PROTOKOLL. Sammanträdesdatum

Transkript

1 STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid 08:30: - 13:35 Plats Kommunhuset, Rodret Ledamöter Kent Sylvan (M) ordförande Bo Pettersson (S) vice ordförande Lisbeth Svensson (FP) Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Anne-Marie Farkas Andersson (MP) Arne Olsson (C) Övriga Erica Bjärsved ekonomichef Ann-Christine Larsson personalchef, t.f. kommunchef Anne-Margreth Draganis ekonom, , 127 Maria Sigroth samhällsbyggnadschef 122 Anna Hedlin sekreterare Justeringsdag Paragrafer: Anna Hedlin Kent Sylvan Bo Pettersson sekreterare ordförande justeringsperson BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet är anslaget fr o m t o m Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar

2 Val av justeringsperson... 3 Fastställande av föredragningslistan... 4 Aktuell information från Ekonomi Begäran om utökad investering förskola/skola Hallerna... 6 Utredning Medborgarkontor... 8 Öppettider i kommunhuset SOLTAK Budget 2014, plan Avkastningskrav Stenungsundshem AB Borgensavgift till ST-hem Fortsatta satsningar på Hasselbacken i utveckling från och med Aktuell information från Personal, Tolkning av arvodesreglemente för vice ordföranden i utskott m.m.: rutiner för förlorad arbetsförtjänst, mötesarvode, förrättningsarvode Ränta på borgenslån till föreningar Ekonomisk uppföljning Stöd och service Omvärldsbevakning Personal- och ekonomiutskott Regional information Personal- och ekonomiutskottet Inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet Ombudgetering Barn och utbildning Justeras 2

3 120 Val av justeringsperson Personal- och ekonomiutskottet beslutar att utse Bo Pettersson (S) till justeringsperson för dagens protokoll. Justeras 3

4 121 Fastställande av föredragningslistan Tillkommande handling Ärende 19. Ombudgetering 2013 Barn och utbildning: Ändrad föredragningsordning Ärende 3 och 4 byter plats. Skrivelse från Moderaterna, Centern och Kristdemokraterna genom Kent Sylvan (M), Arne Olsson (C ) och Lena Hedlund (KD). Utskickad per e-post Personal- och ekonomiutskottet beslutar att godkänna föredragningslistan med ovan gjorda ändringar. Justeras 4

5 122 Diarienummer 0026/12 Aktuell information från Ekonomi Ekonomichef och samhällsbyggnadschef lämnade information om investeringsläget i kommunen och belyste särskilt: Konstgräsplaner i Stora Höga Kyrkenorums förskola Skola/förskola Hallerna Campus Nösnäs Eventuella förändringar (ökningar) investeringar och dessas påverkan på finansiella mål Ekonomichefen lämnade även information om följande: Ny skattprognos strax innan jul Finansfrågor: Amorterar 35 Mkr, ny låneskuld på 375 Mkr, nyupplåning antagligen aktuellt under 2013 Muntlig presentation Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen och beslutar att uppdra åt samhällsbyggnadschef att snarast återkomma med tjänsteskrivelse gällande regiongemensam modell för förskolor, gruppboenden m.m. Expedieras: Samhällsbyggnadschef Justeras 5

