Handlingar till sammanträde med förbundsfullmäktige

Transkript

1 Handlingar till sammanträde med förbundsfullmäktige

2

3 Ärende 3

4

5 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: , , , , , , , , , , , , , , , Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Anmälan om val av nya ledamöter och ersättare i förbundsfullmäktige Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås anteckna anmälningsärendena. Sammanfattning av ärendet Från Göteborgs kommunfullmäktige har inkommit följande protokollsutdrag: - från sammanträde , 9, utvisande att till ny ledamot i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses nuvarande ersättaren Bettan Andersson (V), istället för Mats Pilhem (V). Till ny ersättare för samma tid utses Maria Grundel (V). - från sammanträde , 9, utvisande att till ny ledamot i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Anders Sundberg (M) istället för Anders Källström (M). - från sammanträde , 8, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Jonas Attenius (S), istället för Hanna Lindqvist (S). - från sammanträde , 10, utvisande att till ny ledamot i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Ann-Marie Linnarsson Palm (S), istället för Anneli Hulthén (S). - från sammanträde , 12, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till

6 Göteborgsregionens kommunalförbund och med 2018 utses Håkan Hallengren (S), istället för Linus Glanzelius (S). - från sammanträde , 7, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Åke Björk (M), istället för Ingela Ferneborg (M). - från sammanträde , 10, utvisande att till ny ledamot i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Cristian Delgado (S), istället för Anna Hedman (S). - från sammanträde , 11, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Toni Orsulic (M), istället för Annette Olsen (M). - från sammanträde , 6, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Margareta Brouang (M), istället för Theres Börjesson (M). - från sammanträde , 3, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Masoud Vatankhah (FI), istället för Julia Bahner (FI). Från Ale kommunfullmäktige har inkommit följande protokollsutdrag: - från sammanträde , 76, utvisande att Stefan Hagman (S) har avsagt sig uppdraget som ledamot i Göteborgsregionens fullmäktige. - från sammanträde , 239, utvisande att till ny ledamot i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Stefan Hagman (S), istället för Björn Norberg (S). Från Alingsås kommunfullmäktige har inkommit följande protokollsutdrag: - från sammanträde , 99, 113, utvisande att till ny ledamot i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Anita Brodén (L), istället för Eva Mattsson- Hill (L). - från sammanträde , 187, utvisande att till ny ledamot i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till

7 Göteborgsregionens kommunalförbund och med 2018 utses Anders Sandberg, istället för Simon Waern (S). - från sammanträde , 250, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Leif Hansson (S), istället för Helena Carlström (S). Från Kungsbacka kommunfullmäktige har inkommit följande protokollsutdrag: - från sammanträde , 83, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Kent Stenhammar (S), istället för Börje Börjesson (S). Från Partille kommunfullmäktige har inkommit följande protokollsutdrag: - från sammanträde , 33, utvisande att till ny ersättare i Göteborgsregionens förbundsfullmäktige för tiden till och med 2018 utses Jonas Mårdbrink (M), istället för Linda Fröberg (M). Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

8 Ärende 4

9

10 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: , , Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Val av nya ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås välja Annika Andersson (M), Tjörn, till ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Inga-Lill Hast (M), Tjörn, för återstoden av mandatperioden Förbundsfullmäktige föreslås välja Anna Sibinska (MP), Göteborg, till ny ledamot i förbundsstyrelsen efter Ulf Kamne (MP), Göteborg, för återstoden av mandatperioden Förbundsfullmäktige föreslås välja Carlos Rebelo Da Silva (S), Lilla Edet, till ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Ingemar Ottosson (S), Lilla Edet, för återstoden av mandatperioden Sammanfattning av ärendet Inga-Lill Hast (M), Tjörn, har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i förbundsstyrelsen. Valberedningens förslag till ny ersättare i förbundsstyrelsen är Annika Andersson (M), Tjörn. Ulf Kamne (MP), Göteborg, har avsagt sig sitt uppdrag som ledamot i förbundsstyrelsen. Valberedningens förslag till ny ledamot i förbundsstyrelsen är Anna Sibinska (MP), Göteborg. Ingemar Ottosson (S), Lilla Edet, har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i förbundsstyrelsen. Till ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Ingemar Ottosson (S), Lilla Edet, föreslår GRs valberedning Carlos Rebelo Da Silva (S), Lilla Edet. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

11 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 146) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 23 september 2016 på Aspenäs i Lerum 146 Dnr: Förslag till val av ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Inga-Lill Hast (M), Tjörn Inga-Lill Hast (M), Tjörn, har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i förbundsstyrelsen. Valberedningens förslag till ny ersättare i förbundsstyrelsen är Annika Andersson (M), Tjörn. I avvaktan på att val sker vid nästföljande sammanträde med GRs förbundsfullmäktige föreslås att Annika Andersson adjungeras till förbundsstyrelsen. Beslut Annika Andersson (M), Tjörn, adjungeras till förbundsstyrelsen i avvaktan på att förbundsfullmäktige väljer en ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Inga-Lill Hast (M), Tjörn. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i september Rätt utdraget intygar: Just:

12 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 181) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 9 december 2016 på Hindåsgården i Härryda kommun 181 Dnr: Val av ny ledamot i förbundsstyrelsen efter Ulf Kamne (MP), Göteborg Ulf Kamne (MP), Göteborg, har avsagt sig sitt uppdrag som ledamot i förbundsstyrelsen. Valberedningens förslag till ny ledamot i förbundsstyrelsen är Anna Sibinska (MP), Göteborg. I avvaktan på att val sker vid nästföljande sammanträde med GRs förbundsfullmäktige föreslås att Anna Sibinska adjungeras till förbundsstyrelsen. Beslut Anna Sibinska (MP), Göteborg, adjungeras till förbundsstyrelsen i avvaktan på att förbundsfullmäktige väljer en ny ledamot till förbundsstyrelsen efter Ulf Kamne (MP), Göteborg. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i december Rätt utdraget intygar: Just:

13 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 227) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 19 maj 2017 i kommunhuset, Tjörns kommun 227 Dnr: Val av ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Ingemar Ottosson (S), Lilla Edet Ingemar Ottosson (S), Lilla Edet, har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i förbundsstyrelsen. Till ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Ingemar Ottosson (S), Lilla Edet, föreslår GRs valberedning Carlos Rebelo Da Silva (S), Lilla Edet. Beslut Förbundsfullmäktige föreslås välja Carlos Rebelo Da Silva (S), Lilla Edet, till ny ersättare i förbundsstyrelsen efter Ingemar Ottosson (S), Lilla Edet, för återstoden av mandatperioden Carlos Rebelo Da Silva (S), Lilla Edet, adjungeras till förbundsstyrelsen i avvaktan på att val sker i förbundsfullmäktige. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i maj Rätt utdraget intygar: Just:

14 Ärende 5

15

16 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: , , , Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Val av nya ledamöter samt ordförande i GRs valberedning Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås välja Ingrid Andreae (S), Göteborg, till ny ledamot och ordförande i GRs valberedning efter Peter Lindh (S), Göteborg, för återstoden av mandatperioden Förbundsfullmäktige föreslås välja Jan Utbult (KD), Öckerö, till ny ledamot i GRs valberedning efter Benny Strandberg (KD), Kungälv, för återstoden av mandatperioden Förbundsfullmäktige föreslås välja Johnny Sundling (V), Ale, till ny ledamot i GRs valberedning efter Ingmarie Torstensson (V), Ale, för återstoden av mandatperioden Förbundsfullmäktige föreslås välja Hillevi Werring (MP), Göteborg, till ny ledamot i GRs valberedning efter Anna Sibinska (MP), Göteborg, för återstoden av mandatperioden Sammanfattning av ärendet Peter Lindh (S), Göteborg, har avsagt sig sitt uppdrag som ledamot och ordförande i GRs valberedning. Till ny ledamot i GRs valberedning efter Peter Lindh (S), Göteborg, föreslår GRs valberedning Ingrid Andreae (S), Göteborg. Benny Strandberg (KD), Kungälv, har avsagt sig sitt uppdrag som ledamot i GRs valberedning. Till ny ledamot i GRs valberedning efter Benny Strandberg (KD), Kungälv, föreslår GRs valberedning Jan Utbult (KD), Öckerö. Ingmarie Torstensson (V), Ale, har avsagt sig sitt uppdrag som ledamot i GRs valberedning. Till ny ledamot i GRs valberedning efter Ingmarie Torstensson (V), Ale, föreslår GRs valberedning Johnny Sundling (V), Ale.

