Livsmedelsverkets instruktion - Registreringsprocessen Styrande instruktion för Livsmedelsverket

Transkript

1 Livsmedelsverkets instruktion - Registreringsprocessen Styrande instruktion för Livsmedelsverket På den här sidan hittar du en översikt av processen steg för steg vid registrering av livsmedelsanläggningar. Sidan innehåller också instruktioner för hur Livsmedelsverkets personal ska handlägga registreringsärenden. Registreringsprocessen - en översikt Här följer ett flödesschema med registreringsprocessens alla steg. Nedan kan du läsa om vad varje steg innebär och vad du som handläggare behöver göra i de olika situationerna. 1 (9)

2 Vanliga frågor från företagare som planerar att starta livsmedelsföretag 2 (9)

3 När en företagare som planerar att starta en livsmedelsverksamhet i en anläggning hör av sig ska den berörda administratören eller handläggaren ställa sig frågorna: Är det ett livsmedelsföretag? Vem är livsmedelsföretagaren? Vad är det som utgör anläggningen? Ska anläggningen godkännas eller registreras? Är det Livsmedelsverket som är kontrollmyndighet? Är det ett livsmedelsföretag? Livsmedelsföretag definieras som varje privat eller offentligt företag som med eller utan vinstsyfte bedriver någon av de verksamheter som hänger samman med något av stadierna i livsmedelskedjan. Se artikel 3.2 i förordning (EG) nr 178/2002. Begreppet livsmedelsföretag Ett företag är en verksamhetsform som förutsätter viss kontinuitet och en viss grad av organisation. Det framgår av beaktandesats 9 i förordning (EG) nr 852/2004. Begreppen viss kontinuitet och viss grad av organisation Om frågan Är det ett livsmedelsföretag? besvaras med ett nej, informera frågeställaren om att anläggningen varken behöver godkännas eller registreras. Om frågan Är det ett livsmedelsföretag? besvaras med ett ja, informera frågeställaren om att anläggningen ska godkännas, i de fall godkännande krävs att anläggningen ska registreras, i de fall registrering krävs vilken som är prövningsmyndighet, Livsmedelsverket, kommun eller länsstyrelse. Vem är livsmedelsföretagaren? I juridiska sammanhang är det skillnad mellan fysiska och juridiska personer. En fysisk person är en människa och en juridisk person någon form av association, till exempel ett aktiebolag (AB) eller handelsbolag (HB). Både fysiska och juridiska personer kan vara livsmedelsföretagare. Begreppet livsmedelsföretagare - fysiska och juridiska personer Vad är det som utgör anläggningen? Varje enhet i ett livsmedelsföretag är en egen livsmedelsanläggning. Se artikel 2.1 i förordning (EG) nr 852/2004. Begreppet anläggning Ska anläggningen godkännas eller registreras? Varje enhet i ett livsmedelsföretag ska registreras eller godkännas. Om registrering och godkännande Är det Livsmedelsverket som är kontrollmyndighet? Myndigheternas respektive ansvar för registrering och godkännande regleras i 23 livsmedelsförordningen (2006:813). Den myndighet som registrerar eller godkänner en anläggning har enligt 25 livsmedelsförordningen även kontrollansvaret för anläggningen. Vilken myndighet har ansvaret? Kontrollmyndighet kommun eller länsstyrelse Är en kommun eller länsstyrelse kontrollmyndighet ska frågeställaren hänvisas till den kommun (livsmedelsanläggning) eller länsstyrelse (primärproduktion) där verksamheten kommer att bedrivas. Kontrollmyndighet Livsmedelsverket Är Livsmedelsverket kontrollmyndighet ska information lämnas om: 3 (9)

