Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet"

Transkript

1 UFV 2009/210 Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet Fastställd av universitetsdirektören

2 Innehållsförteckning 1. Inledning 4 Syfte 4 Metoder 4 2. Sammanfattning 6 3. Bakgrund 8 4. Dokumenthantering och ärendeinformation 9 5. Standarder och metoder för utveckling och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering 10 ISO Dokumenthantering 11 ISO Metadata 12 ISO Arbetsprocessanalys 13 Andra hjälpmedel och guider Digital arkivering 15 ISO OAIS Omvärldsanalys 16 Drivkrafter, målbilder och effekter 17 Organisation av utvecklingsprojekt 18 Standarder 19 Metadata och begrepp 19 Förankring, acceptans och utbildning 19 Strategier, policys, riktlinjer och rutinbeskrivningar 20 Arkivering 20 Processer och processorientering 20 Implementering och införande 21 Förvaltning Intern behovsanalys 21 Projekt och utredningar 21 Interna intervjuer Övergripande analys av systemet W3D Konsekvensanalys 27 2

3 Fokus på verksamhet, processer och informationsflöden 27 Strategier, policy, riktlinjer och regler 28 Termer och begrepp 28 Metadata och klassificering 29 Tillgänglighet och användbarhet och integration 29 Lagar och föreskrifter 30 Acceptans och förankring i organisationen 30 Målbild, förväntade effekter och nytta 31 Analys av befintliga system 31 Organisation och samarbete 32 Arkivering 32 Systemförvaltning 32 Utbildningsinsatser 33 Behov av samordning med andra projekt aktiviteter Generell riskanalys Förslag på fortsatt arbete 34 3

4 1. Inledning Digital information är en grundval för dagens informationsförsörjning, exempelvis i myndigheternas handläggningsprocesser, webbportaler och e-tjänster. Dagligen produceras enorma mängder digital information i form av dokument, databaser, ljud och bilder i alla sorters verksamheter och organisationer. En rationell och kvalitativ informationshantering är en förutsättning för att arbetet i en organisation, oavsett vilken, skall kunna fungera effektivt. I Uppsala universitetets mål- och strategidokument (2008) framgår att: Universitetets administration på alla nivåer samt universitetets externa och interna information ska utmärkas av professionalitet och effektivitet Vidare framkommer i Program för kvalitetsarbetet vid Uppsala universitet (2008) att: Ledningssystem, administration, bibliotek, extern och intern kommunikation, lokaler och annan infrastruktur finns som stöd för universitetets kärnverksamheter och för det därtill hörande kvalitetsarbetet. I detta ingår drift och utveckling av systemstöd liksom annat stöd som bidrar till systematiserat informationsunderlag för planering, utveckling och uppföljning av verksamheten. Stödfunktionerna ska vara kostnadseffektiva, av hög kvalitet och utvecklas i takt med kärnverksamheternas behov och externa krav. Ett sätt att effektivisera och kvalitetssäkra verksamhet och informationsflöden är att utveckla strategier, rutiner och system för ärendeprocesser och för den information som genereras i dessa. Väl utvecklade elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem ökar kvaliteten och effektiviteten i organisationens verksamhetsprocesser och bidrar vidare till att främja universitetets kunskapskapital, erfarenhetsbank och organisatoriska minne. Arbetet med att utveckla universitetets digitala ärende- och dokumenthantering är därför en viktig komponent i universitetets kvalitets- och informationsförsörjningsplan och verksamhetsutveckling, och bör utgå ifrån bland annat lagar och förordningar, regeringens riktlinjer för e-förvaltning, Vervas riktlinjer för e-förvaltning, Riksarkivets krav på arkivering, nationella och internationella standarder, samt naturligtvis verksamhetens och det omgivande samhällets behov. Syfte Denna förstudie syftar till att utreda förutsättningar och konsekvenser vid utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet. Metoder Insamlande av det empiriska materialet har skett genom: Litteraturstudier Omvärldsbevakning i form av studier och analys av tidigare projekt och rapporter inom organisationen och i ett antal andra utvalda organisationer Omvärldsbevakning i form av deltagande på två konferenser om elektronisk dokumenthantering Kvalitativa intervjuer med projektledare från tre andra organisationer, 4

5 Kvalitativa intervjuer med ett antal nyckelpersoner vid Uppsala universitet Övergripande analys av funktioner och rutiner i det befintligt system för diarieföring W3D3 Arbetet har delvis utgått från den utvecklingsmodell som tagits fram av Enheten för verksamhetsstöd vid Uppsala universitet Modellen består av sammanlagt fem utvecklingsfaser: Fas 1 Kreera idéer, Fas 2 Klarlägga möjligheter och konsekvenser, Fas 3 Detaljera förändringsförslag, Fas 4 Genomför förändringar och Fas 5 Realisera nyttan. Föreliggande studie ligger inom ramen för Fas 2. Syftet med Fas 2 är att utifrån en förändringsidé eller flera sammanhängande idéer förtydliga och utreda genomförbarheten och konsekvenserna av förändringen. 1. Förändringsidén i föreliggande fall består i att man överväger att utveckla den elektroniska ärendehanteringen inom universitetet. Förstudiens fokus är i enlighet med modellen således att utreda vad som behöver göras för att realisera denna idé om förändring. Utvecklingsmodellen föreskriver även att man inom varje fas reflekterar över: berörda processer, centrala begrepp, organisatorisk påverkan, IT-stöd, personal, kompetens, mål och förväntad nytta. 1 Utveckling av verksamhetsstöd Utvecklingsmodellen, Uppsala universitet

6 2. Sammanfattning Denna förstudie har syftat till att utreda förutsättningar och konsekvenser för utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet. Slutsatserna i studien grundar sig på litteraturstudier och omvärldsanalys, interna och externa intervjuer, interna rapporter samt analys av projektdokumentation från sammanlagt fem olika myndigheter. Nedan följer en sammanfattning av de resultat som framkommit i studien. Det bör framhållas att arbetet med att utveckla elektronisk ärende- och dokumenthantering inom en organisation inte kan ses som ett isolerat projekt, utan som en viktig del av ett verksamhetsöverskridande program för informationsförsörjning/informationshantering och en mycket viktig pusselbit i universitetets verksamhetsutveckling och kvalitetsarbete. De ärenden, dokument och handlingar som uppkommer i verksamhetens olika processer är ett resultat av organisationens faktiska handlade, dvs. en betydande del av vad som kan beskrivas som den verksamhetskritiska informationen. Målet med hantering och förvaltning av denna typ av information är att: garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument/handlingar som är autentiska och tillförlitliga och har bevarad integritet. kunna tillgängliggöra dokument/handlingar för alla typer av användarkategorier och personer, inklusive personer med olika typer av funktionshinder. förbättra intern/extern styrning och kontroll befrämja effektivitet och kvalitet i de verksamhetsprocesser som myndigheten bedriver stödja organisationens informationsförsörjning samt bevara, vårda och tillgängliggöra dokumentation om beslut och verksamheter i organisationen på ett sätt som tillgodoser o rätten enligt Tryckfrihetsförordningen att ta del av allmänna handlingar o skyddet för allmänna handlingar som en del av det nationella kulturarvet o behovet av information för rättskipningen och förvaltningen o forskningens behov Utveckling och implementering av elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem innebär i de flesta fall förändringar i organisationens befintliga rutiner och processer. Det är därför angeläget att poängtera att utveckling av elektronisk ärende- och dokumenthantering vid universitetet inte skall ses som ett IT-projekt utan som ett verksamhetsprojekt, och att det måste utföras i enlighet med universitetets gemensamma mål och strategier. Det har i förstudien framkommit att utveckling av elektronisk dokument- och ärendehantering är ett viktigt steg för att realisera organisationens övergripande mål för kvalitet och effektivitet, samt att det är en avgörande komponent till effektiv utveckling av organisationens informations- och kunskapsförsörjning. 6

