Kommunfullmäktiges sammanträde

Transkript

1 Kallelse/underrättelse Kommunfullmäktiges sammanträde Tid: Måndagen den 10 december 2018 kl Plats: Vänersalen, Stadshuset, Kyrkogatan 2 i Mariestad Om någon fullmäktigeledamot inte kan delta på sammanträdet, vänligen ring om detta så snart som möjligt. Sammanträdet direktsänds via Mariestads kommuns hemsida, I samband med mötet kommer det bjudas på enklare julinspirerad förtäring med lättöl/vatten samt kaffe något sött till. Mariestad den 3 december Jan Wahn ordförande Malin Eriksson sekreterare Tidplan ÄRENDELISTA Upprop Val av protokolljusterare 1. Handlingar att anmäla (ev. motioner, medborgarförslag, interpellationer eller frågor) 2. Det goda debattklimatet i kommunfullmäktige som drivkraft för kommunens utveckling (mandatperioden ) 3. Medborgarförslag om att verka för komplettering i miljöbalken i fråga om gruvprospektering runt sjön Unden

2 Sida 2 ÄRENDELISTA 4. Upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör Mariestad 5. Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden 6. Förändrad organisatorisk tillhörighet för skolskjutsverksamheten 7. Revidering av dokumentet "Styrprinciper för Mariestads kommun" (Policy för verksamhetoch ekonomistyrning) 8. Annonsering om fullmäktiges sammanträden i Mariestadstidningen Val av ledamöter och ersättare till utbildningsnämnden mandatperioden Val av ledamöter och ersättare i socialnämnden för mandatperioden Val av ledamöter och ersättare till tekniska nämnden för mandatperioden Val av ledamöter och ersättare till miljö- och byggnadsnämnden mandatperioden Val av ledamöter och ersättare till valnämnden mandatperioden Val av ledamot och ersättare till lönenämnden mandatperioden

3 Sida 3 ÄRENDELISTA 15. Val av ledamot och ersättare till IT-nämnden mandatperioden Val av styrelse för Mariehus AB mandatperioden Val av styrelse för VänerEnergi AB mandatperioden Val av styrelse för VänerEl AB mandatperioden Val av styrelse för Fastbit AB mandatperioden Val av styrelse för Katrinefors Kraftvärme AB mandatperioden Val av gode män enligt fastighetsbildningslagen mandatperioden Val av revisorer med ersättare för stiftelser med anknuten förvaltning mandatperioden Övriga valärenden

4 Datum: Det goda debattklimatet som drivkraft för kommunens utveckling Allmänt Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Alla vi i fullmäktige har fått väljarnas förtroende att besluta i de viktigaste frågorna som kommunen ska besluta om. Alla ska behandlas lika i den politiska debatten och ingen är i grunden förmer än någon annan. Som ledamöter av kommunfullmäktige representerar vi Mariestads kommun. I den rollen ställs det särskilt höga krav på hur vi agerar. Framgångsfaktorer En konstruktiv politisk debatt förutsätter att alla vågar framföra sina åsikter och att det är accepterat att gå i konfrontation om viktiga värderingar och sakfrågor. Politiskt engagemang bygger på både förnuft och känslor. Såväl sakargument som ideologiska viljeyttringar måste därför tillåtas, som naturliga inslag i debatten. Det är dock lika viktigt att alla som deltar i debatten visar respekt för varandras åsikter och för varandra som personer. Kränkningar och personliga angrepp hör inte hemma i debatten. Ingen ska behöva uppleva ett nedlåtande eller respektlöst tilltal eller bristande uppmärksamhet när han eller hon deltar i debatten. Ingen ska heller behöva bli avsiktligt missförstådd. Respekten för varandra och för våra olika idéer gäller även när ett beslut har fattats. De som blivit nedröstade ska uppträda som goda demokrater ( goda förlorare ) och de som har hamnat i majoritet ska möta minoriteten med respekt. Respekten för andra och andras idéer handlar inte om att alla ska gilla varandra eller andras åsikter. Det handlar inte heller om att ställa krav på att förtroendevalda ska vara ofelbara utan om att hitta principer för ett gott arbetsklimat, som alla kan ställa upp på. Genom ett respektfullt förhållningssätt lockas allmänheten till politiken. Det gynnar demokratin och kommunens utveckling. Alla bör därför sträva efter att även bekräfta den som gör något bra, oberoende av politisk uppfattning i sak. Alla stärks och trivs bättre i en kreativ miljö än i en destruktiv. Ett erkännande eller ett uppskattande omdöme till någon som utmärkt sig positivt ger erkännande även till den som berömmer. En sådan attityd gynnar dessutom kommunens ansikte utåt.

5 Sida: 2 (2) Moderaterna Socialdemokraterna Centerpartiet Vänsterpartiet Liberalerna Miljöpartiet Kristdemokraterna Mariestadspartiet Sverigedemokraterna

6 Datum: Dnr: KS 2018/00422 Sida: 1 (2) Jan Wahn Fullmäktiges ordförande Kommunfullmäktige Det goda debattklimatet i kommunfullmäktige som drivkraft för kommunens utveckling (mandatperioden ) Förslag till beslut Bakgrund Under mandatperioden tog fullmäktiges presidium fram en gemensam överenskommelse mellan partierna i fullmäktige som avsåg det debattklimatet i kommunfullmäktige. Överenskommelsen kallades Det goda debattklimatet i kommunfullmäktige som drivkraft för kommunens utveckling och den tar upp riktlinjer för förhållningssätt och den politiska debatten i fullmäktige med syftet att gynna demokratin och kommunens utveckling. Samtliga partier ställde sig bakom överenskommelsen och en representant från varje parti skrev under den. Med anledning av att det nu är en ny mandatperiod med många nya ledamöter och ersättare i fullmäktige, vill fullmäktiges ordförande aktualisera överenskommelsen. Underlag för beslut Det goda debattklimatet i kommunfullmäktige som drivkraft för kommunens utveckling Jan Wahn kommunfullmäktiges ordförande

7 Expedieras till: "[Skriv text här]" Sida 2(2)

8 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 Kommunstyrelsen Ks 228 Dnr 2018/00260 Medborgarförslag om att verka för komplettering i miljöbalken i fråga om gruvprospektering runt sjön Unden Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att, i likhet med Töreboda och Gullspångs kommuner, överlämna skrivelsen Begäran om översyn av kapitel 16 4 miljöbalken avseende införande av kommunalt inflytande vid prövning av mineralbrytning och mineralbearbetning daterad till regeringen. Medborgarförslaget är därmed bifallet. Bakgrund Tina Johansson med flera i Mariestad, har lämnat in ett medborgarförslag där hon föreslår att Mariestads kommun, tillsammans med övriga berörda kommuner runt sjön Unden, ska uppvakta regering och riksdag för att försöka få till stånd en komplettering av miljöbalken. Kompletteringen avser möjlighet till kommunalt inflytande vid nyetablering av gruvverksamhet. Kommunfullmäktige beslutade att överlämna ärendet till sektor samhällsbyggnad för beredning. Samhällsbyggnadschefen har lyft ärendet i MTG styrgrupp. Styrgruppen beslutade att ge kommuncheferna i de tre kommunerna i uppdrag att upprätta en skrivelse till berörd minister. En gemensam skrivelse för Mariestad, Töreboda och Gullspångs kommuner har upprättats där kommunerna begär att Miljödepartementet ska utreda en översyn av kapitel 16 4 i miljöbalken. Syftet är att motsvarande bestämmelse som idag gäller vid prövning av tillståndspliktig vindkraftsanläggning även bör omfatta tillståndspliktig mineralbrytning och mineralbearbetning. Arbetsutskottets förslag Förslaget överensstämmer med kommunstyrelsens beslut. Behandling på sammanträdet Ordförande Johan Abrahamsson (M) tar upp arbetsutskottets förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Underlag för beslut Protokollsutdrag Ksau 367/18. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

9 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 Kommunstyrelsen Ks 228 (forts.) Dnr 2018/00260 Medborgarförslag från Tina Johansson Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Svar på medborgarförslag om att verka för komplettering i miljöbalken i fråga om gruvprospektering Skrivelse till miljö- och energidepartementet daterad , Begäran om översyn av kapitel 16 4 miljöbalken avseende införande av kommunalt inflytande vid prövning av mineralbrytning och mineralbearbetning Kommunfullmäktige Expedierats till: (Samhällsbyggnadschef Thomas Johansson) (Tina Johansson m.fl.) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

10 Datum: Dnr: KS 2018/00260 Sida: 1 (2) Kristofer Svensson Kommunchef Kommunstyrelsen Svar på medborgarförslag om att verka för komplettering i miljöbalken i fråga om gruvprospektering Kommunchefens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att, i likhet med Töreboda och Gullspångs kommuner, överlämna skrivelsen Begäran om översyn av kapitel 16 4 miljöbalken avseende införande av kommunalt inflytande vid prövning av mineralbrytning och mineralbearbetning daterad till regeringen. Medborgarförslaget är därmed bifallet. Bakgrund Tina Johansson med flera i Mariestad, har lämnat in ett medborgarförslag där hon föreslår att Mariestads kommun, tillsammans med övriga berörda kommuner runt sjön Unden, ska uppvakta regering och riksdag för att försöka få till stånd en komplettering av miljöbalken. Kompletteringen avser möjlighet till kommunalt inflytande vid nyetablering av gruvverksamhet. Kommunfullmäktige beslutade att överlämna ärendet till sektor samhällsbyggnad för beredning. Samhällsbyggnadschefen har lyft ärendet i MTG styrgrupp. Styrgruppen beslutade att ge kommuncheferna i de tre kommunerna i uppdrag att upprätta en skrivelse till berörd minister. En gemensam skrivelse för Mariestad, Töreboda och Gullspångs kommuner har upprättats där kommunerna begär att Miljödepartementet ska utreda en översyn av kapitel 16 4 i miljöbalken. Syftet är att motsvarande bestämmelse som idag gäller vid prövning av tillståndspliktig vindkraftsanläggning även bör omfatta tillståndspliktig mineralbrytning och mineralbearbetning. Underlag för beslut Medborgarförslag från Tina Johansson Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Svar på medborgarförslag om att verka för komplettering i miljöbalken i fråga om gruvprospektering

11 Sida 2(2) Skrivelse till miljö- och energidepartementet daterad , Begäran om översyn av kapitel 16 4 miljöbalken avseende införande av kommunalt inflytande vid prövning av mineralbrytning och mineralbearbetning Kristofer Svensson kommunchef Expedieras till: "[Skriv text här]"

12 Datum: Dnr: KS 2018/260 Sida: 1 (2) Mariestads kommun Mariestad Miljö- och energidepartementet Miljöministern Stockholm Begäran om översyn av kapitel 16 4 miljöbalken avseende införande av kommunalt inflytande vid prövning av mineralbrytning och mineralbearbetning Mariestads kommun önskar att Miljödepartementet utreder en översyn av kapitel 16 4 miljöbalken. Detta på sådant sätt att motsvarande bestämmelse som idag gäller vid prövning av tillståndspliktig vindkraftsanläggning även bör omfatta tillståndspliktig mineralbrytning och mineralbearbetning. Den lydelse som kommunen önskar få prövad är: 4a Tillstånd till gruvdrift eller gruvanläggning för brytning av malm, mineraler eller kol får endast ges om den kommun där driften eller anläggningen avses att uppföras och bedrivas har tillstyrkt det. Detsamma gäller för anläggning för bearbetning eller anrikning av malm, mineral eller kol inklusive rostning och sintring. Även provbrytning av malm, mineral eller kol kräver kommunal tillstyrkan. Motiv I miljöbalkens kapitel 16 4 infördes ett långtgående kommunalt inflytande avseende etablering av tillståndspliktiga vindkraftsparker. Detta i samband med att kravet på bygglov för sådana anläggningar slopades. Bestämmelsen innebär att kommunen måste tillstyrka en ansökan för att tillstånd ska kunna ges. Motivet då var att tillgodose det kommunala planmonopolet utan krav på detaljplaneläggning. Mineralbrytning som verksamhet påminner i mångt och mycket om vindkraft när det gäller påverkan på markanvändning och miljö. I båda fallen handlar det om en avvägning mellan samhällsviktiga verksamheter (energi- eller materialförsörjning) och andra intressen. I båda fallen sker en påverkan på markanvändning och miljö som, beroende på verksamhetens art och storlek, kan vara omfattande. Mineralbrytning och tillhörande bearbetning påverkar genom i anspråkstagande av mark, gruvavfall, påverkan på vattenkvalitet m.m.. Påverkan kan ske inom ett större område än själva brytningsområdet, särskilt i avseendet påverkan på vattenkvalitet.

