Botkyrka kommuns. arkivhandbok

Transkript

1 Botkyrka kommuns arkivhandbok

2

3 Vi ska arbeta med dokument på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt. Vi ska följa lagar och regler och bidra till en god kvalitet i arbetet med vår dokumentation. Det är avgörande för rättssäkerheten och demokratin. Ett stöd i arbetet med dokumenthantering Arkivhandboken innehåller övergripande regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument i kommunen. Genom att följa reglerna i Arkivhandboken bidrar du till en hög kvalitet i arbetet med allmänna handlingar. Handboken riktar sig till alla kommunala förvaltningar och särskilt till dig som i ditt dagliga arbete hanterar uppgifter och information. Du kan vara registrator, handläggare eller assistent. Då och då undrar du säkert Vad ska jag göra med de här pärmarna? och Varför måste jag spara de här gamla handlingarna? Boken är uppdelad i olika områden som rör arkivfrågor och dokumenthantering. Om du har ett stort intresse för dokumenthantering kanske du läser alla kapitel. Annars kan du läsa de sidor som berör just det du behöver för ditt arbete. Arkivhandboken svarar inte på alla dina frågor. Men förhoppningsvis blir du som läser lite klokare och får en ökad förståelse för hanteringen av kommunens dokumentation. Arkivhandboken har utarbetats inom ramen för kommunens arbete med ärende- och dokumenthantering. Den finns i en tryckt upplaga, i vår e-support och på vårt intranät. Ett levande dokument Kommunledningsförvaltningen har utarbetat handboken tillsammans med kommunarkivarien och ansvarar för att den är aktuell. Om du vill föreslå ändringar eller kompletteringar ska du mejla dina förslag till kommunledningsförvaltningens registratorsbrevlåda klf@botkyrka.se. Skriv Arkivhandbok i ämnesraden. Ansvar Förvaltningschefer och nämnder ansvarar för att arkivhandboken följs. Kommunstyrelsen fastställde arkivhandboken i juni

4 Innehåll Så här andvänder du handboken... 7 Definitioner och ordförklaringar Om arkiv och arkivredovisning Ordning och reda Redovisning av arkiv Arkivbeskrivning Allmän handling Vad är en allmän handling? Vem får ta del av allmänna handlingar? Lämna ut allmän handling När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Vad är inte allmänna handlingar? Utlån Sekretess Vad innebär sekretess? Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Vem får ta del av hemliga uppgifter? Tystnadsplikt Diarieföring Lagkrav Verksamhetens behov Handläggningens gång Postöppning Registrering Handläggning Rensning Avsluta ärenden Gallra information Så förvarar vi gallringsbara handlingar Rensa Gallringsfrist Utföra gallring Konvertering och komprimering

5 7. Leverera handlingar Förberedelser inför leverans Leverans till depå Munkhättan När får du leverera? Vad händer när en verksamhet upphör? Förvaring och arkivbeständighet Arkivbeständighet Lokaler Att tänka på vid arkivläggning Vad kan hända om vi inte vårdar handlingarna? Vanligt förekommande handlingsslag Personalhandlingar Upphandling Socialtjänstakter och patientjournaler Handlingar inom utbildningsverksamheten Kartor och ritningar Projekthandlingar Lagar och regler Tryckfrihetsförordningen Offentlighets- och sekretesslagen Personuppgiftslagen Arkivlagen Kommunallagen Förvaltningslagen Kommunens arkivreglemente Digitala handlingar Vid frågor Lästips Bilagor med exempel

6 6

7 Så här använder du handboken Först i handboken hittar du definitioner och ordförklaringar. I kapitel 1-8 hittar du regler och rutiner för hur vi arbetar med dokument och hur vi förvarar dem för att uppfylla lagstadgade krav. Du kan läsa om allmänna handlingar, sekretess, postöppning, diarieföring, beredning, gallring och arkivering. I kapitel 9 får du exempel på vanligt förekommande handlingsslag. I kapitel 10 kan du läsa kort om de lagar och regelverk som styr området. I kapitel 11 får du kortfattad information om hur digitala handlingar kommer att hanteras på sikt. Sist i handboken hittar du information om till vem du kan vända dig med frågor. Där finns även lästips och bilagor med exempel. Registratorn och arkivredogöraren är oftast samma person. Fråga din förvaltning vad som gäller. Grafiska markeringar! Den här symbolen uppmärksammar dig på något som är särskilt viktigt att tänka på i sammanhanget. 7