7 I omvärldsbevakningen och den interna behovsanalysen har framkommit en rad tydliga drivkrafter som talar för ett utökat elektroniska handläggarstöd, bland andra: ökad effektivitet och kvalitet i verksamhetsprocesser, ökad tillgänglighet och bättre sökbarhet, ordning och reda, mindre personberoende handläggning av ärenden, bättre kunskapsåtervinning och informationsförsörjning, förkortade handläggningstider och ökad rättssäkerhet. Bland de hinder och risker vid utveckling av ett utökat ärendehanteringsstöd som har framkommit kan nämnas: för otydliga mål med projektet, brist på analys av nyttoaspekter och processer, för mycket teknikfokusering, avsaknad av förändringsledning, avsaknad av förankring och kommunikation inom organisationen, kompetensbrist, risk för bristfällig support (internt och av leverantör), kräver lång tid för utbildning och införande. En avgörande komponent för utveckling, införande och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering i en organisation är att man utgår från verksamhetens behov och i första hand kartlägger de verksamhetsprocesser som systemet skall stödja. Samtidigt är det angeläget att man i varje verksamhetsprocess noggrant kartlägger informationsflödet och samtidigt beaktar dokumentationsbehovet utifrån verksamhetens, lagstiftningens och andra intressenters behov och krav. Utgångspunkten för detta arbete bör vara de befintliga internationella och nationella standarder för dokumenthantering, arkivering, kravhantering och metadata som presenteras ingående i förstudien. Vid utvecklingen av infrastruktursystem av detta slag krävs emellertid även ett strategiskt och proaktivt förhållningssätt. Innan systemet utvecklas, eller parallellt med utvecklingen, krävs även att man utformar organisationsgemensamma strategier, metoder riktlinjer och policys för hur ärenden, dokument/handlingar och information skall beskrivas, struktureras, hanteras och arkiveras. I annat fall finns stor risk att systemet inte svarar upp till verksamhetens, lagstiftningens och det omgivande samhällets krav och behov. Detta arbete bör utföras med utgångspunkt i internationella standarder för ärende- dokumenthantering och arkivering, samt med utgångspunkt i universitetets interna metoder för verksamhetsutveckling, systemutveckling och systemförvaltning. Det övergripande arbetet med att utforma strategier, policys, roller och riktlinjer kan med fördel samordnas med utvecklingen av den funktionsorganisation som föreslagits för hantering av webbinformationen. Uppsala universitets nuvarande diarieföringssystem W3D3 har de grundfunktionaliteter som ingår i Statskontorets informationsförsörjningsmodell, dvs. diarieföring, ärendehantering, document management och records management. Det bör dock understrykas att W3D3 är ett system bland många på marknaden, och att det inte i dagsläget går att fastslå att det är just detta system som Uppsala universitetet behöver. För att utarbeta en kravbild krävs ett omfattande analysarbete enligt de metoder och standarder som att anges i denna förstudie. Förutsättningar och konsekvenser vid utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet har analyseras i studiens konsekvensanalys enligt följande tematiska indelning: Fokus på verksamhet, processer och informationsflöden, Strategier, policy, riktlinjer och regler, Termer och begrepp, Metadata och klassificering, Tillgänglighet och användbarhet och integration, Lagar och föreskrifter, Acceptans och förankring i organisationen, Målbild, förväntade effekter och nytta, Analys av befintliga system, Organisation och samarbete, Arkivering, 7

8 Systemförvaltning, Utbildningsinsatser samt Behov av samordning med andra projekt aktiviteter. I förstudien anges slutligen förslag till ett antal aktiviteter som bör genomföras innan ett eventuellt utvecklingsprojekt om elektronisk ärende- och dokumenthantering kan startas: Fördjupad behovsoch nyttoanalys, Intern förankring och utbildning, Utarbeta en tydlig målbild, Inventering och utvärdering av befintliga system som används för ärende- och dokumenthantering, Utse pilotprocess/processer samt Utarbeta en projektplan 3. Bakgrund I det moderna tjänsteproducerande samhället är information en produktionsfaktor av växande betydelse. Dagligen produceras enorma mängder digital information i form av ärenden, dokument, databaser, ljud och bilder i alla sorters verksamheter och organisationer. En rationell och kvalitativ digital informationshantering är därför en förutsättning för att arbetet i en organisation, oavsett vilken, skall kunna fungera effektivt. Digital information är en grundval för dagens informationsförsörjning, exempelvis i myndigheternas handläggningsprocesser, webbportaler och e-tjänster. Delar av informationen är ännu aktuell, en växande del är mindre aktuell men behövs återkommande för återkoppling och hantering av liknande ärenden, en annan växande del behövs som organisatoriskt och kollektivt minne. Den digitala informationsproduktionen ökar snabbt i volym. En orsak är att tidigare analoga dokument numera produceras som digitala filer, i e-postsystem eller i databasbaserade verksamhetssystem. En annan orsak är att de digitala miljöerna blir alltmer heltäckande och att detta i sin tur ställer krav på kompletterande digital information i form av dokument eller metadata. En myndighet kan inte avstå från denna utveckling. Tvärtom är det viktigt att utveckla mer stabila plattformar som krävs för att den digitala informationsförsörjningen skall erbjuda nödvändig säkerhet och kvalitet. I detta sammanhang växer betydelsen av att ta ett strategiskt grepp om organisationens elektroniska informationsförvaltning. Utmaningen består i att omvandla en flyktig, ostrukturerad och alltmer nätverksbunden informationshantering till en säker och kvalitativ verksamhet, både på kort och lång sikt. För att realisera detta krävs ett strategiskt och proaktivt förhållningssätt och mycket nära samarbete med verksamhetsutvecklings- och systemutvecklingsarbetet Ett sätt att effektivisera och kvalitetssäkra verksamhetskritiska ärende- och informationsflöden är att utarbeta regler, policys, roller och rutiner för hur informationen skall struktureras, hanteras och bevaras. Väl utvecklade elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem ökar kvaliteten i organisationens verksamhetsprocesser. Systemen ger möjlighet till att fånga och märka upp information som uppkommer inom verksamhetsprocesser och göra den tillgänglig, sökbar, tillförlitlig och trovärdig. Detta ökar i sin tur organisationens kunskapskapital och erfarenhetsbank 8

