HANDBOK Kommunens uppgifter vid valen 2010

Transkript

1 HANDBOK Kommunens uppgifter vid valen 2010

2 HANDBOK Kommunens uppgifter vid valen 2010

3 2 INNEHÅLL Innehåll Om den här boken...5 Bokens struktur Att hålla utkik efter i marginalen: Kompletterande material 1. Kalender Aktörer vid valet Valdatasystemet Om valdatasystemet 3.2 Åtkomst till valdatasystemet 3.3 Valkalendern 3.4 Länsstyrelsens kontroll 3.5 Kontaktuppgifter till valdatasystemet 4. Material Översikt över materialet 4.2 Kommunens eget material 4.3 Material som beställs från Valmyndigheten 4.4 Material som genereras ur valdatasystemet 4.5 Material som skrivs ut från Biblioteket i valdatasystemet 5. Information, dubblettröstkort och service Information till allmänheten 5.2 Röstkortet 5.3 Service för utlämning av dubblettröstkort 6. Förtidsröstning Översikt 6.2 Planera röstningslokaler 6.3 Öppettider 6.4 Arbetet i valdatasystemet med röstningslokaler 6.5 Förberedelser och support 6.6 Röstmottagare 6.7 Kommunala bud 6.8 Lantbrevbärare 7. Röstning i vallokal Valdistrikt

4 INNEHÅLL Planera vallokaler 7.3 Öppettider 7.4 Arbetet i valdatasystemet med vallokaler 7.5 Förberedelser och support 7.6 Röstmottagare 7.7 Röstlängd 7.8 Rättelse och tillägg i röstlängd 7.9 Vad händer på valnatten? 8. Hantering av förtidsröster m.m Översikt förtidsröster 8.2 Registrering mottagna förtidsröster 8.3 Hantering och registrering av utskick till vallokalerna 8.4 Förberedelser inför kommunens mottagning på valnatten 8.5 Hantering och registrering av returer från vallokalerna 9. Onsdagsräkning Vad händer vid onsdagsräkningen? 9.2 Planering av onsdagsräkning 9.3 Genomförande av onsdagsräkning 9.4 Registrering i valdatasystemet 9.5 Transport till länsstyrelsen 10. Efter valet Arkivering 10.2 Statistik 10.3 Uppföljning av valet 11. Kommunalfolkomröstning på valdagen Tidplan 11.2 Samråd och beslut 11.3 Rösträtt, röstkort och röstlängd 11.4 Valmaterial 11.5 Efter omröstningen 11.6 Tips 12. Övrigt Uppgifter om de valda i kommunfullmäktige utdrag 13. Bilagor

5 4

6 OM DEN HÄR BOKEN 5 Om den här boken Syftet med denna handbok är att ge en översikt över kommunens arbete före, under och efter ett val. Bokens struktur Där det är tillämpligt är avsnitten indelade i två huvudkategorier: först en beskrivning och sedan en instruktion. Beskrivningen ger en övergripande bild av vad som ska göras och varför. Instruktionen talar kortfattat om kommunens arbetsuppgifter. Att hålla utkik efter i marginalen: Se kalendern i valdatasystemet för datum Arbete ska utföras i valdatasystemet Viktiga datum Relaterat material finns i bilaga NYTT! Väsentliga ändringar Kompletterande material Manualer, handledningar och filmer Utöver denna handbok producerar Valmyndigheten kompletterande material i form av handledningar och manualer för specifika arbetsuppgifter. Vissa manualer hänvisas till redan i denna handbok. Materialet kommer att finnas tillgängligt i det Bibliotek som finns i valdatasystemet. Utbildningsfilmer kommer att finnas på Valmyndighetens webbplats och varje kommun får dem också på DVD. I Valmyndighetens nyhetsbrev förmedlas kontinuerligt den allra senaste informationen.

7 6 OM DEN HÄR BOKEN Valdatasystemet I valdatasystemet utgör en kalender startsida. I den anges för valadministrationen viktiga lagstadgade datum men också uppgift om när olika registreringar i valdatasystemet ska göras. När det i kalendern anges att något ska registreras i valdatasystemet finns det en länk direkt till registreringsformuläret. Valdatasystemet har även uppdaterats med mer utförliga hjälptexter så att fristående handledningar som beskriver hur registreringsformulär ska fyllas i inte längre behövs i lika stor utsträckning.

8 1. KAlENDER 7 1. Kalender I denna kalender presenteras viktiga datum de flesta fastställda i vallagen. Den kompletteras av kalendern på valdatasystemets startsida där aktuella datum för allt arbete som kommunen ska göra inför valet kommer att finnas.

9 8 1. KAlENDER Datum Vallagen Se kapitel kap Senast utgången av febr Kommuner som vill ändra antal mandat eller ersättarkvot ska ha beslutat om det. Landsting som vill ändra antalet mandat ska ha belutat om detta. 15 jan Partierna ska ha anmält att de önskar få sina valsedlar utlagda i alla lokaler där man kan rösta. Detta gäller endast för partier som fått mer än 1 % av rösterna i hela landet i något av de två senaste rikdagsvalen och partier som är representerade i kommun- eller landstingsfullmäktige. Kommunallagen 5 kap. 4 1 mars Ansökan om registrering av partibeteckning ska ha kommit in till Valmyndigheten. 15 april Partierna ska meddela om deras kandidater ska vara anmälda. Partierna ska ha beställt valsedlar för att få leverans senast 45 dagar före valdagen. Valsedlar kan beställas även efter detta datum men utan 45-dagarsgarantin. 30 april Valmyndigheten ska ha fördelat fasta mandat inför riksdagsvalet och Länsstyrelsen motsvarande för kommun- och landstingsvalen. 2 kap. 1 2 kap. 9 4 kap. 3 4 kap. 10 Juli Valmyndigheten skickar ut utlandsröstkort och brevröstningsmaterial till alla utlandssvenskar aug Brevröst får göras i ordning och skickas från utlandet. 7 kap aug Rösträtten bestäms utifrån de uppgifter om folkbokföring som finns i Skatteverkets register. Anmälan från utlandssvenskar som varit utvandrade i mer än 10 år ska ha kommit in till Skatteverket för att de ska komma med i röstlängden. 5 kap. 1 5 kap Bilaga 1 Bilaga 1 23 aug Dubblettröstkort kan börja skrivas ut aug Röstkorten skickas till alla röstberättigade. 5.2

