Digitalisering, analogt till digitalt Linköpings kommun

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Digitalisering, analogt till digitalt Linköpings kommun"

Transkript

1 1 (17) E-Lin projektet Digitalisering, analogt till digitalt Linköpings kommun Delrapport

2 2 Innehåll Dokumenthistorik Syfte Bakgrund Målgrupp Undersökning och sammanställning Vad är digitalisering av material? Vilket material ska digitaliseras och varför? Hur digitaliseras material (digitaliseringsprocessen) och vilken utrustning kan användas vid digitaliseringen? Utrustning vid digitalisering? Kvalitetskrav Informationsförlust Metadata Exempel på hur man digitaliserar i Linköpings kommun Miniundersökning hos W3D3 huvudregistratorer Digitalisering av kartor/ritningar Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt E-arkiv Källor... 13

3 3 Dokumenthistorik Datum Av Kommentar 1. Syfte Syftet för rapporten är att i förhållande till ett tänkt e-arkiv inskaffa en bakgrundsbild av digitaliseringsprocessen gällande olika typer av handlingar. 2. Bakgrund Bakgrunden till varför digitaliseringsrapporten skrivs, är att sammanställa information om vad man bör känna till och tänka på, när det gäller digitalisering av dokument och handlingar som ska sparas i det tänkta elektroniska långtidsarkivet, det så kallade systemet för bevarande. 2.1 Målgrupp Rapporten vänder sig till berörda eller intresserade av digitaliseringsprocessen. Rapporten kan även ses som ett underlag för fortsatt arbete mot ett tänkt e-arkiv i Linköpings kommun.

4 4 3. Undersökning och sammanställning 3.1 Vad är digitalisering av material? Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital form. Det kan vara att man skannar in pappershandlingar till digital form. Det kallas även digital bildfångst. 1 Observera att digitalisering inte är digitalt framställt material/information som överförs till ett digitalt system, ex. Word fil, till digitalt verksamhetssystem eller digitala fotografier överförda till datorn. Digitalisering är endast analogt till digitalt. Dock kan påpekas att de rekommendationer om vilket format och upplösning man sparar digitaliserat material i även gäller för det digitalt framställda materialet. Pappershandlingar, foto, film m.m. Skanner Digitaliserat material Digitalt Verksamhetssystem System för bevarande 1 Lemontree, powerpoint presentation om Digitalisering och gallring, Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim,

5 5 3.2 Vilket material ska digitaliseras och varför? Finns det behov av att digitalisera handlingar och i så fall vilka handlingar ska digitaliseras? Det finns olika sätt att digitalisera sina handlingar på: De är: 2 I projektform Digitalisera skadade handlingar. Digitalisering av gamla handlingar som har betydelse för verksamheten. (ex. avtal, protokoll, dokumenthanteringsplaner) En process Man digitaliserar handlingarna i samband med ärendeprocessen On demand Man digitaliserar handlingen när behov uppstår Vad vinner man på att digitalisera handlingarna Vid digitalisering av material vinner man i: 3 o ökad användbarhet o ökad tillgänglighet o lättare återsökning o undviker att skada unika och/eller sköra handlingar o underlättar bevarandet av originalhandlingar och kulturarv Kvalitet på förlagorna Förlagor har olika kvalitet som kan göra det svårt att digitalisera. Olika typer av förlagor ställer olika krav på olika digitaliseringsmetoder. Exempel på förlagor är brev, ljudupptagningar, kort, andra pappershandlingar, utdata från databaser, analogt ljud, film. Även behovet av konservering kan inverka på sättet att digitalisera och i vilken ordning digitaliseringen görs Hur digitaliseras material (digitaliseringsprocessen) och vilken utrustning kan användas vid digitaliseringen? Preparering av dokument är att ta bort gem och häftklammrar, att sortera och sammanföra dokument på ett sådant sätt att gemensamma metadata kan nyttjas vid indexering och import till det system man har. 5 Skanning kan ske sida för sida eller i volymskanning. Volymskanning utförs på en skanner som har en dokumentmatare. 6 2 Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim, sid. 2, Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Bodin, Sven, sid. 69, 3 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet, sid 29, Arkestolaitos, 4 Gäfvert, Thomas, sid. 1, Digitalisering av bildarkiv kapitel 2,. 5 Bodin, Sven, Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem, sid Bodin, Sven, sid.71,

6 6 Skanningsprocessen 7 Preparera Sortera och sammanföra likartade dokument Skanna Skanna dokument som bild. Granska resultat Importera Till systemet och /eller dokumenthanteringssystem ex. W3D3 Bilden visar ett exempel på hur skanningsprocessen kan gå till Skador vid digitalisering En felaktig gjord hantering och digitalisering av handlingarna kan förstöra original genom att utsätta dem för alltför mycket värme, ljus eller tryck. Handlingarna utsätts också för slitage Dokumentation av skadorna Det är bra att ha rutiner för att hantera de eventuella skador som uppkommer vid digitaliseringen. Skadorna bör dokumenteras på ett metodiskt sätt och kopplas till förlagan och filen Utrustning vid digitalisering? Olika typer av utrustning Innan man digitaliserar materialet är det viktigt att man bestämmer vad det digitaliserade materialet ska användas till. Olika användningsområden kräver olika typ av digitalisering. Exempelvis om man skannar in fotografier som ska kunna användas som illustrationer i böcker, till vykort eller storbildsformat, så krävs kanske en fotoskanner med manuell kontroll i datorn, för vardagliga nya dokument räcker en kontorsprinter med skanningsfunktion, för gamla handskrivna dokument krävs en annan typ. Här skiljer sig även storleken på det inskannade materialet och mängden metadata åt Bodin, Sven, sid. 70, Elvör, Gunilla, 8 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, Riksarkivet, Pappershandlingar sid 21, 9 Gäfvert, Thomas, sid. 5, 10 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, Gäfvert, Thomas, sid. 1,