9 Från regeringshåll är direktiven tydliga: myndigheterna skall utnyttja den senaste tekniken för att mötet med medborgare och företag skall gå lätt och smidigt. Som ett led i denna strävan bör alla statliga myndigheter ha påbörjat införandet av elektronisk ärende- och dokumenthantering senast Att myndigheterna använder e-tjänster i allt större utsträckning skall bland annat leda till att företagens administrativa kostnader minskar. Vidare kan man i Vervas rapport Effektivisera genom att automatisera ärendehanteringen (2006:03) läsa att detta kan medföra en avsevärd effektivisering av en myndighets ärendehandläggningsprocesser och ofta en stor besparingspotential. 4. Dokumenthantering och ärendeinformation Ingen verksamhet kan bedrivas utan att man hanterar information och mycket sällan kan denna information hanteras utan att dokumenteras. Här tillkommer själva dokumenten. Handlingar kan vara detsamma som dokument, men när man vill ange att dokument produceras eller inkommer inom ramen för en viss verksamhet brukar man använda begreppet handlingar. I Tryckfrihetsförordningen definieras handling som framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Observera att även sammanställningar av uppgifter ur databaser är att betrakta som handlingar. Handlingar i denna generella mening finns både i det privata näringslivet och i det offentliga, men när man talar om handlingar inom statliga och kommunala myndigheter, använder man begreppet Allmän handling. Begreppet definieras i 2 kap 3 i Tryckfrihetsförordningen: Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Tryckfrihetsordningens definition av allmän handling är emellertid rent formell och tar ingen hänsyn till handlingens bevisvärde hos den förvarande organisationen. I den svenska och internationella standarden för dokumenthantering 2 finns emellertid en processuell definition som även innefattar handlingens betydelse som verifikat eller bevis för verksamheten: Information som en organisation eller en person skapat, mottagit och bevarat som verifiering eller information, för att uppfylla lagstiftningens krav eller i den löpande verksamheten Ett dokument/handling bör korrekt avspegla vad som meddelats, beslutats eller vilken åtgärd som vidtagits. Det bör kunna tillgodose behoven i den verksamhet det ingår i och kunna användas för fastställande av ansvar Detta processuella förhållningssätt kan sägas vara verksamhetsperspektivet. Det är endast i detta perspektiv som man får en förklaring till varför vissa dokument/handlingar existerar och varför de hanteras på ett visst sätt. Verksamhetens behov förklarar således varför dokument/handlingar upprättas i exempelvis olika typer av verksamheter och ärendeprocesser. Detta behov skall även styra hur dokumenten/handlingarna hanteras under sin aktiva tid, och till sist också avgöra när dokumenten antingen kan förstöras eller bevaras. 2 SS-ISO

10 Denna fas från dokumentets upprättande till dess att det lämnar den aktiva verksamhetens miljö brukar kallas för dokumenthantering. 3 och definieras i standarden för dokumenthantering enligt följande: Område med ansvar för att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument/handlingar. Anm. I detta ingår åtgärder för att ta hand om och bevara dokument/handlingar som verifierar och innehåller information om åtgärder och transaktioner i verksamheten Sammanfattningsvis kan sägas att målet med dokumenthantering inom en organisation är att: garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument/handlingar som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara befrämja effektivitet och kvalitet i de verksamhetsprocesser som myndigheten bedriver stödja organisationens informationsförsörjning samt bevara, vårda och tillgängliggöra dokumentation om beslut och verksamheter i organisationen på ett sätt som tillgodoser o rätten enligt Tryckfrihetsförordningen att ta del av allmänna handlingar o skyddet för allmänna handlingar som en del av det nationella kulturarvet o behovet av information för rättskipningen och förvaltningen o forskningens behov 5. Standarder och metoder för utveckling och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering En avgörande komponent för utveckling, införande och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering i en organisation är att man utgår från verksamhetens behov och i första hand kartlägger de processer som systemet skall stödja. Samtidigt är det angeläget att man i varje verksamhetsprocess noggrant kartlägger informationsflödet och samtidigt beaktar dokumentationsbehovet utifrån verksamhetens, lagstiftningens och andra intressenters behov och krav. För utvecklingen av infrastruktursystem av detta slag krävs emellertid även ett strategiskt och proaktivt arbetssätt. Innan systemet utvecklas eller parallellt med utvecklingen krävs även att man utformar organisationsgemensamma strategier, metoder, riktlinjer och policys för hur ärenden, dokument/handlingar och information skall beskrivas, struktureras, hanteras och arkiveras. I annat fall finns stor risk att systemet inte svarar upp till verksamhetens, lagstiftningens och det omgivande samhällets krav och behov. 3 Records Management på engelska 10

11 ISO Dokumenthantering För utveckling av ärende- och dokumenthanteringssystem finns det en internationell standard som innehåller en väl beprövad metod. 4 Standarden har sitt ursprung i Australien och är sedan 2001 antagen även som svensk standard. Standarden består av dels en allmän del (del 1), dels mer praktiska riktlinjer för införandet (del 2, Teknisk rapport). Standarden innefattar även en typ av ledningssystem för dokumentations- och dokumenthanteringsfrågor, samt mer eller mindre preciserade riktlinjer och policys för dokumenthanteringsprocessen, vilka i första hand riktar sig till dem som ansvarar dokumentation och dokument- och ärendehantering. I standarden behandlas ärende- och dokumenthanteringsfrågorna ur ett tydligt verksamhetsperspektiv. För att garantera att dokumenthanteringen skapar verksamhetsnytta bör organisationen fastställa och vidmakthålla en ordning för dokumenthanteringen som tillgodoser verksamhetens behov av verifiering av åtgärder och transaktioner: Organisationen skall ha en policy som beskriver ordningen och organisationen för dokumenthanteringen Syftet med dokumenthanteringen skall vara att garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument/handlingar som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara. Policyn ska innehålla riktlinjer som fastställs på högsta nivå och som kommuniceras genom hela organisationen Policyn bör baseras på en analys av verksamheten som skapar förståelse för verksamhetens behov av dokumentation/information och de legala kraven Ansvar och roller skall vara tydligt angivna, från organisationens ledning till de som i sin tjänsteutövning har att producera och hantera dokument/handlingar och ärenden. Enligt standarden skall organisationen bestämma vilken dokumentation som bör skapas i varje verksamhetsprocess och vilken information som måste ingå i dokumenten. För den som vill följa standarden är det således inte tillräckligt att ta god vård om de dokument som redan existerar; organisationen skall aktivt ta ställning till om den befintliga dokumentationen är tillräcklig, otillräcklig, för omfattande eller lagom. Standarden förespråkar följande utvecklingsmodell som består av åtta olika steg: 4 SIS-ISO Dokumentation-Dokumenthantering (Records Management). Del 1. Allmänt. Del 2. Riktlinjer (Teknisk rapport SIS-ISO/TR :

12 Ett sådant processuellt förhållande till verksamhetsdokumentationen förutsätter att organisationen har ett mycket bra grepp om verksamhetens mål och processer. Standarden anvisar ett redskap för detta i form av en metod för verksamhets- och processanalys som gör det möjligt att beskriva omgivningsmiljö, verksamheter, processer och aktiviteter på ett strukturerat sätt. De kontexter eller dokumentmiljöer som beskrivs i en analys av det slaget är nödvändiga inte bara för att bedöma verksamhetens dokumentationsbehov utan även för att bedöma värdet av existerande information och dokumentation. Standarden är vida spridd och använd runt om i världen. I Australien har man dessutom utvecklat en fördjupad variant som myndigheterna måste följa vid utvecklandet av alla informationssystem som hanterar handlingar. 5 Standarden håller för närvarande på att omarbetas till en så kallad ledningssystemsstandard. Resultatet av detta kommer att medföra att bli lättare att integrera den med andra liknande standarder, exempelvis ISO Ledningssystem för informationssäkerhet. ISO Metadata Metadata betyder data om data eller information om information. Data och information kan i regel inte förstås utan en bestämning i flera led som talar om i vilket sammanhang informationen är skapad, vem som skapat den, när den är skapad etc. Ett elektroniskt dokument eller handling består inte endast av själva innehållet utan också av de med dokumenten sammanhörande metadata. ISOstandarden definierar man metadata som 5 DIRKS Manual, National Archives, Australia, 12

