Digitalisering, analogt till digitalt Linköpings kommun

Transkript

1 1 (17) E-Lin projektet Digitalisering, analogt till digitalt Linköpings kommun Delrapport

2 2 Innehåll Dokumenthistorik Syfte Bakgrund Målgrupp Undersökning och sammanställning Vad är digitalisering av material? Vilket material ska digitaliseras och varför? Hur digitaliseras material (digitaliseringsprocessen) och vilken utrustning kan användas vid digitaliseringen? Utrustning vid digitalisering? Kvalitetskrav Informationsförlust Metadata Exempel på hur man digitaliserar i Linköpings kommun Miniundersökning hos W3D3 huvudregistratorer Digitalisering av kartor/ritningar Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt E-arkiv Källor... 13

3 3 Dokumenthistorik Datum Av Kommentar 1. Syfte Syftet för rapporten är att i förhållande till ett tänkt e-arkiv inskaffa en bakgrundsbild av digitaliseringsprocessen gällande olika typer av handlingar. 2. Bakgrund Bakgrunden till varför digitaliseringsrapporten skrivs, är att sammanställa information om vad man bör känna till och tänka på, när det gäller digitalisering av dokument och handlingar som ska sparas i det tänkta elektroniska långtidsarkivet, det så kallade systemet för bevarande. 2.1 Målgrupp Rapporten vänder sig till berörda eller intresserade av digitaliseringsprocessen. Rapporten kan även ses som ett underlag för fortsatt arbete mot ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun.

4 4 3. Undersökning och sammanställning 3.1 Vad är digitalisering av material? Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital form. Det kan vara att man skannar in pappershandlingar till digital form. Det kallas även digital bildfångst. 1 Observera att digitalisering inte är digitalt framställt material/information som överförs till ett digitalt system, ex. Word fil, till digitalt verksamhetssystem eller digitala fotografier överförda till datorn. Digitalisering är endast analogt till digitalt. Dock kan påpekas att de rekommendationer om vilket format och upplösning man sparar digitaliserat material i även gäller för det digitalt framställda materialet. Pappershandlingar, foto, film m.m. Skanner Digitaliserat material Digitalt Verksamhetssystem System för bevarande 1 Lemontree, powerpoint presentation om Digitalisering och gallring, Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim,

5 5 3.2 Vilket material ska digitaliseras och varför? Finns det behov av att digitalisera handlingar och i så fall vilka handlingar ska digitaliseras? Det finns olika sätt att digitalisera sina handlingar på: De är: 2 I projektform Digitalisera skadade handlingar. Digitalisering av gamla handlingar som har betydelse för verksamheten. (ex. avtal, protokoll, dokumenthanteringsplaner) En process Man digitaliserar handlingarna i samband med ärendeprocessen On demand Man digitaliserar handlingen när behov uppstår Vad vinner man på att digitalisera handlingarna Vid digitalisering av material vinner man i: 3 o ökad användbarhet o ökad tillgänglighet o lättare återsökning o undviker att skada unika och/eller sköra handlingar o underlättar bevarandet av originalhandlingar och kulturarv Kvalitet på förlagorna Förlagor har olika kvalitet som kan göra det svårt att digitalisera. Olika typer av förlagor ställer olika krav på olika digitaliseringsmetoder. Exempel på förlagor är brev, ljudupptagningar, kort, andra pappershandlingar, utdata från databaser, analogt ljud, film. Även behovet av konservering kan inverka på sättet att digitalisera och i vilken ordning digitaliseringen görs Hur digitaliseras material (digitaliseringsprocessen) och vilken utrustning kan användas vid digitaliseringen? Preparering av dokument är att ta bort gem och häftklammrar, att sortera och sammanföra dokument på ett sådant sätt att gemensamma metadata kan nyttjas vid indexering och import till det system man har. 5 Skanning kan ske sida för sida eller i volymskanning. Volymskanning utförs på en skanner som har en dokumentmatare. 6 2 Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim, sid. 2, Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Bodin, Sven, sid. 69, 3 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet, sid 29, Arkestolaitos, 4 Gäfvert, Thomas, sid. 1, Digitalisering av bildarkiv kapitel 2,. 5 Bodin, Sven, Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem, sid Bodin, Sven, sid.71,

