Kallelse/Underrättelse till Sammanträde

Transkript

1 Antal: 20 Utsändningsdag: Onsdagen den 2 oktober 2013 V 41 Kallelse/Underrättelse till Sammanträde Kommunstyrelsens arbetsutskott Onsdag 9 Oktober Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas till sammanträde onsdagen den 9 oktober 2013, klockan 8.30, i sammanträdesrum Björken, kommunkontoret i Strömsund, för behandling av ärenden enligt föredragningslista. Kl Budget, turismen Kl Budget, kommunledningsförvaltningen Kl Fika Kl Budget, teknik- och service, AVA och renhållning Kl Lunch Kl Budget, framtids- och utvecklingsförvaltningen Gudrun Hansson Ordförande Inez Wiberg Sekreterare Vid förhinder ring eller i så god tid som möjligt!

2 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Budget 2013 för kommunstyrelsens verksamheter Förslag till budget för 2013 har upprättats för Strömsund Turism, framtids- och utvecklingsförvaltningen, teknik- och serviceförvaltningen, VAverksamheten, avfallsverksamheten, kommunledningsförvaltningen och kommunfullmäktige/kommunstyrelsen. Handlingar kommer senare.

3 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdebitering 2014 Utdebiteringen för 2013 var per skattekrona

4 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Resultat- och balansbudget samt kassaflödesanalys 2014, plan åren 2015 och 2016 Handlingar kommer senare.

5 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Politiska prioriteringar i budgetprocessen för 2014 för kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antog den 13 juni 2012 politiska prioriteringar för åren Kommunstyrelsen beslutade den 21 augusti 2012 att anta och införa en metodik för hantering av de av fullmäktige antagna politiska prioriteringarna. Kommunstyrelsen beslutade den 23 oktober 2012 om målen för 2013 och det är nu dags att uppdatera dessa mål samt att införa det nya kommunfullmäktigemålet om jämställdhet. Bifogar de politiska målen för 2013 för kommunstyrelsens verksamheter. Bilaga sid 1-10

6 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunal borgen för lån, Strömsunds Hyresbostäder AB Kommunfullmäktige beslutar, att såsom för egen skuld ingå borgen för Strömsunds Hyresbostäders AB:s låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 44,7 miljoner kronor, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Kommunfullmäktige beslutade under år 2010 att Strömsunds Hyresbostäder AB skulle beviljas en kommunal borgen på 72,5 miljoner kronor. Förslag till beslut Att bostadsbolaget fortsätter ha en kommunal borgen beviljad på 72,5 miljoner kronor känns inte relevant när låneskulden nu är 44,7 miljoner kronor. En sänkning av det beviljade borgenstaket från 72,5 till 44,7 miljoner kronor skulle innebära att bolaget får göra en särskild framställan till kommunfullmäktige vid eventuellt behov av ytterligare kommunal borgen.

7 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Motioner från landstingets ungdomsting Skrivelse har inkommit från Jämtlands läns landsting. Jämtlands läns landsting anordnade den februari 2013 sitt årliga ungdomsting. Ungdomstinget är ett forum där ungdomar får diskutera olika samhällsfrågor och lära sig om demokrati. På ungdomstinget fanns representanter från de flesta av länens gymnasieskolor och utvärderingen av tinget visar att arrangemanget var uppskattat. Alla länets gymnasieungdomar hade under hösten 2012 möjlighet att skicka in motioner till ungdomstinget. Motionerna är ett sätt för ungdomar att ge förslag på förändringar och uppmärksamma beslutsfattare på ungas frågor. Strömsunds kommun har tidigare i år svarat på motioner från ungdomstinget men motionen om ståbänkar och fler idrottslektioner i veckan på skolorna var en motion som de missat att skicka ut. Det är därför som den är med nu. Förslag till yttrande kommer senare. Bilaga sid 11-12

8 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Svar på revisionsrapport anpassning av gymnasieskolan På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC granskat verksamhetsplaneringen inom gymnasieskolan. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen bedriver verksamhetsplanering och anpassning till demografiska förändringar inom gymnasieskolan på ett effektivt sätt. Förslag till yttrande kommer senare. Bilaga sid 13-25

9 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Svar på departementspromemoria om ökat fokus på invandrare och avveckling av SFI-bonus Arbetsmarknadsdepartementet har skickat en promemoria på remiss till kommunerna. Promemorian har förslag på ökat fokus på arbete för vissa nyanlända invandrare och avveckling av sfi-bonus. Förslag på yttrande kommer senare.

10 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Delårsrapport per augusti för Jämtlands Räddningstjänstförbund 2013 Delårsrapport per augusti 2013 har upprättats för Jämtlands Räddningstjänstförbund. Bilaga sid 26-39

11 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Remiss av slutbetänkandet Ansvarsfull hälso- och sjukvård (SOU 2013:44) Remiss har inkommit från socialdepartementet på slutbetänkandet Ansvarsfull hälso- och sjukvårdspolitik (SOU 2013:44). Socialnämnden har vid sitt sammanträde den 29 september tagit beslut om yttrande. Bilaga Bilaga sid 40-43

12 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Dokumentet En vård värd samverkan Protokollsutdrag har inkommit från kommunala pensionärsrådet. Kommunala pensionärsrådet har tagit del av dokumentet En vård värd samverkan och kommit med synpunkter på dessa som de vill att kommunstyrelsen och socialnämnden yttrar sig över. Kommunstyrelsen beslutade den 18 juni 2013 att avvakta socialnämndens yttrande. Socialnämnden beslutade den 4 september 2013 om yttrande. Bilaga Bilaga sid 44

13 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Försäljning av fastigheterna Gäddede 1:136 och 1:306, hälsocentralen samt Uddebo Teknik- och serviceförvaltningen har fått i uppdrag att sälja fastigheterna Gäddede 1:136 samt 1:306 genom anbud. På fastigheterna finns två huvudbyggnader om ca kvadratmeter bruttoarea samt två mindre bostadshus. Byggnaderna består främst av lokalytor för bostadsändamål. Idag hyr Närvård Frostviken 525 kvadratmeter och Apoteket AB hyr 50 kvadratmeter. Vid en eventuell försäljning inträder köparen i säljarens ställe i hyreskontrakt. Fastigheterna har idag inget bokfört värde. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 24 september beslutade kommunstyrelsen att delegera till arbetsutskottet att besluta om försäljning.

14 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Quadracom avveckling av Internet via ADSL i Jämtland Vid den stora bredbandsutbyggnaden som skedde över landet för lite mer än 10 år sedan valde man i Jämtland (och några områden till) för att överhuvudtaget få bredband via ADSL till så många som möjligt en radiolänklösning från Quadracom. Via radiolänk har datatrafiken sänts till ett antal telestationer varifrån den via telefonkablarna spridits till de som bor kring stationen. I länet finns 2572 ADSL-abonnemang varav i Strömsunds kommun ca 600 via 29 stationer. Vid 21 av dessa stationer har kommunen uppkopplingar till sin verksamhet. Länsstyrelsen, Regionförbundet och kommunerna har under det senaste året följt frågan och haft möten med Quadracom för att hitta lösningar för fortsatt drift. Frågeställningarna har även berört de teknikbodar som finns. Det är möjligt att dessa kan vara till nytta vid en framtida fiberutbyggnad. Strömsunds kommun måste senast den 26 september 2013 besluta om övertagande av arrendeavtal angående ett antal teknikbodar som är en förutsättning för ADSL-driften. Dessa bedöms även vara användbara vid kommande bredbandsutbyggnad. Kommunen måste också före den 1 november 2013 ta ställning till avtal med Quadracom om övertagande av utrustning för fortsatt drift med ADSL. Därför beslutade kommunstyrelsen vid sitt sammanträde den 24 september 2013 att delegera till arbetsutskottet att ta beslut om avtal med Quadracom.

15 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Översyn av styrande dokument, plan för hantering av extraordinära händelser samt riktlinjer för ekonomisk process budget, mål och uppföljning Kommunstyrelsens uppdrog den 19 juni 2012, 173, åt processledaren att initiera arbetet med jämställdhetsintegrering och uppdatering av inaktuella styrdokument. Strömsunds kommun ska, enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser inom kommunens geografiska område. Gällande plan för hantering av extraordinära händelser i fredstid fastställdes av kommunfullmäktige Förslaget till ny plan har upprättats i samråd med kommunens säkerhetssamordnare. Författningssamlingen innehåller ett dokument om budgetuppföljning som antogs av kommunfullmäktige Dokumentet har i samråd med kommunledningsförvaltningen/ekonomi arbetats om till riktlinjer för hela den ekonomiska processen omfattande budget, mål och uppföljning. Upprättat förslag har varit på internremiss till ordinarie ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott samt förvaltnings- och avdelningschefer. Processledaren föreslår kommunfullmäktige att fastställa bifogade styrdokument. Bilaga Bilaga sid 45-58

16 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Beställning av servicemätning inom KKiK Kommunstyrelsen beslutade den 20 augusti 2013, 182, att Strömsunds kommun ska delta i kvalitetsnätverket KKiK (kommunens kvalitet i korthet) i år. I mätningarna i KKiK för 2013 ingår 39 kvalitetsmått. 17 av dessa ska kommunen själv rapportera in. Tre av de 17 måtten är tillgänglighetsmått som ska göras via en extern servicemätning, där ett företag under en viss undersökningstid skickar in ett antal frågor via e-post samt ringer in ett antal samtal med en enkel fråga. Sveriges Kommuner och Landsting samarbetar med två företag, Profitel och JSM, som kan göra dessa mätningar enligt de instruktioner som SKL har för dessa tre mått. Processledaren föreslår kommunstyrelsen besluta att Strömsunds kommun beställer en servicemätning om 54 e-postmeddelanden och 54 telefonsamtal från företaget Profitel till en kostnad av kronor. Motivering till detta är att mätning av just dessa tillgänglighetsmått kan ge oss ett bra värde på vår tillgänglighet för medborgarna och vårt bemötande mot desamma. Även för förvaltningarna kan det vara intressant att mäta svarstider och bemötande. Bilaga sid 59-67

17 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Ansökan om bidrag för Jämtlands Läns Nämndemannaförening Skrivelse har inkommit från Jämtlands Läns Nämndemannaförening. De ansöker om bidrag för 2014 med kronor. Idag finns 9 nämndemän från Strömsunds kommun. Föreningen arbetar med att bredda nämndemännens kompetens inom allt som kan kopplas till de beslut de tar i domstolarna. Det kan röra sig om allt från förundersökningar till dom, barn som far illa, problem i familjer, placering av barn, bakgrunder till eko-brott, psykiatri, narkotika och drogproblematik som kopplas till brottslighet samt vanliga brottsmål. Nämndemannasystemet är grundläggande i den svenska rättstaten och är alltjämt lokalt förankrat genom nämndemännen. Pengarna kommer att användas för kompetensutveckling av nämndemännen. Bilaga sid 68

18 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Ansökan om bidrag till BRIS region Nord Ansökan om verksamhetsbidrag för stödverksamhet för 2014 har inkommit från Barnens Rätt I Samhället (BRIS). BRIS erbjuder barn under 18 år anonym kontakt med en vuxen i stödtelefonen, på BRIS-mailen och på BRIS-chatten. De bidrag BRIS får från kommunerna utgör en förutsättning för det fortsatta arbetet i stödverksamheten. BRIS är ett viktigt komplement till de insatser som görs av skola, socialtjänst och andra myndigheter. BRIS ansöker därför om 10 kronor per barn i Strömsunds kommun som är under 18 år vilket innebär kronor.

19 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Ansökan om stöd för marknadsföring Tåsjödalen Classic Ski 2014 Skrivelse har inkommit från Tåsjödalen Classic Ski. De ansöker om kronor i marknadsföringsbidrag för Tåsjö IF, i samarbete med Tåsjö snöskoterklubb och Tåsjöbergets fritidsanläggningar anordnar för fjärde året i rad ett långlopp på längdskidor i Tåsjödalen med start och mål på Tåsjöberget. Loppet är seedningsgrundande inför Vasaloppet. Bilaga sid 69

20 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Ansökan om driftsbidrag till Övre Flåsjöbygdens Bygdegårdsförening Skrivelse har inkommit från Övre Flåsjöbygdens Bygdegårdsförening. De ansöker om driftsbidrag med kronor. Föreningen kunde inte komma in med en komplett ansökan om driftsbidraget för 2013 då årsmötesprotokollet saknades. Anledningen var att styrelseledamöterna inte var tillgängliga i rätt tid. De ber därför kommunstyrelsen om överseende med detta och önskar få samma driftsbidrag som Bilaga sid 70

21 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Uppdrag till styrelser och nämnder med anledning av olika aktiviteter om ungdomars situation Det har genomförts ett antal aktiviteter om ungdomars situation, som exempel kan nämnas LUPP-undersökningen, ungdomskonferensen inom Vaajma och ungdomskonventet. Det finns därför anledning att styrelser och nämnder tar del av dessa underlag och anger vilka åtgärder som de avser vidta under 2013 och Kommunstyrelsen beslutade därför den 22 maj 2013 att uppdra till styrelser och nämnder att redovisa vilka åtgärder som är vidtagna samt vilka åtgärder som planeras att vidtas under 2013 och 2014 utifrån underlagen från LUPP-undersökningen, rapporten från ungdomskonventet, länets ungdomsundersökning och senaste ungdomskonferensen inom Vaajma. Bilaga sid 71-94

22 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr Officianter för borgerliga begravningar Kommunfullmäktige beslutade den 20 november 1996 att utse officianter för borgerliga begravningar. Kommunstyrelsen fick i uppdrag att utse tre personer. Av dessa tre personer har två avsagt sig vilket gör att kommunstyrelsen behöver utse två nya personer.

23 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott Delgivningar 1) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 13:41, om avtal om notkopiering inom de kommunala musik-/kulturskolorna läsåret 2013/ ) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 13:42, om ändringar i socialtjänstlagen som gäller ekonomiskt bistånd. 3) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 13:43, om ändrade bestämmelser i arbetslöshetsförsäkringen. 4) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 13:44, om ansvarsfördelning mellan kommun och landsting när det gäller insatser för barn och ungdomar med psykisk funktionsnedsättning. 5) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 13:45, om redogörelsen för ändringar i Allmänna bestämmelser AB. 6) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 13:47, om timbelopp för personlig assistans enligt SFB år ) Cirkulär från Sveriges Kommuner och Landsting 13:48, om budgetpropositionen för år ) Ansökan om projektmedel för Samhällsplanering för näringslivsutveckling. 9) Ansökan om projketmedel för Vindkraftens utvecklingsmiljö service och underhåll. 10) Länsstyrelsen Jämtlands läns beslut om byggnadsminnesförklaring av f.d. skolbespisningen i Backe 15:1. Länsstyrelsen beslutar att avslå väckt fråga om byggnadsminnesförklaring av fastigheten.

24 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdesdatum Blad nr Kommunstyrelsens arbetsutskott ) Inbjudan till samråd om järnvägsnätsbeskrivning (JNB) ) Skrivelse från allmänheten till Trafikverket mitt angående allmän väg 801 i Strömsunds kommun. 13) Länsstyrelsen i Jämtlands läns beslut om lokala trafikföreskrifter angående väjningsplikt inom Strömsunds kommun. 14) Underrättelse från Östersunds Tingsrätt om att Lars Guldbrandsson, Rudsjö, försatts i konkurs. 15) Återrapportering från Hotings byggnadsförening om åtgärdsplan.