7 Kvalitetssäkra och kontrollera Kvalitetssäkring av digitaliseringsprocessen sker på flera sätt. Utrustning och rutiner. Kravställ och upphandla, vid behov, den utrustning som finns eller behövs köpas in. 11 Skanningsprocessen. Ett krav är att den elektroniska bildfilen överensstämmer med originalhandlingen. Skanning kan innebära informationsförlust i form av text, kan uppstå vid skanning om den är dåligt utförd eller att utrustningen är dålig. Det kan vara dålig skärpa i den skannade bilden. Det kan bero på svagt tryck, eller att handlingen är snett skannad. Veck på pappret kan uppfattas som streck, olika mörka fält kan flyta ihop. Dålig skanner kan också skapa bilder där man inte ser om olika slags pennor eller färg har använts på intyg samt om någon har strukit över text med tippex. 12 Personalen. För att kunna bedöma hur en handling/bild ska skannas in för att motsvara de krav som ställs, kan det krävas utbildad och kunnig personal. Personalen måste ha den kompetens som behövs för att skanna in handlingen rätt och bedöma att den är korrekt. 13 Personalen måste också kunna förändra sitt arbetssätt då ett elektroniskt dokumenthanteringssystem kräver genomgripande förändringar av arbetssättet. Här finns ett stort, möjligt problem. Okunnig och ovillig personal kan sätta käppar i hjulet vid införandet av elektroniskt dokumenthanteringssystem/e-arkiv Etiskt ställningstagande Det kan löna sig att fastställa etiska aspekter på digitaliseringen, för den digitala tekniken gör det lätt att förändra bilder. Med personal kunnig i bildbehandling och med rätt utrustning kan bilderna förändras. Här är det viktigt att skilja på justering/förbättring av bilden eller förändring/ manipulering av bilden. 15 Ibland måste dock materialet behandlas. Det ursprungliga materialet kan vara trasigt och slitet. Glasplåtar kan vara spruckna. Stenciler och foton håller på att försvinna. Då måste man skapa en digital kopia för att rädda materialet till eftervärlden. 16 När man skapar en digital kopia av materialet bör man fundera över i vilken utsträckning man ska eller om man får reparera den digitala brukskopian, om man får ta bort skräp, justera färgnyanser, avgränsa och reparera bilden? Får man förstora bilderna? Borde man eller ska man reparera skadorna på bilder i dåligt skick? 17 Vid utställningar kan bilderna göras oproportionerligt stora, är det då längre en fråga om att visa det ursprungliga fotot eller är det en manipulering av bilden? 18 Vid presentation av en digital kopia bör det framgå att det är en kopia av originalet och om den är justerad, reparerad eller förändrad bör det också framgå Gäfvert, Thomas, sid. 2, 5 12 IAF, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Skanning och dokumenthantering 2007:13, sid.54f, 13 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 3 14 Bodin, Sven, sid. 58, 15 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, Bildmanipulering, sid. 64, Seniornet, Bildredigering, sid. 1, 16 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 17 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 18 Digitalisering av bildarkiv kapitel 3, Pettersson, Rune, 19 Pettersson, Rune, sid 34,

8 8 3.5 Kvalitetskrav. Innan materialet digitaliseras måste det bestämmas vilka kvalitetskrav som ska ställas på det digitaliserade materialet och därefter beslutas om vilka standarder och rekommendationer som ska följas. 20 Enligt Riksarkivet ska kontorsdokument och handlingar sparas i PDF/A-1 eller Del 1, Latinska alfabetet nr 1. Rekommendationerna följer standarderna ISO/IEC 10646:2003 och SS-ISO/IEC : Digitala bilder som framställs i en fotografisk tillämpning ska sparas i följande format: JPEG, TIFF/IT samt PNG. Riksarkivet baserar det på standarderna SS-ISO 10918, ISO 12639:2004 samt ISO/IEC 15948: En vanlig formatstandard vid dokumentskanning är okomprimerad TIFF version 4, singel page, dpi och vanligtvis i gråskala. Tiff är ett standardformat för elektronisk lagring av bilder av dokument. 23 Kartor och ritningar ska, enligt Riksarkivet ges följande format GLM och PDF/E-1. Kartor och ritningar i rasterformat kan även ges i CCITT Group 4. Formaten är baserade på standarderna SS-ISO 19136:2007 och ISO : Sträva alltid efter hög upplösning. För bilder är Tiff formatet att föredra före Jpeg då det innebär bättre kvalitet. Det kan dock göra att filen blir tung att öppna. Det är viktigt att det är bevarandeformatet som används redan från början. 25 Tänk på: Strävar man efter att digitalisera bildfiler som kan användas under en längre tid och kräver stor minneskapacitet eller mindre bildfiler med en möjligen kortare livslängd? 26 Stora bilder som kan användas på många olika sätt ökar också kraven på långtidslagringen. 27 Vilka kvalitetskrav ska ställas på egen digitalisering vid arbetsplatsen eller den digitaliseringsprocess som utlokaliseras? Informationsförlust Vad betyder informationsförlust och hur uppstår den? Informationsförlust är, som ordet säger, en förlust av information. Vid digitalisering sker alltid någon form av informationsförlust. Materialet transformeras och komprimeras vid digitaliseringen. 29 Vid varje komprimering av ljudfiler och fotografier försvinner viss information. Vid en betydande informationsförlust krävs en gallringsutredning. Exempelvis förändras inte informationen i stort Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 21 Riksarkivets författningssamling RA-FS 2009:2 4, 22 RA-FS 2009:2 7, 23 Bodin, Sven, sid.71, 24 RA-FS 2009:2 8, 25 Gäfvert, Thomas, sid. 2, Bodin, Sven, sid.71, 26 Digitalisering i bildarkiv kapitel 1, 27 Digitalisering i bildarkiv kapitel 1, 28 Digitalisering av bildarkiv kapitel 2, 29 Johansson, Hanna, Omgivningens krav på e-arkiv enligt OAIS, sid. 47

