STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND 1 ÖPPNING AV MÖTET 2 2 ORGANISERING AV STYRGRUPPEN 2

Transkript

1 STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND PROMEMORIA 1/2013 Tid kl Plats Servicehuset Elsies kabinett, Jussasvägen 18 K, Sibbo INNEHÅLL 1 ÖPPNING AV MÖTET 2 2 ORGANISERING AV STYRGRUPPEN 2 3 ÖVERSIKT ÖVER SAMMANSLAGNINGSUTREDNINGEN I VÄSTÅBOLAND 3 4 UTKAST TILL ARBETSPLAN FÖR SAMMANSLAGNINGSUTREDNINGEN 4 5 UTSEENDE AV LEDNINGSGRUPP OCH CHEF FÖR UTREDNINGSPROJEKTET 7 6 UTSEENDE AV ORDFÖRANDE FÖR ARBETSGRUPPERNA 8 7 STYRGRUPPENS SEMINARIUM STYRGRUPPENS FÖLJANDE MÖTEN 9 9 MÖTESMEDDELANDE VISION OCH STRATEGI SAMT SAMMANSÄTTNING AV ARBETSGRUPPEN DEMOKRATI OCH DELTAGANDE OCH DESS UPPGIFTER AVSLUTNING AV MÖTET 11 DELTAGARE Medlemmar Olavi Merihaara Riku Honkasalo Christina Mickos Ulla Onnila Arja Isotalo Tom Liljestrand Kristian Forsman Reijo Korhonen Seppo Yrtti Askola Askola Lappträsk Lappträsk Lovisa Lovisa Mörskom Mörskom (frånvarande) Borgnäs (frånvarande) 1

2 Ersättare Janne-Pekka Nurmi Mikaela Nylander, kl > Matti Nuutti Christel Liljeström Ari Oksanen Timo Fält Juha Virkki Jaana Putus Borgnäs (frånvarande) Borgå Borgå Sibbo Sibbo Mörskom Borgnäs Borgnäs Övriga deltagare Esko Rautiainen kommundirektör Askola (frånvarande) Christian Sjöstrand kommundirektör Lappträsk Olavi Kaleva stadsdirektör Lovisa Jouko Asuja kommundirektör Mörskom Markku Hyttinen kommundirektör Borgnäs (frånvarande) Jukka-Pekka Ujula stadsdirektör Borgå Mikael Grannas kommundirektör Sibbo Marja Teljamo informatör Sibbo 1 ÖPPNING AV MÖTET Ordförande för fullmäktige i Sibbo Christel Liljeström öppnar mötet och noterar närvarande deltagare. Ordförande för fullmäktige i Sibbo Christel Liljeström öppnade mötet och noterade närvarande deltagare. 2 ORGANISERING AV STYRGRUPPEN Man kommer överens om - ordförande, vice ordförande samt sekreterare för styrgruppen - sändande av möteskallelser - föredragningslistornas och promemoriornas offentlighet - granskning av promemoriorna 2

3 - övriga deltagare i styrgruppens möten. Varje kommun betalar mötesarvoden och övriga ersättningar för sina representanter enligt sina arvodesstadgor. Styrgruppen beslutar om sin organisering: - ordförande, vice ordförande samt sekreterare - sändande av möteskallelser - föredragningslistornas och promemoriornas offentlighet - granskning av promemoriorna - övriga deltagare i styrgruppens möten. Styrgruppen beslutade att - styrgruppens ordförandeskap roterar så att ordförandeskapet bestäms enligt mötesort. Ordförande för det föregående mötet fungerar som vice ordförande för styrgruppen och sammanslagningsutredningens projektchef fungerar som sekreterare. - styrgruppens föredragningslistor skickas per e-post till medlemmarna och ersättarna - styrgruppens föredragningslistor och promemorior är offentliga - ordföranden och vice ordföranden granskar promemorian. n skickas till medlemmarna och ersättarna efter granskningen. Eventuella ändringar i promemorian görs vid styrgruppens följande möte. - utöver styrgruppens medlemmar deltar ledningsgruppens medlemmar i styrgruppens möten. Styrgruppens medlemmar diskuterar med de övriga partierna och grupperingarna i sin kommun och informerar dem. 3 ÖVERSIKT ÖVER SAMMANSLAGNINGSUTREDNINGEN I VÄSTÅBOLAND Sibbos kommundirektör Mikael Grannas berättar om sammanslagningsutredningen i Väståboland. Väståbolands sammanslagningsavtal, bilaga 1 A C. Styrgruppen beslutar att anteckna översikten över sammanslagningsutredningen i Väståboland för kännedom. 3