25 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version 2 Kommunstyrelsens mål 2013 Diskussioner i KSAU och /GM 1 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext 1.Fortsatt god ekonomisk hushållning Resurserna för gymnasieskolan och vuxenutbildningen ska nyttjas effektivt Kostnaden för varje flicka och pojke på Hjalmar Strömerskolan ska ligga i nivå med jämförbara kommuners Kostnaden för varje kvinna och man i vuxenutbildningen ska ligga i nivå med jämförbara kommuners Finansiella mål 2013 KLF/ekonomi arbetar aktivt för att budgetansvariga ska få bättre analysstöd och därmed förbättra kvalitén i bokslutsprognoser God ekonomisk hushållning Lokalytan ska minska med m² Kostnaden per flicka och pojke avläses i officiell statstik i september varje år och jämförs med jämförbara kommuners kostnad Kostnaden per kvinna och man avläses i officiell statistik i september varje år och jämförs med jämförbara kommuners kostnad Kontroll av följsamheten i prognoserna efter årsbokslut Antalet m² 31 dec jämfört med året innan FUF FUF KLF TSF 1

26 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 2 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext 2. Utvecklad samverkan med näringslivet Kommunen ska ge god service till näringslivet Kommunen ska ge god service till näringslivet God service och tillgänglighet, kommunhuset Undersök nöjdhet med tillgänglighet på ÅVC som underlag för mätbara mål 2014 Handläggningstiden för beslut i upphandlingar ska inte överskrida 3 veckor, dvs 21 dagar (2012: 24 dagar) 60 % ska få svar inom 2 arbetsdagar på en enkel fråga via e-post. 75 % ska få svar inom 3 arbetsdagar på en enkel fråga via e-post. 60 % ska få svar direkt på en enkel fråga via telefonsamtal. 75 % ska uppge att de fick ett gott bemötande. Ta fram ytterligare indikatorer för besök. Enkätundersökning genomförd första kvartalet 2013 Genomsnittstiden mellan sista anbudsdag och datum för tilldelningsbeslut, källa upphandlingsdiariet KKiK-mått 1-3, dvs tillgänglighet och bemötande via e-post och telefon samt rapporten över servicemätningen TSF KLF KLF 2

27 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 3 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext 3. Attraktiv kommun med hög livskvalitet Attraktiv kommun med hög livskvalitet Konsumentrådgivning ska hålla samma nivå som 2012 Skötselplaner för grönområden fastställs Underhållsplaner gator/vägar fastställs Samma antal besök i skolornas åk 9 som 2012 Samma tillgänglighet och öppettider som 2012 Framtidens utmaningar och utvecklingsområden Inflyttningen ska öka Strömsunds kommun ska ha ett positivt flyttnetto 2013 Inflyttarserviceverksamheten Plan för inflyttarfrågor ska ska övergå till ordinarie utformas under 2013 verksamhet Beläggningen på Strömsunds camping ska, trots ekonomin i Europa och stigande bensinpriser, ligga på samma nivå som 2012 En beläggning på gästnätter Följs upp om beslutas i KS samt om budget 2014 medger åtgärder enligt planer Uppföljning 31 dec 2013 jämfört med 31 dec 2012 Flyttnettot avläses i officiell statistik per 30 april, 31 aug och 31 dec 2013 Plan överlämnad för politiska beslut senast andra kvartalet 2013 Uppföljning 31 dec 2013 jämfört med 31 dec 2012 TSF Turism FUF FUF Turism Klimat och miljö Energiförbrukningen ska minska Ny klimat- och energistrategi utarbetas och antas Minskar med 2 % på Strömsunds camping Överlämnad för politiska beslut första kvartalet 2013 Uppföljning 31 dec 2013 jämfört med 31 dec 2012 TSF Turism 3

28 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 4 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext Avfallsmängden till deponi ska minska Mängden avfall till deponi ska minska med 3 % Mängden avfall som transporteras till deponi (Östersund) under året jämfört med året före TSF Implementera förståelsen för avfallstrappan i alla beslutsled inom kommunen som underlag för mål 2014 Specificerade avfallsmål inför budget 2014 TSF Personal Strömsunds kommun en attraktiv arbetsgivare Styrdokument: Personalpolitiskt program Personal genomför årligen medarbetarenkäten för organisationens alla anställda Personalstrategiska effektmål 2014, index års nivå inom parentes. Ledarskap: 4,00 (3,82) Medarbetarskap: 4,40 (3,95) Arbetsmiljö: 4,50 (4,04) Alkohol och droger: 5,00 (4,59) Jämställdhet: 4,20 (3,91) Mångfald: 4,40 (4,53) Lön: 3,80 (3,56) Personal ska via deltagandet i SAM-gruppen ta fram ett uppföljningsstöd för det systematiska arbetsmiljöarbetet så att detta kan följas upp årligen genom hela organisationen Medarbetarenkät genomförs okt 2012 och okt 2013, resultatet redovisas i årsredovisning och tillhandahålls för kommunstyrelsens och verksamheternas förbättringsarbete Årlig uppföljningsblankett för SAM samt instruktioner på intranätet KLF KLF 4

29 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 5 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext Kommande personalbehov ska fortsätta klarläggas och personalförsörjningsplan ska upprättas Personal/löner upprättar en sammanställning av pensionsavgångar kommande 15 år framåt tiden Redovisning på för kommunstyrelsen och vid chefsdagar vår och höst KLF Andelen tillsvidareanställda kvinnor och män i kommunen ska öka och andelen timanställda minska Personal/löner deltar i arbetsgruppen för heltid och kommer i den gruppen arbeta för att hitta metoder för att öka andelen tillsvidareanställda. Andelen heltidstjänster för kvinnor och män i verksamheten ska öka med 20 % under perioden Personal/löner tar fram statistik från PAsystemet Andelen heltidstjänster för kvinnor och män avläses per 31 dec varje år och jämförs med året innan KLF Alla förvaltningar 5

30 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 6 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext 4. Motverka ungdomsarbetslöshet Ungdomsarbetslösheten ska minska Kommunen ska ställa praktikplatser till förfogande Varje år ska minst 70 % av deltagande kvinnor och män i På Vägprojektet ha påbörjat arbete/studier/ praktik efter insatsens slut Strömsunds kommun ska erbjuda minst 125 feriejobb/ sommarskoleplatser under sommaren 2013 Strömsunds kommun ska ta emot minst en kvinna eller man i praktik eller andra arbetsmarknadspolitiska insatser och program för var 10:e anställd Varje deltagande kvinnas och mans sysselsättning efter avslutad insats i På Väg kartläggs och redovisas per 31 dec Feriejobben och sommarskoleplatserna för flickor och pojkar sammanställs och redovisas i september varje år Statistik förs över antalet kvinnor och män som deltar i arbetsmarknadspolitiska insatser och program i kommunen FUF FUF Alla förvaltn. 6

31 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 7 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext 5. Utveckling av framtidens skola Alla flickor och pojkar inom gymnasieskolan ska klara kunskapskraven Alla flickor och pojkar inom gymnasieskolan ska klara kunskapskraven Alla flickor och pojkar i gymnasieskolan ska klara kunskapskravet för godkänd nivå i alla kurser Betygsstatstik för alla kurser presenteras och andelen godkända betyg redovisas för alla kurser Andelen lärare med pedagogisk högskoleutbildning ska öka med 5 procentenheter varje läsår Alla flickor och pojkar ska lämna gymnasieskolan med slutbetyg/gymnasie-examen Den genomsnittliga betygspoängen för flickor och pojkar ska minst ligga i nivå med rikssnittet Skillnaderna i resultat mellan flickor och pojkar ska minska Särskilda stödinsatser som ges ska utvärderas för att se om de gett önskad effekt. Andelen flickor och pojkar som avbryter gymnasiestudierna ska minska med 25 % Andelen lärare med pedagogisk högskoleutbildning avläses i officiell statistik i september varje år Andelen flickor och pojkar som lämnar gymnasieskolan med slutbetyg/gymnasieexamen kartläggs vid läsårets slut Den genomsnittliga betygspoängen för flickor och pojkar avläses i officiell statistik i september varje år Den genomsnittliga betygspoängen för flickor och pojkar avläses i officiell statistik i september varje år De särskilda stödinsatsernas önskade effekter jämförs med de verkliga effekterna varje år i september. Jämförelse görs med föregående år Studieavbrotten under den senaste treårsperioden jämförs med studieavbrotten under läsåret 12/13 och 13/14 FUF FUF FUF FUF FUF FUF FUF 7

32 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 8 Resultaten för män och kvinnor, flickor och pojkar ska följas upp och utvärderas. De ska analyseras för att ta reda på varför de ser ut som de gör i olika program och grupper Universitets- och högskoleutbildning ska tillhandahållas Det samlade God överensstämmelse mellan kompetensbehovet hos det samlade utbildningsutbudet näringslivet i Strömsunds och arbetsmarknadens behov kommun ska kartläggas ska uppnås kontinuerligt Lärcentrum ska ge god studerandeservice och information till kvinnor och män, flickor och pojkar som planerar att läsa eller som redan läser vid universitet eller högskola Lärcentrum ska genomföra aktiviteter för att synliggöra möjligheten till och behovet av högre studier Resultaten för gymnasieskolan och vuxenutbildningen sammanställs, utvärderas och analyseras varje läsår. Redovisas i september varje år Resultat från kartläggningen presenteras årligen och jämförs med lämnade utbildningserbjudanden och antal studerande kvinnor och män i universitetsoch högskoleutbildningar Studerandeservicen och informationstillfällena utvärderas i december varje år Studerandeservicen och informationstillfällena utvärderas i december varje år FUF FUF FUF FUF Samverkan med näringslivet ska öka för att möta företagens framtida behov Samverkan med näringslivet ska öka för att möta företagens framtida behov Näringslivet ska inbjudas att delta i informationsmöten för alla flickor och pojkar i årskurs 9 samt deras föräldrar Näringslivets medverkan dokumenteras och utvärderas FUF 8

33 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 9 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext 6. Fortsatt satsning på arbetsmiljö- och folkhälsofrågor Minskat bruk av alkohol och tobak, ett samhälle fritt från narkotika och doping Bruket av alkohol och tobak med särskilt fokus på unga vuxna ska minska Langning av alkohol och tobak till underåriga ska minska. Genomförandeplanen för det drogförebyggande arbetet utvärderas och redovisas årligen FUF FUF 7. Utvecklad dialog med kommuninvånarna Utveckla formerna under 2013 En medborgardialog per kommundel och år Prova tre olika dialogformer KKiK kan vara en utgångspunkt Kommunstyrelsen??? 9

34 Kommunstyrelsen Verksamhetsspecifika mål version /GM 10 Inriktningsmål 2013 Effektmål 2013 Indikatorer Förvaltn. Rapport ext 8. Integration av nya kommuninvånare Kommunen ska bli bättre på att integrera nya invånare Flyktingmottagningen ska bosätta nyanlända kvinnor och män, flickor och pojkar och i samverkan med andra myndigheter skapa goda förutsättningar för integration Verksamheten med ensamkommande barn ska ge flickorna och pojkarna en trygg och säker omvårdnad och förbereda dem för ett kommande vuxenliv Resultaten och genomströmningen på SFI ska förbättras Plan för integrationsarbetet ska utformas. Strukturella hinder för integration av nya invånare, kvinnor och män, flickor och pojkar ska kartläggas och åtgärdas kontinuerligt Mottagnings- och introduktionsprocessen för nyanlända flickor och pojkar ska förbättras Alla flickor och pojkar ska vara nöjda med verksamheten Alla SFI-studerande, kvinnor och män, ska erbjudas möjlighet att kombinera studierna med praktik och annan utbildning Andelen godkända kvinnor och män på SFI ska ligga i nivå med riket Alla studerande kvinnor och män på SFI ska erbjudas adekvata stödåtgärder Plan antagen i KS i juni 2013 Genomfört arbete ska dokumenteras och utvärderas samt redovisas i februari varje år. Genomfört arbete ska dokumenteras och utvärderas samt redovisas i februari varje år Enkät/intervju med ett urval av flickorna och pojkarna Genomfört arbete ska dokumenteras och utvärderas samt redovisas i februari varje år Andelen SFI-studerande kvinnor och män som kombinerar studierna med praktik och annan utbildning ska beräknas för varje läsår och resultatet analyseras Andelen godkända kvinnor och män avläses för varje läsår i den officiella statistiken. Resultaten analyseras Genomförda stödåtgärder dokumenteras och analyseras FUF FUF FUF FUF FUF FUF FUF 10

35 Utdrag sammanträdesprotokoll 1(2) Ungdomstinget Motion nr. 3 Ståbänkar i klassrum och fler idrottslektioner i veckan på skolorna (LS/1826/2012) Adéle Rundgren, Jämtlands Gymnasium Palmcrantz, Östersunds kommun, har lämnat in följande motion till Ungdomstinget 2013: Elever är stressade och okoncentrerade på skolan och ungdomar idag har även dålig hälsa på grund av för lite fysisk aktivitet. 60 minuters fysisk aktivitet varje dag för barn och unga rekommenderar statens folkhälsoinstitut. Elever sitter ner i klassrummen hela dagarna på lektioner och man åker bil eller får skjuts hem och där ligger de i soffan framför TV:n eller datorn - och blir aldrig fysiskt aktiverad under dagen. Ståbänkar i klassrummen aktiverar de stora muskelgrupperna och bara av att stå upp är vi fysiskt aktiva. Det finns forskning som visar på att elever som har haft daglig idrott i skolan går ut med bättre betyg än de som bara haft idrott en eller två gånger i veckan. På arbetsplatser idag så finns det friskvårdstimmar och alternativet att stå och arbeta. Varför finns inte det i skolorna? Jag yrkar att det ska finnas alternativet att stå upp och arbeta på lektioner och att det ska finnas minst tre idrottslektioner i veckan. Utskottens yrkande Utskott 1a yrkar att motionens förslag om ståbänkar ska bifallas. Utskott 1a yrkar att motionens förslag om att det ska finnas minst tre idrottslektioner i veckan ska avslås. (Utskott 1b har inte hunnit behandla motionen.) Proposition Ordföranden ställer proposition på utskott 1a:s bifallsyrkande gällande ståbänkar och finner att ungdomstinget antar det. Ordföranden ställer sedan proposition på utskott 1a:s avslagsyrkande gällande idrottslektioner och finner att ungdomstinget antar det. Ungdomstingets beslut 1. Ungdomstinget bifaller motionens förslag om att det ska finnas alternativet att stå upp och arbeta på lektioner. 2. Ungdomstinget avslår motionens förslag om att det ska finnas minst tre idrottslektioner i veckan. --- Justerandes sign

36 Utdrag sammanträdesprotokoll 2(2) Protokollsutdrag skickas till Bergs kommun. Härjedalens kommun, Strömsunds kommun, Åre kommun, Jämtlands Gymnasieförbund, fristående gymnasieskolor i Jämtlands län samt till motionären. Justerandes sign

37 13 Revisionsrapport Linda Marklund Maj 2013 Anpassning av gymnaseiskolan Strömsunds kommun

38 Anpassning av gymnasieskolan 14 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Lagstiftning Skollag Kommunallag Granskningsresultat Organisation Verksamhetens kostnader Elever och personal Elever Personal Styrelsens anpassning av verksamheten utifrån demografiska förändringar Anpassning av programutbud Anpassning av personal och lokaler Arbete för att öka attraktionskraften i kommunens gymnasieskola Anpassning av utbildningsutbudet till efterfrågan Maj 2013 Strömsunds kommun PwC

39 Anpassning av gymnasieskolan Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC granskat verksamhetsplaneringen inom gymnasieskolan. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsen bedriver verksamhetsplanering och anpassning till demografiska förändringar inom gymnasieskolan på ett effektivt sätt. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser och bedömningar. Antalet elever i kommunens gymnasieskola minskar stadigt (-24% de senaste 5 åren). Detta främst beroende på att det faktiska elevunderlaget minskar. En stor del av lärarkåren (ca 30%) kommer att gå i pension inom de närmsta åren. Då elevunderlaget är vikande bedöms detta ge fortsatta möjligheter för att även i framtiden nyttja naturliga pensionsavgångar som en del i regleringen av personaltätheten. Styrelsen bör dock uppmärksamma det framtida behovet av kompetens. Styrelsen bedöms i stort ha vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att anpassa verksamheten till de demografiska förändringarna avseende personal och lokaler. Styrelsen bör dock analysera verksamhetens relativt höga totalkostnader. Styrelsen bör framgent säkerställa att samtliga principiella beslut avseende verksamhetens omfattning och inriktning (dvs programutbud) fattas av styrelsen. Vår uppfattning, utifrån intervjuer, är också att detta kommer att ske från och med nästa läsår. Styrelsen bedöms för närvarande inte arbeta på ett tillräckligt aktivt sätt för att öka attraktionskraften i kommunens gymnasieskola. Styrelsen och verksamheten genomför insatser för att locka elever till skolan. Insatserna vänder sig huvudsakligen till kommunens egna grundskoleelever. Det finns ingen tydlig strategi för hur attraktionskraften i kommunens gymnasieskola ska öka. Verksamheten bedöms i stort anpassa gymnasieverksamheten till elevernas efterfrågan. Det är positivt att verksamheten fokuserat på ett programutbud som varit tämligen stabilt över tid. Ett flertal program från det ursprungliga utbudet de senaste läsåren inte kunnat startas upp på grund av för få sökande, vilket tyder på att det finns behov av att justera det sökbara utbudet. Vi har också uppmärksammat att även verksamheten ser detta behov och ämnar föreslå styrelsen besluta om förändring i kommande programutbud. Styrelsen bedöms i stort anpassa verksamheten efter arbetsmarknadens efterfrågan. Styrelsens satsningar på teknikcollege och collegecertifiering av vård- och omsorgsprogrammet och bedöms vara exempel på satsningar som motsvarar behov på arbetsmarknaden. Styrelsen bör dock observera den höga arbetslösheten bland kommunens ungdomar. Sammanfattningsvis är vår bedömning att styrelsen i stort bedriver verksamhetsplanering och anpassning till demografiska förändringar inom gymnasieskolan på ett effektivt sätt. Maj 2013 Strömsunds kommun 1 av 12 PwC