17 Göteborgsregionens kommunalförbund Anna Sibinska (MP), Göteborg, har avsagt sig sitt uppdrag som ledamot i GRs valberedning. Till ny ledamot i GRs valberedning efter Anna Sibinska (MP), Göteborg, föreslår GRs valberedning Hillevi Werring (MP), Göteborg. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

18 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Valberedningen Utdrag ur protokoll ( 85) från GRs valberedning tisdagen 4 april 2017 på GR, Anders Personsgatan 8, Göteborg 85 Val av ny ledamot och ordförande i GRs valberedning efter Peter Lindh (S), Göteborg Peter Lindh (S), Göteborg, har avsagt sig uppdraget som ledamot och ordförande i GRs valberedning. Beslut Till ny ledamot och ordförande i GRs valberedning efter Peter Lindh (S), Göteborg, föreslås Ingrid Andreae (S), Göteborg. Ingrid Andreae adjungeras till valberedningen i avvaktan på att förbundsfullmäktige den 13 juni 2017 fattar beslut om ny ledamot och ordförande i valberedningen. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Lisbeth Boëthius Inga-Lill Andersson Rätt utdraget intygar: Just:

19 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Valberedningen Utdrag ur protokoll ( 60) från GRs valberedning torsdagen 8 december 2016 på GR, Anders Personsgatan 8, Göteborg 60 Val av ny ledamot i valberedningen efter Benny Strandberg (KD) Benny Strandberg (KD), Kungälv, har avsagt sig uppdraget som ledamot i GRs valberedning Beslut Valberedningen föreslår Jan Utbult (KD), Öckerö, till ny ledamot i valberedningen efter Benny Strandberg (KD), Kungälv. I avvaktan på att förbundsfullmäktige väljer en ny ledamot i GRs valberedning efter Benny Strandberg adjungeras Jan Utbult till valberedningen. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Lisbeth Boëthius Inga-Lill Andersson Rätt utdraget intygar: Just:

20 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Valberedningen Utdrag ur protokoll ( 72) från GRs valberedning tisdagen 31 januari 2017 på GR, Anders Personsgatan 8, Göteborg 72 Val av ny ledamot i valberedningen efter Ingmarie Torstensson (V), Ale Ingmarie Torstensson (V), Ale har avsagt sig uppdraget som ledamot i GRs valberedning. Nytt förslag från (V) i Göteborgsregionen är Johnny Sundling (V), Ale. Beslut Valberedningen föreslår Johnny Sundling (V), Ale, till ny ledamot i valberedningen efter Ingmarie Torstensson (V), Ale. I avvaktan på att förbundsfullmäktige väljer en ny ledamot i GRs valberedning efter Ingmarie Torstensson adjungeras Johnny Sundling till valberedningen. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Lisbeth Boëthius Inga-Lill Andersson Rätt utdraget intygar: Just:

21 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Valberedningen Utdrag ur protokoll ( 86) från GRs valberedning tisdagen 4 april 2017 på GR, Anders Personsgatan 8, Göteborg 86 Val av ny ledamot i GRs valberedning efter Anna Sibinska (MP), Göteborg Anna Sibinska (MP), Göteborg, har avsagt sig uppdraget som ledamot i GRs valberedning från och med andra halvåret Beslut Till ny ledamot i valberedningen efter Anna Sibinska (MP), Göteborg föreslås Hillevi Werring (MP), Göteborg. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Lisbeth Boëthius Inga-Lill Andersson Rätt utdraget intygar: Just:

22 Ärende 6

23

24 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Förslag till reglemente för styrelsen för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås besluta att anta utsända förslag till reglemente för förbundsstyrelsen för GR. Sammanfattning En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegations- och attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attest- och utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. Reglemente för förbundsstyrelsen Tidigare arbetsordning för styrelsen benämns nu istället reglemente för förbundsstyrelsen och har kompletterats vad gäller styrelsens uppgifter och ansvar, delegering från förbundsfullmäktige samt arbetsformer. Nytt i reglementet är rutiner för förslag och yrkanden samt att kallelse ska utfärdas senast 10 dagar före sammanträdet; jämfört med nuvarande rutin om 15 dagar. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

25 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 214) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 31 mars 2017 på Aspenäs, Lerums kommun 214 Dnr: Reglementen, instruktioner, delegationsordning samt riktlinjer för medelsförvaltning inom Göteborgsregionens kommunalförbund En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegationsoch attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attestoch utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. De förändringar som gjorts i dokumenten har redovisats i utsänt förslag. Presidiet önskar göra smärre revideringar i utsänt förslag vad gäller delegationsordning och reglemente för förbundsstyrelsen. Beslut Reviderat förslag till delegationsordning för GR, instruktion för förbundsdirektören i GR och instruktion för politiska styrgrupper inom GR antas. Förbundsfullmäktige föreslås anta reviderat förslag till reglemente för förbundsstyrelsen för GR, riktlinjer för medelsförvaltningen inom GR samt attest- och utanordningsreglemente för GR. Förbundsfullmäktige föreslås, under förutsättning att utbildningsgruppen godkänner förslaget, anta förslag till reglemente för utbildningsgruppen inom GR. Just:

26 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i april Rätt utdraget intygar: Just:

27 Göteborgsregionens kommunalförbund Reglemente för styrelsen för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Inledning Förbundsfullmäktige är högsta beslutande organ för GR och beslutar om verksamhetsinriktning och budget, årsredovisning samt i ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt för förbundet. Dess arbetsformer regleras i fullmäktiges arbetsordning. Fullmäktige har genom detta reglemente utfärdat föreskrift om förbundsstyrelsens verksamhet och arbetsformer. Utöver det som förskrivs i kommunallagen och övriga tillämpliga författningar gäller bestämmelserna i detta reglemente. Reglementet gäller från Styrelsens uppgifter och ansvar Styrning och ledning 1 Styrelsen är förbundets ledande politiska förvaltningsorgan. Styrelsen har ett helhetsansvar för förbundets verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning, oavsett om verksamheten sker i nämnd, bolag eller annan form. 2 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av förbundets angelägenheter samt ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet i förbundet. 3 Styrelsen ska inom ramen för sitt uppdrag ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs av de kommunala företag och stiftelser som GR helt eller delvis äger eller annars har intresse i. Häri ingår att utse stämmoombud. 4 Styrelsen ska utse firmatecknare för förbundet. 5 Styrelsen ska utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för förbundet. 6 Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på förbundets utveckling och ekonomiska ställning samt fortlöpande och i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige. 7 Styrelsen ska övervaka att av fullmäktige fastställd verksamhetsinriktning och budget för förbundets verksamhet följs och att förbundets löpande förvaltning handhas på ett rationellt och ekonomiskt sätt. Just:

28 Göteborgsregionens kommunalförbund 8 Styrelsen ska avge yttranden som ankommer på förbundet samt underrätta fullmäktige och förbundets medlemmar om yttranden som avgivits i viktiga frågor. 9 Styrelsen är arkivmyndighet för GR samt GRs hel- och majoritetsägda bolag. 10 Styrelsen är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i dess verksamhet. 11 Styrelsen ansvarar för att den interna kontrollen är tillräcklig. Ekonomi och medelsförvaltning 12 Styrelsen ska ha hand om förbundets medelsförvaltning och annan ekonomisk förvaltning enligt fullmäktiges riktlinjer samt upprätta förslag till budget i enlighet med kommunallagen. 13 Styrelsen ska se till att bokföring och redovisning sker samt upprätta årsredovisning och delårsrapporter i enlighet med lagen om kommunal redovisning. 14 Styrelsen ska hålla sig underrättad om förbundets verksamhet, dess utveckling, resultat och budget, period- och årsbokslut samt verksamhetsplanering. Delegering från förbundsfullmäktige 15 Ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt för förbundet ska beslutas av fullmäktige. Styrelsen beslutar om verksamhetsplan, detaljbudget, yttranden över offentliga planer och utredningar samt i frågor som inte faller under annan nämnds ansvarsområde eller ankommer på fullmäktige. 16 Styrelsen ansvarar för frågor som rör förhållande mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare. 17 Styrelsen beslutar om anställning av förbundsdirektör. 18 Styrelsen kan ta upp lån och teckna borgen för lån inom ramar som regleras i riktlinjer för medelsförvaltningen. 19 Styrelsen kan - genom ombudgetering disponera eget kapital med utgångspunkt från den beräkningsmodell som visar GRs behov av eget kapital i riskhänseende. - ombudgetera maximalt 3 procent av den budgeterade omsättningen. - eventuellt negativt resultat till följd av att medel ianspråktas ur det Just:

29 Göteborgsregionens kommunalförbund egna kapitalet (överskjutande den bedömda miniminivån) behöver inte återställas inom ramen för balanskravet med åberopande av synnerliga skäl. Styrelsen ska - årligen i samband med årsredovisningen till fullmäktige återrapportera bedömd miniminivå för det egna kapitalet samt hur mycket medel som har ianspråktagits under året och hur dessa har nyttjats. Styrelsens arbetsformer 20 Styrelsen består av 22 ledamöter och 11 ersättare. Av ledamöterna och ersättarna bör 11 respektive 5 vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter och ersättare bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. Tjänstgöringstiden för ledamöterna och ersättarna är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige ägt rum. 21 De valda 11 ersättarna ska vid förfall för ordinarie ledamot inträda i tjänstgöring i den ordning i vilken de blivit valda, dock med iakttagande av att vid förfall för ordinarie ledamot ska i dennes ställe i första hand inträda ersättare vald för samma politiska parti som ledamoten. 22 En ersättare som inte tjänstgör har rätt att vara med på överläggningen och få sin mening antecknad till protokollet. 23 Vid fyllnadsval beaktas att ledande politiker som sitter i kommunernas styrelser även bör ingå i styrelsen 24 Styrelsen sammanträder på dag och tid som styrelsen bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. 25 Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdet. Kallelsen bör utfärdas skriftligen och vara ledamöterna och ersättarna tillhanda senast tio dagar före sammanträdet. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats samt åtföljas av föredragningslista och handlingar. 26 Styrelsen får medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i styrelsen att närvara vid sammanträde med styrelsen. Kommunfullmäktiges ordförande och vice ordförande har rätt att närvara vid styrelsens sammanträden. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Just:

30 Göteborgsregionens kommunalförbund 27 Styrelsen får handlägga ärenden bara när fler än hälften av ledamöterna är närvarande. 28 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Justering ska ske inom 14 dagar efter aktuellt möte. Styrelsen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. 29 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. 30 Tillkännagivande om justering av protokoll från sammanträden ska ske på Göteborgs stads anslagstavla. Presidiet som arbetsutskott 31 Fullmäktige utser ordförande och tre vice ordföranden i styrelsen. Dessa utgör styrelsens presidium som tillika är arbetsutskott. Politiska styrgrupper 32 Enligt förbundsordningen kan styrelsen för ärendens beredning utse politiskt sammansatta styrgrupper. Fyra politiska styrgrupper finns inom GR: Styrgruppen för arbetsmarknad, styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad, styrgruppen för sociala frågor och utbildningsgruppen. Utbildningsgruppen är antagningsnämnd, utsedd av fullmäktige. Rutiner för yrkanden/förslag 33 Förtroendevalda i fullmäktige har möjlighet att ta initiativ i form av motioner, interpellationer och frågor till fullmäktige. 34 Förslag som inkommer till GR från ledamot i styrelsen och är ställda till styrelsen tas upp vid närmast därpå följande presidiesammanträde. Därefter översänds förslaget till styrelsen för ställningstagande. Om styrelsen bedömer att förslaget ska beredas återremitteras det till GRs kansli alternativt till berörd styrgrupp för beredning. Efter att förslaget har beretts tas det på nytt upp i presidium/styrelse för förslag till beslut. 35 Yrkanden i samband med styrelsesammanträden ska göras i samband med att ärendet behandlas. Längre yrkanden ska vara skriftliga och lämnas till ordföranden i samband med att yrkandet ställs. Just:

31 Ärende 7

32

33 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Förslag till reglemente för utbildningsgruppen inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås besluta att anta utsända förslag till reglemente för utbildningsgruppen inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR). Sammanfattning En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegations- och attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attest- och utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. Reglemente för utbildningsgruppen Fullmäktige har enligt kommunallagen möjlighet att delegera rätten att fatta beslut i vissa ärenden till nämnder genom att upprätta reglementen. Då GRs utbildningsgrupp/antagningsnämnd hittills har saknat ett reglemente har ett förslag tagits fram som reglerar nämndens uppgifter och ansvar samt arbetsformer. Förslaget behandlades i utbildningsgruppen , se protokollsutdrag. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

34 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 214) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 31 mars 2017 på Aspenäs, Lerums kommun 214 Dnr: Reglementen, instruktioner, delegationsordning samt riktlinjer för medelsförvaltning inom Göteborgsregionens kommunalförbund En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegationsoch attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attestoch utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. De förändringar som gjorts i dokumenten har redovisats i utsänt förslag. Presidiet önskar göra smärre revideringar i utsänt förslag vad gäller delegationsordning och reglemente för förbundsstyrelsen. Beslut Reviderat förslag till delegationsordning för GR, instruktion för förbundsdirektören i GR och instruktion för politiska styrgrupper inom GR antas. Förbundsfullmäktige föreslås anta reviderat förslag till reglemente för förbundsstyrelsen för GR, riktlinjer för medelsförvaltningen inom GR samt attest- och utanordningsreglemente för GR. Förbundsfullmäktige föreslås, under förutsättning att utbildningsgruppen godkänner förslaget, anta förslag till reglemente för utbildningsgruppen inom GR. Just:

35 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Utbildningsgruppen Utdrag ur protokoll ( 132) från utbildningsgruppens sammanträde torsdagen 6 april Reglemente för utbildningsgruppen Handlingar var utsända. Utbildningsgruppen beslöt att föreslå förbundsstyrelsen att föreslå förbundsfullmäktige att anta förslag till reglemente för utbildningsgruppen inom GR. Vid protokollet Cecilia Salmi Just:

36 Göteborgsregionens kommunalförbund Reglemente för utbildningsgruppen (antagningsnämnden) inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Inledning Förbundsfullmäktige är högsta beslutande organ för GR och beslutar om verksamhetsinriktning och budget, årsredovisning samt i ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt för förbundet. Dess arbetsformer regleras i fullmäktiges arbetsordning. Fullmäktige har genom detta reglemente utfärdat föreskrift om utbildningsgruppens (antagningsnämndens) verksamhet och arbetsformer. Reglementet gäller från Nämndens uppgifter och ansvar 1 Utbildningsgruppen har enligt förbundsordningen till uppgift att - Svara för antagningen till gymnasieskolan enligt skollagen och gymnasieförordningen samt inom ramen för gällande samverkansavtal avseende gymnasieskolan medlemskommunerna emellan. - Svara för anordnande av lärande för vuxna enligt gällande lagstiftning, bl.a. skollag och förordning om kommunal vuxenutbildning, inom ramen för gällande samverkansavtal. - Bedriva internationellt inriktad förskoleklass-, grund- och gymnasieskoleverksamhet samt verksamhet för fritidshem och annan pedagogisk verksamhet inom ramen för gällande skollag och förordning. 2 Enligt förbundsordningen är utbildningsgruppen också politisk styrgrupp under styrelsen, och har till uppgift att - bereda ärenden på uppdrag av styrelsen. - ta egna initiativ och lämna förslag till styrelsen Utbildningsgruppens arbetsformer 3 Utbildningsgruppen består av 16 ledamöter. Av ledamöterna bör fyra vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. Tjänstgöringstiden för ledamöterna och ersättarna är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige ägt rum. Just:

37 Göteborgsregionens kommunalförbund 4 Utbildningsgruppens ledamöter bör, för att säkra kommunal förankring, utgöras av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. 5 Fullmäktige utser en ordförande och en vice ordförande i utbildningsgruppen. 6 Utbildningsgruppens presidium, ordförande och vice ordförande, bör i första hand utgöras av medlemskommunernas styrelsers ordförande och vice ordförande, i andra hand av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. 7 Utbildningsgruppens presidium, ordförande och vice ordförande, adjungeras till styrelsen för hela mandatperioden. 8 Utbildningsgruppen sammanträder på dag och tid som gruppen bestämmer. Sammanträde ska också hållas om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. 9 Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdet. Kallelsen bör utfärdas skriftligen och utsändas till ledamöterna senast en vecka före sammanträdet. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats samt åtföljas av föredragningslista och handlingar. 10 Utbildningsgruppen får medge förtroendevald som inte är ledamot i nämnden att närvara vid sammanträde. Fullmäktiges ordförande och vice ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträden. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden. 11 Nämnden får handlägga ärenden bara när fler än hälften av ledamöterna är närvarande. 12 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Justering ska ske inom 14 dagar efter aktuellt möte. Utbildningsgruppen kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. 13 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före justeringen av protokollet. Just:

38 Ärende 8

39

40 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Förslag till revisionsreglemente för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås besluta att anta förslag till revisionsreglemente för GR att gälla från 1 juli 2017 och till dess förbundsfullmäktige fattar annat beslut. Sammanfattning Kap 9, 18 i Kommunallagen anger att Fullmäktige får meddela närmare föreskrifter om revisionen. Dessa föreskrifter meddelas i ett revisionsreglemente, som alltså reglerar relationen mellan GRs förbundsfullmäktige och deras revisorer. En revidering har gjorts av revisionsreglemente för GR som antogs av förbundsfullmäktige 2006 att gälla från 1 januari Revisionsreglementet har tagits fram i samarbete med GRs förtroendevalda revisorer. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

