Provisorisk arbetsordning för föreningen VILLAÄGARNA I MALMÖ

Transkript

1 Provisorisk arbetsordning för föreningen VILLAÄGARNA I MALMÖ Denna arbetsordning gäller f.o.m. fastställandet vid första ordinarie sammanträde Arbetsordningen kommer löpande att utformas, tillägg/ändringar fastställas efterhand vid kommande sammanträden under Ordinarie arbetsordning fastställes vid sista sammanträdet Malmö Lars Herrstedt-Rosén Ordförande VILLAÄGARNA I MALMÖ Sändlista : Styrelsen Regionkontor Syd Som orientering: Regionstyrelse Syd Innehållsförteckning: 1. Inledning 2. Föreningens uppgifter och verksamhet 3. Organisation 4. Administrativa anvisningar 5. Ekonomiska anvisningar 1 (11)

2 Kapitel 1. Inledning 1.1 Allmänt. Det har sedan tidigare funnits villaägarföreningar i olika stadsdelar i Malmö, men nu har en ny förening bildats av de till Villaägarna tidigare direktanslutna medlemmarna i Malmö. Den nya föreningen kommer att samarbeta med de tidigare föreningarna i kommunen. Med ca 4000 medlemshushåll blir den nya föreningen en maktfaktor tillsammans med de tidigare befintliga föreningarna med ca 750 hushåll och en slagkraftig part gentemot kommunala förvaltningar, bolag, företag i Malmö Föreningen kommer att driva på i frågor som rör kommunala avgifter, kostnader för el och uppvärmning, fastighetstaxeringsfrågor för friköpta tomter och tomträtter, framtida bebyggelse och infrastrukturfrågor i kommunen. Genom en mycket bred kompetens i styrelsen där det finns representanter för entreprenörer, bankfolk, arkitekter och mäklare kommer vi att ha en mycket bred kunskapsbas när vi samtalar med myndigheter. Villaägarna i Malmö har för avsikt försöka medverka till att sluta samarbetsavtal med ett antal företag i kommunen för att genom olika former av rabatter öka och tydliggöra vilket mervärde våra medlemmar har av sitt medlemskap. Just medlemsnyttan ska vara ledstjärnan i föreningens arbete. Formellt finns det ingen skyldighet att ha en arbetsordning. 1.2 Grunder för arbetet i Föreningen. Föreningen arbetar på uppdrag av medlemmarna i Villaägarna i Malmö (ViM) och representerar dem i arbetet med Malmö Stad, företag i Malmöområdet samt på regional och förbundsnivå inom Villaägarnas organisation. Arbetet i föreningen regleras i : Föreningens stadgar Provisorisk arbetsordning för Villaägarna i Malmö Verksamhetsplan för Villaägarna i Malmö Grundläggande bestämmelser för ideella föreningar Grundläggande handlingar från Villaägarna på Förbunds- och Regional nivå. Samarbetsavtal med övriga föreningar i Malmö anslutna till Villaägarna. 1.3 Utformning och giltighet av Föreningens Arbetsordning. Denna arbetsordning gäller f.o.m. fastställandet av utkastet vid ordinarie sammanträde i April Arbetsordningen kommer löpande att justeras, tillägg/ändringar fastställas efterhand vid kommande sammanträden under Slutlig arbetsordning fastställes vid sista sammanträdet Förslag till ändringar/tillägg inlämnas till styrelsen. 1.4 Utformningen av Arbetsordningen. Arbetsordningen utformas av föreningens styrelse och styrelsens medlemmar skall därefter äga erforderlig kännedom om inriktningen av styrelsens arbete enligt arbetsordningen. 2 (11)

