Planeringsprocessen. Varför är planering viktig? Planering och styrning av tider i projekt. Syfte med föreläsning: Projekt framgång

Transkript

1 Varför är planering viktig? Planering och styrning av tider i projekt Projektplaneringen lägger grunden för hela projektet. Därför är det viktigt att man lägger ordentligt med tid på att planera projektets olika steg och fördela de resurser som finns på de aktiviteter som måste genomföras. För att man ska få en effektiv styrning av ett projekt är det viktigt att man har : tydliga mål som alla inblandade tolkar på samma sätt tydliga roller där det klart framgår vem som ansvarar för var och en fortlöpande uppföljning av målen. Vid planeringen av projektet är det också viktigt att fördela ansvaret för aktiviteterna. Se till att endast en är ansvarig för varje aktivitet. Det betyder inte att denna person ska utföra aktiviteten själv utan att det ska finnas en person som har ansvaret att se till att arbetet blir gjort. Om möjligt, är det bra att så många som möjligt av dem som ska arbeta i projektet får vara delaktiga i planeringen. Detta gör att de sedan är mer motiverade att genomföra planerna. tt kunna planera aktiviteters ordningsföljd och beroende tt få förståelse hur man uppskattar tiden och resurs. tt planera hur schemastyrningsplan ska tas fram och hur den sedan ska kontrolleras. Syfte med föreläsning: Projekt framgång Hur ofta brukar du fundera på vad som egentligen menas med ett bra projekt? Vad är det som är bra? Vem avgör om det är bra och när kan man praktiskt göra det? Planeringsprocessen Tidplaner produceras med datorstöd. Planeringsprocessen innehåller många manuella steg Måltriangeln 1

2 Processer som krävs House Grounds Structure Subsystems Management Front Yard Driveway Electrical Systems Heating system Exempel av Work reakdown Structure estämning av aktiviteters ordningsföljd estämning av aktiviteters ordningsföljd innebär att identifiera och dokumentera aktiviteters logiska samband. ktiviteters inbördes gruppering (analys av logiska kopplingar) måste ske korrekt för att ge underlag till senare upprättande av en realistisk och uppnåelig tidplan. nalys av ordningsföljd kan genomföras med hjälp av en dator eller med manuella metoder. Fyra typer av kopplingar ktivitet Händelse eroende Glapp Nät Kritisk linje Några planeringsbegrepp rbetsuppgift som kräver tid och resurser för att genomföras Ett tidlöst inträffande som kan vara mål eller start för en eller flera aktiviteter. En begränsning (vald eller tvingad) som begränsar den fria ordningsföljden mellan aktiviteter och händelser. egreppet glapp delas i fritt glapp och totalt glapp. Fritt glapp är den tidsrymd en aktivitet kan förskjutas utan att nästföljande aktivitets starttid berörs. Totalt glapp är den tidsrymd en aktivitet kan förskjutas utan att sluttiden av projektet förskjuts. ktiviteter, händelser och beroenden logiskt kopplade och vanligtvis återgivna grafiskt. Kallas även logiknät, nätplan eller strukturplan. De kedjor av aktiviteter, händelser och beroenden som i ett nät inte har något glapp i förhållande till givna villkor nalys av beroende mellan aktiviteter Varken WS:en eller Gantt Schemat åskådliggör hur olika aktiviteter är beroende av varandra. Rita logiska nätverk som visualiserar beroendena mellan aktiviteterna. Två huvudsätt pilnätsdiagram (activity on arrow diagram) och blocknätsdiagram (activity on node diagram). 2