4 Styrgruppen antecknade översikten för kännedom. 4 UTKAST TILL ARBETSPLAN FÖR SAMMANSLAGNINGSUTREDNINGEN Utkast till arbetsplan för sammanslagningsutredningen, bilaga 2. Styrgruppen beslutar att anteckna utkastet till arbetsplan för sammanslagningsutredningen för kännedom och föra en vägledande diskussion. Dessutom beslutar styrgruppen att godkänna arbetsgrupperna och deras huvudsakliga uppgifter, så att de kan inleda sitt arbete. Styrgruppen förde en vägledande diskussion och antecknade utkastet till arbetsplan för kännedom. Dessutom godkände styrgruppen arbetsgrupperna och deras uppgifter enligt följande: Arbetsgrupperna Organisering av arbetsgrupperna Sammanslagningsutredningen verkställs i arbetsgrupper underställda ledningsgruppen, i huvudsak som tjänstearbete och med hjälp av externa experter enligt behov. Arbetsgrupperna är följande: 1. Vision och strategi samt demokrati och deltagande, inkl. den nya kommunens vision och mission strategi organ invånarpåverkan tvåspråkighet beredning av namnet på den nya staden. 2. Administration, ekonomi, personal och stödtjänster, inkl. kommunalekonomi tjänsteinnehavarorganisationsstruktur koncernstruktur, ägarpolitik, kommunernas samarbete 4

5 upphandlingar fastighetsegendom dataadministration personalrepresentanternas deltagande i utredningen. 3. Markanvändning, boende, trafik, miljö, näringsgrenar och teknik, inkl. sysselsättning, arbetsplatser näringstjänster kommunalteknik lokalitetsförvaltning, lokalitets-, kost- och städtjänster energi bostadspolitik kommunsammanslagningens förhållande till behovet av en metropolförvaltning kommunernas samarbete. 4. Social- och hälsovårdstjänster, inkl. kommunernas samarbete. 5. Bildnings- och undervisningstjänster, småbarnsfostran, kultur-, motionsoch fritidstjänster, inkl. kommunernas samarbete. Arbetsgrupperna består av ordförande, en medlem från varje kommun och en personalrepresentant. Arbetsgruppens ordförande utser en av medlemmarna i arbetsgruppen till vice ordförande. Arbetsgruppernas sekreterare är huvudsakligen från arbetsgruppens ordförandekommun. Ledningsgruppen beslutar om arbetsgruppernas sammansättning. Sibbo kommun ansvarar för eventuella stödtjänster inom ekonomiförvaltningen som arbetsgrupperna behöver. Vid valet av arbetsgruppernas mötesplatser tillämpas i mån av möjlighet regional jämlikhet. Arbetsgrupperna ansvarar själva för mötes- och seminariearrangemang. Arbetsgruppernas arbetsplaner Arbetsgrupperna utarbetar sina egna arbetsplaner utgående från sammanslagningsutredningens arbetsplan samt på det sätt som förutsätts i kommunstrukturlagen. 5