6 123 Diarienummer 0917/12 Begäran om utökad investering förskola/skola Hallerna I gällande investeringsbudget finns totalt 40 Mkr avsatta för byggnation av ny förskola/skola på Hallerna, fördelat på 8 Mkr 2012 och 32 Mkr 2013, totalt 40 Mkr. Under arbetet med lokalprogram och projektering har det visat sig att behovet av platser i Hallernaområdet är betydligt större än vad som tidigare antagits. Samtidigt erhålls en bättre lösning totalt sett i kommunen genom att bygga en större anläggning än vad som tidigare planerats. Hallerna förskola och skola planerades ursprungligen för 80 barn i förskola och 100 elever i skola. I april 2012 påbörjade Barn och utbildning arbetet med att upprätta en lokalresursplan för förskola och skola. En lokalresursplan är en tidplan som anger förskolans och skolans lokalbehov. Bedömningen av lokalbehovet görs utifrån befintliga lokalers kapacitet och befolkningsprognos. Nuvarande befolkningsprognos sträcker sig till I arbetet med lokalresursplanen blev det tydligt att samtliga förskolor och skolor i kommunen är fyllda redan nuläget eller i slutet av prognosperioden. Stenungskolan som är en 7-9-skola utgör det enda undantaget. Det framkom också att Hallerna förskola och skola var underdimensionerad i förhållande till barn- och elevprognoserna. För att täcka lokalbehovet prognosperioden ut, d.v.s. t.o.m läsåret 2016/17, behöver förskolan plats för 120 barn och 150 elever. Eftersom ytterligare bostadsbyggande planeras i stora delar av Hallerna förväntas barn- och elevkullar öka även efter nuvarande prognosperiod. Nu planeras för 12 hemvister ( avdelningar, klassrum/grupprum) omfattande totalt kvm. Från början planerades för totalt 8 hemvister i totalt ca kvm. Förskola/skola planeras för driftstart under augusti Om Hallerna inte utökas i den omfattning som Barn och utbildning föreslår, kommer förskoleverksamheten att sakna i snitt två avdelningar per år, prognosperioden ut. Särskilt kännbart blir det i centrum där det redan idag saknas ca 100 platser. Införandet av fasta avdelningar, för att tillgodose den ökande efterfrågan på våren, blir inte heller möjlig att genomföra p.g.a. konstant platsbrist. Utan en utökning fylls skoldelen på Hallerna redan läsår 15/16 av F-2-elever. I och med en utökning kommer skolan att kunna ta emot även årskurs 3 och fyllas först läsåret därpå. Eftersom elevunderlaget förväntas öka kraftigt i Hallerna är planen att skolan byggs ut i en andra etapp och utrustas med idrottshall och slöjdsalar. Fullt utbyggd kommer skolan att kunna ta emot 350 F-6-elever. Dimensioneringen av Hallerna har även betydelse för Kyrkenorumskolans situation. P.g.a. ett växande elevunderlag har paviljonger hyrts in i omgångar för att lösa lokalsituationen på Kyrkenorumskolan. Öppnandet av Hallerna skola innebär en avlastning för Kyrkenorumskolan och paviljongerna kan därmed avvecklas. För att lokalsituationen på Justeras 6

7 Kyrkenorumskolan ska vara hållbar på lång sikt är det viktigt att Hallerna skola byggs för tillräckligt många elever. Beräknad investering enligt förvaltningens förslag uppgår till totalt 75 Mkr med uppskattad fördelning 2 Mkr 2012 (projektering), 32 Mkr 2013 och 41 Mkr Ekonomisk bedömning Projektets investeringsutgifter för 2013 kan hanteras inom befintlig investeringsram. Däremot tillkommer 41 Mkr för Hela investeringen kommer följaktligen att kosta 75 Mkr istället för 40 Mkr (exklusive inventarier). Inventarierna budgeteras i budget för Igångsättningsbeslut Enligt gällande styrprinciper krävs igångsättningsbeslut för investeringar över 5 Mkr. Tjänsteskrivelse Utredning lokalresursplan Barn och utbildning Personal och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna utökad investeringsram för byggnation av ny förskola/skola Hallerna med upp till 35 Mkr. Total investeringsnivå för projektet, 2 Mkr. 2012, 32 Mkr 2013 och 41 Mkr 2014 totalt 75 Mkr (befintlig ram 40 Mkr). Den utökade ramen påverkar resultat och finansiella mål först Under förutsättning av kommunfullmäktiges positiva beslut om utökad ram, beslutar kommunstyrelsen för egen del godkänna igångsättning av projektet. Personal- och ekonomiutskottet noterar att och uppmärksammar kommunstyrelsen och kommunfullmäktige på att en full utbyggnad av skola (F-6) kommer att innebära att ytterligare investeringsmedel måste tillföras projektet i en etapp 2. Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att vid eventuell etapp 2 av projektet beakta behovet av att skapa ett centrum för en levande kommundel. Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 7