13 Sida: 2 (2) Det är kommunens uppfattning att motsvarande skäl gör sig gällande vid prövning av mineralbrytning/mineralbearbetning som vid prövning av vindkraft. Det finns därmed anledning att ta ställning till om inte samma regler ska gälla vid båda dessa prövningar. Redogörelse för ärendet Ett medborgarförslag har inkommit om uppvaktning av regering och riksdag om komplettering i miljöbalken med kommunalt medbestämmande vid nyetablering av gruvverksamhet. Det föreslås att Töreboda kommun, företrädesvis tillsammans med Karlsborgs, Gullspångs, Laxå och Mariestads kommuner ska uppvakta regering och riksdag för att följande komplettering i miljöbalken ska införas under kapitel 16 4; 4a Tillstånd till gruvdrift eller gruvanläggning för brytning av malm, mineraler eller kol får endast ges om den kommun där driften eller anläggningen är tänkt att uppföras och bedrivas har tillstyrkt det. Detsamma gäller för anläggning för bearbetning eller anrikning av malm, mineral eller kol inklusive rostning och sintring. Även provbrytning av malm, mineral eller kol kräver kommunal tillstyrkan. Ärendet har remitterats till styrgruppen för kommunsamverkan mellan Mariestad, Töreboda och Gullspång. Styrgruppen har beslutat att ge berörda kommunchefer i uppdrag att ta fram en skrivelse till berörd minister. För Mariestads kommun Johan Abrahamsson kommunstyrelsens ordförande Kristofer Svensson kommunchef Kopia till: Naturvårdsverket Stockholm Sveriges kommuner och Landsting Stockholm

14

15

16

17 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 Kommunstyrelsen Ks 229 Dnr 2018/00384 Upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör Mariestad Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att begära att Länsstyrelsen i Västra Götalands län ska upphäva Länsstyrelsens Skaraborgs beslut från den 8 januari 1973, som avser fastställande av skyddsområde för grundvattentäkt i Hassle socken, Mariestads kommun. Bakgrund Den 8 januari 1973 fastställde Länsstyrelsen Skaraborg ett skyddsområde för en grundvattentäkt som vid tiden nyttjades för kommunal dricksvattenförsörjning i Hasslerör. Vattentäkten har inte varit i drift sedan början av 1980-talet då överföringsledningen från vattenverket i Mariestads tätort anlades. Det gamla vattenverket i Hasslerör är rivet och det bedöms inte finnas anledning att behålla vattentäkten eller skyddsområdet för framtida bruk. Tekniska nämnden beslutade vid sitt sammanträde , Tn 190 att föreslå fullmäktige att besluta att begära att Länsstyrelsen ska upphäva tidigare beslut från 1973 som avser skyddsområde för grundvattentäkt i Hasslerör, Mariestad. Arbetsutskottets förslag Förslaget överensstämmer med kommunstyrelsens beslut. Behandling på sammanträdet Ordförande Johan Abrahamsson (M) tar upp arbetsutskottets förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Underlag för beslut Protokollsutdrag Ksau 373/18. Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör Mariestad Protokollsutdrag Tn 190/18 Förslag till skrivelse till Länsstyrelsen, Begäran om upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hassle, Mariestads kommun Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

18 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 Kommunstyrelsen Ks 229 (forts.) Dnr 2018/00384 Länsstyrelsen Skaraborgs läns beslut från 1973 avseende skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör Kommunfullmäktige Expedierats till: (Tekniska nämnden, Ewa Sallova) (Teknisk chef Michael Nordin) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

19 Datum: Dnr: KS 2018/00384 Sida: 1 (2) Kristofer Svensson Kommunchef Kommunstyrelsen Upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör Mariestad Kommunchefens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att begära att Länsstyrelsen i Västra Götalands län ska upphäva Länsstyrelsens Skaraborgs beslut från den 8 januari 1973, som avser fastställande av skyddsområde för grundvattentäkt i Hassle socken, Mariestads kommun. Bakgrund Den 8 januari 1973 fastställde Länsstyrelsen Skaraborg ett skyddsområde för en grundvattentäkt som vid tiden nyttjades för kommunal dricksvattenförsörjning i Hasslerör. Vattentäkten har inte varit i drift sedan början av 1980-talet då överföringsledningen från vattenverket i Mariestads tätort anlades. Det gamla vattenverket i Hasslerör är rivet och det bedöms inte finnas anledning att behålla vattentäkten eller skyddsområdet för framtida bruk. Tekniska nämnden beslutade vid sitt sammanträde , Tn 190 att föreslå fullmäktige att besluta att begära att Länsstyrelsen ska upphäva tidigare beslut från 1973 som avser skyddsområde för grundvattentäkt i Hasslerör, Mariestad. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör Mariestad Protokollsutdrag Tn 190/18 Förslag till skrivelse till Länsstyrelsen, Begäran om upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hassle, Mariestads kommun Länsstyrelsen Skaraborgs läns beslut från 1973 avseende skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör

20 Sida 2(2) Kristofer Svensson Kommunchef Expedieras till: "[Skriv text här]"

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 Datum: 2018-xx Dnr: Tn 2018/00499 Sida: 1 (1) Mariestads kommun Länsstyrelsen Västra Götalands län vastragotaland@lansstyrelsen.se Begäran om upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hassle, Mariestads kommun Mariestads kommun inkommer här med begäran om upphävande av Länsstyrelsen Skaraborgs läns beslut daterat som avser fastställande av skyddsområde för grundvattentäkt på fastigheten Rör Nolgården 6:26, Hassle socken, Mariestads kommun. Bakgrund Den före detta kommunala vattentäkten i Hassle har inte varit i drift sedan början av 1980-talet då överföringsledningen från det kommunala vattenverket i Mariestads tätort anlades. Det finns heller inga planer på att nyttja täkten i framtiden. Johanna Klingborn Miljöingenjör VA-avdelningen Michael Nordin Teknisk chef Bilagor - Kommunfullmäktiges beslut om att begära upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hassle 2018-xx - Länsstyrelsen Skaraborgs läns beslut

31 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 Tekniska nämnden Tn 190 Dnr 2018/00499 Upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hasslerör, Mariestad Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden föreslår kommunfullmäktige i Mariestads kommun att begära att Länsstyrelsen i Västra Götaland ska upphäva Länsstyrelsen Skaraborgs beslut den 8 januari 1973 som avser fastställande av skyddsområde för grundvattentäkt i Hassle socken, Mariestads kommun. Bakgrund Den 8 januari 1973 fastställde Länsstyrelsen Skaraborg ett skyddsområde för en grundvattentäkt som vid tiden nyttjades för kommunal dricksvattenförsörjning i Hasslerör. Vattentäkten har inte varit i drift sedan början av 1980-talet då överföringsledningen från vattenverket i Mariestads tätort anlades. Det gamla vattenverket i Hasslerör är rivet och det bedöms inte finnas anledning att behålla vattentäkten eller skyddsområdet för framtida bruk. Arbetsutskottets förslag Överensstämmer med tekniska nämndens beslut. Behandling på sammanträdet Ordförande Suzanne Michaelsen Gunnarsson (S) tar upp arbetsutskottets förslag till beslut och finner att tekniska nämnden beslutar enligt förslaget. Underlag för beslut Länsstyrelsen Skaraborgs läns beslut Förslag till skrivelse till Länsstyrelsen Västra Götaland: Begäran om upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hassle, Mariestads kommun Tjänsteskrivelse upprättad av miljöingenjör VA Johanna Klingborn och teknisk chef Michael Nordin Upphävande av skyddsområde för vattentäkt i Hassle, Mariestad. Expedierats till: Kommunfullmäktige Mariestad Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

32 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 Kommunstyrelsen Ks 226 Dnr 2018/00290 Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige beslutar att för mandatperioden inrätta en överförmyndarnämnd. 2. Överförmyndarnämnden ska bestå av fem ledamöter med fem ersättare, varav en ordförande från majoriteten och en vice ordförande från oppositionen. 3. Socialnämnden ska föreslå ledamöter och ersättare till överförmyndarnämnden som sedan beslutas av kommunfullmäktige. 4. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättat förslag till reglemente för överförmyndarnämnden. Reglementet gäller från Kostnaden (arvoden mm) för den nya överförmyndarnämnden, kronor tas från tidigare finansiering för överförmyndaren inom kommunikationsenhetens budget från och med år Budgetramen kommer tilldelas ansvar Kommunfullmäktige uppdrar åt överförmyndarnämnden att upprätta en delegationsordning över de uppgifter och områden som nämnden delegerar till överförmyndarverksamheten att fatta beslut om. Ledamöterna för socialdemokraterna reserverar sig mot beslutet till förmån för Ekeroths (S) yrkande. Marie Engström Rosengren (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att ge PwC i uppdrag att genomföra en granskning av överförmyndarverksamheten. Med utgångs-punkt i uppdraget har PwC gjort en genomlysning av verksamheten och upprättat en rapport, Genomlysning av överförmyndarverksamheten, Mariestads kommun. Uppdraget återrapporterades till kommunstyrelsens arbetsutskott Ett av de områden som PwC särskilt pekade på var att tydligt skilja rollen och ansvaret som överförmyndare från handläggning av ärenden inom överförmyndarverksamheten. Under innevarande mandatperiod har överförmyndaren tillika varit handläggare inom verksamheten. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

33 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 Kommunstyrelsen Ks 226 (forts.) Dnr 2018/00290 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att ge kommunchefen, efter samråd med kommunfullmäktiges presidium, i uppdrag att tillsammans med administrativa enheten upprätta förslag till ny organisation för överförmyndaren och verksamheten med inriktning att skapa en överförmyndarnämnd (med inriktning mot socialnämndens arbetsutskott alternativt presidium). Administrativa enheten har, efter samråd med kommunfullmäktiges presidium, upprättat ett förslag till reglemente för en överförmyndarnämnd. Ärendet behandlades på kommunfullmäktiges sammanträde Fullmäktige beslutade då om återremiss för att ytterligare utreda de intressekonflikter som eventuellt skulle kunna uppstå mellan de olika ansvaren i det fall överförmyndarnämndens ledamöter utgörs av samma ledamöter som sitter i socialnämnden. Återremissen överlämnades till stadsjuristen för beredning. Stadsjuristen avråder från att utse ledamöter i socialnämndens arbetsutskott till ledamöter och ersättare i en överförmyndarnämnd, då det finns en risk för jävskonflikter mellan de olika rollerna som överförmyndarnämnd och arbetsutskott. I övrig tillstyrker juristen inrättandet av en överförmyndarnämnd. Överförmyndarverksamheten Överförmyndarverksamheten är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av myndighetsutövning som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och ska göra. Varje kommun ska utse en överförmyndarnämnd eller en ensam överförmyndare. Mariestads kommun har tidigare under ett flertal mandatperioder valt utse en ensam överförmyndare som ansvarig för verksamheten. Överförmyndaren lämnar bland annat stöd och råd till förmyndares, gode mäns och förvaltares arbete med förvaltningen av huvudmannens egendom. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet. Överförmyndarverksamheten är en komplicerad verksamhet och riktar sig mot de mest utsatta målgrupperna i samhället. Det innebär att det är viktigt att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och med en tillfredsställande uppföljning och kontroll. Arbetsutskottets förslag Förslaget överensstämmer med kommunstyrelsens beslut. Behandling på sammanträdet Ida Ekeroth (S) yrkar att punkt 3 Socialnämnden ska föreslå ledamöter och ersättare till överförmyndarnämnden som sedan beslutas av kommunfullmäktige utgår. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

34 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 3 Kommunstyrelsen Ks 226 (forts.) Dnr 2018/00290 Marie Engström Rosengren (V) yrkar att Ledamöter och ersättare till överförmyndarnämnden beslutas av kommunfullmäktige samt att Ledamöter och ersättare i överförmyndarnämnden kan ej vara ledamöter/ersättare i socialnämnden. Anders Karlsson (C) tillstyrker arbetsutskottets förslag till beslut. Ordförande Johan Abrahamsson (M) ställer Ekeroths (S) och Engström-Rosengrens (V) förslag under proposition för att utse motförslag till arbetsutskottet förslag och finner att kommunstyrelsen väljer Ekeroths (S) förslag till motförslag. Ordförande Johan Abrahamsson (M) ställer därefter arbetsutskottets förslag och Ekeroths förslag under proposition och finner att kommunstyrelsen beslutar i enligt med arbetsutskottets förslag. Underlag för beslut Protokollsutdrag Ksau 371/18. Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden Skrivelse upprättad av stadsjurist Magnus H Nilsson , Synpunkter på förslag till ny organisation för överförmyndarverksamheten inrättande av en överförmyndarnämnd Protokollsutdrag Kf 75/18 Befintligt reglemente för överförmyndaren, antaget av kommunfullmäktige Förslag till reglemente för överförmyndarnämnd Tjänsteskrivelse upprättad av administrative chefen Ola Blomberg , Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden. Rapport upprättad av PwC maj 2018, Genomlysning av överförmyndarverksamheten Kommunfullmäktige Expedierats till: (Kommunikationschef Annika Björklund) (Handläggare inom överförmyndarverksamheten Cecilia Lind) (Ekonom Ida Nilsson) (Socialnämnden, Helena Andersson) (Socialchef Lotta Hjoberg) (Administrativ chef Malin Eriksson) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

35 Reglemente för överförmyndarnämnden Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2018-XX-XX

36 Datum: Dnr: Sida: 2 (6) Reglemente för överförmyndarnämnden Kommunfullmäktiges beslut XXX/ Överförmyndarens verksamhetsområde och uppgifter För Mariestads kommun ska det finnas en överförmyndarnämnd för de ärenden som överförmyndaren enligt lag eller annan författning skall handlägga. Överförmyndarnämnden ska ansvara för de uppgifter som enligt lag och förordning ska handhas av överförmyndarnämnden. Till det regelverket räknas företrädesvis kommunallagen, föräldrabalken och förmyndarskapsförordningen samt lagen om god man för ensamkommande barn. Till överförmyndarnämndens uppgifter hör bland annat att: - Besluta om förordnande och entledigande av vissa förvaltare och gode män. - Utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Tillsynen innebär bland annat att nämnden ska: - Granska förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet med ledning av de förteckningar, årsräkningar, sluträkningar samt andra handlingar och uppgifter angående förvaltningen som har lämnats. - Tillse att den enskildes tillgångar i skälig omfattning används för hans eller hennes nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger skälig avkastning. - Tillse att verksamheten bedrivs med ändamålsenlig inriktning med hänsyn till gällande rätt och berörda intressenter. 2 Hur verksamheten ska bedrivas Överförmyndarnämnden ska tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med lag och förordning samt i enlighet med av kommunfullmäktige beslutade styrdokument och bestämmelserna i detta reglemente. Nämnden ska även tillse verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Överförmyndarnämnden ska inom sitt verksamhetsområde: - Fastställa och redovisa uppföljning av mål, budget och resultat.