40 Anpassning av gymnasieskolan 16 I syfte att utveckla verksamheten lämnar vi följande rekommendationer: Vid kommande beslut om programutbud: - Säkerställ ett tillförlitligt beslutsunderlag innehållande ekonomiska beräkningar och en konsekvensanalys av föreslaget programutbud. Som en del i beslutsunderlaget bör även långsiktig prognos över elevutvecklingen (antal, sökmönster, behörighet mm) ingå. - Besluta vilket som är det minsta antalet elever som krävs för att utbildningen ska starta (främst avseende de program som har få sökande). Utarbeta en tydlig strategi i syfte att skapa en god bild och upplevelse av kommunens gymnasieskola. Maj 2013 Strömsunds kommun 2 av 12 PwC

41 Anpassning av gymnasieskolan Inledning 2.1. Bakgrund Hösten 2011 reformerades gymnasieskolan. Reformen innebar bl.a. en förändrad programstruktur och behörighetskrav. Detta tillsammans med ett minskat antal ungdomar i gymnasieåldern samt konkurrens från fristående skolor och kommunala skolor i andra kommuner ställer ökade krav på gymnasieskolans förmåga att anpassa sig eter ändrade förutsättningar. Kommunstyrelsen ansvarar för att ungdomarna i kommunen erbjuds en gymnasieutbildning av god kvalitet. Kommunen kan erbjuda utbildning som den själv anordnar eller utbildning som anordnas av en annan kommun eller ett annat landsting som kommunen har samverkansavtal med. Elever kan även välja att studera på fristående gymnasieskolor. Den kommunala gymnasieverksamheten är svår att prognostisera eftersom det är elevernas val som i stor utsträckning styr vilken utbildning som ska tillhandahållas. Verksamheten ska samtidigt bedrivas enligt god ekonomisk hushållning. Det ställs därför stora krav på styrelsen när det gäller att ta fram tillförlitliga underlag för planering och att utforma verksamheten i enlighet med dessa. Granskningen har initierats efter genomförd väsentlighets- och riskanalys och ingår i 2013 års revisionsplan Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsen bedriver verksamhetsplanering och anpassning till demografiska förändringar inom gymnasieskolan på ett effektivt sätt. Följande kontrollfrågor ska besvaras: Hur ser elevutvecklingen och pensionsavgångar ut? Vilka aktiviteter bedriver kommunstyrelsen för att anpassa verksamheten utifrån demografiska förändringar? Vilket arbete bedriver kommunstyrelsen för att öka attraktionskraften i kommunens egen gymnasieskola? Hur arbetar kommunstyrelsen med att anpassa utbildningsutbudet till gymnasieungdomars och arbetsmarknadens efterfrågan? Revisionsfrågorna utgör även revisionskriterier, d v s bedömningsgrund om hanteringen av privata medel sker med tillräcklig intern kontroll Metod och avgränsning Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentgranskning (tex protokoll, måldokument mm), statistiska uppgifter och intervjuer med styrelsens ordförande, 2:e vice ordförande, förvaltningschef samt rektor gymnasieskola. Maj 2013 Strömsunds kommun 3 av 12 PwC

42 Anpassning av gymnasieskolan Lagstiftning 3.1. Skollag Av proposition 2009/10:165 framgår att kommunen är skyldig att informera om de nationella programmen och om möjligheterna att få utbildning på introduktionsprogram. I en situation där elevunderlaget är vikande blir utbildningsanordnarnas marknadsföring allt viktigare för att uppnå tillräckligt elevantal för att fortsatt kunna bedriva sin verksamhet. SKL och Friskolornas riksförbund har utformat ett underlag om marknadsföring av gymnasieutbildningar i syfte att ge huvudmän stöd för att utforma marknadsföringsinsatser av god kvalitet. Av skollagen (2010:800) framgår att rektor beslutar om skolans inre organisation. I prop. 2009/2010:165 anges att rektor alltid fattar sina beslut om verksamheten inom de organisatoriska och ekonomiska ramar som huvudmannen beslutat om. Några exempel på vad som kan avses med beslut om inre organisation är; organisation av det pedagogiska arbetet, arbetet med barn och elever i behov av särskilt stöd, skolans kontakter med föräldrar, arbetslivet och det omgivande samhället, kompetensutveckling av personalen etc Kommunallag Av kommunallagen (1991:900) framgår att en nämnd/styrelse får uppdra till anställd, ledamot eller anställd att besluta på nämndens vägnar. Av lagens 6 kap. 34 framgår dock att beslutanderätten inte får delegeras i ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Maj 2013 Strömsunds kommun 4 av 12 PwC

43 Anpassning av gymnasieskolan Granskningsresultat 4.1. Organisation I kommunen finns en kommunal gymnasieskola, Hjalmar Strömerskolan, som leds av rektor. I den kommunala gymnasieutbildningen erbjuds sammanlagt 14 nationella program läsåret 2012/2013. Därutöver erbjuds introduktionsprogram. Det finns även möjlighet att läsa NIU-utbildning 1 med inriktning mot sportskytte. Hösten 2012 fanns 355 gymnasieelever på Hjalmar Strömerskolan i Strömsund. 136 av kommunens elever gick i andra kommuners gymnasieskolor och 40 elever från andra kommuner gick i Strömsunds gymnasieskola. Kommunstyrelsen är ansvarig nämnd för gymnasieskolan Verksamhetens kostnader Av årsredovisning 2012 framgår att gymnasieverksamheten, vid Hjalmar Strömerskolan, under år 2012 bedrivits med ett underskott mot budget motsvarande 417 tkr (exkl. interkommunala avgifter), se tabell nedan Utfall mot budget (tkr) I årsredovisning 2012 anges att underskottet främst beror på högre kostnader för; a) stödverksamhet och b) individuella program. Av intervjuer framgår att underskottet för år 2010 främst orsakades av att fler elever valde att studera vid Hjalmar Strömerskolan vilket ökade kostnaderna för denna verksamhet. Istället var de interkommunala ersättningarna detta år lägre. Kostnaderna för interkommunala ersättningar har under de senaste tre åren ökat med 673 tkr. Interkommunala ersättningar (tkr) Offentlig statistik visar att kostnaderna för kommunens elever (folkbokförda i kommunen) är högre jämfört med övriga glesbygdskommuner och riket. När det gäller kostnaderna för elever i kommunens egen gymnasieskola noteras att kostnaderna för lokaler och skolmåltider är högre, i övrigt är kostnaderna i nivå eller lägre jämfört med kommungruppen. För år 2011 var kostnaden 5,5 % högre än vad stan- 1 NIU=Nationellt godkänd idrottsutbildning. Maj 2013 Strömsunds kommun 5 av 12 PwC

44 Anpassning av gymnasieskolan 20 dardkostnaden 2 motiverar. Kommunens kostnader per elev har sammanställts i tabellen nedan. Kostnader, år 2011 (kr/elev) Strömsund Kommungrupp Riket Kostnad gymnasieskola hemkommun, totalt lokaler undervisning läromedel skolmåltider elevvård övriga kostnader Elever och personal Elever Av offentlig statistik kan utläsas att antalet gymnasieelever (folkbokförda i kommunen) stadigt minskat de senaste åren. De senaste 5 åren har antalet elever på Hjalmar Strömerskolan minskat med ca 24 % Antal elever Offentlig statistik visar även att andelen elever som väljer att studera i fristående skolor eller skolor i andra kommuner legat mellan 28-31% de senaste åren. Av nedanstående tabell framgår hur stor andel av kommunens elever som läser vid kommunens egen gymnasieskola. 2 Standardkostnad är den kostnad kommunerna skulle ha vid samma ambitionsnivå och effektivitet med hänsyn tagen till strukturella faktorer. 3 Avser elever folkbokförda i kommunen. Maj 2013 Strömsunds kommun 6 av 12 PwC

45 Anpassning av gymnasieskolan 21 Gymnasieelever i kommunens egna skolor, andel (%) 72,0 71,0 70,0 69,0 68,0 67, Personal När det gäller personal framgår av offentlig statistik att personaltätheten varierat något under de senaste fem åren. Antalet lärare per 100 elever har legat mellan 8,1 10,4 under perioden. Jämfört med kommungruppen är personaltätheten lägre i Strömsund. Nedanstående tabell visar utvecklingen över tid. Figur 1. Antal lärare per 100 elever Strömsund Kommungrupp Riket Antalet nyanlända har ökat i kommunen de senaste åren. Innevarande läsår finns 80 nyanlända elever i gymnasieskolans verksamhet, vilket motsvarar ca 56 % av eleverna på introduktionsprogrammen. Av intervjuer framgår att dessa elever ofta kräver mer resurser. Enligt uppgift från förvaltningschef beräknas 18 lärare på Hjalmar Strömerskolan 4 att gå i pension under åren Detta motsvarar ca 30 % av lärarkåren. Kommentarer: När det gäller elevutveckling visar vår granskning att antalet elever i kommunens gymnasieskola stadigt minskar. Detta främst beroende på att det faktiska elevunderlaget minskar. När det gäller pensionsavgångar visar granskningen att en stor del av lärarkåren kommer att gå i pension inom de närmsta åren. Då elevunderlaget är vikande bedöms detta ge fortsatta möjligheter för att även i framtiden nyttja naturliga pens- 4 Avser såväl lärare vid gymnasiet som vuxenutbildningen på Hjalmar Strömerskolan. Maj 2013 Strömsunds kommun 7 av 12 PwC

46 Anpassning av gymnasieskolan 22 ionsavgångar som en del i regleringen av personaltätheten. Styrelsen bör dock uppmärksamma det framtida behovet av kompetens Styrelsens anpassning av verksamheten utifrån demografiska förändringar Granskningen visar att styrelsen inför år 2013 formulerat följande målsättning som berör området: Kostnaden för varje flicka och pojke på Hjalmar Strömerskolan ska ligga i nivå med jämförbara kommuners Anpassning av programutbud Prognostisering Av intervju med förvaltningschef framgår att verksamheten, i sin planering av gymnasieverksamheten, använder sig av statistik över antalet grundskoleelever i kommunen. Hänsyn tas även till att i snitt 30 % av eleverna väljer skolor i andra kommuner och att ett antal elever från andra kommuner tillkommer till elevunderlaget. Sökbart programutbud Granskningen visar att styrelsen inför innevarande läsår, 2012/2013, eller kommande läsår, 2013/2014, inte fattat beslut om vilka gymnasieprogram som ska erbjudas i kommunen. Granskningen visar att den gängse rutinen är att det, årligt återkommande, sökbara programutbudet beslutas av förvaltningen. Beslutet baseras på en bedömning av vilka program som är realistiska att erbjuda med hänsyn till en avvägning mellan kostnad och efterfrågan bland elever och kommunens näringsliv. Det sökbara utbudet uppges ha varit oförändrat under ett flertal år. Av intervjuer framgår dock att förändringar i det sökbara programutbudet fattas av styrelsen dvs i de fall det blir aktuellt att erbjuda nya gymnasieprogram eller lägga ner befintliga program. Certifiering av vård- och omsorgscollege uppges vara exempel på verksamhet som styrelsen beslutat med hänsyn till efterfrågan av vårdpersonal i kommunen. Den senaste förändringen i utbudet är tillskottet av Fordons- och transportprogrammet (transportinriktningen) som, enligt uppgift, beslutades av styrelsen. Enligt uppgift från förvaltningschef kommer denne med största sannolikhet att lämna ett förslag till styrelsen om att 3 4 program inte kommer att ingå i det sökbara utbudet för läsåret 2014/2015. Slutlig programorganisation Granskningen visar att styrelsen inför innevarande läsår 2012/2013 inte fattat beslut om slutlig programorganisation. Enligt uppgift från förvaltningschef baseras Maj 2013 Strömsunds kommun 8 av 12 PwC

47 Anpassning av gymnasieskolan 23 förvaltningens beslut om slutlig organisation på antalet sökande på respektive program. En avvägning görs med hänsyn till ekonomiska möjligheter (budgetram) och praktiska möjligheter (samläsningsmöjligheter inom och mellan programmen). Av intervju med förvaltningschef framgår att ett flertal program från det sökbara programutbudet inte kunnat startas på grund av för få sökande. Detta gäller såväl innevarande läsår 2012/2013 (3 program) som kommande läsår 2013/2014 (4 program). Granskningen visar att ett förslag till beslut i styrelsen har upprättats avseende slutligt programutbud läsåret 2013/2014. Underlaget innehåller förslag till programutbud samt preliminärt antal sökande per program. Avsikten är att styrelsen ska behandla ärendet i juni Anpassning av personal och lokaler Av intervju med förvaltningschef framgår att endast ett fåtal lärare hittills har behövt varslas på grund av det vikande elevunderlaget. Anpassning av personalstyrkan har istället främst kunnat ske med hjälp av naturliga pensionsavgångar. Som tidigare redovisats (avsnitt 4.3.2) ligger personaltätheten under snittet för kommungruppen. Antalet årsarbetande lärare5 på Hjalmar Strömerskolan har minskat från 61 till 56 mellan år Även anpassningen av gymnasieskolans lokaler har, enligt intervjuer, i huvudsak fungerat väl. Verksamheten har under senare år avvecklat lokaler, tex delar av elevhemmet och delar av skolan. Enligt förvaltningschefen ligger de totala kostnaderna för lokaler dock ungefär på samma nivå som tidigare år, pga kostnadsökningar. Det upplevs nu vara svårt att avveckla mer lokaler. Som tidigare redovisats (avsnitt 4.2) ligger kommunens kostnader för den egna gymnasieskolans lokaler högre än snittet för kommungruppen. De högre kostnaderna (7 050 kr/elev) innebär totalt sett att kommunens gymnasielokaler är ca 2,5 mnkr 6 dyrare än lokalerna i jämförbara kommuner. Kommentarer och bedömning: Vår bedömning är att styrelsen i stort vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att anpassa verksamheten till de demografiska förändringarna avseende personal och lokaler. Styrelsen bör dock analysera verksamhetens relativt höga kostnader. Vi bedömer vidare att styrelsen framgent bör säkerställa att samtliga principiella beslut avseende verksamhetens omfattning och inriktning (dvs programutbud) fatttas av styrelsen. Vår uppfattning, utifrån intervjuer, är också att detta kommer att från och med nästa läsår. Styrelsen bör i detta sammanhang även säkerställa ett tillförlitligt beslutsunderlag innehållande ekonomiska beräkningar och en konsekvensanalys av föreslaget programutbud. Som en del i beslutsunderlaget bör även långsiktig prognos över elevutvecklingen (antal, sökmönster, behörighet mm) ingå. 5 Avser såväl lärare inom gymnasiet som vuxenutbildningen vid Hjalmar Strömerskolan. 6 Baserat på 355 elever. Maj 2013 Strömsunds kommun 9 av 12 PwC

