Handbok för projektledning inom LSU Rev datum

Transkript

1 Handbok för projektledning inom LSU Rev datum Föregående version Utskrift från original på LSU projektserver. Denna handbok är avsedd som stöd vid genomförande av byggprojekt inom ramen för Landstingsservice Projektavdelnings verksamhet. Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande Beslut behov Beslut om förstudie Beslut behov Beslut om program Beslut programinnehåll Beslut om genomförande 1 av 53

2 Innehåll 0 Behovsanalys 1 Förstudie 2 Program 3 Genomförande projektering och produktion 4 Projektavslut 5 Fördjupning råd och anvisningar 6 Förteckning över hjälpmedel 7 Bilageförteckning 2 av 53

3 Inledande orientering Syfte med handboken Denna handbok är avsedd som stöd vid genomförande av byggprojekt inom ramen för Landstingsservice projektavdelnings verksamhet. Handboken har flera syften. Den skall på ett överskådligt sätt redovisa det organisatoriska sammanhang som projekt genomförs i inom Landstingsservice (LSU). Den skall även redovisa vilka krav som gäller för projektledningsarbetet och vara ett stöd i det dagliga arbetet. Handboken vänder sig till såväl interna som inhyrda eller externa projektledare som arbetar med projekt genom LSU. Landstingsservice organisation Se bilaga1 Med beställare avses i denna handbok Fastighet och service som beställt medverkan av Projektavdelningen. Beställare kan vid renodlat tekniska projekt även vara Teknikavdelningen. Med kund avses i denna handbok den som initierat projektet, dvs hyresgäst alternativt Teknikavdelningen vid LSU. Byggprojektprocessen inom LSU Oberoende av om ett projekt är fastighets- eller hyresgästinitierat får projektavdelningen beställning från Fastighets och service eller teknikavdelningen inom LSU. Byggprojektprocessen beskrivs fortsättningsvis utgående från verksamhetsinitierade projekt. Processen gäller dock i tillämpliga delar även för alla typer av projekt. 3 av 53

4 Processchema byggprojektprocessen Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande 0 Behovsanalys Behovsanalysen skall ge beslutsfattarna ett underlag för beslut. Behovsanalys genomförs när verksamhetens lokalbehov vid förändring i verksamheten behöver utredas. När lokalbehoven är klarlagda görs en förstudie. För att gå vidare till nästa skede förstudie skall beslut tas enligt delegationsordningen. 0.1 Projektstart Vid projektstart ser projektägaren till att diarienummer och projektnummer tas fram. Underlag lämnas till projektansvarig. Projektansvarig tillsätter resurser för genomförande. 0.2 Behovsanalys Behovsanalys genomförs när verksamhetens lokalbehov vid förändring i verksamheten behöver utredas. Projektägaren startar behovsanalys efter beställning från kund, med verksamhetsbeskrivning som underlag. Projektledaren tillsammans med funktionsplaneraren utför behovsanalys med beskrivning av möjliga lösningar som senare skall studeras närmare i en förstudie. Behovsanalysen skall innehålla olika alternativ för att lösa det behov som verksamheten beskrivit och redovisa vad som skall utredas i förstudien. Efter behovsanalysen är klar skall rapport lämnas till projektägaren. Projektägaren ansvarar för att beslut fattas för att kunna gå vidare till nästa skede; förstudie Se bilaga 2 Rutin Verksamhetsbeskrivning: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Rutin Inköp större teknisk apparat: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Delegationsordning, se bilaga 4 av 53

5 Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande 1 Förstudieskede Förstudieskedet innebär att en presentation av de olika handlingsalternativ för att lösa det som beskrivits i behovsanalysen. I förstudien skall representanter från verksamhet, stödfunktioner LSU såsom service och transport, funktionsplanerare, projektansvarig, arkitekt samt teknikansvariga delta. Funktionsplanerare ansvarar för att tillsammans med verksamheten, utforma lokalprogram och funktionskrav och att projektet genomförs inom fastställda tids- och kostnadsramar samt att PTS funktionsprogram används. När beslut utifrån behovsanalysen har fattats beställer projektägaren en förstudie av projektavdelningen. Inför att utredningsavtal mellan projektägare och kund upprättas skall kontakt tas med projektavdelningen för kostnadsuppskattning av arbetet med förstudien. Som underlag för kostnadsuppskattningen skall finnas A-skiss, översiktligt gestaltningsprogram, redogjorda teknikförutsättningar, RFP och huvudtidplan. I förstudien skall redovisas eventuella avsteg från typrumsstandard. Projektägaren tecknar ett utredningsavtal med hyresgästen. Projektägaren beställer förstudien av projektavdelningen som gör tid och resursplanering. För att gå vidare till programarbete skall beslut tas enligt delegationsordningen. Se bilaga Förstudie Förstudien skall ligga till grund för ett eventuellt programarbete. Förstudien omfattar projektformulering, studier av projektets möjligheter, gestaltningsprogram, strategisk utformning, verksamhetsbeskrivning, utrustningsplanering, upprätta en övergripande kartläggning över hur de olika alternativen (från behovsanalys) och hur dessa påverkar miljön. Beskriv för- och nackdelar med respektive alternativ ur ett livscykelperspektiv. Beakta LSUs styrande dokument för respektive alternativ (energi, material, Miljöbyggnad, systemförvaltarnas styrande dok m.fl.). Erfarenheter av miljöaspekter/miljöpåverkningar från genomförda, liknande alternativ, närliggande projekt ska redovisas i förstudiehandlingarna, inkl. eventuella kända krav på tillståndsprövning. Beakta miljöaspekten vid val av alternativ ur ett livscykelperspektiv av vital betydelse för projektet. Miljöinventering avser att byggnaden inventeras med avseende på inomhus- och utemiljö, utnyttjande av energi och naturresurser. En miljöinventering görs inte generellt i projekt utan endast vid särskilda behov. Kan t.ex. vara aktuellt vid kända problem med arbetsmiljön, då frågan kan vara en avgörande faktor för projektets genomförande. (Miljöbesiktning syftar till att identifiera miljöfarligt avfall, genomförs normalt i senare skeden av byggprocessen). Styrande dokument skall tillämpas och vid behov stämmas av med systemansvariga inom LSU för bygg, el och vvs. Gällande branddokumentation skall beaktas. Erfarenheter av miljöaspekter från genomförda, liknande, alternativt näraliggande projekt redovisas i förstudiehandlingar, inkl. eventuella kända krav på tillståndsprövning. Funktionsplanerare gör tillsammans med verksamheten ett underlag till rumsfunktionsprogram (RFP) 5 av 53

6 Projektet stäms inledningsvis av mot Gestaltningsprogram för kvarteret Sjukhuset Uppsala Övergripande gestaltning av sjukhusområdet samt kommunens Översiktplan Hänsyn till övergripande gestaltningsprogram beaktas i förstudien, där projektets helhet bedöms gestaltningsmässigt. Ansvarig arkitekt inom Landstingsservice ansvarar för avstämning mot gestaltningsprogram. Projektledaren upprättar Kostnadsbedömning av totalkostnad för projektet Kostnad för programarbetet Prognos upprättas i Agressoportalen. Om projektet går över flera år upprättas likviditetsbudget. Avstämning skall ske med projektchef innan leverans till projektägaren Rutiner för kostnadsbedömning, budget, kostnadsuppföljning, och kostnadsstyrning se vidare under 5.6 Projektansvarig levererar förstudierapport till projektägaren för vidare handläggning. Projektägaren ansvarar för att beslut fattas för att kunna gå vidare till nästa skede; programskede Förstudierapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 6 av 53

7 Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande 2 Programskede Syftet med programarbetet är att på underlag av förstudie definiera slutproduktens mål, krav och egenskaper och dels föreslå ramar och redovisa förutsättningar för projektets genomförande. Programhandlingen skall vara så pass detaljerad att förnyad konsultupphandlingen skall kunna utföras alternativt upphandling av entreprenörer för partnering eller totalentreprenad. Programhandlingen skall vara samordnad med övriga inblandade parter så att beställarens krav på utförande klart framgår. Ett detaljerat gestaltningsprogram upprättas i detta skede. Programskede enligt denna handbok inkluderar även systemhandlingar, i vilka de tekniska systemen löses övergripande. Krav och tekniska/ekonomiska förutsättningar tas fram via textdokument. Till detta textdokument som utförs med gällande AMA Koder skall följande scheman för tekniska installationer tas fram: Huvudlednings-och nätsscheman samt flödesscheman. Principskiss upprättas för: El-och telenischer med min-och maxmått angivna Schakt för VVS tekniska installationer anges med min- och maxmått Driftutrymmen med min- och maxmått angivna Programkalkyl: Kalkylen i Programhandlingsskedet skall till största delen vara mängdbaserad. Förenklingar och antaganden får göras där information saknas. Sådana förenklingar och antagningar skall mycket klart framgå i kalkyl. Projektledaren gör påslag för oförutsedda kostnader och byggherrekostnader. Programskedets resultat redovisas till projektägaren i sammanställda programhandlingar. Beställning av programarbete Efter att beslut (enligt delegationsordning) har fattats tillser projektägaren att beställning av programmets genomförande samt medel tilldelas projektet. Beställningen innefattar bl.a. fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som projektägaren har gjort med hyresgästen och/eller teknikavdelningen. Ansvarig projektchef utser i samråd med projektägaren en projektledare, som får en skriftlig beställning av programarbetet. Kontroll och komplettering av förstudie Innan programarbetet påbörjas kontrollerar projektchefen och/eller projektledaren att förstudien uppfyller ställda krav, och att beställningen är entydig och komplett vad gäller uppdragets art och omfattning. Om så inte är fallet skall projektledaren i samråd med projektchefen och projektägaren besluta om kompletterande uppgifter. Projektledaren skall se till att verksamhetskrav, gestaltningsprogram och krav på teknisk nivå har redovisats på sådant sätt att de kan ligga till grund för programarbetet. Då projektet avser befintlig byggnad skall teknikansvariga även redovisa synpunkter på byggnadens status med avseende på byggnadens och installationers skick. Redovisningen skall dokumenteras och sedan ligga som underlag för programarbete och projektering. 7 av 53

8 Efter det att projektledaren har fått uppdraget, eller i samband med att uppdraget formuleras, genomförs en uppdragsgenomgång mellan projektledare och projektägare. Uppdragets omfattning och ramar fastställs. Projektledaren planerar uppdraget som dokumenteras i en projektplan. Den ekonomiska ram som budgeterats för programarbetet får efter beställning inte ändras utan godkännande enligt delegationsordningen. Om projektägaren haft egna kostnader som skall belasta ett projekt som beställs hos projektavdelningen ska detta meddelas då beställningen görs så att hänsyn till den kostnaden kan tas då ramen för projektet fastställs. Efter undertecknad beställning övergår ansvaret för projektet till projektavdelningen. Projektledaren planerar uppdraget som dokumenteras i en projektplan. Projektplanen skall godkännas av projektägaren eller projektets styrgrupp. Vid stora projekt (över 10 Mkr) utses en styrgrupp för projektet. Sammanställd programhandling och programkalkyl lämnas till projektägaren. Projektägaren ser till att erforderliga beslut om genomförande fattas enligt delegationsordningen samt tecknar därefter ett preliminärt hyresavtal med hyresgästen I samband med redovisning av sammanställda programhandlingar görs en uppdatering av projektplanen med avseende på projekterings- och genomförandeskedet. Mall projektplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 2.1 Inrättande av styrgrupp Syftet med styrgrupp är bland annat att: Delge information Ta erforderliga beslut för projektet inom projektets kostnadsram eller godkända programändringar Ta del av rapport om slutkostnadsprognos, programavvikelser och övriga avvikelser Uppföljning av tidplan Projektägaren ansvarar för att vid projekt med uppskattad kostnad över 10 Mkr skall en styrgrupp för projektet inrättas. Styrgruppen består av representant/- er för kund och fastighet- och serviceavdelningen samt chefen för projektavdelningen/samordningsansvarig för affärsområden, samt projektledare. Ytterligare personer kan ingå i, eller adjungeras till, styrgruppen efter projektets behov, t.ex. externa projekt-, projekterings- eller byggledare. Styrgrupp ska verka fram till dess att projektet är färdigställt. För projekt med uppskattad kostnad under 10 Mkr inrättas eventuell styrgrupp i samråd med projektägare. 2.2 Projektplan Upprättande av projektplan Projektledaren upprättar en projektplan. Exempel på uppgifter som skall framgå av projektplan: - Beslut - Målsättningar - Genomgång av behovsanalys och förstudie - Avtal 8 av 53

9 - Hyresgäst/avtalspart - Gestaltningsfrågor - Teknisk nivå - Driftsfrågor - Tider - Risker - Ekonomi - Organisation - Mötesformer - Rapportering - Samordning med andra projekt - Eventuella myndighetsbesiktningar - Avslut - Leverantörsbedömning I projekt över 10 Mkr skall projektplanen godkännas och fastställas av styrgrupp. I projekt under 10 Mkr skall projektplanen godkännas och fastställas av projektägare. Projektplanen skall sedan uppdateras under projektgenomförandet. Projektplanens omfattning och detaljeringsgrad skall anpassas till projektets förutsättningar. Planen skall omfatta hela projektgenomförandet. Den skall vara detaljerad avseende de skeden som omfattas av gällande beställning och kan vara mer övergripande för skeden längre fram. Projektplanen ger den ram inom vilken projektet avses förverkligas. Planen anger projektets mål och strategierna för hur de skall förverkligas, d v s för genomförande av projektet. Projektplanen, med underordnade planer och rutiner för styrning av projektet, utgör projektets övergripande kvalitets- och miljöplan, dvs projektledningens system för ledning av projektet med avseende på omfattning, gestaltning, kvalitet, miljö, tid och ekonomi. Gestaltningen och hur projektet passar in i sin omgivning är en viktig del i kvalitetsarbetet. Helheten måste fungera estetiskt; orienterings-, belysnings-, trafikmässigt och vad gäller tillgänglighet. Konsten bör ingå i gestaltningsprogrammet. Kontrollera att förstudien beaktar miljöaspekten på ett adekvat sätt för att kunna gå vidare med programhandling. Vid upprättande av projektplan ska följande miljöparametrar beskrivas och belysas: betydande miljöaspekter (förteckning) samt hur dessa styrs och följs upp (egenkontroll plan) projektets miljömål miljöorganisation risker (miljö) vilka miljöutredningar som ska genomföras eventuell tillståndsprövning miljönödläge och dess rutiner. Säkerställa att samtliga LSUs krav i styrande dokument beaktas i programarbetet: LULs Miljöprogram LSUs Miljöprogram för fastigheter och bygg Styrande dokument Energiförbrukning 9 av 53

10 Materialval (Sunda Hus) Avfallshantering Inomhusmiljö Avvikelser sammanställs och redovisas programmet Vid större projekt skall specifikt miljöprogram upprättas och hållas kontinuerligt uppdaterat under projektet gång Miljöarbete ses som en del i kvalitetsarbetet och därför integreras arbetet med att fånga upp och säkerställa de viktiga miljöfrågorna för projektet med projektplanens övriga aktiviteter. Projektplanen skall redovisa vilka utredningar som skall genomföras (ex. miljöbesiktning, inventering av markföroreningar, miljöinventering etc). Projektplanen skall även omfatta förteckning över de miljöaspekter som skall följas upp i projektet (ex. påverkan på eko-system, grundvattenproblem, energi, värmeförsörjning, kylbehov etc). Projektledaren bör i nära dialog med projektägaren precisera de behov, krav och grunder till att projektet startats. Definiera projektmålen och fastlägga strategierna för genomförandet av projektarbetet. Projektrapport Projektrapporten utgör lägesrapport från projektledaren till projektägaren/styrgruppen och redovisar det aktuella läget i projektet. Projektrapporten redovisas månadsvis till projektchef. I projektrapporten ska miljöaspekten beaktas och presenteras utifrån projektplanens mål och aktiviteter. 2.3 Projektorganisation Projektledaren ansvarar för att en projektgrupp bemannas med de resurser och kompetenser som krävs för programarbetets genomförande. Projektorganisation redovisas i projektplanen. Projektplan_instruktion: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Projektplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 2.4 Upphandling av konsulter Projektledaren utser konsult/-er i samråd med projektchef enligt gällande ramavtal. För varje upphandling skall skriftlig beställning göras. Projektledaren upprättar beställning enligt mall. Undertecknas enligt delegationsordning. Projektledaren skickar beställningen i två exemplar till konsulten, samt bevakar att ett undertecknat exemplar återkommer och diarieförs. Avrop av konsult årsavtal; (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Beställning av konsult, ej ramavtal : (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 2.5 Startmöte med projektgrupp Startmöte skall hållas där uppdragets omfattning och gränsdragning, ekonomi, tider, organisation etc behandlas. Projektledaren sammankallar till startmöte med projektgrupp (upphandlade konsulter och eventuella interna projektmedarbetare) 2.6 Planering, styrning och kontroll av programarbete När konsulter upphandlats skall, på startmöte eller separat möte, förutsättningarna för programarbetet klargöras. Förstudien skall behandlas så att projektgruppen blir insatt i projektets målsättningar, 10 av 53

11 förutsättningar och synpunkter från byggarbetsmiljösamordnaren (BAS-P) skall beaktas. Projektplanen skall delges alla medverkande i projektgruppen. Gränsdragningen i konsultuppdragen skall klargöras. Vid framtagning av programhandling ska krav och önskemål från projektets intressenter beaktas i den omfattning som anges i projektplanen. Exempel på intressenter: - hyresgäst - Interna avdelningar (teknik, fastighetsdrift, säkerhet/ lås, städ, transport, tele mfl) - Kultur i länet - IT - Blåljusverksamheten - Vårdhygien - MSI - SAMO (facklig samarbetsorganisation, funktionellt och tekniskt godkännande) Projektledaren fattar beslut inom ramen för uppdraget och meddelar fortlöpande de direktiv som krävs för programarbetets framdrift. Vid frågor som inte kan hanteras inom ramen för uppdraget skall projektledaren meddela detta till projektägaren för beslut enligt delegationsordning. Möten under programskede Projektledaren svarar för att möten i programskede hålls med berörda parter. Mötesordning fastställs i projektplan. Exempel på möten i programskedet: - Projekteringsmöten (möten i projektgruppen) - Programgruppsmöten (möten med kunden) - Teknikmöten (möten med teknik- och driftavdelningen) Ekonomi Projektledaren ansvarar för att budget, prognos upprättas i Agressoportalen. Prognosen skall hållas uppdaterad under hela projektet. Projektledaren ansvarar för styrning av projektets ekonomi samt upprättar kostnadsprognoser och rapportera projektets ekonomi till projektägaren. Projektledaren ansvarar för kontering och bestyrkande av projektets fakturor i LSU:s fakturasystem. Rutiner för kostnadskalkylering, budget, kostnadsuppföljning, och kostnadsstyrning se vidare under 5.6 Tidplan för programarbetet Vid omfattande programarbete, med flera aktörer, skall tidplan för programskedet upprättas för att säkerställa att programarbetet kan styras inom de ramar som anges i beställning. Kontroll av programarbetet Projektledaren bevakar att medverkande konsulter genom egenkontroll verifierar att programkrav uppfylls inom det område han ansvarar för. Vid eventuell avvikelse från ställda krav skall detta redovisas till projektägaren för vidare handläggning. Hantering av gestaltningsfrågor i programskedet 11 av 53

12 Synpunkter från gestaltningsprogram skall beaktas i varje projekt. Projektledaren ansvarar för att ansvarig arkitekt inom Landstingsservice tar del av programhandlingen och gör en bedömning av överensstämmelse med gestaltningsprogrammet. Vid behov genomförs en platsanalys. Vid större projekt kan det krävas att kulturmiljön utvärderas speciellt. Kultur i Länet ansvarar för att konstkonsult anlitas, projektledaren samordnar insatserna. Utvärdering, platsanalys Utvärdering av befintlig miljö. Vad finns det för kvaliteter som ska bevaras? Vad behöver förbättras avseende helhetsintryck, arkitektur, estetik, orienterbarhet, skyltning, belysning, logistik, trafik mm? Finns det befintlig konst? Ska ny konst integreras? Ska tillfällig konst installeras? Påverkas kulturmiljön? Besiktning, gåtur En metod att rekommendera för platsanalysen är en gemensam besiktning/gåtur på plats med representanter för beställare, ansvarig arkitekt på Landstingsservice, konstkonsult, brukare, tekniker, projektledare m.fl. Vid små projekt kan ansvarig arkitekt bedöma detta utan att dra in övriga intressenter. Kvalitetsarbete LSU tillämpar ett kvalitetssystem för projektverksamheten som baseras på en projektplan med underliggande planer och dokument. I varje projekt är projektledaren ansvarig för att respektive aktör i projektet upprättar och tillämpar egna kvalitets- och kontrollplaner. LSU granskar de partsspecifika kontrollplanerna med ett enhetligt och systematiserat arbetssätt för att gemensamt arbeta med kvalitetsstyrning i sina projekt. Systemet är inte avsett att ersätta parternas kontrollplaner utan endast komplettera dem. Byggprocessmätning tillämpas i ett antal byggprojekt för att strukturera kvalitetsarbetet i byggverksamheten. Byggprocessmätning innefattar mätning av byggprocessen, gemensamt förbättringsarbete samt systematiserad erfarenhetsåterföring. Projektledare ansvarar för planering och genomförande av mätningar i projektet. Varje part i projektet medverkar i mätningarna genom att låta sina projektmedarbetare besvara kortfattade enkäter som mäter upplevelsen av projektets funktioner. I den mån projektledaren ser behov medverkar även ledare i projektet vid workshop för att diskutera mätresultaten och identifiera förbättringsområden. I den mån fastställda förbättringsaktiviteter i projektet berör en specifik part medverkar denne även i förbättringsarbetet och hanterar förbättringsaktiviteterna inom ramen för sitt eget kvalitetsarbete. Omfattningen av Byggprocessmätning anpassas till det enskilda projektet, främst beroende på projektets längd. Hantering av datasamordning Projektledaren utser en datasamordnare. Samordnaren är ansvarig för att kalla, leda och dokumentera startmöte för datasamordningen i samråd med LSU fastighetsdokumentation se till att erforderlig dokumentation för CAD-arbetet i projekteringen tas fram. Har till uppgift att vara kvalitetsansvarig gällande allt framtaget digitalt material i projektet. Säkerställer att respektive projektör genomför kontroller och uppfyller de krav som ställs i kravspecifikationen. Planerar i samråd med projektledare och LSU fastighetsdokumentation i vilken omfattning utväxling av digitala filer skall ske mellan konsulterna och övriga parter i projektet inkl. LSU fastighetsdokumentation. Utvecklar ett tillförlitligt sätt för konsulterna att redovisa och informera varandra och övriga parter om ändringar under projekteringen samt under byggtiden. Hantering av miljöaspekter i programskedet 12 av 53

13 Efter samråd med miljöansvarig på LSU beslutas om miljöprogram skall utarbetas. Projektledaren ansvarar för att miljöbesiktningar och eventuell miljöinventering enligt projektplan genomförs. Miljöinventering Med miljöinventering menas att byggnaden inventeras med avseende på inomhus- och utemiljö, utnyttjande av energi och naturresurser. En miljöinventering görs inte generellt i projekt utan endast vid särskilda behov. Projektledaren beslutar om en eventuell miljöinventering i samråd med projektägaren. Miljöbesiktning En miljöbesiktning skall utföras inför varje ombyggnad. Syftet är att identifiera miljöfarligt avfall och är till grunden ett lagstadgat krav i och med att farligt avfall skall hanteras på ett miljöriktigt sätt. För miljöbesiktning skall miljöbesiktningsman anlitas. Förekomst av miljöstörande ämnen och material redovisas. Miljörelaterade kostnader som framkommer vid miljöbesiktning skall beaktas i kalkyler. Dokumentationen utgör även ett underlag för rivningsplanen vid ombyggnad. Miljöprogram: Programhandlingar Programarbetets syfte är att på underlag av förstudien dels slutgiltigt definiera slutproduktens mål, krav och egenskaper och beskriva dessa i programhandlingar, dels föreslå ramar och redovisa förutsättningar för projektets genomförande. Programhandlingar skall upprättas i omfattning som svarar mot projektets mål och förutsättningar. De skall ha en sådan detaljeringsgrad att de dels kan ligga till grund för projektering, dels utgöra underlag för kalkyl. Omfattning och detaljeringsgrad redovisas i projektplan. Programhandlingarna samt programkalkyl utgör underlag för beslut om genomförande, samt underlag för preliminärt hyresavtal. Vidare skall programhandlingarna ligga som underlag och ram för det fortsatta arbetet. Programhandlingen används vid framtagande av riktkostnad för avrop inom ramavtal Partnering för genomförande. Vid verksamhetsrelaterade projekt skall programhandlingarna godkännas av hyresgäst och vid behov samverkas med de berörda fackliga organisationerna. Programhandlingar ska särskilt belysa sådana förhållanden som har betydelse för projektets funktion, ekonomi, miljöpåverkan samt förutsättningar för projektets genomförande. Beslutad gränsdragningslista skall följas. Programskiss I projekt som innebär nya eller ändrade lokaler skall programskiss upprättas. Lokalprogram Lokalprogrammet utgörs av lokalförteckning och rumsfunktionsprogram (RFP). Om lokalförteckning ingått i förstudiehandlingar skall denna uppdateras och kompletteras. PTS Programteknisk standard utgör ett hjälpmedel vid framtagandet av rumsfunktionsprogram. Se LSU Projektplats: 13 av 53

14 Gestaltningsprogram Gestaltningsprogrammet redovisar principer för den arkitektoniska utformningen och projektets anpassning till och påverkan av sin omgivning. Detta gäller såväl miljön utomhus vid entréer, infarter, cykel- och bilparkeringar, parkanläggningar mm likväl som det gäller inomhusmiljön i sjukvårdsmiljö, allmänna utrymmen, undervisningslokaler och administrativa lokaler. Principer för konstnärlig gestaltning beskrivs övergripande. Kulturmiljöhistoriska bedömningar förs in där så är lämpligt. Tekniska programhandlingar Landstingsservice styrande dokument gällande tekniska riktlinjer skall följas. Besked skall inhämtas från projektägaren när tekniska anvisningar revideras, medför ökade kostnader och skall inarbetas i programhandling. Avvikelser från styrande dokument skall redovisas till projektägaren. Rambeskrivningar skall upprättas för respektive aktuellt teknikområde. Se Sammanställning av Programhandlingar inklusive systemhandling Projektledaren svarar för att de olika programhandlingarna sammanställs. Vid stora projekt bör en sammanfattande beskrivning upprättas, till vilka de olika programhandlingarna fogas som bilagor. I sammanställd programhandling redovisas det samlade resultatet av programarbetet omfattande lokalprogram, gestaltningsprogram och funktionella, tekniska och administrativa dokument i den omfattning som krävs för beslut om genomförande. Programhandling: (word > nytt > LSU Projekt) Remiss och granskning av programhandling Projektledaren svarar för att aktuella delar av programhandlingarna redovisas för granskning av: projektägaren (som informerar hyresgäst) funktionsplanerare Teknikavdelningen. driftavdelningarna m.fl. enligt projektplan. Granskningen kan ske genom formell remiss eller vid genomgång i särskilt möte. Funktionsplaneraren granskar avvikelser på rumsbeskrivningar samt ritningar jämfört med förstudien och rumsfunktionsprogram 2.8 Tidplan och genomförandeplan Projektledaren tar fram förslag till projekttidplan i samråd med projektägaren. Vid behov skall även förslag till genomförandeplan upprättas. Tidplanen redovisar projektets skeden, huvudaktiviteter, deadlines och viktiga händelser, inkl redovisningar och beslut. Beakta tidsåtgång för beslut enligt delegationsordningen. Genomförandeplanen redovisar de evakueringsbehov, etappindelningar och provisorier etc. som är en förutsättning för projektets genomförande. 2.9 Programkalkyl och budget 14 av 53

15 Programkalkyl skall upprättas på underlag av programhandlingarna. Projekttidplan och genomförandeplan skall beaktas. Kalkylen skall ligga till grund för beslut enligt delegationsordning, och efter beslut underlag för preliminärt hyresavtal. Om projektet förutsätter hel eller delvis evakuering av pågående verksamhet skall detta redovisas som förutsättning för programkalkylen. Beräknade kostnader för eventuella evakueringslokaler redovisas om detta anges i projektplanen Redovisning för beslut om projektering och utförande Projektledaren överlämnar programhandlingarna inkl eventuella granskningsutlåtanden och uppdaterad projektplan till projektägaren för beslut om projektets fortsättning. Distribution skall ske i den omfattning som beslutats i samråd med projektägaren och redovisats i projektplanen. Projektägaren svarar för att programhandlingar och uppdaterad projektplan redovisas vidare för beslut om genomförande. Beslut om genomförande, fattas då projekt- och hyresavtal tecknats. Beslutsgång enligt delegationsordning enligt bilaga 2 15 av 53

16 Skede 0 Skede 1 Skede 2 Skede 3 Behovsanalys Förstudie Program Genomförande 3 Genomförandeskedet innehåller projektering och produktion Syftet med projektering och produktion är att utföra projektet enligt programhandlingar. Produktionsskedet avser tillverkning, leverans, anläggningsarbeten, installation och provning i enlighet med upprättade bygghandlingar. Projektledningen ansvarar för planering, styrning och uppföljning av entreprenadarbetena inklusive eventuell samordning med ordinarie verksamhet. Beställning av genomförande Efter att beslut enligt delegationsordning har fattats tillser projektägaren att beställning av genomförande samt medel tilldelas projektet. Beställningen innefattar bl.a. fastställd ekonomisk ram och bygger på den överenskommelse som projektägaren har gjort med hyresgästen och/eller teknikavdelningen. Projekterings- och genomförandeskedet startar genom att projektägare/affärsområdeschef upprättar skriftlig beställning av fortsatt genomförande baserat på byggnadsprogram, reviderad projektplan och projektbudget. 3.1 Komplettering av projektorganisation Projektledaren svarar för att projektgruppen kompletteras med de resurser och kompetenser som krävs för projekteringens genomförande. Projektledaren svarar även för att ansvarsområden och gränsdragningar i projektgruppen klarläggs. I de fall särskild projekteringsledare utses skall fördelning av ansvar och befogenheter mellan projekt och projekteringsledare regleras i projektplanen. Byggarbetsmiljösamordnare (BAS-U) skall utses enligt gällande AFS. Projektorganisationen kompletteras även med eventuella specialistfunktioner hos kund eller beställare som skall medverka i projektet. Med projektgrupp avses den grupp medverkande som skall genomföra projektarbetet, i detta skede t ex projekt- /projekterings-/byggledning, medverkande konsulter. I de fall särskild byggledare utses bör detta ske i samband med start av projekteringen. I projektorganisationen ingår utöver projektgruppen även projektets intressenter, dvs Fastighet och service, hyresgäst, styrgrupp, fastighetsdrift och övriga intressenter. Exempel på specialistfunktioner som skall lämna underlag, granska resultatet av projekteringsarbetet eller med vilka samordning skall ske i projektet: ansvarig arkitekt för gestaltningsprogrammet fastighetsdokumentation driftorganisation LSU miljösamordnare teknikavdelningen; el-, vvs, medicinska gaser, energi, byggnadsteknik, arbetsmiljö säkerhet/ lås transport telefoni Kultur i Länet 16 av 53

17 vårdhygien inköpsfunktion hos kund medicinsk teknik och IT (MSI) KA enligt PBL Formella kontrakts- och beslutsvägar skall redovisas. Projektledaren svarar för att alla i projektgruppen är väl förtrogna med projektets organisation och hur samverkan i projektorganisationen skall ske. Projektledaren bevakar att datasamordnare för projektet samt leveransansvarig konsult för respektive disciplin utses (se Kravspecifikation för utförande av teknisk dokumentation). Separat datasamordningsmöte skall hållas innefattar även relationshandlingar Kravspecifikation Utförande av teknisk dokumentation Rutin driftens medverkan i projekt: (word > nytt > LSU Projekt) 3.2 Upphandling av konsulter Projektledaren utser i samråd med projektchef/projektsamordnare konsult/-er. För varje upphandling skall skriftlig beställning göras. Förteckning ramavtal: (mapp g:allmänt/avtal) Avrop av konsult ramavtal: (word > nytt > LSU Projekt) Beställning av konsult, ej ramavtal: (word > nytt > LSU Projekt) 3.3 Planering, styrning och kontroll av projekteringen Allmänt om styrning av projekteringen Projektledarens ansvar för styrning av projekteringen avser bland annat att: initiera och delta i konstruktionsgenomgångar som genomförs av respektive teknikområde initiera och medverka i gemensamma genomgångar av programkrav, driftsfrågor, konstruktionslösningar och miljöaspekter för samordning mellan berörda teknikområden ansvara för att projekteringsmöten protokollförs i syfte att samordna och styra projekteringsarbetet se till att en konsekvensbeskrivning avseende framställda önskemål om programförändringar tas fram som underlag för beslut av projektägare eller styrgrupp. bevaka att arbetet genomförs inom fastställda ramar för kvalitet, tid och ekonomi bevaka ändringar och tilläggsarbeten, såväl reglering av konsulters uppdrag inom projektets ramar som programändringar. bevaka att gestaltningen följs upp av ansvarig arkitekt inom Landstingsservice konsulter ansvarar för att redovisa avvikelser från rumsfunktionsprogram samt tekniska anvisningar Projektledaren fattar beslut inom ramen för uppdraget och meddelar fortlöpande de direktiv som krävs för projekteringens framdrift. Vid frågor som inte kan hanteras inom de ramar som gäller för projektet skall projektledaren rapportera till projektägaren som återkommer med beslut om fortsatt hantering. Projektledaren svarar för att samtliga konsulter har tillgång till och kännedom om de styrande dokument som gäller. Styrande dokument finns på: Uppdatering av projektplan Uppdateringen görs vid behov med avseende på planering, styrning, och kontroll av projekteringen. 17 av 53

18 Checklista start av projekt: (excel > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Projektrapport Redovisas regelbundet till projektägare, och styrgrupp. Projektrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Möten under projekteringen Mötesordning redovisas i projektplan. När konsulter upphandlats skall startmöte genomföras där förutsättningarna för projekteringen klargörs. Vid startmötet kallar projektledaren berörda deltagare enligt 3.1 ovan. Mötena genomförs fortlöpande under hela projekteringsskedet, med periodicitet som anpassas till projektets art och omfattning. Möten projektering protokoll: (word > nytt > LSU Projekt) Tidplaner Projektledaren ansvarar för upprättande av nödvändiga tidplaner Projektledaren svarar även för att tidplaner är kända och respekteras av alla projektdeltagare och att de fortlöpande stäms av under projekteringsarbetet. Nedan exempel på typer av tidplaner som kan behövas upprättas: Huvudtidplan Projekteringstidplan Mötestidplan Beslutstidplan Upphandlingstidplan Se vidare under 5.5 Ekonomi Projektledaren ansvarar för att budget och prognos upprättas i Agressoportalen. Prognosen skall hållas uppdaterad under hela projektet. Projektledaren ansvarar för styrning av projektets ekonomi samt upprättar kostnadsprognoser och rapportera projektets ekonomi till projektägaren. Projektledaren ansvarar för kontering och bestyrkande av projektets fakturor i LSU:s fakturasystem. Projektledaren skall månadsvis redovisa projektets status och ekonomi för projektchef och verksamhetsekonom. Rutiner för kostnadskalkylering, budget, kostnadsuppföljning, och kostnadsstyrning se vidare under 5.6 Hantering av ändringar Förändring kan utgöras av programändring eller ändringar inom projektets ramar. Programändringar skall behandlas enligt delegationsordning. Projektägaren ansvarar för att beslut tas enligt delegationsordningen vid programändringar oavsett om ändringen initieras av hyresgäst, teknik- eller driftavdelningen och genomför justering av medelsbehov. Vid ändringar eller tilläggsarbeten enligt AB eller ABT skall projektledaren handlägga detta enligt delegationsordningen. avvikelse: (word > nytt > LSU Projekt) avvikelselista: (excel> nytt > LSU Projekt) 18 av 53

19 Kontroll av projektering Projektledaren ansvarar för kontroller av projekteringen genom att bevaka att respektive konsult upprättar projektanpassad egenkontrollplan. Egenkontrollplanen skall minst omfatta relevanta krav som redovisas i programhandlingar, styrande dokument, underhandsdirektiv meddelade vid möten samt lagstiftning och andra myndighetskrav. Krav och anvisningar från byggarbetsmiljösamordnaren samt KA-PBL skall beaktas i projekteringen. Vid färdigprojektering skall avvikelselista samt kvittens på genomförd egenkontroll inhämtas från respektive konsult. 3.4 Hantering av gestaltningsfrågor i projekteringsskedet Gestaltningsprogram kompletteras under projekteringsskedet. Projektledaren bevakar att konsulterna redovisar hur gestaltningen utvecklas under projektets gång. Att tydliga och lättförståeliga presentationshandlingar tas fram som redovisar hur projektet kommer att se ut när det är färdigställt/byggt. Ansvarig arkitekt enligt ramavtal och representant för Kultur i Länet ska ges möjlighet att delta i projektmöten och följa projekteringen, alternativt få protokollen. Projektledaren ansvarar för att de får relevant information. 3.5 Hantering av miljöaspekter i projekteringsskedet Säkerställ att det finns miljö- och energikompetens i projektgruppen och att miljöarbetet i projektet presenteras på startmöte. Säkerställa att projektet arbetar efter det projektspecifika miljöprogrammets intentioner. Säkerställ att projektet följer styrande dokument inom miljöområdet, avfallshantering, kemikaliehantering, miljöprogram Miljöprogram, Laglista: SundaHus Miljödatabas: Se även bilaga bilaga Hantering av arbetsmiljöaspekter i projekteringsskedet Byggarbetsmiljösamordnare skall utses enligt gällande AFS. BAS Arbetsmiljöplan_ projektering: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Se även bilaga bilaga Handlingar Projektering skall resultera i preliminär handling (förhandskopia FK). Underlag till projektering Ritningar och beskrivningar upprättas på underlag av programhandlingar. Förhandskopia (preliminär handling) Den preliminära handlingen skall skickas på remiss intern inom LSU (projektägare, teknik, funktionsplanerare samt fastighetsdokumentation) Projektledaren lämnar direktiv om användande av projektportal för datakommunikation. När handlingen godkänts av LSU skall handlingen stämplas förfrågningsunderlag. Kravspecifikation Utförande av teknisk dokumentation Utlåtande handlingar: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Granskningshandling 19 av 53

20 Alla avvikelser från gällande projekteringsanvisningar skall särskilt redovisas. Innan handlingarna stämplas förfrågningsunderlag skall handlingen godkännas av fastighetsdokumentation samt systemansvarig på LSU. Om inget svar inkommit efter 10 dagar kan handlingen stämplas förfrågningsunderlag Förfrågningshandlingar Handlingar som utgör underlag för entreprenadförfrågan skall alltid redovisas som Förfrågningsunderlag FU. Minimikravet på de tekniska handlingarna är att de skall redovisa objektet på den detaljnivå som krävs för att anbudsgivare skall kunna kalkylera kostnaden för att genomföra projektet. Handlingarna skall anpassas till beslutad upphandlings- och entreprenadform. Specifikation av förfrågningshandlingars omfattning, detaljeringsgrad och eventuella uppdelning för delad entreprenad redovisas i projektplan. Förutom tekniska handlingar, skall även standardavtal (AB, ABT), administrativa föreskrifter som innehåller administrativa krav och förutsättningar som påverkar genomförandet, samt kompletterande dokument, utförande- eller informationshandlingar, t ex tidplaner, arbetsmiljöplaner, kvalitetsplaner, miljöplaner, APD-planer etc. bifogas märkta med FU. I FU skall anges aktuell utgåva på teknisk anvisning. I FU skall även anges om särskild kompetens efterfrågas, t ex. utifrån specifik miljöaspekt i projektet. Administrativa föreskrifter: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Bygghandlingar Handlingar som skall ligga till grund för byggproduktionen skall redovisas som Bygghandling. Den utgörs av de förfrågningshandlingar, reviderade med eventuella ändringar som framkommit under upphandlingsperioden. Bygglov, bygganmälan, startbesked Projektledaren skall tillse att bygglovsritningar, bygglovsansökan, rivningslovsansökan eller bygganmälan utförs. Dessa undertecknas av chefen för Projektavdelningen. Innan bygglov, övriga tillstånd tex undantag från regler för inre vattenskyddsområde, startbesked erhållits från bygglovshanterande avdelning inom kommunen kan arbetena ej påbörjas. Lista för bygglovsärenden skall uppdateras under hela processen. Lista för bygglovsärenden (G:/05 projektledning/allmänt/bygglovsärenden LSU) 3.8 Projektrapport Projektledaren skall till projektägaren i en projektrapport redovisa projektets status i förhållande till gällande projektplan. Projektrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.9 Upphandling Projektledaren skall innan upphandlingsarbetet påbörjas säkerställa att genomförande ingår i tidigare skriftlig beställning till projektavdelningen. Beslut om initiering av upphandling enligt gällande delegationsordning. Upphandling av entreprenörer görs baserat på upprättade förfrågningsunderlag och i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU). Upphandling genomförs digitalt med stöd av Visma Tendsign. 20 av 53

21 Chefen för projektavdelningen fattar beslut om hur och i vilken form anbudsförfrågan skall skickas ut. Anbudsförfrågan görs på framtaget förfrågningsunderlag. När anbud har inkommit gör projektledaren en avstämning av upprättad projektkalkyl och eventuell uppdatering av denna. Vid eventuell avvikelse från fastställd budget för projektet redovisas den uppdaterade projektkalkylen för projektägaren som skall fatta beslut om genomförande enligt delegationsordningen. Uppdatering av projektplanen görs med avseende på upphandlings- och produktionsskede. Projektledaren bevakar anbudens giltighetstid. I förekommande fall skall beslut om genomförande anges i anbudsförfrågan som villkor för upphandlingens fullföljande. Upphandlingsförfarande Annonsering Projektledaren svarar för att anbudsförfrågan annonseras enligt vad som regleras av LOU. Tider för annonsering enligt LOU skall beaktas. Anbudsinfordran Projektledaren genomförs digitalt med stöd av Visma Tendsign. Rättning av förfrågningsunderlag under anbudstiden Rättningar får göras under anbudstiden under förutsättning att alla anbudssökande underrättas. Eventuellt måste anbudstiden förlängas i samband därmed. Anbudshantering Fram till den tidpunkt under en upphandling då tilldelningsbeslut fattas gäller enligt sekretesslagen en absolut anbudssekretess d.v.s. uppgift som rör anbud får inte lämnas ut. Inkomna anbud, anbudsansökningar och anbudskompletteringar Anbudshantering sker digitalt med stöd av Visma Tendsign. Anbudsöppning Anbudshantering sker digitalt med stöd av Visma Tendsign. För sent inkomna anbud, anbudskompletteringar och övrig korrespondens Anbudshantering sker digitalt med stöd av Visma Tendsign. Anbudsutvärdering Anbud utvärderas efter de utvärderingskriterier som angivits i annons och förfrågningsunderlag. Observera att utvärdering inte får ske på annan grund än vad som angetts i förfrågningsunderlaget. Det är mycket viktigt att utvärderingen sker objektivt. Erbjudanden som inte har efterfrågats och som en leverantör presenterar i sitt anbud eller muntligen (option) får inte påverka utvärderingen. Vid upphandling där prekvalificering (urval, selektiv etc) sker, utvärderas företaget under prekvalificeringen. I steg två kan endast anbudet utvärderas. Det innebär exempelvis att företagets kvalitets- och miljöledningssystem utvärderas i steg 1, medan endast kvalitetsrespektive miljöansvariga redovisade i anbudet kan utvärderas i steg av 53

22 Förhandling Förhandling får enbart ske om alla anbudsgivare behandlas lika. Förhandlingen skall protokollföras. Produktionsbeslut Efter genomgång av anbudshandlingar och utvärderingar kontrolleras att projektet kan fullföljas enligt gällande beslut om genomförande. Produktionsbeslut kan fattas enligt gällande delegationsordning. Tilldelningsbeslut Beslut om antagande av anbud/tilldelning av entreprenad får ske då produktionsbeslut föreligger. Ett beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas och vilka anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt. Beslut skall godkännas av projektchef. Till beslutet ska anbudsutvärderingen samt en motivering som förklarar utvärderingsgrunderna biläggas. När beslut om leverantör och anbud fattats skall upplysningar lämnas till varje anbudssökande eller anbudsgivare om beslutet och skälen för det. Sådana upplysningar skall lämnas genast eller så snart det är möjligt till den leverantör som begär det. De uppgifter som enligt LOU skall lämnas ut sedan tilldelningsbeslut har fattats avser skälen för att en viss leverantör tilldelats upphandlingskontraktet. På begäran av anbudsgivare (eller anbudssökande) har den upphandlande enheten även skyldighet att lämna upplysningar om varför hans anbud (eller ansökan) förkastats. Efter det att tilldelningsbeslut fattats gäller fortfarande sekretesslagens bestämmelser, dock har den absoluta sekretessen hävts. Istället skall en skadebedömning göras som innebär att uppgifter i fråga om upphandlingen inte får lämnas ut om det kan antas att ett utlämnande innebär skada, främst ekonomisk, för landstinget eller Landstingsservice i Uppsala. Anbudshantering sker digitalt med stöd av Visma Tendsign. Överklagandetid Tilldelningsbeslut vinner laga kraft om begäran om överprövning inte har inkommit till Förvaltningsrätten inom den tidsfrist som regleras av LOU. Vid eventuella överprövningsärenden skall samråd alltid ske med chefen för Projektavdelningen. Kontraktsgenomgång/Anbudsgenomgång Innan kontraktsskrivning kan LSU tillsammans med leverantören gå igenom samtliga kontraktshandlingar och leverantörens anbud. Detta för att undanröja missförstånd och därmed säkerställa överenskommelsen. Kontraktsgenomgången ska protokollföras Beställning och kontrakt Beställning upprättas först då tidsfrist för överprövning löpt ut. Efterannonsering Anbudshantering sker digitalt med stöd av Visma Tendsign. Avtal med entreprenör GE För varje upphandling skall skriftlig beställning göras enligt mall. Projektledaren svarar för att beställning upprättas. Undertecknas av LSU enligt gällande delegationsordning. Projektledaren ombesörjer att beställningen skickas i två exemplar till entreprenören, samt bevakar att ett undertecknat exemplar återkommer och diarieförs. Beställning med tillhörande handlingar utgör kontrakt för entreprenad. I beställningen åberopas anbud*, relevanta förfrågningshandlingar, samt eventuella kompletterande dokument som kommit fram under upphandlingsperioden, t ex á-prislistor, som kontraktshandling 22 av 53

23 *Om anbud innehåller uppgifter som avviker från vad som avtalats bör ett upphandlingsprotokoll upprättas som anger förtydliganden av avtalet. Anbud skall då inte åberopas som kontraktshandling. Beställning GE: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Avtal med entreprenör PE partnering Partneringentreprenör kan anlitas för förstudie skede (fas se nedan)1, program skede (fas) 2 och/eller genomförande (inkl projektering) skede (fas)3. I Fas 1 ingår att klarlägga beställarens behov samt skapa övergripande mål för funktioner, tidplan och ekonomi. Fas 1 avslutades med att förstudie, preliminär tidplan och preliminär budget fastställs. I Fas 2 ingår att utifrån förstudien upprätta tillräckliga underlag till tidplan och kalkyl för beslut om realisering av projektet. Efter Fas 2 har Beställaren, om den interna beslutsprocessen kräver det, rätt att göra uppehåll i projektet för att fatta erforderliga beslut. Beställaren skall meddela Entreprenören sådant uppehåll snarast. I Fas 3 genomförs entreprenadarbetena med ett avrop från beställaren till Rikt kostnad. Avop årsavtal partnering: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Hantering av små projekt Med små projekt avses projekt där ingen projektör eller arkitekt anlitas. Vid små projekt tillämpas en enklare byggprocess Vid beställning skall avrop göras. projektledaren informerar i förekommande fall ansvarig arkitekt enligt ramavtal och stämmer av gestaltningsfrågor projekten administreras av projektledaren som beställer tjänsten av årsentreprenör i kostnaden för ett projekt ska även relationsritningar ingå. projektledaren lämnar relationsunderlag på kopia av gällande ritning med textförklaring och måttsättning lämnas till fastighetsdokumentation. Relationsunderlaget införs av fastighetsdokumentation på gällande förvaltningsritning eller överlämnas till konsult. Avtalsvillkor och lista på upphandlade entreprenörer finns på G:01allmänt/avtal Upphandlingsbeslut: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Rutin instruktion byggledare: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Miljö_checklista_för_små_projekt: Komplettering av projektorganisation Projektledaren ansvarar för att projektgruppen kompletteras med de resurser och kompetenser som krävs för produktionens genomförande, samt att driftens medverkan i produktionsskedet klargörs. När byggledare utsetts regleras fördelning av ansvar och befogenheter mellan projekt- och byggledare i projektplanen. I de fall särskild produktionsledningsfunktion utsetts (ex vid delad entreprenad) regleras fördelning av ansvar och befogenheter mellan bygg- och produktionsledning i projektplanen. Särskild miljöansvarig utses för produktionsskedet. Byggarbetsmiljösamordnare skall utses för produktionskedet enligt gällande AFS. I projektplanen delegeras även det ansvar och de befogenheter som enligt denna handbok åläggs projektledaren. Projektledaren svarar ytterst för handläggning av miljöfrågor i produktionsskedet i samråd med miljösamordnare vid LSU. Eventuellt utses särskild sakkunnig i miljöfrågor som miljöansvarig i projektet. Den miljöansvarige skall vara väl förtrogen med Landstingets miljöpolicy och miljöarbete. 23 av 53

24 Rutin driftens medverkan i projekt: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Rutin Instruktion för byggledare: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Förhandsanmälan till AMV och ansökan om byggnadstillstånd Byggarbetsmiljösamordnare skall tillse att förhandsanmälan AMV och ansökan om byggnadstillstånd skickas in om så erfordras. Blankett Förhandsanmälan byggarbetsplats: Planering, styrning och kontroll av produktion Projektledaren skall se till att en detaljerad produktionstidplan upprättas, som möjliggör uppföljning av produktionens framskridande Projektledarens styrning av produktionen innebär Att se till att projekterade lösningar och utformningar omsätts i produktion som uppfyller byggherrens och samhällets krav och förväntningar Att se till att E upprättar produktionsplaner innehållande tidplaner och arbetsberedning Att leda byggmöten för övergripande samordning och styrning av produktion, ekonomi, planering samt kontroll av UE Att planera och genomföra avsyningar, besiktningar och uppföljning av entreprenörers egenkontroll för att verifiera produkten Att bevaka att myndighetskrav och gällande lagstiftning beaktas i produktionen 3.12 Möten under produktionsskedet Projektets möten under produktionsskedet organiseras i en struktur som anpassas till förutsättningarna och behoven i det aktuella projektet. I planeringen skall framgå mötestypens syfte, beslutsnivå och beslutsmässighet, deltagare och mötesfrekvens. Mötesordning redovisas i projektplan. Exempel på mötesformer: Startmöte med entreprenörer Startmöte med upphandlad/-e entreprenör/-er skall hållas där uppdragets omfattning och gränsdragning, ekonomi, tider, organisation behandlas. Vid startmöte skall även genomgång ske av vilka handlingar och uppgifter som enligt kontrakt skall tillhandahållas av entreprenören. Möten_dagordning_startmöte: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Byggmöten/Produktionsmöten Byggmöten/ Produktionsmöten skall genomföras i alla projekt. Mötena genomförs fortlöpande under hela produktionsskedet, med periodicitet som anpassas till projektets art och omfattning. Byggmöte_protokoll: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.13 Tidplaner Projektledaren ansvarar för styrning av produktionen inom ramen för fastställd huvudtidplan, samt att detaljerade tidplaner för produktionsskedet. Projektledaren ansvarar för att tidplaner är kända och respekteras av alla entreprenörer och att de fortlöpande stäms av under produktionen. Om avvikelser från upprättade tidplaner konstateras skall i första hand korrigerande åtgärder vidtas, inom projektets ramar, för att återföra arbetet till tidplanen. Om revidering av fastställd tidplan är oundviklig, och detta leder till att projekttidplanen påverkas, 24 av 53

25 skall detta rapporteras till projektägare/styrgrupp för beslut. I projekt där flera aktörer medverkar i produktionen skall särskild produktionstidplan upprättas. Exempel på övriga tidplaner som kan vara aktuella produktionsskedet: Rullande tidplaner för produktionen: Produktionstidplanen nedbruten till aktiviteter med noggrannhet på dagnivå. Rullande schema i t.ex. 3-veckors- eller 6-veckorsperioder. Mötestidplan: I projekt där många mötesformer förekommer bör särskild mötestidplan upprättas. Upphandlingstidplan: Aktuellt i de fall projektering och entreprenadupphandling och/eller produktion sker parallellt, framför allt vid successiv upphandling av många delentreprenader Kontroll av produktion. Entreprenörers egenkontroll Projektledaren ansvarar för att kontroll utförs under produktionen genom att bevaka att respektive entreprenör upprättar projektanpassad egenkontrollplan. Egenkontrollplanen skall minst omfatta kvalitetskritiska arbeten, styrande dokument, underhandsdirektiv meddelade vid möten samt lagstiftning och andra myndighetskrav. Fortlöpande under produktionen skall dokumentation på genomförd egenkontroll inhämtas från respektive entreprenör Ekonomihantering Projektledaren ansvarar för styrning av produktionens ekonomi genom att planera, kalkylera, budgetera, följa upp, åtgärda, prognostisera och rapportera projektets ekonomi. Projektledaren ansvarar för reglering av ersättning för avvikelser och tillägg enligt fastställd delegationsordning. Kostnadsförändring över budget skall före beställning redovisas för, samt beslutas och finansieras av projektägaren. Projektledaren ansvarar för kontering och bestyrkande av projektets fakturor i LSU:s fakturasystem. Projektledaren skall månadsvis följa upp nedlagda kostnader och stämma av mot fastställd budget, samt upprätta kostnadsprognos för kvarvarande delar av projektet i Agressoportalen. Avvikelser från budget skall rapporteras till projektägare. För fastprisentreprenader skall betalningsplan upprättas. Avtalsentreprenörer skall redovisa kostnad till LSU innan fakturering. Ekonomi_byggledarrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Avvikelser: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Avvikelser lista: (excel > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.16 Hantering av miljöaspekter i byggproduktionen Informera entreprenörer om gällande miljöriktlinjer/miljömål i projektet. Säkerställa att entreprenör upprättar en miljöplan för att uppfylla gällande krav i projektet. Kontinuerligt följa upp riskanalys och tillhörande handlingsplaner. Vid upphandling ska miljöaspekter beaktas och materialval redovisas i Sunda Hus. Miljörevisioner i projekt utförs av miljöansvarig LSU. Vid projektavslut säkerställa att miljödokumentation och redovisande dokument på att projektets krav och mål har uppdaterats. Dokumentationen ska levereras digitalt till LSUs miljösamordnare. Projektplanen kontrolleras/uppdateras med avseende på miljöfrågors hantering i produktionsskedet i samråd med miljösamordnare vid LSU och miljöansvarig i produktionsskedet. Projektledaren bevakar att: 25 av 53

26 entreprenör inkommer med avtalad miljöplan i egenkontrollplan inarbetar entreprenören miljöaspekter, enligt miljökrav redovisade i handlingar avfallshanteringsplan enligt LSU miljöprogram hantering av fraktioner anpassas till typen av avfall och arbetsplatsens förhållanden entreprenör fortlöpande genomför egenkontroll med avseende på miljöaspekter miljödatabasen SundaHus* görs tillgänglig för alla entreprenörer och används vid val av produkter (som inte föreskrivits i handling). valda produkter skall registreras i miljödatabasen. entreprenören redovisar eventuella avvikelser från miljökrav i handlingar. Projektledaren ansvarar för att beslut fattas i samråd med miljösamordnare vid LSU, samt att beslutet dokumenteras och meddelas entreprenören beslutade miljörevisioner genomförs Projektledaren ansvarar för att egenkontroll av eget arbete genomförs och dokumenteras. Miljösamordnare vid LSU utgör projektstöd för miljöarbetet. Entreprenörens miljöplan skall innehålla krav enligt gällande lagar, förordningar och lokala bestämmelser, samt entreprenörens egna värderingar grundade i företagets miljöpolicy och därtill kopplade dokument. I miljöplanen anges även entreprenörens särskilda mål och insatser för att säkerställa att den yttre miljön skyddas vid arbetet samt hur i kontraktshandlingarna angivna miljökrav på den färdiga produkten tillgodoses. Miljöplanen anger de åtgärder som vidtagits eller planeras för att uppnå dessa mål. Adresslista på medverkande entreprenörer skickas till Sunda Hus, som lägger upp användarkonton för var och en. Användaren erhåller via mejl ett lösenord som används för att aktivera kontot under webbadress Miljöprogram, Laglista: SundaHus Miljödatabas: Se även bilaga Arbetsmiljö i produktionsskedet Projektledaren ansvarar inför start av produktionsskede att byggarbetsmiljösamordnare utses. Arbetsmiljöplan skall upprättas i god tid före byggplatsens etablering. Rapport från byggarbetsmiljösamordnaren under projektering skall inarbetas i arbetsmiljöplanen. I det fall byggarbetsplatsen helt eller delvis utgör gemensamt arbetsställe för flera verksamheter skall byggarbetsmiljösamordnare kallas till samråd före start av arbetena av den som har arbetsmiljöansvar på det fasta arbetsstället. Byggarbetsmiljösamordnare svarar även för att arbetsmiljöplanen är känd och respekteras av alla verksamheter på det fasta arbetsstället. Byggarbetsmiljösamordnare svarar för att arbetsmiljöplanen fortlöpande stäms av och uppdateras. Byggarbetsmiljösamordnare skall även bevaka att arbetsmiljöansvarig utses och namnges hos de entreprenörer och leverantörer som kommer att vistas på eller invid arbets- och etableringsområdet samt att dessa tar del av de regler som gäller på byggarbetsplatsen. Byggarbetsmiljösamordnare svarar för att förhandsanmälan skickas till Arbetsmiljöverket, när detta krävs enligt gällande AFS. Gemensamt arbetsställe föreligger när byggnadsarbeten helt eller delvis genomförs där annan verksamhet har fast arbetsställe. Gäller t ex. när verksamhet inte har evakuerats respektive för mindre installationsåtgärder i gemensamma ytor eller på andra avdelningar på sjukhus. Obs! Gemensamt arbetsställe föreligger även då flera entreprenader pågår samtidigt som enskilda entreprenader inom ett och samma arbetsområde. Se även bilaga 5 26 av 53

27 BAS Arbetsmiljöplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.18 Brandskydd i produktionsskedet Följande dokument, tillgängliga på LSU:s projektplats, skall tillämpas i byggskedet: - Checklista projektledare - Plan för brandskydd på byggarbetsplatser - Anvisning för entreprenörer skall tillämpas, - Checklista brandskydd vid nybyggnad - Checklista brandskydd vid om- och tillbyggnad Riktlinjer brand LSU Projektplats: Uppdatering av projektplan Eventuell uppdatering av projektplanen görs med anledning av produktionsarbetet Projektplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Projektrapport Projektledaren skall till projektägaren i en projektrapport redovisa projektets status i förhållande till gällande projektplan. Projektrapport: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.20 Besiktning Projektledaren svarar för att besiktningsplan upprättas. Förbesiktning, fortlöpande besiktningar Syner, förbesiktningar och fortlöpande besiktningar görs under hela byggskedet enligt upprättad besiktningsplan. Projektledaren svarar för att besiktningsorganisation upphandlas. Samordnad provning skall ske före förbesiktning. Förbesiktning av samtliga entreprenadarbeten skall göras i så god tid före slutbesiktning att besiktningsanmärkningar kan vara åtgärdade före slutbesiktning. Förbesiktningen skall även omfatta Drift- och underhållsinstruktioner, myndighetsbesiktningar samt utbildning av driftpersonal. Projektledaren skall i samband med förbesiktning tillse att entreprenör/-er till slutbesiktning upprättar förteckning/-ar över handlingar mm som kommer att överlämnas vid slutbesiktningen. Besiktningsutlåtande_FB: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Samordnad funktionsprovning Efter att respektive entreprenör har driftsatt, egenprovat och injusterat den egna anläggningsdelen skall samordnat funktionsprov genomföras. Avsikten är att prova de funktionskedjor där mer än en entreprenör samverkar. Samordnad funktionsprovning skall vara utförd före förbesiktning. Projektledaren svara för att ansvarig för genomförande av samordnad provning utses. Vid stora projekt bör särskilt program för samordnad provning upprättas. Detta görs lämpligen av den konsult som upprättat handlingar för styr- och övervakningsanläggningar. Programmet bör upprättas i samband med övrig projektering. Myndighetsrelaterade besiktningar I samband med förbesiktning genomförs även myndighetsrelaterade besiktningar i de fall detta är aktuellt. Projektledaren ansvarar för att myndighetsrelaterade besiktningar genomförs inom disciplinerna el, gas, hiss, OVK och brand. 27 av 53

28 Slutbesiktning I samband med att entreprenadarbetena färdigställs hålls slutbesiktning då kontroll utföres att arbetena är utförda i enlighet med kontrakt/avtal. Efter slutbesiktning hålls slutmöte, där noteringar från slutbesiktning och eventuella fortlöpande besiktningar gås igenom och eventuella resterande anmärkningar antecknas. Drift- och skötselpärmar, relationsunderlag eller underlag för relationshandlingar mm överlämnas av entreprenören, tillsammans med förteckning över handlingarna. Projektledaren ansvarar för att överlämnade handlingar kvitteras genom påskrift på kopia av förteckning. Projektledaren ansvarar för att handlingarna tillvaratas för vidare distribution vid överlämnande. Om besiktningsmannen finner att entreprenad kan godkännas påbörjas garantitiden för entreprenaden. Projektledaren svarar för att besiktningsutlåtande med bilagor arkiveras på föreskrivet sätt. Besiktning_bilaga_slutb: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Besiktningsutlåtande: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Besiktningsutlåtande_efterbesiktning: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 3.21 Överlämnande Syftet med överlämnandet är att överlämna ansvaret för objektet till drift och projektägaren samt att informera om objektet och stämma av det genomförda uppdraget. Överlämnandet av objektet sker vanligtvis i direkt anslutning till godkänd entreprenad (vid slutbesiktning) och senare fastställs överlämnandet vid möte eller i brev. Projektledaren ska informera projektägaren om att ansvaret för de tekniska systemen och drift och skötselinstruktion skall överlämnas till driftavdelningen. Entreprenadområdet lämnas efter godkänd slutbesiktning tillbaka till projektägaren. Överlämnande till driften skall ske i direkt anslutning till ett godkännande av entreprenaden då entreprenörens ansvar och försäkringar upphör vid det tillfället. Färdig_lokal: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Utbildning av driftspersonal Entreprenör skall innan entreprenaden kan godkännas ha utfört föreskriven utbildning av driftspersonal och representanter för hyresgäst/verksamheten i enlighet med entreprenadavtal. Entreprenören ansvarar för kallelse till utbildning. Att föreskriven utbildning skett skall kvitteras av hyresgästen respektive driftavdelningen. Närvarolista upprättas Överlämnande till projektägare och fastighetsdrift Efter slutmöte överlämnas objektet officiellt till projektägaren. Projektledaren ansvarar för att detta sker och att: Drift- och skötselpärmar överlämnas i en omgång till fastighetsdriften, som skall kvittera överlämnandet genom påskrift av förteckning. En digital DoS samt 1 omg Drift och skötselpärmar överlämnas till Fastighetsdokumentation Relationsritningar upprättas enligt Kravspecifikation för utförande av teknisk dokumentation och gällande rutin för relationshandlingar. Överlämnas till Fastighetsdokumentation. Ifylld leveransspecifikation för relationshandlingar (ritningar samt drift- & skötsel Rutin relationshandlingar: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 28 av 53

29 Kravspecifikation Utförande av teknisk dokumentation Leveransspecifikation för relationshandlingar: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Granskning av relationsleverans Fastighetsdokumentation samordnar granskning av leverans enligt nedan: systemförvaltning, driftorganisationen samt eventuellt övriga parter meddelas att handlingar finns för granskning. granskningsrapport skickas till Fastighetsdokumentation för sammanställning. sammanställning skickas till projektledare, konsult/entreprenör, systemförvaltare, driftorganisation samt ansvarig förvaltare. eventuella granskningssynpunkter omgående och kostnader belastar projektet. överlämnande till kund Projektägaren lämnar över objektet till hyresgäst. Projektledaren medverkar. Vid behov kallas fastighetsdrift, städ och interna avdelningar. I samband med överlämnandet bör en särskild inflyttningsbesiktning av lokalen utföras med hyresgästen. Projektägaren ansvarar för sådan inflyttningsbesiktning. Information till alla berörda att lokalen har överlämnats till den dagliga driften och förvaltning 4. Projektavslut Projektet avslutas när: Slutuppgörelse och kontraktsavslut har gjorts med entreprenörer. Förvaltningsunderlag, dvs. relationshandlingar, drift- och skötselinstruktioner mm enligt LSU styrande dokument har överlämnats och godkänts. Projektledaren har gjort ekonomisk slutredovisning till affärsområdet och ekonomiskt avslut har skett i ekonomisystemet. Relevant dokumentation skickas till berörda myndigheter. Godkänt slutbevis från bygglovshanterande kommun. Projektavslut bör ske inom 3 månader efter godkänd entreprenad. Projektledaren redovisar bedömning av eventuell kvarstående kostnad till projektägaren inklusive kostnader för garantibesiktning. Före projektavslutning skall: Ekonomisk slutredovisning och ekonomiskt avslut ha skett (projektet stängts i Agressoportalen) Relevant dokumentation skickats till berörda myndigheter. Ärendet (projektet) avslutas i diariet. Före projektavslutning bör slutuppgörelse och kontraktsavslut med entreprenörer ha genomförts. Blankett Färdig lokal lämnas till projektägaren Rutin relationshandlingar: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Relationshandlingar Vid totalentreprenad ansvarar PE att överlämna all dokumentation före slutbesiktning. 29 av 53

30 Vid genomförandeentreprenad ansvarar projektledaren för att underlag för relationshandlingar överlämnas till berörda konsulter direkt efter slutmöte, samt ger konsulter direktiv för upprättande av förvaltningsunderlag i enlighet med gällande Kravspecifikation för utförande av teknisk dokumentation. Relationshandlingar ska överlämnas till Fastighetsdokumentation senast till slutbesiktning.. Rutin relationshandling: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Kravspecifikation Utförande av teknisk dokumentation Erfarenhetsåterföring Projektledaren kallar till möte med konsulter för utvärdering och utbyte av erfarenheter i projektet. Ansvarig arkitekt inom Landstingsservice deltar i utvärderingen. Vid mötet kan man även göra en utvärdering på plats och därmed följa upp gestaltning och konst vad det blev för fysiskt resultat. Uppföljningsenkäter av de i projektet inblandade kunder, byggledare, konsulter entreprenörer utförs av projektledaren. Underlaget skall redovisas för projektchef. När projektet är avslutat skall projektledaren upprätta slutrapport med verifikation och dokumentation av projektresultaten för beställarens godkännande (verifiering och dokumentation sker normalt genom hänvisning till andra dokument). Rapporten bör även redovisa lärdomar från projektarbetet så att detta blir en del av erfarenhetsbasen för kommande projekt.. Rapporten bör upprättas senast tre månader efter det att entreprenaderna har blivit godkända Rutin utvärdering: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Utvärdering SOFT-analys: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Utvärderingsfrågor_driftavdelning: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Utvärderingsfrågor_entreprenör: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Utvärderingsfrågor_konsulter: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Utvärderingsfrågor_kunder: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 4.1 Garantitid Projektledaren är ansvarig för projektet under garantitiden. Efter att entreprenaden godkänts Adresslistor på entreprenörer lämnas till driftcentralen. Garantitid skall framgå. Garantianmälningar Garantianmälningar skall alltid skickas till projektledaren. Kontroll skall alltid göras på plats för att utröna om anmälan utgör ett garantiåtagande. Garantianmälan skickas via till ansvarig projektledaren som ser till att berörd entreprenör får anmälan. Projektledaren ansvarar för att garantianmälningar åtgärdas och att besked från entreprenören erhållits efter åtgärdande. För att snabba upp gången med entreprenören kan kopia även skickas direkt till berörd entreprenör. Garantianmälan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Garantibesiktning Garantibesiktning utföres före garantitidens utgång. Projektledaren bevakar att entreprenör, drift, teknik och projektägare kallas till garantibesiktning. Vid garantibesiktning skall alla garantianmälningar kontrolleras så att de är åtgärdade. 30 av 53

31 5. Fördjupning råd och anvisningar Projektledaren har det övergripande ansvaret för att projektet genomförs så att projektmålen uppnås inom beslutade ramar. Avsnittet generella rutiner och aktiviteter redovisar krav på rutiner som tillämpas genom processen i tillämpliga delar beroende på projektens art och omfattning. Kapitel 5 och 6 omfattar: 5.1 Projektplan 5.2 Lägesrapportering 5.3 Etappindelning, delleveranser, gränsdragning 5.4 Ändringsrutin 5.5 Tider 5.6 Ekonomi 5.7 Kvalitet 5.8 Gestaltning 5.9 Miljö 5.10 Arbetsmiljö 5.11 Organisation 5.12 Kommunikation och information 5.13 Myndigheter 5.14 Riskhantering 5.15Upphandling och kontraktsstyrning 6.0 Länkar till dokument 5.1 Projektplan Genomförande enligt projektplan Projektets mål och förutsättningar samt plan för projektgenomförandet redovisas i en projektplan. I projektplanen beskrivs projektets ramar, övergripande planering, rutiner för genomförandet samt krav på uppföljning och rapportering. I projektplanen redovisas såväl projektarbetes omfattning samt krav på projektets resultat. Syftet med planen är att säkra slutprodukten, dels genom att vara ett verktyg för LSU:s projektpersonal, dels genom att vara en gemensam plattform för alla projektdeltagare i kvalitets-, gestaltnings- och miljöarbetet. Projektplanen används bl.a. för att: Vägleda genomförandet av projektet Underlätta kommunikation med projektintressenter, t. ex. projektägare, hyresgäst, brukare, fastighetsdrift Utgöra underlag för information om projektet Dokumentera beslut för projektplaneringen gällande valda alternativ liksom att redovisa antaganden som underlag för projektplaneringen Utgöra underlag för mätning av framdrift och projektstyrning Projektplanen med underordnade planer och rutiner för styrning av projektet, utgör projektets övergripande kvalitets- och miljöplan, dvs. projektledningens system för samordnad ledning av projektet mot uppsatta projektmål. Projektplanen skall vara tillgänglig för alla som medverkar i projektet. Den utgör en viktig grund för 31 av 53

32 att de som arbetar i projektet har kännedom om projektets planerade framdrift och om vilka rutiner och arbetssätt som projektledning har fastställt för projektets genomförande. Mall för projektplan_1: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) (översyn/bearbetning för samfasning med denna handbok krävs) Projektplan_instruktion: : (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) (översyn/bearbetning för samfasning med denna handbok krävs) Uppföljning och uppdatering av projektplan Projektledaren skall fortlöpande under projektet följa upp projektresultaten mot projektplanen. Förändringar och avvikelser, såväl tekniska, gestaltningsmässiga, ekonomiska som tidsmässiga skall registreras och sammanställas. Projektplanen är ett levande dokument och som vid behov skall uppdateras, exempelvis vid varje nytt skede i projektet. Projekthandbok I stora och/eller komplicerade projekt kan behovet av gestaltningsprogram, detaljerade planer, rutinbeskrivningar, riktlinjer och anvisningar för projektgenomförandet vara så omfattande att de samlas i en Projekthandbok. Projekthandboken utgör då bilaga till projektplanen. 5.2 Lägesrapportering Projektledaren skall fortlöpande under projektet rapportera läget i projektets styrgrupp, projektägare, hyresgäst m.fl. i den omfattning som fastställs i projektplan. Syftet med projektrapportering är att förse projektägare och andra med information om projektet. Rapporteringen kan ske skriftligt eller vid protokollförda möten. Redovisningen bör regelmässigt innehålla information om läget vad gäller projektering och byggande samt tider, kostnader och kvalitet. Ofta krävs även information om upphandling och riskhantering. OBS: I de fall avvikelser föreligger, som äventyrar projektresultaten enligt projektplan, skall rapportering ske först efter samråd med beställaren (Affärsområde, Teknikavdelning)! Mall Projektrapport 5.3 Etappindelning, delleveranser, gränsdragning Projektledaren svarar för att eventuell etappindelning och/eller gränsdragning mellan delleveranser fastställs och dokumenteras i beställning, projektplan och gränsdragningslistor. Gränsdragningslista mellan fastighet/inredning/utrustning skall tillämpas. Projektledaren svarar för att gränsdragning avseende utrustning som i gränsdragningslista har beteckningen BA* preciseras vad avser vilken konsult som svarar för projektering, respektive i vilket leveranspaket den skall ingå. Exempel på delleveranser: - etappindelning - delleverans som avropas enligt särskilt avtal - delleverans som hyresgäst svarar för 5.4 Ändringsrutin Rutin för programändring 32 av 53

33 Önskemål om programändringar framställs av projektägare eller hyresgästens representant. Respektive konsult skall utreda och i förekommande fall redovisa förslag till hur programändringen kan lösas. Anmälan upprättas av utredande konsult på bifogad blankett som överlämnas till projekteringsledaren. Denne svarar för att tids- och kostnadspåverkan av programändringen förs in och att förslaget överlämnas till hyresgästen för beslut och byggherren för beställning. I de fall programändringen berör flera teknikområden skall den teknikområdesansvarig som berörs mest svara för samordningen med projektledningen. Programändringen skall vara beslutad av hyresgästen och beställd av byggherren enligt delegationsordningen innan den inarbetas i handlingarna. Mall ÄTA_blankett: (word > nytt > LSU Projekt) Mall ÄTA_lista: (word > nytt > LSU Projekt) Rutin för ändring av bygghandling Ändring i en bygghandling uppstår ur ett behov och har alltid en eller flera orsaker. Ofta initieras behovet av någon av nedanstående deltagare i projektet: Beställare, ex vis för genomförande av en programändring Projektör/projekteringsledare, ex vis för upptäckt fel eller brist i egen eller annan projektörs handling Två typfall vid ändring av bygghandling förekommer: 1. Ändringen är av sådan art att reviderings- PM inte bedöms behöva upprättas, konsekvenserna av ändringen kan överblickas på arbetsplatsen. Byggledare upprättar ett byggledarrapport. 2. Ändringen är av sådan art att reviderings- PM ev. måste upprättas. Konsekvenserna av ändringen berör flera teknikområden och beställaren måste involveras i beslutsprocessen. Ansvarig handläggare i projektledningen upprättar en ändringsanmälan som beskriver orsaken till att en ändring behöver göras, vilka entreprenader som berörs samt en bedömning av konsekvenserna av den föreslagna ändringen i tid, pengar och kvalitet. Både entreprenad- och konsultkostnader skall bedömas Ändringsanmälan tas upp på lämpligt beslutsmöte. Projektledningen beslutar vad som skall ske med varje ändringsanmälan. Projektledaren bekräftar med sin påskrift att beslut har tagits att bygghandlingen skall ändras. Alla ändringar av bygg-handlingar skall åtföljas av underskriven blankett för ändringsärende. Om beslut om utförande av ändring fattas informerar projekteringsledningen berörda teknikområden hur ärendet skall hanteras vidare. Storlek på ändringsarbetet meddelas projektörerna. Beställning av ändringsuppdraget görs av projekteringsledare. Berörd(a) konsult(er) reviderar aktuell bygghandling och ett ett ändrings- PM upprättas. Flera beslutade ändringar kan samlas i ett ändrings- PM. PM skall prissättas av E och kostnaden skall godkännas av projektägare enligt delegationsordningen innan produktionsorganisationen genomför den projekterade ändringen. Om beslut fattas om att ändring inte skall genomföras markerar projektledaren på lämpligt sätt på blankett för ändringsärende att någon ändring av bygghandlingen inte skall ske i det här fallet. Ärendet avslutas. 5.5 Tider 33 av 53

34 Allmänt om tidplanering och tidstyrning Tidplanen är ett av de viktigaste styrinstrumenten i ett byggprojekt. Det är därför mycket viktigt att tidplanen är känd och respekteras av alla projektdeltagare. En grundläggande princip för tidplanering är att varje aktör (konsult, entreprenör, hyresgäst etc.) svarar för tidplanering av eget arbete inom ramen för överordnade tidplaner. Projektledaren svarar för all övergripande tidplanering inom de ramar som beslutas för projektet. Övriga aktörer i projektet skall aktivt delta i planeringsarbetet genom att lämna underlag till planeringsarbetet. En annan grundläggande princip för tidstyrning av projekt är att övergripande tidplaner primärt endast får ändras till följd av beslut som innebär ändrad omfattning eller ändrade förutsättningar för projektet. Ändring av tidplan som berör flera aktiviteter och aktörer i projektet innebär i praktiken omplanering av dessa aktiviteter/aktörer, vilket i sin tur innebär ökad kostnad för projektet. Beslut om ändring av övergripande tidplan skall därför behandlas likvärdigt med beslut om programändring/budgetändring. Tidplaner skall fortlöpande följas upp under projektets gång. Om avvikelser från tidplanen konstateras skall avvikelsens orsak analyseras. Korrigerande åtgärder skall vidtas för att återföra den avvikande aktiviteten eller händelsen till plan, för att säkerställa att avvikelsen inte äventyrar tidplanen för andra aktiviteter i projektet och därmed hela projekttidplanen. Tidplaner anpassas till projektets art och omfattning, den fas projektet befinner sig och hur de skall tillämpas i styrning av projektgenomförandet. Övergripande tidplaner Med övergripande tidplaner avses tidplaner som samordnar flera skeden, aktiviteter och aktörers arbete. Till övergripande tidplaner räknas projekttidplan, huvudtidplan, projekteringstidplan samt upphandlings- och produktionstidplan. Vilka tidplaner som skall upprättas skall redovisas i projektplanen. Projekttidplan Projekttidplanen upprättas under programskedet och fastställs av beställaren inför beslut om projektering. Projekttidplanen utgör tidplan för övergripande projektstyrning hos beställaren och eventuell styrgrupp, samt för hyresgästens planering. Avstämning och rapportering till beställare och styrgrupp görs mot denna tidplan. Projekttidplan skall på en sammanfattande nivå redovisa projektets skeden, samordning med sidoprojekt, tider för myndighetsbehandling, information om ut- och inflyttning, deadlines samt redovisningar och beslut. Indata till projekttidplanen är t ex : Dokumentation från förstudie Samhällets krav, t e x planfrågor och tillståndsfrågor Beställarens tidsrestriktioner t ex möjlig igångsättningstid, etapptider och krav på sluttid Leverans- och produktionstider Beslutsordning hos beställaren Erfarenheter från tidigare genomförda liknande projekt Huvudtidplan Huvudtidplanen skall vara underordnad projekttidplanen och utgör en detaljering på de huvudaktiviteter som utgör en förutsättning för projektets genomförande inom fastställda ramar med avseende på 34 av 53

35 eventuell uppdelning av projekteringsskedet i delskeden, tider för upphandlingar och genomförande av entreprenader etc. Tidplanen ska fungera som projektledarens styrinstrument för projektgenomförandet och kräver därför relativt hög detaljeringsgrad. Det är oftast lämpligt att projekttidplan och huvudtidplan upprättas parallellt för att säkerställa att projekttidplanen blir rimlig mht projektets omfattning, förutsättningar och möjliga genomförande. Huvudtidplanen upprättas dock senast efter beslut om projektering och genomförande. Vid tidsplaneringen bör bl a följande beaktas: Aktuell genomförande-, upphandlings- och entreprenadform Beslutstider Handläggningstider hos myndigheter Upphandlingstider Rimlig tid för ett genomförande så att målen avseende kvalitet, gestaltning, miljö, funktion och ekonomi uppnås Leveranstider, installation och montage av inredning/utrustning Injustering och provning Slutkontroll Projekteringstidplan Projekteringstidplan upprättas för utrednings-, program- och projekteringsfaserna i projekt där flera aktörer medverkar i detta arbete. Projekteringsskedet indelas i delskeden enligt projektplan, förfrågningshandlingar och bygghandlingar. Aktiviteterna inom respektive delskede bestäms dels utifrån behov av samordning av arbetet mellan konsulter, dels utifrån den redovisning som erfordras i respektive skede för att erforderligt underlag för nästa skede skall föreligga. Projekteringstidplanen skall vara kopplad till övriga tidplaner för projektet. Mötestider för projekteringsmöten, datasamordningsmöten, samgranskningsmöten etc bör redovisas i Projekteringstidplanen. Respektive konsult skall ansvara för tidplanering av eget arbete! Indata projekteringstidplan är t ex: - Projekttidplan - Program, gestaltningsprogram - Behov av alternativstudier vad avser förslag och system - Plan för myndighetshantering - Entreprenad- och ersättningsformer för byggproduktionen - Upphandlingsplan - Produktionstidplan, då projektering och byggande sker parallellt Upphandlingstidplan Aktuellt i de fall projektering och entreprenadupphandling och/eller produktion sker parallellt, framför allt vid successiv upphandling av många delentreprenader. Upphandlingstidplanen bör redovisa tid för: - fastställande av entreprenadomfattning och gränsdragning mot andra entreprenader - fastställande av krav på förfrågningshandlingar - avstämning/fastställande/frisläppande av förfrågningshandlingar - genomförande av upphandlingen - leverans av PM respektive bygghandling Vid många delentreprenader bör separata, detaljerade upphandlingstidplaner upprättas. 35 av 53

36 Produktionstidplan Produktionstidplanens aktiviteter bestäms till detaljnivå som erfordras som underlag för t ex : bestämning av produktionstidens längd kartläggning av inverkan på befintlig verksamhet etappindelning krav på deltider för färdigställande kartläggning av leveranstider upphandlingsplanering projekteringsplanering samordning av produktionen Används av t ex byggledare samt platschef och arbetsledare hos entreprenören. Obs! Respektive entreprenör skall ansvara för tidplanering av eget arbete! Detaljtidplaner Exempel på detaljerade tidplaner: Mötestidplan I projekt där många mötesformer förekommer bör särskild mötestidplan upprättas. Gäller t. ex. styrgruppsmöten, A-, B- och C-möten, programmöten, RFP-möten, brukarmöten, byggmöten, ekonomimöten etc. (se förklaring av A-, B- och C-möten under 5.11 mötesplaner) Beslutstidplan I de fall projekteringsarbetet är beroende av underlag och beslut från LSU, hyresgäst eller andra parter kan det vara lämpligt att upprätta separat besluts- och beskedstidplan som kommuniceras med berörda parter Rullande tidplaner för produktionen Produktionstidplanen nedbruten till aktiviteter med noggrannhet på dagnivå. Rullande schema i t.ex. 3-veckors- eller 6-veckorsperioder. Underlag för arbetsledare hos entreprenören Obs! Respektive entreprenör skall ansvara för tidplanering av eget arbete! 5.6 Ekonomi Ekonomistyrning Projektledaren svarar för styrning av projektets ekonomi, inom fastställda ramar, innefattande att planera, kalkylera, budgetera, följa upp, åtgärda, prognostisera och rapportera projektets ekonomi (kostnad och i förekommande fall intäkter). Vid avvikelse från fastställda ramar skall projektet rapporteras för förnyat beslut. Projektledaren svarar även för att tekniska lösningar svarar mot krav på driftekonomi. Kostnadskalkylering: innebär att man uppskattar kostnader för de resurser som krävs för att genomföra projektet. När kostnaderna uppskattas bör hänsyn tas till variationer och osäkerheter i kalkylmodeller samt konsekvenser av dessa. Vid kalkylering ska följande delar beaktas: Kreditivkostnad (projektägare beräknar normalt sett denna kostnad) Kostnad för konst enligt Landstingets regler Kostnadsfördelning/finansiering Hyresgästinvestering 36 av 53

37 Lanstingsservice investering Underhåll Ev. hantering av hyresgästens inredning/utrustning Kostnader som kan uppstå efter slutbesiktning eller projektavslut, såsomfunktionsgenomgång, garantibesiktning mm, bör identifieras och ingå i projektets kalkyl. En kalkyl bör även specificera nedanstående: Beskrivning av den kalkylerade projektomfattningen. Dokumentation av kalkylunderlaget Dokumentation av antaganden Angivande av osäkerheter i resultatet, till exempel +/- % Förslag till budgetreserver. Fördelning mellan byggnad och byggnadsinventarier för fastställande av avskrivningstider som arbetas fram i samråd med projektägaren. Kostnadskalkyler kan upprättas med många olika metoder. Några exempel är referenskalkylering, Budget: Planering för förbrukningen av resurser/pengar på ett uppföljningsbart sätt och baserat på projektets förutsättningar och ramar. Budget är inte samma sak som kostnadskalkyl, men kan baseras på kalkyler. I budgeten skall hänsyn även tas till andra faktorer som påverkar projektekonomin, t ex hyresnivåer, avkastningskrav. Vidare bör budgeten innehålla reserver för oförutsedda kostnader. Budgeten kan sägas vara en plan för vad projektet skall kosta, inte en beräkning av vad det kommer att kosta. Projektledaren upprättar projektbudget, dvs bryter ned den beslutade budgeten på uppföljningsbara aktiviteter och skeden enligt projektplan. Kostnadsuppföljning: produktionskostnader följs upp, dels genom att stämma av löpande ersättningar, dels genom att sammanställa överenskomna och prognosticerade ÄTA-arbeten. Han skall också göra en bedömning av behov av medel för oförutsedda kostnader. Baserat på uppföljningen upprättas en produktionskostnadsprognos. Uppföljning skall ske minst månadsvis, vid större entreprenader på löpande räkning bör uppföljning ske veckovis. Prognos: Uppföljningskalkyl för kvarvarande aktiviteter med hänsyn tagen till utförda aktiviteter och förändringar i projektförutsättningar. Prognosen är en beräkning av vad projektet förväntas kosta om inga särskilda åtgärder vidtas. För att säkerställa riktigheten i prognoserna erfordras att projektledaren fortlöpande registrerar och sammanställer förändringar och avvikelser, såväl tekniska, ekonomiska och tidsmässiga. Kostnadsstyrning: innebär vidtagande av åtgärder för att verklig resursförbrukning skall följa budget, samt hanteringar av ändringar i projektets ramar. Kostnadsstyrning omfattar: löpande kostnadsuppföljning av projektet att vid avvikelse från projektets ramar vidta åtgärder för att verklig resursförbrukning skall följa budget att hantera ändringar inom projektets ramar att genom projektägaren hantera ändringsönskemål som inte ryms inom fastställda ramar 37 av 53

38 rapportera ändringar som beslutats av projektägaren till styrgrupp Kostnadsrapport skall ingå i projektrapport. Ekonomiadministration Projektledaren svarar för bevakning, granskning, kontering och bestyrkande av projektets fakturor. Fakturahanteringen administreras i LSU:s fakturasystem. 5.7 Kvalitet Kvalitetsplanering Projektledaren genomför kvalitetsplanering genom att upprätta Projektplan, vilken utgör projektets övergripande kvalitetsplan. Projektplanen upprättas normalt vid projektstart och uppdateras därefter fortlöpande under processens gång. Kvalitetsplanering omfattar alla de projektledningsprocesser som beskrivs mer ingående i övriga kapitel. Den inriktar sig på såväl processkvalitet som produktkvalitet och gestaltningskvalitet. Den anger ett systematiskt angreppssätt som syftar till att säkerställa att kundens uttryckta och underförstådda behov förstås och uppfylls, att övriga intressenters behov utvärderas och beaktas samt att den antagna kvalitetspolicyn beaktas vid ledningen av projektet. Projektplanen beskriver projektets policy, mål, omfattning, organisation, mötesrutiner, upphandlingsrutiner, konstruktionsgenomgångar, samordningsrutiner, kontrollrutiner och andra gemensamma rutiner, med underliggande planer och dokument. Vid större projekt kan Projektplanen med tillhörande dokument samlas i en projekthandbok. Projektplan och eventuell projekthandboken måste anpassas till det enskilda projektet och kan alltså vara mer eller mindre omfattande. Fokuseringen på handbokens olika delar varierar beroende på olika områdens betydelse eller komplexitet i det enskilda projektet. Projektplan_instruktion: : (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall för projektplan_1: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Kvalitetssäkring Projektledaren svarar för att kvalitetssäkring av projektarbetet sker, dvs. leder, kontrollerar och följer upp aktiviteter som säkrar att produkten kommer att uppfylla uppställda krav. En övergripande kontrollplan för projektet och eventuell kontrollplan enligt PBL upprättas. Rutiner för konstruktionsgenomgångar, samgranskning, egenkontroll, granskning, besiktningar etc. redovisas i projektplanen. Projektledaren skall förvissa sig om att konsulter och entreprenörer har godtagbara system för egenkontroll (jämför avsnitt Leverantörers kvalitetsarbete nedan). Projektledaren utför eller ser till att kontroll utförs för frisläppande av handlingar. Projektets rutiner för frisläppande av projektering anges i projektplanen. Projektledaren bevakar att projektörer tar fram underlag till entreprenörernas egenkontroller för aktiviteter eller detaljer som är av kvalitetskritisk karaktär. Projektledaren (eller kvalitetsansvarig enligt PBL) förvissar sig om att entreprenörens egenkontroll utförs och dokumenteras fortlöpande. Projektets övergripande kontrollplan bör innehålla kontroller av moment som identifieras som kvalitetskritiska av kund och projektledning Kontrollplan enligt PBL upprättas i de fall bygganmälan krävs för projektgenomförandet. 38 av 53

39 Denna innehåller kontroller av moment som identifieras som kvalitetskritiska av kommunens handläggare, med stöd i föreliggande regelverk. Konstruktionsgenomgångar: Formella, dokumenterade genomgångar planeras och genomförs vid lämpliga stadier under projekteringsarbetets gång. Konstruktionsgenomgångar bör ske teknikområdesvis under ledning av den som ansvarar för respektive teknikområde. Deltagare bör vara alla som berörs av de funktioner som skall gås igenom, exempelvis teknikansvariga vid LSU, hyresgäst, fastighetsdrift, entreprenör. Konsulters egenkontroll: Konsulters egenkontroll och granskning dokumenteras genom att handlingarna signeras av den som granskat och/eller godkänt dem. Därutöver bör projektledaren begära redovisning av signerad egenkontrollplan vilken dokumenterar att specifika kontrollåtgärder har utförts. Samgranskning: Inför leverans av handlingspaket, som förfrågningsunderlag eller bygghandling, bör samgranskning ske innan handlingarna godkänns av respektive konsult och lämnas till beställaren för granskning och frisläppande. Samgranskningen skall säkerställa: - att alla uppgifter, som har överenskommits under tidigare projektering och vid samordningsmöten, är beaktade i handlingen. - att handlingen som helhet (alla discipliner sammantagna) är samordnad och fullständig Frisläppande av handling: Utöver projektörernas egenkontroll och granskning skall någon form av kontroll för beställarens eller projektets räkning ske innan bygghandlingar frisläpps för utförande. Denna kan innebära att handlingar granskas av beställarens teknikstöd, av gestaltningsansvarig arkitekt, av oberoende granskare eller av entreprenören innan de frisläpps.kontroll av byggproduktion: Entreprenörens egenkontrollplaner skall omfatta minst de kontrollmoment som anges i projektets övergripande kontrollplan. Egenkontrollplanen skall omfatta sådana moment som är kvalitetskritiska, dvs som: leverantören av erfarenhet vet att det finns stor risk för fel i utförandet som är svåra eller ovanliga som får stora konsekvenser om de blir fel Leverantörers kvalitetsarbete Eftersom aktörerna i ett projekt tillhör skilda organisationer skall de tillämpa sina respektive organisationers kvalitetssystem. Krav ska ställas i samband med upphandling på att leverantörer upprättar kvalitets- och miljöplaner samt egenkontrollplaner. Planerna godkänns av projektledaren och, där det erfordras, även av projektets kvalitetsansvarige enligt PBL, innan de aktuella aktiviteterna påbörjas. Planerna ska omfatta kontroll av att myndigheters och beställarens krav uppfylls samt eventuella underleverantörers arbeten. Avvikelser från ställda krav skall rapporteras. Extern projektledning I de fall en extern projektledningsorganisation anlitas och denna har ett kvalitets- och miljöledningssystem med rutiner som motsvarar de krav som ställs i LSUs system, kan projektledaren besluta att låta leverantören följa sitt system så långt som möjligt. Krav på projektörer Projektledaren skall förvissa sig om att konsulterna har godtagbara system för egenkontroll och granskning av projekteringsresultatet. Detta kan göras genom att begära kvalitets- och miljöplaner eller motsvarande redovisning av deras system. I stora projekt kan kvalitets- och miljörevisioner 39 av 53

40 genomföras. I godtagbar granskning ingår att utvärdera att tillämplig miljölagstiftning och föreskrifter följs. Om projektör inte på ett tillförlitligt sätt kan verifiera att ställda krav uppfylls skall beställaren ha rätt att på projektörens bekostnad anlita oberoende kompetens som värderar detta. Den som utför projekteringsarbete skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att ställda krav på egenskaper och redovisning uppfylls. Projektör skall på beställarens begäran kunna verifiera att ställda krav är uppfyllda. För att säkra kvaliteten på de projekterande konsulternas handlingar kan stickprov av deras egenkontroller genomföras. Vid flera avvikelser skickas handlingarna tillbaka till konsulten för egen granskning. Projektörer skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att inte andra, som för sitt arbete är beroende av resultat av projektörens arbete, hindras att uppfylla ställda krav till följd av brister i projektörens arbete, eller planeringen eller förmedlingen av detta. Projektör skall ha rutiner för att identifiera och kommunicera behov av underlag från andra, inklusive krav på egenskaper och redovisning, som krävs för att projektören skall kunna säkerställa att ställda krav på egenskaper och redovisning uppfylls för det egna arbetet. Krav på entreprenörer Projektledaren skall förvissa sig om att entreprenörer har godtagbara system för egenkontroll. Om entreprenör inte på ett tillförlitligt sätt kan verifiera att ställda krav uppfylls kan beställaren på entreprenörens bekostnad anlita oberoende kompetens som värderar detta. Den som utför produktionsarbete skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att ställda krav på egenskaper och utförande uppfylls. Entreprenör skall på beställarens begäran kunna verifiera att ställda krav är uppfyllda. Entreprenör skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att inte andra, som för sitt arbete är beroende av resultat av entreprenörens arbete, hindras att uppfylla ställda krav till följd av brister i entreprenörens arbete eller planeringen av detta. Entreprenör skall ha rutiner för att identifiera och kommunicera förutsättningar som beror på resultat av andras arbete, inklusive krav på egenskaper, redovisning och utförande, som krävs för att entreprenören skall kunna säkerställa att ställda krav på egenskaper och utförande uppfylls för det egna arbetet. Kvalitetsstyrning Metoder och verktyg för kvalitetsstyrning Uppföljning Uppföljningsarbete av återkommande karaktär avser den kontroll som projektets kvalitetsansvarige, sakkunnig, kontrollant eller annan person inom beställarorganisationen utför gentemot projektörer och entreprenörer. En sådan kontroll skall alltid utgå från leverantörens egenkontroll så till vida att kontroll av ett arbetsmoment alltid har föregåtts av information om statusen på tillhörande kvalitetsarbete. Först när detta är avslutat bör uppföljning ske. Revisioner I stora projekt kan kvalitetsrevisioner genomföras för att utvärdera system och rutiners effektivitet och tillämpning. Revision kan även påkallas vid befarad eller konstaterad avvikelse från kvalitetskrav. Revision utförs efter beslut av Chefen för Projektavdelningen. Kvalitetsrevisioner utförs av kvalitetssamordnare/ledare, eventuellt med hjälp av kvalitetsrevisor eller sakkunnig. Kvalitetsrevisioner planeras alltid som enskilda aktiviteter med namngivna personer. Systemrevision avser kontroll av att kvalitetsplan/kvalitetssystem motsvarar de krav som ställs. 40 av 53

41 Den utförs då projektör respektive entreprenör presenterar sin kvalitetsplan, men kan även utföras vid senare tillfälle. Aktivitetsrevision avser kontroll av att leverantören följer sin egen kvalitetsplan. Aktivitetsrevision kan ske som särskild revision eller utföras i samband med systemrevision. Produktrevision utföres av revisionslag med minst en sakkunnig gentemot såväl projektör som entreprenör. Avser en sådan revision handlingar från projektör granskas beräkningar, alternativa lösningar och andra tekniska utredningar. Syftet är att säkerställa att arbetet har resulterat i lösningar, som innebär en för LSU tillfredsställande nivå. Avser en sådan revision produkter och arbeten från entreprenör kontrolleras de metoder som valts och vilka utföranden de resulterat i, allt för att försäkra sig om att en tillfredsställande kvalitetsnivå erhålls i projektet. Avvikelsehantering och korrigerande åtgärder Rutin för rapportering av inträffade avvikelser till projektledningen och beslut/godkännande av åtgärder skall anges i projektplanen. Rutinen skall avse avvikelser i bemärkelsen fel, icke uppfyllande av krav, bristande tillämpning av rutin o dyl. Den ekonomiska regleringen av ändrings- och tilläggsarbete samt hanteringen av medvetna avsteg från angivna krav omfattas inte av rutinen för avvikelsehantering (se kap 5.4) Rutiner för att hantera avvikelser och besluta om avhjälpande och korrigerande åtgärder bör finnas i alla aktörers kvalitets- och miljöledningssystem. Dessa interna rutiner involverar normalt inte projektledningen i hanteringen. Projektledningen har ett behov av att informeras om inträffade avvikelser och att få godkänna hur den avvikande produkten ska behandlas. Projektledningen är också angelägen om att korrigerande åtgärder vidtas för att eliminera den bakomliggande orsaken till avvikelsen och förhindra att den upprepas. 5.8 Gestaltning Gestaltningen handlar om arkitektur och hur projektet kommer att se ut och fungera när det är färdigbyggt. Vid alla byggprojekt, utomhusarbeten såväl som inredningsarbeten, måste man ta ställning till och förhålla sig i en mängd frågor som har med gestaltning, design och arkitektur att göra. I många av projekten kommer det även in frågan om konst; befintlig konst, ny konst eller tillfällig konst som ska åtgärdas på det ena eller andra sättet. Det är viktigt att anlita experter: arkitekter, landskapsarkitekter, inredningsarkitekter och konstkonsulter som kan hantera dessa frågor på ett professionellt sätt, och som har kännedom om de krav som vårdbyggande ställer. I vissa projekt särskilt utemiljöer som ansluter till den omgivande staden behöver expert på kulturmiljöhistoria anlitas. Stadsbyggnadsfrågor ska behandlas i samråd med kommunens samhällsplaneringskontor. Samverkan kring gestaltning Samverkan kring gestaltningsfrågor är viktigt för att projektet ska få ett gott resultat. Projektledaren bör se till att ett par möten arrangeras som fokuserar på gestaltningsfrågor och aspekter som är viktiga att få med i gestaltningsprogrammet. Ett av mötena bör vara tidigt i projektet i förstudien. Det andra mötet i programskedet. Kompetenser att bjuda in är, beroende av projektets art, till exempel: Ansvarig arkitekt inom Landstingsservice Anlitade konsulter i projektet Kommunens planerare Kultur i Länet Länsantikvarie 41 av 53

42 Beställare Projektansvarig för hyresgästen Brukare Skyddsombud Vid ett av mötena bör den aktuella miljön studeras på plats, som en del i den platsanalys som ingår i gestaltningsprogrammet. En metod som kan användas är gåtur. En annan metod som kan användas är designdialogmetoden, men den tar flera möten i anspråk. Gestaltningsprogram Gestaltningsprogram är egentligen en process som följer projektet. I Behovsanalysen kontrollerar man hur projektet förhåller sig till Akademiska sjukhusets övergripande gestaltningsprogram. I Förstudien görs ett första översiktligt gestaltningsprogram för projektet och sedan i programskedet färdigställs ett detaljerat gestaltningsprogram som sedan följs och utvecklas under projekteringen. Den arkitektkonsult som fått uppdraget ansvarar för att upprätta ett gestaltningsprogram i respektive skede av projektet. 5.9 Miljö Miljöplanering Miljöplanering redovisas i projektplan. Miljöarbete ses som en del i kvalitetsarbetet och arbetet med att fånga upp och säkerställa de viktiga miljöfrågorna för projektet integreras därför med projektplanens övriga aktiviteter. Projektplanen skall redovisa vilka utredningar som skall genomföras (ex. miljöbesiktning, inventering av markföroreningar, miljöinventering etc). Projektplanen skall även omfatta förteckning över de miljöaspekter som skall följas upp i projektet (ex. påverkan på eko-system, grundvattenproblem, energi, värmeförsörjning, kylbehov etc). Projektplanen skall uppdateras fortlöpande under projektets gång. Miljöbesiktning och miljöinventering: Förstudieskede Programskede Miljöprogram och miljöplan: Programskede, programhandlingar Hantering av miljöaspekter i programskede Hantering av miljöaspekter i projekteringsskedet Hantering av miljöaspekter i produktionsskedet Miljöprogram Miljöprogram för nybyggnad och större ombyggnader skall tillämpas och projektanpassas. Eventuella krav med utgångspunkt från resultat av miljöbesiktning och/eller miljöinventering inarbetas Miljöprogram för nybyggnad och större ombyggnader: Miljöprogram _mall: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) 5.10 Arbetsmiljö Arbetsmiljöverkets Författningssamlingar gäller avseende projektering av arbetsmiljö i bruksskede 42 av 53

43 projektering av arbetsmiljö i byggskedet för arbetsmiljö i produktionsskedet. Rutiner för hantering av arbetsmiljöfrågor i byggprocessen beskrivs för respektive skede i kapitlen 4.4 och 4.6. Synpunkter och råd avseende hantering av arbetsmiljö i byggskedet, se bilaga 5 Planering, styrning och uppföljning av arbetsmiljöarbete Målsättningen med arbetsmiljöarbetet i projekt är att: öka säkerheten i såväl byggande som drift och verksamhet efter byggskedet. skapa förutsättningar för att i så stor omfattning som möjligt lindra konsekvenserna av en olycka som inträffar, oavsett olyckans art och storlek. öka samarbetet mellan projektets intressenter för att kunna förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Planering Planering av arbetsmiljöarbetet skall ske i både projekterings- och produktionsskedet. Riskbedömningen är utgångspunkten för all planering. Målet är att alla riskfaktorer identifieras och att de med hjälp av god planering avlägsnas helt eller reduceras till minsta möjliga nivå. Styrning Styrning av arbetsmiljöarbetet sker vid projekteringsmöten, samgranskningar, konstruktionsgenomgångar, byggmöten och skyddsronder. Projektledare ansvarar för att arbetsmiljöfrågor hanteras vid dessa tillfällen. Uppföljning I stora projekt kan arbetsmiljörevisioner genomföras för att utvärdera system och rutiners effektivitet och tillämpning. Organisation och godkännande av arbetsmiljöfrågor I ett tidigt skede i projektet är det viktigt att definiera organisationen. Projektledaren ansvarar för att kontaktpersoner utses för dialog under projektets gång och för godkännande av olika lösningar. Arbetsmiljön för brukare skall beaktas i planeringsskedet. Representanter för brukarna skall ingå i arbets- eller referensgrupper och skyddsombud skall ge skriftligt utlåtande innan produktion sker. Arbetsmiljön för drift- och underhållspersonal skall beaktas i planeringsskedet. Arbetsmiljön för driftentreprenörer skall bevakas av Teknikprojektägare inom respektive område. Exempel på kontaktpersoner är: Inom LSU Projektägare Tekniska specialister Representant för fastighetsdrift Städansvariga Transportansvariga Projektansvarig för hyresgästen (som i sin tur sammankallar partsammansatt arbetsgrupp) Brukare Skyddsombud 43 av 53

44 Hygienansvariga Normal fördelning av arbetsmiljöansvar Byggherre utser byggarbetsmiljösamordnare för program och planering samt för utförande. Byggarbetsmiljösamordnare har ansvar att se till att alla följer gällande lagstiftning. Var och en som medverkar vid projekteringen skall inom ramen för sitt uppdrag, och vid behov, i samverkan med övriga projektörer vidta de åtgärder som behövs för att projekteringen skall uppfylla kraven. Byggarbetsmiljösamordnare Projektledaren ansvarar för att byggarbetsmiljösamordnare utses (ev överlåts) i projektet. Projektledaren skall även bevaka att samordningen fungerar. Landstingsservice kan utse byggarbetsmiljösamordnare till annan juridisk eller fysik person. t.ex. till projektledningskonsulter eller till entreprenörer. De krav som ställs är att den konsult eller entreprenör som anlitas har kompetens för uppgiften. Byggarbetsmiljösamordnare skall utses för program och projektering samt för utförandet. Dock har byggherren fortfarande ansvaret att tillse att samordningen fungerar och att den samordningsansvarige klarar och utför sina åtaganden. När arbete utförs på fast arbetsställe skall den som har arbetsmiljöansvaret se till att kalla byggarbetsmiljösamordnaren till samråd enligt Rutin för arbete vid gemensamt arbetsställe Sammanfattning av den samordningsansvariges ansvar, se bilaga 5. Arbetsmiljöansvarig Projektledaren bevakar genom byggarbetsmiljösamordnaren, att alla som bedriver verksamhet på arbetsstället (hyresgäster, entreprenörer etc.) utser namngiven arbetsmiljöansvarig och att dessa får instruktioner för arbetsmiljöarbetet. Upprättande av arbetsmiljöplan Krav på arbetsmiljöplaner för byggnads och anläggningsarbete ställs i Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter. En arbetsmiljöplan måste finnas: innan etablering sker om förhandsanmälan krävs det finns arbeten med särskild risk. Allmänt om upprättande av arbetsmiljöplan, se bilaga 5 Mall Arbetsmiljöplan_ projektering: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Arbetsmiljöplan: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) CE-märkning Skall utföras enligt regler. 44 av 53

45 Riktlinjer för Brandskydd Följande dokument skall tillämpas i byggskedet: Checklista projektledare Plan för brandskydd på byggarbetsplatser Checklista brandskydd vid nybyggnad Checklista brandskydd vid om- och tillbyggnad Organisation Organisationsplanering Projektledaren ansvarar för att organisationsplanering genomförs och redovisas i projektplan. Planeringen inleds i samband med projektstart. Planeringen startar med att de funktioner, som erfordras för projektets genomförande definieras. Funktionerna ordnas därefter i en struktur. Strukturen bör vara sådan att den stimulerar till kommunikation och samarbete mellan dem som medverkar i projektet. Strukturen skall utformas så att ansvars- och befogenhetsgränser är tydliga och att rapporterings och beslutsvägar blir så enkla och effektiva som möjligt. Kundens organisationspolicy och krav på rapportering påverkar också strukturens utformning. Vid organisationsplanering av utförandeskedet måste hänsyn tas till vald genomförandeform. För de funktioner där ett företag levererar tjänst som ett samlat uppdrag genomfört av en grupp personer eller levererar en entreprenad bestående av varor och arbetsinsatser, t ex ett arkitektuppdrag respektive en ventilationsentreprenad, upprättas en beskrivning av de krav på förmåga och kunskap, som erfordras för funktionen och som kommer att vara avgörande för valet av leverantör. Att tänka på vid organisationsplanering: tidigare erfarenhet har personerna eller grupperna gjort liknande arbete tidigare? Har de gjort detta på ett bra sätt? personliga egenskaper är det sannolikt att personerna eller grupperna kommer att arbeta bra tillsammans i ett team finns det deltagare med särskild spetskompetens vilka funktioner skall eller bör bemannas från den egna organisationen och vilka funktioner bör bemannas externt vilka funktioner skall bemannas av enskilda befattningshavare och vilka skall upphandlas som samlade uppdrag av leverantörer kartlägga möjliga befattningshavare och leverantörer för organisationens olika funktioner. Organisationsstyrning Organisationen bör följas upp under projektets gång för att säkerställa att denna fortfarande är lämplig Kommunikation och informationsstyrning Kommunikationsplanering Kommunikationsplaneringen bör, beroende på projektets behov, behandla följande punkter: Projektets policy för information och kommunikation. Mötesplan med deltagande och dagordningar. 45 av 53

46 Externa kommunikationsbehov. Sekretessfrågor. Marknadsföring av projektet. Distributionslistor som specificerar vem som skall ha vilken information Beskrivning av den information som skall distribueras; form, innehåll, detaljeringsgrad etc. Vem eller vilka som granskar och godkänner innan distribution och användning. Vilka dokument som skall bevaras, hur länge och av vem. Vilka dokument som skall överlämnas till beställaren. Mötesplanering Projektets möten organiseras i en struktur, som anpassas till förutsättningarna och behoven i det aktuella projektet. I planeringen bör framgå mötestypens syfte, beslutsnivå och beslutsmässighet, deltagare och mötesfrekvens. Mötesplan redovisas i projektplan. Exempel på mötesformer: Styrgruppsmöte: Normalt vid projekt över 10 Mkr. Mötet är projektets högsta beslutsforum avseende frågor som berör objektets utformning och projektets genomförande, programfrågor, budget, tider mm. Vidare är det ett forum för lägesrapportering av arbetet inom respektive projektfunktion. Deltagare: t.ex representant för kund och Affärsområde, projektledare, ytterligare personer kan ingå i, eller adjungeras till, styrgruppen efter projektets behov, externa projekt, projekteringseller byggledare. Projektägaren kallar och för protokoll Styrgruppsmöte: Normalt vid projekt över 10 Mkr. Mötet är beredande för styrgruppsmöte. Projektrapport redovisas om arbetet i projektet. Projektledaren är föredragande. Deltagare: t.ex representant för kund och Affärsområde, projektledare, ytterligare personer kan ingå i, eller adjungeras till, gruppen efter projektets behov, externa projekt, projekterings- eller byggledare. Projektägaren kallar och för protokoll Projektmöte: Normalt vid projekt över 10 Mkr. Syftet med projektmöte är intern samordning och koordinering av projektet. Deltagare: t.ex chefen för Projektavdelningen, projektledare, entreprenör, projekteringsledare, byggledare. Projektledaren kallar och för protokoll. Projekteringsmöte. Projektledningens möten med konsulter för planering, styrning och kontroll av projekteringsarbetet. Projektledaren fattar beslut inom ramen för uppdraget, meddelar fortlöpande de direktiv som krävs för projekteringens framdrift samt följer upp arbetet med avseende på omfattning, kvalitet, tid, ekonomi etc. 46 av 53

47 Deltagare: t.ex projektledare, projekteringsledare, projektörer, representant för kund, teknik- och drift, projektägare, logistik och service, kultur i länet. Teknikmöten. Erfordras för samordning mellan konsulter Projektledaren/projekteringsledaren kallar, leder och för protokoll Deltagare: t.ex projektörer, representanter för teknik- och drift Arbetsmöten Arbetsmöten under projekteringen, t ex utrymmessamordning, teknik-/installationssamordning, datasamordning, brand, driftfrågor, arbetsmiljö, samordning med upphandling/produktion etc. Även fackvisa teknikmöten med teknik- och driftavdelningarna för avstämning av krav på tekniska lösningar mm. Deltagare: De som är delaktiga i den fråga som skall avhandlas. Mötet utser protokollförare. Brukarmöten, eller programavstämningsmöten. Möten med kund för avstämning av funktionella och tekniska lösningar mot gällande program. Deltagare: Kund, eventuella verksamhetsföreträdare, projektägare, lokalplanerare, projektledare samt berörd/-a konsult/-er. Projektledaren kallar, leder och för protokoll Startmöte: Startmöte med entreprenör. Projektgenomgång: Möte i samband med start av produktion för genomgång av viktiga frågor i handlingar, kvalitet och miljö samt frågor från entreprenören. Deltagare: kund, projektledare, entreprenör, fastighetsdrift och konsulter/byggledare. Projektledaren leder genomgången. Byggmöten: Kontraktspartsmöten, där punkter för kontroll av bl.a. ekonomi, tider, kvalitet och miljö alltid ska noteras. Deltagare: projektledare, entreprenör, byggledare och representant för hyresgästen. Fastighetsdrift kallas vid behov. Projektledaren kallar och för protokoll Ekonomimöten: Vid stora projekt. Separata möten där ekonomifrågor behandlas. Deltagare: projektledare, entreprenör, byggledare och representant för hyresgästen. Fastighetsdrift kallas vid behov. Projektledaren kallar och för protokoll Brukarmöten i produktionsskedet, Möten med kund för avstämning av praktiska frågor i anslutning till byggproduktionen inkl arbetsmiljöfrågor. 47 av 53

48 Deltagare: Kund, eventuella verksamhetsföreträdare, projektledare och byggledare. Projektledaren kallar, leder och för protokoll Mötesordning skall redovisas i projektplanen. Mall Möten_ kallelse: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Möten_ adress-och_distributionslista:: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Möten_ minnesanteckningar_protokoll:: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Möten_ projektering_protokoll:: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Möten_dagordning_ startmöte:: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Möten_ byggmöte:: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Möten_ dagordning_slutmöte:: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Mall Möten_ närvaro- och_adresslista: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Hantering och distribution av information I byggprocessen hanteras en stor mängd ritningar, beskrivningar och andra handlingar såsom korrespondens, protokoll, rapporter. Rutiner skall tillse att information hanteras på ett organiserat sätt. Projektledningen bör i tidigt skede besluta om hur dokument skall hanteras i projektet. Dokumenthanteringssystem väljs då så behövs. Projektledaren ansvarar för att nödvändig information finns tillgänglig vid rätt tidpunkt för projektets intressenter. Projektledningen skall tillse att information är relevant för mottagarens behov, att den är klart presenterad och distribuerad inom fastställd tid. Projektledaren ansvarar för att en adress- och distributionslista upprättas. Information till hyresgäst och kringboende All information till hyresgäster och andra intressenter om pågående och planerade projekt skall hanteras genom projektledningen. Projektledaren ansvarar för att relevant information distribueras till berörda parter. För information angående pågående arbeten på Akademiska Sjukhuset se Myndigheter Projektledningsorganisationen skall följa upp att tillämpliga lagar och regler följs i projektering och produktion. Anlitade leverantörer skall ha påvisad kännedom om de lagar och regler som berör deras ansvarsområden. Projektledaren ansvarar för att erforderliga ansökningar och anmälningar till myndigheter utförs. I samband med slutbesiktningen genomförs även myndighetsrelaterade besiktningar i de fall detta är aktuellt. Projektledaren ansvarar för att kontakt tas med teknikspecialister som ansvarar för myndighetsrelaterade besiktningar inom disciplinerna gas, hiss, OVK och brand. CE-märkning, se kap 5.9 Arbetsmiljö Riktlinjer myndighetskontakter Laglista 48 av 53

49 5.14 Riskhantering Riskhantering innebär att systematiskt identifiera risker och att reducera riskerna. Arbetet med strukturerade riskanalyser bör inledas på ett så tidigt stadium som möjligt i ett projekt, gärna redan i förstudien och i programskedet och sker därefter kontinuerligt under projektets gång. Genom att arbeta med riskhantering kan överraskningar och problem minimeras och risken för störningar minskas. I ett projekt finns det alltid risker av olika kategorier (tider, ekonomi, utformning, ohälsa etc.). En budgetreserv/oförutsett/detaljeringspåslag är exempel på ett ekonomiskt riskbemötande av en kalkylosäkerhet. I riskhanteringen ingår följande delar: Identifiera riskhändelser (vad kan hända) Beskriv konsekvenser av att en riskhändelse inträffar (vad får det för följder) Bedöm sannolikheten för att en riskhändelse inträffar (hur ofta kan det hända) Kategorisera risker (ohälsa, ekonomi, tider etc.) Prioritera risker (vilka risker är störst med hänsyn till konsekvens och sannolikhet) Utveckla riskbemötande/åtgärdsplanera (hur förebyggs riskhändelsen) Utse ansvariga för åtgärderna Implementera riskstrategier/genomför åtgärderna Utvärdera resultat (fungerade det på avsett sätt) Dokumentera Allmänt om riskhantering, se bilaga Upphandling och kontraktsstyrning Genomförandeform och ersättningsform Första steget i upphandlingsprocessen är att välja genomförande- och ersättningsform. Detta beslut bör fattas redan i programskedet då det både påverkar konsult- och entreprenadupphandlingar. Varje genomförandeform har sina fördelar och nackdelar och det är projektförutsättningarna som skall avgöra vilken form som väljs. Projektchefen är ansvarig. Synpunkter och råd avseende genomförandeform och ersättningsform, se bilaga 7 Upphandlingsplan Planeringen skall resultera i en upphandlingsplan. Planen visar hur upphandlingen skall hanteras och omfattningen av de varor, tjänster och entreprenader som skall upphandlas. Planen beskriver hur upphandlingarna skall hanteras från upprättande av förfrågningsunderlag till avslutning av kontrakt, t ex: vilka entreprenader, leveranser och konsulttjänster som skall upphandlas vilka upphandlingsformer och upphandlingsförfaranden som skall tillämpas hur upphandlingsorganisationen skall se ut och vilka befogenheter skall den ha tidplan för upphandling hur upphandling kommer att samordnas med andra aspekter av projektet såsom tidplanering och projektrapportering Planen omfattar hela processen: upprättande av förfrågningsunderlag, anbudsinfordran, anbudsprövning och kontraktsstyrning. Projektledningen skall analysera förutsättningarna för upphandlingen och välja 49 av 53

50 lämplig upphandlingsform i förhållande till projektmålen och övriga förutsättningar. Förutsättningarna för planeringen kan normalt hänföras till följande punkter: Objektet och projektets mål Resurser och projektorganisation. Marknad Lagen om offentlig upphandling Upphandlingsformer Beroende på upphandlingens värde regleras alternativa upphandlingsformer enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Anbudsinfordran LOU ställer krav på att anbudsinfordran skall kunna dokumenteras. Alla anbudsförfrågningar annonseras. Synpunkter och råd avseende anbudsinfrodran, se bilaga 7 Förfrågningsunderlag För konsulttjänster skall förfrågningsunderlag (FU) baseras på ABK och AF Konsult. För entreprenader skall förfrågningsunderlaget (FU) baseras på AB och AF AMA vad gäller de kommersiella och juridiska handlingarna. De tekniska handlingarna utgörs av konsulternas beskrivningar och ritningar (vid funktionsentreprenader: programhandlingar). Riktlinjer för utformning av FU är: kalkylerbarhet affärsmässig riskfördelning endast nödvändiga uppgifter anges varje uppgift förs in på rätt plats avsteg från standardtexter endast när det är motiverat kortfattat och stringent skrivsätt inga detaljföreskrifter gällande arbete som varje anbudsgivare ändå kommer att utföra fackmässigt FU skall inte enbart klarlägga åtagandets omfattning utan även vara ett redskap för att stimulera anbudsgivare att lämna förmånligt anbud värderingsgrunderna anges Värderingskriterier Värderingskriterier enlig mall till Administrativa Föreskrifter (AF) gäller. Mall Administrativa föreskrifter: (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) Upphandlingsförfarande Upphandlingsprocessen se bilaga 7 50 av 53

51 Kontraktsstyrning Projektledningen bör följa upp kontraktsarbetena med avseende på projektering, produktion, tider, kostnader, kvalitet och miljö redovisa lägesrapporter redovisa avvikelser och genast behandla förslag till korrigerande åtgärder granska kontroll- och besiktningsplaner samt övervaka leverantörens egenkontroll genomföra slutkontroll, slutprovning, besiktning och driftsättning enligt plan Kontraktsavslutning Konsulters projekteringsresultat skall presenteras så att det kan stämmas av mot projekteringsunderlag. Entreprenör skall ha utfört egenkontroll, av dokumentation skall framgå huruvida kontraktsenliga krav är uppfyllda. Besked om godkännande av entreprenad lämnas vid slutsammanträde. Entreprenör skall dessförinnan ha överlämnat avtalad dokumentation. En slutuppgörelse avseende ekonomi och kontraktsenliga åtaganden upprättas lämpligen och godkänns av båda parter. Av slutuppgörelsen skall framgå vilka eventuella kvarstående fordringar parterna har på varandra, och att därutöver inga nya krav får framföras. I detta arbete skall beaktas preskriptionstid enligt ABK/AB/ABT. 51 av 53

52 6 Förteckning över hjälpmedel Se (word > arkiv - nytt > på datorn > LSU Projekt) - Rutin Verksamhetsbeskrivning: - Rutin Inköp större teknisk apparat - Rutin Teknisk nivå - Mall ÄTA_blankett - Rutin driftens medverkan i projekt - Avrop Drift - Projektplan_instruktion - Mall för projektplan - Mall avrop av konsult - Mall beställning av konsult, ej ramavtal - Mall Programhandling - Mall Utlåtande handlingar - Checklista egenkontroll miljö projekt-/projekteringsledning - Mall startmöte projektering - Mall_ projekteringsmöte_protokoll - Mall ÄTA_lista - Mall Arbetsmiljöplan_ projektering - Mall Utlåtande handlingar - Checklista_PBL_BVL_AFS - Mall projektrapport - Instruktion byggledare - Mall Administrativa föreskrifter - Mall Anbud_ inbjudan GE - Mall Formulär_GE - Mall Öppning_förteckning_anbud - Mall Öppning_ protokoll - Mall Upphandlingsbeslut - Mall Tilldelning - Mall Nej_tack - Mall Beställning, avtalsentreprenör - Mall Beställning, ej avtalsentreprenör - Mall följebrev remiss av handling - Mall Partneringavtal - Mall Möten_dagordning_startmöte - Mall Byggmöte_protokoll - Mall Ekonomi_byggledarrapport - Miljö_checklista_för_små_projekt - Checklista egenkontroll projekt-/byggledning - Mall Arbetsmiljöplan - Mall Besiktningsutlåtande_FB - Mall Besiktning_bilaga_slutb - Mall Besiktningsutlåtande - Mall Besiktningsutlåtande_efterbesiktning 52 av 53

53 - Blankett Färdig_lokal - Rutin relationshandlingar - Rutin utvärdering - Mall SOFT-analys - Mall Utvärderingsfrågor_driftavdelning - Mall Utvärderingsfrågor_entreprenör - Mall Utvärderingsfrågor_konsulter - Mall Utvärderingsfrågor_kunder - Mall Möten_adress-och_distributionslista - Blankett Garantianmälan se - Miljöprogram för nybyggnad och större ombyggnader - Mall RFP - Förteckning Typrum - Kravspecifikation för utförande av teknisk dokumentation - Riktlinjer brand - Förteckning ramavtal LSU Gemensam G: - SundaHus Miljödatabas: - AFS: - Blankett Förhandsanmälan byggarbetsplats: - Gränsdragningslista - Länk till LOU: 7 Bilageförteckning 1. Organisationsskiss 2. Delegationsordning 3. Kvalitetsarbete 4. Gestaltning och konst (här behöver skrivas något) 5. Miljöarbete 6. Arbetsmiljöarbete 7. Riskhantering 8. Entreprenadupphandling 9 Strålskyddsinformation 10 Ansvarsfördelning projektavdelningen 11 Etiska regler vid kontakt mellan anställda och företag 12 Riktlinjer vid invigning 53 av 53

54 Landstingsservice vår organisation Ledning Klinisk utveckling Kommunikation Marknad Administration Miljö Beställar-/ controller Projekt Fastigheter och service Logistik/ transport Teknik Systemförvaltning Fastighetsdokumentation Drift Underhåll Säkerhet

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71 Projektledningshandbok, bilaga 3. Allmänt om kvalitetsarbete. 1 Kvalitetsplanering Kvalitetsplanering definieras som aktiviteter som fastställer kvalitetsmålen och kvalitetskraven samt målen och kraven för tillämpningen av kvalitetssystemelementen. Kvalitetsplanering innebär identifiering, klassificering och viktning av kvalitetsegenskaperna och fastställande av mål, kvalitetskrav och restriktioner planering av ledning och genomförande, beredning av tillämpningen av kvalitetssystemet inklusive organisation och tidplanering framtagning av kvalitetsplaner och vidtagande av åtgärder för kvalitetsförbättringar. Kvalitetsplanering omfattar alla de projektledningsprocesser som beskrivs mer ingående i övriga kapitel. Den inriktar sig på såväl processkvalitet som produktkvalitet. Den anger ett systematiskt angreppssätt som syftar till att säkerställa att kundens uttryckta och underförstådda behov förstås och uppfylls, att övriga intressenters behov utvärderas och beaktas samt att den antagna kvalitetspolicyn beaktas vid ledningen av projektet. Projektets motsvarighet till kvalitetssystem där projektets policy, mål, omfattning, organisation, mötesrutiner, upphandlingsrutiner, konstruktionsgenomgångar, samordningsrutiner, kontrollrutiner och andra gemensamma rutiner anges är Projektplanen, med underliggande planer och dokument. Projektplanen med tillhörande dokument samlas i en projekthandbok. Projekthandboken består av planer, rutiner och mallar som är resultatet av processer som beskrivs under de övriga kunskapsområdena samt den ytterligare kvalitets- och miljöplanering som erfordras för att utgöra projektets ledningssystem. När en projekthandbok sammanställts upprättas inte någon separat kvalitets- och miljöplan utan projektets rutiner för exempelvis konstruktionsgenomgång, samgranskning, frisläppande av projektering, revisioner, avvikelsehantering, korrigerande åtgärder och hantering av miljöaspekter får egna avsnitt eller flikar i projekthandboken. Projekthandboken måste anpassas till det enskilda projektet och kan alltså vara mer eller mindre omfattande. Fokuseringen på handbokens olika delar varierar beroende på olika områdens betydelse eller komplexitet i det enskilda projektet. Målgruppen för projekthandboken är alla aktörer i projektet. I byggprojekt är det de projektörer, entreprenörer och andra aktörer som är direkt engagerade i projektet som projekthandboken riktar sig till. 2 Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring är de aktiviteter som skall ge tilltro till att objektet kommer att uppfylla kvalitetskraven. Exempel på metoder och verktyg för kvalitetssäkring som tillämpas i projekt är: Projektets övergripande kontrollplan och kontrollplan enligt PBL Med beaktande av exempelvis resultatet av riskanalyser samt erfarenheter från andra projekt om kritiska arbeten, besiktningsanmärkningar och skadefall upprättas en övergripande kontrollplan för projektet/objektet. Nya och oprövade lösningar, betydande miljöaspekter, särskilda myndighetskrav samt viktiga funktioner för brukarna är exempel på annat som beaktas i kontrollplanen. Den övergripande kontrollplanen omfattar normalt alla skeden och alla aktörer. Vid byggsamrådet med kommunen presenteras hela den övergripande kontrollplanen alternativt ett förslag till kontrollplan enligt PBL, ett utdrag med de viktigaste myndighetskraven. Kommunen 1 av 5

72 Projektledningshandbok, bilaga 3. beslutar om kontrollplan enligt PBL, dvs vilka kontroller som måste redovisas för kommunen. Även kontrollplan enligt PBL bör ingå i projekthandboken. Konstruktionsgenomgångar Formella, dokumenterade genomgångar planeras och genomförs vid lämpliga stadier under projekteringsarbetets gång. Det är vanligtvis effektivast att genomföra konstruktionsgenomgångar teknikområdesvis under ledning av den som ansvarar för respektive teknikområde. När det är möjligt deltar representanter för alla funktioner som berörs, exempelvis brukare, driftspersonal och entreprenör. Projekteringsledaren deltar vanligtvis i alla konstruktionsgenomgångar även om de leds av andra. Vid konstruktionsgenomgångar behandlas betydande miljöaspekter, systemval, materialval och uppfyllelse av konstruktionskrav inklusive myndighetskrav, beroende på i vilket skede genomgången genomförs. Projekteringsledaren initierar och ser till att konstruktionsgenomgångar genomförs och dokumenteras. Frågor som berör flera teknikområden behandlas på projekteringsmöte eller separat samordningsmöte med de berörda. Egenkontroll, granskning och godkännande av projekteringsresultat Projektörer, entreprenörer och leverantörer skall innan arbetsmoment påbörjas upprätta en egenkontrollplan för arbetsmomentet. Kontrollen skall dokumenteras så att resultatet går att verifiera mot ställda krav. Metod för kontroll skall framgå. Dokumentation av att konsulters egenkontroll och granskning har gjorts sker vanligtvis genom att handlingarna signeras av den som granskat och/eller godkänt dem. Därutöver upprättas vanligtvis en kontrollplan som signeras för att dokumentera att specifika kontrollåtgärder har utförts. Delar av kontrollplanen kan ingå i kontrollplan enligt PBL och redovisas för kommunen. Samordning och samgranskning av projekteringsresultat Projekteringsledningen säkerställer att samordning mellan teknikområden kan ske genom att ange rutiner för exempelvis dokumenthantering, CAD-hantering, möten, distribution av handlingar och fråga/svar i projekthandboken. Inför varje leverans av ett handlingspaket som förfrågningsunderlag eller som bygghandling erfordras en samgranskning innan handlingarna godkänns av respektive konsult och lämnas till beställaren för granskning och frisläppande. Samgranskningen skall säkerställa: att alla uppgifter, som har överenskommits under tidigare projektering och vid samordningsmöten, är beaktade i handlingen. att handlingen som helhet (alla discipliner sammantagna) är samordnad och fullständig Granskningen skall avse samordningen av andra teknikområdens handlingar med avseende på det egna teknikområdet och skall omfatta de teknikområden man tidigare samordnat med samt de teknikområden man i övrigt påverkas av. Projektets rutin för samgranskning anges i projekthandboken. Frisläppande av projekteringsresultat Utöver projektörernas egenkontroll och granskning sker vanligtvis någon form av kontroll för beställarens eller projektets räkning innan bygghandlingar frisläpps för utförande. Denna kan innebära att handlingar granskas av beställarens teknikstöd, av oberoende granskare eller av entreprenören innan de frisläpps. Projekteringsledaren utför eller ser till att överenskommen kontroll utförs. Projektets rutiner för frisläppande av projektering anges i projekthandboken. 2 av 5

73 Projektledningshandbok, bilaga 3. Kontroll av byggproduktion Projektledaren förvissar sig, eventuellt genom byggledare, om att entreprenörerna har godtagbara system för egenkontroll av produktionen. Detta kan göras genom att begära redovisning av deras kvalitets- och miljöledningssystem samt projektspecifika kvalitets- och miljöplaner, kontrollprogram och kontrollplaner. Entreprenörens kontrollplaner skall omfatta minst de kontrollmoment som anges i projektets övergripande kontrollplan. Delar av kontrollplanerna kan ingå i kontrollplan enligt PBL och redovisas för kommunen. Egenkontrollplanen skall omfatta sådana moment som är kvalitetskritiska, dvs som: leverantören av erfarenhet vet att det finns stor risk för fel i utförandet som är svåra eller ovanliga som får stora konsekvenser om de blir fel Byggledaren eller kvalitetsansvarig enligt PBL förvissar sig om att entreprenörens egenkontroll utförs och dokumenteras fortlöpande. Detta kan ske genom regelbunden avstämning av kontrollplanen, genom närvaro vid vissa kontroller och genom egna stickprov. I större projekt hålls kvalitets- och miljömöten eller kvalitets- och miljöronder för att följ upp och styra entreprenörens kontrollarbete. I mindre projekt sker uppföljningen vid byggmöten. 3 Leverantörers kvalitetsarbete Eftersom aktörerna i ett projekt tillhör skilda organisationer tillämpar de sina respektive organisationers kvalitetssystem. Krav ska ställas på att leverantörer i erforderlig omfattning upprättar kvalitets- och miljöplaner (kontrollplaner) för den specifika tjänsten. Enligt AB04 ska entreprenören upprätta kvalitets- och miljöplaner. Dessa ska finnas framtagna innan produktionsstart. Kravet skall också ställas på leverantörer som inte omfattas av AB04. Planerna godkänns av projektledaren och där det erfordras även av projektets kvalitetsansvarige enligt PBL, innan de aktuella aktiviteterna påbörjas. Planerna ska omfatta kontroll av att myndigheters och beställarens krav uppfylls samt eventuella underleverantörers arbeten. Avvikelser från ställda krav skall rapporteras. Krav på leverantörernas kvalitets- och miljöarbete formuleras i de Administrativa föreskrifterna. Observera att genomförda revisioner eller likvärdigt inte fritar leverantören från ansvar för sin kvalitetssäkring. Projektörer Den som utför projekteringsarbete skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att ställda krav på egenskaper och redovisning uppfylls. Projektör skall på beställarens begäran kunna verifiera att ställda krav är uppfyllda. För att säkra kvaliteten på de projekterande konsulternas handlingar kan stickprov av deras egenkontroller genomföras. Vid flera avvikelser skickas handlingarna tillbaka till konsulten för egen granskning. Om projektör inte på ett tillförlitligt sätt kan verifiera att ställda krav uppfylls skall beställaren ha rätt att på projektörens bekostnad anlita oberoende kompetens som värderar detta. 3 av 5

74 Projektledningshandbok, bilaga 3. Projektörer skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att inte andra, som för sitt arbete är beroende av resultat av projektörens arbete, hindras att uppfylla ställda krav till följd av brister i projektörens arbete, eller planeringen eller förmedlingen av detta. Projektör skall ha rutiner för att identifiera och kommunicera behov av underlag från andra, inklusive krav på egenskaper och redovisning, som krävs för att projektören skall kunna säkerställa att ställda krav på egenskaper och redovisning uppfylls för det egna arbetet. Projekteringsledningen förvissar sig om att konsulterna har godtagbara system för egenkontroll och granskning av projekteringsresultatet. Detta kan göras genom att begära kvalitets- och miljöplaner eller motsvarande redovisning av deras system. I stora projekt kan kvalitets- och miljörevisioner genomföras. I godtagbar granskning ingår att utvärdera att tillämplig miljölagstiftning och föreskrifter följs. Projektörer skall ta fram underlag (tilläggskontrollplaner) till entreprenörernas egenkontroller för aktiviteter eller detaljer som är av kvalitetskritisk karaktär. Entreprenörer Den som utför produktionsarbete skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att ställda krav på egenskaper och utförande uppfylls. Entreprenör skall på beställarens begäran kunna verifiera att ställda krav är uppfyllda. Om entreprenör inte på ett tillförlitligt sätt kan verifiera att ställda krav uppfylls kan beställaren på entreprenörens bekostnad anlita oberoende kompetens som värderar detta. Entreprenör skall ha erforderliga rutiner för att säkerställa att inte andra, som för sitt arbete är beroende av resultat av entreprenörens arbete, hindras att uppfylla ställda krav till följd av brister i entreprenörens arbete eller planeringen av detta. Entreprenör skall ha rutiner för att identifiera och kommunicera förutsättningar som beror på resultat av andras arbete, inklusive krav på egenskaper, redovisning och utförande, som krävs för att entreprenören skall kunna säkerställa att ställda krav på egenskaper och utförande uppfylls för det egna arbetet. 4 Kvalitetsstyrning Metoder och verktyg för kvalitetsstyrning Uppföljning Uppföljningsarbete av återkommande karaktär avser den kontroll som projektets kvalitetsansvarige, sakkunnig, kontrollant eller annan person inom beställarorganisationen utför gentemot projektörer och entreprenörer. En sådan kontroll skall alltid utgå från leverantörens egenkontroll så till vida att kontroll av ett arbetsmoment alltid har föregåtts av information om statusen på tillhörande kvalitetsarbete. Först när detta är avslutat bör uppföljning ske. Revisioner I stora projekt kan kvalitetsrevisioner genomföras för att utvärdera system och rutiners effektivitet och tillämpning. Kvalitetsrevisioner utförs av kvalitetssamordnare/ledare, eventuellt med hjälp av kvalitetsrevisor eller sakkunnig. Kvalitetsrevisioner planeras alltid som enskilda aktiviteter med namngivna personer. Systemrevision avser kontroll av att kvalitetsplan/kvalitetssystem motsvarar de krav som ställs. Den utförs då projektör respektive entreprenör presenterar sin kvalitetsplan, men kan även utföras vid senare tillfälle. 4 av 5

75 Projektledningshandbok, bilaga 3. Aktivitetsrevision avser kontroll av att leverantören följer sin egen kvalitetsplan. Aktivitetsrevision kan ske som särskild revision eller utföras i samband med systemrevision. Produktrevision utföres av revisionslag med minst en sakkunnig gentemot såväl projektör som entreprenör. Avser en sådan revision handlingar från projektör granskas beräkningar, alternativa lösningar och andra tekniska utredningar. Syftet är att säkerställa att arbetet har har resulterat i lösningar, som innebär en för LSU tillfredsställande nivå. Avser en sådan revision produkter och arbeten från entreprenör kontrolleras de metoder som valts och vilka utföranden de resulterat i, allt för att försäkra sig om att en tillfredsställande kvalitetsnivå erhålls i projektet. Avvikelsehantering och korrigerande åtgärder Rutiner för att hantera avvikelser och besluta om avhjälpande och korrigerande åtgärder bör finnas i alla aktörers kvalitets- och miljöledningssystem. Dessa interna rutiner involverar normalt inte projektledningen i hanteringen. Projektledningen har ett behov av att informeras om inträffade avvikelser och att få godkänna hur den avvikande produkten ska behandlas. Projektledningen är också angelägen om att korrigerande åtgärder vidtas för att eliminera den bakomliggande orsaken till avvikelsen och förhindra att den upprepas. En rutin för att rapportera inträffade avvikelser till projektledningen och inhämta projektledningens godkännande av föreslagna åtgärder bör anges i projekthandboken. Rutinen skall avse avvikelser i bemärkelsen fel, icke uppfyllande av krav, bristande tillämpning av rutin o dyl. Den ekonomiska regleringen av ändrings- och tilläggsarbete samt hanteringen av medvetna avsteg från angivna krav omfattas inte av rutinen för avvikelsehantering. 5 av 5

76 Allmänt om Miljöarbete Projektledarhandbok, bilaga 4 Inledning En stor del av Uppsala Läns Landstings totala miljöpåverkan kommer ifrån från bygg- & fastighetssektorn. Därav är det av stor betydelse att miljöaspekten beaktas i samtliga projekt för att uppnå våra högt ställda miljöambitioner inom landstinget i Uppsala Vår strategiska fastighetsplan tar sikte på att fastighetsförvaltningen ska präglas av hållbarhetstänkande, klimateffektivitet och långsiktighet. Detta innebär att försörjningssystem ska anpassas mot förnyelsebara energislag, slutna kretslopp och höggradig återvinning av energi. Tillförd energi ska minimeras genom energieffektiv teknik och intelligenta byggnadstekniska lösningar. Bild 1. Översiktsbild över miljöprogrammen inom Landstinget i Uppsala Sammanfattning av miljöåtagande i projektprocessen - Projektledare För att uppnå detta finns det en rad olika moment som du som projektledare bör beakta vid projektgenomförandet. Grunden i detta arbeta är projektplanen och projektspecifikt miljöprogram. 0. Behovsanalys: Inga direkta åtaganden gällande miljö. 1. Förstudie Upprätta en övergripande kartläggning över hur de olika alternativen (från behovsanalys) och dess aktiviteter påverkar miljön. Beskriv för- respektive nackdelar med respektive alternativ ur ett livscykelperspektiv. Beakta på ett övergripande plan LSUs styrande dokument för att bedöma dess betydelse för respektive alternativ (energi, material, Miljöbyggnad, systemförvaltarnas styrande dok m.fl.). Erfarenheter av miljöaspekter/miljöpåverkningar från genomförda, liknande alternativ, närliggande projekt ska redovisas i förstudiehandlingarna, inkl. eventuella kända krav på tillståndsprövning. Beakta miljöaspekten vid val av alternativ ur ett livscykelperspektiv. 2. Programskede Kontrollera att förstudien beaktar miljöaspekten på ett adekvat sätt för att kunna gå vidare med programhandling. Vid upprättande av projektplan ska följande miljöparametrar beskrivas och belysas: betydande miljöaspekter (förteckning) samt hur dessa styrs och följs upp (egenkontroll plan), projektets miljömål, miljöorganisation, risker (miljö), vilka miljöutredningar som ska genomföras, eventuell tillståndsprövning, miljönödläge och dess rutiner. Säkerställa att samtliga LSUs krav i styrande dokument (LUL Miljöprogram, LSUs Miljöprogram för fastigheter och bygg, samt systemförvaltannas styrande dokument) beaktas i programarbetet, (energi, materialval, avfall, inomhusmiljö, ect.) och analysera samt belysa vilka konsekvenser detta medför för projektet. -> Vid större projekt skall specifikt miljöprogram upprättas och hållas kontinuerligt uppdaterat under projektet gång se länk. I projektrapporten ska miljöaspekten beaktas och presenteras utifrån projektplanens mål och aktiviteter.

77 3 Genomförandeskedet Säkerställ att det finns miljö- och energikompetens i projektgruppen och att miljöarbetet i projektet presenteras på uppstartmöte. Säkerställa att projektet arbetar efter det projektspecifika miljöprogrammets intentioner. Informera entreprenörer om gällande miljöriktlinjer/miljömål i projektet. Säkerställa att entreprenör upprättar en miljöplan - för att uppfylla gällande krav i projektet länk mall miljöplan. Kontinuerligt följa upp riskanalys och tillhörande handlingsplaner. Vid upphandling ska miljöaspekter beaktas materialval (Sunda Hus), samt övriga LUL krav på upphandling. Säkerställ att projektet följer styrande dokument inom miljöområdet (avfallshantering, kemikaliehantering, miljöprogram). - > länk Vid behov initiera miljörevisioner i projektet. Vid projektavslut säkerställa att miljödokumentation och redovisande dokument på att projektets krav och mål har uppdatera. Dokumentationen ska levereras digitalt till LSUs miljösamordnare.

78 Projektledningshandbok, bilaga 5. Allmänt om Arbetsmiljöarbete. Byggarbetsmiljösamordnare Den som byggarbetsmiljösamordnare skall enligt arbetsmiljölagen: - Se till att arbetet med att förebygga risker för ohälsa och olyckor samordnas. - Se till att arbetet tidplaneras så att risker förebyggs. - Se till att allmänna skyddsanordningar inrättas och underhålls. - Se till att allmänna skyddsregler utfärdas. - Se till att ansvar för speciella skyddsanordningar klargörs. - Se till att arbetsmiljöplanen finns tillgänglig på det gemensamma arbetsstället så snart som byggarbetsplatsen etablerats. - Genomföra eller låta genomföra alla anpassningar i arbetsmiljöplanen som kan komma att behövas med hänsyn till hur arbetet fortskrider och till de eventuella förändringar som ägt rum på det gemensamma arbetsstället, - Se till att kopia av förhandsanmälan finns tydligt anslagen på byggarbetsplatsen och att den, om det behövs, uppdateras regelbundet. - Se till att personalutrymmen och sanitära anordningar inrättas. - Organisera en gemensam skyddsverksamhet tillsammans med dem som driver verksamhet på det gemensamma arbetsstället. - Vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att endast behöriga personer ges tillträde till byggarbetsplatsen. - Ha överinseende över kontrollen dels av att tekniska anordningar är behörigen besiktigade och provade, dels av att förare av sådana anordningar har tillräcklig kompetens. Upprättande av arbetsmiljöplan Krav på arbetsmiljöplaner ställs i Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter om byggnads och anläggningsarbete AFS 1999:3 där detaljerade anvisningar finns. En arbetsmiljöplan måste finnas innan etablering sker om förhandsanmälan krävs och/eller det finns arbeten med särskild risk. Arbetsmiljöplanens främsta uppgift är att göra en riskvärdering av arbetsplatserna. Riskvärderingen görs för att hitta risker och de farliga moment på arbetsplatsen i syfte att minimera risker för olyckor och ohälsa. Vid planeringen av byggnads- eller anläggningsarbete skall alla faktorer som har betydelse för arbetsmiljön beaktas. Riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet skall bedömas så tidigt som möjligt. Risken för uppkomst och spridning av brand skall särskilt uppmärksammas. Den som driver verksamhet på gemensamt arbetsställe skall lämna uppgift till den samordningsansvarige om de särskilda risker som kan uppstå på grund av denna verksamhet. Om arbetet skall utföras på ett fast arbetsställe med verksamhet som pågår samtidigt skall detta beaktas i planen. Arbetet skall planeras så att olika verksamheter inte sammanfaller i tid och rum på ett sådant sätt att risk för ohälsa eller olycksfall uppkommer. Tids tilldelningen för olika arbeten och

79 Projektledningshandbok, bilaga 5. arbetsmoment skall anpassas med hänsyn till hur arbetet fortskrider. Den som råder över det fasta arbetsstället skall kalla byggarbetsmiljösamordnaren till samråd. Eftersom alla byggarbetsplatser till sin natur är föränderliga, så måste arbetsmiljöplanerna uppdateras med tiden, eftersom nya risker och farliga arbetsmoment uppstår vartefter arbetsplatsen förändras. Entreprenörer och hyresgäster skall ta del av Arbetsmiljöplanen med tillhörande bilagor om Arbetsmiljöregler. Respektive arbetsmiljöansvarig svarar för vidare information inom företaget. Instruktion om arbetets säkra utförande skall lämnas till arbetstagarna i tillräcklig omfattning. Information och instruktioner skall vara begripliga för de arbetstagare de riktas till. Arbetsmiljöarbete i produktionen Före etablering/byggstart skall: Hyresgästens organisation beskrivas för projektet t ex med hjälp av en organisationsplan. Ansvarsområden redovisas, adressuppgifter och namn. Hänvisa ev. till Adress- och distributionslista. Arbetsmiljöplan upprättas för arbetsstället i samråd med byggherren och hyresgästen, denna upprättas lämpligen av entreprenör eller av projektledningskonsult med delegerat samordningsansvar. Startmöten hållas med entreprenörer och hyresgäster i samband med byggstart. Vid dessa tillfällen skall arbetsmiljöfrågor särskilt behandlas. Samordningsmötet utökas vid behov till skyddskommitté. En plats eller ett område där byggnads- eller anläggningsarbete utförs skall avgränsas på väl synligt och lätt identifierbart sätt. Runt en byggarbetsplats och i dess omedelbara närhet skall det finnas skyltar på lämpliga platser. Alla som är verksamma på det gemensamma arbetsstället skall följa de ordnings- och skyddsregler som den samordningsansvarige utfärdar och delta i det gemensamma arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöregler för anställda på byggarbetsplatsen skall delges berörda av respektive entreprenör. De som driver verksamhet på det gemensamma arbetsstället skall medverka till att god ordning råder och att byggarbetsplatsen inte onödigtvis belamras med material, redskap, emballage, avfall och liknande. Arbetsmiljöbibliotek (AML, AMF och AFS) skall finnas hos respektive entreprenör. De åligger respektive entreprenör att i förekommande fall ordna skyddsronder. Entreprenörerna skall vid alla interna planeringsmöten och arbetsberedningar som berör produktionen behandla arbetsmiljöfrågor. Resultatet från mötena skall delges den samordningsansvarige.

80 Projektledningshandbok, bilaga 6. Riskhantering 1 Allmänt om Riskhantering Riskhantering innebär att systematiskt identifiera risker samt att reducera risker och osäkerheter genom motverkande insatser. Dessa insatser omfattar planering och genomförande av åtgärder såsom att undvika risk, att fördela risk eller att gardera mot oförutsett. Hantering av risker handlar om osäkerheter genom hela projektet. Syftet är att minimera konsekvenserna av potentiella negativa händelser. Riskerna är relaterade endera till projektprocesserna eller till slutprodukten. Arbetet med strukturerade riskanalyser bör inledas på ett så tidigt stadium som möjligt i ett projekt, gärna redan i förstudien och i programskedet och sker därefter kontinuerligt under projektets gång. Genom att arbeta med riskhantering kan överraskningar och problem minimeras och risken för störningar minskas. I ett projekt finns det alltid risker av olika kategorier (tider, ekonomi, utformning, ohälsa etc.). En budgetreserv/oförutsett/detaljeringspåslag är exempel på ett ekonomiskt riskbemötande av en kalkylosäkerhet. I riskhanteringen ingår följande delar: Identifiera riskhändelser (vad kan hända) Beskriv konsekvenser av att en riskhändelse inträffar (vad får det för följder) Bedöm sannolikheten för att en riskhändelse inträffar (hur ofta kan det hända) Kategorisera risker (ohälsa, ekonomi, tider etc.) Prioritera risker (vilka risker är störst med hänsyn till konsekvens och sannolikhet) Utveckla riskbemötande/åtgärdsplanera (hur förebyggs riskhändelsen) Utse ansvariga för åtgärderna Implementera riskstrategier/genomför åtgärderna Utvärdera resultat (fungerade det på avsett sätt) Dokumentera 2 Riskidentifiering Vid riskidentifieringen skall potentiella projektrisker identifieras. En risk är en möjlig händelse som kan ha negativ påverkan på projektet. I riskidentifieringen skall inga avvägningar göras om riskens sannolikheter eller konsekvenser, syftet är att fånga upp så många möjliga risker som möjligt genom att upprätta en bruttolista med riskkällor potentiella riskhändelser risksymtom, t ex tecken på dålig arbetsmoral kan vara en varningssignal för kommande försening av färdigställandetider. Interna risker är sådana som projektledningen kan kontrollera och påverka såsom osäkerhet i teknik, tid och kostnad. Externa risker ligger utanför projektledningens möjligheter att kontrollera och påverka t ex marknadsförändringar och lagstiftning.

81 Projektledningshandbok, bilaga 6. Allmänt förekommande är risker för budgetöverskridanden och förseningar, men riskidentifieringen skall även beakta t ex risk för felaktigheter i objektet. Identifiering av risker är särskilt viktig i förstudien där riktlinjer bör anges för fortsatt planering av riskbemötande. Vid projektstarten bör risksituationen vara klarlagd så långt att projektets mål ej äventyras. Projektledningen bör: utföra riskidentifiering vid initiering av projektet men även vid lägesavstämningar och vid andra tillfällen då viktiga beslut fattas beakta såväl interna risker för kostnad, tid och produkt som externa risker avseende t ex marknad, konkurrens, miljö, arbetskraft och lagstiftning 3 Riskvärdering De riskmoment som listats i riskidentifieringen värderas sedan utifrån sannolikheten för att en riskhändelse inträffar samt händelsens konsekvens. Ett resultat av riskbedömningen blir en nettolista, en förteckning över hot som kräver uppmärksamhet men även möjligheter som skall tas tillvara. Utifrån riskvärderingen görs också en prioritering av riskerna. Riskvärderingen skall minst vara en kvalitativ bedömning av sannolikheten för att en riskhändelse inträffar samt konsekvenser, med hänsyn tagen till erfarenheter från tidigare projekt. Eventuellt kan en kvantitativ utvärdering göras, framför allt i stora och/eller komplicerade projekt, där risker bedöms kunna få stora konsekvenser. 4 Riskbemötande Svar på hotbilder brukar hamna i en av tre kategorier: undvikande - eliminera ett specifikt hot, vanligtvis genom att eliminera orsaken lindring - reducera det förväntade ekonomiska utfallet av en riskhändelse genom att minska sannolikheten av att den skall inträffa (t ex genom att använda beprövad teknologi) eller genom att minska "riskvärdet". accept - acceptera konsekvenserna. Accepten kan var aktiv (t ex genom utarbetande av en alternativplan som sätts i verket om riskhändelsen inträffar) eller passiv (t ex genom att acceptera sämre resultat om vissa aktiviteter överskrider tiderna. Övervägandena beträffande motåtgärder skall leda till följande resultat: Plan för riskhantering - en plan för riskhantering skall dokumentera de rutiner som kommer att användas för att hantera risk under projektets gång. Planen bör ange bl a vem som är ansvarig för att hantera olika riskområden, vilka beredskapsplaner som behövs och hur reserver läggs in i tidsplanen och budgeten.. Planen kan vara detaljerad eller översiktlig, beroende på projektets behov. Reserver - en reserv är en avsättning i projektplanen för att lindra kostnads- eller tidsöverskridanden. Kontraktsöverenskommelser - kontraktsvillkor kan ha betydelsefull påverkan på graden av risklindring (t ex fördelning av risker mellan beställare och entreprenör i ett entreprenadkontrakt).

82 Projektledningshandbok, bilaga 6. 5 Styrning av riskbemötande Genom hela projektet bör projektets riskläge övervakas och information om detta bör lämnas vid lägesgenomgångarna. Uppföljning av riskbemötandet innefattar genomförande av riskhanteringsplanen och kontroll av utfallet. När ändringar inträffar, upprepas den grundläggande sekvensen: identifiering, kvantifiering och bemötande. Resultatet av denna process blir: korrigerande åtgärder uppdatering av planen för riskhantering

83 Entreprenadupphandling. Råd och synpunkter Projektledningshandbok, bilaga 7. 1 Genomförandeform och ersättningsform Första steget i uppghandlingsprocessen är att välja genomförandeform. Detta beslut bör fattas redan i programskedet då det både påverkar konsult- och entreprenadupphandlingar. Varje genomförandeform har sina fördelar och nackdelar och det är projektförutsättningarna som skall avgöra vilken form som väljs. Det är många faktorer som påverkar vilken genomförandeform som skall väljas Objektstypen; vad som skall byggas, nybyggnad eller ombyggnad etc Under vilka förutsättningar; projekttiden, marknadsläget, projektkostnaden, projektrisker etc Projektmålen Beslutsunderlag för genomförandeform bör minst vara: Tydlig målbeskrivning Genomarbetat program Projektriskanalys Projektplan En viktig skiljelinje i valet av genomförandeform om beställaren skall ansvara för projekteringen, utförandeentreprenad, eller om entreprenören skall ansvara både för projektering och utförande. Ett annat viktigt val är om projekteringen skall färdigställas innan byggstart eller om projektering och byggande skall drivas parallellt, tidig upphandling. De genomförandeformer som normalt tillämpas är: Genomförande med utförandeentreprenad o generalentreprenad o samordnad generalentreprenad o delad entreprenad o tidigt upphandlad generalentreprenad Totalentreprenad Funktionsentreprenad Construction Management Partnering De ersättningsformer som normalt tillämpas är: Fast pris med eller utan indexreglering. Används då uppdragets omfattning är väl definierad. Löpande räkning. Används då uppdragets omfattning inte är klarlagd vid upphandling. Oftast används löpande räkning som ersättningsform i konsultuppdrag. Löpande räkning med en incitamentkonstruktion. Ett förutbestämt riktpris överenskommes och om de löpande kostnaderna underskrider riktpriset erhåller entreprenören del av

84 Projektledningshandbok, bilaga 7. underskridandet. Om riktpriset överskrides betalar entreprenören del av överskridandet. Denna ersättningsform kan användas då förutsättningar finnes att fastställa ett riktpris. Då det vid en regelrätt löpande räkning saknas anledning för entreprenören att förbilliga eller rationalisera produkten finns anledning att tro att priset kan stiga. Detta kan motverkas om den löpande räkningsupphandlingen görs i form av ett riktpris samt ett fast arvode och ett kostnadsincitament, då entreprenören får del av en eventuell besparing Generalentreprenad Byggherren kontrakterar en eller flera projektörer för programmering och projektering av objektet. Efter avslutad projektering infordrar byggherren anbud från intresserade entreprenörer för produktion av objektet. Pris kan vara fast eller löpande. Entreprenören som fått uppdraget upphandlar underentreprenörer och leveranser, planerar och genomför egna arbeten och samordnar produktionen av objektet. Upptäcks brister i projekterade handlingar svarar byggherren för att projektörerna utför kompletteringar och rättelser. Fördelar/möjligheter: Projekteringen blir en detaljerad analys av projektet. Beställaren vet i förväg in i minsta detalj kvalitet och standard på byggnaden. Beställaren har god tid att utreda alla miljöfrågor, funktioner m.m. under projekteringstiden. Beställaren har god tid på sig att förankra alla beslut med hyresgästen redan under projekteringsskedet. All projektering hinner samordnas på ett optimalt sätt under projekteringstiden. Alla alternativa lösningar hinner analyseras och kalkyleras under projekteringstiden. Entreprenadavtal med en entreprenör enkel ansvarsbild Kräver den minsta kontrollinsatsen från beställarens sida av alla tänkbara entreprenadformer under produktionstiden. Om projektering upphandlas enligt föreskrifter i Bygghandling 90 får alla projektörer och entreprenörer samma referensram avseende handlingarnas nivå. Stor säkerhet avseende priset Byggkostnaden känd före byggstart Nackdelar/risker: Kräver längre tid än andra upphandlingsformer från påbörjande till färdigställande. Beställaren och hyresgästen måste ta alla beslut i ett tidigare skede. Hyresgästen har liten möjlighet att påverka utformningen under produktionstiden. Ingen produktionskompetens under projekteringen. Konkurrenssituationen i stora projekt blir sämre, då det krävs större resurser hos entreprenören.

85 Sämre konkurrens i het byggmarknad Beställaren har mindre inflytande över val av underentreprenör Projektledningshandbok, bilaga 7. Delad entreprenad Byggherren träffar avtal med en eller flera projektörer om programmering och projektering av objektet. Projekteringen resulterar i ritningar och beskrivningar uppdelade efter de viktigaste facken t.ex. byggnadsentreprenad, rörentreprenad, ventilationsentreprenad och elentreprenad. Dessutom tas administrativa föreskrifter fram som reglerar samarbete och ansvarsfördelning mellan entreprenörerna under produktionstiden. Med dessa handlingar som underlag begär byggherren anbud med fasta priser för produktion av respektive del av objektet. Efter utvärdering av anbuden träffar byggherren avtal med var och en av entreprenörerna. Byggherren svarar själv för samordning av produktionen. Detta ställer höga krav på kompetens och resurser hos beställarens byggledningsorganisation. Delad entreprenad ger möjlighet till kortare projekttid genom att projektering och produktion genomförs parallellt genom att dela upp produktionen i olika faser, t.ex. grundläggning, stomme och stomkomplettering. Entreprenörer för dessa faser upphandlas successivt i takt med att projekteringen framskrider. Fördelar/möjligheter: Kortare genomförandetid. Hyresgästen kan påverka utformningen i ett sent skede (projektering sker i samband med produktion). Tid- och kostnadsuppföljning maximal. Nackdelar/risker: Många delupphandlingar. Kan bli problem mellan entreprenaderna (garantifrågor, ansvarsfrågor). Byggherrens risktagande ökar flera avtal Kräver stark beställarorganisation. Samordnad generalentreprenad Som vid delad entreprenad genomför beställaren programmering och projektering och begär in anbud med fasta priser för produktion av delentreprenader (t ex bygg, rör, ventilation, el). Efter utvärdering av anbuden träffar byggherren avtal med en av entreprenörerna, oftast byggentreprenören, om övertagande av de övriga entreprenörerna, på samma villkor som om entreprenören själv svarat för upphandlingen. För detta utgår sedan ett särskilt arvode. I takt med att de övriga entreprenörerna utses av byggherren överförs deras anbud eller avtal på generalentreprenören. Entreprenaden genomförs därefter som generalentreprenad. Jämfört med generalentreprenader kan byggherren även behöva ta ställning i frågor som härrör från brister i redovisning av gränser mellan entreprenörernas åtaganden och brister i de regler som utformats för att reglera entreprenörernas ansvarsfördelning och samarbete. Liksom vid delad entreprenad kan projekttiden kortas genom parallell projektering och produktion. Fördelar/möjligheter:

86 Beställaren väljer själv vilka UE som ska tillfrågas. Beställaren utvärderar och förhandlar med UE. Möjlighet till snabbare genomförande I övrigt lika generalentreprenad. Nackdelar/risker: Troligtvis högre UE-kostnader. Projektledningshandbok, bilaga 7. Höga krav på redovisning av gränsdragningar och entreprenadinnehåll i projekteringen. I övrigt lika generalentreprenad. Tidigt upphandlad generalentreprenad Beställaren genomför projektörer om programmering och projektering. När projektörerna bestämt huvuddragen i byggnadens och installationernas utformning (i program eller systemhandling) inbjuds entreprenörer att lämna anbud på löpande räkning. Beställaren träffar avtal med en av entreprenörerna. Entreprenören medverkar sedan i den fortsatta projekteringen som kan fortsätta parallellt med produktionen. Ersättningen består ofta av självkostnad och ett fast eller procentuellt arvode. Ibland innehåller avtalen även ett incitament på slutkostnaden. I takt med att projekteringen framskrider infordrar entreprenören anbud från leverantörer och underentreprenörer på de delarna av objektet han inte utför själv. Anbuden utvärderas och avtal träffas till fasta priser i entreprenörens namn och, om så avtalats, med full insyn och beslutsrätt från byggherren. Fördelar/möjligheter: GE och beställare gemensamt mål. Kortare genomförandetid. Hyresgästen kan påverka utformningen i ett sent skede (t.ex. för anpassning av utrustning o.dyl). Samarbete mellan beställaren, entreprenören och konsulter. En stor andel av UE och leveranser upphandlas till fasta priser i konkurrens. Entreprenören tillsammans med beställaren söker kostnadseffektiva lösningar. Beställaren har beslutsrätt i alla utförande- och upphandlingsfrågor. Produktionserfarenhet tidigt i projektet. Nackdelar/risker: Risk att entreprenören ej har full kontroll på slutkostnadsprognosen. Stor risk att antalet mantimmar blir högt. Projekteringskostnaden blir ofta högre än vid normal projektering. Roller mellan entreprenör konsulter måste tydliggöras. Kostnaden under garantitiden måste definieras.

87 Krävs stark beställarorganisation. Projektledningshandbok, bilaga 7. Projektera samtidigt som byggande innebär höga krav på projektörerna Totalentreprenad Vid totalentreprenad i sin renodlade form kontrakterar byggherren först en eller flera projektörer som tar fram programhandlingar. Handlingarna beskriver i detalj det kommande objektets funktioner och kvalitet. Byggherren anbud från entreprenörer som bedöms kvalificerade för att projektera och producera objektet. Varje entreprenör träffar under anbudsskedet avtal med projektörer som under hans ledning tar fram de viktigaste lösningarna på av byggherren beskrivna funktioner och kvalitet. Anbudet består av handlingar som ger uttryck för hur entreprenören avser fullfölja sitt uppdrag och vanligtvis ett fast pris för projektering och produktion av objektet. Upphandlad entreprenör träffar avtal med projektörer för återstående projektering, upphandlar underentreprenörer och leveranser och genomför projektet. Respektive part (beställare och totalentreprenör) ansvar för fel i de handlingar de upprättat. Totalentreprenaden i dess renodlade form är relativt sällsynt. Vanligare är s.k. styrd totalentreprenad, där byggherren i sin förfrågan redovisar förutom funktionskrav även de viktigaste lösningarna och/eller hänvisar till ett referensobjekt. Fördelar/möjligheter: Möjliggör en tidigare byggstart än generalentreprenad. Enkelt avtalsförhållande - en avtalspart svarar för projektering och utförande Stor säkerhet avseende fasta priset Prislappen känd före byggstart Kort projekttid jämfört med generalentreprenad Nackdelar/risker: Syftet med totalentreprenad är bl.a. att entreprenören ska vara med och påverka konstruktionen på ett för beställaren kostnadsoptimalt sätt. Eventuella förändringsvinster tillfaller till största delen entreprenören. Risken finns att anbudsgivaren under anbudstiden följer handlingen och först under produktionstiden satsar på kostnadseffektivare lösningar. Risk för snåla lösningar. Beställaren får inte del av ev. vinst. Beställaren måste ha en stark organisation. Svårt att upprätta bra förfrågningsunderlag (styrd totalentreprenad) Beställarens kvalitetspåverkan begränsad Investeringskostnad kontra drifts- och underhållskostnad Höga anbudsräkningskostnader Reglering av tider och ekonomi vid förändringar svårare Funktionsentreprenad

88 Projektledningshandbok, bilaga 7. Som totalentreprenaden men med åtagande för entreprenören innefattande även drift, skötsel och underhåll under avtalad tid Fördelar/möjligheter: Bättre förutsättningar för att få bra avvägning av investeringskostnad mot driftskostnad. Entreprenören ansvarar för funktionen, och undviker därför snåla lösningar I övrigt som TE Nackdelar/risker: Som TE undantaget ovanstående punkter. Construction Management Tidigt under programskedet kontrakterar byggherren ett speciellt konsultföretag, s.k. CM-företag, för styrning av projektet. Avtalsformer tecknas ibland med ABK som grund alternativt att ett genomförande avtal tecknas. CMföretaget ser också till att erforderligt försäkringsskydd finns som överbrygger de eventuella glapp som uppstår mellan projektörer och entreprenörer. I denna försäkring ingår även byggherreförsäkringen i överenskommen omfattning. Ersättning till CM-företaget utgår som fast arvode eller löpande timersättningar. CM-konsulten träffar i, samråd med byggherre och i byggherrens namn avtal med projektörer om program och projektering. I takt med att projekteringen framskrider infordrar CM- konsulten anbud från leverantörer och entreprenörer på alla delar av objektet. Avtal träffas med leverantörer och underentreprenörer i byggherrens namn. Produktionen samordnas av CM-konsulten. CM-konsulten utför ingen del av objektet själv utan har en samordnande roll och har bl.a. ansvar för ex. gemensamma arbetsmiljöfrågor och arbetsplatsens disposition. Under produktionen bevakar CM-konsulten att objektet byggs i överensstämmelse med de beskrivningar och ritningar som projektörerna upprättat. Upptäcks brister i dessa handlingar svarar CM-konsulten för att projektörerna utför kompletteringar och rättelser. Byggherren tar del av de kostnadsprognoser CM-konsulten successivt redovisar och deltar i alla viktiga beslut. Eftersom avtalet med CM-konsulten inte garanterar objektets slutkostnad, är det byggherren som i hög grad bär ansvar för de ekonomiska konsekvenserna av CM-konsultens arbete. Dock har byggherren stor möjlighet till kostnadsstyrning och kostnadspåverkan långt in i produktionsfasen. Mycket delad entreprenad medger parallell projektering och produktion. Fördelar/möjligheter: Kortare genomförandetid. Hyresgästen kan påverka utformningen i ett sent skede Tid- och kostnadsuppföljning maximal. Kort projekttid Beställarstyrning genom hela projektet, både avs kvalitet och ekonomi Direktkontakt med delentreprenörer och leverantörer

89 Nackdelar/risker: Många delupphandlingar. Projektledningshandbok, bilaga 7. Byggherrens risktagande ökar flera avtal, större ansvar för planering och ledning Kan bli problem mellan entreprenaderna (garantifrågor, ansvarsfrågor). Kräver stark beställarorganisation. Bristande konkurrens i stora entreprenader Partnering Parnering är ingen regelrätt genomförandeform, utan en samarbetsform för projektgenomförande. Partneringprojekt kan genomföras som generalentreprenad, delad entreprenad, totalentreprenad, funktionsentreprenad, CM-entreprenad. Vanligast är dock tidigt upphandlad generalentreprenad eller totalentreprenad. Partnering innebär ett organiserat samarbete mellan projektets dominanta aktörer där var och ens kunskaper och erfarenheter tillförs projektet och mervärde skapas. Det finns ingen entydig definition av begreppet partnering Betecknande är dock genomgående att partnering syftar till att man genom fokusering på tydliga och gemensamma mål för projektet skall minska optimering av partsintressen och det enskilda kontraktsutnyttjande. Parternas kunskap och förmåga skall i stället samverka för ett optimalt projektresultat. Nyckelfaktorer i partnering är: Teamwork mellan beställare, entreprenör/er och projektörer Tillit, ömsesidig förståelse, öppenhet mellan parterna Gemensamma mål Gemensam ekonomi Konflikthantering Vid upphandling av partneringprojekt läggs stor vikt på de framtida partnernas samarbetsförmåga, organisation och förmåga att skapa kostnadseffektiva lösningar. Upphandling av såväl projektörer som entreprenörer som skall delta i partneringsamarbetet skall ske i ett tidigt skede. Samarbetet inleds med en eller flera seminarier med syfte att skapa ett team som fungerar ihop. Parterna upprättar förutom juridiska avtal även ett moraliskt kontrakt, en Partneringdeklaration, som beskriver hur man vill att samarbetet skall fungera. En ledningsgrupp sammansatt av parterna styr sedan projektet mot uppsatta mål. Samverkan mot tydligt definierade projektmål prioriteras i det dagliga arbetet. Löpande räkning med öppna böcker är typiskt moment i ett partneringprojekt. Per definition skall samverkan ske från ett tidigt projektskede vilket innebär att produkten inte är definierad vid upphandlingstillfället, ett förhållande som ger en löpande räkningsupphandling. Vid löpande räkning definieras en sk riktkostnad till vilken det ekonomiska incitamentet är knutet. Viktigt är att i det fall det föreskrivs att riktkostnaden skall justeras detta görs utifrån angivna kriterier. Det som är reglerbart är vanligen programändringar, funktionsändringar och väsentliga kvalitetsförändringar. Ofta tillämpas också bonussystem baserat på såväl hårda som mjuka parametrar, t ex tidhållning, arbetsmiljö, samarbetsförmåga, etc.

90 Projektledningshandbok, bilaga 7. För att säkerställa projektets intentioner om samverkan och inte riskera att projektets aktörer faller in i gamla invanda mönster finns i organisationen, om parterna så överenskommer, en partneringledare. Partneringledaren kan närmast ses som en facilitator som tillhandahålls av beställaren och är en resurs och samverkansrevisor. 2 Anbudsinfordran Anbudsinfordran förbereds genom att fastlägga kriterier för anbudsvärderingen, dvs definiera vad som kommer att avgöra valet av fördelaktigaste anbud, analysera hur värderingsarbetet kommer att genomföras och upprätta förfrågningsunderlag. Projektledningen bör sträva efter att skapa förtroende för upphandlingen hos anbudsgivarna genom att iakttaga affärsmässighet och ge alla anbudsgivare lika villkor Anbudsinfordran innefattar begäran att få såväl anbud som förslag som svar på det förfrågningsunderlag som tagits fram. Arbetet i denna del av upphandlingsprocessen sker huvudsakligen hos anbudsgivarna, normalt utan några kostnader för projektet. LOU ställer krav på att anbudsinfordran skall kunna dokumenteras. Alla anbudsförfrågningar över tröskelvärden ska annonseras i Europeiska gemenskapens officiella tidning (EGT). Alla anbudsförfrågningar över tröskelvärden ska annonseras i Allego. Anbudsinbjudan bör alltid skickas ut som komplement till annonsering. Den skickas som inbjudan för anbudsgivning till de leverantörer som önskas som deltagare.

91 Titel: Akademiska sjukhuset, Enköpings lasarett Division: Enhet: Alla Strålskyddsinformation för skyddat och kontrollerat område Godkänt av: Lars Jangland 1:e sjukhusfysiker, Sjukhusfysik/ Verksamhetsområde: Alla ID.nr RAD-SA102-IN1-v1 Dokumenttyp Strålskyddsinformation Godkänt den: Kategori: Strålskydd Skapat av: Lars Jangland Skapat den: Reviderat av: Reviderat den: Syfte Denna information vänder sig till personalgrupper, t ex hantverkare och städpersonal, som inte genomgått strålskyddsutbildning och som i sitt arbete uppehåller sig i lokaler där röntgenutrustning finns installerad. Syftet med informationen är att du ska veta hur du arbetar säkert i ett rum där det finns röntgenutrustning. Bakgrund I modern sjukvård kommer många i kontakt med röntgenstrålning från röntgenapparater. Röntgenstrålning har förmåga att tränga igenom kroppen och det är därför möjligt att se strukturer som finns inne i kroppen. I början vidtog man inga åtgärder för att skydda sig mot röntgenstrålningen, men man fann snart att strålningen medförde hälsorisker och att det var nödvändigt att skydda sig. I Sverige regleras användning av röntgenstrålning av Strålskyddslagen. Viktigt för dig att veta Vid ingången till undersökningsrummen finns lampor som är tända när röntgenundersökning pågår. När dessa är tända är det inte tillåtet att gå in i undersökningsrummet. När röntgenundersökning av patienter genomförs slås strålningen på en kort tid vid själva bildtagningstillfället och då finns det strålning i rummet. När bildtagningen är avslutad finns det inte någon strålning kvar i rummet. Röntgenstrålningen i rummet försvinner på samma sätt som det vanliga synliga ljuset försvinner omedelbart då vi släcker en glödlampa. Figur 1 Röntgenstrålningen försvinner på samma sätt som ljuset från en glödlampa då den stängs av På vissa undersökningsrum är det möjligt att starta röntgenstrålningen med hjälp av en pedal som oftast finns på golvet, se bild till höger. Om det finns en sådan i undersökningsrummet är det viktigt att du undviker att trampa på den och därigenom slår på röntgenstrålningen. Frågor om denna information och andra strålskyddsfrågor hänvisas till Sjukhusfysik anknytning Figur 2 Pedal som aktiverar röntgenstrålningen Titel Strålskyddsinformation för skyddat och kontrollerat område Sidan 1 av 1 Dokumentet senast sparat :43 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Ett utskrivet dokument är alltid en kopia, giltig version finns alltid på intranätet