Strategisk plan. Planeringsförutsättningar

Transkript

1 Strategisk plan Planeringsförutsättningar del

2

3 Innehållsförteckning 1 Kommunservice- och beslutsstödsavdelningen Sammanfattning Allmänna utskottet Ansvarsområde Kommunövergripande anslaget Kommunservice- och beslutsstödsavdelningen Måluppfyllelse Kommentar till måluppfyllelse Brukare/Kunder Ekonomi Medarbetare Processer Samhälle Taxor och avgifter Investeringar Befintliga behov Påverkan av nya lagar och regler Strategiskt viktiga frågor / Framtidsbedömningar Barn- och utbildningsavdelningen Sammanfattning Barn- och utbildningsutskottet Ansvarsområde Barn- och utbildningsavdelningen Måluppfyllelse Kommentar till måluppfyllelse Brukare/Kunder Ekonomi Medarbetare Processer Samhälle Taxor och avgifter Investeringar Befintliga behov Påverkan av nya lagar och regler... 36

4 2.8 Strategiskt viktiga frågor / Framtidsbedömningar Sociala avdelningen Sammanfattning Sociala utskottet Ansvarsområde Sociala avdelningen Måluppfyllelse Kommentar till måluppfyllelse Brukare/Kunder Ekonomi Medarbetare Processer Samhälle Taxor och avgifter Investeringar Befintliga behov Påverkan av nya lagar och regler Strategiskt viktiga frågor / Framtidsbedömningar Samhällsbyggnadsavdelningen Sammanfattning Tillsynsnämnden Ansvarsområde Samhällsbyggnadsavdelningen Måluppfyllelse Kommentar till måluppfyllelse Brukare/Kunder Ekonomi Medarbetare Processer Samhälle Taxor och avgifter Investeringar Befintliga behov Påverkan av nya lagar och regler Strategiskt viktiga frågor / Framtidsbedömningar Planeringsförutsättningar del (68)

5 Planeringsförutsättningar del (68)

6 1 Kommunservice- och beslutsstödsavdelningen 1.1 Sammanfattning 1.2 Allmänna utskottet Lars-Erik Fälth (c) ordf, Berndt Dahnson (kd) vice ordf, Lennart Sjöberg (m), Arijana Jazic (s), Emil Jacobsson (s) Ansvarsområde Utskottet svarar för beredning av allmänna ärenden samt utgör personalorgan. Inom ramen för allmänna utskottets budgetram finansieras Kommungemensamma kostnader Överförmyndarverksamheten Näringslivsverksamheten Kommunservice- och beslutsstödsavdelningen (KSA) Kommunövergripande anslaget Uppdragsbeskrivning Det kommunövergripande anslaget omfattar två områden; kommungemensamt och överförmyndarverksamheten. Kommungemensamt Inom det kommungemensamma finansieras kostnader som är övergripande för hela kommunen. Det omfattar framförallt; - Kommunledning - Arvoden till förtroendevalda i kommunstyrelsen och deras utskott - Diverse bidrag och projekt - Kommunstyrelsens oförutsedda anslag - Kommunalt partistöd - Kommunhus; hyra och drift - Medlemsavgifter i SKL, Regionförbundet, HKF m fl - Näringslivsverksamhet - Färdtjänst Överförmyndarverksamheten Kostnaderna avser arvodering av överförmyndaren samt gode män. Planeringsförutsättningar del (68)

7 Satsningar och prioriteringar i budget 2014 E- förvaltning, utökning E-strateg tjänst 550 E-förvaltning deltagande i E-utvecklingsråd 150 Kompetensutveckling, Ledarutveckling över gränserna 20 Summa Befintliga behov Kommungemensamma kostnader Hyreskostnad kommunhus Avseende hyreskostnaden för kommunhuset finns inte full kostnadsteckning i budgeten års bokslut visar ett underskott på 290 tkr. IT- och telefonikostnader Kostnaden för IT och telefoni överskrider 2013 års budget med ca 250 tkr. Kostnaden för 2014 är i dagsläget osäker då HIT går över till en modell med tjänsteköpskatalog. Politisk verksamhet Under flertalet år har kostnaden för den politiska verksamheten i form av arvoden vid nämnd och styrelsemöten överskridit budgeten års bokslut visar ett underskott närmare 150 tkr. Utfallet av pågående översyn inom ramen för organisations- och arvodeskommitténs arbete kan ge budgetmässiga konsekvenser. Överförmyndarverksamheten Under flera år har Överförmyndarverksamheten haft ett underskott beroende på allt fler och komplexa ärenden. Bokslutet 2013 visar ett underskott om -180 tkr för den ordinarie verksamheten i form av arvoden till godemän. Kostnader för ensamkommande flyktingbarn erhålles full kompensation för. tkr Påverkan av lagar och regler Inga förändringar inom lagar och regler är kända Strategiskt viktiga frågor / Framtidsbedömningar Omvärdsanalys/Framtidsfrågor Kommungemensamma kostnader Fria pendlingsresor Genom att erbjuda medborgare som är folkbokförda på en adress i Aneby kommun och samtidigt väljer att pendla till högskolestudier fria pendlingsresor ökar möjligheten för att välja att bo kvar i Aneby. Det ger också positiva effekter på flera områden; på sikt en högre utbildningsnivå bland medborgarna, möjligheter för företagen att rekrytera arbetskraft med rätt kompetens, möjligheter till nyinflyttning och miljömässiga fördelar när fler väljer kollektivtrafik. Införandet av bidraget ligger väl i tiden när samtidigt tågpendlingsmöjligheten ökar markant från mars Med avsevärt fler avgångar per dag blir det mer attraktivt att Planeringsförutsättningar del (68)