48 Anpassning av gymnasieskolan Arbete för att öka attraktionskraften i kommunens gymnasieskola I den medborgarundersökning som genomfördes av SCB 7 hösten 2012 uppgick Nöjd-Kund-Index (NKI) för gymnasieskolan till 53 i Strömsund. Detta är ett lågt betyg i jämförelse med övriga kommuner i samma storlek som deltog i undersökningen. I SCB:s rapport anges gymnasiet vara en av de verksamheter som bör prioriteras för att få nöjdare medborgare i Strömsunds kommun. Granskningen visar att styrelsen inte utarbetat någon dokumenterad strategi eller plan för hur attraktionskraften i kommunens gymnasieskola ska öka. Av intervjuer framgår dock att styrelsens arbetsutskott i samband med budgetarbetet inför år 2014 diskuterat behovet av att genomföra en genomlysning av gymnasieskolan i syfte att kunna fatta välgrundade, strategiska beslut om skolans framtid. Av intervjuer med rektor och förvaltningschef framgår att verksamheten årligen genomför ett antal insatser i syfte att informera om gymnasieskolans verksamhet, exempelvis: Samtliga 9:or inbjuds att besöka gymnasieskolan inför sitt val till gymnasiet. Samtliga 9:or erbjuds göra en kortare praktik på ett gymnasieprogram. Samtliga 8:or inbjuds att besöka gymnasieskolan under vårterminen. Därutöver har styrelsen inför innevarande läsår tillämpat en ny marknadsförings- /informationsmetod i syfte att öka antalet elever som söker till kommunens gymnasieskola. Representanter från styrelsen samt lokala företag har gemensamt besökt grundskoleeleverna och informerat om skolan, utbildningarna och arbetsmarknaden. Av intervjuer framgår att detta informationsmöte upplevdes ge bra effekt och förvaltningschefen uppskattar att ca 10 % fler av kommunens grundskoleelever inför kommande läsår sökt till Hjalmar Strömerskolan. Av intervjuer framgår vidare att det pågår ett nära samarbete med näringslivet inom ramen för teknikcollege samt certifierade vård- och omsorgscollege. Dessa utbildningar innebär att kommunen och näringslivet samverkar för att öka attraktionskraften och på utbildningarna och anpassa dessa efter näringslivets behov. Det praktiska samarbetet sker i utbildningarnas styrgrupper där representanter från skola och näringsliv deltar. Granskningen visar att det i nämndens budget inte finns några särskilda medel avsatta för marknadsföring av kommunens gymnasieskola. Kommentarer och bedömning: Vår bedömning är att styrelsen för närvarande inte arbetar på ett tillräckligt aktivt sätt för att öka attraktionskraften i kommunens gymnasieskola. Styrelsen och verksamheten genomför insatser för att locka elever till skolan. Insatserna vänder sig huvudsakligen till kommunens egna grundskoleelever. Vi bedömer det dock vara av vikt att styrelsen utarbetar en tydlig strategi i syfte att skapa en god bild och upplevelse av kommunens gymnasieskola. 7 SCB Statistiska Centralbyrån. Maj 2013 Strömsunds kommun 10 av 12 PwC

49 Anpassning av gymnasieskolan Anpassning av utbildningsutbudet till efterfrågan Granskningen visar att Strömsunds kommun har en hög ungdomsarbetslöshet (7,7% 8 ), i förhållande till länet (4,8%), och riket (5,2%). Av intervjuer framgår att verksamheten har fokuserat på ett stabilt utbud av nationellt godkända basutbildningar istället för profilerade utbildningar, vilka ofta är mer resurskrävande. Vidare framgår av intervjuer att det upplevs vara svårt att anpassa utbildningsutbudet till elevernas efterfrågan. Granskningen visar att styrelsen, inför år 2013, formulerat följande mål: Samverkan med näringslivet ska öka för att möta företagens framtida behov. Förvaltningschef och rektor upplever att det råder ett bra samarbete mellan gymnasieskolan och kommunens näringsliv. Strukturerat samarbete med näringslivet sker runt teknikcollege samt collegecertifierade vård- och omsorgsprogrammet. Detta samarbete sker i form av styrgruppsmöten där såväl gymnasieskola som näringsliv finns representerade. Av intervjuer framgår att styrelsens fokus är att matcha utbudet till elevernas efterfrågan snarare än till arbetslivets efterfrågan. Tanken är att utbudet vid vuxenutbildningen och yrkeshögskolan i högre utsträckning ska matcha arbetsmarknadens behov. Kommentarer och bedömning: Vår bedömning är att verksamheten i stort anpassar gymnasieverksamheten till elevernas efterfrågan. Vi bedömer det vara positivt att verksamheten fokuserat på ett programutbud som varit tämligen stabilt över tid. Ett flertal program från det ursprungliga utbudet de senaste läsåren inte kunnat startas upp på grund av för få sökande, vilket tyder på att det finns behov av att justera det sökbara utbudet. Vi har också uppmärksammat att även verksamheten ser detta behov. Styrelsen bör i samband med sitt beslut om sökbart programutbud även besluta vilket som är det minsta antalet elever som krävs för att utbildningen ska starta (främst avseende de program som har få sökande). Vår bedömning är att styrelsen i stort anpassar verksamheten efter arbetsmarknadens efterfrågan. Styrelsens satsningar på teknikcollege och certifiering av vårdoch omsorgsprogrammet bedöms vara exempel på satsningar som motsvarar behov på arbetsmarknaden. Styrelsen bör dock observera den höga arbetslösheten bland kommunens ungdomar. 8 Statistik från Arbetsförmedlingen avseende april Maj 2013 Strömsunds kommun 11 av 12 PwC

50 Tertialrapport april 2013 Dnr Augusti 2013 Innehåll Förbundschefen om verksamheten januari augusti Räddningsavdelningen... 2 Förebyggandeavdelningen... 2 Personal... 4 Sjukfrånvaro... 4 Övertid... 4 Måluppföljning augusti Resultat och ställning... 6 Resultaträkning... 6 Delårsrapport Driftredovisning... 7 Investeringsredovisning... 7 Redovisningsprinciper... 8 Balansräkning... 9 Finansieringsanalys Noter... 10

51 Delårsrapport 2013 Dnr Förbundschefen om verksamheten januari augusti 2013 Utökat förbund Avtalet där Jämtlands Räddningstjänstförbund sköter delar av räddningstjänstens verksamhet i Härjedalen kommun har utökats. Samtidigt fortlöper förhandlingarna med Härjedalens kommun om att bli delägare i Förbundet under Åre kommun har via media meddelat att man inte är intresserade av att gå med i Jämtlands Räddningstjänstförbund. Arbetsmiljö Arbetet med att förbättra den fysiska arbetsmiljön på brandstationerna fortgår, verksamheten i Föllinge har nyligen flyttat till nya lokaler. Målet är att alla stationer skall ha skilda omklädningsrum och duschutrymmen för män och kvinnor samt skilda skåp för larmkläder och privata kläder. Det är med viss oro jag ser fram mot det fortsatta arbetsmiljöarbetet då åtgärderna är kostsamma och många intressenter gör att arbetet går sakta. Trygghetens hus Tyvärr har SOS Alarm flyttat utlarmningen av länets räddningskårer från alarmeringscentralen i Trygghetens Hus till alarmeringscentralen i Sundsvall. Detta upplevs av räddningsförbundets personal som en försämring och inte minst av vår övergripande funktion Inre Befäl som nu inte har samma kontakt med larmoperatörerna som tidigare då man delade lokal. Alarmeringsutredningens förslag är nu klart och förslaget är att en alarmeringsmyndighet inrättas. Den nya myndigheten föreslås ansvara för bedömning, prioritering, samt utlarmning och dirigering avseende kommunal räddningstjänst och ambulanssjukvård. I förslaget nämns också att 5-7 alarmeringscentraler är lämpligt för hela landet. Företrädare för länet har i remissvar uttryckt sig positiva till förslaget och att en av dessa centraler med fördel skulle kunna etableras i länet. Vi måste med gemensamma krafter verka för att dessa tankar blir verklighet. Denna fråga är den enskilt viktigaste för hela länets krishanteringsförmåga och utveckling inom området. Övningsområde När det gäller övningsområdet på Furulund har projektet stannat för att utreda det mest ekonomiska alternativet dvs. bygga nya lokaler och anpassa befintligt övningsområde till dagens behov eller överta och anpassa gymnasieförbundets lokaler i Furulund. Vid det senaste ägarsamrådet fick kommuncheferna i ägarkommun i uppdrag att utreda vilket av alternativen som är fördelaktigast. Beslut väntas under hösten. Utveckling på sikt Beslut om Furulunds övningsområde är av största vikt för förbundet. Att området skall utvecklas och anpassas är klart sen länge genom beslut hos ägarna och i direktionen. Avgörande för länets krishanteringsförmåga är vad som händer med de olika operativa ledningsfunktionerna på Trygghetens Hus. På nationell nivå organiserar polisen så det blir en myndighet för hela landet. SOS Alarm minskar antalet larmcentraler samtidigt som den statliga alarmeringsutredningen föreslår att en ny alarmeringsmyndighet med färre larmcentraler bildas. Hur detta påverkar länet är i dagsläget svårt att säga men länsföreträdare måste föra länets talan så den unika och effektiva lösning Trygghetens Hus idag bedriver blir kvar och kan utvecklas. För att alla som bor och vistas i länet skall få bäst och snabbast möjliga hjälp vid olyckor och sjukdom måste i väntan på ambulans (IVPA) införas på samtliga brandstationer i länet. Här måste Förbundet och Landstinget teckna avtal i snabbare takt, idag är förutsättningarna olika runt om i länet. I och med att jag nu slutar min anställning i Jämtlands Räddningstjänstförbund och går vidare till nya utmaningar vill jag passa på att tacka ägarna, direktionen och alla medarbetare för ett bra samarbete. Jag önskar också Förbundet och dess verksamhet lycka till. Morgan Olsson Jämtlands Räddningstjänstförbund 1

52 Delårsrapport 2013 Dnr: Räddningsavdelningen Personal Under perioden jan-aug har ett trettiotal personer i beredskapsorganisation för brandmän på deltid valt att avsäga sig sina anställningar. Det är det antal som förbundet har kalkylerat på årsbasis vilket gör att rekryteringsbehovet är stort men underlaget för behöriga att söka är starkt begränsat. Ledning vid insats Efter att SOS alarm valt att begränsa räddningsåtgörningen till ett begränsat antal centraler, där Östersund inte ingår, har ledningsmöjligheterna försämrats. För att tillmötesgå det uppkomna behovet behöver därför förbundet anskaffa kartstöd och dokumentations möjligheter. För ledning av insats krävs även särskilt utbildade Räddningsledare. Problem finns på ett flertal stationer där bristen är påtaglig och där vi eftersträvar alternativa lösningar. I Svenstavik och Åsarna har ett försöks projekt pågått under perioden där ett befäl ansvara för dessa två stationer. En utvärdering skall göras efter ett år men allt tyder på att det fungerat tillfredsställande. Där möjligheten inte finns till denna samordning, typ Hotagen, har en särskild utbildning genomförts till att upprätthålla en befattnings som Enhetsledare. Genom denna åtgärd upprätthåller vi vårt arbetsmiljöansvar och där vårt Inre Befäl får vara Räddningsledare på distans. Antalet larm har under perioden jan-aug varit jmf med Händelsetyp Olyckor Larm utan tillbud Övriga ärenden Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Utsläpp av farligt ämne Drunkning/drunkningstillbud Nödställd person Nödställt djur Stormskada Bergras/Jordskred Annat ras Vattenskada Annan olycka Automatlarm, ej brand Förmodad brand Falsklarm brand Förmodad räddning Falsklarm räddning I väntan på ambulans Sjukvård under delegation Hiss, ej nödläge Hjälp till ambulans Hjälp till polis Vatten transport Annat uppdrag Summa Totalt antal larm* * Totalt antal larm inkl inbrottslarm m.m. och som ej ingår i räddningsuppdrag gäller antalet kommunerna Östersund, Krokom och Strömsund. År gäller antalet kommunerna Östersund, Krokom, Strömsund, Berg, och Bräcke plus Ragunda Jämtlands Räddningstjänstförbund 2

53 Delårsrapport 2013 Dnr: Förebyggandeavdelningen Personal Avdelningen har för närvarande en vakant tjänst, rekrytering av en brandingenjör pågår med förhoppning om tillsättning vid årsskiftet. Verksamhetssystemet Core En genomgång av registret för kommunerna Berg, Bräcke, Krokom, Ragunda och Strömsund är genomfört, arbetet med registret för Härjedalens och Östersunds kommun pågår och förväntas vara färdigställt under hösten. Detta arbete kommer förenkla planering och strukturering framöver. Tillsyn och tillstånd Vårens tre tillsynsresor är genomförda och höstens resor är planerade. Arbetet med tillsyn och tillstånd följer uppsatta mål med undantag för de tillsyner som är planerade för skiften. Antal beslut är normalt lägre än antalet inkomna LBE ansökningar. Det kan bero på flera saker, bland annat söks tillstånd trots att verksamheten inte är tillståndspliktig. Nya regelverk hösten 2013 Nya föreskrifter (MSBFS 2013:3) om tillstånd till hantering av brandfarliga gaser och vätskor börjar gälla den 1 oktober I föreskrifterna framgår om en hantering av brandfarliga gaser eller vätskor behöver tillstånd eller inte. Hantering som nu behöver tillstånd och som inte behövt det tidigare har ett år på sig att söka tillstånd. I oktober lanseras även en ny utgåva av SBF 110:7, regler för brandlarmanläggning. De nya reglerna medför att vi under hösten behöver informera berörda verksamheter och personer, det finns också ett behov av utbildningsinsatser av egen personal Tillsyn Beslut och inkomna LBE ansökningar Kommun LSO 2:2 LSO 2:4 LBE LSO 2:2 LSO 2:4 LBE Östersund Krokom Strömsund Berg Bräcke Ragunda Totalt Inkomna LBE ansökningar LBE Inkomna LBE ansökningar LBE Kommun Brandf.vara Expl.vara Beslut Brandf.vara Expl.vara Beslut Östersund Krokom Strömsund Berg Bräcke Ragunda Totalt Jämtlands Räddningstjänstförbund 3

54 Delårsrapport 2013 Dnr: Personal Sjukfrånvaro i procent av tillgänglig ordinarie arbetstid fördelat på män respektive kvinnor. Sjukfrånvaro % Kvinnor 0,5 1,2 Män 3,0 5,2 Totalt 2,7 4,8 Sjukfrånvaro i procent av tillgänglig ordinarie arbetstid fördelat på åldersgrupp. Inom beredskapsorganisation för brandmän på deltid har ett trettiotal slutat sina anställningar. Anledningen till att så många slutar är problem med arbeten på orten, flyttar till annan plats och även de som är arbetslösa begränsas i sin möjlighet att upprätta hålla tjänsten som deltidsanställd brandman. Alternativa anställningsformer, där en översyn av befintliga beredskaper görs för att skapa sambruk, bör vara en åtgärd för att bemöta problemet. Problemet är ett riksbekymmer och förbundet ingår i en landsomfattande process där ett slutresultat med förhoppningsvis ett åtgärdspaket ska presenteras. Då deltidsbrandmän slutar följer ökade kostnader för en komplett utbildning till nya deltidsbrandman motsvarande ca 50 tkr/plats. Från 2014 kommer även statsbidraget att halveras vilket då utgör en utökad kostnad på ca 300 tkr för verksamheten. Ett utvecklat Furulund som är anpassat mot kommande behov kan vara en möjlighet att inte köpa lika mycket externa utbildningsplatser. Sjukfrånvaro Under perioden var sjukfrånvaron 2,7 procent. Det är en väsentlig minskning av sjukfrånvaron från samma tid 2012 då sjukfrånvaron uppgick till 4,8 %, främst av att antalet långtidssjukskrivna minskat. Antalet långtidssjukskrivna (>60 dagars sjukfrånvaro) har sedan förbundsbildningen 2005 varit ca tre personer per år. Under januari 2013 var samtliga långtidssjukfrånvaro avslutade. Därefter har en person blivit långtidssjuk. Den långa sjuktidsfrånvaron utgjorde för perioden 64,6 % jmf med 77,1 % motsvarande period Sjukfrånvaro % år och yngre 0,5 1, år 0,7 3,4 50 år och äldre 5,9 6,8 Totalt 2,7 4,8 Prognos Om sjukfrånvaron under resterande del av året ligger på samma nivå bedöms utfallet bli 3,0 procent. Övertid Övertidsuttaget 1 januari 31 juli var totalt 1156 timmar, vilket framgår i tabellen nedan. Det är en ökning med 237 timmar jämfört med motsvarande period i fjol. I jämförelsen ingår inte fyllnadstidsarbete. Arbetsgivaren har aktivt arbetat för att minska övertiden genom att planera verksamheten noggrannare. En betydande del av övertidskostnaden åligger inre befäl som under denna period även ansvarar för dom händelser som sker i Härjedalen genom avtal. En fast årsersättning för denna tjänst utgår från Härjedalen. Kostnaden för övertid (enkel och kvalificerad) för perioden uppgår till 594 tkr. Övertidstimmar Enkel Kvalificerad Fyllnad Totalt Prognos Om uttaget av övertid under resterande del av året ligger på samma nivå som under 2012 bedöms utfallet bli ca 1500 timmar för helåret Jämtlands Räddningstjänstförbund 4