3 Kapitel 2 Föreningens organisation, uppgifter och verksamhet 2.1 Formell organisation. Villaägarna i Malmö är egen juridisk person och ansvarar enligt föreningens stadgar inför föreningens årsmöte för verksamheten. Villaägarna i Malmö är anslutna till den riksomfattande föreningen Villaägarna och omfattas av samtliga förmåner knutna till Villaägarna. Föreningen ingår i Region Syd. 2.2 Uppgifter (På lång sikt) Styrelsen ser som sin uppgift i stort att företräda föreningen Villaägarna, på förbundsnivå och regionalt, inför medlemmarna. att företräda medlemmarna, på förbundsnivå och regionalt, i föreningen Villaägarna att företräda medlemmarna i ärenden med Malmö stad att företräda medlemmarna vid framtagande av lokala företagsrabatter. Att säkerställa föreningens fortbestånd genom att aktivt arbeta medbefintliga medlemmar och söka vägar för att rekrytera nya medlemmar. (Malmö Stad har ca möjliga medlemshushåll och vi har bara lyckats rekrytera ca 5000 ) Styrelsen ser som sin uppgift i Malmö Stad att arbeta bl.a. med frågor för medlemmarna som berör: kommunala avgifter av olika karaktär kostnader för el och uppvärmning, lokal energipolitik, vattenförsörjning, avloppsfrågor samt sophämtning tomttaxeringsfrågor för friköpta tomter, avgifter/friköpskostnader för tomträtter och framtida kommunal tomtkö. framtida bebyggelse och infrastrukturfrågor i kommunen underhåll av gator samt allmänna platser i Malmö. trafikreglering samarbeta genom samarbetsavtal med övriga föreningar i Malmö anslutna till Villaägarna. Dvs utveckla samarbetet med Malmö stad så att föreningen blir en naturlig samarbetspartner och remissorgan i kommunala frågor med företag i Malmö så att föreningens medlemmar kan uppleva en verklig medlemsnytta med märkbara rabatter och företagen upplever en positiv företagsutveckling med ökat kundunderlag. Samverka med övriga anslutna föreningar i Malmö Stad för att erhålla större styrka i förhandlingar. Representera medlemmarna inom Villaägarnas organisation på regional och central nivå. 3 (11)

4 2.3 Målbild (På kort sikt) Styrelsen ser efter konstituerande av Villaägarna i Malmö som sin uppgift att: Etablera föreningen praktiskt enligt föreningens stadgar Utarbeta och fastställa föreningens arbetsordning Utarbeta och fastställa föreningens verksamhetsplan för Ta fram rutiner och medel för information/kommunikation inom styrelsen, med medlemmarna och med Region Syd/Förbundsnivå. 2.4 Målbild på lång sikt (2009) Mål för Villaägarna i Malmö Arbeta fram föreningens målbild i detalj sjösätta föreningen Villaägarna i Malmö formellt. Skapa förutsättningar, enl styrelsemedlemmarna förslag, för ett positivt arbete i föreningens styrelse till medlemmarnas nytta. Arbeta fram föreningens Verksamhetsplan för 2009 som fastställs vid aprils styrelsemöte. Arbeta fram föreningens Arbetsordning. som fastställs vid aprils styrelsemöte. Arbetsordningen är dock ett flytande dokument som kan uppdateras vid varje styrelsemöte. I samverkan med regionstyrelse/regionkontor (RS/RK) ta fram och ge ut en tabloid Villaägarnytt innan semestern börjar (juni 09). Föreningen presenteras i tidningen Villaägaren under våren 09 med uppföljning i årets sista nummer. Upprätta en bra och aktuell hemsida för ViM i samverkan med RK. Ta fram 1 nytt företag typ allsidig byggmarknad som kan ge rabatter till medlemmarna. (Riktlinje minst 10%) Minst 1 företag inom Byggsektorn med liknande rabatt. följa upp 2 samarbetsföretag inom villaägarnas rådfrågningssektor avseende juridik, byggteknik mm i Malmö. aktivt, genom hemsida, tabloidtidning, artiklar i tidningen Villaägaren och ev höstutskick (om budget tillåter), informera och kommunicera med våra medlemmar och på så sätt försöka behålla befintliga medlemmar och rekrytera nya. Försöka hålla en personlig kontakt med medlemmar som kontaktar oss. Genomföra 1 informations/socialt medlemsarrangemang eso under hösten Etablera kontakt med och presentera ViM för ledningen i Malmö kommun senast under hösten 09. Representera medlemmarna med 2 styrelsemedlemmar vid kongressen 2009.(Vi får troligen ca 20 röster och var och en får bara representera 15 röster). Representera medlemmarna samt bevaka deras intressen inför RS, RK och Förbundet Skriva motioner till kongressen eso. (antal beroende på inkomna medlemsförslag och styrelsens förslag) Förslag om motioner från medlemmarna måste dock snarast in på hemsidan.) 4 (11)