8 Definitioner och ordförklaringar Ad acta Till handlingarna Används antingen när ett ärende lämnas utan åtgärd eller när ett ärende avslutas. Akt Alla handlingar i ett ärende. Aktomslag Skyddande omslag kring pappershandlingar. Består oftast av ett vikt A3-ark. Allmän handling Handling som inkommit till eller upprättats hos eller expedierats av och förvaras hos en myndighet. Allmänna arkivschemat En förteckningsstruktur för att visa vilka handlingar ett arkiv består av. Arkiv De handlingar som har uppkommit i en myndighets verksamhet. Arkivalie Arkivhandling. Arkivansvarig En tjänsteman som har det formella ansvaret för myndighetens arkiv. Arkivbeskrivning En kort översikt över en myndighets verksamhet och vilka handlingar man kan tänkas hitta där. Arkivbeständigt papper Papper som står emot nötning och ålder. Arkivbildare Myndighet, företag, förening eller enskild person som skapar arkiv. Arkivbildningsplan Ett annat ord för dokumenthanteringsplan. Arkivera Lägga handlingar eller uppgifter till arkivet. Arkivexemplar Det exemplar av en handling som bevaras i arkivet, till exempel trycksaker. Arkivförteckning Systematisk förteckning över arkivets innehåll med indelning i serier och volymer. Arkivinstruktion Ett dokument där hanteringen av allmänna handlingar beskrivs. Arkivlokal Lokal som är anpassad för att förvara arkiv och som ska stå emot brand, vätska och annan skadlig åtkomst. Arkivläggning Att lägga handlingarna i en förutbestämd ordning efter handläggning. Arkivmyndighet Myndighet som har ansvar för tillsyn över andra myndigheters arkivverksamhet och som också har rätt att ta över arkiv. Arkivredogörare/arkivombud Tjänsteman som har till uppgift att praktiskt ansvara för arkivet. Arkivredovisning Hjälpmedel för att kunna söka efter handlingar i ett arkiv, till exempel arkivförteckning, arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Arkivreglemente Ett dokument som fastställer ansvar och hantering av allmänna handlingar. Arkivverksamhet Exempelvis ordna och förteckna arkiv, tillhandahålla uppgifter ur arkiv eller gallra handlingar. Arkivvård Åtgärder för att skydda och bevara arkivhandlingar. Avställa Ta handlingar som har en viss ordning och ge dem en annan ordning inför långtidsbevarande. Databärare Fysiskt underlag för information, exempelvis papper, dvd-skiva eller mikrofilm. Diarie/dossierplan Plan för klassificering av ärenden och handlingar inom diarium eller ärendehanteringssystem. Dokument Skriftlig handling. Dokumenthantering Begrepp som innefattar ett dokument eller en uppgifts livscykel från postöppning till arkivläggning. Dokumenthanteringsplan Plan som beskriver hur handlingar och uppgifter ska hanteras utifrån diarieföring, bevarande, gallring och arkivläggning. Dossier Handlingar eller akter inom ett ämnesområde till exempel akter inom ett diarieplansområde. Förteckna Redovisa handlingar i en arkivförteckning. 8