13 data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur hos dokument/handlingar samt hanteringen av dessa under aktuell tid. Ärende- och dokumenthantering har i alla tider inneburit metadatahantering i viss utsträckning, men i den digitala miljön ställs helt nya krav för att identifiera, fånga, märka upp, beskriva och använda metadata än i en pappersbaserad miljö. I den digitala miljön är det nödvändigt att med metadata tydligt definiera dokumentens och handlingarnas tillförlitlighet, autenticitet, integritet och användbarhet/sökbarhet De metadatastandarder för dokument och dokumenthantering som existerar kan betraktas som utlöpare av ISO-standarden för dokumenthantering. 6 Utöver de existerande två delarna förbereds en tredje del som kommer att innehålla översikter av olika metadatascheman samt detaljerade guider för införandet. Myndigheter i Sverige använder i allt större utsträckning dessa standarder som underlag för utveckling av egna metadatascheman, ofta i anslutning till införande av stöd för dokument- och ärendehantering eller i sammanhang där man arbetar med informationssäkerhet och informationskvalitet. Det bör understrykas att det digitala informationssamhället i grunden är ett metadatasamhälle, och att de som producerar information och dokument måste vänja sig vid att lägga relativt sett mer tid på att beskriva dokumenten, handlingarna och informationen med hjälp av metadata. ISO Arbetsprocessanalys Standarden för processanalys kan även den ses som en fördjupning av den metod för verksamhetsanalys och processkartläggning som anges i de tre första stegen (A-C) i dokumenthanteringsstandarden ISO Man fokuserar på metoder och överväganden för att genomföra processanalyser och kartläggning av handlingar/dokument som ett resultat av själva processen. Litet förenklat skulle resultatet av denna metod grafiskt kunna beskrivas på följande sätt: 6 SS-ISO :2006 Dokumentation - Dokumenthantering (Records management) - Metadata för dokumentation (records) - Del 1: Principer (ISO :2006, IDT) ISO/TS :2007 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues 7 ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records 13

14 Processnivå PROCESS Aktivitetsnivå Början Aktivitet 1 Beslut Aktivitet 2 Aktivitet 3 Slut Transaktionsnivå Händelse Transaktion Transaktion Transaktion Händelse Transaktion Transaktion Transaktion Transaktion Transaktion Händelse Dokument Dokument Dokument Dokument Dokument Dokument Dokument Symboler enl SS-ISO 5807 Andra hjälpmedel och guider Den så kallade MoReq 2-specifikationen 8 har under ett antal år utarbetats genom det europeiska samarbetet DLM-forum. 9 Publikationen skall ses som ett viktigt hjälpmedel och stöd vid kravställning på ärende- och dokumenthanteringssystem, samt som ett stöd vid utarbetande av metadatascheman. MoReq 2 är nära kopplad till de krav som ställs i de internationella standarderna för dokumenthantering. I Norge har man sedan länge arbetat efter en nationell variant på denna typ av specifikation, kallad NOARK. 10 De krav som ställs i NOARK måste exempelvis följas av alla norska myndigheter som använder sig av någon form av elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem. Nyligen publicerade The International Council on Archives skriften Principles and Functional Requirements for records in Electronic Office Environments, vilken även 8 MoReq NOARK 14

15 den utgår från de internationella standarderna för dokumenthantering. 11 På det nationella planet finns i dagsläget tyvärr inga direkta motsvarigheter till ovannämnda hjälpmedel och guider. 6. Digital arkivering Stora delar av de ärenden och handlingar som finnas i organisationens verksamhetssystem (ex. ärendehanteringssystem) kommer att bevaras för framtida behov. Offentlighatslagstiftningen, Arkivlagen och Riksarkivets krav på långtidsarkivering måste uppfyllas. I dagsläget väntar vi på nya föreskrifter vad det gäller både tekniska och logiska krav på beständighet, strukturering och lagring. Dessa kommer att publiceras av Riksarkivet under Forskning och praxis har emellertid under de senaste åren enhälligt visat att man måste arbeta betydligt mer strategiskt med arkivering i den digitala miljön. 12 Till skillnad från den traditionella pappersarkiveringen där arkivläggning inte sällan sker långt efter informationens aktiva fas måste man i den elektroniska miljön arbeta proaktivt med arkivfrågorna. I annat fall kommer informationen i många fall att inom bara några år att bli obrukbar. Beslut som rör dokumentation och metadata, dokumentformat, distributionsformer, migrering, gallring, bevarande måste fattas i förväg, när ärende- och dokumenthanteringssystemen skapas eller vidareutvecklas, och utvecklas till en kontinuerlig verksamhet så länge informationen existerar Långtidsförvaringen avser digitala dokument/handlingar och databasinformation, inkl metadata. Arkivering av sådan information kan inte ske i statiska miljöer utan informationen måste regelbundet migreras och överföras till nya system, databärare och format för att överleva Krav på bibehållen autenticitet, tillförlitlighet, användbarhet och integritet måste kunna göras gällande även när dokument och handlingar lämnat verksamhetssystemen. Arkiveringen behöver inte ske efteråt, utan kan även göras som en samtidig spegling till ett parallellt arkivsystem Vikten av att anlägga proaktivt och strategisk perspektiv vad det gäller digital arkivering framkommer inte minst av en nyligen publicerad svensk doktorsavhandling. 13 Författaren har genomfört omfattande empiriska studier i svenska myndigheter och företag och tydligt kunnat påvisa betydelsen av att beakta arkivfrågor mycket tidigt i alla utvecklingsprojekt där digitala informationssystem ingår. 11 ICA 12 Archives: Recordkeeping in Society, McKemmish, M. Piggott, B. Reed & F. Upward (Eds.), Centre for Information Studies, Charles Sturt University, Wagga Wagga: Borglund, E. (2008) Design for Recordkeeping: Areas of Improvement. Doctoral thesis. Sundsvall: Mid Sweden University. 15

16 Det bör betonas att implementering av ett elektronisk ärende- och dokumenthanteringssystem inte innebär att man automatiskt har skapat ett digitalt långtidsarkiv. För detta krävs ytterligare överväganden och utveckling. Ärendehanteringssystemet är ett av många system som skall kunna leverera arkivhandlingar till ett digitalt arkiv. ISO OAIS Under 1990-talet utvecklade den amerikanska rymdstyrelsen en modell för digitala arkivsystem, den så kallade OAIS-modellen. OAIS står för Open Archival Information System och blev 2002 en ISOstandard. 14 OAIS-modellen kan beskrivas som en referensmodell för utvecklandet och förvaltandet av digitala arkivsystem. Modellen tillhandahåller principlösningar för de olika funktioner som aktiveras när digitala dokument eller datamängder överförs från den aktiva verksamheten till en miljö för långtidsförvaring och informationsåtervinning. Modellen tillhandahåller inga tekniska lösningar utan dessa måste bestämmas och utvecklas av varje enskild organisation eller verksamhet. Det är i sammanhanget viktigt att understryka att ett digitalt arkivsystem inte enbart är av en teknisk natur. Ett digitalt arkivsystem kan definieras som en organiserad samling av hårdvara, mjukvara, policys, riktlinjer och människor som upprätthåller, lagrar, hanterar och gör handlingar tillgängliga över tid. 15 Internationellt finns ett stort och växande intresse för OAIS-modellen. Även i Sverige har modellen anammats av ett stort antal organisationer och projekt, bland andra Försäkringskassan, Stockholms stad, Skatteverket, Riksarkivet, AstraZeneca, Sambrukprojektet Elektroniskt bevarande, REDAprojektet (inkluderande bland andra Lunds universitet). 7. Omvärldsanalys Utveckling av elektronisk ärende- och dokumenthantering har i många sammanhang identifierats som en viktig del i utvecklingen av den svenska e-förvaltningen. På senare år har man inom olika samhällssektorer allt mer övergått, helt eller delvis, till elektronisk ärende- och dokumenthantering. Olika typer av systemet för ärende- och dokumenthantering används idag av ett stort antal myndigheter i Sverige, däribland några av de ledande universiteten. Under oktober och november 2008 utfördes ett antal kvalitativa semistrukturerade intervjuer med projektledare från organisationerna Lunds universitet, KTH samt Naturvårdsverket. Intervjuerna fokuserade på följande områden: drivkrafter, problem, organisation av projekt, utvecklingsmetoder, standarder, systemförvaltning och arkivering. Som ett komplement till intervjuerna har 14 ISO 14721: SS-ISO :2006 Dokumentation - Dokumenthantering (Records management) - Metadata för dokumentation (records) - Del 1: Principer 16