4 ärendegången vid registrering att blanketter för anmälan om registrering finns på I blanketterna för anmälan om registrering lämnas en beskrivning av de verksamheter som ska registreras att anmälan ska inlämnas i första hand på Mina sidor via Livsmedelverkets webbplats och i andra hand skriftligt på särskild blankett att oavsett hur anmälan inkommer måste den alltid skrivas ut och undertecknas av den vars personnummer angivits i anmälan (gäller enskilda näringsidkare, det vill säga fysiska personer som bedriver verksamhet i enskild firma, och då verksamheten ska bedrivas av ett enkelt bolag eller partrederi) eller behörig företrädare, om sökanden är en juridisk person vilka avgifter som kommer att tas ut i samband med anmälan om registrering, se 2 kap LIVSFS 2006:21 att bestämmelser om vilka uppgifter en anmälan ska innehålla finns i 12 LIVSFS 2005:20 vilken livsmedelslagstiftning som är aktuell för verksamheten, bland annat förordning (EG) nr 852/2004 och eventuellt förordning (EG) nr 853/2004. Tipsa gärna företagaren om sidor på Livsmedelsverkets webbplats som kan vara lämpliga att besöka, till exempel sidor om att starta livsmedelsföretag och sidor där branschriktlinjer kan hittas. Starta och utveckla företag Branschriktlinjer Anmälan inkommer Lottningen När en anmälan om registrering av livsmedelsanläggning inkommit till centrala Livsmedelsverket diarieförs den av en registrator eller administratör. Sedan kontaktas teamchefen i teamet där anläggningen är belägen för utlottning av ärendet på aktuell handläggare. Handläggaren informeras via e-post om det nya ärendet som startats och lottats på vederbörande. Ett mottagningsbevis där ärendets diarienummer och handläggare framgår skickas till den som sänt in ansökan. På mottagningsbeviset finns även information om möjlighet att överklaga kommande beslut till Förvaltningsrätten. Handläggningstid Tiden för handläggning av registreringsärenden ska inte överstiga två veckor räknat från komplett anmälan. Se 3a LIVSFS 2005:21. Verksamheten får påbörjas två veckor efter det att anmälan om registrering kommit in till kontrollmyndigheten, även om handläggningen av ärendet inte är avslutad. Se 13 LIVSFS 2005:20. Bedöm anmälan 1. Bedöm om anmälan gäller ett livsmedelsföretag och en anläggning som omfattas av kravet på registrering. Begreppet livsmedelsföretag Om registrering och godkännande Om aktuell anmälan gäller en verksamhet som varken ska godkännas eller registreras ska beslut om avskrivning fattas. 4 (9)

5 Om anmälan gäller en anläggning som ska godkännas och inte registreras ska anmälan avvisas och sökanden informeras om att en ansökan om godkännande måste lämnas in. Informationen bör innehålla en hänvisning till och hämta blanketter, där blankett för ansökan om godkännande finns. 2. Kontrollera om anmälan är skickad till rätt kontrollmyndighet. Om anmälan gäller en anläggning som ska registreras eller godkännas av kommun eller länsstyrelse, ska beslut fattas om att avvisa anmälan. Om möjligt ska anmälan alltid vidarebefordras till rätt myndighet. Vilken myndighet har ansvaret? 3. Bedöm om anmälan innehåller följande enligt krav i 12 LIVSFS 2005:20: Uppgifter om livsmedelsföretagarens namn och adress samt organisationsnummer, personnummer eller samordningsnummer. Uppgift om lokal, utrymme eller plats där verksamheten ska bedrivas. En beskrivning av verksamhetens art och omfattning. I förekommande fall uppgift om hur länge livsmedelsföretagaren vill ha anläggningen registrerad. 4. Kontrollera att ansökan undertecknats av rätt person och att uppgifterna om sökanden (livsmedelsföretagaren) är riktiga. Om sökanden är en juridisk person, till exempel ett aktiebolag, handelsbolag eller en ekonomisk förening, kontrollera att den person som undertecknat ansökan är behörig att företräda den juridiska person vars organisationsnummer angivits i ansökan. Behörig företrädare är, utöver de som är behöriga att teckna firma, den som genom ställningsfullmakt eller annan fullmakt har erhållit behörighet att företräda den juridiska personen i det aktuella fallet. Kontrollera även att det angivna organisationsnumret och firmanamnet gäller en och samma juridiska person. Kontroll av behörig firmatecknare, men inte företrädare, samt att firmanamn och organisationsnummer gäller en och samma juridiska person kan till exempel göras på eller eller direkt hos Bolagsverket. Om sökanden är en enskild näringsidkare (en fysisk person som bedriver verksamhet i enskild firma) behöver det inte kontrolleras om denne registrerat ett företagsnamn hos Bolagsverket, då det saknas krav på sådan registrering, och inte heller om personen innehar så kallad F- skattsedel. Det är vanligt att enskilda näringsidkare anger ett företagsnamn, det vill säga ett namn de använder i sin verksamhet, istället för personnamn, i ansökan. Kontrollera därför särskilt att sökanden angivit ett personnummer som gäller för personnamnet. Kontroll kan i de allra flesta fall ske på någon av ovan nämnda webbplatser. Observera att flera av webbplatserna felaktigt förtecknar uppgifter om även enskilda företagare under rubriken juridisk person. Som bolagsform anges dock alltid enskild firma eller enskild näringsidkare. Om ansökan avser ett fabriksfartyg eller en kyltankbåt så observera att partrederier visserligen har ett organisationsnummer, men att de inte utgör juridiska personer. Ett partsrederi kan således varken ansöka om eller inneha ett godkännande. Ansökan måste därför göras av en av bolagsmännen (delägarna). Om det vid kontroll av uppgifterna om livsmedelsföretagaren (på någon av ovan nämnda webbplatser) framkommer att det i ansökan angivna organisationsnumret avser ett partrederi kan inte ansökan läggas till grund för en godkännandeprövning utan komplettering/justering. Ett enkelt bolag är inte en juridisk person och tilldelas inte ett organisationsnummer. Ett enkelt bolag kan alltså varken ansöka om eller inneha ett godkännande. Ansökan måste därför göras av en av bolagsmännen (delägarna). För underlätta i kommunikationen i skatteärenden kan enkla bolag registrera en representant hos Skatteverket, vilken tilldelas ett speciellt registreringsnummer. Ett sådant registreringsnummer har samma format som organisationsnummer, personnummer och samordningsnummer (XXXXXX-XXXX). Om kontroll 5 (9)