10 1. KAlENDER 9 Datum Vallagen Se kapitel 26 aug Svenska ambassader och konsulat får börja ta emot röster. Första dagen som budröst får göras i ordning. 10 kap. 2 7 kap sept Väljare som är bosatta i Sverige bör ha fått sitt röstkort. Förtidsröstningen i röstningslokaler startar. 10 kap sept Om väljaren tycker att röstlängden innehåller felaktiga uppgifter finns det möjlighet att skriftligen begära rättelse hos länsstyrelsen. Begäran ska ha kommit in till länsstyrelsen senast den här dagen. 5 kap sept Röstlängderna trycks sept Röstlängderna skickas till kommunerna sept Länsstyrelsen ska senast den här dagen meddela tid och plats för den slutliga rösträkningen. Röster som tagits emot på svenska ambassader och konsulat ska vara framme hos Valmyndigheten. 13 kap kap sept VALDAG Vallokalerna är öppna kl. 08:00-20:00. Vissa vallokaler kan få ha kortare öppettider. Tiderna skrivs ut på röstkortet. Rösterna räknas en första gång i vallokalen. Resultaten från valnatten är preliminära. 20 sept Länsstyrelsen börjar den andra räkningen av rösterna, dvs. den slutliga rösträkningen. Då räknas även personrösterna. 4 kap kap kap sept På onsdagen efter valdagen räknar kommunerna sena förtidsröster. Rösterna levereras till länsstyrelsen samma dag för att kunna tas med i den slutliga rösträkningen. 30 sept Fram till och med detta datum ska kommunen redovisa antalet för sent inkomna brevröster. 12 kap

11 10

12 2. AKTÖRER VID VALET Aktörer vid valet Det krävs att ett antal aktörer samarbetar för att genomföra ett val. I detta kapitel presenteras kortfattat aktörerna och deras roll i processen. De olika aktörernas arbete styrs i huvudsak i lag. Mycket görs också utifrån inarbetade rutiner.

13 12 2. AKTÖRER VID VALET Valmyndigheten Valmyndigheten är central valmyndighet och ansvarar för att planera och samordna genomförandet av valen. Inför valet framställer Valmyndigheten röstlängder, röstkort och annat valmaterial. Efter valet fördelar Valmyndigheten mandaten mellan partierna och fastställer vilka ledamöter och ersättare som blivit valda till riksdagen. Ett arbete som ständigt pågår är utvecklingen och underhållet av IT-stödet för valadministrationen och Valmyndighetens webbplats Länsstyrelsen Länsstyrelsen är regional valmyndighet. Länsstyrelsen beslutar om valdistrikt, gör rättelser i röstlängd, administrerar valsedelsbeställningar från partierna, sköter valnattsrapporteringen, svarar för den slutliga rösträkningen, fördelar mandaten mellan partierna och fastställer vilka ledamöter och ersättare som blivit valda till kommun- och landstingsfullmäktige. Kommunen Valnämnden i varje kommun är lokal valmyndighet (eftersom arbetsfördelning och delegering ser olika ut på kommunerna skrivs i denna handbok kommunen då arbetsuppgifterna beskrivs). Kommunen utser röstmottagare, ser till att det finns vallokaler och har hela ansvaret för förtidsröstningen inom kommunen. Kommunen svarar också för den preliminära räkningen av rösterna dels på valkvällen och dels på onsdagen efter valdagen. Kommunfullmäktige fattar beslut om valdistrikt och valkretsar. Valprövningsnämnden Valprövningsnämnden är överklagandeinstans i (de flesta) valfrågor. Nämnden består av sju ledamöter. Ordföranden ska vara eller ha varit ordinarie domare och får inte samtidigt vara riksdagsledamot. Riksdagen utser ledamöterna.

14 2. AKTÖRER VID VALET 13 Utlandsmyndigheterna De flesta ambassader och konsulat ordnar röstmottagning inför valet. De sänder rösterna till Valmyndigheten som i sin tur skickar rösterna vidare till rätt kommun. Partierna Partierna har en viktig roll i genomförandet av valet. Det är de som ska få väljarna till valurnorna. Partierna beställer namnvalsedlar hos länsstyrelsen. Skatteverket Filer med personuppgifter överförs från folkbokföringen till Valmyndigheten och används bl.a. för att sammanställa röstlängden. Lantmäteriet Valmyndigheten kan genom att samköra fastighetsregistret från Lantmäteriet och valdistriktskartorna från kommunerna/länsstyrelserna samt personuppgifterna avgöra vilket valdistrikt en väljare hör till. SCB Statistiska centralbyrån sammanställer efter varje val den officiella valstatistiken. De uppdrar åt länsstyrelsen att på ett urval av röstberättigade göra datainsamling om valdeltagande.

15 14

16 3. VALDATASYSTEMET 15 BUD BUD 3. Valdatasystemet Valdatasystemet är det centrala arbetsredskapet för hela valadministrationen. En kalender på startsidan är central för kommunens arbete. VALLOKAL VALLOKAL SVERIGE

17 16 3. VALDATASYSTEMET 3.1 Om valdatasystemet Adressen till valdatasystemet är Valdatasystemet är det gemensamma IT-stöd som valadministrationen använder. Systemet har ca användare på Valmyndigheten, länsstyrelser, kommuner, partikanslier, utlandsmyndigheter och tryckerier. Valdatasystemet består av flera delsystem. De varierar i antal beroende på hur många val som är aktuella, t.ex. finns ett delsystem Val2006 som kommer att vara igång fram till Delsystemet Val2010 är det som nu ska användas för valen till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige. Som komplement till de olika valspecifika delsystemen finns Behörighetssystemet, där användarnas behörigheter och lösenord administreras. Samtliga delar nås från en gemensam startsida, en s.k. portal. För att få åtkomst till valdatasystemet krävs ett personligt lösenord och ett certifikat för varje användare. Inför valet samlas information Inför valet samlas uppgifter in till valdatasystemet om allt från valkretsar och antal mandat att fördela till röstningslokaler och vallokaler, öppettider och adresser. Länsstyrelserna registrerar alla kandidater som ställer upp i valet. Valmyndigheten tar in folkbokföringsuppgifter för alla de som har rösträtt. Informationen i valdatasystemet används sedan för att bl.a. trycka röstkort, ta fram röstlängder och trycka valsedlar. Vissa uppgifter publiceras på Från valdatasystemet hämtas fortlöpande information som presenteras på Valmyndighetens publika webbplats, Inför val publiceras alla beställda valsedlar och uppgift om var man kan rösta. Efter valet och under perioden fram till nästa val publiceras namn på aktuella ledamöter i riksdagen, landstingen, kommunerna och Europaparlamentet.