9 9 Tänk på: Bildfiler kan rädda en del av det ursprungliga värdet hos fotografier som håller på att förstöras. Ur kulturarvssynpunkt kan bildfilerna inte ersätta originalfotografiet.förutom själva bildmotivet har ett fotografi också värde som föremål: så har exempelvis under olika tider papprets och filmens kvalitet varierat och inverkat på fotografiets utseende.. I samband med digitaliseringsprojektet lönar det sig att förbättra förvaringen av originalet för att (det) ska bevaras så länge som möjligt. Ibland behöver forskarna även se det ursprungliga fotografiet Metadata Vilken betydelse har metadata? Det finns två syften för att använda sig av metadata. Det ena är använda sig av metadata för att beskriva och det andra för att återsöka. 32 Metadata är data om data och enligt ISO-standarden definieras metadata som data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur och dokument samt hanteringen av dessa under aktuell tid. 33 Det är mycket viktigt att metadata i den elektroniska miljön definierar dokumentens autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. Skillnaden är att i ett pappersbaserat system är metadata ofta integrerade i själva dokumenten och i dokumentstrukturen så är det inte i det elektroniska systemet Huvudtyper av metadata Det finns följande huvudtyper av metadata: Deskriptiva, administrativa och strukturella metadata. 35 De deskriptiva metadata används för att beskriva och söka digitala dokument. Bl.a. finns det generella metadatascheman, d.v.s. en uppsättning metadataelement som används för ett specifikt ändamål. Dublin Core anger ett minimum krav av 15 metadataelement för att beskriva ett dokument. 36 Administrativa metadata är de metadata som administrerar dokumentet och dokumenterar informationen om dess tillkomst och åtkomst. Det kan innefatta tekniska metadata, källmetadata, metadata för digital proveniens och åtkomstmetadata. 37 Strukturella metadata beskriver bl.a. det logiska och fysiska förhållandet mellan delarna av ett sammansatt dokument Metadatasättning 30 Gäfvert, Thomas, sid. 2, 31 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, 32 Gäfvert, Thomas, sid 5, 33 Bodin, Sven, sid. 61, 34 Bodin, Sven, sid. 61, 35 Bodin, Sven, sid. 61, 36 Bodin, Sven, sid. 61, Doublin Core, , Digitalisering av bildarkiv, kap. 7, ISO 15836, , 37 Bodin, Sven, sid. 61, 38 Bodin, Sven, sid. 61,

10 10 Metadata kan tillföras dokumentet på olika sätt. Det kan ske manuellt och/eller automatiskt. 39 Dokument kan förses med en streckkod som innehåller för dokumenten gemensamma metadata som t.ex. datum, dokumenttyp, avdelning etc. 40 Vid användning av metadatastandard vid beskrivning av fotografier är ISO (Dublin Core 41 ) bra att använda sig av. Vid användning av digitalisering av dokument kan ISO 15489:1 vara en bra standard. 42 Fotografier och bilder bör ha ett utökat antal metadataelement eller andra typer av metadata än det dokument har. Det bör vara ex. materialets ägare, innehavare av upphovsrättigheterna, ID-signum, fotograf, tidpunkt, plats, namn, beskrivning, klassificering, ämnesord, bildtyp. 43 Vid användning av metadatastandard vid beskrivning av fotografier är ISO (Dublin Core) bra att använda sig av. 44 Att tänka på: Om man i en väl planerad process digitaliserar de mest använda bildmotiven som tillräckligt stora filer med hög kvalitet, kvarstår i negativen färgnyanser också för kommande generationer att undersöka Sökord Sökorden bör bestå av standardiserade ämnesord. Det gör att man lättare undviker att skriva fel som försvårar sökningen efter det efterfrågade materialet Exempel på hur man digitaliserar i Linköpings kommun 4.1 Miniundersökning hos W3D3 huvudregistratorer Vid möte med W3D3 huvudregistratorer i Linköpings kommun den 1 mars 2013 gavs följande frågor: Vilken förvaltning/avdelning/enhet det berör Vilken skanner/kopiator finns på plats Vilka format skannas. PDF, JPEG, TIFF finns det någon möjlighet att ändra format t.ex. PDF-A I vilken upplösning skannas det (ex. 300dpi) Resultat av undersökningen Undersökningen som utförts visar på att bland de medverkande arbetsplatserna finns det i nuläget bara en printer/skanner som i dag klarar av att skanna in i PDF-A. Det verkar även som att det inte går att välja TIFF eller JPEG. Det är maskinen själv som väljer vilket bildformat som den kommer att skanna in i. 39 Bodin, Sven, sid. 71, 40 Bodin, Sven, sid. 71, 41 Doublin Core, Digitalisering av bildarkiv, kap. 7, ISO 15836, 42 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Bodin, Sven, sid.59, 43 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, 44 Digitalisering av bildarkiv kapitel 7, Dublin Core, ISO 15836, 45 Digitalisering av bildarkiv kapitel 5, 46 Gäfvert, Thomas, sid. 5, Digitalisering i bildarkiv kapitel 2,