8 kunna dagpendla till Jönköping alternativt Linköping. För en student boende i Aneby kommun är en beräknad pendlingskostnad per år cirka kr. Med uppskattningsvis 60 studenter som utnyttjar möjligheten ger det en årlig kostnad på kr. För att inte utgöra en ekonomisk belastning för kommunen krävs att det är tolv av de 60 studenterna som genom den här möjligheten väljer alternativet att bo kvar i kommunen och att kommunen därigenom uppbär statsbidrag som uppväger den totala utgiften för bidraget. Ungdomsarbete I budget 2014 finns en tydlig politisk markering att vidta åtgärder i syfte att minska ungdomsarbetslösheten. 400 tkr har avsatts för detta ändamål. Ett förslag om ungdomsanställningar har tagits fram tillsammans med Arbetsförmedlingen. Arbetsförmedlingen tillhandahåller nystartsjobb vilket innebär att de går in med ekonomisk ersättning till arbetsgivare som anställer någon som varit borta från arbetsmarknaden en längre tid. Om kommunen tillskjuter medel för att kunna ge ungdomen en avtalsenlig månadslön räcker de 400 tkr till att anställa tre stycken arbetslösa ungdomar under ett år. Ledarutveckling över gränserna Projektet har blivit mycket lyckat men tar slut Deltagande kommuner har uppmanats att ta ställning till en fortsättning. Den frågan kommer avgöras under våren Hur en sådan fortsättning kommer att se ut är oklart men eftersom konceptet varit så lyckat finns det skäl att tro på en fortsättning men i en bantad version med färre deltagare. Lämpligtvis är ändå att två personer samtidigt ges möjlighet till deltagande. Näringslivsverksamhet Företagscoach Science Park I och med att projektet Tillväxtarenan, där Aneby kommun haft tillgång till en företagscoach på 60 %, avslutas hösten 2014, är avsikten att företagscoacherna ska ingå i den ordinarie verksamheten under Science Park. För Aneby kommun bedöms behovet vara en tjänst för en företagscoach på 40 %, att läggas in i näringslivsarbetet Kommunservice- och beslutsstödsavdelningen Uppdragsbeskrivning Kommunservice- och beslutstödsavdelningen är ett kompetent team som i samverkan med andra bidrar till att ge god service, vägledning och rätt information åt såväl kommuninvånarna som förvaltningens kunder. Inom avdelningen finns fem enheter; PA-och ekonomienheten, kulturenheten, informationoch beslutstödsenheten, driftenheten och tekniska enheten PA- och ekonomienheten Ansvarar för att på en övergripande nivå styra och utveckla kommunens ekonomi- och HR processer.. Kulturenheten Kulturenheten ansvarar för och driver utvecklingen av kommunens biblioteksverksamhet vid folkbiblioteket och en filial samt att inom ramen för denna bedriva viss övrig kulturverksamhet i form av utställningar och kulturprogram. I enhetens uppdrag ingår även att bereda fördelningen av anslaget till studieförbunden och anslaget för kulturverksamhet i föreningar och organisationer. Planeringsförutsättningar del (68)