41 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 231) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 19 maj 2017 i kommunhuset, Tjörns kommun 231 Dnr: Förslag till revisionsreglemente för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Kap 9, 18 i Kommunallagen anger att Fullmäktige får meddela närmare föreskrifter om revisionen. Dessa föreskrifter meddelas i ett revisionsreglemente, som alltså reglerar relationen mellan GRs förbundsfullmäktige och deras revisorer. En revidering har gjorts av revisionsreglemente för GR som antogs av förbundsfullmäktige Reviderat revisionsreglemente har tagits fram i samarbete med GRs förtroendevalda revisorer. Beslut Förbundsfullmäktige föreslås besluta att anta förslag till revisionsreglemente för GR att gälla från 1 juli 2017 och till dess förbundsfullmäktige fattar annat beslut. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i maj Rätt utdraget intygar: Just:

42 1 Revisionsreglemente för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Detta revisionsreglemente speglar relationen mellan Göteborgsregionens kommunalförbunds förtroendevalda revisorer (nedan benämnda revisorer) och Göteborgsregionens kommunalförbunds förbundsfullmäktige (nedan benämnt GR). Revisionens roll 1 Revisorerna och lekmannarevisorerna (revisionen) är förbundsfullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs i styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar och företag. Revisionen har en central roll när det gäller att säkerställa insynen i och kontrollen av all verksamhet som GR ansvarar för. Revisionen kan skänka legitimitet och förtroende åt verksamheten, men också vara förmedlare av väsentlig och nödvändig kritik. Med sina insatser kan revisionen också generera bidrag till förbättring och utveckling. Den övergripande revisionsuppgiften är att granska om verksamheten följer förbundsfullmäktiges beslut och om verksamheten uppnår de politiska målen inom givna ekonomiska ramar. En väsentlig uppgift är att främja arbetet med styrning och kontroll av verksamheten. Att vara revisor och lekmannarevisor är ett uppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Revisionens formella reglering 2 För revisionsverksamheten gäller bestämmelser i lag, god revisionssed samt detta reglemente. Den kommunala revisionen regleras i kommunallagen, främst kapitel 9. Lekmannarevisionen regleras i aktiebolagslagen, kapitel 10. Förbundsordningen i GR ger de grundläggande förutsättningarna i det aktuella uppdraget. God revisionssed i kommunal verksamhet är de föredömliga och goda principer och tillvägagångssätt som är allmänt vedertagna när kommunal revision utförs. Den goda seden uttrycker grundläggande värden, förhållningssätt och förutsättningar liksom processer, principer och tillvägagångssätt i granskning och bedömning i GR och dess företag. God revisionssed i kommunal verksamhet utgår från den kommunala sektorns

43 2 förhållanden. Revisionsarbetet i GR ska bedrivas med utgångspunkt från den goda sed som senast är uttolkad och uttryckt i skriften God revisionssed i kommunal verksamhet (Sveriges Kommuner och Landsting). När revisorerna beslutar om sin förvaltning och om jäv gäller i tillämpliga delar också regelverket för beslutsfattande mm i kommunallagen. Revisorerna verkar i övrigt under den lagstiftning som allmänt gäller i offentlig verksamhet tryckfrihetsförordning, offentlighets- och sekretesslag, förvaltningslag, personuppgiftslag, lagen om offentlig upphandling m fl. Likaså har de att följa kommunövergripande riktlinjer från förbundsfullmäktige. Revisorernas antal och organisation 3 GR har fem revisorer som efter allmänna val utses av förbundsfullmäktige för en mandatperiod. Om en revisor avgår eller uppdraget på något sätt upphör under mandatperioden förrättar förbundsfullmäktige fyllnadsval så snart som möjligt. 4 Revisorerna arbetar samfällt med hela granskningsuppdraget. 5 Bland revisorerna utser förbundsfullmäktige lekmannarevisorer och suppleanter till aktiebolag i det antal och enligt de regler för val av lekmannarevisorer som har fastställts för varje enskilt företag. 6 Förbundsfullmäktige väljer för den tid som förbundsfullmäktige bestämmer en ordförande för revisionen. Uppdraget är att vara sammankallande och leda gemensamma sammankomster och sammanträden. Revisorerna har vid behov själva att utse en vice ordförande. 7 Förbundsfullmäktige väljer revisorerna för en mandatperiod. Uppdraget är slutfört när revisorerna under det femte året efter valet har avslutat granskningen av det fjärde årets verksamhet och avlämnat revisionsberättelse. Det första året i mandatperioden inleds därför med dubbla grupper revisorer.

44 3 Revisorernas uppgifter 8 I ärenden som avser och berör revision har revisorerna rätt att yttra sig till och i förbundsfullmäktige. 9 GRs revisorer föreslår, efter upphandling, auktoriserade revisorer till GRs företag. Samråd skall ske med förbundsfullmäktiges presidium i egenskap av representant för ägare samt avseende delägda företag representanter för övriga ägare och deras revisorer. Revisorernas ekonomi och förvaltning 10 För beredning av budget till revisorerna och lekmannarevisorerna ansvarar förbundsfullmäktiges presidium. För delägda företag skall presidiet samråda med andra ägare. Kostnaderna för lekmannarevision inklusive biträde belastar respektive företag inom GR-koncernen. 11 För att besluta i ärenden om sin förvaltning och om jäv sammanträder revisorerna enligt de regler som gäller för en kommunal nämnd. Revisorernas sakkunniga biträden 12 Revisorerna och lekmannarevisorerna anlitar själva sakkunniga till sin granskning i den omfattning som behövs för att fullgöra granskningen enligt god revisionssed. Vid upphandling tillämpas GRs upphandlingsregler. Revisorerna och lekmannarevisorerna beslutar själva om upphandling. 13 Bestämmelserna i kommunallagen och aktiebolagslagen om revisorernas rätt till upplysningar gäller också de sakkunniga som biträder revisorerna och lekmannarevisorerna.

45 4 Revisorernas arbetsformer 14 Ordföranden kallar revisorerna till sammankomster i granskningsarbetet och till sammanträden i ärenden om sin förvaltning och om jäv. Revisorerna får kalla även sakkunniga och andra experter samt förtroendevalda i fullmäktigeberedningar och nämnder till dessa sammankomster. 15 Minnesanteckningar ska föras vid revisorernas sammankomster i granskningsarbetet. Ordföranden ansvarar för att anteckningar upprättas. 16 De beslut som revisorerna fattar om sin förvaltning och om jäv ska tas upp i protokoll. Ordföranden ansvarar för att protokoll upprättas. Protokollet justeras av ordföranden och ytterligare en revisor. Revisorerna kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan revisorerna justerar den. 17 En skrivelse i revisorernas namn i granskningsarbetet fordrar att alla revisorer är eniga om innehållet. Skrivelsen ska undertecknas av den som revisorerna utser. Revisorernas rapportering 18 Revisionsberättelsen lämnas till förbundsfullmäktige vid den tidpunkt som förbundsfullmäktige bestämmer. Lekmannarevisorernas granskningsrapporter ska lämnas till förbundsfullmäktige vid den tidpunkt som förbundsfullmäktige bestämmer. 19 Revisorerna redovisar löpande resultatet av sin granskning till förbundsfullmäktige. De sakkunnigas rapporter samt rapporter och bedömningar från revisorerna tillställs förbundsfullmäktiges presidium så snart en granskning är avslutad. Fullmäktiges presidium svarar för vidare spridning till förbundsfullmäktiges alla ledamöter. Detta uppfyller kravet i kommunallagen på att de sakkunnigas rapporter ska bifogas revisionsberättelsen.

46 5 Revisorerna och fullmäktige 20 Revisorerna och förbundsfullmäktiges presidium har regelbundna överläggningar, minst en gång varje år. 21 Revisorerna kan initiera ärende i förbundsfullmäktige med anledning av sin granskning och om sin förvaltning, när de bedömer att så behövs. Förbundsfullmäktiges ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling, så snart som möjligt, efter att beredning skett. Revisorerna kan initiera ärende i nämnder och styrelser med anledning av sin granskning, när de bedömer att så behövs. Nämndens ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling så snart som möjligt. Revisorerna rapporterar till ansvarig nämnd om de i sin granskning funnit att misstanke om att brott av förmögenhetsrättlig karaktär förövats eller om allmän förvaltningsdomstols avgörande åsidosatts. Om berörd nämnd inte vidtagit tillfredsställande åtgärder med anledning därav rapporterar revisorerna till förbundsfullmäktige. Förbundsfullmäktiges ordförande svarar för att sådana ärenden tas upp till behandling, så snart som möjligt, efter att beredning har skett. Revisorernas arkiv 22 För vården av revisorernas arkiv gäller bestämmelserna i arkivlagen och i av förbundsfullmäktige fastställt arkivreglemente. Reglementets giltighet 23 Reglementet gäller från 1 juli 2017 till dess förbundsfullmäktige fattar annat beslut.