6 Arbetsgruppernas arbetsplaner innehåller 1. en mer specifik definition av tjänsten eller temat som är föremål för granskning. Avsikten är att kartlägga att sammanslagningsutredningen täcker åtminstone alla kommunens lagstadgade tjänster samt nödvändiga stödtjänster. 2. en framställning över de uppgifter och prognoser om verksamhetsmiljön, t.ex. befolkningsprognos och åldersstruktur, som behövs som stöd för arbetet. Avsikten är att gemensamt skaffa de nödvändiga uppgifterna, så att alla arbetsgrupper använder samma prognoser om den fortsatta utvecklingen. 3. en kostnadskalkyl, inklusive kostnaderna för eventuellt externt expertarbete och eventuella expertarvoden samt övriga kostnader för arbetsgruppen 4. en plan för hur arbetet framskrider och arbetets tidtabell. Ledningsgruppen godkänner arbetsgruppernas arbetsplaner. Processen för arbetsgruppsarbetet NULÄGET (7 SEPARATA KOMMUNER) FRAMTIDEN UR EKONOMI OCH SERVICENÄTVERKS SYNPUNKT (7 SEPARATA KOMMUNER) FRAMTIDEN ENLIGT ARBETSGRUPPEN (1 STAD) JÄMFÖRELSE OCH ARBETSGRUPPENS SLUTSATSER Alla arbetsgrupper gör till en början en analys över nuläget gällande produktionen av den aktuella servicen i respektive kommun samt kommunernas samarbete. Även andra än servicearbetsgrupperna ser över nuläget. I analysen över nuläget undersöker alla arbetsgrupper fördelarna och nackdelarna med den nuvarande situationen i tillämpliga delar på basis av följande kriterier: 1) Kommuninvånarnas tillgång till service och servicens effektivitet - kostnadseffektivitet - tillgång till service - servicenivå och -strukturer 6

7 - servicens produktions- och finansieringsmodell - tillgång till arbetskraft - svenskspråkig service - förhållandet med aktörer inom tredje sektorn. 2) Kommunens konkurrenskraft inom den aktuella tjänsten eller arbetsgruppens tema jämfört med Helsingforsregionen och hela landet 3) Inverkan på samfundsstrukturen och bostadsproduktionen samt kollektivtrafiken 4) Miljökonsekvenser 5) Social enhetlighet, segregation och invandrare 6) Förvaltningens effektivitet och lokalt inflytande - ledningssystem och -kulturer - beslutsfattandets demokrati - invånarpåverkan och lokaldemokratins funktion - statlig intressebevakning - förvaltningens kostnader - integrering av informationssystem. Efter analysen av nuläget har arbetsgrupperna tillgång till kalkyler som beretts av experter över den nuvarande kommunstrukturens framtid ur ekonomi- och servicenätverksperspektiv. Arbetsgrupperna - utarbetar sina förslag om hur den aktuella tjänsten eller det aktuella temat sköts i den nya kommunen/staden som består av högst sju kommuner. Målet är ett förslag, vars resultat som helhet är ekonomiskt, kvalitetsmässigt samt med tanke på miljön och befolkningens välbefinnande mer hållbart än skötseln av tjänsten eller temat i fråga i separata kommuner. - bedömer förslagets fördelar och nackdelar utgående från samma kriterier som i analysen över nuläget - jämför tjänstens eller temats fördelar och nackdelar i nuläget med fördelarna och nackdelarna med en sammanslagning. Dessutom jämför arbetsgrupperna de av experterna utarbetade framtidsvisionerna för den nuvarande 7

8 kommunstrukturen med de fördelar och nackdelar som en sammanslagning medför. - drar avslutningsvis sina slutsatser och utarbetar sitt förslag till ledningsgruppen på basis av jämförelsen. 5 UTSEENDE AV LEDNINGSGRUPP OCH CHEF FÖR UTREDNINGSPROJEKTET Styrgruppen utser en ledningsgrupp och en chef för utredningsprojektet. Därtill utser styrgruppen en ordförande och vice ordförande samt sekreterare för ledningsgruppen. Styrgruppen utser en ledningsgrupp och en chef för utredningsprojektet samt ordförande och sekreterare enligt följande: Ledningsgrupp: Esko Rautiainen, kommundirektör, Askola Christian Sjöstrand, kommundirektör, Lappträsk Olavi Kaleva, stadsdirektör, Lovisa Jouko Asuja, kommundirektör, Mörskom Markku Hyttinen, kommundirektör, Borgnäs Jukka-Pekka Ujula, stadsdirektör, Borgå Mikael Grannas, kommundirektör, Sibbo Chef för utredningsprojektet: Marja Teljamo, informatör, Sibbo Esko Rautiainen väljs till ordförande för ledningsgruppen och Jouko Asuja till vice ordförande. Marja Teljamo väljs till ledningsgruppens sekreterare. Godkändes enligt förslaget. Lappträsks följande kommundirektör tar över efter Christian Sjöstrand när valet har gjorts. 6 UTSEENDE AV ORDFÖRANDE FÖR ARBETSGRUPPERNA Styrgruppen utser ordförande för arbetsgrupperna. Styrgruppen beslutar om arbetsgruppernas uppgifter i sammanslagningsutredningens arbetsplan. 8