9 Förteckningsplan Plan för att förteckna arkiv. Se Allmänna arkivschemat. Förvaringsmedel Hjälpmedel vid lagring och fysiskt skydd för handlingarna, till exempel arkivkartonger. Gallra Förstöra information i allmänna handlingar. Även överföring till annat medium kan vara gallring om det innebär betydande informationsförlust. Gallringsbeslut Formellt fattat beslut om att handlingar får förstöras. Gallringsfrist Tid som måste gå innan gallringen verkställs. Gallringsprotokoll Dokumentation av gallring. Handling Framställning i skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel. Huvudavdelning Den högsta nivån i en förteckningsplan, till exempel protokoll eller diarier. Koncept Myndighetens exemplar av en utgående handling. Leveransreversal Följesedel med information om vad som levererats till arkivmyndigheten. Långtidslagra Lagring av handlingar eller uppgifter en lång tid. Medium Medel för överföring av information. Mellanexemplar Exemplar som endast används för framställning av bruksexemplar av exempelvis mikrofilm. Myndighet Ett verk inom statlig eller kommunal organisation som inrättats för att utföra arbetsuppgifter som åligger stat eller kommun. Varje nämnd är en myndighet. (I en kommun omfattas även kommunala bolag och stiftelser av arkivreglerna.) Ordna Avgränsa och systematisera arkiv, till exempel att rensa, gallra och lägga handlingar i arkivkartong. Plockgallra Gallra enstaka handlingar i ett bestånd eller i en akt. Proveniens Handlingars ursprung. Proveniensprincipen har stor betydelse för avgränsningen av arkiv. Rensa Plocka bort uppgifter eller handlingar som inte är allmänna. Serie Handlingar som hör till en typ av aktivitet till exempel en viss typ av protokoll, en viss typ av räkenskaper. Serierubrik Beteckning på serie. Seriesignum Kodbeteckning för serie som det beskrivs i förteckningsplan. Säkerhetsexemplar Exemplar av till exempel mikrofilm som bara ska användas för att framställa nya säkerhetsexemplar eller mellanexemplar. Typarkiv Ett arkiv som undantas från gallring för att visas som exempel. Typexemplar Bevarande av vissa handlingar, som normalt gallras, för att visas som exempel. Underavdelning En nivå under huvudavdelningen i förteckningsplanen. Upptagning Handlingar som bara kan uppfattas med någon form av tekniskt hjälpmedel. Volym Fysisk enhet som innehåller handlingar, till exempel arkivkartong, kortlåda, inbunden volym eller pärm. Volymsignum Kodbeteckning som består av seriesignum plus ett löpnummer. Åldringsbeständigt papper Papper som står emot åldrande. Överlämna Överföra ansvar för arkiv till exempel till en arkivinstitution. 9

10 1. Om arkiv och arkivredovisning En myndighet behöver dokumentera sin verksamhet av flera skäl. Den dokumentationen som skapas bildar myndighetens arkiv. Det är inte bara informationen som förvaras i närarkiv och aktskåp som utgör arkivet, utan även information som förvaras på tjänsterum och hemarbetsplatser. Även den digitala informationen är en del av myndighetens arkiv. Arkivlagen (1990:782) reglerar myndigheternas ansvar i arkivfrågor. Lagen beskriver att myndigheten ansvarar för sina handlingar och att de ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta dem. Ordningen behövs inte bara för det aktuella arbetet utan även för framtiden. Lagstiftningen ger tre skäl till varför man ska hålla god ordning i arkiven: rätten att ta del av allmänna handlingar juridiska och förvaltningsmässiga skäl forskningens behov. Ordning och reda Att följa lagar och förordningar om arkivfrågor kallas för att ha en god offentlighetsstruktur. För att kunna upprätthålla en struktur i arkivet finns standardiserade verktyg. På slutet av 1800-talet började man använda sig av ett sätt att redovisa handlingar som kallas allmänna arkivschemat. Det byggde på hur organisationen vid myndigheter och företag såg ut vid den tiden. A. Protokoll B. Utgående handlingar C. Diarier D. Register E. Inkommande handlingar F. Ämnesordnade handlingar G. Ekonomiska handlingar Senare lade man till ytterligare några huvudområden: H. Statistik J. Fotografier K. Kartor och ritningar Ö. Övriga handlingar Så här har man gjort förteckningar över arkivhandlingar sedan dess. Med tiden har den här metoden blivit alltmer omodern, även om den i princip ger möjlighet att förteckna alla sorters handlingar. Moderna arkiv får till exempel en överrepresentation under rubriken Ämnesordnade handlingar. Därför har Riksarkivet utarbetat nya principer för en redovisning som i stället utgår från myndighetens processer. Botkyrka kommun kommer successivt att gå över till den formen av redovisning. 10