8 124 Diarienummer 0351/12 Utredning Medborgarkontor Personal och ekonomiutskottet beslutade , 60, att uppdra åt administrativa chefen att utreda och lämna förslag på hur ett medborgarkontor skulle kunna inrymmas i kommunhuset. Förslaget ska innehålla en tidsplan, vilka frågor medborgarkontoret skulle kunna behandla samt kostnader för införandet. Initiativet till utredningen kom från kommunstyrelsens ordförande som uttalat en vilja att införa något slags medborgarservice i kommunkontorets entré. Motivet är främst en bättre service till kommunens invånare och att enklare ärenden ska kunna hanteras. En förstudie har gjorts och förvaltningen föreslår fördjupad utredning för att tydligt kartlägga behov och möjligheter att införa medborgarservice. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att uppdra åt administrativa chefen att kartlägga behov och möjligheter för att införa medborgarservice i kommunhuset under 2013 enligt förvaltningens förslag (enligt bifogad tjänsteskrivelse ) och att utredningen därutöver också ska inkludera en utredning av möjligheterna till Medborgarkontor utan utökning av tjänster/budget. Utredningen ska vara klar i maj Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 8

9 125 Diarienummer 0926/12 Öppettider i kommunhuset 2013 Öppettider för växeln och kommunhuset måndag tisdag fredag Under veckorna gäller följande öppettider måndag torsdag fredag Följande dagar stänger växeln och kommunhuset låses kl januari dag före trettondagsafton 28 mars skärtorsdag 30 april dag före 1 maj 8 maj dag före Kristi himmelfärds dag 10 maj dag efter Kristi himmelfärds dag 5 juni dag före nationaldagen 20 juni dag före midsommarafton 1 november dag före alla helgons dag 23 december dag före julafton Ta ledigt halvdag eller sluta på sommar - måndagar kan man bara göra om man har inarbetad tid eller avtal om årsarbetstid. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet beslutar att kommunhuset ska ha öppettider i enligt med förvaltningens förslag, redovisat ovan. Expedieras: Vaktmästeri Växel/reception Justeras 9

10 126 Diarienummer 0921/12 SOLTAK T.f. kommundirektör har lämnat skrivelse med sammanfattning av möte med de politiska ledningarna för respektive kommun inom SOLTAK AB den 9 november 2012 där följande framfördes: 1. Bifall till alla förstudier, finansiering sker inom befintlig ram hos respektive kommunchef. (Anm. Den initiala kostnaden har beräknats till 300 tkr/kommun). 2. Ingen VD rekryteras externt. Rekrytering av samordningschef (vd) finansieras inom befintlig ram. Styrelsen utser samordningschef och beslutet skall vara enhälligt. Även stödresurser, utvecklingsmedel för bolaget finansieras/fördelas/förs över till bolaget på ett rättvist sätt mellan kommunerna inom dagens befintliga ekonomiska ram. Redovisning sker löpande till respektive kommunstyrelse. 3. 1:a utkast till budget och likviditetsplan skall upprättas till möte i december. Positiva ekonomiska effekter behöver för 2013 inte uteslutas. 4. Alla kommuner skall till nästa möte ta ställning till Kungälvs idéförslag att på sikt lyfta över större enheter enligt Kungälvs tankar kring servicesektorn. Syftet är att få volym och skalfördelar för att värna och utveckla kärnverksamheten. Arbetet kan kopplas till en framtida vision. Fackliga organisationer bör bjudas in i processen för en gemensam genomgång. 5. Kommuncheferna får i uppdrag att utifrån dagens diskussioner ta fram ett förslag till utkast för vision med mål, volym och skalfördelar för 2015 och framåt. Syftet är att genom samarbete och stordrift få ökat utrymme att värna och utveckla kärnverksamheten och att tillsammans skapa mervärde för medborgarna SOLTAK är ett arbetssätt som genom samverkan skapar kvalitet och hushållar - mer värde för pengarna. SOLTAK ska bidra till att vi producerar tjänster till lägre kostnad. SOLTAK möjliggör för kommunledningarna att samverka kring strategiska framtids- och utvecklingsområden. Varje kommun bestämmer själv inom vilka samverkansområden man vill delta. Tjänsteskrivelse Justeras 10

11 Personal- och ekonomiutskottet har diskuterat ärendet och ställer sig positiva till samverkan i sig men vill uttrycka en stor tveksamhet till de föreslagna formerna för SOLTAK AB. Justeras 11

12 127 Diarienummer 0743/12 Budget 2014, plan Utskottet har tagit del av dokument Budgetförutsättningar Plan Budget 2014 Tidplan och innehåll vilket beskriver processen för arbetet med budget Den innehåller förslag till inriktningsmål för 2014, tidplan för budgetarbetet, planeringsförutsättningar mm. Tjänsteskrivelse Dokumentet Budgetförutsättningar plan , budget 2014 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna Budgetförutsättningar Plan Budget 2014 Tidplan och innehåll. Anteckning till protokollet: Bo Pettersson (S) och Carola Granell (S) meddelar att socialdemokraterna kommer att komma med alternativ till inriktningsmål i januari Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 12

13 128 Diarienummer 0909/12 Avkastningskrav Stenungsundshem AB Kommunfullmäktige beslutade fastställa ny bolagsordning och nya ägardirektiv för Stenungsundshem AB. Av ägardirektiven framgår att kommunens krav på bolaget är en marknadsmässig direktavkastning på fastigheternas bedömda marknadsvärde. I ägardirektiven anges att det är kommunstyrelsen som fastställer nivån på avkastningskravet och att det är bolagets styrelse som tillser att fastigheterna värderas enligt vedertagna principer. Förslag till beslut på sammanträdet Ordförande föreslår att personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att fastställa avkastningskravet för Stenungsundshem AB till lägst 4,2 % årligen, i enlighet med förvaltningens förslag. Bo Petterson (S) föreslår att personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att fastställa att avkastningskravet ska vara dubbelt jämfört med Riksbankens inflationsmål som är 2 %, därför föreslås ett avkastningskrav på 4 %. Beslutsgång Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att utskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att fastställa avkastningskravet för Stenungsundshem AB till lägst 4,2 % årligen. Bo Pettersson (S) och Carola Granell (S) reserverar sig mot beslutat förslag till förmån för Bo Petterssons förslag. Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 13

14 129 Diarienummer 0320/12 Borgensavgift till Stenungsundshem AB I enlighet med ny lagstiftning från januari 2011, lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag, ska marknadsmässig borgensavgift tas ut av Stenungsundshem AB. I de ägardirektiv som fastställts av kommunfullmäktige för Stenungsundshem AB den , framgår att en borgensavgift ska tas ut och att nivån på borgensavgiften beslutas av kommunstyrelsen. Det finns en modell som SKL tagit fram där varje lån värderas för sig och bolagets uppskattade finansieringskostnader utan borgen utgör underlag för hur borgensavgiften beräknas. Denna modell innebär att kontakter/dialog med långivare måste ske om hur finansieringskostnaden sett ut om kommunal borgen inte varit aktuell. När borgensavgiften fastställdes för 2012 togs muntlig kontakt med olika banker och en uppskattning gjordes av i vilket härad borgensavgiften skulle hamna då tiden inte medgav en undersökning enligt ovan. Tanken var att för 2013 använda SKLs modell för framtagande av borgensavgift. Detta har visat sig vara mer komplicerat än förväntat. Flera av bankerna offererar inte en ränta mot pantbrev utan offererar bara mot kommunal borgen, vilket innebär att vi inte exakt kan räkna ut borgensavgiften. Då detta är en relativt ny lagstiftning föreslås därför att borgensavgiften till Stenungsundshem tills vidare uppgår till 0,25 procent och att fortsatta undersökningar och kontakter med banker sker samt att uppdra till Stenungsundshem att vid varje ny upplåning fråga bankerna om offert på både ränta med borgen och ränta med pantbrev och att tillställa kommunen dessa underlag. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att fastställa borgensavgiften för Stenungsundshem AB till 0,25 procent samt att uppdra till Stenungsundshem AB att vid varje ny upplåning fråga bankerna om offert på både ränta med borgen och ränta med pantbrev och att tillställa kommunen dessa underlag. Vidare till: kommunstyrelsen Justeras 14

15 130 Diarienummer 0794/12 Fortsatta satsningar på Hasselbacken i utveckling från och med 2013 Föreligger förslag från Stenungsundshem att "Hasselbacken i utveckling" fortsätter som utvecklingsarbete med de berörda organisationer/verksamheter som finns i området Hasselbacken. Området kan fortfarande vara så pass känsligt att en fortsatt samverkan är ett bra sätt att hålla området under fortsatt uppsikt och utveckla det ytterligare, med fokus på barn och ungdomar samt drog- och brottsförebyggande arbete. De som Stenungsundshem önskar fortsätta samverkan med, är de som kan se ett vinna/vinna i att gå utanför den egna organisationen för att genom samverkan åstadkomma mer än för egen del. De viktigaste organisationer/partners som Stenungsundshem kan se är Fritid Hasselgården, IFO, grundskolan, förskolan, hyresgästföreningen och folkhälsorådet. Övriga möjliga samarbetspartners är bl a näringslivet, vuxenutbildningen, Kristinedalskyrkan, Kultur, polis, samhällsbyggnad m fl. Stenungsundshem ska vara motorn i samverkan och hålla i administrationen kring samverkansarbetet och även finansiera denna. I övrigt får samverkansparterna ta sina respektive kostnader. För gemensamma satsningar bör det finnas en budget på kronor, dvs kronor vardera från Stenungsundshem respektive kommunen. Tjänsteskrivelse Förslag till fortsatta satsningar på Hasselbacken i utveckling från och med 2013 från Stenungsunds hem AB Kommunstyrelsen , 27 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att kommunen ska fortsätta delta i Hasselbacken i utveckling med möjlighet till förlängning samt att avsätta kronor/år för samarbetet. Det finns medel avsatt för detta i budget Vidare föreslås kommunstyrelsen besluta att Fritid även fortsättningsvis hanterar ekonomin och att utse fritidschef Ingvar Björkman till kommunens representant i styrgruppen för Hasselbacken i utveckling. Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 15

16 131 Diarienummer 0061/12 Aktuell information från Personal Personalchefen informerade om följande: Uppvaktning av dem som arbetat i kommunen 25 år Löneöversyn för lärarfacken Fuktproblematik i kommunhuset Räddningstjänsten Sjukfrånvaro Muntlig presentation Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 16

17 132 Tolkning av arvodesreglemente för vice ordföranden i utskott m.m.: rutiner för förlorad arbetsförtjänst, mötesarvode, förrättningsarvode Personal- och ekonomiutskottets presidium har väckt frågan hur arvodesreglementet ska tolkas vad gäller bland annat vice ordförande i utskotten och hur rutiner för förlorad arbetsförtjänst kan förenklas. Muntlig Personal- och ekonomiutskottet beslutar att uppdra åt personalchefen att utreda hur rutiner för förlorad arbetsförtjänst kan förenklas för de förtroendevalda. Expedieras: personalchef Justeras 17

18 133 Ränta på borgenslån till föreningar Personal- och ekonomiutskottets presidium har väckt frågan om kommunen har möjlighet att vidareutlåna. Muntlig Personal- och ekonomiutskottet beslutar att uppdra åt ekonomichefen att utreda kommunens möjligheter till vidareutlåning. Expedieras: ekonomichef Justeras 18