3 DM. Utsättning Kvalitets - rond locknätsdiagram G.P.M Mont. grundelement + avjämn. Utläggn. cellplas t Gjutn. platta rmering Härdning Efterbehand -ling Pumpgrop Gjutn. botten i pumpgrop Forms. innerform Mont. ingjutn. - ram Rivn. Innerform Installationer Invänd. avlopp El & VVS i platta Mark Dränering Återfyll invänd. Återfyll mot platta En blocknätsdiagram är en aktivitet baserat närverksdiagram. Här ritas arbetspaketen som boxar som binds samman med linjer. Linjerna visar vilka arbetspaket som är beroende av varandra. Exempel på strukturplan som framtagits med gulalapp metoden Pilnätsdiagram Pilnätsdiagram är en händelsebaserat nätverk där noderna är händelser och pilarna markerar aktiviteter. En händelse (en nod) kan till exempel vara att ett kontrakt signeras, vilket är en händelse som är beroende av aktiviteten förhandling (pilen). Copyright 26 John Wiley & Sons Inc Persson, 212 Samordning Olika typer av beroende Hårda beroenden projektet inte kan genomföras på annat sätt än i den ordning beroendet anger. eg. man måste konstruera telefon innan man kan testas. Persson, 212 Mjuka beroenden kommer av den strategival man gjort. Eg. väljer man att gjuta väggar på, plats måste betongen transporteras till byggplatsen. Väljer man i stället att prefabricera väggelementen gjuter man först och transporterar. 3

4 estämning av resurser och aktiviteters varaktighet När du vet vilka aktiviteter du har och i vilken ordning de kommer är det dags att estimera dem. Estimering omfattar såväl vad som behövs för aktiviteten som hur lång tid den tar. Estimering görs lämpligen av de som ska utföra aktiviteten medan det är ditt ansvar att de har tillräckligt med information. Varaktighet och arbete Varaktighet:(mäts ofta i dagar, veckor, månader) Kalendertiden från aktivitetens start till dess slut rbete: (mäts ofta i timmar) Den tid varje resurs är aktiv i aktivitetens genomförande Kom också ihåg att även om din chef sätter en deadline så är det fortfarande du som ansvarar för att projektet är genomförbart på den tiden. Calculating Early and Late Start and Finish Dates Early Start nalysing Networks Time nalysis Early Finish? weeks Late Start Duration Late Finish nalysing Networks Time nalysis C F Forward calculation - from left to right to calculate Early dates ackward calculation - from right to left to calculate Late dates Start E 4 H Finish D G C D E Once ES, LS, EF, and LF have been determined, it is a simple matter to find the amount of slack time that each activity has Slack = LS ES, or Slack = LF EF ctivities, C, E, G, and H have no slack time. These are called critical activities and they are said to be on the critical path The total project completion time is 15 weeks. 4

5 Identifying the Critical Path C F Med hjälp av nätplanen kan man räkna fram hur snabbt ett projekt kan bli klart, den så kallade kritiska linjen. Start D Critical path activity E 4 G H Finish Det gör man genom att identifiera den kedja av sammanhängande aktiviteter som har längst sammanlagd ledtid (kalendertid). Det finns många tekniker mest kända PERT (Program Evaluation and Review Technique) och CPM Critical Path Method). estämning av aktiviteters varaktighet Resursåtgången anges som arbetsinsats i mantimmar, kvantitet material som behövs, eller annat mått som passar typen av arbetspaket. E.g. För att bygga meter lång, meter hög och C meter bred mur går det år X kg murbruk, Y st tegel och Z timmar arbete. X, Y, Z är resursåtgången. Tillgång till erfarenhet För att lyckas med uppskattning av tid och resursåtgången är det viktigt att använda erfarenheter. Tillgång till erfarenheter är alltid grunden för att göra rimliga uppskattningar. Man kan dokumentera vilka skattningar som gjorts för att senare kunna jämföra med hur det verkligen blev och successivt lära sig att få bättre precision. Man ka ta hjälp av personer som har gjort liknande saker tidigare och därmed få tillgång till deras erfarenheter. arbetstid arbetstid Total arbetstid, är den totala tiden som går åt för att utföra en viss aktivitet eller ett visst arbete, inklusive störningar som varar mindre än en timme. rbetsplatstillskottstid eller PL tid, omkostnadstid som varierar från projekt till projekt, kan kallas förberedelser eller tvingat slöseri t.ex. att läsa ritningar, leta efter material etc. men även raster, prat med arbetskamrater o.s.v. Det är också ett mått på arbetstidens effektivitet. 5

