standardisering av dokumenthantering

Transkript

1 ANKI STEEN standardisering av dokumenthantering Anki Steen ger en översikt över de internationella standarderna for dokumenthantering och metadata for dokumenthantering och ger en insikt i standardiseringsarbetet som bedrivs och där Sverige aktivt medverkar. Organisationer kommunicerar via sin dokumentation. Anställda förflyttas, pensioneras, glömmer, dör eller slutar. Men dokumentationen behövs och kommer alltid att behövas för att se till att organisationen fortsätter att fungera och kan skydda sina affärer och legala intressen. Syftet med dokumenthantering är att tillgodose de behov som finns av belägg för vad som hänt i verksamheten, att skapa tilltro och uppfylla legala krav. Man behöver kunna se vad organisationen beslutat och man behöver rutiner som ser till att man uppfyller alla legala krav. Dokumenthantering handlar också om att göra information så tillgänglig som möjligt för dem som behöver ha tillgång till den. Alla i organisationen skall kunna få tag i den information som behövs på ett enkelt och effektivt sätt. För att tillgodose de behoven måste regelverket och rutinerna fungera. Definitionen av dokumenthantering är "att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument. I detta ingår åtgärder för att ta hand om och bevara dokument som verifierar och innehåller information om åtgärder och transaktioner i verksamheten". Definitionen är tagen från den internationella standarden SS-ISO :2001 Dokumentation-Dokumenthantering (Records management). Den är ett utmärkt verktyg för att kunna ta fram ett bra system för dokumenthantering. Internationellt arbete Att vi i Sverige jobbar internationellt är viktigt. Vi är ett litet land och måste i mångt och mycket lita till och ta vara på det som görs i andra länder. Mitt engagemang i standardiseringsfrågor berodde mer eller mindre på en slump, men när tiden har gått har jag övertygats mer och mer om hur viktigt det är att arbeta inom det här området. Ju mer vi deltar desto mer kan vi påverka och inom internationell standardisering diskuteras ett antal olika frågor som har stor betydelse för hur man kan hantera dokumentation och information, inte minst inom!t-området. so

2 standardisering av dokumenthantering Eftersom vi i Sverige har en något annorlunda syn på arkiv än i många andra länder är det ännu viktigare att vi inte begränsar oss till att bara arbeta med arkivariesamhället när vi tar kontakter utanför Sverige. Arkivarier i andra delar av världen anser oftast inte att man ska se till helheten när det gäller informationshantering utan enbart till arkiveringen. Det är andra yrkeskategorier än arkivarier som står för det dagliga hanteraodet av dokument och de ser inte heller behovet av att se hela kedjan. Records management är i internationella sammanhang ett särskilt begrepp och ett särskilt funktionsområde som vi i Sverige egentligen inte har hos oss även om records i mångt och mycket motsvarar våra allmänna handlingar. Området kan kanske även hos oss kallas records management eftersom dokumenthantering är ett något vidare begrepp och inte alltid applicerbart även om det är den term vi använder. Vill vi i Sverige arbeta internationellt måste vi arbeta med båda kategorierna av yrkesgrupper för att få den helhet vi vill ha, dvs dokumentets hela livscykel. I fortsättningen använder jag de svenska begreppen dokument och dokumenthantering. Inom ISO är TC 46/SC I I den kommitte som arbetar med frågor kring dokumenthanteringsprinciper. Jag deltar i arbetet i kommitten tillsammans med ett antal andra svenska och internationella deltagare. Vi tar upp och beskriver många frågor inom det här området men bara generella principer, inga tekniska lösningar. Bl a har kommitten tagit fram standarden SS-ISO I I. Detta är det grunddokument vi utgår ifrån när vi tar fram andra dokument som rör dokumenthantering. Det kan vara standarder eller tekniska rapporter som är mer detaljerade utan att för den skull bli tekniska beskrivningar. Kommitten har förutom grundstandarden publicerat standarden ISO 2308I- I:wo6, Dokumentation - Dokumenthantering (Records management) - Metadata för dokumentation (records)- Del I : Principer. Denna har dock inte översatts till svenska ännu. Just nu håller vi på med en revidering av grundstandarden som också antagligen kommer att innebära en ny och annorlunda struktur. Vi arbetar också med fler dokument kring metadata för doku- menthantering som t ex implementering, hur dokumenthantering ska integreras i verksamhetsprocesser och principer kring elektronisk långtidslagring. Standarden för dokumenthantering Det är nu fem år sedan den internationella standarden för dokumenthantering publicerades. Den skapade ett stort intresse över i stort sett hela världen och den har sålts i ganska stora mängder. Hur många som verkligen använder sig av standarden i dokumenthanteringsprocessen vet man inte men det finns några länder där man aktivt arbetarmed den. Australien som var det land som initierade arbetet med en internationell standard I996, via sin egen dåvarande, har hela tiden drivit den här typen av arbete. Både arkivmyndigheter, företag och konsulter arbetar utifrån standardens regelverk Man har också infört en form av certifiering. Det publiceras också hela tiden nya verktyg så att man kan applicera standardens "krav" på verksamheten. Storbritannien har tagit fram egna handböcker för att följa upp standarden och det ingår i utbildningen för Records Managers att gå igenom standarden och vad den innebär. I Sverige har standarden sålt i förhållandevis många exemplar men om den är implementerad och används i den dagliga verksamheten i någon utsträckning är svårt att säga. Eftersom jag har min dagliga gärning i Luftfartsverket (LFV) kan jag bara svara för hur vi har gjort i vår organisation. LFV har fattat beslut om att standarden ska följas och har till stora delar lyckats implementera ett korresponderande regelverk Det återstår dock en del innan vi är ända framme. Bakgrund Inom arkivarie- och dokumenthanteringssamhället har detta med att ta hand om dokumentationen på något vis varit och är så självklart att man använder många av grundrutinerna nästan som standarder. Det går egentligen inte att göra på så väldigt olika sätt eftersom syftet är detsamma för alla som arbetar med dokumentation. Nämligen att se till att informationen är tillgänglig, tillförlitlig och sökbar.

3 Anki Steen Därför har man antagligen inte sett något behov av att ha en särskild internationell standard. Men när flera standarder började kräva dokumentstyrning och regler för dokumenthantering kunde man se att det behövdes gemensamma regler. Det behövdes en fastställd standard på det här området också för att visa på det som verkligen är etablerad best practise för hantering av viktig verksamhetsrelaterad information. Utan en gemensamtutarbetad fastställd standard för dokumenthantering riskerar man att det kan komma att användas nya sätt.att hantera dokumentation på, som inte uppfyller etablerade krav för dokumenthanteringen. Det var ungefår så det gick till när standarden SS ISO r föddes och den ser jag som en viktig del för att få till stånd en god dokumenthantering. Syftet Syftet med standarden är att man genom att följa den ska kunna ta fram och införa ett väl fungerande system för att få kontroll över informationen och dokumentationen i företaget eller myndigheten. Det är viktigt att ha klart för sig att standarden riktar sig till alla typer av dokumentation oberoende av medium. Många tycker att den är för inriktad på elektroniska dokument medan andra anser att den handlar enbart om pappershantering. Varken det ena eller andra stämmer. Standarden är helt mediaoberoende. Men den tar inte upp specifika frågor kring tekniska lösningar. Den handlar om pnnc1per. Standarden inleds med en rambeskrivning där förutsättningarna för innehållet definieras. Där finns dels en beskrivning av vad standarden handlar om, dels en översiktlig redovisning av syftet. Standarden - gäller hantering av dokument, oavsett format eller media, skapade eller mottagna i verksamhet som bedrivs av offentlig eller privat organisation, eller av person vars uppgift är att skapa och forvara dokument, - ger vägledning fdr hur man fastställer organisationens ansvar for dokument samt ansvar for riktlinjer, rutiner, system och processer fo'r dokumenthantering, - ger vägledning for dokumenthantering till stöd for kvalitetsprocesser i enlighet med ISO 9001 och ISO 14001, - ger vägledning fo'r utformning och infarande av dokumenthanteringssystem. Standarden är koncentrerad på processen att ta hand om det dagliga flödet av dokument, inte långtidsarkivering. Det betyder att registrering och klassificering av dokument, vilka dokument som ska tas om hand och strukturen för dessa är viktiga delar av standarden. Standarden ska tillämpas på alla nivåer i en organisation. Den ska kunna användas av alla från chefen till den enskilde handläggaren, dvs alla som på något sätt har del i skapandet av dokumentation. Det är viktigt att komma ihåg att syftet med standarden är att göra det möjligt att skapa och införa ett system för att få kontroll över informationen och dokumentationen i organisationen. Att ge alla som tänker implementera ett system ett verktyg för detta. Varfor en standard? Information och dokumentation är en värdefull resurs och en viktig tillgång för vilken organisation som helst. Information är knowhow. Det är dokumentation om hur verksamheten bedrivs, hur produkter tas fram och ser ut, vilka beslut som är fattade, hur mycket pengar vi har att röra oss med och mycket annat. Dokumenthanteringsstandarden redovisar olika anledningar till varför en organisation ska använda sig av ett reglerat sätt att ta hand om sina dokument. Den ger alla oss som arbetar med den här typen av frågor dagligdags alldeles utmärkta argument för att övertyga tveksamma chefer om nödvändigheten och nyttan av att ha bra och reglerad dokumenthantering. Oavsett om det är en myndighet eller ett företag vi arbetar i. Bra rutiner och funktioner för dokumenthanteringen gör att man kan vara effektiv och ger ett tillförlitligt och proffsigt intryck eftersom man har ordning på sin dokumentation och därför vet vad man gör och har gjort. Bra dokumenthantering ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:2

