Inledning. Rehabilitering arbetslivsinriktad - övergripande rutin

Transkript

1 Dokumenttitel: Rehabilitering arbetslivsinriktad - övergripande rutin Ämnesområde: Hantera personalfrågor Nivå: Huvuddokument Författare: Katarina Netterstedt, Enheten för hälsa och arbetsmiljö Dokumentansvarig: Enheten för hälsa och arbetsmiljö Beslutad av: Kajsa Fisk, HR-direktör Diarienummer: LS-LED Giltig från: Rehabilitering arbetslivsinriktad - övergripande rutin Inledning Den övergripande rutinen utgår från Landstinget Sörmlands gemensamma värdegrund för personalfrågor. Landstingets personal ska uppleva en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Det ska ges förutsättningar för ett hållbart arbetsliv genom att arbetsplatserna ska vara hälsofrämjande och möjliggöra påverkan på sin egen hälsa. Rehabiliteringsprocessen ska prioriteras och drivas proaktivt för effektiv arbetslivsinriktad rehabilitering (se bilaga 1 för metodstöd). Syftet är att säkerställa att landstinget som arbetsgivare följer sitt ansvar att med skäligt stöd och anpassningar på arbetsplatsen underlätta för sjuka eller skadade, att komma tillbaka i arbete. Genom att följa gällande lagstiftning och rutiner sker rehabiliteringsprocessen kvalitetssäkrat, systematiskt och enhetligt. Ansvaret omfattar alla sjukfall, även där arbetsplatsen inte är den direkta orsaken till sjukfrånvaron. Grundläggande för processen är: Chef är ansvarig för genomförandet av processen Chef ska i ett tidigt skede prioritera rehabiliterande aktiviteter Medarbetaren ska delta aktivt i sin egen rehabilitering Syftet är att utreda och klargöra arbetsförmågan som medarbetaren har kvar istället för att fokusera på den som inte finns Om arbetsförmågan kan anses komma vara nedsatt på grund av sjukdom ska chef tillsammans med medarbetaren upprätta en handlingsplan för återgång i arbete senast den dag när arbetsförmågan varit nedsatt under 30 dagar HR bidrar med ett professionellt och tillgängligt stöd i processen All dokumentation av rehabiliteringsarbetet ska göras i Heroma HälsoSAM av chef Arbetsmiljölagen (förkortad AML), Socialförsäkringsbalk (2010:110), Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1, förkortad SAM), Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4, förkortad OSA), Arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1) samt Diskrimineringslagen (2008:567) reglerar arbetsgivarens ansvar inom detta område. 1

2 Roller och ansvar Ett väl fungerande rehabiliteringsarbete kännetecknas av ett gott samarbete mellan medarbetare, chef, HR, Försäkringskassan, företagshälsovården, annan behandlande läkare och om medarbetaren så önskar, fackliga företrädare. Chef Rehabiliteringsprocessen ska prioriteras och drivas proaktivt. Det är chefens ansvar att agera och aktivt följa upp tidiga tecken på ohälsa, samt initiera och driva ett arbetslivsinriktat rehabiliteringsarbete när en medarbetare blir sjuk under en längre tid. Medarbetare Medarbetaren ansvarar för att värna om den egna hälsan. Vid sjukdom ansvarar denne även för att aktivt delta i planering och genomförande av den egna rehabiliteringen. Så långt det är möjligt ska medarbetaren också hålla kontakt med arbetsplatsen under hela sjukskrivningsperioden och lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga behovet av rehabilitering. HR-specialist HR-specialisten är ett proaktivt och professionellt stöd åt chefen i rehabiliteringsarbetet. Försäkringskassan Försäkringskassan bedömer arbetsförmågan och rätten till ersättning fr.o.m. dag 15. Rehabiliteringskoordinator Rehabiliteringskoordinatorer finns på vårdcentraler och kliniker som stöd till patienten i koordinering av rehabilitering och sjukskrivning. De fungerar som kontaktperson till externa aktörer som exempelvis Försäkringskassan och arbetsgivare. Företagshälsovården Landstinget Sörmland har avtal med företagshälsovård. Företagshälsovården är en naturlig samarbetspartner i arbetsmiljöarbetet och arbetar på uppdrag av arbetsgivaren. Där finns en bred kompetens inom ämnesområden som medicin, teknik, beteendevetenskap, organisationskunskap och rehabiliteringsmetodik. Företagshälsovården bidrar bl. a. med expertkunskap inom tillfällig arbetsanpassning och rehabilitering. Behandlande läkare Läkaren lämnar uppgifter om medicinska sakförhållanden till Försäkringskassan samt beskriver funktionsnedsättning och aktivitetsbegränsning i förhållande till medarbetarens arbetsuppgifter vid aktuell sjukskrivning. Fackliga organisationer Fackliga ombud är ett stöd och en resurs för medarbetaren. De deltar vid rehabiliteringsmöten förutsatt att medlemmen så önskar. 2

3 Sekretess All information rörande sjukfrånvaro omfattas av tystnadsplikt. Du som chef måste därför alltid komma överens med din medarbetare om vilken information som får spridas vidare. Alla som i sitt arbete har information om en anställds hälsotillstånd eller personliga förhållanden omfattas av denna tystnadsplikt. (Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400, kapitel 21 1 samt kapitel ). Dokumentation All dokumentation av rehabiliteringsarbetet ska göras löpande i Heroma HälsoSAM av chef. När rehabilitering och arbetsanpassning är avslutad ska samtliga handlingar läggas i kuvert och förslutas. Kuvertet ska märkas med "Sekretess" se 39 kap. 1-3 offentlighets- och sekretesslagen. Kuvertet läggs i personalakten och får endast öppnas av behörig handläggare och arkivpersonal. Bilaga 1 Arbetsprocess arbetslivsinriktad rehabilitering Använd arbetsprocessen som en stegmodell; 1. Förebygga ohälsa vilket innefattar tidiga signaler och upprepad korttidsfrånvaro 2. Initiera rehabilitering 3. Planera och genomför rehabilitering Genom att följa modellen steg för steg kvalitetssäkras rehabiliteringsprocessen. Det går också att använda stegmodellen som ett referensverk och läs de delar som är aktuella beroende på var rehabiliteringsprocessen befinner sig. 3

4 1. Förebygga ohälsa Det är viktigt att chefen uppmärksammar signaler på ohälsa och problem bland medarbetare och i arbetsgrupper. Ju tidigare chefen uppmärksammar och agerar på tidiga signaler desto större är möjligheten att nå ett positivt resultat. 1.1 Tidiga signaler och upprepad korttidssjukfrånvaro Om det finns anledning att misstänka att en medarbetare inte mår bra är det av yttersta vikt att tidigt söka orsaken och erbjuda stöd. Signalerna kan även bottna i orsaker utanför arbetsplatsen. Att tidigt söka orsaken till problem och sätta in lämpliga stödåtgärder gör att man kan undvika att hamna i en lång rehabiliteringsprocess. Det är därför viktigt att vara uppmärksam på eventuella frånvaromön ster, exempelvis upprepad måndagsfrånvaro. Tidiga signaler från medarbetaren kan vara en eller flera av dessa: svårigheter att passa tider arbetsprestationen minskar drar sig undan, blir tyst och inåtvänd irritation, aggressivitet, oro, rastlöshet kommer tidigt, går sent mycket övertidsarbete hög sjukfrånvaro/sjuknärvaro upprepad korttidssjukfrånvaro, 3 ggr eller mer under 6 mån Orsaker till ohälsa kan till exempel vara sjukdom, sociala problem, otrivsel med arbetskamrater och chefer eller att inte känna sig behövd och efterfrågad. Om tidiga signaler uppmärksammaska ett hälsosamtal (se punkt 1.2) genomföras och dokumenteras. Mall senast reviderad:

5 1.2 Hälsosamtal Såväl chef som medarbetare har möjlighet att ta initiativ till ett hälsosamtal i förebyggande syfte vid sjukfrånvaro eller vid misstanke om att sjukfrånvaro kan uppstå. Syftet med hälsosamtal är att det ska vara ett samtal utifrån omtanke om den enskilde medarbetaren. Samtalet syftar även till att utreda om behov av stöd finns och försöka klargöra vad som eventuellt kan och behöver göras för att minska framtida sjukfrånvaro. Vid samtalet diskuteras skälen till upprepad korttidssjukfrånvaro om detta är aktuellt, vad chefen kan bidra med samt om det behövs vidare kontakt med HR-specialist, företagshälsovård eller vårdcentral. Hälsosamtal ska genomföras med medarbetare: när chefen bedömer att det finns anledning till samtal på grund av att allt inte verkar vara som det borde vara utifrån egna iakttagelser eller signaler från andra medarbetare som haft upprepad sjukfrånvaro, dvs. tre sjuktillfällen de senaste sex månaderna alternativt sex sjuktillfällen de senaste tolv månaderna när medarbetaren själv begär det; t.ex. när kraven i arbetet inte är möjliga att leva upp till och/eller när medarbetaren känner att den stress som förekommer i arbetet inte kan hanteras Vid kontakt med medarbetaren, påminn även om möjligheterna att ta kontakt med företagshälsovården, medarbetaren har möjlighet till besök som denna bokar själv utan godkännande av chef. Fackliga ombud är ett stöd och en resurs för medarbetaren. Medarbetaren kan alltid ta kontakt och be det fackliga ombudet att delta som stöd vid möten. Chefen ska informera medarbetaren om dennes möjlighet och rätt att ta med en stödperson till samtliga rehabiliteringsmöten. Om hälsosamtalet vid det aktuella tillfället inte föranleder några åtgärder eller insatser ska ett uppföljande möte bokas in. Dokumentera hälsosamtalet även i det fall det visar sig att rehabiliteringsbehov inte föreligger. Om det vid det uppföljande mötet visar sig att riskerna för ohälsa kvarstår ska en rehabiliteringsutredning initieras och rehabiliteringsplan (se punkt 3.3) upprättas. Om hälsosamtalet sker på grund av upprepad korttidssjukfrånvaro följs detta upp efter ytterligare sex månader. Om det då visar sig att frånvaron fortsätter ska en rehabiliteringsutredning initieras och rehabiliteringsplan upprättas vid sex sjuktillfällen under de 12 senaste månaderna. Om chef i samband med hälsosamtalet direkt ser ett behov av att konsultera företagshälsovården för att få råd och förslag på lämpliga insatser bokar chefen in en tid hos företagshälsovården för att resonera kring hur alla parter på bästa sätt kommer vidare. 5

6 1.3 Förstadagsintyg Av 6 kap 28 i AB framgår att arbetsgivaren kan begära att medarbetaren ska lämna läkarintyg fr.o.m. första sjukdagen, s.k. förstadagsintyg. Användningen av förstadagsintyg ska i detta sammanhang ses som en del av en rehabiliteringsprocess och används först efter en bedömning i det enskilda fallet. Kan medarbetaren inte visa läkarintyg som styrker nedsatt arbetsförmåga första sjukdagen har han/hon inte rätt till sjuklön enligt lag eller avtal. För intygen gäller bestämmelser om sekretess, enligt 7 kap 11 sekretesslagen. Beslut om förstadagsintyg ska ske i samarbete med HR-specialist och här finns möjlighet att ta hjälp av företagshälsovården. 1.4 Högriskskydd En medarbetare kan ansöka om s.k. särskilt högriskskydd hos Försäkringskassan för en sjukdom som enligt medicinsk dokumentation kan bedömas medföra risk för tio eller fler sjukfall under ett år. Ett beslut om högriskskydd innebär att medarbetaren slipper karensavdrag och att arbetsgivaren får ersättning för sina sjuklönekostnader. 6

7 2. Initiera rehabilitering dag 1 till 14 i sjukperioden 2.1 Dag 1-14 i sjukperioden Sjukdag 1 Medarbetaren sjukanmäler sig till närmaste chef eller annan av chef utsedd ansvarig person. På varje arbetsplats ska det finnas skriftliga och väl förankrade rutiner för sjukanmälan Sjukdag 2-7 Chef tar en första kontakt med medarbetaren, det vi kallar omsorgssamtal, senast dag 3 efter en sjukanmälan. Detta samtal är viktigt av flera skäl. Omtanke chefen får en bild av hur medarbetaren mår och kan förmedla att arbetsgivaren bryr sig om medarbetaren och att denne är saknad på arbetsplatsen Bedömning av rätt till sjuklön chefen får veta vad som orsakar frånvaron och får då möjlighet att kunna avgöra om frånvaroorsaken ger medarbetaren rätt till sjuklön Personalplanering chefen behöver veta hur länge medarbetaren tror sig behöva vara hemma från arbetet, för att kunna planera verksamheten och sätta in vikarier Information chefen kan i de fall det är aktuellt informera medarbetaren om att sjukintyg behövs från dag 8 i en sjukskrivning. Planering av arbetslivsinriktad rehabilitering chefen kan redan här få en uppfattning om att det kan röra sig om en längre sjukskrivning och kan därmed i ett tidigt skede initiera ett rehabiliteringsarbete Vid akut stressrelaterad problematik, kontakta HR-specialist och företagshälsovård samma dag eller senast dagen efter för att boka in tidiga insatser och professionellt stöd. Chefen prövar även rätten till sjuklön genom bedömning av medarbetarens arbetsförmåga. Sjuklön betalas till medarbetaren endast om denne har rätt till det (se punkt 2.2). 7

8 2.1.3 Sjukdag dag 8 Från och med sjukdag 8 (kalenderdag) ska medarbetaren styrka sin sjukfrånvaro med läkarintyg. Chefen, eller av denne utsedd person, bevakar att fullständigt läkarintyg kommer in. Det är av yttersta vikt att chefen alltid tar del av den information som finns i läkarintyget. Chefen ansvarar för kontakten med medarbetaren för att vid behov göra fortsatt planering. Om medarbetaren blir sjuk igen inom fem kalenderdagar från att en tidigare sjukperiod har avslutats räknas dagarna ihop till en och samma sjuklöneperiod. Det gäller oavsett om medarbetaren insjuknar i samma sjukdom eller i något annat. 2.2 Bedömning av rätten till sjuklön Under de första 14 dagarna i en sjukperiod är det chefen som bedömer medarbetarens rätt till sjuklön. Arbetsgivaren är bara skyldig att betala ut sjuklön från och med den åttonde dagen om medarbetaren styrker med läkarintyg att arbetsförmågan är nedsatt. Om ett läkarintyg inte innehåller tillräckliga uppgifter för att bedöma om arbetsförmågan är nedsatt på grund av sjukdom behöver arbetsgivaren inte acceptera läkarintyget. Det är arbetstagaren som ska styrka arbetsförmågans nedsättning. Vid tveksamheter i bedömning av rätten till sjuklön tar chef kontakt med HR-specialist. Arbetsgivaren betalar ut sjuklön bara när medarbetaren har en sjukdom eller ett medicinskt tillstånd som är jämställt med en sjukdom som sätter ned arbetsförmågan. Nedsatt arbetsförmåga av andra skäl ger inte rätt till sjuklön. Ingen sjuklön utgår för sociala problem eller generella livsproblem. En sjukdom kan påverka arbetsförmågan i vissa arbetsuppgifter, samtidigt som det går bra att utföra andra arbetsuppgifter trots sjukdomen. Ett brutet ben kan till exempel innebära hel arbetsoförmåga i ett rörligt arbete, men inte i ett stillasittande. Läkarintyget är ett underlag för bedömning och ger inte medarbetaren automatiskt rätt till sjuklön eller sjukpenning. 2.3 Fullständigt läkarintyg Funktionsnedsättning Under punkt 4 i läkarintyget beskriver läkaren vilken funktion som är nedsatt på grund av sjukdom och vilka observationer som har gjorts. I läkarintyget måste finnas en tydlig beskrivning av vilka funktionsnedsättningar som har observerats vid undersökning eller vid utredning och en gradering av omfattningen så långt det är möjligt Aktivitetsbegränsning Under punkt 5 beskriver läkaren diagnosens och funktionsnedsättningens konsekvenser, dvs. vilka aktivitetsbegränsningar som finns och hur de påverkar arbetsförmågan. I läkarintyget måste ges konkreta exempel på aktivitetsbegränsningar i förhållande till personens specifika arbetsuppgifter. Öppenhet förenklar rehabiliteringen. Dock har medarbetaren, om denne så vill, rätt att dölja sin diagnos (punkt 2) och sitt sjukdomsförlopp (punkt 3). 8

9 3. Rehabiliteringsutredning - planera och genomför rehabilitering Från och med sjukdag 15 är det Försäkringskassan som bedömer rätten till ersättning och utbetalar sjukpenning. Försäkringskassan bedömer arbetsförmågan och rätten till ersättning utifrån rehabiliteringskedjan. Medarbetaren fortsätter att styrka sin sjukfrånvaro med läkarintyg som lämnas till både Försäkringskassan och arbetsgivaren. 3.1 Fortsatt sjukskriven Chefen ansvarar för att hålla kontakt med medarbetaren och bjuda in denne till arbetsplatsen, t.ex. till APT eller annan social samvaro. Viktig information bör också skickas hem till medarbetaren under sjukskrivningstiden. En avvägning måste dock göras i varje enskilt fall beroende på sjukfrånvaroorsak. Om chefen utifrån läkarintyg och medarbetarens uppgifter bedömer att medarbetaren kommer att vara fortsatt sjukskriven ska chefen omgående, senast 3 veckor från första frånvarodagen, påbörja en utredning om det finns behov av arbetslivsinriktad rehabilitering. Det kan röra sig om tillfällig anpassning av arbetsuppgifter, arbetstider etc. Rehabiliteringssamtal ska genomföras då medarbetaren förväntas vara sjukskriven mer än 14 dagar eller själv begär det. 3.2 Rehabiliteringssamtal Ett rehabiliteringssamtal är första steget i att en rehabiliteringsutredning påbörjas och är ett möte mellan chefen och medarbetaren som syftar till att klargöra behovet av tillfällig anpassning eller rehabilitering samt inleda planering för återgång i arbete. Chefen ansvarar för att boka in ett rehabiliteringssamtal med medarbetaren. 9

10 Syftet med rehabiliteringssamtal handlar i huvudsakligen om; Klarlägga hur medarbetarens arbetsförmåga ska kunna tas tillvara Möjlighet till anpassningar Möjlighet till deltidssjukskrivning Klarlägga om det eventuellt är annat än sjukdom som orsakar frånvaro från arbetet En tidig planering av eventuella behov av tillfälliga anpassnings- eller rehabiliteringsåtgärder ökar möjligheterna till kortare sjukskrivning. En rehabiliteringsutredning enligt mallen "Handlingsplan - plan för återgång till arbete ska upprättas (se punkt 3.3). Om rehabiliteringssamtalet resulterar i ett konstaterande av att arbetslivsinriktad rehabilitering i nuläget inte är aktuellt ska ett nytt möte bokas in för avstämning så snart det är möjligt Kontakt med vårdgivaren I de fall medarbetaren redan har kontakt med vårdcentralen och en rehabiliteringskoordinator bör chefen initiera ett möte med trepartssamtal. Rehabkoordinatorn är funktion för koordinering på vårdcentraler och kliniker med syfte att i ett tidigt skede samverka kring individen i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen. Rehabkoordinatorn fungerar som kontaktperson till externa aktörer som exempelvis Försäkringskassan och arbetsgivare. Rehabkoordinatorn är en samarbetspartner som tar kontakt med arbetsgivare eller arbetsförmedling, om patienten ger sitt samtycke, för att möjliggöra eventuell anpassning av arbetsplatsen, arbetsuppgifter och/eller arbetslivsinriktad rehabilitering. Syftet är att underlätta återgång i arbete eller att vara kvar i arbete. 3.3 Handlingsplan plan för återgång i arbete Om arbetsförmågan kan anses komma vara nedsatt på grund av sjukdom under minst 60 dagar, ska chefen tillsammans med medarbetaren ha upprättat en handlingsplan för återgång i arbete senast den dag när arbetsförmågan varit nedsatt under 30 dagar. Handlingsplanen ska vara en plan för det fortsatta rehabiliteringsarbetet och tydligt ange vilka åtgärder som ska vidtas. Åtgärderna ska vara tydligt angivna och tidsbestämda. I planen tidsbestäms även uppföljningsmöten. Planens främsta uppgift är att vara ett stöd i det arbete som genomförs på arbetsplatsen för att göra det möjligt för arbetstagaren att återgå i arbete. Det är därför viktigt att planen utformas på ett sådant sätt att den verkligen stöder anpassnings- och rehabiliteringsarbetet på arbetsplatsen och att den är lätt att följa upp för dem som är berörda (arbetsgivare, arbetstagare, facklig organisation). I första hand ska åtgärderna vara inriktade på återgång i ordinarie arbete. Om det finns stöd för att återgång med anpassning inte är möjlig, ska handlingsplanens inriktning vara åtgärder för återgång i arbete hos arbetsgivarens hela verksamhet Planen kan också utgöra ett viktigt underlag i Försäkringskassans bedömning av den enskildes behov av rehabilitering och rätt till ersättning från sjukförsäkringen. 10

11 Frågor som kan bli aktuella att ta ställning till i en plan är bland annat följande: Möjlighet till att arbeta viss tid (deltidssjukskrivning). Anpassning av arbetsplatsen eller arbetsuppgifter. Omplacering, tillfällig eller permanent. Behov av arbetstekniska hjälpmedel. Behov av utbildning/omskolning till andra arbetsuppgifter hos arbetsgivaren. Behov av andra arbetsplatsinriktade rehabiliteringsinsatser som företagshälsovården eller annan leverantör av rehabiliteringstjänster kan tillhandahålla. Hur kontakten med arbetsplatsen ska se ut under pågående sjukskrivning. Vid vilka tider som insatser ska göras och hur arbetsgivare och arbetstagare ska följa upp planen. Arbetsgivaren kan behöva pausa den arbetslivsinriktade rehabiliteringen i avvaktan på medicinsk rehabilitering. Det är viktigt att medarbetaren får möjlighet att lämna egna förslag till olika anpassningsåtgärder. I de fall då chefen anser att det saknas möjlighet till anpassning på det sätt som medarbetaren har föreslagit, är det viktigt att chefen motiverar varför ett förslag till arbetsanpassning inte är möjligt. Valet av arbetsanpassningsåtgärder ska noga dokumenteras av chefen i rehabiliteringsplanen. I rehabiliteringsplanen ska tydligt framgå: vem som ska göra vad tidplan för när det ska göras tidpunkt för uppföljning 3.4 Rehabiliteringsmöte Om det vid rehabiliteringssamtalet finns frågetecken kring medarbetarens arbetsförmåga och medicinska eller psykologiska råd krävs för att komma fram till vilka anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder som är lämpliga, kan chefen kalla till ett rehabiliteringsmöte med andra aktörer, exempelvis företagshälsovården eller annan behandlande läkare. Under detta rehabiliteringsmöte diskuteras vilka anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder som kan främja återgång i ordinarie arbete utifrån medicinska underlag och andra utredningar. Chefen bör alltid ta kontakt med HR-specialist inför rehabiliteringsmötet. Utifrån den medicinska bedömningen och de närvarandes olika kompetenser bestäms vilka rehabiliteringsåtgärder som ska vidtas för återgång i arbete. I det fall arbetstagaren har egna förslag på rehabiliteringsåtgärder som framstår som realistiska utifrån verksamhetens behov och arbetstagarens förmåga/kompetens, bör dessa antecknas och analyseras. Går det inte att komma överens, beslutar arbetsgivaren. Om chefen efter hand konstaterar att denne har börjat uttömma alla möjligheter till anpassning och åtgärder på den egna arbetsplatsen, ska ärendet diskuteras vidare med HRspecialist för att titta på möjligheter till åtgärder utanför enheten. 11

12 3.5 Stödåtgärder för återgång i arbete Efter rehabiliteringssamtal och eventuellt rehabiliteringsmöte vidtar det praktiska arbetet med det som överenskommits på mötena gällande anpassningsåtgärder. Chefen ansvarar för att genomföra och utvärdera dessa insatser tillsammans med medarbetaren. En viss omorganisation av arbetsplatsen eller omfördelning av arbetsuppgifter kan krävas. Arbetsgivaren behöver dock inte skapa nya arbetsuppgifter och har ingen skyldighet att vidta åtgärder som leder till en utökning av verksamheten. Arbetsgivaren är heller inte skyldig att omplacera andra anställda för att bereda arbete åt en sjuk medarbetare. Stöd och anpassningar som genomförs måste vara skäliga och fungera för både den anställde, arbetsgivaren och den verksamhet som bedrivs. Arbetsmiljön för samtliga medarbetare på arbetsplatsen måste beaktas vid en arbetsanpassning, så att inte anpassningar för en medarbetare innebär ökad arbetsbelastning och därmed större risk för ohälsa hos övriga medarbetare på enheten. Ytterligare en åtgärd för att underlätta återgång i arbetet kan vara en tidsperiod med arbetsträning. Observera dock att detta är en insats som beslutas av Försäkringskassan men som kan initieras av arbetsgivaren (se punkt 3.9). Medarbetaren har en skyldighet att medverka i sin rehabilitering. Om arbetstagaren utan godtagbara skäl inte medverkar i sin rehabilitering eller avbryter rehabiliteringen i förtid anses rehabiliteringen vara avslutad. Exempel på att arbetstagaren inte medverkar kan vara att hon eller han inte kommer till möten, vägrar gå till anvisad läkare eller avbryter arbetsträning (se punkt 4.4). 3.6 Bedöma arbetsförmågan I vissa fall kan det vara befogat att göra en mer systematisk genomgång och bedömning av en medarbetares arbetsförmåga. Detta görs i samråd med HR-specialist. Denna bedömning kan göras i en enklare form av chef och HR-specialist eller, i särskilda fall, i fördjupad form med hjälp av företagshälsovården Bedömning av arbetsförmågan En bedömning av arbetsförmågan ska ge en tydlig bild av hur stor del och vilka delar av sina ordinarie arbetsuppgifter som medarbetaren klarar av efter genomförd handlingsplan. En bedömning av arbetsförmågan görs lämpligen genom att analysera samtliga arbetsuppgifter som ingår i arbetstagarens ordinarie arbete stora som små och lista dem. Bedömningen ska ge svar på om arbetstagaren kan utföra en viss arbetsuppgift helt, delvis eller inte alls. Om arbetstagaren inte kan eller bara delvis kan utföra uppgiften, bör det framgå varför och på vilket sätt arbetstagaren är förhindrad. Därefter kan arbetsförmågebedömningen kompletteras med vad arbetstagaren själv bedömer vara möjligt att utföra. När en återgång i ordinarie arbete är möjlig, görs en bedömning som kan innebära att medarbetaren successivt går upp i ordinarie sysselsättningsgrad. 12

13 3.6.2 Fördjupad arbetsförmågeutredning via företagshälsovården När det finns skäl att tro att medarbetaren inte kommer att kunna återgå till sina ordinarie arbetsuppgifter kan en fördjupad arbetsförmågeutredning genomföras. Utredningen utförs i sådant fall av arbetsgivarens medicinska expert, företagshälsovården. Utredningen görs utifrån den diagnos som finns för arbetstagaren. Om diagnos inte finns får företagshälsovården utgå från de uppgifter som framgår av de intyg de har tillgång till. Om arbetsförmågeutredningen ger stöd för att arbetstagaren inte har arbetsförmåga att återgå i sitt ordinarie arbete ska arbetsgivaren ta ställning till möjlig förflyttning, det vill säga förändring av anställningen inom anställningsavtalets ram (AB kap. 3 6 mom. 1). Omflyttning inom eget verksamhetsområde kan ske utan att en omplaceringsutredning görs. Samtliga möjligheter skall vara uttömda inom den egna verksamheten, innan det kan bli aktuellt med en omplacering till annat arbete inom organisationen. Därför ska rehabiliteringsarbetet inom den egna verksamheten i första hand riktas in på att undersöka om det finns möjlighet och utrymme att erbjuda medarbetaren att byta arbetsuppgifter, delar av eller helt ny tjänst och/eller att anpassa inom rimliga gränser. Arbetsgivarens utredning av arbetstagarens arbetsförmåga ska i möjligaste mån vara så pass komplett i den meningen att samtliga skäliga rehabiliteringsmöjligheter utretts. Eventuella oklarheter i utredningsarbetet faller nämligen enligt norm och praxis tillbaka på arbetsgivaren. Rehabiliteringsarbetet kräver därför tålamod och noggrannhet. 3.7 Uppföljningsmöte Uppföljningsmötet är ett samtal mellan chefen och medarbetaren och ska ske kontinuerligt och återkommande. Mötet syftar till att följa upp den planering som är gjord och utvärdera insatserna. Under mötet bör följande göras: följa upp anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder enligt rehabiliteringsplan, justera aktiviteter eller tidsramar, uppdatera handlingsplanen och dokumentera vad man kommits överens om, fördela ansvaret för att uppnå delaktighet från båda parter, vara tydliga med att sätta tidsramar kring åtgärder som inte ska vara permanenta, boka ny tid för nästa uppföljning Om någon/några åtgärder inte kan genomföras på grund av medicinska skäl är det viktigt att vara noggrann och dokumentera detta i mallen för handlingsplanen plan för återgång till arbete. Tillfälliga anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder ska i första hand vara inriktade på återgång i ordinarie arbete. Om detta inte är möjligt ska chefen kontakta HR-specialist för råd och stöd i det fortsatta arbetet. 13

14 3.8 Avstämningsmöte Om du som chef upplever att det finns behov av ett avstämningsmöte med Försäkringskassan tar du kontakt med dem och meddelar att ett sådant behov finns. Tidigare brukade Försäkringskassan kalla till sådana möten men det görs numera väldigt sällan från deras håll utan initiativ får tas av chef. Syftet med avstämningsmötet är att klarlägga vad medarbetaren kan och inte kan göra samt vilka åtgärder som behövs för att medarbetaren ska kunna återgå i arbete. Till avstämningsmötet kan, förutom chefen, medarbetaren och HR-specialist, även företagshälsovård eller annan behandlande läkare samt facklig representant kallas. Facklig representant medverkar endast på önskemål av medarbetaren. 3.9 Arbetsträning under sjukskrivningstid Ibland skriver behandlande läkare att den som är sjukskriven ska börja arbetsträna för att så småningom kunna återgå till ordinarie arbetstid. Vid dessa tillfällen gäller: Läkaren kan endast rekommendera att arbetsträning påbörjas. Att det står arbetsträning på läkarintyget innebär inte att en arbetsträning ska påbörjas. En arbetsträning kan endast Försäkringskassan besluta om. Arbetsträning får inte påbörjas förrän det finns ett skriftligt beslut från Försäkringskassan. Det handlar dels om att den sjukskrivne ska vara försäkrad när en arbetsträning pågår och dels om att ansvarig chef ska vara delaktig i planeringen hur en arbetsträning ska genomföras på ett bra sätt, för både medarbetaren och verksamheten. Påbörjas en arbetsträning som inte är godkänd från Försäkringskassan, är insatsen att anses som arbete och lön ska utbetalas. Den sjukskrivne medarbetaren har till uppgift att meddela ansvarig chef vad läkaren har skrivit på läkarintyget samt hur de har diskuterat vid en eventuell arbetsträning. Ansvarig chef kontakta Försäkringskassan och bokar ett möte, eller via telefon, där samtalet ska mynna ut i en överenskommelse om arbetsträning är aktuellt, hur arbetsträningen i så fall ska planeras samt när den ska påbörjas. Kom ihåg att ansvarig chef ska erhålla en kopia på det skriftliga beslutet om arbetsträning innan arbetsträningen påbörjas. Den anställde har ansvar att förse ansvarig chef med en kopia på beslutet. Om Försäkringskassan inte fattat beslut om arbetsträning den dagen arbetsträningen är överenskommen att påbörjas, ska ansvarig chef stoppa arbetsträningen och invänta beslutet. Ansvarig chef meddelar handläggaren på Försäkringskassan om vidtagen åtgärd, omgående. 14

15 3.10 Rätt till ledighet under sjukdomstid Det finns en lagstadgad rätt för den sjukskrivne att ansöka om ledighet för att prova annat arbete under dag i sjukfrånvaroperioden. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen har samarbete där Försäkringskassan kan bevilja särskilt program som Arbetsförmedlingen utför tillsammans med den anställde. När Försäkringskassan lämnar över en anställd till Arbetsförmedlingen är personen inte längre att anses som sjukskriven. Den anställde ska då ansöka om tjänstledighet för att kunna delta i Arbetsförmedlingens insatser. Ansvarig chef informerar den anställde och ser till att ledighetsansökan lämnas in Medicinsk behandling - ännu ej färdig Vid allvarligare eller svårare sjukdomsfall kan medicinsk behandling vara avgörande för sjukdomsförloppet. I sådana fall kan inte alltid den arbetsinriktade rehabiliteringen påbörjas förrän den medicinska behandlingen är färdig. En arbetsgivare har alltjämt rehabiliteringsskyldighet. Ansvarig chef skall kontinuerligt hålla sig informerad om hur arbetstagarens behandling fortskrider genom samtal med medarbetaren. Dessa samtal dokumenteras i rehabiliteringsutredningen genom notering om datum och anteckningar om vad som framkom i samtalet. Under tiden skall ansvarig chef ha beredskap för att kunna påbörja den arbetslivsinriktade rehabiliteringen, alternativt återgång i arbete, så fort hälsotillståndet tillåter Söka bidrag till insatser och utredningar Arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd Arbetsgivare kan få bidrag för att utreda, planera, initiera, genomföra och följa upp arbetsplatsinriktade åtgärder. Det kan till exempel handla om att: kartlägga eller utreda vilket behov av stöd eller åtgärder en medarbetare har för att kunna vara kvar eller återgå i arbete göra en planering för återgång i arbete ta stöd av en rehabiliteringskoordinator/samordnare för att utreda, planera, genomföra eller följa upp arbetslivsinriktade åtgärder stödjande samtal för att kunna vara kvar eller återgå i arbete hantera stress, konflikter eller en kris för att kunna vara kvar eller återgå i arbete handledning för att klara av sitt arbete anpassa arbetsplatsen, arbetsuppgifter eller arbetstider anlita ergonom/arbetsterapeut för att se över arbetsmiljö eller arbetsuppgifter för den enskilde t ex se behov av anpassningar, arbetshjälpmedel, lära sig ändrad arbetsteknik andra arbetsplatsinriktade åtgärder för att din medarbetare behöver för att vara kvar i eller för att kunna återgå i arbete 15

16 Arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd kan exempelvis behövas om en medarbetare har upprepad korttidsfrånvaro visar tecken på ohälsa har en oklar arbetsförmåga i förhållande till sina arbetsuppgifter riskerar att bli sjukskriven riskerar få svårigheter att återgå i arbete efter en sjukskrivning riskerar att blir långvarigt sjukskriven Arbetsgivaren kan få tillbaka hälften av kostnaden, men högst kr per medarbetare och år, och högst kr per år totalt. Utredningen ska utföras av en anordnare som är godkänd av försäkringskassan, exempelvis företagshälsovården. Mer information finns på försäkringskassans hemsida Rehabiliteringsstöd från AFA Som arbetsgivare kan vi få ekonomisk ersättning för upp till hälften av våra kostnader när någon av våra medarbetare genomgår arbetslivsinriktad rehabilitering. Även vid förebyggande insats som samtalsstöd kan vi ansöka om bidraget. Det är du som chef som ansöker om stödet. Exempel: Samtalsstöd hos legitimerad psykolog/psykoterapeut för att undvika sjukskrivning Livsstilsförändringskurs för att behålla arbetsförmåga Beroendebehandling 16

17 4 Avsluta rehabilitering 4.1 Återgång i ordinarie arbete En lyckad rehabilitering avslutas med att medarbetaren återgår i arbete. Har medarbetaren arbetsförmåga av betydenhet ska medarbetaren återgå till sitt arbete. Placering till annat arbetsställe kan komma ske. Anställningsavtalet är emellertid oförändrat för det fall parterna inte har överenskommit annat. När åtgärderna enligt rehabiliteringsplanen är genomförda och medarbetaren är åter i arbete ska rehabiliteringen formellt avslutas. Chefen ansvarar för att boka in medarbetaren för ett avslutande möte. Har flera aktörer medverkat i en längre rehabilitering kan det vara lämpligt att även de bjuds in till mötet. Vid detta möte går parterna tillsammans igenom de åtgärder som vidtagits. Därefter förklarar arbetsgivaren rehabiliteringsarbetet avslutat. Avslutssamtalet dokumenteras i Heroma hälsosam och ska innehålla följande punkter: utförda anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder resultat av åtgärderna datum för avslut av rehabilitering 4.2 Återgång inom ramen för anställningen ej möjlig När det inte finns möjlighet att ta till vara medarbetarens arbetsförmåga och relevanta rehabiliteringsinsatser är uttömda för återgång i ordinarie arbete hos arbetsgivaren avslutas rehabiliteringsarbetet. Rehabilitering mot ordinarie arbete ska avslutas på ett formellt sätt och dokumenteras. Detta görs lämpligen genom att chefen kallar samtliga parter till ett nytt möte. Vid mötet går chefen igenom vilka åtgärder som vidtagits under utredningen och redogör för hur dessa fallit ut. I dokumentationen ska alla åtgärder framgå och om medarbetarens arbetsförmåga är så nedsatt att han/hon inte kan utföra sitt ordinarie arbete. 17

18 Rehabiliteringsprocessen kan även avslutas då medarbetaren fått beviljad varaktig sjukersättning från Försäkringskassan. Beslut från Försäkringskassan skickas till pensionshandläggare på HR-avdelningen. 4.3 Omplacering Om medarbetaren inte kan återgå till sitt ordinarie arbete, trots anpassningsåtgärder ska en omplaceringsutredning genomföras. Vid en omplaceringssituation ska alltid HR-specialist kontaktas för en eventuell samordning med andra verksamhetsområden. När en arbetstagare på grund av stadigvarande nedsättning av arbetsförmågan inte längre kan utföra sitt arbete kan uppsägning bli aktuellt. Arbetsgivare ska alltid genomföra en omplaceringsutredning innan uppsägning sker. Av praxis framgår att uppsägning kan ske om nedsättningen av arbetsförmågan är stadigvarande och arbetstagaren inte kan utföra arbete av någon betydelse för arbetsgivaren. Arbetsgivaren måste också ha uppfyllt sitt rehabiliteringsansvar. I detta ansvar ligger att arbetsgivaren gjort allt som är möjligt för att anställningen ska bestå och övervägt alla möjligheter att omplacera arbetstagaren. Arbetsgivaren måste kunna redogöra för detta. Omplaceringsskyldigheten i 7 Lagen om anställningsskydd innebär i princip ingen rätt för medarbetaren att behålla samma slags befattning eller samma slags anställningsvillkor som tidigare. Lagens bestämmelser syftar till att skydda en fortsatt anställning. Till omplaceringsutredningen bifogas rehabiliteringsutredningen och eventuell arbetsförmågebedömning samt annan information som är relevant för ärendet. Innehåll i omplaceringsutredningen: Kartläggning av medarbetarens kompetens ska innehålla utbildningsbakgrund, yrkeserfarenhet, färdigheter, egenskaper och kunskaper. Redovisning av samtliga lediga tillsvidare och tidsbegränsadeanställningar som finns hos arbetsgivaren Landstinget Sörmland I första hand ska likvärdigt arbete och tjänstgöringsgrad erbjudas. Medarbetaren ska uppfylla kraven på kompetens för det erbjudna arbetet. Det finns ingen skyldighet att inrätta nya eller personliga tjänster. Omplacering sker i första hand till ledigt likvärdigt arbete inom det egna verksamhetsområdet. Med ledigt arbete avses de arbeten, tillsvidare och tidsbegränsade, som är lediga vid omplaceringssituationen och som medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för. Om inget ledigt arbete finns inom det egna verksamhetsområdet ska möjligheten undersökas inom Landstinget Sörmland. Medarbetaren ska medvetandegöras om vilka konsekvenser som uppstår om hon/han tackar nej till skäligt arbete, d.v.s. att anställningen kan komma att avslutas. 18

19 4.3.1 Omställningsstöd Inom Landstinget Sörmland finns ett avtal med Omställningsfonden, KOM-KL, som bl. a. innehåller riktlinjer kring hur arbetsgivaren kan nyttja omställningsstöd vid ohälsa för att arbeta för en tidig lokal omställning. Bakom avtalet står SKL och Pacta samt fackförbunden Kommunal, OFR och AkademikerAlliansen. Viktigt att notera är dock att Lärarförbundet och Lärarnas Riksförbund inte omfattas av avtalet. Ta kontakt med HR-specialist för mer information. Medarbetaren kan få omställningsstöd för att skaffa sig kompetens för ett nytt jobb då denne har en konstaterad arbetsförmåga efter avslutad rehabilitering men inte kan återgå till sin gamla tjänst. 4.4 Medarbetaren medverkar inte i sin egen rehabilitering Om medarbetaren, utan godtagbara skäl, inte medverkar i sin egen rehabilitering eller avbryter rehabiliteringen i förtid utan att det är överenskommet, anses arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet vara fullgjord och rehabiliteringen kan avslutas. Avslutet skall vara formellt genom att ansvarig chef dokumenterar beslutet i rehabiliteringsdokumentationen. Medarbetaren meddelas skriftligt att utredningen är avslutad genom att meddela att vi som arbetsgivare har fullgjort vår rehabiliteringsskyldighet. Exempel på att medarbetaren inte medverkar kan vara att denne inte kommer till avtalade möten, vägrar gå till företagshälsovården, avbryter arbetsträning, vägrar delta i utredningar. Ansvarig chef beslutar hur och om ärendet ska drivas vidare. Ansvarig chef kontaktar HRspecialist för stöd i denna process. Hänvisningar Arbetsmiljölagen (förkortad AML) Socialförsäkringsbalk (2010:110, förkortad SFB) Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1, förkortad SAM) Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4, förkortad OSA) Arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1) 19