11 11 Beroende på vad man ska använda det inskannade materialet till bör, åtminstone, vissa skannrar, på vissa arbetsplatser, klara mer än 600 dpi, som verkar vara den högsta möjliga upplösningen som går att använda på de printrar/skannrar som finns i bruk i dag. Det exakta resultatet beskrivs i bilaga Digitalisering av kartor/ritningar Frågan ställdes hur Bygglovskontoret digitaliserade sitt material. Svaret blev att sedan 2012 skannas ritningar och handlingar på Bygglovskontoret i PDF, oftast i 300 dpi. Ärendehanteringssystemet ByggR används. Se bilaga 2 för mer information. 5. Digitalisering i Linköpings kommun i förhållande till ett tänkt E-arkiv Digitalisering av material innebär att man omvandlar analog information till digital form. Digitaliseringen kan ske på olika sätt, det kan ske i projektform, utifrån en process eller on demand, det vill säga att man digitaliserar det som efterfrågas för tillfället. Vid digitalisering av material uppstår en vinst i det att materialet ökar i användbarhet för allmänheten, man undviker att skada unika och/eller sköra bilder/handlingar, man underlättar bevarandet av originalfotografier och originalhandlingar samt att man inte skapar pappershandlingar av elektroniska handlingar. Att digitalisera handlingarna är inte alltid lätt. Det gäller att vara kunnig som personal så man kan avgöra hur en digitalisering sker på bästa sätt utefter förutsättningarna på de handlingar som ska digitaliseras. Skadade handlingar, gamla handlingar, fotografier, dokument på skilda papperssorter behöver alla skannas på olika sätt för att behålla sin ursprungliga karaktär. Även ett etiskt ställningstagande kan ibland behöva tas då inskanning av handlingar medför att förlagan förändras. Man måste ställa sig frågan om man ska reparera skadade fotografier i inskanningen eller inte eller om den informationsförlust som en digitalisering innebär ändå är att föredra. En felaktig skanning kan förstöra originalhandlingen så det är viktigt att personalen som utför skanningen vet hur de hanterar materialet och skannern. Skanningsprocessen sker på följande sätt: Först prepareras materialet och sedan sorteras det och sammanförs till skanning. Efteråt granskas resultatet för att sedan skickas till systemet. Utrustningen som används vid skanningen kan variera efter arbetsplatsens behov. Viktigt är dock att följa Riksarkivets föreskrifter och de standarder som finns om vilket format och upplösning som ska användas för handlingar vid långtidsarkivering. Allt för att de ska kunna sparas i evinnerlig tid och inte försvinna. För alla delar i verksamheten gäller det att material som införs i systemet för bevarande ska vara inskannat PDF-A för textdokument och Tiff eller Jpeg för bilder.

12 12 För arbetsplatser som skannar mycket foton, gammalt material, kartor etc. kan andra krav tillkomma på skanningsutrustningen. Det kan vara exempelvis vara en skanner med högre upplösning än vad som generellt behövs eller en fotoskanner som kan återge bilden med exakt skärpa. Dessutom kan också användningsområdet för de inskannade handlingarna förändra utrustningen. En arbetsplats som hanterar kartor och bilder kan behöva andra typer av skannrar än en arbetsplats som bara använder sig av inskanning av skrivna dokument. Vid skanningen är det också oerhört viktigt att sätta rätt metadata till det inskannade materialet. Om det tillförs metadata manuellt så bör det vara standardiserade metadata. Användning av standarder är av stor vikt och för beskrivning av fotografier är ISO (Dublin Core) bra att använda sig av. Vid användning av digitalisering av dokument kan ISO 15489:1 vara en bra standard. Det är mycket viktigt att metadata i den elektroniska miljön definierar dokumentens autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. Det är därför viktigt att ta hjälp av de ovan nämnda standarderna i skapandet av metadata. Även här är metadata sättningen inte lika för alla handlingar. Exempelvis fotografier behöver mera och andra metadata än pappersdokument. Även här är standarderna till hjälp så att alla metadata av vikt finns med. I en liten undersökning bland W3D3 registratorer ställdes frågorna vilken printer/skanner finns på arbetsplatsen, vilka format och vilken upplösning man kan skanna i. Resultatet visar att mest används olika typer av Ricoh Aficio som printer/skanner, formatet som finns att skanna i är PDF och TIFF/JPEG (där maskinen själv väljer vilket format det ska skannas i.) Ingen maskin i nuläget skannar PDF-A eller har möjlighet att välja Tiff eller JPEG. Upplösning är hos alla maskiner upp till 600 dpi. Några arbetsplatser har som standardinställning 200 dpi. Avslutningsvis bör det påpekas att i förhållande till ett tänkt elektroniskt långtidsarkiv är digitaliseringsprocessen av det analoga materialet av stor vikt. Alla format fungerar inte att spara i ett långtidsperspektiv. Ska materialet behållas i all evighet är det av stor vikt att de rekommendationer som finns gällande format och upplösning följs, samt att stor vikt läggs på utrustning och att utbilda personal. Det samma gäller även för det redan digitaliserade materialet som, digitalt, ska överföras till långtidsarkivet.