9 Information- och beslutstödsenheten Ansvarsområdet är information/marknadsföring internt och externt, turism frågor och utgående post. Till information hör även kommunens växel och kommunhusets reception där man hjälper besökare tillrätta och med allmän information. Beslutstödets ansvarsområde är den politiska administrationen som består av ärende och dokumenthantering till politiker och tjänstemän inom hela förvaltningen. Driftenheten Ansvarar för måltidsverksamheten till kommunens förskolor, skolor och äldreomsorg och lokalvård i fastigheter som används för kommunal verksamhet. Tekniska enheten Ansvarar för att förvalta kommunens byggnader och offentliga miljöer på ett långsiktigt miljömässigt och ekonomiskt hållbart sätt Verksamhetsresultat det gångna året Brukarperspektivet Under hösten genomfördes en kundundersökning som riktade sig till avdelningens samtliga enheter. Målvärdet 85 procent uppnåddes inte. NKI värdet uppgår till 68 och det är ett genomsnittligt värde för hela avdelningen.. Under november månad genomförde biblioteket sin kundenkät. Drygt 500 bibliotekskunder fick möjlighet att svara på enkäten och 191 har avgett svar. Utöver bakgrundsfrågor kring ålder, kön, boendeort ställdes frågor i enkäten om respondenten är meröppet-användare, personalens professionella bemötande, upplevelse av service, öppettider, bibliotekets utbud samt en avslutande fråga om hur biblioteket upplevs som helhet, nöjdhetsindex. Påståendet "jag är nöjd med mitt bibliotek" tyckte 41 % av respondenterna stämde bra, och hela 55 % tyckte att det stämde helt, ett resultat som ger ett målvärde med 96 % nöjda kunder. Den brukarundersökning som genomförts av driftenheten visade ett mycket bra resultat gällande de kunder som har matdistribution i ordinärt boende samt de kunder som äter i Druvans matsal.. Resultatet visade att 84 procent av enhetens kunder är nöjda med maten och med det bemötande de får. Resultatet gällande bemötande ligger mycket högt för båda undersökningarna, 95 procent respektive 99 procent. En bidragande orsak till det positiva resultatet är att verksamheten arbetar mycket aktivt med att utveckla matkvalitén och matupplevelsen inom äldreomsorgen. Ekonomiperspektivet Avdelningen visar ett underskott mot budget och det är faktorer som inte har kunnat påverkas inom befintlig budget. Ekonomin i balans är vårt allra viktigaste mål just nu och har högsta prioriteten och det präglar det dagliga arbetet i verksamheterna. Medarbetarperspektivet Avdelningens målsättning är att vara en attraktiv arbetsplats där medarbetarna känner trygghet och arbetsglädje. Medarbetarundersökning som genomfördes i mars 2013 är mycket positiv Alla frågor har övervägande majoritet på den positiva halvan av svarsskalan och de allra flesta frågor har gått framåt och ökat andel positiva svar. Planeringsförutsättningar del (68)

10 Processperspektivet Eftersom verksamheterna består av arbetsflöden och processer som syftar till att leverera tjänster och service ut till organisationen och medborgarna i kommunen så är det viktigt att skapa flöden med god kvalité och effektivitet i det som ska utföras. Under året har flera av verksamheternas huvudprocesser beskrivits, utvecklats och förbättrats enligt verksamhetsplan. Under 2012/2013 har avdelningen genomfört utbildning i förbättringsarbete för KSA:s medarbetare. Syftet med utbildningarna är att det ska ge medarbetarna fortsatt ökad kunskap och insikt i systematiskt förbättringsarbete Satsningar och prioriteringar i budget 2014 Satsningar i budget 2014 Adm. Resurs överförmyndare 200 Utökat anslag för ökat behov av HR-tjänst 400 Barn- och ungdomsbibliotekarie 110 Utökat anslag för media (fjärrvärme, el, vatten, olja) 300 Digitalisering Befintliga behov Tekniska enheten För 2014 ser verksamheten problem att klara kostnader för media (el, värme, vatten) i den befintliga budgetramen. Utfall för mediakostnader 2012 överskred lagd budget med 400 tkr och för 2013 med 500 tkr. Kompensation för prisökningar 2013 har inte varit tillräcklig. Även att verksamheten tillförts budgetmedel 2014 ser vi att det kommer att bli svårt att klara det inom befintlig budgetram. Driftenheten Driftenheten har under 2013 inte nått upp till intäktskravet för den mat som säljs till kunder i ordinärt boende med matdistribution eller matkupong, samt för kunderna i särskilt boende med så kallat helt matabonnemang. Det blir fortsatt svårt att komma upp till intäktskravet även under Antalet boende på servicehuset Antuna och demensboendet Rosenborg är också svårt att förutsäga. Under 2013 har antalet levererade matlådor till biståndsberättigade hemmaboende minskat. Antalet ätande hyresgäster från Trygghetsboendet Druvan har också sjunkit något under året. Överprövningar Då antalet upphandlingar i kommunen ökar, kan också antalet överprövningar i samband med dessa bli fler. Juridisk kompetens inom kommunen finns inte i dagsläget, utan tjänster för detta måste köpas vid varje tillfälle. Som exempel kan nämnas upphandlingen gällande skolskjuts, som fick göras om och där expertkunskap fick köpas in till en kostnad av 100 tkr. Medel för eventuell experthjälp bör därför tillföras avdelningen. Ekonomisystem Under år 2013 infördes nytt ekonomisystem på avdelningen. Service med åtkomst till historik från det äldre systemet är nödvändigt under ca 10 år framåt, och detta genererar en kostnad av 100 tkr per år till Aditro och HIT. Planeringsförutsättningar del (68)

11 Upphandlingsenhetens IT-stöd Upphandlare skapar, annonserar och följer upp sina upphandlingar, till stöd för detta används ett IT-stöd, idag Tendsign (Visma Commerce). I IT-stödet lämnar även leverantörerna elektroniska anbud, hela upphandlingsprocessen hanteras i ett verktyg. I Tendsign ingår även funktionerna: Avtalsdatabas (ligger under utveckling i Aneby kommun) Databas över de upphandlingar som annonseras eller har annonserats inom EU under de senaste två åren Rättsfallsdatabas I de nyligen antagna EU-direktiven ställs ökade krav på att upphandlande myndigheter helt ska hantera sina upphandlingar elektroniskt Aneby kommun kvalitetssäkrar upphandlingsprocessen genom att ha ett IT-stöd Systemet genererar och effektiviserar upphandlingsprocessen genom att underlätta det administrativa arbetet. Verksamheten saknar idag budget för IT- stöd vid upphandlingar. Digitalisering Efter att under hösten 2013 ha genomfört ett uppskattat pilottest i Tillsynsnämnden påbörjas införandet och den fortsatta digitaliseringen av möten i den politiska sfären under Planen är att Kommunstyrelsen och utskotten från och med mars 2014 är helt digitaliserade och att Kommunfullmäktige står på tur efter att valet genomförts under hösten. De stora initiala investeringarna i hårdvara har nu genomförts och i budget för 2015 handlar det om att ta höjd för de driftkostnader som hanteringen medför Påverkan av nya lagar och regler Ingen förändring 2014 vad gäller nya lagar och regler Strategiskt viktiga frågor / Framtidsbedömning Kultur och fritidslyftet Idag upplevs kultur- och fritidsfrågorna ha ett litet utrymme på den politiska agendan. Under flera år har resurserna minskat eller stagnerat inom dessa områden och ansvaret för verksamheterna är splittrat. Ansvaret för kultur- och fritidsfrågorna delas idag av kommunstyrelsens tre utskott. Allmänna utskottet ansvarar för folkbiblioteket och allmänkulturell verksamhet. Barn- och utbildningsutskottet ansvarar för musikskolan och sociala utskottet för fritidsverksamhet och föreningsbidrag. I kommunen finns ett rikt föreningsliv som erbjuder en mycket bra verksamhet och fångar många idrottsintresserade eller kyrkligt aktiva barn och ungdomar. För ett antal år sedan stängdes den kommunala fritidsgården och den fritidsverksamhet som idag bedrivs i kommunal regi riktas framför allt till ungdomar inom Funktionshinderomsorgen. Tillgången till kultur och fritidsaktiviteter har en stor betydelse för en kommuns attraktivitet och bidrar även till en bättre folkhälsa. Förslag på åtgärder En samlad organisation för kultur- och fritidsverksamheten i Aneby kommun, med Planeringsförutsättningar del (68)

12 gemensamma målsättningar och budget. Införande av kulturgaranti för barn och unga Tillföra resurser för Konserthusets utveckling som kulturcentrum Bibliotekssamverkan Kulturgaranti för Anebys barn och unga Det är viktigt att barn och elever får kunskap om sitt kulturarv, olika kulturella uttrycksformer och inspireras till att själva skapa och uttrycka sig. Genom att införa en kulturgaranti för barn och unga ges de rätt att uppleva kultur under sin tid i förskolan och grundskolan. Det innebär att alla ska få minst en kulturupplevelse per läsår. Det kan vara teater, dans, konsert eller besök på Åsens by. Att bygga upp en kulturskola i enlighet med Anebys modell för idrottsskolan skulle vara ett förnämligt sätt att ge våra barn och unga möjlighet att prova på olika kulturella uttrycksformer. Konserthusets framtid Efter genomförd medborgardialog om Konserthuset har ett antal åtgärder genomförts, framförallt vad avser tekniska förbättringar i syfte att kunna nyttja huset för konferenser, föreläsningar med mera. Nödvändiga åtgärder för att tillgodose lagstadgad tillgänglighetsanpassning behöver genomföras i entrédelen av Konserthuset. I övrigt är det för de kommande åren enbart ordinarie fastighetsunderhåll som är aktuellt. Idéer om diverse ombyggnationer i syfte att utveckla Konserthuset ytterligare parkeras tills vidare i avvaktan på att andra mer akuta investeringar genomförs i kommunens regi. Biblioteksverksamheten Under 2013 genomfördes en förstudie med stöd av Länsbiblioteket som syftar till att utreda förutsättningarna för samverkan mellan biblioteken på Höglandet. Samtliga Höglandsbibliotek har idag kostnader för bibliotekssystem, media och kompetens som vid en utökad samverkan kan ge ekonomiska fördelar. Ur ett medborgarperspektiv kan en bibliotekssamverkan också öka tillgänglighet, bredda utbudet av böcker och andra media. Om en formell samverkan kommer till stånd krävs resurser för att i projektform göra de omställningar i verksamheten som behövs. Utredningen genom Länsbiblioteket och rapporten från denna kommer att ge en vägledning för vilka förberedelser och investeringar som krävs. Rapporten beräknas vara klar runt årsskiftet 2013/14. Folkbiblioteket i Aneby bör också sikta mot att bli ett så kallat Libris-bibliotek. I dagsläget hyr/köper vi informationsposter till varje bok (eller annan media) som läggs in i vår bibliotekskatalog av BTJ (Bibliotekstjänst). Kungliga Biblioteket har inlett ett arbete med att skapa en nationell bibliotekskatalog som är kostnadsfri, men som kräver en arbetsinsats från bibliotekspersonalen för att skapa informationsposter i katalogen. Det finns goda förutsättningar för Höglandssamverkan även i detta fall, där kompetens för katalogiseringen kan delas av kommunerna, samtidigt som stora kostnader för hyra/köp av katalogposterna försvinner. Planeringsförutsättningar del (68)

13 E-förvaltning Samarbetsportal/Intranät För att få en smartare och öppnare förvaltning krävs att kommunen kommer igång med en utveckling av en generell intern samarbetsportal för samtlig personal. Sannolikt innebär detta att nuvarande programvara för Informationscentralen behöver bytas ut. Under 2014 bör en förstudie göras inom området för att tydliggöra inriktningen i detta utvecklingsarbete. En väl fungerande samarbetsportal ger ett antal fördelar: Underlättar spridning av information bland medarbetare. Effektiviserar interna arbetsflöden och ökar möjligheterna till samarbete medarbetare emellan. Uppnår vi-känsla genom att knyta samman medarbetare samt stärker organisationens kultur. Gör interna administrativa verktyg lättillgängliga genom ett gemensamt gränssnitt. Genom en ökad självservice kan de administrativa kostnaderna minskas. Uppnår bättre dialog/kommunikation med medarbetare För 2015 behöver medel avsättas för ett samarbetsportalprojekt. För detta kommer extern konsulthjälp att behövas. Kontaktcenter Vägen mot e-samhället sätter ju fokus på medborgare och kundperspektivet och för hanteringen av dessa frågor används ofta begreppet kontaktcenter!. Ett Kontaktcenter ska underlätta för medborgarna/kunderna att ta kontakt, avlasta specialister från rutinärenden, ge effektivare handläggning och ge kortare väntetider. Att utveckla möjligheterna och underlätta Planeringsförutsättningar del (68)

14 till dialog med kommunen på fler sätt än nuvarande är ett prioriterat område att arbeta med de närmaste åren. Det ska då också kunna vara möjligt att betjäna vem som helst, när som helst, var som helst. Länets E-råd kommer under 2014 att sprida information om kontaktcenter och ta fram en gemensam mätmetod och införandemall. Inom ramen för den växellösning som Aneby sedan 2013 använder i samverkan med Eksjö och Nässjö finns funktioner att använda som ger bättre underlag och statistik om våra externa kontakter och möjlighet att utveckla dessa. Exempel är hur vi ska hantera externa SMS och mail. E-tjänster Att få fram bättre och mer använda e-tjänster är ett prioriterat område. Detta kan fås genom att vi i samverkan med andra kommuner skapar gemensamma tjänster. Det är också viktigt att låta andra skapa e-tjänster och att vi är öppna för att alla ska kunna bygga e-tjänster. Det ska vara enkelt att hitta min information och vi måste samverka med andra myndigheter. Ett exempel på att bygga en enklare, öppnare och effektivare offentlig förvaltning, med hjälp av en modern digital lösning är Mina meddelanden, som är en digital lösning för att skicka säker e-post till enskilda från myndigheter. Mina meddelanden är nu öppen att kunna användas även av kommuner. E-arkiv Beslutsstödet har ansvar för arkivet i Aneby kommun. Det är en mycket viktig funktion för att bevara och hålla ordning på dokument för eftervärlden och för medborgare som begär ut handlingar enligt offentlighetsprincipen. Arkivfrågor är ett komplext och strikt lagstyrt område där det händer oerhört mycket för närvarande. Inte minst med tanke på tillskapandet av ett e-arkiv, där ett enormt arbete ligger framför oss. Med anledning av att de personer som byggt upp nuvarande arkiv går i pension och någon formell kompetens på området inte funnits i kommunen på många år, behövs resurser för att hantera arkivet på ett tillfredsställande sätt och omvärldsbevaka och förstå vad som händer inom området. Det bör upprättas dokumenthanteringsplaner för varje område i kommunen där det saknas idag, de dokumenthanteringsplaner som finns bör uppdateras, arkivreglementen och arkivförteckning bör också ses över. Arkivområdet har varit eftersatt i flera år och har endast hållits flytande de senaste åren. Någon formell kompetens för hur arkivet ska skötas finns inte, och när nyckelpersoner går i pension finns ingen som genom erfarenhet vet var och hur man ska leta upp gamla dokument i arkivet eller var och hur nya och ständigt återkommande nyupptäckta gamla dokument ska in i befintligt arkiv. Starkare upphandlingsfunktion Aneby kommun har ett stort antal upphandlingar som måste genomföras under kommande år, vi är avtalslösa inom många avtalsområden, vilket får konsekvensen att inköpskostnaderna är onödigt höga samt att kommunen bryter mot Lagen om Offentlig Upphandling(LOU). Under 2014 finns ett identifierat behov av över 75 upphandlingar totalt i kommunen, till detta finns ett antal ej ännu identifierade avtalsområden. Kommunserviceavdelningen avser att under 2014 anställa ytterligare en upphandlare, för att förbättra och effektivisera arbetet med offentlig upphandling i kommunen. Denna tjänst kommer att finansieras med tillfälliga lösningar inom avdelningen, men detta är på sikt inte hållbart. Planeringsförutsättningar del (68)