11 Redovisning av arkiv En bevarandeförteckning ska tala om vad det finns för handlingar i arkivet. Inom varje huvudområde finns underavdelningar; serier. Varje serie förtecknas för sig på en blankett med uppgift om hur handlingarna är ordnade (till exempel alfabetiskt eller kronologiskt), vilken förvaringsform som gäller (till exempel arkivkartong, databas eller inbundna) och vilka år handlingarna kommer från. Varje fysisk enhet kallas för volym och får ett löpnummer. Tillsammans med seriebeteckningen får varje volym en unik beteckning som kallas signum. Till exempel A1a:1. Ibland består en serie bara av ett fåtal handlingar som gör att den inte fyller upp en arkivkartong. Då kan du lägga samman flera serier i en kartong. Skriv med blyerts på kartongen vilka serier som du tar upp i kartongen. Här är ett exempel: Protokoll från föräldraråd Minnesanteckningar från enhetsmöten Kvalitetsarbete 2005 Du måste ändå redovisa serierna separat, men du behöver inte ange ett volymnummer. Så här ser det då ut för serien Protokoll från föräldraråd: Volymnr Årtal Anmärkning Handlingarna förvaras i A5:1 Redovisa informationen i blanketten för serien Minnesanteckningar från enhetsmöten så här: Volymnr Årtal Anmärkning Häri även A6 och F7 I bilaga 1 finns ett exempel på ett förteckningsblad. En bevarandeförteckning tar oftast bara upp de handlingar som har arkiverats och som ska bevaras för all framtid. I Botkyrka förtecknar kommunarkivarien myndigheternas arkiv när de levereras till kommunarkivet. Alla handlingar som uppkommer i en myndighets verksamhet redovisas i en dokumenthanteringsplan. Det är en plan som beskriver vad alla handlingstyper heter, hur de ska förvaras, om de ska bevaras eller gallras, när de ska skickas till kommunarkivet och annan information som kan vara väsentlig. En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument som ska ses över varje år för att man ska upptäcka nya handlingstyper eller ändra hanteringsanvisningar för äldre handlingar. Aktuella dokumenthanteringsplaner publiceras på kommunens intranät. I Botkyrka kommun beslutar respektive nämnd om dokumenthanteringsplanerna. Nämnden beslutar samtidigt om gallringsfrister. Läs mer i kapitlet Gallra information. 11

12 Arkivbeskrivning Myndigheten ska också upprätta en arkivbeskrivning. Det är ett kortfattat dokument över myndighetens verksamhet och åtaganden som kan resultera i olika handlingstyper. Man brukar beskriva myndighetens historia och organisation, vilka handlingstyper som förekommer i verksamheten och uppgifter om gallringsbeslut och sekretess. Följande uppgifter bör finnas med i en arkivbeskrivning för att den ska vara användbar: myndighetens namn och hur länge den har funnits organisation och verksamhetsområde samband mellan arbetsuppgifterna och skapade handlingar sökvägar till arkivet vilka arkiv myndigheten förvarar gallringsregler arkivansvar. Bilaga 2 är ett exempel på en arkivbeskrivning. 12