13 13 6. Källor Arkestolaitos, Bodin, Sven, Elektronisk dokumenthantering och elektroniska dokumenthanteringssystem, Sundqvist, Anneli (red), Dokumentstyrning i processorienterade organisationer, Stockholm 2005 Digitalisering i bildarkiv. Tidningsartikel som ingår i det material som Liam presenterade för Linköpings kommun i samband med förberedelser inför e-arkiv Dublin Core, Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet, Uppsala universitet, UFV 2009/210, Gäfvert, Thomas, Kvalitetssäkring e-arkiv enligt Laim IAF, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Skanning och dokumenthantering 2007:13 ISO 15836, Johansson, Hanna, Omgivningens krav på e-arkiv enligt OAIS, Askegren, Katrin mfl, E-arkivera rätt, sju perspektiv på hantering av digital information med hjälp av OAIS, Stockholm 2009 Lemontree powerpoint presentation om Digitalisering och gallring, Lemontree 2011 Palmgren, Björn, bygglovsingenjör på Bygglovskontoret i Linköping, e-post mars 2013 Pettersson, Rune, Bildmanipulering, Stockholm 2001, https://msb.se/upload/produkter_tjanster/publikationer/kbm/bildmanipulering.pdf Riksarkivet Pappershandlingar, Rapport 2008:1 Riksarkivets författningssamling, RA-FS 2009:2 Sahlén, Tom, Kaos eller struktur om modern dokumenthantering, Sundqvist, Anneli (red), Dokumentstyrning i processorienterade organisationer, Stockholm 2005 Seniornet, Bildredigering, a 28%20Birgitta%20Bildredigering.pdf,

14 14 Bild Elvör, Gunilla, kommunarkivarie Linköpings stadsarkiv

15 15 Bilaga Kommunstyrelsen a) Ricoh Aficio MP C3300AD, b) PDF,JPEG,TIFF, c) 300 dpi men möjlighet till 600 dpi, 2. Teknik och samhällsbyggnadskontoret, Stadsmiljö a) Ricoh Aficio MP C3501 b) PDF, JPEG, TIFF, finns programvara som kan lösa PDF-A, c) 600 dpi 3. Utbildningsförvaltningen, Barn och ungdom a) MPC 4500, b) PDF, JPEG, TIFF, det går att ändra till PDF-A, c) 300 dpi går att höja till 600 dpi. 4. Barn- och Ungdom, Bildning, Kultur- och Fritid, a) Ricoh Aficio MPC4000, Svadmprint02\p104-10, b) PDF, JPEG, TIFF, c) 200 och 300 dpi, 5. Överförmyndarenheten, a) Toshiba Studio 520, b) PDF, vet inte mer, c) 600dpi, 6. Stadsarkivet, a) Ricoh Aficio MPC2500, b) PDF, TIFF/JPEG (varav maskinen själv väljer Tiff eller jpeg. Manuellt kan man inte själv välja vad man vill ha), c)100, 200, 300, 400, 600 dpi varav 300 är standardinställningen. 7. Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen, (stadsbyggnad, plan 2) a) Ricoh Aficio MP C3501, b) 100, 200, 300, 400, 600 dpi, c) TIFF/JPEG eller PDF ensidig, PDF flersidig, PDF hög komprimering är ej valbar. Kommentar i e-posten: Vi har på Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MoS) ett tiotal multifunktionsskrivare med scanningsmöjlighet (varav ca 7 Ricoh skrivare, 3 Toshiba). 8. Utförarstyrelsens förvaltning, Leanlink. a) Ricoh Aficio MP C6000, b) PDF, TIFF/JPEG. c) 100, 150, 200,300,400 och 600 dpi. Standardinställning 200dpi. Skannern kommer att bytas ut om några månader. 9. Råd och Stöd, a) Ricoh Aficio 3025, b) PDF, c) 600 dpi. 10. Miljö och samhällsbyggnad, Färdtjänst, a) Ricoh Aficio MP C3501, b) PDF, c) Socialkontoret, a) Hp laser Jet M435 MPF, b) PDF/M-Tiff, c) upplösning max 300 dpi,

16 16 Bilaga 2. Bygglovskontorets ritningar skannas som följande: 47 Historiskt material (bygglovskontorets ritningar fram t o m år 2002 är digitaliserade från bildkort/säkerhetsfilmer som finns på stadsarkivet. De är skannade i tiff-format 300 dpi (de allra äldsta 200 dpi). Originalritningar från ärenden 2003 t o m 2011 har lämnats till ett skanningföretag (Astacus på Oskarsgatan) och skannats i Tiff 300 dpi införde vi ett nytt ärendehanteringssystem (ByggR). Då började vi skanna både ritningar och handlingar själva i PDF, mestadels 300 dpi. 47 Palmgren, Björn,

17 17

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2013-02-08 INNEHÅLL Inledning... 3 Kontorsdokument... 3 E-postmeddelanden...

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad Augusti 2016 Dnr:

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0 Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Datum Författare Version 2016 05 23 Anne Lamér 1.0 1 Innehåll Sammanfattning... 3 Skydda dina elektroniska handlingar från obehöriga...