6 av uppgifterna om livsmedelsföretagaren (på någon av ovan nämnda webbplatser) inte ger någon träff på det i ansökan angivna organisationsnumret kan det röra sig om ett så kallat registreringsnummer. Ansökan kan då inte läggas till grund för en godkännandeprövning utan komplettering/justering. 5. Om uppgifterna enligt ovan saknas, är felaktiga eller inte tillräckligt precisa för att bedriva en ändamålsenlig kontroll, begär att sökanden kompletterar ansökan. Det gäller särskilt då kontroll visar att ett enkelt bolag eller partrederi angivits som sökande (tilltänkt livsmedelsföretagare) samt då angivet namn/firmanamn och personnummer/organisationsnummer inte avser en och samma person/juridiska person. Om uppgifter som är nödvändiga för att handlägga anmälan inte kommer in ska ärendet avslutas med ett beslut om avvisning. 6. När en anmälan bedöms vara korrekt och komplett enligt ovan ska anmälan anses vara ok. Bedömning av anmälan som gäller förändrad verksamhet vid en befintlig anläggning Registrering vid betydande ändring Livsmedelsföretagaren är skyldig att anmäla till kontrollmyndigheten om betydande ändringar planeras eller genomförs vid en redan registrerad anläggning. Se artikel 6.2 i förordning (EG) nr 852/2004. Betydande ändring Med betydande ändring menas här: verksamhetsförändringar vid anläggning, exempelvis utökning eller reducering av verksamheter och/eller verksamhetsvolymer, ändringar i en anläggnings lokaler och infrastruktur och ändringar av identitetsuppgifter och liknande för företag/anläggning, till exempel ändring av namn, adresser och bolagsform. Bedömning av betydande ändring Vid en anmälan om en betydande ändring måste handläggaren ta ställning till om förändringen: ryms inom gällande registrering och därmed inte förutsätter nytt registreringsbeslut, respektive inte ryms inom gällande registrering och därmed förutsätter ett nytt registreringsbeslut. Betydande ändringar som inte ryms inom anläggningens gällande registrering kallas framöver i denna instruktion för väsentliga förändringar. Det saknas krav på att anmälan om betydande ändring ska ske på visst sätt, därför kan den lämnas antingen skriftligt eller muntligt. Betydande ändringar som bedöms vara väsentliga förändringar av verksamheten ska anmälas skriftligt på avsedd blankett, eftersom anmälan för registrering ska vara skriftlig. Ta ställning till om: de uppgifter som kommit in är tillräckliga för att avgöra om ändringarna ryms inom befintlig registrering. Om så inte är fallet ska de kompletterande uppgifter som krävs begäras in från företaget anmäld ändring omfattas av befintligt registreringsbeslut eller inte ändringen är sådan att anläggningen istället omfattas av krav på godkännande. En ändring av ett företags organisations-/person-/samordningsnummer eller ändring av uppgifter om var en anläggning är belägen kan aldrig omfattas av en befintlig registrering. Observera att ändring av organisations-/person-/samordningsnummer innebär ett ägarbyte. Begreppet anläggning definieras som varje enhet i ett livsmedelsföretag. Se artikel 2.1 c i förordning (EG) nr 852/2004. Ett ägarbyte medför att verksamheten ska bedrivas som en enhet i ett annat livsmedelsföretag än tidigare och således vid en ny anläggning. Det överlåtande företaget ska meddela Livsmedelsverket att ägarbyte kommer att ske och det nya företaget ska anmäla anläggningen för ny registrering. Se även Ägarbyte. 6 (9)