18 3. VALDATASYSTEMET 17 Räkning och mandatfördelning På valnatten används valdatasystemet för att samla in resultaten från valdistrikten och sprida dessa vidare till den publika webbplatsen. Efter valnatten registrerar länsstyrelserna in den slutliga röstfördelningen, inklusive personrösterna. Valdatasystemet gör beräkningar för att fördela mandaten mellan partierna och utse ledamöterna, samt skapar protokoll över länsstyrelsernas och Valmyndighetens beslut om valresultatet. Digitala kartor Länsstyrelsernas beslut om indelning i valdistrikt fastställs i digitala kartor. Förutom att användas för att knyta de röstberättigade till ett valdistrikt utgör kartorna även grunden för den kartpresentation som finns på Valmyndighetens webbplats. Säkerhet Valdatasystemet är av mycket stor betydelse för att val i Sverige ska kunna genomföras på ett smidigt och säkert sätt. Samtliga användare ska vara väl införstådda med vad ett eventuellt intrång i systemet skulle kunna leda till och hur de själva kan bidra till att intrång förhindras. INSTRUKTION 1. Alla som ska ha åtkomst till valdatasystemet ska få information om vikten av hög säkerhet. Användaren ska underteckna och returnera en blankett för att bekräfta att han eller hon mottagit sin behörighet och tagit del av säkerhetsinstruktionerna.

19 18 3. VALDATASYSTEMET 3.2 Åtkomst till valdatasystemet För att kunna arbeta i valdatasystemet krävs att användaren har fått ett certifikat och lösenord av sin behörighetsadministratör. Behörighetsadministratörer finns hos varje länsstyrelse samt hos vissa större kommuner. Det finns en manual speciellt riktad till de som ska arbeta med behörighetsadministration på länsstyrelserna och kommunerna: Manual Behörighetsadministration på länsstyrelser och kommuner Certifikat laddas ned från valdatasystemets startsida och installeras med hjälp av ett särskilt certifikatlösenord. För att därefter kunna logga in i systemet krävs ett inloggningslösenord. Mer information om laddning av certifikat finns i en manual. Denna bifogas till alla nya användare. Manualen finns också tillgänglig på Manual Ladda certifikat Särskilt om lösenordet De lösenord användaren får av behörighetsadministratören för att kunna logga in i valdatasystemet är maskinellt skapade. Certifikatslösenordet används endast för att ladda ner och installera certifikatet i webbläsaren. Det ska aldrig bytas ut. Det första, maskinellt genererade, inloggningslösenordet är däremot endast giltigt i 20 dagar och användaren ska snarast byta till ett lösenord som är lättare att komma ihåg. Byte av lösenord genomförs i behörighetssystemet. Generellt gäller för lösenord att de inte får skrivas ner och förvaras t.ex. på en lapp i plånboken eller under tangentbordet. Inloggningslösenordet måste därefter bytas senast var 90:e dag. Det är en rutin som syftar till att öka säkerheten i valdatasystemet. När det är tre veckor kvar av giltighetstiden för lösenordet får användaren en påminnelse om detta vid inloggning.

20 3. VALDATASYSTEMET 19 Behörigheter Personal på kommunen kan av behörighetsadministratör på länsstyrelsen ges följande behörigheter: Förkortning BAD LADM RKB FROST Beskrivning Behörighetsadministratör. Denna behörighet innebär att man kan skapa nya användare och dela ut behörigheter. Vissa kommuner begär att få en egen behörighetsadministratör, i andra kommuner skapas alla användare av länsstyrelsens behörighetsadministratör. Denna behörighet ska den som är lokal valadministratör på kommunen ha. Denna behörighet ger tillträde till alla menyer som behövs för att utföra de registreringar som kommunen ska göra. Denna behörighet ger endast åtkomst till utskrift av dubblettröstkort. Denna behörighet ger endast åtkomst till registrering av förtidsröster i röstningslokal. INSTRUKTION Användare av valdatasystemet ska regelbundet byta inloggningslösenord och se till att lösenordet inte kommer någon annan till del. Byte av lösenord görs i behörighetssystemet. Om användaren ges nya arbetsuppgifter inom valadministrationen så att behörigheten i valdatasystemet behöver ändras, eller om anställningen upphör, ska behörighetsadministratören omgående kontaktas. 3.3 Valkalendern Vid inloggning i valdatasystemet visas en kalender som förstasida. Där listas aktuella registreringsuppgifter och viktiga meddelanden till användarna. I de fall användarna uppmanas utföra någon uppgift i valdatasystemet finns en länk från kalendern direkt till aktuellt registreringsformulär.

21 20 3. VALDATASYSTEMET INSTRUKTION 1. Ta för vana att regelbundet logga in i valdatasystemet och kontrollera informationen i kalendern. 3.4 Länsstyrelsens kontroll Kommunen ansvarar för att registrera in efterfrågade uppgifter (t.ex. vallokaler, röstningslokaler och materialbeställningar) i valdatasystemet. Länsstyrelserna har möjlighet att se vad kommunerna i det egna länet har registrerat. 3.5 Kontaktuppgifter till valdatasystemet Kommunen ska i valdatasystemet ange kontaktuppgifter till valnämndens ordförande och kommunens valhandläggare. Uppgifterna används främst av länsstyrelsen. Uppgifter från tidigare val finns redan sparade i valdatasystemet men kan behöva uppdateras.

22 3. VALDATASYSTEMET ÖVERSIKT VALDATASYSTEMET VALLOKAL VALLOKAL IGE 21

23 22

24 Kommun Valdistrikt Klockan 123x155 Valkuvert Sida 1 Anvisningar Endast en valsedel skall läggas in i kuvertet. Valsedeln får inte vikas. 4. MATERIAL Material Stora volymer material av olika slag behövs vid ett val. Det mesta hanteras av kommunen vid genomförandet av röstningen. För att valproceduren ska fungera måste allt finnas på rätt plats vid rätt tidpunkt. VALKUVERT På detta kuvert får inte göras någon anteckning eller något märke. Väljaren skall själv lägga in sin valsedel i detta kuvert Botkyrka 1 Nr Personnummer R K L F Leg Intygar Namn Not PROTOKOLL VALLOKAL Svensson, Anna Johansson, Nils Larsson, Sten 1. Röstmottagning påbörjas Röstmottagning påbörjas Första röstande Nr i röstlängd Antal enligt kvitto Antal enligt kontroll Antal enligt kvitto Antal enligt kontroll Antal enligt kvitto Antal enligt kontroll Ordföranden visar samtliga närvarande att valurnan är tom. Därefter börjar röster tas emot. 2. Mottagning av förtidsröster Förtidsröster från valnämnden Ev. ytterligare förtidsröster från valnämnden Eventuella förtidsröster från röstningslokal Förtidsrösterna granskas under dagen, men läggs i valurnan först när röstmottagningen avslutats. 3. Röstmottagning Valkuvert tas emot och väljarens identitet kontrolleras. De röstande prickas av i röstlängden och rösterna läggs i valurnan. Särskilda händelser som uppstår under röstmottagningen antecknas. Det antecknas att följande personer vägrats att rösta och anledningen till det Eskil Jakobsson, Ove Johansson, Tor Enström, Torsten Bergström, Emil Johansson, Majbritt Lund, Alma Väljare, Olle Olsson, Olsson, Katarina Johansson, Inge Berg, Anna Johansson, Jansson, Sven Jakob Svensson, Maria Svensson, Helmer Lund, Eva Ström, Nils Johansson, Bengt Fager, Samuel Stenström, Henry Ström, Harriet Johansson, Johan Berg, Astrid Jakobsson, Helena Lund, Gustaf Svensson, Helge Olsson, Martha Lind, Emma Svensson, Stig Fler anteckningar finns i bilaga Larsson, Karin Lund, Dagmar Lund, Karin Svensson, Frans Olsson, Love Det antecknas att följande personer ångerröstat. Namn Nr i röstlängd Namn Nr i röstlängd Namn Nr i röstlängd Vänd Olsson, Inga Svensson, Lilian Bergström, Emil Valmyndigheten 330 utg

25 24 4. MATERIAL 4.1 Översikt över materialet För att kommunen ska kunna genomföra ett val behövs en stor mängd material. Det mesta beställs från Valmyndigheten genom valdatasystemet och levereras till kommunen. Blanketter ska kommunen skriva ut direkt från valdatasystemet. Bilaga 2 I bilaga 2 finns en lista på vilket material som behövs och information om hur materialet ska användas. Där framgår vilket material som är ny version och vilket material som har fått nytt utseende. 4.2 Kommunens eget material Följande material går inte att beställa via Valmyndigheten: Valskärmar (det ska även helst finnas en valskärm anpassad till rullstol i varje röstningslokal och vallokal) Valurnor Uppsamlingslådor till förtidsröstningen (I dessa ska mottagna förtidsröster läggas vid röstmottagning i röstningslokal). Lådorna bör kunna låsas eller förseglas. Läs mer om uppsamlingslådor i avsnittet Säkerhet i kap Övrigt material som används vid röstmottagningen finns angivet i handledningarna för röstmottagning. INSTRUKTION 1. Se över kommunens eget material, valskärmar m.m. 2. Samråd med andra kommuner om inköp eller tips på leverantörer.

26 4. MATERIAL Material som beställs från Valmyndigheten Kommunen beställer material från Valmyndigheten via valdatasystemet. Av bilaga 2 framgår vilket material som kan beställas. Samtliga blanketter skrivs ut av kommunen. Bilaga 2 Antal För det material som ska beställas kommer valdatasystemet att föreslå ett antal. Volymen har beräknats utifrån antalet röstberättigade eller antalet valdistrikt i kommunen. Med hjälp av statistik över tidigare röstmottagning får kommunen försöka göra en egen beräkning för att bedöma om föreslaget antal är tillräckligt och därefter vid behov ändra antalsuppgifterna i valdatasystemet. För vissa produkter finns inte möjlighet att beställa fler exemplar än det som föreslagits. Valmyndigheten kommer att kontrollera att beställningen är rimlig och sedan vidarebefordra den till distributören. Särskilt om valsedlar Valadministrationen (i praktiken röstmottagarna) svarar för att väljarna i varje vallokal och röstningslokal har tillgång till partivalsedlar för varje parti som vid något av de två senaste riksdagsvalen har fått mer än en procent av rösterna och för partier som är representerade i landstingsfullmäktige eller kommunfullmäktige där lokalen ligger. Vid 2010 års val till riksdagen är det förutom riksdagspartierna Sverigedemokraterna som har rätt att få sina valsedlar utlagda i hela landet. Partierna ska senast den 15 januari 2009 anmäla om de vill ha sina partivalsedlar utlagda. Valmyndigheten lägger i slutet av januari ut en lista i Biblioteket som visar vilka lokala partiers valsedlar som ska vara utlagda i berörda kommuner. Alla partier får själva lägga ut sina namnvalsedlar i vallokaler och röstningslokaler. Röstmottagarna ansvarar för att hålla ordning på dessa valsedlar också.

27 26 4. MATERIAL NYTT! För kommuner som planerar att ha mobila röstningslokaler bör det finnas en särskild plats eller mottagning där partierna kan lämna sina namnvalsedlar för dessa lokaler. Platsen eller mottagningen bör vara tillgänglig varje dag som den mobila röstningslokalen är i funktion för att partierna ska kunna fylla på om deras namnvalsedlar tagit slut. De inlämnade namnvalsedlarna ska läggas ut i valsedelsställ vid varje stopp och får inte slängas vid dagens slut. Valsedelsställ NYTT! Det är en fördel om exponeringen av valsedlarna ser lika ut i hela landet och därför kan valsedelsställ beställas från Valmyndigheten. Valsedelsstället är i wellpapp och har 12x3 fack. Valmyndigheten rekommenderar att ett valsedelsställ per lokal avsätts för de valsedlar som valadministrationen är skyldig att lägga ut. Detta kompletteras med ytterligare valsedelsställ där de partier som önskar lägga ut namnvalsedlar kan placera dessa. De olika valsedelsställen bör placeras intill varandra så att samtliga partiers valsedlar exponeras på likvärdigt sätt. Antal valsedelsställ som behövs per röstmottagningsställe varierar beroende på hur många partier som beställer valsedlar. Valnämnden bör fatta beslut om hur valsedlarna ska placeras. Handledning Röstmottagning i vallokal Handledning Röstmottagning i röstningslokal Informationsmaterial Valmyndigheten har tagit fram broschyren Valet i fickformat som innehåller kortfattad information om valet och hur valsystemet fungerar. Broschyren ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler, men även läggas ut på kommunen, på medborgarkontor, i skolor m.m. Partierna kommer också att kunna beställa broschyren.

28 4. MATERIAL 27 För personer som har behov av information på andra språk kommer det att finnas en broschyr på de vanligaste språken i Sverige, med information om hur man röstar. Broschyren ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler, men kan också beställas för andra aktiviteter i samband med valen. Som komplement till broschyrerna finns två affischer som illustrerar hur röstningen går till i en vallokal respektive en röstningslokal. Broschyrerna och affischerna beställs i valdatasystemet. Leverans Det är nödvändigt att kommunen genast vid leveransen av materialet öppnar alla kartonger och kontrollerar att samtliga beställda artiklar finns med. Det som står utanpå kartongen visar inte alltid vad kartongen verkligen innehåller.