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Digital dokumenthantering

Digital dokumenthantering Digital dokumenthantering Skanning av inkommande dokument Lösning: En bordskanner med god arkmatning (80 ark/min). En skanner per registrator Mjukvara som hanterar flera moment i samma skanning (inläsning,

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Svenska kyrkans bestämmelser

Svenska kyrkans bestämmelser Svenska kyrkans bestämmelser Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av elektroniska handlingar i kyrkans arkiv meddelat den 15 december 2016 SvKB 2016:7 Kyrkostyrelsen

Läs mer

Gallring, Linköpings kommun

Gallring, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1

Läs mer

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...

Läs mer

Prioritet. Varför digitalisera? Apparater; i allmänhet. Datorn

Prioritet. Varför digitalisera? Apparater; i allmänhet. Datorn Prioritet. Varför digitalisera? Syftet påverkar digitaliseringsinställningarna. Vill man rädda ett skört material? Vill man göra det tillgängligt på netet? Finns det efterfrågan på dylikt material? Beakta

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan

Läs mer

Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333

Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-05-10 99 Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Förslag till beslut

Läs mer

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform

Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform 1(5) Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform Ärendet Danderyds kommun har sedan januari 2010 arbetat mot en helt elektronisk diarieföring och ärendehanteringsprocess.

Läs mer

Förstudierapport E-Lin

Förstudierapport E-Lin 1 (23) E-Lin projektet 2013-10-01 Förstudierapport Förstudierapport E-Lin Huvudrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Uppdraget... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Informationsteknologin och Linköping... 3

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

Arkiv- och informationshantering

Arkiv- och informationshantering Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för tillsyn och utredning Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-10-14 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Arkiv- och informationshantering

Läs mer

Att: Ulrika Gustafsson Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan Stockholm

Att: Ulrika Gustafsson Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan Stockholm Yttrande Datum 2013-03-21 Dnr RA 04-2013/1232 Att: Ulrika Gustafsson Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan 20 118 28 Stockholm Remiss: Gallringsråd nr 6,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

FALK 06 Sundsvall Från verksamhetsanalys till dokumentplan. T Sahlén

FALK 06 Sundsvall Från verksamhetsanalys till dokumentplan. T Sahlén Direktiv om revidering Utredning Kartläggning Förslag Beslut Revide ring Juste ring Ändrade förutsättningar 1. Bilda projektorga nisation 2. Verksamhetsanalys o processmatris 3. Processbeskrivningar 11.

Läs mer

Val av format för elektroniska handlingar - ArkivE. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Val av format för elektroniska handlingar - ArkivE. Nora Liljeholm / Riksarkivet / Val av format för elektroniska handlingar - ArkivE Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2014-10-16 Vad är ArkivE? Arkiv i e-förvaltningen Ett utvecklingsprojekt som under 2013/2014 hade/har fokus på val av format

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

SkanRead hjälp. SkanRead 2.0. Elevdata AB

SkanRead hjälp. SkanRead 2.0. Elevdata AB SkanRead hjälp SkanRead 2.0 Elevdata AB SkanRead hjälp: SkanRead 2.0 Elevdata AB Copyright 2011 Elevdata AB Innehållsförteckning Inledning... v 1. Så här gör du!... 1 2. SkanRead i CD-ORD och programmenyn...

Läs mer

Att bevara historiska bilder. Digitalisera, beskriva, söka, visa, långtidslagra

Att bevara historiska bilder. Digitalisera, beskriva, söka, visa, långtidslagra Att bevara historiska bilder Digitalisera, beskriva, söka, visa, långtidslagra Fokus Att bevara bildinformation i oftast lånade bilder genom att överföra informationen i digital form. i digital form. Bättre

Läs mer

Riktlinjer och mål för digitaliseringsarbete

Riktlinjer och mål för digitaliseringsarbete Riktlinjer och mål för digitaliseringsarbete Inledning I december 2011 beslutade regeringen om en Nationell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

SNABBGUIDE. Skanning Ricoh flerfunktion/hybrid

SNABBGUIDE. Skanning Ricoh flerfunktion/hybrid SNABBGUIDE Skanning Ricoh flerfunktion/hybrid Innehåll Användarpanel: Skanningtangenten och grundinställningar... 3 Skanningsdisplay: Ändra grundinställningar, dpi, dubbelsidigt, färg eller svartvit...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Inledning... 2. Välj rätt papper och pennor... 2. Märkningen Svenskt arkiv... 2. Papper och pappersutskrifter... 2. Pennor och andra skrivmedel...

Inledning... 2. Välj rätt papper och pennor... 2. Märkningen Svenskt arkiv... 2. Papper och pappersutskrifter... 2. Pennor och andra skrivmedel... Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-22 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Skapa och förvara DIGITAL

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet

Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet VÄGLEDNING 1 2016-05-26 Dnr V 2016/920 Avdelningen Dokumenthantering Åsa Berglund, avdelningschef Vägledning för bevarande av elektroniska handlingar vid Lunds universitet Version 1.0 Postadress Box 117,

Läs mer

IT ur arkivperspektiv

IT ur arkivperspektiv IT ur arkivperspektiv Henrik Landtmanson Arkivarie Kommunarkivet, Karlstads kommun Två delar Digitalisering Att göra något som tidigare varit analogt, t.ex. i pappersform, digitalt. Bevarande i digital

Läs mer

Framtidssäkra dina dokument, ritningar och bilder.