55 Delårsrapport 2013 Dnr: Måluppföljning augusti 2013 Utifrån de nationella målen, förbundets uppdrag, identifierade risker i förbundets område och förbundets handlingsprogram, har sju prioriterade inriktningsmål fastställts i verksamhetsplanen för Prognos I tabellen redovisas utfallet t.o.m. augusti. Förbundet bedömer att verksamhetsmålen kommer att uppfyllas förutom bemanning på vissa deltidsstationer där svårigheter finns att rekrytera personal. Inriktningsmål Effektmål Uppföljning augusti 1) Alla som bor i förbundets medlemskommuner bör ha grundläggande kunskap om hur man skyddar sig mot brand och hur man agerar om det börjar brinna. 2) Skolan ska bli en trygg arbetsplats genom att arbetet med att förebygga bränder blir en naturlig del i skolans ordinarie verksamhet. 3) Vid såväl små som stora olyckshändelser ska samhällets samlade resurser nyttjas optimalt. 4) Räddningstjänsten ska ge snabbare och rätt hjälp med högre kompetens och modernare teknik till dem som drabbas av olyckor så att skador på människor, egendom och miljö minimeras. 5) Olycksundersökningar ska bidra till underlag för externa aktörers åtgärder samt kvalitetsförbättringar inom räddningstjänstens arbete. 6) I väntan på ambulans - verksamheten ska leda till snabbare hjälp för den drabbade med akut vårdbehov som vistas inom förbundets område. 7) Attraktiva arbetsplatser med kompetenta medarbetare som trivs. Antalet eldstadsrelaterade bränder skall minska jämfört med Antal brandvarnare i bostäder skall öka jämfört med Under 2013 ska antalet innevånare som har tillgång till i väntan på ambulans öka jämfört med Under 2013 ska antalet innevånare som har tillgång till hjärtstartare från närmaste räddningskår öka jämfört med Nöjd medarbetarindex skall uppnå ett högre värde vid medarbetarenkäten 2013 jämfört med Förbundet genomför varje månad riktade informationskampanjer (separat uppföjlning kommer att ske) Eldstadsrelaterade bränder ingår i arbetet med olycksundersökning. Vid brandskyddskontroll av eldstäder ges information om brandvarnare, brister dokumenteras. (årlig uppföljning) Styrgruppen för ZamZynZ har inte haft något möte under våren. Det är här arbetet i kommunerna redovisas. Övningsområdets utveckling har stannat av två gånger under året pga av ytter faktorer som vi ej kan påverka så tveksamt om målet nås. Att all personal skall in på övning i Östersund fortlöper enligt plan och aktiviteten förväntas uppnås. Moderna teknik för utveckla annan släckmetod pågår och förväntas klaras av. Arbetet med kompetensutvecklingsplan är inte påbörjat men aktiviteten förutsätts klaras av Nya riktlinjer och utbildning av personal följer plan och förväntas att målet nås. IVPA avtalet med Landstinget utökas med fyra stationer och hjärtstoppsavtal är upprättat och gäller alla stationer i förbundet så målet kommer att nås. Glädjande har förbundet under våren tecknat avtal med Landstinget att utföra I Väntan På Ambulans på ytterliggare tre stationer samt att alla stationer rycker ut vid hjärtstopp. Vid medarbetarenkät 2013 har medarbetarindex stigit till 80 att jämföra med index 2011 som var 78. Jämtlands Räddningstjänstförbund 5

56 Delårsrapport 2013 Dnr: Resultat och ställning Resultat augusti Resultatet per augusti visar ett underskott på ca 1,2 mnkr. Detta beror främst av högre verksamhetskostnader och pensionsskuldskostnader än budgeterat. I april meddelade SKL att diskonteringsräntan för pensionsskuldsberäkningen sänks med 0,75 procentenheter. Den sänkta diskonteringsräntan har inneburit att pensionsskulden ökat och att en pensionsskuldskostnad av engångskaraktär uppstått för I augustiberäkningen från KPA framgick att denna kostnad uppgår till 1,5 mnkr på helår för förbundet. För perioden uppgår kostnaden till 1 mnkr. Redovisningsmässigt kan kostnaden klassificeras som en jämförelsestörande post i resultaträkningen och exkluderas i balanskravsavstämningen. Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter uppgår till ca 4,3 mnkr, ca 800 tkr högre än periodbudget. Avvikelsen beror främst av intäktsökning inom avtal automatlarm och från försäljning av fordon och maskiner och utökat tjänsteköp av Härjedalens kommun. För försäljning av externutbildning har dock intäkterna kraftigt försämrats av lägre efterfråga från medlemskommunerna. Verksamhetens kostnader Verksamhetens kostnader uppgår till 63,8 mnkr, ca 2 mnkr högre än budgeterat för perioden. Det högre utfallet beror till stor del av högre kostnader för övertidsuttag och pensionsutbetalningar, men även av högre för förbrukningsinventarier samt reparations- och underhållkostnader av fordon och fastigheter. Avskrivningar Avskrivningskostnaderna uppgår till ca 500 tkr lägre än periodbudget. Anledningen är att effekten av årets investeringar inte slår fullt ut och att förbundet i en översyn korrigerat ett mindre antal tunga fordons avskrivningstider utifrån Rådets skrift om avskrivningar och egen bedömning om beräknad nyttjandetid. Finansnetto Finansnettot uppgår per augusti till ca 1,4 mnkr, ca 900 tkr högre än periodbudget. I saldot ingår åtta månaders kostnadseffekt 1 mnkr (av totalt 1,5 mnkr) av den sänkta diskonteringsräntan. Prognos 2013 För att klara ett nollresultat 2013 införs omedelbart köpstopp och åtdragning av budgetmedel på flera konton. AFA Sjukförsäkringsaktiebolags styrelse har beslutat den 3 september att återbetala premier för den kollektivavtalade sjukförsäkringen AGS-KL och Avgiftsbefrielseförsäkringen för åren 2005 och 2006 till arbetsgivare inom kommuner landsting och regioner. Återbetalningarna kommer att ske i slutet av år Besked om hur mycket förbundet får tillbaka har ännu inte lämnats. Likviditet Förbundet har under en tid haft ett ansträngt kassaflöde genom att investeringsbehovet varit högre än avskrivningskostnaderna. Diskussioner har påbörjats med Östersunds kommun om ett internt kommunlån vid årsskiftet. Resultaträkning Utfall Budget Budget Prognos (Tkr) Verksamhetens intäkter 4 358, , , ,0 Verksamhetens kostnader , , , ,6 Avskrivningar , , , ,1 Verksamhetens nettokostnader , , , ,8 Kommunbidrag , , , ,0 Bidrag pensioner 1 227,0 882, , ,2 Finansnetto ,1-494,3-741, ,4 Årets resultat ,8 0,0 0,0 0,0 Jämtlands Räddningstjänstförbund 6

57 Delårsrapport 2013 Dnr: Driftredovisning Utfall Budget (Tkr) Intäkter Utbildning 372,2 600,0 Tillsyn 389,1 400,0 Externa arbeten 94,9 183,3 Automatlarm 1 336,9 900,0 IVPA 242,0 200,0 Övriga intäkter 1 391,4 808,0 Försäljning 531,7 393,3 Kommunbidrag , ,4 Intäkter totalt , ,0 Kostnader Direktion 245,4 350,0 Personalkostnader , ,6 Fastighetskostnader 7 580, ,4 Driftkostnader 7 014, ,7 Tjänsteköp 1 218, ,1 SOS-alarm 1 002, ,3 Finansnetto 1 381,1 494,3 Revision 42,3 59,2 Avskrivningskostnader 2 433, ,4 Kostnader totalt , ,0 Nettoresultat ,8 0,0 Investeringsredovisning Utfall Budget Prognos (Tkr) Basbil Basbil WV pickups Slangtvätt* Räddningsutr Traktor* Tankbil Summa * Prognosen innehåller nettoutfallet efter erhållna försäljningsintäkter från slangtvätt och två traktorer. Investeringar Förbundets investeringar består till största delen av att modernisera en åldrad fordonspark. Målet är att fortsätta den förnyelse som pågår av dessa fordon samt att ytterligare se över möjligheterna att samnyttja resurser inom förbundet. Förbundets investeringsbudget uppgår 2013 till 8 mnkr. Nettoutfallet per augusti visar 5,2 mnkr. Årets prognos pekar på en budget i balans jmf med -30 tkr vid tertialrapporten. Lägre investeringskostnader och en bättre slangtvättsupphandling har möjliggjort finansiering av ett akut tankbilshaveri samt omprioriteringar inom årets budgetram. Jämtlands Räddningstjänstförbund 7

58 Delårsrapport 2013 Dnr: Redovisningsprinciper Den kommunala redovisningen regleras av lagen om kommunal redovisning (SFS 1997:614). Därutöver lämnar Rådet för kommunal redovisning (RKR) anvisningar och rekommendationer för kommunsektorns redovisning. I enlighet med Rådet för kommunal redovisning skall tilläggsupplysningar lämnas för hur tillämpning sker av vissa principiellt viktiga rekommendationer. Nedan sker kommentarer i enlighet med detta. I de fall något avsteg helt eller delvis sker mot ovan nämnda regelverk kommenteras detta också nedan. Viktiga övriga redovisningsprinciper kommenteras också. Delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning vilket bland annat innebär att: Intäkter redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska tillgångarna kommer att tillgodogöras förbundet och intäkterna kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Gränsdragning mellan kostnad och investering Tillgångar avsedda för stadigvarande bruk eller innehav med en nyttjandeperiod om minst 3 år klassificeras som anläggningstillgång om beloppet överstiger gränsen för mindre värde. Gränsen för mindre värde har satts till 22 tkr. Avskrivning Anläggningstillgångar skrivs av planenligt i förhållande till uppskattat nyttjandeperiod. Avskrivningstiderna har fastställts med utgångspunkt från Rådets skrift om avskrivningar men med en egen bedömning av tillgångarnas beräknade nyttjandetid. I normalfallet tillämpas linjär avskrivning, det vill säga lika stora nominella belopp varje år. Avskrivning påbörjas när tillgången tas i bruk. Redovisning av hyres-/leasingavtal Leasingavtal har klassificerats som operationella, även om de i övrigt uppfyller kriterierna för ett finansiellt avtal. Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärde där inget annat anges. Periodiseringar av inkomster och utgifter har skett enligt god redovisningssed. Värdering och upplysningar om pensionsförpliktelser Rekommendationen RKR 17 Värdering och upplysningar om pensionsförpliktelser normerar hur pensionsförpliktelser skall värderas i den kommunala årsredovisningen. Av den framgår att värdering av pensionsförpliktelser ska göras med tillämpning av RIPS 07. Jämtlands Räddningstjänstförbund 8

59 Delårsrapport 2013 Dnr: Balansräkning Bokslut Bokslut (Tkr) Not Anläggningstillgångar Maskiner & inventarier , ,1 Finansiella anläggningstillgångar , ,2 Summa anläggningstillgångar , ,3 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar , ,7 Kassa & Bank 9 206, ,2 Summa omsättningstillgångar , ,9 SUMMA TILLGÅNGAR , ,2 Eget kapital Eget kapital , ,5 - därav periodens resultat , ,5 Avsättningar Avsättningar , ,0 Skulder Långfristiga skulder , ,5 Kortfristiga skulder , ,2 Summa skulder , ,7 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR & SKULDER , ,2 Nya brandstationen i Föllinge Jämtlands Räddningstjänstförbund 9

60 Delårsrapport 2013 Dnr: Finansieringsanalys Bokslut Bokslut (Tkr) Löpande verksamhet Periodens resultat , ,9 Inbetalning eget kapital, (Ragunda kommun) 0,0 430,0 Justering för poster som inte ingår i kassaflödet Av- och nedskrivningar 2 433, ,7 Gjorda avsättningar 3 951, ,6 Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Förändring kortfristiga fordringar , ,9 Förändring kortfristiga skulder , ,7 Kassaflöde från löpande verksamhet 2 801, ,4 Investeringsverksamhet Investering i materiella anläggningstillgångar , ,4 Försäljning av materiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 Kassaflöde från investeringsverksamhet , ,4 Finansieringsverksamhet Nyupptagna lån 0,0 0,0 Ökning/minskning långfristiga fordringar -666, ,6 Ökning/minskning långfristiga skulder -51,7 0,0 Kassaflöde från finansieringsverksamhet -717, ,6 Periodens kassaflöde , ,4 Likvida medel vid årets början 4 570, ,3 Likvida medel vid periodens slut 206, ,7 Jämtlands Räddningstjänstförbund 10

61 Delårsrapport 2013 Dnr: Noter Bokslut Bokslut (Tkr) Not 1. Verksamhetens intäkter Taxor och avgifter 1 847, ,2 Hyror och arrenden 175,7 239,7 Bidrag 499,9 343,3 Försäljning 531,7 788,1 Övriga intäkter 1304, ,3 Jämförelsestörande post, återbet. FORA 0, ,5 Summa 4 358, ,4 Not 2. Verksamhetens kostnader Köp av verksamhet 1 170, ,5 Köp av SOS 1 002, ,0 Löner och ersättningar , ,8 Sociala avgifter 9 742, ,4 Pensionskostnader 4 731, ,6 Övriga personalkostnader 1 124,3 806,0 Lokalkostnader 7 580, ,3 Leasingkostnader 337,6 350,0 Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial 3 016, ,3 Kontorsmaterial och trycksaker 72,1 53,0 Reparationer och underhåll av maskiner och inventarier 403,3 216,0 Diverse främmande tjänster 99,5 97,6 Tele-, IT-kommunikation och postbefordran 1 300, ,8 Försäkringsavgifter och riskkostnader 220,6 121,8 Fordonskostnader 1 068,7 855,8 Övriga verksamhetskostnader 507,5 466,7 Summa , ,7 Not 3. Maskiner, inventarier och fordon Not 4. Kommunbidrag Ingående anskaffningsvärde , ,1 Årets anskaffning 6 447, ,4 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden , ,5 Ingående avskrivningar , ,2 - Årets avskrivningar , ,7 Utgående ackumulerade avskrivningar , ,9 Bokfört värde för inventarier , ,6 Andel 2013 Andel 2012 Berg 12,8% 12,8% 7 780, ,0 Bräcke 10,1% 10,1% 6 140, ,7 Krokom 17,5% 17,5% , ,3 Strömsund 16,75% 16,75% , ,3 Ragunda 9,9% 9,9% 6 020, ,0 Östersund 32,95% 32,95% , ,7 Östersund, Särskild ålderspension 1 227, ,2 Summa 100 % 100 % , ,2 Jämtlands Räddningstjänstförbund 11

62 Delårsrapport 2013 Dnr: Bokslut Bokslut (Tkr) Not 5. Finansiella intäkter Ränta, likvida medel 46,5 136,3 Summa 46,5 136,3 Not 6. Finansiella kostnader Ränta på lån 71,2 78,7 Ränta på pensionskostnader* 1 329,3 457,3 Räntekostnad 27,0 14,6 Summa 1 427,5 550,6 Varav jämförelsestörande kostnad * periodiserad kostnadseffekt sänkning diskonteringsränta 1 007,0 Not 7. Finansiella anläggningstillgångar Långfristig fordran särskild avtalspension ÖSD , ,7 Summa , ,7 Not 8. Kortfristiga fordringar Kundfordringar 377,7 342,7 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter , ,9 Momsfordran 151,6 244,6 Skattekonto 523,9 349,3 Övrigt 27,4 318,8 Summa , ,3 Not 9. Likvida medel Handkassor 60,1 72,9 Koncernkonto, Östersunds kommun 146, ,8 Summa 206, ,7 Not 10. Eget kapital Ingående eget kapital 5 696, ,0 Inbetalning till eget kapital 0,0 430,0 Periodens/årets resultat , ,9 Utgående eget kapital 4 472, ,9 Not 11. Avsättningar Ingående avsättning , ,5 Pensionsutbetalningar -652,7-212,7 Nyintjänad pension 785, ,3 Ränte- och basbeloppsuppräkningar 298,0 368,0 Förändring av löneskatt 771,0 344,0 Sänkning av diskonteringsränta 1 216,0 0,0 Övrig post 1 533,0 16,0 Utgående avsättning , ,1 Jämtlands Räddningstjänstförbund 12

