Universitetsstyrelsens sammanträde 15 april 2014

Transkript

1 Universitetsstyrelsens sammanträde 15 april 2014 p 33. Mottagare av utmärkelsen Nit och redlighet i rikets tjänst Foto: Sporrong AB

2

3 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Sid 1 (3) Tid: Kl ca Plats: Professorn, plan 8, Förvaltningshuset Mötesformalia Ärende Anmärkning Tid 19 Beslut Fastställande av föredragningslistan Beslut 21 Information 22 Information 23 Information Utseende av justeringsperson Remisser Föregående sammanträdesprotokoll Inkomna skrivelser Informationsärenden Förslag: Elin Ljungström Behandlade remisser. Bilaga p 21. Protokoll från styrelsesammanträdet Bilaga p 22. T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Ärende Anmärkning Tid 24 Information Umeå universitet med omvärld Rektor Lena Gustafsson och t.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson informerar min Umeå universitet med omvärld. Bilaga p Information Analys av årsredovisningen 2013 T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson och controller Carina Henningsson föredrar ärendet min 26 Information Riksrevisionens granskning av årsredovisning 2013 T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet min Revisionsberättelse Bilaga p 26. Beslutsärenden Ärende Anmärkning Tid 27 Beslut Årsredovisningar 2013 för anknutna stiftelser Dnr: FS T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag samt förvaltningsberättelser. Bilaga p min

4 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Ärende Anmärkning 28 Beslut Årsredovisning 2013 av stiftelsen Studenthälsan samt utseende av revisorer år 2014 Dnr: FS T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 28 A min Stiftelsen Studenthälsan i Umeå. Bilaga p 28 B. 29 Beslut Internrevisionens granskningar och rådgivningsuppdrag min Löpande intern kontroll Dnr: FS Dnr Internrevisionschef Eva Blomquist föredrar ärendet. Beslutsförslag och revisionsrapport Löpande intern kontroll Bilaga p 29. Uppföljning av beslut och verkställighet 30 Beslut Uppföljning av användande av medel ur styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar 2013 Dnr: FS T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag med uppföljning av användande av medel ur styrelsens strategiska ram och disposition. Bilaga p min 31 Beslut Uppföljning av Strategisk plan för samverkansuppgiften Dnr: UmU Vicerektor Agneta Marell föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 31 A min Strategisk plan för samverkan med det omgivande samhället perioden Bilaga p 31 B. Sammanställning av måluppfyllelse inklusive kommentarer för samtliga insatsområden i samverkansplanen. Bilaga p 31 C. 32 Beslut Uppföljning av delmål samt tematiska områden 2013 Dnr: UmU , Rektor Lena Gustafsson och t.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag. Bilaga p 32 A min Uppföljningsrapporter. Bilaga p 32 B.

5 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Ärende Anmärkning 33 Beslut Mottagare av utmärkelsen Nit och redlighet i rikets tjänst Dnr: FS T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson föredrar ärendet. Beslutsförslag med förteckning över föreslagna personer. Bilaga p min Lunch Informationsärenden Ärende Anmärkning Tid 34 Information Visning av interaktiva miljöer - Samhällsvetarhuset Prorektor Anders Fällström och utredare Henrik Stenwall min 35 Information Verksamhetsplan verksamhetsplan Humanistisk fakultet och Lärarhögskolan Lägesrapport Rektor Lena Gustafsson och dekan Per-Olof Erixon och rektor Lärarhögskolan Maria Löfgren inleder min Diskussionsärenden Ärende Anmärkning Tid 36 Diskussion Ledarskapsutveckling Rektor Lena Gustafsson och personalchef Yvonne Andersson inleder min Promemoria. Bilaga p Diskussion Universitetsstyrelsens sammanträden i juni och september 2014 Akademisekreterare Daniel Andersson inleder min Övriga ärenden Ärende Anmärkning Tid min

6 Bilaga p 21

7 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Behandlade remisser Sid 1 (1) Av rektor besvarade remisser perioden 8 februari 2014 till 8 april Föreskrifter om ändring i Universitets- och högskolerådets föreskrifter (UHRFS 2013:1) om grundläggande behörighet samt urval Sista dag för yttrande/dnr FS Umeå universitet har yttrat sig om Universitets- och högskolerådets förslag till ändringar i föreskrifterna om grundläggande behörighet och urval. Universitetet ställer sig bakom förslaget, som främst handlar om mindre förtydliganden. De nya föreskrifterna kommer att träda i kraft den 1 juni Förändringarna i föreskrifterna gäller paragraferna: Svensk utbildning 2 Grundläggande behörighet för den som genomgått utbildning vid folkhögskola. Det är endast benämningen på intyget som ändrats då det var felaktigt. Förslaget innebär ingen ändring i sak. Utländsk utbildning 3 Grundläggande behörighet för sökande med utländsk gymnasieutbildning. Förslaget till ändring är ett förtydligande av övergångsreglerna för sökande med utländsk gymnasieutbildning som före den 1 juli 2013 bedömts uppfylla det tidigare lägre kravet i engelska för grundläggande behörighet. Värdering av studieomdömen från folkhögskolor 6 Ändringen är en följd av att omdöme för sökande från folkhögskola från och med läsåret 2013/14 kommer att ges i sju steg i stället för fyra steg. Platsfördelning på grundval av betyg från utländska utbildningar 14 Texten i paragrafen har formulerats om för att vara lättare att förstå. Förslaget innebär ingen ändring i sak. I förslaget ingår också mindre ändringar när det gäller: vilka kurser som kan höja meritvärdet vid beräkning av betyg från utländska utbildningar; det preliminära meritvärdet för vissa betyg från utländska utbildningar samt värderingen av vissa betyg som jämställs med betyg från gymnasieskolan. De nya föreskrifterna träder i kraft den 1 juni 2014, och kommer att gälla från och med antagningen till sommar/höstterminen Ansvarig: Enhetschef Peder Tjäderborn Yttrande fastställt av rektor den 11 mars 2014

8 Bilaga p 22

9

10

11

12

13

14

15 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Daniel Andersson NÄRVAROLISTA Bilaga 0:1 Sammanträdesdatum Sid 1 (2) Närvarolista Ledamöter av regeringen utsedda företrädare för näringsliv och samhälle Pär Boman Kjell Asplund Barbara Cannon Peter Kopelman Lars Rask Lars Stenlund Sara Öhrvall styrelseordförande f.d. generaldirektör professor direktör professor filosofie doktor, vd chef rektor Lena Gustafsson professor, rektor företrädare för lärarna Kristin Palmqvist Christer Nordlund Mari Norgren professor professor professor företrädare för studenterna Sebastian Jonsson Elin Ljungström Linus Lundström Frånvarande ledamot Eva Nygren student student student vd och koncernchef Företrädare för de anställda (närvaro- och yttranderätt) Mimmi Alm Barbro Biström Irene Sedlacek administratör, SEKO universitetsadjunkt, SACO universitetsadjunkt, OFR Övriga närvarande Eva Blomquist internrevisionschef Mats Bylund internrevisor p 16 Carina Henningsson controller p 9 Lena Holm planeringssamordnare p 14 Ulrika Frick Lang kommunikationschef Anders Fällström docent, prorektor Åsa Rasmuson-Lestander dekan p 19 Umeå universitet Umeå. Telefon: E-post: daniel.andersson@adm.umu.se

16 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Daniel Andersson NÄRVAROLISTA Sammanträdesdatum Sid 2 (2) Per Ragnarsson t.f. universitetsdirektör Protokollförare Daniel Andersson akademisekreterare

17 Bilaga p 24 A

18 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 1 (10) Umeå universitet med omvärld perioden 8 februari april Rektorsbeslut Ett urval av fattade beslut under perioden Rektors beslutsmöte den 18 februari Reviderad handläggningsordning vid omdömet bristande kvalitet I december 2013 fastställde rektor en handläggningsordning för att kvalitetssäkra och samordna Umeå universitets åtgärdsredovisningar för utbildningar som fått omdömet bristande kvalitet. Handläggningsordningen reviderades av rektor den 18 februari 2014, och en viktig förändring är att fakulteternas redovisningar till planeringsenheten ska innehålla ett ställningstagande med motivering till om utbildningar bör läggas ner eller behållas. Ställningstagande och motivering ska göras enligt de kriterier för avveckling av program och kurser som anges i handläggningsordning för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla program och kurser samt för inrättande av huvudområden. Rektors beslutsmöte den 25 februari 2014 Nya ledamöter i Företagsforskarskolans styrgrupp Rektor beslutar att Johan Trygg, professor vid kemiska institutionen och Anders Lidström, professor vid statsvetenskapliga institutionen ska ingå i styrgruppen för Umeå universitets Företagsforskarskola för samverkan och innovation fram till och med december Trygg och Lidström ersätter Anna Linusson och Anna Croon Fors som har fått nya uppdrag. Sedan tidigare består styrgruppen av ordförande: Vicerektor för samverkan och innovation Agneta Marell Lärarrepresentanter: Professor Charlotte Häger, Institutionen för Samhällsmedicin och rehabilitering, Medicinska fakulteten Universitetslektor Lotta Vikström, Institutionen för idé- och samhällsstudier, Humanistiska fakulteten Externa representanter: Internationell chef Cathrin Alenskär, Umeå kommun Utvecklingsingenjör David Blomberg, Processum Biorefinery Initiative AB, Örnsköldsvik Managing director Derny Häggström, Oryx Simulations AB Rektors beslutsmöte den 4 mars 2014 Studenters bokning av undervisningslokaler Rektor fastställer regler för studenter som ska boka grupprum eller föreläsningssalar. Reglerna gäller från och med den 1 februari Kostnaderna för studentbokningar har ökat under de senaste åren, och uppgick våren 2013 till drygt tio procent av samtliga fakturerade lokalbokningar. Omfattningen av kostnaderna har varit svår att förutse för en del institutioner och enheter. Nu har befintliga bokningsregler för studenter setts över och tydliggjorts.