5 Representera Förbundet och Region Syd genom att informera våra medlemmar i våra tillgängliga informationsmedia. Deltaga i och informera om förbundet Villaägarna och Region Syd planerade aktiviteter. 3. Organisation 3.1 Allmänt Villaägarna är en demokratisk organisation. Medlemmarna i en villaförening väljer sin föreningsstyrelse. Landets föreningsstyrelser väljer representanter till Regionstyrelse och Förbundsstyrelse. Styrelsens sammanträden är ej öppna för utomstående. Styrelsen kan dock besluta att utomstående får delta i särskilt ärende eller under ett helt sammanträde. Valberedning och revisorer välkomnas till styrelsemötena, kan efter egen anmälan deltaga i styrelsens sammanträden och bjuds in till minst ett styrelsemöte i god tid före årsmötet. På Regions årsmötet, som äger rum vartannat jämnt år, väljer villaägarföreningarna ledamöter till Regions styrelsen På Kongressen, som äger rum vartannat ojämnt år, väljer villaägarföreningarna ledamöter till Förbundsstyrelsen och bestämmer vilken riktning Villaägarna skall har under de kommande två åren. 3.2 Styrelsens medlemmar Föreningens styrelse Vid föreningens bildande beslöts att: Styrelsen skall bestå av Ordförande Vice Ordförande Sekreterare Kassör 4 ledamöter 1 adjungerad medlem representerande redan befintliga föreningar i Malmö anslutna till Villaägarna Valberedning Revisorer 5 (11)

6 3.2.2 Fördelning av befattningar och ärenden Ordföranden och Vice Ordförande utsågs av årsmötet vid grundandet av föreningen. Sekreterare, Kassör utses inom styrelsen Vice Ordförande utses efter bildandet inom styrelsen. Ärenden fördelas inom styrelsen enl kapitel 4.Administrativa anvisningar Styrelsesammansättning 2009: Ordförande Vice Ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Adjungerad Valberedning Adjungerad Revisorer Lars Herrstedt-Rosén Ann Norrsell Alf Christensson Ambulerande under 2009 enl styrelsebeslut Håkan Sköld Robert Jensen Lisbeth Enander Peter Lindqvist Inge Jönsson Richard Frank Tommy Starck Anette Rosén Rune Andersson 3.3 Lokaler för verksamhetens bedrivande Grupparbete Utkast till behov av lokaler och arbetsfördelning inom styrelsen Grupparbetet resulterade i två redovisade sammanställningar. Grupperna föredrog grupparbetena Styrelsen diskuterade de föredragna arbeten. Styrelsen beslöt att inarbeta gruppernas förslag i AO enl nedan. Styrelsen har efter genomgånget grupparbete beslutat att i nuläget Föreligger inget behov av verksamhetslokal utöver de lokaler som gratis ställes till förfogande av Håkan Sköld. Skall telefonersättning eso utgå tills vidare till styrelseledamöterna för samtal i tjänsten. Kan RK fotokopieringsapparat utnyttjas för kopiering eso. Håkan Sköld erbjöd möjlighet till kopiering för handlingar inför ViM styrelsemöten utan kostnad. Anskaffning av dator med internetanslutning, scanner / fax / skrivare / kopieringsfunktion för styrelsens bruk skall ske eso 6 (11)

7 Kapitel 4.5 Verksamhetsgrupper och fördelning av arbetsuppgifter. Styrelsen har efter genomgånget grupparbete funnit att i nuläget och tills vidare föreligger följande ansvarsfördelning. De med fet text markerade är huvudansvariga. Verksamhetsgrupp 1 IT- och Hemsida Peter Lindqvist, Robert Jensen och Inge Jönsson Verksamhetsgrupp 2 Ekonomi Alf Christensson, Ann Norrsell och revisorerna Anette Rosén och Rune Andersson (samt ordföranden vid utformandet av föreningens årsbudget) Verksamhetsgrupp 3 Medlemsvård / Medlemsservice befintliga medlemmar Företagsrabatter och medlemsförmåner Allmän rådgivning (IJ). Rekrytering av nya medlemmar Intern kommunikation Samverkan med övriga anslutna Malmöföreningar Inge Jönsson,Ann Norrsell, Robert Jensen och Peter Lindqvist Verksamhetsgrupp 4 Föreningsadministration Lars Herrstedt-Rosén, tjf sekreterare Verksamhetsgrupp 5 Kontakter med Malmö stad, myndigheter mm (LHR, PL, HS, LE) Presstjänst (LHR, AN) Externa kontakter, extern kommunikation och marknadsföring (LHR, PL, HS) Regionala uppdrag (eso) Lars Herrstedt-Rosén, Ann Norsell, Lisbeth Enander, Håkan Sköld och Peter Lindqvist Verksamhetsgrupp 6 ViM arrangemang Styrelsen eso Verksamhetsgrupp 7 Intressepolitik / opinionsbildning Lars Herrstedt-Rosén, Ann Norrsell i samverkan med RK/RS Verksamhetsgrupp 8 Valberedning Richard Frank och Tommy Starck 7 (11)

