Handlingsprogram

Transkript

1 Handlingsprogram Handlingsprogram för skydd mot olyckor som kan leda till räddningsinsats för Räddningstjänsten Syd , V4.2, fastställd av direktionen För medlemskommunerna Burlöv, Eslöv, Kävlinge, Lund och Malmö

2 Innehåll Inledning Lagstiftning-styrning och uppdrag Medlemskommunerna Ingångsvärden och handlingsprogrammets utformning Vision och effektmål Förbundets organisation och kvalitet

3 Inledning En effektiv olyckshantering är en del av välfärdssystemet, nu och i framtiden. Kvinnors och mäns, flickors och pojkars självklara rätt till trygghet och säkerhet är grundläggande i en demokrati. Det är dessa individer som både drabbas av och orsakar olyckor. Individer som vi ska kunna möta före, under och efter en olycka. Detta handlingsprogram beskriver riskerna i de fem medlemskommunerna, Räddningstjänsten Syds uppdrag, förebyggande och operativa förmåga samt utvecklingsinriktning för perioden Denna samlade förmåga ska vara ett uttryck för de behov av olika olyckshanterande åtgärder som medlemskommunerna har. Gemensamt för alla kommuner är en ökning av antalet invånare, en ökad belastning av infrastrukturen och en ökning av antalet individer med särskilda behov av trygghet och säkerhet. Exempel på sistnämnda kan vara de allra äldsta, personer som vårdas i hemmet samt personer med funktionsnedsättning eller med annat modersmål än svenska. För att under den kommande perioden kunna tillgodose kommunernas behov behöver Räddningstjänsten Syds förmåga stärkas, både vad gäller den stödjande verksamheten och den skadeavhjälpande. Det viktigaste för alla den enskilde och samhället är att det inte inträffar några olyckor alls. När en olycka inträffar ska man själv eller någon i närheten kunna agera. För detta krävs omfattande informationsarbete, utbildning och opinionsbildning som riktar sig till den enskilde. Samtidigt måste samhället kunna erbjuda professionella och snabba insatser i de fall den enskildes förmåga inte räcker till. Vi ska därför utveckla den operativa förmågan vad avser kvalitet, form och innehåll tillsammans med andra räddningstjänster. Att kunna hantera komplicerade och farliga olyckor ställer stora krav på både insatsförmåga och ledningsförmåga. Räddningstjänsten Syds arbete har under den gångna handlingsprogramsperioden breddats till att omfatta mer förebyggande och uppsökande verksamhet. Under åren som gått har vi ställts inför nya risker och utmaningar. Social oro har blivit ett begrepp som innefattar hot och våld, skadegörelse, anlagda bränder och kriminalitet. Denna oro drabbar kvinnor och män, flickor och pojkar. Den drabbar även alla som arbetar inom förbundet och är därmed sammantaget ett problem som vi inte kan ställa oss utanför. För att kunna nå våra mål och leverera service till alla, i trygga och säkra miljöer, ska vårt arbete också innehålla en social dimension som kompletterar det mer traditionella tekniska och operativa förhållningssättet. Vi ska därför vara en räddningstjänst för alla, både för dem vi är till för och för alla som vill jobba hos oss oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning. Då blir vi också bättre på att skapa de goda möten som är en förutsättning både för att förebygga olyckor och genomföra insatser på ett effektivt sätt. Mångfald och jämställdhet är därmed både ett mål och en förutsättning. Detta perspektiv ska genomsyra våra verksamhetsfrågor i alla dess led, från policies och riktlinjer till utförande och uppföljning. Ett konsekvent mångfalds- och jämställdhetsarbete ska öka kvaliteten i vårt arbete och nyttan för samhället. 2

4 1. Lagstiftning-styrning och uppdrag Denna dokumentsamling utgör Räddningstjänsten Syds handlingsprogram utifrån Lag (2003:778) om skydd mot olyckor samt förbundets uppdrag från medlemskommunerna, reglerad i förbundsordningen. Syftet med Lag (2003:778) om skydd mot olyckor, det följande förkortad LSO, tydliggjordes i regeringens proposition 2002/03:119. Det måste bli färre som dör, färre som skadas och mindre som förstörs. Lagstiftningen gav kommunerna följande uppdrag: Samordning av samhällets skydd mot olyckor. Underlätta den enskildes arbete med skydd mot olyckor. Utföra tillsyn. Ansvar för rengöring och brandskyddskontroll. Utföra räddningstjänst. Undersöka olyckor. Nationella mål och strategier: I LSO finns två nationella mål redovisade: 1 kap. 1 Bestämmelserna i denna lag syftar till att i hela landet bereda människors liv, hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till de lokala förhållandena tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor. 1 kap. 3 Räddningstjänsten ska planeras och organiseras så att räddningsinsatserna kan påbörjas inom godtagbar tid och genomföras på ett effektivt sätt. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har även kompletterat de nationella målen med nationella strategier, på regeringens uppdrag, för hur brandskyddet kan stärkas genom stöd till den enskilde. Strategin innehåller åtgärder inom fyra områden: Kunskap och kommunikation. Tekniska lösningar. Lokal samverkan. Utvärdering och forskning. 3

5 De nationella målen anger inriktningen på det arbete med skydd mot olyckor som ska bedrivas i varje kommun. De nationella målen bryts sedan ned till lokalt anpassade målbeskrivningar och ambitionsnivåer. Kommunerna har även att välja organisationsformer lokalt. På samma sätt ska den nationella strategin utvecklas till regionala och lokala strategier. MSB avser under perioden för handlingsprogrammet att utveckla fler nationella strategier inom området skydd mot olyckor. Förbundet följer, och deltar i förekommande fall, i arbetet med att utveckla och anpassa dessa strategier till regionala och lokala förhållanden. Med begreppet den enskilde menar förbundet både juridisk och fysisk person, det vill säga organisationer och myndigheter såväl som den enskilde människan. Handlingsprogram Enligt LSO ska varje kommun upprätta ett handlingsprogram för räddningstjänst samt olycksförebyggande verksamhet. Programmet ska upprättas och/eller revideras minst en gång per mandatperiod. Det antas av kommunfullmäktige eller i kommunalförbund av den beslutande församlingen. Handlingsprogrammet utgör ett centralt kommunalt styrdokument och ska även kunna användas som ett underlag för information till den enskilde samt underlätta statens tillsyn. Programmet kan samordnas med kommunens plan för extraordinära händelser, enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, i det följande förkortad LEH. Ett exempel är att samordna riskanalysarbetet med LEH. Handlingsprogrammen ska utformas i samråd med särskilt berörda myndigheter, bland annat Länsstyrelsen och andra myndigheter med ansvar för räddningstjänst. Hit hör till exempel Sjöfartsverket och Polismyndigheten samt de kommuner som kommunen kan tänkas samverka med inom ramen för LSO. Handlingsprogrammet ska beskriva kommunens mål för verksamheten och ange vilka de dominerande riskerna, i form av en riskbild, är som kan leda till räddningsinsats. Vidare ska förmågan att genomföra räddningsinsats beskrivas, och hur den olycksförebyggande verksamheten är planerad. Det ska också finnas uppgifter om samverkan med andra aktörer. Målstyrning förutsätter att kommunen följer upp och utvärderar målen varför detta bör framgå i programmen. 4