6 6 Skanningsprocessen 7 Preparera Sortera och sammanföra likartade dokument Skanna Skanna dokument som bild. Granska resultat Importera Till systemet och /eller dokumenthanteringssystem ex. W3D3 Bilden visar ett exempel på hur skanningsprocessen kan gå till Skador vid digitalisering En felaktig gjord hantering och digitalisering av handlingarna kan förstöra original genom att utsätta dem för alltför mycket värme, ljus eller tryck. Handlingarna utsätts också för slitage Dokumentation av skadorna Det är bra att ha rutiner för att hantera de eventuella skador som uppkommer vid digitaliseringen. Skadorna bör dokumenteras på ett metodiskt sätt och kopplas till förlagan och filen Utrustning vid digitalisering? Olika typer av utrustning Innan man digitaliserar materialet är det viktigt att man bestämmer vad det digitaliserade materialet ska användas till. Olika användningsområden kräver olika typ av digitalisering. Exempelvis om man skannar in fotografier som ska kunna användas som illustrationer i böcker, till vykort eller storbildsformat, så krävs kanske en fotoskanner med manuell kontroll i datorn, för vardagliga nya dokument räcker en kontorsprinter med skanningsfunktion, för gamla handskrivna dokument krävs en annan typ. Här skiljer sig även storleken på det inskannade materialet och mängden metadata åt Bodin, Sven, sid. 70, Elvör, Gunilla, 8 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Riksarkivet, Pappershandlingar sid 21, 9 Gäfvert, Thomas, sid. 5, 10 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, Gäfvert, Thomas, sid. 1,

7 Kvalitetssäkra och kontrollera Kvalitetssäkring av digitaliseringsprocessen sker på flera sätt. Utrustning och rutiner. Kravställ och upphandla, vid behov, den utrustning som finns eller behövs köpas in. 11 Skanningsprocessen. Ett krav är att den elektroniska bildfilen överensstämmer med originalhandlingen. Skanning kan innebära informationsförlust i form av text, kan uppstå vid skanning om den är dåligt utförd eller att utrustningen är dålig. Det kan vara dålig skärpa i den skannade bilden. Det kan bero på svagt tryck, eller att handlingen är snett skannad. Veck på pappret kan uppfattas som streck, olika mörka fält kan flyta ihop. Dålig skanner kan också skapa bilder där man inte ser om olika slags pennor eller färg har använts på intyg samt om någon har strukit över text med tippex. 12 Personalen. För att kunna bedöma hur en handling/bild ska skannas in för att motsvara de krav som ställs, kan det krävas utbildad och kunnig personal. Personalen måste ha den kompetens som behövs för att skanna in handlingen rätt och bedöma att den är korrekt. 13 Personalen måste också kunna förändra sitt arbetssätt då ett elektroniskt dokumenthanteringssystem kräver genomgripande förändringar av arbetssättet. Här finns ett stort, möjligt problem. Okunnig och ovillig personal kan sätta käppar i hjulet vid införandet av elektroniskt dokumenthanteringssystem/e-arkiv Etiskt ställningstagande Det kan löna sig att fastställa etiska aspekter på digitaliseringen, för den digitala tekniken gör det lätt att förändra bilder. Med personal kunnig i bildbehandling och med rätt utrustning kan bilderna förändras. Här är det viktigt att skilja på justering/förbättring av bilden eller förändring/ manipulering av bilden. 15 Ibland måste dock materialet behandlas. Det ursprungliga materialet kan vara trasigt och slitet. Glasplåtar kan vara spruckna. Stenciler och foton håller på att försvinna. Då måste man skapa en digital kopia för att rädda materialet till eftervärlden. 16 När man skapar en digital kopia av materialet bör man fundera över i vilken utsträckning man ska eller om man får reparera den digitala brukskopian, om man får ta bort skräp, justera färgnyanser, avgränsa och reparera bilden? Får man förstora bilderna? Borde man eller ska man reparera skadorna på bilder i dåligt skick? 17 Vid utställningar kan bilderna göras oproportionerligt stora, är det då längre en fråga om att visa det ursprungliga fotot eller är det en manipulering av bilden? 18 Vid presentation av en digital kopia bör det framgå att det är en kopia av originalet och om den är justerad, reparerad eller förändrad bör det också framgå Gäfvert, Thomas, sid. 2, 5 12 IAF, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Skanning och dokumenthantering 2007:13, sid.54f, 13 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 3 14 Bodin, Sven, sid. 58, 15 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, Bildmanipulering, sid. 64, Seniornet, Bildredigering, sid. 1, 16 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 17 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 18 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 19 Pettersson, Rune, sid 34,