47 Ärende 9

48

49 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Förslag till attest- och utanordningsreglemente för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås besluta att anta utsänt förslag till attest- och utanordningsreglemente för GR. Sammanfattning En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegations- och attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attest- och utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. Attest- och utanordningsreglemente Attestregler avseende bokföringsorder samt arvoden har tydliggjorts. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

50 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 214) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 31 mars 2017 på Aspenäs, Lerums kommun 214 Dnr: Reglementen, instruktioner, delegationsordning samt riktlinjer för medelsförvaltning inom Göteborgsregionens kommunalförbund En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegationsoch attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attestoch utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. De förändringar som gjorts i dokumenten har redovisats i utsänt förslag. Presidiet önskar göra smärre revideringar i utsänt förslag vad gäller delegationsordning och reglemente för förbundsstyrelsen. Beslut Reviderat förslag till delegationsordning för GR, instruktion för förbundsdirektören i GR och instruktion för politiska styrgrupper inom GR antas. Förbundsfullmäktige föreslås anta reviderat förslag till reglemente för förbundsstyrelsen för GR, riktlinjer för medelsförvaltningen inom GR samt attest- och utanordningsreglemente för GR. Förbundsfullmäktige föreslås, under förutsättning att utbildningsgruppen godkänner förslaget, anta förslag till reglemente för utbildningsgruppen inom GR. Just:

51 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i april Rätt utdraget intygar: Just:

52 Göteborgsregionens kommunalförbund Attest- och utanordningsreglemente för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) 1 Tillämpningsområde Varje utbetalning skall föregås av kontroll och digital signering av två i förening. Transaktioner som avser inbetalningar, förrådsuttag, interndebiteringar, kostnadsfördelningar, omföringar och korrigeringar attesteras inte utan bokförs efter kontroll direkt av ekonomienheten. 2 Uppdrag Styrelsen ska för viss uppdragstid utse attestanter och utanordnare samt ersättare för dessa. Styrelsen får uppdra åt förbundsdirektören att utse dessa. Därutöver må erforderliga kontrollanter utses av förbundsdirektören. Styrelsen äger rätt att själv utanordna. 3 Attestants åliggande Attestant av utbetalning ska förvissa sig om att utgift är förenlig med verksamheten, att transaktionen överensstämmer med avtalade villkor och/eller ramavtal, att varan eller tjänsten levererats till GR, att transaktionen är rätt konterad, att bokföringen sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod samt att avdelningen (motsvarande) är betalningsskyldig. Attestanten ska utföra erforderliga kontrollåtgärder eller tillse att de utförts och förvissa sig om att hinder i övrigt för utanordning inte föreligger. Attestant av övriga ärendetyper enligt 1 ska utföra de särskilda kontrollåtgärder som behövs. 4 Utanordnares åliggande Utanordnare ska kontrollera att attest verkställs samt besluta om eventuell utbetalning. 5 Jäv med mera Kontroll, attest eller utanordning får inte verkställas av den som själv ska mottaga betalningen eller som står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. Inbetalningsattest får inte verkställas av den, som själv gör inbetalningen.

53 Göteborgsregionens kommunalförbund Arvoden till förtroendevald attesteras av ordföranden och justerare genom att justering av protokoll med närvarolista sker. Räkningar avseende resor och representation från förtroendevald, utöver av fullmäktige fastställt arvode, attesteras av förbundsdirektören. Har styrelsen eller av styrelsen utsedd styrgrupp, arbetsgrupp eller dylikt beslutat om resa eller representation får förbundsdirektören attestera under förutsättning att ersättning inte begärs för andra utlägg än sådana som kan anses omfattande av beslutet. 6 Beloppsgränser (TKR) Följande beloppsgränser gäller: Förbundsordföranden Förbundsdirektör Avdelningschef I övrigt, se attestordning. 7 Tillämpningsanvisningar med mera Styrelsen får där särskilda skäl så föranleder medge undantag från detta reglemente. Förbundsdirektören får utfärda anvisningar för tillämpningen av detta reglemente.

54 Ärende 10

55

56 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Förslag till riktlinjer för medelsförvaltningen inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås besluta att anta utsänt förslag till riktlinjer för medelsförvaltningen inom GR. Sammanfattning En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegations- och attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attest- och utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. Riktlinjer för medelsförvaltningen Det har tydliggjorts att styrelsen är ansvarig för kommunalförbundets riktlinjer för medelsförvaltning och att genomförandet av dessa riktlinjer är delegerat till förbundsdirektören och vidaredelegerat till ekonomichefen. I övrigt har endast redaktionella ändringar gjorts. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

57 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 214) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 31 mars 2017 på Aspenäs, Lerums kommun 214 Dnr: Reglementen, instruktioner, delegationsordning samt riktlinjer för medelsförvaltning inom Göteborgsregionens kommunalförbund En översyn har gjorts av GRs nu gällande samlingsdokument Instruktioner för verksamheten samt för hanteringen av delegationsoch attestfrågor, som årligen fastställs av förbundsfullmäktige och senast Samlingsdokumentet innefattar arbetsordning för styrelsen, instruktion för förbundsdirektören, delegationsordning, attestoch utanordningsreglemente, attestinstruktion samt riktlinjer för medelsförvaltningen. Gällande dokument har endast genomgått smärre revideringar sedan Mot bakgrund av hur kommunalförbundet har utvecklats finns det anledning att uppdatera och förtydliga dokumenten både av legala skäl samt ur styrnings- och ledningsperspektiv. De förändringar som gjorts i dokumenten har redovisats i utsänt förslag. Presidiet önskar göra smärre revideringar i utsänt förslag vad gäller delegationsordning och reglemente för förbundsstyrelsen. Beslut Reviderat förslag till delegationsordning för GR, instruktion för förbundsdirektören i GR och instruktion för politiska styrgrupper inom GR antas. Förbundsfullmäktige föreslås anta reviderat förslag till reglemente för förbundsstyrelsen för GR, riktlinjer för medelsförvaltningen inom GR samt attest- och utanordningsreglemente för GR. Förbundsfullmäktige föreslås, under förutsättning att utbildningsgruppen godkänner förslaget, anta förslag till reglemente för utbildningsgruppen inom GR. Just:

58 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i april Rätt utdraget intygar: Just:

59 Göteborgsregionens kommunalförbund Riktlinjer för medelsförvaltningen inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) Omfattning Riktlinjerna för medelsförvaltningen avser att reglera förvaltningen av det likvida kapital som Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) disponerar. Finansiella frågor som inte behandlas i föreliggande riktlinjer ska hänskjutas till styrelsen för avgörande. Syfte Syftet med dessa riktlinjer är att ange ramar för medelsförvaltningen, reglera det finansiella risktagandet samt säkerställa att uppföljning och kontroll av medelsförvaltningen kan ske på tillfredsställande sätt. Riktlinjerna ska ses över varje år och förändringar ska föreslås förbundsfullmäktige. Målsättning Målsättningen är att med bibehållen hög säkerhet säkerställa en god avkastning på GRs likvida kapital. Behörighet Styrelsen ska inom ramen för sitt uppdrag utse stämmoombud och ha uppsikt över de företag i vilka GR är engagerat och kan: a) uppta lån, ingå borgen och utställa kapitaltäckningsgaranti till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr, b) lämna lån till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr, c) besluta om kapitalförstärkning genom nyemission, ägartillskott eller på annat sätt till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr. Styrelsen är ansvarig för kommunalförbundets riktlinjer för medelsförvaltning. Genomförandet av riktlinjerna är delegerat till förbundsdirektören och vidaredelegerat till ekonomichefen. Detta innebär i praktiken att ekonomiavdelningen köper och säljer värdepapper och andra placeringar inom riktlinjernas ram efter bedömningar av GRs behov och marknadens situation. Förbundsdirektören beslutar om avtal med bank/kreditinstitut efter förslag från ekonomichefen. Just:

60 Göteborgsregionens kommunalförbund Finansiella risker mm Placering av likvida medel får endast ske i finansiella instrument med mycket hög säkerhet och god likviditet. Vilka motparter som accepteras samt högsta belopp per kategori och motpart framgår enligt nedan under rubrik finansiella instrument högsta belopp per kategori och utgivare. Ränterisken begränsas genom att den genomsnittliga räntebindningen (duration) på placerat kapital inte bör överstiga 18 månader. En jämn förfallostruktur ska eftersträvas. Räntebindningen på kort upplåning får inte överstiga tolv (12) månader. Vid lång upplåning ska kompletterande riktlinjer utfärdas. Kassalikviditet i form av betalningsberedskap bör normalt uppgå till 20 miljoner kronor (två månaders betalningsberedskap). För belopp därutöver ska bedömning göras om placering ska ske. På detta sätt stävjas likviditetsrisken. Kortfristigt behov av placering och upplåning ska i första hand tillgodoses genom utnyttjande av checkräkning. Avtal om checkräkning ska tecknas med bank/kreditinstitut. Avtal ska också finnas för övriga banktjänster såsom t.ex. koncernkonto (inkl förmånskvittning) och betalningsförmedling. Avtal om checkkredit m.m. får träffas med Göteborgs kommuns koncernbank. Bästa möjliga villkor avseende lån, placeringar och övriga finansiella tjänster ska uppnås genom upphandling i konkurrens. Valutarisk ska undvikas genom att all exponering vid placeringar sker i svensk valuta. Eventuella placeringar i utländsk valuta ska således omgående valutasäkras. I syfte att undvika valutarisk eller ränterisk får s.k. derivatinstrument användas för att justera risken i underliggande exponering (ex placering eller lån). Användning av derivatinstrument ska beslutas av förbundsdirektören i samråd med ekonomiavdelningen. Motparter i derivatavtal ska ha hög kreditvärdighet, dock minst A- hos kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor s alternativt A-3 hos Moody s. När utgivare har fått olika rating av kreditvärderingsinstituten gäller det kriterium som är högst. Just:

61 Göteborgsregionens kommunalförbund För att minimera kreditrisken ska vid nedgång i kreditvärdighet (rating) hos utgivare av värdepapper som ingår i GRs portfölj bedömning göras om GR ska sälja det aktuella innehavet. Rapportering Ekonomichefen ansvarar för att ekonomiavdelningen fortlöpande rapporterar till förbundsdirektören. En gång per år ska förbundsdirektören rapportera den finansiella situationen till styrelsen. Det sker genom redovisning under särskild rubrik i årsredovisningen. Dessa rapporter ska redovisa: likviditeten placeringsportföljens struktur och åldersfördelning det finansiella resultatet för perioden/året. Just:

62 Ärende 11

63

64 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Förslag till instruktion för valberedningen inom Göteborgsregionens kommunalförbund Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås anta förslag till instruktion för valberedningen inom GR. Sammanfattning Ett förslag till instruktion för GRs valberedning har tagits fram, enligt bilaga. Förslaget bygger till viss del på dokumentet Balans i regionala organ som från 1994 och med flera revideringar sedan dess legat till grund för valberedningens arbete. Behov har identifierats av att ytterligare tydliggöra valberedningens arbete i form av en instruktion som beskriver principer och utgångspunkter samt uppgifter och ansvar. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

65 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 232) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 19 maj 2017 i kommunhuset, Tjörns kommun 232 Dnr: Förslag till instruktion för valberedningen inom Göteborgsregionens kommunalförbund Ett förslag till instruktion för GRs valberedning har tagits fram, enligt bilaga. Förslaget bygger till viss del på dokumentet Balans i regionala organ som från 1994 och med flera revideringar sedan dess legat till grund för valberedningens arbete. Behov har identifierats av att ytterligare tydliggöra valberedningens arbete i form av en instruktion som beskriver principer och utgångspunkter samt uppgifter och ansvar. Ett förtydligande föreslås vad gäller att partierna på det lokala planet i nomineringsarbetet till GR bör beakta de tre perspektiv som beskrivs i instruktionen: politisk representation, kommunal förankring och könsfördelning. Beslut Förbundsfullmäktige föreslås anta reviderat förslag till instruktion för valberedningen inom GR. Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i maj Rätt utdraget intygar: Just:

66 Göteborgsregionens kommunalförbund Instruktion för valberedningen inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) GRs förbundsfullmäktige väljer vid första sammanträdet inför ny mandatperiod en valberedning för mandatperioden. Principer och utgångspunkter 1. Valberedningen ska utgöras av nio ledamöter och nio ersättare. Om mandatfördelningen inom Göteborgsregionen efter valet leder till att fler än nio partier ingår i förbundsstyrelsen, ska antalet ledamöter och ersättare i valberedningen utökas så att alla partier med mandat i förbundsstyrelsen ingår. Göteborgs stad innehar ordförandeposten. Ledamöter och ersättare bör ha ett stort regionalt engagemang och god kännedom om regionala förhållanden. 2. Tre perspektiv ska bevakas i valberedningens arbete: politisk representation, kommunal förankring och könsfördelning. a. Politisk representation: De 13 kommunerna i Göteborgsregionenen utgör ett gemensamt valområde, och det sammanlagda röstetalet i kommunerna ligger till grund för mandatfördelningen i GRs politiska grupper samt styrelserna i helägda bolag.1 b. Kommunal förankring: Alla 13 kommuner ska vara representerade i förbundsstyrelse och styrgrupper. Förbundsstyrelsens ledamöter och ersättare ska i första hand rekryteras ur kommunernas presidier, så långt det är möjligt med hänsyn till mandatfördelningen efter valet. Styrgruppernas presidier, ordförande och vice ordförande, bör i första hand utgöras av medlemskommunernas ordförande och vice ordförande, i andra hand av representanter i kommunal nämnd inom relevant sakpolitiskt område. Styrgruppernas ledamöter bör, för att säkra kommunal förankring, utgöras av representanter i kommunal nämnd 1 För det av GR majoritetsägda bolaget Gryning Vård AB ansvarar kommunalförbunden i Västra Götaland för valberedningsarbetet. Styrelsen tillsätts ej politiskt.

67 Göteborgsregionens kommunalförbund inom relevant sakpolitiskt område. Styrgruppernas presidier, ordförande och vice ordförande, adjungeras till styrelsen för hela mandatperioden. c. Könsfördelning: Jämställdhetsperspektivet ska beaktas vid tillsättande av representanter i GRs organ. Ett riktmärke är att det för varje position som ska tillsättas inom GR ska finnas en man och en kvinna att välja mellan. Strävan är att inget kön ska ha en större andel än 60 procent av styrelsens/gruppens mandat. Partierna på det lokala planet i medlemskommunerna bör i nomineringsarbetet till GR beakta dessa tre perspektiv. Uppgifter och ansvar 3. Valberedningen har i uppdrag att verka som valberedning vad gäller: a. Förbundsfullmäktiges 2 politiskt tillsatta nämnder och beredningar inklusive förbundsstyrelsen och dess arbetsutskott. i. Styrelsen består av 22 ledamöter och 11 ersättare. Av ledamöterna och ersättarna bör 11 respektive 5 vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter och ersättare bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. ii. De valda 11 ersättarna ska vid förfall för ordinarie ledamot inträda i tjänstgöring i den ordning i vilken de blivit valda, dock med iakttagande av att vid förfall för ordinarie ledamot ska i dennes ställe i första hand inträda ersättare vald för samma politiska parti som ledamoten. iii. Vid fyllnadsval beaktas att ledande politiker som sitter i kommunernas styrelser även bör ingå i styrelsen. iv. Fullmäktige utser ordförande och tre vice ordföranden i styrelsen. Dessa utgör styrelsens presidium som tillika är arbetsutskott. b. Förbundsstyrelsens politiskt tillsatta styrgrupper. 2 Förbundsfullmäktiges ledamöter och ersättare väljs av respektive kommuns fullmäktige utifrån valresultat i kommunen.

68 Göteborgsregionens kommunalförbund i. Utbildningsgruppen består av 16 ledamöter. Övriga styrgrupper består av 15 ledamöter. Av ledamöterna bör fyra i utbildningsgruppen och tre i övriga styrgrupper vara bosatta i Göteborgs stad. Återstående ledamöter och ersättare bör vara bosatta utanför Göteborgs stad men inom förbundets medlemskommuner. c. Styrelse samt lekmannarevisorer för det av GR helägda regionala bolaget Göteborgsregionens internationella skola ABs (ISGR). d. GRs representanter i det av Göteborgs stads helägda bolag Business Region Göteborg AB (BRG). e. GRs representanter i styrelsen för Stiftelsen för Västsvenska Fritidsområden (Västkuststiftelsen) f. Övriga representanter för GR i organ såsom Europakorridoren, Stiftelsen Korsvägen, Västkoms årsstämma, Airport Regions Conference (ARC) osv. g. I samband med val vara behjälplig i valberedningsarbetet inom de regionala bolagen Renova, Gryaab och Grefab. 4. Valberedningen bör tidsmässigt samordna sitt arbete med valberedningsarbetet inom de organ till vilka GR har i uppgift att nominera representanter.