6 Metodtid, den tid som går åt för direkt värdeskapande aktivitet/arbete. Drifttid, PL tid + Metodtid, eller total tid minus den delen av avbrott som överstiger en timme. Driftavbrottstid, är den delen av pauser, avbrott och stillestånd som överstiger en timme. Exempel: Tre betongarbetare gjuter 4m3 betong på en dags (8 tim). De väntar 1,5 tim på material. Då blir driftitden 3 x (8,5) = 22,5 OS! en timme räknas som apl tid, resterande halvtimme är driftavbrottstid Enhetstid och kapacitet Enhetstid används främst frö husbyggnad och motsvaras då av driftiden i persontimmar (ptim) för ett arbetsmoment för en mätenheten. Enhetstid ä, Enhetstid =,56ptim/m3 Kapacitetsvärden betecknar hur många enheter som klaras per tidsenhet. Kapacitet = ä Kapacitet = = 1,78 m3/ptim eller 5,3 m3/timma, (för ett arbetslag på 3 betongarbetare) eräkning av aktiviteters varaktighet (längd) rbetsmängden anges t ex som ett antal persontimmar för en aktivitet. Vid planering är det ofta lämpligt att dividera antalet timmar med 8 (timmar/dag) för att få antalet dagsverken. ntalet dagsverken och lagstorlek används sedan för att bestämma aktivitetens varaktighet dvs hur många dagar de ska ta i projektet. Inkörningseffekt lärkurva Mätningar visar att tidsåtgången per enhet sjunker i jämn takt då ett arbete utförs gång efter gång. rbetslaget/personerna blir vana, finner enklare arbetsmetoder, behöver inte läsa ritningar så ofta, slipper leta efter grejor, osv. ä = Varaktighet Persson, 212) Metodval Olika metoder tar olika lång tid. För arbetsmoment med många arbetstimmar är det därför väsentligt att undersöka vilken alternativa produktionsmetoder som finns. Produktionsmetoder ska framför all ge det resultat som är angivet i bygghandlingar och inte medföra problem för arbetsmiljö och miljö eller vara riskabla ur kvalitetssynpunkt. Persson, fönster ska demonteras. Därefter ska 85 nya monteras i tegel, de ska diktas och fönstersmygarna kompletteras. Valet är mellan att använda en lift (alt ), traditionell ställning (alt ) och tranportera manuellet att ha en rullbar ställning som är hög och sänkbar (alt C). 6

7 Mängd Mängd enhet Á tid Timmar Kronor lt Fönster F1 < 1, m2 ink rivning 15 st 1,35 2 Fönster F2 < 2, m2 ink rivning 55 st 1,65 91 Fönster F3 < 4, m2 ink rivning 15 st 2, 3 Diktning, lister, smygkomplett 51 lm,4 24 Summa timmar kr/tim Lift för lyft 2 dagar 875 Summa kronor lt Fönster F1 < 1, 15 1,85 28 m2 ink rivning st Fönster F2 < 2, m2 ink rivning 55 st 2, Fönster F3 < 4, m2 ink rivning 15 st 3,4 51 Diktning, lister, smygkomplett 51 lm,4 24 Summa timmar kr/tim Maskiner för lyft tim Summa kronor lt C Fönster F1 < 1, m2 15 1,45 22 ink rivning st Fönster F2 < 2, m2 ink rivning 55 st 1,75 96 Fönster F3 < 4, m2 ink rivning 15 st 2,1 32 Diktning, lister, smygkomplett 51 lm,4 24 Summa timmar kr/tim Kran för lyft 8 tim 35 Summa kronor Resurser i tidplaner Kostnaden för yrkersarbetarna kan variera från 1% till 5 6% av produktionskostanden. Det är viktigt att planera och att kunna följa upp åtgången av arbetstimmar. Genom att jämföra budgeterad och nedlagd arbetstid för viktiga aktiviteter går det att styra produktionen och rätta till missförhållanden, och det ska göras under produktionstiden! Fig 1: rbetskraftstabell Resurser utjämning Vecka: Förrådare 1 nläggningsarb. 2 3 Rör-montörer 4 2 Summa Ovanstående redovisningssätt tar minst utrymme. Fig 2: rbetskraftshistogram D etta är ett vanligt sätt att rita arbetskraftsdiagram. D e kräver rätt mycket plats i höjd för att vara lättläst. Tiden kritisk Resurser kritiska Summa pers: Vecka: Upprättande av tidplan Tidplanen beskriver när arbetspaketen i projektet kommer att genomföras. De tidigare planeringsstegen planering av aktiviteter, uppskattning av resurs och tidåtgång samt analys av beroenden ligger som grund för utarbetandet av tidplanen. Den vanligast förekommande sättet att göra en tidplan är det så kallade Gantt schemat. Det är viktig att förstår att tidplanen faktiskt inte i första hand är till för att hållas. I de flesta fall ska projektet blir klart så snart som möjligt. Då är tidplanen en viktig referenspunkt när man försöker hantera förseningar under projektets gång och försöker hitta möjliga genvägar till snabbare genomförande. Lärprocess hur det kommande projektet kommer att fungera, vilka problem man kan stöta på, vad kan man vänta sig av varandra, ovs. 7

8 Planeringsnivåer Huvudtidplan Den strategiska planeringen är en övergripande planering med en tidsomfattning på längre perioder. Den strategiska planeringen är relativt oberoende av dagens resurser och fokuserar mer kring organisationens visioner och mål Produktionstidplan Med utgångspunkt i den strategiska planeringens mål upprättas en taktisk planering. Normalt utgör produktionstidplanen den taktiska planen i ett byggprojekt. Syftet med den är att utforma organisationens grundstruktur och de olika system som ligger till grund för styrningen av organisationens verksamheter Rullande tidplan och veckotidplan Den operativa planeringen beskriver den mer kortsiktiga planeringen och behandlar aktiviteter och resurser på en mer detaljerad nivå. I ett byggprojekt är rullande tidplaner och veckotidplaner exempel på operativ nivå. enämning Tidpunkt Omfattar Projekttidplan Vid projektstart Hela projektet överskitligt Huvudtidplan Före upphandling Produktionen översiktligt nbudstidplan Vid anbudsgivning Produktionen översiktligt Produktionstidplan Vid byggstart Produktionen detaljerat Detalj tidplaner Omloppstidplaner Rullande tidplaner rbetsberedningen Under byggdriftskedet Del av produktionen Samtliga aktiviteter under en viss period Planering aven viss aktivitet Exempel av Gantt-schema Milstolpar (etappmål) Om flera aktiviteter är beroende av resultat av viss aktivitet eller händelse, kan knutpunkten mellan dessa vara bra att använda som etappmål. Det kanske en delleverans som måste vara godkände innan flera parallella testaktiviteter startar. Gant chart and network diagram using MS Project Identifiera lämpliga etappmål vilken resultat ska finnas för att etappmålet ska vara uppnått? 8

9 MSKINUDGET MSKIN Hyra/ VECK Summa dag Stor golvsåg 72 Pixiutrustning Våtsug Kedjespel 1, T Säckkärra Sågutrustning etongklipp komplett rock Montabärhammare William Kedjespel, 2 T Hilti TP Skottkärror kompl Kabel Kabel Vinkelslip stor Summa perioden: ckumulerad summ Series1 8 Series2 6 4 Number of units Line of balance diagram uffer C Overall duration ctivity slower than ctivity C slower than Minimum uffers Duration LO DIGRM WITH PRLLEL WORKING / IDEL RELTIONSHIP Planering för underentreprenörer C Overall duration Number of units Same rate of construction Duration Minimum uffer 9

10 INSTLLTIONER TT PLNER Strukturplan för installationer i fläktrum V S - V ärm e och Sanitet Utvändiga avlopp Utvändig vattenservis vlopp under bottenplatta vlopp i bjälklag Vatten- och värmeledningar Trycklyftsledningar Sprinkler M ontering radiatorer M ontering porslin M ontering arm aturer M ontering apparater Provtryckning Isolering Fläktrum pparatrum Kyla Provisorisk värme på Perm anent värm e på Märkning Övrigt, se samordnad tidplan. Luftbehandling Kanaler primär Kanaler sekundär Isolering Inblåsningslådor M ontering don Intransport av aggregat Fläktrum m ont. aggregat Fläktrum mont. trum m or Fläktrum isolering nläggarintyg Styr- och Regler pparatskåp Undercentraler M ontering komponenter E linstallation Luftmängdsmätning Intrim ning Märkning Övrigt, se samordnad tidplan ovan. El Kablar i mark Utvändig belysning M otorvärm aruttag Tomrör i betongvalv och väggar Tom rör i lättväggar Tomrör i undertak M ontering kabelstegar M ontering elschakt M ont fönsterbänkskanaler Tråddragning för kraft tele Tråddragning för belysning K abeldragning kraft tele K abeldragning b elysn in g M ontering ställverk M ontering i fläktrum M ontering centraler M ontering apparatskåp M ontering teleutrustning M ontering arm aturer Montering brandlarm Övrigt, se samordnad tidplan. Installationer att planera Persson 212) Tidstyrning tt kontrollera schemat innebär att projektledaren mäter utfall mot schema baseline och vidtar korrektiv och preventiva åtgärder för att hålla schemat. Projektledaren måste också agera proaktivt genom att identifiera och påverka källor till förändring samt omestimera projektet för att säkerställa att antagandena från planeringen fortfarande är korrekta. ckumulerad timkurva (T kurva) ckumulerad timkurva är ett hjälpmedel för att jämna mellanrum, jämföra nedlagda arbetstimmar i förhållande till budgeterade/planerade. Kom ihåg att projektledaren är ansvarig för att schemat hålls och om projektet inte kan avslutas i tid kan det vara bättre att avsluta det i tid än att fortsätta slösa med resurser. KTIVITETER Tim 22 Schakt Grundläggning 376 2T, 1 3 Mont. stomme 468 4T 41 Taklag 382 4T 49 Install, UE fläktrum UE 53 Utfackn fasad 56 4T Schakt Grundläggning Mont. stomme Taklag Install i fläktrum UE 53 Utfackn fasad timmar Tim/vecka T-kurva underlag Dessa värden ritas upp med en kurva som helst skall luta 45 grader då det blir lättast att läsa av. eräkning av t kurva, ckumulerad Timkurva med Excel och tidplan ckumulerad timkurva är ett hjälpmedel för att jämna mellanrum, jämföra nedlagda arbetstimmar i förhållande till budgeterade/planerade. 1

11 Veckoplaner eller rullande planer KTIVITET Tim Vecka Rengöring ergytan 162 Robot +1 Sprutning fiber Robot +2 Sprutning fiber Robot +2 Efterarbeten Summa yrkesarb Tänk på: Planera inte för att alla skall arbeta med 1% av kapaciteten alltid. Håll avstämningsmöten med intressenter och var tydlig och uppriktig när du kommunicerar tidplanefrågor. Det är viktig att uppdatera information i tidplanen för att klara av projektet i tid. Du måste mata in beroende för datum skall justeras automatiskt och för att bestämma den kritiska linjen. Den kritiska linjen kan flytta sig när avstämningsdata matas in i modellen. Du måste mata in information om det verkliga utfallet för at kunna jämföra planeringen med det verkliga projektförloppet. Referenser Nicholas Hjelmberg. Projektledning ccess Persson M Planering och beredning av bygg och anläggningsprojekt. Studentlitteratur, Lund. Jansson T. och Ljung L Projektledningsmetodik. Studentlitteratur, Lund Tonnquist. 24. Projektledning. onniers, Stockholm. 11