Handledningsguide för kriteriechecklistan

Transkript

1 Handledningsguide för kriteriechecklistan

2 Innehållsförteckning 1. Om handledningsguiden Vad är Green Key? Hur ni ansöker Kontrollbesök Kriteriechecklista... 8 A. Miljöledning... 8 B. Personalmedverkan C. Gästinformation D. Vatten E. Tvätt och rengöring F. Avfall G. Energi H. Livsmedel I. Inomhusklimat J. Omkringliggande parker K. Utomhusaktiviteter L. Administration M. Konferens Exempel på miljöpolicy Mall för mål och handlingsplaner... 28

3 1. Om handledningsguiden Välkomna till Green Key! Den här guiden är en första hjälp för att komma igång med att miljömärka en anläggning enligt Green Keys kriterier. Här finns förklaringar, förtydliganden och exempel till kriterina för att på så vis underlätta för er att uppfylla dem. Guiden är också ett stöd i det fortsatta miljöarbetet efter att ni anslutit er. Vi hoppas att guiden förenklar er ansökningsprocess till Green Key och kan motivera er i ert miljöarbete. Tveka inte att kontakta oss om det dyker upp frågor, om ni vill bolla idéer eller om ni vill tipsa oss om en smart miljölösning som ni har kommit på. Green Key Sverige Adress: Skiftesvägen 25, Varberg Henrik Alsén: henrik@greenkey.se Hannah Börjesson: hannah@greenkey.se Webbplats: Internationell webbplats: 3

4 2. Vad är Green Key? Green Key är en av turismbranschens ledande internationella miljömärkningar för logi- och konferensanläggningar och stöds bland annat av World Tourism Organization och United Nations Enviroment Programme. Märkningen hjälper hotell, konferensanläggningar, vandrarhem, campingar och fjällstationer att utveckla, förbättra och kommunicera sitt miljöarbete. Genom Green Key visar ni att er anläggning bedriver ett seriöst och trovärdigt miljöarbete och underlättar också för gäster och företag som vill hitta ett miljövänligt boende, vilket idag blir ett allt viktigare krav. Att miljömärka sin anläggning kan därför ge goda konkurrensfördelar både idag och i framtiden. Green Key startade i Danmark 1994 och drivs internationellt av Foundation for Environmental Education (FEE). Idag finns märkningen i 48 länder och över 2400 anläggningar är miljömärkta. Green Key har funnits i Sverige sedan 2005 och drivs av Green Key Sverige. Green Key: Är en ledande internationell miljömärkning. Hjälper er att bedriva ett seriöst miljöarbete där ni aktivt bidrar till ett mer hållbart samhälle. Hjälper er att spara på driftskostnader och minska förbrukningen av el, vatten, avfall och kemikalier. Visar ert miljöengagemang för gäster och skapar motivation och stolthet bland personalen. Är ett enkelt verktyg att arbeta med, där Håll Sverige Rent alltid finns till hands för att stödja och inspirera er i ert miljöarbete. Är en prisvärd miljömärkning. 4

5 3. Hur ni ansöker För att bli tilldelad Green Key måste er anläggning uppfylla ett antal kriterier och visa att ni arbetar aktivt med att förbättra ert miljöarbete. Kriterierna i Green Key är utarbetade tillsammans med turismnäringen och ställer relevanta miljökrav inom 13 olika kategorier. Kriterierna är uppdelade i följande arbetsområden: Miljöledning med miljöpolicy, miljömål och handlingsplan. Information till gäster och personal om verksamhetens miljöarbete. Minskad miljöpåverkan beträffande vatten, energi, råvaror och produkter. Kriterierna är uppdelade i obligatoriska kriterier och poängkriterier. De obligatoriska kriterierna ska vara uppfyllda vid ansökningstillfället, medan poängkriterierna är utformade för att hjälpa er att fortsätta utvecklas. För varje år som går ska er anläggning uppfylla ytterligare ett antal kriterier utöver de obligatoriska. Exempel på kriterier inom ett område. År Antal poängkriterier 1 1 kriterium 2 4 kriterier 3 7 kriterier 4 10 kriterier 5 13 kriterier 6 16 kriterier kriterier Tabell över hur systemet med poängkriterier fungerar. 5

6 När ni uppfyllt alla obligatoriska kriterier skickar ni in er kriteriechecklista, tillsammans med efterfrågade bilagor (t.ex. miljömål, policy, gästinformation). Vi granskar ansökan och återkommer om något behöver kompletteras, handläggningstiden är ca 2 veckor. Innan anläggningen kan märkas ska vi genomföra ett kontrollbesök på anläggningen, se mer under 4. Kontrollbesök. Årlig uppföljning För att få behålla märkningen med Green Key ska arbetet utvärderas. Detta sker vid märkningen (år 1) samt året därefter (år 2) genom att anläggningen skickar efterfrågad dokumentation samt genom kontrollbesök på plats. År 3 samt 4 ska anläggningen inkomma med en miljörapport som innehåller: Eventuella förändringar i kriteriechecklistan. Antalet uppfyllda poängkriterier ska öka enligt tabellen ovan. Resultatet av de miljömål ni satte upp under verksamhetsåret. Nya miljömål för verksamheten alternativt bibehållande och vidareutveckling av befintliga mål. Uppdatering av övrig dokumentation, exempelvis el- och vattenförbrukning. 6

7 4. Kontrollbesök Det är viktigt för oss att alla Green Key-anläggning uppfyller kriterierna så att märkningen bibehåller sin trovärdighet och kvalitet. Därför genomförs regelbundet kontrollbesök på alla Green Key-märkta anläggningar. Under det första och andra året samt sedan vart tredje år sker ett planerat besök hos anläggningen av Håll Sverige Rent. Man går då igenom att kriterierna är uppfyllda samt diskuterar anläggningens utveckling av miljöarbetet. Förutom anmälda besök kan Green Key också göra oanmälda besök för att undersöka om kriterierna uppfylls. Om kriterierna inte uppfylls kan anläggningen förlora sin Green Key-märkning. Vid besöket går kontrollanten bland annat igenom följande dokumentation: Anläggningens miljöpolicy, miljömål och handlingsplan Kriteriechecklista Dokumentation om energiförbrukningen Dokumentation om vattenförbrukningen Dokumentation om underleverantörer Protokoll från personalmöten där miljöarbetet har behandlats (gäller framförallt anläggningar med större personalstyrka) Dokumentation över ekologiska/rättvisemärkta/lokalproducerade livsmedel Det planerade besöket beräknas ta 2 timmar. Under den tiden ska miljöansvarig och/eller verksamhetsansvarig vara tillgänglig för representant från Håll Sverige Rent. Efter besöket skickar Håll Sverige Rent feedback. De kriterier som inte är uppfyllda ska normalt uppfyllas och rapporteras inom två månader till Håll Sverige Rent. 7