19 134 Diarienummer 0346/12 Ekonomisk uppföljning Stöd och service Delårsresultatet uppgår till tkr. I delårsresultatet ingår en kostnad om tkr vilken avser kommungemensamma programvarulicenser. Denna kostnad kommer att fördelas ut på respektive verksamhet. Kommunfullmäktige beslutade , 201 att kostnaden för programvarulicenser 2012, kr, finansieras med prognostiserat överskott och att kostnaden fördelas ut på respektive verksamhet Prognosen för helår är -250 tkr. Viss osäkerhet råder kring personalkostnader, då verksamheten påverkats av bland annat vakanser. Liksom tidigare råder osäkerhet kring kommunens helhetslösning gällande telefonin vilket kan påverka verksamheten. Det råder även en viss osäkerhet kring hur stora kostnaderna blir för arvoden till gode män och förvaltare. För 2013 har Stöd och Service fått ramökning med 450 tkr för att täcka ökade kostnader för arvoden till gode män och förvaltare. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet beslutar lägga ärendet till handlingarna. Justeras 19

20 135 Diarienummer 0938/11 Omvärldsbevakning Personal- och ekonomiutskott Utskottet diskuterade utveckling av försörjningsstöd, arbetsmarknadsåtgärder, flyktingmottagning, bostadsförsörjning inom kommunen. Personal- och ekonomiutskottet beslutade att uppdra åt utskottets presidium att arbeta vidare med bostadsinventering för flyktingmottagning. Expedieras: Kent Sylvan Bo Pettersson Justeras 20

21 136 Diarienummer 0939/11 Regional information Personal- och ekonomiutskottet Ärendet utgick. Justeras 21

22 137 Diarienummer 0060/12 Inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet Bifogad skrivelse ang Cirkulär 12:61, SKL Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 22

23 138 Diarienummer 0951/12 Ombudgetering Barn och utbildning I kommunfullmäktiges beslut om Strategisk plan , budget 2013 i juni 2012 ingick minskning av familjedaghem (ca 20 barn) i ett område som en förutsättning för Barn och utbildnings besparingskrav på totalt 7,7 mkr, kommunfullmäktige , , 159 informerade Barn och utbildning bildningsutskottet om att ytterligare ett område avvecklas med hänvisning till pensionsavgångar. Moderaterna, Centern och Kristdemokraterna har inkommit med skrivelse där man föreslår personal- och ekonomiutskottet att föreslå att kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att ge Barn och Utbildning, Pedagogisk omsorg - Familjedaghemsverksamheten ett tillskott med 1,7 Mkr för att driva familjedaghemsverksamheten i Ödsmål, Centrum och Jörlanda vidare under 2013 med hänvisning till att det är viktigt att erbjuda ett alternativ till förskola för de föräldrar som så önskar och att familjedaghem är en omsorgsform som bedrivs till en lägre kostnad än förskola och då är det god ekonomisk hushållning att satsa på att behovstäckningen av barnomsorgsplatser även innehåller familjedaghem som alternativ. Moderaterna, Centern och Kristdemokraterna föreslår vidare att finansieringen regleras vid nästa ombudgetering och förändrar det budgeterade resultatet med 1,7 Mkr för Skrivelse från Moderaterna, Centern och Kristdemokraterna genom Kent Sylvan (M), Arne Olsson (C), Lena Hedlund (KD), (tillkommande handling, utskickad per e-post ) Personal- och ekonomiutskott beslutade att remittera förslaget till förvaltningen för beskrivning av övergripande ekonomiska konsekvenser och konsekvenser på övrig verksamhet inom Barn och utbildning samt att personal- och ekonomiutskottet ska ha ett extra sammanträde , kl. 09:30 för att behandla ärendet igen. Expedieras: Ekonomichef Barn och utbildningschef Justeras 23