63 Delårsrapport 2013 Dnr: Bokslut Bokslut (Tkr) Not 12. Långfristiga skulder Långfristig skuld Bräcke 152,5 345,2 Långfristig skuld Berg 1 179, ,1 Långfristig skuld Ragunda 723,1 0,0 Summa 2 054, ,3 Not 13. Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 3 054,4 397,0 Kortfristig del av långfristig skuld till medlemmar 888,0 Skatteskulder 170,7 514,1 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter , ,6 Semesterlöneskuld, komp & övertid inkl.po 2 282, ,0 Pensionspremie avgiftsbestämd avtalspension 1 821, ,7 Personalens källskatt ,2 Upplupna sociala avgifter ,6 Övriga kostfristiga skulder 107,7 0,8 Summa , ,0 Delårsrapporten 2013 är fastställd vid direktionsmöte Anders Edvinsson Förbundsordförande Lars Nyman T.f förbundschef Jämtlands Räddningstjänstförbund 13

64 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 40 Blad nr Socialnämnden Dnr Remiss av slutbetänkandet Ansvarsfull hälso- och sjukvård (SOU 2013:44) Regeringskansliets remiss av slutbetänkandet Ansvarsfull hälso- och sjukvård (SOU 2013:44) har inkommit till kommunen. Socialnämnden bereds möjlighet att yttra sig över betänkandet senast den 26 september Yrkande Ordförande redogör för ärendet och föreslår att socialnämnden antar vård- och socialförvaltningens yttrande samt att ärendet justeras omedelbart. Socialnämndens beslut 1. Yttrande avges enligt bilaga. 2. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Beslutsexpediering Kommunstyrelsen Justering (sign)

65 Förvaltning Vård- och socialförvaltningen Utredare/handläggare Socialchef Monica Lundgren YTTRANDE Sidan 1 av 3 datum Bilaga SN Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Socialnämnden 41 Remiss av slutbetänkandet Ansvarsfull hälso- och sjukvård (SOU 2013:44) Beskrivning av ärendet Socialnämnden ställer sig bakom förslag till lag om organisation av hälsooch sjukvårdsverksamhet. Förslaget och strukturändringen ger en bättre överblick över regleringen på området. I utredningsförslaget införs en ny förordning som samlar bestämmelser med betydelse för organisation av hälso- och sjukvårdsverksamhet vilket ger en ökad tydlighet. Socialnämnden välkomnar särskilt att utredaren ska föreslå en reglering av ett fritt vårdval över hela Sverige. Detta bör möjliggöra ökad kvalitet för befolkningen som då ges möjligheter att kan söka vård i annat landsting än hemlandstinget. På så sätt kan regionala skillnader vad gäller ojämlika medicinska resultat och kvalitet minska. Konsultationsstödet bör kunna utvecklas att gälla över landsting och regioner. 2.1 s Barnperspektivet Socialnämnden välkomnar att barnperspektivet genomgående beaktas i betänkandet och i kommande lagförslag. Betänkandet föreslår att det av den nya patientlagen ska framgå att barnets bästa ska beaktas där hälsooch sjukvård ges till barn. Utredningen har också föreslagit att det ska tydliggöras att barnets inställning till en aktuell vårdåtgärd så långt det är möjligt ska klarläggas. Barnets åsikt ska tillmätas betydelse i förhållande till hans eller hennes ålder och mognad. Det framgår också att barn har samma rätt till information om sitt hälsotillstånd och vård- och behandling som vuxna och att informationen ska anpassas till bl. a ålder och mognad. Det finns en öppenhet i utredningen om ojämlika förhållanden kring hälso- och sjukvård för kvinnor och män, flickor och pojkar. Socialnämnden ser positivt på att detta lyfts fram s. 106 Landstingets ansvar för planering och samverkan Förslaget om landstingets ansvar att erbjuda hälso- och sjukvård att utökas till att under vissa förutsättningar omfatta även vuxna som vistas i Sverige utan nödvändigt tillstånd ses som positivt.

66 Förvaltning Vård- och socialförvaltningen Utredare/handläggare Socialchef Monica Lundgren YTTRANDE Sidan 2 av 3 datum Bilaga SN Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Socialnämnden s. 108 Hänvisning till annan relevant lagstiftning Socialnämnden välkomnar förslaget att personer som vistas i landet utan tillstånd i HSL, erbjuds hälso- och sjukvård samt tandvård på lika villkor , s Socialstyrelsen Utredningen lyfter fram Socialstyrelsens kartläggningar kring medicinskt omotiverade skillnader i hälso- och sjukvård. Enligt Socialstyrelsens definition innebär jämlik hälso- och sjukvård att vård och behandling ska erbjudas på lika villkor med likvärdigt bemötande till alla oavsett bl. a bostadsort, ålder, kön, funktionsnedsättning, utbildning, social ställning, födelseland, etnisk eller religiös tillhörighet eller sexuell läggning. Socialnämnden anser att det är viktigt att Socialstyrelsen fortsatt följer utvecklingen med analyser och åtgärder för en mer jämlik vård, utjämning av regionala skillnader samt harmoniserig mellan landsting, bl. a gällande tillgången till specialistkompetens inom psykiatr och geriatrik , s 136, 137 Socialnämnden välkomnar Socialstyrelsens fortsatta studier kring jämlikhet i sjukvården för personer med funktionsnedsättning när det gäller andra sjukdomstillstånd än cancer s Diskrimineringsombudsmannen Som diskrimineringsombudsmannen rekommenderar eller ser behov av insatser att diskrimineringsskyddet även ska omfatta ålder. Viktigt att perspektivet lyfts fram i grundutbildning och fortbildning av sjukvårdspersonal Nationell strategi för en god och mer jämlik vård I strategin (s ) formuleras en värdegrund för hälso- och sjukvården. Regeringen presenterar i strategin ett antal tidigare och pågående insatser samt aviserar bl. a uppdrag till Socialstyrelsen och Myndigheten för vårdanalys med syfte att öka kunskapen om jämlikhet i vården. Patienter, brukare och närståendes roll, kunskap och erfarenheter är viktiga att beakta som en part i utformning av hälso- och sjukvård på olika nivåer i utvecklingen av hälso- och sjukvården. Socialnämnden vill lyfta fram värdet av det goda arbete som Myndigheten för vårdanalys genomför i syfte att stärka patienters och brukares ställning genom granskningar och analyser av vård- och omsorg ur ett patient-, brukar och medborgarperspektiv.

67 Förvaltning Vård- och socialförvaltningen Utredare/handläggare Socialchef Monica Lundgren YTTRANDE Sidan 3 av 3 datum Bilaga SN Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Socialnämnden 43 S Förbättrat informationsutbyte mellan patient och vårdgivare Utredarens analys ska särskilt beakta den utveckling av elektroniska beslutsstöd som ställer nya krav på struktur och utformning. Socialnämnden ser värdet av en gemensam dokumentationsstruktur inom hälso- och sjukvården, nationellt samt mellan regioner och landsting. ICF dokumentationsstruktur bör kunna säkerställa gemensam struktur och kvalitet samt underlätta samordnad vårdplanering och informationsöverföring mellan vårdhuvudmän och vårdgivare.

68 Förvaltning Utredare/handläggare YTTRANDE Sidan 1 av 1 Datum Bil 1, AU Bil 1, SN Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Socialnämnden 44 Yttrande över synpunkter lämnade från KPR:s ledamöter gällande dokumentet En vård värd samverkan Väl etablerade samverkansforum för utvecklingsfrågor om bättre vårdoch omsorg för äldre finns på olika nivåer i länet inom den politiska lednings- och tjänstemannaarenan i samverkan med Region Jämtland. Detta sker genom Sociala vård- och omsorgsgruppen (SVOM) samt Fredagsgruppen. Etablerad samverkan finns också mellan länets medicinskt ansvariga sjuksköterskor samt vårdutvecklare inom specialiserade vården och primärvården i Jämtlands län. Socialnämnden antog handlingsplan Bättre liv för sjuka äldre i Jämtlands län Regeringens och SKL:s överenskommelse om Bättre liv för sjuka äldre har givit tydliga ramar och styrning inom området. Överenskommelsen syftar till utveckling och förbättring av vård och omsorg för sjuka äldre i kommuner och landsting. Det centrala innehållet innebär att utveckla ett systematiskt förbättringsarbete inom områdena: sammanhållen vård och omsorg, förebyggande arbetsätt, god vård vid demenssjukdom, god läkemedelsbehandling och god vård i livets slut. Med stöd av Regionförbundet, SKL:s Ledningskraft och sammanställning från Health Navigator har vårdgivarna gemensamt ansvar att tillsammans se över och analysera nuläge, strategier och åtgärder för en mer sammanhållen vård- och omsorg samt hur slutenvård och återinläggning på sjukhus ska kunna undvikas i möjligaste mån. Inom nämndens ansvarsområde sker kvalitetsarbete i linje med överenskommelsen och uppsatta mål med stöd av olika kvalitetsregister inom äldreområdet. Lokal samverkansarena mellan primärvårdens vårdgivare och kommunen finns med fokus på samverkan kring de mest sjuka äldre samt utveckling av strategier och åtgärder i syfte att utifrån överenskommelsen förbättra förhållandena för äldre som har behov av hälso- och sjukvård/ vård- och omsorg. Arbete pågår inom ram för satsningen om mest sjuka äldre och ska därefter ha implementerats i verksamheten.

69 Titel: Hantering av extraordinära händelser 45 1 (8) Id nr: 1:5 Typ: Plan Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.3 Fastställd: Uppdateras: 2015 Plan för hantering av extraordinära händelser Innehållsförteckning 1. Bakgrund 2. Syfte 3. Risk- och sårbarhetsanalys 4. Kommunens ansvar 5. Kommunens anpassade organisation 6. Metodik 7. Referenser 1. Bakgrund Strömsunds kommun ska, enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser inom kommunens geografiska område. Lagen reglerar kommunens organisation, ansvar och befogenheter vid extraordinära händelser i fredstid. Planen ska utgå från kommunens risk- och sårbarhetsanalys. I analysen framgår vilka extraordinära händelser som kan inträffa inom kommunens geografiska område i fredstid. En extraordinär händelse kännetecknas av att den: avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. 2. Syfte Denna plan innehåller övergripande riktlinjer för styrning och ledning av den kommunala verksamheten under extraordinära händelser i fredstid inom kommunens geografiska område. Mer detaljerade riktlinjer och checklistor finns i kommunens krisledningsplan och verksamheternas egen dokumentation. Planen har upprättas utifrån aktuell risk- och sårbarhetsanalys.

70 Titel: Hantering av extraordinära händelser 46 2 (8) Id nr: 1:5 3. Risk- och sårbarhetsanalys I risk- och sårbarhetsanalysen identifieras vilka av kommunens egna verksamheter som är samhällsviktiga och vilka samhällsviktiga verksamheter med annan huvudman som finns inom kommunens geografiska område. Av analysen framgår och värderas risker, sårbarheter och kritiska beroenden. Viktiga resurser vid extraordinära händelser har identifierats, förmågan i samhällsviktig verksamhet att motstå allvarliga störningar har analyserats och en förteckning över behovet av åtgärder har upprättats. Analysen visar att det inom kommunen finns tre risker som inte är acceptabla för kommunens verksamhet och de kvinnor och män, flickor och pojkar som bor eller vistas i kommunen: Långvarigt oväder/storm vintertid Epidemi, pandemi Dammhaveri och översvämning En utmaning för kommunen vid kris är klara av informationen. Information och larm är beroende av el, tele och IT. Om något av dessa system faller ifrån blir det bekymmer för den kommunala krishanteringen. 4. Kommunens ansvar Kommunen har det övergripande ansvaret för att samordna planering samt hantering av extraordinära händelser som inträffar inom kommunens geografiska område. Det övergripande arbetet samordnas av kommunstyrelsens arbetsutskott i egenskap av krisledningsnämnd. Kommunala förvaltningar och bolag ansvarar, inom sin verksamhet, för förebyggande planering och hantering av allvarliga störningar som kan utvecklas till extraordinära händelser. Kommunen ska lämna en samlad information till länsstyrelsen om läget i kommunen i fråga om risker och sårbarhet och om de lokala krisaktörernas förberedelser för hanteringen av en extraordinär händelse. Vid en extraordinär händelse ska kommunen: Ha en omedelbar förmåga att under krisartade förhållanden hantera och lindra konsekvenserna av en extraordinär händelse i fred.

71 Titel: Hantering av extraordinära händelser 47 3 (8) Id nr: 1:5 Ha en omedelbar förmåga att leda och samordna verksamheten i kommunen. Ha en förmåga att upprätta nödvändiga funktioner för ledning, samband och information. Funktionerna ska kunna upprätthållas under längre tid och vid behov ska de även kunna verka från en reservledningsplats. Snabbt ha förmåga att ge viktig och korrekt information till allmänheten, berörda verksamheter och myndigheter. Informationen till allmänheten ska samordnas med andra aktörer och myndigheter. Efter en kort förberedelse ska media kunna delges adekvat information under ordnade former. I största möjliga mån fungera enligt sin ordinarie organisation och svara för sin normala samhällsviktiga verksamhet. Efter begäran ha möjlighet att bistå grannkommuner och andra närliggande kommuner med hjälp vid hanteringen av en extraordinär händelse. Ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget i kommunen och om de lokala krisaktörernas vidtagna och planerade åtgärder med anledning av händelsen. 5. Kommunens anpassade organisation 5.1 Krisledningsnämnd Kommunstyrelsen ska enligt sitt reglemente fungera som krisledningsnämnd. Kommunstyrelsen har delegerat denna funktion till sitt arbetsutskott ( , 99). Krisledningsnämnden har det övergripande ansvaret för att samordna kommunens resurser, för att upprätthålla livsviktig försörjning samt för att upprätthålla de viktigaste samhällsfunktionerna under en extraordinär händelse. När ordföranden i krisledningsnämnden har bedömt att en extraordinär händelse föreligger och att ordinarie rutiner för ledning inte svarar mot situationens krav ska han eller hon besluta att nämnden ska träda i funktion och den anpassade organisationen sättas igång. 5.2 Krisledningsgrupp Krisledningsgruppen består av tjänstepersoner och är beredande och verkställande organ åt krisledningsnämnden. I krisledningsgruppen ingår kommunchefen, informationsansvarig, berörda förvaltnings- och avdelningschefer samt säkerhetssamordnaren. Andra berörda personer kan adjungeras efter behov. Kommunchefen är krisledningsgruppens

72 Titel: Hantering av extraordinära händelser 48 4 (8) Id nr: 1:5 chef. För att få en uthållig organisation har varje person i krisledningsgruppen minst en ersättare. 5.3 Informationsorganisation Krisledningsnämndens ordförande beslutar om igångsättandet av informationsorganisationen och uppdrar åt den informationsansvarige att starta upp en anpassad organisation. 5.4 Servicefunktion Servicefunktionen består av vaktmästare, lokalvårdare och IT-personal. Funktionen ansvarar bland annat för lokaler och för att utrustning som krisledningsnämnden, krisledningsgruppen samt informationsstaben behöver finns i respektive rum samt för teknikstöd, kontorsservice, förtäring m.m. 5.5 Förvaltningar Kommunala förvaltningar ska, så långt det är möjligt, fortsätta sin verksamhet i ordinarie lokaler och med ordinarie förvaltningsorganisation. Personalen biträder vid behov krisledningsgruppen. Kommunchefen och ansvarig förvaltnings- eller avdelningschef har befogenhet att återkalla semesterledig personal samt förändra tjänstgöringen för inkallad personal efter behov. 6. Metodik 6.1 Förebyggande arbete Kommunen arbetar i förebyggande syfte med att minimera de risker som kan leda till en extraordinär händelse enligt risk- och sårbarhetsanalysen. Kommunens krisledningsorganisation ska vara utbildad och inövad. Medlemmar i krisledningsnämnden och krisledningsgruppen ska ges möjlighet att delta i större regionala övningar som anordnas i samverkan med övriga aktörer i regionen såsom länsstyrelsen, polismyndigheten, landstinget, militären och närliggande kommuner. 6.2 Larmning och beslut om anpassad organisation När en händelse föreligger, som kan komma att utveckla sig till en extraordinär händelse, ska kommunchefen och säkerhetssamordnaren informeras. Kommunchefen larmar krisledningsnämndens ordförande.

73 Titel: Hantering av extraordinära händelser 49 5 (8) Id nr: 1:5 Bedömer krisledningsnämndens ordförande att det är en extraordinär händelse som föreligger ska den anpassade organisationen sättas igång. Personal och förtroendevalda som är kopplade till den anpassade organisationen ska kallas enligt larmlistor. Krisledningsnämndens ordförande och krisledningsgruppen ska inställa sig snarast och senast inom 4 timmar. Om ordförande i krisledningsnämnden har förfall ersätter vice ordförande henne/honom. 6.3 Styrande dokument Styrande dokument finns samlade i en krisledningsplan. Dokumenten omfattar bland annat larmlistor med kontaktuppgifter och rutinbeskrivningar för den anpassade organisationen och förvaltningar. Krisledningsplanen finns tillgänglig för berörda i kommunens nätverk och i pappersformat i de lokaler som används av krisledningsorganisationen. Förvaltnings-/avdelningschef ansvarar för årlig revidering och uppdatering av krisplaner, rutiner, larmlistor och annan dokumentation för sin verksamhet och redovisar detta till säkerhetssamordnaren, som vid behov uppdaterar kommunens samlade krisledningsplan. Säkerhetssamordnaren ansvarar för att larmlistor för krisledningsnämnden och krisledningsgruppen uppdateras minst två gånger om året. 6.4 Lokaler och samband Sammanträdeslokalerna Almen, Bryggan och Svaningen i kommunkontoret i Strömsund används av krisledningsnämnden, krisledningsgruppen och informationsstaben. En reservledningscentral finns i brandstationen i Strömsund. Växeln använder ordinarie arbetsplats och servicefunktionen vaktmästeriets lokaler. Kommunikationer sköts i första hand via telefon, fax, e-post, hemsida och bud. Samband ska upprättas mellan räddningstjänsten och krisledningsgruppen. 6.5 Information En utmaning för kommunen vid kris är klara av informationen.

74 Titel: Hantering av extraordinära händelser 50 6 (8) Id nr: 1:5 Kommunens information i samband med en extraordinär händelse syftar till att ge drabbade, allmänhet, personal, samverkande organisationer och massmedia så riktig information som möjligt, så snabbt som möjligt och på ett så bra sätt som möjligt. Kommunens information ska samordnas så att kommunen går ut med ett budskap. Det är ordföranden i krisledningsnämnden som är kommunens ansikte utåt och leder presskonferenser och ansvarar för den information som delges allmänheten. Informationsorganisationen är knuten till krisledningsnämnden och krisledningsgruppen. Huvuduppgiften för kommunens informationsansvariga är att leda och organisera informationsverksamheten enligt krisledningsgruppens direktiv. Den informationsansvariga har följande funktioner knutna till sig: Informationsstab Växel Upplysningscentral Spridning av information Informationsstaben ska ha kontakt med de lokala media som kommunen normalt utnyttjar. Informationen ska spridas via kommunens hemsida, via intranätet, via informationsboxen samt via informationsblad som sätts upp i bibliotek, skolor och affärer. Posten kan användas för spridning av information. Även kommunens personal i t.ex. hemtjänst, förskola, skola och vaktmästeri samt frivilligorganisationer, föreningar och byalag kan användas. Alla myndigheter har enligt lag rätt att begära kostnadsfri sändning i radio och TV av meddelanden som är av vikt för allmänheten, VMA. Allmänheten ska i meddelandet få ett klart besked om vad de ska vidta för åtgärder direkt och därefter få fortlöpande information om händelseutvecklingen. Informationsstab Informationsstabens huvuduppgift är att bearbeta information, d.v.s. att följa informationsspridningen, analysera behovet av ytterligare informationsinsatser och bistå med informationsstrategiska bedömningar. Staben ska distribuera krisledningsnämndens och krisledningsgruppens meddelanden. Informationsstaben bemannas med en fast grupp till vilken förvaltningarnas informatörer, nämndsekreterare eller andra utsedda kvinnor

75 Titel: Hantering av extraordinära händelser 51 7 (8) Id nr: 1:5 eller män knyts. Situationens art och omfattning avgör vilken kompetens och bemanningsstorlek som behövs. Informationsansvarige avgör detta. Vid behov kan även företrädare för samverkande myndigheter knytas till staben för att underlätta samordningen av service till massmedia. Kommunens växel Kommunens växel kommer att ha samma arbetsuppgifter som i ordinarie verksamhet. Ett ökat tryck på växeln är att förvänta. Vid en extraordinär händelse kommer kommunen att gå ut med tre telefonnummer: Ett nummer dit de som berörs av den aktuella händelsen kan vända sig. Ett nummer dit allmänheten kan ringa för att få information om den aktuella händelsen. Allmänheten kommer då att bli kopplad till upplysningscentralen. Telefonnummer till informationsboxen , där kort och korrekt information om händelsen talats in av växelpersonalen. Upplysningscentral Upplysningscentralens huvuduppgift är att svara för kommunens information till allmänheten, d.v.s. den information som krisledningsnämnden har beslutat att kommunen ska gå ut med. Upplysningscentralen bemannas med en fast grupp till vilken personal från kommunens förvaltningar och bolag knyts. Situationens art och omfattning avgör vilken kompetens och bemanningsstorlek som behövs. 6.6 Samverkan Samverkan bygger på att berörda aktörer av egen vilja medverkar till en samordning av krishanteringen i det geografiska området. Varje aktör agerar självständigt och leder sin egen verksamhet. Krisledningsgruppen bedömer i vilken utsträckning samverkan behöver ske. Detta är beroende av den aktuella händelsens art och omfattning. Kommunchefen uppdrar åt säkerhetssamordnaren att upprätta nödvändiga kontakter.

76 Titel: Hantering av extraordinära händelser 52 8 (8) Id nr: 1:5 6.7 Avveckling av den anpassade organisationen Krisledningsnämnden bedömer om läget är sådant att den anpassade organisationen ska avvecklas. Även kommunfullmäktige kan besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska avvecklas. Denna befogenhet finns för att skapa en yttersta spärr mot att nämnden missbrukar sina befogenheter. 6.8 Utvärdering av ledningsarbetet Efter en händelse, där kommunens anpassade organisation har varit verksam, ska arbetet utvärderas och granskas. Säkerhetssamordnaren tar initiativ till att en utvärdering sker och rapporterar resultatet till kommunchefen och krisledningsnämnden. Krisledningsnämnden ska informera kommunfullmäktige om innehållet i rapporten. 7. Referenser Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Krisledningsplan för Strömsunds kommun Risk- och sårbarhetsanalys för Strömsunds kommun, KS , 223 (ska fastställas av kommunfullmäktige, hänvisningen ska ändras) Tidigare utgåva fastställd av KF , 67

77 Titel: Ekonomisk process 53 1 (6) Id nr: 0:9 Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.5 Fastställd: Uppdateras: 2015 Ekonomisk process budget, mål och uppföljning Innehållsförteckning 1. Bakgrund 2. Processbeskrivning året före verksamhetsåret 3. Processbeskrivning verksamhetsåret 4. Processbeskrivning året efter verksamhetsåret 5. Ansvarsfördelning 6. Referenser 1. Bakgrund Strömsunds kommuns process för styrning och ledning omfattar arbete med mål, budget, planering, uppföljning och redovisning. Året före verksamhetsåret beslutar kommunfullmäktige om mål och budget för kommunens verksamhet kommande kalenderår och de två följande kalenderåren. Under verksamhetsåret sker regelbunden uppföljning av såväl mål som budget. Den löpande uppföljningen syftar till att ge ledande politiker och tjänstepersoner information om verksamheten som underlag för den löpande styrningen, utlösa åtgärder vid avvikelser, ge kommunledningen en överblick över förväntat ekonomiskt utfall samt ge kommunledningen underlag för likviditetsplanering. Året efter verksamhetsåret upprättas bokslut och årsredovisning. Årsredovisningen fastställs av kommunfullmäktige och utgör underlag för beslut om ansvarsfrihet för politiker i nämnder och styrelser. I åttonde kapitlet i kommunallagen finns bestämmelser om kommunens ekonomiska förvaltning. Lagen slår fast att målet för den ekonomiska förvaltningen är att kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning i sin egen verksamhet och den verksamhet som kommunen bedriver genom andra juridiska personer.

78 Titel: Ekonomisk process 54 2 (6) Id nr: 0:9 2. Processbeskrivning året före verksamhetsåret Arbetet inleds med att kommunstyrelsens arbetsutskott fastställer en tids- och aktivitetsplan för arbetet med mål och budget för kommande verksamhetsår. Under första kvartalet har kommunstyrelsen en budgetberedning där kommunledningsförvaltningen/ekonomi (KLF/ekonomi) redovisar det ekonomiska läget för det kommande verksamhetsåret och de följande två åren. Därefter följer budgetdialoger med ordförande i nämnder och förvaltnings- och avdelningschefer. I de politiska partierna pågår parallellt ett arbete med politiska prioriteringar och inriktningsmål. Kommunstyrelsen utarbetar ett förslag till budgetramar för nämnder och förvaltningar. Kommunfullmäktige antar inriktningsmål och budgetramar före halvårsskiftet. KLF/ekonomi upprättar och distribuerar anvisningar och underlag för arbetet med mål och budget. Nämnderna lämnar in sina investeringsäskanden före sommaren. Tidigt under hösten beslutar kommunfullmäktige om investeringar kommande kalenderår. Fram till hösten arbetar nämnderna och förvaltningarna med förslag till mål och budget för kommande verksamhetsår. Nämnden väljer ut ett begränsat antal mål som ska redovisas till fullmäktige. Alla mål som rör individer ska redovisas könsuppdelade. Förslagen MBL-förhandlas, beslutas i nämnden och skickas till kommunstyrelsen. I november beslutar kommunfullmäktige om skattesats för kommande kalenderår. Resultatbudget, balansbudget och kassaflödesanalys fastställs samtidigt för kommande kalenderår och de två följande kalenderåren. 3. Processbeskrivning verksamhetsåret Uppföljningen under året består av månads- och tertialuppföljning. 3.1 Månadsuppföljning (verksamhetsprognos) Månadsuppföljning sker normalt alla månader utom januari, juni och juli. Förvaltnings- och avdelningschefer upprättar en ekonomisk verksamhetsprognos för hela året med kommentarer. Vid befarad avvikelse från budgetramar lämnar förvaltnings-/avdelningschefen förslag på åtgärder för behandling och beslut i nämnden.

79 Titel: Ekonomisk process 55 3 (6) Id nr: 0:9 För december redovisas faktiskt utfall för hela året med kommentarer. Verksamhetsprognoserna skickas till kommunstyrelsens arbetsutskott. 3.2 Tertialuppföljning (bokslutsprognos) Tertialuppföljning görs per sista april och sista augusti och omfattar även de helägda kommunala bolagen. Till den ska bolagen redovisa en ekonomisk verksamhetsprognos för hela året med kommentarer. Verksamheterna ska utöver ordinarie månadsuppföljning (verksamhetsprognos) redovisa måluppfyllelse per sista april och sista augusti. Investeringsprognoser ska lämnas av verksamheterna per sista april respektive sista augusti. För december redovisas faktiskt utfall. Samtliga redovisningar ska kommenteras per objekt. KLF/ekonomi sammanställer inlämnade rapporter om måluppfyllelse och ekonomiska verksamhetsprognoser och gör därefter en bokslutsprognos för hela året. Per sista augusti gör KLF/ekonomi även ett delårsbokslut. Bokslutsprognoser skickas till kommunfullmäktige för godkännande. Finansrapporter sammanställs av KLF/ekonomi per sista april, sista augusti och sista december. De skickas till kommunstyrelsen. 4. Processbeskrivning året efter verksamhetsåret När verksamhetsåret är slut gör KLF/ekonomi ett bokslut för kommunen och kommunkoncernen och sammanställer därefter en årsredovisning. Årsredovisningen innehåller resultat och utvärdering av mål, ekonomi och verksamhet. Nämnders ordförande, bolagens verkställande direktörer samt förvaltnings- och avdelningschefer lämnar enligt anvisningar från KLF/ekonomi in redovisning av måluppfyllelse, verksamhetsberättelser och annat underlag som begärs. Årsredovisningen redovisas i kommunstyrelsen under första kvartalet och därefter i kommunfullmäktige. Den ska enligt kommunallagen överlämnas till revisorer och kommunfullmäktige senast den 15 april. Kommunfullmäktige fattar beslut om ansvarsfrihet för styrelser och nämnder och godkänner årsredovisningen.

80 Titel: Ekonomisk process 56 4 (6) Id nr: 0:9 5. Ansvarsfördelning 5.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ, vilket innebär att fullmäktige ska: Besluta om verksamheters ambitions- och servicenivå. Besluta om politiska prioriteringar uttryckt i form av inriktningsmål för kommunens verksamhet. Fastställa budgetramar för nämnder och förvaltningar. Fastställa investeringsbudget, resultatbudget, balansbudget och kassaflödesanalys. Besluta om skattesats. Granska och godkänna bokslutsprognoser. Fatta beslut om ansvarsfrihet för styrelser och nämnder. Granska och godkänna årsredovisningen. 5.2 Kommunstyrelsen Ur kommunstyrelsens reglemente: Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen ska därvid fästa kommunfullmäktiges uppmärksamhet på eventuella avvikelser från gällande planer. Konkret innebär det att kommunstyrelsen har ansvar för att: Löpande analysera kommunens ekonomi och vid behov initiera åtgärder. Via sitt arbetsutskott fastställa tids- och aktivitetsplan för arbete med mål och budget samt uppföljning. Upprätta förslag till budgetramar för nämnder och förvaltningar. Upprätta slutligt förslag till års- och flerårsbudget. Löpande följa upp av kommunfullmäktige och nämnder beslutade mål och budget, vid behov initiera åtgärder. Upprätta bokslutsprognoser två gånger under verksamhetsåret. Upprätta delårsbokslut per 31 augusti. Upprätta bokslut per 31 december och årsredovisning.

81 Titel: Ekonomisk process 57 5 (6) Id nr: 0:9 5.3 Nämnder Nämnder, inklusive kommunstyrelsen i sin egenskap av verksamhetsansvarig nämnd, ska: Analysera av kommunfullmäktige beslutade och för verksamheten relevanta inriktningsmål. Komplettera dem med egna nämndspecifika inriktningsmål. Komplettera varje inriktningsmål med mätbara effektmål. Alla mål som rör individer ska redovisas könsuppdelade. Besluta om mål och budget för den egna verksamheten. Ansvara för uppföljning av mål och budget under verksamhetsåret, initiera åtgärder vid behov. Rapportera utfall och åtgärder till kommunstyrelsen. Löpande bevaka att effektiviseringar av verksamheten sker. 5.4 Förvaltnings- och avdelningschefer Förvaltnings- och avdelningschefer har följande arbetsuppgifter: Utifrån beslutade mål och budget leda verksamheten. Bistå nämnden vid arbete med inriktnings- och effektmål. Upprätta budgetförslag. Följa upp beslutade mål och budget. Upprätta prognoser, redovisa för nämnden och vid behov föreslå åtgärder. 5.5 Kommunledningsförvaltningen/ekonomi (KLF/ekonomi) KLF/ekonomi bistår kommunstyrelsen i den ekonomiska processen. Arbetet omfattar: Bistå kommunstyrelsen i sitt arbete med att analysera kommunens ekonomi. Sammanställa beslutsunderlag. Upprätta förslag på tids- och aktivitetsplan för arbetet med mål och budget samt uppföljning. Upprätta och distribuera anvisningar och underlag för arbete med mål, budget, uppföljning och redovisning. Två gånger per år sammanställa nämndernas rapporter om måluppfyllelse och upprätta en bokslutsprognos. Redovisa för kommunstyrelsen. Upprätta finansrapporter tre gånger per år (april, augusti och december) och redovisa för kommunstyrelsen. Upprätta hel- och delårsbokslut, årsredovisning samt sammanställd redovisning för koncernen. Redovisa för kommunstyrelsen.

82 Titel: Ekonomisk process 58 6 (6) Id nr: 0:9 5.6 Alla anställda och förtroendevalda Alla anställda och förtroendevalda har ett ansvar för att bidra till god ekonomisk hushållning inom kommunen. Det innebär att arbete och uppdrag ska utföras kostnadseffektivt både när det gäller tidsåtgång och utnyttjande av resurser (t ex. materialåtgång, energiförbrukning, resor, transporter). 6. Referenser Kommunallagen, kapitel 8 om ekonomisk förvaltning 0:4 Regler för medelshantering inom Strömsunds kommunkoncern 0:12 Riktlinjer för redovisning av inventarier 9:0 Reglemente för attest av ekonomiska transaktioner 9:0B Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner Under upprättande: Riktlinjer för hantering av investeringar Riktlinjer för god ekonomisk hushållning Tidigare utgåva fastställd av kommunfullmäktige , 42 Titel: Reglemente för budgetuppföljning

83 Förvaltning Kommunledningsförvaltningen Utredare/handläggare Gunilla Mellgren, interna kvalitetsnätverket TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 1 av 4 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 59 Beställning av servicemätning inom KKiK Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslöt , 182, att Strömsunds kommun ska delta i kvalitetsnätverket KKiK (kommunens kvalitet i korthet) i år. I mätningarna i KKiK för 2013 ingår 39 kvalitetsmått. 17 av dessa ska kommunen själv rapportera in. Tre av de 17 måtten är tillgänglighetsmått som ska göras via en extern servicemätning, där ett företag under en viss undersökningstid skickar in ett antal frågor via e-post samt ringer in ett antal samtal med en enkel fråga. Sveriges Kommuner och Landsting samarbetar med två företag, Profitel och JSM, som kan göra dessa mätningar enligt de instruktioner som SKL har för dessa tre mått. Initierare Gunilla Mellgren, projektledare KKiK och samordnare kommunens interna kvalitetsnätverk Förslag till beslut och motivering Strömsunds kommun beställer en servicemätning om 54 e-postmeddelanden och 54 telefonsamtal från företaget Profitel till en kostnad av kr. Motivering till detta är att mätning av just dessa tillgänglighetsmått kan ge oss ett bra värde på vår tillgänglighet för medborgarna och vårt bemötande mot desamma. Även för förvaltningarna kan det vara intressant att mäta svarstider och bemötande. Underskrift...

84 Förvaltning Kommunledningsförvaltningen Utredare/handläggare Gunilla Mellgren, interna kvalitetsnätverket TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 2 av 4 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 60 Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslöt , 182, att Strömsunds kommun ska delta i kvalitetsnätverket KKiK (kommunens kvalitet i korthet) i år. Strömsunds kommun deltog i KKiK förra året och resultaten presenterades för kommunfullmäktige, i pressmeddelanden samt på hemsidan. Cirka 200 kommuner deltog i KKiK förra året. I mätningarna i KKiK för 2013 ingår 39 kvalitetsmått. 17 av dessa ska kommunen själv rapportera in. Tre av de 17 måtten är tillgänglighetsmått som ska göras via en extern servicemätning, där ett företag under en viss undersökningstid skickar in ett antal frågor via e-post samt ringer in ett antal samtal med en enkel fråga. Mätningen görs av hur snabbt frågorna besvaras via e-post respektive vid telefonsamtalet. Det tredje måttet handlar om vilket bemötande man bedömer att man får vid telefonsamtalet. E-posten skickas till kommunens officiella e-postadress och telefonsamtalen rings in till växelnumret. Frågorna berör nio olika verksamhetsområden så de kommer även att beröra handläggare hos olika förvaltningar/avdelningar. Sveriges Kommuner och Landsting samarbetar med två företag, Profitel och JSM, som kan göra dessa mätningar enligt de instruktioner som SKL har för dessa tre mått. Utöver detta får kommunerna ytterligare information om servicenivån, men det är enbart de ovan nämnda måtten som rapporteras till KKiK. Undersökningarna kan göras i två olika omfattningar antingen 54 e- postfrågor och 54 telefonsamtal eller det dubbla (108 stycken) e-postfrågor och telefonsamtal. Kostnader för undersökningarna är: JSM Profitel 54 e-post/samtal kr kr 108 e-post/samtal kr kr Se bifogade offerter från JSM och Profitel. Förra året beslöt kommunstyrelsen att beställa den mindre undersökningen från Profitel.

85 Förvaltning Kommunledningsförvaltningen Utredare/handläggare Gunilla Mellgren, interna kvalitetsnätverket TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 3 av 4 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 61 Förslag till beslut och motivering Min rekommendation är att Strömsunds kommun ska beställa en servicemätning om 54 e-postmeddelanden och 54 telefonsamtal från företaget Profitel till en kostnad av kr. Motivering till detta är att mätning av just dessa tillgänglighetsmått kan ge oss ett bra värde på vår tillgänglighet för medborgarna och vårt bemötande mot desamma. Även för förvaltningarna kan det vara intressant att mäta svarstider och bemötande. Kostnadskalkyl kr i en engångskostnad. Konsekvensanalys En konsekvens av ett positivt beslut är att de tre tillgänglighetsmåtten kommer att kunna mätas och jämföras med andra kommuner och vårt eget resultat från förra året. Konsekvens av icke-beslut Det är inget tvång att mäta dessa mått och vid ett negativt beslut kommer dessa helt enkelt att saknas i vår KKiK-rapport. Det är synnerligen svårt för kommunerna att göra denna mätning själva, då dessa meddelanden och samtal ska maskeras av det dagliga flödet av e-post och telefonsamtal. Tidsramar Anmälan till servicemätningen ska göras senast den 7 oktober till SKL. Vi har fått lov att ge ett preliminärt besked efter arbetsutskottets sammanträde den 9 oktober och återkomma med en definitiv anmälan den 22 oktober efter kommunstyrelsens sammanträde. Gunilla Mellgren lämnar besked till SKL och gör anmälan vid ett positivt beslut. Mätningen utförs under senhösten och rapport kommer i januari 2013.

86 Förvaltning Kommunledningsförvaltningen Utredare/handläggare Gunilla Mellgren, interna kvalitetsnätverket TJÄNSTESKRIVELSE Sidan 4 av 4 datum Ärendenr/diarienr Nämnd/styrelse Kommunstyrelsen 62 Länk till mer information om KKiK Bilagor 1. Offert JSM 2. Brev från Profitel 3. Beskrivning Profitel 4. Offert Profitel

87 63 JSM Telefront är ett undersökningsföretag som sedan 1993 specialiserat sig på kvalitetsmätningar av servicenivån i organisationers inkommande kundkontakter Vi har genom åren utfört mätningar åt ca 200 olika kommuner runt om i landet. Exempel på andra uppdragsgivare är Energimyndigheten, Folksam, Nordea, Plus Girot, Posten, Skandiabanken, Swedbank, m.fl. Våra undersökningar, som sker via telefon och e-post, ger en bild av den verklighet som era kommuninvånare möter och ger er mätbara variabler på verksamheten. Resultatet av mätningen ska ses som ett arbetsinstrument för målsättning och riktlinjer för att förbättra servicen för kommuninvånarna. I rapporten, som kommer via mailen, redovisar vi förutom KKiK-måtten även andra servicemått. JSM redovisar på ett enkelt och klargörande sätt de viktigaste resultaten från mätningen. JSM kommenterar varje enskild kommuns utfall och förändring samt ger svarsexempel från varje enskild kommun, dvs en mer individuell rapport. JSM levererar inte standardiserade rapporter, JSM skapar ett utvecklingsredskap. Rapporten kommer i samband med KKiK-mötet i januari. Vi har sedan starten av KKiK 2007, genomfört dessa mätningar och har kvar alla resultat. Eftersom bedömningarna utförs enligt tidigare förfarande ger det kontinuitet i mätningarna så att ni kan jämföra årets resultat med tidigare år och med andra kommuner. För nytillkomna kommuner blir ert resultat jämförbart med andra kommuner. Inga massutskick av och 100 % genomförda sökningar till växeln JSM skickar varje separat till varje enskild kommun. JSM väntar tills vi får svar av kommunen, dvs inget bortfall innan växeln, annars blir det begränsade mätunderlaget ännu mindre. Växelstatistik kan de flesta kommuner få ut från det egna telefonisystemet ändå. Fortsättning

88 64 JSM erbjuder nya egna tillägg utan extra kostnad för er: Efter rapportleveransen ringer JSM kommunens kontaktansvarig för en personlig genomgång av rapporten och besvarar eventuella frågor. Siffror, staplar och prickar i all ära, JSM presenterar även kommentarer från intervjuarna som utfört samtalen med personalen på kommunen, vilket ger en mer särpräglad rapport för just Er kommun. Vi kommer i år även att redovisa Er kommuns förhållande till andra kommuner i likvärdig storlek och med likvärdiga förutsättningar. Om Ni har en Kundtjänst/center kan Ni även få jämförelser med andra kommunala Kundtjänster/center som ingår i våra kommuner. Vi bjuder även på mätning av Kommunledningskontoret om Ni så önskar. Priset för standardmätningen (54 telefonsökningar och 54 e-brev) är :- Priset för en utökad mätning (108 telefonsökningar och 54 e-brev) är :- JSM Telefront hoppas på att få göra Er kommande mätning. För mer detaljerad info, ring eller maila gärna mig. Jan K. Samuelson JSM Telefront, Box 55650, Stockholm, Tel , info@jsm-telefront.se, Besöksadress; Näringslivets Hus

89 65 Hej! Vi hoppas att vi får förmånen att fortsätta samarbetet med er som valt att anlita oss tidigare. För er som inte anlitat oss tidigare skulle det glädja oss att få bli er leverantör i år. Vi vill med detta följebrev komplettera informationen i vår offert genom att kort berätta om oss själva och vårt erbjudande inom KKiKs Servicemätning via telefon och e-post PROFITEL PROFITEL är ett av Sveriges ledande företag inom service- och tillgänglighetsmätningar per telefon och e-post. Men vi är mer än så, då vi också arbetar med att förbättra resultat. Många av våra kunder uppskattar att vi utöver mätningar erbjuder ytterligare kvalificerade tjänster och utvecklingsredskap för att förbättra tillgänglighet och servicegrad. PROFITEL har arbetat professionellt inom området i snart 20 år och genomfört en stor mängd uppdrag inom såväl den privata som den offentliga sektorn. Fokus på kommuner Vi har ett stort fokus på kommuner och har genomfört uppdrag för ca 200 stycken. De senaste åren har vi t.ex. hjälpt många kommuner med uppstart, etablering och vidareutveckling av kontaktcenters/kundtjänster. Nyheter i 2013 års KKiK (ingår i priset)! Även i år utökar vi vår resultatrapport med nya parametrar för att ge en än mer komplett bild av vad vi upplever i kontaktförsöken med er kommun. Dessutom kompletterar vi vår tydliga och uppskattade resultatrapport med en samtalsspecifikation, extra information från våra undersökare om samtalen, kommentarer om resultatförändringar för varje enskild kommun samt en muntlig genomgång av rapporten per telefon (se offert). För tydlighetens skull innehåller årets rapport i övrigt samma undersökningsparametrar, struktur och sammanfattande och jämförande kommunprofiltabell som tidigare års rapporter. Stor databas för jämförelser I KKiK 2012 genomförde PROFITEL mätningarna för 123 av 143 kommuner (86%) och respektive kommunresultat jämfördes alltså med snittresultatet för dessa 123 kommuner. Således ett stort och tillförlitligt underlag att jämföra sig med, vilket är en viktig aspekt. De kommuner som tidigare har anlitat PROFITEL och gör det i år igen får självklart en jämförelse av årets resultat med tidigare års resultat. För nya kunder Har ni inte anlitat PROFITEL förut men gjort mätningar inom KKiK tidigare? Inga problem! Vi jämför självklart er kommuns resultat i årets undersökning med era tidigare resultat. Ert resultat i år kommer även att jämföras med de kommuner som mäts av PROFITEL Kommuner som inte gjort mätningar inom KKiK tidigare får sitt resultat jämfört med övriga kommuner som mäts av PROFITEL Med vänliga hälsningar PROFITEL, september 2013 Patrik Rydén VD PS. Alla kommuner som anlitar PROFITEL får ett värdebevis om 10% rabatt på våra övriga tjänster. DS. Almekärrsvägen LERUM Tel Fax / info@profitel.se

90 66 PROFITELS framgångsrika metodik Vägen till ökad medborgarservice via telefon och e-post. All verksamhet bygger på att människor kommer i kontakt med varandra. Att erbjuda omvärlden goda möjligheter att kontakta sin organisation, samt att ha smidig intern kommunikation är mycket viktiga framgångsfaktorer. Majoriteten av kontakterna sker per telefon och e-post så en bra hantering utgör en stor potential för att stärka varumärket, effektiviteten och lönsamheten. Det finns mycket att vinna på att se över denna hantering. Kunder, medborgare, leverantörer, ledning, kundtjänst och övriga medarbetare kan alla dra fördel av en genomtänkt helhetssyn. Målet bör i hela organisationen vara att erbjuda en bra service och en hög tillgänglighet. För att säkerställa detta har PROFITEL i snart 20 år utvecklat och arbetat med en mät- och undersökningsmetodik i form av fyra tjänster, med syfte att skapa kundmöten per telefon och e- post som imponerar. Processen fungerar för alla verksamheter och är dessutom helt oberoende av vilka tekniska plattformar uppdragsgivaren har. 1. Kvalitetsmätning PROFITELs personal ringer och skickar e-post till er organisation och upplever samma servicegrad som kunder, medborgare, leverantörer, m.fl. upplever. Vi undersöker allt från svarstider, tillgänglighet, hälsningsfraser, beskedskvalitet, information, m.m. och kunskapsnivåer inom olika områden i organisationen. Vi bedömer således hanteringen av kontaktande personer ur ett serviceperspektiv. Fokus kan ligga på att mäta växelns och/eller anknytningarnas samt de kommunikationsintensiva funktionernas (kontaktcenter/kundtjänster etc.) hantering av telefonin och e-post. Mätningen ligger till grund för telefon- & e-postpolicyn/riktlinjerna. 2. Kommunikationsanalys - telefoni och e-post I Kommunikationsanalysen (webb- och/eller pappersenkät) får personal och eventuellt kunder/medborgare komma med synpunkter på hanteringen av telefonin och e-post. Vi samlar på detta sätt in värdefull information om behov, önskemål, servicenivåer m.m. Analysen är en stark tankeväckare eftersom den får personalen att uppmärksamma hur viktiga kontakter per telefon och e-post är. Den höjer såväl kunskapen som motivationen inom området samt utgör en bra grund för planering inom området. Hela organisationen känner sig också delaktig, vilket är viktigt för engagemanget i skapandet av fungerande policy/riktlinjer. 3. Telefon & e-postpolicy/riktlinjer För att möjliggöra för organisationen att erbjuda professionella kundmöten per telefon- och e-post bör en policy/riktlinjer formuleras som alla medarbetare kan ställa upp på. Vi använder underlagen från de tidigare aktiviteterna, väger in vald tekniklösning och bemanning samt anpassar policyn/riktlinjerna efter er generella filosofi om effektivitet, kvalitet och service. 4. Kvalitetssäkring Kvalitetssäkringen avser mätningar som görs kontinuerligt. Vi följer upp och kvalitetssäkrar telefon- och e-postpolicyn/riktlinjerna samt redovisar för organisationen hur väl de följs. Resultaten jämförs över tiden för t.ex. avdelningar, enheter, kundmottagare etc. enligt våra uppdragsgivares önskemål. Nyckeltal kan jämföras med uppsatta mål för t.ex. tillgänglighet, svarstider, bemötande, hänvisningskvalitet, organisationens hantering av kontaktande personer o.s.v. PROFITEL underlättar ert beslutsfattande och er utveckling av servicegrad och tillgänglighet. Med dessa tjänster har ni bra verktyg för uppföljning och kvalitetssäkring av hela er telefoni och e-posthantering. En kommunikation som fungerar och imponerar! Läs mer på vår hemsida, Copyright PROFITEL 2013 Almekärrsvägen Lerum Tel Fax info@profitel.se