37 Sida: 3 (6) - Rapportera till fullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. - Ta initiativ till utveckling och effektivisering samt skapa förutsättningar för att angivna mål kan genomföras. - Föra talan, själv eller genom ombud, vid domstol och andra processuella sammanhang. - Avge de yttranden och upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan extern utredare enligt uppdrag. Nämnden ska tillse att behöriga att teckna kommunens firma utses inom nämndens ansvarsområde. 3 Intern kontroll Kommunens reglemente för intern kontroll omfattar även överförmyndarnämndens verksamhet. Överförmyndarnämnden ska tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten även i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Överförmyndarnämnden ska årligen fastställa en plan för intern kontroll samt följa upp planen. 4 Behandling av personuppgifter Överförmyndarnämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar personuppgifter som sker inom nämndens verksamheter. 5 Arkivering av handlingar För hantering av handlingar som ska arkiveras gäller det av kommunfullmäktige beslutade arkivreglementet samt överförmyndarnämndens dokumenthanteringsplan. Överförmyndarnämndens arbetsformer 6 Sammansättning Överförmyndarnämnden består av fem ledamöter med fem ersättare, varav en ordförande från majoriteten och en vice ordförande från oppositionen. Det är kommunfullmäktige som utser ledamöter och ersättare i överförmyndarnämnden. 7 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde, skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.

38 Sida: 4 (6) En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om ersättarna inte är utsedda genom proportionellt val, skall de tjänstgöra enligt den turordning som fullmäktige bestämt mellan dem. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Ersättare i överförmyndarnämnden som inte tjänstgör har inte rätt att närvara vid nämndens sammanträde. 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra endast om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 9 Turordningen mellan ersättarna En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska själv kontakta ersättare för tjänstgöring. Den ersättare kontaktas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. 10 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta vid sammanträde eller i en del av ett sammanträde, tjänstgör den som har varit ledamot längst tid i nämnden som ordförande. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid, ska den äldste av dem vara ordförande. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 11 Tidpunkt för sammanträden Överförmyndarnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.

39 Sida: 5 (6) 12 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen kan skickas eller tillgängliggöras digitalt. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den uppgiften fullgöras av den som ersätter ordföranden enligt tionde paragrafen. 13 Protokollsjustering Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Överförmyndarnämnden får besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den. 14 Beslutsfattande och särskilda yttranden Av 19 kap 13 föräldrabalken framgår vilka omröstningsregler som gäller när ärenden enligt föräldrabalken avgörs. Av 19 kap 14 föräldrabalken framgår i vilken utsträckning nämnden får delegera beslutanderätt. 15 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, skall ledamoten göra detta skriftligt. Motiveringen skall lämnas innan protokollet justeras. 16 Delgivning Behörig att motta delgivning på nämndens vägnar är ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande eller annan anställd som nämnden bestämmer. 17 Hur handlingar undertecknas Avtal, skrivelser och andra handlingar som beslutas av överförmyndarnämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande, och kontrasigneras av annan anställd som nämnden utsett.

40 Sida: 6 (6) 18 För beredning och verkställighet disponerar nämnden anställda vid överförmyndarverksamheten, sektor ledning. För sekreterarskap disponerar nämnden anställda vid administrativa enheten.

41 Datum: Dnr: KS 2018/00290 Sida: 1 (3) Kristofer Svensson Kommunchef Kommunstyrelsen Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att för mandatperioden inrätta en överförmyndarnämnd. 2. Överförmyndarnämnden ska bestå av fem ledamöter med fem ersättare, varav en ordförande från majoriteten och en vice ordförande från oppositionen. 3. Kommunfullmäktige ska utse ledamöter och ersättare ur socialnämnden att utgöra överförmyndarnämnd. 4. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättat förslag till reglemente för överförmyndarnämnden. Reglementet gäller från Kostnaden (arvoden mm) för den nya överförmyndarnämnden, kronor tas från tidigare finansiering för överförmyndaren inom kommunikationsenhetens budget från och med år Budgetramen kommer tilldelas ansvar Kommunfullmäktige uppdrar åt överförmyndarnämnden att upprätta en delegationsordning över de uppgifter och områden som nämnden delegerar till överförmyndarverksamheten att fatta beslut om. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att ge PwC i uppdrag att genomföra en granskning av överförmyndarverksamheten. Med utgångspunkt i uppdraget har PwC gjort en genomlysning av verksamheten och upprättat en rapport, Genomlysning av överförmyndarverksamheten, Mariestads kommun.

42 Sida 2(3) Uppdraget återrapporterades till kommunstyrelsens arbetsutskott Ett av de områden som PwC särskilt pekade på var att tydligt skilja rollen och ansvaret som överförmyndare från handläggning av ärenden inom överförmyndarverksamheten. Under innevarande mandatperiod har överförmyndaren tillika varit handläggare inom verksamheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att ge kommunchefen, efter samråd med kommunfullmäktiges presidium, i uppdrag att tillsammans med administrativa enheten upprätta förslag till ny organisation för överförmyndaren och verksamheten med inriktning att skapa en överförmyndarnämnd (med inriktning mot socialnämndens arbetsutskott alternativt presidium). Administrativa enheten har, efter samråd med kommunfullmäktiges presidium, upprättat ett förslag till reglemente för en överförmyndarnämnd. Ärendet behandlades på kommunfullmäktiges sammanträde Fullmäktige beslutade då om återremiss för att ytterligare utreda de intressekonflikter som eventuellt skulle kunna uppstå mellan de olika ansvaren i det fall överförmyndarnämndens ledamöter utgörs av samma ledamöter som sitter i socialnämnden. Återremissen överlämnades till stadsjuristen för beredning. Stadsjuristen avråder från att utse ledamöter i socialnämndens arbetsutskott till ledamöter och ersättare i en överförmyndarnämnd, då det finns en risk för jävskonflikter mellan de olika rollerna som överförmyndarnämnd och arbetsutskott. I övrig tillstyrker juristen inrättandet av en överförmyndarnämnd. Överförmyndarverksamheten Överförmyndarverksamheten är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av myndighetsutövning som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och ska göra. Varje kommun ska utse en överförmyndarnämnd eller en ensam överförmyndare. Mariestads kommun har tidigare under ett flertal mandatperioder valt utse en ensam överförmyndare som ansvarig för verksamheten. Överförmyndaren lämnar bland annat stöd och råd till förmyndares, gode mäns och förvaltares arbete med förvaltningen av huvudmannens egendom. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet. Överförmyndarverksamheten är en komplicerad verksamhet och riktar sig mot de mest utsatta målgrupperna i samhället. Det innebär att det är viktigt att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och med en tillfredsställande uppföljning och kontroll. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden

43 Sida 3(3) Skrivelse upprättad av stadsjurist Magnus H Nilsson , Synpunkter på förslag till ny organisation för överförmyndarverksamheten inrättande av en överförmyndarnämnd Protokollsutdrag Kf 75/18 Befintligt reglemente för överförmyndaren, antaget av kommunfullmäktige Förslag till reglemente för överförmyndarnämnd Tjänsteskrivelse upprättad av administrative chefen Ola Blomberg , Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden. Rapport upprättad av PwC maj 2018, Genomlysning av överförmyndarverksamheten Kristofer Svensson kommunchef Expedieras till: "[Skriv text här]"

44 Datum: Dnr: KS 2018/290 Sida: 1 (1) Stadsjurist Magnus H Nilsson Kommunstyrelsen Synpunkter på förslag till ny organisation för överförmyndarverksamheten inrättande av en överförmyndarnämnd Gode män och förvaltare företräder sina huvudmän bland annat gentemot socialnämnden samtidigt som överförmyndarnämnden utövar tillsyn över gode män och förvaltare. Om socialnämndens arbetsutskott görs till överförmyndarnämnd finns en risk för jävskonflikter mellan de olika rollerna som nämnd och arbetsutskott. Jag avråder därför från den föreslagna lösningen i denna del. I vart fall bör förslaget till reglemente för överförmyndarnämnden ändras som så att 6 2 st ( De ledamöter och ersättare som socialnämnden väljer till socialnämndens arbetsutskott ska tillika utgöra överförmyndarnämnd. ) tas bort. I övrigt tillstyrker jag förslag till ny organisation för överförmyndarverksamheten. Magnus H Nilsson stadsjurist

45 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 Kommunfullmäktige Kf /00290 Dnr Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet för att ytterligare utreda de intressekonflikter som eventuellt skulle kunna uppstå mellan de olika ansvaren i det fall överförmyndarnämndens ledamöter utgörs av samma ledamöter som sitter i socialnämnden. Bakgrund Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att ge PwC i uppdrag att genomföra en granskning av överförmyndarverksamheten. Med utgångspunkt i uppdraget har PwC gjort en genomlysning av verksamheten och upprättat en rapport, Genomlysning av överförmyndarverksamheten, Mariestads kommun. Uppdraget återrapporterades till kommunstyrelsens arbetsutskott Ett av de områden som PwC särskilt pekade på var att tydligt skilja rollen och ansvaret som överförmyndare från handläggning av ärenden inom överförmyndar-verksamheten. Under innevarande mandatperiod har överförmyndaren tillika varit handläggare inom verksamheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att ge kommunchefen, efter samråd med kommunfullmäktiges presidium, i uppdrag att tillsammans med administrativa enheten upprätta förslag till ny organisation för överförmyndaren och verksamheten med inriktning att skapa en överförmyndarnämnd (med inriktning mot socialnämndens arbetsutskott alternativt presidium). Administrativa enheten har, efter samråd med kommunfullmäktiges presidium, upprättat ett förslag till reglemente för en överförmyndarnämnd. Överförmyndarverksamheten Överförmyndarverksamheten är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av myndighetsutövning som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och ska göra. Varje kommun ska utse en överförmyndarnämnd eller en ensam överförmyndare. Mariestads kommun har tidigare under ett flertal mandatperioder valt utse en ensam överförmyndare som ansvarig för verksamheten. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

46 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 Kommunfullmäktige Kf 75 (forts). Överförmyndaren lämnar bland annat stöd och råd till förmyndares, gode mäns och förvaltares arbete med förvaltningen av huvudmannens egendom. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet. Överförmyndarverksamheten är en komplicerad verksamhet och riktar sig mot de mest utsatta målgrupperna i samhället. Det innebär att det är viktigt att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och med en tillfredsställande uppföljning och kontroll. Kommunstyrelsens förslag 1. Kommunfullmäktige beslutar att för mandatperioden inrätta en överförmyndarnämnd. 2. Överförmyndarnämnden ska bestå av fem ledamöter med fem ersättare, varav en ordförande från majoriteten och en vice ordförande från oppositionen. 3. Kommunfullmäktige beslutar att de ledamöter och ersättare som socialnämnden väljer till nämndens arbetsutskott tillika ska utgöra överförmyndarnämnd. Det är dock kommunfullmäktige som formellt utser ledamöter och ersättare i överförmyndarnämnden. 4. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättat förslag till reglemente för överförmyndarnämnden. Reglementet gäller från Behandling på sammanträdet Per Rosengren (V) yrkar att ärendet ska återremitteras för att ytterligare utreda de intressekonflikter som eventuellt skulle kunna uppstå mellan de olika ansvaren i det fall överförmyndarnämndens ledamöter utgörs av samma ledamöter som sitter i socialnämnden. Marie Engström Rosengren (V) tillstyrker Per Rosengrens (V) yrkande om återremiss. Johan Abrahamsson (M) tillstyrker kommunstyrelsens förslag till beslut. Ordförande Jan Wahn (C) tar upp Rosengrens (V) yrkande om återremiss för beslut och finner att kommunfullmäktige beslutar att avgöra ärendet vid dagens sammanträde. Omröstning begärs och genomförs med följande av kommunfullmäktige godkända propositionsordning: Justerandes sign Utdragsbestyrkande

47 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 3 Kommunfullmäktige Kf 75 (forts). Den som vill att kommunfullmäktige ska avgöra ärendet vid dagens sammanträde röstar ja. Den som vill att kommunfullmäktige ska besluta i enlighet med Rosengrens (V) förslag om att återremittera ärendet röstar nej. Vid omröstningen avges 25 ja-röster och 22 nej-röster. (2 ledamöter är frånvarande). Kommunfullmäktiges ordförande konstaterar därmed att kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet genom så kallad minoritetsåterremiss. Hur var och har röstat framgår av den bilagda omröstningslistan, protokollsbilaga 3. Underlag för beslut Protokollsutdrag Ks 170/18 Befintligt reglemente för överförmyndaren, antaget av kommunfullmäktige Förslag till reglemente för överförmyndarnämnd. Tjänsteskrivelse upprättad av administrative chefen Ola Blomberg , Inrättande av en överförmyndarnämnd samt reglemente för överförmyndarnämnden. Rapport upprättad av PwC maj 2018, Genomlysning av överförmyndarverksamheten Expedieras till: Överförmyndare Helena Harborn Handläggare vid överförmyndarkontoret Cecilia Lind Kommunikationschef Annika Björklund Justerandes sign Utdragsbestyrkande

48 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Lars Näsström och Fredrik Markstedt Mariestads kommun Maj 2018