13 2. Allmän handling Vad är en allmän handling? Begreppet handling förklaras i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Handlingar Handlingar är en upptagning i någon form. Det kan vara i pappersform (skrivelser, fax, utskrifter), datafiler och register, meddelande på telefonsvarare, sms-meddelande, fotografier, kartor, ritningar, dvd-skivor, magnetband och webbplatser. Information som inte finns i någon form av medium är alltså inte en handling. Allmänna handlingar Allmänna handlingar är handlingar som förvaras hos myndigheten och som inkommit till, upprättats eller expedierats av myndigheten. Inkomna handlingar Inkomna handlingar har kommit in till myndigheten via till exempel post, e-post eller blivit överlämnade personligen. Det innebär att om du som tjänsteman tar emot handlingar vid ett externt möte så betraktas handlingen som inkommen till myndigheten om innehållet berör myndighetens verksamhet. Detsamma gäller om du arbetar hemifrån och får ett e-postmeddelande till din hemarbetsplats. En handling är inkommen även när posten eller e-posten inte har öppnats. Upprättade handlingar Upprättade handlingar är handlingar som har justerats, skrivits under eller fått sin slutgiltiga form. Så länge handläggaren bearbetar en text är den ett arbetsmaterial och behöver inte lämnas ut som allmän handling. Expedierade handlingar Expedierade handlingar har skickats utanför myndighetsgränsen, och blir också allmänna. Det blir de också om de publiceras på myndighetens webbplats. Förvarade handlingar Förvarade handlingar är handlingar som tas om hand för arkivering. Om en myndighet förvarar sina handlingar hos en annan myndighet vid exempelvis en ombyggnation, så betraktas inte handlingarna som förvarade hos den andra myndigheten. Handlingar som finns tillgängliga hos en myndighet genom exempelvis ett register som är gemensamt med en annan myndighet är allmänna handlingar hos båda myndigheterna, men behöver bara arkiveras hos en. Ett exempel på detta är fastighetsregister. Vem får ta del av allmänna handlingar? Vem som helst har rätt att begära ut en allmän handling.! Som myndighet får vi inte fråga efter namn på den som begär ut handlingen eller orsaken till att personen vill ta del av handlingen. Undantag är då informationen i handlingen omfattas av sekretess. Då måste vi veta vem som begär ut handlingen för att vi ska kunna bedöma om personen har rätt att få del av den. 13

14 Lämna ut allmän handling En grundpelare i rättssystemet är att kunna ta del av myndigheters verksamhet. Detta kallas offentlighetsprincipen och flera av våra lagar stöder den principen, till exempel tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och yttrandefrihetsgrundlagen. Läs mer i kapitlet Lagar och regler. Var och en har rätt att begära ut en handling. Lagen säger att handlingen ska lämnas ut skyndsamt, vilket brukar betyda samma dag eller senast dagen efter att begäran gjordes. Omfattas handlingen av sekretess så kan handläggningen få ta längre tid (det förekommer att exempelvis socialtjänstakter består av stora mängder handlingar), men ambitionen måste vara att handläggningen inte får dröja.! Handläggningen får inte fördröjas på grund av frånvaro. Ingen tjänsteman får vara så oumbärlig att ingen annan kan göra en bedömning om att lämna ut handlingar. Registratorn brukar ansvara för detta, men var och en som är ansvarig handläggare för ett ärende måste kunna bedöma om handlingarna i det ärendet är allmänna eller inte och om de är offentliga eller hemliga.! Alla i organisationen ska känna till att detta är en prioriterad arbetsuppgift! Som myndighet är vi inte skyldiga att sammanställa uppgifter om det innebär ett orimligt stort arbete. Inget hindrar dock att den som vill ha uppgifterna själv tar del av dem och sammanställer dem. Däremot kan vi inte låta bli att lämna ut handlingar bara för att de är oordnade eller svåra att hitta. Det har Justitieombudsmannen uttalat sig om. När ska du inte lämna ut uppgifter i en handling? Omfattas handlingen av någon sekretessregel kan du inte lämna ut den utan förbehåll. Ibland kan du inte lämna ut den alls på grund av att informationen är känslig. Det är den tjänsteman som handlägger ett ärende som i första hand ska bedöma om sekretess gäller eller inte. Ibland kan bedömningen vara svår rådgör då med kommunarkivarien eller kommunjuristen. Du kan också vända dig till din närmaste chef för hjälp. Men det får inte innebära att handläggningen fördröjs alltför mycket. Om chefen är på semester och inte kommer tillbaka förrän om några dagar måste du be någon annan om hjälp. Om du beslutar att inte lämna ut hela eller delar av en handling ska den som begärt handlingen få information om att han eller hon har rätt till ett skriftligt beslut. Sådana beslut ska innehålla en motivering och hänvisning till den lagparagraf som är tillämplig. Beslutet ska fattas av behörig tjänsteman eller nämnd. Det ska framgå av myndighetens delegationsordning vem som är behörig att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar. Beslutet ska också innehålla information om hur man överklagar. I komplicerade fall kan kommunstyrelsen fatta beslut. Läs mer i kapitlet Sekretess. 14

