Förskole- och grundskoleförvaltningen, stadshus C, lokal Neden

Transkript

1 Kallelse/underrättelse (13) Förskole- och grundskoleförvaltningen Beslutsorgan Förskole- och grundskolenämnden Tid Måndagen den 21 januari, kl Plats Förskole- och grundskoleförvaltningen, stadshus C, lokal Neden Ärenden Fika 1. Val av justerare, förslag: Linda Berggren (S) 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Information Reglemente Delegeringsförteckning Förvaltningschefens vidaredelegering av personal och arbetsgivarärenden Internkontrollplan Dokumenthanteringsplan Övriga frågor 5. Delegeringsförteckning (FGN 2019/0022-1) 6. Internkontrollplan 2019 (FGN 2019/0020-1) 7. Dokumenthanteringsplan (FGN 2019/0024-1) 8. Inrättande av förskole- och grundskolenämndens arbetsutskott (FGN 2019/0018-1) 9. Val av ledamöter och ersättare till förskole- och grundskolenämndens arbetsutskott (FGN 2019/0019-1) 10. Förskolechefs/rektors anmälan och återrapportering om kränkande behandling/diskriminering/trakasserier 11. Delegeringsbeslut/meddelanden POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun TELEFAX WEBBPLATS Varberg

2 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Förskole- och grundskoleförvaltningen (13) 12. Utbildning Facknämndens uppdrag Lunch Fika Ansvarsfördelning Nämnden får en introduktion av vilka ansvarsområden som finns inom svensk utbildning, skolmyndigheter, huvudmannaansvar samt skollagen. Styrdokument Förvaltningen beskriver de olika styrdokument som specifikt riktar sig till vår verksamhet. Målstyrningskedja Nämnden får en beskrivning av hur den nuvarande styrkedjan ser ut samt om vilka styr- respektive stödkedjor vi har. Organisation Förvaltningen beskriver förskole- och grundskoleförvaltningens organisation. Hanna Netterberg Ordförande Line Isaksson Eriksoo Sekreterare

3 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Förskole- och grundskoleförvaltningen (13) 4. Information

4 Reglemente för förskole- och grundskolenämnden Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Reglemente för förskole- och grundskolenämnden Beslutsdatum: , 189 Dokumentansvarig avdelning: Kommunkansliet Diarienummer: KS 2016/0532 Giltig till och med: Tillsvidare Senast reviderad:

5 1 Reglemente för förskole- och grundskolenämnden i Varbergs kommun 1 Förskole- och grundskolenämndens ansvar Förskole- och grundskolenämnden ansvarar för att det kommunala uppdraget inom nämndens ansvarsområde blir genomfört. Förskole- och grundskolenämnden ska med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som faller inom nämndens kompetensområde och ta de initiativ och lägga fram de förslag som nämnden finner påkallat. 2 Förskole- och grundskolenämndens ansvarsområde Förskole- och grundskolenämndens ansvarsområde omfattar skolformerna förskola, förskoleklass, grundskola och grundsärskola samt fritidshem och annan pedagogisk verksamhet enligt 25 kap. skollagen (2010:800). 3 Förskole- och grundskolenämndens uppgifter Förskole- och grundskolenämnden är den nämnd som fullgör kommunens uppgifter enligt skollagen (2010:800) utom vad avser skolformerna gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning (grundläggande och gymnasial nivå samt utbildning i svenska för invandrare) och särskild utbildning för vuxna samt det kommunala aktivitetsansvaret för ungdomar. Förskole- och grundskolenämnden ska i övrigt fullgöra de uppgifter som fullmäktige ålägger nämnden. 4 Uppgifter med hänvisning till författningar Förskole- och grundskolenämnden ansvarar för vad som föreskrivs i annan särskild författning inom nämndens ansvarsområde. 5 Övriga uppgifter Nämnden har till uppgift att - följa av fullmäktige fastställda mål för verksamheten - inom övergripande ramar och planeringsförutsättningar lämna förslag till budget för god ekonomisk hushållning - för nämndens verksamhetsgrenar fastställa ramar och förväntade resultat - ta initiativ till utveckling och effektivisering samt att tillse att angivna mål, program och planer kan genomföras - ansvara för en regelmässig uppföljning och utvärdering inom ansvarsområdet; för detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll - inom sitt ansvarsområde svara för att aktuell allmän och riktad information lämnas till allmänheten - själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden inom nämndens verksamhetsområde samt i förekommande fall träffa förlikningsavtal - inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av fullmäktige, styrelsen eller annan nämnd

6 2 - ansvara för nämndens personuppgifter och diarium - besluta om förvaltningsorganisation med beaktande av kommunövergripande principer och riktlinjer - handlägga remissvar från andra myndigheter, såvida inte ärendet är av principiell betydelse Förskole- och grundskolenämndens arbetsformer 6 Nämndens sammansättning Förskole- och grundskolenämnden består av 13 ledamöter och 5 ersättare. 7 Ordföranden Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. 8 Presidium Förskole- och grundskolenämndens presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Vice ordförande ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 9 Tid för sammanträde Förskole- och grundskolenämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträden ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordföranden anser att det behövs. 10 Kallelse till sammanträde Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen tillställs varje ledamot, ersättare och kommunalråden samt personalföreträdare med närvarorätt senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista samt ärendehandlingar enligt ordförandens bedömning. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt än vad som anges ovan. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid (ålderspresidenten) göra detta. 11 Ersättarnas tjänstgöring

7 3 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock den ersättare som står i tur att tjänstgöra träda in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte få sin mening antecknad i protokollet. 12 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 13 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till sekreteraren. Ordföranden, eller på dennes uppdrag sekreteraren, kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra. Nämnden kan själv besluta om annan ordning. 14 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vid det tillfället vara ordförande. Den som varit ledamot i nämnden längst tid (ålderspresidenten) tjänstgör som ordförande tills ersättare har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 15 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. 16 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 17 Delgivning

8 Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. 4

9 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Förskole- och grundskoleförvaltningen (13) 5. Delegeringsförteckning Dnr: FGN 2019/ Handläggare: Line Isaksson-Eriksoo Dokument: Beslutsförslag Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar 1. anta delegeringsförteckning för förskole- och grundskolenämnden. Beskrivning av ärendet Delegeringsförteckningen utgår ifrån den tidigare barn- och utbildningsnämndens delegeringsförteckning. Förändringar i formalia har skett för att säkerställa att text och layout i delegeringsförteckningen berör förskole- och grundskolenämnden och i övrigt är uppdaterad gentemot kommunens organisation och dokument samt lagtext. Vidare har beslut/ärende, delegat och lagrum som berör gymnasieskolan, gymnasiesärskolan och särskild utbildning för vuxna tagits bort. Lagrum för nr. 9.1 har tagits bort då lagrummet inte explicit rör ärendet/beslutet. Kommunjurist har konsulterats inför ändringen. Beslutsunderlag Förskole- och grundskolenämndens delegeringsförteckning Övervägande En delegeringsförteckning behöver revideras regelbundet för att innehålla korrekt information och för att kunna vara ett stöd för verksamheten. På grund av namnbyte samt förändring i ansvarsområde är den befintliga delegeringsförteckningen i behov av en revidering. Ekonomi och verksamhet Ärendet medför inga särskilda kostnader för verksamheten. Förskole- och grundskoleförvaltningen Susanna Hanson Förvaltningschef Maria Wirén Utvecklingschef Protokollsutdrag Förvaltningens ledningsgrupp Samtliga medarbetare på förskole- och grundskoleförvaltningens kansli Kommunstyrelsens förvaltning

10 Förskole- och grundskolenämndens delegeringsförteckning Dokumenttyp: Beslutad av: FGN Gäller för: Förskole- och grundskolenämnden Dokumentnamn: Förskoleoch grundskolenämndens delegeringsförteckning Beslutsdatum: Dokumentansvarig avdelning: FGF Kansli Diarienummer: FGN 2019/0022 Giltig till och med: Senast reviderad:

11 Innehållsförteckning Delegationens syfte... 2 Vilka beslut kan delegeras?... 2 Beslut som inte får delegeras... 2 Anmälan av delegeringsbeslut... 2 Vidaredelegation... 2 Utövande av delegeringsrätt... 2 Rektorers och förskolechefers ansvar med stöd av skollagen och andra författningar... 3 Överklagande... 3 Förkortningar... 4 Förteckning över delegerade beslut Huvudmannens ansvar för verksamhetens innehåll Förskola och pedagogisk omsorg Förskoleklass, grundskola och fritidshem Grundsärskolan Beslut och yttrande vid interkommunala placeringar Ekonomiärenden Skolskjuts och elevresor Offentlighet och sekretess Personal- och arbetsgivarärenden Övrigt

12 Delegationens syfte En nämnd har till uppgift att fatta ett stort antal beslut. Det är emellertid praktiskt omöjligt för nämnden att fatta beslut i samtliga ärenden som faller inom nämndens ansvarsområde. Syftet med delegation är att avlasta nämnden från att behöva fatta beslut. Delegering innebär överföring av beslutanderätten från en nämnd åt presidiet, till ett utskott, en ledamot eller ersättare samt till anställd i kommunen, 6 kap. 37, 7 kap. 5-8 kommunallagen (2017:725). Vilka beslut kan delegeras? Beslut av rent förberedande eller verkställande karaktär (ett beslutsfattande där beslutet är givet på förhand utan att det föreligger ett verkligt bedömningsutrymme, t.ex. beslut om debitering enligt en fastställd taxa) kräver ingen delegation utan sådana beslut kan tjänstemännen fatta utan delegation. Nämndens rätt att delegera är inriktad på ett beslutsfattande där det finns utrymme för överväganden och bedömningar, dock utan att detta utrymme är forum för politiska värderingsfrågor, t.ex. myndighetsutövning som inte är av principiell natur och verkställighet av kommunfullmäktiges beslut. Genom delegation effektiviseras den kommunala förvaltningen och medborgarna ges en bättre service. Beslut som inte får delegeras Enligt 6 kap 38 kommunallagen får beslutanderätten inte delegeras i följande slag av ärenden: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. Anmälan av delegeringsbeslut Nämnden ska enligt 6 kap. 40 och 7 kap. 8 kommunallagen besluta om i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av uppdrag enligt 7 kap. 37 och 7 kap. 5 6 ska anmälas till nämnd. Beslut som fattats med stöd av delegering ska anmälas skriftligen till nämnden. Vidaredelegation Nämnden kan genom beslut ge förvaltningschefen rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd enligt 7 kap. 5-8 kommunallagen. Beslut som från förvaltningschef har vidaredelegerats enligt delegationsbestämmelserna ska normalt inte återrapporteras till nämnden utan till förvaltningschef. Utövande av delegeringsrätt Beslut som fattas på delegation får samma rättsverkan som om nämnden själv hade fattat beslutet. Vid utövande av delegerad beslutanderätt gäller att lagar, avtal, anvisningar, mål, riktlinjer och policys ska följas samt att beslut ryms inom tilldelad budget. Beslut som redan har fattats med stöd av delegering får inte ändras eller prövas av nämnden. Delegerad beslutanderätt får inte utövas i ärende som rör beslutsfattarens egna personliga förhållanden eller där i annat fall jäv föreligger, 6 kap , 7 kap. 4, kommunallagen. Det är i första hand den jävige själv som ska tillkännage att jäv föreligger. Föreligger jäv övergår beslutanderätten till närmsta chef. Om delegat inte är i tjänst på grund av sjukdom, semester, tjänsteledighet, jäv eller liknande får 2

13 ställföreträdare överta beslutanderätten av ordinarie delegat, se förteckning nedan. Om ställföreträdare inte finns tillhanda och beslutet inte kan dröja ska ärendet avgöras av delegatens närmaste chef. Om även denna chef är frånvarande och ärendet är brådskande beslutar förvaltningschef. Delegat Ordförande Förvaltningschef Verksamhetschef Rektor Förskolechef Ställföreträdare Vice ordförande Tf. förvaltningschef Tf. verksamhetschef Stf. rektor Stf. förskolechef Rektorers och förskolechefers ansvar med stöd av skollagen och andra författningar En stor del av nämndens ansvarområde regleras i skollagen. Enligt 2 kap. 9 och 10 skollagen ansvarar rektor respektive förskolechef för sin enhets inre organisation och fattar alla beslut hänförliga till denna. Beslutanderätten i dessa frågor följer direkt av lagen och utgör inte en av nämnden delegerad beslutanderätt. Exempel på sådana beslut är fördelning av barn och elever på klasser och grupper, fastställande av schema för undervisningen och beslut i fråga om personalens kompetensutveckling. Rektor och förskolechef har även en i skollagen direkt utpekad beslutanderätt i vissa ärenden, t.ex. rektors beslut att tilldela elev en skriftlig varning enligt 5 kap. 11 skollagen. Rektor och förskolechef har enligt skollagen rätt att delegera vissa uppgifter, såvida det inte uttryckligen anges i skollagen att beslutanderätten inte får delegeras. Överklagande I de fall det särskilt anges kan ett beslut överklagas genom förvaltningsbesvär hos allmän förvaltningsdomstol respektive Skolväsendets överklagandenämnd. De flesta övriga beslut kan överklagas genom laglighetsprövning, reglerna för detta finns i 13 kap. kommunallagen. Ett beslut ska överklagas skriftligt. För vissa beslut råder överklagandeförbud vilket i så fall anges särskilt i lag. Laglighetsprövning Överklaganden enligt laglighetsprövningsinstitutet ska ha kommit in till förvaltningsrätten inom tre veckor från den dag då det tillkännagavs på kommunens anslagstavla att protokollet över beslutet justerats. Beslutsfattaren har ingen skyldighet att bifoga anvisning om hur man begär laglighetsprövning. Överklagandet ska inges skriftligt direkt till Förvaltningsrätten i Göteborg, Box 53197, Göteborg. Förvaltningsrätten kan endast pröva lagligheten men inte lämpligheten i ett beslut. Domstolen kan upphäva det överklagade beslutet men inte sätta något annat beslut i dess ställe. Förvaltningsbesvär Bestämmelserna om laglighetsprövning gäller inte om det i en specialförfattning anges hur beslut 3

14 enligt denna författning ska överklagas. Det blir då istället fråga om förvaltningsbesvär. Enligt skollagen kan vissa beslut överklagas till allmän förvaltningsdomstol och vissa till Skolväsendets överklagandenämnd. Beslut om att inte lämna ut en allmän handling eller uppgifter i en allmän handling kan överklagas till Kammarrätten i Göteborg. Överklagande genom förvaltningsbesvär ska normalt ske inom tre veckor från den dag då klagande fått del av beslutet. Överklagandet ska inges till den myndighet som har meddelat beslutet, vilken i sin tur prövar om överklagandet har inkommit i rätt tid. Har överklagandet inkommit i rätt tid ska överklagandet översändas till anvisad överinstans. Har överklagandet inkommit för sent ska aktuell delegat fatta ett avvisningsbeslut vilket i sin tur kan överklagas. Vid förvaltningsbesvär prövas både lagligheten och lämpligheten av det överklagade beslutet. Prövningsinstansen kan sätta ett nytt beslut i det tidigare beslutets ställe. Vilka ärenden som går att överklaga genom förvaltningsbesvär och till vilken instans framgår av delegeringsförteckningen i kolumnen Anmärkning. Förkortningar Lagrum Skollag (2010:800) Skolförordning (2011:185) Tryckfrihetsförordning (1949:105) Kommunallag (2017:725) Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Förvaltningslag (1986:223) Förkortning SL SF TF KL OSL FL Delegat Arbetsutskott Ordförande Förvaltningschef Avdelningschef ekonomi och lokaler Administrativ chef Utvecklingschef Chef förskoleverksamhet Grundskolechef Förskolechef Rektor Verksamhetschef Skolhälsovården Kommunjurist Förkortning AU ORDF FC CE AC UC CF GRC FSC R VC SHV KJ 4

15 Förteckning över delegerade beslut 1. Huvudmannens ansvar för verksamhetens innehåll Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 1.1 Beslut om läsårstider FC SF 3 kap 3, 1.2 Mottagande av förskolechefs och rektors anmälan om kränkande behandling 1.3 Utredningsskyldighet gällande anmälan om kränkande behandling 1.4 Avge yttrande till Skolinspektionen, Barn- och elevombudet, Diskrimineringsombudsmannen och förvaltningsdomstol i ärenden som rör enskilda barn och elever, såvida yttrandena inte avser skadestånd, vite eller andra ersättningar 1.5 Avge yttrande till Barn- och elevombudet, Diskrimineringsombudsmannen och förvaltningsdomstol i ärenden som rör enskilda barn och elever gällande skadestånd, vite eller andra ersättningar FC SL 6 kap 10 FSC, R SL 6 kap 10 CF, GRC SL 2 kap 8 FC SL 2 kap 8 2. Förskola och pedagogisk omsorg Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 2.1 Beslut om att erbjuda placering i FSC SL 8 kap 5 förskola i den omfattning det behövs med hänsyn till barnets egna behov på grund av familjens situation i övrigt 2.2 Beslut om utökad vistelsetid för FSC SL 8 kap 6 barn i förskola vars föräldrar är arbetslösa eller föräldralediga 2.3 Beslut om placering av barn i förskola som på grund av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola FSC SL 8 kap 7 3. Förskoleklass, grundskola och fritidshem Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 3.1 Beslut att ta emot barn tidigare än höstterminen det år barnet fyller sex år GRC SL 7 kap. 11, 7 kap 11a, första stycket, första punkten 3.2 Beslut om uppskjuten skolplikt GRC SL 7 kap 10 2 st Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap 12 5

16 3.3 Beslut om förlängning av skolplikt R SL 7 kap 13 2 st Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap Beslut om skolpliktens upphörande i förtid 3.5 Föreläggande till vårdnadshavare att fullgöra sina skyldigheter om en skolpliktig elev inte fullgör sin skolgång och detta beror på att elevens vårdnadshavare inte har gjort vad denne är skyldig att göra för att så ska ske 3.6 Beslut om att få slutföra högsta årskursen även om skolplikten upphör dessförinnan 3.7 Beslut om att, efter skolpliktens upphörande, få slutföra utbildningen under ytterligare två år 3.8 Beslut om placering av elev i förskoleklass och grundskola 3.9 Beslut om att erbjuda placering i fritidshem i den omfattning det behövs med hänsyn till elevens egna behov på grund av familjens situation i övrigt 3.10 Beslut om placering av elev i fritidshem som på grund av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling i form av fritidshem 3.11 Beslut om att erbjuda placering i fritidshem istället för öppen fritidsverksamhet om eleven på grund av fysiska, psykiska eller andra skäl är i behov av sådant särskilt stöd i sin utveckling som endast kan erbjudas i fritidshem 3.12 Beslut om mottagande av barn i grundskolan som är bosatta i annat land 3.13 Beslut om ytterligare undervisningstid utöver den garanterade undervisningstiden 3.14 Mottagande på försök i annan skolform 3.15 Beslut om elevs integrering i annan skolform R SL 7 kap 14 2 st Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap 12 GRC SL 7 kap 23 1 st Kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol, SL 28 kap 5 R R R 7 kap st. 7 kap st. SL 9 kap 15, 10 kap 30 R SL 14 kap 5 R SL 14 kap 6 R SL 14 kap 7 GRC SF 4 kap 2 R SF 9 kap 3 2 st Avslagsgrund enligt paragrafernas 2 st kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap 12 R SL 7 kap 8 Berörda rektorer ska vara överens GRC SL 7 kap 9 1 st Berörda rektorer ska vara överens 6

17 3.16 Medgivande att ett skolpliktigt barn får fullgöra skolplikten på annat sätt än som anges i skollagen 3.17 Återkallelse av medgivande att ett skolpliktigt barn får fullgöra skolplikten på annat sätt än som anges i skollagen GRC SL 24 kap 23, 25 Kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol, SL 28 kap 5 GRC SL 24 kap 24, 25 Kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol, SL 28 kap 5 4. Grundsärskolan Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 4.1 Beslut om uppskjuten skolplikt R SL 7 kap 10 2 st Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap Beslut om förlängning av skolplikt R SL 7 kap 13 2 st Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap Beslut om skolpliktens upphörande i förtid 4.4 Beslut om mottagande i grundsärskolan 4.5 Beslut om en elev som tas emot i grundsärskolan huvudsakligen ska läsa ämnen eller ämnesområden 4.6 Beslut om placering av elev i grundsärskola R SL 7 kap 14 2 st Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap 12 GRC SL 7 kap 5 Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap 12 GRC SL 11 kap 8 1 st 1 men GRC SL 11 kap 29 Avslagsgrund enligt paragrafens 2 st kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap Beslut om ytterligare undervisningstid utöver den garanterade undervisningstiden 4.8 Mottagande på försök i annan skolform 4.9 Beslut om elevs integrering i annan skolform 4.10 Beslut om mottagande av barn i grundsärskolan som är bosatta i annat land R SF 10 kap 2 2 st R SL 7 kap 8 Berörda rektorer ska vara överens GRC SL 7 kap 9 1 st Berörda rektorer ska vara överens GRC SF 4 kap 2 7

18 5. Beslut och yttrande vid interkommunala placeringar Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 8.1 Avge yttrande över placering av CF SL 8 kap 13 barn i förskola i annan kommun 8.2 Inhämtande av yttrande och beslut CF SL 8 kap 13 om mottagande av barn i förskolan från annan kommun 8.3 Beslut om att inte lämna bidrag för särskilt stöd i fråga om barn i förskola som har ett omfattande behov av särskilt stöd då det i sådant fall uppstår betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter för kommunen CF SL 8 kap 17 2 st sista men 8.4 Avge yttrande över placering av barn i förskoleklass, grundskola och grundsärskola i annan kommun 8.5 Inhämtande av yttrande och beslut om mottagande av elev i förskoleklass, grundskolan och grundsärskolan från annan kommun 8.6 Beslut om att inte lämna bidrag för särskilt stöd i fråga om elev i förskoleklass, grundskola, grundsärskola och fritidshem som har ett omfattande behov av särskilt stöd då det i sådant fall uppstår betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter för kommunen GRC SL 9 kap 13, 10 kap 24, 11 kap 25 GRC SL 9 kap 13, 10 kap 25, 11 kap 25 GRC SL 9 kap 16 2 st sista men, 10 kap 34 2 st sista men, 11 kap 33 2 st, sista men, 14 kap 14 2 st sista men 11

19 6. Ekonomiärenden Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 9.1 Beslut om avstängning från plats i FC förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem i de fall kravrutinerna fullföljts och avgiften inte erlagts 9.2 Beslut om av- eller nedskrivning av fordran för debiterad avgift för förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem i de fall avgiften inte erlagts kr Därutöver CE AU 9.3 Upphandling och avtal upp till ett värde av 75 prisbasbelopp AU 25 prisbasbelopp FC 10 prisbasbelopp Upphandling och avtal (ej leasing) upp till ett värde av 2 prisbasbelopp CE, UC, AC, CF, GRC, GYC R, FSC 9.4 Beslut om avgiftsbefrielse för plats av barn i förskola och pedagogisk omsorg mer än 15 timmar/vecka 9.5 Beslut om avgiftsbefrielse för placering av elev i fritidshem 9.6 Beslut om tilläggsbelopp till fristående förskola och pedagogisk omsorg 9.7 Beslut om tilläggsbelopp till fristående förskoleklass, grundskola, grundsärskola och fritidshem 9.8 Försäljning av lös egendom upp till ett värde av kr Därutöver CF SL 8 kap 16, 25 kap 9 GRC SL 14 kap 12 CF GRC CE AU SL 8 kap 21, 25 kap 13 SL 9 kap 19, 10 kap 37, 11 kap 36, 14 kap 15 Kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol, SL 28 kap 5 Kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol, SL 28 kap 5 12