69 Ärende 12

70

71 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Fastställande av beslut vid bolagsstämman för ISGR (Göteborgsregionens Internationella Skola AB) 2017 angående val av styrelse och revisorer för bolaget Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås fastställa beslutet vid bolagsstämman för ISGR angående val av styrelse och revisorer för bolaget för 2017 till nästa ordinarie bolagsstämma. Sammanfattning av ärendet Enligt KL 17 ska fullmäktige utse samtliga styrelseledamöter samt lekmannarevisorer i bolag där kommunen har samtliga aktier. Detta gäller även kommunalförbund. ISGRs bolagsstämma ägde rum Stämman beslöt i enlighet med förslag från GRs valberedning. Protokollet från bolagsstämman bifogas. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

72

73

74

75 Ärende 13

76

77 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Förslag till val av ledamöter i skolnämnd för den svenska sektionen inom ISGR (the International School of the Gothenburg Region AB) 2017 Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås med bifall till valberedningens förslag välja ledamöter och ersättare till skolnämnd för ISGRs svenska sektion fr.o.m enligt bolagsstämmans beslut om val av styrelse. Sammanfattning av ärendet På förslag av GRs valberedning har bolagsstämman för ISGR beslutat om att för tiden intill slutet av nästa ordinarie årsstämma välja ny styrelse samt lekmannarevisorer för Protokoll från bolagsstämman har bifogats föregående ärende. Enligt beslut om bildande av skolnämnd för ISGRs svenska sektion ska personunion råda mellan förtroendevalda politiker i bolaget ISGRs (Göteborgsregionens internationella skola AB) styrelse och skolnämnden. Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

78 Ärende 14

79

80 Göteborgsregionens kommunalförbund Dnr: Fullmäktigeärende Till förbundsfullmäktige Revisionsberättelse angående förbundsstyrelsens räkenskaper och förvaltning för år 2016 Förslag till beslut Förbundsfullmäktige föreslås anteckna mottagandet av revisionsberättelse angående förbundsstyrelsens räkenskaper och förvaltning för år Sammanfattning av ärendet GRs förtroendevalda revisorer har till förbundsfullmäktige överlämnat bifogade revisionsberättelse angående förbundsstyrelsens räkenskaper och förvaltning för år Följande bilagor åtföljer revisionsberättelsen: Bilaga 1: Revisionsrapport Ernst & Young Bilaga 2: Revisionsrapport PWC Bilaga 3: Revisionsrapport om grundläggande granskning av ITsäkerheten inom GR Bilaga 4: Verksamhetsberättelse för revisionen av GR 2016 Göteborg Helena Söderbäck /Gunnel Rydberg

81 Göteborgsregionens kommunalförbund Protokoll Förbundsstyrelsen Utdrag ur protokoll ( 233) från förbundsstyrelsens sammanträde fredagen 19 maj 2017 i kommunhuset, Tjörns kommun 233 Dnr: Revisionsberättelse angående förbundsstyrelsens räkenskaper och förvaltning för år 2016 GRs förtroendevalda revisorer har till förbundsfullmäktige överlämnat bifogade revisionsberättelse samt rapporter och verksamhetsberättelse angående förbundsstyrelsens räkenskaper och förvaltning för år Beslut Förbundsfullmäktige föreslås anteckna mottagandet av revisionsberättelse angående förbundsstyrelsens räkenskaper och förvaltning för år Vid protokollet Gunnel Rydberg Justeras: Jonas Ransgård Dennis Jeryd Justering av protokollet har tillkännagivits genom anslag på Göteborgs kommuns anslagstavla i maj Rätt utdraget intygar: Just:

82 Göteborgsregionens Revisorerna i Göteborgsre gionens kommunalfiirbund Organisationsnummer Till ftirbundsfullmäktige i Göteborgsregionens kommunalftirbund Revisionsberättelse för år 2016 Vi, av fullmäktige utsedda revisorer har granskat den verksamhet som bedrivits i Göteborgsregionens kommunalfìirbund. Förbundsstyrelsen ansvarar fìir att verksamheten bedrivs enligt gällande måi, beslut och riktlinjer samt de fijreskrifter som gäller for verksamheten. De ansvarar också fiir att det finns en tillräcklig intern kontroll och återredovisning till fullmäktige. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, intem kontroll och räkenskaper samt att pröva om verksamheten bedrivits enligt de uppdrag, mål och ftireskrifter som gäller für verksamheten. Granskningen har med begränsad omfatbring utftirts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. Granskningen har, beträffande räkenskaperna, genomftirts med den inriktning och omfattning som krävs ftir att ge rimlig grund for bedömning och ansvarsprövning. Avseende övrig granskning av verksamhetens ändamålsenlighet och interna kontroll har medel saknats fìir att utftira en revision i enlighet med kommunallag och god revisionssed. Måluppfyllelse - God ekonomisk hushållning I årsredovisningen fìirs ett resonemang om att god ekonomisk hushållning innebär att balanskravet uppnås och att verksamheterna ska utövas på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. För att säkerställa god ekonomisk hushållning har fìirbwrdet vidare beräknat sitt långsiktiga behov av eget kapital ur riskhänseende. Uttalade finansiella mål for samt definition av god ekonomisk hushållning saknas dock i budget och årsredovisning Göteborgsregionens kommunalfìirbund har i verksamhetsplan for 20L6 faststâllt övergripande strategier och utmaningar. Till strategiområdena kopplas prioriteringar och fokusområden, som kan jämfìiras med verksamhetsmåi. I årsredovisningen redovisas aktiviteter som genomftirts inom respektive fokusområde. Utifrån redovisningen framgår att aktiviteterna är fiirenliga med de uppsatta målen. Det görs dock ingen uttalad redogörelse frir måluppfullelse. Förbundet lämnar inte heller någon prognos fijr huruvida de verksamhetsmässiga målen fìirväntas uppnås under Vidare kan konstateras att det saknas indikatorer och mätetal fiir att kunna fülja måluppfyllelsen.

83 Göteborgsregionens kommunalfü Revisorerna i Göteborgsregionens kommunalfürbund Organisationsnummer Vi bedömer sammantaget, beaktat granskningens begränsade omfattning, att styrelsen i Göteborgsregionens kommunalfürbund i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vi bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande. Vi bedömer att styrelsens interna kontroll, beaktat granskningens begränsade omfathring,har varit tillräcklig. Vi bedömero beaktat ovan nämnda iakttagelser avseende god ekonomisk hushållning, att resultatet enligt årsredovisningen är fìirenligt med de verksamhetsmål som fullmäktige uppställt. Dock bedömer vi att målarbetet kan utvecklas och vi rekommenderar Göteborgsregionens kommunalfiirbund att fastställa en definition av god ekonomisk hushållning samt vilka finansiella och verksamhetsmässiga mål som är specifrkt kopplade till detta. Vi tillstyrker att förbundsfullmäktige beviljar ledamöterna Í färbundsstyrelsen, utbildningsgruppen och skolnämnd für ISGR ansvarsfrihet fär verksamhetsåret Vi tillstyrker att förbundsfullmäktige godkänner årsredovisníng fiir GR Göteborg dent apnl2017 Thomas Svensson Christina Carlsson Lars Bergsten ãø* /&tu*/ Irene Hellekant tor^îer",rl aott{"-- Lars-Gunnar Landin?L

84 GR Göteborgsregionens Kommunalförbund Årsbokslut mars 2017

85 Agenda 1 Status och kvarstående åtgärder 2 Riskbedömning och fokusområde 3 Redovisnings- och revisionsfrågor årsbokslutet 4 Kommentarer kring väsentliga bedömningsposter 5 God ekonomisk hushållning 6 Samlad bedömning Sida 2

86 Status och kvarstående åtgärder Genomförda och återstående aktiviteter Vi har genomfört merparten av vår granskning i enlighet med tidigare kommunicerad revisionsplan. Fortfarande kvarstår ett antal aktiviteter innan revisionen är avslutad: Följa upp väsentliga händelser efter balansdagen Läsa och granska innehållet i slutlig version av årsredovisningen Inhämta uttalande från ledningen ( letter of representation ) Sida 3

87 Riskbedömning och fokusområde Översikt av 2016 års revision Översiktlig granskning av delårsbokslut i augusti Granskning av intern kontroll och rutiner Revisionens omfattning Granskning av årsbokslut Väsentliga områden Intern kontroll och rutiner Bokslutsprocessen Löneprocessen Inköpsprocessen Intäktsprocessen Projektredovisning Väsentliga årsbokslutsfrågor Intäktsredovisning Pågående projekt Immateriella anläggningstillgångar Sida 4

88 Redovisnings- och revisionsfrågor årsbokslutet Område Iakttagelse och kommentar Kommunalförbundets kommentar Projekt Vi kan konstatera att projektprocessen synes fungera väl. I samband med granskning av årsbokslut kan vi konstatera att kommunalförbundet har upprättat en sammanställning/ projektrapport där uppgifter om projektnamn, kostnader, erhållna medel, nettot samt datum för slutdatum för respektive projekt framgår. Erhållen rapport inkluderar inte uppgift om budget eller prognos. Uppgiften om slutdatum i projektrapporten hade inte uppdaterats för ett par projekt som förlängts. Vi rekommenderar att kommunalförbundet även under 2017 upprättar en projektrapport per verksamhet vid delår- och årsbokslut där ovanstående uppgifter framgår tillsammans med en dokumenterad bedömning av eventuella risker i projekten såsom förlustrisk. GR har under året arbetat fram förslag på projektrapport utifrån tidigare synpunkter från EY samt utifrån de verksamhetsbehov vi själva har utifrån projektuppföljning. Ett första utkast presenterades i samband med delårsrapport per augusti GR anser att den framtagna projektrapporten ger en sammanställd bild över projekten. Det enda som saknas är projekt-budget utifrån de synpunkter vi fått från EY och den hanteras sidoordnat. Många projekt startar också efter det att budgetprocessen är avslutad och vissa projekt tillkommer även under löpande år. GR ändrar inte i några formella budgetar under löpande år. Viktigast förutom själva uppföljningen är att på ett enkelt sammanfattande sätt visa att projekten är aktiva under året. Sida 5

89 Kommentarer kring väsentliga bedömningsposter Som ett resultat av vår granskning vill vi särskilt kommentera rimligheten i väsentliga områden vars redovisningsmässiga hantering är beroende av förbundsledningens bedömningar. Bedömningspost Aktier i dotterbolag Kommentar Aktier i dotterbolag uppgår till 18,7 mnkr per balansdagen. Eget kapital i respektive bolag överstiger bokfört värde. Största innehavet avser aktier i Gryning Vård AB som har ett bokfört värde på 14,1 mnkr. Vi har noterat att kommunalförbundet saknar aktiebreven i original för Gryning Vård AB. Vi rekommenderar kommunalförbundet att utreda var dessa kan finnas. Immateriella tillgångar / Programvara Under året har kommunalförbundets immateriella tillgång avseende programvaran INDRA (gymnasieintag) skrivits ner med 1,8 mnkr, och posten har ett totalt bokfört värde per balansdagen som uppgår till 1,028 tkr. Vi har tagit del av kommunalförbundets motivering till nedskrivningen av utgifter och har inte noterat någon avvikelse mot gällande redovisningsrekommendationer. Pågående arbete och pågående projekt Kommunalförbundet har per pågående projekt netto på sammanlagt 22,3 mnkr (15,5 mnkr). Kommunalförbundets pågående projekt har delats upp på projekt där nerlagda kostnader överstiger erhållna intäkter med 15,5 mnkr, vilka presenteras som en fordran i årsredovisningen, och på projekt där erhållna intäkter överstiger nerlagda kostnader med 37,8 mnkr, vilka presenteras som en skuld i årsredovisningen. Vår bedömning är att det inte är några väsentliga förlustrisker i projekten. Sida 6

90 Kommentarer kring väsentliga bedömningsposter Som ett resultat av vår granskning vill vi särskilt kommentera rimligheten i väsentliga områden vars redovisningsmässiga hantering är beroende av företagsledningens bedömningar. Bedömningspost Kommentar Intäkter Intäkter uppgår totalt till 424,8 mnkr för 2016 vilket är en ökning med 56,3 mnkr jämfört med föregående år. Främst är det stadsbidrag för vuxenutbildning samt ökad försäljning av läromedel under Kostnader Personalkostnader uppgår till 100,2 mnkr vilket är en ökning med ca 5,2 mnkr jämfört med föregående år. Kostnadsökningen mellan åren förklaras främst av att kommunalförbundet har ökat antalet anställda jämfört med föregående år samt att årets lönerevision ökat lönekostnaderna. Övriga kostnader har ökat med ca 47,5 mnkr jämfört med föregående år De ökade kostnaderna avser främst kostnader för utbildningsplatser och konsultkostnader hänförliga till vuxenutbildningen. Kommunalförbundets kostnader för inköp av läromedel har kopplat till den högre försäljningen också ökat mot föregående år Finansiella intäkter och kostnader har ökat med ca 0,5 mnkr vilket till största delen beror på försäljningen av andelarna i Göteborg & Co. Sida 7

91 Måluppfyllelse: God ekonomisk hushållning Vidareutvecklad beskrivning av god ekonomisk hushållning under 2016, men definition av god ekonomisk hushållning har ej fastställts I utkast till årsredovisning anges att god ekonomisk hushållning föreligger när balanskravet uppnås och verksamheten bedrivs ändamålsenligt Mål kopplade till god ekonomisk hushållning har fastställts inför 2017 och redovisas även i utkast till årsredovisning för 2016 Finansiella mål Finansiella mål har fastställts inför Utfallet för respektive mål redovisas även i utkast till årsredovisning Verksamhetsmål Övergripande utmaningar samt därtill kopplade prioriteringar och fokusområden i verksamhetsplan. Genomförda aktiviteter för respektive prioritering/fokusområde redovisas, men det görs ingen uttalad redovisning av måluppfyllelse avseende verksamhetsmålen. Sida 8

92 Samlad bedömning Vi bedömer, beaktat ovan nämnda iakttagelser, att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de verksamhetsmål som fullmäktige uppställt. Dock bedömer vi att målarbetet kan utvecklas. Vi rekommenderar Göteborgsregionens kommunalförbund att fastställa en definition av god ekonomisk hushållning samt vilka finansiella och verksamhetsmässiga mål som är specifikt kopplade till detta. Sida 9

93 EY Assurance Tax Transactions Advisory Om EY EY är ett världsledande företag inom revision, redovisning, skatt, transaktioner och affärsrådgivning. Våra tjänster och insikter hjälper till att skapa förtroende och hållbar tillväxt på finansmarknader och i ekonomier världen över. För att hålla våra löften till våra intressenter utvecklar vi ledare och medarbetare som arbetar i team över gränserna. Vi vill att allt vi gör ska bidra till att affärsvärlden och arbetslivet fungerar bättre för våra medarbetare, våra kunder och de samhällen vi verkar i. EY refererar till den globala organisationen samt kan avse en eller flera medlemsföretag i Ernst & Young Global Limited. Varje medlemsföretag utgör en egen juridisk person Ernst & Young AB. All Rights Reserved. ey.com/se

94 PM Göteborgsregionens kommunalförbund 2016 Uppdrag och avgränsning PwC har i uppdrag att biträda revisorerna i Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) deras granskning av förbundets verksamhet (sakkunnigt biträde). Särskilt biträde (EY) har upphandlats för granskning av kommunalförbundets räkenskaper. Uppdragets omfattning har närmre specificerats i lämnad offert till GR. Omfattning och inriktning i den grundläggande granskningen av förbundet har inte närmare specificerats av GR varför uppdraget har genomförts i enlighet med av PwC avlämnad offert. Granskningsåtgärder 2016 Under året har revisorerna arbetat i enlighet med tidigare års rutin/praxis inom GR. Detta har bland annat inneburit regelbundna överläggningar med förbundsledning, att löpande ta del av protokoll och förbundets internkontrollplan. Särskild överläggning har skett med förbundsstyrelsens presidium. Verksamhetsinformation har erhållits fortlöpande. Revisionens resurser och därmed möjlighet att leva upp till sitt uppdrag i enlighet med kommunallagens 9 kapitel har varit föremål för särskild prövning och diskussion under året. Detta har skett i samråd med fullmäktiges presidium. Revisorerna har upprättat planeringsunderlag för fördjupade granskningsinsatser under året (risk- och väsentlighetsanalys). Under året har en fördjupad granskning avseende översiktlig granskning av IT-säkerheten genomförts vilken har avrapporterats den 27 februari 2017 till revisorerna. Granskningen har därefter skickats till förbundsstyrelsen för kännedom och åtgärd. Revisorernas iakttagelser har fortlöpande noterats i minnesanteckningar vilka utgör grund för revisionens bedömningar nedan. Iakttagelser och bedömning Förbundsordningen bedöms ha efterlevts under Reglementet för skolnämnden bedöms ha efterlevts. GR har upprättad internkontrollplan för Förbundets arbete med intern kontroll bedöms ske på strukturerat sätt. 1