29 28 4. MATERIAL INSTRUKTION 1. Inventera lagret av valmaterial från tidigare år. 2. Beräkna behovet av valmaterial och beställ materialet i valdatasystemet. Var noga med att ange en gatuadress som leveransadress inte en boxadress eller enbart kommunens postnummer. Det postnummer som anges ska peka på gatuadressen. Under vilken period som kommunen kan beställa material kommer att framgå av kalendern i valdatasystemet. 3. Distributionen av valmaterialet sker enligt kalendern i valdatasystemet. 4. Vid leveransen av materialet ska kommunen öppna alla kartonger och kontrollera att samtliga beställda artiklar finns med. Om något saknas ska en beställning göras i registreringsformuläret för valmaterialbeställning i valdatasystemet. Ange att materialet saknades i leveransen. Det behövs för att Valmyndigheten ska kunna utvärdera hur distributionen fungerat. 4.4 Material som genereras ur valdatasystemet Vissa blanketter genereras med hjälp av data som finns i valdatasystemet, t.ex. Resultatbilaga där bland annat valdistriktsnamn förtrycks. Alla dessa blanketter är svartvita och ska skrivas ut av kommunen. Bilaga 2 Av bilaga 2 framgår vilka blanketter som genereras av valdatasystemet.

30 4. MATERIAL 29 INSTRUKTION 1. Skriv ut materialet från valdatasystemet. Det framgår i kalendern i valdatasystemet när respektive blankett går att skriva ut. 4.5 Material som skrivs ut från Biblioteket i valdatasystemet Många blanketter innehåller inte data från valdatasystemet. Dessa (ex. Dagrapport, Innehåll röd kasse) ska skrivas ut direkt från Biblioteket i valdatasystemet. Inga blanketter kommer att kunna beställas i registreringsformuläret för materialbeställning i valdatasystemet. I Biblioteket finns även neutrala (dvs. utan förifyllda data) blanketter att ha i reserv, t.ex. Väljarförteckning. Blanketter i Biblioteket som det står Test eller För utbildning på i gråton på framsidan får inte användas vid valets genomförande. Då ska den riktiga blanketten skrivas ut från valdatasystemet. Av bilaga 2 framgår vilka blanketter som kommer att finnas i Biblioteket. Bilaga 2

31 30

32 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE Information, dubblettröstkort och service Kommunen ska informera väljarna om framför allt förtidsröstningen. Kommunernas åtgärder är nödvändiga komplement till Valmyndighetens insatser.

33 32 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE 5.1 Information till allmänheten Allmänheten ska få god information om vad som gäller i fråga om förtidsröstningen. Varje kommun tar ansvar för att sprida information om förtidsröstningen inom den egna kommunen. Valnämnden bör vara nåbar både för röstmottagare och allmänhet under de tider som röstmottagningen pågår i kommunen. Kommunerna kommer även detta val att kunna ta med information om högst fyra röstningslokaler för förtidsröstning på röstkortet. (Se mer i kap. 7.4 om hur detta registreras in i valdatasystemet.) Utbildning inom kommunens organisation Alla som ska arbeta i valorganisationen behöver utbildning, t.ex. vaktmästare och röstkortsutskrivare. De som tar emot posten bör utbildas om hanteringen av brevröster och vilka rutiner som gäller för övriga valförsändelser som kommunen tar emot. Valmyndighetens grundfilm om val bör visas för alla som på något sätt ska arbeta med valen (se även kap. 6.6 och 7.6). Komplettera den med information specifikt för arbetsuppgiften och om hur valet genomförs lokalt i kommunen. Reception/växel Kommunens reception bör utbildas att kunna svara på enklare frågor om valet i kommunen. Det är viktigt att de är uppdaterade på vad som händer i den egna kommunen, var röstmottagning sker, varifrån material kan beställas, om röstningslokaler ändras osv. I många kommuner hjälper receptionen till med att skriva ut dubblettröstkort till väljare. Se nedan i kap. 5.3 om dubblettröstkort. En tid innan valet måste kommunen höja beredskapen för att kunna ta emot samtal och besök från allmänheten.

34 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE 33 Valdagen Väljarna måste få service även på valdagen. Telefonlinjer till reception och till valhandläggare ska vara öppna. Kommunen ska kunna skriva ut dubblettröstkort, ge information om var väljarna kan rösta och eventuellt skicka kommunala bud till väljare som behöver hjälp. Många väljare som hör av sig till kommunen kommer att ringa det nummer som kommunen angett på röstkortet. Se nedan i kap. 5.2 om vilka uppgifter om kommunen som trycks på röstkortet. Valmyndighetens informationsinsatser Valmyndigheten ansvarar för att informera väljarna om det som gäller nationellt. Förutom röstkortet, som skickas till alla röstberättigade med information om hur och var man kan rösta, kommer Valmyndigheten att informera via olika media, t.ex. TV, radio och Internet. Valmyndigheten kommer att ta fram ett antal broschyrer som kommunen kan beställa via valdatasystemet. Informationsbroschyren Valet i fickformat innehåller information om valsystemet och språkbroschyren Att rösta ger

35 34 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE kortfattad information på flera olika språk om hur man röstar. Dessa broschyrer ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler och kan delas ut till allmänheten vid behov. Allt informationsmaterial kommer att publiceras på Valmyndighetens webbplats Valmyndigheten kommer som vid tidigare val att ha bemanning på INSTRUKTION 1. Bedöm behovet av åtgärder för att kunna ta emot samtal och besök från allmänheten. 2. Sprid information om var man kan förtidsrösta i kommunen, t.ex. genom annonser i lokalpress och på anslagstavlor. 5.2 Röstkortet aug aug 2010 Valmyndigheten skickar ut röstkort till alla röstberättigade (ca 7 miljoner personer) under perioden den augusti. De uppgifter om namn och adress som Valmyndigheten använder hämtas från folkbokföringen 30 dagar före valdagen, dvs. den 20 augusti. De personer som bor i en kommun som ska ha en kommunal folkomröstning på valdagen har en extra textrad på röstkortet. Där anges att väljaren har rösträtt också vid en kommunal folkomröstning. (Läs mer om kommunala folkomröstningar i kap. 11.)

36 Här kan du förtidsrösta Här kan du förtidsrösta Här kan du förtidsrösta Här kan du förtidsrösta 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE 35 Den 19 september har du rösträtt vid val till: Riksdagen Valkrets: Stockholms län RÖSTKORT 2010 Landstinget i Stockholms län Valkrets: Sydväst Botkyrka kommun Valkrets: Botkyrka södra Kommunal folkomröstning Botkyrka kommun Du tillhör valdistrikt: Botkyrka 1 Din vallokal är: Falkbergsskolan Konferensrum Östanvägen 3 Öppet på valdagen den 19 september 08:00-20:00 Sven Berggren c/o Stor-Birger Bergman Stora Mossens Stora väg 18 C Stockholm Land Ditt nummer i röstlängden: Hylve-Hylta N Valnämnden i Malung-Sälens kommun SE MALUNG-SÄLEN Förtidsrösta ID Tag med legitimation när Om du inte kan rösta i din vallokal på valdagen så kan du istället förtidsrösta på ett antal ställen över hela landet, du ska rösta! t.ex. här nedan. Fler ställen finns på Glöm inte att ta med röstkortet! Rösta med bud Tumba medborgarkontor Du får rösta med bud om du på grund av sjukdom, Tumba torg 101 funktionshinder eller ålder inte kan ta dig till en vallokal. 30/8-2/9 ons: 10-18, tor: 10-20, fre: 10-15, lör: /9 mån-ons: 10-18, tor: 10-20, fre: 10-15, lör: Budröstningsmaterial finns att hämta på alla ställen där 11-17/9 mån-ons: 10-18, tor: 10-20, fre: 10-15, lör: 10-13, sön det går att rösta Vårsta bibliotek Lantbrevbärare Ringvägen 2 30/8-2/9 ons-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: Lantbrevbärare kan också vara bud. Vem som helst som 4-16/9 mån-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: bor utmed en lantbrevbärarlinje får budrösta. Fråga din lantbrevbärare för mer information. Tullinge medborgarkontor Rösta från utlandet Tullinge centrum 30/8-2/9 ons-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: Är du utomlands kan du rösta på de flesta 4-16/9 mån-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: svenska ambassader och konsulat. Du kan också brevrösta. Beställ brevröstningsmaterial genom att Bärsta bibliotek kontakta kommunen, en svensk ambassad/konsulat Ringvägen 12 eller Valmyndigheten. 30/8-2/9 ons-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: Tänk på att postgången till Sverige kan ta lång tid 4-16/9 mån-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: vänta inte för länge med att rösta från utlandet! Den som ska förtidsrösta måste rösta i både valen och folkomröstningen på samma gång. Flera förtidsröster från samma person leder till underkännande av samtliga. Väljare som förtidsröstat endast i en eventuell folkomröstningen behöver därför gå till vallokalen och ångerrösta för att kunna rösta i samtliga val. Röstkortet innehåller information om var personen kan rösta. Röstkortet är också adressbärare vid förtidsröstning. På röstkortet framgår till vilken kommun och vilket valdistrikt som förtidsrösten ska skickas. En väljare kan rösta i sin ordinarie vallokal utan röstkort men vid röstning på något förtidsröstningsställe inom landet måste väljaren ha röstkortet med sig om det inte finns möjlighet att skriva ut röstkort i röstningslokalen.

37 36 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE 7 sep 2010 De röstberättigade som anser att röstkortet innehåller fel (t.ex. fel rösträtt eller fel namn) kan hos länsstyrelsen begära rättelse i röstlängden fram till och med 12 dagar innan valet, dvs. senast den 7 september. (Se mer i kap. 7) Utlandsröstkort Utlandssvenskarna får redan i juli ett särskilt utlandsröstkort som baserar sig på folkbokföringsregistrets uppgifter ca 60 dagar före valdagen. Detta röstkort innehåller samma information som det vanliga röstkortet, förutom att väljarens nummer i röstlängd saknas. Väljarens personnummer kommer istället att tryckas på utlandsröstkortet så att kommunerna och röstmottagarna ändå ska kunna hitta väljaren i röstlängden (Se mer i kap 8.2). Kommunens uppgifter på röstkortet Följande uppgifter som kommunen ska registrera in i valdatasystemet kommer att tryckas på röstkortet: Vallokal (namn, adress och öppettid) (Se kap. 7.4 om registrering i valdatasystemet.) Högst fyra röstningslokaler (namn, adress och öppettid) (Se kap. 6.4 och 7.4 om registrering i valdatasystemet) Röstkortsuppgifter (Valnämndens postadress, telefonnummer och kommunens webbadress) INSTRUKTION Registrera in röstkortsuppgifter i valdatasystemet. Sista datum för att klarmarkera uppgifterna anges i kalendern i valdatasystemet. Bestäm vilket telefonnummer som ska tryckas på röstkortet. Om växelnumret anges måste växeln vara öppen under valhelgen eftersom många väljare vill ha kontakt med valadministrationen då. Registrera in en vallokal för varje valdistrikt i valdatasystemet. Knyt högst fyra röstningslokaler till varje distrikt.

38 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE Service för utlämning av dubblettröstkort Allmänt om dubblettröstkort I fall en väljare inte har fått eller har tappat bort sitt röstkort kan ett nytt röstkort (ett s.k. dubblettröstkort) skrivas ut från valdatasystemet. Dubblettröstkortet ser i princip likadant ut som ett röstkort. Väljaren kan kontakta Valmyndighetens callcenter ( ), en kommun, en länsstyrelse eller en utlandsmyndighet för att begära ett dubblettröstkort. Begäran kan göras vid personligt besök, per e-post, fax eller telefon. På röstkortet kommer det att stå var väljarna kan få dubblettröstkort. Valmyndigheten kommer i sin information att hänvisa både till callcentret och till kommunen. Dubblettröstkort kan skrivas ut i valdatasystemet från och med den 23 augusti och fram till och med valdagen. Möjligheten till utskrift kommer att hållas öppen även efter kl på valdagen eftersom det kan vara köbildning vid de röstningslokaler som har öppet för röstmottagning sent på valdagen. Dubblettöstkort bör skrivas ut på vanligt kopieringspapper i storlek A4. Det går också bra att skicka dubblettröstkortet i PDF-format till en e-postadress. 23 aug 2010 NYTT! Det finns en manual för utskrift av dubblettröstkort med beskrivning av rutiner och handgrepp. Manual Utskrift av dubblettröstkort Behörighet Tillgång till röstlängdsregistret i valdatasystemet har de lokala valadministratörerna på kommunen (dvs. LADM, se kap. 3.2 ovan). Det finns också en behörighet som kallas röstkortsbeställare (RKB) som kommunerna kan dela ut till de personer

39 Här kan du förtidsrösta Här kan du förtidsrösta Här kan du förtidsrösta Här kan du förtidsrösta INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE på kommunen och i röstningslokalerna som bara ska kunna skriva ut dubblettröstkort. Vanligt är att kommunens reception och annan servicepersonal på kommunen får denna uppgift. RÖSTKORT 2010 Dubblett Den 19 september har du rösträtt vid val till: Riksdagen Valkrets: Stockholms län utom staden Landstinget i Stockholms län Valkrets: Sydväst Botkyrka kommun Valkrets: Botkyrka södra Kommunal folkomröstning Botkyrka kommun Du tillhör valdistrikt: Sven Berggren c/o Stor-Birger Bergman Stora Mossens Stora väg 18 C Stockholm Land Botkyrka 1 Din vallokal är: Falkbergsskolan Konferensrum Östanvägen 3 Öppet på valdagen den 19 september 08:00-20:00 Ditt nummer i röstlängden: Hylve-Hylta N Valnämnden i Malung-Sälens kommun SE MALUNG-SÄLEN Förtidsrösta Om du inte kan rösta i din vallokal på valdagen så kan du istället förtidsrösta på ett antal ställen över hela landet, t.ex. här nedan. Fler ställen finns på Glöm inte att ta med röstkortet! Tumba medborgarkontor Tumba torg /8-2/9 ons: 10-18, tor: 10-20, fre: 10-15, lör: /9 mån-ons: 10-18, tor: 10-20, fre: 10-15, lör: /9 mån-ons: 10-18, tor: 10-20, fre: 10-15, lör: 10-13, sön 8-20 Vårsta bibliotek Ringvägen 2 30/8-2/9 ons-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: /9 mån-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: Tullinge medborgarkontor Tullinge centrum 30/8-2/9 ons-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: /9 mån-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: Bärsta bibliotek Ringvägen 12 30/8-2/9 ons-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: /9 mån-tor: 10-18, fre: 10-15, lör: ID Rösta med bud Tag med legitimation när du ska rösta! Du får rösta med bud om du på grund av sjukdom, funktionshinder eller ålder inte kan ta dig till en vallokal. Budröstningsmaterial finns att hämta på alla ställen där det går att rösta. Lantbrevbärare Lantbrevbärare kan också vara bud. Vem som helst som bor utmed en lantbrevbärarlinje får budrösta. Fråga din lantbrevbärare för mer information. Rösta från utlandet Är du utomlands kan du rösta på de flesta svenska ambassader och konsulat. Du kan också brevrösta. Beställ brevröstningsmaterial genom att kontakta kommunen, en svensk ambassad/konsulat eller Valmyndigheten. Tänk på att postgången till Sverige kan ta lång tid vänta inte för länge med att rösta från utlandet! Dessa uppgifter finns i röstlängdsregistret i valdatasystemet personnummer, namn, adress, i vilka val/folkomröstningar personen har rösträtt,

40 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE 39 kod och namn för det valdistrikt han/hon tillhör, personens ordningsnummer i röstlängden, adressuppgifter till den kommun där personen är folkbokförd, den ordinarie vallokalens namn och öppettider, namn och öppettider för upp till fyra närbelägna röstningslokaler. ev. utvandringsdatum ev. anmälningsdatum ev. invandringsdatum Uppgifterna i röstlängdsregistret i valdatasystemet kan användas för att hjälpa väljaren med information om vallokal, rösträtt etc. Folkbokföringssekretess Det finns personer i röstlängdsregistret som har s.k. folkbokföringssekretess. Endast personal på länsstyrelserna har behörighet att skriva ut dubblettröstkort till dessa personer. Det finns begränsningar i hur sådana dubblettröstkort kan skickas. Servicenivå Lokaler och tider för utlämning av nya röstkort bör bestämmas på ett sådant sätt att servicenivån blir minst lika god som vid 2006 års val. Det är bra om röstmottagarna i röstningslokalerna kan skriva ut röstkort till väljare som kommer för att rösta utan att ha röstkort med sig (se kap. 6.2). Före valhelgen bör röstkort kunna lämnas ut under ordinarie expeditionstid. Helgen före valet kan många röstningslokaler på institutioner komma att ha röstmottagning och röstande bör då ha möjlighet att få ut röstkort.

41 40 5. INFORMATION, DUBBLETTRÖSTKORT OCH SERVICE Lördagen före valdagen bör det vara möjligt att få nytt röstkort under den tid som lokalerna för förtidsröstning har öppet. På valdagen bör det vara möjligt att få röstkort fram till dess röstningen avslutas. INSTRUKTION 1. Förbered möjligheterna för utskrift av dubblettröstkort i röstningslokalerna (se även kap. 6.2 och 6.5). 2. Planera personal och tekniska åtgärder för att kunna skriva ut dubblettröstkort. 3. Sprid information om när och var väljare kan få dubblettröstkort. Röstmottagarna i röstningslokalerna och i vallokalerna kan också ha nytta av den informationen (se kap. 6.6 och 7.6). 4. Ge behörigheter i valdatasystemet till de som ska skriva ut dubblettröstkort, antingen via kommunens behörighetsadministratör eller via länsstyrelsen (se kap. 3.2).

42 6. FÖRTIDSRÖSTNING Förtidsröstning Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, dvs. den 1 september och pågår till och med valdagen. Adresser och öppettider till röstningslokalerna publiceras på

43 42 6. FÖRTIDSRÖSTNING 6.1 Översikt NYTT! 1 sep 2010 Eftersom kommunen ansvarar för all röstning är det lämpligt att planera all röstning i ett sammanhang. Kommunen ska se till de totala möjligheterna för väljarna att rösta inom kommunen. Det ska finnas en vallokal i varje valdistrikt. Det ska dessutom finnas röstningslokaler för förtidsröstning. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, dvs. den 1 september. Kommunen ska vid behov anordna förtidsröstning på institutioner såsom sjukhus, kriminalvårdsanstalter etc. Vid valet 2010 registreras institutioner precis som övriga förtidsröstningslokaler under menyalternativet Röstningslokaler. Detta eftersom institutioner är likställda med röstningslokaler i vallagen. Däremot kan kommunen göra en särskild markering att lokalen har begränsat tillträde. Vid webbpresentation kommer då att anges att röstningen där i första hand är till för dem som vistas på institutionen samt anhöriga och personal. Kommunerna kan även förordna kommunala bud om det finns behov (se kap. 6.7). Till administrationen av förtidsröstningen hör även hanteringen av alla förtidsröster (se kap. 8). 6.2 Planera röstningslokaler Geografi och antal Lokalerna ska vara så många till antalet och ha en sådan geografisk spridning att de kan klara av att ta emot det förväntade antalet förtidsröstande i området. Arbetspendling, fritidshusbebyggelse och annat som kan antas påverka var väljare från andra kommuner kommer att rösta måste också vägas in. Statistik över poströstningen/förtidsröstningen för valen 2002 och 2006 finns i Biblioteket i valdatasystemet.

44 6. FÖRTIDSRÖSTNING 43 Typ av lokal I första hand bör användas lokaler där det redan bedrivs någon form av aktivitet och där många väljare passerar, t.ex. bibliotek eller medborgarkontor. Kommunen har också möjlighet att sluta avtal med olika lokalinnehavare om att hålla röstmottagning i deras lokaler, t.ex. på köpcentra, bankkontor eller liknande. Undvik lokaler med politisk eller religiös anknytning. Lokaler med begränsad tillträde, såsom arbetsplatser där endast den egna personalen har tillträde ska undvikas i största möjliga utsträckning. Huvudprincipen är att all röstning ska vara tillgänglig för vem som helst. Dock finns givetvis undantag som t.ex. fängelser. NYTT! Vissa kommuner har vid tidigare val använt sig av mobila röstningslokaler. Kommuner som planerar att införa mobila röstningslokaler till valen 2010 bör ta kontakt med någon av dessa kommuner för att ta del av deras erfarenheter. För att underlätta för partierna bör valsedlar som partierna lägger ut följa med den mobila röstningslokalen. Tillgänglighet Utgångspunkten är att alla röstningslokaler ska vara tillgängliga. Om en kommun anser att det av särskilda skäl finns behov av att som röstningslokal använda en lokal som inte

45 44 6. FÖRTIDSRÖSTNING uppfyller kravet på tillgänglighet, ska frågan underställas länsstyrelsen. Kommunen ska ange varför någon annan lokal inte kan användas i stället och vilka åtgärder som kommunen avser att vidta för att komma tillrätta med bristen inför senare val. Dessutom bör också finnas en rimlig utredning om eventuella alternativ som övervägts och varför de bedömts som sämre. Länsstyrelsen beslutar om kommunen får använda lokalen i fråga för det aktuella valet (3 kap. 3 och 4 kap. 20 vallagen). I propositionen 2004/05:163 Ny vallag hänvisas till Boverkets föreskrifter (BSF 2003:19) som handlar om enkelt avhjälpta hinder mot lokalers och platsers tillgänglighet. De lokala handikapporganisationerna kan också kontaktas för råd och upplysningar om tillgänglighet. Tekniska förutsättningar Överväg förutsättningar för att ordna så att åtminstone de större röstningslokalerna har möjlighet att skriva ut dubblettröstkort till väljare. För detta krävs en dator med uppkoppling mot Internet samt att röstmottagarna tilldelas certifikat till valdatasystemet (se kap.5.3). Röstningslokaler som inte är uppkopplade mot Internet bör ha en fax för att kunna ta emot dubblettröstkort. Manual Utskrift av dubblettröstkort Om röstningslokalen har tillgång till valdatasystemet kan kommunen uppdra åt röstmottagarna att registrera antal mottagna förtidsröster. Alternativet är att all registrering görs centralt på kommunen. För varje dag ska det registreras i valdatasystemet hur många förtidsröster som varje röstningslokal tagit emot (se kap. 8). Manual Registrera förtidsröster i röstningslokal

46 6. FÖRTIDSRÖSTNING 45 Säkerhet I samband med valet till Europaparlamentet 2009 fick Valmyndigheten ta emot en del synpunkter från väljare som ansåg att uppsamlingslådorna i vissa lokaler inte gav ett tillförlitligt intryck. Valmyndigheten rekommenderar därför att alla uppsamlingslådor ska ha lock samt vara låsta eller förseglade. NYTT! Det måste finnas möjlighet att förvara material och röster på ett säkert sätt när lokalen inte är öppen för röstning. Det ställer krav på valv eller kassaskåp. Finns inte sådana utrymmen i röstningslokalen måste rösterna dagligen fraktas till ett säkert förvaringsutrymme vilket bör finnas i anslutning till kommunens centrala förvaltning. Rådgör gärna med kommunens säkerhetsansvarige om säkerheten kring röstningslokalerna. Det kan vara skäl att informera polisen om adress och öppettider för röstningslokaler. INSTRUKTION 1. Besluta om vilka lokaler som ska vara röstningslokaler och vilka öppettider de ska ha. 2. De lokaler som inte är tillgängliga ska underställas länsstyrelsen för beslut. Det ska göras skriftligen. 6.3 Öppettider Öppettiderna ska anpassas till när väljarna förväntas rösta. Under hela förtidsröstningsperioden, dvs. från och med den artonde dagen före valdagen fram till och med valdagen, bör det vara möjligt att rösta i kommunen. Antalet röstande brukar öka under sista veckan före valdagen. Det kan vara skäl till att sista veckan öppna fler röstningslokaler, förlänga öppettider eller förstärka med fler röstmottagare i

47 46 6. FÖRTIDSRÖSTNING befintliga röstningslokaler. Möjligheten för heltidsarbetande att rösta gör det nödvändigt att ha öppet åtminstone vissa kvällar. 6.4 Arbetet i valdatasystemet med röstningslokaler Kommunen ska registrera in uppgifter om röstningslokalerna i valdatasystemet. I valdatasystemet ligger röstningslokalernas adresser från förra valet kvar men utan öppettider. Genom att samla in koordinater för alla röstningslokaler kan Valmyndigheten på sin webbplats presentera kartbilder över alla röstningslokaler med öppettider. Dessa uppgifter är till stor hjälp för väljare som söker information om var de kan rösta. INSTRUKTION 1. Registrera och klarmarkera uppgifterna om röstningslokalerna i valdatasystemet tidpunkt anges i kalendern i valdatasystemet. Uppgifter att registrera in Röstningslokalens namn Öppettider Adress Koordinater Tillgänglighet Begränsat tillträde Beskrivning T.ex. Karlsö bibliotek Öppettider mellan och kan anges. Besöksadress och ev. beskrivning, t.ex. Före detta församlingshemmet Uppgift om lokalens X- och Y-koordinater kan fås från plan- och byggnadsavdelningen på kommunen. Ska endast anges om begränsningar av tillgängligheten finns, annars lämnas fältet tomt. Exempel på upplysningar är vägvisning, ramp vid annan ingång, hiss, mått för dörröppning etc. För röstningslokaler med begränsat tillträde, till exempel kriminalvårdsanstalter och sjukhus, kan särskild markering göras för att visa detta.

48 6. FÖRTIDSRÖSTNING 47 Uppgifterna ovan publiceras på och vissa uppgifter även på röstkortet. 6.5 Förberedelser och support Material, skyltning och möblering I röstningslokalerna måste material finnas alla dagar som röstmottagningen pågår. Röstmottagarna ska dagligen kontrollera att tillräckligt material finns för kommande dagar och vid behov i god tid kontakta kommunen. Läs mer om material i kap. 4. Alla väljare ska kunna hitta till röstningslokalerna och kommunen ska därför se till att det finns tydlig skyltning. Lokalerna som används ska vara utformade på lämpligt sätt för röstmottagning. Besök gärna röstningslokaler och hjälp röstmottagarna med möblering och skyltning. Valskärmarna måste placeras så att det inte blir någon insyn. Uppsamlingslådan ska placeras så att röstmottagarna har uppsikt över den och så att ingen annan än röstmottagarna kommer åt den. Det bör finnas en valskärm placerad på bord för bl.a. personer med rullstol. Skriva ut väljarförteckningar Väljarförteckningen ska skrivas ut från valdatasystemet av respektive kommun. Kommunen anger i valdatasystemet för varje röstningslokal och institution hur många väljarförteckningar som ska skrivas ut, baserat på det förväntade antalet röstande. Statistik över antalet röstande per lokal och dag för tidigare val finns i Biblioteket i valdatasystemet. På varje väljarförteckning ryms 20 röstande. Löpnumreringen på varje utskrivet ark tar vid där numreringen på föregående ark slutade.