8 5. Kriterierna inom Green Key Nedan följer en genomgång av de 13 kriterieområdena som ska vara uppfyllda för att ni ska kunna erhålla Green Key-märkningen. Varje arbetsområde presenteras tillsammans med förklaringar, förtydliganden och exempel till de kriterier som ska uppfyllas. A. Miljöledning B. Personalmedverkan C.Gästinformation D. Vatten E. Tvätt och rengöring F. Avfall G. Energi H. Livsmedel I. Inomhusklimat J. Omkringliggande parker H. Utomhusaktiviteter L. Administration M. Konferens A. Miljöledning Miljöledning handlar om att organisera er verksamhets arbete för att minska er miljöbelastning. Det är ett stöd när ni fördelar ansvar, prioriterar områden ni vill satsa på och följer upp era insatser för att nå ständig förbättring. Både ledning och medarbetare ska bidra till miljöarbetet. A.1. Utse miljöansvarig. Steg ett är att ni ska utse en person som är ansvarig för miljöarbetet på er verksamhet. Det är lämpligt att personen som utses till miljöansvarig har intresse för miljöfrågor och sitter med i verksamhetens ledningsgrupp. Den miljöansvarige ska inte driva miljöarbetet själv, utan all personal involveras på olika sätt. Den miljöansvarige ska: Samordna verksamhetens miljöarbete och vara kontaktperson till Håll Sverige Rent. Årligen granska alla Green Keys obligatoriska kriterier och se till att rätt antal poängkriterier uppfylls. Se till att den årliga ansökan om Green Key till Håll Sverige Rent förnyas genom att skicka in den årliga miljörapporten senast två veckor innan datumet på diplomet passerat. Uppdatera verksamhetens miljöpärm/miljömapp på datorn allteftersom miljöarbetet fortlöper. Ansvara för att ledningsgruppen informeras om miljöarbetet och se till att personalen informeras om Green Key. Ta fram nya miljömål med handlingsplaner, gärna tillsammans med personalen. TIPS Tänk på att om er verksamhet är stor med mycket personal kan det vara bra att ha en mindre miljögrupp som hjälper den miljöansvarige på er anläggning. Utse en delansvarig för varje ansvarsområde som exempelvis köket, receptionen och städning, det kan då bli lättare att uppnå miljömålen eftersom ansvaret är fördelat. 8

9 Miljögenomgång Steg två är att kartlägga de aktiviteter i er verksamhet som kan påverka miljön genom att göra en så kallad miljögenomgång. Genom miljögenomgången ser ni över verksamhetens miljöbelastning inom olika områden och genomgången kan exempelvis omfatta: El- och vattenförbrukning (gärna uppdelat på exv. kök, städ och pool) Förbrukning av tvättmedel, rengöringsmedel och schampo Total avfallsmängd sopor Inköpta råvaror av olika slag till köket och hotelldrift Andra miljöpåverkningar som kan vara väsentliga, som till exempel transporter i verksamhetens regi För att underlätta genomgången kan det vara bra att först skriva ned alla aktiviteter som kan påverka miljön och därefter subjektivt försöka rangordna dem utefter miljöpåverkan. Utifrån denna lista väljer ni sedan ut de aktiviteter som ni anser är mest betydande och som ni har möjligheter och resurser att miljömässigt förbättra. A.2. Miljöpolicy. Utifrån aktiviteterna som definierades i miljögenomgången ska ni formulera en miljöpolicy. Miljöpolicyn ska visa ledningens ambitioner och visioner med anläggningens miljöarbete. Policyn ska beskriva några övergripande miljöområden som er anläggning ska rikta in sig mot. Vilka områden bestämmer ni själva utifrån den inledande miljögenomgången. Miljöpolicyn ska också innehålla ett åtagande om ständig förbättring av miljöarbetet samt att er anläggning följer tillämplig miljölagstiftning. Det är bra om det framgår i policyn att miljöarbetet fungerar bäst om både gäster och personal på anläggningen samarbetar. Gästerna kan hjälpa er i miljöarbetet genom att exempelvis källsortera, släcka på rummet, inte spola vatten i onödan, inte använda mer städ- och diskkemikalier än nödvändigt. En miljöpolicy behöver man vanligtvis bara skriva en gång, men om förutsättningarna ändras kan den behöva revideras. Normalt omfattar en miljöpolicy en halv A4-sida. När ni blir godkända av Green Key kan ni lägga in er logotyp tillsammans med Green Keys i ert policydokument. Datera och skriv under dokumentet. Ni kan med fördel sätta upp miljöpolicyn på rummen och i gästpärmarna ett enkelt sätt att tydligt kommunicera ut ert miljöarbete till gästerna. Exempel: Miljöpolicy Hotell Slottet Vi på Hotell Slottet vill bidra till ett hållbart samhälle genom att arbeta med ständig förbättring av vårt miljöarbete och årligen sätta mätbara miljömål. Vi följer tillämpbar miljölagstiftning och åtar oss att reducera användningen av kemikalier, vatten och energi i vår verksamhet och förbinder oss att minimera avfallsmängden och göra miljöanpassade inköp. Vi vill vara ett bra miljöval för våra gäster och vi ser våra anställda som en viktig resurs som aktivt ska arbeta för gästernas trivsel samt få dem att inse betydelsen av miljöarbete och lokalt engagemang. Miljöhänsyn ska vara av stor vikt i beslutssammanhang där även miljöfrågor ska vara en fast post vid möten på Hotell Slottet. Vi vill verka för en miljömässig hållbar turism och erbjuda våra gäster en miljövänlig vistelse på vårt hotell. Slottstaden, 10 maj 2013 Sara Slott Sara Slott, platschef Hotell Slottet 9