8 4. Administrativa anvisningar 4.1 Protokoll Riktlinjer för styrelseprotokollens utformning: Varför skriver vi protokoll? Föreningens styrelseprotokoll skall skrivas så att nedanstående kriterier uppfylles: Enl föreningsstadgar/bestämmelser skall protokoll skrivas i samband med styrelsemöten Protokollet skall sammanfatta och redovisa vad som tagits upp under styrelsemötet samt vilka beslut som tagits. Revisorer skall på ett enkelt sätt kunna följa ärendenas behandling och beslutsgången under verksamhetsåret. Protokollet skall informera och uppdatera ej närvarande styrelsemedlemmar om ärenden, frågeställningar och beslut som tagits under mötet. Protokollet skall informera om och uppdatera medlemmar och regional och central nivå inom Villaägarna om - aktuella ärenden - uppkomna frågeställningar - beslut som tagits under mötet. Stärka vi känslan mellan central- regional- lokal medlemsnivå. Visa på Villaägarnas Riksförbunds kärnvärden Lyhörda Hängivna Närvarande Tydliga Ordföranden ansvarar för att protokoll föres över föreningens styrelsemöten och större arbetsmöten samt att minnesanteckningar föres vid arbetsmöten. Tjf Sekreterare ansvarar för att protokoll och minnesanteckningar skrives och att originalprotokoll arkiveras. Ordförande och övriga ledamöter lämnar underlag för föredragna programpunkter till sekreteraren före eller efter föreningens styrelsemöten och arbetsmöten för att underlätta protokollskrivandet. Protokoll skrives tills vidare som Utvidgat beslutsprotokoll dvs. Protokoll över föreningens styrelsemöten skall publiceras på föreningens hemsida åtkomligt för föreningens medlemmar. 4.2 Kallelser till sammanträden och möten Datum för sammanträden fastställs årsvis vid första sammanträdet på året. Tjf sekreterare / Ordföranden skickar tills vidare ut kallelse och dagordning 1 vecka innan sammanträdet. 8 (11)

9 Styrelsemedlemmar anmäler på eller enligt senare besked (esb) till sekreteraren sitt deltagande i sammanträdet senast kl 1200 dagen före sammanträdet. Detta är viktigt främst ur möteslogistisk synpunkt. 4.3 Registrering av in och utgående handlingar Ordföranden svarar tills vidare för registrering av in och utgående handlingar samt uppföljningen av ärendenas behandling. Styrelsens medlemmar lämnar tills vidare handlingar som berör verksamheten till ordföranden för registrering och förvaring. 4.4 Anmälan av styrelseledamöter till RK efter genomfört årsmöte. Tjf Sekreterare anmäler på särskilt formulär föreningens styrelseledamöter till RK efter genomfört årsmöte. 5. Ekonomi 5.1 Direktiv för föreningens ekonomihandläggning utformas av en ekonomi och budgetgrupp bestående av Vice ordförande, kassören och en revisor. Direktiven skall godkännas av ViM styrelse och därefter inarbetas i AO. Direktiven skall utformas i enlighet med föreningens stadgar. 5.2 Arvoden och övriga ersättningar Ledamöter erhåller arvoden enligt årsmötets beslut. Traktamentes - och Reseersättningar utbetales enl statlig norm. Utbetalningar handlägges av kassören enl. nedanstående anvisningar. 5.3 Föreningens löpande drift. In och utbetalningar handlägges av kassören efter styrelsens direktiv. Kassören har fullmakt att göra transfereringar på kontot via nätet för att betala in på företagsfakturakonto respektive styrelseledamots konto. (Beslut tagit vid styrelsemöte och innebär ett avsteg från ViM stadgar som styrelsen tagit pga det praktiska hanteringsarbetet för kassören.) 5.4 Föreningens budget Riktlinjer för budgeten utarbetas av styrelsen. Förslag till föreningens budget utformas av ekonomigruppen tillsammans med ordföranden. Styrelsen fastställer föreningens prognostiserade kostnader. Aktuellt budgetläge föredras av kassören vid varje styrelsemöte. 5.5 Allmänna regler avseende tjänsteresor Styrelsen fattar beslut avseende tjänsteresor. Tjänsteresor skall genomföras på arbetseffektivaste och billigaste sätt. Bilersättning utbetalas i enlighet med den statliga normen och är f n per mil (Skattefritt). Reseersättning utbetalas till styrelsemedlem för i tjänsten genomförda resor mot kvitto på genomförda resor eller reseräkning. Styrelsemedlem erhåller ersättning mot kvitto på genomförda resor eller reseräkning vid styrelsemöten eller övriga av styrelsen beslutade arrangemang. 9 (11)