4 standardisering av dokumenthantering främjar effektivitet, kvalitet och kundnytta i organisationen: "standardisering av riktlinjer och metoder for dokumenthantering säkerställer att alla dokument hanteras och skyddas på lämpligt sätt, och att den information de innehåller kan återsökas på ett effektivare sätt med hjälp av standardiserade rutiner" Och standarden ger ett bra verktyg och bra vägledning för att åstadkomma detta. Den hjälper oss att få ett heltäckande program för dokumenthantering som uppfyller kraven och tar hand om dokumenten. standarden Standarden beskriver vad bra dokumenthantering är och vad organisationen ska tänka på och fatta beslut om för att skapa en sådan. Standarden beskriver - varfor det är niidvändigt att man har en styrd dokumenthantering och vilken nytta man har av en sådan, - vad som gäller fo r att fastställa det ansvar en organisation har när det gäller dokumentation och policies for dokumentation, procedurer, system och processer, - hur man utformar och info r ett dokumenthanteringssystem, manuellt eller elektroniskt, - vilka metoder man kan använda for att kartlägga verksamhetens dokumentation, - vilken utbildning och information som behö"vs, - hur man fo1jer upp och forbättrar systemet, - hur man integrerar dokumenthantering i verksamheten och dess processer, som afforsledningssystem, ekonomisystem. Dokumenthantering och arkivering är en stödprocess i verksamheten och ska därför ingå som en självklar del av verksamhetsprocesserna. Det ska vara den naturligaste saken i världen att hantera dokumentationen på rätt sätt i samband med t ex budgetprocessen eller rekryteringsprocessen. Standarden är uppbyggd som ett logiskt flöde från de övergripande kraven på ett system för hantering av dokumentationen genom de olika delarna som bygger upp ett sådant till en avslutning som bl a tar upp kraven på utbildning och övervakning och revision av processerna. Standarden är inte styrande, dvs man kan inte certifiera organisationen efter den. Det innebär att den inte innehåller skallkrav utan är baserad på bör, dvs best practise. Dokumenthanteringssystemet Ett dokumenthanteringssystem är inte bara ett digitalt system. Det är allt man företar sig för att ta hand om sin dokumentation. Därför ska systemet inkludera allt som ingår i att ta hand om dokumentationen på ett effektivt och korrekt sätt. I det ingår bl a rutiner för både digitala och manuella registreringssystem och vad varje individuell handläggare gör. I dokumenthanteringssystemet ingår att man ska -fastställa riktlinjer och regler, - fo"rdela ansvar och befogenheter, - skapa och främja tillämpningen av rutiner och riktlinjer, - tillhandahålla olika tjänster i samband med hantering och användning av dokument, - utforma, infora och administrera särskilda dokumenthanteringssystem. I systemet ska det ingå beslut om utformning av system, vilka dokument som ska registreras, hur de ska registreras, hur de ska förvaras, vilket format och struktur de ska ha om de är elektroniska, om och när de ska konverteras eller migreras och om och när de ska gallras. Det måste också finnas formaliserade riktlinjer kring åtkomst för att skydda sekretessbelagd information. Riktlinjer som reglerar vem. som har tillgång och under vilka omständigheter. Viktigt med riktlinjer Vad vi ska börja med om vi vill följa standarden är att fastställa de riktlinjer som ska gälla för dokumenthanteringen i organisationen. Kraven som riktlinjerna ska bygga på skiljer sig naturligtvis beroende på vilken typ av verksamhet man bedriver och man måste anpassa sig till detta. De interna regelverk vi skapar måste naturligtvis avspegla de externa krav och förväntningar vi måste ta hänsyn till. Standarden poängterar vikten av att 53

5 Anki Steen man tar hänsyn till de regelverk man är styrd av, både externa och interna. För att både tillgodose kraven i regelverken och behoven av att kunna styrka fattade beslut, redovisa och få tillgång till information i organisationen, bör man ha en policy eller annan typ av styrdokument som fastställer hur dokumentationen ska hanteras. "Syftet med en policy bö"r vara att skapa och ta hand om autentiska, tillfo.rlitliga och användbara dokument, som kan stiidja funktioner och åtgärder i verksamheten så länge det behiivs. " Man kan tycka att man inom den offentliga förvaltningen borde ha alla argument som behövs i den lagstiftning vi har för att ta hand om dokumentation och information på ett bra sätt. Det borde vara självklart att ha funktioner för detta och att det tillhör de områden som har en viss prioritet. Även den privata sektorn har omfattande legala och branschspecifika krav på vilken dokumentation som ska framställas och hur den ska hanteras. Men det har aldrig varit tillräckligt i dokumenthanteringssammanhang att påpeka att det finns lagar och regler för hur detta ska hanteras. Det som behövs är andra pådrivare. Några av dem är naturligtvis de krav som finns omkring oss och som vi enligt standarden ska ta hänsyn till. Styrdokument kring dokumenthantering måste baseras på en analys av verksamheten. Analysen ska definiera inom vilka områden legala krav, standarder och god sed har störst tillämpning. Naturligtvis ska man också ta hänsyn till och anpassa regelverket till den egna organisationen och hur den ser ut. Ansvar Styrdokumenten ska också fastställa var ansvaret för dokumenthanteringssystemet finns och hur detta realiseras. Standarden poängterar att det är viktigt att det finns ett uttalat ansvar för dokumenthanteringen i organisationen. Man kan tycka att detta är självklart och att det i de flesta fall finns någon som har ansvaret. Men är det fastställt i styrdokument? Finns en tydlig beskrivning av hur ansvaret ser ut och är det verkligen ett ansvar och inte bara en arbetsuppgift? Det faktum att standarden poängterar vikten av att fastställa ansvaret, och inte bara för den som direkt ska arbeta med de övergripande frågorna, gör att det finns helt andra möjligheter att påverka ansvarsfrågan. Den engelska texten är tydlig när det gäller att visa på att den som ska ansvara för dokumenthanteringen är någon som vet vad det handlar om. "Re cords management professionals are responsible for all aspects of recorcls management, including the design, implementation and maintenance of re cords systems and their operations, and for training users on re cords management and records systems operations as they affect individual practises" Den svenska översättningen blir inte lika tydlig eftersom vi inte har något ord på svenska för records management. Betydelsen ska dock tolkas på samma sätt. ''Ansvariga fo r dokumenthanteringen ansvarar fo r alla aspekter av denna hantering, inklusive utformning, infarande, drift och underhåll av dokumenthanterings Jystem samt fo r utbildning i dokumenthantering och användning av dokumenthanteringssystem." Alla i organisationen ska veta vilket ansvar var och en har men det generella ansvaret för dokumenthanteringen ska åläggas den som arbetar professionellt med frågorna och som kan skapa ett bra system. Och som också har ansvaret för att utbilda dem som hanterar dokument i sitt dagliga arbete så att alla blir medvetna om sitt ansvar. I Sverige är de som arbetar professionellt med dokumenthantering oftast arkivarier vilket innebär att standarden också kan användas för att placera den professionen på rätt plats i organisationen. Men det är också viktigt att ledningen känner ett ansvar och att detta finns fastställt i styrdokument. Krav på dokument Det är väsentligt att man när det blir fråga om dokumentstyrning också har framställt informationen på ett sådant sätt att det uppfyller vissa krav. Dokumenten ska vara autentiska, tillförlitliga, användbara, tillgängliga och korrekta. Standarden fastställer vilka kriterier som bör uppfyllas för att dokumenten ska motsvara just detta. "Dokument skapas, tas emot och används i den löpande verksamheten. Fö r att ge stöd till den löpande verk- 54