9 Styrgruppen utser ordförande för arbetsgrupperna enligt följande: 1. Vision och strategi samt demokrati och deltagande 2. Administration, ekonomi, personal och stödtjänster 3. Markanvändning, boende, trafik, miljö, näringsgrenar och teknik 4. Social- och hälsovårdstjänster 5. Bildnings- och undervisningstjänster, småbarnsfostran, kultur, motionsoch fritidstjänster Ordförande för arbetsgrupperna: 1. Vision, strategi Styrgruppen utser + Jouko Asuja 2. Administration, ekonomi Olavi Kaleva 3. MBTMN + teknik Mikael Grannas 4. Social- och hälsovård Jukka-Pekka Ujula 5. Bildning Markku Hyttinen Styrgruppen utsåg ordförande för stadsstyrelsen i Borgå Matti Nuutti till ordförande för grupp 1. Vision och strategi samt demokrati och deltagande. Övriga delar godkändes enligt förslaget. 7 STYRGRUPPENS SEMINARIUM Avsikten är att ordna ett inledande seminarium för styrgruppen om den nya stadens vision och strategi Det preliminära programmet för visionsseminariet bifogas, bilaga 3. Ledningsgruppen föreslår att styrgruppen godkänner tidpunkten, platsen och det preliminära programmet för seminariet samt en utomstående konsult enligt bilagan. Det slutliga programmet skickas till deltagarna den 25 oktober. Godkändes enligt förslaget. 9

10 8 STYRGRUPPENS FÖLJANDE MÖTE Styrgruppens följande möte hålls xx.xx.2013 kl. xx.xx. Styrgruppen sammanträder nästa gång vid seminariet Därpå följande möte hålls torsdagen den 12 december 2013 kl i Borgå. 9 MÖTESMEDDELANDE Förslaget ges vid mötet. Godkändes enligt förslaget. 10 VISION OCH STRATEGI SAMT SAMMANSÄTTNING AV ARBETSGRUPPEN DEMOKRATI OCH DELTAGANDE OCH DESS UPPGIFTER Arbetsgrupp 1. Vision och strategi samt demokrati och deltagande har en betydande och något annorlunda roll än de övriga arbetsgrupperna. För att arbetet ska ge en så stark grund för och förbindelse till hela processen och de övriga arbetsgruppernas arbete som möjligt är tanken att arbetsgruppens medlemmar utses bland styrgruppens medlemmar. Dessutom planeras ett visionsseminarium den 8 9 november för styrgruppen, visionsarbetsgruppen och ledningsgruppen, där man skapar en grund för visionsarbetsgruppens arbete tillsammans med en utomstående coach. Ledningsgruppen föreslår för styrgruppen att styrgruppen bland sina medlemmar utser en ordförande för visionsarbetsgruppen samt en medlem per kommun, dvs. sammanlagt 7 personer. Dessutom kan visionsarbetsgruppen vid behov bjuda in experter och andra att delta i arbetsgruppens arbete. 10

11 Mörskoms kommundirektör Jouko Asuja har föreslagits som ledningsgruppens representant i visionsarbetsgruppen. Styrgruppen beslutade att välja medlemmar och ersättare i visionsarbetsgruppen enligt följande: Medlem Matti Nuutti, ordförande Tom Liljestrand Riku Honkasalo Reijo Korhonen Christina Mickos Janne-Pekka Nurmi Ari Oksanen Ersättare Mikaela Nylander Petra Paakkanen Olavi Merihaara Kristian Forsman Ulla Onnila Seppo Yrtti Christel Liljeström 11 AVSLUTNING AV MÖTET Ordföranden avslutade mötet kl