10 A.3. Miljömål och handlingsplaner. Green Key ställer inga krav på hur många mål ni ska sätta och inom vilka områden, det är upp till er. Målen ska grunda sig på de aktiviteter ni kom fram till i miljögenomgången, och de ska vara konkreta och mätbara så att de går att följa upp. Det ska gärna gå en röd tråd mellan aktiviteterna, miljöpolicyn och miljömålen så man ser att ert miljöarbete är sammanhängande. Poängkriterierna i kriterielistan kan utgöra förslag för verksamhetens miljömål. Miljömålen ska vara sådant som ni planerar genomföra inom 12 månader (då ny prövning av Green Key sker). Ett hjälpmedel till att sätta bra mål är S.M.A.R.T.- modellen. Enligt den ska man sätta mål som är: Specifika så att alla i verksamheten förstår vad de ska göra och varför Mätbara så att det finns något att mäta målet mot Accepterade så att alla i verksamheten är motiverade att arbeta mot målet Realistiska så att det blir lätt att se möjligheten att nå fram Tidsbundna så att det finns en tydlig start- och slutpunkt TIPS Att arbeta med Green Key och miljöfrågor är ett långsiktigt arbete. Sätter ni för många och för höga mål i början kan det vara svårt att nå dem, vilket kan minska motivationen till nästa års miljöarbete. Sätt därför hellre färre mål i början av ert miljöarbete. Handlingsplaner Till respektive mål ska ni sedan formulera en handlingsplan som visar hur ni ska uppnå målet. Handlingsplanen ska beskriva tillvägagångssätt med konkreta åtgärder för att nå målet, ansvarsfördelning och tidsplan. Här nedan har ni ett exempel på ett mål med handlingsplan: Mål 1. Minska energiförbrukningen i relation till antalet gästnätter med 5%. Handling Ansvarig När Resultat Installera rörelsedetektorer i allmänna utrymmen Vaktmästaren Löpande Se fler exempel på miljömål i slutet av guiden. 10

11 A.4. Dokumentation om Green Key. Allt material som rör Green Key, bland annat dokumentation, ska samlas i en pärm och/eller mapp på datorn. Mappen på datorn bör innehålla samma information som i miljö-pärmen. Den ska också visas upp vid kontrollbesök från Håll Sverige Rent. Följande lista är ett förslag på den information som ska finnas i pärmen/elektroniska mappen. Anläggningens ansökan till Green Key Er miljöpolicy Era miljömål Er handlingsplan Er gästinformation om Green Key Er datainsamling om energiförbrukningen, vattenförbrukningen, förteckning av lågenergilampor Protokoll från personalmöten där miljöarbetet har behandlats Er dokumentation om underleverantörer Dokumentation över ekologiska/rättvisemärkta/lokalproducerade livsmedel A.5. Ni ska säkerställa att er verksamhet följer gällande miljölagstiftning. Det handlar exempelvis om att ni ska ha de tillstånd som krävs för er verksamhet och att ni uppfyller miljöbalkens allmänna hänsynsregler (kap 2). Miljöbalken: A.6. Se punkt A.1. A.7. Ansvarig för arbetet med Green Key ska vara insatt i vilka kriterier och krav som gäller för Green Key. Kontakta gärna Håll Sverige Rent vid frågor om kriterier eller tillvägagångssätt. 11

12 B. Personalmedverkan Beslutet om att arbeta med miljöfrågor ligger hos ledningen. Men för att nå miljömålen behövs all personals medverkan. Det är därför viktigt att personalen medverkar i miljöarbetet. Genom att involvera personalen, vara lyhörd för deras förslag och ha en bra kommunikation motiveras de anställda att ta del av miljöarbetet. B.1. Det ska upprättas en god kommunikation mellan ledning och medarbetare genom regelbundna möten där ledningen redogör för verksamhetens miljöarbete. Det är viktigt att ledningen tydliggör miljöarbetets betydelse för att medarbetarna ska känna sig involverade och veta att miljöarbetet är viktigt. Det är bra om personalen får möjligheter att utbyta erfarenheter och idéer på mötena. Det kan leda till goda idéer om hur miljöarbetet kan utformas och utvecklas på anläggningen. B.2. Miljöansvarig ska delta i ledningsmöten, i syfte att redogöra för utvecklingen av miljömässiga åtgärder inom verksamheten. Önskvärt är att miljöansvarig ingår i ledningsgruppen eller medverkar vid deras möten. Utan full uppbackning från ledningen finns en risk att miljöarbetet rinner ut i sanden. Det är därför viktigt med möten där både ledning och miljöansvarig ses. På detta sätt hålls ledningen informerad om miljöarbetet och miljöansvarig får stöd i sitt arbete. B.3. Miljöansvarig och annan personal som arbetar med miljöfrågor (personal inom ledningsgrupp, lokalvård, vaktmästeri, reception och kök) har genomfört utbildning om miljöfrågor och Green Key. Detta kriterium ska vara uppfyllt vid ansökningstillfället. Håll Sverige Rent tillhandahåller en utbildning om Green Key och som tar upp viktiga områden/ miljöfrågor som rör er verksamhet. Den syftar till att öka kunskapen om miljömärkningen och att höja motivationen till varför just er verksamhet arbetar för en minskad miljöbelastning. Utbildningen är kostnadsfri och bör hållas av den miljöansvarige. Utbildningen finns även i självstudieform med tal och text. Personalen ska ha genomfört den vid valfritt tillfälle vid ansökan. I vissa fall kan undantag ges där delar av personalen (t.ex. säsongsanställda) genomför utbildningen efter märkningen. Kontakta Håll Sverige Rent när ni startar ert Green Key-arbete så får ni länk till utbildningen. B.4. Den miljöansvarige ska kunna försäkra att personalen har kunskap om verksamhetens miljöåtaganden. Det ska finnas en medvetenhet och kunnande hos personalen, så att de kan förklara vad miljömärkningen Green Key innebär för gästerna. All personal ska också kunna vägleda gästerna i hur de kan minska sin miljöpåverkan på anläggningen. Den miljöansvarige kan genomföra detta kriterium genom att sprida information om miljöarbetet på t.ex. möten, via intern kommunikation och internutbildning (se kriteriet B.3.). Medarbetarna ska informeras om varför miljöarbete på er anläggning är viktigt och hur de kan hjälpa till i miljöarbetet. Den miljöansvarige ska också se till att ny personal informeras om verksamhetens miljöarbete. Är personalutbytet stort på er anläggning kan det vara fördelaktigt att hålla i den interna miljöutbildningen mer regelbundet för att försäkra er om att miljöfrågorna är förankrade hos de anställda. B.5. Städpersonalen ska ha tagit del av rutinerna gällande byte av lakan och handdukar. Rutinerna gäller att byte av lakan och handdukar endast ska ske när gästen ber om det. På så vis minskar man behovet av att tvätta och belastningen av miljön. 12