8 8 3.5 Kvalitetskrav. Innan materialet digitaliseras måste det bestämmas vilka kvalitetskrav som ska ställas på det digitaliserade materialet och därefter beslutas om vilka standarder och rekommendationer som ska följas. 20 Enligt Riksarkivet ska kontorsdokument och handlingar sparas i PDF/A-1 eller Del 1, Latinska alfabetet nr 1. Rekommendationerna följer standarderna ISO/IEC 10646:2003 och SS-ISO/IEC : Digitala bilder som framställs i en fotografisk tillämpning ska sparas i följande format: JPEG, TIFF/IT samt PNG. Riksarkivet baserar det på standarderna SS-ISO 10918, ISO 12639:2004 samt ISO/IEC 15948: En vanlig formatstandard vid dokumentskanning är okomprimerad TIFF version 4, singel page, dpi och vanligtvis i gråskala. Tiff är ett standardformat för elektronisk lagring av bilder av dokument. 23 Kartor och ritningar ska, enligt Riksarkivet ges följande format GLM och PDF/E-1. Kartor och ritningar i rasterformat kan även ges i CCITT Group 4. Formaten är baserade på standarderna SS-ISO 19136:2007 och ISO : Sträva alltid efter hög upplösning. För bilder är Tiff formatet att föredra före Jpeg då det innebär bättre kvalitet. Det kan dock göra att filen blir tung att öppna. Det är viktigt att det är bevarandeformatet som används redan från början. 25 Tänk på: Strävar man efter att digitalisera bildfiler som kan användas under en längre tid och kräver stor minneskapacitet eller mindre bildfiler med en möjligen kortare livslängd? 26 Stora bilder som kan användas på många olika sätt ökar också kraven på långtidslagringen. 27 Vilka kvalitetskrav ska ställas på egen digitalisering vid arbetsplatsen eller den digitaliseringsprocess som utlokaliseras? Informationsförlust Vad betyder informationsförlust och hur uppstår den? Informationsförlust är, som ordet säger, en förlust av information. Vid digitalisering sker alltid någon form av informationsförlust. Materialet transformeras och komprimeras vid digitaliseringen. 29 Vid varje komprimering av ljudfiler och fotografier försvinner viss information. Vid en betydande informationsförlust krävs en gallringsutredning. Exempelvis förändras inte informationen i stort Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 21 Riksarkivets författningssamling RA-FS 2009:2 4, 22 RA-FS 2009:2 7, 23 Bodin, Sven, sid.71, 24 RA-FS 2009:2 8, 25 Gäfvert, Thomas, sid. 2, Bodin, Sven, sid.71, 26 Digitalisering i bildarkiv kapitel 1, 27 Digitalisering i bildarkiv kapitel 1, 28 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 29 Johansson, Hanna, Omgivningens krav på e-arkiv enligt OAIS, sid. 47

9 9 Tänk på: Bildfiler kan rädda en del av det ursprungliga värdet hos fotografier som håller på att förstöras. Ur kulturarvssynpunkt kan bildfilerna inte ersätta originalfotografiet.förutom själva bildmotivet har ett fotografi också värde som föremål: så har exempelvis under olika tider papprets och filmens kvalitet varierat och inverkat på fotografiets utseende.. I samband med digitaliseringsprojektet lönar det sig att förbättra förvaringen av originalet för att (det) ska bevaras så länge som möjligt. Ibland behöver forskarna även se det ursprungliga fotografiet Metadata Vilken betydelse har metadata? Det finns två syften för att använda sig av metadata. Det ena är använda sig av metadata för att beskriva och det andra för att återsöka. 32 Metadata är data om data och enligt ISO-standarden definieras metadata som data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur och dokument samt hanteringen av dessa under aktuell tid. 33 Det är mycket viktigt att metadata i den elektroniska miljön definierar dokumentens autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. Skillnaden är att i ett pappersbaserat system är metadata ofta integrerade i själva dokumenten och i dokumentstrukturen så är det inte i det elektroniska systemet Huvudtyper av metadata Det finns följande huvudtyper av metadata: Deskriptiva, administrativa och strukturella metadata. 35 De deskriptiva metadata används för att beskriva och söka digitala dokument. Bl.a. finns det generella metadatascheman, d.v.s. en uppsättning metadataelement som används för ett specifikt ändamål. Dublin Core anger ett minimum krav av 15 metadataelement för att beskriva ett dokument. 36 Administrativa metadata är de metadata som administrerar dokumentet och dokumenterar informationen om dess tillkomst och åtkomst. Det kan innefatta tekniska metadata, källmetadata, metadata för digital proveniens och åtkomstmetadata. 37 Strukturella metadata beskriver bl.a. det logiska och fysiska förhållandet mellan delarna av ett sammansatt dokument Metadatasättning 30 Gäfvert, Thomas, sid. 2, 31 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, 32 Gäfvert, Thomas, sid 5, 33 Bodin, Sven, sid. 61, 34 Bodin, Sven, sid. 61, 35 Bodin, Sven, sid. 61, 36 Bodin, Sven, sid. 61, Doublin Core, , Digitalisering av bildarkiv, kap. 7, ISO 15836, , 37 Bodin, Sven, sid. 61, 38 Bodin, Sven, sid. 61,

