Protokoll Styrelsemöte 2013/14:04

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte 2013/14:04 Fört vid sammanträde med Styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Biblioteket, Villa Medici Närvarande ledamöter Jim Collander, ordförande Johanna Börjesson, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Josefin Söderpalm, vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor och ALARM Timmy Kjellqvist, vice ordförande med ansvar för information och medlemsrekrytering Johan Bergdahl, ledamot med ansvar för internationaliseringsfrågor My Green, ledamot med ansvar för likabehandling Daniel Wågsjö, övrig ledamot Karin Libeck, övrig ledamot Ej närvarande ledamöter Martin Larsson, ledamot med ansvar för arbetsmiljöfrågor Övriga närvarande Sofia Eklund, sekreterare Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 6

2 Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Jim Collander öppnar mötet kl 17: Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av två övriga frågor: Starta nytt råd och Välgörenhet. 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av justeringsperson att välja Johanna Börjesson till justeringsperson 1.5 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från styrelsemöte 3 till handlingarna 1.6 Avstämning av ärendeplan Ärendeplanen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. 1.7 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljning har skickats ut med handlingarna och gås igenom. Beslutsärenden ( 2) 2.1 Fastställande av presidiebeslut Jim Collander presenterar de utskickade presidiebesluten. att fastställa presidiebeslut 13/14:9-11 Sida 2 av 6

3 Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Kårvalet 2014 Jim Collander föredrar ärendet som bottnar i att kårvalet under 2013 brottades med en del bekymmer, bland annat ett väldigt långt valmöte och ett tungrott valnämndsarbete. Två förslag föreligger: Att flytta valet av Styrelsen till fullmäktigemöte 5 (från idag möte 6), för att dels göra valprocessen mer lätthanterlig och dels ge Styrelsen mer tid att planera arbetet inför tillträdet. Detta kräver en stadgeändring gällande när val till olika poster ska förrättas. Styrelsen är eniga om att det är ett bra förslag, de enda invändningarna gäller hur stadgeändringarna ska hinna gå igenom och hur valberedningen ska hinna göra sitt jobb. Det upplevs dock som lösbart. Att låta en presidial ingå i valnämnden, för att dels säkra kommunikationen mellan styrelse och valnämnd och dels underlätta det administrativa arbetet. Alla är överens om att detta är en bra idé. Här behövs inget beslut för stunden, mer än att en presidial nomineras och väljas av Fullmäktige. Det föreslås dock att det ska föras in en rekommendation i frågan i arbetsordningen. Vidare diskuteras hur sammansättning av valberedning och valnämnd bör se ut för att göra arbetet så smidigt och bra som möjligt. Enligt arbetsordningen ska valberedningen bestå av ordförande samt minst fyra ledamöter och valnämnden av ordförande samt tre-fem ledamöter. Det är Styrelsen som bereder valet till valberedning och valnämnd och det diskuteras hur detta bör göras. Styrelsen enas om att alla försöker komma på ett namn var till respektive organ och skickar in till Ordförande, för gemensam diskussion på ett mellanmöte innan handlingarna till fullmäktigemöte 3 skickas ut. Kriterier som nämns är att det krävs mer erfarenhet i valberedningen än i valnämnden, men att det är bra om någon i valnämnden har suttit i Fullmäktige. Viktigt att tänka på är att ledamöterna inte bör ha för avsikt att kandidera. Ett annat förslag som dyker upp är att premiera både valberedning och valnämnd på något sätt, till exempel med en avslutningsmiddag, för att visa uppskattning för ett relativt osynligt men ändå mycket viktigt arbete. Sida 3 av 6