10 5.6 Regler för bil och parkeringsersättning Den skattefria delen vid bilersättning är f n per mil. (se 5.5) Kvitton på parkeringsavgifter skall biläggas reseräkningen. 5.7 Traktamenten och kostförmåner Den som deltar i av styrelsen beslutat verksamhet skall ej drabbas av personliga utlägg. Om traktamente/kostnadsförmån skall utgå skall ärendet föredras vid styrelsemöte och beslut fattas av styrelsen. Traktamentsbelopp utgår enl statlig norm. Traktamenten Traktamenten utgår med samma belopp som Skatteverkets norm. 5.8 Representation extern och intern Extern representation: Representation riktad utåt mot föreningens affärsförbindelser beslutas av ViM styrelse enligt Skatteverkets norm och förbundets policy Intern representation: Representation riktad inåt till föreningens förtroendevalda och medlemmar kan ske efter styrelsebeslut och i enligt Skatteverkets norm. 5.9 Gåvor Vid behov av utdelandet av gåva skall ärendet föredras vid styrelsemöte och beslut fattas av styrelsen. I aktuella fall skall statliga normer följas Representation och gåvor Villaägarna i Malmö skall i egenskap av medlemsorganisation strikt hålla nere sina representationskostnader. Väl motiverad extern representation och lämnande av gåvor får ske med iakttagande av Riksskatteverkets regler för skattemässig avdragsgill representation och av lagregler om mutor och bestickning. Samtliga förtroendevalda måste kunna motivera representationen för respektive ansvarig (Ordförande,Vice Ordförande), som ska fatta beslut i varje enskilt fall. Attestering sker i enlighet med Villaägarna i Malmö attest regler. De förtroendevaldas anhöriga får inte kostnadsfritt medverka i några som helst representationssammanhang. Styrelsen avgör om intern konferens föreligger och om eventuella måltider skall bekostas av Villaägarna i Malmö. Förtroendevalda som gör utlägg vid representation för Villaägarna i Malmö räkning skall lämna in sina kvitton och andra underlag till kassören. För att utbetalning skall kunna ske måste underlagen dessutom vara attesterade. 10 (11)

11 5.9.2 Muta Villaägarna i Malmö ansluter sig till de regler som föreligger enligt Skatteverkets norm Attester Vem beslutar om vilka inköp Styrelsen godkänner eventuella inköp avseende verksamheten. Kvitton på utlägg för beslutade inköp och reseräkningar attesteras av Ordföranden eller Vice Ordföranden 5.11 Inköp av kontorsmaterial motsvarande för driften av ViM Vid inköp av kontorsmaterial överstigande 500 kronor skall detta behandlas och godkännas av styrelsen. Inköp under 500 kronor godkännes av ordföranden eller vice ordföranden. Kvitto krävs för utläggen Inköp av förplägnad till arrangemang och styrelsemöten Ordföranden eller vice ordföranden bestämmer vad som skall beställas vid ev förtäring vid VIM:s styrelsemöten och medlemsarrangemang Dokumentation och arkivering av utlägg All dokumentation avseende beslutade inköp skall arkiveras av sekreteraren eller f n av ordföranden. Alla reseräkningar jämte kvitton arkiveras av kassören Handläggning och förvaring av räkningar/utlägg I samtliga ovan nämnda punkter skall alla reseräkningar jämte originalbilagor och andra fakturor/kvitton attesteras av ordföranden eller vice ordföranden. Därefter utbetalas beloppen av kassören. Förvaring av ekonomiska underlag sker genom kassörens försorg Utbetalningar från ViM kontot (Avsteg från ViM stadgar) Kassören har fullmakt att göra transfereringar på kontot via nätet för att betala in på företagsfakturakonto respektive styrelseledamots konto. (Beslut tagit vid syrelsemöte ) 11 (11)