13 C. Gästinformation Var stolt över ert miljöarbete och kommunicera det! Ni gör skillnad med ert arbete. Kommunikationen om ert miljöarbete har tre syften: Det ger mervärden till ert varumärke och logianläggning, det stärker er arbetsgrupp bakom ett positivt ställningstagande och inkluderar era gäster i ert miljöarbete. Utan era gäster blir det svårt att bedriva ett effektivt miljöarbete. Försök att arbeta tillsammans med dem och låt er kommunikation vara positiv och motiverande. C.1. Vid anslutningen till miljömärkningen medföljer en dekal med logotypen Green Key. Denna ska placeras väl synlig för gästerna vid receptionen eller entrén. Det medföljer också en plakett som också ska finnas i receptionen eller entrén. Ett digitalt foto av detta ska skickas till Green Key. C.2. & 3. Så snart anläggningen erhållit Green Key informeras och vägleds gästerna i hur de kan delta i anläggningens miljöarbete. Exempelvis som informationsblad i receptionen, uppsatt på anslagstavlan vid ingången, som en slide på en rullande TV-skärm och/eller som tavla eller pärm i varje gästrum. (Informationsmaterial om Green Key fås i samband med miljömärkningen i form av faktablad och foldrar). I gästpärmen på rummen kan ni kortfattat skriva om ert miljöarbete och om vad gästerna kan göra för att hjälpa till inom respektive område. Exempelvis genom att äta er ekologiska frukost, hur städrutiner går till, var de kan källsortera och hur de kan spara vatten och energi. I restaurangen kan ni förslagsvis sätta upp informationslappar vid varje matprodukt under frukost/lunch/ middag där ni skriver ut namnet på produkten och, om den är miljömärkt eller närodlad, skriva ut det. Exempelvis: Ekologiskt smör, Rättvisemärkt kaffe. Om ni istället har en meny kan ni skriva dit att rätten exempelvis är ekologisk eller skriva ut vad i rätten som är närodlat, miljömärkt, ekologiskt eller rättvisemärkt. Exempelvis: Ekologiska köttbullar med potatis från Östgötaslätten. TIPS För att en sammansatt produkt ska få kallas ekologisk krävs att den består av minst 95 % ekologiska ingredienser. Bra att tänka på om ni exempelvis bakar bröd eller bakverk som ni vill kalla ekologiska. På knappar runt om i anläggningen kan små informationslappar sättas. Exempelvis: Släck! eller Stäng av mig! på lampor och elektronikutrustning. Det är viktigt att kommunicera ert miljöarbete till gästerna. Att de får reda på att ni bedriver ett seriöst miljöarbete med Green Key kan ge marknadsfördelar då de väljer er anläggning istället för någon annan. Gäster som besöker er kan lätt sprida positiva omdömen genom word-of-mouth. Tänk bara på att inte sätta upp för mycket information, då är det lätt hänt att gästerna kan tappa intresset. Lagom är bäst! 13

14 C.4. Green Keys logotyp ska också finnas synligt på anläggningens webbplats. Ha gärna med en kort förklaring till vad miljömärkningen är för någonting och länka till webbplatsen greenkey. Exempel på kort text om Green Key (som ni gärna får kopiera/ anpassa till er anläggning): Vår anläggning är miljömärkt med Green Key - en av turismbranschens ledande internationella miljömärkningar. Miljömärkningen är ett bevis på vårt miljöarbete och underlättar för våra gäster att hitta ett boende som tar extra hänsyn till miljön. Här är ett bra exempel på hur Profil Hotels berättar om sitt miljöarbete: Väv gärna in ert miljöarbete på hela er hemsida, istället för att skriva om det under en speciell flik. Skriv exempelvis: Ekologisk kaffe och te till frukosten istället för bara kaffe och te till frukosten eller bada i vår bastu som värms upp med grön el istället för bada i vår bastu. C.5. & 6. Personalen i receptionen har också en viktig roll i att informera gästerna om miljömärkningen och de ska också kunna ge information om kommunens kollektivtrafik. Tips på övriga initiativ ni kan ta: Visa i ert marknadsföringsmaterial att ni har miljömärkt er. Ha med Green Key-logotypen i era broschyrer, roll-ups, affischer och övrigt profilmaterial. Berätta i ert nyhetsbrev att ni är miljömärkta med Green Key och berätta om ert miljöarbete. Ha med Green Key i den avslutande texten i er e-post. Förslagsvis: Vi är miljömärkta med Green Key ett bevis på ett trovärdigt miljöarbete! Ha miljömärkningens logotyp på era offerter samt en kort text som förklarar miljömärkningen. 14

15 D. Vatten Trots att vi har gott om vatten på de flesta platser i Sverige, är det viktigt att spara på vattnet. Ju mer avloppsvatten vi släpper ut, desto mer blir också för reningsverken att behandla. Dessutom kräver varmvatten energi och minskar man sin varmvattenförbrukning minskar man även kostnaderna för uppvärmning. Dessutom är ett korrekt inställt vattenflöde med en modern spridare på dusch eller handfat en ren kvalitetsupplevelse för gäster och anställda! D.1. Den totala vattenförbrukningen ska avläsas och registreras minst en gång i månaden. Om detta inte är möjligt avläses vattenförbrukningen så ofta det är möjligt men som minst en gång om året. Anledningen till att vattnet inte kan läsas av månadsvis ska förklaras. Om avsevärd förändring sker i vattenförbrukningen ska lämpliga åtgärder vidtas. D.2. Nyinköpta toaletter ska vara av vattensnål typ (max sex liter per spolning). D.3. Personalen ska kontinuerligt åtgärda droppande kranar och rinnande toaletter och rutiner för detta ska finnas hos personalen. Detta för att droppande kranar kan göra av med mycket vatten, speciellt om de får stå och droppa länge. En droppande vattenkran kan göra av med ungefär 25 liter vatten per dygn 1. D.4. Varje badrum och toalett ska ha en papperskorg. Detta för att gästerna inte ska slänga ned oönskade föremål i toaletten som kan ge stopp i avloppet eller försvåra reningsprocessen i reningsverken. D.5. Tillåtet vattenflöde från dusch ska vara max nio liter vatten per minut. För att mäta vattenflödet kan man använda en vattenmätare. Genom att spola vattnet och låta det stråla genom mätaren kan man avläsa hur många liter som förbrukas per minut. Har man ingen mätare kan man ta en bunke och låta (kallt) vatten rinna i sitt maximala flöde under 10 sekunder. Mät sen hur mycket vatten som kommit ut och multiplicera med 6 så vet ni hur mycket vattenflödet är per minut från kranar och duschar. Beträffande urinoarer kan det till exempel innebära manuell, närvarostyrd eller tidsstyrd spolning. Periodisk spolning uppfyller inte kraven. Kontakta Håll Sverige Rent om ni vill låna en vattenmätare. D. 6. Tillåtet vattenflöde från vattenkran vid handfat ska vara max åtta liter vatten per minut. Se punkt D.5 för information om hur ni kan mäta detta. D.7. Urinoarer ska inte tillföras större vattenmängder än nödvändigt. D.8. Vid eventuellt nyinköp av diskmaskiner ska de vara av vattensnål typ (maxförbrukning är 3,5 liter per korg)

16 D.9. Om disk och tvätt inte har automatiserade program så ska information/rutiner finnas om hur tvätt och disk ska ske för att spara vatten. Exempelvis kan inplastade informationsblad sättas upp synligt på själva maskinen eller bredvid. Exempel på information: Tvätta/diska full maskin! Då går det åt mindre vatten och energi per plagg/glas och tallrik. Välj rätt tvätt/diskprogram! Vattenvärmningen drar mest el. Kör sparprogrammet då körs maskinen längre men med lägre vattentemperatur 2. D.10. Allt avloppsvatten måste renas. Ange om ni har kommunalt VA eller annan avloppslösning, som i sådant fall ska beskrivas

17 E. Tvätt och rengöring Tvätt- och rengöringsmedel innehåller ämnen som kan belasta miljön genom att vara svårnedbrytbara. De kan också vara giftiga för vattenlevande organismer, orsaka förändringar på arvsmassa eller störa de kemiska och biologiska processerna i avloppsreningsverken. Därför är det viktigt att använda miljömärkta kemikalier för att minska risken att farliga ämnen kommer ut i naturen. Lika viktigt är också att minska den totala mängden kemikalier eftersom man inte vet hur olika kemikalier blandar sig med varandra och påverkar människor och djur. E.1. Det rengörings- och tvättmedel som används i den dagliga verksamheten ska vara miljömärkt, där detta är möjligt. Beskriv vilka produkter som inte är miljömärkta och ange om miljömärkta alternativ inte finns. TIPS I många fall fungerar vanlig miljömärkt såpa utmärkt istället för starkare varianter av rengöringsmedel. Såpa kan faktiskt användas både till köket, badrummet, toalettstolen, golven och möblerna. Miljömärkt såpa tär inte lika mycket på miljön som andra städprodukter. E.2. All tvål och schampo som tillhandahålls gäster och personal ska vara miljömärkt, exempelvis med Svanen, Bra Miljöval eller EU Ecolabel. Alternativt ska anläggningen visa att produkten inte innehåller miljöfarliga kemikalier (enligt Green Keys blacklist). Detta kan göras t.ex. genom intyg från leverantör. Kontakta Håll Sverige Rent för att få Green Keys blacklist. E.3. Klorin och liknande desinfektionsmedel ska används enbart när det är absolut nödvändigt. Vanligt rengöringsmedel brukar räcka. Vill man ändå ha en desinfektionseffekt kan man som alternativ välja ett medel som är baserat på peroxid i stället för natriumhypoklorit. Exempelvis Javex är ett dubbelverkande miljöanpassat alternativ till Klorin och finns på flaska. Peroxid har också en viss blekande verkan. E.4. Toalett- och hushållspapper samt eventuella pappershanddukar är miljömärkta. Exempelvis med Svanen, Bra Miljöval eller EU Ecolabel. E.5. Personalen följer doseringsanvisningarna på förpackningar till rengöringsmedel, tvättmedel och diskmedel så att de används rätt, med hänsyn till vattnets hårdhet. För att ta reda på vilken hårdhet ert vatten har kan ni vända er till er kommun. Många kommuner har information om vattnets hårdhet på sina hemsidor. Ange om maskiner har automatisk dosering. E.6. Tvätt- och rengöringsmedel och andra miljöfarliga kemikalier förvaras så att man undviker läckage som kan skada miljön. Exempelvis genom att förvara dem på en sådan plats där läckage till golvbrunn inte kan ske. E.7. Endast hotell: Det ska finnas rutiner/information som informerar gästerna om att lakan och handdukar endast byts enligt ett visst intervall, eller när gästen så önskar. Detta för att minska tvättbehovet och därmed miljöpåverkan. Ange vilken rutin anläggningen har för byte av handdukar och lakan. 17

18 F. Avfall Det bästa sättet att minska avfallet är att förebygga uppkomsten av avfall. Källsortering/återvinning är en viktig del i att minska anläggningens miljöpåverkan. Detta gör att material kan användas på nytt istället för att jungfruligt material måste utvinnas. Glas, papper och wellpapp kan återvinnas många gånger och metaller, som t.ex. aluminium kan återvinnas hur många gånger som helst. Återvinning sparar på både naturresurser och energi, eftersom nyframställning material ofta är mycket mer energikrävande än att använda återvunnet material. Enligt miljöbalken är det faktiskt ett lagbrott att inte källsortera. F.1. Anläggningen ska källsortera i minst fem fraktioner men utgångspunkten ska vara sortering i så många fraktioner som det finns behov av. Behovet varierar mellan olika anläggningar och de regionala förutsättningar som finns. En utgångspunkt är att anläggningen ska sortera ut metall, glas, plast, papper, wellpapp, pantförpackningar och batterier. Beskriv hur sorteringen är organiserad, till exempel hur sortering sker på rummen. TIPS De flesta kommuner har egen information på sina hemsidor om hur soporna ska hanteras just där och var man kan lämna dem. Se: F.2. Avfallet ska tas omhand enligt gällande lagstiftning. Beskriv hur avfallshanteringen går till och vem som tar hand om avfallet. Ange särskilt om delar av avfallet transporteras av anläggningen själv. F.3. Instruktioner och källsorteringsanvisningar ska finnas för personal och gäster. De ska sparas i miljöpärmen. Ni kan förenkla er källsorteringen genom att exempelvis sätta upp text med tydliga ikoner eller bilder på det som ska källsorteras. Detta hjälper icke svensktalande gäster och personal, men bilderna är också ett hjälpmedel för gästerna att sortera rätt. Det finns en del saker man ska tänka på när man källsorterar, exempelvis: Förpackningar som lämnas i återvinningsbehållare ska vara tomma och rena. Skölj ur om det behövs och låt dem torka. Att diska i varmvatten är inte nödvändigt. Att inte glömma att peta loss vekhållaren från värmeljushållaren, annars sorteras den ut med järn och aluminiumet brinner upp i smältverket. Att även lock och kapsyler av metall är förpackningar, som med fördel kan återvinnas. Kuvert ska läggas i vanliga soppåsen/brännbart. För mer information kring sortering se: 18

19 F.4. Engångsmuggar, -tallrikar och -bestick får endast användas endast vid behov vid spa/pool, speciella events och vid take-away och inte i den dagliga verksamheten, som exempelvis frukostservering. F.5. Farligt avfall ska hanteras enligt gällande lagstiftning och tas omhand av godkänd avfallsmottagare. Som farligt avfall räknas bland annat: Batterier, kemikalier, elektronik, sprayburkar, målarfärgsrester, lim, lågenergilampor, lysrör och glödlampor. F.6. Papperskorgar eller soptunnor ska finnas placerade inomhus och utomhus. Detta för att gästerna inte ska slänga skräp på marken men också för att de inte ska spola ned föremål i toaletten. Tops, bindor, plast och annat skräp orsakar problem i avloppsystemet. F.7. Om ni använder engångartiklar såsom schampo, tvål, smör och sylt måste dessa produkter vara förpackade i återvinningsbart eller biologiskt nedbrytbart material. 19

20 G. Energi Klimatfrågan är en av vår tids stora utmaningar. Globalt sett är utsläppen av växthusgaser från el- och värmeproduktion stora. I Sverige kommer el och värme till viss del från fossila bränslen och till stor del från kärnkraft. Fossila bränslen bidrar till klimatförändringarna och kärnkraft innebär risker samt problem kring utvinning och slutförvaring av kärnavfallet. Det är inte bara klimatpåverkan som minskar om energiförbrukningen minskas det finns även pengar att spara. TIPS En bra hemsida med information och ytterligare tips om hur ni kan minska er klimat- och miljöpåverkan: G.1. Energiförbrukningen i er verksamhet ska registreras och dokumenteras varje månad. I Beskrivning ska ni ange hur ofta det sker och alla dokument ska sparas i miljöpärmen. Ange eventuell orsak om ni inte har möjlighet att registrera elförbrukningen månadsvis. G.2. Då rummen inte är aktuella för uthyrning ska det finnas ett system för justering av värme, ventilation och luftkonditionering. Detta kriterium ska vara uppfyllt inom ett halvår. Det ska finnas en rutin för detta som anger ansvar och tidpunkt för justering. Exempelvis kan receptionen informera städet eller vaktmästaren som får i uppgift att justera värme och ventilation då rum inte är aktuella för uthyrning. VISSTE DU ATT... Om du sänker inomhustemperaturen i ett normalt småhus med en enda grad kan du spara uppemot 750 kwh/år. Det motsvarar en kostnadsbesparing på ungefär 1000 kr/år! G.3. Minst 50 % av ljuskällorna som används i er anläggning ska vara lågenergi- eller LED-lampor. Övriga ljuskällor ska bytas ut där det är tekniskt möjligt. Fördelen med LED- och lågenergilampor är att de har betydligt lägre energiförbrukning än vanliga glödlampor och dessutom längre hållbarhet. Under Beskrivning ska ni uppskatta hur stor andel lågenergilampor ni har på er anläggning. G.4. Ytor inuti och utanpå värmeväxlare som ingår i ventilationsanläggning ska rengöras regelbundet. Detta för att de drar mindre energi om de är rengjorda. Under Beskrivning ska ni ange hur ofta detta görs. G.5. Fettfilter i kökets ventilationsanläggning ska rengöras minst en gång per år. Under Beskrivning ska ni ange hur ofta detta görs. Detta är viktigt eftersom en igensatt ventilationsanläggning ger ökad energiförbrukning och dessutom finns en ökad brandrisk. G.6. Ventilationssystemet ska kontrolleras en gång per år, rengöras och repareras om nödvändigt. Rena ventilationskanaler ger mindre energiförbrukning. Dessutom leder det till ett bättre inneklimat, mindre slitage på utrustning och ett bättre skydd mot uppkomst av brand. Förbättrad ventilation ingår dessutom ofta i receptet för att lösa fuktproblem. Under Beskrivning ska ni ange hur ofta ventilationssystemet kontrolleras. 20

21 G.7. Kyl, frys och värmeskåp/värmerum ska vara försedda med en intakt tätningslist. Exempelvis runt dörren. Ni ska under Beskrivning ange när detta kontrollerades och säkerställdes senast. G.8. Nyinköpta kylanordningar använder godkända köldmedier och anläggningen följer i övrigt nationella regler för utfasning av ej godkända köldmedier. Följande länk visar en köldmedieförteckning och vad som är godkänt och inte: se/upload/stod-i-miljoarbetet/vagledning/kemikalier/koldmedieforteckning2013.pdf G.9. All utrustning ska följa nationella lagstiftningen vid återvinning av kylskåp. Kylskåp räknas till vitvaror och innehåller dels gifter, dels ämnen och komponenter som kan återvinnas eller återanvändas. Miljön skonas, resurser och energi sparas när du lämnar in dina uttjänta vitvaror för återvinning. G.10. Nyinköpta minibarer får inte ha en energiförbrukning som är högre än 1 kwh/dag. G.11. Det finns rutiner över hur kyl, frys och TV-apparater stängs av när rum, semesterlägenheter eller stugor inte är aktuella för uthyrning. Ni ska beskriva rutinen under Beskrivning och ange vem som har ansvaret samt tidpunkter för avstängning. Det är en rekommendation att anläggningen använder el från förnybara energikällor, såsom vattenkraft, vindkraft och biobränslen. Leta gärna efter en leverantör som har märkningen Bra Miljöval el. Miljömärkningen ställer tuffa miljökrav på elproduktionen. Dessutom investerar alla elbolag med el märkt Bra Miljöval i olika projekt som främjar energieffektivisering och minskad miljöpåverkan. TIPS För att hitta de mest energi-smarta produkterna i Sverige, kika på: 21

22 H. Livsmedel Genom smarta val av råvaror och produkter till restaurang eller butik/reception kan ni både minska miljöbelastningen och förbättra arbetsförhållanden för odlare och anställda i utvecklingsländer. KRAV och andra ekologiska livsmedel minskar bland annat kemikalieanvändningen och tar mer hänsyn till djurens naturliga beteenden än i konventionellt odlade produkter. Rättvisemärkt är en etisk och social märkning med fokus på mänskliga rättigheter och förbättrade ekonomiska villkor för odlare. Närproducerade livsmedel stödjer ditt lokala näringsliv och minskar onödiga transporter. H.1. Vid frukostserveringen ska minst fem olika produktgrupper bestå av minst ett livsmedel som är antingen lokalproducerat och/eller ekologiskt, KRAV- eller Rättvisemärkt. Till exempel så är te, kaffe, frukt, fil och pålägg olika produktgrupper. Ni ska då minst ha exempelvis: En Fairtrade-märkt tesort, en KRAV-märkt kaffesort, en EU-ekologisk fruktsort, en KRAV-märkt fil och lokalproducerad påläggsskinka. Ni ska dokumentera vilka livsmedel som är ekologiska/fairtrade/lokalproducerade och spara i miljöpärmen. Märkningar ni ska hålla utkik efter vid inköp: Från vänster: Svenska KRAV-märkningen, EUs märkning för ekologiskt jordbruk, MSC-certifierat hållbart fiske och Fairtrade-märkningen. Lokalproducerat kan till exempel vara egengjord marmelad, egetbakat bröd, ostar från det lokala gårdsmejeriet eller kött från trakten (småskalig produktion). H.2. Om frukosten på er anläggning serveras av en annan verksamhet, måste minst fem olika produktgrupper bestå av ett livsmedel som är antingen lokalproducerat och/eller ekologiskt, KRAVeller Rättvisemärkt. Till exempel så är te, kaffe, smör, mjölk och socker olika produktgrupper. Ni ska dokumentera vilka livsmedel som serveras och spara i miljöpärmen. H.3. Andelen lokalproducerade eller miljömärkta produkter ska bibehållas eller ökas för varje år. Om inte en ökad andel kan uppnås ska anledningen kommuniceras till Håll Sverige Rent. 22

23 I. Inomhusklimat En behaglig inomhusmiljö är en del av en bra gästupplevelse. Tänk på att antalet allergiker ökar, så försök också att vara varsam med starka lukter. I.1. Den nationella lagstiftningen beträffande rökfria restauranger följs. I många gästers ögon är det oförenligt med god miljö att man kan röka fritt inom verksamheten. Därför finns det som ett kriterium att det ska finnas rökfria rum. Det ska också finnas rökfria allmänna områden för de gäster som inte vill utsätta sig för rök. Den 1 juni 2005 trädde en ny lag i kraft med rökförbud på serveringsställen. Restaurangägare får inrätta särskilda rökrum, men i dessa rum får ingen mat eller dryck serveras. Dessutom ska rökrummen vara placerade så att ingen gäst ska behöva passera genom dessa rum. Syftet är främst att skydda personalens hälsa. I.2. Majoriteten av rummen ska vara rökfria. Ni ska ange antalet rökfria rum och spara i miljöpärmen. I.3. Vid eventuell ombyggnation, förändring i inredning eller vid renoveringsarbeten i verksamhetens lokaler tas största möjliga hänsyn till miljövänligt material samt inomhusklimat. 23

24 J. Omkringliggande parker Användning av konstgödsel och besprutning eller liknande kan utgöra allvarliga risker för djurliv och grundvatten. Därför är det viktigt att använda produkter som inte skadar människor eller natur. J.1. Om anläggningen använder gödnings- och bekämpningsmedel på verksamhetens område är de naturliga eller miljömärkta. Kemiska gödnings- eller bekämpningsmedel är inte tillåtna. Ni ska under Beskrivning ange vilka gödnings- och bekämpningsmedel ni använder. J.2. Vid eventuellt nyinköp av gräsklippare ska denna vara antingen elektrisk, alternativt drivas med alkylatbensin eller vara försedd med katalysator. Den kan också vara handdriven. J.3. Konstbevattning med vatten från extern vattentillförsel sker endast vid behov. Ni ska under Beskrivning ange vilka områden ni bevattnar. K. Utomhusaktiviteter En bra naturupplevelse kan leda till att intresset för miljöfrågor ökar. K.1. Receptionen kan ge information om närliggande park- och naturområden. Exempelvis med en broschyr med samlad information om utflykter till naturområden i närheten som gästerna kan få med sig. Ha gärna med en karta och beskrivning på hur man tar sig dit och vad man kan se/göra där. Ni ska under Beskrivning ange vilka områden ni informerar om. K.2. Ni ska informera gästerna om möjligheten att låna eller hyra cyklar och informera om vart man kan hyra eller låna dem. Exempelvis med en informationslapp på anslagstavlan vid receptionen. Detta för att uppmuntra gästerna att använda miljövänliga färdmedel istället för att exempelvis åka bil. 24

25 L. Administration Även kontoret och receptionen har en miljöpåverkan. Sträva efter att fråga era leverantörer efter miljösmarta kontorsvaror. L.1. Alla personalrum ska uppfylla samma kriterier som gästernas rum. Exempelvis gällande införandet av ett system för justering av värme, ventilation och luftkonditionering samt rutiner över hur kyl, frys och TV-apparater ska stängas av då personalrummen inte används. Också gällande tvål, toalett- och hushållspapper, rengöringsmedel och tvättmedel som alla ska vara miljömärkta. L.2. Verksamhetens papper för kopiering, brevpapper samt övrigt förbrukningsmaterial (som broschyrer och annat tryckt material) ska ha en miljömärkning eller producerats av ett miljöcertifierat företag. Dokument med vad som är inköpt ska sparas i miljöpärmen. Märkningar ni ska leta efter vid inköp: Från vänster: FSC-märkningen visar att produkten består av trä som kommer från ett ansvarsfullt skogsbruk där hänsyn tas till människor och miljö. Det handlar bland annat om att skydda hotade djur och växter, markens framtida förmåga att bära skog, säkra och sunda arbetsvillkor för dem som arbetar i skogen samt urfolks rättigheter. Svanen-märkningen visar att krav har ställts på produktens innehåll (exv kemikalier), hur den framställs (exv vatten- och energiförbrukning) och hur produkten tas omhand när den är förbrukad (återvinning och avfall). EU Ecolabel är EU:s miljömärkning och liknar Svanen. Produkter med EU Ecolabel har klarat en rad hårda miljö-, hälso- och klimatkrav. Bra Miljöval visar att pappret uppfyller ett antal miljökrav under tillverkningsprocessen. Bland annat kriterier för att skydda känslig skog, verka för att få bort användandet av giftiga kemikalier, garantera att pappret är fritt från klor och optiska vitmedel samt gynna en tillverkningsprocess som använder mindre el och fossila bränslen. L.3. Näringsidkare (t.ex. frisör och SPA-anläggning) som hyr lokaler av er verksamhet ska informeras om ert miljöarbete och Green Key samt uppmuntras till att också se över sin miljöpåverkan. L.4. Kontorsutrustning, datorer och kopieringsmaskiner försätts i standby eller stängs ner när de inte används som exempelvis på natten. 25

26 M. Konferens Konferensdelen på er anläggning har också en miljöpåverkan som kan minimeras. Följande kriterier är specifika för just er konferensdel. M.1. Block och whiteboard-pennor som används under konferensen ska vara miljömärkta. Exv. med Svanen. M.2. Blocken som delas ut under konferensen är på max. 10 sidor per block. Helst färre sidor. Detta för att spara på åtgången av papper. M.3. Informera gäster och personal om att släcka lampor och stänga av utrustning då man lämnar konferensrummet. Exempelvis vid första tillfället då konferensgruppen ska nyttja konferensrummet eller genom små infolappar på knappar: Stäng av mig!. Alternativt tänder och släcker konferenspersonal konferensrummen innan och efter konferenser. Beskriv rutin för detta under Beskrivning. M.4. Engångsartiklar får endast användas i konferensavdelningen för särskilda events eller tillfällen. Beskriv om engångsartiklar används. M.5. I konferensdelen serveras endast kranvatten. Flaskvatten serveras endast om kunden särskilt efterfrågar detta. Kranvatten i Sverige håller en hög kvalitet och levereras direkt via kranen. Flaskvatten däremot kräver transport till lager, grossister och butiker. Transport av 1 liter förpackat vatten kan orsaka mer än 1000 gånger större koldioxidutsläpp jämfört med samma mängd kranvatten. M.6. Vid servering ska minst 5 varor bestå av antingen lokalproducerad mat och/eller produkter som är ekologiska, KRAV- eller Rättvisemärkta. Ni ska under Beskrivning ange vilka dessa varor är. M.7. Källsortering av avfallet från konferensavdelningen ska ske. Ett alternativ kan vara att städarna sorterar avfallet, om inga särskilda kärl för källsortering finns. Det är dock en pedagogisk poäng med att ha särskilda kärl för sortering. Under Beskrivning ska ni redogöra för vilka rutiner ni har för detta, vilken information för gäster som finns i konferensdelen samt för vilka fraktioner ni källsorterar. 26

27 Exempel på miljöpolicy Exempel: Miljöpolicy Hotell Slottet Vi på Hotell Slottet vill bidra till ett hållbart samhälle genom att arbeta med ständig förbättring av vårt miljöarbete och årligen sätta mätbara miljömål. Vi följer tillämpbar miljölagstiftning och åtar oss att reducera användningen av kemikalier, vatten och energi i vår verksamhet och förbinder oss att minimera avfallsmängden och göra miljöanpassade inköp. Vi vill vara ett bra miljöval för våra gäster och vi ser våra anställda som en viktig resurs som aktivt ska arbeta för gästernas trivsel samt få dem att inse betydelsen av miljöarbete och lokalt engagemang. Miljöhänsyn ska vara av stor vikt i beslutssammanhang där även miljöfrågor ska vara en fast post vid möten på Hotell Slottet. Vi vill verka för en miljömässig hållbar turism och erbjuda våra gäster en miljövänlig vistelse på vårt hotell. Slottstaden, 10 maj 2013 Sara Slott Sara Slott, platschef Hotell Slottet 27

28 Mall för mål och handlingsplaner Den här mallen hjälper er att strukturera miljömålen och handlingsplanerna och är också ett bra hjälpmedel då ni ska skriva årsrapporten (se sid 6). Notera kopplingen mellan miljöpolicyn, miljömålen och handlingsplanerna. Mål 1. Minska energiförbrukningen i relation till antalet gästnätter med 5%. Handling Ansvarig När Resultat Installera rörelsedetektorer Vaktmästaren Löpande Sänk inomhustemperaturen med 1 C Vaktmästaren Maj Mål 2. Informera och påverka våra gäster och personal om vikten av miljöarbete och lokalt engagemang. Handling Ansvarig När Resultat Ha en stående punkt om miljöarbetet på dagordningen vid varje personalmöte. Ha en dialog med gästerna om vårt miljöarbete vid incheckning i receptionen. Tydligt informera om vårt miljöarbete och om Green Key på vår hemsida, i nyhetsbrev och sociala medier. Miljöansvarig Receptionen Webbansvarig Löpande med kvartalvis avstämning Löpande Löpande Mål 3. Hela vårt utbud av mejeriprodukter, kaffe och te ska vara ekologiskt och/eller rättvisemärkt. Handling Ansvarig När Resultat Kontakta leverantörer för beställning av ekologiska och rättvisemärkta varor. Butik/inköpsansvarig Juni Ställa krav på leverantörer att de ska ha ekologiska och rättvisemärka produkter i sitt sortiment. Butik/inköpsansvarig Juni 28