15 Vad är inte allmänna handlingar? Följande handlingar är inte allmänna: handlingar som ännu inte är färdigställda hos myndigheten, referenslitteratur och liknande böcker, handlingar som förtroendevalda och fackliga förtroendemän får skickade till sig i den rollen (för förtroendevalda gäller detta bara partipolitik, inte för uppdraget som till exempel kommunalråd), en tjänstemans handlingar som hon eller han får i egenskap av medlem i någon förening (till exempel personalförening), en tjänstemans eller förtroendevalds privata handlingar, uppgifter av tillfällig karaktär som inte har betydelse för ärendets förståelse. Vi behöver inte lämna ut handlingar som inte är allmänna. Men det finns inget som hindrar att du lämnar ut utkast eller minnesanteckningar om de inte omfattas av sekretess. Tänk på att om du arkiverar icke allmänna handlingar blir de automatiskt allmänna. Därför är det viktigt att rensa ut dem före arkivläggningen. Observera att rensningen bara får omfatta handlingar av ringa betydelse. Om handlingen behövs för förståelsen av ett ärende får den inte tas bort. Det gäller även i kommunens verksamhetssystem. Handläggaren ska själv ta bort utkast och arbetsmaterial. Utlån Allmänna handlingar får inte lånas hem av privatpersoner. Tjänstemän i kommunen får inte låna hem allmänna handlingar i original. Om en myndighet får förändrad driftsform (säljs till privat företag, ansluts till ett kommunförbund eller slås ihop med en annan myndighet) kan verksamheten behöva tillgång till allmänna handlingar under en övergångsperiod. Om den nya förvaltaren vill låna handlingarna krävs ett beslut i kommunfullmäktige. Kommunen ställer också bestämda krav på förvaring och hantering av de allmänna handlingarna. Ett säkrare alternativ än utlån är att kopiera de handlingar som behövs i den nya verksamheten. 15

16 3. Sekretess Vad innebär sekretess? Sekretess innebär att handlingar innehåller uppgifter som är känsliga av olika skäl och därför inte kan lämnas ut till vem som helst. Graden av sekretess kan variera och kallas skaderekvisit. Ett rakt skaderekvisit innebär att uppgifterna är offentliga, men det kan finnas undantag. Ett omvänt skaderekvisit innebär att uppgifter oftast är hemliga, men kan vara offentliga ibland. Saknas skaderekvisit är det hemligt om inte sekretessbrytande regler kan tillämpas. Den starkare sekretessen gäller för enskildas personliga förhållanden, till exempel inom socialtjänsten och sjukvården. Den svagare sekretessen gäller till exempel folkbokföringsuppgifter. Sekretess kan gälla både uppgifter om en enskild person och om offentlig verksamhet. Det går inte att begära att sekretess ska gälla. Istället måste vi göra en bedömning, en sekretessprövning, varje gång någon begär ut en handling. Det förekommer till exempel vid rekryteringsärenden att sökanden vill att deras ansökningar ska behandlas konfidentiellt, men det finns i dag inget lagligt stöd för det. Hur hanterar vi sekretessbelagda uppgifter? Skilj på uppgifter som innehåller sekretess så långt det går från handlingar som är offentliga. Förvara till exempel inte läkarintyg med uppgifter om en anställds sjukdom i personalakten eller tillsammans med andra frånvarounderlag.! Förvara alltid handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter inlåsta så att de är skyddade från brand, stöld och för obehörig åtkomst när de inte används av handläggare. Om handlingarna av något skäl inte kan hållas åtskilda från andra handlingar ska du förvara handlingarna i ett särskilt aktomslag. På aktomslaget skriver du hemlig. Det betyder inte att du i framtiden kan nöja dig med det du måste göra en sekretessprövning varje gång någon begär att få ta del av handlingen. I ärendehanteringssystemet måste du låsa de dokument som berörs av sekretess. Tänk på att samma sak gäller här som för pappershandlingar. En förhandsbedömning är inte giltig, utan du måste göra en så kallad menprövning varje gång en handling begärs ut. Om du behöver skicka sekretessbelagda uppgifter med posten ska du skicka försändelsen rekommenderat med mottagningsbevis.! Skicka inte sekretessbelagda uppgifter med e-post eller fax. 16

17 Vem får ta del av hemliga uppgifter? Ibland kan sekretessen brytas om det krävs för att en annan myndighet ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Här är några exempel: Polismyndigheten kan behöva ta del av hemliga handlingar för att kunna utföra sitt arbete. Smittskyddslagen kan upphäva sekretess. Ibland kan forskare få ta del av hemliga uppgifter mot ett förbehåll. Det kan vara att forskningsresultatet inte får röja enskildas identitet och att man inte får föra vidare uppgifter om enskilda. Ett beslut om ett sådant förbehåll ska fattas av behörig tjänsteman och undertecknas av båda parter. Uppgifter om sig själv får man alltid ta del av om man är part i ett ärende. Utomstående kan få ta del av sekretessbelagda uppgifter om personen det berör har lämnat sitt medgivande. Medgivandet ska vara skriftligt. När du lämnar ut sekretessbelagda uppgifter gäller inte regeln i tryckfrihetsförordningen att den som vill ta del av uppgifterna får vara anonym. Då kan du både behöva fråga om skälet till att uppgifterna efterfrågas och begära legitimation. Läs mer i kapitlet Allmän handling. I bilaga 3 kan du se exempel på en mall för beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar. Tystnadsplikt Anställda vid offentliga myndigheter har tystnadsplikt om uppgifter som kan vara känsliga om de kommer ut. Det gäller även tillfälligt anställda och praktikanter. Tystnadsplikten gäller även om man inte har skrivit på en sekretessförbindelse. Vi måste också beakta frågan om tystnadsplikt när vi skriver avtal med privata entreprenörer som kan tänkas se information som omfattas av sekretess.! Att bryta tystnadsplikten är straffbart och kan leda till åtal. I ringa fall råder straffrihet. 17

18 4. Diarieföring Diarieföring är ett sätt att hålla myndighetens handlingar ordnade utifrån offentlighets- och sekretesslagens krav på registrering av allmänna handlingar. Samtidigt underlättar den för oss att göra sammanställningar och hitta dokument. Lagkrav Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska vi registrera allmänna handlingar om vi inte kan ge dem en sökbar ordning. Exempel på handlingar som vi kan ge en sökbar ordning är fakturor (verifikationsnummerordning), personalhandlingar (personnummerordning) och protokoll (kronologisk ordning). Vi behöver inte registrera handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, till exempel reklam och inbjudningar. Vi behöver inte heller registrera handlingar som kommit in för kännedom och som inte ingår i ett ärende, intresseanmälningar för tjänst som inte har utlysts, rutinmässiga förfrågningar och utskick av rutinmässig karaktär. Om handlingar omfattas av sekretess måste vi registrera dem. Undantag gäller verksamheter som producerar stora mängder av sekretessbelagda handlingar. Det är orsaken till att vi inte behöver registrera patientjournaler eller socialvårdsakter. Övriga handlingar som omfattas av sekretess måste vi registrera. Vi ska också registrera alla ärenden som ska behandlas av nämnd och beslut som fattas med stöd av delegation. Vi ska också registrera projekthandlingar, synpunkter och klagomål. Vad krävs då av registret? Offentlighets- och sekretesslagen säger att de uppgifter som ska förekomma i registret är: datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och i korthet vad handlingen rör (ärendemening). Du kan avstå från att registrera namn och ärendemening om det krävs för att du ska kunna visa diariet för allmänheten. 18

19 Verksamhetens behov Det finns fler skäl till att vi behöver ha en fungerande diarieföring. Anställda i kommunen kan behöva söka information i ett ärende flera år efter att ärendet har avslutats. Om en handlingstyp förekommer sällan i verksamheten är det ofta svårt att hitta en naturlig sorteringsordning utanför diariet. Transparensen och tillgänligheten ökar vilket gynnar både kommuninvånare och kommunen. Det brukar gå bra att hitta handlingar så länge handläggare och nyckelpersoner finns kvar i organisationen, men när det blir omsättning på personal så förlorar man lätt kunskapen om hur man hittar i pärmar och i kataloger. Alla gör på sitt sätt och rutiner förändras med personalen. Diarieföring är därför ett verktyg för att kunna hålla ordning på handlingar. Det kräver förstås att den som handlägger eller registrerar ett ärende skriver ärendemeningar och döper dokument på ett sätt som är lätt att förstå och gör det lätt att söka efter dem. I ett diarium kan det finnas uppgifter som går lätt att ta fram för uppföljning och redovisning. Hur många och vilka avtal har kommunen tecknat under en period? Hur många synpunktsärenden har vi behandlat? Vilka typer av remisser har vi besvarat? Hur många ärenden ligger öppna och har inte avslutats? Det senare är särskilt viktigt eftersom ärenden som ligger länge för handläggning löper större risk att komma bort. En av fördelarna med ett elektroniskt ärendehanteringssystem är att om du har registrerat handlingarna som du ska, så finns de alltid tillgängliga för registratorn även om pappersakten finns hos en handläggare. Om det inte föreligger någon sekretess har dessutom samtliga handläggare, utöver registrator tillgång till handlingarna. 19

20 5. Handläggningens gång Ett ärende består i princip av tre faser: beredning beslut verkställighet. Ett ärende börjar med en skrivelse i någon form. Det kan vara en skrivelse som kommer in till kommunen eller en skrivelse som en tjänsteman upprättar. Det här faserna kan ingå i handläggningen av ett ärende: postöppning, registrering, handläggning inklusive beslut samt rensning och avslut. 1. Postöppning Samtliga enheter bör ha central postöppning. Alla handläggare ska veta att de ska registrera och handlägga skrivelser som kommer in till kommunen skyndsamt. Om en tjänsteman tar emot en skrivelse i ett tjänsteärende räknas den som inkommen. Tjänstemän och ledande förtroendevalda bör lämna fullmakter som innebär att registratorn får öppna personadresserad post. Den som inte lämnar en sådan fullmakt är skyldig att dagligen öppna sin post så att handlingar som ska diarieföras kan diarieföras. Det gäller all post, e-post, fax med mera. Medarbetare ska få information om fullmakt i samband med att de anställs. Förtroendevalda, i första hand ledamöter av presidier, ska få informationen när de tillträder sina uppdrag. Registratorn på berörd förvaltning ansvarar för att informera om och samla in fullmakter. Hantering av e-post vid frånvaro Om du är frånvarande och inte själv vill eller kan kontrollera din e-post, måste du dela ut din inkorg till en vidtalad kollega som ansvarar för att se till att e-post som ska registreras också blir registrerad. Felsänd post Det förekommer att en myndighet får post som skickats fel. Registratorn stämplar posten och skickar den vidare till rätt instans. För att hålla reda på att posten vidarebefordrats kan du antingen registrera försändelsen på en postlista (inte det vanliga diariet) eller ta en kopia av brevet och spara en kortare tid (max 1 år) om avsändaren hör av sig. 2. Registrering Eftersom en handling blir allmän när den passerar myndighetens gräns, oavsett vilket medium den kommit in på, ska du registrera handlingen skyndsamt. Det är en syssla som du ska sköta dagligen. När registratorn är frånvarande på grund av sjukdom eller semester ska det finnas en ersättare. Registratorn ansvarar för att registrera nya ärenden och diarieföra handlingar som kommer in till kommunen. Handläggare ansvarar för att registrera handlingar som han/hon upprättar, inkommande e-post och annan post som kommer direkt till handläggaren. Så registrerar du uppgifter från sms och telefonsvarare I dag finns inget bra sätt att föra över meddelanden från telefonsvarare eller sms. Tekniken finns men handläggningen blir förmodligen onödigt kostsam. Om du får ett sms eller ett 20