Tjänsteskrivelse. Komplettering av riskanalyser till Plan för intern kontroll godkänna riskanalyserna och lägga dem till handlingarna.

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Söder 1 (1) Datum Vår referens Jenny Ahlm Controller Jenny.Ahlm@malmo.se Tjänsteskrivelse Komplettering av riskanalyser till Plan för intern 2015 SOFS Sammanfattning Stadsområdesnämnd Söder gav på nämndsmötet den 25 februari förvaltningen i uppdrag att utför en riskanalys kring mutor. Förvaltningens avdelningar har nu kompletterat sina riskanalyser enligt uppdraget. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta att godkänna riskanalyserna och lägga dem till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse SoN Söder Komplettering av riskanalyser till Plan för intern 2015 Stadsområdesförvaltning Söders riskanalyser till Plan för intern 2015 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Söder Ärendet Stadsområdesförvaltningen tar varje år fram en plan för den interna en och denna baseras på riskanalyser som genomförts av förvaltningen och stadsområdesnämndens arbetsutskott. Vid Stadsområdesnämnd Söders sammanträde den 25 februari godkände nämnden intern plan 2015 och gav samtidigt förvaltningen i uppdrag att utföra en riskanalys kring mutor. Förvaltningens avdelningar har nu kompletterat sina riskanalyser enligt uppdraget. Ansvariga Lena Wetterskog Sjöstedt, stadsområdesdirektör SIGNERAD

2 Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder 1 (3) Riskanalys avdelningen för individ- och familjeomsorg Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Multiplicera poäng för väsentlighet med risk Vidare hantering: Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, upprättande av rutin, upprättande av inbyggd. Inbygga er/befintliga åtgärder Bör eras: Vidare till planen för intern. Fyll i nästa mall. Accepteras. Utbetalningar IOF, ekonomiskt bistånd Dataintrång IOF Förhandsbedömningar IOF, mottag barn & familj Ramavtal, upphandlad vård IOF Hemlösa hushåll med barn Att beslut inte fattats i enlighet med delegation. Att utbetalning inte går till rätt person. Att felaktigt belopp utbetalas. Att obehöriga anställda kan ta del av känsliga uppgifter och sprida dessa vidare. Att lagstiftningen inte efterlevs avseende förhandsbedömningar. Att verksamheten bryter mot innehåll i avtal och kan riskera en stämning. Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller kriterier avseende kvalitet, kompetens, försäkringar, uppsägningstider etc. vilket kan förlänga en placering med risk för högre kostnader. Att barnens behov inte tillgodoses i förhållande till skälig levnadsnivå Bör eras: Vidare till planen för intern Bör eras: Vidare till planen för intern Bör eras: Vidare till planen för intern Bör eras: Vidare till planen för intern Bör eras: Vidare till planen för intern.

3 2 Familjehemsvård Barn- och ungdomsvård Vuxenvård, missbruk Genomförandeplan, försörjningsstöd Mutor Sammanbrott vid placeringar utanför hemmet. Sammanbrott vid placeringar utanför hemmet. Att SIP (samordnad individuell plan) inte upprättas. Att genomförandeplaner inte upprättas i enlighet med Malmö stads riktlinjer. Risk att förvaltningen agerar olagligt. Risk för minskat förtroende för förvaltningen Inbyggda er/befintliga åtgärder Inbyggda er/befintliga åtgärder Inbyggda er/befintliga åtgärder Inbyggda er/befintliga åtgärder Detta följs upp enligt de rutiner som är upprättade för Malmö stad. Är ett gemensamt utvecklingsområde för Malmö stad Inbyggda er/befintliga åtgärder Detta följs upp minst en gång per år genom diskussioner på arbetsplatsträffar, samt genom information till nyanställda som en del av deras introduktionsprogram. Kontrollmoment som föreslås ingå i intern -planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Vilken avdelning eller funktion ska utföra en? Frekvens och tidpunkt Hur många gånger per år och i vilken eller vilka månader? Metod Beskriv kortfattat vilka metoder som ska användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska eras och på vilket sätt. Utbetalning av ekonomiskt bistånd: Att beslut inte fattats i enlighet med delegation Att utbetalning inte går till rätt person Att felaktigt belopp utbetalas Stickprovser av dokumentation och de underlag som ligger till grund för utbetalningar Enheten för vuxna, sektionerna för ekonomiskt bistånd Ansvarig: enhetschef Granskning genomförs i mars och september Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta 20 slumpmässigt utvalda betalningar vid en slumpvist utvald månad utifrån följande checklista: Finns tillräcklig dokumentation för utbetalningen? Finns underlag? Har betalningen gått till rätt mottagare med rätt summa? Har beslut fattats i enlighet med gällande lagstiftning?