7 Anmälan om registrering av livsmedelsanläggning på grund av betydande ändring som bedöms omfattas av befintlig registrering Informera företaget om att anmäld ändring omfattas av befintligt registreringsbeslut. Informera också om att Livsmedelsverkets datasystem har uppdaterats med relevanta uppgifter om så har skett. Redigering av företags- och fastighetsuppgifter kan kräva särskild delegation. Kontrollera att de inkomna uppgifternas överensstämmer med den faktiska verksamheten vid nästa besök på anläggningen. Anmälan om registrering av livsmedelsanläggning på grund av betydande ändring som bedöms vara väsentlig förändring Den enda skillnaden i handläggningen av ärenden som gäller en ny registrering och ärenden om ändring vid redan registrerad anläggning, är att i det sistnämnda fallet ska registreringsavgift inte tas ut. Kontrollera att de inkomna uppgifternas överensstämmer med den faktiska verksamheten vid nästa besök på anläggningen. Betydande ändring som kräver godkännande Om ändringen är sådan att ett godkännande krävs ska sökanden informeras om det och anmälan avvisas med motiveringen att det krävs en ansökan om godkännande för den verksamhet som anmälan gäller. Sökanden ska även informeras om att ingen ny verksamhet får påbörjas innan prövning skett och anläggningen erhållit ett godkännande. Sökanden ska beredas möjlighet att yttra sig. Anläggning som var godkänd enligt nationell lagstiftning före den 1 december 2009 En anläggning som var godkänd enligt nationell lagstiftning, LIVSFS 2005:20, före den 1 december 2009 ska nu betraktas som registrerad, se övergångsbestämmelser (LIVSFS 2009:5) till LIVSFS 2005:20. Beslutet om godkännande av livsmedelsanläggning för sådan anläggning ska därför istället ses som beslut om registrering av livsmedelsanläggning. Vid betydande ändring av verksamheten vid dessa anläggningar ska arbetsgången för registrering av betydande ändring följas, med tillägget att ett nytt beslut om registrering ska fattas för att efterhand byta ut besluten om godkännande mot beslut om registrering. Begär in komplettering Om en anmälan om registrering inte innehåller de uppgifter som enligt 12 LIVSFS 2005:20 krävs för en anmälan ska en begäran om komplettering skickas till sökande. Registrera kompletterande uppgifter Om kompletterande uppgifter har begärts och kommit in registreras och diarieförs de i ärendet. Avskriv anmälan Avskrivning innebär beslut om att ett ärende avslutas utan vidare handläggning. Det kan ske när någon inte längre begär ett beslut, till exempel om det företag/den juridiska person som anmält en anläggning för registrering har likviderats (när konkurs har avslutats). Beslut om avskrivning kan även fattas när ett ärende har förlorat sin aktualitet av någon annan anledning, till exempel om sökande drar tillbaka en anmälan. Avvisa anmälan Avvisning innebär att myndigheten avslutar ärendet utan vidare handläggning. Beslut om avvisning kan vara aktuellt till exempel om: anmälan har kommit till fel myndighet och inte avvisats i tidigare skede anmälan gäller registrering av en ny anläggning, men anläggningen ska istället godkännas 7 (9)

8 kompletterande uppgifter begärts, men inte inkommit. Kontakta en jurist för att bedöma gränsdragningen mellan avvisning och avskrivning efter eventuell begäran om komplettering av uppgifter. Om beslutet bedöms gå emot den enskilda ska en överklagandehänvisning och ett delgivningskvitto bifogas. Ägarbyte Vid ett ägarbyte sker handläggning av två parallella ärenden ett upphörande och en ny registrering. Den livsmedelsföretagare som innehar den nuvarande registreringen är skyldig att anmäla att verksamheten upphör till Livsmedelverket. Den nya ägaren ska anmäla en ny registrering. Den tidigare anläggningen avregistreras i samband med att den nya registreras för att det inte ska uppstå en period då anläggningen står helt utan registrering. När en livsmedelsanläggning upphör, till exempel vid ett ägarbyte, är den livsmedelsföretagare som innehar anläggningsregistreringen skyldig att anmäla ändringen till Livsmedelsverket. Se artikel 6.2 i förordning (EG) nr 852/2004. För ändamålet finns en särskild blankett. Anmälan om upphörande av livsmedelsanläggning När anmälan kommit in ska det befintliga beslutet om registrering av livsmedelsanläggning avregistreras. Det eftersom registreringen är kopplad till den livsmedelsföretagare som lägger ner och inte kan övertas av en eventuell ny ägare. Den nya livsmedelsföretagaren ska anmäla ny registrering hos den kontrollmyndighet som kommer att utföra den offentliga kontrollen vid anläggningen. Se artikel 6 i förordning (EG) nr 852/2004. Anmälan OK En anmälan om registrering av livsmedelsanläggning bedöms vara korrekt och komplett om den: gäller ett livsmedelsföretag och en anläggning som omfattas av krav på registrering kommit in till rätt kontrollmyndighet innehåller de uppgifter som anges i 12 LIVSFS 2005:20 och vid behov även andra uppgifter undertecknats av rätt person och uppgifterna om sökanden (livsmedelsföretagaren) är riktiga. Riskklassning och registreringsavgift Registrering av livsmedelsanläggning är förenat med en registreringsavgift enligt 2 kap. 2 LIVSFS 2006:21. I det här steget ska handläggaren riskklassa anläggningens verksamheter och sätta registreringsavgiften för anläggningen genom att följa Livsmedelsverkets systemflöde för registrering och avgift. Riskklassning livsmedelsanläggningar Beslut om registrering och registreringsavgift När registreringsavgiften är satt, upprätta ett beslut om registrering av livsmedelsanläggning. Beslutet inkluderar beslut om registreringsavgift och det ska därför fattas av berörd teamchef eller annan person med delegation. Ett beslut om registrering av livsmedelsanläggning kan på livsmedelsföretagarens begäran vara tidsbegränsat. Även tidsbegränsningen, verksamhetsperioden, ska framgå av registreringsbeslutet. Kontrollera att de inkomna uppgifterna överensstämmer med den faktiska verksamheten vid nästa besök på anläggningen. Årlig kontrollavgift 8 (9)

9 Sista steget i flödet för registrering av livsmedelsanläggning är att starta ett avgiftsärende för årlig kontrollavgift för det aktuella året. Utöver det måste ett avgiftsärende för nästkommande år startas manuellt för de anläggningar som registreras under hösten, efter att de årliga avgiftsärendena startats. Om ett registreringsbeslut vid en befintlig anläggning skrivs om efter att de årliga avgiftsärendena har startats bör handläggaren se till att motsvarande förändringar görs i det öppna avgiftsärendet, genom att kontakta en administratör. Upphörande av anläggning och avregistrering Anmälan om upphörande av livsmedelsanläggning När en livsmedelsanläggning upphör, till exempel vid ett ägarbyte, är den livsmedelsföretagare som innehar anläggningsregistreringen skyldig att anmäla ändringen till Livsmedelsverket. Se artikel 6.2 i förordning (EG) nr 852/2004. För det finns en blankett. Anmälan om upphörande av livsmedelsanläggning Anmälan från livsmedelsföretagaren behöver innehålla uppgift om livsmedelsföretagets namn och adress, anläggningens namn och adress samt datum då verksamheten upphör eller uppgift om att verksamheten redan upphört om den vid tidpunkten för anmälan inte längre bedrivs. När anmälan kommit in ska det befintliga beslutet om registrering av livsmedelsanläggning avregistreras. Senast uppdaterad 7 juni 2018 Ansvarig grupp LK Processgrupp kontroll av livsmedelsföretagare 9 (9)