10 10 Metadata kan tillföras dokumentet på olika sätt. Det kan ske manuellt och/eller automatiskt. 39 Dokument kan förses med en streckkod som innehåller för dokumenten gemensamma metadata som t.ex. datum, dokumenttyp, avdelning etc. 40 Vid användning av metadatastandard vid beskrivning av fotografier är ISO (Dublin Core 41 ) bra att använda sig av. Vid användning av digitalisering av dokument kan ISO 15489:1 vara en bra standard. 42 Fotografier och bilder bör ha ett utökat antal metadataelement eller andra typer av metadata än det dokument har. Det bör vara ex. materialets ägare, innehavare av upphovsrättigheterna, ID-signum, fotograf, tidpunkt, plats, namn, beskrivning, klassificering, ämnesord, bildtyp. 43 Vid användning av metadatastandard vid beskrivning av fotografier är ISO (Dublin Core) bra att använda sig av. 44 Att tänka på: Om man i en väl planerad process digitaliserar de mest använda bildmotiven som tillräckligt stora filer med hög kvalitet, kvarstår i negativen färgnyanser också för kommande generationer att undersöka Sökord Sökorden bör bestå av standardiserade ämnesord. Det gör att man lättare undviker att skriva fel som försvårar sökningen efter det efterfrågade materialet Exempel på hur man digitaliserar i Linköpings kommun 4.1 Miniundersökning hos W3D3 huvudregistratorer Vid möte med W3D3 huvudregistratorer i Linköpings kommun den 1 mars 2013 gavs följande frågor: Vilken förvaltning/avdelning/enhet det berör Vilken skanner/kopiator finns på plats Vilka format skannas. PDF, JPEG, TIFF finns det någon möjlighet att ändra format t.ex. PDF-A I vilken upplösning skannas det (ex. 300dpi) Resultat av undersökningen Undersökningen som utförts visar på att bland de medverkande arbetsplatserna finns det i nuläget bara en printer/skanner som i dag klarar av att skanna in i PDF-A. Det verkar även som att det inte går att välja TIFF eller JPEG. Det är maskinen själv som väljer vilket bildformat som den kommer att skanna in i. 39 Bodin, Sven, sid. 71, 40 Bodin, Sven, sid. 71, 41 Doublin Core, Digitalisering av bildarkiv, kap. 7, ISO 15836, 42 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Bodin, Sven, sid.59, 43 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, 44 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Dublin Core, ISO 15836, 45 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, 46 Gäfvert, Thomas, sid. 5, Digitalisering i bildarkiv kapitel 2,

11 11 Beroende på vad man ska använda det inskannade materialet till bör, åtminstone, vissa skannrar, på vissa arbetsplatser, klara mer än 600 dpi, som verkar vara den högsta möjliga upplösningen som går att använda på de printrar/skannrar som finns i bruk i dag. Det exakta resultatet beskrivs i bilaga Digitalisering av kartor/ritningar Frågan ställdes hur Bygglovskontoret digitaliserade sitt material. Svaret blev att sedan 2012 skannas ritningar och handlingar på Bygglovskontoret i PDF, oftast i 300 dpi. Ärendehanteringssystemet ByggR används. Se bilaga 2 för mer information. 5. Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt E-arkiv Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital form. Digitaliseringen kan ske på olika sätt, det kan ske i projektform, utifrån en process eller on demand, det vill säga att man digitaliserar det som efterfrågas för tillfället. Vid digitalisering av material uppstår en vinst i det att materialet ökar i användbarhet för allmänheten, man undviker att skada unika och/eller sköra bilder/handlingar, man underlättar bevarandet av originalfotografier och originalhandlingar samt att man inte skapar pappershandlingar av elektroniska handlingar. Att digitalisera handlingarna är inte alltid lätt. Det gäller att vara kunnig som personal så man kan avgöra hur en digitalisering sker på bästa sätt utefter förutsättningarna på de handlingar som ska digitaliseras. Skadade handlingar, gamla handlingar, fotografier, dokument på skilda papperssorter behöver alla skannas på olika sätt för att behålla sin ursprungliga karaktär. Även ett etiskt ställningstagande kan ibland behöva tas då inskanning av handlingar medför att förlagan förändras. Man måste ställa sig frågan om man ska reparera skadade fotografier i inskanningen eller inte eller om den informationsförlust som en digitalisering innebär ändå är att föredra. En felaktig skanning kan förstöra originalhandlingen så det är viktigt att personalen som utför skanningen vet hur de hanterar materialet och skannern. Skanningsprocessen sker på följande sätt: Först prepareras materialet och sedan sorteras det och sammanförs till skanning. Efteråt granskas resultatet för att sedan skickas till systemet. Utrustningen som används vid skanningen kan variera efter arbetsplatsens behov. Viktigt är dock att följa Riksarkivets föreskrifter och de standarder som finns om vilket format och upplösning som ska användas för handlingar vid långtidsarkivering. Allt för att de ska kunna sparas i evinnerlig tid och inte försvinna. För alla delar i verksamheten gäller det att material som införs i systemet för bevarande ska vara inskannat PDF-A för textdokument och Tiff eller Jpeg för bilder.

12 12 För arbetsplatser som skannar mycket foton, gammalt material, kartor etc. kan andra krav tillkomma på skanningsutrustningen. Det kan vara exempelvis vara en skanner med högre upplösning än vad som generellt behövs eller en fotoskanner som kan återge bilden med exakt skärpa. Dessutom kan också användningsområdet för de inskannade handlingarna förändra utrustningen. En arbetsplats som hanterar kartor och bilder kan behöva andra typer av skannrar än en arbetsplats som bara använder sig av inskanning av skrivna dokument. Vid skanningen är det också oerhört viktigt att sätta rätt metadata till det inskannade materialet. Om det tillförs metadata manuellt så bör det vara standardiserade metadata. Användning av standarder är av stor vikt och för beskrivning av fotografier är ISO (Dublin Core) bra att använda sig av. Vid användning av digitalisering av dokument kan ISO 15489:1 vara en bra standard. Det är mycket viktigt att metadata i den elektroniska miljön definierar dokumentens autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. Det är därför viktigt att ta hjälp av de ovan nämnda standarderna i skapandet av metadata. Även här är metadata sättningen inte lika för alla handlingar. Exempelvis fotografier behöver mera och andra metadata än pappersdokument. Även här är standarderna till hjälp så att alla metadata av vikt finns med. I en liten undersökning bland W3D3 registratorer ställdes frågorna vilken printer/skanner finns på arbetsplatsen, vilka format och vilken upplösning man kan skanna i. Resultatet visar att mest används olika typer av Ricoh Aficio som printer/skanner, formatet som finns att skanna i är PDF och TIFF/JPEG (där maskinen själv väljer vilket format det ska skannas i.) Ingen maskin i nuläget skannar PDF-A eller har möjlighet att välja Tiff eller JPEG. Upplösning är hos alla maskiner upp till 600 dpi. Några arbetsplatser har som standardinställning 200 dpi. Avslutningsvis bör det påpekas att i förhållande till ett tänkt elektroniskt långtidsarkiv är digitaliseringsprocessen av det analoga materialet av stor vikt. Alla format fungerar inte att spara i ett långtidsperspektiv. Ska materialet behållas i all evighet är det av stor vikt att de rekommendationer som finns gällande format och upplösning följs, samt att stor vikt läggs på utrustning och att utbilda personal. Det samma gäller även för det redan digitaliserade materialet som, digitalt, ska överföras till långtidsarkivet.