6 2. Medlemskommunerna I kommunerna Burlöv, Eslöv, Kävlinge, Lund och Malmö samordnas räddningstjänstfrågorna sedan 2006 i en interkommunal samverkan i ett gemensamt kommunalförbund Räddningstjänsten Syd. Vid bildandet av Räddningstjänsten Syd fastställdes förbundets uppgifter i ändamålsparagrafen i förbundsordningen. Paragrafen vilar på de övergripande nationella målen som redovisas i LSO. I förbundsordningen förtydligas också ansvarsfördelningen mellan förbundet och medlemskommunerna när det gäller skadeavhjälpande och stödjande arbete. Förbundets övergripande uppdrag definieras i förbundsordningen och formuleras här på följande sätt: Förbundets uppdrag ska vara att stödja den enskilde så att denne har kompetens och förmåga att förhindra och begränsa olyckor. Vidare ska förbundet, på ett effektivt sätt, hantera behovet av akuta skadeavhjälpande insatser samt genomföra insatsen så att den drabbade upplever ett mervärde. De konkreta uppgifter som finns i förbundets uppdrag delas in i bastjänster och särskilda uppgifter. Bastjänster omfattar de tjänster som förbundet ska tillhandahålla i samtliga medlemskommuner, och vilka kommunernas medlemsavgift i förbundet bygger på. I det fördjupade beslutsunderlaget sammanfattas bastjänsterna i följande områden: Räddningsinsatser enligt LSO. Information och utbildning. Samarbete och samverkan. Myndighetsutövning. Vidare har förbundet, genom sin direktion, att besluta om ett handlingsprogram för varje mandatperiod. Programmet utgör förbundets övergripande styrdokument utifrån medlemskommunernas uppdrag och ligger till grund för Räddningstjänsten Syds verksamhet. Medlemskommunerna ansvarar för det samlade säkerhetsarbetet samt olycks- och krishanteringen enligt lag om extraordinära händelser inom kommunernas geografiska område. Förbundets direktion svarar för de delar av LSO som berör kommunernas ansvarsområde som ska regleras i handlingsprogrammen med undantag för rengöring och brandskyddskontroll. Medlemskommunernas ansvar kvarstår därför vad gäller frågor om säkerhetssamordning, kommunal krishantering och åtgärder enligt LEH. 5

7 Förbundet följer i samverkan med medlemskommunerna deras framtidsprognoser inom samhällsplanering, demografi med mera, för att kunna svara mot de behov som finns i respektive kommun. Förbundets ursprungliga idé och syfte var bland annat att tillhandahålla en resurseffektiv räddningstjänst som ska erbjuda ett tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor inom det geografiska område som i dagsläget omfattar medlemskommunerna. Framförallt den skadeavhjälpande verksamheten att leda och genomföra räddningsinsatser vinner på att bedrivas över en större yta för att förbättra tillgängligheten till räddningstjänstens service för medborgarna. Exempel på detta är stationers placering, gemensamma ledningsfunktioner och kompetens. Direktionen avser under handlingsprogramsperioden att fördjupa dialogen med flera grannkommuner i syfte att verka för fler medlemskommuner i förbundet under handlingsprogramsperioden. De ursprungliga medlemskommunernas delaktighet och engagemang är avgörande för att nå framgång med denna intention. Bild 1, Schematisk beskrivning av rollfördelning och styrning av Räddningstjänsten Syd 6

8 3. Ingångsvärden och handlingsprogrammets utformning Ingångsvärdena för handlingsprogrammets utformning styrs av flera parametrar, utöver den lagstiftning som i tidigare avsnitt redogjorts för. Nedan listas, utan inbördes rangordning, de mest betydelsefulla ingångsvärdena för räddningstjänstens verksamhet genom handlingsprogrammet: Medlemskommunernas uppdrag som definieras i förbundsordningen. Direktionens beslut och vilja. Lokal riskbild. Medlemskommunernas behov och utveckling (samhällsplanering, demografi m m). Finansiella ramar i form av medlemsavgifter. Annan lagstiftning. Sammantaget genererar detta målsättningar, utvecklingsuppdrag och miniminivåer för beredskapsproduktion för förbundet. Förbundet har lagt stor vikt vid utformandet av handlingsprogrammet så att det ska vara en del i ett ledningssystem/en ledningsprocess, och därmed vara direktionens övergripande styrdokument för verksamheten. Vidare ska programmet vara tillgängligt för medborgaren och underlätta statliga myndigheters tillsyn av verksamheten. Handlingsprogrammet fastställs av direktionen för Räddningstjänsten Syd minst en gång varje mandatperiod. Förbundsdirektören ansvarar inför direktionen för framtagande, revidering och uppföljning av handlingsprogrammet. Handlingsprogrammet ska på ett enkelt sätt finnas tillgängligt för allmänheten och tillsynsmyndigheterna. Detta sker genom att antaget handlingsprogram tillkännages i samtliga medlemskommuner och hålls tillgängligt och uppdaterat på förbundets hemsida. I förekommande fall kan riktade informationsinsatser ske till olika målgrupper. Arbetsprocessen med handlingsprogrammet Direktionen påbörjade arbetet med förbundets långsiktiga utveckling och inriktning under hösten 2009 med omvärldsbevakning, strategidagar och framtagande av en ledningsfilosofi som bildar underlag för framtagandet av ett nytt handlingsprogram. Det konkreta arbetet med handlingsprogrammet påbörjades våren 2010 för att skickas ut på remiss till berörda organisationer och kommuner. Efter samrådsperioden fastställdes handlingsprogrammet av förbundets direktion i december Processen har präglats av dialog och samråd med direktionen i form av strategidagar, personalgrupper i fokusgrupper samt med medlemskommunernas kommunledning och säkerhetsfunktioner. 7

9 Arbetet har vidare kompletterats med utrednings- och analysarbete i form av statistik, övningar och beslutsunderlag. Tre frågeställningar har varit vägledande och även legat till grund för den fysiska utformningen av handlingsprogrammet, se bild 2. Bild 2, Frågeställningar för handlingsprogrammet, Räddningstjänsten Syd. Inkomna synpunkter under samrådsperioden (sommar och höst 2011) bearbetades därefter för att ytterligare förbättra handlingsprogrammet och bestämma dess slutliga utformning och innehåll. Den fysiska utformningen av handlingsprogrammet består av tre fristående dokument som tillsammans utgör det samlade handlingsprogrammet. Förutom detta dokument, som utgör handlingsprogrammets ram, består handlingsprogrammet således av ytterligare två dokument där utformningen finns närmare beskriven. Handlingsprogram , Ramdokument Beskriver övergripande handlingsprogrammets idé, lagkrav, ingångsvärden, vision och mål samt förbundets organisation. Handlingsprogram , Riskstudie Studien beskriver de risker, påfrestningar och olyckor som bland annat ligger till grund för förbundets skadeavhjälpande förmåga och olycksförebyggande verksamhet. Studien är samordnad med Länsstyrelsens, Region Skånes samt medlemskommunernas risk- och sårbarhetsanalyser. Handlingsprogram , Skydd och förmåga Dokumentet beskriver hur förbundet uppfyller lagkraven enligt LSO samt de huvudsakliga utvecklingsinriktningar som planeras för perioden för handlingsprogrammet. 8

10 Bild 3, Handlingsprogrammets fysiska utformning, Räddningstjänsten Syd. Målsättningar och ambitioner utifrån handlingsprogrammet konkretiseras sedan i form av uppdrag, produktionsmål och aktiviteter i en årlig verksamhetsplan. I denna presenterar förbundsdirektören hur organisationen ska uppnå de fastställda målen och utvecklingsinriktningarna under perioden för godkännande i direktionen. Till de verksamhetsområden där lagstiftning ställer krav, eller där förbundet har en utökad ambition, finns utformningen närmare beskriven i styrdokument. Styrdokument, utifrån handlingsprogram och verksamhetsplan, i form av processbeskrivningar och planer tillhandahålls för att stödja den dagliga verksamheten. Exempel på detta är tillsynsplan och övningsplan. Styrdokumenten har sådan status att räddningschefen/förbundsdirektören kan fastställa dessa styrdokument så länge de ligger i linje med handlingsprogrammets målsättningar och intentioner. 9

11 4. Vision och effektmål Målen för verksamheten ska utgå från en vision som tydligt signalerar förbundets övergripande inriktning. Visionen är inte ett mål som absolut måste uppnås inom en fastställd tidsrymd; den är i första hand en långsiktig inriktning för organisationen. Den ska också på ett enkelt sätt göra klart för medborgare och anställda om bakgrunden till de prioriteringar som genomförs. Visionen bör ligga nära medlemskommunernas syn på olyckor och olyckshantering. För förbundets del innebär detta att relationen mellan kommunerna och förbundet förtydligas, med förbundet som en naturlig del i det samlade säkerhets- och trygghetsarbetet i kommunerna. En gemensam syn innebär också att kommunikationen med medborgarna förenklas. Visionen för Räddningstjänsten Syd är: Ett olycksfritt samhälle Visionen syftar till att göra ett tydligt ställningstagande där organisationen arbetar mot ett olycksfritt samhälle en nollvision. Effektmål Effektmål är tydliga, mätbara mål som strävar mot visionen. Målen visar på de resultat som organisationen förväntas uppnå och ska vila på professionella, politiska och etiska ställningstaganden. Utifrån effektmålen åligger det förbundsdirektören att organisera, planera och genomföra verksamhet i linje med dessa intentioner. Måluppfyllelse ska redovisas på årsbasis (etappmål) och kopplas till förbundets ekonomiska uppföljning. Målen sträcker sig över en längre tidsperiod än ett år och fastställs minst en gång per mandatperiod. Effektmålen svarar på frågan vad vill vi uppnå? Räddningstjänsten Syds effektmål är: Tryggheten vad avser olyckor som kan föranleda räddningsinsats ska kontinuerligt öka för de som bor, vistas eller färdas i medlemskommunerna. Målet avser att förbättra och måttsätta kvaliteten på förbundets samlade service gentemot den enskilde och behovet av olycksförebyggande och skadeavhjälpande tjänster. Antalet bränder och andra olyckor som kan föranleda räddningsinsats ska minska. Tydligt mål med syfte att minska personligt lidande och ekonomiska förluster för samhället. Syftet med införandet av LSO är enligt propositionen också att färre ska skadas, färre ska omkomma och mindre ska förstöras till följd av olyckor. 10

12 Den enskildes förmåga att förebygga och hantera olyckor ska fortlöpande öka. Syftet med målet är att stärka den enskildes förmåga i enlighet med LSO samt att se hela samhället som en skadebegränsande resurs. Räddningstjänsten ska kunna påbörja en räddningsinsats inom 10 minuter vid 90% av de prioriterade olyckorna. Målet beskriver hur förbundet och samverkande räddningstjänstorganisationer avser att uppfylla det nationella målet avseende påbörjandet av räddningsinsats inom godtagbar tid. Räddningstjänsten Syd ska inom 15 minuter från framkomst bryta den negativa händelseutvecklingen så att olyckan inte förvärras för de prioriterade olyckorna. Effektivitetsmåttet på plats anger vad den enskilde kan förvänta sig av sin räddningstjänst i form av skadeavhjälpande och mervärdeskapande aktiviteter. Målet är också en del i det nationella målet för effektiva räddningsinsatser. Uppföljning, utvärdering och egenkontroll Uppföljning och utvärdering av effektmålen och de stödjande målen genomförs kontinuerligt enligt fastställda mätpunkter och avgöranden då målet är uppfyllt. Uppföljning och utvärdering ska minst ske vid års- och delårsrapportering, samt via förbundets interna kontroll- och revisionstillfällen under verksamhetsåret. Uppföljningen i dessa rapporter ska ha en tydlig koppling till de mål och verksamhetsinriktningar som beslutats under mandatperioden. Uppföljningarna innefattar beskrivningar och analyser av verksamheten och dess olika funktioner. Utöver boksluten ska en övergripande ekonomisk uppföljning ske i form av utfallsprognoser vid ytterligare två tillfällen: vid utgången av februari och oktober. Månadsvis görs i verksamheterna uppföljning av prestationer och resultat mot uppsatta mål. Måluppfyllelsen analyseras och diskuteras på tillhörande arenor och eventuella åtgärder till förbättring genomförs. På förbundsledningsnivå arbetas med ett styrkortsliknande koncept benämnt Balanserad Styrning Ledningsarenan (BSL) där de övergripande perspektiven granskas och eventuella förbättringsåtgärder initieras. BSL genomförs normalt varannan månad med uppföljning månaden därefter. Under året genomförs också extern revision och internkontroller enligt beslutad internkontrollplan. Årsredovisningen och delårsrapporter är viktiga ingångsvärden tillsammans med omvärldsanalyser och prognoser i arbetet med framtida beslut om inriktning och verksamhet. Rapporterna kommuniceras fortlöpande med medlemskommunerna samt hålls tillgängliga på förbundets externa hemsida. Förbundets ledningssystem i kvalitet (ledningsprocesser) möjliggör en tidig identifiering för att korrigera och förbättra verksamhetens måluppfyllelse i den löpande verksamheten. 11

13 Under perioden för handlingsprogrammet avser Räddningstjänsten Syd att utveckla mätpunkterna för effektmålen så att demografiska (kön, ålder m m) skillnader blir synliggjorda. Därmed genererar de en högre grad av målgruppsanpassning som grund till förbundets framtida skadeavhjälpande och olycksförebyggande arbete. Utvecklingsarbetet ska ske i samverkan med andra räddningstjänstförbund samt Sveriges kommuner och landsting (SKL). 12

14 5. Förbundets organisation och kvalitet Organisation handlar något förenklat om hur vi utformar arbetsprocesser, hur arbete och ansvar fördelas samt hur beslutanderätt och befogenheter regleras. Förbundet är i huvudsak en serviceoch kunskapsorganisation inom området räddningstjänst och olycksförebyggande arbete. Organisationen är anpassad efter dessa förutsättningar. Som princip för att styra och skapa resultat i organisationen tillämpas en processorientering kombinerad med en hierarkisk struktur för att stödja förbundets uppdrag, målbeskrivningar och förmåga att skapa värden för den enskilde. Fokus ligger på att se verksamheten utifrån kundernas krav och förväntningar. Verksamhetens utveckling och kvalitet bestäms utifrån ledningsprocesser, huvudprocesser och stödprocesser. Frågor om samspel och samarbete blir naturligt viktiga frågor för den inre effektiviteten, och det avspeglar sig sedan i den yttre effektiviteten i mötet med den enskilde. Processorientering och kvalitetssystem Förbundets processorientering kommer främst till uttryck i kvalitetssystemet som är tillgängligt för alla medarbetare via intranätet. Under mandatperioden upprätthåller förbundet lägst en certifieringsbarhet enligt ISO 9000 standard. Detta innebär att de huvudsakliga arbetsprocesser (ledning-, huvud-, stöd-) som har definierats enligt förbundets uppdrag är kartlagda, fastställda och tillämpas genomgående vid all verksamhet. Eftersom processerna styr hur vi arbetar är de en förutsättning för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag, och de beskriver hur vi arbetar med vår förmåga. Kvalitetssystemet, tillsammans med de personella resurser och funktioner som finns tillgängliga, utgör det stöd som är nödvändigt för att systemet ska vara funktionellt enligt sitt syfte. Bild 4, Huvudprocesskarta, Räddningstjänsten Syd. 13

15 Varje definierad process har en processägare som ansvarar, leder och driver arbetet med processens utveckling. Det innebär att allt utvecklingsarbete om hur vi utför tjänster leds inom processorganisationen som i sin tur leds av kvalitetssamordnaren. Handlingsprogrammet är en delprocess i ledningsprocesserna som leder och visar väg. Detta dokument är således ett resultat av en process i organisationen vilket är naturligt i en processorienterad organisation. Sammanfattningsvis kan man säga att processerna styr och utvecklar, och linjen resurssätter och utför aktiviteter i processerna. Linjestruktur Organisationsplanen visar den hierarkiska organisationsstrukturen utifrån arbetsfördelning, ansvar och befogenheter samt beslutsnivåer och ordervägar. Strukturens nuvarande utformning, sedan 2008, kan synas ganska allmängiltig utifrån en allmän kommunal verksamhet. Funktionsindelningen av verksamheten har dock tonats ner till förmån för en mer geografisk fördelningsprincip. Principiellt består den hierarkiska strukturen av fyra organisationsdelar: Ledning (direktion och förbundsdirektör). Styrning (styrning, uppföljning, strategiutveckling samt omvärldsbevakning). Stöd (funktioner som omfattar administrativt stöd, tekniksamordning etc.). Produktion (verksamhet och aktiviteter). Bild 5, Hierarkisk struktur, Räddningstjänsten Syd. 14