4 3.2 Medlem kontra icke-medlem Jim Collander föredrar frågan om hur SAKS ska ställa sig till krav på medlemskap för engagemang och deltagande i SAKS verksamhet, som också har diskuterats i Fullmäktige. Styrelsen är helt enig i grundfrågan om att det borde vara en självklarhet att alla som är engagerade i en organisation också är medlemmar, och att medlemmar borde premieras vid alla SAKS aktiviteter. Hur detta bör genomföras och kontrolleras väcker större diskussion. Det upplevs viktigt att bjuda in till medlemskap och engagemang och inte uttrycka sig i avskräckande ordalag. Det tas också upp som en viktig del att vara tydliga med att alla råd och utskott är delar av SAKS och hur helheten är till fördel för de aktiva och deras påverkansarbete. Ett första förslag är att föra in någon typ av generell formulering i arbetsordningen för att det ska finnas ett ställningstagande i styrdokumenten. Att det sedan blir en bedömningsfråga vad som ska räknas som engagemang och hur premiering ska ske ses inte som ett så stort problem. Jim Collander arbetar vidare med frågan. Rapporter ( 4) 4.1 Ordförandens rapport Presidiets rapport för de senaste veckorna har skickats ut med handlingarna. Inga frågor. att lägga rapporten till handlingarna 4.2 Ekonomisk rapport Ekonomisk rapport utskickad. Sofia Eklund svarar på frågor. att lägga rapporten till handlingarna Sida 4 av 6

5 4.3 Övriga rapporter Styrelsens ledamöter rapporterar muntligt. Daniel Wågsjö berättar om GFS ägarutskott att planeringen för året är i full gång och att det mesta är lugnt och fungerar bra. Johan Bergdahl rapporterar att det inte händer så mycket på internationaliseringssidan men att han håller kontakt med de ansvariga på Sahlgrenska akademin. Johan kommer också att delta på nästa rådssammanträde. Karin Libeck berättar att hon har varit på möten med kvalitetsrådet och PIL (Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande). My Green rapporterar från kontakter med Håbeteku, som bland annat haft en föreläsning om heteronormativitet på GU och Chalmers och är öppna för att samarbeta mer med SAKS under våren. My berättar också att hon kommer att vara utomlands ett par månader under våren och då behöver en ersättare i likabehandlingskommittén. Karin Libeck föreslås. Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor Starta nytt råd Johanna Börjesson berättar att studenterna på masterprogrammet i Innovation och entreprenörskap, ca 40 st, idag inte har något utbildningsråd vilket gör att de inte kan välja studentrepresentanter. Programmet delar utbildningskommitté med FhUR och DiUR. Styrelsen diskuterar vad som är den enklaste lösningen på problemet: att starta ett eget råd eller att inkorporera studenterna i ett befintligt råd. Inget självklart svar finns. Det bestäms att Jim Collander och Johanna Börjesson ska boka in ett möte med de intresserade studenterna för att diskutera vidare och sedan återkomma. Sida 5 av 6

6 5.1.2 Välgörenhet. Med anledning av tyfonen på Filippinerna lyfter Timmy Kjellqvist frågan om hur SAKS skulle kunna arbeta med och bidra till välgörenhet. Styrelsen diskuterar frågan fritt och är överens om att tanken är god men att det är svårt för SAKS som organisation att lägga tid, kraft och pengar på sådant som inte tillhör kärnverksamheten. Det upplevs också som svårt att på goda grunder bestämma vilka välgörande ändamål som ska prioriteras. Samtidigt lyfter några av ledamöterna att om det kommer initiativ från medlemmar eller utskott så kan Styrelsen stötta. 5.2 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls den 9 december på Villa Medici. Karin Libeck och My Green ordnar mat. Ett mellanmöte hålls onsdagen den 20 november kl på Medicinarberget, inför att handlingarna till fullmäktigemöte 3 går ut. 5.3 Mötesutvärdering Genomförs muntligt med en snabb runda. 5.4 Mötets avslutande Jim Collander avslutar mötet klockan 19:17 Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Jim Collander Ordförande Johanna Börjesson Justeringsperson Sida 6 av 6