49 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Innehållsförteckning Sammanfattning 3 1 Inledning/bakgrund Uppdraget Genomförande 4 Genomlysningen 4 2 Styrning av verksamheten Organisation för styrning av överförmyndarverksamheten 4 Reflektion 5 3 Alternativ organisering och styrning av överförmyndarverksamheten Vad säger lagstiftningen Tidigare genomförd översyn Rollen som överförmyndare 6 Reflektion 6 4 Hantering av godmanskap vid åldersuppskrivning Ensamkommande barns rätt till god man Rätten till god man enligt lagen upphör när barnet fyller 18 år Kommuner beslutar självständigt Ersättning till kommuner Exempel på hantering i andra kommuner Hanteringen i Mariestads kommun 8 Reflektion 9 5 Kostnadsutvecklingen Volymutvecklingen 11 Reflektion 12 6 Hantering av personuppgifter vid fakturahantering Behandling av personuppgifter enligt GDPR Personuppgifter i samband med fakturering Övrigt gällande efterlevnad av GDPR 14 Reflektion 14 7 Möjlighet till kommunala gode män Utmaningar med dagens system Nuvarande hantering och förutsättningar i Mariestads kommun 15 Reflektion 16

50 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Sammanfattning I en översiktlig genomlysning av den här karaktären är det naturligt att fokus blir på att identifiera de utvecklingsområden som finns. Därför är det också viktigt att betona och lyfta fram att överförmyndarverksamheten som helhet betraktat redan idag till stor del klarar av att bedriva en rättssäker och effektiv verksamhet. Något som även i stort bekräftas via till exempel Länsstyrelsens årliga tillsyn. Nedan anger vi vad vi inom ramen för vårt uppdrag särskilt vill peka på för Mariestads kommun att arbeta vidare med. Tydliggöra målkedjan avseende överförmyndarverksamheten. Nuvarande struktur utan tydliga mål och prioriteringar med tillhörande aktiviteter för det enskilda året försvårar möjligheten att synliggöra och förklara vad verksamheten gör och vilka resultat som uppnås. Tydligt skilja på rollen och ansvaret som överförmyndare från handläggning av ärenden inom överförmyndarverksamheten. Vår uppfattning är att det i sig kan tydliggöras oaktat politisk organisering. Säkerställa att överförmyndaren särskilt beslutar om avslut av godmanskap vid åldersuppskrivning och att det råder samsyn inom kommunen avseende vad som ska beaktas i en utredning som ligger till grund för ett sådant beslut. Tydliggöra kopplingen mellan volymförändringar inom överförmyndarverksamheten och tilldelad budget. Kommunen bör, i samband med övergripande arbete med anpassning till GDPR, utreda om och i så fall vilka personuppgifter som är nödvändiga i samband med fakturering i överförmynderiverksamheten. Genom att upprätta dokumenterade rutiner och instruktioner för fakturering och fakturahantering och vilka personuppgifter som tillåts kan riskerna för olaglig behandling av personuppgifter, spridning av personuppgifter och risken för personuppgiftsincidenter minskas. Om möjligt bör andra alternativ för identifiering vid fakturering eftersträvas såsom objektiva nummer eller liknande lösningar. Även information om vilket arbete som utförts innehållande uppgifter som kan knytas till en fysisk person, vilken ofta torde utgöra grund för faktureringen, bör särskiljas från fakturan. Det bör ses över om behandlingen av personuppgifter i samband med överförmynderiverksamheten och dess gallringsrutiner kan motiveras med hänsyn till GDPR (eller annat lagkrav) och om hanteringsrutinerna även ska införas i personuppgiftsansvariges registerförteckning enligt GDPR. Mariestads kommun, givet nuvarande förutsättningar, avvaktar eventuella planer på anställning av kommunala gode män och inväntar att rättsläget tydliggörs.

51 Genomlysning av överförmyndarverksamheten 1 Inledning/bakgrund 1.1 Uppdraget Överförmyndarverksamheten är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av myndighetsutövning, som innebär ett bestämmande över vad enskilda människor får och skall göra. Varje kommun ska utse en ensam Överförmyndare eller en överförmyndarnämnd varav Mariestads kommun har valt det första alternativet som ansvarig för verksamheten. Överförmyndaren lämnar bland annat stöd och råd till förmyndares, godemäns och förvaltares arbete med förvaltningen av huvudmannens egendom. Länsstyrelsen är tillsynsmyndighet. Överförmyndarverksamheten är en komplicerad verksamhet och riktar sig mot de mest utsatta målgrupperna i samhället, vilket innebär att det är viktigt att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och med en tillfredsställande uppföljning och kontroll. PwC har fått i uppdrag att genomföra en översiktlig genomlysning av Överförmyndarfunktionen med fokus på: Hantering vid åldersuppskrivning Hantering av personuppgifter Orsaker till kostnadsutvecklingen Organisation för överförmyndarverksamheten 1.2 Genomförande Under utredningsarbetet har vi studerat relevanta dokument. Vidare har intervjuer genomförts med överförmyndaren, handläggare och berörda stödfunktioner. Genomlysningen 2 Styrning av verksamheten Mariestad samarbetar sedan januari 2015 med Töreboda kommun i gemensam organisation kring överförmyndarexpeditionen. Kommunstyrelsen beslutade i nov 2017 att fortsätta bedriva överförmyndarverksamhet i samarbete med Töreboda kommun i enlighet med aktuellt samarbetsavtal. Tillgång till juriststöd tillgodoses med hjälp av Skövde kommuns jurister via det avtal Mariestads kommun tecknat med Skövde avseende juriststöd. 2.1 Organisation för styrning av överförmyndarverksamheten Handläggarresurserna tillhörande överförmyndarverksamheten ingår som en del i Medborgarkontorets verksamhet. Personalansvaret för medarbetarna kopplade till överförmyndarverksamheten är kommunikationschef inom Medborgarkontoret. Utifrån uppdraget som överförmyndare är formellt kommunfullmäktiges ordförande ansvarig. Det är även överförmyndaren som ansvarar för verksamheten i det vardagliga arbetet. Enligt flera av de intervjuade upplevs framförallt att rollen som Överförmyndarare tillika handläggare som otydlig i förhållande till personal- och verksamhetsansvaret. Av intervjuerna och genomgång av dokument samt rutiner framgår även att organisationens småskalighet har en negativ påverkan när det gäller till exempel planering och struktur kring verksamhetens mål, uppdrag och prioriterade aktiviteter samt efterföljande analys som grund för fortsatt utvecklingsarbete. Här noteras att upprättad tjänstegaranti för överförmyndarverksamheten utgör en god grund för ett fortsatt utvecklingsarbete.

52 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Vidare uppmärksammas via intervju och tillgängliga dokument att det finns detaljerade riktlinjer och rutiner för handläggningsprocessen osv. Däremot synliggörs att struktur och utformning kan utvecklas ytterligare för att tydliggöra vilka moment som ska utföras i olika delar av verksamhetens ansvarsområde. Här avses framförallt att det i nuläget är svårt att få en överblick över överförmyndarens verksamhet och då till exempel vilka rutiner som är överordnade andra. Här framkommer även ett behov av att tydliggöra verksamhetens huvudprocess samt tydliggöra och prioritera kommande aktiviteter till ärendetyp, identifierade risker. Reflektion Det finns enligt vår uppfattning ett behov av att tydliggöra målkedjan avseende överförmyndarverksamheten. Nuvarande struktur utan tydliga mål och prioriteringar med tillhörande aktiviteter för det enskilda året försvårar möjligheten att synliggöra och förklara vad verksamheten gör och vilka resultat som uppnås. Här bör verksamhetsplan upprättas där det tydligt framgår vilka målsättningar (mätbara) och prioriterade områden som verksamheten särskilt fokuserar på. Planen bör även innehålla en beskrivning över vilka aktiviteter som kommer att genomföras under året för att uppnå de målsättningar som arbetats fram. Kopplat till detta bör även ett antal nyckeltal och indikatorer kopplas för att synliggöra måluppfyllelse i den verksamhetsberättelse eller motsvarande som bör upprättas för verksamheten. Vidare ser vi även att det finns ett behov av att mer aktivt jobba för att synliggöra överförmyndarens huvudprocess och skapa en långsiktigt hållbar struktur för det systematiska förbättringsarbetet. På kort sikt ser vi därför att följande åtgärder kan initieras: Paketera och synliggör verksamhetens huvudprocess. Säkra en struktur (kontinuerliga möten och med en tydlig koppling till mål och prioriterade aktiviteter) I arbetet bör genomgående beaktas hur ny teknik kan nyttjas och hur vidtagna åtgärder och aktiviteter bör/kan påverkas av detta för att utveckla och anpassa överförmyndarverksamheten 3 Alternativ organisering och styrning av överförmyndarverksamheten Under 2018 kommer tillförordnad överförmyndare/handläggare, tjänstgöringsgrad för närvarande 100 procent, att avsluta sin anställning i kommunen. Det i kombination med upplevda otydligheter i att kombinera rollen som överförmyndare och handläggare har medfört att en alternativ organisering och styrning av överförmyndarverksamheten aktualiserats. 3.1 Vad säger lagstiftningen I varje kommun ska det finnas en överförmyndare och en ersättare eller en överförmyndarnämnd med minst tre ledamöter (och ersättare). Det är också möjligt sedan 2006 för två eller flera kommuner att välja en gemensam överförmyndarnämnd. Kommunfullmäktige bestämmer vilken organisationsform som ska finnas i kommunen. Under mandatperioden kan dock inte

53 Genomlysning av överförmyndarverksamheten organisationsformen ändras, utan den består i fyra år till nästa allmänna val (19 kap. 7 föräldrabalken). Har kommunfullmäktige valt en överförmyndare går det således inte att organisera om och att istället inrätta en överförmyndarnämnd under pågående mandatperiod trots de bestämmelser i 4 kap. 10 a kommunallagen som annars medger att fullmäktige återkallar uppdragen för samtliga förtroendevalda i en nämnd vid förändringar i nämndorganisationen. Anledningen till detta är att föräldrabalken är en speciallag, vilket medför att annan lagstiftning såsom kommunallagen får stå tillbaka om föräldrabalken har särskilda bestämmelser i aktuell fråga (se 19 kap. 16 föräldrabalken). 3.2 Tidigare genomförd översyn I november 2017 presenterades en översyn av överförmyndarverksamheten i Mariestads kommun avseende samverkan, dnr:ks 2017/00337). Här synliggjordes hur nuvarande samverkan med Töreboda är organiserat utifrån nuvarande samarbetsavtal. I översynen presenterades tre förslag till alternativ samverkan: Överförmyndare i samverkan Överförmyndare i Västra Skaraborg Utökat MTG-samarbete Översynen visade då bland annat att kostnaden för ovan nämnda alternativ i förhållande till nuvarande situation var förhållandevis små. Kommunstyrelsen beslutade i nov 2017 att fortsätta bedriva överförmyndarverksamhet i samarbete med Töreboda kommun i enlighet med aktuellt samarbetsavtal. 3.3 Rollen som överförmyndare Från flera av de intervjuade lyfts behovet av att rollen som överförmyndare behöver vara fristående från handläggning av ärenden för att tydliggöra roll och ansvarsfördelningen samt styrningen av den vardagliga verksamheten. De förslag som framförts är att: Utse en ny överförmyndare som inte kombinerar rollen med faktisk handläggning av ärenden kombinerat med att ytterligare handläggarresurs anställs En överförmyndarnämnd bildas som förslagsvis består av samma ledamöter som i socialnämndens arbetsutskott Ordförande för till exempel socialnämnden får även uppdraget som överförmyndare Fördelen som lyfts fram med att ledamöterna i socialnämndens arbetsutskott även skulle få ansvaret som nämnd för överförmyndarverksamheten är att de redan idag hanterar och är vana att styra, leda och följa upp verksamheter med likartade frågor och utmaningar som i nuläget hanteras av överförmyndaren. Reflektion I samband med en ny mandatperiod finns möjligheten att se över organisationsformen för överförmyndarverksamheten. I genomlysningen har vi uppmärksammat att det framförallt är kombinationen av handläggare tillika överförmyndare som resulterat i otydligheter i roll och ansvarsfördelningen. Oaktat nämnd eller fortsatt uppdrag som överförmyndare bör själva handläggningen därför tydligt skiljas från rollen och ansvaret som överförmyndare.