6 standardisering av dokumenthantering samheten, uppfylla legala krav och säkerställa tillfdrlitligheten bö"r organisationerna skapa och forvara autentiska, tillfo"rlitliga och användbara dokument, och bevara deras integritet så länge det behövs. " Dokumenthanteringssystemet bör innehålla fullständig och korrekt redovisning av alla transaktioner som sker med avseende på ettvisst dokument. Systemen, applikationerna och de verksamhetsprocesser som de ska vara ett stöd för, måste vara utformade så att man kan skapa adekvata dokument och ta hand om dem som en rutinmässig del av den löpande verksamheten. Uppfoljning och utbildning En mycket viktig del av standarden är att den poängterar uppföljning av hur systemet fungerar och revision av de delar som behöver förändras eller förbättras. Man ska kontrollera regelbundet att de riktlinjer som har lagts upp verkligen följs och vidta de åtgärder som kan behövas. Standarden poängterar också vikten av att alla i organisationen som är berörda av dokumenthantering i någon form ska utbildas och informeras om vilka processer som ingår och vilket ansvar var och en har. Metadata För att dokumentationen ska kunna hanteras på ett bra sätt och också gå att återsöka snabbt och enkelt krävs metadata om dokumenten och deras kontext. Metadata har många olika betydelser för olika personer som hanterar information men jag tror att alla är överens om den grundläggande definitionen att det är data om data, information om information. I dokumenthanteringen har alltid metadata hanterats. Före dataåldern hanterades de på papper och bestod mestadels av förteckningar och register som gjorde det möjligt att hitta en specifik handling. I den digitala miljön har behovet av metadata blivit mer komplex. Bortsett från information i själva dokumentet behöver vi ha information om design, layout och format. Det vi kunde se förut måste nu beskrivas som en del av det elektroniska dokumentet. Vi måste ha metadata för att kunna vara säkra på en tillförlitlig dokumenthantering i en elektronisk miljö. IS02J08I Standarden ISO är en vägledning för att förstå, implementera och använda metadata inom ramenförss-iso Den kommer att bestå av tre delar Part I: Principles Part 2: Implementation issues Part 3: Assessment of records management metadatasets De tre dokumenten ska behandla betydelsen av metadata i verksamhetsprocesser och de olika roller och typer av metadata som stöder verksamhets- och dokumenthanteringsprocesser. De ska också fastställa en ram för hur man bör hantera metadata. Den första delen av ISO är en fastställd och publicerad standard. Den behandlar de principer som stödjer och styr metadata för dokumenthantering. Principerna omfattar dokument och deras metadata och alla processer som påverkar dem. Dessutom omfattas de system där informationen lagras och den organisation som hanterar informationen. Standarden definierar inte något obligatoriskt metadataset eller schema som ska användas för dokumenthanteringen, eftersom det kan skilja sig ganska mycket beroende på vilka krav man har i olika typer av organisationer och inom olika typer av verksamhetsområden. Precis som standarden för dokumenthantering fastställer den ramarna. Den ger en grund för att skapa, hantera och använda meta data för dokumenthanteringen och förklarar de principer som styr dem. Del 2 och 3 som håller på att tas fram kommer att vara mer förklarande och ge praktisk vägledning när det gäller implementering och hur man bedömer metadatasets för dokumenthanteringen. De här båda delarna kommer att vara dels en teknisk specifikation, dels en teknisk rapport eftersom de behandlar saker som kräver att det går att uppdatera snabbare än det går när det är en standard. Metadata är viktigt Metadata är en viktig del av dokumenthanteringssystemet och har många olika funktioner. I dokumenthanteringssammanhang definieras metadata 55

7 Anki Steen som data som beskriver dokumentens sammanhang, innehåll och struktur samt deras hantering över tid. Man kan beskriva det som information som gör det möjligt att skapa, registrera, klassificera, återsöka, bevara och gallra och redovisa dokument över tid och inom olika områden. Metadata stödjer verksamhets- och dokumenthanteringsprocesser genom att - skydda dokument som bevis och säkra tillgången och användbarheten över tid - underlätta möjligheterna att forstå dokument - stödja och säkra bevisvärdet hos dokument - hjälpa till att säkra autenticiteten, tillforlitligheten och integriteten hos dokument - stödja och hantera tillgång, sekretess och rättigheter - stödja effektiv återsökning - stödja strategier for interoperabilitet genom att möjliggöra fastställd registrering, styrt omhändertagande av dokument skapade i olika tekniska och funktionella miijö.er och bevara dem så länge det behö vs - tillhandahålla logiska länkar mellan dokument och deras kontext samt bevara dem på ett strukturerat, tillforlitligt och meningsfullt sätt -stödja identifieringen av den tekniska miijö. där digitala dokument skapades eller omhändertogs och hanteringen av den tekniska miijö. där de finns så att autentiska dokument kan framställas så länge det behövs -stödja effektiv och framgångsrik migrering av dokument från en miijö. eller plattform till en annan eller andra typer av bevarandestrategier. Standarden poängterarvikten av att använda metadata i dokumenthanteringen och att organisationer bör fatta beslut om vilka av de metadatakrav som beskrivs i standarden är nödvändiga i organisationens olika system. Besluten är naturligtvis beroende av verksamhetens behov, de regler som styr och olika typer av risker som påverkar verksamheten. Metadata for dokumenthantering Metadata för dokumenthanteringen består av metadata som dokumenterar -de verksamhetssammanhang där dokument skapas och registreras, liksom innehåll, struktur och hur de uppträder - dokumenthanterings- och verksamhetsprocesser där metadata används regelbundet, inklusive fårändringar i innehåll, struktur och uppträdande. Metadata som skapas i samband med att dokumenten registreras/omhändertas inkluderar information om verksamhetssammanhanget, de som är inblandade och metadata om innehåll, utseende, struktur och dokumentets tekniska attribut. Metadata är viktigt för att man ska kunna återsöka informationen på ett enkelt och bra sätt. Därför måste metadata om dokumenthanteringsprocesser läggas till under dokumentets hela existens. Hantering av metadata Man får inte glömma att metadata också behöver hanteras. De är också dokument och en del av dokumenten. Därför har dokumenthantering alltid inkluderat hantering av metadata. Det innebär att arkivarier eller de med motsvarande uppgifter bör vara de som identifierar vilka metadata som ska användas och hur. Eller åtminstone vara väldigt delaktiga eftersom även den här standarden påpekar vikten av att fastställa ansvar för vem som hanterar metadata och att det ska vara någon som professionellt hanterar dokument. Metadata måste uppdateras hela tiden för att visa vad som har hänt och kunna verifiera autenticitet, tillförlitlighet och användbarhet. Metadataschema För att åstadkomma relationer mellan metadataelement och göra dem meningsfulla behöver de struktureras i t ex scheman. Hur man bygger upp och implementerar ett schema kommer att beskrivas i del två. Standarden fastställer inget schema som ska gälla men tar upp de minimikrav som gäller för vilka metadata som behöver ingå. Dessa är - metadata om dokumentet - metadata om verksamhetsregler eller policies och beslut

8 standardisering av dokumenthantering - metadata om agenter, dvs vem som upprättat, skickat, handlagt - metadata om verksamhetsaktiviteter eller processer - metadata om dokumenthanteringsprocesser. De här bör användas både i samband med första registreringen och efteråt om något händer med dokumentet. Metadata säkerställer autenticitet, tillforlitlighet, användbarhet och integritet iiver tid och möjliggör hantering av och fdrståelse fo r informationsobjekt antingen dessa är fysiska, analoga eller digitala. Andra standarder med dokumentationskrav De flesta organisationer har tagit till sig möjligheten att uppfylla de internationella standarder som ställer krav på och beskriver hur olika delar av verksamheten organiseras och bedrivs. Nästan alla företag vill certifiera sig enligt en eller annan del av ISO 9000 för att kunna visa sina kunder vilken hög kvalitet det är på deras produkter eller tjänster. För att klara certifieringen måste de ha en väl fungerande dokumenthantering. Och det är ofta där företagen misslyckas. De kan inte visa kvalitetsfolket att dokumentationen är ordnad och lätt att hitta och att de hanterar sin dokumentation på ett systematiskt sätt. Der flesta som arbetar med någon form av kvalitetsprocess arbetar också med att införa dokumenthanteringssystem i sina organisationer. Standarden för miljöledningssystem, ISO 14ooo, ställer också krav på att processerna finns dokumenterade. Man ska kunna visa att man uppfyller miljökraven. Ledningssystem för informationssäkerhet, ISO I 7799, startade från ett behov att skydda datasystem. Den har blivit mer och mer inriktad på informationen allteftersom teknikerna insåg att information i sig är viktigt och behöver skyddas från olika obehöriga åtgärder. Standarden för dokumenthantering ger också dem som vill följa ISO 9000 och ISO ett utmärkt verktyg för att utveckla ett bra dokumenthanteringssystem. Sammanfattning Regler som gäller skapande och registrering av dokument bör ingå i alla processer som behöver dokumentera sin verksamhet eller ha bevis på varför man beslutade vad man beslutade. Ett dokumenthanteringssystem ska kunna tillgodose verksamhetens behov och kunna användas för att redovisa och visa verksamhetens tillförlitlighet. Fast standarden fastställer att alla organisationer måste ha ett dokumenthanteringssystem etableras inga hårda och strikta regler för hur ett sådant system ska se ut. Standarden fokuserar på att bilda organisatoriskt användbara dokumenthanteringsstru.kturer. 57

9 HENRIK SAXENIUS Den nederländska arkivhandboken Henrik Saxenius gör en översiktlig genomgång av den nederländska arkivhandboken, Handieiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, som utkom i en forsta upplaga I 898 och diskuterar dess påverkan på svensk arkivverksamhet vid det förra sekelskiftet. Emil Hildebrand, som var riksarkivarie mellan 1901 och 1916, skrev i artikeln "Arkiv-vetenskap" år 1904 i Nordisk Familjebok att en specifik grundsats eller princip som utvecklats av Riksarkivet tillämpades konsekvent i ordnandet och förtecknandet av landets offentliga arkiv. Allmänna arkivschemat, som var en frukt av 1903 års arkivförfattning, var tänkt som ett hjälpmedel för att reflektera arkivets egen struktur.' Själva prioriteringen av huvudavdelningar i schemat bestäms uttryckligen av handlingarnas relation till den nya principen. ''Vid ordnandet och förtecknandet af en myndighets arkiv göres lämpligen början med de serier, som hos myndigheten uppstå och i hvilka dess funktioner funnit eller finna sitt egentligaste uttryck." Verksamhetens tydligaste exponent utgjordes alltså av dess protokoll! Den bakomliggande principen benämnde Hildebrand omväxlande "le respect des fonds", "proveniensprincipen" och "urspnmgsprincipen". Han refererar vidare i artikeln till sin uppsats från 1903, "Om den s k urspnmgsprincipens tillämpning vid ordande af offentliga arkiv'', Meddelanden från svenska riksarkivet och till dennederländska arkivhandboken Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven utgiven i Groningen 1898.l I sin inflytelserika uppsats hänvisar Hildebrand visserligen aldrig till handboken, men inte desto mindre anses den utgöra grundvalen för en total omorganisation av svenskt arkivväsende. Förebilderna till omdaningen, som så småningom ledde till historie- och arkivvetenskapernas boskillnad fanns utomlands. Proveniensprincipen fick sitt första uttryck år 1841 i det franska inrikesministeriets föreskrifter rörande ordnandet av landets departementsarkiv. Bland annat skulle förteckningar upprättas för att underlätta snabba och säkra eftersökningar. Efter nederlaget i fransk-tyska kriget 1870 började genom politiskt initiativ professionaliseringen av historievetenskapen. Det resulterade i en långtgående specialisering på grundval av ett överväldigande arkivmaterial.4 statsinstitutionen Ecole des chartes i Paris, som sedan 182 I oberoende av universiteten, gav undervisning ss

10 Den nederländska m kivhandboken i handskriftskännedom och biblioteksvetenskap, blev ledande utbildningscentrum för arkivarier. Hildebrand uppmärksammade detta i Nordisk Famiijebok. Lundahistorikern Birgitta Oden visar att studieresor utgick från Sverige till kontinenten för att orientera sig i den nya arkivvetenskapen. Bland resenärerna återfanns Lauritz Weibull, som bl a besökte Belgien, Danmark, Italien, Nederländerna, Tyskland och Österrike. Det var just arkivinstitutionerna i Diisseldorf, Florens, Haag, Marburg och Wien, som tidigast och mest radikalt gått in för proveniensprincipen, som besöktes) -Notera att Ecole des chartes aldrig besöktes av Weibull, eftersom Hildebrand redan varit där. Denne kallar skolan för en "förträfflig inrättning". 6 Hildebrand nämner heller aldrig att hans synpunkter på arkivverksamhet skulle ha påverkats av Weibull. Och detta torde stämma, menar Oden. De viktigaste förslagen till ordningsprinciper för arkiv tecknades före Weibulls återkomst. Hildebrands insats måste alltså anses originell. Inte desto mindre vann han senare erfarenheter genom Weibull, som i sin tur fick en arkivteoretisk skolning som gav impulser till ett stärkt vetenskapligt intresse, ett intresse som utmynnade i den stränga weibullska källkritiken. Enligt Oden ingick källkritik och arkivteori en fruktbar förening i början av det förra seklet.? Dokumentets historiska kontext är lika fundamental i proveniensprincipen, pregnant uttryckt av Hildebrand: "En arkivhandlings värde beror i väsentlig mån på dess ursprung. På afsikten med dess uppsättande eller förvarande." 8 I början av sin karriär ägnade sig Weibullliksom Hildebrand åt omfattande urkundspublikation. Lauritz Weibull blev landsarkivarie i Lund år I Senare skulle han inskärpa vikten av att inte bara ägna sig åt källorna utan även tolka dem kritiskt i enlighet med deras proveniens. Det centrala var enligt Oden att Weibull inte baserade sina forskningsresultat på källornas vittnesbörd utan att han i motsats till Harald Hjärne och hans lärjungar i Uppsala kritiserade källmaterialet snarare än reproducerade det eller betraktade det som uttryck för stora män och stora ideer. Weibull betonade att o historievetenskapen skulle hålla sig till det säkert vetbara: Den historiska konstruktionen har enligt min uppfattning endast och allenast att röra sig på grundval av alla dessa fakta i deras fullständighet, inte i strid utan i genomförd överensstämmelse med dem, och själva den tankeoperation, genom vilken mängden av det historiskt vetbara stoffet konstruktivt ökas, slutligen att följa en sträng logiks strängaste lagar. 10 För att erhålla historiska fakta var det alltså nödvändigt att granska källornas ursprung. Historikerns första uppgift var att ta reda på vilka källor som fanns för att belysa en fråga, ty det var frågan som skulle leda fram till rätt källa. Alla källor var inte relevanta. Om källor saknades kunde frågan inte besvaras. Källans upphovssituation och syfte blev avgörande. Förhållningssättet passar därför som hand i handske med proveniensprincipen. Oden tolkar den historisk-kritiska skolans introduktion på 1910-talet och genombrott på I920- och 30-talen som ett paradigmskifte. År 19II publicerades Kritiska undersö'kningar till Nordens historia omkring år rooo. Där raderas stora delar av grundvalen för tidigare svenskt historiemedvetande. 11 Proveniensprincipens genombrott och arkivvetenskapens markering gentemot den tidigare historieforskningens behov att omordna arkivmaterial torde ha gett upphov till ett paradigmskifte inom denna vetenskap. Den avgörande impulsen till nyorienteringen inom svenskt arkivväsen anses ytterst vila på kontinentalt inflytande skarpast uttryckta i den s k proveniensprincipens bibel, dvs. den nederländska arkivhandboken. Det var här som den normbildande arkivvetenskapliga teorin och metodologin fick sin tydligaste utformning genom hundra regler ("sections")." I förordet till första upplagan av arkivhandboken uttryckte dess tre författare, Samuel Muller, arkivarie i Utrecht, som varit på föreläsningar i Ecole des chartes, Johan A. Feith, arkivarie i Groningen och 59

11 Henrik Saxenitts Robert Fruin, arkivarie i Zeeland, en någorlunda ödmjuk önskan om att deras uttalat tråkiga och petiga handbok inte skulle mottas kritiklöst av kollegerna i den år I89I grundade Vereeniging van Archivarissen in Nederland (VAN), utan att den tvärtom skulle ge upphov till eftertanke och konstruktiv kritik. Muller, som var ordförande förvärldens första arkivförening, torde ha stått för slutredigeringen. De tre hade börjat på boken hösten I895 och i maj I898 var man klara. Alla medlemmar i föreningen erhöll varsin upplaga. Författama föregriper möjliga beskyllningar för att lägga ett tungt ok på medarkivarier. Sedan hösten I895 hade de arbetat och önskade uttryckligen en atmosfär av fruktbart ideutbyte i föreningens tidskrift Archievenblad, som i sin tur om ett par tre år skulle resultera i en ny reviderad upplaga. Där skulle alla kontradiktioner och repetitioner vara borta, liksom Inissgrepp som kunde ha uppkominit på grund av attverket hade skrivits av tre olika författare respektive det tematiska upplägget. F ruin tyckte exempelvis att Feiths lakoniska stil stack ut väldigt mycket, varför hans bidrag skulle bli identifierbart. Den nya upplagan skulle sedan presenteras för VAN. Den andra upplagan utkom slutligen I92o, ~ugotvå år efter den första upplagan. Då var den första upplagan redan översatt till tyska (I905), italienska (I9o8) och franska (I9Io).'3 I andra upplagan uttryckte Muller och Fruin (Feith avled I9I3) tillfredsställelse över den välvilliga receptionen utmnlands av de fixerade arkivvetenskapliga ordningsprincipema: I t is not without safisfaction that we are able to state that the system of arrangement outlined above, which we have found by experience to be the only correct and the only possible one, is recommended, entirely independently of our opinion, by colleagues both within and beyond the borders of our fatherland to whose judgement we attach great valne. ' 4 Handboken översattes emellertid aldrig till svenska. En välvillig förklaring kan vara att Sveriges bildade klass redan behärskade tyska som sitt andra språk och att många även kunde franska. Boken var riktad till högutbildade fackmän. Därför är det rimligt att anta att svenska historiker och arkivarier kunde tillgodogöra sig verkets andemening. År I920 hade såväl svenskt arkivväsende som historieforskning redan upplevt genomgripande förändringar. Den andra upplagan översattes till engelska I940 och betitlades Manual for the Arrangement and Description of Archives. I den nederländska upplagan finns inte många ändringar. På grund av meningsskiljaktigheter mellan Muller och Fruin omöjliggjordes en fruktbar revision. Därför innehåller översättningarna mer ändringar. '5 Den första upplagan fanns inte till hands när Arthur H. Leavitt översatte boken. Man kan konstatera att Leavitt har sneglat på den franska översättningen, ty I5 procent av de sammantaget I29 fotnotema grundar sig på densamma; i det första kapitlet återfinns t ex fem fotnoter från den franska upplagan, men också lika många från den nederländska. Sammanlagt 7 5 noter kan hänföras till Leavitts penna, I9 till den franska upplagan och 35 till den nederländska. Drygt hälften kan alltså hänföras till Leavitt. Manual for the Arrangement and Description of Archives omfattar sidor och konstituerar som sagt hundra regler fördelade på sex kapitel. I det första kapitlet återfinns I4 regler, i det andra 22, i det tredje I 3, i det fjärde 20, i det femte I4 och slutligen i det sjätte och sista kapitlet I 7. Muller och Feith står tillsammans för den 65:e regeln och skrev var för sig 30 respektive 26 regler. F ruin däremot författade totalt 4 3 regler. För varje kapitel skrev Muller den inledande regeln. I det första kapitlet som betidas "The Origin and Composition of Archival Depositories" framlägger handboken den allra första regeln, som förelegat redan i Mullers rapport från stadsarkivet i Utrecht I879 Det är den centrala definitionen utifrån vilken följande 99 regler skall emanera: An archival collection is the whole of the written documents, drawings and printed matter, officially received or produced by an adini- 6o

12 Den nederländska arkivhandboken nistrative body or one of its officials, in so far as these documents were intended to remain in the custody of that body of that official. ' 6 Den nederländska arkivdefinitionen liknar vår moderna handlingsoffentlighet såsom den får uttryck i tryckfrihetsförordningen (TF 2:3 I st), dvs. att en handling anses allmän om den är inkommen till eller upprättad hos en myndighet.'? VAN och statsarkivarierna hade antagit ovanstående definition på ett arkivmöte, och den godkändes modifierad I 897 av N ederländemas inrikesminister. Författarna- F ruin skrev nästan hälften av kapitlet - framhåller vikten av att närmare förklara innebörden av den första regeln eftersom resten emanerade ur den. Ett arkiv bestod alltså av dokument, ritningar och trycksaker som inkommit till eller upprättats av en myndighet, och syftade till att bevaras hos vederbörande. I översättningen interfolieras en fotnot vari Leavitt påpekar att fotografier inte täcktes av bestämningen. Vidare sållades privata brev, böcker osv. bort. Handboken berör enskilda arkiv närmare i den tredje regeln. Den andra regeln fastslog att ett arkiv utgjorde en organisk helhet. Därmed kunde dess struktur aldrig fixeras i förväg utan måste studeras som en organism. Handboken menar också att varje arkiv var unikt, och formulerade att varje "archival collection, be i t understood first of all, must be treated in its own way". Utifrån noggranna studier av uniciteten kunde vissa principer härledas. - Hildebrand inskärpte en av proveniensprincipens huvudsatser att arkivarien borde söka "bevara den ordning, i hvilken han öfvertagi t arkivet". ' 8. I den femte regeln stöter handboken på svårigheter som förekommer på det konkreta planet. Organisatoriska förändringar berördes där arkivbildningen övertagits av en annan organisation. Boken uttrycker lösningen pregnant: "When an adininistrative body is abalished and its rights or functions pass to another, the archival collection, which is the reflection of those functions or rights goes with i t." Författama exemplifierade genom att kontrastera mot en kronologisk princip. När Nederländerna efter fransk ockupation omstrukturera- des efter franskt mönster till Bataviska republiken I795 eller när det franska oket kastades över ända I 8 I 3 efter ett folkligt uppror medförde det organisatoriska förändringar. Men dessa årtal kunde inte utgöra grunden för någon arkivuppdelning. Istället skulle man beakta vem som vidtagit verksamheten. Följaktligen uppvärderades den historiska kontinuiteten. De praktiska frågorna med att ordna och förteckna löser författama i senare kapitel och regler. I händelse av organisatoriska förändringar bör man enligt den nionde regeln ta hjälp av korshänvisningar. "Since one original cannot be in two or more collections at the same time the cross reference willserve to make known that there is an original which may possibly have formed part of the collection." Tionde regeln säger att ett arkiv inte bör fördelas mellan två arkivinstitutioner eller två arkivbildare. Och i elfte regeln landar författama i behovet av att återställa splittrade arkiv. På denna punkt säger Hilde brand: Man sönderdelar inte en samling, som visar sig vara bildad för ett särskild t ändamål; man söker tvärtom återställa densamma, om den blifvit splittrad, för så vid t det låter sig göra. ' 9 Men i den tolfte regeln stöter man på patrull, ty det finns vissa svårigheter behäftade med att återställa arkiv i sin tänkta ursprungliga form. Dessa skall uppmärksammas i en beskrivning ("the description of the collection"). Den fjortonde och kapitlets sista regel behandlade en tidsgräns som eventuellt skulle kunna övervägas gällande slutarkivering. Det rörde sig om en gräns på 2 5 år varefter arkivhandlingarna skulle skickas till arkivinstitutionen: "the documents older than that should be transferred to the archival depository". Författama menade att ett liknande förslag hade framförts av VAN. En liknande arkivteoretisk distinktion görs i Före'nta statema mellan "archives" och "records". En välvillig tolkning ger vid handen sanktion i handboken för en sådan uppdelning. Författama garderar sig emellertid med att påstå att en generell tidsgräns aldrig kunde sättas 6I

13 Henrik Saxenius eftersom det var verksamheten som skulle fålla utslaget. I det andra kapitlet, "The Arrangement of Arehival Documents", förs läsaren till praktiken och blir närmare bekant med de tankar om ordningsprinciper som bör beaktas. Kapitlet författades mestadels av Muller och Feith. Den första målsättningen numrerad femton, som funnits publicerad sedan 1879 års Utrechtrapport, och som även var antagen av VAN löd: An arcival collection should be systematically arranged.' 0 Författarna vägde fördelarna med s k systematiskt arkivordnade mot möjligheterna att ordna arkiv i alfabetisk respektive kronologisk ordning. Medan det alfabetiska alternativet omgående avfärdades behandlades för- och nackdelar med den kronologiska ordningsprincipen utförligare. En sådan ordningsprincip var säkert utmärkt för medeltida arkivalier eftersom epoken efterlämnat ett fåtal handskrifter. Däremot var metoden olämplig under modern tid. En grundförutsättning för den kronologiska principen var att den stora mängden enskilda handlingar genomgående var daterade. Eftersom det fanns inbundna arkivhandlingar och dossierer omöjliggjordes hänsynstagande till tidsaspekten för de enskilda handlingarna. Och främmande arkiv kunde inlemmas i den tänkta organiska enheten genom den kronologiska ordningsprincipen. Emot den kronologiska ordningen ställde handboken "le respect des fonds".'' Arkivhandboken lyfter fram proveniensprincipens avgörande betydelse som förmedlare av det förflutna genom att rikta uppmärksamhet åt att samtida tjänstemän allra bäst hade kännedom om arkivbildningen. Således borde den ursprungliga arkivordningen avspegla verksamheter i det förflutna allra bäst. Följaktligen bör också äldre ordningsprinciper i högre grad iakttas. Det är just poängterarrdet av desamma som framgår i den artonde regeln, som återfinns i Utrechtrapporten, och som antagits av VAN. Den ansågs som den viktigaste av handboksförfattarna: The system of arrangement must be based on the original organization of the archival collection, which in the main earresponds to the organization of the administrative body that produced i t." I den nittonde regeln hävdade författarna att endast sekundär uppmärksamhet borde ägnas åt historisk forskning. Holländarna tog upp de franska arkivinstitutionerna som motbild, ty där hade fokus legat främst på historisk forskning. En fransk fotnot- två franska och sex nederländska fotnoter återfinns i kapitlet - inlägger en protest mot överdriften och söker nyansera bilden.'j Men den historiska forskningens intresse identifieras emellertid som källan till problemet. För en historiker utgör nämligen kronologin tillsammans med alfabetiska innehållsförteckningar ett oerhört stort hjälpmedel i forskningen, men för en arkivarie eller rättare sagt för arkivet självt utgör sådana ting värsta fiender. Historiker hade i det förgångna tenderat att ämnesordna arkiven efter forskningsintresse. Arkivet skulle betraktas som ett självständigt väsen som inte skulle dansa efter främmande pipa. Härmed snubblar man över den femtonde regeln där historiker utpekas som motorn bakom strävan att ordna efter kronologisk princip: Even if this arrangement were really worthy of recommendation for the sake of historical research, our rule still clearly states that even this reason is not sufficient to justify a chronological arrangement of the documents. Indeed, only secondary consideration should be given to the interests of historical research.'4 Den 2 1: e regeln är en direkt följd av den sextonde och viktigaste regeln. Enligt den bestämde arkivhandlingens funktion dess plats i arkivet. Härmed tangerades det svenska allmänna arkivschemat.'5 Reglerna 2 2 och 2 3 behandlade uppbrytande av arkiv för att anpassa dem efter proveniensprincipen. I samband med självständiga samlingar som uppstått som följd av den historiska forskningen, enheter som många forskare traditionellt hänvisade till, måste ARKIY, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:2

14 Den nederländska m kivhandboken dessa enligt författarna få behålla självständigheten. Och återigen lyftes korshänvisning fram som en teoretisk möjlighet att komplettera ett perforerat arkiv. I den 2o:e regeln riktas för första gången uppmärksamhet på s k loose documents. ' 6 I åtföljande regler konstaterades svårigheten med att uppställa regler för just desamma. Och genom den 34:e regeln gick författama in i gallringsproblematiken. I nästföljande regel krävde man att en lista över försvunna handlingar skulle upprättas för att kunna rekonstruera ett ursprungligt arkiv. Författama inskärpte också behovet av original i arkivbygget, ty kopior kunde aldrig ersatta deras plats i arkiven. Det som var förlorat var förlorat. Ett arkiv var en levande organism som inte tolererade några artificiella ingrepp.' 71nte desto mindre kunde återfunna arkivalier återta sin plats, fastslår den sista regeln, såvida inte de avvek från och störde den ursprungliga ordningen alltför mycket. Delarna var underordnade helheten. I det tredje kapitlet som beritlas "The Description of Archival Documents" behandlas det rekommenderade sättet att beskriva arkiv. Kapitlet är författat av Muller och Fruin.' 8 Den 37:e eller första regeln riktar uppmärksamhet på vikten av att beskrivningen ("description") skall fungera som en guide. Denna skall beskriva arkivets innehåll. I linje med vad man sagt tidigare uppmanas man i åtföljande regel återigen att ta reda på den förhärskande iden bakom arkivbildningen. Vidare anses enligt regel 39 äldre arkivhandlingar viktigare än yngre när man skall karakterisera arkiven, men återigen utfärdas varningen att "a piece by piece description entails a considerable waste of space". Det är aldrig handlingen som står i centrum utan den inbördes ordningen mellan handlingama i arkivet. Och den ordningen skall spegla den organiska framväxten. Det fjärde kapitlet författades mestadels av Muller och Fruin'9 och heter "The Drawing Up of the lnventory" och behandlar arkivförteckning. Och återigen inskärper författama proveniensprincipen: The inventory of an archival collection must in the main be arranged in conformity with the original organization of the collection.3 Denna so:e regeln var antagen av VAN och återfanns i Utrechtrapporten.l' Och den 54:e regeln inskärper att arkivet tillhör den som handhar verksamheten. Denna regel var också antagen av VAN. De 59:e och 6o:e reglerna förespråkar vid undantagsfall geografiska indelningsgrunder respektive alfabetisk ordning för katalogisering av privat egendom om inte äldre ordningsprinciper finns. I den 62 :e regeln berör författama serienummer och i den 63 :e varnar de ännu en gång för moderna kopior för attvärna autenticiteten gentemot en artificiell uppbyggnad. Återigen framhåller författarna att arkivhandlingar som saknas bör nämnas i förteckningen. - De otaliga upprepningarna i handboken kommer sig av det tematiska upplägget. I den 64:e regeln behandlas slutligen innehållsförtecknmgar. Det femte kapitlet som beritlas "Further Directions for the Description of Archives" behandlarytterligare rekommendationer gällande beskrivning av arkiv. Kapitlet skrevs till hälften av FruinY Här refereras till en fransk fotnot och åtta nederländska, hänvisningar som i huvudsak rör sig om ordförklaringar, definitioner och begreppsförklaringar. Den första regeln nummer 70 understryker att arkivets organiska natur skall avspeglas i förteckningen snarare än organisatoriska förändringar. Återigen söker författama alltså att sammankoppla metadata med den historiska kontinuiteten. Vidare riktas uppmärksamhet på en detaljrikare form av beskrivning som skall bifogas arkivförteckningama: "calendar" (se reglerna 72-82). Jag går av utrymmesskäl inte in på dem. I den 83 :e regeln hävdar författama att det är önskvärt att arkivarien delger vilka arkivalier som är viktigast i respektive arkiv. Detta kan verka motsägelsefullt i förhållande till reglerna i det tredje kapitlet, där författama inskärper att det är arkiven och inte arkivhandlingarna som skall beskrivas. Författama syftar emellertid på urkundspublika non, men bifogar varningen: "It is advisable for the archivist not to begin this most attractive work too hastily." Arkivarien bör först skaffa sig en överblick över hela materialet eftersom arkivhandlingarna är knutna till varandra på att sinnrikt sätt. Först därefter kan han avgöra vilka

15 Henrik Saxenius handlingar som är aktuella för sådan publikation. Men eftersom författarna inte önskade bereda diskussionen om urkundspublicering vidare utrymme hänvisade man till historiska föreningen i U trecht och dess riktlinjer. Det sjätte och sista kapitlet författades nästan helt av FruinB och heter "On the Conventional U se of Certain Terms and Signs", behandlar terminologi och symboler. For the sake of clearness i t is desirable that one always use the same terminology in the various inventories. In other respect also uniformity in the inventories is desirable.34 Det är nödvändigt att använda ett klart och koncist språk för att kunna förmedla information. Kapitlet behandlar även skillnader mellan olika typer av volymer, såsom register, protokoll, dossierer och inbundna handlingar. Och därmed tangerar man även skillnaderna mellan de olika handlingarnas funktioner i verksamheten. Hittills har uppmärksamhet riktats på den intima kopplingen mellan administration, arkivvetenskap och historievetenskap. Redan i början påverkades arkivverksamheten av historievetenskapens professionalisering. Arkiven tjänade historievetenskapens målsättning att rekonstruera det förflutna. Historiestudier måste ske sakligt och opartiskt och vidare grunda sig på studier av ursprungliga lämningar från epoken. Därför skulle de skriftliga källorna bevaras i så orubbligt skick som möjligt och ses i sitt ursprungliga sammanhang för att deras bevisvärde skulle vara så bra som möjligt. Man skulle inte sortera om i arkivmaterialet för att anpassa det till enskilda forskares frågeställningar. Historievetenskapen har påverkat arkivväsendet på gott och ont. Det var just sättet att lägga arkiven till rätta för forskningen som den nederländska arkivhandboken vände sig emot. Boken bör ses som ett led i arkivvetenskapens professionalisering. Arkivarierna hade fått en egen förening och tidskrift, egna utbildningar och praktiker, egen terminologi och ett eget regelverk. I mångt och mycket tycks arkivhandboken profilera sig gentemot historiker. Arkivvetenskapen har påverkat historievetenskapen. Historiker tvingades att rätta sin forskning efter respekten för arkiven. Ofta var historiker och arkivarier en och samma person. I Sverige sammanföll enligt etablerad weibullsk självbild introduktionen av den s k historisk-kritiska skolan med proveniensprincipen. Även handlingsoffentligheten med administrationens behov av effektiv tillgång till tidigare dokumentation förstärkte proveniensprincipen. Sambanden mellan samhällsutveckling och historievetenskapens professionalisering och dess påverkan på arkivvetenskap tarvar mer forskning. En del tyder på att källkritiken förberedde jordmånen för proveniensprincipen. NOTER r. Se SFS 1903:56 2. SFS 1903:56 2 kap r 3 Nordisk Familjebok r, "Arkiv-vetenskap". Stockholm Weibull, Carl Gustaf, "Arkivordningsprinciper. Historisk återblick och nyorientering", Seandia r (1930), s. 53ff; Floto, Inga, Historie. Nyere og nyeste tid. Köpenhamn 1985, s. 40ff 5. Oden, Birgitta, Lauritz Weibull och forskarsamhället. Lund I975, S. 9Iff 6. Svensk uppslagsbok 7, "Ecole des chartes". Malmö Oden 1975, s. 91, r3r, r45ff 8. Hildebrand, Emil, "Om den s k ursprungsprincipens tillämpning vid ordnande af offentliga arkiv", Meddelanden från svenska riksarkivet. Ny följd, r, , s. 88. Se även SFS 1903:56 r kap r : "En myndighets arkiv utgör ett helt för sig och bör, när det är ordnadt, så nära som möjligt rätta sig efter och ätergifva myndighetens verksamhet." Jfr Oden 1975, s. 9rf 9 Oden r 97 5, s. 99ff, r o9ff r o. Molander, Bengt, Vetenskapsfilosofi. En bok om vetenskapen och den vetenskapande människan. Stockholm 1983, s. 141 rr. Oden 1975, s. r48, 2r8ff, 239ff 12. Jfr Weibull 1930, s. 64ff r 3. Rorsman, Peter, Eric Ketelaar & Theo Thomassen, "New Respect for the Old Order: The Context of the Dutch Manual", The American Archivist 2 (2003), s. 265ff 14. Muller, S., ].A. F ruin & R. Feith, Manual for the Arrangmzent and Description of Archives. Eng. övers., New York 1940 (holl. upp!. 192o), s Horsman m.fl. 2003, s. 257 r6. Muller m.fl. 1940, s Bohlin, Alf, Offentlighetsprincipen. 6. upp!., Stockholm 200!, s. 35ff

16 Den nederländska arkivhandboken 18. Hildebrand 1903, s Hildebrand 1903, s. 89 zo. Muller m.fl. 1940, s Muller m.fl. 1940, s. so, jfr s. 34 med n. 26; Horsman m.fl. 2003, s. z6o 22. Muller m.fl. 1940, s. 52. Se Horsman m.fl. 2003, Reglerna 1, 2 och 6 utgör centrala punkter i proveniensprincipen, men var för sig utgör de inget nytt. Det är i kombinationen det innovativa ligger. 23. Muller m.fl. 1940, s. 65, se n. 4 Jfr Weibull 1930, s. 68f 24. Muller m.fl. 1940, s Jfr SFS 1903:56 z kap rff 26. Horsman m.fl. 2003, s. 255, Muller m.fl. 1940, s. 98 z8. Horsman m.fl. 2003, s Horsman m.fl. 2003, s Muller m.fl. 1940, s Horsman m.fl. 2003, s Horsman m.fl. zoo3, s Horsman m.fl. 2003, s. zs6 34 Muller m.fl. 1940, s s

17 ANDERS NILSSON Bättre förutsättningar för forskning om samhälle, ekonomi och hälsa Vetenskapsrådet storsatsar på att utveckla svensk mikrodataforskning. Med bra infrastruktur, etablerade standarder samt stim till en ny generation forskningsledare kan området utvecklas ytterligare, menar myndigheten. Anders Nilsson refererar från ett seminarium i Stockholm den I 8 maj 2006 där satsningen, som har en budget på mer än 8o miljoner kronor, presenterades. Vetenskapsrådets generaldirektör Pär Omling inledde seminariet med att framhålla Sveriges starka position inom mikrodataforskning - det vill säga forskning baserad på personregister. Han menade att Sverige har unika förutsättningar för den här typen av vetenskap - det finns en anmärkningsvärt stor mängd register av hög kvalitet och det svenska personnumret gör det enkelt att länka samman information från olika register. Men trots att svensk mikrodataforskning redan idag ligger i framkant inom många områden är de svenska personregistren en underutnyttjad forskningsskatt, anser Vetenskapsråd et, som nu satsar 83 miljoner kronor på att bygga ut mikrodataforskningen. Myndigheten hoppas också få med andra finansiärer i satsningen. Satsning på två ben Pär Omling redogjorde tillsammans medjuni Palmgren, professor i biostatistik vid Karolinska Institutet och Stockholms universitet, för de två viktiga akronymer som satsningen bygger på: DISC och SIMSAM. Den senare uttyds Swedish Initiativefor research on Microdata in the Social and Medical Sciences och är den del som handlar om direkt forskningsstöd. SIMSAM kommer, när satsningen är fullt utbyggd, att stå för den största delen av budgeten. Mest uppmärksamhet vid seminariet ägnades dock åt DISC, Database Infrastntcture Committee, som under de första åren kommer att ta den största delen av satsningens resurser. Pär Omling och Juni Palmgren liknade dagens situation för forskning där register och databaser används vid ett vägnät där trafikreglerna är olika i varje stad. Höger- eller vänstertrafik? Köra på 66 ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:2

18 Bättre forutsättningar for forskning om samhälle, ekonomi och hälsa grönt och stanna på rött eller tvärt om? Svårt att veta! Ambitionen med DISC är att inventera området och skapa enhetlig infrastruktur och standarder för allt från materialinsamling och dokumentation till terminologi och filforma t. Snabbare, enklare och billigare Jan O Jonsson, professor i sociologi vid Stockholms universitet och ordförande för DISC, redogjorde för kommittens funktioner och de viktigaste punkterna på den åtgärdslista som tagits fram. Han underströk att DISC är en styrelse och att det återstår att finna former för den operativa verksamheten. DISC:s långsiktiga mål är enligt Jonsson att ge forskare enkel, snabb och kostnadsfri tillgång till databaser som är kvalitetssäkrade, väldokumenterade, aktuella, enkla att använda och som håller en internationellt hög kvalitet. Till DISC:s ansvar hör också att se till att forskare ges finansiellt stöd för att bygga upp databaser som motsvarar dessa krav, att ha hand om policyfrågor inom tillgänglighet och dokumentation- till exempel frågan om när databaser ska släppas fria för andra forskare - samt att bevaka frågor om sekretess och integritetsskydd inom mikrodata. Under DISC kommer bland annat den nya Svenska nationella datatjänsten får humaniora och samhällsvetenskap, SND, att sortera. SND kommer att inkludera redan existerande dataarkiv (nuvarande SSD) samt nya servicetjänster för att lotsa forskare rätt i materialet. Medicin och samhällsvetenskap Måns Rosen, chef för Epidemiologiskt Centrum vid Socialstyrelsen, och Torsten Persson, professor i nationalekonomi vid Stockholms universitet, visade med ett par exempel på bredden och forskningspotentialen i svensk mikrodata. Rosen berättade om en brittisk studie som slutit sig till att barn som vid födseln fått K-vitamin i form av en injektion löpte större risk att drabbas av barncancer. För socialstyrelsens forskare tog det tre månader att vederlägga studien, genom att kombinera data från de svenska födelse- och cancerregistren med en en- kät till förlossningsklinikema. Socialstyrelsens undersökning baserades på fall och en kontrollgrupp på 1,3 miljoner, att jämföra med motsvarande siffror för den brittiska undersökningen: 195 respektive 5 58 individer. Torsten Persson berättade om detväxande intresset för så kallade naturliga experiment. Dessa gör det ofta möjligt att dra mer långtgående slutsatser om orsak och verkan än andra undersökningar, där ett samband mellan A och B mycket väl kan orsakas av en tredje och okänd faktor C. Han exemplifierade med en studie av hur bland annat livsinkomster och genomströmning till högskola i Sverige förändrades då enhetsskolan infördes. Eftersom Sverige övergick successivt från folk- och realskola till grundskola existerade de båda skolsystemen parallellt under ett antal år, ofta på närliggande orter. Detta skapade experimentlika förhållanden, med två naturligt definierade grupper att jämföra. Offentlighet kontra sekretess Annika Lagerqvist Veloz Roca, universitetslektor i offentlig rätt vid Stockholms universitet, tog upp juridiska aspekter som är av stor vikt vid mikrodataforskning. Författningen på området balanserar två juridiska grundpelare som står i viss motsättning till varandra: kravet på öppenhet och kravet på skydd för den enskildes integritet. Lagstiftningen är fördelad på många lagrum och kan vara svår att följa, men den enskilde forskaren måste ändå sätta sig in i sina grundläggande rättigheter och skyldigheter, påpekade Annika Lagerqvist Veloz Roca. Forskning vid statliga lärosäten omfattas precis som verksamhet vid andra myndigheter av offentlighetsprincipen. Det innebär bland annat att man alltid måste räkna med att andra forskare kan få tillstånd att ta del av materialet. Debatt fick avsluta Vid den avslutande diskussionen efterlyste seminariedeltagarna mer information om SIMSAM. Enligt Torsten Persson syftar SIMSAM till att utveckla en ny generation forskningsledare inom mikrodata och att skapa mötesplatser och forum för dessa. Tanken är att unga forskargrupper ska få an-

19 Anders Nilsson slag för en längre tid, cirka fem år. De ska delta i en tvärvetenskaplig forskarskola, men kommer i övrigt att ha relativt fria händer att utforma sin forskning själva. Ett frivilligt program med gemensamma aktiviteter, som månatliga workshops och årliga konferenser, bör dock finnas, menade han. Ka~a Isberg Amnäs från Datainspektionen påpekade att det kan behövas lagändringar för att skapa vissa nya register. Lagring av känsliga uppgifter tillåts idag för specifika forskningsprojekt, däremot saknas rättsligt stöd för att lagra känsliga uppgifter i register som är tänkta för framtida forskning, förklarade hon. Vetenskapsrådets ordförande Bengt Westerberg avslutade seminariet med att konstatera att mycket av den forskning som pågår i Sverige skulle kunna bedrivas i andra länder, men inom just mikrodata förhåller det sig tvärtom. De nordiska länderna sitter på unikt databasmaterial, och har därmed också ett stort ansvar för forskningen inom området. 68

20 ELISABETH BLOCH At vogte kulturarven eller at slette alle spor Elisabeth Bloch ger sin intryck från den danska Arkivforeningens arrangemang med anledning av utgivningen av ytterligare en bok om den danska bevarande- och gallringspolitiken. Arkivforeningen i Danmark har i 2006 udgivet to b0ger om den danske bevarings- og kassationspolitik med ritlen "At bevare kulturarven eller at slette alle spor", bind r og 2. Undervejs i redaktionsarhejdet med den f0rste bog, som rummer 4 arkivaropgaver, der blev udarbejdet i forbindelse med arkivaruddannelsen ved Statens Arkiver i 2002, tog også Kristeligt Dagblad sp0rgsmålet om Statens Arkivers bevarings- og kassationspolitik op til debat. I kelivandet på denne de hat afgav kulturrninisteren en redeg0relse om Statens Arkivers bevarings- og kassationspolitik til Folketingets Kulturudvalg. På denne baggrund beslutrede Arkivforeningens bestyrelse at udgive en de hatbog om ernnet, og udsendte en opfordring til interesserede om at bidrage. Resultatet af denne indsats blev "At vogte kulturarven eller at slette alle spor", bind 2, som blev pnesenteret ved et arrangement i Arkivforeningen den 2. november I bind 2 er også Kulturministerens redeg0relse optrykt. Ved arrangementet den 2. november havde Arkivforeningen inviteret rigsarkivar Johan Peter Noack fornden tre af bidragsyderne til b0gerne, som pnesenterede deres forskellige syn på den danske bevarings- og kassationspolitik. Arkivforeningens formand Else Hansen indledte med at konstatere, at beslutninger om kassationer er blandt arkivv:esenets vigtigste beslutninger. De kan ikke g0res om. Og de bestemmer, på hvilket grundlag fremtidens forskere kan forstå vores tid. Else Hansen anerkendte, at store kassationer h0rer sammen med den enorme indsats med indsamling af arkivalier hos statslige myndigheder, der om noget har kendetegnet Statens Arkivers aktiviteter de sidste ti år. Hun pegede imidlertid også på, at udgangspunktet for denne indsats har vreret en fastsat kassationsprocent, og ikke et orofattende sret principper for kassationerne. Statens Arkiver har fra 2oor publiceret bevarings- og kassationsbeslutninger på Statens Arkivers hjemmeside, mens grundlaget for beslutningerne - arkivaremes unders0gelser - er ikke offentliggjort. Selv om redeg0relsen til Kulturudvalget, if0lge Else Hansen, indeholder ansatsertilen forklaring, er en mere grondig diskussion om principper og konkret gennem-