19 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 2 (10) Från och med den 1 februari 2014 gäller följande bokningsregler: 1. Endast grupprum och mindre föreläsningssalar (max 20 platser) kan bokas. 2. Bokning kan göras 5 dagar framåt för max 3 tillfällen. 3. Lokal kan bokas minst 30 minuter och max 8 timmar per bokningstillfälle. 4. Bokning kan påbörjas i 15-minutersintervaller. 5. Bokning skall göras dygnet runt för att få tillförlitlig statistik på de bokade lokalerna. Tid som faktureras är däremot endast mellan kl Kvällar och helger faktureras ej. 6. Aktuella grupprum kan avbokas kostnadsfritt ända fram till dess att bokad tid inleds. Strategi för e-lärande vid Umeå universitet E-lärande används i många av Umeå universitets utbildningar. För att skapa goda förutsättningar för lärandeformen över hela universitetet krävs en tydlig strategi. Rektor uppdrar därför till utbildningsstrategiska rådet att utse en arbetsgrupp som senast den 30 november ska presentera ett förslag till strategi för e-lärande. Därefter ska förslaget bearbetas av en grupp med representanter från juridiska, informationsteknologiska, säkerhetsmässiga och ekonomiska ansvarsområden Revidering av regler om anställning efter avgång med ålderspension Rektor beslutar om revidering, innebärande att arbetsgivaren i enskilda fall kan tillämpa Villkorsavtal-T:s bestämmelser för arbetstagare som får ålderspension enligt statliga tjänstepensionsbestämmelser. Rätten att teckna enskild överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare ska ske i enlighet med delegationsordningen. Rektors beslutsmöte den 11 mars 2014 Utbytesavtal med Tokyo Metropolitan University Ett utbytesavtal tecknas mellan Umeå universitet och Tokyo Metropolitan University (TMU) - ett ungt universitet som rankas som det sjätte bästa universitetet i Japan av Times Higher Education. Rektors beslutsmöte den 18 mars 2014 Svar från Umeå universitet angående nationell modell för Riksidrottsuniversitet Riksidrottsförbundet, RF, har bett landets lärosäten att besvara några frågor kring intresse av, och resurser och kompetens att uppfylla de ramar som satts upp för en nationell modell för Riksidrottsuniversitet. Umeå universitet besvarat frågorna och därmed anmält intresse för modellen. Den nationella modellen innehåller tre delar; tränarkompetens, kombinationen av elitidrott och studier samt praktiknära forskning. RF har för avsikt att utifrån informationen gör en nulägesanalys och förbereda starten av RIU under Utseende av ordinarie ledamot och suppleant till styrelsen Swedish Toxicology Research Center (Swetox) Rektor beslutar att, för en mandatperiod på tre år, till styrelsen för Swedish Toxicology Research Center (Swetox) utse universitetslektor Patrik Andersson, Kemiska institutionen och till dennes suppleant, universitetslektor Ingvar Bergdahl, Institutionen för folkhälsa och klinisk medicin. Swedish Toxicology Research Center (SweTox) är ett center som från och med 2014 ska verka för tvärvetenskaplig forskning och utbildning inom toxikologi och närliggande vetenskaper. Verksamheten är ett samarbete mellan elva svenska universitet, där Karolinska institutet (KI)

20 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 3 (10) är administrativt ansvarig. Swetox ska medverka till ett kemikaliesäkert samhälle, och därmed till en hållbar miljö och människors hälsa. Centrets är lokaliserat till AstraZenecas tidigare lokaler i Södertälje. Nationell koordinator för etableringen av Swetox är professor Harriet Wallberg. Pedagogisk handlingsplan införlivas i de treåriga delmålen Universitetsstyrelsen gav 2012 rektor i uppdrag att avgöra om Pedagogisk handlingsplan kan införlivas i de nya treåriga delmålen, eller om en ny pedagogisk handlingsplan ska utarbetas. Rektor beslutar att den pedagogiska handlingsplanen införlivas i de nya treåriga målen. Rektors beslutsmöte den 25 mars 2014 Två arbetsgrupper tillsätts för att förbättra stödet för forskarutbildning Den ena av arbetsgrupperna ska se över hur stödet för gemensam och dubbel examen på forskarnivå kan utvecklas. Den andra arbetsgruppen får i uppdrag att föreslå hur forskarladok kan bli bättre. I och med en ökad internationalisering och fler samarbeten med internationella universitet har frågan om möjligheterna till gemensam och dubbel examen på forskarnivå aktualiserats vid flera svenska universitet. Umeå universitet inleder nu också arbetet för att kunna hantera dessa typer av examen. En arbetsgrupp har tillsatts för att ge förslag till en handläggningsordning för båda examensformerna, och för att ta fram en manual för avtal för gemensam examen. Arbetsgruppen för gemensam och dubbel examen på forskarnivå består av: Lena Holm, planeringsenheten Cecilia Elofsson, medicinska fakultetens kansli Susanne Vikström, teknisk-naturvetenskapliga fakultetens kansli Peder Tjäderborn, Studentcentrum Lennart Nilsson, Universitetsledningens kansli Doktorandrepresentant Med gemensam examen (joint degree) menas ett utbildningsprogram som utvecklas eller tillhandahålls av två eller flera läroanstalter tillsammans och som leder till ett examensbevis. Med dubbel examen (double degree) avses ett utbildningsprogram som utvecklas eller tillhandahålls av två eller flera läroanstalter tillsammans och som leder till två eller flera examensintyg, i praktiken ett vid varje samarbetande läroanstalt. Flera enheter och handläggare upplever problem när de använder verksamhetsstödet forskarladok. Att dataunderlaget är komplett är viktigt, inte minst för att SCB hämtar data därifrån till nationella sammanställningar. Dessutom kommer de webbaserade individuella studieplaner, som ska vara i bruk senast 2015, att hämta data från forskarladok. Umeå universitet inleder därför arbetet med att utreda hur hanteringen av forskarladok kan förbättras. En ny arbetsgrupp ska ge förslag till hur forskarladok kan utvecklas och också ge förslag till hanteringsordning och eventuell reglering för forskarladok. Arbetsgruppen för att förbättra forskarladok består av: Lena Holm, planeringsenheten Cecilia Elofsson, medicinska fakultetens kansli Erik Lindenius, humanistiska fakultetens kansli Carin Staaf, Studentcentrum Christina Boström, statsvetenskapliga institutionen Doktorandrepresentant

21 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 4 (10) Senast den 16 juni 2014 ska arbetsgrupperna redovisa förslagen till rektor. Rektors beslutsmöte den 1 april 2014 Revidering av Umeå universitets lokala examensordning Rektor beslutar om revidering av Umeå universitets lokala examensordning. De flesta ändringarna avser att göra examensordningen tydligare och mer lättöverskådlig. Några tillägg har också gjorts, exempelvis om gällande praxis för kursnivån i en examen och universitetets tolkning av förordningens övergångsregler för examen enligt 1993 års bestämmelser. Fördelning av stipendier/avgiftsreducering för avgiftsskyldiga studenter HT 2014 Rektor beslutar att sammanlagt 33 nya avgiftsskyldiga studenter vid Umeå universitet erbjuds stipendier för läsåret 2014/15. Medlen kommer från Erling Perssons stipendiefond, Baltics donationsstiftelse och Universitets- och högskoleverket. Fler stipendiater bli aktuella när Svenska institutet offentliggör sin lista den 8 april. Regler för arrangemang med alkohol i universitetets lokaler Rektor har fastställt nya och vägledande regler när det gäller sammankomster och fester då alkohol serveras i universitetets lokaler på vardagskvällar och helger. För att anordna ett liknande arrangemang måste ett särskilt avtal skrivas mellan en ansvarig arrangör och en beslutsfattare, som upplåter lokalen. Umeå universitets lokaler ska i första hand användas för utbildning, forskning och dess stödverksamhet, men lokalerna får också användas för andra typer av arrangemang. Nu finns nya regler för sammankomster och fester med alkohol i universitetets lokaler under kvällar (kl ) och helger. I de nya reglerna klargörs att det alltid måste finnas en "beslutsfattare" och en "arrangör" vid varje tillfälle. Beslutsfattaren är den som upplåter lokalen till själva arrangemanget. En grundförutsättning för att kunna upplåta en lokal är att enheten förfogar över lokalen enligt hyresunderlag. Att upplåta en enhets lokaler kan göras av dekan, enhetschef, prefekt eller överbibliotekarie. För övriga lokaler beslutar enhetschefen för universitetsservice eller utsedd handläggare. För att anordna ett arrangemang under kvällar och helger där alkohol kommer att förekomma måste ett särskilt avtal skrivas i förväg mellan beslutsfattaren och arrangören. Avtalet skrivs genom att fylla i och underteckna blanketten "Avtal för arrangemang med alkohol", som ska skickas in till säkerhetschefen senast fem dagar före arrangemanget. Examensbeskrivning för fysioterapeutexamen Riksdagen beslutade i december 2013 att fysioterapeut blir en ny skyddad yrkestitel för sjukgymnaster från och med 1 januari Rektor fastställer därför en ny examensbeskrivning för fysioterapeutexamen som ersätter tidigare sjukgymnastexamen. Förlängning av utbytesavtal med University of California Sedan 1998 har Umeå universitet ett utbytesavtal med University of California, Berkeley som doktorander kan söka till. Avtalet ska nu förlängas till att gälla i fem år till. Doktorander vid Umeå universitet har genom avtalet möjlighet att förlägga 1-2 terminer av sina doktorandstudier vid University of California, Berkeley i USA. Det är inte möjligt att läsa kurser genom utbytet. Studieplatserna utlyses en gång per år av respektive fakultet. Framförallt är det Samhällsvetenskaplig fakultet och Teknisk- naturvetenskaplig fakultet som har nyttjat avtalet.

22 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 5 (10) 2. Aktuellt från högskolesektorn m.m. Utredare Ester Roos Engstrand och Anders Steinwall Avskaffande av utbildningsbidrag och stipendier? SULF skriver på sin webb att det finns en blocköverskridande enighet om att avskaffa utbildningsbidrag. Jan Björklund har svarat på en interpellation från Thomas Strand (s), där han vill veta om regeringen vill avskaffa utbildningsbidrag och stipendier för doktorander och postdoktorer. Politisk enighet råder om utbildningsbidragen, däremot inte om stipendier Svenskt-indiskt forskningssamarbete inom hälsa och prevention Nio projekt ingår i programmet som finansieras av Vinnova och Vetenskapsrådet, varav ett finns vid Umeå universitet. Projektet handlar om Nya antiinfektiva terapier mot tuberkulos och drivs av Mikael Elofsson. Den sammanlagda finansieringen uppgår till 40 miljoner kronor Fler än någonsin tidigare tog examen läsåret 2012/13 UKÄ har analyserat examensfrekvensen och funnit att den ökat med sex procent det senaste året, vilket är en ökning med examina. Ökningen gäller både generella examina och yrkesexamen. Det är framför allt kandidatexamen som ökar bland de generella examina och lärarexamen bland yrkesexamina Humtank-ny tankesmedja vill bli akademisk motkraft Per-Olof Erixon, dekan, humanistiska fakulteten, Umeå universitet, är en av initiativtagarna bakom den nya nationella tankesmedjan UKÄs granskning av utbildning Hälften av läkarutbildningarna i landet får bristande kvalitet i kvalitetsgranskningen, däribland Umeå universitet. Läkarprogrammet vid Umeå universitet brister på ett av åtta examensmål Björklund på rektorskonferens UKÄ anordnade den årliga rektorskonferensen där Björklund bland annat pratade om utvärderingssystemet. En statlig utredning ska tillsättas för att se över dimensioneringen av högskolans utbildningar utifrån studenternas efterfrågan och arbetsmarknadens behov UKÄ inför nytt utvärderingssystem från 2015 Under våren 2014 kommer UKÄ att arbeta med utveckling av det nuvarande utvärderingsarbetet för att en ny modell ska vara färdig att införas Utvecklingen av systemet kommer att ske i samarbete med universitet och högskolor, Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF), Sveriges förenade studentkårer (STS) och företrädare för yrkeslivet. Fokus kommer fortsättningsvis att ligga på resultat, men inkluderar fler perspektiv på detta. Andra utvecklingsideér är bland annat att öka cykeln från fyra till sex år, inkludera lärosätenas interna kvalitetsarbete samt att både arbetslivsperspektivet och studentperspektivet ska få större utrymme.

23 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 6 (10) UKÄ väntar med ny ansökan till ENQA European Association for Quality in Higher Education (ENQA) är en europeisk utvärderingsorganisation där Sveriges status just nu är under granskning. Sverige skjuter upp sin nya ansökan i väntan på det nya utvärderingssystemet Umeå universitet avancerar i QS ranking Bland världens unga universitet, yngre än 50 år, klättrar Umeå universitet upp till plats 27, vilket är sju placeringar bättre än fjolåret. Umeå universitet är inte bara det bästa universitetet i Sverige i rankingen, utan också det bästa nordiska universitetet. Det är sista året som Umeå universitet deltar i denna ranking eftersom vi nästa år faller för åldersstrecket Pengar till forskning om matematik Stiftelsen för strategisk forskning stödjer professor Mats G Larssons forskning med 21 miljoner. Forskningen handlar om nya datorbaserade metoder för att stimulera fysikaliska fenomen Jan Björklund i Umeå Matematikbiennalen anordnades för andra året i rad på Umeå universitet. Biennalen är ett tillfälle att kompetensutveckla sig som lärare. Jan Björklund talade till cirka 2500 matematiklärare Pengar till forskning om ny belysning Stiftelsen för strategisk forskning delar ut 27 miljoner till forskare vid Umeå universitet som utvecklar belysningskomponenter Ny ledamot i Kungliga Vetenskapsakademin Professor Stefan Jansson, som arbetar med växters cell- och molekylärbiologi vid Umeå universitet, har blivit invald som ledamot i kungliga vetenskapsakademins klass för biologiska vetenskaper Indiens ambassadör besöker Umeå universitet Indiens ambassadör i Sverige, Banashri Bose Harrison, besöker Umeå med anledning av att Umeå universitet från den 1 januari 2014 ansvarar för det Nordiska centrets sekretariat i Indien Ny rapport om PISA-undersökningen "PISA 2012: Resources, policies and practices in Sweden" är namnet på den nya rapport som lämnats till utbildningsminister Jan Björklund. Rapporten från OECD är en genomgång av vad Sverige kan lära av de länder som presterar bäst i PISA KI startar MOOC kurser I höst startar Karolinska Institutet sina fyra första globala nätkurser. Det sker i samarbete med EdX, som är ett utbildningskonsortie Intresset för lärarutbildning ökar men är inte tillräckligt stort Antalet ansökningar till lärarutbildningen ökade med 20 procent inför hösten 2013 jämfört med året innan. Trots det så är inte nybörjartalen särskilt mycket förändrade. Ett stort antal sökande är alltså ingen garanti för att få många nybörjare

24 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 7 (10) Studenter vid Umeå universitet protesterar Regeringens förslag att sänka studiebidraget föll inte i god jord hos studenter i landet. På många håll hölls demonstrationer, så också vid Umeå universitet. Protesterna hjälpte. Regeringen backar på sitt förslag som innebär att bidragsdelen sänks med 300 kr och lånedelen höjs med 1300 kr Sverige får ny medlemsstatus i ENQA Sverige ingår inte längre i det europeiska nätverket för kvalitetsgranskning av högre utbildning (ENQA). Lars Haikola bemöter detta och menar att UKÄ beslutat att inte fullfölja ansökan om fullt medlemskap på grund av att arbetet med att utveckla nästa generation av utvärderingssystemet är i full gång. Den nya utvärderingsmodellen blir grunden för en ny ansökan till ENQA Uppsala universitets rektor sitter kvar Uppsala universitets styrelse ger rektor Eva Åkesson förtroende att sitta kvar. Tre vicerektorer avgår Ny rapport: Utbildning, forskning och samverkan. Vad kan svenska universitet lära av Stanford och Berkley? Svenska universitet bör utlysa alla akademiska tjänster internationellt och undervisningens roll i forskarkarriären bör uppvärderas, det är några av slutsatserna i rapporten som tagits fram på Studieförbundet Näringsliv och Samhälle, SNS, initiativ Nydisputerade saknar forum I en ny bok beskriver Sara Eldén och Anna Jonsson behovet av samlade röster för en starkare akademi. De menar att dagens otydliga karriärvägar och osäkra anställningsförhållanden riskerar att skapa en rädd och tyst doktor THE ranking THE har nu släppt sin "reputation" ranking. Av svenska lärosäten är det bara KI som finns med bland de 100 främsta, på plats Lund och Uppsala har tidigare varit med på listan men har i år halkat ur. Umeå universitet är inte med bland de 100 främsta. Toppar listan gör Harvard, MIT och Stanford. Därefter placerar sig Cambridge och Oxford. KI ligger också bäst till bland nordiska lärosäten Regeringen satsar på nya högskoleplatser Satsningen syftar framför allt till att öka antalet lärare. Under 20 år har för få sökt till lärarutbildningen och nu när söktrycket svagt ökar är det läge att bygga ut utbildningen. Utbyggnaden kommer att ske succesivt och medel kommer att tilldelas från Forskning-en råvara som måste förädlas Anders Flodström och Lena Andersson menar att det idag inte finns någon drivkraft i utbildning och innovationsutveckling, de två processer som förädlar forskningen. De vill se en integration av utbildning, forskning och innovation i forskningspolitiken.

25 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 8 (10) Några debattartiklar: Dagens Nyheter Om högskolans styrning Debattinlägg om högskolans nya styrning med autonomireformen. Tre professorer från Uppsala universitet och Södertörns högskola och en docent från Göteborgs universitet anser att högskolornas ledning har stärkts med autonomireformen och jämför systemet med befälskedjor som i det militära. De anser att den nya styrningen hotar kreativitet och kritik. Dagens nyheter Högskoleprovet diskriminerar studiemotiverade Studenten Peshwas Farik Saadon skriver att högskoleprovet diskriminerar elever som har höga betyg. Han menar att högskoleprovets kvot är alldeles för stor och att förlorarna är elever med höga betyg som missar antagning på grund av de som kommer in via högskoleprovskvoten. University World News Examina frikopplas från undervisning? Nästa trend, parallellt med MOOC, är att examina frikopplas från undervisning. Visa upp vad du kan och få din examen. Dagens Nyheter Ny gräns för att komma in på utbildning Regeringen skärper kraven för att komma in på högskoleutbildning genom att införa en minimigräns från högskoleprovet. Gränsen läggs vid 0,5 till universitet och högskolor. Orsaken till skärpningen är att många kommit in på lärarutbildningen med dåliga resultat från högskoleprovet. Uppsala Nya Tidning Ledningskris vid Uppsala universitet Tre vicerektorer, två stf vice rektorer och sex dekaner vid Uppsala universitet har i en kort skrivelse till styrelsen begärt rektor Eva Åkessons avgång. De skriver att hon inte är lämplig för sitt uppdrag och bör avgå omedelbart. Någon precisering av hennes olämplighet ges inte i skrivelsen. Inlägg i rektors-debatten: Uppsala Nya Tidning Alumner vid Uppsala universitet skriver ett inlägg i rektorsdebatten om den brist på konstruktiv dialog som uppvisas. De vill inte ha protestlistor och löpsedlar som uttryck för detta. Många studenter och kåraktiva har stöttat rektor på sociala medier.

26 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 9 (10) Rektorskrisen klantigt skött Akademi utan krisplan Konstitutionen kan förebygga kris Universiteten behöver annan ledning Det kunde ha hänt precis var som helst Svenska Dagbladet Gör om högskoleantagningen Forskare menar att dagens antagningssystem är snårigt och orättvist och måste göras om. I en ny rapport, initierad av SNS, lyfts grava brister med både betyg och antagningssystem fram. Sverige är inte längre är medlemmar i den europeiska organisationen som arbetar för att kvalitetssäkra högre utbildning, ENQA. Debattens vågor har gått höga. Här finns ett antal inlägg. Artiklar i SvD: UKÄ: f30d0c6199.html aabd801444f30d0c6ac.html Artiklar i Universitetsläraren:

27 Umeå universitet Universitetsstyrelsen Akademisekreterare Daniel Andersson Information Sid 10 (10) Blogginlägg: ENQA/#.Uw8Cre43vZk.Facebook

28 Bilaga p 24 B

29 \/ME,<f Umeå universitet, Umeå..._ Rektor ~-~./ f-. V.ERS' Dokumenttyp: Skrivelse Datum: Dnr: FS Sid 1 (1) Regeringen Utbildningsdepartementet utbildningsminister Jan Björklund Regeringskansliet Stockholm Avseende sammansättningen av utbildningsvetenskapligt råd Umeå universitet välkomnar regeringens ambition att i den för samhället så viktiga skolpolitiken skapa former för en närmare dialog med den forskning som bedrivs med relevans för skolområdet, genom tillskapandet av ett utbildningsvetenskapligt råd. Hur ledamöterna i rådet har utsetts framgår inte; Umeå universitet har i alla händelser inte blivit tillfrågade om att rekommendera ledamöter. Vi har respekt för att det finns många aspekter att beakta vid utformningen av ett sådant råds sammansättning, med forskning inom olika fält osv. Vi ställer oss dock lite frågande till sammansättningen när det gäller vilka lärosäten som är representerade. Flera lärosäten (Göteborg, Stockholm och Uppsala universitet) har två forskare med bland ledamöterna, medan det inte finns någon från Umeå universitet och inte någon överhuvudtaget från Norrlandsuniversiteten. Vi ser detta som anmärkningsvärt av två skäl. För det första finns det mycket framstående utbildningsvetenskaplig forskning vid Umeå universitet - vid de senaste två årens utlysningar från Vetenskapsrådets utbildningsvetenskapliga kommitte har Umeå universitet kommit på fjärde plats i landet i andel av beviljade medel, 2011 på andra plats. För det andra tror vi att en större geografisk spridning i ett sådant råd kan vara av värde - nu är Uppsala universitet det nordligast lärosätet som har någon forskare med i rådet. Dessutom är det sammantaget sju forskare från Uppsala-Stockholmsområdet som kommer att delta i rådsarbetet. Jag är väl medveten om att alla lärosäten som inte kommer att ha en plats i detta viktiga råd kan argumentera för sitt deltagande, men det inte svårt att inse hur många fler lärosäten som skulle kunna delta om antalet platser åtminstone spreds så att lärosäten inte representeras med mer än en deltagare. För att undvika motargumentet att det inte är fråga om att representera sitt eget lärosäte, så kvarstår faktum att en mycket större erfarenhetsbredd skulle kunna åstadkommas med en vidare spridning och att i det ljuset utesluta hela Norrland från denna diskussion känns tyvärr icke konstruktivt för att inte säga upprörande. Mot bakgrund av detta så emotser jag en justering gällande deltagandet i det utbildningsvetenskapliga rådet. Med vänlig hälsning, Lena Gustafsson Rektor Umeå universitet, UMEÅ, Telefon , Telefax , umea.universitet@umu.se

30 Bilaga p 26

31 REVIS IO NSBERÄTIELSE DN R: REGERINGEN BES LUT: STOCKHOLM Revisionsberättelse för Umeå universitet 2013 Rapport om årsredovisningen Riksrevisionen har reviderat å rsredovisningen för Umeå universitet fö r daterad Myndighetsledningens ansvar för årsredovisningen Det är myndighetsledningen som har ansvaret för att upprätta en årsredovisning som ger e n rättvisande bild enligt förordningen (SFS 2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag samt i enlighet med instruktion. regleringsbrev och övriga beslut fö r myndigheten. Myndighetsledningen har också ansvar fö r den interna styrning och kontroll som den bedömer är nödvändig för a tt upprätta en årsredovisning som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fe l. Revisorns ansvar Riksrevisionens ansvar är att uttala sig om årsredovisningen på grundval av sin revision. Riksrevisionen har ut fört revisionen enligt Inte rnational Standards of Supre me Audit Institutions fö r finansie ll revision. De nna standard kräver att Riksrevisione n följer yrkesetiska krav samt planerar och utför revisionen för att uppnå rimlig säke rhet att årsredovisningen inte i1mehåller väsentliga fe laktigheter. En revisio n i1mefattar att genom olika åtgärder inhämta revisionsbevis om belopp och annan infonnation i årsredovisningen samt om ledningen i sin fö rva ltning följer ti llämpliga föreskrifte r och särskilda beslut. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna för väsentliga felaktigheter i årsredovisningen. vare sig dessa beror på oegentligheter e ller på fe l. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av den inte rna styrningen och kontrollen som är relevanta för hu r myndigheten upprättar årsredovisningen för att ge en rättvisande bi ld. Syftet är att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständ igheterna, men inte att göra e tt uttalande om effekti viteten i myndighetens interna styrning och kontroll. En revision innefattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och av rimligheten i myndighetsledningens uppska ttningar i redovisningen. liksom en utvärdering av den övergripande presentationen i årsredovisni ngen. RIKSREVISIONEN NYBROGATAN STOCKHOLM I ~ RIKSREVISIONEN

32 REVISIONSBERÄTTELSE 2 DN R: REGERI NGEN BESLUT : STOC KHOLM Riksrevisionen anser alt de revisionsbevis som har inhämtats är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för ultalandet. Uttalande Enligt Riksrevisionens uppfattning ger årsredovisningen en i alla väsentliga avseenden rältvisande bild av Umeå universitets finansiella ställning per den 31 december och av dess resultat och finansiering för året enligt förordningen (SFS 2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, instruktion, regleringsbrev och övriga beslut för myndigheten. Ansvarig revisor Claes Backman har beslutat i delta ärende. Uppdragsledare Maria Kling har varit föredragande. Claes Backrnan Kopia för kännedom: U11wå 1.111il'l'l'Si1e1 U1biIdni11gsd epa r1 eme111 et F i 1w 11sd epa r/ em en tet. h1 tdget m d e/j 1i11gen RIKSREVISION EN NYBROGATAN STOCKHOLM I N EN.SE ~ RIKSREVISIONEN

33 REVISORS RAPPORT {I ENLIGHET MED TRANSPARENSlAGEN} DNR: REGERINGEN BESLUT: UTBI LON INGSDEPARTEM EN TET STOCKHOLM Revisors rapport i enlighet med 7 Transparenslagen Enligt Lag (2005:590) om imyn i 1 issajinansie/la forbindelser (i fortsättningen benämnd transparenslagen) ska myndighetens revisor för varj e räkenskapsår granska om en öppen redovisning och en separat redovisning har fullgjorts i enlighet med bestämmelserna i transparenslagen, vilket Riksrevisio nen i egenskap av revisor för Umeå universitet har gjort för räkenskapsåret 20 l 3geno m en översiktlig granskning. Enligt transpare nslagen får regeringen e ller den myndighet som regeringen bestämmer meddela föreskrifter om redovisning och revision. Eftersom sådana föreskrifter inte utfärdats har myndighete n gjort sin egen tolkning av transparenslagen och upprällat sin redovisning för räkenskapsåret 2013 i enlighet dänned. Det är myndighetens ansvar att tillse att redovisningsskyldigheten fullgörs. Det är Riksrevisionens ansvar som revisor i myndigheten all ullala sig om huruvida derma skyldighet har fullgjorts. Den översiktliga granskning som har utförts har beställ av att göra förfrågningar, i första hand till personer som inom myndigheten är ansvariga för finansiella frågor och redovisningsfrågor, all ut föra analytisk granskning och all vidta andra översiktliga granskningsåtgärder. En översiktl ig granskning har en annan inriktning och en betydligt mindre omfattning jämfört med den inriktning och omfa11ning som en revision enligt god revisionssed i övrigt har. De granskningsåtgärder som vidtas vid en översiktlig granskning gör det inte möj ligt för Riksrevisionen att skaffa sig en sådan säkerhet att Ri ksrevisionen blir medvete n om alla viktiga omständigheter som skulle kmma ha blivit identifierade om en revision utförts. Den uttalade slutsatsen grundad på en översiktlig granskning har därför inte den säkerhet som en uttalad slutsats grundad på en revision har. På grund av avsaknad av fö reskrifter kan Riksrevisionen inte entydigt uttala sig om huruvida myndigheten fullgjort sin skyldighet i e nlighet med lagstiftningens intentioner. Sålunda kan det inte uteslutas att e n annan tolkning än myndighetens kan gälla. Baserat på den översiktliga granskningen av e fterlevnaden av nämnda lag gör Riksrevisionen fö ljande u11alande med begränsad säkerhet. Det har inte kommit fram några omständigheter under den översiktliga granskningen som tyder på RIKS REVI SIO NEN NYBROGATA N STOCKHOLM I KSREVISIONEN.SE ~ RIKSREVISIONEN

34 REVISORS RAPPORT (I ENLIGHET MED TRANSPAR ENSLAGEN) 2 DNR: REGERINGEN UTB I LON I NGSDEPARTEM ENTET STOCKHOLM BESLUT: a tt mynd igheten inte fullgjort sin skyldighet i e nlighet med transparenslagen. Ansvarig revisor Claes Backman har beslutat i detta ärende. Uppdragsledare Maria Kling har varit föredragande. ~ Claes Backman Kopia för kännedom: Umeå 1111il ersitet RIKSREVISIO N EN NYBROGATAN STOCKHOLM I WWW. RIKSREV ISIO N EN.SE ~ RIKSREVISIONEN

35 Bilaga p 27

36 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Beslut Datum Dnr FS Sid 1 (1) Årsredovisningar 2013 för anknutna stiftelser Föredragande Per Ragnarsson Bakgrund Umeå universitet har år 2013 totalt 37 anknutna stiftelser. Under år 2013 har Görel Bohlins stiftelse avvecklats, inga nya stiftelser har tillkommit. Universitetsstyrelsen har att fastställa årsredovisning för samtliga dessa stiftelser. Eftersom detta är ett omfattande material bifogas en sammanställning över stiftelsernas resultat (bilaga 1) samt förvaltningsberättelserna. Analys och motivering Under år 2013 har stiftelserna delat ut totalt 44,3 mnkr (År 2012: 11,0 mnkr). Differensen mellan 2013 och 2012 beror främst på att redovisning av Baltics donationsstiftelse justerats (+32,1 mnkr). Årets resultat för anknutna stiftelser är ett överskott med 18,2 mnkr (År 2012: +10,5 mnkr). Under året har de två insamlingsstiftelserna erhållit bidrag med totalt 4,8 mnkr (År 2012: 5,8 mnkr), insamlat belopp år 2012 var väldigt högt jämfört med övriga år under en femårsperiod. Universitetets kostnader för förvaltning, revision m.m. uppgick till 200 tkr vilket fördelats på samtliga stiftelser. Resultatet för kapitalförvaltningen år 2013 är ett resultat (performance) med +12,6 procent (År 2012: +7,3 procent) för de stiftelser som förvaltas av universitetets upphandlade kapitalförvaltare Den Norske Bank förutom Baltics donationsstiftelse där resultatet är +9,4 procent (År 2012: +6,7 procent). Orsaken till att resultatet är lägre för Baltics donationsstiftelse är att aktieandelen är lägre i denna stiftelse utifrån beslut i budgetkommittén samt efter avstämning med donator. Resultatet för kapitalförvaltningen år 2013 för Handelsbanken (som bl.a. förvaltar Handelshögskolefonden) är +12,5 procent (År 2012: +7,9 procent), aktieandelen är för dessa stiftelser lika stor som samtliga stiftelser (exkl. Baltics donationsstiftelse). 29 av stiftelsernas årsredovisningar och bokföring samt förvaltarens förvaltning för 2013 har granskats av auktoriserade revisorn Urban Andersson, Öhrlings PricewaterhouseCoopers revisionsbyrå. Samtliga har erhållit följande uttalande: Enligt min uppfattning har årsredovisningen upprättats i enlighet med årsredovisningslagen och ger en i alla väsentliga avseende rättvisande bild av stiftelsens finansiella ställning per den 31 december 2013 och av dess finansiella resultat för året enligt årsredovisningslagen. Grant Thornton har granskat åtta stiftelser och anger följande uttalande för dessa: Enligt min uppfattning har årsredovisningen för år 2013 upprättats i enlighet med årsredovisningslagen och ger en i alla väsentliga avseenden rättvisande bild av stiftelsens finansiella ställning per den 31 december 2013 och av dess finansiella resultat för året enligt årsredovisningslagen. Universitetsstyrelsens beslut Styrelsens ledamöter fastställer samt undertecknar årsredovisningar 2013 för de till universitetet anknutna stiftelserna enligt bifogad sammanställning. Expediering Per Ragnarsson, Planeringsenheten Christina Adolfsson, Ekonomienheten Pia Lundin, Ekonomienheten

37 Sammanställning av stiftelsernas årsredovisningar (tkr) per Bilaga 1 Resultat Resultat Utdelat Bokfört Stiftelse 2013 föreg år 2013 värde 2013 Förvaltare 1. Ebba Andersson-Cedergr DNB 2. Arnerska fonden DNB 3. Björkmans fond DNB 4. Olofssons stipendiefond DNB 5. Bränholms minnesfond fösp DNB 6. Bäckströms fond DNB 7. Callemans fond DNB 8. Cedergrens fond seb 9. Dannborgs minnesfond DNB 10. Detlofs stiftelse shb * 11. Ehrengrens fond DNB 12. Fromms fond DNB 13. Gustafssons fond shb 14. Handelshögskolefonden shb 15. KO Hanssons fond DNB 16. Henrikssons stiftelse shb 17. Medicinska fo fonden DNB 18. JC Kempes minnes I DNB 19. JC Kempes minnes II DNB 20. Konstnärsstiftelsen seb 21. Lindbäcks fond DNB 22. PG Lundgrens DNB 23. O Petterssons stiftelse DNB 24. Ragnbergs minne DNB 25. Sandströms fo.fond DNB 26. Silvanders stiftelse DNB 27. Skandinaviska policystudier shb 28. Skoglunds internationella fo DNB 29. Strokeforskning i Norrland DNB 30. Suttners stipendiefond DNB 31. Thureus fond DNB 32. Warfvinges resestip seb 33. Wiltons fond DNB 34. Winblads minnesfond DNB 35. Folkskoleseminariets minnesf DNB 36. Baltics donationsstiftelse DNB 37. NIR forskningsstiftelse DNB SUMMA Jfr år

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75 Bilaga p 28 A

76 UMEÅ UNIVERSITET Universitetsstyrelsen Beslut Datum Dnr FS Sid 1 (1) Årsredovisning 2013 för Stiftelsen Studenthälsan samt utseende av revisorer år 2014 Föredragande Per Ragnarsson Bakgrund Stadgarna för Stiftelsen Studenthälsan (org.nr ) anger följande: "För granskning av styrelsens förvaltning och stiftelsens räkenskaper utser styrelsen för Umeå universitet två revisorer jämte två suppleanter. /.../ En av de ordinarie revisorerna och suppleanten för denne skall vara auktoriserad revisor. /.../ Revisorerna skall till styrelsen för Umeå universitet avge revisionsberättelse inom en månad efter det att de enligt 11 mottagit styrelsens verksamhetsberättelse och föregående års räkenskaper. Av revisionsberättelsen skall framgå om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna tillstyrks. Senast under mars månad skall styrelsen hålla årssammanträde varvid verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning slutligt godkännes. Dessa handlingar skall under mars månad avges till styrelsen för Umeå universitet för godkännande av verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning och beslut i frågan om ansvarsfrihet för stiftelsens styrelse och verkställande tjänsteman./.../". Analys och motivering Stiftelsen Studenthälsan har lämnat verksamhetsberättelse samt balans- och resultaträkning för verksamhetsåret 2013 inklusive styrelsens protokoll (se bilaga). De revisorer som universitetsstyrelsen utsåg för år 2013 har lämnat en revisionsberättelse (se bilaga). Mot bakgrund av detta föreslås att universitetsstyrelsen godkänner verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning samt medger stiftelsens styrelse och ansvarig tjänsteman ansvarsfrihet. Universitetsstyrelsen föreslås till revisorer för verksamhetsåret 2014 utse Patric Birgersson och Malin Blom. Universitetsstyrelsen föreslås till revisorssuppleanter för verksamhetsåret 2014 utse Stefan Lindahl respektive Jonas Wiberg. Samtliga är auktoriserade revisorer samt är anställda av Ernest & Young AB. Universitetsstyrelsens beslut Universitetsstyrelsen beslutar att godkänna Stiftelsen Studenthälsans verksamhetsberättelse, resultaträkning och balansräkning för år 2013, medge ansvarsfrihet för Stiftelsen Studenthälsans styrelse och verkställande tjänsteman år 2013, till revisorer för verksamhetsåret 2014 utse Patric Birgersson och Malin Blom, som revisorssuppleant för Patric Birgersson utse Stefan Lindahl samt att som revisorsuppleant för Malin Blom utse Jonas Wiberg. Expediering Per Ragnarsson, t.f. universitetsdirektör Peder Tjäderborn, Studentcentrum Johan Liedholm, Stiftelsen Studenthälsan Malin Blom, Ernest & Young AB

77 Bilaga p 28 B

78 I STIFTELSEN STUDEN1HÄLSAN I UMEÅ Organisationsnummer ~mng För räkenskapsåret

79 FÖRVAL TNINGSBERÄTTELSE Styrelsen för Stiftelsen Studenthälsan i Umeå avger härmed årsredovisning för stiftelsens förvaltning under räkenskapsåret Stiftelsens är en avkastningsstiftelse vars ändamål är att för studerande vid universitet och högskolor i Umeå fortvarande främja sjuk- och hälsovård, genom utbetalning av kontanta bidrag ur stiftelsens avkastning till fysisk eller juridisk person för genomförande av somatiska, psykosociala och profylaktiska insatser. Stiftelsen har under räkenskapsåret främjat sitt ändamål genom beviljande av projektbidrag uppgående till kr. HÄNDELSER UNDER ÅRET År 2013 var stiftelsens åttonde år som avkastningsstiftelse. I och med att stiftelsens verksamhet övenogs av Umeå universitets 2004 genomfördes en ombildning av stiftelsen 2005 som mynnade ut i att organisationen övergick från att vara en verksamhetsstiftelse till att bli en avkastningsstiftelse. År 2006 genomdrevs ett omfattande uppbyggnadsarbete av stiftelsens nya organisation, där rutiner och riktlinjer för verksamheten arbetades fram STYRELSENS SAMMANSÄTTNING UNDER 2013 Stiftelsens ledamöter och suppleanter utses av studentkårerna vid Umeå universitet samt Skogshögskolans studentkår. Styrelsens sammansättning sedan har varit som följer: ()rdinarieledamöter Johan Liedholm Eric Sjödin William Hansson Viktor Flodin James I-Iilton Christian Johansson Bore Sköld Cecilia Wagenius Emilie Björn Vakant ordförande ledamot ledamot ledamot vice ordf ledamot ledamot ledamot ledamot vakant Umeå naturvetar- & teknologkår Umeå naturvetar- & teknologkår Umeå medicinska studentkår ( -4/ ) Umeå medicinska studentkår (4/12-13-) Umeå medicinska studentkår (-4/ ) Umeå medicinska studentkår (4/12-13-) Umeå studentkår (- 5/6 2013) Umeå studentkår ( 5/ ) Umeå studentkår ( 5/ ) Skogshögskolans studentkår Suppleanter: Andreas Wtlemoll Inge Breed Andreas Sandström Nils Gustafsson Umeå Studentkår Umeå Studentkår Umeå naturvetar- & teknologkår Umeå medicinska studentkår Enligt stiftelsens urkund äger Västerbottens läns landsting (VLL), Umeå universitet (UmU) och Sveriges Lantbruk.suniversitet (SLU) rätt att adjungera var sin representant till stiftelsens styrelse. Ingen adjungerad representant har funnits under räkenskapsåret. Stiftelsens styrelse har under 2013 hållit fem (5) sammanträden, inkl. årssammanträdet. För styrelsens räkning, Umeå, mars 2014 Johan Liedholm C>rdfåra;~ Stiftelsen Studenthälsan i Umeås årsredovisning 2012

80 RESULTATRÄKNING (BELOPP I KR) STIFTELSENS INTÄKIBR Ränteintäkter Fondutdelning_ Ovriga intäkter Summa intäkter Not STIFIBLSENS KOSlNADER Personalkostnader Ovri g_a externa kostnader Summa kostnader J RÖRELSERESULTAT Nedskrivning/återföring av nedskrivning av finansiella arli:i(>"-nim-still g_ång_ar I RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER Skatt~ årets resultat Ovriga skatter AJlETS RESULTAT J J Stiftelsen Studenthälsan i Umeås åtsredovisning 2012

81 BALANSRÄKNING (BELOPP I KR) TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Not FINANSIEllA ANLÄGGNINGSTillGÅNGAR Långfristiga värdepappersinnehav SUMMA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR KASSA OCH BANK SUMMA OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL orn SKULDER EGET KAPITAL BUNDET EGET KAPITAL Stiftelsekapital FRITT EGET KAPITAL Projektfond Beviljade anslag Balanserade medel Arets resultat SUMMA EGET KAPITAL SKULDER KORTFRISTIGA SKULDER Skaueskulder Beslutade, ej utbetalda bidrag Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter SUMMA SKULDER SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER POSTER INOM LINJEN Ställda säkerheter Ansvarsförbindelser In g_a In~ In_g?- Tn~ (J ro, Stiftelsen Studenthälsan i Umeås årsredovisning 2012

82 NOTER MED REDOVISNINGSPRINCIPER OCH BOKSLUTSKOMMENTARER (BELOPP I KR OM INGET ANNAT ANGES) REDOVISNINGS- OCH BOKSLUTSPRINCIPER Årsredovisningen är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen och bokf öringsnärnndens allmänna råd. Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaff ningsvärde om inget annat anges nedan. Beslutade ej utbetalade anslag redovisas som kortfristiga skulder. Fordringar har efter individuell värdering upptagits till belopp varmed de beräknas inflyta. Intäkter redovisas till det verkliga värdet av vad som erhållits eller kommer att erhållas. Beviljade anslag redovisas direkt mot fritt eget kapital. Anslagen redovisas som en skuld vid bokslutstillfället. Som avsättning redovisas anslag som beviljats för, men som är osäkert till belopp eller tidpunkt. Som ansvarsförbindelse redovisas anslag som utgörs av en avsiktsförklaring. NOT 1 PERSONALKOSTNADER LÖNER orn ANDRA ERSÄTININGAR ~~elsen 0 0 Ovriga anställda 0 0 SUMMA 0 0 NOT 2 LÅNGFRISTIGA VÄRDEPAPPERSINNEHAV Bokfört värde Börsvärde Noterade aktier och andra andelar, anläggningstillgångar };2 if' Stiftelsen Studenthälsan i Umeås årsredovisning

83 NOT 3 EGET KAPITAL Belopp vid årets början Överföring föregående års resultat Beviljade anslag under året Återbetalda anslag under året Arets resultat BELOPP VID ÅRETS UTGÅNG Stiftelse- Projekt- Beviljade Balanserad Årets Totalt kapital fond anslag vinst resultat Umeå den Il! / ~ - ~ --~ J oifan Liedholm Ordförande., f Y Cecilia Wagenius c_-,.-- - I ~ Erik Sjödifl -- 11; ~ /{)~F- ~ Malin Westerberg Blom Auktoriserad reds ar J Stiftelsen Studenthälsan i Umeås årsredovisning 2012

84 EY Building a better working world ' Revisionsberättelse Till styrelsen i Stiftelsen Studenthälsan, arg.nr Rapport om årsredovisningen Vi har utfört en revision av årsredovisningen för St iftelsen Studenthälsan för år Styrelsens ansvar för årsredovisninqen Det är styrelsen som har ansvaret för att upprätta en årsredovisning som ger en rättvisande bild enligt årsredovisningslagen och för den interna kontroll som styrelsen bedömer är nödvändig för att upprätta en årsredovisning som inte innehåller väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel. Revisorns ansvar Vårt ansvar är att uttala oss om årsredovisningen på grundval av vår revision. Vi har utfört revisionen enligt lnternational Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige. Dessa standarder kräver att vi följer yrkesetiska krav samt planerar och utför revisionen för att uppnå rimlig säkerhet att årsredovisningen inte innehåller väsentliga felaktigheter. En revision innefattar att genom olika åtgärder inhämta revisionsbevis om belopp och annan information i årsredovisningen. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna för väsentliga felaktigheter i årsredovisningen, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel. Vid denna riskbedömn ing beaktar revisorn de delar av den interna kontrollen som är relevanta för hur stiftelsen upprättar årsredovisningen för Rapport om andra krav enligt lagar och andra författningar Utöver vår revision av årsredovisningen har vi även utfört en rev1s1on av styrelsens förvaltning av Stiftelsen Studenthälsan för år Styrelsens ansvar Det är styrelsen som har ansvaret för förvaltningen enligt stiftelselagen och stiftelseförordnandet. Revisorns ansvar Vårt ansvar är att med rimlig säkerhet uttala oss om förvaltningen på grundval av vår revision. Vi har utfört revisionen en ligt god revisionssed i Sverige. Som underlag för vårt uttalande om förvaltningen har vi utöver vår revision av årsredovisningen granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i stiftelsen för att kunna bedöma om någon styrelseledamot är ersättningsskyldig mot stiftelsen eller om det finns skäl för entledigande. Vi har även granskat om någon styrelseledamot på annat sätt har handlat i strid med stiftelselagen, stiftelseförordnandet eller årsredovisningslagen. Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för vårt uttalande. Uttalande Enligt vår uppfattning har styrelseledamöterna inte handlat att ge en rättvisande bild i syfte att utforma gransknings- i strid med stiftelselagen, stiftelseförordnandet eller åtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omstän- årsredov sningsla en. digheterna, men inte i syfte att göra ett uttalande om ~ effektiviteten i stiftelsens interna kontroll. En revision ( lume ~ innefattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i de redovisningsprinciper som har använts och av rimligheten i styrelsens uppskattningar i redovisningen, liksom en utvärdering av den övergripande presentationen i årsredovisningen. Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för vårt uttalande. Uttalande Enligt vår uppfattning har årsredovisningen upprättats i en lighet med årsredovisningslagen och ger en i alla väsentliga avseenden rättvisande bild av stiftelsens finansiella ställning per den 31 december 2013 och av dess finansiella resultat för året enligt årsredovisningslagen. ~~## 1;f»Z Auktoriserad revisor uvc. ; A member firm of Ernst & Young Global Limited

85 Bilaga p 29

86 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Löpande internkontroll Föredragande Eva Blomquist Bakgrund Internrevisionen har universitetsstyrelsens uppdrag att årligen granska efterlevnaden av lagar och regler. Uppdraget avser såväl ledningen, förvaltningen, institutioner som enheter. Rapporten avser uppföljning av tidigare granskning av institutionen för Humlab samt granskningar avseende enheten Idrottsmedicin samt Lokalförsörjningens uppdrag såsom hyresförmedlare av forskarlägenheter vid Lars Färgares Gård. Analys och motivering Vi kan konstatera ett antal avsteg från gällande regelverk. Delrapporterna har överlämnats till respektive närmast högre ansvarig chef för åtgärder. Internrevisionen kommer att, under året, följa vidtagna åtgärder. Universitetsstyrelsens beslut Att notera informationen från internrevisionen. Att till rektor överlämna internrevisionens förslag att utarbeta instruktion för intern uthyrning av gästbostäder vid Lars Färgares Gård. Beslutsunderlag Revisionsrapport Löpande internkontroll Expediering Rektor Lena Gustafsson T f Universitetsdirektör Per Ragnarsson Dekanerna

87 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Humlab Vid universitetsstyrelsens sammanträde i december 2013 redovisades granskning av den interna kontrollen vid institutionen Humlab inom den humanistiska fakulteten. Styrelsen gav internrevisionen i uppdrag att återkomma med en uppföljande rapport i början av Internrevisionens sammanfattande bedömning var att hanteringen av administrativa arbetsuppgifter hade vissa brister, men i och med anställning av administrativ chef finns goda förutsättning för en betryggande intern kontroll. Vid möte i februari 2014 med styrelsen för Humlab behandlades revisionsrapporten i sin helhet. Internrevisionen kommer även fortsättningsvis att följa institutionens arbete avseende regelefterlevnad. Uppföljning/iakttagelser Samverkansgrupp I det lokala kollektivavtalet framgår att Humlab ingår i fakultetens samverkansgrupp. Samtliga arbetsenheter ska genomföra regelbundna arbetsplatsträffar som bland annat ska diskutera frågor som i ett senare skede behandlas i lokal samverkansgrupp. Vi kan konstatera att Humlab från och med hösten 2013 har haft två arbetsplatsträffar samt inplanerat ytterligare träff i december. Styrelsen för Humlab har givit föreståndaren i uppdrag att presentera en plan vid nästa möte (fredag 16 maj) för en väl genomtänkt och praktiskt väl fungerande samverkansordning vid enheten. Delegationsordning Humlab har inrättat en tjänst som administrativ chef. Tjänsten innebär ansvar för bland annat ekonomi och personalfrågor. För närvarande saknas beslut om vem i organisationen som har att betalattestera föreståndarens beställningar/inköp av varor och tjänster. Fastställ snarast delegationsordning med tydliggörande av ansvar och befogenheter för föreståndaren respektive administrativ chef beträffande ekonomi och personal. 2

88 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Föreståndaren har i delegationsordning uppdragit åt administrativ chef att bevilja personalen vid Humlab ledigheter. I beställningsordning finns även delegerat beställning av möbler och inredning samt övriga personalnära kostnader. Även övrig personal har erhållit delegation på beställning av vissa varor och tjänster. I besluts- och delegationsordningen anges vidare att föreståndarens reseräkningar godkänns av dekanus samt kostnader som avser resor, representation, inköp av utrustning och telefonkostnader betalattesteras av dekanus. Internrevisionens uppfattning är att delegationsordningen är mycket begränsad. Syftet med funktion som administrativ chef är att avlasta föreståndaren löpande administration för att kunna ägna mer tid åt det strategiska ledarskapet. Beställningsordning och anläggningsregister Beställningsordning ska fastställas vid varje institution och enhet vilket saknas vid Humlab. Statliga myndigheter ska upprätta och föra register över anläggningstillgångar. Både riksrevisionen och internrevisionen har funnit brister i registren. Förbättra inköpsprocessen samt efterlevnad av regler för inventarieredovisning. Ärendet kommer att behandlas av Humlabs styrelse vid nästa sammanträde. Viss utrustning saknas. Den typ av utrustning som saknas betraktas som stöldbegärliga av Umu t ex laptop och widescreen. Vi förutsätter ytterligare utredning om var denna utrustning finns. För att förebygga stöld, sabotage och intrång ska alla anställda tillse att låsanordningar fungerar och att dörrar är låsta när så ska vara. Vi hänvisar till Umu:s rutiner vid misstanke om stöld. Regler för arbetsenheter Humanistiska fakulteten har, enligt universitetsstyrelsens fastlagda regler för arbetsenheter, ansvar för att Humlab:s verksamhet och ekonomi följs upp. Beslut om resurser fattas av nämnden. Fakultetsnämnden har också beslutat att styrelsen för Humlab ska besluta om den egna investeringsplanen som ska upprättas två gånger per år. Vi kan inte finna att styrelsen för Humlab fattat beslut om investeringar under senare år. Vi rekommenderar att investeringsplanen samt dess uppföljning fortsättningsvis delges fakultetsnämnden. Vid styrelsens sammanträde i februari 2014 godkändes årets investeringsplan. Investerings- 3

89 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr planen kommer enligt styrelsebeslut att framledes beslutas och följas upp i styrelsen. Bisysslor Enligt Umu:s regelverk ska alla bisysslor redovisas och bedömas av närmast högre chef utifrån kriterierna om förtroendeskadligt, konkurrerande och arbetshindrande. Uppgift om eventuell bisyssla ska redovisas årligen före mars månads utgång. Om förhållandena ändras under året ska detta på den anställdes eget initiativ redovisas löpande och skyndsamt lämnas till dekan. Föreståndaren har, enligt bolagsverkets näringslivsregister, uppdrag i företag. Preliminär information har delgivits dekan. Samtliga uppdrag ska anmälas och godkännas som bisyssla på fastlagd blankett. I styrelsens protokoll framgår att aktuell status för bolagsengagemang har redovisats. 4

90 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Idrottsmedicin Sammanfattande bedömning I granskningen av idrottsmedicin har vi funnit avsteg från gällande regler. Ett avsteg avser affärstransaktioner mellan idrottsmedicin och företag där anställda inom idrottsmedicin har ägarintressen. Två sådana företag har levererat tjänster och varor till idrottsmedicin utan att undantag från universitetets regelverk beviljats av universitetsdirektören. Vi förutsätter därför att den här typen av affärstransaktioner omedelbart upphör. Avstegen har kommunicerats med prefekt och enhetschef. Internrevisionen kommer att göra en uppföljning i maj 2014 och avsikten är att följa upp hur iakttagna brister har åtgärdats. En avrapportering av uppföljningen till universitetsstyrelsen kan genomföras i juni Allmänt Idrottsmedicin är en av sju enheter inom institutionen för kirurgisk och preoperativ vetenskap. Institutionens prefekt är Börje Ljungberg och enhetschef för idrottsmedicin är Christer Malm. Redovisningskontroller Prefekten ansvarar för att institutionen följer universitetets interna ekonomiadministrativa bestämmelser. Erforderliga kontroller ska finnas inbyggda i institutionens organisation och rutiner. Vi har granskat leverantörsfakturor för åren 2012 och Följande områden har varit föremål för kontroller: Attestregler Upphandling och inköp Momsbefriad och momspliktig utbildning Resor, kurser, konferenser och utlägg Representation Formella krav på leverantörsfakturor Affärstransaktioner med företag där anställda har ägarintressen Kundfordringar och leverantörsskulder 5

91 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Attestregler Attest av fakturor innebär ett intygande av att varor är mottagna och att tjänster är utförda samt att utgiften ligger inom ramen för universitetets verksamhet. En betalningsattest innebär ett godkännande av att utgiften ryms inom ramen för institutionens verksamhet, att medlen används enligt gällande regler samt ett godkännande av att en faktura betalas. Prefekten eller enhetschefen får inte besluta i ärenden som avser honom/henne eller närstående personer. I sådana fall ska utbetalningen attesteras av närmaste chef. Iakttagelser Granskningen visar att enhetschefen vid idrottsmedicin har attesterat fakturor som avser egna resor och inköp. Upphandling och inköp Anställda vid Umeå universitet är skyldiga att följa lagen om offentlig upphandling och befintliga ramavtal ska utnyttjas. Gällande avtal finns på upphandlingsenhetens hemsida. Där ramavtal saknas kan direktupphandling tillämpas upp till kronor per år för en produkt eller tjänst. Beloppet avser universitetets samlade inköp för den aktuella produkten eller tjänsten. Iakttagelser Granskningen visar att varor vid några tillfällen har köpts från leverantörer vid sidan av gällande ramavtal. Momsbefriad utbildning Vissa utbildningar som universitetet köper externt är momspliktiga medan andra momsbefriade. När universitetet ansvarar för utbildningen, det vill säga för arbetsledning och innehåll i utbildningen, ska företaget som levererar utbildningen debitera moms. Om universitetet däremot har gett företagen i uppdrag att genomföra en kurs eller en del av en kurs i enlighet med studieplan och det inhyrda företaget ansvarar för utbildningen ska fakturan från företaget inte påföras moms. Iakttagelser Granskningen visar att den moms som betalats för externt köpt utbildning som är korrekt redovisad. Resor, kurser och konferenser Tjänsteresa/förrättning ska planeras i god tid och till rimlig kostnad och vara godkänd i förväg av prefekt eller enhetschef. Prefekten respektive dekanen ansvarar för att informera om gällande bestämmelser, tillse att kostnaderna står i rimlig proportion till nyttan samt att följa upp att reglerna efterlevs. 6

92 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Vid en studie- eller konferensresa krävs ett detaljerat program. Av programmet ska bl a framgå hur varje enskild studie- eller konferensdag ser ut, t ex i form av föreläsningar, grupparbeten, studiebesök, etc. Av programmet ska det också framgå vilka utflykter, nöjen och andra arrangemang som planerats. Iakttagelser Vid ett par tillfällen har medarbetare själva bokat flygresor och hotell. Bokning av resor och hotell ska i första hand göras via universitetets resebyrå. Vid en bokning av flygresa framgår beställarens privata medlemsnummer. Bokningar ska inte göras med egna bonuskort. För ett antal utlandsresor under åren 2012 och 2013 har reseräkningar inte lämnats in och dessutom saknas noteringar i fakturasystemet om resornas syfte. Det är därför inte möjligt att i efterhand på ett enkelt sätt granska dessa resor. Vår bedömning är att bristen försämrar institutionens förutsättningar för en fungerande intern kontroll. Privata utlägg Huvudregeln är att universitetet faktureras för gjorda inköp. Endast i undantagsfall bör anställda vid universitetet använda sig av möjligheten att göra privata utlägg. Iakttagelser Vid ett par tillfällen har inköp gjorts genom privata utlägg. Inköpen är dessutom gjorda hos leverantörer där universitetet saknar ramavtal. Representation Intern och extern representation är ett uttryck för uppskattning och gästfrihet som universitetet mottar från eller visar utomstående kontakter och sina anställda. Syftet med den externa representationen är i regel att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten. Uppgifter om ändamål, deltagare samt vilken organisation deltagarna företräder ska framgå av betalningsunderlaget. Iakttagelser Uppgifter om vilken organisation deltagarna representerar saknas i några betalningsunderlag och ändamålet med representationen har inte regelmässigt angivits. Vid ett tillfälle har en medarbetare i sin reseräkning angivit att måltider har betalats med privata medel. Samtidigt har medarbetaren vid samma tillfälle erhållit ersättning för representation från universitetet. 7

93 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Formella krav på leverantörsfakturor Med faktura avses ett dokument i pappersform eller elektronisk form. Fakturor ska bl a innehålla datum för utfärdande, datum för när varor köptes eller tjänster utfördes, leverantörens namn och adress, varornas och tjänsternas omfattning och art, den moms som ska betalas samt säljarens momsregistreringsnummer. Om ett företag tillhandahåller tjänster är det lämpligt att säljarens nummer på F-skattsedel framgår av fakturan. Fakturamottagare ska alltid vara Umeå universitet. Iakttagelser En faktura saknar specifikation av varornas eller tjänsternas omfattning och art. Av fakturatexten framgår endast att det rör sig om en ersättning enligt överenskommelse. Affärstransaktioner med företag där anställda har ägarintressen En anställd som har bisysslor ska hålla dessa klart skilda från universitetets verksamhet och en bisyssla ska normalt inte föranleda affärstransaktioner mellan universitetet och en arbetstagare och dennes företag. Om sådana transaktioner på grund av särskilda skäl ändå ska äga rum ska de undantagslöst godkännas av universitetsdirektören. Iakttagelser Två företag där anställda inom idrottsmedicin är engagerade har fakturerat Umeå universitet, enheten för idrottsmedicin, för varor och tjänster. Ett av företagen har fakturerat totalt kronor under år Enligt fakturorna avser det fakturerade beloppen lönemedel för ett forskningsprojekt. Enligt andra uppgifter som lämnats till internrevisionen avser de fakturerade beloppen uppdragsersättning för viss utbildning. Det finns således olika beskrivningar av vad de aktuella fakturorna avser. Ytterligare ett företag där en anställd har ägarintressen har fakturerat totalt kronor under åren 2012 och De fakturerade beloppen avser arbetskläder, tryck och representationsmateriel. Något godkännande av de ovan beskrivna affärstransaktionerna har inte lämnats av universitetsdirektören och de genomförda transaktionerna strider därför mot universitetets regelverk. Kundfordringar och leverantörsskulder Enheten för idrottsmedicin har inga kundfordringar och leverantörsskulder. Övrigt En student har utan att redovisa underlag erhållit ersättning med kronor för material i samband med uppsatsskrivning. Ersättningar som inte kan styrkas med kvitton eller andra 8

94 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr underlag ska normalt inte utbetalas. Den här typen av ersättningar ska betraktas som lön och beskattas. Stiftelsen Lars Färgares gård Vi har närmare granskat förvaltningens enhet lokalförsörjningen och dess uppdrag att administrera uthyrning av lägenheter inom stiftelsen Lars Färgares Gård. Granskning av årsredovisning och efterlevnad av stadgar åvilar extern revisor. Stiftelsen Lars Färgares Gård står dessutom under tillsyn av länsstyrelsen i Norrbotten. En stiftelse bildas genom att egendom avskiljs för att varaktigt förvaltas som en självständig förmögenhet för ett bestämt ändamål. Stiftelsen Lars Färgares Gård har till ändamål att främja forskning och undervisning vid Umeå universitet. Detta ska uppnås genom att på gynnsamma villkor, mot hyra, bereda bostad i Lars Färgares Gård i Umeå åt forskare, företrädesvis utländska, som vistas vid universitetet i Umeå under begränsad tid för att meddela undervisning eller forskning. I stadgarna för stiftelsen, fastställda av universitetsstyrelsen, anges att styrelsen för stiftelsen ska bestå av tre ledamöter; rektor, förvaltningschef samt ytterligare en ledamot som utses gemensamt av rektor och förvaltningschef. Det åligger dessutom stiftelsens styrelse att anställa för stiftelsens verksamhet erforderlig personal samt att fastställa instruktioner och arvode för denne. Ändringar av stadgarna beslutas av universitetsstyrelsen. Universitetsstyrelsen har att årligen utse en revisor jämte en revisorssuppleant att närmare granska räkenskaperna. Universitetsstyrelsen har, i december 2013, delegerat uppdraget till rektor. Om inte revisorn framställer någon anmärkning anses ansvarsfrihet vara beviljad och universitetsstyrelsen behöver inte fatta beslut i ärendet. Enligt stiftelselagen ska en stiftelsestyrelse svara för att stadgarna efterlevs. Över styrelsens beslut ska föras protokoll som ska undertecknas av protokollföraren samt ordföranden. Hyresavtal Lars Färgares Gård består av två byggnader med 38 lägenheter samt gemensam tvättstuga och miljörum. Lägenheternas storlek varierar från ettor med pentry till treor med kök. Samtliga lägenheter är fullt möblerade och utrustade, inklusive sänglinne och handdukar. Hyresvärden (Stiftelsen) upplåter till hyresgästen (Umeå universitet) att nyttja lägenheterna för korttidsuthyrning som bostäder till forskare och lärare på besök och tillfällig tjänstgöring vid Umeå universitet. Umu blockförhyr samtliga lägenheter och erbjuder därefter institutioner och enheter att beställa/boka lägenheterna. Aktuellt hyresavtal avser tiden Hyresavtalet är undertecknat av rektor för Umu i egenskap av ordförande i stiftelsen såsom hyresvärd samt universitetsdirektören såsom hyresgäst. Ett tilläggsavtal avseende årshyra är undertecknat av rektor samt universitetsdirektör som hyresvärd samt av prorektor som hyresgäst. 9

95 Internrevisionen Eva Blomquist Mats Bylund Revisionsrapport Dnr Årsredovisning 2013 I årsredovisningens förvaltningsberättelse framgår att stiftelsen bereder tillfälliga bostäder åt svenska och utländska gästforskare. Uthyrningen av Lars Färgares gård sker via Umu där beläggningsgraden varit hög men åtgärder måste vidtas för att öka intäkterna och minska kostnaderna. Bokningsrutiner Fastställd instruktion för bokning av lägenhet saknas. Enligt muntlig information bokar respektive institution lägenhet under kortare eller längre tid för gästforskare/gästlärare via mail till handläggare på lokalförsörjningen. Lokalförsörjningen upprättar bokningsbekräftelse och noterar namn på beställare och hyresgäst (i den mån detta anges från beställaren) samt hyrestid. Regelrätta hyreskontrakt saknas. Iakttagelser Universitetsstyrelsen fastställde stadgar för stiftelsen 1 oktober Dessa stadgar reviderades genom fusion med Stiftelsen Aula Nordica 8 juni Stiftelsens styrelse ansvarar för att stadgarna efterlevs. Vi saknar heltäckande rutinbeskrivning för uthyrning av lägenheter samt regler för disposition av och ansvar för lägenheterna. Förslag till åtgärder! Att rutinbeskrivning/instruktion för intern uthyrning av gästbostäder inom Umeå universitet utarbetas. 10

96 Bilaga p 30

97 Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum Dnr F.S Sid 1 (35) Uppföljning av användning av medel ur styrelsens strategiska resurs, disposition samt övriga satsningar år 2013 Föredragande T.f. universitetsdirektör Per Ragnarsson Bakgrund Universitetsstyrelsen har beslutat att årlig uppföljning ska göras över medel som beviljats från styrelsens strategiska resurs och styrelsens disposition/riktade satsningar. Planeringsenheten har följt upp samtliga projekt som beviljats medel från styrelsens strategiska resurs under 2013 (vilket även innefattar flera projekt som beviljats medel före 2013), samt projekt som avslutades Uppföljningen avser resursanvändningen och vad eventuella ekonomiska avvikelser beror på. Analys samt utvärdering av projektens verksamhetsresultat ingår inte i denna uppföljning. Eftersom universitetsstyrelsen i budget även fördelat medel till Konstnärligt campus, kvinnliga professorsmeriteringsbidrag, karriärbidrag, samt till starka forskningsmiljöer, ingår även dessa i uppföljningen. Detta i syfte att ge en helhetsbild av universitetsstyrelsens beslutade forskningssatsningar. Analys och motivering Uppföljning styrelsens strategiska resurs Av de 24 projekt som erhållit medel från styrelsens strategiska resurs för åren samt projekt avslutade vid utgången av 2012, är 19 grönmarkerade och 5 gulmarkerade. För att ett projekt ska bedömas fortskrida enligt tidsplan (bedömas som grönt) så ska förbrukningen av tilldelade medel

98 Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum Dnr F.S Sid 2 (35) vara 100 procent för år , för år 2011 vara 70 procent av tilldelningen för året, för år procent av tilldelningen för året samt för 2013 så ska förbrukningen av tilldelade medel vara 20 procent. En rödmarkering av ett projekt innebär att förbrukningen av medel hittills varit för låg. Som orsak till detta anges att rekryteringar har dragit ut på tiden och projektstarten därför blivit fördröjd. Orsaken till att några projekt ser ut att klara målsättningen med vissa förseningar, är försenade rekryteringar som inneburit att medlen inte hunnit förbrukas enligt budget och därför flyttats över till efterföljande år. Ett annat skäl är att andra tilldelade medel förbrukats före de resurser som styrelsen beslutat om. Samtliga projekt uppger dock att de kommer att slutföras i enlighet med planerna, i vissa fall med viss tidsfördröjning. Planeringsenheten gör bedömningen att av de 24 uppföljda projekten bör 19 projekt kunna slutföras enligt tidsplan (gröna) och 5 projekt kan slutföras med vissa förseningar (gula). I bilaga 1 och 2 återfinns detaljerad information om beslutade medel och användningen av dessa. Observera att två projekt består av samt redovisas i flera olika delar i bilaga 1, detta gäller för projekten Medfinansiering av strategiska forskningsområden samt Trepartssamarbetet (Tromsö, Arkhangelsk och Umeå universitet). För åren är 180 mnkr beslutade, varav ca 145 mnkr är använda (för detaljerad information om resursanvändningen, se bilaga 2). Detta motsvarar 81 procent av de beslutade medlen. Sedan år 2009 har användningen ökat med 18 procentenheter. Jämfört med föregående år är ökningen 5 procentenheter år 2013.

99 Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum Dnr F.S Sid 3 (35) Uppföljning styrelsens disposition/riktade satsningar Universitetsstyrelsen beslutade om en riktad satsning på teknikvetenskaplig forskning. I april året därefter om en riktad satsning på interaktionsområdet preklinisk-klinisk medicin, beslut om en idrottssatsning i två delar i november 2012 samt beslut om en ekonomisatsning i april I nedanstående tabell framgår uppföljning av satsningarna för perioden fram t.o.m Beslut Intecknat utrymme Summa år Minimiförbrukning enligt tidsplan Använda medel per Uppföljning Använda medel i % av beslutade Använda medel i % till minimiförbrukning enligt tidsplan Teknikvetenskaplig satsning % 169% Preklinisk/klinisk medicinsk satsning % 92% Ekonomisatsning % 123% Idrottssatsning; Idrottshögskolan % 245% Idrottssatsning; Idrottsmedicin % 400% För att ett projekt ska bedömas fortskrida enligt tidsplan (bedömas som grönt) så ska förbrukningen av tilldelade medel vara 100 procent för år 2010, för år 2011 vara 70 procent av tilldelningen för året, för år procent av tilldelningen för året samt för 2013 så ska förbrukningen av tilldelade medel vara 20 procent. Samtliga satsningar utom ett projekt, som inte förbrukat tilldelade medel i tillräcklig utsträckning, bedöms kunna fullföljas i enlighet med ursprungliga planer. I bilaga 3 återfinns detaljerad information om beslutade medel och användningen av dessa. Uppföljning Konstnärligt campus Universitetsstyrelsen beslutade att bevilja totalt 27 mnkr, varav en 1 mnkr avser år 2014, till utveckling av Konstnärligt campus. Dessa medel är en del av den totala finansieringen till Konstnärligt campus som uppgår till 350 mnkr under åren och där Umeå universitet, Umeå kommun och Baltics donationsfond är finansiärer.

100 Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum Dnr F.S Sid 4 (35) Startbidrag Utrustning Hyressubvention Totalt (Arkitekthögskolan) (Multihall, Arkitekthögskolan (Arkitekt- och Konsthögskolan) och Bildmuséet/HumLab) Medel (mnkr) Beviljade 1,9 4,8 0,7 0,6 ˉ 3 ˉ ˉ 2,5 2,5 ˉ ˉ 4,1 3,8 2,1 26 Använda 1,9 4,8 0,7 0,6 ˉ 3 ˉ ˉ 2,5 0,5 ˉ ˉ 4,1 3,8 2,1 24 Kommentar och bedömning om status Startbidragen har finansierat uppstarten av Arkitekthögskolan då övriga medel ej täckt alla kostnader för administration Medlen är till fullo förbrukade och har använts till att reducera hyreskostnaden vid Arkitekthögskolan och och lärare. Konsthögskolan. Medlen 2009 har främst använts till uppbyggnad av ljuslabb på Arkitekthögskolan. I det använda beloppet ingår ej avskrivna anläggningstillgångar. Medlen 2012 och 2013 har använts till inköp av teknisk utrustning och inventarier på Bildmuséet resp. HumLab. Totalt finns det cirka 2 mnkr kvar att nyttja. ( 0,8 mnkr på Bildmuséet och 1,2 mnkr på HumLab). Av de beviljade medlen har cirka 92 % förbrukats per Förbrukningen löper enligt tidplan. I tabellen ovan redovisas förbrukningen t.o.m och vad medlen har använts till (beviljade medel avser både medel från styrelsens strategiska resurs (13 mnkr) och från myndighetskapitalet (13 mnkr). Bedömningen av den riktade satsningen vilken pågår fram till och med är att den kommer att fullföljas i enlighet med beslut. Uppföljning kvinnliga professorsmeriteringsbidrag Universitetsstyrelsen beslutade att avsätta medel till satsning på kvinnors professorsmeritering i syfte att öka antalet kvinnliga professorer vid Umeå universitet. Satsningen är ett led i universitetets jämställdhetsåtgärder. Omfattningen av satsningen är uppdelad i tre utlysningar; varav 4,25 mnkr/år är beslutat för år 2010, 6 mnkr för år 2011, respektive 3,25 mnkr för år 2013.

101 Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum Dnr F.S Sid 5 (35) Vid uppföljningen per uppgick summan använda medel till ca 4,1 mnkr för den första omgången av utdelade professorsmeriteringsbidrag (beviljade år 2010), vilket motsvarar 95 procent av totalt beslutade medel på 4,25 mnkr. Använda medel för den andra omgången (bidrag beviljade år 2011) är 4,8 mnkr vilket motsvarar 80 procent av beviljade medel som totalt uppgick till 6 mnkr beslutades det om att bevilja bidrag för en tredje omgång på motsvarande 3,25 miljoner kronor. Av dessa medel är 2,1 miljoner kronor förbrukade (65 procent). Totalt har 18 kvinnor erhållit bidrag från de tre omgångarna. 12 kvinnor har befordrats till professorer samtliga från de två första omgångarna. Uppföljning karriärbidrag I den första omgången av utdelade karriärbidrag, har totalt 71 karriärbidragstagare erhållit 2 mnkr vardera, d.v.s. totalt har 142 mnkr fördelats. I universitetets budget avser dessa 142 mnkr åren , men i många fall har överenskommelser slutits med berörda personer att användning av medel får ske under tre, fyra eller maximalt fem år, d.v.s. t.o.m. år I nedanstående figur framgår uppföljning av satsningarna för perioderna fram t.o.m , 2011-, respektive Användningen av projektmedel uppgår totalt till ca 138 mnkr t.o.m , vilket motsvarar 97 procent av totalt beslutade. Detta kan jämföras med 2012 då utbetalda medel uppgick till 94 procent. Bland fakulteterna är andelen använda medel relativt jämn. Högst andel har humanistiska- och medicinska fakulteterna (98 procent vardera) tätt följt av samhällsvetenskapliga- samt teknisk naturvetenskaplig fakulteterna som redovisar en förbrukning på 97 procent vardera. Under 2012

102 Universitetsstyrelsen Dokumenttyp BESLUT Datum Dnr F.S Sid 6 (35) genomfördes en uppföljning som bl.a. visade att karriärbidragstagarna var framgångsrika i att erhålla externa medel, samt även ökade sin andel av universitetets publikationer år 2011 jämfört med år I den andra omgången av utdelade karriärbidrag, har totalt 36 karriärbidragstagare erhållit 2 mnkr vardera, d.v.s. totalt har 72 mnkr fördelats. En första utbetalning i form av ett startkapital motsvarande 500 tkr gjordes och vid uppföljningen per uppgick den totala andelen använda projektmedel till 79 procent (57 mnkr) av totalt beviljade. Bland fakulteterna har medicinsk fakultet den högsta andelen använda medel (87 procent), medan samhällsvetenskaplig fakultet har den lägsta (73 procent).