54 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Förutsättningarna och möjligheterna att aktivt styra ansvaret som överförmyndare och en ersättare till ordförande och vice ordförande i socialnämnden alternativt att socialnämndens arbetsutskott tillika skulle utgöra överförmyndarnämnd har inte fullt ut kunnat utredas inom ramen för den här översiktliga genomlysningen. Utöver att reglemente och delegationsordning då måste ses över bör frågan om eventuella intressekonflikter mellan de olika ansvaren diskuteras och utredas vidare. I sammanhanget bör även nuvarande arbetsbelastning på socialnämnden beaktas inför eventuellt beslut om att gå vidare med frågan. 4 Hantering av godmanskap vid åldersuppskrivning Migrationsverket kan besluta att en individ inte längre bedöms som ett ensamkommande barn, utan 18 år eller äldre. Migrationsverkets beslut om åldersuppskrivning kan ske under asylprocessen eller i samband med det slutliga beslutet om uppehållstillstånd. Frågan om en ensamkommande asylsökande är under eller över 18 år har betydelse för vilka rättsliga regler som är tillämpliga. För asylsökande under 18 år gäller reglerna om ensamkommande barn. Är personen i fråga över 18 år gäller istället samma regler som för övriga vuxna. 4.1 Ensamkommande barns rätt till god man Lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn reglerar att överförmyndaren i den anvisade kommunen har skyldighet att förordna en god man till ensamkommande barn som kommer till Sverige utan vårdnadshavare eller annan vuxen som om trätt i vårdnadshavares ställe. Att vara god man innebär att företräda barnet i både vårdnadshavares och förmyndares ställe. Det betyder att den gode mannen har rätt och skyldighet att bestämma i alla frågor som rör barnets angelägenheter, personliga såväl som ekonomiska och rättsliga. 4.2 Rätten till god man enligt lagen upphör när barnet fyller 18 år Lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn riktas till barn under 18 år. Lagen gör gällande att en god man ska förordnas så snart det är möjligt i anslutning till att barnet ankommer till Sverige. När barnet är 18 år upphör emellertid godmanskapet utan särskilt beslut 1. Däremot upphör inte de åtaganden kommunen har gentemot den asylsökande per automatik enbart med anledning av att Migrationsverket skrivit upp en ungdom i ålder till minst 18 år eller fattat ett tillfälligt beslut om ålder. Enligt beslut i Göta Hovrätt 2 går situationen med åldersuppskrivning inte att jämställa med den när barnet fyller 18 år. Vidare är Migrationsverkets beslut om ändring av en asylsökandes ålder inte bindande för andra myndigheter. 3 För att godmanskapet vid åldersuppskrivning ska avslutas krävs att överförmyndaren särskilt beslutar om det, i enlighet med 5 andra stycket lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn. 4.3 Kommuner beslutar självständigt I de fall Migrationsverket väljer att ändra bedömningen av den unges ålder uppkommer frågan om hur det påverkar förordnandet av god man. Då överförmyndaren inte är bunden av Migrationsverkets ålderskorrigering kan godmanskapet inte upphöra endast på den grunden att Migrationsverket beslutat att skriva upp ålder. Det sagda hindrar inte att en överförmyndare på en annan grund finner att ett godmanskap ska upphöra sedan Migrationsverket korrigerat en ålder. Exempelvis kan överförmyndaren ha tagit del av sådan utredning att det är uppenbart att den som fått god man förordnad är över 18 år. Då ska god manskapet upphöra efter särskilt beslut av nämnden. Ett sådant beslut ska motiveras, parterna ska underrättas och bli informerade om hur beslutet kan överklagas. 1 Lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn, 5. 2 Ärende nr ÖÄ Se Migrationsverkets rättsliga kommentar angående bedömning av ålder i asylärenden, SR 35/2015.

55 Genomlysning av överförmyndarverksamheten 4.4 Ersättning till kommuner Vid vilken tidpunkt som bedömningen av ålder i ett asylärende påverkar rätten till statlig ersättning och vilken rättskraft en sådan bedömning har är inte helt klarlagt. Det pågår mål i denna fråga i flera förvaltningsdomstolar i Sverige. Men i och med åldersuppskrivningen skapas en möjlighet för kommunen att i egna beslut göra en motsvarande bedömning som Migrationsverket och som konsekvens ta upp frågan om godmanskaps bestånd. Regeringen har i förarbeten 4 till regler om åldersbedömning tidigare i asylprocessen anfört att utgångspunkten bör vara att varje myndighet som kommer i kontakt med ensamkommande barn självständigt måste ta ställning till den asylsökandes ålder inom ramen för sin verksamhet. Kommunen beslutar således självständighet om dess åtaganden gentemot den asylsökande ska bestå, i likhet med all myndighetsutövning 5. Om kommunen väljer att göra en annan åldersbedömning än Migrationsverket i frågan om ålder, till exempel genom att låta godmanskapet kvarstå, kan det påverka möjligheterna till ersättning från Migrationsverket. Kammarrätten har i tre mål 6 som rör ersättning för god man kommit fram till att kommunen inte har rätt till ersättning efter det att Migrationsverket skrivit upp åldern på en ungdom över 18 år och samtidigt fattat beslut i asylärendet. Domstolen anser att det saknas anledning att frångå den slutliga bedömningen av ålder som Migrationsverket gjort i samband med asylbeslutet. 4.5 Exempel på hantering i andra kommuner Mölndals stad Överförmyndarnämnden i Mölndals stad beslutade att nämnden ska bortse från Migrationsverkets åldersuppskrivning av en asylsökande som innebär att personen inte är att anse ett ensamkommande barn under handläggningen. I de fall Migrationsverket gör en åldersbedömningen i samband med beslut om avvisning ska överförmyndarnämnden lägga åldersuppskrivningen till grund för handläggningen först när beslutet vunnit laga kraft. Om Migrationsverkets skriver upp åldern i samband med ett beslut om beviljat uppehållstillstånd ska nämndens fortsatta handläggning omgående utgå ifrån denna åldersuppskrivning. Lunds kommun Överförmyndarnämnden i Lunds kommun har upprättat en informationsskrift 7 om god man för ensamkommande barn. Av skriften framgår att godmanskapet ska upphöra om en korrekt medicinsk prövning visar att den unge är över 18 år. Om den gode mannen är tveksam till åldersuppskrivningen och detta beslut kommer samtidigt som ett avslag på ansökan om asyl uppmanar överförmyndarnämnden att den gode mannen bör kvarstå och i samband med överklagan av beslutet och samtidigt ifrågasätta åldersuppskrivningen. Helsingborgs kommun På Helsingborg kommuns webbplats 8 redogörs att kommunen tillsvidare låter god man behålla uppdraget om barnet får en uppskriven ålder och samtidigt får avslag på sin asylansökan. Uppdraget som god man kvarstår under överklagandeprocessen men som längst till att barnet blir myndighet enligt den ursprungliga registreringen. 4.6 Hanteringen i Mariestads kommun Via den skriftliga dokumentation vi tagit del av via överförmyndaren framgår följande: Hantering av kostnader till gode män, inklusive tolkkostnader, när det gäller ensamkommande ungdomar som inte kan återsökas från migrationsverket (14 maj 2017) 4 prop. 2016/17:121 5 (jämför 12 kap. 2 regeringsformen) 6 Mål nr , , God man för ensamkommande barn, uppdaterad , Överförmyndarnämnden. Klicka här för elektronisk länk 8 Klicka här för länk till hemsidan

56 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Fråga från överförmyndaren om eventuellt beslut från socialnämnden avseende avslut av ärendena vid uppskriven ålder. Om inget beslut tas kommer god man att få kvarstå till dess att ungdomen blir 18 år enligt det födelsedatum som gavs vid asylansökan (17 maj 2017) Avslutande av godmanskap för ensamkommande ungdomar - Beslut om att godmanskapet pågår till ungdomarna uppnått den ålder som de fick när de anlände till Sverige eller att beslut i överklagandeärendet inkommit (Mötesprotokoll 1 juni 2017) Avslutande av godmanskap för ensamkommande ungdomar. Uppföljning Beslut om att eventuellt upphörande av godmanskap vid uppskriven ålder framförs till socialnämnden för beslut (15 januari 2018) Upphörande av godmanskap för ensamkommande ungdomar som blivit uppskrivna i ålder Beslutas att avsluta godmanskapet för de ensamkommande ungdomar som fått sin ålder uppskriven (14 februari 2018). I det skriftliga underlag vi tagit del av från 14 februari 2018 framgår att socialnämndens beslut om att inte ta något ekonomiskt ansvar för ersättning till gode män för ensamkommande ungdomar som blivit uppskrivna i ålder medför att nämnden bedömt den uppskrivna åldern som adekvat och att ungdomarna är över 18 år och därmed inte längre är i behov av god man. Reflektion Genomlysningen visar att frågan om hanteringen och rätten till god man vid åldersuppskrivning är komplex, vilket inte minst visar sig genom att kommunerna valt att hantera frågan på olika sätt. Något entydigt svar på om nuvarande hantering är rätt sett till den enskildes behov och rättigheter, kommunens skyldigheter och nuvarande rättspraxis kan inte lämnas inom ramen för det här uppdraget. Däremot kan vi konstatera att: Avslut av godmanskapet vid åldersuppskrivning kräver att överförmyndaren särskilt beslutar om det, i enlighet med 5 andra stycket lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Ett sådant beslut ska motiveras, parterna ska underrättas och bli informerade om hur beslutet kan överklagas. Överförmyndaren inför beslut om upphörande av godmanskap bör ha tagit del av sådan utredning att det är uppenbart att den som fått god man förordnad är över 18 år. 5 Kostnadsutvecklingen Trenden är att kostnaden för arvoden till ställföreträdare ökar. Det beror på ökat antal ärenden, mer resurskrävande ärenden samt ökande antal ärenden som kommunerna inte får någon ersättning för. I samband med redovisningen av prognos uppvisade överförmyndarverksamheten ett underskott om 800 tkr. Underskottet är betydande då budgeten för verksamheten uppgår till tkr. En särskild utredning avseende underskott för ansvar 1610, dnr KS 2017/00395 presenterades i nov 2017 för kommunstyrelsen. I utredningen förklarades förändringen mellan resultatet 2016 och prognos bestå av: 8 stycken nya ärenden som ekonomiskt belastar kommunen med 105 tkr. Ökade kostnader för reseersättningar med 60 tkr.

57 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Ökade kostnader för svåra ärenden där kommunen köper tjänster från Social förvaltartjänst med 320 tkr. Enligt flera av de intervjuade har lösningen att anlita god man från Social- och förvaltartjänst varit bra ur flera aspekter. Det fördelar som framförs är bland annat att: Förmedlade gode män upplevs ha den kompetens och erfarenhet som krävs i de fallen som varit aktuella. Nuvarande hantering upplevs underlätta för rekrytering samt ge bättre förutsättningar för att behålla samt utveckla övriga gode män. Överförmyndarens bruttokostnad har ökat med över 150 procent sedan År 2016 ökade kostnaderna drastiskt jämfört tidigare år, och har fortsatta att öka under 2017, vilket även framgår av tabellen nedan. Bruttokostnadsavvikelsen Den kostnadspost som har varit störst vid varje enskilt år är arvodet till uppdragstagare. Dessa kostnaders relativa andel av verksamhetens totala bruttokostnad har dock avtagit något och motsvarade under 59 procent under år Kostnadsutvecklingen beror på en allmän kostnadsökning per konto, men även att kostnadsposter har tillkommit. År 2014 fanns det 24 konton, medan det fanns 32 konton under Volymen av statliga driftsbidrag som verksamheten erhöll 2016 var drygt tre gånger högre än föregående år minskade dock statliga driftsbidrag något, men var alltjämt en ansenlig del av överförmyndarens intäktssida. Överförmyndaren har de senaste två åren bedrivit sin verksamhet med underskott. Budgeten har hållits konstant på 1,2 mnkr sedan 2014, medan kostnaderna har ökat och övrig finansiering har inte heller svarat upp mot kostnadsökningen. År 2017 motsvarade underskottet 59 procent av budgeten. Det var framför allt budgetkontot Löner arbetad tid som avvek. Budgeten för kontot var 0,9 mnkr, men kostnaden uppgick till 2,2 mnkr.

58 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Lönebudgeten har konsekvent avvikit sedan 2014, varför budgeten utökades från 0,7 mnkr till 0,9 mnkr år År 2016 var lönebudgeten 0,7 mnkr och utfallet motsvarade 1,9 mnkr. Även kostnaden för personalomkostnadspålägg uppvisar avvikelser. Budget och utfall (nettokostnad) 5.1 Volymutvecklingen Antalet granskade årsräkningar har ökat med 7 procent sedan Relativt sett har legala ställföreträdare och förvaltarskap ökat mest. År 2014 var det 9 fall som avsåg legal förvaltarskap och 15 ärenden var förvaltarskap, vilket kan jämföras med år 2017 års utfall - 26 resp. 11 ärenden. Både 2014 och 2015 fanns ett ärende som avsåg medförmyndarskap. Granskade årsräkningar Antalet arvodesbeslut ökade 2015 och 2016, men har sedan dess fallit tillbaka. Arvodesbesluten till lönekontoret följer även samma mönster och 2016 karaktäriserades av osedvanligt höga kostnader avseende ensamkommande flyktingbarn 2016 var 62 procent av arvodeskostaden utbetalningar som rörde EKB.

59 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Antalet arvodesbeslut och utbetald volym Reflektion Givet de ekonomiska underlag vi tagit del av i kombination med tillgänglig verksamhetsstatistik indikerar att överförmyndarverksamhetens budget (nettokostnad) bygger på ett antagande om att volymökning ska kompenseras via statliga driftsbidrag, vilket det inte gjort fullt ut. Ökad volym i kombination med kostnader för svåra ärenden (köpta tjänster) förklarar därför i enlighet med kommunens egen utredning överförmyndarverksamhetens underskott i förhållande till budget. 6 Hantering av personuppgifter vid fakturahantering 6.1 Behandling av personuppgifter enligt GDPR 9 GDPR ger i stort enskilda starkare skydd för sina personuppgifter och mer långtgående rättigheter än personuppgiftslagen (1998:204) ( PuL ), vilket också medför ett strängare krav på hur den som behandlar personuppgifter får hantera personuppgifterna och i vilken utsträckning information måste lämnas om behandlingen. 10 GDPR gör ingen skillnad mellan behandling av strukturerad och ostrukturerad data. Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare så som exempelvis ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska eller sociala identitet, utgör en personuppgift. För att få behandla personuppgifter krävs alltid en legal grund. 11 Personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person och uppgifter om hälsa etc. utgör känsliga personuppgifter som skyddas extra enligt förordningen på så sätt att de som utgångspunkt inte bör behandlas om inte uttryckliga undantag kan tillämpas. 12 Som exempel anges i artikel 9 GDPR p. 2 g viktigt allmänt intresse, vilket kan vara när personuppgifter lämnats till en myndighet och behandlingen krävs enligt lag. Med 9 Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och som upphörande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). Allmänt kallad GDPR efter dess engelska beteckning, General Data Protection Regulation. Den 24 april 2018 antog riksdagen lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. 10 Begreppet behandling avser all hantering av personuppgifter såsom t.ex. insamling, registrering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, användning, utlämning genom överföring eller tillhandahållande på annat sätt, se artikel 4 p. 2 GDPR. 11 se. artikel 6 GDPR gällande bl.a. myndighetsutövning. 12 se artikel 9 GDPR.