13 13 6. Källor Arkestolaitos, Bodin, Sven, Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem, Sundqvist, Anneli (red), Dokumentstyrning i processorienterade organisationer, Stockholm 2005 Digitalisering i bildarkiv. Tidningsartikel som ingår i det material som Liam presenterade för Linköpings kommun i samband med förberedelser inför e-arkiv Dublin Core, Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet, Uppsala universitet, UFV 2009/210, Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim IAF, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Skanning och dokumenthantering 2007:13 ISO 15836, Johansson, Hanna, Omgivningens krav på e-arkiv enligt OAIS, Askegren, Katrin mfl, E-arkivera rätt, sju perspektiv på hantering av digital information med hjälp av OAIS, Stockholm 2009 Lemontree powerpoint presentation om Digitalisering och gallring, Lemontree 2011 Palmgren, Björn, bygglovsingenjör på Bygglovskontoret i Linköping, e-post mars 2013 Pettersson, Rune, Bildmanipulering, Stockholm 2001, Riksarkivet Pappershandlingar, Rapport 2008:1 Riksarkivets författningssamling, RA-FS 2009:2 Sahlén, Tom, Kaos eller struktur om modern dokumenthantering, Sundqvist, Anneli (red), Dokumentstyrning i processorienterade organisationer, Stockholm 2005 Seniornet, Bildredigering, a 28%20Birgitta%20Bildredigering.pdf,

14 14 Bild Elvör, Gunilla, kommunarkivarie Linköpings stadsarkiv

15 15 Bilaga Kommunstyrelsen a) Ricoh Aficio MP C3300AD, b) PDF,JPEG,TIFF, c) 300 dpi men möjlighet till 600 dpi, 2. Teknik och samhällsbyggnadskontoret, Stadsmiljö a) Ricoh Aficio MP C3501 b) PDF, JPEG, TIFF, finns programvara som kan lösa PDF-A, c) 600 dpi 3. Utbildningsförvaltningen, Barn och ungdom a) MPC 4500, b) PDF, JPEG, TIFF, det går att ändra till PDF-A, c) 300 dpi går att höja till 600 dpi. 4. Barn- och Ungdom, Bildning, Kultur- och Fritid, a) Ricoh Aficio MPC4000, Svadmprint02\p104-10, b) PDF, JPEG, TIFF, c) 200 och 300 dpi, 5. Överförmyndarenheten, a) Toshiba Studio 520, b) PDF, vet inte mer, c) 600dpi, 6. Stadsarkivet, a) Ricoh Aficio MPC2500, b) PDF, TIFF/JPEG (varav maskinen själv väljer Tiff eller jpeg. Manuellt kan man inte själv välja vad man vill ha), c)100, 200, 300, 400, 600 dpi varav 300 är standardinställningen. 7. Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen, (stadsbyggnad, plan 2) a) Ricoh Aficio MP C3501, b) 100, 200, 300, 400, 600 dpi, c) TIFF/JPEG eller PDF ensidig, PDF flersidig, PDF hög komprimering är ej valbar. Kommentar i e-posten: Vi har på Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MoS) ett tiotal multifunktionsskrivare med scanningsmöjlighet (varav ca 7 Ricoh skrivare, 3 Toshiba). 8. Utförarstyrelsens förvaltning, Leanlink. a) Ricoh Aficio MP C6000, b) PDF, TIFF/JPEG. c) 100, 150, 200,300,400 och 600 dpi. Standardinställning 200dpi. Skannern kommer att bytas ut om några månader. 9. Råd och Stöd, a) Ricoh Aficio 3025, b) PDF, c) 600 dpi. 10. Miljö och samhällsbyggnad, Färdtjänst, a) Ricoh Aficio MP C3501, b) PDF, c) Socialkontoret, a) Hp laser Jet M435 MPF, b) PDF/M-Tiff, c) upplösning max 300 dpi,

16 16 Bilaga 2. Bygglovskontorets ritningar skannas som följande: 47 Historiskt material (bygglovskontorets ritningar fram t o m år 2002 är digitaliserade från bildkort/säkerhetsfilmer som finns på stadsarkivet. De är skannade i tiff-format 300 dpi (de allra äldsta 200 dpi). Originalritningar från ärenden 2003 t o m 2011 har lämnats till ett skanningföretag (Astacus på Oskarsgatan) och skannats i Tiff 300 dpi införde vi ett nytt ärendehanteringssystem (ByggR). Då började vi skanna både ritningar och handlingar själva i PDF, mestadels 300 dpi. 47 Palmgren, Björn,

17 17