1 Tillämpningsområde
Läs mer10 OKTOBER Arkivreglemente
Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information
Läs merAntaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.
LIDNESBERGS KOMMUN Författningssamling KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m 2015-05-14 Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. Förutom de i
Läs merArkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2010-05-31 99 ARKIVREGLEMENTE FÖR VIMMERBY KOMMUN Samtidigt som detta arkivreglemente träder i kraft upphör arkivreglemente fastställt 2006-03-27, 42 att gälla.
Läs merDokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun
Trelleborg2000, v 1.0, Diarienummer KS 2017/1148 Dokumenthanteringsplan för revisionen i Trelleborgs kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-04-23 93 Gäller från med 2018 Trelleborg2000, v 1.0, Diarienummer
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun
Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:
Läs merArkivtillsyn kommunrevisionen
Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller
Läs merFÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: Dnr: 97/95 Sid: 1
Beslut: 1995-09-25 Dnr: 97/95 Sid: 1 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelser om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Läs merAtt hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24
Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över
Läs merDessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Läs merÄrendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003
Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala
Läs merDOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET Enligt arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige den 25 januari 2012, 6, med giltighet från och med 1 mars 2012 (Dnr KSF 2011/308), ska dokumenthanteringsplaner
Läs merArkivreglemente för Skövde kommun
Arkivreglemente för Skövde kommun Beslutad av kommunfullmäktige 26 november 2018, 155. Dnr KS2017.0051 Innehåll 1 Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun... 3 2 Tillämpningsområde
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...
Läs merArkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde
Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården
Läs merLathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se
Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv Linköpings kommun linkoping.se Innehåll 1 Vad är en allmän handling? 1 2 Vad är det för skillnad mellan att gallra och
Läs merInspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013
1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:
Läs merArkivreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merRiktlinjer till arkivregler
Riktlinjer till arkivregler Gäller fr.o.m. 2019-01-01 Antagen av kommunstyrelsen 2018-11-07, 156 Riktlinjer till arkivregler 2018-11-01 Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 2. Syfte... 1 3. Tillämpning...
Läs merDokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden
Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller
Läs merArkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019
April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun
RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen
Läs merFastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.
Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och
Läs merArkivhandbok för Karolinska Institutet
Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid
Läs merBevara, rensa och gallra
Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning
Läs merArkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2016-10-31 70 Arkivreglemente Sidan 1 Innehållsförteckning 1 Tillämpningsområde... 1 2 Myndighetens arkivansvar... 1 3 Arkivmyndigheten... 1 4 Redovisning av
Läs merArkivreglemente för Helsingborgs stad
DNR:738/2010 SID 1(5) Arkivreglemente för Helsingborgs stad Utöver bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) gäller inom Helsingborgs stad följande regler meddelade med stöd av 16 arkivlagen. 1 Tillämpningsområde
Läs merÖrebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun
Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun Gäller från 2008-06-10. Uppdaterad 2016-03-07. Arkivreglemente för Örebro kommun antaget av kommunfullmäktige den 28 maj 2008. Örebro kommuns arkivreglemente
Läs merDokumenthanteringsplan för ekologienheten
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...
Läs merArkivreglemente för Bollnäs kommun
KOMMUNSTYRELSEN Arkivmyndigheten i Bollnäs kommun Line Rudwall RAPPORT Datum 2018-06-25 Sida 1(10) Referens KS 2018-00175 003 Arkivreglemente för Bollnäs kommun Antagen av kommunfullmäktige den 23 juni
Läs merHantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie
Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra
Läs merFörteckna och leverera arkiv
Rutin Process: 2.1.3.0 RGK Leda, styra och organisera Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2018-02-15 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivarie Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions
Läs merLeverans till centralarkivet
ANVISNINGAR FÖR Leverans till centralarkivet Antaget av Kommunledningsgruppen Antaget 2017-09-25 Giltighetstid Dokumentansvarig Tillsvidare Arkivarie, kommunstyrelsens kansli Håbo kommuns styrdokumentshierarki
Läs merHandbok för leveranser till Enköping kommunarkiv
Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Enköping kommunarkiv Version 1, 20101230 Steg 1. Ska handlingarna bevaras? Kontrollera först att handlingarna verkligen ska bevaras hos kommunarkivet. Det
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX
REGLEMENTE Version 2017-10-20 Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX Detta dokument ersätter Arkivreglemente för Norrtälje kommun 1992-10-26,
Läs mer