17 projektdokumentation från organisationerna Lunds universitet, KTH, Naturvårdsverket, Vägverket samt Umeå universitet studerats. Nedan presenteras en generell tematisk sammanställning av de resultat som har framkommit under intervjuerna och efter studier av projektdokumentation. I vissa utmärkande fall kommer emellertid den specifika organisationen att lyftas fram i diskussionen. Drivkrafter, målbilder och effekter Samtliga studerade organisationer har haft mer eller mindre tydliga drivkrafter och målbilder inför och under utvecklingsarbetet av den elektroniska ärende- och dokumenthanteringen. Nedan följer en sammanfattande översikt över de drivkrafter som framkommit från intervjuer och projektdokumentation. Ökad effektivitet i verksamhetsprocesser Ökad kvalitet och informationssäkerhet Måluppfyllelse av myndighetens övergripande mål och strategier vad det gäller kvalitet och e- förvaltning Ordning och reda på informationen Mindre personberoende handläggning Följa de juridiska kraven Ökad kunskapsåtervinning/informationsförsörjning Behov av ersättare till ett gammalt diarieföringssystem Behov av bättre dokumenthantering Förkorta handläggningstider Minimera söktider Behov av statistik och uppföljning Vid ett lärosäte har man bland annat arbetat efter följande målbild: att skapa elektroniska ärendeakter i vilka behöriga användare kan söka information och hantera dokument. att diarieförda dokument hålls samlade fysiskt och logiskt och inte försvinner i organisationen. Löpande arbete ska huvudsakligen utföras med elektroniska dokument i W3D3. att möjliggöra utbyte av information mellan olika system samt underlätta sammanställning och spridning av verksamhetens information. I Naturvårdsverkets förstudie kan man läsa följande om de förväntade effekterna: 17

18 Vinsterna med den föreslagna lösningen är svåra att kvantifiera men blir framförallt stora när det gäller ökad kvalitet, tillgänglighet, lagefterlevnad, rättssäkerhet, sökbarhet och effektivitet i handläggningen. Nyttan för den enskilde medarbetaren handlar framförallt om: minskad tid för administration och pappershantering ökat inflytande och kontroll vid ärendenhantering ökad sökbarhet och tillgänglighet av ärenden och fastställda handlingar (historiskt material måste överföras till det nya systemet för att bli tillgängligt där) Vid Umeå universitetet har utvecklingen av elektronisk ärendehantering delvis ingått som ett delprojekt i det större projektet: Det administrativa utvecklingsprojektet ( ), i vilket man har fokuserat på processorienterad verksamhetsutveckling av universitetets administrativa processer. I projektets slutrapport går att läsa följande om effekterna av den elektroniska ärendehanteringen: De flesta effekter som går att skönja ur denna processförändring är kvalitetsaspekter. Det har blivit mer ordning och reda avseende ärenden som skall till rektorsmöten. Tidigare missförhållanden har genom uppstramningen lyfts fram och kunnat rättas till. Informationen i diariet har fått en ökad tillgänglighet. En tydlig effekt, som också hänger ihop med andra initiativ, är en klart minskad internposthantering. Expediering går snabbare och är mer effektivt, även om det fortfarande finns saker att vidareutveckla i systemet. Det är dessutom avsevärt kortare ledtider vad gäller lottning. Möteshanteringen är det område där den största potentiella effekten finns. Dock kvarstår att göra, för att nå de stora effekterna, är att digitalisera mötena helt och hållet, d v s undvika pappersutskrifter, även på mötesnivå. Organisation av utvecklingsprojekt Samtliga organisationer har arbetat i projektform, och man har använt någon form av projektstyrningsmodell. En del har valt att använda sig av en extern projektledare (konsult), medan andra har använt sig av en intern projektledare. Intressant att notera är att vid Lunds universitet och vid KTH har universitetsarkivarien varit projektledare. Projektgruppens sammansättning har varierat i de olika organisationerna, men i nästan samtliga identifierade fall har följande yrkeskompetenser medverkat i projektet: arkivarie, registrator, jurist, verksamhetschef av något slag, administrativ personal, olika typer av specialister, systemutvecklare, IT-strateg eller motsvarande. Vad det gäller styrgruppens sammansättning har man i vissa fall i efterhand kunnat konstatera att fler personer med ledande positioner borde ha ingått, exempelvis universitetets förvaltningschef. Man har i samtliga fall även använt sig av en aktiv referensgrupp med representanter från olika delar av verksamheten. Projekten har i varit uppdelade i mindre delprojekt. I Lund har exempelvis ett av delprojekten behandlat om rekryteringsprocessen. Utvecklingsprojekten har föregåtts av någon form av förstudie. Inom Vägverket har många olika förstudier och delprojekt förekommit, bland annat om 18

19 policys/strategier och om metadata för ärenden/dokument. I Umeå har projektet om elektronisk ärendehantering ingått i ett större verksamhetsutvecklingsprojekt. Tidsåtgången har varierat mellan de olika organisationerna, men generellt kan man säga att det i de allra flesta fall rör sig om en tidsperiod mellan två till fem år från förstudie till implementering. Standarder I undersökningen framkommer att de befintliga ISO-standarderna för dokumenthantering och metadata har använts i varierande utsträckning. I Lund har dokumenthanteringsstandarden ISO har varit vägledande under hela utvecklingsarbetet. I upphandlingsförfarandet användes även metadatastandarden ISO som hjälpmedel för att utforma metadatakrav i kravspecifikationen. Föreskriften om dokumenthantering vid KTH bygger delvis på de riktlinjer som finns i ISOstandarden Metadata och begrepp Man kan konstatera att arbetet med metadata, begrepp och klassificering ännu inte är fullständigt slutfört vid alla organisationer. Samtliga medger dock att detta arbete är mycket angeläget, och att man kommer att prioritera detta arbete inom den närmsta framtiden. Inom Vägverket har man emellertid utarbetat en metadatamodell och begreppsmodell för ärenden och handlingar i organisationen. Förankring, acceptans och utbildning Mycket tid har ägnats åt att förankra utvecklingsarbetet i organisationen, dock inte utan att stöta på patrull. Ett lärosäte påpekar exempelvis att det hade varit kraftfullare om någon från ledningen, ex. förvaltningschefen, hade varit med i styrgruppen. Man poängterar att det är väldigt viktigt att den här typen av verksamhetsöverskridande utvecklingsprojekt har ett gott stöd av ledningen. I Lunds fall har man i efterhand insett att rektor borde ha skrivit på projektbeslutet, inte bara förvaltningschefen. I Naturvårdsverkets förstudie går att läsa följande reflektioner angående förankringsarbetet: Verksamhetsförankring är en kritisk framgångsfaktor. Drivkraften och motivationen måste komma från verksamheten, inte från IT-sidan. Därför rekommenderas att ordförande i styrgruppen och den huvudansvariga projektledaren har djupa kunskaper om, samt bakgrund i, sakverksamheten. Det är också mycket viktigt att välja rätt interna resurser (förslaget är två personer) för den huvudsakliga arbetsgruppen och att dessa resurser endast jobbar i detta projekt. En genomarbetad informations- 19

20 och utbildningsplan samt en ny funktion på S-avdelningen med ansvar för det nya arbetssättet och systemstödet, är andra kritiska framgångsfaktorer. Mycket tydliga avgränsningar samt systemets användargränssnitt ytterligare några. Vid samtliga organisationer har man under ärendehanteringssystemets utvecklande och införande genomfört omfattande utbildningsinsatser om hur systemet skall användas samt om vilka regler och rutiner som skall följas. Strategier, policys, riktlinjer och rutinbeskrivningar Man har i varierande utsträckning arbetat med strategier, policys och riktlinjer. Vid KTH, Lunds universitet och Umeå universitet har man utarbetat tydiga regler och rutiner för registrering och ärendehantering i systemet i olika typer av processer. Speciellt tydligt är detta vid KTH, där man har kopplat processkartor till instruktionerna. Även om man har kommit en bit på väg inom detta område framkommer det att man anser att detta arbete är en viktig del i det fortsatta utvecklingsarbetet. Detta gäller framför allt hur strategier och riktlinjer för ärende- och dokumenthantering samspelar med övriga riktlinjer för informationshantering inom myndigheten. Arkivering Det framkommer av intervjuerna att systemet för ärende- och dokumenthantering, exempelvis systemet W3D3, anses vara ett vad man kallar mellanarkiv, som lagrar ärenden och handlingar i originalformat i väntan på utveckling av digital långtidsarkivering. I dagsläget slutarkiveras samtliga ärenden och handlingar från systemen i pappersform. De ärenden som har korta bevarandetider (1-2 år) skrivs emellertid inte ut på papper, utan lagras i systemet i väntan på gallring. I Lund har man genomfört en förstudie kring ett digitalt långtidsarkiv (REDA-projektet). I väntan på ett digitalt arkivsystem arkiverar man samtliga ärenden och handlingar i pappersform när ärendet är avslutat. För att förvissa sig om att informationen i systemet inte blir obsolet och för att möjliggöra export till framtida system, kommer man inom kort att implementera den så kallade arkivmodulen i W3D3. Processer och processorientering Man har i samtliga fall har man varit fullt medveten om att man måste utgå från verksamhetens behov och verksamhetens processer. Man har genomfört omfattande behovs- och processanalyser. Under intervjuerna framkom det tydlig att verksamhetens processer måste vara väldefinierade innan man påbörjar utvecklingen av systemet för ärende- och dokumenthantering. Vid ett lärosäte påpekade man emellertid att det ibland var problem med att definiera ansvar och befogenheter mellan processägare och så kallade linjechefer. 20

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen Standarder källa till kunskap och utveckling Arkivarien i den digitala kommunikationen Öppna data G-kataloger Big Data Verksamhetssystem Samarbetsytor Sociala media Ärendehanteringssystem e-arkiv e-post

Läs mer

DoÄr. Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet

DoÄr. Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet DoÄr Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet Patrik Wallin, informationsarkitekt och delprojektledare Planeringsavdelningen, Enheten för planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling

Läs mer

En infrastruktur för administrativ informationsförsörjning IT-strategiska avdelningen

En infrastruktur för administrativ informationsförsörjning IT-strategiska avdelningen UFV 2009/256 IT-strategiska avdelningen PM 2009-02-05 Beställare Per Lindgren Författare Gerolf Nauwerck En infrastruktur för administrativ informationsförsörjning Universitetets administration på alla

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING Anki Steen RECORDS MANAGEMENT SS-ISO 15489-1: 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt SS-ISO/TR 15489-2:2001: Dokumentation Dokumenthantering(Records

Läs mer

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006

Vad är MoReq1? Falk Sundsvall 2006 Vad är MoReq1? en informationsmodell som specificerar funktionella krav på ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (specifika, ERMS) kan tillämpas inom såväl offentlig som enskild sektor omfattar i någon

Läs mer

Vad är informationsförvaltning

Vad är informationsförvaltning 2013-03-23 Vad är informationsförvaltning Arkivmyndighetsuppgifter (ledningsfunktion) Dokumentation- Dokumenthantering Registratur INFORMATIONSFÖRVALTNING Arkivförvaltning Arkivering Informationssäkerhet

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Gemensamma principer för dokument- och ärendehantering samt e-arkiv i Sollentuna kommun Fakta om Sollentuna 2 mil norr om Stockholm C:a 67 000

Läs mer

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion

Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion 1 (8) 2014-05-05 Ledningssystem för verksamhetsinformation en introduktion För de flesta organisationer idag är information en förutsättning för att skapa affärsvärde eller verksamhetsnytta. Information

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet

RIKTLINJER. Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet RIKTLINJER 2 Riktlinjer för styrning av IT-verksamhet. 1 Inledning Håbo kommuns övergripande styrdokument inom IT är IT-policy för Håbo kommun. Riktlinjer

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

IT-Policy för Tanums kommun. ver 1.0. Antagen av Kommunfullmäktige 2013-03-18

IT-Policy för Tanums kommun. ver 1.0. Antagen av Kommunfullmäktige 2013-03-18 IT-Policy för Tanums kommun ver 1.0 Antagen av Kommunfullmäktige 2013-03-18 1 Inledning Tanums kommuns övergripande styrdokument inom IT-området är IT-Policy för Tanums kommun. Policyn anger kommunens

Läs mer

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering Introduktion till regeringsuppdraget automatiserad ärendehantering Innehåll 1. Inledning 1 Bakgrund 2 Syfte 3 2. Förberedelser 4 Intervjuer 5 Planera för processanalyser 6 Anlita seminarieledare 6 Rapportera

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

4. Inriktning och övergripande mål

4. Inriktning och övergripande mål Lednings- och verksamhetsstöd IT-policy Bilaga 2 LS 14/06 HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Ante Grubbström 2005-12-19 IT-policy för samtliga verksamheter i Landstinget Sörmland 1. Definition Med IT informationsteknologi

Läs mer

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Registratorskonferens 19 maj 2015 Elisabeth Jarborn Arkivchef och verksamhetsutvecklare, Danderyds kommun På två månader kan ni ha ny teknisk lösning

Läs mer

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Årtal: 2014 Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Sammanfattning Inom ramen

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter 1 (7) Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter Verksamhetens beslutsunderlag & uppdragskontrakt namn Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter (KLASSA) Ytterst projektbeställare (YPB)

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

DoÄr E-arkivering. Projektplan

DoÄr E-arkivering. Projektplan Håkan Svensson Sida: 1 (6) DoÄr Projektplan Håkan Svensson Sida: 2 (6) Innehåll 1 Basfakta... 3 2 Projektidé och mål... 3 2.1 Bakgrund och projektidé... 3 2.2 Projektmål... 3 2.3 Avgränsningar... 4 3 Leverans

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 IT-STRATEGI FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antagen av fullmäktige 2003-09-15, 109 Inledning Informationstekniken har utvecklats till en världsomspännande teknik som omfattar datorer, telefoni,

Läs mer

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom. FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (6)

FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (6) FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (6) YZ 2 ANVISNINGAR FÖR IT-VERKSAMHETEN I LOMMA KOMMUN 1. SYFTE OCH STYRDOKUMENT 1.1 Syfte Syftet med Anvisningar för Lomma kommuns IT-verksamhet är att säkerställa att IT stödjer

Läs mer

Förvaltningsstrategi NyA 2014-2016

Förvaltningsstrategi NyA 2014-2016 Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Föredragande Per Zettervall Avdelningschef 010-470 03 00 per.zettervall@uhr.se DNR 4.2.2 2631-2013 Datum 2013-06-13 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult

Registratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult Registratorskonferens 22 maj 2014 Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt

Läs mer

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013 Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv Innehåll 1 Bakgrund och beroenden... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Kopplingar till andra e-arkivinitiativ... 5 2 Hämtat från projektdirektivet för earkiv... 7 2.1 Syfte...

Läs mer

INFÖRANDE AV VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING ENLIGT RA-FS 2008:4 LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET

INFÖRANDE AV VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING ENLIGT RA-FS 2008:4 LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET INFÖRANDE AV VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING ENLIGT RA-FS 2008:4 LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET 2003-2007 Omorganisation. Införande av datorbaserad diarieföring över hela universitetet. Institutionsregistratorer.

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser. Fastställd av kommundirektören 2008-04-08

Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser. Fastställd av kommundirektören 2008-04-08 Tillämpningsanvisningar för kommunens externa och interna webbplatser Fastställd av kommundirektören 2008-04-08 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING I 1. Styrdokument inom kommunikationsområdet 1

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017

Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Datum Diarienummer Sara Duvner 2014-04-23 KSN-2014-0324 Digital strategi för Uppsala kommun 2014-2017 - Beslutad av kommunstyrelsen 9 april 2014 Postadress: Uppsala kommun,

Läs mer

Modern e-förvaltning...och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta!

Modern e-förvaltning...och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta! Modern e-förvaltning..och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta! Bakgrund Problemen som många av Sveriges kommuner står inför idag är många: Omfattande krav på besparingar Andelen äldre som behöver

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1

Dokumentation från Vismas arkivseminarium. Page 1 Dokumentation från Vismas arkivseminarium Page 1 Page 2 OM VISMA Visma har ca 5200 anställda varav ca 1600 i Sverige Visma Consulting har ca 150 anställda i Sverige Page 3 Utvecklar och levererar: E-Process

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Förenklad förstudie och samarbetsförslag Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING för Sollentuna kommun Antagen av fullmäktige 2011-10-19, 125 Innehållsförteckning 1 Inledning... 2 1.1... 2 1.2 E-vision... 2 1.3 Informationssäkerhetspolicy... 2 2 Styrande principer... 2 2.1 Fokusera

Läs mer

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer!!! Agenda 13:00 Mötets öppnande Riksarkivarie Björn Jordell 13:10 Moderator för dagen Björn Skog 13:15 Bakgrund till projektet

Läs mer

Rapport fördjupad nulägesanalys

Rapport fördjupad nulägesanalys RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och 0470 349 633 2015 06 01 SARK.2015.7 Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

En hållbar väg från pärm till skärm?

En hållbar väg från pärm till skärm? En hållbar väg från pärm till skärm? - om vårt förändringsprojekt inom dokument- & ärendehantering Johanna Fransson, projektledare Åsa Jarlstam, systemförvaltare Stadskontoret Malmö stad 18 förvaltningar

Läs mer

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull

Läs mer

Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd

Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd Dnr Mahr 19-2014/568 1 (av 10) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: 2015-03-27 Susanne Wallmark Jenny Wendle Revisionsinformation Version Datum Kommentar 1.0 150327 Slutgiltig projektplan

Läs mer

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1 PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING Page 1 Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 Riksarkivet beskriver i sin föreskrift RA-FS 2008:4 en modell där arkiv ska struktureras utifrån vilken process handlingen

Läs mer

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Landstinget Gävleborg Revisionsrapport Oktober 2010 Ove Axelsson Tove Färje Innehållsförteckning SAMMANFATTNING.........3 INLEDNING......4

Läs mer

Inbjudan till RFI -Request for information Dokument- och ärendehanteringssystem med diarium

Inbjudan till RFI -Request for information Dokument- och ärendehanteringssystem med diarium PM RFI Request for information 1 (8) Dnr 2010/1431 2011-06-08 Inbjudan till RFI -Request for information Dokument- och ärendehanteringssystem med diarium 2 (8) Innehåll Inledning... 3 Administrativa bestämmelser...

Läs mer

Bilaga, Definition av roller och begrepp, till policy för IT-säkerhet. Beslutsdatum 2007-06-11 (rev. 2014-11- 24 )

Bilaga, Definition av roller och begrepp, till policy för IT-säkerhet. Beslutsdatum 2007-06-11 (rev. 2014-11- 24 ) Fastighetsavdelningen STYRDOKUMENT Leif Bouvin 14-11-24 dnr V 2014/853 031-789 58 98 Bilaga, Definition av roller och begrepp, till policy för IT-säkerhet Publiceringsdatum November 2014 Publicerad Beslutsfattare

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Förvaltningsstrategi NyA 2015-2017

Förvaltningsstrategi NyA 2015-2017 Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Föredragande Per Zettervall Avdelningschef 010-470 03 00 per.zettervall@uhr.se DNR 4.2.2-1048-2014 Datum 2014-06-02 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm

Läs mer

Informationssäkerhetspolicy för Nässjö kommun

Informationssäkerhetspolicy för Nässjö kommun Författningssamling Antagen av kommunfullmäktige: 2014-11-27 173 Informationssäkerhetspolicy för Nässjö kommun Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Begreppsförklaring... 3 2 Syfte... 4 3 Mål för Informationssäkerhetsarbetet...

Läs mer

Harmonisering av processen för rekryteringen till högre anställningar

Harmonisering av processen för rekryteringen till högre anställningar 1(8) DNR: 2013.1.1.1-2824 2013-06-10/KS Universitetsdirektören PROMEMORIA Harmonisering av processen för en till högre anställningar Syfte: Förslaget från delprojektet Målgrupp: SLUs styrelse Sammanfattning

Läs mer

UTBILDNING: Effektiv processutveckling

UTBILDNING: Effektiv processutveckling UTBILDNING: Effektiv processutveckling Introduktion Kursen i effektiv processutveckling fokuserar på effektiva, väl beprövade arbetssätt för att identifiera, definiera, kartlägga och utveckla företagets

Läs mer

Informationssäkerhetspolicy inom Stockholms läns landsting

Informationssäkerhetspolicy inom Stockholms läns landsting LS 1112-1733 Informationssäkerhetspolicy inom Stockholms läns landsting 2013-02-01 Beslutad av landstingsfullmäktige 2013-03-19 2 (7) Innehållsförteckning 1 Inledning...3 2 Mål... 4 3 Omfattning... 4 4

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler

Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler Strategi Program Plan Policy» Riktlinjer Regler Borås Stads Riktlinjer för IT Riktlinjer för IT 1 Fastställt av: Kommunstyrelsen Datum: 20 juni 2011 För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För ev uppföljning

Läs mer

Modernt stöd för en effektiv e-förvaltning

Modernt stöd för en effektiv e-förvaltning Modernt stöd för en effektiv e-förvaltning Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Genom EF1 tillhandahåller Softronic en plattform (uppsättning tekniska tjänster) som tillsammans med övriga tjänster

Läs mer

Projektplan. Kravspecifikation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola

Projektplan. Kravspecifikation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola Projektplan Kravspecifikation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar Projektplan 1.0 140123 Ursprunglig version Projektplan 1.1 140128 Gunilla Lilie

Läs mer

Informationssäkerhet, Linköpings kommun

Informationssäkerhet, Linköpings kommun 1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Informationssäkerhet, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Regionalt befolkningsnav Utgåva P 1.0.0 Anders Henriksson Sida: 1 (6) 2011-09-20. Projektdirektiv

Regionalt befolkningsnav Utgåva P 1.0.0 Anders Henriksson Sida: 1 (6) 2011-09-20. Projektdirektiv Anders Henriksson Sida: 1 (6) Projektdirektiv Regionala nav för identitetsuppgifter och hantering av autentiserings- och auktorisationsuppgifter Anders Henriksson Sida: 2 (6) 1 Projektnamn/identitet Regionala

Läs mer

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,

Läs mer

UPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JUNI - AUGUSTI AV. Uppdrag. Mål

UPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JUNI - AUGUSTI AV. Uppdrag. Mål HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma förvaltningen Högskolekansliet Åsa Dryselius, avdelningschef 2012-09-20 UPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JUNI - AUGUSTI AV HÖGSKOLEKANSLIETS MÅL ENLIGT VERKSAMHETSPLAN 2012 Uppföljningen

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Förstudie om e-arkiv och e-diarium. Rapport

Förstudie om e-arkiv och e-diarium. Rapport Förstudie om e-arkiv och e-diarium Rapport 2011-01-31 Innehållsförteckning 1. Vision...1 2. Sammanfattning och förslag...1 3. Förslag med kommentarer...3 4. Bakgrund...7 4.1 Problembild...7 4.2 Förstudiens

Läs mer

Förändringsledning. Stöd & behandling. 2015-09-15 Anette Cederberg

Förändringsledning. Stöd & behandling. 2015-09-15 Anette Cederberg Förändringsledning Stöd & behandling Förändring It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the ones most responsive to change Charles Darwin, The Origin of Species,

Läs mer

Teknisk infrastruktur för nationell IT-strategi för vård och omsorg samt kommunal e-förvaltning

Teknisk infrastruktur för nationell IT-strategi för vård och omsorg samt kommunal e-förvaltning Teknisk infrastruktur för nationell IT-strategi för vård och omsorg samt kommunal e-förvaltning Presentation målbild, syfte och omfattning Sara Meunier Kurt Helenelund Version PA2 Svenska Kommunförbundet

Läs mer

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION. Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT. av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION. Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT. av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA SV EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION Bryssel den K(2002) 99 Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA BESTÄMMELSER FÖR DOKUMENTHANTERING Utkast till KOMMISSIONENS

Läs mer

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Avec 2013 e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Capital of Scandinavia Agenda Stockholms stads vision, e-strategi och it-program

Läs mer

Resans gång. 2015 hur går vi vidare nu?

Resans gång. 2015 hur går vi vidare nu? Resans gång 2012 Nätverksmöten bland arkivarierna inom SkNo och Höör samt samtal med IT. 2013 Diskussioner med IT och chefsgruppen inom SkNo. Ansökan om EU-medel. 2014 förstudie, EU-projekt, medfinansiering

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Handläggare Er beteckning Datum Telefon Vår beteckning 2012-07-05 MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Bakgrund Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång

Läs mer

Göteborgs Stads program för IT

Göteborgs Stads program för IT Göteborgs Stads program för IT Detta dokument gäller för Anställda och förtroendevalda i Göteborgs Stads förvaltningar, bolag och anknutna stiftelser Fastställd 2012-xx-xx Beslutande Kommunfullmäktige

Läs mer

Digitala elevakter. Vilken nytta kan uppnås med digitala elevakter? Pilotprojektet Digitala elevakter. Demonstration. Framtiden

Digitala elevakter. Vilken nytta kan uppnås med digitala elevakter? Pilotprojektet Digitala elevakter. Demonstration. Framtiden Digitala elevakter Digitala elevakter Vilken nytta kan uppnås med digitala elevakter? Pilotprojektet Digitala elevakter Demonstration Framtiden Den pappersbundna elevakten o Mycket dokumentation kring

Läs mer

Riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Uppsala universitet

Riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Uppsala universitet Dnr UFV 2010/424 Riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Uppsala universitet Fastställda av Universitetsdirektören 2010-03-31 Innehållsförteckning 1 Inledning 3 2 Ansvar 3 3 Underlåtelse 3 4 Definitioner 3

Läs mer

IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014

IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014 IT-strategi-Danderyds kommun 2010-2014 Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Beslutsdatum: 2010-09-27 Giltighetstid: 2010-09-27 t o m 2014-12-31 Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Diarienummer: KS 2010/0095 IT-strategi

Läs mer

Delrapport DP3. FGS för leveranstypen Ärendehantering Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010

Delrapport DP3. FGS för leveranstypen Ärendehantering Bilaga 1 Introduktion till MoReq2010 Delrapport DP3 FGS för leveranstypen Ärendehantering Introduktion till MoReq2010 Elin Jonsson & Karin Bredenberg IT 010-476 71 23 2013-01-14 1.0 1(13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BILAGA 1 INTRODUKTION TILL

Läs mer

Sammanfattning. 1. Inledning

Sammanfattning. 1. Inledning Nationell strategi för arbetet med att digitalisera, digitalt bevara och digitalt tillgängliggöra kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation 2012 2015 Sammanfattning Den nationella strategin för arbetet

Läs mer

Projekt Ny bibliotekssystemmiljö

Projekt Ny bibliotekssystemmiljö DNR] 1 (av 9) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: 2015-06-12 Styrgrupp Projekt Ny bibliotekssystemmiljö Ib Lundgren Revisionsinformation Version Datum Kommentar 1.0 2015-05-25 Utkast

Läs mer

Policy för hantering av personuppgifter

Policy för hantering av personuppgifter Policy för hantering av personuppgifter Dokumenttyp: Policy Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Policy för hantering av personuppgifter Beslutsdatum: 2013-10-15 Dokumentansvarig

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Informationssäkerhetspolicy

Informationssäkerhetspolicy 2009-07-15 1 (9) Informationssäkerhetspolicy Antagen av kommunfullmäktige den 2009-10-21, 110 Kommunstyrelseförvaltningen Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Hemsida 462 85 Vänersborg Sundsgatan

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter

Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter Bevarande och gallring av webbplatsinnehåll riktlinjer för myndigheter Teresia Ståhle Enheten för utveckling och e-förvaltning (TUE) Riksarkivet, Sverige Nordisk elarkiv-seminar, Island 26-27 maj 2011

Läs mer

Arbetsförmedlingens Återrapportering2011

Arbetsförmedlingens Återrapportering2011 Dnr: AF-2010/436389 Datum: 2011-02-25 Arbetsförmedlingens Återrapportering2011 Plan för utvecklings- och implementeringsarbetet av det nya systemstödet samt för det metodarbete som ska bedrivas för att

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Nätverksgruppen kring EU-projekt som berör frågorna som gäller digitalisering, tillgängliggörande och bevarande av digitalt kulturarvsmaterial

Nätverksgruppen kring EU-projekt som berör frågorna som gäller digitalisering, tillgängliggörande och bevarande av digitalt kulturarvsmaterial Nätverksgruppen kring EU-projekt som berör frågorna som gäller digitalisering, tillgängliggörande och bevarande av digitalt kulturarvsmaterial Sanja Halling Digisam Samordningssekretariatet för digitalisering,

Läs mer