20 9.9 Beslut om kostnadstäckning för elev som måste bo utanför det egna hemmet till följd av sin skolgång GRC SL 10 kap 29 3 st Kan överklagas till skolväsendets överklagandenämnd, SL 28 kap Skolskjuts och elevresor Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 10.1 Beslut om skolskjuts GRC SL 10 kap 32, 33, 40, 11 kap 31, 32, 39, Kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol, Skolväsendets överklagandenämnd eller enligt reglerna om laglighetsprövning 8. Offentlighet och sekretess Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 11.1 Pröva utlämnande av allmän handling; beslut att inte lämna ut allmän handling och beslut om handlings utlämnande med förbehåll avseende handlingar som förvaras/diarieförs på förskoleoch grundskoleförvaltningens kansli KJ TF 2 kap 12, 14, OSL 6 kap 3,4, 5, 10 kap 14 Kan överklagas till Kammarrätten, OSL 6 kap Pröva utlämnande av allmän handling; beslut att inte lämna ut allmän handling och beslut om handlings utlämnande med förbehåll avseende handlingar som förvaras/diarieförs på förskoleoch grundskoleförvaltningens enheter 11.3 Pröva utlämnande av allmän handling; beslut att inte lämna ut allmän handling och beslut om handlings utlämnande med förbehåll avseende medicinska journaler FSC, R TF 2 kap 12, 14, OSL 6 kap 3,4, 5, 10 kap 14 VC SHV TF 2 kap 12, 14, OSL 6 kap 3,4, 5, 10 kap 14 Kan överklagas till Kammarrätten, OSL 6 kap 8 Kan överklagas till Kammarrätten, OSL 6 kap 8 13

21 9. Personal- och arbetsgivarärenden Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 12.1 Besluta om anställning av personal inom ekonomiska ramar. FC med vidaredelegering 12.2 Besluta om anställning av personal som inte är legitimerad och behörig förskollärare/lärare längre tid än 6 månader Besluta om uppsägning och avsked av personal FC med vidaredelegering FC i samråd med personalchef SL 2 kap 19 Besluta om avtal om anställningens upphörande, som innehåller avgångsvederlag eller annan ekonomisk uppgörelse Besluta om tjänstledighet som inte är reglerad i lag eller avtal enligt av personalutskottet fastställda riktlinjer Besluta om löneförmåner som inte reglerade i lag eller avtal vid tjänstledighet eller vid anställningens upphörande enligt av personalutskottet fastställda riktlinjer. FC med vidaredelegering FC i samråd med personalchef 12.6 Besluta om lön och övriga anställningsvillkor enligt av personalutskottet fastställda riktlinjer Besluta i frågor som berör underställdförvaltningsorganisation. FC med vidaredelegering FC med vidaredelegering 14

22 10. Övrigt Nr Ärende Delegat Lagrum Anmärkning 13.1 Beslut i brådskande ärenden där ORDF KL 6 kap 39 nämndens avgörande inte kan avvaktas 13.2 Yttranden i ärenden som är av FC KL 6 kap 37 enklare art 13.3 Deltagande vid kurser och konferenser för förtroendevalda AU Bestämmelse om ersättningar och arvoden till förtroendevalda punkt Beslut att avvisa för sent inkommit överklagande 13.5 Omprövning/rättelse av beslut Delegat som fattat ursprungsbeslutet KJ FL 24 Avvisningsbeslut kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol, FL 30 FL Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal i samband med tecknande av avtal om inköp eller försäljning av varor/ tjänster 13.7 Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal som inte sker i samband med annat avtal Delegat som fattat ursprungsbeslutet FC 15

23 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Förskole- och grundskoleförvaltningen (13) 6. Internkontrollplan 2019 Dnr: FGN 2019/ Handläggare: Jenny Gardtman Dokument: Beslutsförslag Förslag till beslut Förskole-och grundskolenämnden beslutar 1. anta internkontrollplan 2019 (intern kontroll 2019) Beskrivning av ärendet Nämnder och styrelser ska senast i mars varje år anta en plan för den interna kontrollen. Planen överlämnas till kommunstyrelsen senast under samma månad. Utgångspunkten för arbetet med den interna kontrollen är de riktlinjer och tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen som kommunfullmäktige tog beslut om Nytt för i år är att de mallar som finns för riskanalysen och internkontrollplanen har kompletterats med vissa begrepp. Detta för att tydliggöra sambandet mellan riskanalysen och internkontrollplanen, samt för att underlätta uppföljningsarbetet i kommunens beslutsstödsystem. I bilagan Internkontroll 2019 beskrivs syftet med den interna kontrollen samt styrning och uppföljning av intern kontroll. Den inkluderar en bilaga med riskanalysen (bilaga 1) som utgör underlag för internkontrollplanen (bilaga 2) och egenkontrollplanen (bilaga 3). Beslutsunderlag Intern kontroll 2019 (inkluderar bilagorna riskanalys, internkontrollplan, egenkontrollplan) Övervägande Internkontrollplanen har arbetats fram utifrån Intern kontroll - Riktlinjer och tillämpningsanvisningar för Varbergs kommun, antagen av kommunfullmäktige

24 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Förskole- och grundskoleförvaltningen (13) Förskole- och grundskoleförvaltningen Susanna Hanson Förvaltningschef Maria Wirén Utvecklingschef Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Förvaltningens ledningsgrupp Kvalitetsteamet

25 Styrdokument 1 (29) Dnr: FGN 2019/0020 Förskole- och grundskoleförvaltningen Intern kontroll 2019 Dokumenttyp: Styrdokument Dokumentnamn: Intern kontroll 2019 Diarienummer: FGN 2019/0020 Beslutad av: Nämnd Beslutsdatum: (bilaga 2) Giltig till och med: Tills vidare Gäller för: Förskole- och grundskoleförvaltningen Dokumentansvarig avdelning: Maria Wirén, utvecklingschef Senast reviderad: -

26 Innehåll 1 Varför intern kontroll? Styrning och uppföljning av intern kontroll Rapportering till kommunstyrelsen Internkontrollplan Riskanalys Utgångspunkter och avgränsningar... 6 Bilaga 1 Riskanalys Bilaga 2 Internkontrollplan Bilaga 3 Egenkontrollplan

27 1 Varför intern kontroll? Kommunallagen (2017:725) kap. 6 6 har en tydlig bestämmelse som definierar ansvaret för den interna kontrollen: Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Den interna kontrollen är en process som är utformad för att uppnå lagstiftningens intentioner för att med rimlig grad av säkerhet uppnå följande mål: Verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt (god ekonomisk hushållning). Den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten är tillförlitlig. Tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm följs.

28 2 Styrning och uppföljning av intern kontroll Kommunfullmäktige antog 2013 riktlinjer och tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen. I detta kapitel lyfts det som är väsentligt för att få en förståelse av processen för den interna kontrollen. 2.1 Rapportering till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har den övergripande ansvaret för att nämnder och bolagsstyrelser har en tillräcklig intern kontroll. Nämnderna ska senast i mars varje år anta en plan för den interna kontrollen som ska överlämnas till kommunstyrelsen samma månad. Rapportering på nämndsnivå ska ske till kommunstyrelsen i samband med att den nya planen överlämnas. Varje nämnd lämnar då också en sammanfattning av gjorda kontroller där upptäckta brister lyfts fram och analyseras. Rapportering sker samtidigt till kommunens revisorer. 2.2 Internkontrollplan Arbetet med internkontrollplanen ska ha föregåtts av en riskanalys (läs mer i kap. 2.3). Internkontollplanen ska innehålla följande delar: Vilken process det är som avses Beskrivning av kontrollmoment Vem som är kontrollansvarig Vilken kontrollmetod som avses Med vilken frekvens kontrollen utförs När granskning genomförs När och hur rapportering sker Totala riskvärdet 2.3 Riskanalys Att identifiera och analysera risker är avgörande för en organisations möjligheter att nå sina mål. Riskanalys innebär att inventera, prioritera, kvantifiera och hantera risker enligt nedanstående steg: 1. Inventera risker handlar om att identifiera och kartlägga alla relevanta risker. 2. Prioritera riskerna handlar om att göra en bedömning och analys av risk (sannolikhet) och väsentlighet (konsekvens). Risk (sannolikhet) är ett mått på hur troligt det är att en viss händelse inträffar. Väsentlighet (konsekvens) är exempelvis ekonomiska, politiska/förtroendemässiga konsekvenser samt konsekvenser för enskilda individer, politiker, tjänstemän och tredje man (brukare).

29 Risk (sannolikhet) graderas enligt nedan: 1. Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att en händelse ska inträffa/fel ska uppstå. Det innebär dock inte att inget skulle kunna hända. 2. Mindre sannolikhet risken är mycket liten för att en händelse ska inträffa/fel ska uppstå. 3. Möjlig det finns en möjlig risk för att en händelse ska kunna inträffa/fel ska uppstå. 4. Sannolik det är mycket troligt att en händelse ska inträffa/fel kan uppstå. Väsentlighet (konsekvens) graderas enligt nedan: 1. Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2. Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3. Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4. Allvarlig är så stor att en händelse/fel helt enkelt inte får inträffa. De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ge då en slutsiffra mellan Riskerna ska därefter hanteras enligt nedan: 1-4 poäng Risken accepteras, ingen åtgärd krävs 5-8 poäng Risken hålls under uppsikt 9-16 poäng Risken tas med i nämndens internkontrollplan (se bilaga 2). För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. Risker som fått under 9 poäng tas med i egenkontrollplanen (se bilaga 3). Dessa risker rapporteras enbart till ledningsgrupp. Om avvikelser skulle upptäckas så redovisas dessa till nämnd. 3. Kvantifiering innebär att riskerna ska kvantifieras, på något sätt, i förhållande till de potentiella konsekvenserna i de fall riskerna materialiseras. Det gäller att avgöra, så långt det är möjligt, vad en viss konsekvens kostar. 4. Riskhanteringsåtgärder kunskaper från prioriteringen och kvantifieringen kan ses som en vägledning till riskhanteringsåtgärder. Riskerna kan hanteras på något av följande sätt: Acceptera riskerna risker som fått väldigt låga sammantagna siffror vid prioriteringen eller sådana som kommun- eller förvaltningsledning väljer att ta för att kunna utvecklas vidare. Eliminera riskerna dödsfall inom sjukvården pga handhavandefel eller kärnkraftsolyckor är av den typ att de ska undvikas och helst elimineras. Det är dock helt omöjligt att eliminera alla risker, varför fokus oftast handlar om att minimera/reducera riskerna. Minimera/reducera riskerna den vanligaste varianten av riskhanteringsåtgärder. Exempel kan vara olika inbyggda kontroller, utbildning och information, uppsikt över rutiner och processer, införa tydligare regler/förbättrade rutiner. Dela riskerna med andra det vanligaste sättet är olika försäkringslösningar.

30 2.4 Utgångspunkter och avgränsningar Utgångspunkten för arbetet med den interna kontrollen är de riktlinjer och tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen som kommunfullmäktige tog beslut om De mallar som finns för riskanalysen och internkontrollplanen har kompletterats med vissa begrepp. Detta för att tydliggöra sambandet mellan riskanalysen och internkontollplanen, samt för att underlätta arbetet i uppföljningsverktyget som finns i beslutsstödsystemet Hypergene. Under 2019 kommer ett omtag tas kring arbetet med internkontrollen för att lyfta fram fler av de processer som finns i våra verksamheter och kunna göra en mer omfattande riskinventering och fördjupande analys.

31 Bilaga 1 Riskanalys 2019 Definitioner Riskinventering och analys Risknr Risknummrets syfte är att enklare följa den råda tråden mellan risken i riskanalysen (bilaga 1) till internkontollplanen (bilaga 2) och egenkontrollplanen (bilaga 2). Risk och riskbedömning Risken är en negativ konsekvens som bedöms kunna uppkomma genom framtida händelser. Riskbedömning är de effekter/påverkan som gör att det är just en risk, dvs något negativt, och inte det motsatta (dvs en chans, något positivt). Risk (sannolikhet) Ett mått med kommentar på hur troligt det är att en viss händelse inträffar. Måtten och dess definition beskrivs i kap Väsentlighet (konsekvens) Ett mått med kommentar på hur exempelvis ekonomiska, politiska/förtroendemässiga konsekvenser samt konsekvenser för enskilda individer, politiker, tjänstemän och tredje man (brukare). Måtten och dess definition beskrivs i kap Totala riskvärdet De olika delkomponenterna risk (sannolikhet) och väsentlighet (konsekvens) multipliceras med varandra och ge då en slutsiffra mellan Värdering av konsekvenser Innebär att riskerna kvantifieras. Beskrivs i kap Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter De aktiviteter som görs för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker. Beskrivs i kap Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Nya aktiviteter som föreslås för kommande år för att ytterligare acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker. Ansvarig Den person som ansvarar för processen om riskhanteringsåtgärder.

32 Huvudprocess: Ekonomi Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning 1 Att ramavtal och inköpsregler inte följs Bedömningen är att det är en risk för att det kan påverka förtroende och ekonomi. 2 Att kontokort inte hanteras enligt antagna regler Bedömningen är att det är en risk för att det kan påverka förtroende, tillit och ekonomi. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Kan bli skadeståndssk yldiga utifrån kommunens totala inköp. Inköp ska ske enligt ramavtal och inköpsregler, men ett stort antal chefer gör inköp. Förtroendet kan skadas om inte lagstiftning och ramavtal samt inköpsregler följs Kontokortsinn ehavaren är personligt ansvarig. Inköp med kontokort ska ske enligt antagna regler, men ett stort antal chefer använder sig av kontokort. Förtroende och tillit kan skadas samt kan ekonomin påverkas om inte inköp med kontokort sker enligt antagna regler. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter - Upphandlingsenheten ansvarar för att upprätta ramavtal och inköpsregler. - Efterlevnad säkerställs genom att förvaltningens kontaktperson informerar och utbildar. - Information ges när kontokort överlämnas. - Kontroll genom begränsning av kredit. - Uppföljning/underlag för inköp rapporteras månadsvis av varje kontokortinnehavare till ekonomikontoret för kontroll. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Regelverk inom kommun och förvaltning behöver uppdateras. Ansvarig Avdelningschef ekonomi Avdelningschef ekonomi

33 Riskinventering och analys Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Risknr Risk och riskbedömning 3 Att antagna regler för representation inte efterlevs Bedömningen är att det är en risk för att det kan påverka förtroende, tillit och ekonomi. 4 Att följesedel inte finns tillsammans med faktura när denna hänvisar till sådan och kontrolleras mot leverans Bedömningen är att det är en risk att om inte följesedel bifogas leverans så kan denna ej kontrolleras mot faktura. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Utvecklingsarb ete under Regler för representation ska följas, men organisationen har ett stort antal chefer. Förtroende, tillit och ekonomi kan skadas om inte regler för representation följs Kostnad för varor och tjänster som inte levereras kan uppstå. Leverans ska kontrolleras mot faktura och följesedel, men möjligheten till kontroll kan variera utifrån de olika förutsättningar som kan uppstå vid varje enskild leverans. Leverans av varor kan bli felaktiga samt så kan ekonomisk skada ske. Befintliga kontrollaktiviteter - Enligt antagna regler så måste deltagarlista och syfte bifogas faktura avseende representationskostnader. - Information finns i systemet för fakturahantering. - Kontroll vid fakturahantering att deltagarlista och syfte bifogas. - Medarbetare kan bli förmånsbeskattade om det är för höga belopp på mottagna gåvor. Begränsat antal medarbetare har behörighet att lägga beställningar. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Inga. Ansvarig Avdelningschef ekonomi Avdelningschef ekonomi

34 Riskinventering och analys Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Risknr Risk och riskbedömning 5 Att förskott och utanordningar inte är korrekta Bedömningen är att det är en risk för att det kan påverka ekonomi, förtroende och tillit. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Felaktiga kostnader kan uppstå. Rutiner finns och flera kontroller görs i samband med förskott och utanordningar. Det kan påverka ekonomi, förtroende och tillit. Befintliga kontrollaktiviteter - Rutiner finns och flera kontroller görs i samband med förskott och utanordningar. Krävs alltid attest av chef. - Begränsning av förskott utifrån prognostiserad kostnad. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Ansvarig Avdelningschef ekonomi Huvudprocess: Verksamhetskontroller Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning 6 Att delegeringsförtecknin gen inte efterlevs Bedömningen är att det är en risk för demokrati, rättssäkerhet och förtroende. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Beslut kan Beslut ska tas Förtroende ogiltighetsförkl enligt lag och kan skadas om aras eller delegeringsförte inte beslut förhalas av ckning, men det fattas enligt rättsinstans. är ett stort antal lagstiftning Ogiltiga beslut beslut som och ej fattas. delegeringsför uppmärksam teckning. mas. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter Föreslagna, nya eller förändrade Ansvarig kontrollaktiviteter Utbildning för chefer. Inga. Administrativ chef

35 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning 7 Att inte nämndsbeslut och uppdrag genomförs Bedömningen är att det är en risk för demokrati och förtroende. 8 Att dokumenthanterings planen inte efterlevs Bedömningen är att det är en risk att en god offentlighetsstruktur inte kan upprätthållas som garanterar rätten till insyn och rättigheten att ta del av allmänna handlingar. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Verkställighet Nämndsbeslut Det kan bli en kan påverkas. och uppdrag ska ineffektiv genomföras, verkställighet men det krävs och det kan systematik i skada verkställighet. förtroendet mellan politik, förvaltning och andra intressenter Utvecklingsarb ete under Beslut om hantering av handlingar ska tas utifrån beslutad dokumenthanter ingsplan, men en stor mängd handlingar hanteras i verksamheten. Det kan skada demokrati, förtroende och tillit om god offentlighetsst ruktur inte upprätthålls. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter Bevakning av nämndssekreterare i berednings- och ärendeprocessen. - Det finns system som stödjer dokumenthanteringen. - Översyn och åtgärder görs också i pågående översyn av hantering av handlingar med personuppgifter med anledning av nya dataskyddsförordningen, GDPR. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Utvecklingsarbete under Ansvarig Administrativ chef Administrativ chef

36 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning 9 Att krisplanen inte är väl förankrad Bedömningen är att hanteringen av en kris är beroende av en väl förankrad krisplan. 10 Att planerna mot kränkande behandling, diskriminering och trakasserier inte är väl förankrade och efterlevs Bedömningen är att det är en risk att det främjande, förebyggande och åtgärdande arbetet blir eftersatt eller inte genomförs om planerna inte är väl förankrande och/eller efterlevs. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Allvarliga I en organisation En väl situationer med en stor förankrad kan uppstå personalstyrka krisplan kan som kan ge är förankringen vara konsekvenser en större avgörande vid på verksamhet utmaning. en kris. och individ Avsaknad av gemensam förståelse för bemötande och gränssättning. Enligt lagstiftning är verksamheterna skyldiga att anmäla, utreda och vidta åtgärder i de fall då barn eller elever anser sig ha blivit utsatta för kränkande behandling, diskriminering och trakasserier. Väl förankrade planer som efterlevs är avgörande för det främjande, förebyggande och åtgärdande arbetet. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter - Utbildning för chefer. - Årlig revidering. - Årliga övningar av olika karaktär. Krav att planerna ska uppdateras vid varje nytt läsår utifrån kartläggning med riskanalys med barn-/elevinvolvering. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Inga. Ansvarig Administrativ chef Verksamhetschef er förskola och grundskola

37 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning 11 Att händelser avseende kränkande behandling, diskriminering och trakasserier inte anmäls och följs upp Bedömningen är att det är en risk för att det övergripande främjande, förebyggande och åtgärdande arbetet inte i förhindrar kränkningar, diskriminering och trakasserier i den omfattning som behövs. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Avsaknad av strategiska beslut och åtgärder. Enligt lagstiftning är verksamheterna skyldiga att anmäla, utreda och vidta åtgärder i de fall då barn eller elever anser sig ha blivit utsatta för kränkande behandling, diskriminering och trakasserier. Alla händelser av kränkande behandling, diskriminering och trakasserier är allvarliga och bör således anmälas och följas upp enligt lagstiftning. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter - Rutiner för anmälningar och uppföljningar. - Årlig uppföljning och analys. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Ansvarig Verksamhetschef er förskola och grundskola

38 Huvudprocess: Arbetsmiljö Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning Risk (sannolikhet) 12 Att arbetsmiljöplan inte är förankrad och efterlevs Bedömningen är att det är en risk för hur väl det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs. Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Försämrat välmående Förankringens och efterlevnadens utmaning är att det är en stor organisation med stor personalstyrka. Alla arbetstagare har rätt till en god arbetsmiljö. En arbetsmiljö med brister kan leda till en högre sjukfrånvaro, arbetsskador och lägre trivsel vilket kan påverka kontinuitet och kvalitet i verksamheten. som kan leda till ökad långtidssjukfrå nvaro. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter - Utbildning för chefer och medarbetare. - Återrapportering av det systematiska arbetsmiljöarbetet sker årligen. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Ansvarig Administrativ chef

39 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser 13 Att registerkontroll inte Konsekvenser genomförs vid Enligt Konsekvensern na kan bli anställning och praktik lagstiftning har a blir omfattande inom förskola, den som erbjuds omfattande för säkerhet grundskola, fritidshem en anställning för säkerhet och trygghet samt timanställda inom nämndens och trygghet för Bedömningen är att verksamheter för barnen/elever registerkontroller skyldighet att barnen/elever na i måste genomföras för lämna ett na i verksamheten. barns/elevers säkerhet utdrag som förs verksamheten. och trygghet. enligt lagen om belastningsregis ter. 14 Att registerkontroll inte genomförs av anställda och praktikanter inom övriga förvaltningar som har kontakt med barn och elever Bedömningen är att registerkontroller måste genomföras för barns/elevers säkerhet och trygghet Konsekvenser Enligt Konsekvensern na kan bli lagstiftning har a blir omfattande den som erbjuds omfattande för säkerhet en anställning för säkerhet och trygghet inom nämndens och trygghet för verksamheter för barnen/elever skyldighet att barnen/elever na i lämna ett na i verksamheten. utdrag som förs verksamheten. enligt lagen om belastningsregis ter. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter Förvaltningen har rutiner om att begära och kontrollera registerutdrag vid nyanställning. Förvaltningen har rutiner om att begära och kontrollera registerutdrag vid nyanställning. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Inga. Ansvarig Administrativ chef Administrativ chef

40 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser 15 Att registerkontroll inte Konsekvenser genomförs av anställda Enligt Konsekvensern na kan bli och praktikanter i lagstiftning har a blir omfattande externa företag som den som erbjuds omfattande för säkerhet har kontakt med en anställning för säkerhet och trygghet barn/elever inom nämndens och trygghet för Bedömningen är att verksamheter för barnen/elever registerkontroller skyldighet att barnen/elever na i måste genomföras för lämna ett na i verksamheten. barns/elevers säkerhet utdrag som förs verksamheten. och trygghet. enligt lagen om belastningsregis ter. 16 Att legitimation och behörighet inte kontrolleras vid anställning av förskollärare och lärare Bedömningen är att det är en risk för försämrad kvalitet i undervisningspraktiken Kan leda till försämrad kvalitet i undervisninge n. Enligt lagstiftning måste legitimation och behörighet kontrolleras. Vid utebliven kontroll kan undervisninge n få en försämrad kvalitet. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter - Förvaltningen kontrollerar att det finns rutiner för att begära registerutdrag. - Återrapportering sker årligen. Förvaltningen har rutiner för att kontrollera legitimation och behörighet. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Inga. Ansvarig Administrativ chef Administrativ chef

41 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser 17 Att bisysslor inte Det kan vara kontrolleras vid och Lagstiftning Vid utebliven förtroendeskadli under anställning beskriver vilka kontroll kan gt, Bedömningen är att det bisysslor som ej det vara arbetshindrande är en risk för att det är tillåtna. förtroendeska och kan vara dligt, konkurrerande. förtroendeskadligt, arbetshindran Det kan skapa arbetshindrande och de och hög konkurrerande. konkurrerande arbetsbelastning. som kan leda till minskad arbetskapacitet. 18 Att kommungemensamma rutinen för hantering av personuppgiftsincident er inte är förankrad och efterlevs Bedömningen är att det är en risk för att felaktig personuppgiftshanterin g inte kommer till personuppgiftsansvarig es kännedom. Riskinventering och analys Datainspektione n kan förelägga viten. Maxbelopp 10 miljoner. Det är många som ska följa gällande lagstiftning och kommungemens amma rutinen samt stor mängd personuppgifter som hanteras i verksamheterna. En personuppgifts incident är en säkerhetsincid ent som kan innebära stora risker för människor friheter och rättigheter. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter Varbergs kommun har riktlinjer för att säkerställa lagstiftningens intentioner och stödja chefer i hanteringen. Information på intranät och punktinsatser med informationsspridning om rutinen. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Inga. Utvecklingsarbete under Ansvarig Administrativ chef Administrativ chef Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker)

42 Risknr Risk och riskbedömning Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser 19 Att uppföljning av Datainspektione incidenter kopplat till Arbetet med Att inte följa n kan förelägga personuppgiftshanterin rapportering upp och viten. g inte görs. behöver åtgärda kan Maxbelopp 10 Bedömningen är att det systematiseras leda till att miljoner. är en risk för att det för att kontroll kan bli en fortsatt säkerställa förloras över felaktig hantering av uppföljning och personuppgift personuppgifter. åtgärder. er och/eller att människors rättigheter går förlorade. Befintliga kontrollaktiviteter Beslut om åtgärder tas av ansvarig verksamhetschef. Föreslagna, nya eller förändrade kontrollaktiviteter Arbetet med rapportering föreslås systematiseras för att säkerställa uppföljning och åtgärder. Ansvarig Administrativ chef Huvudprocess: Barn/elever, vårdnadshavare, medborgare och andra intressenter

43 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning Risk (sannolikhet) 20 Att långvarig och/eller ofta återkommande frånvaro hos barn/elever inte uppmärksammas, följs upp och åtgärdas Bedömningen är att en långvarig och/eller ofta återkommande frånvaro påverkar skolresultat och kan vara ett tecken på misstrivsel och/eller psykisk ohälsa. 21 Att klagomål inte besvaras, följs upp och vid behov åtgärdas Bedömningen är att det är en risk för att barn/elever tar skada, att förtroende och tillit påverkas, samt att verksamheten inte utvecklas. Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Eleven kan få försämrad måluppfyllelse. - Eleven kan få minskat välmående. Risken är att avstämning inte görs för den totala frånvaron över tid för det enskilda barnet/eleven. Vid frånvaro får inte barnet/eleven den utbildning som denne har rätt till. För den enskilda individen kan detta leda till svårigheter i fortsatt utbildning eller psykisk ohälsa Barn/elever kan Många Barn/elever kan ta skada, klagomål ta skada, förtroende och hamnar hos förtroende och tillit kan förvaltningen tillit kan påverkas, samt utan adressat. påverkas, samt att att verksamheten verksamheten inte utvecklas. inte utvecklas. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter Föreslagna, nya eller Ansvarig förändrade kontrollaktiviteter - Utarbetad rutin Inga. Chef för barn- och Frånvarotrappan. elevhälsa - System för frånvarorapportering där rapporter tas ut för analys. Det finns rutiner för klagomålshantering. Inga. Administrativ chef

44 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning 22 Att överklagade beslut inte hanteras Bedömningen är att det är en risk för rättssäkerhet, demokrati, förtroende och tillit. 23 Att inte barn som far illa eller är i riskzonen anmäls till socialförvaltningen Bedömningen är att det är en risk för att det inte kommer socialförvaltningen till känna som bär ansvaret för den fortsatta processen, vilket kan leda till allvarliga konsekvenser för det enskilda barnet. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Rättssäkerhet, Lagstiftningen är Rättssäkerhet, demokrati, tydlig med hur demokrati, förtroende överklagade beslut förtroende och tillit och tillit kan ta ska hanteras. kan ta stor skada om stor skada. överklagade beslut inte hanteras på ett rättssäkert och professionellt sätt Kan leda till Anmälningar ska ske Om det inte kommer allvarliga vid allra minsta socialförvaltningen konsekvenser misstanke om att ett till känna som bär för det barn far illa. ansvaret för den enskilda fortsatta processen, barnet. kan detta leda till allvarliga konsekvenser för det enskilda barnet. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter Föreslagna, nya Ansvarig eller förändrade kontrollaktiviteter Hantering av överklagan Inga. Administrativ ansvarsfördelas på beredning. chef - Förvaltningen har rutiner för hur anmälningar av barn som far illa eller är i riskzonen ska ske. Socialförvaltningen har därefter ansvaret för den fortsatta processen. - Kontinuerlig utbildning för anställda inom förvaltningen. Inga. Chef för barnoch elevhälsa

45 Riskinventering och analys Risknr Risk och riskbedömning 24 Att upprättade åtgärdsprogram inte följs upp Bedömningen är att det är en risk för att beslutade åtgärder inte ger önskad effekt. 25 Att det inte finns ett komplett kartläggningsmaterial med de fyra perspektiven (psykologisk, pedagogisk, medicinsk och socialt) vid bedömning av inskrivning i särskolan. Bedömningen är att beslut om inskrivning fattas på bristfälligt underlag. Risk (sannolikhet) Väsentlighet (konsekvens) Totala riskvärdet Värdering av konsekvenser Att beslutade Det finns rutiner för Att beslutade åtgärder inte att följa upp åtgärder inte ger ger önskad åtgärdsprogram. önskad effekt. effekt för den enskilda individen Kan orsaka Det finns struktur, rutiner med ansvarsfördelning utifrån elevhälsans kompetens. Beslut om inskrivning fattas på bristfälligt underlag. stora konsekvenser för det enskilda barnet/eleven. Riskhanteringsåtgärder (för att acceptera, eliminera, minimera/reducera eller dela risker) Befintliga kontrollaktiviteter Föreslagna, nya Ansvarig eller förändrade kontrollaktiviteter - Det finns rutiner för att följa upp Inga. Chef för barnåtgärdsprogram. och elevhälsa - Det finns en utarbetad elevhälsaplan som stödjer arbetet. Det finns struktur, rutiner med ansvarsfördelning utifrån elevhälsans kompetens. Inga. Chef för barnoch elevhälsa

46 Bilaga 2 Internkontrollplan 2019 Definitioner Risknr Risknummrets syfte är att enklare följa den råda tråden mellan risken i riskanalysen (bilaga 1) till internkontollplanen (bilaga 2) och egenkontrollsplanen (bilaga 2). Kontrollmoment Svarar på frågan vad som ska kontrolleras utifrån de risker som identifierats (bilaga 1). Kontrollansvarig Ansvarig för att kontrollen genomförs enligt interkontrollplanen. Kontrollmetod Beskriver hur kontrollen ska genomföras, exempelvis komplett, stickprov, dokumentgranskning, intervjuer. Kontrollfrekvens Beskriver hur ofta kontrollen ska genomföras. Granskning utförs Beskriver när granskningen genomförs. Rapportering när/hur Beskriver när och hur rapporteringen sker. Totala riskvärdet - De olika delkomponenterna risk (sannolikhet) och väsentlighet (konsekvens) som beskrivs i riskanalysen (bilaga 1) multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan Risker som fått under 9 poäng tas med i egenkontrollplanen (se bilaga 3). Dessa risker rapporteras enbart till ledningsgrupp. Om avvikelser skulle upptäckas så redovisas dessa till nämnd.

47 Huvudprocess: Ekonomisk uppföljning Risk nr Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollmetod Kontrollfrekvens Granskning utförs Rapportering, när/hur 1 Kontroll av att inköp sker från de leverantörer Avdelningschef ekonomi Stickprov Månadsvis Varje månad Till nämnd som kommunen tecknat ramavtal med årligen av avdelningschef ekonomi Huvudprocess: Verksamhetskontroller Risk nr Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollmetod Kontrollfrekvens Granskning utförs Rapportering, när/hur 9 Kontroll av att krisplanens är väl förankrad Administrativ chef Stickprov 1 gång per år Februari Till nämnd årligen av administrativ chef 12 Kontroll av att arbetsmiljöplan är förankrad och Administrativ chef Stickprov 1 gång per år Januari Till nämnd efterlevs årligen av administrativ chef 15 Kontroll av att registerkontroll genomförs av anställda i externa företag 18 Kontroll av förankring och efterlevnad av kommungemensamma rutinen för hantering av personuppgiftsincidenter Administrativ chef Stickprov Vid anställning Januari Till nämnd årligen av administrativ chef Administrativ chef Stickprov 1 gång per år Maj- September Till nämnd årligen av administrativ chef Totala riskvärdet 9 Totala riskvärdet

48 19 Uppföljning av incidenter kopplat till personuppgiftshantering 20 Kontroll av närvarouppföljning Chef för barn- och elevhälsa 21 Kontroll av att klagomål besvaras, följs upp och vid behov åtgärdas Administrativ chef Komplett 1 gång per år Maj- September Komplett Löpande Maj- September Till nämnd årligen av administrativ chef Till nämnd årligen, av verksamhetsche f för skolhälsovård Administrativ chef Komplett 1 gång per år September Till nämnd årligen av jurist, uppföljning av klagomålens art och omfattning

49 Bilaga 3 Egenkontrollplan 2019 Definitioner Risknr Risknummrets syfte är att enklare följa den råda tråden mellan risken i riskanalysen (bilaga 1) till internkontollplanen (bilaga 2) och egenkontrollsplanen (bilaga 2). Kontrollmoment Svarar på frågan vad som ska kontrolleras utifrån de risker som identifierats (bilaga 1). Kontrollansvarig Ansvarig för att kontrollen genomförs enligt internkontrollplanen. Kontrollmetod Beskriver hur kontrollen ska genomföras, exempelvis komplett, stickprov, dokumentgranskning, intervjuer. Kontrollfrekvens Beskriver hur ofta kontrollen ska genomföras. Granskning utförs Beskriver när granskningen genomförs. Rapportering när/hur Beskriver när och hur rapporteringen sker. Totala riskvärdet - De olika delkomponenterna risk (sannolikhet) och väsentlighet (konsekvens) som beskrivs i riskanalysen (bilaga 1) multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan Risker som fått under 9 poäng tas med i egenkontrollplanen (se bilaga 3). Dessa risker rapporteras enbart till ledningsgrupp. Om avvikelser skulle upptäckas så redovisas dessa till nämnd.

50 Huvudprocess: Ekonomisk uppföljning Risk nr Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollmetod Kontrollfrekvens Granskning utförs 2 Kontroll av att konto hanteras enligt antagna Avdelningschef ekonomi Stickprov 1 gång per år Majseptember regler 3 Kontroll av att antagna regler för representation efterlevs 4 Kontroll av att följesedel finns tillsammans med faktura när denna hänvisar till sådan Avdelningschef ekonomi Stickprov 1 gång per år Majseptember Avdelningschef ekonomi Stickprov 1 gång per år Majseptember 5 Kontroll av förskott och utanordningar Avdelningschef ekonomi Stickprov 2 gånger per år Delårsrappor t och årsbokslut Rapportering, när/hur Till ledningsgrupp av avdelningschef ekonomi Till ledningsgrupp av ekonom för respektive verksamhet Till ledningsgrupp av administrativ handläggare ekonomi Till ledningsgrupp av ekonom Totala riskvärdet

51 Huvudprocess: Verksamhetskontroller Risknr Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollmetod Kontrollfrekvens Granskning utförs Rapportering, när/hur 6 Kontroll av delegationsbeslut Administrativ chef Stickprov 1 gång per år September Till ledningsgrupp av nämndssekreterare 7 Uppföljning av nämndsbeslut och uppdrag Administrativ chef Komplett 2 gånger per år Januari, Till ledningsgrupp av augusti nämndssekreterare 8 Kontroll av att dokumenthanteringsplanen Administrativ chef Stickprov 1 gång per år September Till ledningsgrupp av efterlevs nämndssekreterare Totala riskvärdet Kontroll av att planer mot kränkande behandling, diskriminering och trakasserier är väl förankrade och efterlevs 11 Kontroll av att anmälningar avseende kränkande behandling, diskriminering och trakasserier följs upp Verksamhetschefer grundskola och förskola Verksamhetschefer grundskola och förskola Komplett 1 gång per år Juni Till ledningsgrupp årligen av verksamhetschefer grundskola och förskola Komplett 1 gång per år Juni Till ledningsgrupp årligen av verksamhetschefer grundskola och förskola 4 8

52 Huvudprocess: Verksamhetskontroller Risknr Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollmetod Kontrollfrekvens Granskning utförs Rapportering, när/hur 13 Kontroll av att registerkontroll genomförs Administrativ chef Stickprov 1 gång per år September Till vid anställning inom förskola, grundskola, ledningsgrupp fritidshem och timanställda av administrativ chef Totala riskvärdet 8 14 Kontroll av att registerkontroll genomförs av anställda inom övriga förvaltningar som har kontakt med barn och elever 16 Kontroll av legitimation och behörighet hos förskollärare och lärare Administrativ chef Stickprov Vid anställning Februari och augusti Administrativ chef Komplett Löpande Kompetensf örsörjningspl an 17 Kontroll av bisysslor Administrativ chef Stickprov 1 gång per år Majseptember Till ledningsgrupp av administrativ chef Till ledningsgrupp av HR-konsult Till ledningsgrupp av HR-konsult 8 8 4

53 Huvudprocess: Verksamhetskontroller Risknr Kontrollmoment Kontrollansvarig Kontrollmetod Kontrollfrekvens Granskning utförs Rapportering, när/hur 22 Kontroll av hantering av överklagade beslut Administrativ chef Komplett 1 gång per år September Till ledningsgrupp, av jurist, uppföljning av överklagandets art och omfattning 23 Kontroll av att anmälan sker till Chef för barn- och Komplett 1 gång per år September Till socialförvaltningen när barn far illa eller elevhälsa ledningsgrupp finns i riskzonen av chef för barn- och elevhälsa 24 Kontroll av att åtgärdsprogram följs upp Chef för barn- och elevhälsa 25 Kontroll av att utredningsunderlag för inskrivning i särskola görs Chef för barn- och elevhälsa Komplett 1 gång per år September Till ledningsgrupp av chef för barn- och elevhälsa Stickprov 1 gång per år September Till ledningsgrupp av chef för barn- och elevhälsa Totala riskvärdet

54 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Förskole- och grundskoleförvaltningen (13) 7. Dokumenthanteringsplan Dnr: FGN 2019/ Handläggare: Line Isaksson-Eriksoo Dokument: Beslutsförslag Förslag till beslut Förskole- och grundskolenämnden beslutar 1. anta dokumenthanteringsplan för förskole- och grundskolenämnden som ersätter tidigare dokumenthanteringsplan BUN 2018/ godkänna en retroaktiv gallring av äldre handlingar 3. delegera till arkivansvarig på kansliet att besluta om revideringar i planen där det anses nödvändigt. Beskrivning av ärendet Varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att åstadkomma en effektiv styrning av dokumenthanteringen samt leva upp till de lagkrav som ligger inom myndighetens ansvar i frågor rörande redovisning av allmänna handlingar och arkiv. En dokumenthanteringsplan ska innehålla information om myndighetens alla handlingar. Till exempel beskrivs hur och var handlingar förvaras, om de registreras och om de ska bevaras eller gallras. Denna revidering av dokumenthanteringsplanen innebär ett namnbyte från barnoch utbildningsnämnden till förskole- och grundskolenämnden samt att den del som rör gymnasieskolans delar tagits bort eftersom denna verksamhet från och med 1 januari 2019 finns inom arbetsmarknads- och utbildningsnämnden. Nämnden har i sitt förra beslut angående dokumenthanteringsplan den 9 april 2018 beslutat om punkt 2 och 3 och denna hantering föreslås gälla även i fortsättningen. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan för förskole- och grundskolenämnden. Övervägande Dokumenthanteringsplaner behöver revideras regelbundet för att innehålla korrekt information och för att kunna vara ett stöd för verksamheten. På grund av namnbyte samt förändring i ansvarsområde är den befintliga dokumenthanteringsplanen i behov av en revidering.

55 Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Förskole- och grundskoleförvaltningen (13) Förskole- och grundskoleförvaltningen Susanna Hanson Förvaltningschef Lars Karlsson Administrativ chef Protokollsutdrag Förvaltningens ledningsgrupp Samtliga medarbetare på förskole- och grundskoleförvaltningen Kompetensteam skola och utbildning, Varberg direkt

56 Dokumenthanteringsplan för förskole- och grundskolenämnden Antagen av förskole- och grundskolenämnden 2019-XX-X X, Dnr FGN 2019/0024