60 Genomlysning av överförmyndarverksamheten myndighet jämställs andra än myndigheter i den utsträckning bestämmelserna om allmänna handlingar och sekretess i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller i deras verksamhet. 13 Legaldefinitionen av personuppgiftsansvarig är i allt väsentligt densamma under PuL och GDPR 14, d.v.s. den fysiska - eller juridiska person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter enligt ovan. Personuppgiftsansvarig ska säkerställa den fysiska personens rättigheter enligt GDPR. Om en behandling av personuppgifter ska genomföras av annan på den personuppgiftsansvariges vägnar ska den ansvarige endast anlita personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder på ett sådant sätt att behandlingen uppfyller kraven i förordningen och säkerställer att den enskildes rättigheter skyddas. När personuppgifter behandlas av ett personuppgiftsbiträde ska hanteringen regleras genom ett personuppgiftsbiträdesavtal. Nytt i och med GDPR är att uttryckliga krav ställs på avtalsinnehållet, varför avtal som tidigare upprättas i enlighet med PuL måste omarbetas och anpassas enligt GDPR. Sammanfattningsvis kan sägas att GDPR bygger på sju grundläggande principer. Samtliga principer ska vara uppfyllda vid varje behandling av personuppgifter: (1) Laglighet, korrekthet och öppenhet, (2) Ändamålsbegränsning, (3) Uppgiftsminimering, (4) Korrekthet, (5) Lagringsminimering, (6) Integritet och konfidentialitet och (7) Ansvarsskyldighet. Observera att annan lagstiftning kan göra inverkan på dessa principer. 6.2 Personuppgifter i samband med fakturering I överförmynderiverksamheten förekommer fakturor från överförmyndare avseende arvoden. I fakturahanteringen kan flertalet personuppgifter och känsliga personuppgifter komma att behandlas. Vilken typer av personuppgifter det kan gälla beror på vad som framgår av fakturan. Mariestads kommun har konstaterat att hanteringen av fakturor i överförmyndarverksamheten är bristfällig med hänsyn till GDPR och tidigare PuL. Vid varje behandling av personuppgifter enligt GDPR måste den personuppgiftsansvarige tillse att samtliga principer efterlevs, däribland att hanteringen är legal (principen om laglighet) samt att den enskilde vet om varför personuppgifterna behövs och att personuppgifterna endast kommer att användas för detta angivna ändamål (principen om ändamålsbegränsning). Information bör alltid lämnas till den enskilde om att dennes personuppgifter kommer att användas för ett visst ändamål. När ändamålet är fakturering är det endast de personuppgifter som är nödvändiga för att uppnå ändamålet som får behandlas (principen om uppgiftsminimering). Övriga personuppgifter saknar som utgångspunkt legal grund för behandlingen. Personnummer räknas inte som en känslig personuppgift, men däremot får personnummer bara behandlas om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Behöver personnummer inte anges på faktura bör det tas bort. Alternativt kan de fyra sista siffrorna i personnumret raderas, då räknas det inte som ett personnummer enligt GDPR. Eftersom en faktura enligt lagkrav inte närsomhelst kan raderas bör man sträva efter att det på fakturan anges så få personuppgifter som möjligt. Likaså torde det inte vara ovanligt att en faktura behandlas av flertalet personer i olika system etc. varför risken för att en faktura innehållandes personuppgifter sprids i större utsträckning än tänkt eller kommer i felaktiga händer torde öka. Detta inte minst då fakturor normalt går att skicka via mail. Möjligheten att skicka faktura per mail kan rättfärdigas endast om fakturan inte innehåller några känsliga personuppgifter. 13 se 3 3 st. lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. 14 Se artikel 4 GDPR samt 3 PuL.

61 Genomlysning av överförmyndarverksamheten Om känsliga personuppgifter är nödvändiga för ändamålet fakturering ställs högre krav på den personuppgiftsansvarige för att skydda den enskildes integritet. Tillräckligt skydd av uppgifterna ska kunna visas både tekniskt och organisatoriskt (principen om integritet och konfidentialitet). Det är ännu inte klarlagt vad som utgör tillräckligt skydd och det är upp till den personuppgiftsansvarige att kunna bevisa att sådant skydd finns. Inbyggda dataskydd och andra tekniska lösningar för att upprätthålla begränsning och skydd för data samt dokumenterade processer och rutiner för behandlingen kan utgöra bevis på regelefterlevnad av GDPR. Detta bör beaktas i samtliga led i fakturahanteringen. Personuppgifter får inte sparas längre än vad som är nödvändigt för ändamålet (principen om lagringsminimering). Tidsperioden kan dock påverkas av andra lagkrav gällande exempelvis bokföring. Observera att detta även gäller ostrukturerad data, t.ex. fakturakopior innehållandes personuppgifter som finns lagrat i pärmar, arkivsystem eller liknande. 6.3 Övrigt gällande efterlevnad av GDPR I Reglemente Överförmyndaren, antagen av Kommunfullmäktige i Mariestad framgår i 4 att överförmyndaren ansvarar för behandlingen av personuppgifter som utförs inom myndighetens verksamhetsområde. Det kan behöva utredas huruvida överförmyndaren i detta sammanhang är att se som ett personuppgiftsbiträde till Mariestads kommun. Ett med GDPR förenligt personuppgiftsbiträdesavtal bör i sådant fall upprättas mellan parterna, alternativt justeras, för att säkerställa skyddet för den enskildes integritet och den personuppgiftsansvariges skyldigheter. I ovan angivet reglemente 5 framgår att arkivering av handlingar ska följa arkivreglementet samt överförmyndarens dokumenthanteringsplan. Enligt dokumenthanteringsplan för Överförmyndaren i Mariestads kommun per finns s.k. gallringsrutiner mellan 8 dagar och 10 år för olika typer av handlingar, liksom information om vilka handlingar som ska bevaras. Det bör ses över om behandlingen av personuppgifter i samband med överförmynderiverksamheten och dess gallringsrutiner kan motiveras med hänsyn till GDPR (eller annat lagkrav) och om hanteringsrutinerna även ska införas i personuppgiftsansvariges registerförteckning enligt GDPR. Reflektion Mariestad kommun bör utreda om och i så fall vilka personuppgifter som är nödvändiga i samband med fakturering i överförmynderiverksamheten. Framgår fler personuppgifter än nödvändigt i fakturaunderlagen är det den personuppgiftsansvarige som behandlar informationen som måste säkerställa regelefterlevnaden av GDPR. Detta torde utgöra ett incitament till att inte få in för mycket personuppgifter i samband med fakturahanteringen. Genom att upprätta dokumenterade rutiner och instruktioner för fakturering och fakturahantering och vilka personuppgifter som tillåts kan riskerna för olaglig behandling av personuppgifter, spridning av personuppgifter och risken för personuppgiftsincidenter minskas. 15 Om möjligt bör andra alternativ för identifiering vid fakturering eftersträvas såsom objektiva nummer eller liknande lösningar. Även information om vilket arbete som utförts innehållande uppgifter som kan knytas till en fysisk person, vilken ofta torde utgöra grund för faktureringen, bör med anledning av GDPR särskiljas från fakturan. 7 Möjlighet till kommunala gode män. I en skrivelse från SKL till justitiedepartementet anser SKL att det finns skäl att i grunden reformera systemet med överförmyndare, gode män och förvaltare i föräldrabalken. SKL anser därför att regeringen snarast bör tillsätta en utredning med uppdrag att utforma en ny lagstiftning om 15 En personuppgiftsincident kan behöva anmälas till Datainspektionen inom 72 timmar, varför även en dokumenterad rutin för att kunna upptäcka, rapportera och utreda sådana incidenter bör finnas.

62 Genomlysning av överförmyndarverksamheten överförmyndare samt gode män och förvaltare som på ett rättssäkert sätt svarar mot dagens behov och förutsättningar. En sådan översyn bör då bl.a. avse: Förutsättningarna för en professionalisering av uppdrag som god man och förvaltare när det gäller de svåraste eller mest komplexa uppdragen och för att sådana uppdrag även ska kunna ges till juridiska personer. SKL anser också att det finns skäl att se över lagen om god man för ensamkommande barn. Inriktningen på en sådan översyn bör enligt SKL vara att ensamkommande barn i stället för en god man ska få en professionell företrädare utsedd Utmaningar med dagens system Efter ädel- och psykiatrireformerna på 1990-talet har överförmyndarens arbete blivit mer komplicerat. Många som var i behov av en god man var fram till dess boende på institutioner där hjälp fanns att få, både för de personliga angelägenheterna och de ekonomiska. Detta stöd försvann då institutionerna lades ner och de hjälpbehövande skulle integreras i samhället och själva ansöka om den hjälp de var i behov av. Behovet av gode män och förvaltare kom därmed att öka. Uppdragen blev många gånger också mer omfattande och komplexa än tidigare. Att vara god man/förvaltare är samtidigt ett frivilligt lekmannauppdrag som skall präglas av ett betydande mått av ideell verksamhet (SOU 2004:112 s. 823). Det är ingen anställning, vare sig hos kommunen eller den enskilde, och ställföreträdaren får ingen lön utan ett av överförmyndaren beslutat arvode (12 kap. 16 föräldrabalken). Uppdraget består i att bevaka den enskildes rätt och/eller förvalta dennes egendom och/eller sörja för hans eller hennes person (11 kap. 4 resp. 11 kap. 7 föräldrabalken). Lagstiftningen bygger på att ställföreträdarens huvudsakliga uppgift är att förvalta den enskildes tillgångar. Bestämmelserna är precisa på så vis att där regleras hur tillgångarna ska förvaltas, när överförmyndarens samtycke krävs och hur och när förvaltningen ska redovisas. Vad som menas med bevaka rätt eller sörja för person förklaras däremot inte närmare i lagtexten. Inte heller förarbeten eller praxis tydliggör detta uppdrag eller ger någon entydig eller klar tolkning. Men det är ändå klart att uppdraget i dessa delar kan förutsätta kunskaper för att hjälpa den enskilde med frågor av social, ekonomisk och juridisk art. Av ställföreträdaren kan det alltså krävas kompetens inom allt från ekonomiska till juridiska och personliga områden. Det kan ibland vara ett mycket svårt uppdrag för en lekman. 7.2 Nuvarande hantering och förutsättningar i Mariestads kommun Enligt de intervjuade har inte kommunen i nuläget några större utmaningar med att hitta godman/förvaltare för flertalet uppdrag. Enligt uppgift finns det även personer som registrerat sitt intresse för uppdrag. Samtidigt finns det en utmaning likt den bild som SKL förmedlar nationellt för att hitta rätt kompetens och erfarenhet för de svåraste eller mest komplexa uppdragen. Här har kommunen idag valt att anlita god man via företaget Social- och förvaltartjänst. Enligt flera av de intervjuade har lösningen som tidigare nämnts varit bra ur flera aspekter. Däremot noteras att kostnaden för ärendena som hanterats via företaget kostat kommunen ca 320 tkr. Samtidigt påpekas vid intervju att det finns en alternativkostnad som bör beaktas i sammanhanget. En kostnad som inte fullt ut synliggörs via ekonomisystemet. Här syftas då främst på att om inte kommunen skulle använda den här tjänsten skulle ärenden hanteras av andra gode män som inte har 16 Skrivelse från SKL till justitiedepartementet, Länk:

63 Genomlysning av överförmyndarverksamheten tillräcklig kompetens och erfarenhet för att hantera den komplexitet som präglar de aktuella ärendena. Reflektion Genom att eventuellt anställa gode män skulle Mariestad ges andra förutsättningar för att säkra tillgången till ställföreträdare. En ordning med kommunala gode män skulle även ge andra möjligheter till kompetensutveckling. Beroende på antalet anställda skulle även den administrativa hanteringen av årsräkningar påverkas. Avseende nackdelar med införande av kommunala gode män är att nuvarande lagstiftning formellt inte medger en sådan ordning. Här ser vi dock att SKL aktivt driver frågan om att i grunden reformera systemet med överförmyndare, gode män och förvaltare i föräldrabalken. SKL framhåller att en förändring framförallt är befogad i uppdrag som god man och förvaltare när det gäller de svåraste eller mest komplexa uppdragen och att sådana uppdrag då även ska kunna ges till juridiska personer. SKL ser även behov av se över lagen om god man för ensamkommande barn. Vår uppfattning är att nyttjandet av aktuellt företag för förmedling av gode män ur vissa aspekter kan ifrågasättas med utgångspunkt från hur lagstiftningen är utformad i nuläget. Däremot ser vi inte hur införandet av kommunala gode män på kort sikt skulle medföra några påtagliga kvalitativa förbättringar och/eller ekonomiska besparingar i Mariestads kommun. Vi uppfattar till exempel att tillgången till god man/förvaltare är förhållandevis god i nuläget och att omfattningen av ärenden där det aktuella företaget använts för förmedling av god man än inte uppgår till sådana belopp att det i sig skulle motivera en anställning då samtliga personalkostnader inkluderas. Vår rekommendation är därför att Mariestad givet nuvarande förutsättningar avvaktar eventuella planer på anställning av kommunala gode män och inväntar att rättsläget tydliggörs.

64 Reglemente Överförmyndaren Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad

65 Datum: Dnr: Sida: 2 (3) Reglemente för överförmyndaren Kommunfullmäktiges beslut 160/14. 1 Överförmyndarens verksamhetsområden och uppgifter Överförmyndaren ska ansvara för de uppgifter som enligt lag och förordning ska handhas av överförmyndaren. Till det regelverket räknas företrädesvis föräldrabalken och förmynderskapsförordningen samt lagen om god man för ensamkommande barn. Överförmyndarens huvudsakliga uppgifter är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare samt besluta i tillståndsfrågor enligt föräldrabalken. 2 Hur verksamheten ska bedrivas Överförmyndaren ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med lag och förordning samt i enlighet med av fullmäktige beslutade styrdokument och bestämmelserna i detta reglemente. Överförmyndaren ska inom sitt verksamhetsområde: - Fastställa och redovisa uppföljning av mål, budget och resultat - Ta initiativ till utveckling och effektivisering samt skapa förutsättningar för att angivna mål kan genomföras - Föra talan själv eller genom ombud vid domstol och andra processuella sammanhang - Avge de yttranden och upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller av extern utredare enligt uppdrag

66 Sida: 3 (3) 3 Intern kontroll Kommunens reglemente för intern kontroll omfattar även överförmyndarens verksamhet. Överförmyndaren ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten även i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Överförmyndaren ska årligen fastställa en plan för den interna kontrollen samt följa upp planen. 4 Behandling av personuppgifter Överförmyndaren ska ansvara för de behandlingar av personuppgifter som utförs inom myndighetens verksamhetsområde. 5 Arkivering av handlingar För hanteringen av handlingar som ska arkiveras gäller det av kommunfullmäktige beslutade arkivreglementet samt överförmyndarens dokumenthanteringsplan. 6 Sammansättning och arbetsformer I Mariestads kommun ska det finnas en överförmyndare och en ersättare för överförmyndaren. Den operativa verksamheten ska bedrivas som en integrerad del av Medborgarkontoret. Överförmyndaren ska ha tillgång till juridiskt stöd i verksamheten. Personal i övrigt ska tillhandahållas av kommunledningskontoret (Medborgarkontoret). Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet. 7 Anmälan av delegationsbeslut Överförmyndaren bestämmer i vilken ordning delegationsbeslut ska anmälas till honom eller henne. 8 Delgivning och firmateckning Delgivning med överförmyndaren sker med överförmyndaren, överförmyndarens ersättare eller handläggare med stöd av delegation. Överförmyndarens firma tecknas av överförmyndaren och ersättaren för överförmyndaren var för sig.

67 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 Kommunstyrelsen Ks 225 Dnr 2018/00399 Förändrad organisatorisk tillhörighet för skolskjutsverksamheten Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige beslutar att ansvar för kommunens skolskjuts inklusive skoltaxi, flyttas från kommunstyrelsen till utbildningsnämnden. 2. Medel för verksamheten, tusen kronor, för resor och personal överförs från kommunstyrelsen till utbildningsnämnden. Budgeten fördelas om från och med 1 januari Verksamheterna som berörs är: upphandlad skolskjuts, upphandlad skoltaxi, skolkort Västtrafik och kollektivtrafik Organisationsförändringen ska gälla från den 1 januari Bakgrund Mariestads kommun har under drygt tio år haft en centraliserad organisation vad gäller kommunens samlade ansvar för samhällsbetalda resor. Med samhällsbetalda resor menas i detta fall; färdtjänst, riksfärdtjänst, skolskjuts, skoltaxi, +75 samt den dialog mot Västtrafik vad gäller den allmänna kollektivtrafiken. I samband med genomförd organisationsöversyn inom kommunstyrelsens ansvar har ansvaret för den allmänna kollektivtrafiken samordnas inom sektor samhällsbyggnad. Skolskjutshandläggning och färdtjänstplanering har under den senaste tioårsperioden i princip varit knuten till en enda handläggare. Detta har varit mycket sårbart och har även haft negativa effekter på arbetsmiljön. Ambitionen är nu att undvika ensamarbete i denna myndighetsutövning. Idag samordnas skolskjutsplaneringen inom sektor ledning. Genom att organisera handläggningen inom sektor utbildning knyts arbetet närmre skolverksamheten. Detta bedöms ha positiv effekt verksamheten. Idag samordnas arbetet av en skolskjutshandläggare. Förslaget har tagits fram i samarbetet mellan sektor ledning och sektor utbildning. Organisationsförändringen har hanterats i sektor lednings samverkansgrupp den 15 november Arbetsutskottets förslag Förslaget överensstämmer med kommunstyrelsens beslut. Behandling på sammanträdet Ordförande Johan Abrahamsson (M) tar upp arbetsutskottets förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

68 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 Kommunstyrelsen Ks 225 (forts.) Dnr 2018/00399 Underlag för beslut Protokollsutdrag Ksau 372/18. Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Förändrad organisatorisk tillhörighet för skolskjutsverksamheten Protokoll, sektor lednings samverkansgrupp Kommunfullmäktige Expedierats till: (Utbildningsnämnden, Carina Törnell) (Utbildningschef Maria Appelgren) (Ekonom Ida Nilsson) (Ekonom Pia Svartén) (Skolskjutshandläggare Monica Lalli) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

69 Datum: Dnr: Sida: 1 (2) Kristofer Svensson Kommunchef Kommunstyrelsen Förändrad organisatorisk tillhörighet för skolskjutsverksamheten Kommunchefens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att ansvar för kommunens skolskjuts inklusive skoltaxi, flyttas från kommunstyrelsen till utbildningsnämnden. 2. Medel för verksamheten, tusen kronor, för resor och personal överförs från kommunstyrelsen till utbildningsnämnden. Budgeten fördelas om från och med 1 januari Verksamheterna som berörs är; Upphandlad skolskjuts, Upphandlad skoltaxi, Skolkort Västtrafik och Kollektivtrafik Organisationsförändringen ska gälla från den 1 januari Innan ärendet slutligt behandlas av fullmäktige ska utbildningsnämnden ges möjlighet att yttra sig. Bakgrund Mariestads kommun har under drygt tio år haft en centraliserad organisation vad gäller kommunens samlade ansvar för samhällsbetalda resor. Med samhällsbetalda resor menas i detta fall; färdtjänst, riksfärdtjänst, skolskjuts, skoltaxi, +75 samt den dialog mot Västtrafik vad gäller den allmänna kollektivtrafiken. I samband med genomförd organisationsöversyn inom kommunstyrelsens ansvar har ansvaret för den allmänna kollektivtrafiken samordnas inom sektor samhällsbyggnad. Skolskjutshandläggning och färdtjänstplanering har under den senaste tioårsperioden i princip varit knuten till en enda handläggare. Detta har varit mycket sårbart och har även haft negativa effekter på arbetsmiljön. Ambitionen är nu att undvika ensamarbete i denna myndighetsutövning. Idag samordnas skolskjutsplaneringen inom sektor ledning. Genom att organisera handläggningen inom sektor utbildning knyts arbetet närmre skolverksamheten. Detta bedöms ha positiv effekt verksamheten. Idag samordnas arbetet av en skolskjutshandläggare. Utöver skolskjutsverksamheten

70 Sida 2(2) övergår kollektivtrafik +75 då det hanteras av samma handläggare. Förslaget har tagits fram i samarbetet mellan sektor ledning och sektor utbildning. Organisationsförändringen har hanterats i sektor lednings samverkansgrupp den 14 november Underlag för beslut Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Förändrad organisatorisk tillhörighet för skolskjutsverksamheten Protokoll från sektor lednings samverkansgrupp Kristofer Svensson kommunchef Expedieras till: "[Skriv text här]"

71 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 1 Kommunstyrelsen Ks 224 Dnr 2017/00021 Revidering av dokumentet "Styrprinciper för Mariestads kommun" (Policy för verksamhet- och ekonomistyrning) Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar upprättat förslag till policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun. Den nya policyn ersätter det tidigare styrdokumentet Ekonomiska styrprinciper för Mariestads kommun (Kf 118/07). Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade om styrprinciper för Mariestads kommun Styrprinciperna har varit behov av en översyn bland annat med anledning av de förändringar som skett i lagrum och i kommunens organisation. Kommunstyrelsens arbetsutskott gav kommunchefen i uppdrag att revidera dokumentet. Uppdraget har vidaredelegerats till ekonomichefen. Då de förändringar i lagrum och inom organisationen varit så omfattande, har det inte varit tillräcklig att revidera de befintliga styrprinciperna, utan ett nytt dokument har upprättats, Policy för verksamhet- och ekonomistyrning. Syftet med policyn är att säkerställa en stabil långsiktig ekonomi för kommunens verksamheter. För att uppnå det krävs tydliga strukturer och processer avseende budget, investeringar, uppföljning och analys, kalkyleringar och intern kontroll. Policyn för verksamhet- och ekonomistyrning utgör en grund för att utveckla och styra i ekonomiprocesserna. Policyn ska också bidra till att alla inom kommunens verksamheter arbetar på ett likartat sätt och utifrån en god kvalité inför politiska beslut. Arbetsutskottets förslag Förslaget överensstämmer med kommunstyrelsens beslut. Behandling på sammanträdet Ordförande Johan Abrahamsson (M) tar upp arbetsutskottets förslag till beslut och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med förslaget. Underlag för beslut Protokollsutdrag Ksau 375/18. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

72 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 2 Kommunstyrelsen Ks 224 (forts.) Dnr 2017/00021 Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun Tjänsteskrivelse upprättad av ekonomichef Christina Olsson , Policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun Förslag till policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun Kommunfullmäktige Expedierats till: (Ekonomichef Christina Olsson) (Ekonomienhetschef Annica Olsson) (Redovisningschef Lars Bergqvist) (Samtliga sektorchefer och verksamhetschefer) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

73 Datum: Dnr: KS 2017/00021 Sida: 1 (2) Kristofer Svensson Kommunchef Kommunstyrelsen Policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun Kommunchefens förslag till beslut Kommunfullmäktige antar upprättat förslag till policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun. Den nya policyn ersätter det tidigare styrdokumentet Ekonomiska styrprinciper för Mariestads kommun. (Kf 118/07) Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade om styrprinciper för Mariestads kommun Styrprinciperna har varit behov av en översyn bland annat med anledning av de förändringar som skett i lagrum och i kommunens organisation. Kommunstyrelsens arbetsutskott gav kommunchefen i uppdrag att revidera dokumentet. Uppdraget har vidaredelegerats till ekonomichefen. Då de förändringar i lagrum och inom organisationen varit så omfattande, har det inte varit tillräcklig att revidera de befintliga styrprinciperna, utan ett nytt dokument har upprättats, Policy för verksamhet- och ekonomistyrning. Syftet med policyn är att säkerställa en stabil långsiktig ekonomi för kommunens verksamheter. För att uppnå det krävs tydliga strukturer och processer avseende budget, investeringar, uppföljning och analys, kalkyleringar och intern kontroll. Policyn för verksamhet- och ekonomistyrning utgör en grund för att utveckla och styra i ekonomiprocesserna. Policyn ska också bidra till att alla inom kommunens verksamheter arbetar på ett likartat sätt och utifrån en god kvalité inför politiska beslut. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse upprättad av kommunchef Kristofer Svensson , Policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun Tjänsteskrivelse upprättad av ekonomichef Christina Olsson ,

74 Sida 2(2) Policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun Förslag till policy för verksamhet- och ekonomistyrning i Mariestads kommun Kristofer Svensson kommunchef Expedieras till: "[Skriv text här]"

75 Datum: Dnr: KS 2017/21 Sida: 1 (2) Sektor ledning Christina Olsson Kommunstyrelsen Policy för verksamhet- och ekonomistyrning Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner policyn för verksamhet- och ekonomistyrning. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade om styr principer för Mariestads kommun den Dessa styrprinciper behöver ses över och revideras utifrån de förändringar som skett i lagrum och i kommunens organisation. Genom förändringar i lagrum och organisation samt styrning har det inte varit tillräckligt med en revidering utan det har krävts ett nytt dokument. Syftet med policyn är att säkerställa en stabil långsiktig ekonomi för kommunens verksamheter. För att uppnå det krävs tydliga strukturer och processer avseende budget, investeringar, uppföljning och analys, kalkyleringar och intern kontroll. Denna policy utgör en grund för att utveckla och styra i ekonomiprocesserna. Policyn ska också bidra till att alla inom kommunens verksamheter arbetar på ett likartat sätt och utifrån en god kvalité inför politiska beslut. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse upprättad av ekonomichef Christina Olsson , Policy för verksamhet- och ekonomistyrning Förslag till policy för verksamhet- och ekonomistyrning Christina Olsson ekonomichef Expedieras till: Kommunchef

76 Sektorchefer Teknisk chef Sida 2(2)

77 Policy för verksamhet- och ekonomistyrning Mariestads kommun Antagen av kommunfullmäktige 2018-XX-XX Mariestad

78 Inledning... 3 Anslagsbindningsnivån... 4 Roller och ansvar... 5 Planeringsprocessen för ekonomi- och verksamhet... 7 Omvärldsanalys... 8 Investeringsprocessen... 8 Kommunövergripande mål- och budgetprocess... 8 Nämndens mål- och budgetprocess... 8 Uppföljning- och analysprocessen... 9 Övriga ekonomistyrningsprinciper Ombudgetering av investeringsprojekt...10 Gränsdragning avseende drift och investering...10 Inköp och försäljning av varor och tjänster...10

79 Datum: Dnr: Sida: 3 (11) Policy för verksamhet- och ekonomistyrning Kommunfullmäktiges beslut Kf XX/XX Inledning Policyn för verksamhet och ekonomistyrning ersätter tidigare beslutade styrprinciper för verksamhet inom Mariestads kommun, Kf I policyn för verksamhet och ekonomistyrning finns övergripande interna regler som ska styra kommunens beslut såväl på den politiska nivån som på tjänstemannanivån. Ytterst syftar styrningen till att använda kommunens resurser på ett effektivt sätt för att uppnå god ekonomisk hushållning. Syftet med policyn är att säkerställa en stabil långsiktig ekonomi för kommunens verksamheter. För att uppnå det krävs tydliga strukturer och processer avseende budget, investeringar, uppföljning och analys, kalkyleringar och intern kontroll. Denna policy utgör en grund för att utveckla och styra i ekonomiprocesserna. Policyn ska också bidra till att alla inom kommunens verksamheter arbetar på ett likartat sätt och utifrån en god kvalité inför politiska beslut. All ekonomisk styrning utgår från gällande lagstiftning och normerande organ. De kommunala styrprinciperna utgör komplement till de delar som inte är reglerade. De viktigaste lagarna som styr ekonomiområdet utgörs av Kommunallagen och Lag om kommunal redovisning. Vidare finns rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt anvisningar från Sveriges kommuner och landsting och andra branschorganisationer. Mariestads kommuns mål och budgetdokument är ett av det viktigaste styrdokumentet som fastställs av kommunfullmäktige. Policyn för verksamhetoch ekonomistyrning anger nivåer för anslagsbindningen samt ansvarsnivåer och utgör därmed en grund för mål- och budgetdokument.

80 Sida: 4 (11) Anslagsbindningsnivån Anslagsbindningsnivån beskriver hur kommunfullmäktige beslutar om fördelningen av medel utifrån vision och mål. Anslagsbindningsnivån tydliggör roller och ansvar både i den politiska organisationen och i förvaltningsorganisationen. För att tydliggöra styrningen är det viktigt att ansvar och befogenheter definieras inom respektive anslagsnivå. Anslagsnivåerna är följande: - Kommunfullmäktige - Kommunstyrelse - Nämnd - Resultatenhet och balansräkningsenhet Vilka roller och ansvar respektive anslagsnivå innehar framgår nedan. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar om vision, mål- och budget samt flerårsplan utifrån gällande lag. Kommunfullmäktige prioriterar och beslutar nettoram per nämnd. Vid bestämmandet av nämndens nettoram ska demografiska förändringar beräknas och vara en del i planeringsförutsättningarna. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ansvar är att ha uppsikt över att de av kommunfullmäktige antagna målen uppnås och att riktlinjerna efterlevs i nämnderna och andra juridiska personer som driver verksamhet på uppdrag av kommunen. Kommunstyrelsen ska följa upp att den av fullmäktige antagna mål och budgeten samt flerårsplanen efterlevs. Om det vid uppföljning befaras en betydande avvikelse gentemot mål och budget ska kommunstyrelsen föreslå omprioriteringar eller andra åtgärder för att upprätthålla god ekonomisk hushållning. Kommunstyrelsen har också ett nämndsansvar gentemot den verksamhet som bedrivs inom kommunstyrelsen som nämnd.

81 Sida: 5 (11) Nämnden Nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunfullmäktiges mål och beslut inom tilldelad nettoram. Nämnden ska utveckla en resursfördelning utifrån kommunfullmäktiges mål och beslut. Nämnden beslutar om den övergripande fördelningen av budgeten till verksamheten. Det ska framgå av nämndens internbudget hur resursfördelningen görs. Nämnden har befogenheter att omfördela budgeten inom nettoramen i enlighet med kommunfullmäktiges mål. Resultatenhet En resultatenhet är en verksamhet som är skattefinansierad. Resultatenheten kan tilldelas medel från nämnden via budgetanslag eller via resursfördelning. Resultatenheten ansvarar för det samlade resultatet, både ekonomiskt och verksamhetsmässigt enligt nämndens mål och inriktning. Balansräkningsenhet En balansräkningsenhet är en verksamhet som inte är skattefinansierad. En enhet utgör en balansräkningsenhet om verksamheten fullt ut är avgiftsfinansierad. Balansräkningsenheterna upprättar resultat- och balansräkningar. Ansvarig nämnd rapporterar balansräkningen vid bokslut och uppföljningar. Roller och ansvar En förutsättning för att säkerställa en ändamålsenlig styrning är att det finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom sektorsorganisationen. Vilka befogenheter varje chef har att omfördela budget inom sitt ansvarsområde framgår av delegationsordningen. Sektorchef Sektorchefens åtagande är att gentemot nämnd ansvara för att verksamheten bedrivs enligt verksamhetsplan och internbudget samt utifrån god ekonomisk hushållning. Sektorchefen ansvarar för att uppföljning och rapportering sker till nämnd och överordnad chef. Om underskott befaras vid uppföljningen ansvarar sektorchefen för att vidta åtgärder för att uppnå balans. Om förutsättningarna ändrats ansvarar sektorchefen, inom sitt ansvarsområde, att till nämnden ta fram förslag till omprioriteringar eller åtgärder för att uppnå följsamhet gällande mål och budget.

82 Sida: 6 (11) Verksamhetschef Verksamhetschefs åtagande är att gentemot nämnd och sektorchef ansvara för att verksamheten bedrivs enligt verksamhetsplan och internbudget samt utifrån god ekonomisk hushållning. Verksamhetschef ansvarar för att uppföljning och rapportering sker till nämnd och sektorchef. Om underskott befaras vid uppföljningen ansvarar verksamhetschefen för att vidta åtgärder för att uppnå balans. Om förutsättningarna ändrats ansvarar verksamhetschefen, inom sitt ansvarsområde, att till nämnden ta fram förslag till omprioriteringar eller åtgärder för att uppnå följsamhet gällande mål och budget. Avdelningschef Avdelningschefer är direkt underställda sektorchefen eller kommunchef. Avdelningschef ansvarar för att verksamheten bedrivs inom av nämnden fastställd inriktning och internbudget. Avdelningschefens ansvarsområde kan bestå av flera enheter. Avdelningschefen ansvarar för enheternas totala resultat och att resurser utnyttjas effektivt utifrån god ekonomisk hushållning. Avdelningschefen har uppföljningsansvar och rapporterar till sektorchef och tar vid behov fram förslag till omprioriteringar eller åtgärder för att uppnå följsamhet gentemot verksamhetsplan och nämndens fastställda internbudget. Enhetschef Enhetschef ansvarar för att verksamheten bedrivs inom av nämnden fastställd inriktning och internbudget. Enhetschef ansvarar för enhetens resultat och att resurser utnyttjas effektivt utifrån god ekonomisk hushållning. Enhetschefens resultatansvar innebär förfoganderätt över intäkter, vilket ger rätt att öka eller minska kostnaderna i takt med intäkternas förändring. Enhetschefen rapporterar till avdelningschef eller överordnadchef.

83 Sida: 7 (11) Planeringsprocessen för ekonomi- och verksamhet Ekonomi- och verksamhetsstyrning är en målmedveten styrprocess som syftar till att uppnå både verksamhetsmässiga och ekonomiska resultat utifrån god ekonomisk hushållning. För att uppnå en effektiv planeringsprocess krävs det tydliga roller och ansvar i processerna. Detta bör tydliggöras i särskilda riktlinjer till respektive process. Policyn tydliggör respektive huvudprocess. Kommunens planeringsprocess för ekonomi- och verksamhet sker i följande processer: - Omvärldsanalys - Investeringsprocessen - Kommunövergripande mål- och budgetprocess - Nämndens mål- och budgetprocess - Uppföljning och analys Planeringsåret beskrivs i nedanstående årshjul.

84 Sida: 8 (11) Omvärldsanalys Omvärldsanalysen är en process som pågår kontinuerligt i verksamheterna och är en del av uppföljning och analysprocessen. Omvärldsanalysen syftar till att identifiera trender i omvärlden som påverkar nämndens mål för att uppnå visionen. Investeringsprocessen Inför den kommunövergripande mål- och budgetprocessen ska ett investeringsunderlag beredas på tjänstemannanivå. Investeringsunderlaget ska omfatta kommunens samtliga investeringar samt en beräkning av kommande driftkostnader. Varje investeringsprojekt ska förgås av en förkalkyl enligt anvisningar från ekonomiavdelningen. Nämndens behov av lokalinvesteringar bereds i en övergripande styrgrupp för lokaler. Syftet med en övergripande styrgrupp är att samordna lokalutnyttjandet för att uppnå lokaleffektivitet. Vid bedömning ska hänsyn tas till lokaleffektivitet, vilket innebär att den befintliga lokalkostnaden ska ställas i relation till kommunens långsiktiga kostnad för utbyggnad. Kommunövergripande mål- och budgetprocess Kommunstyrelsen som är tillika budgetberedning fastställer planeringsförutsättningar för årets mål- och budgetprocess. Årets mål- och budgetprocess startar med en budgetupptakt. Budgetprocessen sker utifrån dialog och delaktighet och för att skapa förståelse och förankring för på vilka principer och förutsättningar som mål och budgeten utgår ifrån. Kommunövergripande mål- och budgetprocess bereds av kommunchefens ledningsgrupp. Budgetunderlaget tas fram av kommunchefen och överlämnas till den politiska beslutsprocessen. Nämndens mål- och budgetprocess Nämndens mål- och budgetprocess startar efter att kommunfullmäktige har beslutat om mål- och budget för kommande budgetår och planperiod. Nämnden ska besluta om en verksamhetsplan och detaljbudget utifrån visionen och kommunfullmäktiges mål. Av verksamhetsplanen ska det framgå hur nämndens mål ska uppnå kommunfullmäktiges vision och mål, samt att detaljbudgeten beslutas på minst avdelningsnivå.

85 Sida: 9 (11) Uppföljning- och analysprocessen För att uppnå god ekonomisk hushållning krävs det en ändamålsenlig uppföljning och analys av verksamhet och ekonomi på ett strukturerat sätt. Strukturen innebär att roller och ansvar och uppgifter utifrån fastställda mallar och styrdokument tillämpas. Uppföljning av verksamhet och ekonomi kommer att ske per tertial. För att uppnå ändamålsenlig och strukturerad uppföljning och analys av verksamhet och ekonomi kommer uppföljning att ske vid följande tillfällen: - Tertial 1 (T1), baseras på ekonomiska utfallet till och med april månads utgång. Vid tertial 1 ska en budgetuppföljning med årsprognos överlämnas från nämnden till kommunstyrelsen. - Tertial 2 (T2), baseras på ekonomiska utfallet till och med augusti månads utgång. Tertial 2 är delårsrapport med årsprognos samt måluppföljning. - Tertial 3 (T3), är tillika årsbokslut med tillhörande årsredovisning. Om underskott visas ska åtgärder vidtagas och redovisas vid nästkommande kommunstyrelse. Uppföljning av verksamhet och ekonomi inom nämnden sker enligt anvisningar från ekonomiavdelningen. Analysen kommer till viss del att ske med stöd av kostnads- och kvalitetsjämförelser med andra kommuner. Syftet med analysen är att erhålla ett bra beslutsunderlag inför eventuella åtgärder och kommande mål- och budgetprocess. För att analysen ska ske på ett liknande sätt inom samtliga verksamheter sker analysen utifrån följande analysmodell: 1. Iakttagelser: Utgår från fakta såsom resultat, måluppfyllelse, volym, kostnadsutveckling och omvärldsförändringar. 2. Bedömning: Görs av iakttagelsen tex målet har inte uppnåtts. 3. Slutsats: Vad blir effekten av att tex inte målet har uppnåtts. 4. Rekommendation: Vilka åtgärder ska prioriteras för att nå det uppsatta målet?

86 Sida: 10 (11) Övriga ekonomistyrningsprinciper Ombudgetering av investeringsprojekt Kvarstående budgetmedel knutna till investeringsprojekt som påbörjats kan ombudgeteras till nästa år. Begäran om ombudgetering ska redovisas per projekt. Med påbörjats menas antingen att redovisat belopp finns på projektet eller att förberedelsearbete har skett inför projektet. Ingen ombudgetering kan göras där generell rambudget finns (exempelvis fastighets- och gatuinvesteringar) utan endast på enskilda projekt. Underskott ett enskilt år får inte ombudgeteras om budgetmedel saknas nästkommande år. Ej påbörjade projekt under ett budgetår får ombudgeteras efter särskild prövning och beslut i enskild nämnd och kommunstyrelsen. Gränsdragning avseende drift och investering Som huvudregel i Mariestad kommun gäller att båda av nedanstående villkoren är uppfyllda: - Tillgången ska ha en nyttjandetid på minst tre år, det vill säga vara en varaktig tillgång. - Anskaffningsvärdet ska överstiga ett basbelopp, det vill säga vara ett väsentligt värde. Ett förtydligande av huvudregeln är: - Om anskaffningen har en kortare nyttjandetid än tre år redovisas det som en driftkostnad oavsett belopp. - Om anskaffningen understiger ett basbelopp ska det redovisas som en driftkostnad oavsett livslängd. Inköp och försäljning av varor och tjänster Inköp och försäljning av varor och tjänster kan ske både externt och internt inom kommunens verksamheter. För att interna köp och försäljning ska tillämpas krävs

87 Sida: 11 (11) det en överenskommelse mellan säljare och köpare. Överenskommelsen ska ske före beslut av nämndens detaljbudget. Vad avser externa inköp av varor och tjänster hänvisas till riktlinje för upphandling och inköp.

88 Styrprinciper Mariestads kommun Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad