Cupmanual. Uppdaterad

Transkript

1 Cupmanual Uppdaterad

2 Innehållsförteckning Planering och möten...3 Sammordnare huvudansvarig...3 Ekonomi...3 Hemsida/mail...3 Inbjudan...4 Anmälningar...4 Spelschema...5 Diplom och priser...5 Domare...5 Sekretariat...6 Matchvärdar...6 Sjukvård...6 Iordningställande av planer...7 Städning/sophantering...7 Parkeringsvakter...8 Café...8 Grill Redovisning/Kassör Cupgarderob/container Lotteri frivilligt Kontaktlista

3 Planering och möten Kansliet sammankopplar förra årets arrangörsansvariga med kommande arrangörer så att en bra överlämning kan ske. Tidplan, information om specifik cup, cupmanual och redovisningsunderlag för ekonomi för respektive cup distribueras inför överlämningen. Varje cup får en tidplan kopplad till aktiviteter. Denna tidplan uppdateras årligen av kansliet och innefattar mötesdatum (överlämning från föregående år), inbjudan, sista anmälningsdag, sista betalningsdag, göra spelschema och skicka ut, genomförande, lämna in utvärdering och ekonomisk redovisning till kansliet, Vid första träffen utses de huvudansvariga: Samordnare, kassör, sekretariatsansvarig och ansvariga för cafeteria I tidplanen finns en rekommenderad mötesintervall med tillhörande uppgifter. Engagera samtliga föräldrar, förvarna så fort ni vet speldatum så ni bokar in föräldrarna den helgen! Ledarna är befriade från arbetsuppgifter under cupen. Sammordnare huvudansvarig Skall bestämmas vid det första möten, maila kontaktuppgifter till kansliet efter det första mötet. Sammordnaren sammankallar till möten och samordnar arbetsfördelningen så att inget missas. Upprättar en kontaktlista och ser till att alla uppgifter är utdelade. Han/hon håller även kontakt med kansliet när det behövs. Se till att samtliga ansvarsområden får ta del av denna cupmanual. Veckan innan cupen tillhandahåller sammordnaren en nyckelknippa samt information om övriga nycklar som behövs. Även ICA kort för kompletteringsköp kvitteras ut vid detta tillfälle. Ekonomi Föreningen arrangerar årligen fem cuper som alla är en del av finansieringen av verksamheten. Alla åldersgrupper från 7 år till 12 turas om att arrangera cuperna. En välarrangerad cup kan även generera pengar till lagkassorna. Viktigt är att se cuperna som ett led i spelarutvecklingen och att det ekonomiska tillskottet i lagkassan är sekundärt. Föreningen budgeterar en nettointäkt centralt. Summan presenteras på det ekonomiska redovisningsunderlag som tillhör respektive cup. Övrig nettovinst fördelas på arrangerande grupper som kvitteras ut mot inlämnade av ett kvitto på en kostnad. T.ex. anmälningsavgift på en cup ni skall åka på, kostnader i samband med att man har någon avslutning, inköp av material (utöver det ni får av föreningen). Så fort redovisningen är klar, och vi vet hur mycket som ska tillfalla lagen, så kan man lämna in kvitton och få pengarna utbetalde. Man kan även spara dessa pengar i en pott och kvittera ut dem vid ett senare tillfälle. Föreningens egna lag betalar ingen anmälningsavgift. Cupens hemsida/mailadress Alla cuper har ett eget utrymme på IFK Viksjös hemsida. Där samlar man all information om cupen: Inbjudan, spelprogram, regler, resultat m m. Allt material skall skickas till kansliet som då hjälper till med att uppdatera hemsidan. Det finns även en mailadress för varje cup att tillgå, ex. tjejcupen@ifkviksjo.se, kontakta kansliet för inloggningsuppgifter. 3

4 Inbjudan Inbjudan är en viktig del för att cupen ska bli bra. Den bör skickas ut minst 2-3 månader innan och man bör skicka minst en påminnelse. Lag rekryteras tidigt genom mail, personlig inbjudan under säsong, vänföreningar. Begär in anmälan till cupen senast tre veckor för cupdatum så att det finns tid att göra ett spelschema. För att nå ut med inbjudningar används i första hand e-post. E-postadresser går att köpa av StFF för ca 1:-/st till nästan samtliga kontaktpersoner. Man kan också själv leta rätt på de lag man är intresserad av, för att t ex få en jämn nivå på lagen, via lagens hemsidor eller via Om man klickar på laget får man upp kontaktuppgifter till lagledaren. (Obs! Går endast under pågående säsong). Kontakta kansliet om ni behöver hjälp med var man skall leta. Inbjudan skapas av arrangörerna till Småttingcup och Järfällaligan skickas via kansliet. Det är bra att tidigt bestämma hur många av föreningens egna lag som kommer att delta. Förslag på hur många lag finns på respektive cups instruktioner. Checklista till inbjudan: Cupens namn (kontrollera med kansliet). Vilka som får vara med (ålder, pojkar/flickor och nivå) Datum och tid Plats (karta finns på hemsidan) Anmälan, till vem och när är sista anmälningsdag Uppgifter vi vill ha från lagen (åldersgrupp, förening, kontaktperson/lagledare samt antal spelare) Anmälningsavgift och föreningens PG (gäller tjejcupen, vårcupen och höstcupen) Matchtid och tävlingsregler (slutspel 13 år och äldre) Kontaktuppgifter (om man har frågor) samt hänvisning till hemsidan Annat som kan vara med: Diplom och priser, omklädningsrum, Cafeteria. När spelschema beräknas skickas ut Anmälan Anmälningsansvarig: Det är viktigt att alla vet vem som tar emot anmälningarna. Oftast är det en person som ansvarar för alla anmälningar till cupen och sköter kontakten med de anmälda lagen. Han/hon ska hålla övriga informerade om anmälningsläget, hans/hennes namn ska stå på inbjudan som kontaktperson, samt bör även kontrollera att alla lag betalat anmälningsavgiften (det sista kan även kassören göra). I arrangemanget Småtting Cup samarbetar den anmälningsansvarige med kansliet när det gäller inbjudan och anmälan. Håll kontinuerlig uppsikt på anmälningsläget. Spelregler och bestämmelser Gruppspel Inga resultat och tabeller i klasserna 9 år och yngre. Undantag i tjejcupen som spelas efter S:t eriks cupens slut. Slutspel (10 år och äldre) Poängräkning (10 år och äldre) Speltid, antal spelare Lätt, medel, svår Få hjälp med detta genom att se hur det sett ut för din cup tidigare år. Sanktion Sanktion av cupen söks hos Stockholms Fotbollsförbund. Kansliet sköter detta och ansvarig för cupen tillhandahåller beslut från kansliet. 4

5 Spelschema När man gör spelschema försöker man undvika att lag från samma förening inte möts. Tänk även på att ha minst fem minuter mellan matcherna för att slippa förseningar och hämta igen dem om de ändå uppstår. I slutspel (13 år och äldre) kan man behöva extra tid till straffsparkar om någon match blir oavgjord. När man planerar spelschemat bör man tänka på att lägga in reservtid mellan matcherna samt ett längre uppehåll vid lunchtid, även detta som reserv. Var noga från början, förseningar går sällan att ta igen. Två veckor före cupen ska spelschema och eventuell annan information skickas till de deltagande lagen samt läggas på hemsidan. Skicka med blankett för spelarlista, information om var man kan parkera samt en länk till cuphemsidan. Alla måste fylla i en spelarlista för att arrangerande förening ska kunna beräkna priser, diplom etc. Funkar bara om man får in dess i förväg. Tabeller och resultat 10 år och äldre samt 9 åringar även i tjejcupen När man gör ett spelschema bör man tänka på att det ska fungera så att man skriver in resultatet för varje match, varpå tabellen uppdateras och skrivs ut. Efter varje omgång ska resultat och tabell sättas upp på lämplig plats i klubbhuset. Diplom och priser Även i cuper som inte har slutspel är det vanligt att man åtminstone får med sig ett diplom från cuper. Om man ska ha en prisutdelning är det bra att innan cupen utse en prisutdelare. Diplom Till cuperna finns IFK Viksjö-diplom som kan användas. Diplomen tillhandahålls från kansliet. Meddela antal till kansliet som skriver ut. Diplomen delas ut till lagen när de kommer och var och en skriver sina spelares namn och delar ut internt. Diplom skall finnas vid Vårcupen, Tjejcupen och Höstcupen. Pokaler och medaljer Köps in från Team Sportia tel (Johan Håkansson). Vårcupen har endast medaljer. Vid Tjejcupen och Höstcupen skall det vara pokaler och medaljer. Småttingcup deltagare får plaketter vid det sista tillfället som kansliet beställer. Kostnaden läggs på cupen. Domare Meddela Domaransvarig att cupen kommer att hållas och lämna ett spelschema till dem senast två veckor före cupen (gärna tidigare). Ersättning till domarna ska betalas kontant så snart domaren har dömt klart för dagen. Domararvode: Cup Planstorlek Matchtid Vårcupen 5-manna 2 x 15 min 0kr Småtting 5-manna 1 x 20 min 70 kr Järfällaligan 5-manna 1 x 20 min 70 kr Järfällaligan 7-manna 1 x 20/25 min 80 kr Tjejcupen 7 manna 2 x 15 min 80 kr Tjejcupen 9-manna 2 x 25 min 160 kr Höstcupen 9-manna 2 x 25 min 160 kr Arvodet kan ändras om matchtiderna ändras, kontakta domaransvarig för lämplig nivå. För Vårcupen utgår ingen betalning till domarna, eftersom det ingår i deras utbildning (det är domarnas första praktik). Domarna får fika gratis och dom skall ha fikakuponger. Ta hand om domarna (om ej föreningens domaransvariga är närvarande). Informera om planer, att dom kan ta fika gratis i cafeterian. 5

6 Sekretariat Ställ upp ett bord i caféet med skylt alternativt styrelserummet! Har hand om: - Hälsa gästande lag välkomna när de anländer och dela ut ev. information (spelschema, diplom, information om omklädningsrum etc.) - Diplom och/eller medaljer - Om man räknar resultat behöver man hålla koll på detta i sekretariatet. Har man finalspel blir även jobbet i sekretariatet viktigare och innehåller fler arbetsuppgifter. - Sjukvårdsmaterial Sekretariatet bör kunna svara på frågor om reglementet, eller kunna hänvisa till någon som vet. Sekretariatet är en bra plats att förvara t ex extra matchbollar, sjukvårdsmaterial, telefonnummer till funktionärer etc. Sätt upp skyltar vid parkeringarna om var man hittar sekretariatet. Matchvärdar Skall finnas vid samtliga cuper. På vår speldag ska vi se till att det finns matchvärdar på varje plan hela tiden. Dessa har till uppgift att se till att hålla reda vid planerna så att föräldrar/åskådare inte stör spelare och domare, samt vid behov hålla rent runt sin plan (tomburkar, större skräp mm). Varje matchvärd ska ha: spelschema för sin plan, reglemente, penna samt väst/jacka med ordet matchvärd på. Ser till att matcherna startar på utsatt tid (domare och lag ska vara på plats) Ta i hand och hälsa på tränarna i lagen som skall spela Ansvarar för att det finns matchboll + 1 i reserv vid planen Ser till att det inte är någon publik vid målen och att lagen/publik står på olika sidor av planen. Lämnar matchresultat till sekretariat Svarar på frågor angående reglemente Ska ha ett matchprogram Kontaktar sekretariatet vid problem Meddelar lagen att anmäla sig och hämta diplom i sekretariatet. Stöttar våra domare, säg åt lagledare/publik som trakasserar domaren. Svarar på övriga frågor från lagen Bollar (som lätt rullar utom synhåll) finns 2-4 per plan. Har man resultat kan även matchvärden rapportera in varje mål, målskytt samt slutresultat via walkie-talkie (finns i cupgarderoben) till sekretariatet. Sjukvård Det är bra om man har en sjukvårdsansvarig, men inget krav. Sjukvårdsmaterial finns i cupgarderoben. Kontakta föreningens materialansvariga för att dubbelchecka att sjukvårdsväskan är uppdaterad. Telefonnummer till sjukvårdsansvarig bör finnas i sekretariat. 6

7 Iordningställande av planer och idrottsplats Antal planer 11-manna 7-manna 5-manna Underlag Viksjövallen Naturgräs Viksjövallen Konstgräs Viksjövallen Konstgräs 9-manna spelas på en förminskad 11-mannaplan Innan cupen - Planer och lokaler bokas upp av kansliet. Kolla med kansliet vilka tider cupen disponerar. - Linjering för respektive cup meddelas till kommunen av kansliet. En avstämning om antal planer och storlek 5/7/9/11-manna görs med respektive cup. - Kontakta kansliet tidigt för att stämma av hur många planer och vilka målburar som behövs. Kansliet ser till att ev. transporter av burar till och från oss beställs. Dessa transporter är betingade med en kostnad som belastar cupen.vi har idag följande status när det gäller antal målburar och vilka behov det räcker till. 8 st 11-manna, 6 st 7-manna och 9 st 5-manna. - Meddela föreningens materialansvarige hur många bollar ni behöver till cupen. På cupdagen - Märk upp planerna med siffror på målburarna (skyltar finns i cupgarderoben). - Sätt upp spelschema på flera ställen, café, entré, utomhus på väggen, utanför omklädningsrummen och vid samtliga planer. - Sätt i nyckeln till vattenutkastaren (finns i kanslifacket) - Se till att det finns bollar vid varje plan. - Öppna upp de stora grindarna till planerna. Nyckel finns i kansliet postfack med rosa band. - Se till att matchbollar och reservbollar finns, dessa delas ut på respektive planer. - Kontrollera att näten till målburarna är hela. Om något nät behöver lagas finns material till detta i cupgarderoben - Sätt upp skyltar på omklädningsrummen (om ni delar upp lagen på de olika rummen). Efter cupen - Återställ anläggningen - Kör ut soptunnorna till infarten till parkeringen då dom töms dagen efter cupen. Nyckel till grindarna in till fotbollsplanerna finns på ett rosa snöre i kanslifacket i entrén. T.ex. för att ni ska kunna komma ut med soptunnor, eller att utryckningsfordon behöver komma in. Det är dock inte tillåtet att köra in med bil för leveranser till klubbhuset. Om något oförutsett inträffar med anläggningen kontakta Börje Halin. Städning och sophantering Under cupen - Ställ ut extra sopkärl och kärl för pantburkar (i papp). Se löpande under cupen till att toalettpapper, pappershanddukar och tvål finns på toaletterna, även toaletterna i klubbhuset samt att papperskorgarna i omklädningsrummen och på toaletterna töms i de stora sopkärl som finns utomhus. Snygga löpande till handfat och toaletter och torka upp på golven om det blivit blött. Be gärna alla som är med och arrangerar att plocka skräp när de ser något. Om cupen sträcker sig över flera dagar bör man även städa vid varje dags slut. Efter cupen Hela klubbhuset ska städas efter genomförd cup, även omklädningsrummen (glöm inte de på baksidan av huset) och verandan. I köket ska allt använt husgeråd och diskas, bänkar torkas av och kylskåp, mikrovågsugn etc. torkas ur. Använt husgeråd ska ställas tillbaks i skåp och på hyllor. 7

8 På toaletterna ska toalettstolar och handfat skuras och papperskorgar tömmas. I samtliga utrymmen ska skräp plockas upp och slängas i sopkärlen. Alla golv ska dammsugas och skuras. Eventuella bord och stolar på verandan ska torkas av och bäras in i klubbhuset. Material som använts lämnas tillbaka i cupgarderoben /cupconatinern Utomhus Omgivningen runt klubbhuset och alla planer ska städas. Skräp ska plockas upp och läggas i sopkärlen. Eventuellt flyttade målburar ska återställas. Hit lånade målburar ställs nära de stora grindarna så att återtransport förenklas. Bemanning Utse en huvudansvarig för städningen. Se till att ha två personer per plan som regelbundet under cupen plockar upp skräp.för städningen efter cupens slut behövs minst 10 personer. Två till fyra personer ansvarar för omklädningsrummen. Parkering En vakt uppe vid stora parkeringen och en vid lilla. Är det fullt på båda hänvisas bilarna till parkeringen vid Viksjö centrum. Det är ont om parkeringsplatser även fast det till 2014 anlagts en ny parkering ovanför 11-mannaplanen. Uppmana alla IFK Viksjös föräldrar om möjligt att lämna bilen hemma. Man får absolut inte parkera på omkringliggande bostadsområden. ICA s parkering är OK att använda. Informera gärna redan när spelschemat skickas ut. OBS - Se till att inga bilar som hör till cupen parkerar på gästparkeringarna som tillhör de boende på Andebodavägen! Bemanning Två till fyra personer, parkeringsvakter, bör finnas utmed Idrottsvägen för att dirigera trafiken till den stora parkeringen de första timmarna av cupen. Se till att parkeringsvakterna är på plats minst en halvtimme före avspark. Se till att parkeringsvakterna syns genom att bära västar som finns i cupgarderoben. Cafeteria Den arbetsgrupp som ansvarar för cafeterian och grill kommer att få en genomgång med kansliet, kontakta kansliet för att boka in en dag. med kansliet tas ca 3 veckor före cupen för att stämma av inköp och genomgång hur det caféet fungerar. Under cupen används samma sortiment och prislista som ordinarie caféet använder. Välj ut en ansvarig som kvitterar ut nycklar och ICA-kort på kansliet. Kansliet skickar beställningen till ICA och arrangörsgruppen hämtar varorna vid lämpligt tillfälle i anslutning till cupen. När ni skall betala varorna använder ni ICA-kortet tillsammans med er legitimation. Gör schema till föräldrarna. Vid start bör man vara ca 4 st och sedan bör man vara minst 3 st. De föräldrar som har första arbetspasset i cafeterian måste komma i god tid före första match. Det tar lång tid att brygga kaffe, förbereda korvvärmning, ställa fram det som ska säljas mm. Fler föräldrar behövs vid det första och det sista arbetspasset. Minst en timme innan första matchen. Be föräldrarna baka till caféet. Inga bakverk skall innehålla nötter. Be gärna någon/några att baka laktos och glutenfritt. Nycklar till kyl/frys, glassboxen och förråd finns i förrådet vid köket. Nycklar till entrén och förrådet kvittras ut från kansliet. Cafeterian tar även emot kortbetalning med izettle. Instruktion ges vid genomgången. Behöver ni fylla på med varor kompletterings handlar man under själva arrangemanget, spara kvittot och ge det till kassören. OBS! Om elen går i klubbhuset finns proppskåpet innanför dörren på högra gaveln (om du står framför klubbhuset). Samma nyckel som till entrédörrarna används för att komma in där. Nyckel finns på entredörrarna För er som har första passet: - Ta fram nyckelknippan i förrådet och lås upp dörrar kyl och glassbox. 8

9 - Kvittera ut en växelkassa från kassören. - Ställ fram alla produkterna på bardisken. Det som skall ställas fram är. Ställ med godispåsar, Daim, Kexchoklad och en skål med lindt choklad Bullar och delicato och hembakat (på serveringsfatet med kylklabbar under, se bild nedan. Extra kladdkakor och frysta bullar finns om det hembakta tar slut. Ställ fram en läskburk av varje sort på kaffemaskinen. Så att man ser vad som finns till försäljning. Coca-cola, coca-cola light, fanta, fanta exotic thrill, mer apelsin, mer jordgubb och mer päron, loka och loka citron. - - Koka kaffe och ställ ut termosar på fönsterbrädan utanför bardisken. Där ställer ni också fram ketchup senap, socker, mjölk, kaffemuggar, te-påsar och servetter i plast så att kunderna kan servera sig själva efter att dom har betalt. Kaffebryggare finn si cupskåpet. Nyckel finns på knippan i förrådet.förbered toast. Två skivor bröd med smör, två ostskivor och rökt kalkon. Det finns två toastmaskiner och plocka fram båda. Servera toasten i ett kaffefilter. I slutet av dagen på söndagen kan det vara bra att tänka på att inte förbereda så många då vi får slänga det som blir kvar. - Sätt på korv. Lägg gärna i några lagerblad. - Fyll på te-kokaren och koka upp vatten - Ta fram pappersassister och plastskedar som ni kan servera bakverken på. - Ta fram ipaden och kortläsaren. Gå in på appen izettle. - Ställ ut skyltarna att caféet är öppet. En skall stå utanför dörren på altanen. Den andra skall stå vid ingången till den stora planen (Viksjövallen 2). - Ställ ut GB-glass gubben utanför dörren. - Sätt upp flaggan Öppet utanför på fasaden ( i hållaren) - Ställ ut utemöblerna på altanen utanför (2 bord + 8 stolar, blåa) - Lägg fram hamburgerkuponger. Det går endast att betala kontant vid grillen så de som vill betala med kort gör det i caféet och erhåller en kupong som dom lämnar in i grillen. Efter dagens slut: - Ställ in allt i kylen och förrådet. - Ta in skyltarna. En står utanför dörren på altanen. Den andra skall stå vid ingången till den stora planen (Viksjövallen 2). - Ta in GB-glass gubben utanför dörren och ställ bredvid glassboxen. - Ta in flaggan utanför på fasaden ( i hållaren) Öppet och lägg i förrådet. - Torka av och ta in bord + stolar och plocka upp eventuellt skräp. - Diska allt porslin och uppläggningsfat. - Städa och torka bänkar och golv. - Lås glassboxen och kylen - Töm soporna i plastkärlet utanför huset. - Lägg mynten i rören som finns i kassaskrinet. - Nyckelknippan med nycklarna till glassboxen och kylen skall läggas inne i förrådet. - Räkna kontanterna och fyll i kvittensen tillsammans med kassören. - Se till att allt är låst och avstängt. Grillen 9

10 Gör ett schema för grillen. Vid start bör man vara minst 5 st. 3 st som gör iordning grillar, tält, bord m.m. och 2 st som skär grönskar. Under dagen bör man vara ca xx st. Den arbetsgrupp som ansvarar för cafeterian och grill kommer att få en genomgång med kansliet, kontakta kansliet för att boka in en dag. Grillen håller till vid gaveln av klubbhuset (omklädningsrummen). Där sker kontant försäljning av hamburgare samt dricka. I caféet i klubbhuset kan man köpa en hamburgerkupong om man vill betala med kort. Grillarna bör vara igång i tid. Vid bör man ha färdiga hamburgare för försäljningen (om första matcherna drar igång innan 09.00). Tar ca 1 timme innan man har bra glöd. Se till att grilla en hel del i förväg. Rusch vid lunchtid fr. ca (beroende lite på hur spelschemat ser ut). Allt till grillen finns i den gråa containern. Nyckeln finns i kanslifacket. Hamburgarna serveras i kaffefilter. Gör iordning bord där man själv får ta uppskivad gurka, tomat, lök och sallad samt ketchup, senap och dressing. Ha även dricka vid grillen för de som vill köpa paketet hamburgare + dricka. Vid grillen bör också minst ett sopkärl finnas samt kärl för uppsamling av tomburkar. Behöver ni kompletteringshandla så finns ett Ica-kort att tillgå som kassören för cupen har hand om. Iordningställa grillen: -Ta fram 2 st grilltunnor (tänd en grill i taget med ca 45 min mellanrum så att det hela tiden finns glöd). Ca 3-4 påsar åt gången. Använd ett galler under briketterna för att få luft under. - Sätt upp tält 3 x 3 m. Tält bör sättas upp för både skydd mot regn och sol. - Skiva grönsaker - Ställ upp de fyra borden som finns i containern. (Två st blå runda, ett vitt och ett i trä). Lägg på pappersduk. - Gör iordning bord där man själv får ta uppskivad gurka, tomat, lök och sallad samt ketchup, senap och dressing. -Ställ ut ett bord med dricka (läsk, loka och festis) - Ställ upp skylt med priser på marken samt sätt upp på tältet. - Gör i ordningen en bricka/fat med folie där ni kan förvara färdiga hamburgare. - Vid grillen bör också minst ett sopkärl finnas samt kärl för uppsamling av tomburkar. Efter cupen: - Montera ner tält, bord och grillar och ställ tillbaka dem i container. - Diska alla skålar och ställ tillbaka överbliven dricka i förrådet i klubbhuset. - Lämna kontanter till kassören för cupen. 10

11 Redovisning och kassör En person bör vara kassör för hela cupen. Detta måste bestämmas på årets första möte. - Växelkassa (café och grill) och ICA-kort kvitteras ut på kansliet vid överenskommen tidpunkt före cupen. ICA-kortet används under själva cupdagen om det behövs kompletteringshandla. - Tala om för domaransvarig att domararvoden betalas ut av kassören (ej av café-kassan). - Hämta in pengar regelbundet från kassorna så att resultatredovisningen kan göras klar när cupen avslutats. - Kassören har även ansvar för att upprätta en resultatrapport (med hjälp av kansliet). - En redovisning för hela cupens ekonomi skickas till kansliet så snart alla kostnader har kommit in. Mall för redovisning och hur överskottet ska fördelas skickas ut till arrangerande grupp i god tid före cupen skall genomföras. - Kassören ansvarar för att kontanter kommer kansliet tillhanda Cupgarderob I klubbhuset finns en cupgarderob som innehåller: - Sjukvårdsmaterial - Cupvärdsvästar - Skyltar (plannummer, sekretariat) - Kaffebryggare - Matchbollar - Walkie talkies - Snöre att laga nät med m.m. Nyckel finns att låna på kansliet. Kontrollera innan er cup att allt som ni behöver finns. Cupcontainer Bredvid stora konstgräsplanen finns en grå cupcontainer. Nyckeln finns på cupknippan som utsedd person kvittrar ut på kansliet. Den innehåller: - Grillar - Tält 3 x 3 m - Grillkol och tändvätska - Grillredskap - Bord till grillen (4 st) Lotteri och andra aktiviteter Frivilligt! Man måste inte ha andra aktiviteter på cupen. Men om man får vinsterna gratis ger lotteri en väldigt bra vinst. Om man har långa väntetider är det roligt för spelarna att få sysselsätta sig med något. Be alla skänka vinster till lotteriet. Får ni ihop många vinster kan ni ha ett barn- och ett vuxenlotteri. Tipsa om att vissa företag har give-aways som kan fungera utmärk som vinster. Annars kan kaffe, små leksaker, böcker mm vara bra vinster. Vinsterna lämnas lämpligen till lott-ansvariga på klubbhuset ca 2-3 dagar före cupen. Sortera vinsterna i plastsäckar fördelat på prisgrupper och ev. de olika cup-dagarna. Gör gärna upp en vinstplan, det lockar mer. 11

12 Lotter kan köpas på t ex Biblioteket eller BGM idrottspriser (vid S:t Eriksplan). Lottpris förslagsvis barn 5:-, vuxen 10:-. Gör ett bemanningsschema för lotteriförsäljningen (om det inte görs i fiket förstås). Ställa upp bord, skyltar samt några vinster ur varje grupp, t ex vuxen, barn samt kaffe/konserv. Skyltar finns både för lotteriet och för anslag med vinstnumren liksom lotteriringar. [kolla] Hålla koll på och fylla på med vinster efterhand som de går åt. Om dagens vinster tar slut är det bara att stänga lotteriet för dagen. Andra kringaktiviteter Om ni vill kan ni ha andra kringaktiviteter, t ex pilkastning, speedshooting eller prickskytte. Dessa ger ett mervärde för alla spelare och besökare, men kräver förstås en hel del engagerade personer. Kontaktlista Kansli Anneli/Uffe/Lena kansli@ifkviksjo.se Domaransvarig Joram Jacobsen da@ifkviksjo.se Material Börje material@ifkviksjo.se Priser/medaljer Johan Håkansson johan.klubbforetag@teamsportia.se 12