4 3 Dataintrång: att obehöriga anställda kan ta del av känsliga uppgifter och sprida dessa vidare Loggning av personal i Procapita avseende en slumpvis utvald dag per kvartal Ska ske på avdelnings-, enhetsoch sektionsnivå av respektive chef En slumpvis utvald dag per kvartal Kontrollen ska omfatta minst en dags loggningar och datum för denna väljs slumpvis av respektive chef. Kontrollen ska per kvartal omfatta alla anställda och följa de skriftliga rutiner som finns Att lagstiftningen inte efterlevs avseende förhandsbedömningar Granskning av inkomna anmälningar avseende om förhandsbedömningar gjorts Enheten för barn & familj Ansvarig: enhetschef En slumpvis utvald månad Granskningen ska mäta tiden mellan anmälan och förhandsbedömning avseende samtliga anmälningar under en slumpvis utvald månad: Har förhandsbedömning gjorts inom 14 dagar från det att anmälan inkom? Ramavtal och upphandlad vård: Att verksamheten bryter mot innehåll i avtal och kan riskera en stämning Att valda behandlingsalternativ inte uppfyller kriterier avseende kvalitet, kompetens, försäkringar, uppsägningstider etc vilket kan förlänga en placering med risk för högre kostnader Granskning av att ramatalet för upphandlad vård för Skåne, Halland och Kronobergs län efterlevs. Ansvarig: Kvalitetscontroller Granskning sker löpande under året och redovisas i samband med uppföljningen av 2015 Granskningen ska omfatta alla placeringar avseende externa institutions- och öppenvårdsplaceringar: I de fall beslut fattats att upphandla vårdgivare utanför ramavtalet, finns det dokumentation och beskrivning av skälen till att gå utanför ramavtalet? Att barnens behov inte tillgodoses i förhållande till skälig levnadsnivå i boendeutredningar Granskning av akter Enheten för vuxna, sektionen för vuxenmottag och boendetillsyn Ansvarig: enhetschef Granskning genomförs i maj och november Granskningen ska vid varje tillfälle omfatta alla boendeutredningar gällande barnhushåll som har resulterat i insatser. Utredningar från en slumpvis utvald månad granskas utifrån checklistan: Finns det dokumenterat om barnens behov är identifierade? Finns det dokumenterat avseende vad som har gjorts för att tillgodose dessa behov?

5 Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder 1 (2) Riskanalys avdelning för vård och omsorg och avdelning för bistånd inom vård och omsorg Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Multiplicera poäng för väsentlighet med risk Vidare hantering: Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, upprättande av rutin, upprättande av inbyggd. Inbygga er/befintliga åtgärder Bör eras: Vidare till planen för intern. Fyll i nästa mall. Accepteras. Avvikelser enligt socialtjänstlagen (SoL) Avvikelser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Delegeringsprocessen utifrån HSL Handläggningsprocess av ärende enligt SoL och lagen om särskilt stöd till vissa funktionshindrade (LSS) Särskilt boende Ordinärt boende Att SoL-avvikelser inte skrivs av verksamheterna Att rutin för läkemedelshantering inte följs Upprättad rutin för delegering följs inte Uppföljning/omprövning av biståndsbeslut enligt SoL och insatser enligt LSS görs inte innan beslut löper ut Daglig informationsöverföring mellan professioner inom vård och omsorg brister Daglig informationsöverföring mellan professioner inom vård och omsorg brister Bör eras: Vidare till planen för intern Direkt åtgärd: Möjliggöra en större följsamhet till rutinen. Bör eras: Vidare till planen för intern Direkta/planerade åtgärder: Ett kvalitetsäkringsarbete av delegeringsprocessen är påbörjat och kommer att pågå under Arbetet är en förbättringspunkt i verksamhetens systematiska kvalitetsarbete och kommer att följas upp i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen för Bör eras: Vidare till planen för intern Bör eras: Vidare till planen för intern Bör eras: Vidare till planen för intern

6 2 Trygghetslarm Mutor Att larm inte blir åtgärdade/ besvarade Risk att avdelningen agerar olagligt En arbetsgrupp arbetar med att kartlägga processen, se över riskerna samt ta fram förslag till åtgärder och rutiner. Befintliga åtgärder bedöms tillräckliga Spridning av information samt diskussion på APT. Planerad åtgärd bedöms som tillräcklig Kontrollmoment som föreslås ingå i intern planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Vilken avdelning eller funktion ska utföra en? Frekvens och tidpunkt Hur många gånger per år och i vilken eller vilka månader? Metod Beskriv kortfattat vilka metoder som ska användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska eras och på vilket sätt. Att SoL-avvikelser inte skrivs av verksamheterna Statistikuppföljning Socialt ansvarig samordnare (SAS) 3 ggr/ år Maj, september, helåret Antal avvikelser Att rutin för läkemedelshantering inte följs Statistikuppföljning Medicinsk ansvarig sjuksköterska (MAS) 1 g/ år Oktober Extern apoteksgranskning Uppföljning/omprövning av biståndsbeslut enligt SoL och insatser enligt LSS görs inte innan beslut löper ut Statistikuppföljning Utvecklingssekreterare 2 ggr/ år September, helåret Andel utgångna beslut Brister i den dagliga informationsöverföringen mellan professioner inom ordinärt boende Minnesanteckningar från APT att rutinen tagits upp i alla arbetsgrupper Enhetschef ordinärt boende 2 ggr/ år Maj, helåret Upprättande av rutin och därefter följdsamhet till rutin Brister i den dagliga informationsöverföringen mellan professioner inom särskilt boende Minnesanteckningar från APT att rutinen tagits upp i alla arbetsgrupper Enhetschef särskilt boende 2 ggr/ år Maj, helåret Följdsamhet till rutin

7 Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder 1 (1) Riskanalys avdelningen för områdesutveckling Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Multiplicera poäng för väsentlighet med risk Vidare hantering: Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, upprättande av rutin, upprättande av inbyggd. Inbygga er/befintliga åtgärder Bör eras: Vidare till planen för intern. Fyll i nästa mall. Accepteras. Avdelningens tvärfrågor Avdelningens ekonomiska ramar Avdelningens organisation Mutor Risk för att tappa tvärfrågor inom förvaltningen Risk för att budgeten inte är i balans och att detta påverkar måluppfyllelsen Risk för hög arbetsbelastning då avdelningen är liten men med många frågor att hantera Risk att avdelningen agerar olagligt. Risk för minskat förtroende för förvaltningen Vidare till planen för intern Direkt åtgärd: Åtgärdsplan med uppföljning i samband med DR1, DR2 och årsanalys Direkt åtgärd: Rekrytering av enhetschef och sektionschef Direkt åtgärd: Tydliga rutiner och riktlinjer Kontrollmoment som föreslås ingå i intern planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Vilken avdelning eller funktion ska utföra en? Frekvens och tidpunkt Hur många gånger per år och i vilken eller vilka månader? Metod Beskriv kortfattat vilka metoder som ska användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska eras och på vilket sätt. Risk för att tappa tvärfrågor Kontroll av avdelningens uppdrag avseende tvärprocesserna Avdelning för områdesutveckling samt förvaltningscontroller En gång per år i samband med årsanalysen Intervju med chefer och medarbetare

8 Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder 1 (2) Riskanalys förvaltningens ledningsgrupp Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Multiplicera poäng för väsentlighet med risk Vidare hantering: Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, upprättande av rutin, upprättande av inbyggd. Inbygga er/befintliga åtgärder Bör eras: Vidare till planen för intern. Fyll i nästa mall. Accepteras. Budget och uppföljning Risk för stort underskott Bör eras: Vidare till planen för intern. Verksamhetsstyrning Krishantering Offentlighet och sekretess Kompetensförsörjning IT Kontakter med externa leverantörer och konsulter Okunskap om processen för styrning och ledning med mål Brist på fungerande samordning Bristande kunskap om registrering av handlingar Risk att inte lyckas rekrytera rätt personer Risk att viktiga system slutar fungera, exempelvis Procapita, Flexite, HRut och Platina Risk för mutor och att ledningsgruppen därav agerar olagligt Satsa på kommunikation av nya nämndsmål samt budget- och uppföljningsprocessen. Befintliga åtgärder bedöms tillräckliga Inbyggda rutiner i krisledningsplanen Direkt åtgärd: Inventera kompetensbehovet och utifrån det planera och genomföra utbildningsinsatser Utbildning i rekryteringsprocessen erbjuds regelbundet. Påbörja arbetet med uppdragsbeskrivningar. Befintliga åtgärder Accepteras: Svårt att påverka systemen eftersom det är central drift Planerade åtgärder bedöms tillräckliga. Genomgång och diskussion med ledningsgruppen minst en gång per år

9 2 (2) Kontrollmoment som föreslås ingå i intern planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Vilken avdelning eller funktion ska utföra en? Frekvens och tidpunkt Hur många gånger per år och i vilken eller vilka månader? Metod Beskriv kortfattat vilka metoder som ska användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska eras och på vilket sätt. Risk för stort underskott Kontroll att återrapportering till ledningsgruppen i samband med utfallsprognos 1, delårsbokslut 1, delårsbokslut 2, utfallsprognos 2 samt årsanalys sker. Ekonomiavdelningen I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Granskning av ledningsgruppens minnesanteckningar och vilka beslut som fattats.

10 Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder 1 (3) Riskanalys ekonomiavdelningen Granskningsområde/ process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Multiplicera poäng för väsentlighet med risk Vidare hantering: Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, upprättande av rutin, upprättande av inbyggd. Inbygga er/befintliga åtgärder Bör eras: Vidare till planen för intern. Fyll i nästa mall. Accepteras. Leverantörsreskontra Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller felaktiga uppgifter Bör eras: Vidare till planen för intern Kundreskontra Felaktiga kundfakturor Inbygga er/befintliga åtgärder bedöms räcka Övrigt Representation följer inte regelverket Bör eras: Vidare till planen för intern Övrigt Dagskassor Inbygga er/befintliga åtgärder bedöms räcka Återsökt moms Felaktigt återsökt moms Direkt åtgärd: Översyn av rutiner Kontraktsavtal, hyror IT Budget, uppföljning och prognos Missad uppsägningav avtal vilket kan leda till ökade kostnader Felaktigheter i inventeringen av datorer. Utan korrekt inventering kan detta leda till ökade kostnader avseende licenser samt förlust av datorer Sårbarhet kring avgränsade arbetsområden Direkt åtgärd: Kvalitetssäkra rutiner och checklistor Bör eras: Vidare till planen för intern Processer för en gemensam struktur håller på att upprättas. Befintliga åtgärder bedöms räcka.

11 2 Budget, uppföljning och prognos Budget, uppföljning och prognos Kontakter med externa leverantörer Otydlighet kring roller mellan verksamheterna och ekonomiavdelningen Ej hållbara åtgärdsplaner utifrån ekonomiavdelningens roll och ansvar Risk för mutor och att ekonomiavdelningen därav agerar olagligt Direkt åtgärd: Dialog med verksamheternas ledningsgrupper Direkt åtgärd: Kontrollera kommande åtgärdsplaner utifrån ekonomiavdelningens roll och ansvar Planerade åtgärder bedöms tillräckliga. Genomgång och diskussion av regelverk och rutiner på arbetsplatsträffar minst en gång per år Kontrollmoment som föreslås ingå i intern planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Vilken avdelning eller funktion ska utföra en? Frekvens och tidpunkt Hur många gånger per år och i vilken eller vilka månader? Metod Beskriv kortfattat vilka metoder som ska användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska eras och på vilket sätt. Leverantörsfakturor/utbetalningsunderlag innehåller felaktiga uppgifter Representation följer inte regelverket Kontrollera att leverantörsfaktura/utbetalning innehåller: Rätt moms Rätt kontering, belopp Rätt fakturaadress Rätt granskningsattest Rätt beslutsattest Betalningstidpunkt Kontrollera att regelverket följs avseende; deltagare, moms, syfte, konto Ekonomiavdelningen 2 ggr per år maj och nov Kontroll av 30 fakturor som representerar alla typer av fakturor (reskontraposttyper) Ekonomiavdelningen 3 ggr per år april, aug, nov Kontroll av 10 fakturor per gång. Söks med utgångspunkt i leverantör

12 3 Felaktigheter i inventeringen av datorer Kontrollera att antalet registrerade datorer överensstämmer med det faktiska antalet datorer Ekonomiavdelningen 3 ggr per år april, aug, nov Jämförelse mellan inventeringslistan och det faktiska antalet datorer

13 Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder 1 (2) Riskanalys HR-avdelningen Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Multiplicera poäng för väsentlighet med risk Vidare hantering: Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, upprättande av rutin, upprättande av inbyggd. Inbygga er/befintliga åtgärder Bör eras: Vidare till planen för intern. Fyll i nästa mall. Accepteras. Självservice i HRut/ Anställning och lön Semesterförläggning/ Anställning och lön Felaktigheter i anställningsavtal/anställning och lön Rekryteringsförfarande/ Rekryteringsprocessen Sjukfrånvaro/ Rehabiliteringsprocessen Frånvarorapportering, sjuk och VAB, sker inte enligt Malmö stads regler och rutiner. Felaktig lön/ ersättning utgår. Semesterförläggning sker inte i enlighet med lag och avtal. Medarbetare har inte anställningsavtal med aktuella uppgifter. Uppgifterna i avtalen ligger till grund för inom vilka ramar arbetsgivaren kan agera. Säkerställ att den Malmö stad gemensamma rekryteringsprocessen följs med särskilt fokus på referenstagning. Medarbetare med upprepad korttidsfrånvaro eller lång sjukfrånvaro följs inte upp enligt process och rutiner Kommunicera Malmö stads rutiner och regler till chefer och chefsstöd och medarbetare via NYTT. Implementera introduktion för nyanställda. Bör eras: Vidare till planen för intern Påminnelse till chefer via (HR)Nytt i maj och mail i september. Befintliga åtgärder Upprätta rutin för när nya avtal ska skrivas av chef/chefsstöd. Kommunicera rutiner, riktlinjer gällande arkivering/ dokumenthantering. Bör eras: Vidare till planen för intern Fortbildning för chefer Bör eras: Vidare till planen för intern Fortbildning för chefer Inbygga er/befintliga åtgärder

14 2 (2) Kränkande särbehandling och våld & hot Önskad tjänstgöringsgrad Mutor Tillräckliga kunskaper saknas kring rutiner, regler och riktlinjer. Medarbetare erbjuds inte anställningar som motsvarar den högre tjänstgöringsgrad som de önskar inom sex månader. Risk att avdelningen agerar olagligt. Risk för minskat förtroende för förvaltningen Implementera rutiner och riktlinjer i förvaltningen Utbilda chefer i kränkande särbehandling (ledarforum 26/1) Inbygga er/befintliga åtgärder Inbygga er/befintliga åtgärder Kunskap om risken och regelverket bedöms goda. Genomgång av regelverk och rutiner på APT minst en gång per år. Kontrollmoment som föreslås ingå i intern-planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Vilken avdelning eller funktion ska utföra en? Frekvens och tidpunkt Hur många gånger per år och i vilken eller vilka månader? Metod Beskriv kortfattat vilka metoder som ska användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska eras och på vilket sätt. Frånvarorapportering, sjuk och VAB, sker inte enligt regler och rutiner. Felaktig lön/ersättning utgår Kontroll att rutiner följs HR-avdelningen 1 ggr i nov. Enkät till chefer och chefstöd gällande kunskaper, regler och riktlinjer för frånvarohantering. Felaktigheter i anställningsavtal Rekryteringsprocessen avseende referenstagning följs inte Kontroll att rutiner följs gällande hantering av anställningsavtal Kontrollera att rekryteringsprocessen följs med fokus på referenstagning HR-avdelningen 1 ggr/år i samband med DR2 Enkät till chefer och chefstöd gällande kunskaper, regler och riktlinjer för upprättande av anställningsavtal och arkivering/dokumenthantering. HR-avdelningen 1 ggr/år i samband med DR2 Enkät till chefer

15 Malmö stad Stadsområdesnämnd Söder 1 (2) Riskanalys kommunikationsavdelningen Granskningsområde/process Identifierad risk Väsentlighet Konsekvens 1-4 1= Försumbar 2= Lindrig 3= Kännbar 4= Allvarlig Risk Sannolikhet 1-4 1= Osannolik 2= Mindre sannolik 3= Möjlig 4= Sannolik Väsentlighet x risk Multiplicera poäng för väsentlighet med risk Vidare hantering: Direkt åtgärd: exempelvis utbildning, upprättande av rutin, upprättande av inbyggd. Inbygga er/befintliga åtgärder Bör eras: Vidare till planen för intern. Fyll i nästa mall. Accepteras. Arkivprocessen Arkivet finns i ett skyddsrum Dialog med stadsarkivet pågår. Planerade åtgärder bedöms som tillräckliga Arkivprocessen Fuktskadade dokument efter översvämning Säkerställa att alla dokument förvaras i hyllor. Befintliga åtgärder bedöms som tillräckliga Arkivprocessen Bristande kompetens hos arkivansvarig Direkt åtgärd: Inventera kompetens- och utbildningsbehovet samt upprätta en rutin för det årliga arkivarbetet Expediering av beslut Ingen back up Direkt åtgärd: Tillskapa back up Arvodering Indragen planeringssekreterartjänst Beslutsunderlag Politiker får inte ersättning eller fel ersättning Hög arbetsbelastning och bristande utvecklingsarbete Att jämställdhetsperspektivet inte beaktas i beslutsunderlag Bör eras: Vidare till planen för intern Direkt åtgärd: Omfördelning av arbetsuppgifter Bör eras: Vidare till planen för intern

16 2 (2) Nämnden Mutor Mutor Behov av extra stöd till nya ledamöter och ny ordförande Risk för att vår avdelning agerar olagligt med minskat förtroende från omgivningen som resultat Risk för okunskap om vad som gäller kring mutor i Malmö stad Nämnden erbjuds utbildning i bl.a. speciallagstiftning, offentlighet, sekretess och digitala verktyg. Planerade åtgärder bedöms som tillräckliga Genomgång av information kring mutor i Malmö stad (info på Komin) och diskussion om vad som gäller på vår avdelning (med exempel från situationer vi på vår avdelning kan hamna i) Vi tar del av den information som finns på Komin och pratar om det på APT Kontrollmoment som föreslås ingå i intern planen Identifierad risk Kontrollmoment Kontrollansvar Vilken avdelning eller funktion ska utföra en? Frekvens och tidpunkt Hur många gånger per år och i vilken eller vilka månader? Metod Beskriv kortfattat vilka metoder som ska användas i granskningen, till exempel metod för urval, vad som ska eras och på vilket sätt. Felaktig registrering av arvoden till politikerna Kontroll av arvoderingsunderlaget och se om det överensstämmer med reglerna Nämndssekreterare från annan förvaltning I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Granskning av de senast utbetalda förrättningsarvodena Att jämställdhetsperspektivet inte beaktas i beslutsunderlag Kontrollera att jämställdhetsperspektivet beaktas i nämndens beslutsunderlag Nämndssekreterare erar avdelningarnas ärenden och utvecklingssekreterare från vårdoch omsorgsverksamheten erar stabens ärenden I samband med delårsrapport 1, 2 och årsanalys Stickprovsgranskning av 4 beslutsärenden per tertial utifrån Malmö stads checklista Jämställdhetsintegrering av dokument och beslut