Framtidssäkra dina dokument, ritningar och bilder. Framtidssäkra dina dokument, ritningar och bilder. Ta kontrollen över allt papper Har du ett arkiv på jobbet som är platskrävande, svåröverskådligt och med dokument, ritningar eller bilder som folk vill

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING Anki Steen RECORDS MANAGEMENT SS-ISO 15489-1: 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt SS-ISO/TR 15489-2:2001: Dokumentation Dokumenthantering(Records

Läs mer

VAL AV SAMLINGAR FÖR DIGITALISERING - KONSERVERINGSÅTGÄRDER. Stina-Maria Brantberg Konservator

VAL AV SAMLINGAR FÖR DIGITALISERING - KONSERVERINGSÅTGÄRDER. Stina-Maria Brantberg Konservator VAL AV SAMLINGAR FÖR DIGITALISERING - KONSERVERINGSÅTGÄRDER Stina-Maria Brantberg Konservator Färdig digitaliserad karta Åbo Stadhs Affritningen 1652 Efter både Gamla och Nya anläggningen till och med

Läs mer

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare Inspektionsrapport DNR 9.3-2041/14 Sida 1 (8) 2014-04-25 SSA 2014:4 Närvarande från bolaget: Thomas Mundebo Chef Affärsstöd, Stab arkivansvarig Anders Törnkvist Bostadsuthyrning Marie Nogén Löneansvarig/HR

Läs mer

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

Digital dokumenthantering för ABM II:1

Digital dokumenthantering för ABM II:1 ABM DDH II Digital dokumenthantering för ABM II:1 Introduktion Vårens kurs Digital dokumenthantering för ABM II Undervisningen kommer att ske med föreläsningar seminarier praktiska övningar (i samarbete

Läs mer

Snabbhjälp. SkanRead 3.1

Snabbhjälp. SkanRead 3.1 Snabbhjälp SkanRead 3.1 Snabbhjälp i SkanRead Snabbhjälp i SkanRead 3 Innehållsförteckning Snabbhjälp i SkanRead 3 Om SkanRead 6 Så här gör du! 7 När du vill skanna in en text 7 När du omvandlar bild/pdf

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering och gallring

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2 2014-05-02 Dokument- och ärendehantering i Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering- och gallring - Den

Läs mer

Ta hand om föreningens bästa minnen

Ta hand om föreningens bästa minnen Ta hand om föreningens bästa minnen Så sköter du ditt föreningsarkiv Albin Lindqvist - Arkivkunskap - Att sköta sitt eget arkiv - Digitalt bevarande Arkivkunskap Offentliga arkiv Riksarkivets föreskrifter

Läs mer

Digitalt foto Modern teknik för alla fotografer

Digitalt foto Modern teknik för alla fotografer Fördelar Enkelt Billigt Snabbt Bildbehandlig Bildhantering Lätt att dela med sig Bli bättre fotograf Digitalt foto Modern teknik för alla fotografer Vad behöver jag? Kamera Oundgängligt Dator Praktiskt

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Riktlinjer för digitalt bevarande i Öckerö kommun

Riktlinjer för digitalt bevarande i Öckerö kommun Beslutsdatum: 2017-05-23 Beslutande: Kommunstyrelsen (dnr. KS 0135/16) Giltighetstid: Gäller från och med 2017-05-23 och tills vidare. Dokumentansvarig: Kommunikations- och utvecklingschef Upprättad av:

Läs mer

Aktuellt från Riksarkivet

Aktuellt från Riksarkivet Aktuellt från Riksarkivet Nora Liljeholm / Divisionen för offentlig informationshantering Registratorskonferens, 19 maj 2015 RA-MS Format earkiv FGS RA-FS OSL TF PDF/A-1 SSC PDF FE PSI HS KS Öppen data

Läs mer

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg, Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen Karin Bredenberg, 2014-06-03 1 Inledning Jag gör en presentation och sedan får ni ta vid i diskussionen efter en kort paus!

Läs mer

Översikt över användarmenyn

Översikt över användarmenyn Kopiering Kopiering Utskriftsfärg Auto avkänning Svartvitt Färg Enfärg Förminska/förstora Proportionell % Separat X-Y% Auto centrering Variabel % Förinställningar Papper Dubbelsidig kopiering 1-1-sidigt

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering

Riktlinjer för digital arkivering Riktlinjer för digital arkivering I Linköpings kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Antaget av: Kommunstyrelsen Status: Antaget 2014-06-17 243 Giltighetstid: Gäller tills vidare Linköpings kommun linkoping.se

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

Informationssäkerhet, Linköpings kommun

Informationssäkerhet, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Informationssäkerhet, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering

Läs mer

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Avec 2013 e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Capital of Scandinavia Agenda Stockholms stads vision, e-strategi och it-program

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet Dnr V 2015/375, utkast version 2015-04-24 Bakgrund Allt mer av universitetets information hanteras digitalt. Olika verksamhetssystem,

Läs mer

4/2013. PDF/A - det rekommenderade formatet för att information skall kunna läsas och återskapas i en framtid.

4/2013. PDF/A - det rekommenderade formatet för att information skall kunna läsas och återskapas i en framtid. OpenFormat är nyhetsbrevet för alla verksamheter som hanterar information och dokument i digital form där krav finns på att informationen är tillgänglig, sökbar, läsbar och återanvändbar även i framtiden.

Läs mer

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, - - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg

Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg 1 (1) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr RA 231-2013/1524 Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsmiljöverket, distriktet

Läs mer

Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer

Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer Digisam Datum Dnr RA 06-2013/4851 2013-10-30 1 (9) Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer 1. Myndighetens/institutionens namn: Riksutställningar 1.1. Hur ser myndighetens/institutionens

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

Seminarium 107 Vart tar alla e- vägen?