15 Vi har idag onödigt höga kostnader för inköp och står inför mycket stora behov inom de närmaste åren, samtidigt som det görs mera uppföljningar från Konkurrensverket kring efterlevande av Lagen om Offentlig Upphandling. Upphandlade avtal och inköp genererar generellt lägre kostnad. Vi gör även många direktupphandlingar som även det ska göras på rätt sätt. Kommunen är en upphandlande myndighet som lyder under Lag om Offentlig Upphandling (bygger på EU-direktiv), kommunen är alltså skyldig att göra inköp på ett sätt som följer LOU. Det finns två primära aspekter att ta hänsyn till i arbetet med kommunens inköpsprocesser: Efterlevnad av lagstiftning, policys och riktlinjer Minska kommunens inköpskostnader När vi konkurrensutsätter våra köp i enlighet med lagar och riktlinjer sänker vi även våra inköpskostnader. Det skapas även en stabilitet i inköpsprocesserna och vi får ett utgångsläge att utgå ifrån i arbetet med ständiga förbättringar och utveckling av processerna. När kommunens beställare agerar enhetligt utåt mot leverantörer och kommuninvånare ökar kommunens trovärdighet och attraktivitet som affärspartner. Idag kan vi se att det finns förbättringar att göra i kommunens verksamheter vad gäller kunskap kring av såväl LOU som kommunens inköpspolicy med tillhörande anvisningar. Till stor del beror det på avsaknad av kunskap hos chefer och medarbetare om hur inköp ska göras och varför. Det ligger inom upphandlingssamordnarens arbetsuppgifter att utbilda och löpande informera verksamheterna om hur de ska göra för att agera på rätt sätt. Idag saknas tid för att utbilda och informera i tillräcklig utsträckning. Tid saknas även för att i tillräcklig utsträckning utföra kontroller och uppföljningar av hur inköp görs. Förutom de ramar kommunen har att förhålla sig till i form av lagar och riktlinjer finns även en stor besparingspotential i att göra inköpen på rätt sätt. Varje år köper Aneby kommun varor och tjänster för ca 110 mkr. Kan vi spara om än bara några procent av den totala summan så frigör detta en stor del kapital som kan användas i kommunens verksamheter. En viktig del av arbetet med att sänka inköpskostnaderna är uppföljning av de avtal vi har samt att arbeta aktivt med avtalsuppföljning. Får vi de produkter vi upphandlat, i rätt tid, till rätt pris? Dessa uppföljningar skall utföras både internt och externt. Avtalsuppföljning kan även avse att utvärdera de avtal som löper ut. Statistik från avtalsperioden samlas tillsammans med erfarenheter av mjuka parametrar till ett underlag att utgå ifrån inför kommande upphandlingar och i det strategiska arbetet med att välja affärsmodeller etc. På sikt måste vi skapa rutiner för att mäta verksamheten, vi behöver identifiera områden som har besparingspotential, samt använda mätningen med syfte att målstyra inköpsprocesserna i kommunen. Mätningen kan t. ex avse avtalstrohet, antal otillåtna direktupphandlingar, e- handel, orderstruktur/orderstorlekar, avvikelser, miljö etc. Det är primärt att öka avtalstäckningen så att Aneby kommun följer lagen. När vi har en tillfredsställande avtalstäckning och avtalen successivt löper ut har vi något att utgå ifrån och förbättra i nästkommande upphandling och avtalsperiod. Arbetet är att se som långsiktigt. Idag finns begränsade möjligheter att lyckas, då belastningen är allt för stor att hantera för en resurs/medarbetare. Kommunen genomförde ett flertal upphandlingar och konkurrensutsättningar under 2012 och Bland annat kan nämnas byte av armaturer i kommunens gatubelysning, bergvärmepumpar i Askeryd, Kretsloppsgården och Frinnaryd. Ramavtal för konsultkostnader Planeringsförutsättningar del (68)

16 inom energi. Inköp av städmaskiner, mm. Alla upphandlingar gav bra utdelning och resulterade i besparingar för kommunen. Friskvård Aneby kommun har historiskt satsat mer på friskvård än vad som skett de senaste åren. Budget för friskvård är 2014 på drygt 60 tkr. Bokslutet för 2013 visar på att hela budgeten går åt till den subvention på 500 kr/år som erbjuds varje medarbetare. Röster har på olika sätt höjts för behov av en ytterligare satsning eller återställare till tidigare satsning. En återställare gentemot för fem år sedan innebär ungefär en dubblering d.v.s. 125 tkr av nuvarande budget. Då skall iakttas att det då inte innefattade en höjning av subventionen på 500 kr per medarbetare och år. Anebys viktigaste jobb och medarbetaråret 2015 Att skapa intresse för Aneby kommun som arbetsplats samt kommunala yrken gör sig inte själv. Arbetstid åtgår men också insatser som leder till kostnader t.ex. marknadsföringsmaterial, annonser, mat och dryck, hyra lokal o.s.v. En bedömning är att det behövs en budget om 100 tkr. Lönekartläggning År 2015 måste Aneby kommun genomföra en lönekartläggning. En skyldighet som finns i Diskrimineringslagen. Av erfarenhet vet vi att konsultstöd krävs vilket betyder extra kostnader för kommunen. Tekniska enheten För att Tekniska enheten ska kunna nå sitt mål att förvalta och utveckla kommunens byggnadsbestånd, markinnehav och offentliga miljöer på ett långsiktigt miljömässigt och ekonomiskt hållbart sätt, krävs att ytterligare resurser tillförs enheten. Ett övergripande mål är hållbarhet. Fortsatta energieffektiviseringar krävs, i syfte att minska energianvändningen i kommunens byggnader. Det är därför viktigt att tekniska enhetens effektiviseringsarbete fortsätter, och att resultaten mäts och följs upp. I 2014 års budget finns medel avsatta för större underhållsarbeten i kommunens byggnader och fastighetsbestånd. Detta behov av investeringsmedel kommer att kvarstå ett antal år framöver. Kommunen tog 2012 över fastighet, gata och park från Aneby Miljö & Vatten AB. Aneby Miljö & Vatten AB hade tidigare fått budgeten för fastighet, gata och park minskad, och vid kommunens övertagande togs beslutet att minska enhetens budget ytterligare. Detta gör att Tekniska enheten har fått minskade resurser med ca 1,2 miljoner kronor sedan Kommunen har 64 byggnader med större eller mindre underhållsbehov. Byggnaderna ska inspekteras varje månad både in- och utvändigt, för att så snabbt som möjligt kunna upptäcka och åtgärda eventuella brister. Kommunens 26 lekplatser ska också inspekteras varje månad för att garantera säkra lekmiljöer för barnen. Förebyggande tillsyn förhindrar att allvarligare skador och därmed stora kostnader uppstår. Kommunen ansvarar också för skötseln av ca m2 grön- och parkområden samt gatumiljöer. Till denna skötsel har Tekniska enheten 2,4 tjänst som fastighetsskötare. Arbetsuppgifterna är i första hand tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll av byggnader och anläggningar. Enhetens fastighetstekniker, 1,0 tjänst, ska bland annat se till att all teknisk utrustning för värme och ventilation fungerar optimalt, samt arbeta med energieffektiviseringar i kommunens samtliga byggnader. Personal som arbetar med att sköta grön- och parkområden, Planeringsförutsättningar del (68)

17 borttagning av sly och gallring, samt att hålla gatumiljön i bra skick, uppgår för närvarande till 3,0 tjänst. För att långsiktigt få ökad kvalitet och även effektivisera fastighetsskötarnas arbete, behövs en verksamhetsvaktmästare som kan tillgodose förskolans/skolans krav på utförande av tjänster. Detta innebär till exempel att sätta upp hyllor, flytta och justera elevbänkar, byta glödlampor, diverse montering, samt transporter av inventarier med mera. Idag lägger fastighetsskötarna mycket av sin arbetstid på att utföra verksamhetstjänster. Om detta kan utföras av en verksamhetsvaktmästare skulle mer resurser kunna läggas på tillsyn, skötsel och underhåll av kommunens byggnader, vilket medför att värdet på fastighetsbeståndet kan behållas. I projektplanen för Aneby i framkant, vars syfte är att få Aneby kommun att växa och nå målet med invånare 2015, beskrivs Aneby som en välmående kommun där medborgarna trivs, där näringslivet frodas, och där det finns möjlighet för invånarna att få lite guldkant på tillvaron. För att göra Aneby attraktivt och locka fler invånare till kommunen måste det finnas bostäder, ett aktivt näringsliv och bra kommunikationer/infrastruktur. Men det är också viktigt att kommunens fastigheter är väl underhållna och håller en god standard för de verksamheter som ska bedrivas där. Infarter, grönytor, parker och gator ska vara välskötta och välkomnande, också i kommunens mindre tätorter, och kommunens lek- och badplatser ska vara välskötta och säkra. Behov av kompetensutbildning för kost och städpersonal Kommunanställda kvinnor och män som arbetar inom kost och lokalvård saknar många gånger relevant utbildning/kompetens. En kommun i framkant behöver kompetent och välutbildad personal. Utvecklingen går snabbt framåt och arbetssituationen kräver ständig fortbildning för de anställda. Nya material, certifikat, specialkost pga. kulturella, etiska, medicinska, religiösa skäl och internationella till lokala mål och direktiv är sådant som är i ständig utveckling. Ständig utveckling och behov av fortbildning bidrar till svårigheter att hitta kompetent personal. Att ha personal med bristfälliga kunskaper kan bidra till onödiga missförstånd, dåligt självförtroende, rädsla för ny information, stagnation i arbetsuppgifterna och onödiga kostnader. Effekten av utvecklingens tempo och avsaknad av kompetensutveckling i samma takt blir osäkerhet, icke effektivt utnyttjande av resurser, både tekniska och personella, bristande informationsspridning samt rädsla för det nya. Medel behöver tillföras för att kompetensutveckla personal inom kost och städ. Rätt kompetens kommer att bidra till: Ökad kompetens hos kommunens serviceverksamhet. Ökad självkänsla hos anställda kvinnor och män i serviceverksamheten. Ökad yrkesstolthet hos anställda kvinnor och män i serviceverksamheten. Ökad kvalité och effektivitet Planeringsförutsättningar del (68)

18 1.3 Måluppfyllelse Kommentar till måluppfyllelse Brukare/Kunder KSA:s kunder får tjänster av god kvalitet med ett gott bemötande. Avdelningen mäter varje år kundnöjdheten hos kunderna. Driftenheten och PA- och ekonomienheten har genomfört mätningar under året. Brukarenkät NKI Målvärde: 80 Utfall: 83,1. Styrtal Utfall Målvärde Målvärde Måluppfyllnad Webinformation till medborgarna skall uppnå minst medelvärdet i KKIK mätning för % 76 % 76 % 85,53% Inga mätningar är gjorda för perioden. Nöjdhetsindex 68% 85% 85% 80% Utfallet är ett genomsnittligt värde för avdelningens kundmätningar. Avdelningens NKI uppgår till 68 procent. Elevernas upplevelse av måltider och måltidssituationen 70% 75% 75% 93,33%. Upplevelse av måltiderna och måltidsituationen inom äldreomsorgen 84% 75% 75% 112% Tillgänglighet via telefon Göra kommunal information tillgänglig för människor med funktionshinder Styrtal Utfall Målvärde Målvärde Måluppfyllnad Utbildning för KSA chefer i bemötande och tillgänglighetsfrågor. Planeringsförutsättningar del (68)

19 1.3.3 Ekonomi KSA:s verksamhet bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt. Styrtal Utfall Målvärde Målvärde Måluppfyllnad Avdelningens nettokostnader i balans. Prognosen över avdelningens nettokostander avviker marginellt mot budget Medarbetare KSA är en attraktiv arbetsplats där medarbetare känner trygghet och arbetsglädje. Nöjd medarbetarindex Målvärde: 70 Utfall: 67,02 Styrtal Utfall Målvärde Målvärde Måluppfyllnad Hållbart medarbetar engagemang för KSA ska vara lika med eller bättre än 2013 års värde. Trygghet i chefskapet 85% 82% 82% 103,66% 4,3 3,5 3,5 122,86% Frisknärvaro 81,08% 75% 75% 108,11% Processer KSA:s verksamhet präglas av ett processorienterat synsätt. Styrtal Utfall Målvärde Målvärde Måluppfyllnad Avtalstrohet 99,7% 85% 85% 117,29% Antal genomförda Utvecklings- och Förbättringsrevisioner ,33% Planeringsförutsättningar del (68)

20 1.3.6 Samhälle Medborgarna får ett gott bemötande och snabb återkoppling av KSA:s verksamheter Styrtal Utfall Målvärde Målvärde Måluppfyllnad Återkoppling på inkomna synpunkter och klagomål inom en vecka. 55,5% 80% 80% 69,38% Inga mätningar är gjorda för perioden Tillgänglighet för funktionshindrade i kommunens lokaler och på allmänna platser Styrtal Utfall Målvärde Målvärde Måluppfyllnad Antal byggnader som ska inventeras under Taxor och avgifter Taxans namn Taxa 2014 Taxa 2015 Ekonomisk effekt 2015 (tkr) Total 1.5 Investeringar Investeringsobjekt, tkr Kö Ny Svartåskola x x x KSA Tjälskador beläggning vägar och gator Toppbeläggning av gator Byggnader utvändigt fasader målning/fönster Utrustning kök Energibesparande åtgärder Ridhuset Lekplatser Skyltar gator och vägar 50 Lastmaskin 500 Totalt Planeringsförutsättningar del (68)