Torgerd Jansson, ordförande Göran Gredfors, vice ordförande Monica Lindell Rylén Ewa Callhammar (ersätter Robert Skoglund)

Transkript

1 I avsikt Plats och tid Vårnäs, Vingåker kl Beslutande Torgerd Jansson, ordförande Göran Gredfors, vice ordförande Monica Lindell Rylén Ewa Callhammar (ersätter Robert Skoglund) Ersättare Marianne Andersson Insynsråd landstinget Övriga deltagande Utses att justera Justeringens plats och tid Roger Ljunggren Birgitta Hagdahl, förbundschef Leif Karlsson, administrativ chef Erik Spolander, verksamhetschef Ing-Britt Paulsson, verksamhetschef Göran Gredfors Underskrifter... Sekreterare Leif Karlsson... Ordförande Torgerd Jansson Paragrafer Justerande Göran Gredfors Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet i Vårdförbundet Sörmland Vårdförbundet Sörmlands kansli, Vårnäs, Vingåker Tfn Fax ANSLAG/BEVIS Datum för anslags nedtagande Underskrift... Leif Karlsson

2 32 Val av protokolljusterare beslutar att utse Göran Gredford till protokolljusterare. 33 Ekonomirapport Vårdförbundet Sörmland uppvisar ett positivt resultat för perioden tom motsvarande ca 2,8 mkr. De främsta anledningarna till det goda resultatet är en fortsatt stor efterfrågan på primärbehandling vid Vårnäs behandlingshem och lägre personalkostnad än beräknat. Prognosen för hela året är en vinst motsvarande ca 3 mkr. beslutar att godkänna föreliggande ekonomirapport för perioden t o m med årsprognos, samt att överlämna denna till kommunstyrelsen i medlemskommunerna för kännedom. 34 Uppdatering av förteckning på teckningsrätt, attestantförteckning och delegationsordning Med anledning av att ny verksamhet Gläntan - tillkommit och att delegation av personalansvar har skett till ny administrativ chef behöver rubricerade dokument uppdateras. beslutar att godkänna uppdaterad förteckning på teckningsrätt, attestantförteckning och delegationsordning för Vårdförbundet Sörmland.

3 35 Kommunikationspolicy och riktlinjer för val av informationskanal Förslag till kommunikationspolicy och riktlinjer för val av informationskanal presenteras. Dokumenten beskriver principer, och förhållningssätt, ansvar, kanaler, formspråk och planeringsförutsättningar för Vårdförbundets Sörmlands interna och externa kommunikation. Formuleringen avseende SMS bör korrigeringas och förtydligas i dokumentet som avser Riktlinjer för val av informationskanal. beslutar att godkänna kommunikationspolicy och riktlinjer för val av informationskanal för Vårdförbundet Sörmland. 36 Framtida utbyggnad av verksamhet och konferenslokaler Då efterfrågan på primärbehandling av vuxna är stor och kötiden för närvarande är ca en månad kan en utbyggnad av Vårnäs behandlingshem bli aktuell. Projekteringshandlingar behöver upprättas för ny introduktionsavdelning, tolvstegsboende, anhörigprogram, administration och sammanträdes-/konferenslokaler. En arkitekt behöver därför anlitas för att producera projekteringshandlingar som möjliggör tillförlitliga kostnadskalkyler. beslutar att godkänna anlitande av arkitekt för produktion av projekteringshandlingar för eventuella nya verksamhetslokaler..

4 37 Information om avtal med Flens kommun avseende familjerådgivning Nytt avtal om tjänster inom familjerådgivning har träffats med Flens kommun. Avtalet gäller from den 1 september Under 2016 ska Flens kommun betala 417 tkr för tjänsten och för perioden sep-dec 2015 blir kostnaden 139 tkr. 38 Införande av intranät Demonstration av funktioner i Vårdförbundet Sörmlands intranätet genomförs. Intranätet ska underlätta och förbättra den interna kommunikationen i verksamheten. Samtliga anställda och medlemmar i förbundsdirektionen har behörighet att använda intranätet. 39 Rapporter Arbetsgruppen Inga rapporter Verksamhetsrapporter HVB Gläntan Sommarperioden har verksamhetsmässigt fungerat väl och tillika vikarierna. Inskolning av nya medarbetare har skett och sker löpande. Då verksamheten är ny har vissa uppstartsproblem uppstått och en del av dessa problem har redan åtgärdats och andra ska åtgärdas inom kort enligt åtgärdsplan. Utvärdering av verksamheten ska genomföras inom kort och uppföljningträffar med kommunrepresentanter är bokade i kalendern. Vidare planeras för en planeringsdag med all personal och en programgrupp med tre medlemmar har inrättats. Ett samordningsmöte med företrädare för psykiatrin vid Landstinget Sörmland har genomförts med gott resultat. Ett uppföljningsmöte med landstingspsykiatrin är även det inbokat till nästa år. Arbetar dessutom med att värva nya externa kunder främst kommuner - till verksamheten.

5 Vårnäs behandlingshem Semesterperioden har genomförts med bravur trots att efterfrågan på primärbehandling är stor och användningen av vikarier i verksamheten har varit lägre än tidigare semesterperioder. T ex har de två sjuksköterskorna inte haft någon vikarie i sommar. Kötiden till primärbehandling är ca en månad och den har pendlat mellan två veckor och upp till ca en månad under en längre period nu. En rådgivare kommer att byta från primärbehandling till den förlängda behandlingen from den 1 oktober då vikariaten upphör för den som upprätthåller tjänsten idag. En annan ny rådgivare är introducerad och ersätter inom primärbehandlingen. Vi har som policy att utbilda nya rådgivare kontinuerligt för att kunna möta behoven snabbt vid vakanser. Familjerådgivning En ny familjerådgivare på heltid är på plats from den 1 september. Det tidigare nämnda avtalet med Flens kommun har träffats och detta gäller även from den 1 september. En rekrytering av ytterligare en medarbetare på halvtid har därför påbörjats. Upphandling Upphandlingen har under perioden genomfört två upphandlingar varav den ena processen presenteras i en Powerpoint-presentation. Samtliga steg i processen redovisas. Vidare informeras om att Region Gävleborg (RG) genomfört en upphandling för HVB-hem enligt LOV (lagen om valfrihet). Förbundschefen och upphandlingskonsulten ska boka möte med ansvarig upphandlare vid RG för mer information om upphandlingen. Dessutom informeras om att kvalitetsuppföljning av avtal sker vid behov efter samråd i samrådsgruppen. Uppföljning kan även ske i samband med att inspektionsrapporter lämnas av IVO (Inspektionen för Vård och Omsorg).

6 40 Rekrytering av ny förbundschef Annonsförslag för rekrytering av ny förbundschef presenteras. beslutar att efter två mindre justeringar godkänna annonsförslaget och uppdrar åt den administrativa chefen att anlita Rekryteringsenheten, Eskilstuna kommun för rekryteringprocessen samt att förbundsdirektionens arbetsgrupp ska ansvara för de beslut som behöver fattas för att rekryteringsprocessen ska fortskrida intill beslut om tillsättning sker i förbundsdirektionen.