Seminarium 107 Vart tar alla e- vägen? Seminarium 107 Vart tar alla e- vägen? Verva, Riksarkivet och Skatteverket Kvalitetsmässan 2007-11-21 Vart tar alla e vägen? Mängden elektroniska handlingar ökar lavinartat. Det blir mer och mer akut att

Läs mer

Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet

Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet RIKSARKIVET 2010-05-20 Avgifter för leveranser av statligt arkivmaterial till Riksarkivet Två typer av leveransavgifter tas ut med stöd av 17 arkivförordningen: - Mottagningsavgift som ska täcka Riksarkivets

Läs mer

Scan2Text Svensk Doc 2.0. Scan2Text Användarguide

Scan2Text Svensk Doc 2.0. Scan2Text Användarguide Scan2Text Svensk Doc 2.0 Scan2Text Användarguide Copyright Copyright 2004 Claro Software Ltd. Alla rättigheter är reserverade. Claro Software Ltd äger och har copyright på all teknisk dokumentation, tryckt

Läs mer

Lathund ClaroRead Plus v6

Lathund ClaroRead Plus v6 Lathund ClaroRead Plus v6 sid 2. sid 3. sid 4. sid 5. sid 6. sid 7. sid 8. sid 9. sid 10. Starta ClaroRead Plus. Inställningar för verktygsraden. Välja röst och språk. Läsa upp text. Inställningar för

Läs mer

Torstens Digitalbildguide

Torstens Digitalbildguide Thor Stone Education Torstens Digitalbildguide 1 Det finns två huvudtyper av digital bild, vektorbaserad och pixelbaserad. - Vektorbaserade bilder bygger på en matematisk formel och kan storlekförändras

Läs mer

Datum Dnr RA /5817

Datum Dnr RA /5817 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande

Läs mer

DIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2

DIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2 DIARIEFÖRINGSHANDBOK 2015-10-29 Version 0.2 1.1 HUR GÖR JAG FÖR ATT DIARIEFÖRA? Malmö högskola använder sedan 1999 ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulen. I dagsläget används inga andra

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter

Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter Teresia Ståhle Enheten för utveckling och e-förvaltning (TUE) Riksarkivet, Sverige Nordisk elarkiv-seminar, Island 26-27 maj 2011

Läs mer

Så skapas färgbilder i datorn

Så skapas färgbilder i datorn Så skapas färgbilder i datorn 31 I datorn skapas såväl text som bilder på skärmen av små fyrkantiga punkter, pixlar, som bygger upp bilden. Varje punkt har sin unika färg som erhålls genom blandning med

Läs mer

Projektplan. Elektroniskt bevarande

Projektplan. Elektroniskt bevarande Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektnamn: Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektägare: Sambruk Styrgrupp: Inte bestämd Projektledare: Caspar Gielissen Tel. 073-950 42 10 Epost cas.gielissen@eskilstuna.se

Läs mer

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Stadsarkivet Dnr 9.0 7389/08 Sida 1 (8) 2016-03-17 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (8) Innehåll POLICY... 1 FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

molndal.se MÖLNDALS STAD 63 000 invånare

molndal.se MÖLNDALS STAD 63 000 invånare MÖLNDALS STAD 63 000 invånare Bakgrund e-arkiv 1999 Kommunfullmäktige uppdrog åt kommunstyrelsen att utreda de ekonomiska och organisatoriska förutsättningarna för elektronisk arkivering. 2005 avslutas

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Digital arkivering för vanliga användare

Digital arkivering för vanliga användare TAM 8:2011 REKOMMENDATION Digital arkivering för vanliga användare Revision 1.0 Innehållsförteckning 1 Inledning 3 2 Några råd för enkel digital arkivering 4 3 Några praktiska exempel 7 3.1 Arkivering

Läs mer

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning ARKIVKRAV FÖR IT-SYSTEM - VÄGLEDNING 1 2014-09-09 Avd. Dokumenthantering Anne Lamér IT-arkivarie Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1

Läs mer

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför

Läs mer

Effektiv fotoproduktion Ulrik Södergren - ulrik@digitalfotografen.se

Effektiv fotoproduktion Ulrik Södergren - ulrik@digitalfotografen.se Effektiv fotoproduktion Ulrik Södergren - ulrik@digitalfotografen.se 1 1 Kontaktinfo Göteborg: DigitalFotografen AB Mintensgatan 3b 416 63 Göteborg Sweden Telefon: +46-31-711 17 01 ulrik@digitalfotografen.se

Läs mer

Bearbetning av uppgifter ur elektroniska arkiv utgör i vissa fall undantag från tryckfrihetsförordningen, då tas avgift ut.

Bearbetning av uppgifter ur elektroniska arkiv utgör i vissa fall undantag från tryckfrihetsförordningen, då tas avgift ut. 1 (2) Administrativa avdelningen Datum 2016-02-08 Avgifter för Riksarkivets verksamheter Avgifterna gäller från och med 1 mars 2016. Riksarkivet erbjuder en hel del tjänster som är kostnadsfria. Inom vissa

Läs mer

PROJEKTBESKRIVNING fastställd av styrgruppen 2001-11-19

PROJEKTBESKRIVNING fastställd av styrgruppen 2001-11-19 PROJEKTBESKRIVNING fastställd av styrgruppen 2001-11-19 UPPDRAGSBESKRIVNING Introduktion I dokumentet Bidragsansökan för projektet Bilddatabaser och digitalisering plattform för ABM-samverkan (2000-03-02),

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer